concept verslag Oro ALV 2023

Vergadering: Datum:

Algemene Ledenvergadering 2023 25 november 2023, 19.00-20.00 uur

Aanwezig: 16 leden, 4 vrienden en 5 bestuursleden VERSLAG

Opening en vaststelling agenda en mededelingen Afgemeld: Hanneke van de Haterd, Atty vd Schoot, Hansje Broekmeijer, Yvonne Kol, Lidia Schoonderbeek, Corina Arntz, Sonja du Pon, Marjolein Muller, Antoine Raemdock, Mieke van Asselt, Liane Loohuizen, Petra Hoogland.

De agenda is vastgesteld.

01

Verslag Algemene Ledenvergadering Oro van 19 november 2022 Vastgesteld met correctie

02

Correctie: onder agendapunt 04 1. Tweede alinea merkt Peggy op dat zij het had over ‘vermogen’ en niet over ‘resultaten’. Deze wijziging wordt opgenomen.

Hanneke Peek benadrukt haar opmerking uit de rondvraag in het verslag nogmaals met een verwijzing naar het aantal leden dat op deze vergadering aanwezig is.

Jaarverslag secretariaat Vastgesteld: Het Jaarverslag 2022-2023.

Godelieve wist erop dat het al lang geleden lijkt, maar dat dit het eerste seizoen was dat we geen coronamaatregelen hoefden te nemen en alle activiteiten konden doorgaan. Sinds we de nieuwe website hebben, kunnen bestuursleden zelf wijzigingen aanbrengen.

03

Jaarverslag penningmeester Vastgesteld: 1. De jaarrekening 2022-2023.

2. De begroting 2023-2024.

3. De balans op 31 augustus 2023.

1. Jaarrekening 2022-2023 Berst wijst op de extra donatie die Oro heeft gekregen van de Vriendenloterij. Echt via Vomarpas heeft Oro nog nooit een betaling ontvangen.

04

2. Begroting 2023-2024 Na twee seizoenen met een groot positief saldo is dit seizoen een negatief saldo gepland om alle groepen in stand te houden.

Er is in september een nieuwe groep gestart. Dit is in eerste instantie tot en met december, maar in de begroting is de groep tot het einde van het seizoen opgenomen.

Peggy Massop vraagt over basis van subsidieverlening. Bert legt uit dat de basis voor de hoogte van de subsidie ook nu nog steeds de uitgaven van zalen en docenten is. Echter vraagt Haarlem nu niet meer de uitgaven van het voorgaande jaar op te geven, maar de verwachtte kosten in het lopende kalenderjaar. Voor een vereniging als Oro waar het kasseizoen september-augustus is, moet het bestuur de seizoensbegroting dus aanpassen met een schatting over de eerste helft van het volgende seizoen.

3. Balans per 31 augustus 2023 Bert legt uit dat de financiële afhandeling van het Jubileum grotendeels rond is, maar dat de Jubileumrekening op deze balans nog in zijn geheel is opgenomen. Tijdens de ALV in 2024 zal het bestuur de reserve Jubileum apart verantwoorden.

Verslag kascontrolecommissie Vastgesteld: 1. Het bestuur is decharge verleend.

2. Cor Vronik en Rosemarie Huijsse zijn aangewezen ald nieuwe leden van de kascontrolecommissie.

05

Sonja du Pon en Marian Jansen vormden dit jaar de kascommissie. Sonja kon niet aanwezig zijn op de ALV, omdat zij op vakantie is. Marian vertelt dat zij samen met Sonja de kas heeft gecontroleerd op 17 oktober 2023. Sonja wist er heel wat vanaf. Het was voor Marian een leerzame middag. Marian leest de verklaring van de kascommissie voor.

Sonja was voor het tweede jaar lid van de kascontrolecommissie en treedt af. Omdat Marian later in de vergadering tot het bestuur zal toetreden en de functies als bestuurslid en als lid van de kascontrole commissie niet samengaan, treedt zij ook af. Cor en Rosemarie melden zich als nieuw leden aan.

Leon van de Berg vraagt zich af of het niet nodig is om een reserve lid aan te wijzen voor de kascontrolecommissie. De vergadering vindt dit niet nodig.

Bestuursbeleid 2023-2024 Vastgesteld: 1. Het bestuursbeleid 2023-2024.

06

De discussie met de leden concentreerde zich op het aantrekken en behouden van de leden.

Peggy opende de discussie met de stelling dat het vechten tegen de bierkaai is. Oro vergrijst en we weten niet wat we daaraan kunnen doen. Bert stelt dat we het moeten doen met wat we hebben. Er komt elk jaar wel wat bij, maar er valt ook wat af. Het bestuur wijst op eerdere acties om leden te werven en de aanwezigheid dit jaar op de infomarkt van ’t Hart aan het begin van het seizoen. Deze activiteiten hebben nooit echt nieuwe leden opgeleverd, maar vergen wel veel tijd van bestuursleden. Vooral jongere leden blijven meestal niet lang lid. Soms komen mensen ook later weer terug. Dit jaar zijn er wel nieuwe leden op de maandagmorgen bijgekomen, maar die aanwas leidt niet tot verjonging. Truus geeft aan dat zij de Orokrant altijd uitdeelt en dat dat een keer ertoe heeft geleid dat iemand bij Oro kwam.

Bert vertelt dat de nieuwe dansgroep overdag, die Oro in overleg met Mariette is gestart per september een direct gevolg is van de vergrijzing: er zijn steeds meer leden, die liever overdag dan ’s avonds gaan dansen. Ook door de beschikbaarheid van een zaal is tot dit compromis op dinsdag gekomen. Bert verzoekt de leden om uit te kijken naar een mogelijke zaal op een andere dag: bij voorkeur de vrijdag.

