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Calcular con la

computadora

Créditos de la presente edición Coordinación académica José Filiberto Herrera Curiel Autoría Rocío González Díaz Revisión de enfoque educativo Dora María Ruiz Galindo de Hagerman Coordinación gráfica y cuidado de la edición Greta Sánchez Muñoz Adriana Barraza Hernández Revisión editorial Eliseo Brena Becerril Diseño gráfico y diagramación J. Jesús García Morales Antonio Manuel Prieto García Ilustración Bruno López Diseño de portada María Isabel Gómez Guízar

Calcular con la computadora.. Derechos Reservados para el Instituto Nacional para la Educación de los Adultos, INEA. Francisco Márquez 160, Col. Condesa, México, D.F., C.P. 06140. Primera edición 2006. Esta obra es propiedad intelectual de sus autores y autoras y los derechos de publicación han sido legalmente trasferidos al INEA. Prohibida su reproducción parcial o total por cualquier medio, sin autorización escrita de su legítimo titular de derechos. ISBN Obra completa, Modelo de Educación para la Vida y el Trabajo: 970-23-0274-9 ISBN Calcular con la computadora. Libro del adulto: 970-23-0151-3 Impreso en México

Índice

Bienvenida..................................................................................................................... 6

Unidad 1. Organizar y consultar información 1.1. Caso 1. Un directorio de clientes para la cremería........................................ 12 Reto 1. Ver un ejemplo de hoja de cálculo................................................................ 13 Reto 2. Hacer una tabla con los datos de los clientes .............................................. 17 Reto 3. Poner tipo, tamaño y estilo de letra ........................................................... 21 1.2. Caso 2. Organización de la fiesta del durazno ................................................ 23 Reto 1. Escribir una tabla con los datos de los vecinos............................................ 24 Reto 2. Dar formato al texto de la tabla .................................................................... 27 Reto 3. Colocar en orden de comisiones a las personas registradas....................... 28 Reto 4. Colocar en orden según hayan pagado o no las cuotas .............................. 30 1.3. Caso 3. Directorio de empleo .......................................................................... 33 Reto 1. Escribir tus datos en la tabla ........................................................................ 34 Reto 2. Consultar la base de datos de acuerdo con el tipo de empleo..................... 34 Reto 3. Consultar la base de datos de acuerdo con las edades............................... 36 1.4. Caso 4. Mi propio negocio ............................................................................... 37 Reto 1. Elaborar una base de datos de tus clientes y sus datos personales............ 38 Reto 2. Copiar los datos en una segunda hoja y ordenarlos de acuerdo con el apellido ........................................................................................................... 40 Reto 3. Elaborar un archivo con la lista de productos............................................... 41 Autoevaluación ........................................................................................................... 43

Unidad 2. Realizar cálculos en tablas 2.1. Caso 5. Inventario de la herrería ..................................................................... 48 Reto 1. Realizar una tabla con el inventario de materiales....................................... 49 Reto 2. Calcular el total de productos automáticamente .......................................... 53 Reto 3. Obtener el costo total de los productos automáticamente ........................... 54 2.2. Caso 6. Pagos a plazos del taller de pants..................................................... 58 Reto 1. Elaborar una tabla con los datos del pedido ................................................ 59 Reto 2. Calcular el pago total de cada escuela......................................................... 60 Reto 3. Calcular el monto de los pagos quincenales ................................................ 60 Reto 4. Calcular el total de la venta .......................................................................... 61 2.3. Caso 7. Control de empleados ........................................................................ 62 Reto 1.Abrir una plantilla de registro de tiempo ........................................................ 63 Reto 2. Insertar los datos ......................................................................................... 64

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2.4. Caso 8. Mi propio negocio ................................................................................66 Reto 1. Elabora una tabla con el registro de ventas ................................................. 67 Reto 2. Calcula automáticamente el total de ventas................................................. 68 Autoevaluación .................................................................................................................. 70

Unidad 3. Proyectos utilizando gráficas 3.1. Caso 9. Reportes de venta de productos en una empacadora de pescados y mariscos ............................................................................................ 74 Reto 1. Crear una tabla en un archivo nuevo de una hoja de cálculo, con los datos de la venta del mes ................................................................ 75 Reto 2. Crear una gráfica de columnas a partir de los datos de la tabla ................ 76 Reto 3. Interpretar la información de la gráfica de columnas que has creado.......... 78 Reto 4. Dar formato a la gráfica y colocarla junto a la tabla de datos....................... 80 Reto 5. Imprimir la gráfica ......................................................................................... 83 3.2. Caso 10. Reporte de ventas de quesos ............................................................. 85 Reto 1. Hacer una gráfica de barras para cada mes del trimestre usando las tablas de datos del archivo quesos ........................................................ 86 Reto 2. Hacer una gráfica de barras con los datos de todo el trimestre, con todos los tipos de quesos ...................................................................... 87 Reto 3. Interpretar la información de la gráfica trimestral ......................................... 88 3.3. Caso 11. Empresa de producción de embutidos ........................................... 90 Reto 1. Hacer una gráfica circular de los nutrientes de la carne .............................. 91 Reto 2. Leer la gráfica circular de embutidos............................................................ 93 Reto 3. Realizar un diagrama circular de cada subtipo ........................................... 93 Reto 4. Pegar una gráfica en una hoja de un procesador de textos......................... 95 3.4. Caso 12. El reporte de tu empresa...................................................................... 96 Reto 1. Realizar una tabla con las ventas de por lo menos 10 productos, en tres meses............................................................................................... 97 Reto 2. Realizar una gráfica de columnas de las ventas del trimestre..................... 97 Reto 3. Realizar una gráfica circular de las ventas de productos del primer mes.... 97 Reto 4. Integrar un documento en un procesador de textos con un título, las gráficas realizadas y la explicación de cada una ................................... 97 Autoevaluación .................................................................................................................. 98

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Unidad 4. Uso de funciones y soluciones prediseñadas 4.1. Caso 13. Promedio de calificaciones.............................................................102 Reto 1. Abrir un archivo y anotar las calificaciones por materia de todos los meses del primer año. En la segunda hoja, anotar las del segundo año .............. 103 Reto 2. Obtener todos los promedios insertando una función ................................ 105 Reto 3. Cambiar el número de decimales que da el promedio ............................... 107 Reto 4. Obtener el promedio de cada año de estudio ............................................ 108 Reto 5. Realizar una gráfica de columnas para los promedios de las calificaciones por materia de cada año escolar................................................................ 109 4.2. Caso 14. Cálculo de impuestos y descuentos en un comercio ..................112 Reto 1. Realizar una tabla con los productos de la tienda y sus precios originales .................................................................................................... 113 Reto 2. Calcular el 30% de descuento por oferta. .................................................. 115 Reto 3. Calcular el 12% de descuento adicional por pago de contado................... 116 Reto 4. Realizar un formato para cotizaciones ....................................................... 117 Reto 5. Agregar al formato el cálculo del total de la venta...................................... 120 Reto 6. Agregar al formato el cálculo del IVA.......................................................... 121 Reto 7. Agregar al formato el total con IVA incluido ................................................ 121 Reto 8. Agregar al formato el cálculo de los totales generales ............................... 122 Reto 9, Verificar el funcionamiento del formato y darle diseño ............................... 123 4.3. Caso 15. Conversión entre dólares y pesos mexicanos............................. 125 Reto 1. Hacer un formato para conversiones entre pesos y dólares ...................... 126 Reto 2. Agregar fórmulas para realizar las conversiones de moneda .................... 127 4.4. Caso 16. Cálculo de crédito ........................................................................... 128 Reto 1. Calcular los pagos mensuales del crédito .................................................. 129 Reto 2. Calcular el costo total del producto incluyendo intereses........................... 131 Autoevaluación .......................................................................................................132

Índice de fichas.................................................................................................. 138

Bienvenida

Este módulo es para ti, que usas de manera básica la computadora y has escrito alguna vez en ella. Al realizar las actividades de este módulo aprenderás algunas funciones básicas y avanzadas de la hoja de cálculo y podrás lograr un manejo fácil y fluido de ella, ya que en cada tema utilizarás varias instrucciones de manera integrada. Los temas están organizados a partir de situaciones que enfrentan diferentes personas, en las que se requiere organizar datos, como puede ser un directorio telefónico, o bien, hacer operaciones aritméticas o dibujar gráficas. Como herramienta para estas tareas, usarás una hoja de cálculo. Trabajarás con situaciones, que les llamaremos casos, retomadas de personas en sus ámbitos laboral, personal y familiar, y otras situaciones que sirven para el desarrollo de proyectos comunitarios. Cada situación te presentará algunos retos para resolver. Un reto es algo que se debe lograr. Por ejemplo, para facilitar el control de ventas, puedes tener como reto organizar en la computadora los datos de todos los productos que vendes y sus precios. Al realizar los retos de cada una de las unidades, además de ampliar tu conocimiento de la hoja de cálculo, irás desarrollando habilidades importantes para organizar información, para entender los números que tengas como respuesta y las gráficas que realices con este programa. Los casos que se presentarán en cada tema, te servirán para darte ideas de todas las cosas que podrás hacer con una hoja de cálculo y que te servirán para el trabajo y la vida diaria, de manera similar a como los utilizan los personajes de cada historia presentada. Esperemos que este módulo te sea útil e interesante.

Propósitos generales Que la persona joven o adulta: • • • •

Aprenda a organizar información en tablas y a escribirla en una hoja de cálculo. Adquiera los conocimientos necesarios para realizar operaciones aritméticas en una hoja de cálculo. Aprenda a crear gráficas de columnas y circulares de porcentajes, a partir de tablas de información, en una hoja de cálculo. Use funciones sencillas prediseñadas y sepa escribir algunas.

En este módulo, adicionalmente, se abordarán como ejes transversales contenidos relacionados con las matemáticas, como el uso de tablas y gráficas o el cálculo aritmético, y con los negocios y el trabajo, en temas como la elaboración de inventarios, el cálculo de impuestos y otros.

Cómo trabajar este módulo

A lo largo de este módulo, en cada tema se presentarán situaciones diferentes (los casos) que deberás resolver usando la hoja de cálculo. Imagina en cada una de las situaciones que tú eres el personaje principal y que debes resolver los retos que se te presentan. Encontrarás diversos tipos de personajes en cada situación: hombres, mujeres, jóvenes y personas mayores que viven en lugares diferentes y que tienen costumbres, formas de vida y de trabajo también distintas. Entre estas situaciones encontrarás algunas similares y otras diferentes a la tuya, porque es importante que veas que entre las personas existe una gran variedad de necesidades. Con cada personaje se te plantearán algunos retos. Recuerda que un reto es algo que tienes que lograr, es un producto de tu esfuerzo y es importante realizarlo. Para ayudarte se te proporcionarán algunas pistas. Siguiendo las pistas podrás tener éxito en cada uno de tus retos. Este libro incluye un CD con varios ejercicios que te servirán para resolver los retos. Para cada reto necesitarás usar algunos conocimientos sobre la hoja de cálculo. Consulta las fichas Cómo hacer… que se te indican en cada reto, ya que con ellas podrás resolverlos. Puedes volver a revisarlas cada vez que lo necesites. Al final del libro encontrarás un índice de fichas. Como usarás varias veces las mismas funciones de la hoja de cálculo, pronto las habrás memorizado y no tendrás que consultar las fichas para saber cómo hacer cada procedimiento. Pronto te convertirás en un experto y usarás con gran facilidad la computadora.

Prepárate para iniciar 1. Platica con el apoyo técnico de la Plaza Comunitaria para que te diga dónde y cómo puedes guardar los ejercicios que realices. 2. Necesitarás el Libro del adulto impreso y el CD de ejercicios durante todo el módulo. Herramientas necesarias para este módulo Computadora con hoja de cálculo

CD con ejercicios

stas Fichas Cómo hacer…

A veces necesitarás una impresora y papel

Unidad 1 Organizar y consultar información Propósitos Obtener el conocimiento básico para crear archivos de una hoja de cálculo, y aprender a organizar y consultar información.

Se abordarán contenidos como abrir la hoja de cálculo, escribir en las celdas, tipo, tamaño y color de letra, guardar información y ordenarla, a través de ejercicios prácticos, como crear directorios de clientes, registro de control de productos en un negocio o elaboración de bases de información de empleos y servicios para una comunidad. Temas • Un directorio de clientes para la cremería • Organización de la fiesta del durazno • Directorio de empleo • Mi propio negocio

Manual para el adulto

1.1. Caso 1. Un directorio de clientes para la cremería Juan, 27 años Está terminando de estudiar la primaria en un sistema abierto, ya que desde joven empezó a trabajar en el comercio ayudando a su papá. Ahora tiene una cremería y entre sus clientes, hay varias fondas, torterías y restaurantes que le hacen pedidos con frecuencia. Hasta ahora tiene una caja donde guarda, anotados en tarjetas y cartones, los datos de cada uno de sus clientes, pero como está aprendiendo a usar la computadora como parte de sus estudios, quiere aprovecharla para su negocio. “Como puedo asistir al centro de cómputo a usar la computadora, quiero hacer un registro bien hecho de todos mis clientes.”

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Tus retos Organizar la información y hacer una tabla con los datos de todos los clientes. Juan tiene las tarjetas que le han dado sus clientes y allí busca sus datos cuando es necesario, pero como todas son diferentes, tendrá que organizar la información para facilitar su búsqueda. Reto 1

Ver un ejemplo de hoja de cálculo

Abrir un archivo de ejemplo para ver cómo es la hoja de cálculo y cómo tiene organizada la información.

stas • Primero tienes que abrir el programa de Hojas de cálculo. • Abre el archivo ejemplo 1 que está en la carpeta de la Unidad 1. • Observa cómo está organizada en columnas y en filas la tabla. • Fíjate que cada columna tiene el título de la información que contiene. • La información se escribe en los cuadros, que se llaman celdas. • Los archivos en la hoja de cálculo se llaman Libros y puedes tener varias hojas adentro de un libro. • Cierra el archivo cuando termines de ver el ejemplo.

Fichas que te serán de utilidad • • • • •

Ficha 1. Cómo abrir el programa para realizar un hoja de cálculo Ficha 2. Cómo abrir un archivo creado anteriormente Ficha 2b.Cómo abrir un archivo del CD de ejercicios de este manual Ficha 3. Cómo es una hoja de cálculo Ficha 4. Cómo cerrar un archivo

Manual para el adulto

Ficha 1

Cómo abrir un programa para hacer hojas de cálculo Si el icono está visible en la pantalla, haz doble clic sobre él. Si no ves el icono, haz clic en el menú Inicio, ve a Programas y después selecciona el programa correspondiente a la hoja de cálculo y haz clic en el.

