I N F O R M E
DE GESTIÓN 2 0 2 1
2
2 0 2 1
Mensaje de la Gerencia El 2021 fue para nosotros un reto superado. Nos encontrábamos ante un panorama bastante complejo como resultado del innegable impacto que supuso la pandemia para muchos sectores y en particular para el nuestro. Teníamos un objetivo claro en materia de ocupación, nos vimos enfrentados a un primer semestre en el que la incertidumbre persistía debido a la evolución de la emergencia de salud pública, pero estábamos seguros de que lograríamos recuperarnos y nos propusimos enfocar todo nuestro esfuerzo en conseguirlo. Presentamos hoy los resultados de un año que nos confirmó que el retail es una actividad sumamente dinámica, un año en el que renacimos e interiorizamos aún más la importancia de la transformación continua, de mantener nuestra marca viva y de conectarnos oportunamente con la realidad del entorno.
Trabajamos en nuestra promesa de valor para entendernos como un espacio que ofrece mucho más que opciones de compra, con una oferta complementaria de servicios y posibilidades para que las personas encuentren nuevas maneras de habitarnos y de resolver sus necesidades. Fuimos capaces de identificar oportunidades, asumimos con mucho compromiso el desafío que teníamos en frente con la reactivación de la ciudad, recuperamos el impulso creyendo en el poder de las ideas y en el equipo humano que nos integra. Muchas gracias a ustedes por creer con nosotros, por su voto de confianza y su compañía permanente. Estamos orgullosos de lo que logramos, mas no conformes. Entramos en este 2022 con nuevos y más ambiciosos retos, seguros de que este será un gran año para el Centro Comercial Oviedo.
Juan Esteban Pérez Correa Gerente
3
Visión estratégica
Durante el 2021, debido a las condiciones de inestabilidad comercial y haciendo frente a las consecuencias generadas por el COVID-19, fue pertinente desarrollar acciones de eficiencia operativa que nos permitieran continuar trasladando beneficios económicos a nuestros comerciantes y propietarios vía cuota de administración. Fue fundamental enfocar nuestros esfuerzos en la ocupación de locales y en el fortalecimiento de la mezcla comercial.
Objetivo 2022
Durante este año nos enfocaremos en la generación de tráfico calificado que permita el buen desempeño del comercio y el pago oportuno y completo de los arriendos, para que sea acorde con el valor patrimonial de los locales. Continuaremos potenciando la oferta de servicios complementarios y procurando la generación de eficiencias operativas que nos permitan seguir otorgando alivios a los comerciantes.
Pilares fundamentales Fortalecer mezcla comercial
Cliente Fidelización
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Experiencias que generan dinamismo
Reposicionamiento
Objetivos estratégicos Financiero:
• Administrar de manera eficiente los recursos para continuar la transformación integral del Centro Comercial. Durante este año nos enfocaremos en la generación de tráfico calificado que permita el buen desempeño del comercio y el pago oportuno y completo de los arriendos, para que sea acorde con el valor patrimonial de los locales. Clientes: Continuaremos potenciando la oferta de servicios • Fortalecer el relacionamiento conlacomerciantes complementarios y procurando generación en detodos sus niveles con el fin deoperativas alinear la estrategia su lealtad. eficiencias que nosy ganar permitan seguir otorgando alivios a posicionamiento los comerciantes. de marca a un público más joven • Ampliar nuestro buscando conservar la vigencia de la marca Oviedo.
Procesos:
• Administrar con un enfoque por procesos y con la ayuda de herramientas tecnológicas.
Formación y crecimiento:
• Fortalecer y dar a conocer el plan de bienestar a los colaboradores de la Administración. • Extender programa de capacitación a nuestros diferentes publicos (empleados, comerciantes y aliados estratégicos)
Entorno:
• Posicionar a Oviedo como una marca que se renueva constantemente, es agente de cambio y se proyecta como líder en el sector, entendiendo y potenciando todo lo que nos hace únicos
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Organización
Asamblea Consejo de Administración Gerente Asistente de Gerencia Mensajero
A Jefe de Contabilidad 2 Auxiliares contables
Asistente Administrativo
Coordinador de Compras
Coordinadora Comercial
Analista de Gestión Humana Y SGSST 2 aprendices
6
M
Director Administrativa y Financiera
Auxiliar de Tesorería
Analista de Sistemas y CRM
Comercial Jr.
Directora de Mercadeo
d
de
Analista de Experiencias
Total colaboradores
Administración G
a
A
Revisor Fiscal
O M
Asistente de Mercadeo
Gerencia
3
42 Empleados locales
11
Administrativa y Financiera
17
Empleados
zonas comunes
Operaciones
Mercadeo
O
1.394
41
11
Directora De Operaciones
Asistente de Operaciones Coordinador General
Coordinadora e Comunicaciones Líder Creativo
Coordinador de Mantenimiento
Coordinador De Servicios
Coordinador De Seguridad
Creativo Jr.
6 Auxiliares de Mantenimiento
Auxiliar S. Generales
3 Supervisores
Coordinador Parqueaderos
5 Informadoras
7
Consejo de Administración: Gerente
Juan Esteban Pérez Correa
Principales
1. Carlos Góez Jaramillo | Invpro S.A. 2. Oscar Celis Marín | Inaco 3. Jorge Enrique Rodríguez Chavarro | Cine Colombia 4. Álvaro Puerta Arango | Local 3306 5. Eduardo Calle Correa | Comercializadora Arturo Calle
Suplentes 6. Carlos Andrés Echeverri | FL. Correa 7. Juan Camilo Cadavid Santana | Fondo Colombia 8. Francisco Restrepo Gaviria | Oficina 351 9. Jhon Alfredo Restrepo | Joyería Intercontinental 10. Laura Posada M. | Grupo Éxito. - R. Áreas Comerciales
8
9
10
Logros g destacados
11
Logros destacados
nuestros Canales Digitales
P E R S O N A S.
Superamos los
más de 28.000 GENERAMOS INGRESOS POR TAQUILLA POR UN VALOR DE
$91.000.000 Implementamos la estrategia de no cobro del parqueadero por compras iguales o superiores a $100.000 pesos.
26.706 clientes beneficiados
Finalizamos el año con un tráfico de
5.790.621 un 60% del tráfico de 2019
*Se calcula que con el inicio del cobro del estacionamiento se generó una disminución del 20% en el tráfico del Centro Comercial .
PLAZA 12
Fortalecimos
Regresamos a los eventos de gran formato, desarrollando 3 en el año que disfrutaron
83.759
75.839
$1.900 millones en FreePress
El 10 de julio pusimos en funcionamiento un Punto de Vacunación. Hasta el 31 de diciembre se aplicaron
48.663 dosis
Creímos en el talento local y creamos una tienda Pop Up con una selección de emprendimientos de moda y decoración de la ciudad de Medellín, que en los dos primeros meses obtuvo
Ventas superiores a los
$187.000.000
En alianza con la Secretaría de Desarrollo Económico realizamos el evento denominado Plaza Oviedo, en el que durante 24 domingos más de 20 campesinos, artesanos, floricultores y emprendedores paisas tuvieron la oportunidad de exhíbir y comercializar sus productos
Gestión comercial
$1.431.846.683
recaudados en comercialización de zonas comunes CUMPLIMIENTO PRESUPUESTAL
del 111%
42
marcas nuevas
Programas fidelización Clientes activos
26.639 es decir, que realizaron el registro de facturas al menos una vez al año.
