Iedereen Digitaal

Hoe we investeren in welzijn op en om het werk

“

Alle medewerkers van OCMW Brugge en de welzijnsverenigingen vlot toegang geven tot digitale werktoepassingen: dat is de bedoeling van Iedereen Digitaal. Het project wordt momenteel uitgerold binnen onze organisatie. De projectmedewerkers geven tekst en uitleg.

Het onderscheid tussen online en offline medewerker wordt volledig weggewerkt. Daar vaart iedereen wel bij.”

“Het belang van Iedereen Digitaal is groot, we zijn met zo’n 2.300 medewerkers binnen de organisatie. Slechts helft van hen heeft een persoonlijke mailaccount op het werk om zaken digitaal op te vragen. Wie geen mail via het werk heeft, mist heel wat en daardoor moeten leidinggevenden nog heel wat zaken op papier opvolgen. Sinds corona weten we dat digitale oplossingen de beste manier zijn om mensen vlot(ter) te bereiken en te informeren. Vandaar: Iedereen Digitaal.”

Tom tekende de projectstructuur voor Iedereen Digitaal uit en waakt over de samenstelling van het projectteam en de doelstellingen. Vergaderingen organiseren, de kostprijs en de realisatie van de producten opvolgen, informeren en rapporteren aan de stuurgroep: het hoort er allemaal bij.

“Zodra Iedereen Digitaal live gaat, zullen de voordelen voor iedereen merkbaar zijn. De grootste stap vooruit is dat iedereen de prikklok zelf kan consulteren. Mensen zullen via de app de status van hun verlofdagen kunnen zien of aanvragen, of een tellerstand doorgeven. Loonstrookjes opvragen en intranet raadplegen wordt ook een stuk makkelijker voor wie het vroeger zelf niet kon.”

Iedereen Digitaal zorgt ervoor dat iedereen gelijkwaardige toegang krijgt tot informatie op het werk. De grootste troef is volgens Tom duidelijk:

“

Ik treed op als projectsponsor voor Iedereen Digitaal en zorg ervoor dat alles correct wordt uitgerold. Dat doe ik met plezier, vanwege het belang van dit verhaal. We willen alle mensen op de vloer nog beter ondersteunen en informeren. Gelijke toegang tot informatie is de eerste vereiste, en dat krijgt iedereen binnenkort via de eigen smartphone.”

De uitrol van ‘Iedereen Digitaal’ gebeurt op dit moment grotendeels achter de schermen. Daarvoor werkt Pïeter nauw samen met de andere projectverantwoordelijken en de dienst ICT.

“Voor dit project werken we ook aan een landingspagina. Vergelijk het met een app die je kan installeren op je smartphone. Zo kan iedereen personeelsapplicaties en -programma’s raadplegen, net als het intranet en de mailbox. Het is een hele stap vooruit.”

Om een duidelijk zicht te krijgen op de noden van medewerkers zonder mailaccount op het werk, werd in april/mei een bevraging gehouden bij het personeel van OCMW Brugge en de welzijnsverenigingen. Afhankelijk van hun digitale vaardigheid, kunnen medewerkers instappen in een opleidingstraject op maat.

“Het gaat om drie niveaus: mensen die geen digitale basisvaardigheden hebben om met een smartphone te werken, zij die de basisvaardigheden beheersen maar bepaalde extra’s nog niet kennen en de groep die volledig zelfstandig aan de slag kan met een eigen smartphone. De eerste twee groepen krijgen een opleidingstraject van een externe leverancier. Dat traject start begin volgend jaar.”

“De app houdt medewerkers in een vingerknip up-todate op verschillende vlakken. De digitale wereld heeft sinds corona een grote sprong voorwaarts gemaakt. Dankzij Iedereen Digitaal krijgen we de kans om ook de medewerkers die (nog) niet digitaal vaardig zijn, mee aan boord te nemen.”

“Dit verhaal wordt mogelijk gemaakt dankzij Vlaamse subsidies voor de verdere uitrol van een lokaal einclusiebeleid. De budgetten die wij ontvangen, maken deel uit van het Vlaamse actieplan ‘Iedereen

Rol: senior leverancier - Sabine Van Overloop

Pieter onderstreept dat Iedereen Digitaal naast brede ondersteuning ook zelfredzaamheid promoot.

“Vaak hebben mensen te weinig zelfvertrouwen om iets te proberen of installeren op de smartphone. Ze kunnen heus meer dan ze denken, maar IT-support blijft beschikbaar mochten er voor dit project technische hindernissen zijn. Zo krijgen we op termijn iedereen digitaal mee.”

“Als senior klant en e-inclusie manager zorg ik ervoor dat de gebruiker centraal staat in dit project. In samenwerking met de firma Knight Moves voeren we een gebruikersonderzoek uit om de noden van die gebruiker te kennen. Dat gebeurt in september en het wordt de basis voor de opleiding, zoals Pieter al vermeldde. Omdat we weten dat nieuwe projecten soms ‘weerstand’ veroorzaken in een organisatie, gaan we ook met ambassadeurs werken. Zij helpen Iedereen Digitaal promoten op de werkvloer en onderstrepen het belang ervan, op een collegiale manier.”

Iedereen Digitaal is omvangrijk, onderstreept Isabel. Ook na de lancering wordt het project verder geëvalueerd. Zo blijven medewerkers maximaal betrokken.

“We denken na over een ‘hulplijn’, een soort plek waar mensen terecht kunnen met vragen over Iedereen Digitaal. Want na de opleiding gaan er onvermijdelijk zulke vragen opduiken. Bovendien moeten nieuwe medewerkers hier vlot kunnen instappen op Iedereen Digitaal. Daarom blijven we na de lancering investeren in opleidingen én sturen we geregeld triggers uit om iedereen te motiveren. Het maakt van Iedereen Digitaal een realiteit in de organisatie.”

De grootste troef van dit project is de app, vindt Isabel zelf.

Digitaal’. Daarbij ligt de klemtoon op acties waarbij het personeelslid centraal staat. Het is een hele stap vooruit voor OCMW Brugge en de welzijnsverenigingen, dat we met Iedereen Digitaal aan de slag gaan. Ik ben dankbaar dat onze ondersteunende diensten het belang inzien van deze nieuwe manier van werken en dat we van het bestuur mogen investeren in de digitale vaardigheden van ons personeel.”

De digitale kloof helpen dichten, vindt Sabine een absolute must in een toekomstgerichte werkcontext.

“

Een concrete opleiding en een bijbehorende tool die nuttig is voor elke werknemer, waardoor werken des te aangenamer wordt. We gaan binnen OCMW Brugge en de welzijnsverenigingen ook medewerkers motiveren om collega’s hierbij te helpen en ondersteunen. Digitale toepassingen zijn niet voor iedereen evident, alle support is welkom. Wie digitaal vaardig is, krijgt van ons het fiat om anderen mee aan boord van de ‘digitale trein’ te helpen.”

Meer info over Iedereen Digitaal:

Naast de vormingstrajecten (tijdens de werkuren) is er een infopunt waar je digitaal en telefonisch terecht kan: iedereendigitaal@mintus.be

T 050 32 75 10