Sổ tay lễ tân đối ngoại (Vĩnh Phúc)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC SỞ NGOẠI VỤ

SỔ TAY LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

Vĩnh Phúc, tháng 5 năm 2018

MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU

7

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ LỄ TÂN NGOẠI GIAO VÀ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

9

1. Khái niệm

9

2. Đối tượng phục vụ

9

3. Nguyên tắc cơ bản

10

4. Quy định về ngôi thứ trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế

11

5. Một số lưu ý trong tiếp xúc đối ngoại

17

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VỀ NGHI LỄ ĐỐI NGOẠI VÀ ĐÓN, TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI THĂM ĐỊA PHƯƠNG

21

1. Quy định chung

21

2. Đón tiếp khách nước ngoài theo lời mời của địa phương :

25

3. Cách sắp xếp xe và chỗ ngồi trên xe

41

4. Cách treo cờ trong hoạt động đối ngoại

45

5. Khẩu hiệu chào mừng và trang trí pa nô, phông

50

6. Cách sắp xếp chỗ ngồi tiếp khách và hội đàm

51

7. Vị trí ngồi ký kết văn bản

54

8. Ký sổ vàng, sổ lưu niệm

55

9. Vấn đề tặng hoa và quà tặng trong đối ngoại

55

10. Trang phục

57

11. Tổ chức tiệc chiêu đãi

59

PHẦN III: MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

95

1. Cách chào

95

2. Cách bắt tay

96

3. Cách ôm hôn

97

4. Cách giới thiệu và tự giới thiệu

98

5. Cách nói chuyện

99

6. Cách sử dụng danh thiếp

100

7. Cách xưng hô

104

PHẦN IV: GIAO TIẾP ĐA VĂN HÓA – NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý

107

1. Những điều cần biết khi giao tiếp với những người từ các nền văn hóa khác nhau

107

2. Cư dân Âu - Mỹ

107

3. Cư dân châu Á

109

4. Tâm lý người châu Phi

110

5. Một số tập quán, nghi lễ của các dân tộc

110

PHẦN V: MỘT SỐ LƯU Ý CHO CÁC ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI VÀ ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN NƯỚC NGOÀI ĐẾN TỈNH

129

1. Hướng dẫn thủ tục cho đoàn ra

129

2. Các quy định về tổ chức đón tiếp và quản lý các đoàn vào

130

MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY

135

PHỤ LỤC

138

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

155

LỜI MỞ ĐẦU Thực hiện mục tiêu Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XII về công tác đối ngoại cần “chủ động và tích cực hội nhập quốc tế để phát triển đất nước, nâng cao vị thế và uy tín của Việt Nam trong khu vực và trên thế giới”; tỉnh Vĩnh Phúc đã không ngừng mở rộng quan hệ giao lưu, chủ động và tích cực hội nhập quốc tế, triển khai đồng bộ các hoạt động đối ngoại trên cả ba trụ cột: ngoại giao chính trị, ngoại giao kinh tế, ngoại giao văn hóa và đã đạt được những kết quả quan trọng, góp phần phát triển kinh tế - xã hội địa phương.

Trong những năm gần đây, hoạt động đối ngoại của tỉnh Vĩnh Phúc diễn ra ngày càng sôi động trên tất cả các lĩnh vực và mở rộng ở các cấp, ngành, địa phương. Là bộ phận cấu thành của hoạt động đối ngoại, công tác lễ tân đối ngoại là nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động này. Nhằm đáp ứng việc triển khai các hoạt động đối ngoại đảm bảo tuân thủ những nguyên tắc lễ tân đã trở thành chuẩn mực của cộng đồng quốc tế, năm 2016 Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc đã phát hành cuốn “Sổ tay Lễ tân ngoại giao” đến tất cả các sở, ban, ngành, huyện, thành, thị, các tổ chức chính trị xã hội trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, lễ tân ngoại giao bao gồm nhiều quy tắc phức tạp cần được hệ thống đầy đủ và cập nhật, bổ sung thường xuyên để ứng dụng lâu dài trong công việc. Do vậy, Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc tiếp tục xuất bản cuốn “Sổ tay Lễ tân đối ngoại” nhằm hệ thống hóa, cập nhật hướng dẫn các quy trình thủ tục, quy định của

Nhà nước về công tác lễ tân đối ngoại; nguyên tắc, trình tự, cách thức đón tiếp các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại địa phương theo Thông tư số 05/2017/TT-BNG của Bộ Ngoại giao ngày 17/10/2017 Hướng dẫn về nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài thăm địa phương; cung cấp thông tin về giao tiếp đa văn hóa và những lưu ý, cách thức xử lý tình huống phát sinh.

Chúng tôi hy vọng cuốn “Sổ tay Lễ tân đối ngoại” này sẽ là tài liệu hữu ích để các cơ quan, đoàn thể và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh tham khảo và vận dụng trong xử lý các tình huống lễ tân đối ngoại góp phần thực hiện tốt công tác của ngành nói riêng và nâng cao hiệu quả công tác đối ngoại tại địa phương nói chung.

Thực tế luôn luôn vận động và phát triển, do vậy tài liệu này khó tránh khỏi những hạn chế, khiếm khuyết. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của độc giả để có thể hoàn thiện hơn trong các lần tái bản sau.

BAN BIÊN TẬP

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

9

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ LỄ TÂN NGOẠI GIAO VÀ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI 1

KHÁI NIỆM 1.1. Lễ tân ngoại giao Lễ tân ngoại giao là sự vận dụng tổng hợp những nguyên tắc và quy định của luật pháp quốc tế, phù hợp luật pháp quốc gia của nước hữu quan, đồng thời phù hợp truyền thống và tập quán lịch thiệp quốc tế, cũng như đặc điểm văn hóa, tôn giáo của các dân tộc. Có những thói quen hình thành từ lâu, trở thành nề nếp trong sinh hoạt và giao tiếp quốc tế mà ngày nay lễ tân ngoại giao bắt buộc phải tuân thủ, mặc dù không có quy định trong bất cứ điều ước quốc tế nào.

