ALTIJD EN OVERAL INZICHT IN ‘DE CIJFERS’

Als importeur en distributeur van een aantal toonaangevende Amerikaanse schoenenmerken in Europa vertrouwt Authentic Brands al bijna tien jaar op Exact Online Handel. De voornaamste reden: altijd en overal inzicht in de cijfers. “Exact vormt de basis voor een stabiele en verdere groei van onze organisatie”, stelt Kristian Bloem, General Manager van Authentic Brands.

Voor merken als OluKai, OOfos en Chaco verzorgt Authentic Brands niet alleen de Europese distributie aan retail(ketens), het bedrijf uit Wateringen brengt ze ook zelf aan de man of vrouw via een aantal eigen e-commercekanalen. Al vrij snel na de oprichting van Authentic Brands had Bloem met zijn compagnon een duidelijk beeld voor ogen: te allen tijde grip op de cijfers houden. “Je kan veel zaken op gevoel doen, maar we leven nu eenmaal in een digitaal tijdperk met mooie digitale middelen, dus waarom zou je daar geen gebruik van maken? Bij Exact vonden we (negen jaar geleden al!) precies wat we nodig hadden.”

Maattabellen

Exact Online Handel is voor Authentic Brands een facturatie-, inkoop- en voorraadsysteem ineen. “We waren destijds op zoek naar een alles-in-een-programma en Exact bood dat aan”, weet Bloem. “Het feit dat onze accountant ook al met Exact werkte, was een prettige bijkomstigheid. Neemt niet weg dat we wel een vergelijkend warenonderzoek hebben gedaan. Er zijn namelijk systemen op de markt die zich specifiek richten op de modebranche en werken met matrixen en maattabellen. Dat doet Exact Online niet, maar gezamen- lijk is er wel een oplossing voor gevonden. Dat gaf de doorslag om toch voor Exact te kiezen. We maken dan ook zoveel mogelijk gebruik van alle functionaliteiten die Exact Online Handel te bieden heeft. In sommige gevallen hebben we onze interne processen hier zelfs een beetje op aangepast, zodat we altijd optimaal inzicht hebben in de cijfers. Dat is waar Exact echt in uitblinkt: de cijfers zijn altijd up to date: of het nu verkoop- of inkoopgerelateerd is, we zien wat de omzet is, het resultaat en de kosten. Dat is gewoon erg prettig.”

Exact Online App Center

Behalve de orderafhandeling verlopen ook de inkoopprocessen van Authentic Brands via Exact Online. “We moeten soms voor een half jaar tot een jaar vooruit inkopen. Ook dat doen we via Exact nu veel sneller en bovendien op basis van de juiste (historische) data”, legt Bloem uit. “Het is zelfs mogelijk om volledig geautomatiseerd een besteladvies te genereren en naar leveranciers te sturen. Dat is echter voor onze Amerikaanse leveranciers nog een brug te ver. Zij zijn nog (lang) niet zover.” Dat is bij Authentic Brands wel anders. “Onze financiële afdeling, het magazijnpersoneel en ook de customer service werken naar volle tevredenheid met Exact. Ook de verkoop buitendienst is ‘gekoppeld’, weliswaar via een partnerapp uit het Exact Online App Center – App4Sales van Optimizers – en heeft op die manier ook altijd een actueel overzicht van de voorraad. Exact vormt in feite de centrale hub in onze organisatie, waaraan we naar behoeven partnerapps koppelen, zoals xCore voor een koppeling naar de verschillende e-commercekanalen, om de business steeds verder te finetunen.”

Exact Voorraadbeheer App

Authentic Brands werkt dus al vele jaren naar volle tevredenheid met Exact Online Handel. “Het mooie is dat je met een druk op de knop kunt zien wat de marge is op een bepaalde klant of op een artikel, maar ook welk prijzenbeleid je moet hanteren met bijvoorbeeld de wisselende valutakoersen. Alles draait in onze organisatie om inzicht. De vele cockpits in Exact maken elk proces volledig inzichtelijk en geven ook aan welke producten bijvoorbeeld iets meer aandacht nodig hebben.” Sinds een half jaar werkt men in het magazijn in Wateringen ook met de Voorraadbeheer app. “Een nieuwe ontwikkeling waar we erg blij mee zijn en de ontbrekende factor in het digitaal afhandelen van het logistieke proces. We werken sindsdien volledig papier- loos en hebben nóg meer controle op het lopen van de orders.” Spaander vult aan: “De app biedt nog veel meer mogelijkheden, zoals orderpicken, goederenontvangsten, verplaatsingen, artikelinformatie, enz. en werkt voortaan ook in combinatie met Android scanners.” Volgens Bloem is de app uitermate gebruiksvriendelijk. “We werken hier met meerdere generaties in het magazijn, maar zelfs mijn vader – een behoorlijke digibeet – kan prima overweg met de Exact Voorraadbeheer app.”

Met Exact Online Handel heeft Authentic Brands dus altijd en overal inzicht in de cijfers. “Ik ben heel tevreden met hoe het systeem momenteel is ingericht”, zegt Bloem. “Het is een behoorlijke investering, maar die betaalt zich ruimschoots terug. Exact biedt ons alle inzichten die we nodig hebben om een stabiele en gezonde groei te realiseren.” I <