Ficha 2

Cómo abrir un archivo creado anteriormente Abrir archivos previamente guardados en disco o en la computadora. Haz clic en Archivo Abrir, del menú superior. Se abrirá una ventana con varias opciones. Allí verás varias carpetas y archivos. Si tu archivo está a la vista haz clic sobre él y luego en Abrir.

Puede suceder que no esté a la vista tu archivo. Entonces, haz clic sobre la flecha que indica en qué carpeta estás, para que puedas buscar en tu computadora.

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Ficha 2b

Cómo abrir un archivo del CD de ejercicios de este manual Los ejercicios de este manual están en un CD. Para poder abrirlos sigue este procedimiento: 1. Abre la entrada del CD presionando el botón que tiene junto. 2. Coloca el CD con la etiqueta hacia arriba. 3. Cierra el CD presionando nuevamente el botón. 4. Si no has abierto el programa de la hoja de cálculo, ábrelo ahora (ficha 1). 5. Haz clic en Archivo, del menú superior, ve a Abrir y haz clic. 6. Se abrirá una ventana que mostrará los archivos de la computadora.

7. Baja hasta donde diga Unidad CD, o bien DVD/CD-RW. 8. En el disco encontrarás varias carpetas. Cada una corresponde a una unidad del curso. 9. Abre la carpeta de la unidad que estés trabajando haciendo doble clic sobre ella. 10. Haz clic sobre el archivo que quieres abrir. 11. Haz clic en Aceptar.

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Ficha 3

Cómo es la hoja de cálculo Al abrir un programa para elaborar hojas de cálculo verás una hoja con una tabla formada por columnas y renglones y las barras de herramientas, como la siguiente:

En cada celda es donde se escribe la información.

Ficha 4

Cómo cerrar un archivo Haz clic en la cruz del lado superior derecho de la pantalla.

También puedes cerrar haciendo clic en Archivo (menú superior) e ir a Cerrar.

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Reto 2

Hacer una tabla con los datos de los clientes

stas • Primero tienes que abrir un archivo nuevo. • Anota los encabezados de las columnas: tienda, dueño, dirección, teléfono. • De acuerdo con estos títulos, ve llenando la información de manera que siempre quede en el mismo orden. • Llena la información tomándola de las tarjetas de Juan, que están más adelante. Toma sólo la información que necesites y anótala en su lugar en la tabla. • Si la información no te cabe en alguna celda, ajusta su ancho. • Guarda el archivo con el nombre de clientes-cremería.

Fichas que te serán de utilidad • • • •

Ficha 5. Cómo abrir un archivo nuevo Ficha 6. Cómo escribir en la hoja de cálculo Ficha 7. Cómo ajustar manualmente el ancho de las celdas Ficha 8. Cómo guardar un archivo: Guardar y Guardar como…

Tarjetas de direcciones de Juan

Tel. 23 77 00

Tienda del compadre feliz Sr. Ponciano Pérez Arriaga

Jazmín 12 bis. Colonia Ampliación Moctezuma

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Ficha 5

Cómo abrir un archivo nuevo Hay tres formas de abrir un archivo nuevo. 1. Al abrir un programa de elaboración de hojas de cálculo aparece un archivo nuevo, con las celdas vacías, para introducir información. 2. Otra forma es abrir un archivo nuevo haciendo clic sobre el icono. 3. La tercera forma es ir al menú superior, hacer clic en Archivo, ir a Nuevo y hacer clic allí.

Ficha 6

Cómo escribir en la hoja de cálculo 1. Haz clic sobre la celda en la que quieres escribir y escribe allí. 2. Si eliges una celda que ya tiene algo escrito, se borrará lo anterior. 3. Si quieres corregir una letra o parte del escrito, corrige como se indica en la siguiente pantalla.

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Ficha 7

Cómo ajustar manualmente el ancho de las celdas A veces el texto es más largo que el ancho que ya tienen las columnas. Para ajustarlo haz lo que indica la imagen siguiente:

Ficha 8

Cómo guardar un archivo: Guardar y Guardar como… Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. Al momento de activar el botón Guardar, si es la primera vez que guardas tu documento, aparece en la pantalla el cuadro de Diálogo: Guardar como.

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En este cuadro, escribe un nombre para el documento en el lugar que dice Nombre de archivo. Indica dónde guardar el documento, para esto, debes hacer clic en la flecha de lista del espacio llamado Guardar en, que se ubica en el ángulo superior izquierdo del cuadro de diálogo, y luego seleccionar la unidad de disco y la carpeta en la que quedará el documento. Guardar Si solamente quieres guardar tu avance en un archivo que ya tiene nombre haz clic en el icono de guardar. Guardar como… A veces cambias lo que dice un archivo que estás trabajando, pero quieres guardar la versión anterior, entonces usa la opción guardar como….Ve al menú superior a Archivo y luego a Guardar como… y cambia el nombre al archivo, por ejemplo, agrega el número 2 al nombre para indicar que es la segunda versión.

Reto 3

Poner tipo, tamaño y estilo de letra

Para que se vea mejor presentada la información, coloca tipo, tamaño y estilo de letra al registro de clientes de Juan.

stas • Primero selecciona la celda que quieres editar haciendo clic en ella. • Luego aplica el cambio de letra que quieras. • Recuerda que los estilos de letra deben servirte para resaltar lo importante, como pueden ser los títulos de las columnas.

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Fichas que te serán de utilidad • Ficha 9. Cómo elegir tamaño y tipo de letra • Ficha 10. Cómo elegir estilo de letra. Ficha 9

Cómo elegir tamaño y tipo de letra Primero selecciona la celda a que quieres dar formato haciendo clic sobre ella. En la barra de formato ubica el espacio para tipos de letras. Si presionas la flecha que tiene junto, de lado derecho, sin soltar el botón del ratón, aparecerán muchos tipos de letras, ve al tipo que quieras y suelta el botón del ratón. Las letras más usuales son Times New Roman, Arial, Comic Sans y Tahoma.

Junto hay un espacio con números. Esto indica el tamaño de la letra. Mientras más grande es el número, mayor es el tamaño de la letra. Para probar, marca un tipo de letra y escribe algo. Haz lo mismo para probar los tamaños.

Ficha 10

Cómo elegir estilo de letra 1. Selecciona la celda que quieres editar haciendo clic sobre ella. 2. Haz clic sobre el tipo de estilo que quieras aplicar. Ve la siguiente ilustración.

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1.2. Caso 2. Organización de la fiesta del durazno

Doña Fernanda, 42 años Vive en un pueblo cerca de la montaña, donde cada año hay una gran cosecha de durazno, y por eso, se organiza una fiesta donde participan todos los vecinos. Este año ella se ha encargado de hacer un registro de participantes y de colectar sus cooperaciones para adornar toda la calle principal. Doña Fernanda cuando era pequeña solamente estudió hasta el 3º de primaria, pero ahora, ya con sus hijos en la escuela, y tener que ayudarles en la tarea, ha continuado estudiando en un sistema abierto. Como allí hay computadoras y le han enseñado ya algunas cosas, se ha interesado en usarlas “para tener en orden los dineros de la fiesta”.

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Tus retos Hacer en la computadora una tabla con los nombres de los vecinos, indicando la comisión en la que participan y si han dado la cuota que les corresponde. Anota también una columna para el número de personas que asisten con cada uno de los vecinos registrados a la fiesta. Reto 1

Escribir una tabla con los datos de los vecinos

stas • • • • •

Abre un archivo nuevo para elaborar una hoja de cálculo. Anota el nombre de 15 vecinos empezando por su apellido. Las comisiones son: comida, adornos, música y bailes. Anota en qué comisión está cada persona. Los encabezados de las columnas deben ser: nombre, comisión, cuota pagada e invitados. • Al llenar la tabla, en la columna de cuota pagada, solamente debes decir Sí o No. • En la columna Invitados, anota solamente el número de invitados. • Si una comisión se repite puedes copiar y pegar el texto en otra celda.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 11. Cómo seleccionar celdas • Ficha 12. Cómo copiar y pegar información También usarás Abrir archivo nuevo y Guardar

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Ficha 11

Cómo seleccionar celdas Para hacer cualquier cambio y para aplicar formatos, primero se debe seleccionar la o las celdas que quieras cambiar. 1. Para seleccionar una sola celda, haz clic sobre ella. 2. Si lo que quieres es seleccionar un grupo de celdas, haz clic sobre la primera y sin soltar el botón del ratón, muévelo hasta sombrear todas las que quieras. 3. Suelta el botón del ratón. 4. Ya puedes aplicar los cambios o formatos que quieras.

Ficha 12

Cómo copiar y pegar información Hay varias formas de copiar y pegar la información de una celda a otra. Elige la que más te acomode. a) Usando iconos 1. Selecciona las celdas que quieras copiar. 2. Presiona el icono de copiar. 3. Ve al lugar donde quieres colocar la copia y haz clic allí. 4. Haz clic en el icono de pegar. 5. Si quieres pegar de nuevo la información, ve a otra celda y vuelve a pegar. 6. Si no quieres pegar más, presiona la tecla ESC.

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b) Usando el men煤 superior 1. Selecciona las celdas que quieres copiar. 2. Haz clic en Edici贸n y luego haz clic en Copiar 3. Ve al lugar donde quieres colocar la copia en el documento y haz clic. 4. Ve nuevamente a Edici贸n y luego haz clic en Pegar. 5. Para terminar, presiona la tecla ESC.

c) Usando teclas 1. Selecciona las celdas que quieres copiar 2. Presiona la tecla Control (CTRL) y mantenla presionada mientras presionas, con otro dedo, la tecla C. 3. Ve al lugar donde quieres colocar la copia en el documento y haz clic. 4. Presiona la tecla Control (CTRL) y mantenla presionada mientras presionas con otro dedo la tecla V. 5. Para terminar presiona la tecla ESC.

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Reto 2

Dar formato al texto de la tabla

stas • Para que la tabla tenga mejor presentación, elige tipo y tamaño de letra, estilos y colores. • Ajusta el ancho de las columnas de acuerdo al tamaño del texto. • No se te olvide guardar los cambios.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 13. Cómo cambiar el color del texto También usarás Ajustar ancho de columnas, tipo y tamaño de letra y Guardar. Ficha 13

Cómo cambiar el color del texto Primero, selecciona el texto que quieres cambiar de color. En la barra de herramientas de formato selecciona como se indica la imagen.

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Reto 3

Colocar en orden de comisiones a las personas registradas

Ya tienes registrados a 15 vecinos. Ahora tu reto es usar un procedimiento automático para que los de cada comisión queden juntos y se te facilite la consulta de la lista.

stas • Primero revisa que tus datos estén correctos y que cada columna tenga su título arriba. • Selecciona todos tus datos antes de aplicar un cambio. • Ordena de acuerdo a la columna comisión en orden ascendente. • Revisa cómo quedó tu tabla después del cambio. • Si te equivocas, puedes usar la opción de deshacer y quedará como antes.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 14. Cómo deshacer una acción • Ficha 15. Cómo ordenar información

Ficha 14 Cómo deshacer una acción

En la computadora puedes deshacer una acción cuando te has equivocado y que todo quede como antes de hacerla. Para ello haz clic sobre el icono de deshacer.

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Ficha 15

Cómo ordenar información Puedes ordenar tu información en orden alfabético o numérico sin alterar tus filas o renglones de información. Para ello: 1. Selecciona primero todos tus datos, incluyendo el nombre de cada columna. 2. En el menú superior, haz clic en Datos y Ordenar.

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3. Se abrirá una ventana donde vas a indicar cómo quieres ordenar tu información, como se ve en la siguiente imagen.

Reto 4

Colocar en orden según hayan pagado o no las cuotas

Esta tabla ordenada por comisiones te será de utilidad para algunas tareas, pero te convendría tener otra tabla para tenerla en orden, de acuerdo a si han pagado o no las cuotas.

stas • Primero tienes que hacer una copia de la información en otra hoja. • Para ello, selecciona todos tus datos y cópialos. • Pasa a la hoja 2 y pégalos. • En tu segunda tabla vuelve a seleccionar todos tus datos. • Ve a Datos-Ordenar e indica que la información se ordene por la columna cuota pagada en orden ascendente.

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Fichas que te serán de utilidad • Ficha 16. Cómo pasar a otra hoja • Ficha 17. Cómo cambiar el nombre de las hojas. También utilizarás Seleccionar Celdas, Copiar y Pegar y Ordenar información.

Ficha 16

Cómo pasar a otra hoja En la parte de abajo de la pantalla se ven varias pestañas que dicen hoja1, hoja2… Haz clic sobre cada pestaña para pasar de una a otra. Ve la imagen siguiente.

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Ficha 17

Cómo cambiar el nombre de las hojas En la parte inferior de la pantalla se ven varias pestañas con los nombres de Hoja1, Hoja2. Haz doble clic sobre la pestaña a que quieras colocar nombre. Se verá sombreada. Escribe el nombre usando el teclado y lo verás en la pestaña.

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1.3. Caso 3. Directorio de empleo

Juan, 19 años Vive en una pequeña ciudad de Coahuila. No terminó de estudiar la secundaria porque no le gustaba mucho ir a la escuela; ahora ha visto que en muchos trabajos le piden la secundaria terminada por lo que la está estudiando en el INEA. Allí le han enseñado a usar la computadora. En uno de los centros de cómputo toda la comunidad se ha organizado para hacer una base de datos con los nombres y datos de las personas que buscan empleo y que ofrecen los servicios de los oficios que saben hacer. Así cualquier persona que busca un empleado o un servicio puede buscar allí. Juan se quiere registrar, ya que él sabe colocar vidrios y hacer ventanas de aluminio, porque en eso ayuda a su papá.

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Tus retos Meter los datos de Juan en la base de empleos y también consultar los servicios que ofrecen otras personas, para ver cómo anda la competencia. Reto 1

Escribir tus datos en la tabla

stas • Abre el archivo empleos, que está en la carpeta de la unidad 1 del CD. • En la siguiente fila vacía anota tus datos, de acuerdo al encabezado que indican las columnas. • Observa cómo están los demás datos para hacerlo de manera similar. • Anota los datos de 4 personas más. • Guarda el archivo. • Recuerda que esto es un ejercicio, no una base de datos de empleo verdadera.

