Optimal Code-of-Conduct

UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER

Innehåll Inledning ....................................................................................................................................................3 Hälsa, välbefinnande och säkerhet ..........................................................................................6 Rättvisa arbetsvillkor ..........................................................................................................................7 Ingen diskriminering– inga trakasserier .............................................................................. 8 Omsorg om miljön ..............................................................................................................................9 Skydd av tillgångar, egendom och utrustning ...............................................................10 Rutiner för sekretess .......................................................................................................................... 11 Hantering av personuppgifter ................................................................................................... 12 Mot korruption och mutor ........................................................................................................... 13 Konkurrens på lika villkor ..............................................................................................................14 Intressekonflikter ................................................................................................................................ 15 Gåvor och representation .............................................................................................................16 Så rapporterar du misstänkta händelser ............................................................................ 17 Anteckningar .........................................................................................................................................18

Optimal Kommunikations uppförandekod för leverantörer har tagits fram av Optimal Kommunikation internt.

Malmö, 2022

2

Optimal Kommunikation | Uppförandekod för leverantörer

Inledning Vi på Optimal Kommunikation vill bygga hållbara leverantörsrelationer som är till nytta för alla parter och som utgår från gemensamma värderingar och förväntningar på hur vi ska uppträda. Optimal Kommunikations Uppförandekod anger hur vi förväntar oss att våra egna medarbetare ska agera. Det här avsnittet kallar vi Leverantörskoden, eftersom det innehåller de delar av vår Uppförandekod som berör dig som är en viktig länk i vår leverantörskedja. Vi ser gärna att alla våra leverantörer deltar i ett konstruktivt samarbete kring vår Leverantörskod, och om hur vi på bästa sätt gör affärer tillsammans.

Grunden för vår Leverantörskod

Vi blir bättre – tillsammans

Optimal Kommunikation ska bedriva en ansvarsfull och hållbar affärsverksamhet. Och vi ställer exakt samma krav på alla våra leverantörer. Såväl vår Uppförandekod som vår Leverantörskod bygger på följande värderingar:

Vi är ett företag i ständig utveckling och strävar hela tiden efter att bli bättre på det vi gör. Vi delar gärna med oss av vår kunskap.

Vi bryr oss Vi värnar om både människor och miljö. Vi arbetar säkert och går aldrig förbi om vi ser någon agera riskfyllt. Vi främjar hälsa och välbefinnande. Vi strävar efter minimal miljöpåverkan.

Och vi tar ansvar gentemot kommande generationer.

Vi agerar öppet och etiskt Vi håller en hög nivå av integritet och transparens när vi gör affärer.

Vi lever i enlighet med vår Uppförandekod och tar inga genvägar.

Vi är måna om ett arbetsklimat där alla får komma till tals.

Vi bildar ett Optimal Kommunikation -team tillsammans med våra kunder och samarbetspartners för att alltid nå bästa tänkbara lösning. Vi främjar en inkluderande arbetskultur som drar nytta av mångfald och präglas av förtroende och respekt för varandra.

Vi står vid kundens sida Vi strävar efter att förstå våra kunders och deras kunders behov. Vi finns här för att hjälpa våra kunder att göra sina visioner till verklighet.

Vi hjälper våra kunder att nå framgång.

Inledning

3

Vem omfattas av Leverantörskoden?

Rapportera oetiskt uppträdande

Leverantörskoden gäller alla varuoch tjänsteleverantörer som samarbetar med Optimal Kommunikation, inklusive deras medarbetare. I samlingsbegreppet ”leverantörer” räknar vi även in underentreprenörer, konsulter, mellanhänder, agenter och liknande.

En viktig del i en etisk företagskultur är engagemang. Därför uppmuntrar vi våra medarbetare att anmäla avvikelser från vår Uppförandekod eller Leverantörskod.

Det kan exempelvis röra sig om misstanke om olagligt eller oetiskt uppträdande. Vi utreder samtliga anmälningar och vidtar lämpliga åtgärder utifrån resultatet av vår utredning.

Som leverantör är du skyldig att se till att metoderna och principerna i Optimal Kommunikations Leverantörskod tillämpas hela vägen i din egen leverantörskedja.

Leverantörskoden ska dock inte tillämpas på enstaka transaktioner, såsom taxiresor, restaurangmåltider, köp av tågbiljetter etc.