ingresaron al Centro Comercial
25 24 por los propietarios
de ellas gestionadas por la Administración
12 5 por los Comercialise Entregamos
$491.644.880
en apoyos para las marcas Adecuaciones Bonos de compra
Finalizamos el año con un
Lanzamientos Publicidad interna
90%
de ocupación
7.854
clientes registrados por primera vez en 2021
Facturas registradas
140.315 Ticket promedio
280.707 2021
13
Logros destacados Cumplimos el cronograma de trabajo que nos propusimos al inicio del año y realizamos mantenimientos preventivos a más de
70
sistemas y equipos para garantizar su adecuado funcionamiento
Por el cambio de los pasamanos de 16 escaleras eléctricas, cuyo valor fue de
$238.753.000, obtuvimos
17%
de descuento
A medida que crecía el tráfico, fuimos ajustando el dispositivo de seguridad y cerramos el año con
24 puestos de vigilancia con un buen resultado en materia de reacción y prevención de riesgos. El ahorro anual fue de
$431.317.000
Generamos un recaudo de
$1.870.435.158
por concepto de cobro de estacionamiento, el cual se destinó a pago de nómina de los operadores de parqueaderos, arrendamiento de la tecnología y pólizas, entre otros. El 15 de noviembre pusimos en operación la TORRE DE ESTACIONAMIENTO AUTOMÁTICO hasta el 31 DE DICIEMBRE registró un total de
14
6.250 ingresos
*Equivalen al 47% del mismo periodo del 2019
Logramos recuperar
163 toneladas
de material para reciclaje que fue vendido a la empresa COOTRAMA y generó ingresos por
$27.363.418 48% más que el año pasado
En el mes de febrero realizamos un reaforo con EEVV por concepto de residuos ordinarios que generó un ahorro anual de
$33.684.000
548 kilos
Recuperamos
184 toneladas de material orgánico que fue destinado a la producción de compost con la empresa GDA
48% más que el año anterior
de residuos eléctricos y electrónicos fueron entregados a la empresa LITO quienes se encargan de su comercialización para apoyar fundaciones de niños, ancianos y animales
Por concepto de servicios públicos generamos ahorros que llegaron a los
Aprobamos reformas para
equivalentes al 4.86% del presupuesto anual
5.145 metros de área privada, equivalente al 12% del GLA
$70.394.000
comerciales 60 locales
que suman un total de
Realizamos pintura general a las fachadas y algunos cielos falsos de las zonas comunes por un valor de
$74.500.000
$
Realizamos más de
13 intervenciones
estéticas al edificio de oficinas por un valor cercano a los
$52.000.000
En total la Dirección de Operaciones generó ahorros por un valor de
$610.007.000 durante el 2021
que ayudaron a costear los descuentos en cuota de administración que otorgamos a comerciantes y propietarios 15
Logros destacados
En el
2021
otorgamos alivios del 20%
>>>
en la cuota de administración
lo que requirió un esfuerzo adicional de la Administración para la consecución de estos recursos
eficiencias operativas
y de otros ingresos
>>>
por medio de la generación de
Al 31 de diciembre la cartera cerró en
$71.000.000 alcanzando los niveles que teníamos en 2019, antes del comienzo de la emergencia de salud pública
ind ic ador
8%
16 16
Logramos la consecución de
$133.074.000
en rendimientos financieros,
cumpliendo el presupuesto en un
111%
esto gracias a las
estrategias implementadas en el portafolio de inversiones
Gestionamos ante la
DIAN
la devolución del saldo a favor en renta por valor de
$19.343.000
Luego de una visita de revisión de los soportes contables se abonó
>>>
exitosamente en la cuenta del Centro Comercial
La coordinación >>> de compras logró una optimización de recursos
por $156.841.962
por medio de negociaciones y optimizando la busqueda de proveedores idóneos
$
Solicitamos ante la
UGPP el
subsidio PAEF
teniendo éxito en la postulación y logrando un retorno de recursos
por $58.820.000
La auditoría realizada por la ARL SURA
al Sistema de >>> Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
indicó que estamos cumpliendo al
100%
con los estándares mínimos
17
18
Gestión de Mercadeo y comunicaciones
En el 2021 ratificamos que los activos más importantes que tienen las empresas son su gente y su marca. Las nuevas oportunidades, los nuevos desafíos, las nuevas formas de pensar, de sentir, de comunicar y, sobre todo, de hacer, fueron los pilares que marcaron nuestro ejercicio durante este año. Tuvimos claro nuestro propósito y nuestro papel como agentes de cambio, asumimos y asimilamos la transformación, manteniendo nuestro enfoque al cliente y reafirmando que la verdadera riqueza se encuentra en la creatividad y en la capacidad de innovar de nuestro equipo de trabajo. Los primeros meses del año estuvieron marcados por cierres constantes que nos impedían planear a largo plazo en un contexto con mucha incertidumbre. A medida que fue abriéndose el camino hacia la reactivación, nos propusimos desarrollar acciones que invitaran a nuestros clientes a volver a Oviedo, flexibilizando las medidas restrictivas en línea con las directrices gubernamentales, y promoviendo el autocuidado para ir acercándonos poco a poco y responsablemente a la normalidad.
19
Tráfico
60% del tráfico del 2019
5.709.621
417.760
476.166
526.776
532.633
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
631.277
286.109
MARZO
525.868
501.061
FEBRERO
528.723
458.437
ENERO
508.160
397.651
Tráfico acumulado 2021
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
2021
Programa Categoría Clientes nuevos
7.854
Clientes activos
26.639
Facturas registradas 2021
140.315
Ticket promedio 20
$280.707
20
Realizamos
68 3 eventos tácticos
eventos de diversión gran formato
Durante los primeros meses del año mantuvimos activas nuestras clases de yoga y rumba en formato virtual. Desarrollamos además actividades como recetas de cocina, manualidades para niños y charlas.
Reactivamos el servicio Oviedo te Compra, con el que, buscando apoyar las ventas de las marcas, le ofrecíamos a los clientes la posibilidad de hacer sus compras digitalmente a través de nuestros shoppers, y llevarlas hasta sus hogares sin costos de envío. Promovimos el servicio con 7 influenciadores de la ciudad y durante dos meses logramos llegar a más de 200 hogares.
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El 15 de marzo activamos nuestra estrategia de no cobro de parqueaderos, a través de una campaña que fue muy bien recibida por los usuarios. Buscando incrementar el tráfico en el Centro Comercial, le ofrecimos a los clientes la posibilidad de ser eximidos del cobro del parqueadero realizando compras iguales o superiores a $100.000 pesos, registrando sus facturas en nuestros Puntos de Información. Hasta el 31 de diciembre de 2021, 26.706 clientes se vieron beneficiados con esta estrategia.
22
22
25 de marzo
El le dimos la bienvenida al evento de gran formato más exitoso de los últimos años en Oviedo, Roller Disco. Esta vez de la mano de Mad Radio como aliado, buscamos darle un enfoque más juvenil y obtuvimos resultados muy satisfactorios Este evento, que consiste en una pista gigante de patinaje que evoca la época Disco característica de los años 70¨ lo disfrutaron más de 16.000 personas y generó ingresos por taquilla superiores a los $50.000.000
x x Apoyamos además la causa de la fundación Save The Children e invitamos en 4 oportunidades a niños de escasos recursos a vivir la experiencia y a conocer nuestro Centro Comercial. 23
Durante el 2021 llevamos a cabo 8 conciertos en formatos reducidos con Filarmed. El 11 de junio realizamos el más grande del año ocupando 800 metros de nuestro Centro de Eventos, con 35 músicos en escena en un especial de rock sinfónico que reunió a más de 600 personas para disfrutar los éxitos de las bandas Queen y Beatles.
x x 24
El 15 de junio regresó la magia del séptimo arte a Oviedo con la reapertura de Cinecolombia. Para apoyar esta gran noticia, regalamos más de 10.000 boletas de cine para nuestros visitantes y nuestros seguidores en Instagram, con una estrategia que invitaba a los clientes a registrar sus facturas en nuestros Puntos de Información para recibir raspa y gana premiados con entradas dobles para cualquier función, y una trivia con preguntas sobre las películas más emblemáticas de todos los tiempos a través de nuestra cuenta de Instagram, que entregaba diariamente 10 pases dobles.
x
MÁS DE
Participa y gana en nuestra
MÁS DE
TRIVIA DE PELÍCULA
2 preguntas diarias en nuestras
IG Histories
=
10 ganadores diarios
Podras ganas desde 2 hasta 5 boletas,
*Todos están premiados * Aplican términos y condiciones
P A R A N U E S T R O S C L I E N T E S
#VolverACineEnOviedo
#VolverACineEnOviedo
25
25
El 25 de junio nuestras instalaciones se llenaron de dinosaurios con Saurius Tierra de Gigantes, una muestra gratuita para los más pequeños que los invitaba a un viaje por el pasado para aprender sobre esta especie y su paso por la tierra, con 8 mega estaciones distribuidas por todo el Centro Comercial. Le preguntamos a algunos de nuestros comerciantes su percepción sobre el evento, encontrando que: El 97% considera que este tipo de espacios tienen alto impacto en los visitantes El 89% indica que el evento aumentó el tráfico en la tienda El 59% indica que pudieron haber crecido las ventas gracias a el evento
26
El 27 de junio inauguramos Plaza Oviedo, en alianza con la Secretaría de Desarrollo Económico del municipio de Medellín y sus marcas Mercados Campesinos y Compra Hecho en Medellín. Realizamos el evento durante varios domingos en el sector de primera etapa, de 9:00 a. m. a 1:00 p. m. Más de 20 toldos en los que campesinos, artesanos, floricultores y emprendedores paisas exhibían sus productos en un espacio que transformábamos bajo el concepto de feria tradicional con música en vivo.
Este escenario se convirtió en parada obligada para los usuarios de la ciclovía, quienes se acercaban a hacer compras, a disfrutar el show y a refrescarse con sus mascotas. El tráfico de los domingos logró crecer un 45% gracias a esta iniciativa.
