ACADEMIEJAAR 2014-2015
TA A LT I P S
E-mailetiquette
www.odisee.be
TA A L B E L E I D O D I S E E
26 e-mail etiquette tips Wij zetten voor jou de do’s & don’ts van het moderne e-mailverkeer op een rijtje.
E-mailadres 1.
Gebruik steeds je neutrale e-maildres van Odisee. WEL: XX@student.odisee.be NIET: detofste123@yahoo.com
Aanspreking 2.
Begin je e-mail met een aanspreking, niet meteen met tekst.
3.
De aanspreking is beleefd en bevat de familienaam van de ontvanger. NIET: Hallo, Dag mijnheer, Hoi, Goeiedag WEL: Geachte heer De Wilde, Beste mevrouw Vandaele
4.
Ken je de familienaam van de ontvanger niet, dan typ je: NIET: Geachte, Beste WEL : Beste heer, mevrouw / Beste heer of mevrouw
5.
Na de aanspreking plaatsen we geen komma.
6.
Onderwerp / subject Vul altijd het onderwerpveld in. Vermeld kort, duidelijk en concreet waarover je e-mail gaat. NIET: snel vraagje WEL: vraag over het examen anatomie
Slotgroet en afzender
7. Gebruik een gepaste slotgroet met duidelijke afzender NIET: Ciao, Mvg, Vrgr, Groetjes, Hoogachtend, Met de meeste achting WEL: (Met) vriendelijke groet(en)
8.
Onderteken je e-mail met je voornaam + familienaam, je studiejaar, je opleiding en eventueel een telefoonnummer.
Formulering 9.
Je stijl is vlot, niet tĂŠ plechtig of formeel. NIET: Hopende op een positieve reactie uwerzijds, verblijf ik ... WEL: Ik hoop op een positieve reactie. Alvast bedankt!
10. Vermijd chattaal. Je e-mail bevat geen afkortingen zoals aub, asap, mss. Vermijd ook smileys. 11. Gebruik zo weinig mogelijk kapitalen. Alles in hoofdletters schrijven is het digitale equivalent van schreeuwen. Gebruik alleen hoofdletters volgens de heersende taalregels. Aan het begin van de zin dus, of WANNEER IEMAND ECHT
An De Moor, talenbeleidcoördinator aan het woord. “Digitaal fatsoen: het klinkt ouderwets maar het bestaat! Niet alleen je docenten zijn daarvoor gevoelig, ook ‘het werkveld’. Onthoud: je bent zoals je mailt.”
HARDHORIG IS … NIET: SNEL antwoord graag !!!! Dank u !! ;-) WEL: Bedankt
Inhoud 12. Houd je boodschap beknopt, to-the-point en duidelijk. 13. Het begin van de e-mail maakt duidelijk waarom je mailt. Formuleer duidelijk wat je van je docent verwacht (actie, mening, advies). 14. Gebruik je e-mail enkel voor mededelingen of vragen en niet om irritaties of negatieve emoties te uiten.
Bijlage 15. Je e-mail verwijst kort naar de bijlage, ook als je een bijlage forwardt. Voorbeeld: In de bijlage/als bijlage vindt u mijn taak voor Stage II.
16. Verstuur geen al te grote bijlagen (tenzij anders afgesproken) 17. Geef je bijlagen een duidelijke naam/titel. NIET: verslag.docx WEL: stageverslag_BenDeschuyter.docx
18. Controleer of de bijlage ingesloten is voor je de e-mail verstuurt.
Lay-out, spelling, grammatica en leestekens
19. Je e-mail is kort, maximum één beeldscherm. Als je e-mail toch langer is, maak dan alinea’s. Gebruik witregels om langere teksten te structureren. 20. Na de aanspreking en voor de slotformule plaats je sowieso witregels. 21. Elke zin begint met een hoofdletter. Let ook op punten en komma’s. Laat ze niet achterwege zoals in chattaal. 22. Je spelling en grammatica zijn correct. Check je spelling op www.woordenlijst.org.
Verstuur je e-mail op tijd
23. Gun je docent de tijd om te reageren.
24. Tijdens de vakantie of het weekend zijn docenten onbereikbaar (tenzij anders afgesproken). 25. Vermijd het overdadig gebruik van flames. Een flame is een bericht dat aangekruist staat met een rood vlaggetje. Gebruik dat alleen voor extreem belangrijke berichten. Zo belangrijk ben je nu ook weer niet in de online-jungle. 26. Vermijd kettingmails (re: re: re: re:…). Gebruik ‘allen beantwoorden’ uitsluitend indien dit echt nodig is.
Toledo: dé bron van informatie Kijk vooraleer je je docent mailt of de info die je zoekt niet op Toledo staat! Stuur dus niet voor elke vraag of opmerking die je te binnen schiet meteen een mail. Ga eerst zelf op zoek naar de informatie die je nodig hebt..
Taal en Odisee
Meer info? An De Moor
www.odisee.be
V.U. Dirk De Ceulaer, Warmoesberg 26, 1000 Brussel © 2015
Talenbeleidcoördinator – International Relations Coordinator / ICOS T + 32 (0)475 62 00 98 Technologiecampus Gent – lokaal D023 Gebroeders De Smetstraat 1, B-9000 Gent