Atty van der Schoot heeft per mail de reactie gestuurd dat zij vindt dat nu het grootste deel van de leden van Oro boven de 50 jaar is, de titel Instuif 50+ wat achterhaalt is. Het is eigenlijk gewoon een gezellige zondagmiddaginstuif. Zij bepleit de naam te veranderen in een variant zonder “50+” in de titel, bv ‘Gezellige zondagmiddaginstuif’ of ‘Instuif niet moeilijk, wel leuk’.

Natasja merkt op dat dit een terugkomend punt is. Echter met deze titel Instuif 50+ weet iedereen waar we het over hebben. Daar wordt tegenin gebracht dat met de vermelding van de 4 docenten iedereen ook weet waar het overgaat, ook zonder 50+ erbij.

Natasja geeft aan dat de flyers van dit seizoen al klaarliggen en we die niet meer gaan aanpassen. Het bestuur zal zich over de kwestie van de naamgeving buigen.

2 Algemene Ledenvergadering Oro 2023 - verslag

Bestuur: aftredende leden en verkiezing nieuwe leden Vastgesteld: 1. In tegenspraak met de statuten akkoord met een even aantal bestuursleden, onder de voorwaarde dit akkoord geldt tot de volgende ALV. 2. De kandidaat-bestuursleden Marian Jansen en Marjolein zijn bij acclamatie benoemd.

3. De bestuurstermijn van de penningmeester is verlengd tot 2025.

07

Aftredend: Aanblijvend:

Nieuwe leden:

Natasja Boon – bestuurslid algemeen sinds 2013 Evert Holterman - voorzitter sinds 2014 Godelieve Mars – secretaris sinds 2012 Bert Kersting – penningmeester sinds 2012 Harrie van Parera - bestuurslid algemeen sinds 2016 Marian Janssen – algemeen bestuurslid Marjolein Muller – algemeen bestuurslid

Natasja vertelt dat zij nu 10 jaar met plezier bestuurslid is geweest, maar nu wat anders wil gaan doen. De voorzitter bedankt haar voor haar inzet en overhandigt een cadeau en bloemen.

Jaarlijks vraag het bestuur om mensen voor het bestuur. Zowaar vorig jaar heeft Marian haar vinger opgestoken. Ze weet wat haar te wachten staat en met wie.

Marian vertelt dat zij jarenlang gedanst heeft en vervolgens jarenlang is weggeweest. Bij terugkomst is zij wel wat geschrokken van de leeftijd van de leden. Toen zij hoorde dat er mensen gezocht werden voor het bestuur wilde ik me wel inzetten.

Vervolgens heeft (oud-voorzitter) Marjolein Muller zich ook aangemeld voor het bestuur.

Toen deed zich het statutaire probleempje voor dat het bestuur dan een even aantal leden zou krijgen. Omdat we wel blij zijn dat er hiermee weer vernieuwing in het bestuur mogelijk wordt, stelt het bestuur voor om deze situatie toe te staan. Dit levert eigenlijk alleen een probleem op als er bij stemmen evenveel bestuursleden voor als tegen zijn. Met de nieuwe wet is het niet meer toegestaan dat de voorzitter een tweede stem krijgt. Stemmen over een kwestie komt echter vrijwel nooit voor in het bestuur. Bert van Hulst stelt de oplossing voor het eventueel staken van de stemmen in het bestuur voor, dat de voorzitter zich in een dergelijk geval van stemmen onthoudt. De vergadering stemt in met een even aantal bestuursleden tot de volgende ALV. Zowel Marian als Marjolein worden met een applaus verkozen tot bestuurslid.

Volgend jaar treden er vier bestuursleden gelijktijdig af. Bert verklaart dat hij bereid is om nog een jaar langer penningmeester te blijven om de continuïteit van het bestuur te versterken. De ALV stemt met algemene stemmen in met de termijnverlenging van een jaar.

08 Continuïteitscommissie Vastgesteld: Bert van Hulst en Cor Vronik blijven de leden van de continuïteitscommissie.

09 Huishoudelijk reglement Aangehouden: Het wijzigingen in het huishoudelijk reglement 2016.

Het huishoudelijk reglement is voor het laatst in 2016 bijgewerkt. Veranderingen in de praktijk, de nieuwe statuten en wijziging in de ereleden maken het nodig enkele wijzigingen door te voeren.

3 Algemene Ledenvergadering Oro 2023 - verslag

Bert van Hulst en Peggy Massop hebben opmerkingen bij het nieuwe huishoudelijk reglement. Zo is het raar om Sonja Bellaart als erelid te vermelden, dit zou voormalig erelid moeten zijn. Ook zou hij voorstellen om Israëlisch niet meer als aparte categorie te noemen, want dat is ook internationale dans. Peggy zegt toe haar opmerkingen per mail aan het bestuur door te geven.

De voorzitter vraagt of de ALV het besluit over het huishoudelijk reglement hierom wil aanhouden tot de volgende ALV. Rosemarie merkt op dat hiervoor ook een extra ALV georganiseerd kan worden. De wijzigingen zijn echter niet zo urgent dat het niet een jaar zou kunnen wachten. De wijziging van het huishoudelijk reglement komt volgend jaar weer op de agenda van de ALV. 10 Bestuursondersteuning en vrijwilligers Het bestuur bedankt Greetje van Hulst en Emmie van Parera met bloemen en een bon.

Andrea heeft thuis bloemen gekregen.

11 Rondvraag en sluiting Bij uitzondering was het al acht uur geweest toen de vergadering dit punt bereikte. Daarom is er geen gebruik gemaakt van de rondvraag. Mensen kunnen altijd mailen naar het bestuur als zij iets onder de aandacht willen brengen.

4 Algemene Ledenvergadering Oro 2023 - verslag