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Conectándonos con las necesidades de la ciudad y apoyando el avance del proceso de vacunación contra el COVID-19, el 10 de julio pusimos en funcionamiento un punto de MetroSalud en alianza la Secretaría de Salud, para el que adecuamos un espacio en los parqueaderos del nivel 3A. Hasta el 31 de diciembre se aplicaron 48.663 dosis.
x
PENDIENTE FOTO
28
Desde el 12 de agosto nuestros espacios se vistieron de colores para recibir la Feria de las Flores, con una decoración que cubrió nuestras instalaciones con más de 6.000 plantas y 46 distintas especies. Buscando además convertirnos en una vitrina para exhibir el potencial de los artesanos, floricultores, cocineros, agricultores y emprendedores locales, presentamos Oviedo Pueblo Vivo, que hasta el 22 de agosto recibió a los visitantes con una muestra de 56 estaciones que invitaban a reencontrase con la historia, la cultura y la tradición de Medellín.
Fue un homenaje a nuestra idiosincrasia, un espacio que evocaba todo lo que hace única a nuestra ciudad y su gente. Queríamos resaltar todas esas costumbres y tradiciones que nos caracterizan, a través de un evento con propósito, que de verdad nos llenara el corazón y que lograra generar un impacto positivo para la reactivación económica y los productores locales, a quienes cedimos los espacios sin ningún tipo de contraprestación. 29
El 1 de septiembre dimos un salto a la diversión con Mega Match, un evento de gran formato dirigido a un público multifamiliar que consistía en una pista gigante de inflables con obstáculos. En esta oportunidad desarrollamos el evento en alianza con un operador que se encargaba del montaje y la logística, bajo un modelo de negocio en el que nosotros recibimos el 20% del total de las ventas como contraprestación por el uso del espacio. Más de 5.500 personas disfrutaron de esta experiencia que generó para nosotros un ingreso de $15.541.000
30
Nos activamos en los Días sin IVA del 28 de octubre, 19 de noviembre y 3 de diciembre con una estrategia que incluía triple puntaje por registro de facturas, horario extendido, música en vivo y 15 millones de pesos en bonos de compra por los que los clientes participaban en una experiencia de juego interactivo en los Puntos de Información.
x
31
El 29, 30 y 31 de octubre celebramos Halloween con una programación cultural que incluía música en vivo, cine y teatro. Durante los 3 días alcanzamos un trafico superior a las 70 mil personas, tuvimos aforo completo en las actividades y entregamos dulces a todos los niños que compartieron con nosotros.
32
El 9 de noviembre inició en el Centro de Eventos Go Karts Oviedo, una pista de mini carros de carreras eléctricos que realizamos en alianza con un operador de Bogotá, quien se encargaba del montaje y la administración. En contraprestación por uso del espacio recibimos el 22% del total de los ingresos de la taquilla. Dos marcas de comida y una de cervezas artesanales acompañaron este espacio para ofrecerle más opciones a nuestros visitantes. Más de 7.304 personas disfrutaron esta experiencia que nos generó un ingreso de $22.917.400
33
El 19 de noviembre le dimos la bienvenida a la época más linda del año con nuestras tradicionales Fiestas Mágicas de Navidad. Esta vez con una decoración bastante disruptiva y artesanal en la que participaron más de 35 artesanos locales.
34
De la mano de Casa Tomada, colectivo de actores, creamos un formato de Novenas especialmente diseñado para Oviedo, con varios personajes que entre música y relatos invitaban a los niños a soñar y a creer en lo milagros. Durante las Novenas entregamos $5.000.000 en bonos de compra, a través de una actividad liderada por los personajes, en la que se premiaba la participación de los asistentes.
Más de 1.600 personas novenas.
nos acompañaron en la celebración de las
35
Sorteos Para movilizar nuestra comunidad digital, en alianza con varias marcas del Centro Comercial, realizamos 5 Giveaways a través de Instagram en los que entregamos kits con varios productos. Más de 3.000 personas participaron.
Por temporada de madres y padres, el 30 de julio realizamos el sorteo de un Toyota Corolla Hybrid. Por cada $100.000 en compras los clientes que registran sus facturas recibían una boleta electrónica para participar. En total, nuestro sistema entregó 90.807 boletas.
El ganador:
Delio Antonio Tobón
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Durante todo el año, en distintas actividades, entregamos un total de $44.000.000 millones de pesos en bonos de compra.
Por temporada de Navidad sorteamos $100.000.000 de pesos. La mecánica consistía en que por cada $100.000 pesos en compras o redimiendo 25 puntos acumulados durante todo el año en el programa Oviedo Categoría, los clientes recibían una boleta electrónica para participar. En total, nuestro sistema entregó 192.615 boletas.
La ganadora:
Alejandra Buenahora
37
Mezcla comercial
Con la comercialización de las zonas comunes, stands, espacios para pauta publicitaria, locales propios, bodegas y el auditorio, generamos ingresos por $ 1.431.846.683 millones de pesos, alcanzando un cumplimiento presupuestal del 111%
Marcas 4 marcas nuevas llegaron a integrar nuestra oferta en el 2021
CATEGORÍA - ALIMENTOS
LOCAL - 1209
LOCAL - 1360
LOCAL - 1390
LOCAL - 3179
LOCAL - 1306
(Ampliación) LOCAL - 1144
LOCAL - 1230
Galera LOCAL - 2395
LOCAL - 1288
LOCAL - 1309
LOCAL - 2397
LOCAL - 2400
LOCAL - 160
LOCAL - 174
LOCAL - 153
CATEGORÍA - ESTÉTICA
LOCAL - 168
38
LOCAL - 3191
CATEGORÍA - SERVICIOS
LOCAL - 5242
LOCAL - 2300
LOCAL - 99101
LOCAL - 106
LOCAL - 113
LOCAL - 1139
CATEGORÍA - TEXTIL
LOCAL - 1101
LOCAL - 133
LOCAL - 132
LOCAL - 1188
LOCAL - 143
LOCAL - 1176
LOCAL - 99101
R E G AT TA LOCAL - 3327
25 gestionadas
por la Administración
CATEGORÍA - LIBRERÍA
LOCAL - 10
LOCAL - 1113
CATEGORÍA - VARIEDADES
LOCAL - 3113
LOCAL - 99103
LOCAL - 167
LOCAL - 1122
CATEGORÍA - ACCESORIOS
LOCAL - 2312
LOCAL - 1126
CATEGORÍA - FARMACIA
LOCAL - 3129
LOCAL - 145
2021
39
40
di
no
c-
21
21
21
10%
11%
13%
14%
21
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21
21
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17% 16%
20%
22%
22%
22%
21%
21%
20%
20%
18%
17%
16%
Locales disponibles
21
21
0
0
14%
% de vacancia
ar
b-
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-2
-2
11%
Finalizamos el año con una ocupación del
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6,6%
7,4%
8%
29
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20
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8%
5%
5%
5%
14%
12%
21%
29%
>> Porcentaje marcas por categoría
90%
>> Evolución de ocupación
58
25
Comunicaciones
Este año nos mantuvimos cerca de nuestros públicos de interés, a través de una comunicación oportuna con un enfoque estratégico que nos permitió además de informar, escuchar y nutrir nuestros proyectos.
Comerciantes
Retomamos el espacio Sumando Ideas. Invitamos a los comerciantes por categorías a una reunión con nuestro gerente y el equipo de mercadeo, para contarles acerca de nuestros avances, resultados y estrategias. Allí también escuchamos sus opiniones y propuestas. Enviamos un total de 34 circulares en el año que nos permitieron informar oportunamente a los locales y oficinas sobre temas de su interés. Creamos el Boletín de Oficinas y durante el año entregamos dos ediciones en las que les contamos acerca de los trabajos e intervenciones que los impactaban, así como temas de interés general del Centro Comercial.
Colaboradores de la Administración
• Comités de Gerencia semanales • Grupos primarios semanales en cada una de las direcciones • 27 comunicados internos • Grupo de whatsapp de colaboradores
Comunicación Corporativa
Asamblea General de propietarios (virtual) En el mes de marzo realizamos la Asamblea General Ordinaria, de forma virtual, logrando la participación de más del 75% de los copropietarios.