1.2. Lễ tân đối ngoại Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại cơ bản giống nhau về tính chất, vai trò và nguyên tắc ứng xử, chỉ khác nhau về cách vận dụng như thế nào cho phù hợp, tức là có thể linh hoạt trong cách thể hiện nhưng nhất thiết phải chặt chẽ trong nguyên tắc.

2

ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ Đối tượng phục vụ của lễ tân ngoại giao hẹp hơn lễ tân đối ngoại. Lễ tân ngoại giao có quan hệ chủ yếu với các vị đứng đầu nhà nước và chính phủ, các bộ ngoại giao, các đại sứ quán và viên chức ngoại giao... Lễ tân đối ngoại có quan hệ với các địa phương quốc tế, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài,

10

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

cơ quan đại diện kinh tế, thương mại, văn hóa, xã hội, từ thiện nước ngoài, hàng triệu du khách nước ngoài thuộc đủ loại cộng đồng các dân tộc, các tôn giáo, nghề nghiệp.

3

NGUYÊN TẮC CƠ BẢN 3.1. Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau Nguyên tắc này được hiểu là sự tôn trọng những gì là biểu trưng cho độc lập, chủ quyền quốc gia của nhau, tôn trọng những đại diện quốc gia của nhau, tôn trọng phong tục tập quán của nhau.

Những biểu tượng quốc gia gồm có: - Quốc hiệu: tên gọi chính thức của một nước; - Quốc kỳ: cờ tượng trưng của một nước; - Quốc ca (nhạc và lời): bài hát chính thức của một nước, được hát trong các dịp trọng đại; - Quốc thiều: nhạc của quốc ca; - Quốc huy: huy hiệu tượng trưng cho một nước.

Các biểu tượng quốc gia mang tính chất thiêng liêng, là vật tượng trưng cho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, cần được xử lý hết sức trân trọng và chu đáo.

3.2. Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử Đây là một nguyên tắc rất cơ bản của luật pháp quốc tế, được ghi rõ trong Hiến chương Liên Hợp Quốc và Công ước Viên 1961 về quan hệ ngoại giao.

Không phân biệt đối xử về dân tộc, văn hóa, cần khắc phục phân biệt đối xử về màu da, tôn giáo, tự cao và tự ti dân tộc, lịch sự với khách nước ngoài nhưng không ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử chỉ trái thuần phong mỹ tục Việt Nam.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

11

3.3. Nguyên tắc có đi có lại Nguyên tắc này là hệ quả lô-gích của hai nguyên tắc trên, hàm ý rằng khi một bên đối xử như thế nào thì bên kia có quyền đáp lại như vậy. Nguyên tắc này được áp dụng trong những trường hợp mức độ hưởng các quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao rộng hay hẹp.

3.4. Nguyên tắc kết hợp luật pháp quốc tế với quy định quốc gia và truyền thống dân tộc Theo “Pháp lệnh số 25-L/CTN của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ngày 23/8/1993 về Quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam quy định các đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ có nghĩa vụ: - Tôn trọng luật pháp và phong tục, tập quán của Việt Nam; - Không can thiệp vào công việc nội bộ của Việt Nam; - Không được sử dụng trụ sở của cơ quan và nhà ở của các thành viên cơ quan vào mục đích trái với chức năng chính thức của mình.

4

Quy định về ngôi thứ trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế 4.1. Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao - Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao được phân làm ba cấp như sau: (1) Cấp Đại sứ (hoặc Cao ủy đối với Khối Thịnh vượng chung).

(2) Cấp Công sứ.

(3) Cấp Đại biện (Đại biện lâm thời thường là người đứng thứ hai sau Đại sứ).

12

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

- Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao chỉ được coi là đã nhậm chức khi đã trình chính thức Quốc thư lên Nguyên thủ quốc gia nước tiếp nhận.

- Khi tổ chức hoạt động nếu mời cả Đại sứ, Đại biện, Trưởng đại diện của tổ chức quốc tế thì xếp vị trí theo thứ tự: Đại sứ, Đại biện (lâm thời), Trưởng đại diện của tổ chức quốc tế.

4.2. Ngôi thứ giữa các viên chức trong các cơ quan đại diện ngoại giao được sắp xếp theo hàm ngoại giao như sau: - Đại sứ - Công sứ - Tham tán Công sứ - Tham tán - Bí thư thứ nhất - Bí thư thứ hai - Bí thư thứ ba - Tùy viên (Lưu ý: Tùy viên Quốc phòng là trường hợp đặc biệt, thường được xếp sau vị trí người thứ hai hoặc thứ ba của cơ quan đại diện ngoại giao).

4.3. Các cơ quan đại diện ngoại giao gồm: - Đại sứ quán (do Đại sứ đặc mệnh toàn quyền đứng đầu) - Công sứ quán (do Công sứ toàn quyền đứng đầu) - Đại biện quán (do Đại biện thường trú đứng đầu).

Trong thực tiễn ngoại giao hiện nay, hầu hết các nước thiết lập quan hệ ngoại giao cấp Đại sứ và mở cơ quan đại diện ở cấp Đại sứ quán.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

13

4.4. Cơ quan lãnh sự gồm: - Tổng Lãnh sự - Phó Tổng Lãnh sự - Lãnh sự - Phó Lãnh sự - Tùy viên Lãnh sự.

4.5. Cách sắp xếp các cơ quan Trong một hoạt động đối ngoại có sự tham gia của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế thì xếp theo thứ tự: - Cơ quan đại diện ngoại giao - Cơ quan lãnh sự - Cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế 4.6. Quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao Theo Công ước Viên về quan hệ ngoại giao (1961), Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội Việt Nam ngày 23/8/1993 về Quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam và Nghị định 73/CP của Chính phủ ngày 30/7/1994 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh về quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan Đại diện ngoại giao, cơ quan Lãnh sự nước ngoài và cơ quan Đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Việt Nam như sau: Quyền bất khả xâm phạm về thân thể: Đây là một trong những quyền cốt yếu và cơ bản nhất đối với viên chức ngoại giao. Người được hưởng quyền bất khả xâm phạm về thân thể không bị bắt, giam giữ, đánh đập; không bị xúc phạm đến nhân phẩm, danh dự; nước tiếp nhận có trách nhiệm đối xử

14

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

lịch thiệp đối với họ và áp dụng mọi biện pháp thích hợp để ngăn chặn mọi hành vi xâm phạm đến thân thể, tự do và nhân cách của họ.