Fichas que te serán de utilidad También usarás Abrir archivos desde el CD, Introducir información, Guardar como. Reto 2

Consultar la base de datos de acuerdo con el tipo de empleo

Juan quiere saber qué servicios ofrecen las personas de la lista. Para ello necesita organizar la información de acuerdo con la columna Oficio.

stas • Selecciona toda la información. • Ve a Datos-Ordenar y ordena los datos por la columna Oficio.

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• Observa. ¿Hay otras personas que ofrecen el mismo servicio que tú? • ¿Qué servicio es el que más se ofrece? • ¿Hay algún servicio que nadie ha anunciado? • Pon color de fondo a la fila de tus datos y la de tus competidores.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 18. Cómo dar color a las celdas Ordenar información, Guardar, Seleccionar celdas

Ficha 18

Cómo dar color a las celdas 1. Selecciona la celda o el grupo de celdas a las que quieras dar color de fondo. 2. Elige color de fondo y aplícalo, como se indica en la siguiente imagen.

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Reto 3

Consultar la base de datos de acuerdo con las edades.

Si ordenas por la “columna edad” los datos, podrás ver cuántas personas hay de cada edad registradas en la base de datos.

stas • Trabaja con el archivo empleo. • Selecciona primero todos los datos. • Ve a Datos-Ordenar y acomoda los datos por la columna edad, de menor a mayor. • ¿Qué servicio ofrece la persona de menor edad? • ¿Qué servicio ofrece la persona de mayor edad?

Fichas que te serán de utilidad Ordenar información

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1.4. Mi propio negocio En esta historia tú eres el personaje principal. Llena con tus datos personales el formato del caso y luego resuelve los retos que se te presentan. Si no tienes un negocio propio, imagina uno que quisieras tener y trabaja con él.

Dibújate aquí o pega tu fotografía

El personaje

(Anota aquí tu nombre)

(anota aquí tu edad)

(Anota en este espacio en qué lugar vives, cómo es este lugar y cómo es tu negocio)

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Tus retos Utilizar una hoja de cálculo para organizar la información de tu negocio elaborando una base de datos de los clientes con sus datos. Copiar los datos en una segunda hoja y ordenarlos por apellido. En otro archivo, la lista de productos en existencia, la cantidad que hay de cada uno y su precio. Reto 1

Elaborar una base de datos de tus clientes y sus datos personales.

stas • Abre un archivo nuevo de tu programa para elaborar hojas de cálculo. • Escribe los siguientes títulos a las columnas: apellidos, nombres, empresa, producto que venden, dirección y teléfono, es decir 6 columnas. • Llena los datos de 10 clientes. • Para que tu registro de clientes se vea con buena presentación, usa un autoformato. • No se te olvide guardar el archivo.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 19. Cómo usar autoformatos Abrir archivo, Escribir en tu hoja de cálculo, Ajustar ancho de columnas, Guardar.

Ficha 19

Cómo usar autoformatos Después de escribir todos los datos en una tabla de tu hoja de cálculo, le puedes dar formato automáticamente.

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Para ello: 1. Selecciona todos los datos. 2. Haz clic en Formato, en el menú superior y ve a donde dice Autoformato. 3. Se abrirá una ventana donde verás varios diseños de hoja. Los datos que se verán son los que tú has escrito, pero con el diseño que se muestra en la ventana. Ve la siguiente imagen.

4. Haz clic sobre el diseño que te guste y luego clic en Aceptar.

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Reto 2

Copiar los datos en una segunda hoja y ordenarlos de acuerdo con el apellido

stas • Selecciona todos tus datos, cópialos y pasa a la hoja2,Pégalos allí. • Selecciona todos tus datos y ordena de acuerdo con la columna de apellido. • Inserta una fila al inicio de tus datos y anota como título: Lista de clientes por apellido. • Escribe un nombre a la primera y a la segunda hoja, por ejemplo, la 1 se puede llamar directorio, y la segunda, apellidos. • Al terminar guarda el archivo..

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 20. Cómo agregar filas o columnas Seleccionar celdas, Copiar y pegar, Cambiar de hoja, Poner nombre a una hoja, Guardar, Introducir datos, Ordenar datos. Ficha 20 Cómo agregar filas o columnas

La hoja de cálculo tiene muchas columnas y filas desde que abres tu archivo, pero a veces necesitas agregar una fila o una columna en medio de los datos que ya has escrito. Para ello haz lo siguiente. 1. Colócate en el lugar donde quieres insertar una fila o columna, haciendo clic en una celda. 2. Ve a Insertar, en el menú superior, y elige Filas o Columnas. 3. Se insertará una fila arriba de tu ubicación, o una columna del lado izquierdo.

Calcular con la computadora

Reto 3

Elaborar un archivo con la lista de productos

stas • Abre un archivo nuevo. • Como encabezado de las columnas, escribe Producto, Cantidad y Precio, es decir, tres columnas. • Escribe los datos de 15 productos de tu negocio. • Ajusta el ancho de las columnas según se necesite, para que se vean todos tus datos. • A cada celda, coloca diferentes colores de fondo tipo de letra, tamaño y color, de acuerdo con tu gusto. • Ve a Vista Preeliminar para ver cómo se verá el archivo impreso en una hoja. • Guarda el archivo, imprímelo y ciérralo.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 21. Cómo usar la vista preeliminar • Ficha 22. Cómo imprimir También usarás Abrir y cerrar archivos, Escribir en la hoja, Ajustar ancho de columnas, Dar formato a las celdas y al texto, color, tipo de letra, Tamaño y color de celda. Guardar.

Ficha 21

Cómo usar la vista preeliminar Te muestra cómo se verá el archivo al imprimirlo. Selecciona del menú Archivo, Vista preliminar. Verás cómo se verá la página al momento de imprimirla. Para volver al documento haz clic en cerrar.

Manual para el adulto

Ficha 22

Cómo imprimir Hay dos formas de imprimir. De todas formas se sugiere que primero veas el documento en vista preeliminar, para ver si así lo quieres imprimir. Forma de imprimir 1. Imprimir toda la tabla que tienes en pantalla. Haz clic en el icono de imprimir. Forma de imprimir 2. Imprimir desde el menú superior Elige del menú superior Archivo. Haz clic en Imprimir. Se abrirá un cuadro de diálogo como el siguiente:

Elige las opciones que quieras, como se explica en la imagen. Haz clic en Aceptar y se imprimirá lo que has indicado.

Autoevaluación ¿Lograste tus retos? Anota aquí si los lograste o no. Retos

Logrado

1.1. Un directorio de clientes para la cremería 1

Ver un ejemplo de hoja de cálculo

Sí

Hacer una tabla con los datos de los clientes

Sí

Poner tipo, tamaño y estilo de letra

Sí

1.2. Organización de la fiesta del durazno 1

Escribir una tabla con los datos de los vecinos

Sí

Dar formato al texto de la tabla

Sí

Colocar en orden de comisiones a las personas registradas.

Sí

Colocar en orden según hayan pagado o no las cuotas

Sí

1.3. Directorio de empleo 1

Escribir tus datos en la tabla

Sí

Consultar la base de datos de acuerdo al tipo de empleo

Sí

Consultar la base de datos de acuerdo a edades

Sí

1.4. Mi propio negocio 1

Elaborar una base de datos de tus clientes y sus datos personales

Sí

Copiar los datos en una segunda hoja y ordenarlos de acuerdo a apellido

Sí

Elaborar un archivo con la lista de productos

Sí

Anota si aprendiste a realizar en un programa para elaborar hojas de cálculo las siguientes tareas: Temas

Lo sé hacer

Sino no lo sabes, puedes consultar

Cómo abrir un programa para hacer hojas de cálculo

Sí

Ficha 1

Cómo abrir un archivo creado anteriormente

Sí

Ficha 2

Cómo abrir un archivo del CD de ejercicios de este manual

Sí

Ficha 2b

Cómo es la hoja de cálculo

Sí

Ficha 3

Cómo cerrar un archivo

Sí

Ficha 4

Cómo abrir un archivo nuevo

Sí

Ficha 5

Cómo escribir en la hoja de cálculo

Sí

Ficha 6

Cómo ajustar manualmente el ancho de las celdas

Sí

Ficha 7

Cómo guardar un archivo: Guardar y Guardar como…

Sí

Ficha 8

Cómo elegir tamaño y tipo de letra

Sí

Ficha 9

Cómo elegir estilo de letra

Sí

Ficha 10

Cómo seleccionar celdas

Sí

Ficha 11

Cómo copiar y pegar información

Sí

Ficha 12

Cómo cambiar el color del texto

Sí

Ficha 13

Cómo deshacer una acción

Sí

Ficha 14

Cómo ordenar información

Sí

Ficha 15

Cómo pasar a otra hoja

Sí

Ficha 16

Cómo cambiar el nombre de las hojas

Sí

Ficha 17

Cómo dar color a las celdas

Sí

Ficha 18

Cómo usar autoformatos

Sí

Ficha 19

Cómo agregar filas o columnas

Sí

Ficha 20

Cómo usar la vista preeliminar

Sí

Ficha 21

Cómo imprimir

Sí

Ficha 21

¿Qué otras cosas aprendiste en esta unidad?

Unidad 2 Realizar cálculos e n tabla s

Propósito Aprender a anotar cálculos aritméticos usando información guardada en una hoja de cálculo.

Estos contenidos se trabajarán a partir de situaciones prácticas, tales como el cálculo del total de productos en un inventario y el control de horas de trabajo de los empleados en un negocio. Temas • Inventario de la herrería • Pagos a plazos del taller de pants • Control de empleados • Mi propio negocio

Manual para el adulto

2.1. Caso 4. Inventario de la herrería

José, 67 años. Herrero. Tiene un taller en el que elabora ventanas, bases para macetas y adornos de herrería artesanal. Vive en una localidad cercana a Toluca. Está creciendo su negocio porque hizo unos nuevos diseños que se están vendiendo muy bien. Como ahora tiene muchos materiales y tal vez tenga que contratar uno o dos ayudantes, quiere inventariar sus materiales, para facilitar las compras y el cálculo de costos. Para ello quiere aprovechar lo que ha aprendido de la computadora en el centro de cómputo que hay en su localidad.

Calcular con la computadora

Tus retos Elaborar en una hoja de cálculo una tabla con los materiales que hay en la herrería, con las cantidades de cada producto y su costo. Calcular después el costo total por tipo de producto y el total de dinero que se tiene invertido en todos los materiales. Reto 1

Realizar una tabla con el inventario de materiales

Crea una tabla en tu programa de hoja de cálculo para organizar la información de los materiales del taller.

stas • Tu tabla debe tener los siguientes encabezados: Producto, Cantidad, Costo unitario, Costo total. • En las tarjetas que se muestran más adelante están descritos los productos de la herrería. Organízalos en dos grupos: Materia prima y Objetos terminados. • En la última fila, al terminar de escribir todos los productos, anota: Total. • Ve el ejemplo de cómo debe quedar la tabla en la siguiente imagen.

Manual para el adulto

• Inserta las filas que vayas necesitando para anotar en la tabla todos los productos. • Anota para cada producto la cantidad y costo unitario. • Deja vacía la columna de Costo total y la fila de Total al final de la tabla. Eso se hará posteriormente. • Si tienes filas vacías en medio de la tabla, elimínalas. • No olvides guardar el archivo

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 23. Cómo combinar y centrar celdas • Ficha 24. Cómo marcar líneas • Ficha 25. Cómo eliminar filas También utilizarás Abrir archivo nuevo, Introducir información en una tabla, Guardar agregar filas o columnas

5 candiles de $80 cada uno

6 lámparas rústicas De $45 cada una

Lámparas de pie con pantalla. Hay 12 piezas. $130

78 varilla lisa de .5 pulgadas $20 57

89 Tubos de 3 pulgadas 18 pesos pieza

varilla lisa de 2 pulgadas $40

12 quinqués chicos $60 cada uno

Calcular con la computadora

15 quinqués grandes de $75 c/u

45 adornos puerta $18

65 láminas gruesas $130 56 jaladoras para puerta $15

varilla trenzada de 3 pulgadas: 104 varillas $57

18 lámparas con pantalla $120 c/u

34 Adorno chapa de puerta $15 pieza 200 láminas delgadas $90

Ficha 23

Cómo combinar y centrar celdas Sirve para centrar títulos en una tabla. 1. Selecciona todas las celdas que quieras que abarque el título. 2. Haz clic en el icono combinar y centrar, de la barra superior. Ve la ilustración.

Manual para el adulto

Ficha 24

Cómo marcar líneas Puedes marcar líneas de la tabla de más anchas o dobles, de acuerdo con la información que uses, para separar o resaltar información. Para ello haz lo siguiente: 1. Selecciona las celdas en donde quieras marcar uno o más bordes. 2. Haz clic en la flecha que está junto al icono de bordes, en el menú superior y elige el tipo de borde que quieras. Ve la ilustración.

Ficha 25

Cómo eliminar filas Cuando quieras eliminar filas dentro de una tabla, haz lo siguiente: Si quieres eliminar varias filas, primero selecciónalas. 1. Haz clic en el menú superior en Edición. 2. Ve a Eliminar. 3. Se abrirá una ventana. Elige Toda la fila.

Calcular con la computadora

Reto 2

Calcular el total de productos automáticamente

El reto es calcular automáticamente el total de productos que hay en la herrería. Para ello, sigue las pistas que se indican y consulta las fichas que se sugieren.

stas • Revisa que tus datos estén completos en la tabla. • Usa la función autosuma. Consulta cómo hacerlo en la ficha 26.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 26. Cómo sumar columnas o renglones Ficha 26

Cómo sumar columnas o renglones Antes de iniciar la suma de una fila o columna de datos cuida que no hayas dejado filas o columnas que no quieras usar dentro de la tabla. 1. Coloca el cursor en el lugar donde vaya a ir el resultado. 2. Presionando sin soltar el botón izquierdo del Mouse, selecciona toda la fila o columna que quieras sumar. 3. Presiona el icono de autosuma que está en el menú de iconos. Ve la siguiente ilustración.

Manual para el adulto

Reto 3

Obtener el costo total de los productos automáticamente

Para obtener el costo total de los productos debes considerar cuánto cuesta cada uno, es decir, el costo unitario, y cuántos tienes. Para ello, es necesario multiplicar el costo por el número de productos y anotar el resultado en donde dice costo total. Tu reto es hacerlo automáticamente.

stas • Lo que necesitas es multiplicar el costo de cada producto (costo unitario) por la cantidad de productos que hay (cantidad). • Tienes que hacer este cálculo para cada producto. • Consulta cómo referirse a las celdas por su nombre, ya que lo necesitarás. • Consulta cómo anotar una multiplicación. • Puedes copiar la operación que hagas en la primer celda y colocarla en las demás. Los nombres de las celdas se actualizarán automáticamente, facilitando tu trabajo.