• 12 Consejos de Administración • 4 Comités de Mercadeo • 8 Comités Financieros 41
Comunidad Virtual La estrategia digital en 2021 se enfocó en hacer cada vez más sólida nuestra comunidad en Instagram, buscando cautivar audiencias más jóvenes y generar mayor interacción con nuestros seguidores. Instagram facilita la conversación directa con los usuarios, ya que es una red social más personal, sencilla e intuitiva. Se dice que el 80% de las personas toman una decisión de compra usando Instagram como inspiración. Para el inicio del año nos propusimos crecer un 15% sin embargo, logramos cerrar el año con
75.839 >> 22% seguidores
Crecimiento frente al 2021
Medios de Comunicación Estuvimos cerca de los medios de comunicación atendiendo oportunamente sus solicitudes, lo que nos permitió fortalecer nuestra relación con ellos y conseguir más de $1.900.000.000 en FreePress. El 13 de agosto convocamos una rueda de prensa para presentar nuestro evento Oviedo Pueblo Vivo, en el marco de la Feria de las Flores. Acudieron 15 de los principales medios de la ciudad, que fueron atendidos en un desayuno ofrecido por nuestro Gerente, Juan Esteban Pérez Correa y el Secretario de Desarrollo Económico, Alejandro Arias García.
42
Servicio al Cliente: Gestión de PQRSF
-8% 169 casos
vs.
2020
El tiempo de respuesta fue
9 días, mejorando un 69% frente al año anterior. de
PQRSF POR TIPO TIPO
TOTAL
PORCENTAJE
Felicitación
19
11.24%
Petición
46
27.22%
Queja
78
46.15%
Reclamo
14
8.28%
Sugerencia
12
7.10%
Felicitación
Pertición
Queja
Reclamo
Sugerencia
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Gestión
Operativa El gran reto para el Área de Operaciones fue aplicar el aprendizaje adquirido en los últimos tiempos, en la gestión y control de los recursos de una manera eficaz para asegurar un buen desempeño durante la reactivación del Centro Comercial, garantizando así su correcto funcionamiento para recibir de la mejor manera a los visitantes y generar en ellos una experiencia que cumpliera sus expectativas. El trabajo en equipo y la colaboración y compromiso de nuestros aliados y proveedores, fue fundamental para lograr los resultados obtenidos.
44
Mantenimiento y mejoras a la infraestructura Mantenimientos preventivos
Cumpliendo con el cronograma de trabajo que acordamos desde comienzos del año con los proveedores, durante el año 2021 realizamos mantenimientos preventivos a cada uno de los siguientes equipos, entendiendo que asegurar su correcto funcionamiento es vital para la operación del Centro Comercial:
7 plantas de emergencia 10 subestaciones de energía 3 torres de enfriamiento y aires acondicionados Sistemas de extracción de olores y de monóxido de carbono 19 tanques de agua y sus sistemas de presión Circuito cerrado de televisión
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Redes de incendio Sistema de guiado vehicular 10 ascensores y 24 escaleras eléctricas
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Mantenimientos correctivos Realizamos una revisión detallada a las escaleras eléctricas de la marca Mitsubishi, identificando la necesidad de cambiar las bandas de los pasamanos de 16 de ellas. En negociación con el proveedor logramos obtener un descuento por pronto pago del 17%. Las bandas fueron compradas y serán instaladas en los primeros meses del 2022. El valor total de este correctivo es de $238.753.000 que fueron cubiertos con recursos obtenidos de otros ingresos.
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PENDIENTE FOTO BANDAS ESCALERAS
Durante los meses de marzo y abril llevamos a cabo el cambio de aceite y filtros a las 7 plantas de emergencia que atienden las zonas comunes. Igualmente realizamos el cambio de las baterías de las plantas de etapa 3 y del estacionamiento automático. Algunos ascensores y escaleras eléctricas requirieron mejoras y reparaciones tales como cambio de sproket, botoneras, circuito impreso, etc. Con la empresa ROCA contratamos el cambio de las tapas en grano pulido de las cajas de piso en la etapa 1, las cuales se encontraban fisuradas. Realizamos trabajos de revoque y pintura en los muros interiores del parqueadero privado, mejorando de esta manera su aspecto. Las 80 bancas de teca que están dispuestas en los pasillos de circulación, fueron restauradas, al igual que el mobiliario en madera del nivel 4 y del Sector de Avianca (primera etapa).
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Fue necesario adquirir dos motobombas nuevas para reponer los equipos pertenecientes al sistema de aguas negras de la etapa 3, y otra para el sistema de nivel freático de la etapa 4. El circuito cerrado de televisión que está compuesto por 170 cámaras IP y 23 cámaras análogas requirieron cambio en algunos de sus componentes como lo son: 3 monitores para visualización de cámaras, cambio de cable HDMI, conversores, cable UTP, etc. Asimismo 2 cámaras análogas fueron reemplazadas por cámaras de tecnología IP. El sistema de guiado de parqueaderos requirió el cambio de 3 fuentes. El sistema de Control de Apertura y Cierre de los locales estuvo apagado hasta el mes de septiembre, con el fin de optimizar los recursos. A partir del 1 de octubre lo pusimos nuevamente en funcionamiento y requirió ajustes menores como cambio de baterías. El equipo de cómputo que se encuentra ubicado en la central de monitoreo requirió ser reemplazado por uno nuevo debido a fallas en operación. Este es el equipo que se utiliza para el manejo de la plataforma MÁNTUM, la cual es utilizada para administrar todas las autorizaciones que tramitan los locales del Centro Comercial. Los jardines que hemos establecido al interior de Oviedo cada vez toman más fuerza gracias a su crecimiento e imponencia. Durante todo el año contamos con 3 jardineros tiempo completo y 1 jardinero medio tiempo, pertenecientes a la firma Bosque Urbano, quienes se dedicaron a mantener estos espacios verdes en las mejores condiciones.
PENDIENTE FOTO JARDÍN
La manzana fue intervenida en dos oportunidades, la primera fue programada para la Feria de Flores y la segunda para la temporada navideña. El resultado final llenó todas las expectativas de nuestros visitantes.
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Seguridad Iniciamos el 2021 con un dispositivo integrado por 17 puestos con nuestro proveedor G4S. Este dispositivo atendió adecuadamente los eventos presentados en el Centro Comercial. A partir del mes de agosto empezamos con incrementos paulatinos del dispositivo, ya que el aumento del tráfico así lo requirió. Terminamos el año con 24 puestos de vigilancia y con un muy buen resultado en materia de seguridad. El ahorro anual en este rubro fue del $431.317.000 es decir, un 24% del presupuesto anual.
PENDIENTE FOTO SEGURIDAD
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En el mes de septiembre, con el apoyo del Área de Compras, realizamos una licitación para el contrato de vigilancia. Para este proceso invitamos a participar a 5 reconocidas empresas en el sector de los centros comerciales, las cuales ofrecieron su portafolio y beneficios. Posteriormente se seleccionó la terna de proveedores la cual fue llevada al Consejo de Administración, quienes toman la decisión de dar continuidad al contrato de G4S ya que el precio ofrecido, el respaldo, los valores agregados y su amplia trayectoria se ajustaban a las necesidades de Oviedo.
Parqueadero Durante el año 2021, realizamos cobro del servicio de estacionamiento de lunes a viernes. Buscando incrementar el trafico de los fines de semana, los sábados, domingos y festivos manejamos el servicio de manera gratuita. Registramos que 1.391.326 vehículos hicieron uso de los estacionamientos del Centro Comercial. El mes que registró la mayor cantidad de ingresos fue diciembre con el 11% del total del año. La portería que registró mayor cantidad de ingresos, fue la Avenida el Poblado con el 41 % de los vehículos.
ENE
FEB MAR ABR
MAY JUN
86.328 103.257 116.484 65.293
98.067 115.134
Vehículos
Vehículos
JUL
Vehículos
Vehículos
AGO SEP
131.308 130.868 121.826 Vehículos
Vehículos
Vehículos
Vehículos
Vehículos
OCT NOV DIC 128.113 Vehículos
139.214 155.434 Vehículos
Vehículos
El recaudo generado por este servicio fue de $1.870.435.158 el cual destinamos al pago de la nómina de los operadores del parqueadero, arrendamiento de la tecnología, pólizas, entre otros. En cuanto a las transacciones para el pago del servicio de estacionamiento, de las 572.925 que realizaron los usuarios, 107.346 transacciones fueron realizadas con Flypass, es decir, el 19% de los visitantes del Centro Comercial utilizan esta tecnología.
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Para los meses de enero, febrero y marzo contamos con un equipo operativo para estacionamientos, conformado por 25 personas. A partir del mes de abril se ajustó a 28 personas hasta el mes de diciembre. Durante los primeros 10 meses del 2021 tuvimos fuera de operación la torre de estacionamiento automático y de esta manera se logró generar ahorros en este rubro. La reapertura se realizó el 15 de noviembre atendiendo la necesidad que se generó por el incremento del tráfico. Durante este mes y medio contabilizamos 6.250 ingresos, que equivalen a un 47% de los vehículos registrados en este mismo periodo del año 2019. Para dicha reapertura realizamos labores de mantenimiento y puesta a punto de los equipos, los cuales se encuentran trabajando adecuadamente. Los acopios de taxis siguen siendo operados por la Flota Bernal y prestaron 53.731 servicios durante el 2021, con un incremento del 26% respecto al año anterior. El acopio de la zona de Carulla fue ingresado al S2 y de esta manera ubicamos las motos de los domiciliarios en las celdas exteriores de Carulla, esto pensando en mejorar el entorno dado el mal uso que estos domiciliarios
Ingresaron 295.867 motos al estacionamiento ubicado en el sótano 4 del Centro Comercial, mostrando un crecimiento del 37% respecto al año anterior.