Quyền bất khả xâm phạm đối với trụ sở, nhà ở và tài sản khác: Trụ sở, nhà ở và tài sản khác của cơ quan, cá nhân viên chức ngoại giao, nhân viên hành chính - kỹ thuật là bất khả xâm phạm. Bất kỳ người nước ngoài nào đều không được vào đó nếu không được sự đồng ý của đại diện cơ quan hoặc chủ nhà. Nước tiếp nhận có trách nhiệm đảm bảo bằng mọi biện pháp để các tài sản đó không bị xâm phạm, bị làm hư hại. Trụ sở, nhà ở và các tài sản khác của họ được miễn khám xét, miễn trưng dụng, trưng thu, miễn tịch biên hoặc bị phá hại.

Quyền bất khả xâm phạm đối với hồ sơ, tài liệu, thư tín và vật dụng lưu trữ: hồ sơ, tài liệu, thư tín và vật dụng lưu trữ của cơ quan, cá nhân viên chức ngoại giao, nhân viên hành chính - kỹ thuật được hưởng quyền bất khả xâm phạm ở bất kỳ chỗ nào, bất kỳ lúc nào.

Quyền bất khả xâm phạm đối với túi ngoại giao: túi ngoại giao là các túi hoặc các kiện hàng được gắn xi, đóng dấu, trong đó chứa đựng tài liệu chính thức hoặc các đồ vật dùng cho công việc chính thức của cơ quan đại diện. Túi ngoại giao được hưởng quyền bất khả xâm phạm, không bị giữ hoặc bị gây trở ngại. Giao thông viên ngoại giao (người mang túi ngoại giao) phải mang theo giấy tờ chính thức xác nhận tư cách của họ, ghi rõ số kiện tạo thành túi ngoại giao. Khi thi hành chức năng họ được nước tiếp nhận bảo hộ, được hưởng quyền bất khả xâm phạm về thân thể, không bị bắt hoặc bị giam giữ dưới bất kỳ hình thức nào. Nếu túi ngoại giao được ủy nhiệm cho người chỉ huy máy bay (hoặc tàu thủy, tàu hỏa) thì người đó phải mang theo giấy tờ chính thức ghi rõ số kiện tạo thành túi ngoại giao, nhưng người đó không được coi là giao thông viên ngoại giao. Cơ quan đại diện có thể cử thành viên đến nhận túi ngoại giao trực tiếp và không bị cản trở từ tay người chỉ huy máy bay đó.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

15

Quyền về thông tin liên lạc: cơ quan đại diện ngoại giao được quyền tự do thông tin liên lạc cho các mục đích chính thức, bao gồm việc sử dụng mọi phương tiện cần thiết như điện đài, mật mã, thu phát vô tuyến. Tuy vậy, việc lắp đặt, sử dụng hệ thống thu phát vô tuyến phải được sự đồng ý của nước tiếp nhận.

Quyền được miễn xét hình sự: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được hưởng quyền miễn xét xử hình sự tại nước tiếp nhận.

Quyền được miễn xét xử về dân sự và hành chính: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn xét xử dân sự và hành chính tại nước tiếp nhận, ngoại trừ các trường hợp sau đây: một hành động liên quan đến bất động sản tư nhân ở nước tiếp nhận; một hành động liên quan đến thừa kế mà người đó có dính líu (ví dụ: người thi hành di chúc, người quản lý tài sản cho người vị thành niên hoặc người đã chết, người thừa tự, người thừa kế với tư cách cá nhân và không thay mặt nước cử); một hành động liên quan đến hoạt động nghề nghiệp hoặc thương mại do người đó thực hiện tại nước tiếp nhận.

Quyền miễn trách nhiệm pháp lý đối với việc làm chứng: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn trách nhiệm làm chứng khi xảy ra một vấn đề gì kể cả khi họ biết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp viên chức ngoại giao vẫn có thể làm chứng để giúp cho các cơ quan pháp lý thụ lý hồ sơ một sự việc. Trong trường hợp này họ phải tự rút bỏ quyền được ưu đãi, miễn trừ của mình.

Quyền phản tố: nếu một người đã được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao mà khởi tố một vụ kiện tại nước tiếp nhận thì người đó không còn có quyền đòi hỏi được miễn trừ xét xử đối với bất kỳ một phản tố liên quan trực tiếp đến họ. Trường hợp này họ cũng phải tự rút bỏ quyền được ưu đãi, miễn trừ của mình.

16

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Quyền được miễn thuế và lệ phí: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn mọi thứ thuế và lệ phí, trừ những loại thuế trực thu, thuế môn bài (hiện nay nhiều nước áp dụng chính sách thuế này trên cơ sở có đi có lại), thuế và lệ phí đánh vào bất động sản tại nước tiếp nhận trừ khi tài sản đó được sử dụng chính thức cho cơ quan đại diện.

Quyền được miễn thuế hải quan: cơ quan đại diện ngoại giao, viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn thuế thu nhập, xuất khẩu đối với các đồ vật sử dụng cho cơ quan và cá nhân. Số lượng và chủng loại được miễn trừ nhiều hay ít còn tuỳ thuộc quy định của từng nước.

Quyền được miễn khám xét hành lý cá nhân: viên chức ngoại giao và thành viên gia đình họ được miễn khám xét hành lý cá nhân, trừ khi nhà đương cục khẳng định chắc chắn là trong kiện hành lý đó có chứa đựng những đồ vật cấm nhập, cấm xuất hoặc vượt quá phạm vi ưu đãi cho phép.

Trường hợp cần khám xét thì phải có sự chứng kiến của đương sự hoặc đại diện được ủy quyền; nếu khám thấy không có sự vi phạm pháp luật thì viên chức hải quan phải có trách nhiệm đối với danh dự của người được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ đó.

