CÓDIGO
DE ÉTICA SGC-GGO-CUM-P02
Índice 2
• Propósito • Alcance
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• Definiciones • Responsables
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• Principios Éticos
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• Norma General sobre el Principio de Confidencialidad
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• Normas Generales sobre la Lealtad Profesional
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• Sanciones por la infracción al Código de Ética • Consultas e información
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Propรณsito Establece el conjunto de normas que rigen el comportamiento de la entidad y sus colaboradores, a fin de que se constituya en el fundamento para guiar el accionar de la entidad.
Alcance El presente cรณdigo es de lectura obligatoria para la Junta Directiva y todos los colaboradores de Oceรกnica de Seguros.
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Definiciones
Gobierno corporativo: Conjunto de relaciones entre la administración de la entidad, su Órgano de Dirección, sus propietarios y otras partes interesadas, las cuales proveen la estructura para esÉtica: La ética en Oceánica de Seguros hace én- tablecer los objetivos de la entidad, la forma y los fasis en la transparencia con que deben de to- medios para alcanzarlos y monitorear su cumplimarse las decisiones de la organización, así como miento. El Gobierno corporativo define la manera el conjunto de principios básicos de actuación y en que se asigna la autoridad y se toman las deprácticas de conducta de todas las personas que cisiones corporativas. laboran para la empresa. Conflicto de interés: Surge cuando una actividad o interés personal interfiere con nuestra responsabilidad, compromiso o lealtad hacia Oceánica de Seguros.
Responsables
La Junta Directiva será responsable de aprobar y promover entre el personal, el Código de Ética Públicos de interés: Miembros de Junta Directide Oceánica de Seguros S.A., así como de modiva, colaboradores, proveedores y clientes. ficarlo y adaptarlo a los nuevos requerimientos normativos y del mercado. Sanción: Consecuencia de una conducta que constituye infracción al Código de Ética. La Auditoría Interna velará por el cumplimiento de las normas y reglas establecidas en el Código Deber de secreto: Reserva sobre la información de Ética de Oceánica de Seguros S.A. confidencial que esté a su cuidado.
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Principios Éticos Principio de no discriminación e igualdad de oportunidades
Transparencia de gestión
En Oceánica de Seguros el actuar de sus miemOceánica de Seguros S.A. respeta el principio de bros de Junta Directiva y colaboradores serán no discriminación y promoverá la igualdad de transparentes en su actuar. oportunidades. Rechazamos cualquier conducta ofensiva o abusiva que genere un entorno intimi- Buen Gobierno corporativo datorio hacia los derechos personales de los colaboradores. Oceánica de Seguros S.A. implementará un Código de buen Gobierno que establecerá las obligaciones de la Junta Directiva y de sus colaboSelección y reclutamiento radores que pretende maximizar el valor de la Mantenemos una política de selección y recluta- empresa, en aras del logro de los objetivos. miento de personal, basada en la contratación por competencias y atendiendo las necesidades Respeto a las autoridades y competidores del negocio a través del Descriptor de cargo. Nos comprometemos a establecer relaciones de respeto, colaboración con las autoridades reguApego a la normativa ladoras del mercado de seguros y en general, con Oceánica de Seguros realiza su gestión apega- todos los entes de regulación y control del país. da a los principios, normas y leyes que regulan el Asimismo, velamos por mantener prácticas de mercado asegurador garantizando un buen Go- negocio éticas para con la competencia, sin incubierno corporativo. rrir en ninguna actuación que pudiera ser constitutiva de competencia ilícita o desleal.
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Norma General sobre el Principio de Confidencialidad Información de Oceánica de Seguros S.A.