Följa lagen Du ska följa alla gällande lagar och vår Leverantörskod, även i de fall då koden ställer hårdare krav än lagen (så länge koden inte strider mot lagen). Lokala traditioner och sedvänjor har aldrig företräde framför bestämmelser i lag. Om du upptäcker att vår Leverantörskod strider mot tillämpliga legala krav måste du informera ansvarig chef på Optimal Kommunikation om detta.

4

Optimal Kommunikation | Uppförandekod för leverantörer

På samma sätt är du, dina medarbetare och din leverantörskedja skyldiga att anmäla misstänkt eller konstaterat oetiskt eller olagligt uppträdande till oss.

Gör din anmälan genom att kontakta ansvarig chef på Optimal Kommunikation. (Mer information om hur du rapporterar finns i slutet av Leverantörskoden.)

Skydd mot repressalier

Kontroll och revision

Någon som i god tro rapporterar misstänkt eller konstaterat oetiskt eller olagligt uppträdande riskerar aldrig repressalier från Optimal Kommunikations sida – och vi accepterar inte heller något sådant f rån andra parter. Därför får du aldrig vidta eller acceptera repressalier mot den som i god tro anmäler misstänkt eller konstaterat oetiskt eller olagligt uppträdande.

Optimal Kommunikation förbehåller sig rätten att kontrollera och revidera samtliga leverantörers iakttagande av Leverantörskoden.

Om så sker samarbetar du genom att tillhandahålla de relevanta uppgifter som vi begär ut, och genom att ställa enskilda medarbetare till Optimal Kommunikations förfogande.

”God tro” innebär att anmälaren efter bästa förmåga har lämnat en sanningsenlig och fullständig redogörelse.

På samma sätt ska du utvärdera din egen leverantörskedja för att säkerställa att den följer vår Leverantörskod, och på Optimal Kommunikations begäran revidera den.

Om avvikelser konstateras hos dig eller hos någon i din leverantörskedja ska dessa åtgärdas snarast och utan merkostnader för oss eller våra kunder.

Att bryta mot Leverantörskoden kan ha negativ påverkan på din affärsrelation med Optimal Kommunikation. En av flera tänkbara konsekvenser är att vårt samarbete avslutas.

Inledning

5

Hälsa, välbefinnande och säkerhet Vi bryr oss om våra medarbetare och om alla människor som påverkas av vår verksamhet. Vi strävar efter en säker och sund arbetsmiljö där man mår bra. Vårt mål är att vara branschledande på hälso- och arbetsmiljöområdet, att steg för steg vidta förbättringar som för oss allt närmare målet om en arbetsmiljö utan arbetsskador. Vi främjar åtgärder som ger medarbetarna en säkrare arbetsmiljö och förebygger arbetsplatsolyckor, och delar med oss av dessa till vår leverantörskedja och hela branschen.

Vad innebär det för dig?

• Tillsammans med Optimal Kommunikation och våra andra leverantörer ansvarar du för att skapa en trygg och säker arbetsmiljö.

• Du säkerställer att dina medarbetare och andra i leverantörskedjan har den utbildning och utrustning som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter på ett säkert sätt.

• Du står aktivt bakom att det är varje medarbetares rätt och skyldighet att stoppa riskfyllt arbete.

6

Optimal Kommunikation | Uppförandekod för leverantörer

Rättvisa arbetsvillkor Allmänt erkända globala mänskliga rättigheter och rättvisa arbetsvillkor ska gälla för alla som arbetar med våra projekt, på våra arbetsplatser och i vår leverantörskedja.

Vad innebär det för dig?

• Du erbjuder arbetsförhållanden, arbetstider, löner och förmåner

i enlighet med nationella och lokala regelverk, samt med relevanta ILO-konventioner.

• Du tillåter ingen form av människohandel, barnarbete och tvångs-

arbete. Detta omfattar bland annat lagstridigt eller otillbörligt innehållande av lön. Med barn avses personer under 15 år, eller högre lagstadgad minimiålder om lokal lagstiftning föreskriver en sådan.

• Du begränsar inte på något sätt dina arbetstagares frihet och rörlig-

het. Det kan till exempel handla om krav på att arbetstagarna överlämnar identitetshandlingar, pass eller arbetstillstånd som ett villkor för anställning.

• Du erkänner och respekterar arbetstagarnas rätt till föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar, där det är förenligt med gällande lagstiftning.

• Du erkänner de särskilda behov som finns hos anställda under 18 år.