Calcular con la computadora

• Para ver un ejemplo de cómo debe quedar tu tabla abre el archivo inventario2.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 27. Cómo se nombran las celdas • Ficha 28. Cómo anotar operaciones aritméticas • Ficha 29. Cómo copiar operaciones en otras celdas

Ficha 27

Cómo se nombran las celdas Para hacer operaciones aritméticas en una hoja de cálculo se necesita indicar el nombre de las celdas donde tienes los números que quieres sumar, restar, multipliar o dividir. Como cada celda se ubica en el cruce de una columna y una fila, el nombre se forma indicando en qué columa y en qué fila está, como se indica en la siguiente imagen.

Siempre se anota primero la columa (letra) y luego la fila (número)

Manual para el adulto

Ficha 28

Cómo anotar operaciones aritméticas Para realizar operaciones aritméticas con datos que has escrito en una tabla de una hoja de cálculo, haz lo siguiente: 1. Coloca el cursor en la celda donde quieres que se vea el resultado. 2. Anota un signo de igual (=) 3. Anota el nombre de la celda que tiene el primer número 4. Anota el signo de la operación (+,-,*,/, para suma, resta, multiplicación o división, respectivamente). 5. Anota el nombre de la celda que tiene el segundo número de la operación. 6. Presiona Enter. Verás el resultado en la celda. Ve la siguiente imagen como ejemplo

Calcular con la computadora

Ficha 29

Cómo copiar operaciones en otras celdas Cuando ya has escrito una operación aritmética en una celda y quieres copiarlo a otras celdas, haz lo siguiente: 1. Coloca el cursor en la celda donde anotaste la operación. 2. Haz clic en el icono de copiar (verás que una línea punteada parpadea alrededor de la celda). 3. Coloca el cursor en la celda vacía donde quieres copiar la operación. 4. Haz clic en el icono de pegar. 5. Desactiva el proceso de copiado presionando la tecla ESC. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo.

Observa que la operación se conserva igual, pero el nombre de las celdas se actualiza automáticamente, por lo que puedes copiar la operación en todas las celdas de la columna. Para copiar también puedes usar la combinación de teclas CTRLC, y para pegar CTRL-V, lo que significa que mientras se mantiene presionada la tecla CTRL a la vez se se oprime la tecla correspondiente, ya sea “C” o “V”.

Manual para el adulto

2.2. Caso 6. Pagos a plazos del taller de pants

Señora Mary. 28 años. Vive en un municipio cercano a la ciudad. Tiene un pequeño taller donde hacen pants, que se venden principalmente como uniforme de algunas escuelas de la zona. Como una promoción para vender más, ofreció que los pedidos se podrían pagar en 5 pagos quincenales. Logró pedidos en 6 escuelas, surtiendo diferentes tallas. Los totales de cada pedido son los siguientes:

Calcular con la computadora

Tus retos Hacer una tabla en un programa para elaborar hojas de cálculo con los datos del pedido, calcular el total que debe pagar cada escuela y de cuánto serán sus pagos quincenales. Calcular el total de pants vendidos y el total de la venta en dinero. Reto 1

Elaborar una tabla con los datos del pedido

Lo primero que se necesita es organizar la información en una tabla.

stas • Primero organiza la información en categorías: cliente, cantidad de pants y precio. • Coloca a cada columna el nombre de la categoría. • Llena las filas con los datos de cliente, cantidad de pants y precio. • Dar formato con colores y tipos de letra o coloreando las celdas. • La tabla debe quedar como la siguiente: Cliente

Cantidad de pants

Precio

Fichas que te serán de utilidad Para recordar cómo hacer tablas, puedes consultar las fichas de la Unidad 1.

Manual para el adulto

Reto 2

Calcular el pago total de cada escuela

Si has registrado correctamente los datos del pedido, en cada fila tendrás los datos de una escuela. Para saber cuánto te deben pagar deberás multiplicar el precio de cada pants por el número que te han pedido en cada escuela y colocar el resultado en la siguiente columna.

stas • Anota como título a la siguiente columna Total. • Anota la multiplicación. Recuerda que tienes que ubicarte en la celda donde va el primer resultado, anota el signo de igual, luego el nombre de la celda que dice el total de pants, el signo de multiplicar y luego el nombre de la casilla que tiene el dato de cuánto cuesta cada pants y da Enter. • Copia esta fórmula y pégala en cada una de las celdas de la columna que tengan tus datos.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 27. Cómo se nombran las celdas • Ficha 28. Cómo anotar operaciones aritméticas • Ficha 29. Cómo copiar operaciones en otras celdas Reto 3

Calcular el monto de los pagos quincenales

Ahora solamente falta calcular de cuánto serán los pagos quincenales. Recuerda que has ofrecido que te paguen en 5 quincenas. Entonces, tienes que dividir el pago total entre 5.

stas • Agrega una columna más, con el nombre de Pago quincenal.

Calcular con la computadora

• Ubica el cursor en la primer celda donde debe ir el resultado. • Anotar el signo de igual, luego el nombre de la celda que dice el total del pago, el signo de dividir y luego el número 5 y da Enter. • Copia esta fórmula y pégala en cada una de las celdas de la columna que tengan tus datos. • Si quieres ver un ejemplo, abre el archivo pants.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 27. Cómo se nombran las celdas • Ficha 28. Cómo anotar operaciones aritméticas • Ficha 29. Cómo copiar operaciones en otras celdas Reto 4

Calcular el total de la venta

Con estos datos podrás calcular fácilmente el total de pants vendidos y el total en dinero de tu venta.

stas • Solamente necesitas sumar, en una columna, el total de pants, y en la otra el total de dinero. • Usa la función para sumar datos de columnas. • Colorea las celdas de estos resultados.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 26. Cómo sumar columnas o renglones • Ficha 18. Cómo dar color a las celdas

Manual para el adulto

2.3. Caso 7. Control de empleados

Javier. 35 años. Vive en una comunidad del norte del país; está estudiando la secundaria para adultos y está aprendiendo a usar la computadora. Trabaja en una maquiladora, encargándose de llevar el registro del número de horas que cada día trabajan los empleados. Reporta cada semana cuántas horas trabajó cada uno y de acuerdo con ello, se les paga su salario. Javier quiere aprovechar que está aprendiendo a usar la computadora para elaborar sus reportes bien presentados y utilizando algunas funciones automáticas de la computadora.

Calcular con la computadora

Tus retos Elaborar un formato de registro de tiempo utilizando una plantilla. Reto 1

Abrir una plantilla de registro de tiempo

stas • Las plantillas son formatos que puedes usar fácilmentecon solo llenar los datos que tú necesitas. • En lugar de usar una hoja de cálculo normal de Excel abre una plantilla para tarjeta de tiempo. Se verá mejor y será muy fácil de usar. • El archivo que abrirás se debe ver como la siguiente imagen.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 30. Cómo abrir una plantilla en un programa para hacer hojas de cálculo.

Manual para el adulto

Ficha 30

Cómo abrir una plantilla en un programa para hacer hojas de cálculo 1. Haz clic en el menú superior en Archivo y elige Nuevo. 2. Se abrirá una pequeña ventana del lado derecho de la pantalla. 3. Haz clic donde dice En mi PC. Ve la siguiente ilustración.

4. En la ventana de plantilla que se abre hay dos pestañas en la parte superior. Haz clic donde dice soluciones de hoja de cálculo. 5. Haz clic en el formato que quieras usar. 6. Ya puedes llenar con tus propios datos.

Reto 2

Insertar los datos

Se usa una hoja de registro para cada empleado. Se anota el número de horas que ocupa en cada tarea o en atender diferentes clientes.

Calcular con la computadora

stas • Haz clic en cada espacio para poder escribir. • El primer tramo corresponde a los datos del empleado: su nombre, su número de registro, su número de seguridad social, entre otros. • Donde dice Varios, puedes anotar el nombre de la empresa. • Anota también quién es el jefe del empleado. • En el siguiente espacio debes anotar en cada renglón las diferentes tareas que realiza o los clientes que atiende. • Anota cuántas horas ocupó cada día en cada cuenta o tarea. • Verás cómo el total aparece automáticamente. • Abre el archivo empleados del CD de ejercicios para ver un ejemplo de cómo se llena la plantilla.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 30. Cómo abrir una plantilla en un programa para hacer hojas de cálculo.

Manual para el adulto

2.4. Caso 8. Mi propio negocio En esta historia tú eres el personaje principal. Llena con tus datos personales el formato del caso y luego resuelve los retos que se te presentan. Si no tienes un negocio propio, imagina uno que quisieras tener y trabaja con él.

Dibújate aquí o pega tu fotografía

El personaje

(Anota aquí tu nombre)

(anota aquí tu edad)

(Anota en este espacio en qué lugar vives, cómo es este lugar y cómo es tu negocio)

Calcular con la computadora

Tus retos Utilizar un programa de elaboración de hoja de cálculo para organizar la información de ventas mensuales de tu negocio, anotando la lista de productos que tienes, el precio de cada uno, el número que vendiste y el cálculo de la venta total. Reto 1

Elabora una tabla con el registro de ventas.

stas • Abre una hoja nueva de Excel para registrar los productos, su precio, y el número de productos vendidos de cada uno. • Da formato de color, tipo de letras, colores de celda a tu formato. • Ve la siguiente tabla, como ejemplo, para organizar tus datos. Producto

Precio por pieza

Número de productos vendidos

Total de la venta

Suma venta total

Manual para el adulto

Fichas que te serán de utilidad Fichas de la Unidad 1. Reto 2

Calcula automáticamente el total de ventas

stas • Coloca una fórmula para calcular cuánto dinero es de la venta de cada tipo de producto. • Suma el total de tus ventas.

Fichas que te serán de utilidad • • • •

Ficha 26. Cómo sumar columnas o renglones Ficha 27. Cómo se nombran las celdas Ficha 28. Cómo anotar operaciones aritméticas Ficha 29. Cómo copiar operaciones en otras celdas

Calcular con la computadora

Autoevaluación

¿Lograste tus retos? Anota aquí si los lograste o no. Retos

Logrado

2.1. Inventario de la herrería 1

Realizar una tabla con el inventario de materiales

Sí

Calcular el total de productos automáticamente

Sí

Obtener el costo total de los productos automáticamente

Sí

2.2. Pagos a plazos del taller de pants 1

Elaborar una tabla con los datos del pedido

Sí

Calcular el pago total de cada escuela

Sí

Calcular el monto de los pagos quincenales

Sí

Calcular el total de la venta

Sí

2.3. Control de empleados 1

Abrir una plantilla de registro de tiempo

Sí

Insertar los datos

Sí

2.4. Mi propio negocio

Elabora una tabla con el registro de ventas

Sí

Calcula automáticamente el total de ventas

Sí

Anota si aprendiste a realizar en tu programa para elaborar hojas de cálculo las siguientes tareas. Temas

Lo sé hacer

Si no lo sabes, puedes consultar

Cómo combinar y centrar celdas

Sí

Ficha 23

Cómo marcar líneas

Sí

Ficha 24

Cómo eliminar filas

Sí

Ficha 25

Cómo sumar columnas o renglones

Sí

Ficha 26

Cómo se nombran las celdas

Sí

Ficha 27

Cómo anotar operaciones aritméticas

Sí

Ficha 28

Cómo copiar operaciones en otras celdas

Sí

Ficha 29

Cómo abrir una plantilla en un programa para hacer hojas de cálculo

Sí

Ficha 30

¿Qué otras cosas aprendiste en esta unidad?

Unidad 3

Unidad 3 ca s Proyectos utilizand o grá fic

Propósito Aprender a utilizar información numérica, organizada en tablas, para crear distintos tipos de gráficas, como de columnas y circulares de porcentajes, etc., por medio de una hoja de cálculo.

Los contenidos se abordarán en diferentes escenarios de microempresas productivas, que requieren mostrar gráficamente aspectos de la producción o del contenido de sus productos.

Temas • Reportes de venta de productos en una empacadora de pescados y mariscos • Reporte de ventas de quesos • Empresa de producción de embutidos • El reporte de tu empresa

Manual para el adulto

3.1. Caso 9. Reportes de venta de productos en una empacadora de pescados y mariscos Matías, 27 años. Vive en una colonia en las orillas de una ciudad de la costa de Baja California Sur. Trabaja en una empacadora de pescados y mariscos y debe reportar cada mes las ventas que ha habido de los productos. Generalmente hace una tabla donde indica el nombre de cada producto y cuánto se ha vendido en el mes. Su jefe le ha pedido que presente estos datos en gráficas, para que todos puedan entender fácilmente la información. La gráfica será colocada en el pizarrón de avisos, de manera que es importante que tenga también buena presentación.

Calcular con la computadora

Tus retos Convertir los datos de una tabla en una gráfica de columnas, darle formato para una buena presentación y luego imprimir la gráfica. Reto 1

Crear una tabla de en un archivo nuevo del programa para elaborar hojas de cálculo, con los datos de la venta del mes.

stas • Abre un archivo nuevo. • Realiza una tabla como la siguiente y guárdala con el nombre de mariscos. • Dale formato a tu gusto. Venta del mes de febrero de pescados y mariscos Producto

Kilos vendidos

Ostión

140

Camarón

450

Pulpos

700

Langosta de mar

130

Langosta de agua dulce

270

Almeja

250

Sardina

800

Pez vela

1000

Tiburón

1500

Fichas que te serán de utilidad Todas las que dicen cómo hacer una tabla y cómo darle formato.

Manual para el adulto

Reto 2

Crear una gráfica de columnas a partir de los datos de la tabla

stas • Para crear la gráfica debes tener completa la tabla con los datos. • Es muy fácil hacer una gráfica, si sigues con cuidado las instrucciones. • Lo importante de una gráfica es que con sólo verla puedes saber qué producto se vendió más y cuál menos.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 31. Cómo convertir los datos de una tabla en una gráfica de columnas Ficha 31

Cómo convertir los datos de una tabla en una gráfica de columnas 1. Selecciona los datos de la tabla que quieres que aparezcan en la gráfica. Debes seleccionar las columnas de los nombres de los datos y de los números, así como el título de la tabla, como se muestra en la siguiente imagen.