Quyền tự do đi lại: tất cả các thành viên của cơ quan đại diện ngoại giao được quyền tự do đi lại trên lãnh thổ nước tiếp nhận, trừ những khu vực quy định cấm vì lý do an ninh quốc gia hoặc khu vực hạn chế chung.

Trong ngoại giao, nguyên tắc “bình đẳng, không phân biệt đối xử” và nguyên tắc “có đi có lại” được áp dụng phổ biến. Vì vậy, nếu nước nào không tôn trọng những điều đã quy định trong công ước sẽ bị áp dụng nguyên tắc “có đi có lại” trừ những điều mà nước đó bảo lưu khi ký hoặc tham gia. Các cơ quan lãnh sự và viên chức lãnh sự được hưởng ưu đãi, miễn trừ theo Công ước Viên về quan hệ lãnh sự gần như ưu đãi, miễn trừ ngoại giao. Tại Việt

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

17

Nam, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế và các quan chức của cơ quan được hưởng ưu đãi, miễn trừ gần như cơ quan đại diện ngoại giao và các nhà ngoại giao.

5

MỘT SỐ LƯU Ý TRONG TIẾP XÚC ĐỐI NGOẠI - Thái độ của chúng ta khi tiếp xúc với người nước ngoài cần chân thành, tự nhiên, không khách khí nhưng cũng nên tránh tùy tiện, xuề xòa.

- Cần khiêm tốn nhưng nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti, tránh thái độ không tốt là tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích của dân tộc mình. Đối với những người ở nước nhỏ, cần chú ý: không nên làm gì, nói gì, thái độ gì để khách cảm thấy là ta không coi trọng nước nhỏ.

- Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo của khách nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trính những người lãnh đạo nước họ. Cần tôn trọng những điều thiêng liêng của khách (quốc huy, quốc kỳ).

- Trong tiếp xúc với khách không nên đưa ra những vấn đề chính trị, thời sự gay cấn và nên tránh tranh luận gay gắt. Nếu như khách chủ động nêu ra những vấn đề gay cấn thì ta cũng nên tìm cách lái sang những chuyện khác.

- Trong lúc vui chuyện với khách nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ những điều bí mật. Song cũng cần tránh thái độ quá dè dặt làm cho khách không dám chuyện trò cởi mở.

- Cần giữ lời hứa, do vậy, cần cân nhắc kỹ những đề xuất của khách.

Trường hợp đã hứa nhưng vì lý do nào đó mà không đáp ứng được thì cần nói lại cho khách biết để thông cảm, ta không nên lờ đi mà không nói lại lý do không làm được.

- Cần giữ đúng cương vị, xã hội nào cũng có trật tự nhất định. Giao thiệp giữ đúng cương vị là cần thiết, nếu không khách sẽ hiểu lầm cho là ta coi

18

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

thường họ. Nhưng nếu ta ở cấp cao hơn khách thì cần cân nhắc. Cần phân biệt khi ta đứng cương vị chiêu đãi khách, hoặc tiếp khách đến thăm có khác với khi ta đứng cương vị phụ trách đàm phán, thảo luận công việc.

- Cần biết tên và chức vụ của khách để tiện xưng hô. Gặp lại khách lần thứ hai thì nên nhớ tên và chức vụ hoặc nghề nghiệp của khách.

- Nếu mời cơm cần nghiên cứu kỹ thực đơn sao cho phù hợp với khẩu vị của khách. Tránh làm những món ăn mà khách kiêng kỵ không ăn vì lý do tôn giáo, sức khỏe.

- Cần tôn trọng tập quán sinh hoạt của khách. Quan hệ nam, nữ giữa người châu Âu họ rất tự nhiên khác với người châu Á (hôn tay, hôn trán, hôn má...).

- Các nước công nghiệp phát triển thường có thói quen giữ đúng giờ giấc. Ta cũng nên học tập thói quen làm việc đúng giờ, họp hành chiêu đãi đúng giờ. Hẹn đến đúng giờ hẹn, nếu vì lý do đột xuất đến chậm cần điện thoại xin lỗi vì chậm trễ.

- Trước khi vào nhà cần phải gõ cửa, đợi người ở trong phòng trả lời cho phép mới mở cửa vào, khi vào hay ra khỏi phòng nhớ đóng cửa lại.

- Xin lỗi, cảm ơn là những từ luôn luôn ở cửa miệng, khi làm điều gì phiền toái đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp một việc nhỏ cũng cần phải cảm ơn. Ở những nơi công cộng đông người không nên nói to. Nếu muốn hút thuốc thì nên tìm đến nơi cho phép hãy hút thuốc. Nếu ngồi cạnh phụ nữ, muốn hút thuốc cần hỏi ý kiến trước khi hút.

- Không nên chủ động hỏi đời tư của khách, nhất là đối với phụ nữ (tuổi tác, hôn nhân, gia đình, lương bổng, doanh thu...).

- Nét mặt bao giờ cũng nên vui tươi ngay cả trong trường hợp mình có chuyện riêng đáng buồn hoặc có chuyện gì không hài lòng về khách. Nên

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

19

cười đúng chỗ, đúng lúc, đúng mức khi có chuyện thật sự đáng cười. Nét mặt tỏ ra thông cảm trước mọi khó khăn của khách mà mình biết được.

- Đôi mắt còn được gọi là “cửa sổ tâm hồn”, có thể giúp các bên đối tác nhìn sâu vao phía trong tâm hồn, những suy nghĩ của nhau nên khi nói, nên thỉnh thoảng nhìn vào mặt người nghe để thăm dò phản ứng đối với vấn đề mình đang nói, tránh gầm mật xuống đất, xuống bàn hoặc ngó nơi khác. Đối với những vấn đề tế nhị, nhạy cảm, tránh nhìn chằm chằm vào mặt người nghe làm họ ái ngại, mất tự nhiên. Khi cần khống chế và tác động vào đối phương thì cần nhìn thẳng vào mắt họ.

