Plan van aanpak hotel project

HOTEL PROJECT PLAN VAN AANPAK

PLAN VAN AANPAK Opdrachtgever Daphne Glasmacher Project Hotel Plaats Condensatorweg 36 Adres 1014 AX Amsterdam Telefoon 020 850 95 00 E-mail D.Glasmacher@ma-web.nl Afdeling Opdrachtgever

Betrokken klassen RV2A RV4A RV4B AV2A AV2B

Situatieschets en probleemstelling Ter promotie van de Nationale Biscoopbon worden er een aantal scenario’s verfilmd.

De scenario’s zijn gebaseerd op dialogen uit bekende films die zijn gefilmd in hotelkamers.

Het is de bedoeling om samen te werken met de andere klassen en gezamelijk een filmset te realiseren. Voor onze groep is dit de film Assassins waar vervolgens de scene over gefilmd zal worden.

Project doelstelling De doelstelling van het project is door middel van samenwerking met de andere klassen een filmset te maken. Elke klas heeft zo zijn eigen groepen binnen deze groepen zijn er verschillende taken die vervuld zullen worden. Het uiteindelijke eindproduct zal bestaan uit een filmset en een gefilmd scenario van een bekende film. Dit wordt vervolgens gebruikt als promotie materiaal voor bioscoop bezoekers.

Resultaten en producten Debriefing Moodboard Plan van aanpak Planning van de werkzaamheden (wie gaat wanneer wat doen?)

Werkverdeling Briefing geven 2e jaars Werk verdelen Instructie geven Controle (pos.feedback geven) Evaluatie per medewerker per dag Halverwege het project controle planning: voortgangsraportage Contactrapport (als er problemen zijn of anders gaat) Dagevaluaties Afspraken maken opdrachtgever/ werknemer Algehele begroting, gespecificeerd in onderdelen Bestellijst/offerte/afspraken leverancier Alle examenproducten overzichtelijk in projectmap

PLAN VAN AANPAK Randvoorwaarden en beperkingen Wat er nodig is om dit project te laten slagen is: goed in teamverband werken, goed met elkaar communiceren, alles goed bijhouden en zo veel mogelijk de tijd benutten.

Ook het afstemmen van de inkopen en de benodigheden met medestudenten kan tijd, moeite en budget schelen. Als iedereen zijn taken goed uitvoert en we elkaar helpen zal dit project zeker slagen.

Projectorganisatie/ planning Het hotel project zal op maandag 10 maart 2014 opgeleverd moeten worden, verbetering van het eindproduct vind plaats op dinsdag 11 maart. De totale tijd voor het project bedraagd ongeveer 4 รก 5 weken inclusief briefing. De tijd die er per onderdeel besteed gaat worden is nog niet helemaal duidelijk we werken volgens een planning. En hebben per week een deadline voor verschillende deelproducten. De volgorde van de activiteiten en deelproducten zijn duidelijk zichtbaar via de planning. Via de werkverdeling en de planning van de werkzaamheden zullen de verschillende taken per student zichtbaar zijn. De taken verschillen natuurlijk per klas, de ruimtelijk vormgevers van het 2e jaar zijn de Setdressers en wij als 4e jaars Art Directors. als Art Directors hebben we de verantwoording over de setdressers en de deelproducten die hier binnen vallen.

De andere klas waarmee we samenwerken is Audio Visueel hier ook weer samen met de 2e en 4e jaars studenten. Audio Visueel heeft de verantwoording over het geluid, geluidsafwerking, camera, belichting, regie, en montage van de film. De verdeling tussen uitvoerders en opdrachtgevers is verdeeld tussen het 2e jaar en het 4e jaar studenten. Wij als Art Directors (4ejaars) moeten de Setdressers (2e jaars) aansturen en controleren op hun werk en geleverde producten, ook zijn wij er om problemen of vragen te verhelpen en op te lossen.

De iformatie die benodigd is om aan het werk te gaan wordt duidelijk via verschillende methodes gegeven aan de studenten. Zelf zullen wij Art Directors een briefing schrijven voor de Setdressers waar in komt te staan welke producten er geleverd moeten worden en op welke manier deze gerealiseerd moeten worden. Ook zullen we hierbij een dag-evaluatie voor ze maken die ze zelf aan het einde van elke werkdag in kunnen vullen en bij ons in kunnen leveren.