Calcular con la computadora

2. Haz clic en el icono del asistente de gráficas que está en la barra de herramientas.

3. Se abrirá una ventana, que es el asistente para crear gráficas. Haz clic sobre la opción Columnas, luego haz clic sobre el primer subtipo de columna y después haz clic en Siguiente.

4. Elige el primer subtipo. También sirven para el mismo tipo de información los dos subtipos que están debajo de esta opción, pero se presentan diseñados con volumen. Haz clic en Siguiente. 5. Donde dice Series en debe estar marcado Columnas. Deja los demás datos como están y haz clic en Siguiente. 6. En esta ventana es donde puedes anotar el título de la gráfica y los nombres de los ejes de tus datos, como se muestra en la siguiente imagen.

Manual para el adulto

7. Por el momento no usaremos las demás pestañas de opciones. Haz clic en Siguiente. 8. En esta ventana haz clic en Finalizar. Verás la gráfica que has hecho junto a tu tabla de datos. 9. Puedes mover la tabla si haces clic sobre ella para seleccionarla y luego haciendo clic sobre ella y sin soltar el botón del ratón moverla de lugar. Suelta el botón para dejarla.

Reto 3

Interpretar la información de la gráfica de columnas que has creado

Ya que has hecho una gráfica, lo importante es saber leer la información que te dice. Observa la gráfica y luego responde las preguntas que se te presentan.

stas • La columna más alta corresponde a un número mayor en tus datos.

Calcular con la computadora

• En el eje horizontal de la gráfica se indica lo que estás midiendo, en este ejemplo, el nombre de cada una de las especies de pesca. • En el eje vertical se indica la cantidad de especies vendidas. • Al cruzar la información de ambas, puedes saber cuánta venta hay de cada especie.

Interpreta la gráfica. Para poder responder las preguntas, observa qué tan alta es cada columna. Su altura indica la cantidad de productos vendidos. Te puedes ayudar viendo los números del eje vertical de la gráfica.

1. ¿Cuál es el producto que más se vende?

2. ¿Cuál es el producto que menos se vende?

3. ¿Cuáles son los tres productos más vendidos?

4. ¿Qué productos se vendieron menos?

5. ¿De qué productos se vendieron más de 600 kilos?

Manual para el adulto

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 32. Cómo Interpretar la información de una gráfica de columnas Ficha 32

Cómo Interpretar la información de una gráfica de columnas 1. A simple vista, observa la altura de las columnas y compáralas. La altura indica la cantidad. 2. Si quieres saber la cantidad con mayor precisión, fíjate en los números del eje vertical.y compara con la altura de las columnas. 3. En el eje horizontal de datos puedes ver el nombre de cada categoría que has graficado.

Reto 4

Dar formato a la gráfica y colocarla junto a la tabla de datos

Puedes cambiar la gráfica que has creado para que quede a tu gusto cambiando sus colores y el tamaño y tipo de letra.

stas • Cambia el color de las columnas a uno que te agrade. • Cambia el color de fondo de la gráfica y también el del rectángulo de fondo. • Ajusta el tamaño de la gráfica completa. • Cambia el tipo y tamaño de letra. • Cuando termines, acomoda la gráfica junto a la tabla de datos, en la misma hoja. • No olvides de guardar el archivo al terminar. • Si quieres ver un ejemplo, abre el archivo empacadora, que está en la carpeta de la Unidad 3, del CD de ejercicios.

Calcular con la computadora

Fichas que te serán de utilidad • • • •

Ficha 33. Cómo cambiar los colores de una gráfica. Ficha 34. Cómo cambiar el color, tamaño y tipo de letra de una gráfica. Ficha 35. Cómo cambiar el tamaño de la gráfica completa. Ficha 36. Cómo mover la gráfica en la hoja de cálculo.

Ficha 33

Cómo cambiar los colores de una gráfica Se puede cambiar el color de la gráfica, el color de fondo y el del marco del rectángulo grande. Para ello: 1. Haz doble clic sobre el área de color que quieras modificar. 2. Se abrirá una ventana mostrando los colores disponibles. 3. Haz clic sobre el que te guste. 4. Si quieres cambiar el borde, haz clic sobre el ancho y color que quieras. 5. Haz clic en Aceptar.

Manual para el adulto

Ficha 34

Cómo cambiar el color, tamaño y tipo de letra de una gráfica 1. Haz doble clic sobre el letrero al que quieres cambiar el tipo y tamaño de letra. 2. Se abrirá una ventana donde puedes elegir el color de la letra, el tipo y el tamaño, así como el estilo y efectos de la letra. Haz clic sobre las opciones que quieras aplicar. 3. Haz clic en Aceptar.

Calcular con la computadora

Ficha 35

Cómo cambiar el tamaño de la gráfica completa 1. Selecciona la gráfica haciendo clic sobre ella. Se verán unos pequeños cuadros negros en sus esquinas. 2. Para que cambie de tamaño sin perder su forma, lleva el cursor a una de las esquinas. Cuando veas aparecer una flecha, presiona el botón del ratón y desplázalo hasta alcanzar el tamaño que quieras. 3. Si quieres que solamente aumente la gráfica en horizontal o en vertical, ubica el cursor en alguno de los cuadritos negros que están sobre los lados de la gráfica.

Ficha 36

Cómo mover la gráfica en la hoja de cálculo 1. Selecciona la gráfica haciendo clic sobre ella. Se verán unos pequeños cuadros negros en sus esquinas. 2. Haz clic sobre la gráfica y sin soltar el botón del ratón, mueve la gráfica hasta donde quieras. 3. Suelta el botón del ratón.

Reto 5

Imprimir la gráfica

stas • Se necesita que la gráfica se imprima sola, en una hoja tamaño carta. • Antes de imprimirla usa la opción de vista preeliminar, para ver cómo quedará en papel. • Cuando la imprimas, guarda este trabajo en tu carpeta del curso.

Manual para el adulto

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 37. Cómo usar la vista preliminar con una gráfica. • Ficha 38. Cómo imprimir una gráfica. Ficha 37

Cómo usar la vista preliminar con una gráfica 1. Selecciona la gráfica haciendo clic sobre ella. Observa que aparezcan los pequeños cuadros negros en las orillas de la gráfica, que indican que está seleccionada. 2. Ve al menú superior y haz clic sobre Archivo, ve a Vista previa y haz clic allí. 3. Verás la gráfica como se verá en la hoja de papel. 4. Haz clic en cerrar para regresar a tu hoja de trabajo.

Ficha 38

Cómo imprimir una gráfica 1. Selecciona la gráfica. 2. Verifica con Vista preliminar que se vea bien. 3. Ve al menú superior y haz clic en Archivo. Ve a Imprimir y sigue el mismo procedimiento que utilizaste para imprimir tablas.

Calcular con la computadora

3.2. Caso 10. Reporte de ventas de quesos

Mariana, 19 años. Estudia la secundaria en sistema abierto, ya que trabaja en la asociación de productores de quesos de cabra de su comunidad. En la asociación producen cuatro tipos de queso de cabra: ajo, ceniza, yerbas y chipotle, en dos tamaños: chico (250 g) y grande (500 g). Su labor consiste en llevar un registro del número de quesos que se venden de cada tipo por mes. Mariana quiere presentar en la reunión de asociados de fin de año el reporte de ventas del último trimestre, utilizando tablas y gráficas, que faciliten ver el nivel de ventas con facilidad.

Manual para el adulto

Tus retos Hacer un reporte donde imprimas la tabla de información y una gráfica para cada mes del trimestre. Hacer también una gráfica que combine la información de los tres meses de venta, diferenciando cada tipo de queso. Reto 1

Hacer una gráfica de barras para cada mes del trimestre usando las tablas de datos del archivo quesos

stas • Para resolver este reto usar lo que aprendiste al resolver el caso anterior. • Abre el archivo quesos, que está en la carpeta de la Unidad 3 del CD de ejercicios. • Este archivo tiene cuatro hojas. Para este reto usarás las tres primeras, que contienen los datos de las ventas de cada mes. • Recuerda que para pasar de una hoja a otra, solamente debes hacer clic sobre la pestaña que indica el número o nombre de cada hoja, en la parte inferior de la ventana principal. • Haz una gráfica de columna para cada mes. • Usa el formato que te da la columna en volumen, como si fueran cajas. • Cambia los colores, el tamaño y tipo de letra como a ti te guste. • Ajusta el tamaño de cada gráfica y colócala junto a la tabla de datos. • Si quieres ver un ejemplo de cómo deben quedar las gráficas, abre el archivo quesosgraficas que está en la carpeta de la unidad 3 del CD de ejercicios.

Calcular con la computadora

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 31. Cómo convertir los datos de una tabla en una gráfica de columnas • Ficha 33. Cómo cambiar los colores de una gráfica • Ficha 34. Cómo cambiar el color, tamaño y tipo de letra de una gráfica • Ficha 35. Cómo cambiar el tamaño de la gráfica completa • Ficha 36. Cómo mover la gráfica en la hoja de cálculo Reto 2

Hacer una gráfica de barras con los datos de todo el trimestre, con todos los tipos de quesos

stas • Para hacer esta gráfica necesitas usar la tabla de datos de la hoja que se llama trimestre, y que está en el mismo archivo que has estado trabajando. • Para hacer la gráfica primero selecciona todos tus datos, incluyendo el título de las columnas, todos los tipos de queso y todas las cantidades. • El procedimiento para hacer esta gráfica es igual que en los otros ejercicios. • Te recomendamos que le des un formato de color bonito, utilizando efectos de relleno (texturas, degradado y trama). • Puedes ver un ejemplo de cómo quedan este tipo de gráficas.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 31. Cómo convertir los datos de una tabla en una gráfica de columnas. • Ficha 39. Cómo borrar una gráfica. • Ficha 40. Cómo deshacer acciones.

Manual para el adulto

Ficha 39

Cómo borrar una gráfica 1. Selecciona la gráfica haciendo clic sobre ella. Se verán unos pequeños cuadros negros en su borde. 2. Presiona la tecla Del.

Ficha 40 Cómo deshacer acciones Si acabas de realizar una acción y no quedó como esperabas, puedes volver a como estaba antes haciendo clic en el icono de deshacer.

Reto 3

Interpretar la información de la gráfica trimestral

Ahora que has hecho una gráfica con varios datos juntos, es importante poder leer la información que te da.

stas • Para este reto puedes usar la gráfica del archivo quesosgrafica o bien la que tú elaboraste. • Fíjate que cada color representa un mes. • Cada grupo de tres líneas de color corresponde a un producto. • Si quieres ver lo que pasó con un solo producto, durante los tres meses, fíjate solo en el tramo que corresponde a ese producto. • Responde las preguntas siguientes,a partir de lo que la gráfica te muestra.

Calcular con la computadora

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 32. Cómo interpretar la información de una gráfica de columnas. Interpretación de la gráfica trimestral 1. ¿Qué producto es el que ha logrado la mayor venta del trimestre?

2. ¿En qué mes fue esta venta?

3. ¿En qué mes ha habido la mayor cantidad de ventas de todos los tipos de queso?

4. Observa la gráfica completa. En general, ¿las ventas han ido aumentando con el tiempo o han disminuído?

5. Viendo los datos de las gráficas, ¿cuál es el tipo de queso que deben producir en mayor cantidad?

Manual para el adulto

3.3. Caso 11. Empresa de producción de embutidos.

Cristóbal, 47 años. Vive en un pequeño poblado en que muchas personas se dedican a producir embutidos como chorizo, jamón y salchichas. Como cada vez hay mayor competencia con las grandes empresas productoras, los productores locales han decidido aumentar la calidad de sus productos, cuidar mucho los ingredientes y las proporciones correctas, de tal forma que se puedan vender como originales y de producción artesanal, aumentando su costo de venta, y así, diferenciando su calidad de los que se hacen en grandes fábricas de manera masiva. Cristóbal ha estado estudiando algunos datos sobre el tipo de gusto de los posibles compradores y también ha estado estudiando el tipo de proporciones que deben llevar los productos, en cuanto a nutrientes. Quiere presentar esta información en la siguiente reunión de trabajo con los productores de la zona, utilizando algunas gráficas para ello. Ha visto algunas gráficas en forma de círculo que cree que le pueden servir para representar el total del producto y las partes que lo componen.

Calcular con la computadora

Reto 1

Hacer una gráfica circular de los nutrientes de la carne

Cristóbal encontró en una revista especializada en carnes, los datos respecto a los nutrientes que tiene la carne. Los datos están en una tabla.

stas • Abre el archivo embutidos para utilizar la tabla de datos. • El procedimiento para hacer la gráfica es muy parecido al que has utilizado para hacer la gráfica de columnas. • Solamente tendrás que elegir la opción de gráfica tipo circular. • El círculo entero representa el total de la carne. Cada parte del círculo es un componente. • Para que la gráfica tenga buena presentación le puedes cambiar el color, la textura de color o el tipo de letra, de acuerdo a como a ti te agrade. • Las gráficas circulares te sirven cuando quieres representar el total de algo y la proporción de sus componentes o sus partes. • La tabla que utilizarás es la siguiente: Componentes nutricionales de la carne comestible Componente

Porcentaje

Proteínas

17.5

Grasa

Agua

Cenizas

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 41. Cómo hacer gráficas circulares

Manual para el adulto

Ficha 41

Cómo hacer gráficas circulares Las gráficas circulares te sirven cuando quieres representar el total de algo y la proporción de sus componentes o sus partes. Para realizarlas: 1. Debes tener una tabla de datos ya elaborada. 2. Selecciona tus datos, incluyendo los títulos de cada columna. 3. Haz clic sobre el icono del asistente para gráficos. 4. En la ventana que se abre selecciona el tipo de gráfica circular. 5. Selecciona un subtipo de gráfica. Todas dan la misma información, pero tienen diferentes diseños. Elige la que te guste.

6. Da clic en Siguiente; en esa ventana indica que las series estén por columnas y da clic en Siguiente. 7. Anota el título de tu gráfica en el espacio donde se solicita y haz clic en Siguiente. 8. Haz clic en Finalizar y ya estará lista tu gráfica.

Calcular con la computadora

Reto 2

Leer la gráfica circular de embutidos

Ahora que tienes esta gráfica elaborada lo importante es que sepas qué te está indicando. Obsérvala y contesta las preguntas de este reto.

stas • Al leer la gráfica guíate por la vista. Un trozo mayor indica una cantidad mayor. • El círculo representa el total de la carne. Cada componente es un pedazo del círculo. Interpretación de la gráfica de componentes de la carne comestible. 1. ¿Cuál es el principal componente de la carne?

2. ¿De qué componente es del que tiene menor proporción?