- Khi nói cần có điệu bộ thích hợp để thêm phần sinh động và linh hoạt, tuy nhiên cũng không nên có quá nhiều điệu bộ. Việc dùng ngón tay trỏ chỉ thẳng vào mặt người nghe là điều hết sức mất lịch sự. Cần tránh những cử chỉ như: nhổ râu, thọc tay vào mũi, ngoáy tai... khi nói chuyện với khách.

- Dáng đi khoan thai, đừng đi chân “chữ bát”, tay cà bơi, mất tư thế. Khi ngồi không rung đùi. Không đứng chàng hảng hoặc hai tay chống nạnh khi nói chuyện.

- Về mùa đông đi ngoài đường thường đội mũ, mặc áo choàng chống rét nhưng khi vào trong nhà nên bỏ mũ, cởi áo ngoài ra.

- Trong lúc ăn không nên xỉa răng, nếu có xỉa răng thì nên dùng một tay che miệng. Sau bữa ăn không nên ngậm tăm. Uống nước sau bữa ăn không nên xúc miệng gây thành tiếng (òng ọc), nhất là nên tránh xúc rồi nhổ toẹt ra gần chỗ ngồi.

- Nếu đi cùng phụ nữ cần thể hiện sự quan tâm lúc lên xe, xuống xe, xách đỡ những đồ vật nặng khi lên xuống xe.

- Ngoài ra, trong tiếp xúc đối ngoại, các cán bộ cần phải lưu ý một điểm như sau:

20

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

+ Trình độ hiểu biết: hiểu, nắm vững đường lối chính sách chung và chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước ta. Có sự hiểu biết cơ bản về lịch sử, địa lý, kinh tế, văn hóa, phong tục tập quán của nước mình. Có sự hiểu biết tối thiểu về kinh tế, khoa học kỹ thuật, lịch sử thế giới, địa lý thế giới... + Những đức tính cần phải có: Tuyệt đối trung thành và trung thực với Đảng và Tổ quốc, với dân tộc và đặt quyền lợi của Tổ quốc lên trên hết. Có tính chiến đấu, biết tiến công và biết phòng ngự để giành thắng lợi cho Tổ quốc.

Chủ động, nhạy cảm, linh hoạt, khôn ngoan giành thế mạnh để tiến công, luôn luôn tỉnh táo cảnh giác, không để bị đối phương kích động. Luôn luôn vững vàng đối phó với những tình huống bất ngờ và phức tạp nhất. + Những điều cần phải chống: Chống chủ nghĩa cá nhân, luôn luôn đặt lợi ích của tổ quốc và nhân dân lên trên hết, ý thức tổ chức kỷ luật cao, không tự cao tự đại. Chống tự ty, chống bừa bãi, cẩu thả, hành động thiếu suy nghĩ.

Chống bị mua chuộc bằng vật chất, tiền bạc... Trong mọi hoàn cảnh và điều kiện, người cán bộ ngoại giao không được để cho đối phương có ấn tượng có thể mua chuộc được ta.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

21

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VỀ NGHI LỄ ĐỐI NGOẠI VÀ ĐÓN, TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI THĂM ĐỊA PHƯƠNG Để đón tiếp các đoàn khách nước ngoài một cách trọng thị, chu đáo, cơ quan chủ trì đón tiếp cần xây dựng kế hoạch, chương trình, kịch bản chi tiết từ khi đón khách đến khi tiễn khách trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Nội dung của kế hoạch, chương trình, kịch bản đón tiếp cần phải tập trung vào một số điểm sau đây: 1

QUY ĐỊNH CHUNG 1.1 Giải thích từ ngữ Các từ ngữ sau đây được hiểu như sau: - “Địa phương nước ngoài” là một chủ thể trực thuộc Trung ương nước ngoài, tùy theo tổ chức hành chính của mỗi nước có thể là nước cộng hòa, bang, khu tự trị, tỉnh, thành phố hay vùng lãnh thổ tương đương với cấp tỉnh hay thành phố trực thuộc Trung ương của Việt Nam. - “Lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài” là Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền hay Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài đồng thời là lãnh đạo Đảng cầm quyền hay lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa

22

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

phương nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài và là đối tác của Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là lãnh đạo cao cấp tỉnh).

- “Đoàn thể cấp tỉnh” là cơ quan cấp tỉnh của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế. “Đoàn thể cấp huyện” là cơ quan cấp huyện, quận, thị và tương đương các tổ chức trên.

- “Lãnh đạo huyện địa phương nước ngoài” là Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm quyền cấp huyện, Người đứng đầu Chính quyền cấp huyện hay Người đứng đầu Cơ quan dân cử cấp huyện đồng thời là lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền, Người đứng đầu Chính quyền cấp huyện, Người đứng đầu Cơ quan dân cử cấp huyện và cấp hành chính tương đương của nước ngoài và các cấp phó, là đối tác đồng cấp của Bí thư và Phó Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch và Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện và lãnh đạo cấp hành chính tương đương trực thuộc tỉnh hay thành phố trực thuộc Trung ương của Việt Nam (sau đây gọi tắt là lãnh đạo huyện).

- “Thăm chính thức tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương)” “Thăm làm việc tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương)” và “Thăm tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương)” là danh nghĩa chuyến thăm, chỉ tính chất của chuyến thăm dành cho khách nước ngoài thăm địa phương theo lời mời của địa phương, trong đó thăm chính thức là chuyến thăm được địa phương tổ chức đón, tiếp với mức độ lễ tân cao nhất.

- “Thăm cá nhân” là chuyến thăm Việt Nam của khách nước ngoài với tư cách cá nhân và với mục đích là thăm quan, du lịch, chữa bệnh hay nghỉ dưỡng.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

23

- “Khách mời tham dự sự kiện tại địa phương” là khách nước ngoài được địa phương mời tham dự các sự kiện do địa phương tổ chức: Lễ kỷ niệm ngày lễ lớn của đất nước, ngày lễ của địa phương; Tết; hội chợ; hội nghị, hội thảo quốc tế; lễ hội; thi đấu thể thao quốc tế; lễ khởi công, lễ khánh thành công trình, dự án.