Zo kunnen we moeilijkheden of problemen op tijd aankaarten en hiervoor oplossingen vinden.

En zo hebben de Setdressers ook een soort van een dagelijkse zelfreflectie van waar ze mee bezig zijn. Los hiervan bespreken we belangrijke zaken ook onderling met de andere klassen. Zo is er dus ook al een facebookpagina waar iedereen binnen de groep toegang tot heeft. De pagina heeft als nut veranderingen of informatie over het project te vinden of om snel in contact te komen met medestudenten uit andere klassen. Ook is er een aparte contact lijst gemaakt waar per student algemene informatie staat vermeld zoals: e-mail, telefoon nummer, naam en afdeling binnen het project. Er wordt natuurlijk ook goed gebruik gemaakt van de schoolmail. Ook dienen de facebook pagina en de schoolmail voor definitieve documenten, informatie, planning en veranderingen.

PLAN VAN AANPAK De kwaliteit van de producten die gemaakt en geleverd worden wordt behouden en beordeeld.

Voor ons 4e jaars is dit een examen onderdeel en dus worden de gemaakte producten beordeeld door een derde partij. De beordelingen zijn onderverdeeld in kerntaken de kerntaken die gelden voor dit project zijn kertaak 4.1, 4.2, 4.4 en 4.5. Aan de hand van deze taken worden we beordeeld op de producten. De Setdressers worden vervolgens gedeeltelijk door ons als Art Directors gestuurd en beordeeld op hun producten en werkwijze. De kwaliteitseisen die verbonden zijn aan de te leveren producten moeten overeen komen met de daarvoor gemaakte moodboards en de bij behorende scene. Het is aan ons de taak als Art Director de kwaliteit te behouden en zo tot een goed mogelijk resultaat te komen. De verschillende gemaakte producten worden beordeeld voor, tijdens en na het realiseren hiervan zodat er optijd ingegrepen kan worden en fouten gereduceerd kunnen worden tot het minimum.

Financiele aspecten Het totaal budget voor het project bedraagd â‚Ź300.- dit bedrag zal in handen zijn van ons Art Directors. Met dit budget moet het gehele project gefinanceerd worden alles wat ingekocht of gehuurd moet worden zal hiervan betaald worden. De Setdressers kunnen bij ons terecht als ze spullen nodig hebben of willen inkopen, wij zijn dan uiteindelijk de beslissende factor.

Voor de realisatie van de filmset zijn er veel spullen nodig, de meeste van deze spullen zijn bij medestudenten thuis te vinden of bij een kringloopwinkel. We zullen proberen de meerderheid van de spullen gratis te vinden of voor een lage prijs in te kopen denk bijvoorbeeld aan websites als marktplaats. Het is nu nog niet helder hoeveel van het budget er per onderdeeld besteed gaat worden, wanneer de lijst voor benodigde spullen (checklist) af is zou dit duidelelijk gemaakt worden.

Dit in combinatie met een prijslijst, begroting en kostenoverzicht.

Communicatie De communicatie middelen die worden ingezet zijn: telfoon, e-mail, school mail, facebook en via briefing. Alle studenten kunnen bij de informatie die gegeven wordt en kunnen onderling de zaken bespreekbaar maken. Via een gezamelijke planning kan preccies worden bijgehouden wat op welke dag plaats vind wat er voor nodig is en door wie het beordeeld en gerealiseert gaat worden.

Van alle gemaakte deel en eindproducten zal verslag komen in document vorm maar ook als foto’s.

Zo kunnen de veranderingen worden bijgehouden en worden de stappen van het project bewaard.

Ook zal er een Whatsapp groep aangemaakt worden waarop iedereen bereikbaar zal zijn om snel en gemakkelijk met elkaar te kunnen spreken.

PLAN VAN AANPAK Risico’s Er kan veel mis gaan tijdens dit soort projecten zoals het niet goed communiceren het niet begrijpen van de opdracht en tekort schieten aan budget of het niet eens zijn met de taakverdeling.

Dit zijn zaken die zich altijd voor kunnen doen tijdens een project van deze schaal aan ons de taak als Art Director iedereen helder te informeren over de taken, producten en informatie zodat iedereen begrijpt wat die te doen staat. Bij geval van problemen of misvattingen zullen we zo spoedig mogelijk alternatieven of maatregelen nemen om het project draainde te houden en iedereen tevreden te stellen.

Omar Vasquez Jesus RV4A