LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO

El concepto de sistema abierto es perfectamente aplicable a la organización empresarial. Las organizaciones son un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con su medio ambiente, sean clientes, proveedores, la competencia, entidades sindicales, órganos gubernamentales y otros agentes externos. Influye sobre el medio ambiente y recibe influencia de él. Además, es un sistema integrado por diversas partes de unidades relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con las otras, con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes.

En suma, el sistema abierto "puede entenderse como un conjunto de partes en constante interacción e interdependencia, constituyendo un todo sinérgico (el todo es mayor que la suma de las partes), orientado hacia determinados propósitos (conducta teleológica orientada hacia fines) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente (entendida como la doble capacidad de influenciar el medio externo y ser por el influenciado)".

Organizar la empresa es ordenar:

• El espacio

• El Tiempo

• El Trabajo

• Las Personas

• El Dinero

1.- La Organización del Espacio: Es el ordenamiento de las cosas y de las personas, cumpliendo con el siguiente principio “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar; un lugar para cada persona y cada persona en su lugar”.

2.- La Organización del Tiempo: Un tiempo para cada tarea y cada tarea en su debido tiempo. La organización del tiempo requiere:

• Una agenda para apuntar los compromisos

• Tener en cuenta las prioridades

• Puntualidad para alcanzar y hacer todo lo programado

• Dedicación exclusiva a cada tarea

Ejemplo de organización del tiempo:

7:30 a.m. Planeación del día con los operarios

8:30 a.m. Cita con proveedor

9:30 a.m. Registro de las cuentas

11:00a.m. Cita con el banco

12:30 p.m. Almuerzo con un cliente

2:00 p.m. Supervisión del avance del producto

4:00 p.m. Empaque y entrega del producto

3. - La Organización del Trabajo: Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que se realzan en la empresa, agrupándolas por áreas para ordenarlas de la manera más lógica y eficiente posible. En las microempresas una misma persona puede realizar tareas de deferentes áreas, siempre y cuando organice bien su tiempo para dedicar un tiempo determinado a cada área.

Para organizar el trabajo debemos hacer lo siguiente:

• Hacer una lista de todas las tareas que se realizan en mi empresa y las agrupo por áreas.

• Determino quien es la persona responsable de realizar cada tarea o cada grupo de tareas.

• Analizar la relación que existe entre las diferentes tareas y las organizo en diferentes secuencias

• Escojo la secuencia más adecuada.

La secuencia más adecuada es la que permite que las cosas se hagan muy bien y en el menor tiempo posible.

4.- La Organización de las Personas: Para que haya una buena organización en la empresa debe haber:

• Unidad de Mando

• Unidad de Dirección

Unidad de Mando quiere decir que cada persona recibe órdenes y le rinde cuentas a una sola persona, es decir, todos debemos tener un solo jefe.

Unidad de Dirección quiere decir que todas las tareas estén asignadas a una responsable permanente.

5.- La Organización del Dinero: Es la distribución de los recursos de la empresa, para obtener de ellos el mayor rendimiento posible.

El Hombre Organizacional

Mientras la Teoría clásica caracteriza el homo económicas y la Teoría de las relaciones humanas "el hombre social", la Teoría estructuralista enfoca al "hombre organizacional" el hombre que desempeña diferentes papeles en varias organizaciones.

En la sociedad de organizaciones, moderna e industrializada, se encuentra la figura del hombre organizacional que participa simultáneamente en varias organizaciones.

El hombre moderno, o sea, el hombre organizacional, para ser exitoso en todas las organizaciones, necesita tener las siguientes características de personalidad:

1. Flexibilidad, frente a los constantes cambios que ocurren en la vida moderna, así como la diversidad de los papeles desempeñados en las diversas organizaciones, que pueden llegar a la inversión, a las bruscas separaciones de las organizaciones y a las nuevas relaciones.