3. Más de la mitad de la carne está compuesta por ….

Reto 3

Realizar un diagrama circular de cada subtipo

Para elegir cuál es el diseño que más te agrada, haz una gráfica circular de cada tipo. En esta ocasión, agrega el porcentaje impreso junto a cada parte de la gráfica.

Manual para el adulto

stas • Todas las gráficas se realizan con el mismo procedimiento. • Al terminar cada una, muévela y acomódala en la hoja para que no se encimen. • Consulta la ficha 42, para saber cómo agregar el porcentaje impreso en la gráfica circular.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 42. Cómo agregar el porcentaje impreso en una gráfica circular Ficha 42

Cómo agregar el porcentaje impreso en una gráfica circular. 1. En el paso 3 del asistente para gráficos, haz clic sobre la pestaña que dice Rótulos de datos.

2. Selecciona donde dice Porcentaje y haz clic en Siguiente. 3. Continúa el procedimiento igual que siempre.

Calcular con la computadora

Reto 4

Pegar una gráfica en una hoja de un procesador de textos

Para hacer el reporte impreso, Cristóbal quiere integrar en una misma hoja la gráfica de datos y la interpretación, escrita en Word.

stas • Para llevar una gráfica de un programa para hacer hojas de cálculos aun procesador de textos tendrás que tener abiertos los dos programas. • Recuerda que para pasar de uno a otro bastará con que hagas clic en su nombre, que aparecerá en la parte inferior de la pantalla, en un rectángulo. • Escribe en el procesador de textos el título de tu documento, luego pega la gráfica y abajo escribe las explicaciones de la gráfica. Tómalas del reto anterior.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 43. Cómo pegar una gráfica en un documento de procesador de textos Ficha 43

Cómo pegar una gráfica en un documento de procesador de textos 1. Abre tu procesador de palabra y en una hoja nueva anota el título del documento, por ejemplo, componentes de la carne comestible. 2. Debes tener también abierto el archivo donde está tu gráfica. Selecciónala y cópiala. 3. Ve a la hoja de del procesador de textos. Coloca el cursor donde quieres pegar la gráfica. 4. Haz clic en Edición, del menú superior, y ve a Pegado especial, y elige Imagen (metarchivo mejorado). 5. Ya tendrás la gráfica pegada como imagen en tu documento.

Manual para el adulto

3.4. Caso 12. El reporte de tu empresa. En esta historia tú eres el personaje principal. Llena con tus datos personales el formato del caso y luego resuelve los retos que se te presentan. Si no tienes un negocio propio, imagina uno que quisieras tener y trabaja con él.

Dibújate aquí o pega tu fotografía

El personaje

(Anota aquí tu nombre)

(anota aquí tu edad)

(Anota en este espacio en qué lugar vives, cómo es este lugar y cómo es tu negocio)

Calcular con la computadora

Tus retos Utilizar el programa para realizar hojas de cáorganizar la información de los informes de tu negocio, integrando un reporte en tu procesador de textos con una gráfica de columnas y una circular. Este es un ejercicio de integración y podrás recordar los conocimientos anteriores y aplicarlos a tu propio negocio. Al terminar, imprime el documento donde has integrado tu trabajo. Reto 1

Realizar una tabla con las ventas de por lo menos 10 productos en tres meses.

Reto 2

Realizar una gráfica de columnas de las ventas del trimestre.

Reto 3

Realizar una gráfica circular de las ventas de productos del primer mes.

Reto 4

Integrar un documento en Word con un título, las gráficas realizadas y la explicación de cada una.

Autoevaluación ¿Lograste tus retos? Anota aquí si los lograste o no. Retos

Logrado

3.1. Reportes de venta de productos en una empacadora de pescados y mariscos 1

Crear una tabla en un archivo nuevo del programa para elaborar hojas de cálculo, con los datos de la venta del mes.

Sí

Crear una gráfica de columnas a partir de los datos de la tabla.

Sí

Interpretar la información de la gráfica de columnas que has creado.

Sí

Dar formato a la gráfica y colocarla junto a la tabla de datos.

Sí

Imprimir la gráfica. 3.2. Reporte de ventas de quesos

Hacer una gráfica de barras para cada mes del trimestre usando las tablas de datos del archivo quesos.

Sí

Hacer una gráfica de barras con los datos de todo el trimestre, con todos los tipos de quesos.

Sí

Interpretar la información de la gráfica trimestral.

Sí

3.3. Empresa de producción de embutidos 1

Hacer una gráfica circular de los nutrientes de la carne.

Sí

Leer la gráfica circular de embutidos.

Sí

Realizar un diagrama circular de cada subtipo.

Sí

Pegar una gráfica en una hoja del procesador de textos.

Sí

3.4. El reporte de tu empresa

Realizar una tabla con las ventas, de por lo menos 10 productos, en tres meses.

Sí

Realizar una gráfica de columnas de las ventas del trimestre.

Sí

Realizar una gráfica circular de las ventas, de productos del primer mes.

Sí

Integrar un documento en un procesador de textos con un título, las gráficas realizadas y la explicación de cada una.

Sí

Anota si aprendiste a realizar en Exel las siguientes tareas Temas

Lo sé hacer

Sino no lo sabes, puedes consultar

Cómo convertir los datos de una tabla en una gráfica de columnas.

Sí

Ficha 31

Cómo Interpretar la información de una gráfica de columnas.

Sí

Ficha 32

Cómo cambiar los colores de una gráfica.

Sí

Ficha 33

Cómo cambiar el color, tamaño y tipo de letra de una gráfica.

Sí

Ficha 34

Cómo cambiar el tamaño de la gráfica completa. Sí

Ficha 35

Cómo mover la gráfica en la hoja de cálculo.

Sí

Ficha 36

Cómo usar la vista preliminar con una gráfica.

Sí

Ficha 37

Cómo imprimir una gráfica.

Sí

Ficha 38

Cómo borrar una gráfica.

Sí

Ficha 39

Cómo deshacer acciones.

Sí

Ficha 40

Cómo hacer gráficas circulares.

Sí

Ficha 41

Cómo agregar el porcentaje impreso en una gráfica circular.

Sí

Ficha 42

Cómo pegar una gráfica en un documento del procesador de textos

Sí

Ficha 43

¿Qué otras cosas aprendiste en esta unidad?

Unidad 4 Uso d e funciones y soluciones prediseñadas Propósito Aprender algunas funciones sencillas en el procesamiento de su información en una hoja de cálculo, y utilizar algunas plantillas con soluciones prediseñadas. Para tales propósitos se utilizarán los conocimientos adquiridos en anteriores unidades, por ejemplo, los relacionados con la elaboración de gráficas.

Estos contenidos se abordarán a partir de situaciones prácticas, como la obtención del promedio de calificaciones en boletas escolares, el cálculo de impuestos y descuentos de alguna mercancía o artículo en comercios, la conversión entre dólares y pesos, y el cálculo del pago mensual y de intereses en créditos. Temas • Promedio de calificaciones • Cálculo de impuestos y descuentos en un comercio • Conversión entre dólares y pesos mexicanos • Cálculo de crédito

Manual para el adulto

4.1. Caso 13. Promedio de calificaciones Estela, 21 años. Estela vive en una pequeña ciudad del centro del país. Como de chica tuvo que trabajar para ayudar a sus papás en la cría de pollos, ya no se inscribió en la secundaria. Pero en este último año decidió hacerlo en un sistema abierto y está a punto de concluir. Ha pensado en seguir estudiando la preparatoria o alguna carrera técnica. En muchos lugares que ha ido a pedir informes le preguntan qué promedio lleva en la secundaria. Como Estela aprendió a usar la computadora mientras estudiaba la secundaria, se le ha ocurrido que ella misma puede calcular el promedio. Su asesor le ha sugerido que use una hoja de cálculo y una función especial para calcular el promedio de cada materia y el promedio total. Tambien, le ha dicho que si tiene un buen promedio, como de 8 o 9, tal vez pueda tramitar una beca y con el dinero de ésta, se le facilite continuar estudiando. Han pensado también en hacer una gráfica de cada año, ya que así es más fácil valorar cómo va en sus estudios, en qué materias tiene mejores calificaciones y si durante el año han cambiado mucho o se han sostenido mas o menos iguales.

102

Calcular con la computadora

Tus retos Hacer un archivo con las calificaciones por materia de los dos primeros años de secundaria, y obtener el promedio de cada materia, el promedio total de cada año y el promedio de los dos años que lleva cursados completos. También hacer una gráfica de columnas para las calificaciones del primer año y otra para las del segundo. Reto 1

Abrir un archivo y anotar las calificaciones por materia de todos los meses del primer año. En la segunda hoja, anotar las del segundo año.

stas • Ya sabes abrir archivos y escribir datos en ellos. • No olvides que cada columna debe llevar un nombre. En este ejercicio debe ser el nombre de cada mes del año. • Las filas también deben llevar nombre, aquí van a ser los nombres de cada una de las materias. • Copia las calificaciones. • Da formato a tu hoja de registro, usando tipos de letra, colores y líneas. • La primera hoja tendrá las calificaciones del primer año, y la segunda hoja, las del segundo año. Escribe el nombre del primer año y segundo año en la pestaña correspondiente. • Usa los siguientes datos para hacer tus archivos. Puedes copiar los datos del archivo en Word que hay en la carpeta de la Unidad 4. Registro de calificaciones.

103

Manual para el adulto

Registro de calificaciones. Primer año de secundaria. Alumna: Estela Ramírez Paz Español

Matemáticas

Historia

Biología

Física

Química

Optativas

Geografía

Promedio

Promedio Promedio total

Registro de calificaciones. Segundo año de secundaria. Alumna: Estela Ramírez Paz Español Matemáticas

Historia

Geografía

Biología

Física

Química

Optativas

Promedio

Promedio Promedio total

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 44. Cómo copiar datos de una tabla elaborada en un procesador de textos a una realizada en una hoja de cálculo

104

Calcular con la computadora

Ficha 44

Cómo copiar datos de una tabla elaborada en un procesador de textos a una realizada en una hoja de calculo 10. Debes tener abierto el archivo del procesador de textos que quieres copiar y también la hoja de cálculo donde quieres pegar la tabla. 11. Para pasar de un programa a otro haz clic sobre el rectángulo que indica cada programa, en la parte inferior de la pantalla. 12. Ve al archivo del procesador de textos, selecciona la tabla y cópiala. Ten cuidado en seleccionar solamente la tabla. 13. Ve a tu programa de la hoja de cálculo, al archivo donde necesitas la información. 14. Pégala. 15. Ajusta el ancho de las columnas y los renglones.

Reto 2

Obtener todos los promedios insertando una función

Ya que se tienen los datos en una tabla de Excel, necesitas obtener el promedio de cada materia y de cada mes, tanto para el primer año como para el segundo.

stas • Observa que cada renglón tiene las calificaciones de una materia, y al final del renglón es donde debes anotar el promedio. • Observa que en cada columna están las calificaciones que corresponden a un mes. Debajo de la columna es donde debes anotar el promedio del mes. • Recuerda que el promedio es la suma de todos los datos que tienes, dividida entre el número de datos. Aquí se refiere a la suma de todas las calificaciones de una materia a lo largo del año, dividida entre el número de meses que se han calificado. También, para las columnas, es la suma de todas las calificaciones de un mes, dividido entre el número de materias que se han calificado.

105

Manual para el adulto

• La hoja de cálculo tiene una función que se llama promedio y es muy fácil de utilizar. Consulta la ficha correspondiente y luego aplícala en cada celda en que requieras obtener el promedio. • También puedes copiar la fórmula de promedio de la primera celda en que la insertes, y luego pegarla en todas las demás en donde requieras obtener el promedio. • Puedes ver el ejemplo de cómo debe quedar, abriendo el archivo promedios, que está en la carpeta de la Unidad 4 del CD de ejercicios.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 45. Cómo insertar la función de promedio en una tabla Ficha 45

Cómo insertar la función de promedio en una tabla 1. Coloca el cursor en la celda donde debe ir el resultado. 2. Ve al menú superior y haz clic en Insertar. 3. En las opciones que se despliegan elige Función. 4. Se abrirá una ventana.

106

Calcular con la computadora

5. En donde dice Categoría elige Estadística 6. Verás varias opciones en el siguiente rectángulo. Baja con el scroll hasta donde dice Promedio y haz clic en Aceptar. 7. En la siguiente ventana se muestra el rango de datos de los que se va a sacar el promedio, y que son los que has seleccionado antes. Haz clic en Aceptar. 8. Aparecerá el promedio en la celda que has indicado.

Reto 3

Cambiar el número de decimales que da el promedio

En un programa para elaborar hojas de cálculo se puede determinar cuántos decimales quieres en el resultado de una operación. En este reto deberás cambiar el formato para que el resultado te dé dos decimales.

stas • Si seleccionas toda la fila o bien, toda la columna que tiene resultados, puedes cambiar el formato de una vez, para toda la fila o para toda la columna. • Al elegir como formato de la celda la de número, puedes indicar cuántos decimales quieres que se te presente. • Esta función no solamente borra los decimales, sino que los redondea, es decir, si el decimal rebasa el .5 sube al siguiente número, y si no, lo baja al anterior, tal como se hace con las calificaciones.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 46. Cómo redondear decimales

107

Manual para el adulto

Ficha 46

Cómo redondear decimales 1. Selecciona la celda o celdas a las que quieres dar formato de decimales. 2. En el menú superior haz clic en Formato y elige la opción Celda. 3. Se abrirá una ventana en donde deberás elegir el formato de número y el número de decimales que quieres que se vean en el resultado. Al terminar haz clic en Aceptar. Ve la siguiente imagen.

Reto 4

Obtener el promedio de cada año de estudio

stas • Para obtener el promedio de un año tienes que considerar los promedios de todas las materias.

108

Calcular con la computadora

• Ubica el resultado en la celda que corresponde a promedio total, debajo de la columna que contiene los promedios de cada materia. • Inserta la función de promedio, tal como lo has hecho en el reto anterior. • A la celda donde quede el promedio total dale un formato de un decimal. • Colorea la celda donde queda el promedio total. • Para ver un ejemplo de cómo debe quedar, abre el archivo promedios, que está en la carpeta de la Unidad 4 en el CD de ejercicios.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 45. Cómo insertar la función de promedio en una tabla • Ficha 46. Cómo redondear decimales Reto 5

Realizar una gráfica de columnas para los promedios de las calificaciones por materia de cada año escolar

stas • Ya sabes hacer gráficas de columnas, solamente tendrás que recordarlo. • Los datos que tienes que seleccionar para la gráfica son los nombres de cada materia y sus promedios. • Como tienes en medio de estas dos columnas los datos correspondientes a cada mes, deberás ocultarlos. Consulta la ficha en que se explica cómo ocultar columnas. • Elabora una gráfica para el primer año y otra para el segundo año. Anota respectivamente como títulos: Calificaciones primer año y Calificaciones segundo año. • Te sugerimos que como ejercicio trates de copiar el diseño de color de las gráficas del archivo de ejemplo.