Información de clientes y de colaboradores
Dentro de la información de carácter confiden- 1. La información sobre operaciones de los clientes y colaboradores es de carácter confidencial se encuentra la relativa a datos privados de los clientes, proveedores y colaboradores, estos cial y deberá ser tratada con toda reserva, sin que pueda ser utilizada para ninguna finalidad están sujetos al secreto profesional y no pueden ajena a Oceánica de Seguros S.A. ni facilitada ser facilitados a terceros salvo expresa autorizaa terceros salvo requerimiento legal o requerición de éstos o requerimiento legal. miento del regulador. Las declaraciones oficiales a medios de comunicación o públicos de interés quedan reservadas a 2. El deber de secreto del colaborador rige en las la Junta Directiva, la Gerencia General o a quien relaciones con otros clientes y con terceros, así autoricen, los colaboradores evitarán brindar como con los demás empleados de Oceánica de Seguros S.A., salvo que concurran motivos declaraciones u opiniones que puedan comprometer la imagen, los intereses o la información profesionales que justifiquen la comunicación confidencial de Oceánica de Seguros S.A., de los de la información dentro de los límites legales. clientes o de terceros. 3. Constituye una práctica irregular la consulta de operaciones, de cualquier índole, por parte de colaboradores de Oceánica de Seguros S.A. cuya función y puesto de trabajo no hagan necesario el acceso a tal información.
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Protección de datos personales
transferible. Es responsabilidad de cada colaborador resguardar el equipo de cómputo asignado. La captación, utilización y tratamiento informá- En caso de ausencia o de cese de la relación labotico y comercial de los datos de carácter perso- ral, la empresa anulara el acceso del colaborador nal de los públicos de interés deberá realizarse de a los sistemas informáticos de la entidad. forma que se garantice el derecho a la intimidad de los mismos y el cumplimiento de la legislación Derechos sobre los programas y sistemas actual o que se cree sobre protección de datos. Oceánica de Seguros S.A. es titular de la propiedad y de los derechos de uso y explotación de los Extensión de los deberes de confidencialidad programas y sistemas informáticos que facilita Los deberes de confidencialidad señalados en a sus colaboradores para desarrollar la actividad el presente código subsistirán aun cuando la re- de negocio. lación laboral del colaborador con la empresa haya finalizado. Al cese de la relación laboral, el Los colaboradores no deben explotar, reproducir, colaborador no podrá llevarse ningún tipo de in- replicar o ceder los sistemas y aplicaciones inforformación o documentación de Oceánica de Se- máticas de Oceánica de Seguros S.A. para finaliguros S.A., o adquirida en su condición de cola- dades ajenas para las que fueron contratadas o borador de Oceánica de Seguros S.A., incluida la adquiridas que puedan perjudicar la imagen o los que se encuentre en los archivos de su terminal intereses de la entidad. de cómputo, ni aportar o utilizar dicha informaEl uso de las referidas facilidades podrá ser conción en interés de otra entidad o empresa. trolado por la empresa, respetando la intimidad Tratamiento del Principio de Confidencialidad personal de acuerdo con la ley, siempre que se traen los sistemas informáticos te de sistemas informáticos de la empresa, tanto si la utilización se produce dentro de la misma Cada colaborador será responsable de bloquear o a través del teletrabajo o desde cualquier otro o desconectar su terminal cuando se ausente del acceso. puesto de trabajo. Las claves de acceso a los sistemas de información son de uso personal e in-
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Normas generales sobre la Lealtad Profesional Conflictos de interés
En caso de duda sobre la posible existencia de un conflicto de interés, el colaborador planteará la Los colaboradores no deben abusar, en ningún consulta correspondiente a la Auditoría Interna. caso, de la confianza de Oceánica de Seguros S.A. ni aprovechar el trabajo con la empresa en bene- Relaciones con clientes y proveedores ficio propio, de familiares o de terceras personas vinculadas. Asimismo, no podrá beneficiarse de 1. Debe evitarse cualquier clase de interferencia o influencia de clientes, proveedores o terceros, los activos, medios y recursos que la entidad le que pueda alterar la imparcialidad y objetiviprovea. dad profesional de los colaboradores, obligación que afecta de modo especial a los colaLos colaboradores han de abstenerse de interveboradores que tienen que tomar decisiones nir o influir en la toma de decisiones corporatisobre contratación de suministros y servicios y va y otras operaciones en las que el colaborador, a los que deciden las condiciones económicas sus familiares y personas vinculadas tengan intereses personales. Cuando exista alguna de las de las operaciones con clientes. circunstancias de las anteriormente expresadas, el colaborador interesado tendrá que abstenerse 2. Resulta contraria a la ética profesional la aceptación, por parte de los colaboradores, de cualde participar en cualquier reunión en que se inquier clase de regalos, dádivas, invitaciones, forme o decida sobre el tema en discusión. El cofavores u otras compensaciones de clientes o laborador no podrá dirigirse a los personeros que proveedores, salvo que se trate de atenciones participen en la decisión para influir o intervenir. de cortesía de valor simbólico. Se consideran