-“Đoàn Lãnh sự” là tập thể các vị đứng đầu các Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán nước ngoài (sau đây gọi tắt là Cơ quan Lãnh sự) đóng tại một địa phương Việt Nam. - “Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam” là Đại sứ quán; Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán và Văn phòng đại diện các tổ chức quốc tế thuộc Liên hợp quốc hay liên chính phủ tại Việt Nam. 1.2. Nguyên tắc về tổ chức nghi lễ đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài đến thăm địa phương - Nghi lễ đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương phải phù hợp với yêu cầu chính trị, đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, luật pháp và thông lệ quốc tế nhằm góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác của Việt Nam nói chung và tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng với các quốc gia, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc tế.

- Mức độ và nghi lễ tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài thăm địa phương phù hợp với quy định về thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại của Đảng và Nhà nước và của tỉnh; trên cơ sở yêu cầu, mục đích của chuyến thăm; nguyên tắc đối đẳng trong quan hệ quốc tế; trọng thị, chu đáo, an toàn, hiệu quả, thiết thực và tiết kiệm, không lãng phí, không phô trương hình thức và phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương.

24

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

1.3. Đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương theo lời mời của Lãnh đạo cấp cao và các cơ quan Trung ương 1.3.1. Khách nước ngoài thăm Việt Nam theo lời mời của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước; lãnh đạo các bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội và lãnh đạo cơ quan Trung ương các đoàn thể trong chương trình thăm Việt Nam có chương trình thăm địa phương: Nghi lễ tổ chức đón, tiếp các khách này tại địa phương thực hiện theo quy định tại Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2013 của Chính phủ quy định về tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài (sau đây gọi tắt là Nghị định số 145/2013/NĐ-CP) và hướng dẫn trực tiếp của cơ quan Trung ương chủ trì đón tiếp.

1.3. 2. Khách nước ngoài thăm Việt Nam (chương trình khách chỉ thăm địa phương) trên danh nghĩa theo lời mời của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước; lãnh đạo các bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội và cơ quan Trung ương các đoàn thể mà lãnh đạo tỉnh hay lãnh đạo đoàn thể cấp tỉnh được ủy quyền thay mặt chủ trì đón tiếp: Tùy theo cấp bậc, chức vụ của khách và danh nghĩa chuyến thăm, mức độ và nghi lễ tổ chức đón, tiếp theo quy định tại Nghị định số 145/2013/NĐ-CP hoặc quy định của Thông tư này và chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan Trung ương liên quan, cụ thể như sau: a) Ban Đối ngoại Trung ương: Nếu là khách mời của Lãnh đạo Đảng, lãnh đạo Văn phòng Trung ương và các ban của Đảng. b) Bộ Ngoại giao: Nếu là khách mời của Chủ tịch và Phó Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ và Phó Thủ tướng Chính phủ, lãnh đạo Bộ Ngoại giao. c) Văn phòng Quốc hội: Nếu là khách mời của Chủ tịch Quốc hội và Phó Chủ tịch Quốc hội, lãnh đạo Văn phòng Quốc hội, lãnh đạo các Ủy ban và ban của Quốc hội.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

25

d) Tương ứng với bộ, ngành và cơ quan Trung ương các đoàn thể: Nếu là khách mời của lãnh đạo bộ, ngành và cơ quan Trung ương các đoàn thể.

1.4. Đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương theo quan hệ đảng và lực lượng vũ trang 1.4.1. Khách là lãnh đạo Đảng cầm quyền nước ngoài hoặc tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài có quan hệ chính thức với Đảng Cộng sản Việt Nam (sau đây gọi tắt là Đảng cầm quyền) thăm địa phương theo lời mời của Tỉnh ủy, lãnh đạo Tỉnh ủy và Đảng ủy các cấp, lãnh đạo các cấp ủy Đảng của địa phương theo quan hệ đảng, nghi lễ và tổ chức đón, tiếp theo quy định của Đảng và hướng dẫn của Ban Đối ngoại Trung ương.

1.4. 2. Khách nước ngoài là quân đội, cảnh sát, công an, an ninh nước ngoài thăm địa phương theo lời mời của các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân tại địa phương (quân đội và công an), nghi lễ tổ chức đón tiếp theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Quốc phòng hoặc Bộ Công an.

2

ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI THEO LỜI MỜI CỦA ĐỊA PHƯƠNG 2.1. Khách nước ngoài thăm theo lời mời địa phương Khách nước ngoài thăm theo lời mời của địa phương, bao gồm: 1. Nguyên lãnh đạo cấp cao nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo địa phương nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo các tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc; lãnh đạo các cơ quan thuộc bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo các cơ quan thuộc tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc và cấp tương đương.

26

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

2. Lãnh đạo sở, ngành của địa phương nước ngoài; lãnh đạo huyện địa phương nước ngoài; lãnh đạo các đoàn thể cấp tỉnh, lãnh đạo các đoàn thể cấp huyện của địa phương nước ngoài và cấp tương đương.

3. Người đứng đầu và thành viên các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam. 4. Đại diện các tổ chức kinh tế, thương mại, phi chính phủ nước ngoài và các tổ chức, cá nhân nước ngoài khác.

Danh nghĩa khách nước ngoài thăm địa phương 1. “Thăm chính thức tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương)” là danh nghĩa chuyến thăm dành cho khách nước ngoài là lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; thành viên Hoàng gia nước ngoài; lãnh đạo các tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc; lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài và cấp tương đương, thăm địa phương theo lời mời chính thức của lãnh đạo cao cấp tỉnh (Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh).

2. “Thăm làm việc tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương)” là danh nghĩa chuyến thăm dành cho khách nước ngoài là cấp phó của “lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài”; lãnh đạo các cơ quan thuộc bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo các cơ quan thuộc tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc và cấp tương đương, thăm địa phương theo lời mời chính thức của Phó Bí thư Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh.