2. Tolerancia a las frustraciones, para evitar el desgaste emocional derivado del conflicto entre necesidades organizacionales y necesidades individuales, cuya mediación se hace a través de normas racionales, escritas y exhaustivas, que buscan involucrar a toda la organización.

3. Capacidad de posponer las recompensas, y compensar el trabajo rutinario dentro de la organización, en detrimento de las preferencias y vocaciones personales por otros tipos de actividad profesional.

4. Permanente deseo de realización, para garantizar la conformidad y la cooperación con las normas que controlan y aseguran el acceso a las posiciones de carrera dentro de la organización, proporcionando recompensas y sanciones sociales y materiales.

El enfoque múltiple: organización formal e informal

Mientras la Teoría clásica se concentraba en la organización formal y la Teoría de las relaciones humanas solamente se concentraba en la organización informal. Los estructuralistas intentaban estudiar la relación entre ambas organizaciones: la formal y la informal, dentro de un enfoque múltiple.

La Teoría estructuralista enfoca el problema de las relaciones entre la organización formal y la informal. En ese sentido, el estructuralismo es una síntesis de la Teoría clásica (formal) y de la Teoría de las relaciones humanas (informal): ''encontrar equilibrio entre los elementos racionales y no racionales de la conducta humana constituye el punto principal de la vida, de la sociedad y del pensamiento moderno; constituye el problema central de la Teoría de las organizaciones". Esa perspectiva amplia y equilibrada que incluye la organización formal y la organización informal conjuntamente motiva el desarrollo de un estudio no valorativo (ni a favor de la administración ni a favor del obrero) y amplía su campo con la finalidad de incluir todos los elementos de la organización.

El enfoque múltiple: recompensas materiales y sociales

En cuanto a las recompensas utilizadas por la organización para motivar a las personas, los estructuralistas combinan los estudios de la Teoría clásica y de las relaciones humanas. Tanto el enfoque de la Teoría clásica como el de la Teoría de las relaciones humanas son parciales. El significado de las recompensas salariales y sociales y todo lo que se incluye en los símbolos de posición (tamaño de la mesa o de la oficina, autos de la empresa, etc.) es importante en la vida de cualquier organización.

Conflictos Organizacionales

Los estructuralistas no están de acuerdo con que haya armonía de intereses entre patrones y empleados (como afirmaba la Teoría clásica) o en que la administración deba preservar esa armonía a través de una actitud comprensiva y terapéutica (como afirmaba la Teoría de las relaciones humanas). Ambas teorías ponían fuera de discusión el problema del conflicto que se deriva de su carácter prescriptivo. Para los estructuralistas, los conflictos (a pesar de que no todos son deseables) son elementos generadores de los cambios y de la innovación en la organización. Conflicto significa la existencia de ideas, sentimientos, actitudes o intereses antagónicos y colindantes que pueden chocar. Siempre que se habla de acuerdo, aprobación, coordinación, resolución, unidad, consentimiento, consistencia o armonía, se debe recordar que esas palabras presuponen la existencia o la inminencia de sus opuestos, como desacuerdo, desaprobación, disensión, desentendimiento, incongruencia, discordancia, inconsistencia, oposición (lo que significa conflicto). El conflicto es condición general del mundo animal). El ser humano sobresale entre los animales por la capacidad de atenuar el conflicto, a pesar de que no siempre puede eliminarlo. La sociedad y la civilización (requisito básico de la vida humana) son viables gracias al grado de congruencia de objetivos entre las personas a través de mecanismos o reglas que impongan orden y acomodo. Los conflictos involucran aspectos positivos y negativos, a pesar de las posibilidades negativas y destructivas del conflicto (tanto interno como externo) sean más visibles. No existe mejor forma de comprometer la salud de una organización que promover un conflicto interno. También el conflicto externo, provocado por fuerzas que vienen de fuera de la organización puede ejercer presión fuertemente desintegradora. Aún más, el conflicto puede presentar potencialidades positivas, permitiendo el fortalecimiento de la cohesión grupal y de la organización informal, bien, como el sentimiento de pertenecer a la organización.