Rättvisa arbetsvillkor

7

Ingen diskriminering– inga trakasserier Vi gillar olika. Vi arbetar som ett team och främjar en öppen, rak och respektfull kommunikation. Vi behandlar alla lika och ger alla samma anställnings- och karriärmöjligheter, och vi tolererar vare sig trakasserier eller diskriminering i något som helst avseende.

Vad innebär det för dig?

• Du tolererar inte någon form av respektlöst beteende, mobbning, diskriminering, trakasserier eller sexuellt ofredande.

• Du diskriminerar ingen. Du bemöter samtliga medarbetare och

arbetssökande på samma sätt och ger dem samma möjligheter.

• Du främjar och bidrar till en inkluderande företagskultur.

8

Optimal Kommunikation | Uppförandekod för leverantörer

Omsorg om miljön Vi tror att vi kan bidra till att skapa en hållbarare värld. Vi arbetar aktivt för att vår verksamhet och våra projekt, produkter och tjänster ska ha minimal miljöpåverkan genom hela livscykeln.

Transporter Vid val av transportsätt för leverans av gods görs prioritering enligt nedan:

Vid val av transportsätt till kund-/ leverantörsmöte görs prioritering enligt nedan:

1. Utlovad leveranstid

1. Miljöaspekter och Miljöhänsyn

2. Miljöaspekter

2. Kostnad

3. Kostnad

3. Avtalad tid

Vad innebär det för dig?

• Du driver din verksamhet på ett ansvarsfullt sätt med hänsyn till

miljön, följer tillämplig miljölagstiftning och arbetar enligt ISO 14001, eller motsvarande.

• Du följer de standarder som Optimal Kommunikations miljöledningssystem anger.

Omsorg om miljön

9

Skydd av tillgångar, egendom och utrustning Våra tillgångar har avgörande betydelse för vår verksamhet. Därför skyddar vi dem från skador, stöld, förlust och felaktig användning.

Tillgångar kan vara materiella eller immateriella. Exempel på materiella tillgångar är produkter, råmaterial, maskiner och annan utrustning, kontanta medel, lokaler och fastigheter. Exempel på immateriella tillgångar är vårt varumärke, patent, varumärken, vår expertis, våra affärshemligheter och upphovsrätter.

Vad innebär det för dig?

• Du hanterar tillgångar som ägs av Optimal Kommunikation eller våra intressenter med omsorg.

• Du skaffar vederbörliga tillstånd innan du använder tillgångar som ägs av Optimal Kommunikation eller andra parter.

• Du accepterar inte att tillgångar lämnar företaget utan tillstånd från företagets ledning. Om så sker betraktas detta som stöld.

10

Optimal Kommunikation | Uppförandekod för leverantörer

Rutiner för sekretess Vi behandlar all konfidentiell information som rör Optimal Kommunikation och våra intressenter med respekt. Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att förhindra att konfidentiell information sprids till personer som inte behöver eller har rätt till dessa uppgifter i sitt arbete.

Vad innebär det för dig?

• Du ser till att skydda konfidentiell information som du tar del av genom Optimal Kommunikation, våra kunder eller andra parter.

• Om du av misstag får tillgång till konfidentiell information avstår du

f rån att använda informationen, oavsett om den kommer från Optimal Kommunikation, våra kunder eller andra parter. Du kontaktar avsändaren och meddelar Optimal Kommunikation vad som inträffat.

Rutiner för sekretess

11

Hantering av personuppgifter Personuppgifter kan innefatta namn, personlig information, foton eller personnummer. Vi respekterar allas rätt att få sina personuppgifter behandlade på ett lagenligt och säkert sätt, med hänsyn för den personliga integriteten. Olika länder har olika bestämmelser för vad som utgör personuppgifter och hur sådana ska skyddas.

Vad innebär det för dig?

• Du ser till att personuppgifter behandlas i enlighet med tillämpliga

lagar och bestämmelser. Detta gäller exempelvis vid registrering, insamling, jämförelser, lagring och borttagning – eller en kombination av dessa.

• Du är väl insatt i hur Dataskyddsförordningen fungerar, dess krav och möjligheter.

12

Optimal Kommunikation | Uppförandekod för leverantörer

Mot korruption och mutor Vi bedriver vår affärsverksamhet med hög integritet. Vi har nolltolerans mot alla former av mutor och korruption, liksom mot förskingring, penningtvätt, otillåtna provisioner, utpressning, bedrägeri och gynnande av familj eller vänner i affärssammanhang.