3. “Thăm tỉnh/thành phố (tên tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương)” là danh nghĩa chuyến thăm đối với khách nước ngoài là lãnh đạo sở, ngành địa phương nước ngoài; lãnh đạo huyện địa phương nước ngoài; lãnh đạo các

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

27

đoàn thể cấp tỉnh và cấp huyện địa phương nước ngoài và các khách nước ngoài khác thăm địa phương theo lời mời của lãnh đạo tỉnh; lãnh đạo sở, ngành; lãnh đạo huyện; lãnh đạo các đoàn thể cấp tỉnh, lãnh đạo các đoàn thể cấp huyện của địa phương Việt Nam. 2.2. Đón tiếp khách nước ngoài thăm chính thức địa phương 2.2.1. Đón, tiễn tại sân bay: a) Thành phần: Chủ trì: Giám đốc Sở Ngoại vụ hoặc Chánh Văn phòng Tỉnh ủy (nếu khách là Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài, lãnh đạo Đảng cầm quyền nước ngoài hoặc là lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Chính quyền hay Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài là khách mời của Bí thư Tỉnh ủy và khách mời khác của Bí thư Tỉnh ủy)/Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh (nếu khách là Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài là khách mời của Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh và khách mời khác của Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh). Đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách; Văn phòng đại diện tổ chức quốc tế khách tại Việt Nam (nếu có và tham dự). Đại diện các tổ chức và công dân nước khách tại địa phương (nếu có và có yêu cầu tham dự). b) Cách thức: Thu xếp phòng VIP đón, tiễn khách tại sân bay. Tùy theo điều kiện và quy định về an ninh hàng không tại sân bay, thu xếp đón, tiễn đoàn tại chân cầu thang máy bay, đầu đường ống hoặc tại một điểm trang trọng phù hợp với khách VIP. Tặng hoa Trưởng đoàn và Phu nhân/Phu quân (nếu có).

28

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 2.2.2. Lễ đón:

a) Địa điểm: Tại Trụ sở cơ quan tỉnh/Nhà khách tỉnh hay tại một địa điểm thích hợp. b) Tổ chức: Chủ trì: Người đứng ra mời khách (sau đây gọi là chủ chính); Thành phần: Phu nhân/Phu quân chủ chính (nếu có); thành phần tham gia đón, tiễn đoàn tại sân bay; lãnh đạo các sở, ngành, huyện, đoàn thể tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với nội dung, mục đích, yêu cầu chuyến thăm.

Trường hợp chủ chính là Bí thư Tỉnh ủy: Nếu khách là Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài, lãnh đạo Đảng cầm quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài: Một lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh tham dự.

Nếu khách là lãnh đạo Đảng cầm quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài: Một lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tham dự. Đối với các khách nước ngoài khác: Bố trí lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tham dự lễ đón do Bí thư Tỉnh ủy quyết định tùy theo yêu cầu quan hệ giữa hai bên và mục đích, nội dung chuyến thăm.

Cách thức: Chủ chính và Phu nhân/Phu quân (nếu có) đón Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có) tại nơi xe đỗ.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

29

Tặng hoa Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có).

Chủ chính giới thiệu với Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có) các thành viên chủ nhà. Trưởng đoàn khách giới thiệu với chủ chính và Phu nhân/Phu quân (nếu có) các thành viên của đoàn.

Chủ chính, Trưởng đoàn khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) chụp ảnh chung. Vị trí chụp ảnh theo hướng đối diện nhìn vào, từ trái qua phải thứ tự như sau: Phu nhân/Phu quân khách (nếu có), Trưởng đoàn khách, chủ chính và Phu nhân/Phu quân chủ chính (nếu có).

Chủ chính cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) tiếp xã giao chào mừng đoàn.

2.2.3. Hội đàm làm việc: Chủ trì: Hai Trưởng đoàn. Địa điểm: Tại Trụ sở cơ quan tỉnh/Nhà khách tỉnh hoặc tại một địa điểm thích hợp.

Thành phần tham dự phía tỉnh: Tương ứng với thành phần tham dự hội đàm của đoàn khách và yêu cầu nội dung trao đổi.

Nếu Bí thư Tỉnh ủy chủ trì hội đàm làm việc, cùng tham dự có: a) Nếu khách là Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm quyền địa phương nước ngoài, lãnh đạo Đảng cầm quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài: Một lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh. b) Nếu khách là lãnh đạo Đảng cầm quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương đồng thời là Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài: Một lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh.

30

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

c) Đối với các khách nước ngoài khác: Bố trí lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tham dự hội đàm do Bí thư Tỉnh ủy quyết định tùy theo yêu cầu quan hệ giữa hai bên và nội dung hội đàm.

Gặp hẹp: Căn cứ vào yêu cầu và điều kiện cụ thể của chuyến thăm, hai Trưởng đoàn có thể gặp riêng.

2.2.4. Hội đàm với đối tác: a) Nếu chủ chính là Bí thư Tỉnh ủy, ngoài hội đàm làm việc với tỉnh do Bí thư Tỉnh ủy chủ trì, phù hợp với nội dung làm việc và nguyện vọng của khách có thể tổ chức hội đàm làm việc riêng: Nếu khách là Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài đồng thời là lãnh đạo Đảng cầm quyền hay lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài, có thể tổ chức hội đàm làm việc riêng với Ủy ban nhân dân tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì.

Nếu khách là Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài đồng thời lãnh đạo Đảng cầm quyền hay lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài, Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài, có thể tổ chức hội đàm làm việc riêng với Hội đồng nhân dân tỉnh do Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh chủ trì. Đối với các khách nước ngoài khác: Thu xếp hội đàm làm việc riêng với lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tùy theo yêu cầu quan hệ giữa hai bên, mục đích chuyến thăm, nội dung làm việc và đề nghị của khách. b) Làm việc riêng với thành viên đoàn: Lãnh đạo sở, ngành, huyện, đoàn thể có thể tổ chức làm việc riêng với đối tác là thành viên đoàn.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

31

2.2.5. Chiêu đãi: a) Chủ trì: Chủ chính cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có). b) Thành phần tham dự: Phía Việt Nam: Thành phần tham gia lễ đón, hội đàm làm việc, đón tiễn tại sân bay.

Phía khách: Các thành viên đoàn; đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách, Văn phòng đại diện tổ chức quốc tế khách tại Việt Nam (nếu có). c) Nghi thức: Chủ chính phát biểu chào mừng, chúc rượu. Trưởng đoàn khách phát biểu đáp từ.