109

Manual para el adulto

• Para ver un ejemplo de cómo quedan las columnas ocultas y las gráficas, abre el archivo promediosgraficas. También puedes ver las imágenes siguientes.

110

Manual para el adulto

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 47. Cómo ocultar y mostrar filas o columnas Ficha 47

Cómo ocultar y mostrar filas o columnas A veces necesitas ocultar algunas columnas o renglones para poder graficar solamente algunos datos de la tabla. Para ocultar columnas: 1. Selecciona las columnas que quieres ocultar. Basta con que selecciones una fila de todas ellas o que las selecciones desde la fila de letras. 2. Ve al menú superior, haz clic en Formato y ve a Columna, según lo necesites. 3. Haz clic donde dice Ocultar. 4. Las columnas seleccionadas ya no se verán en tu hoja, pero siguen allí.

Para volver a ver las columnas que has ocultado: 1. Selecciona las dos columnas visibles, entre las que están las que has ocultado. 2. Ve al menú superior, haz clic en Formato, ve a Columna y haz clic en Mostrar. 3. Volverás a ver todas las columnas que habías ocultado. Para ocultar filas el procedimiento es igual. Solamente que seleccionas las filas que deseas ocultar y eliges Filas en el menú de Formato.

112

Calcular con la computadora

4.2. Caso 14. Cálculo de impuestos y descuentos en un comercio

Desiderio, 42 años. Desiderio es comerciante. Tiene una tienda de mosaicos y otros acabados en una localidad del sureste del país. Entre las tareas que requiere hacer en su negocio, está el calcular descuentos que ofrece en sus productos en ciertas épocas, en las que tiene promociones por cambio de modelos. Otra de las actividades que tiene que hacer frecuentemente es la de realizar cotizaciones, indicando cuánto es del impuesto al valor agregado (IVA), que es del 15%. Desiderio ha pensado que utilizando una hoja de cálculo en la computadora, puede realizar estas tareas de manera sencilla. Así que asiste con frecuencia a un centro de cómputo que hay cerca de su negocio, donde puede utilizar gratuitamente las computadoras y también tiene asesoría de cómo hacerlo.

113

Manual para el adulto

Tus retos Realizar una tabla para calcular el 30% de descuento, y el 12% adicional por pago de contado en todos los productos que vende. También realizar un formato en donde pueda anotar las compras de una persona o empresa, calcular el IVA y luego el total de la venta. En este formato quiere insertar una función que automáticamente le de la fecha y hora en que se elabora la factura. Reto 1

Realizar una tabla con los productos de la tienda y sus precios originales

stas • Abre un archivo nuevo. • Recuerda que lo más importante para que una tabla sirva, es que esté bien organizada la información. • Organiza la información de manera que quede en dos columnas: productos y precios. • Las columnas deben tener título. • En los renglones deben quedar los nombres de los productos. • Puedes ver un ejemplo de cómo organizar la tabla en el archivo mosaicos, que está en el CD de ejercicios, en la carpeta de la Unidad 4. • Usa los letreros que se muestran en seguida para obtener la información de los productos. Elige solamente la información que necesites. Hay información que no debe ir en la tabla y tú debes de seleccionarla.

114

Calcular con la computadora

Mosaico chico de Talavera Cómprelo a $150 el metro cuadrado

Mosaico para piso color liso A 67 pesos el metro cuadrado

Mosaico chico de Talavera Cómprelo a $150 el metro cuadrado

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Manual para el adulto

Fichas que te serán de utilidad Ya sabes todo lo necesario para realizar esta actividad, pero si tienes duda, consulta las fichas de la Unidad 1. Reto 2

Calcular el 30% de descuento por oferta

stas • Hay que agregar dos columnas más: una para calcular cuánto es el 30% y otra para calcular el precio ya con este descuento. • Para calcular cuánto es el 30% de una cantidad debes multiplicar por .30 esta cantidad. • Recuerda que para anotar un procedimiento o fórmula en la hoja de cálculo, debes anotar primero un signo de igual en la celda donde debe ir el resultado, luego anotar el nombre de la celda que tiene la cantidad original (el precio original) y anotar la multiplicación por .30 (X.30) • Recuerda que si anotas el procedimiento para el primer producto, lo puedes copiar para todos los demás. • Puedes ver un ejemplo en el archivo mosaicos2, que está en el CD de ejercicios, en la carpeta de la Unidad 4. Si ubicas el cursor sobre la celda del resultado, puedes ver el procedimiento en el rectángulo de función (dice Fx).

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 28.Cómo anotar operaciones aritméticas • Ficha 29.Cómo copiar operaciones en otras celdas

116

Calcular con la computadora

Reto 3

Calcular el 12% de descuento adicional por pago de contado

stas • Fíjate que el precio con descuento del 30% es la cantidad a la que tienes que calcular el 12% y luego restárselo. • Necesitas agregar dos columnas más: una para el cálculo del 12% y otra para el precio, donde se resta este 12% adicional. • Puedes ver un ejemplo en el archivo mosaicos3, que está en el CD de ejercicios, en la carpeta de la Unidad 4. Si ubicas el cursor sobre la celda del resultado, puedes ver el procedimiento en el rectángulo de función (dice Fx). • Tu tabla final debe ser como la siguiente:

ACABADOS GÓMEZ Producto

Mosaico chico de talavera Caja de mosaico decorado

Precio original

Descuento Precio con 30% descuento

Descuento adicional del 12%

12.6

Precio final

150

105

92.4

7.56

55.44

Mosaico liso tamaño grande

105

31.5

73.5

8.82

64.68

Mosaico papa piso colo liso

20.1

46.9

5.628

41.272

Mosaico con figuras para cocina

170

119

14.28

104.72

Alfombra de uso rudo

220

154

18.48

135.52

6.72

49.28

Orilla de mosaico decorada

180

126

15.12

110.88

Tapetes decorados

350

105

245

29.4

215.6

Mosaico para pared de baño

117

Manual para el adulto

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 28. Cómo anotar operaciones aritméticas • Ficha 29. Cómo copiar operaciones en otras celdas Reto 4

Realizar un formato para cotizaciones

Usando un programa de hoja de cálculo se puede hacer un formato para facilitar el cálculo del total de una cotización y el IVA de los productos.

stas • Todas las funciones que necesitas para crear este formato ya las has utilizado antes y solamente tendrás que recordarlas. • Necesitarás abrir un archivo nuevo y anotar como título a la hoja: Cotizaciones • Deja una fila para insertar la fecha y otra para los datos del cliente que pide la cotización. En la parte superior anota los datos de la empresa de Desiderio, como nombre, logo, dirección, teléfono. • Realiza un formato que incluya los 9 productos que vende Desiderio. • El formato debe tener las siguientes columnas: artículo, cantidad, precio por metro2, total, IVA y total con IVA incluido. • Como cada cliente puede pedir diferentes productos y diferentes cantidades, así como obtener un precio diferente si compra con descuentos o no, cada vez que se use el formato se tendrán que anotar estos datos. • La tabla deberá quedar como la siguiente:

118

Calcular con la computadora

ACABADOS GÓMEZ Atención Desiderio Gómez Cruz Independencia 34.B. Colonia Valle Industrial Tel. 45 23 90

COTIZACIÓN Fecha: Cliente:

Artículo

Cantidad

Precio por metro2

Total

IVA

Total con IVA incluido

Mosaico chico de talavera Mosaico decorado Mosaico liso de tamaño grande Mosaico para piso color liso Mosaico con figuras para cocina Alfombra de uso rudo Mosaico para pared de baño Orilla de mosaico decorada Tapetes decorados TOTALES TOTAL DE LA COMPRA IVA 15% TOTAL CON IVA INCLUIDO

Usa la función de insertar fecha automáticamente.

119

Manual para el adulto

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 48. Cómo insertar la fecha automáticamente Ficha 48

Cómo insertar la fecha automáticamente Para colocar la fecha en un documento y que se actualice si se vuelve a cambiar, se puede insertar la función fecha y hora. 1. Coloca el cursor en la celda donde quieres insertar la fecha. 2. En el menú superior elige Insertar y luego, Función. 3. Se abrirá una ventana donde debes elegir la categoría Fecha y hora.

4. Ve a donde dice Fecha y haz clic en Aceptar.

120

Calcular con la computadora

Reto 5

Agregar al formato el cálculo del total de la venta

stas • Como es un formato, primero llena con ceros todas las celdas que corresponden a cantidad y precio de cada artículo. • Para calcular el total de cada producto es necesario multiplicar la cantidad por el precio. Recuerda que para ello tienes que colocar el cursor en la celda donde va el total de cada artículo y allí anotar la fórmula, iniciando con un signo de igual(=), luego el nombre de la celda que tiene la cantidad, el signo de multiplicación (*) y el nombre de la celda que tiene el precio. • Copia la fórmula y pégala en cada celda donde deba ir el total de cada artículo. • Suma cada columna utilizando la función de Autosuma. Ve el ejemplo siguiente.

• Como todavía no se han anotado los precios y cantidades de la compra, todos los resultados darán cero en este momento.

121

Manual para el adulto

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 26. Cómo sumar columnas o renglones • Ficha 28. Cómo anotar operaciones aritméticas • Ficha 29. Cómo copiar operaciones en otras celdas Reto 6

Agregar al formato el cálculo del IVA

En la siguiente columna se debe calcular el IVA, que es el 15% del total.

stas • El IVA se calcula multiplicando el precio por .15 (precio *.15) • Ubica el cursor en la primera celda donde se debe calcular el IVA. • Anota la operación necesaria: el signo de igual, el nombre de la celda que tiene el dato del total, el signo de multiplicación (*) y luego .15. (punto quince). Da Enter y ya estará. • Copia esta fórmula o función en cada celda de esta columna de IVA.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 28. Cómo anotar operaciones aritméticas • Ficha 29. Cómo copiar operaciones en otras celdas Reto 7

Agregar al formato el total con IVA incluido

stas • Lo que tienes que hacer es sumar los datos de la columna del total con la del IVA.

122

Calcular con la computadora

• Coloca el cursor en la primera celda donde debes de calcular el total con IVA incluido. Anota la operación necesaria: el signo de igual, el nombre de la celda que tiene el total, el signo de + y el nombre de la celda que tiene el dato del IVA. • Copia esta fórmula o función que has creado, en cada celda de la columna de total más IVA. • Puedes ver como ejemplo el archivo cotizaciones, que está en el CD de ejercicios, en la carpeta de la Unidad 4, en la segunda hoja.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 28. Cómo anotar operaciones aritméticas • Ficha 29. Cómo copiar operaciones en otras celdas Reto 8

Agregar al formato el cálculo de los totales generales

Cada columna necesita el total general de esa categoría, para poder saber cuál es el total de productos pedidos, cuál es el total en dinero, cuál es el total de IVA, y el total de venta con el IVA incluido. Para eso se necesita sumar cada columna.

stas • Necesitas colocar el cursor en donde debe ir al suma de cada columna, es decir, abajo del último dato. • Selecciona, a partir de allí, todos los datos y usa la función de autosuma. • No olvides guardar cada vez que completes un reto. • Para anotar los resultados totales al final, anota el nombre de la celda que tiene el resultado en la tabla, en la celda correspondiente. En la siguiente imagen se indica cómo.

123

Manual para el adulto

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 26. Cómo sumar columnas o renglones Reto 9

Verificar el funcionamiento del formato y darle diseño

stas • Da formato con líneas y espacios, para que al imprimir la cotización se vea bien presentada. • Usa la opción Vista preeliminar para ver cómo se verá tu hoja al imprimirla. • Llena tu formato como si un cliente te hubiera pedido algo. Anota el número de productos y el precio de cada uno en su lugar. Verás que automáticamente se calculan los totales, el IVA por producto y los totales generales. Si algo no funciona bien, tendrás que volver a revisar si tus fórmulas están bien anotadas y en el lugar correspondiente.

124

Calcular con la computadora

• Puedes ver como ejemplo el archivo cotizaciones, hoja 2, que está en el CD de ejercicios, en la carpeta de la Unidad 4. Recuerda que si te ubicas en una celda que tiene una fórmula, ésta se te muestra en el rectángulo de función, en la parte superior de la ventana de trabajo. • Haz otra prueba. Cambia los precios y ve cómo se ajustan automáticamente todos los totales. Anota los datos de tu cliente. • Imprime una cotización.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 21. Cómo usar la vista preeliminar • Ficha 22. Cómo imprimir • Ficha 49. Cómo reconocer algunos errores al crear fórmulas o funciones

Ficha 49

Cómo reconocer algunos errores al crear fórmulas o funciones Cuando has anotado una fórmula y no funciona como esperabas, puedes revisar lo siguiente: • Coloca el cursor en la celda donde debería aparecer el resultado y revisa el rectángulo donde se muestra la función que corresponde. • Fíjate si el nombre de las celdas es el correcto. Puede ser que te hayas equivocado al anotar la letra o el número del nombre de la celda. • Revisa que la operación que has indicado sea la correcta y que hayas usado los signos que el programa para elaborar hojas de cálculo usa para cada operación. • Revisa que la fórmula empiece con el signo de igual, ya que si no es así, no funcionará.

125

Manual para el adulto

4.3. Caso 15. Conversión entre dólares y pesos mexicanos.

Amalia, 41 años. Vive en un poblado del centro-norte del país. Está casada y tiene 5 hijos pequeños. Como las cosechas han ido muy mal en el pueblo, su esposo se fue a trabajar a Estados Unidos, donde ha estado trabajando en diferentes cosas: como ayudante en un negocio de hamburguesas, en la recolección de diferentes productos agrícolas, como asistente de albañil y otros oficios. Cada mes le deposita algunos dólares a Amalia, para que ella y sus hijos puedan vivir. Ella tiene que calcular a cuántos pesos mexicanos equivalen, para que cuando los vaya a cambiar pueda saber si se los han cambiado correctamente. Se le ha ocurrido que podría ir a usar las computadoras de la Plaza Comunitaria de su pueblo para hacer un formato con el que pueda calcular fácilmente. Como ha estado asistiendo para aprender a usar la hoja de cálculo, ha pedido a su asesor que le ayude a hacer este formato. Tal vez sirva también para otras mujeres a las que también sus maridos envían dólares cada mes.