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Aseo Iniciamos el año con un equipo conformado por 31 personas pertenecientes a la empresa A&S, con los cuales atendimos todos los requerimientos e imprevistos que se presentaron hasta el mes de julio. A partir del mes de agosto empezamos a incrementar el personal paulatinamente pues el crecimiento en tráfico así lo demandaba. Terminamos en el mes de diciembre con un equipo compuesto por 55 personas. En el mes de septiembre, de la mano del departamento de compras, realizamos una licitación para el contrato de aseo. En esta ocasión invitamos a participar 6 empresas con experiencia en centros comerciales. Se realiza un primer filtro, preseleccionando a 3 de ellas. Cada una de estas empresas obtuvo una calificación que consideraba diferentes aspectos tales como: experiencia en el sector, cantidad de empleados en Medellín, situación financiera y precio. La terna fue evaluada por el Consejo de Administración y se decide darle continuidad a la empresa A&S que obtuvo un puntaje del 98%. Con el proceso de separación de residuos logramos recuperar 167 toneladas de material para reciclaje, el cual fue vendido a la empresa COOTRAMA generando un ingreso durante el año de $27.363.418. Este material presentó un incremento del 48% respecto al año anterior. En cuanto a los residuos ordinarios, en el mes de febrero se realizó un reaforo con EEVV el cual disminuyó considerablemente el gasto en este rubro. Se generó un ahorro anual de $33.684.000. El material orgánico que se recuperó y que fue destinado a la producción de compost de la mano de la empresa GDA, sumó 184 toneladas, con un incremento del 43% frente al 2020. Recuperamos 548 kilos de residuos eléctricos y electrónicos los cuales fueron entregados a la empresa LITO, quienes se encargan de su comercialización para ser reusados por terceros o para la producción de elementos. El valor recogido por esta comercialización, es destinado a apoyar fundaciones de niños, ancianos y animales. RECOPILA cuenta con un contenedor ubicado en la etapa 1 para la recolección de pilas y baterías de los clientes y empleados. Durante el año se recolectaron 69 kilos de estos residuos peligrosos para darle la destinación final adecuada.
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Servicios públicos Con el incremento en tráfico que tuvimos durante todo el año, especialmente en el segundo semestre, se presentó un aumento en la facturación de los servicios públicos respecto al año anterior. Sin embargo, durante algunos meses logramos generar ahorros que sumados llegaron a $70.394.000 para el año 2021, equivalente al 4.86% del presupuesto anual.
Eficiencias operativas En resumen, durante el 2021 atendimos de manera permanente tanto equipos como infraestructura, siempre orientados hacia la optimización de recursos, por lo que en el Área de Operaciones generó un ahorro total de $610.007.000.
% DE AHORRO 2%
2%
2%
2%
4% 6%
12%
71%
ACTIVIDAD Y VALOR Servicios de vigilancia Servicios públicos Tasa de aseo Aseo domos Mantenimiento domos Mantenimiento pisos Mantenimiento CCTV Otros
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$431.317.000 71% $70.394.000 12% $33.684.000 6% 2% $14.312.000 $12.339.000 2% 2% $11.241.000 2% $9.446.000 $27.274.000 4%
Locales Reformas: Desde el año 2012 contamos con un Manual de Vitrinismo que regula algunos aspectos de las intervenciones arquitectónicas que realizan los locales. Este Manual cuenta con una actualización del año 2016 y para el año 2022 será actualizado nuevamente. Bajo esta normativa aprobamos reformas para 60 locales comerciales durante el 2021, para un total de 5.145 metros cuadrados de área privada, equivalente al 12% del GLA. De ellos, el 54% corresponde a nuevas marcas y el 46% restante son intervenciones de marcas que ya hacían parte de Oviedo.
Mántum: Esta herramienta agiliza de manera importante la comunicación interna con los locales comerciales, además de almacenar todo el historial de cada una de las marcas, que puede ser consultado en cualquier momento. Durante el 2021 se tramitaron 5,224 solicitudes, equivalente al 83% de las solicitudes atendidas en el año 2020. 53
Tanque de proyectos Al iniciar cada año, teniendo como objetivo el fortalecimiento del Centro Comercial y dentro del marco de la Planeación Estratégica, definimos un listado de proyectos para ser desarrollados siempre enfocados en el beneficio de propietarios y comerciantes. Específicamente para el año 2021, trazamos proyectos con un alto componente de eficiencia operativa los cuales exponemos a continuación:
Pintura
De la mano el proveedor Aplicassab, continuamos con el contrato de pintura general a las fachadas y algunos cielos falsos de las zonas comunes por un valor de $74.500.000. En el año 2022 se pintarán los cielos falsos que tenían la decoración de navidad y no fueron intervenidos durante el año 2021.
Torre de enfriamiento etapa 3
El sistema de torres de enfriamiento de esta etapa fue instalado en el año 1998. Durante el año 2020 se identificaron desgastes importantes que ponían en riesgo la operación del sistema, lo que llevó a realizar unos correctivos a la estructura interna de las torres con el fin de que pudieran operar correctamente y de esta forma poder realizar un diagnóstico preciso de su condición.
PENDIENTE FOTO TORRE
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Dicho diagnóstico conlleva a la compra de dos nuevas torres para reemplazo de las existentes. En el mes de noviembre contratamos con la firma LARCO el suministro y la instalación de 2 torres de enfriamiento marca AMCOT las cuales serán entregadas a mediados del 2022.
Gaviones
A raíz de un deslizamiento que se presentó en la margen derecha de la quebrada La Volcana, y después de haber reportado esta situación al cuerpo de Bomberos, DAGRD y Área Metropolitana, fue necesario realizar por nuestra parte la reparación de los gaviones que tenemos construidos desde hace algunos años en esta zona. El contrato fue realizado con la firma Soteco SAS. La intervención se realizó entre los meses de junio y noviembre por un valor final de $229.277.694.
Cámaras perimetrales
Pensando en contribuir a la seguridad del Centro Comercial desde el perímetro exterior, instalamos 9 cámaras IP sobre las calles 6 Sur, 7 Sur y Avenida el Poblado. Con este nuevo sistema, que se ha integrado al circuito cerrado de televisión existente, logramos hacer un cerco importante de los alrededores y de esta manera podemos identificar algunas situaciones que generen reacción por parte del dispositivo y de esta manera garantizar un mejor control de la seguridad al interior.
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Edificio de oficinas
Con una inversion cercana a los $52.000.000 de pesos llevamos a cabo una serie de intervenciones en el edificio de oficinas, después de realizar un recorrido detallado e identificar algunas necesidades, todas ellas pensando en mejorar su estética. Describimos algunas de ellas: Limpieza de lámparas y unificación en el tono de la luz de los pasillos y puntos fijos. Pintura de cielos y muros interiores. Cambio de zócalo en MUD que se había instalado en la última reforma Fue cambiado por un nuevo zócalo en roble macizo color natural. Cambio de la vegetación de las jardineras de los balcones. Restauración de materas y cambio de la vegetación al interior de los pasillos. Compra de tapetes atrapa mugre para cada uno de los accesos a las oficinas .
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Gestión
Administrativa y financiera La Dirección Administrativa y financiera tiene como objetivo gestionar, administrar y controlar los recursos administrativos y financieros del Centro Comercial, integrando los procesos de compras, sistemas, gestión humana, contabilidad y tesorería, para lograr una optimización de las actividades de las demás áreas, convirtiéndonos en un soporte permanente para los usuarios internos (otras áreas del Centro Comercial, propietarios y marcas), y los usuarios externos (visitantes del Centro Comercial y entidades de control).