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a través de modelos de contratos o cláusulas como tales los de valor inferior a $500, comdiferentes de los autorizados por la entidad. putando este límite por cliente o proveedor. En caso de duda, el colaborador debe consultar al área de Desarrollo Organizacional y Gestión 6. Las incidencias y reclamaciones de clientes deben canalizarse exclusivamente a través de Humana. los servicios de atención al cliente estableci3. La contratación de suministros, servicios exdos por la aseguradora con carácter general. ternos y las relaciones con los proveedores en general, deberán efectuarse a través de proce- 7. Debe ponerse especial atención en el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la dimientos transparentes. legislación sobre prevención del blanqueo de 4. Las relaciones comerciales con los clientes decapitales: identificar a todos los clientes, abstenerse de realizar cualquier operación cuanben regirse por criterios de máxima calidad y transparencia de precios y demás condiciones. do exista certeza o indicios de estar vinculada al blanqueo de capitales, denunciar al Oficial Se evitará cualquier conducta en la publicidad, comercialización y venta que pueda suponer de Cumplimiento de Oceánica de Seguros S.A. las operaciones sospechosas e intentadas, así engaño, falta de información relevante, abuso como debe de cumplirse con todas las polítio manipulación de precios. cas y procedimientos establecidos y no revelar al cliente ni a terceros las actuaciones de con5. Asimismo, los colaboradores deben abstenerse de concertar contratos que no estén expretrol e investigación que se estén realizando y colaborar plenamente con el área indicada y samente incluidas en el catálogo de productos y servicios de Oceánica de Seguros S.A. o con las autoridades públicas.
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Relaciones con organismos públicos 1. Los colaboradores deben colaborar lealmente con las autoridades judiciales, administrativas, fiscales y supervisoras en los términos establecidos en las normas internas, con el objetivo de proporcionar a dichas autoridades una respuesta completa y adecuada en los plazos previstos. 2. Los colaboradores, se abstendrán de ofrecer regalos a autoridades, organismos y administraciones públicas, partidos políticos e instituciones en general, así como de realizar con cargo a Oceánica de Seguros S.A aportaciones a favor de las entidades indicadas o de cualquier otra. Órganos de control Sin perjuicio de las funciones que competen al área de Desarrollo Organizacional y Gestión Humana, Auditoría Interna, Oficialía de Cumplimiento y otras áreas de Oceánica de Seguros S.A, se ha establecido un procedimiento especial para la sanción de los incumplimientos del presente código.
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Sanciones por infracción al Código de Ética Los indicios de las conductas referidas serán investigados y analizados por la Auditoría Interna, que será la encargada con carácter general de recabar todos los datos e información necesaria para la evaluación, con la facultad de solicitar la colaboración de otras áreas de la empresa. La Auditoría Interna elaborará el informe de recomendaciones el cual presentará en el Comité de Auditoría para su análisis y/o aprobación.
En caso de faltas al Código de Ética de la entidad se remitirá al Departamento de Desarrollo Organización y Gestión Humana el informe aprobado con las recomendaciones por parte del Comité de Auditoría para que este último aplique las sanciones que correspondan según lo establecido en el Código de Trabajo de Costa Rica.
Consultas e información Para cualquier consulta, información o duda sobre las cuestiones previstas en este apartado, el colaborador tendrá que dirigirse previamente al área de Desarrollo Organizacional y Gestión Humana.
Oceánica de Seguros S.A., Cédula Jurídica 3-101-666929, Licencia N° A13. 100 metros este de la Agencia Datsun-Nissan. S a b a n a , S a n J o s é . Te l . ( 5 0 6 ) 4 1 0 2 - 76 0 0 . C o r r e o E l e c t r ó n i c o : c o n t a c t o @ o c e a n i c a - c r. c o m . Fa c e b o o k : O c e á n i c a d e S e g u r o s . P á g i n a We b : w w w. o c e a n i c a - c r. c o m