126

Calcular con la computadora

Tus retos Hacer un formato para conversiones entre pesos y dólares, usando la hoja de cálculo. Reto 1

Hacer un formato para conversiones entre pesos y dólares.

stas • Abre un nuevo archivo y en la hoja escribe como título “Conversiones entre dólares y pesos mexicanos”. • Haz un formato como el siguiente. Ajusta para ello los tamaños de letra, el tamaño de las columnas y las filas, y da color a las celdas.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 7. Cómo ajustar manualmente el ancho de las celdas • Ficha 18. Cómo dar color a las celdas

127

Manual para el adulto

Reto 2

Agregar fórmulas para realizar las conversiones de moneda

stas • Anota cero en el primer rectángulo de cada conversión, donde deberás anotar el número de dólares o pesos que se quieren convertir. • Para convertir dólares a pesos, ubica el cursor en el segundo rectángulo del primer par. Allí vas a anotar la fórmula. • Los pesos los debes dividir entre el valor del dólar (por ejemplo, si el dólar está a 10.45 pesos, tendrás que dividir entre esta cantidad). • Anota el signo de igual, luego el nombre de la celda donde anotarás los pesos mexicanos, luego el signo de división (/) y finalmente, el número de a cuánto está el dólar (por ejemplo, 10.45). • Para convertir pesos a dólares se tiene que multiplicar el número de dólares por el valor del dólar. • Ubica el cursor en la segunda celda del segundo par de rectángulos. Anota la fórmula: el signo de igual, el nombre de la celda donde anotarás los dólares, el signo de multiplicación (*) y finalmente, el valor del dólar (por ejemplo, 10.45). • Cuando estén anotadas las fórmulas, prueba el sistema. Anota un número de pesos en el primer rectángulo y verás de inmediato a cuántos dólares equivale. Ahora prueba el de dólares: anota un número de dólares y verás a cuantos pesos mexicanos equivalen. • Si algo no funciona, revisa las fórmulas. También puedes abrir el archivo dólares-pesos, que está en el CD de ejercicios, en la carpeta de la Unidad 4, para verlo como ejemplo.

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 28. Cómo anotar operaciones aritméticas • Ficha 49. Cómo reconocer algunos errores al crear fórmulas o funciones

128

Calcular con la computadora

4.4. Caso 16. Cálculo de crédito

Dolores, 25 años. Vive en las orillas de una ciudad. Como quiere comprar un refrigerador y no tiene el total del dinero necesario para comprarlo al contado, ha pensado en comprarlo a crédito. Pero también sabe que le cobrarán intereses y que tendrá que pagar mensualidades durante cierto tiempo. El costo del refrigerador es de $3 500 al contado. En la tienda le dan crédito para pagar en dos años, con un interés del 23% anual. El interés se lo cobran sobre el adeudo que tenga en cada momento, por lo que la cantidad del adeudo y de los intereses deben reducir con cada pago. Dolores quiere saber de cuánto serán sus pagos mensuales y también cuánto le costarán los intereses. Como ha estado asistiendo a aprender a usar la computadora, su asesor le sugirió usar una solución de la hoja de cálculo, que es un formato ya elaborado, en donde solamente se tienen que colocar los datos, como el costo del producto, el interés y el tiempo que durará el crédito.

129

Manual para el adulto

Tus retos Calcular el costo de los pagos mensuales y calcular cuánto sube el producto al pagarlo con intereses. Reto 1

Calcular los pagos mensuales del crédito

stas • Abre una plantilla de soluciones. Consulta la ficha 50 para ver cómo se hace. • En donde dice Importe del préstamo anota el costo del refrigerador. • En donde dice Interés anual anota el porcentaje que se indica en el caso de Dolores. • En período del préstamo en años, indica los años en que Dolores piensa pagar el préstamo. • Anota la fecha donde se solicita, con un formato como el siguiente 01/02/2005, es decir: día/mes/año.

La plantilla con los datos deberá ser como la siguiente:

130

Calcular con la computadora

Fichas que te serán de utilidad • Ficha 50. Cómo usar una plantilla de amortización de préstamos Ficha 50

Cómo usar una plantilla de amortización de préstamos Excel contiene ya algunos formatos con cálculos, que se llaman Soluciones. Sirven para facilitar el cálculo en situaciones muy frecuentes. Una de ellas es el cálculo de pagos cuando se compra algo a crédito. Para abrir esta plantilla sigue los pasos siguientes: 1. Abre una hoja nueva en su programa para elaborar hojas de cálculo. 2. En la ventana que aparece del lado derecho de la pantalla, donde dice Plantillas, haz clic donde dice En mi PC.

3. Se abrirá una nueva ventana, haz clic en la pestaña que dice Soluciones de Hoja de cálculo.

131

Manual para el adulto

4. Haz clic en Amortización de préstamo y luego en Aceptar. 5. Se abrirá una ventana que dice Calculadora de préstamos. 6. Allí anota los datos que se te piden: importe del préstamo, interés anual, periodo de pago, fecha de inicio de pagos y si hay pagos adicionales. 7. Automáticamente se generará una lista con las fechas de pago, la cantidad de pago mensual y lo que se paga de capital y de intereses.

Reto 2

Calcular el costo total del producto incluyendo intereses

stas • Deberás sumar el costo del producto y el total de intereses que pagarás. • Toma estos datos de los que se calcularon automáticamente en el reto anterior.

Con este caso haz finalizado esta unidad y también el curso de Calcular con la Computadora.

132

Autoevaluación ¿Lograste tus retos? Anota aquí si los lograste o no. Retos

Logrado

2.1. Inventario de la herrería 1

Abrir un archivo y anotar las calificaciones por materia de todos los meses del primer año. En la segunda hoja, anotar las del segundo año.

Sí

Obtener todos los promedios insertando una función.

Sí

Cambiar el número de decimales que da el promedio.

Sí

Obtener el promedio de cada año de estudio.

Sí

Realizar una gráfica de columnas para los promedios de las calificaciones por materia de cada año escolar.

Sí

4.2. Cálculo de impuestos y descuentos en un comercio 1

Realizar una tabla con los productos de la tienda y sus precios originales.

Sí

Calcular el 30% de descuento por oferta.

Sí

Calcular el 12% de descuento adicional por pago de contado.

Sí

Realizar un formato para cotizaciones.

Sí

Agregar al formato el cálculo del total de la venta.

Sí

Agregar al formato el cálculo del IVA.

Sí

Agregar al formato el total con IVA incluido.

Sí

Agregar al formato el cálculo de los totales generales.

Sí

Verificar el funcionamiento del formato y darle diseño.

Sí

133

4.3.Conversión entre dólares y pesos mexicanos. 1

Hacer un formato para conversiones entre pesos y dólares.

Sí

Agregar fórmulas para realizar las conversiones de moneda.

Sí

4.4. Cálculo de crédito 1

Calcular los pagos mensuales del crédito.

Sí

Calcular el costo total del producto incluyendo intereses.

Sí

Anota si aprendiste a realizar en un programa para hacer hojas de cálculo las siguientes tareas: Temas

Lo sé hacer

Sino no lo sabes, puedes consultar

Cómo copiar datos de una tabla elaborada en un procesador de texto a una realizada en una hoja de cálculo.

Sí

Ficha 1

Cómo insertar la función de promedio en una tabla.

Sí

Ficha 2

Cómo redondear decimales.

Sí

Ficha 2b

Cómo ocultar y mostrar filas o columnas.

Sí

Ficha 3

Cómo insertar la fecha automáticamente.

Sí

Ficha 4

Cómo reconocer algunos errores al crear fórmulas o funciones.

Sí

Ficha 5

Cómo usar una plantilla de amortización de préstamos.

Sí

Ficha 6

¿Qué otras cosas aprendiste en esta unidad?

133

Índice de fichas

Ficha

134

Página

Ficha 1. Cómo abrir el programa para realizar una hoja de cálculo

Ficha 2. Cómo abrir un archivo creado anteriormente

Ficha 2b. Cómo abrir un archivo del CD de ejercicios de este manual

Ficha 3. Cómo es una hoja de cálculo

Ficha 4. Cómo cerrar un archivo

Ficha 5. Cómo abrir un archivo nuevo

Ficha 6. Cómo escribir en la hoja de cálculo

Ficha 7. Cómo ajustar manualmente el ancho de las celdas

Ficha 8. Cómo guardar un archivo: Guardar y Guardar como…

Ficha 9. Cómo elegir tamaño y tipo de letra

Ficha 10. Cómo elegir estilo de letra

Ficha 11. Cómo seleccionar celdas

Ficha 12. Cómo copiar y pegar información

Ficha 13. Cómo cambiar el color del texto

Ficha 14. Cómo deshacer una acción

Ficha 15. Cómo ordenar información

Ficha 16 Cómo pasar a otra hoja

Ficha 17. Cómo cambiar el nombre de las hojas

Ficha 18. Cómo dar color a las celdas

Ficha 19. Cómo usar autoformatos

Ficha 20. Cómo agregar filas o columnas

Ficha 21. Cómo usar la vista preeliminar

Ficha 22. Cómo imprimir

Ficha 23. Cómo combinar y centrar celdas

Ficha 24. Cómo marcar líneas

Ficha 25. Cómo eliminar filas

Ficha 26. Cómo sumar columnas o renglones

Ficha

Pรกgina

Ficha 27. Cรณmo se nombran las celdas

Ficha 28. Cรณmo anotar operaciones aritmรฉticas

Ficha 29. Cรณmo copiar operaciones en otras celdas

Ficha 30. Cรณmo abrir una plantilla en un programa para hacer hojas de cรกlculo

Ficha 31. Cรณmo convertir los datos de una tabla en una grรกfica de columnas

Ficha 32. Cรณmo Interpretar la informaciรณn de una grรกfica de columnas

Ficha 33. Cรณmo cambiar los colores de una grรกfica

Ficha 34. Cรณmo cambiar el color, tamaรฑo y tipo de letra de una grรกfica

Ficha 35. Cรณmo cambiar el tamaรฑo de la grรกfica completa

Ficha 36. Cรณmo mover la grรกfica en la hoja de cรกlculo

Ficha 37. Cรณmo usar la vista preliminar con una grรกfica

Ficha 38. Cรณmo imprimir una grรกfica

Ficha 39. Cรณmo borrar una grรกfica

Ficha 40. Cรณmo deshacer acciones

Ficha 41. Cรณmo hacer grรกficas circulares

92 94

Ficha 42. Cรณmo agregar el porcentaje impreso en una grรกfica circular Ficha 43. Cรณmo pegar una grรกfica en un documento del procesador de textos

Ficha 44. Cรณmo copiar datos de una tabla elaborada n un procesador de textos a una realizada en una hoja de cรกlculo

105

Ficha 45. Cรณmo insertar la funciรณn de promedio en una tabla

106

Ficha 46. Cรณmo redondear decimales

108

Ficha 47. Cรณmo ocultar y mostrar filas o columnas

111

Ficha 48. Cรณmo insertar la fecha automรกticamente

119

Ficha 49. Cรณmo reconocer algunos errores al crear fรณrmulas o funciones

124

Ficha 50. Cรณmo usar una plantilla de amortizaciรณn de prรฉstamos

130

135

HOJA DE AVANCES Calcular con la computadora Nombre de la persona joven o adulta Apellido paterno

Apellido materno

Marque con una ‫ ܂‬los temas que se hayan completado satisfactoriamente en cada Unidad. Unidad 1 Organizar y consultar información Realizó los ejercicios indicados en el Libro del adulto. Abre el programa para realizar una hoja de cálculo. Abre archivos creados anteriormente.

Sí Sí

Sí

Introduce información en tablas.

Sí

Edita el texto con tamaño y tipo de letra.

Sí

Usa autoformatos

Sí

Pasa de una hoja a otra.

Sí

Usa la vista preeliminar

Sí

Imprime archivos

Sí

Realizó el reto Mi propio negocio, de la Unidad 1. Evidencia de Aprendizaje.

Sí

Hago constar que la persona completó satisfactoriamente esta Unidad.

Realizó los ejercicios indicados en el Libro del adulto.

Sí

Combina celdas.

Sí

Suma automáticamente columnas o renglones. Nombra las celdas anotando columna y renglón.

Sí Sí Sí

Nombre y firma del asesor/a

No No No

Unidad 4 Uso de funciones y soluciones prediseñadas

Realizó los ejercicios indicados en el Libro del adulto.

Sí

Realiza una gráfica de columnas a partir de una tabla.

Sí

Sí Sí

No No

Usa la vista preeliminar para ver gráficas.

Sí

Crea funciones sencillas.

Sí

Detecta los errores más frecuentes al crear funciones.

Sí

Usa la plantilla de amortización de préstamos.

Sí

Realizó el ejercicio del caso 15. Conversión entre dólares y pesos mexicanos. Evidencia de aprendizaje.

Sí

Imprime gráficas.

Sí

Borra gráficas.

Sí

Deshace acciones.

Sí

Realizó el ejercicio del caso 12. El reporte de tu empresa

Sí

Hago constar que la persona completó satisfactoriamente esta Unidad. Fecha

Nombre y firma del asesor/a

Redondea decimales.

Sí

Hago constar que la persona completó satisfactoriamente esta Unidad.

Sí

Usa la función de promedio.

Cambia los colores de la gráfica.

Copia y pega información. Usa plantillas de del programa de hoja de cálculo. Realizó el ejercicio del caso 8. Mi propio negocio. Evidencia de aprendizaje.

Realizó los ejercicios señalados en el Libro para el adulto.

Realiza una gráfica circular a partir de una tabla.

Anota operaciones aritméticas usando el nombre de las celdas.

Fecha

Unidad 3 Proyectos utilizando gráficas

Reconoce los principales elementos de la página de un programa de hoja de cálculo.

Guarda archivos.

RFE o CURP

Unidad 2 Realizar cálculos en tablas

Elimina renglones.

Nombre/s

Oculta o muestra filas y columnas. Inserta fecha automática

Hago constar que la persona completó satisfactoriamente esta Unidad. Fecha

Nombre y firma del asesor/a

HOJA DE AVANCES Calcular con la computadora

Autoevaluación final

¿Qué aprendí?

¿Para qué me sirve?

Nombre y firma de la persona joven o adulta

Datos de la aplicación Fecha Lugar de la aplicación

Nombre y firma del aplicador/a