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La Dirección Administrativa y Financiera sirve de enlace con asesores externos del Centro Comercial como lo son:
Asesor Jurídico: Equilibrio Jurídico Corredor de Seguros: Marsh de Colombia Revisoría Fiscal: Audit de Colombia S.A.S. Auditorías Externas SaludHableMente Y damos respuesta a los requerimientos de entidades gubernamentales de vigilancia y control como: DIAN Ministerio de Trabajo UGPP Alcaldía de Medellín Otros
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Revisión Revisoría Fiscal En el año 2021 la Revisoría Fiscal nos brindó apoyo en los procesos administrativos y financieros a través de las siguientes revisiones y auditorías:
>> Revisiones mensuales Estados Financieros
Seguimiento a la ejecución presupuestal Conciliaciones bancarias Conciliaciones de tarjetas de crédito Movimientos bancarios Estado de cartera de Administración y zonas comunes Fondo Social (Reserva Legal) Declaraciones de impuestos Arqueos de caja menor Además de las revisiones mensuales, se realizaron auditorías complementarias de los siguientes temas: Deterioro de cartera Auditoría a la liquidación de nómina y aportes al Sistema de Seguridad Social Revisión envío de medios magnéticos a la DIAN Revisión del proceso de compras Revisión de la facturación de cuotas de Administración y zonas comunes Revisión proceso de parqueaderos Acompañamiento a la planeación del impuesto de renta, conciliación fiscal e impuesto de Industria y Comercio
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Todas las recomendaciones recibidas por la Revisoría Fiscal se han implementado y se gestionan por medio de matrices, identificando los puntos de mejora, los planes de acción a desarrollar para subsanar la observación, los responsables para ejecutar estas actividades y el estado en que se encuentra su ejecución.
Comité Financiero El Comité Financiero está conformado por la Gerencia, 3 miembros del Consejo de Administración, la Revisoría Fiscal y el Director Administrativo y Financiero, cada mes se presentan en este Comité los estados financieros, indicadores de cartera, indicadores financieros y ejecución presupuestal.
>> Tesorería
En el 2021 cumplimos los lineamientos establecidos para el proceso de tesorería, con el fin de optimizar tiempo y así brindar más seguridad, agilidad y eficiencia. Contamos con una segregación de funciones en el proceso de pagos, que se realizan por medio de transferencias electrónicas y en archivos planos donde la información es encriptada, no realizamos pagos en efectivo, implementamos un control dual para la elaboración de los pagos (preparados y aprobados), brindando una mayor seguridad y transparencia en el proceso.
Durante el 2021 se obtuvieron los siguientes logros:
1. 2. 3. 4.
Realizamos programaciones de pago semanales teniendo en cuenta el vencimiento de las facturas, cumpliendo con la promesa de pago a nuestros proveedores en un plazo de 30 días Contamos con una diversificación de fondos de inversión (Calificación AAA), que permitieron generar rendimientos financieros y sobrepasar la meta presupuestal al final del año Los pagos a proveedores y nómina son ejecutados por medio de un archivo plano generado desde el sistema HGI, que permite agilizar y subir a la sucursal virtual de Bancolombia los pagos programados, evitando pagos manuales. Esto nos brinda una mayor seguridad de los pagos por la encriptación de los archivos planos Durante el año realizamos arqueos periódicos a las cajas menores, que están a cargo de las asistentes de cada área, validando que se cumpla la política de caja menor, es decir, que el valor de las compras no supere el 20% del total del reembolso, que los gastos se encuentren debidamente soportados con factura y se encuentren aprobados por la dirección del área
61
5.
Continuamos realizando un seguimiento rigoroso de las siguientes políticas de pago:
1. 2. 3. 4. 5.
62
Pago a 30 días Firmas de autorización en la factura por parte de los directores de cada área Firma de autorización de la Gerencia en la factura Documento de causación Firma Director Administrativo y Financiero en el egreso
Cartera El 2020 fue un año retador para la cartera del Centro Comercial, debido a la emergencia de salud pública que vivimos a raíz del COVID-19, que provocó cierres del comercio, afectando financieramente a los comerciantes y propietarios. El 2021 fue el año de la reactivación económica y logramos una recuperación importante de los indicadores de cartera, consiguiendo cerrar el año con cifras similares a las que teníamos en años anteriores al 2020. Al cierre del 2021 el estado de la cartera del Centro Comercial es el siguiente:
Composición de la cartera Dic 31/2020 40,40%
20,55%
Total cartera $476.940
27,77%
10,81%
$71.395
$96.511
0,47%
$140.391 $37.577
Cuota Administración
Zonas Comunes
Cobro Jurídico Ley 1116
Mant. Preventivos varios
$1.623 Intereses mora
Para llegar a estos indicadores de cartera implementamos diferentes estrategias de cobro, otorgando soluciones a los propietarios o locatarios morosos para poder cumplir con sus obligaciones. A continuación, describimos las acciones que ejecutamos para la recuperación de cartera: Llamadas telefónicas Correos electrónicos masivos Acuerdos de pago Revisión de la cartera en los comités financieros Aplicación de deterioro de cartera Luego de ofrecer diferentes opciones a los locatarios y propietarios morosos, y no encontrar una respuesta o intención de pago, iniciamos el proceso de cobro pre-jurídico y jurídico con nuestros asesores legales.
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Al cierre del año 2021 cerramos la cartera de cuota de administración en $71.000.000, que corresponde a un indicador del 8% (Cartera cuota de admon / facturación mensual cuota de admon), cumpliendo con la meta trazada por la Administración al inicio de año:
Cartera cuota administación mes a mes 2020-2021 En miles de pesos
18%
1 $71.395
$108.194
8%
IC
-2
1 -2 V O
21
21
TC O
1 -2
21
PSE
O G A
LJU
1
21
-2 N JU
YA
-2
1 M
BR A
21
21
RA M
BFE
21 E-
0 -2 IC
EN
0 D
-2 V O N
20 TC O
0
20
-2
P-
O
SE
0
20 LJU
20
-2 N JU
A
Y-
0 M
20
-2 BR A
20
RA M
BFE
20 EEN
64
AG
13%
D
14% $116.543
25%
N
$246.658
29%
$209.743
28% $232.385
$286.520
34%
$153.527
37% $308.954
32% $265.520
29% $249.056
$206.035
$231.013
42%
$82.595
48% 47% $240.197
$283.852
$317.430
$346.097
$215.663
$182.743
57%
38%
$82.595
7%
$313.317
19%
16%
65% 64% $310.310
30%
27%
$377.703
79%
Informe de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestión Humana
65
Segmentación de la población
Colaboradores Administración Oviedo 2021
Género:.
47,62%
52,38%
20
22
Masculino
Femenino
Edad
El equipo de trabajo de la Administración de Oviedo está compuesto por:
EDAD
PERSONAS
%
Entre 19 y 30 años
13
31%
Entre 31 y 40 años
16
38%
Entre 41 y 50 años
6
14%
Entre 51 y 60 años
7
17%
17% 31% 14%
Rango edad colaboradores Oviedo 19-30 31 - 40 41 - 50 51-60
66
38%
Estado civil
El equipo de trabajo de la Administración de Oviedo está compuesto por: 18 personas solteras, equivalen al 43% 11 personas que viven en unión libre, equivalen al 26 % 10 personas son casadas, equivalen al 24 % 3 personas son divorciadas, equivalen al 7%
7%
Estado civil colaboradores Oviedo Soltero
24% 43%
Unión libre Casado Separado
26%
Tipo de vivienda
El equipo de trabajo de la Administración de Oviedo está compuesto por: 17 personas tienen casa propia, equivalen al 40% 14 personas viven en casa arrendada, equivalen al 33% 11 personas viven en casa familiar, equivalen al 26%
26%
Tipo de vivienda colaboradores Oviedo
40%
Casa propia Casa arrendada Casa familiar
33%
*El 31% de los colaboradores adquirieron casa propia estando vinculados a Oviedo
67
Estrato social
El 0% de los colaboradores son estrato 1 El 19% de los colaboradores son estrato 2 El 64% de los colaboradores son estrato 3 El 5% de los colaboradores son estrato 4 El 12% de los colaboradores son estrato 5
Estrato social colaboradores Oviedo
12%
19%
5%
Estrato 2 Estrato 3 Estrato 4 Estrato 5
64%
Ingresos y retiros de personal
Durante el 2021 contratamos 6 personas del área de mercadeo, 1 del equipo administrativo y financiero, 1 aprendiz de Gestión Humana y 1 aprendiz de Seguridad y Salud en el Trabajo.
6
1
Mercadeo
Administrativa y Financiera
Se retiraron 8 personas:
2
1
Aprendiz Gestión Humana
4
Finalización Retiros contraro de aprendizaje voluntarios
68
1
Aprendiz Seguridad y Salud en el trabajo
4
Terminación de contrato
Modalidad de contrato
Actualmente Oviedo cuenta con 41 contratos a término indefinido y 2 término fijo.