Vad innebär det för dig?

• Du driver din affärsverksamhet med integritet och tolererar inte mutor och korruption i någon form.

• Du får under inga omständigheter begära, ta emot, betala, erbjuda

eller sanktionera mutor, varken direkt eller indirekt. Detta innebär att du aldrig får försöka utverka otillbörligt inflytande på eller muta Optimal Kommunikations-medarbetare, kunder, offentliga tjänstemän eller någon annan fysisk eller juridisk person. Vare sig inom Sveriges gränser eller i annat land.

• Du erbjuder eller betalar aldrig smörjpengar (s.k. facilitation payments) till offentliga tjänstemän för att påskynda handläggningen av rutinärenden, eller liknande. Du låter heller inte andra göra detta för din räkning.

• Du ser till att alla rapporter, handlingar och fakturor är kompletta och korrekta, och inte felaktiga eller vilseledande.

Mot korruption och mutor

13

Konkurrens på lika villkor Konkurrens får oss att arbeta effektivare och bli mer kreativa, vilket utgör grunden för en välfungerande marknadsekonomi. Vi vill ha rättvis konkurrens och accepterar inte brott mot antitrust- och konkurrenslagar eller liknande bestämmelser. Vi tror på konkurrens på lika villkor.

Vad innebär det för dig?

• Du bedriver verksamhet i rättvis konkurrens med andra aktörer.

• Du deltar inte i anbudskarteller genom att avstå från att lämna anbud, överenskomma anbudsnivåer, artighetsanbud, turvis anbud eller genom andra konkurrens- begränsande anbudsmetoder.

• Du medverkar inte i någon kartellbildning med konkurrenter, exempelvis genom att dela upp eller fördela marknader eller kunder, eller genom prisöverenskommelser.

14

Optimal Kommunikation | Uppförandekod för leverantörer

Intressekonflikter När vi uppträder som ombud för en arbetsgivare eller annan part, ska vi fatta beslut som är till nytta för vår huvudman utan hänsyn till personlig vinning.

Optimal Kommunikations verksamhet ska bedrivas så att vi aktivt undviker alla intressekonflikter, och detta kräver vi också av vår leverantörskedja.

Intressekonflikter kan exempelvis uppstå i samband med representation och nöjen, gåvor, bidrag till välgörande ändamål eller politiska partier, sponsring och nära personliga relationer.

Vad innebär det för dig?

• Du undviker situationer som kan leda till eller ge intryck av att

skapa intressekonflikter inom ramen för ditt uppdrag för Optimal Kommunikation.

• Du underrättar Optimal Kommunikation om du konstaterar att en

potentiell intressekonflikt föreligger med avseende på ditt uppdrag för Optimal Kommunikation.

Intressekonflikter

15

Gåvor och representation Vi varken begär, erbjuder, tar emot eller godkänner representation eller gåvor som otillbörligt kan påverka – eller ge intryck av att påverka – våra egna, våra kunders eller andra samarbetspartners affärsbeslut. Optimal Kommunikation har en policy för representation och gåvor som anger i vilka sammanhang och till vilka belopp dessa får förekomma.

Vad innebär det för dig?

• Du respekterar och följer Optimal Kommunikationspolicy för representation och gåvor.

• Du varken erbjuder eller tar emot representation eller gåvor som otill-

börligt kan påverka – eller ge intryck av att påverka – affärsbeslut som fattas av dig, av Optimal Kommunikation, av Optimal Kommunikations kunder eller andra parter.

• Du rapporterar till Optimal Kommunikation om någon av våra medarbetare begär någon som helst representation, gåva eller personlig tjänst gratis eller till ett billigare pris än marknadsvärdet.

16

Optimal Kommunikation | Uppförandekod för leverantörer

Så rapporterar du misstänkta händelser Du kan anmäla en misstänkt händelse till ansvarig chef på Optimal Kommunikation, eller använda kontaktuppgifterna nedan för att rapportera misstänkt eller konstaterat oetiskt uppträdande till Optimal Kommunikations etiska råd.

Optimal Kommunikation:

• E-post: codeofconduct@optimalkommunikation.se • Tel: +46 40 630 74 03 • Webb: optimalkommunikation.se/coc

Så rapporterar du misstänkta händelser

17

Anteckningar

18

Optimal Kommunikation | Uppförandekod för leverantörer

Anteckningar

19

Kommunicera smart med optimalt resultat