Modalidad de contrato colaboradores Oviedo
5% Indefinido Fijo
95%
Actividades de bienestar Día del niño Fiesta de navidad Celebración de quinquenios Celebración de cumpleaños Clases de rumba
Exámenes médicos periódicos Tamizaje de seno Tardes libres Celebración fechas especiales Disfrutes de 2 tardes libres al año
69
Evaluación de desempeño
En el 2021 realizamos una actualización a la evaluación de desempeño, esta fue diseñada teniendo en cuenta las competencias funcionales (competencias necesarias para desempeñar el cargo) y las competencias organizacionales (competencias necesarias para trabajar en la copropiedad), lo que nos permitió identificar oportunamente los puntos a mejorar y exaltar el buen desempeño de nuestros empleados. Total evaluaciones 2021:
2
40
Evaluaciones de desempeño colaboradores Oviedo
Total personas al 100% Total personas al 90%
26
70
Formación
El proceso de formación permite a los empleados desarrollar conocimientos, aptitudes y habilidades que mejoran el desempeño en sus actividades. A continuación, mencionamos las capacitaciones realizadas durante el 2021: Colaboradores de la Administración: Manejo de residuos sólidos, roles y responsabilidades de la Brigada de Emergencia, productividad laboral, primeros auxilios, trabajo en equipo, manejo de extintores, seguridad vial. Colaboradores de la Administración (Equipo de Mantenimiento): Manejo de herramientas, uso de elementos de protección personal, manejo de equipos de alturas. Colaboradores contratistas A&S y Zona P: Procedimiento de evacuación, manejo de clientes difíciles, corporalidad al interactuar con el cliente, manejo de camillas, atención al cliente. Colaboradores contratista G4S: Actitud en el momento de interactuar con clientes, procedimientos de evacuación.
Aportes a séguridad sócial CONCEPTO
VALOR
Aportes fondos de pensiones
$ 177.379.570
Aportes cajas de compensación
$ 59.299.700
Aportes EPS
$ 39.372.627
Aportes ARL
$ 25.344.400
Aportes ICBF
$ 13.181.000
Aportes SENA
$ 8.788.100
71
Libranzas y préstamos a colaboradores
11 préstamos fueron autorizados bajo la modalidad de libranza, realizamos 8 préstamos a colaboradores directamente por la copropiedad 8 préstamos con Comfama y 3 con Bancolombia.
11
préstamos libranza
8
préstamos Oviedo a colaboradores
8 3
Comfama
Bancolombia
Estos fueron destinados principalmente a remodelación de vivienda, compra de automóviles y unificación de deudas propias.
Afiliados a pólizas
El Centro Comercial Oviedo se preocupa por que sus colaboradores y familias estén protegidos en caso de fallecimiento, invalidez o accidentes. Por lo tanto, tenemos convenios con empresas aseguradoras que ofrecen sus pólizas y estas son pagadas por medio de descuento de nómina. Durante el 2021 estuvieron afiliados a pólizas 21 Colaboradores del Centro Comercial, 6 de ellos cuentan con póliza de exequias y 15 se encuentran afiliados a la póliza de vida (4 colaboradores a Póliza de Vida Sura y 11 a Póliza de Vida Allianz).
21 afiliados
72
6 15
póliza de exequias
póliza de vida
4 colaboradores Póliza de Vida Sura 11 colaboradores Póliza de Vida Allianz
Procesos administrativos A continuación, enunciamos una serie de actividades desarrolladas por el área de Gestión Humana durante el año 2021: Liquidación de vacaciones Cobro de incapacidades ante las EPS por un valor total de $7.863.361 Certificaciones laborales Actualización de perfiles de cargo Retiro de cesantías para educación superior o remodelación vivienda Gestión de afiliaciones, retiros y traslados EPS Traslados de Fondo de Pensión Seguimiento de vacaciones del personal Libranzas del personal Auditoría Interna a las hojas de vida activas Inventario de las hojas de vida inactivas Actualización del Reglamento Interno de Trabajo Otro Sí a contratos laborales Entrega de dotación al personal (abril, agosto, diciembre) ores directamente por la copropiedad 8 préstamos con Comfama y 3 con Bancolombia
73
Apoyo a fundación En el 2021 entregamos un apoyo a la Fundación VIRA “Por una vejez con propósito”, mediante el cual realizamos una donación de algunos elementos que ya no eran útiles para el Centro Comercial. La Fundación VIRA es una organización social que contribuye al bienestar y mejoramiento de la calidad de vida de los seres humanos que requieren disfrutar de una vejez tranquila y segura. La fundación busca dar albergue a los adultos mayores en condiciones de abandono o vulnerabilidad y a aquellos que cuentan con recursos para su sustento, pero que por diversas circunstancias no hay quien asuma su cuidado diario para poder vivir dignamente los últimos años de su vida.
74
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, consiste en el desarrollo de un proceso lógico por etapas, basado en la mejora continua que permite a la organización tener un buen cumplimiento en la normatividad vigente, identifica los riesgos para minimizar accidentes de trabajo, fomenta una cultura de seguridad en los procesos y minimiza el ausentismo laboral. El Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo del Centro Comercial Oviedo, fue diseñado bajo la Resolución 0312 de 2019 bajo el ciclo PHVA, Resolución 1111 de 2017.
P
Planear • Recursos
• Gestión integral del SG-SST
H
V
A
Hacer
Verificar
Actuar
• Gestión de la salud
• Auditoría del SG-SST
•Mejoramiento continuo
• Gestión de peligros y riesgos
• Gestión de amenzas
75
1. Planear Política: Actualizada y fechada en enero 2021 Roles y responsabilidades: Todos los colaboradores cuentan con responsabilidades asignadas Perfil sociodemográfico: mensual
Se
actualiza
Recursos: En el año 2021 se ejecutó un presupuesto de $ 57.215.000 para dar cumplimiento al Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo Matriz legal: Actualizamos matriz legal en el mes de noviembre, incluyendo la nueva normatividad de Covid-19 Plan de trabajo anual: Cumplimiento del plan de trabajo en un 90% Copasst: Total reuniones 12 mensuales Realizamos capacitaciones en los siguientes temas: Trabajo en alturas, investigaciones de accidentes, matriz de riesgo y plan de emergencia Comité de Convivencia Laboral: Total reuniones 4 Se realizaron capacitaciones en los siguientes temas: Qué es acoso laboral, manejo de conflictos laborales y modalidades de acoso laboral Conservación de los documentos: Se conserva la documentación del Sistema de Seguridad y Salud de manera codificada Matriz de Riegos: Actualizada el 10 de septiembre de 2021, incluyendo nuevos riesgos del área operativa y de mercadeo bajo la GTC -45 Indicadores del sistema del SG SST: Actualizados de manera mensual 76
2. Hacer Elementos de protección elementos entregados.
personal: 87
Inspecciones de seguridad: Se estableció un plan de inspecciones de seguridad para todo el año 2021. Inspección de sillas de ruedas: 5 Inspecciones de botiquines: 12 Inspección de morrales de emergencia: 5 Inspección de camillas: 7 Inspección de gabinetes: 2 Inspección de elementos de protección: 3 Inspección de herramientas: 3 Inspección de andamio: 1 Inspección de la moto del mensajero: 5 Inspección puntos de encuentro:2 Inspección de zona cardioprotegida: 1 Inspección pad mouse y descansa pies: 1 Inspecciones de mangueras de emergencia: 1 Inspección sistema altura Ripley: 1 Inspección de tensiómetros: 1 Mantenimiento de sillas: 1
Plan de emergencias: Actualizamos el Plan de Emergencias, incluyendo los protocolos de bioseguridad, actualización de líneas vitales y actualización del acta de la Brigada de Emergencia. Gestión del cambio: Se dejó registro de los cambios internos de la organización.
77
Accidentes de trabajo: Durante el 2021 registramos 4 accidentes distribuidos de la siguiente manera:
1
Dir. Administrativa y financiera
3
Dir. Operativa Dir. Mercadeo 0
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3.5
3
Estos fueron investigados y reportados oportunamente a la ARL SURA, 3 área operativa, 1 del área administrativa y financiera. Todos los accidentes fueron catalogados como leves y no generaron repercusiones. Las recomendaciónes correspondientes fueron entregadas a cada colaborador para evitar que estas situaciónes se presenten nuevamente. Ausentismo del personal: Los días de ausentismo del 2021 por área fue de la siguiente manera:
Días de ausentismo laboral por áreas 2020 vs 2021
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Exámenes médicos ocupacionales: Realizamos 36 exámenes periódicos, 13 colaboradores fueron remitidos a la EPS Gestión de contratistas: Realizamos la revisión a la documentación de contratistas 125 empresas con documentos revisados 759 documentos revisados
146
176
93 66 Dir.
Administrativa y Financiera
71
44 Dir. Operativa
Dir. Mercadeo
2020
Trabajo en alturas: Se realizaron 7 reentrenamientos al personal de mantenimiento y supervisores de seguridad 78
2021
10
25
Gerencia
3. Verificar
La ARL realizó una auditoria al Sistema de Seguridad y Salud siguiendo los parámetros exigidos por la Resolución 0312/2019, evidenciando que, de 21 estándares exigidos, el Centro Comercial cumple al 100% con todos estos. Se realizó auditoría a todas las instalaciones del Centro Comercial con potencial de riesgo eléctrico, Resolución 5018 de 2019. Procesos de generación, transmisión, distribución y comercialización de la energía eléctrica. Reporte del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo ante el Ministerio de Trabajo, de acuerdo a la Resolución 0072/2021.
REPORTE AUTOEVALUACIÓN DE ESTÁNDARES MÍNIMOS SG-SST Puntos totales
1000/1000
Los empleadores y/o contratantes obligados a reportar la autoevauación de estándares mínimos son TODOS, con excepción del servicio doméstico (Artículo 2 Resolución 312 de 2019).
4. Actuar La meta del área de Seguridad y salud en el Trabajo es mantener las calificaciones obtenidas a la fecha, conservando los procesos actuales y estudiando la nueva normatividad para realizar oportunamente las actualizaciones que se requieran.
79
Gestión área de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Durante el año 2021 realizamos el cambio de escaleras por sistemas certificados, con sus líneas de vida, minimizando el riesgo de caída de alturas de los colaboradores y contratistas que tienen acceso, de acuerdo a lo exigido en la Resolución 1409 de 2007 del Ministerio de Salud.
ANTES
DESPUÉS MATERIAL CERTIFICADO
Instalación puntos de anclaje Instalamos 3 puntos de anclaje para que el acceso a los tanques de agua sea seguro.
80
Realizamos la compra de 2 escaleras tipo gato certificadas para garantizar accesos seguros al personal vinculado y contratista.
Dotación de suministros médicos
La enfermería fue dotada con insumos médicos que permiten brindar una excelente atención a nuestros clientes.
81
Área de compras El área de compras del Centro Comercial Oviedo busca adquirir y contratar bajo criterios de precio, calidad y oportunidad, los productos y servicios requeridos, con un proceso centralizado que brinda transparencia en la adquisición de bienes y servicios, asegurando obtener mejores resultados en cuanto a las variables de costo – beneficio. Durante el año 2021 incluimos en nuestra plataforma Mántum el módulo de gestión presupuestal, lo cual nos permite relacionar las órdenes de compra a las cuentas del presupuesto asignadas y hacer seguimiento al cumplimiento del monto presupuestado. Las siguientes son acciones que se manejan desde el área y cada año velamos por su cumplimiento Reducir costos de adquisición: Evaluar precios del mercado Realizar licitaciones Adquirir descuentos por pronto pago Negociar plazos de pago Renegociar condiciones de compras existentes Asegurar el servicio evaluando oportunidad y entrega: Garantizar que los productos adquiridos tengan garantía Garantizar el cumplimiento de los términos contractuales Establecer políticas claras en los contratos y/o negociaciones Ampliar las fuentes de suministro: Hacer búsqueda de proveedores en el mercado Hacer referenciación con otros centros comerciales y/o colegas de compras de otras industrias Actualizar bases de datos de proveedores activos y potenciales Durante el año 2021 se afinaron los procedimientos de compras buscando fortalecer el proceso, lo que nos permitió: Obtener un costo más bajo posible por unidad, comparando con demás jugadores en el mercado Construir una base de datos de proveedores para la prestación de un servicio o compra de un bien Negociación con proveedores de diferentes categorías. Enfoque reactivo para mejorar fallas
82
Como parte de la gestión estratégica del área se rediseñaron y elaboraron los siguientes documentos: Manual de Compras Política de Compras Procedimiento de Compras Procedimiento de Evaluación de Proveedores Formato de Evaluación de Proveedores de Productos y Servicios Matriz de Riesgos del Proceso de Compras
Procesos licitatorios
En el año 2021 decidimos realizar licitaciones para los servicios de vigilancia privada y aseo. Se logró negociar y obtener beneficios cuantificables con las empresas actuales, lo cual trajo beneficios económicos a la copropiedad y no generó traumatismo por cambio de proveedor, ya que decidimos continuar con los mismos luego de las evaluaciones realizadas. A continuación, se relacionan los datos más importantes del ejercicio:
LICITACIÓN SERVICIOS DE VIGILANCIA
3
5
EMPRESAS IDENTIFICADAS EMPRESAS PARTICIPANTES
MÁS DE 32
19
LICITACIÓN CASAS DE ASEO
PUESTOS DE TRABAJO EN CENTROS COMERCIALES
MÁS DE 19 AÑOS DE EXPERIENCIA EN EL MERCADO
6
EMPRESAS IDENTIFICADAS
4
EMPRESAS PARTICIPANTES
MÁS DE 15
19
PUESTOS DE TRABAJO EN CENTROS COMERCIALES
MÁS DE 19 AÑOS DE EXPERIENCIA EN EL MERCADO
AHORRO PROMEDIO MENSUAL: $1.978.524
$82.276.556 BENEFICIOS NO FACTURABLES
$76.983.544 BENEFICIOS NO FACTURABLES
Indicadores del área de compras al cierre del año 2021: SOLICITUDES ATENDIDAS
1.334
PROVEEDORES NUEVOS
56
DESCUENTOS POR NEGOCIACIÓN
$156.841.962 83
Área de sistemas
La tecnología es un recurso fundamental para todas las organizaciones, es una herramienta con la que puede lograrse la optimización y mejora de los procesos; permitiendo establecer ventajas competitivas, atraer más clientes y por supuesto, alcanzar mayores niveles de productividad e incluso de expansión. En el 2021 la virtualidad continuó siendo protagonista, teniendo en cuenta que se siguieron realizando reuniones virtuales y trabajos remotos desde los hogares de los colaboradores del Centro Comercial, por lo cual se requiere de una conectividad óptima a todas las herramientas informáticas que administran los procesos de cada área. Por otro lado, ejecutamos acciones correctivas en algunos procesos que se identificaron desde el área, enfocándonos en dos aspectos importantes; seguridad e infraestructura:
Seguridad
Se adquiere y se configura la licencia de renovación de Acronis Backup, que permitió mejorar el proceso de copias de seguridad de toda la información de la copropiedad.
Infraestructura
Se asignan dos estaciones de trabajo, la primera en el Punto de Información ubicado en el Nivel 1 y la otra en el Punto de Información del Nivel 3 para la temporada de navidad Implementamos la tecnología Ohmyfi para la red Wifi de la copropiedad. Esta tecnología permite desarrollar estrategias de marketing digital por medio de la red Wifi por la que se conectan los usuarios que visitan el Centro Comercial Repotenciación de equipos de cómputo de empleados de la Administración Renovación de equipos obsoletos en los Puntos de Información Llevamos a cabo la instalación de un punto de internet cableado para el debido funcionamiento del Punto de Vacunación
84
Requerimientos legales
La gestión jurídica durante el año 2021 tuvo un resultado favorable, no se tuvieron condenas judiciales, se minimizaron o se evitaron totalmente los costos en lo que se podía incurrir con ocasión de las situaciones presentadas y se obtuvieron soluciones eficaces frente a todos los temas presentados. El trabajo ejecutado en los cobros jurídicos, tuvo resultados positivos, teniendo en cuenta que logramos recuperar cartera que se encontraba en cobros jurídicos por un valor de $45.526.457.
246
Elaboración y revisión de contratos, trámites jurídicos, conceptos jurídicos, respuestas a derechos de petición, elaboración de acta del Consejo de Administración, cobros pre-jurídicos y jurídicos de cartera, entre otros.
REQUERIMIENTO S LEGALES
Gestión jurídica 137
Tipo de requerimientos legales
41 36 12
Contratos
Trámites Jurídicos
Conceptos Jurídicos
11
Acta Derecho Consejo de Petición de Admon
6
Cobro Prejurídico de Cartera
2 Acciones Populares
1 Contestación de tutelas
85
Póliza de seguros
En el mes de junio realizamos la renovación de las pólizas de seguro del Centro Comercial, con el corredor de seguros Delima Marsh, contamos con una amplia cobertura que busca cubrir el patrimonio de la copropiedad y minimizar los riesgos.
RAMO
ASEGURADORA
Multiriesgos
Sura 35%, Liberty 35%, Chubb 30%
Directores y Administradores
Sura 100%
Responsabilidad civil extracontractual
Sura 50%, Liberty 50%
Manejo
Sura 35%, Liberty 35%, Chubb 30%
Infidelidad y riesgos financieros
Zurich 100%
Cyberseguridad
Zurich 100%
Reporte de novedades
Durante el año 2021 se presentaron siete (7) reclamaciones formales al seguro, de las cuales solo una (1) se materializó y se realizaron pagos a los afectados por $7.222.458, de las restantes, seis (6) se encuentran en estudio de la aseguradora.
86
87
88
89
90
91
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94
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99