Tùy theo điều kiện của địa phương có thể tổ chức một số tiết mục biểu diễn nghệ thuật đặc trưng của địa phương trong chiêu đãi.

2.2.6. Tiếp xã giao: Bí thư Tỉnh ủy tiếp xã giao Người đứng đầu Chính quyền, Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài và các khách nước ngoài khác thăm chính thức tỉnh theo lời mời của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh, phù hợp yêu cầu, mục đích chuyến thăm và nguyện vọng của khách.

2.2.7. Tiễn đoàn kết thúc chuyến thăm: Không tổ chức lễ tiễn.

2.2.8. Thăm quan: Nếu thời gian chuyến thăm cho phép và yêu cầu đón tiếp, nguyện vọng của khách, thu xếp cho khách đi thăm quan, làm việc với các tổ chức, cơ sở hoặc di tích lịch sử hay danh lam thắng cảnh.

Tùy theo yêu cầu và tính chất của chương trình thăm quan, một lãnh đạo tỉnh hoặc người chủ trì đón, tiễn sân bay (quy định tại Mục a, Khoản 2.2.1, trang 27) tháp tùng đoàn tham quan.

2.2.9. Đối với khách có quan hệ đặc biệt: Có thể xem xét biện pháp lễ tân sau:

32

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

a) Đón tại sân bay: Một lãnh đạo tỉnh hoặc chủ chính trực tiếp đón đoàn tại sân bay. b) Chiêu đãi: Mời cùng tham dự chiêu đãi một số lãnh đạo tỉnh, đoàn thể, hội hữu nghị với quốc gia khách (nếu có), nhân sĩ, trí thức, đại diện tổ chức và doanh nghiệp có nhiều quan hệ với nước khách tại địa phương (doanh nghiệp của Việt Nam, đầu tư của nước khách hay liên doanh với nước khách) và đại diện một số tổ chức, công dân tiêu biểu nước khách đang làm việc, học tập tại địa phương (nếu có). c) Mời cơm thân: Ngoài chiêu đãi do chủ chính chủ trì, có thể thu xếp một lãnh đạo cao cấp khác của tỉnh cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) mời cơm thân mật. Thành phần mời dự cơm thân mật chỉ gồm một số đoàn viên quan trọng hoặc chỉ mời Trưởng đoàn khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có).

2.3. Đón tiếp khách nước ngoài thăm làm việc địa phương 2.3.1. Đón, tiễn tại sân bay: a) Thành phần: Chủ trì: Lãnh đạo Sở Ngoại vụ hoặc lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy (nếu khách thăm theo lời mời của lãnh đạo tỉnh với chức danh là Phó Bí thư Tỉnh ủy)/lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh (nếu khách thăm theo lời mời của lãnh đạo tỉnh với chức danh là Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh). Đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách, Văn phòng đại diện tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có và có yêu cầu tham dự). b) Cách thức: Tặng hoa Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có). Đối với khách là lãnh đạo địa phương nước ngoài và cấp tương đương: Cách thức đón, tiễn tại sân bay tương tự như đối với khách thăm chính thức địa phương.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

33

Đối với khách mời khác: Đón, tiễn khách tại ga đi, ga đến.

2.3.2. Đón, hội đàm làm việc và các hoạt động: Không tổ chức lễ đón.

Người chủ trì, địa điểm, thành phần tham dự hội đàm làm việc giữa hai đoàn và tổ chức các hoạt động khác trong chuyến thăm: Nguyên tắc tương tự như đối với khách nước ngoài thăm chính thức địa phương.

2.3.3. Chào lãnh đạo cao cấp của tỉnh: Căn cứ vào quan hệ, yêu cầu đón tiếp, đề nghị của khách và nội dung trao đổi, bố trí lãnh đạo cao cấp tỉnh tiếp: a) Bí thư Tỉnh ủy tiếp: Cấp phó của Người đứng đầu tổ chức Đảng cầm quyền địa phương nước ngoài, cấp phó của Người đứng đầu Chính quyền hay Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài đồng thời là lãnh đạo Đảng cầm quyền hoặc lãnh đạo tổ chức Đảng cầm quyền tại địa phương nước ngoài và là khách mời của Phó Bí thư Tỉnh ủy. b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp: cấp phó của Người đứng đầu Chính quyền địa phương nước ngoài và là khách mời của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. c) Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp: Cấp phó của Người đứng đầu Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài và là khách mời của Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh. d) Đối với các khách nước ngoài khác: Bố trí Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp đoàn tùy theo yêu cầu quan hệ giữa hai bên, mục đích của chuyến thăm, nội dung làm việc và đề nghị của khách.

2.3.4. Chiêu đãi: a) Chủ trì: Chủ chính cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có). b) Thành phần dự:

34

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Phía Việt Nam: Thành phần tham gia đón, tiễn tại sân bay; hội đàm làm việc.

Phía khách: Các thành viên đoàn; đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách; Văn phòng đại diện tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có). c) Nghi thức: Chủ chính phát biểu chào mừng, chúc rượu. Trưởng đoàn khách phát biểu đáp từ.

2.3.5. Đối với khách có quan hệ đặc biệt: Có thể xem xét biện pháp lễ tân sau: a) Mời cơm thân mật: Có thể thu xếp một lãnh đạo cao cấp của tỉnh cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) mời cơm thân mật. Thành phần mời dự cơm thân mật chỉ gồm một số đoàn viên quan trọng hoặc chỉ mời Trưởng đoàn khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có). b) Bí thư Tỉnh ủy tiếp xã giao: Ngoài việc chỉ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp, thu xếp cho khách chào Bí thư Tỉnh ủy phù hợp với nguyện vọng của khách.

2.4. Đón tiếp nguyên lãnh đạo cấp cao nước ngoài; nguyên lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; nguyên lãnh đạo địa phương nước ngoài; nguyên lãnh đạo các tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện và nguyên lãnh đạo các tổ chức thuộc Liên hợp quốc thăm địa phương theo lời mời của địa phương 2.4.1. Đón, tiễn tại sân bay: a) Thành phần: Chủ trì: Lãnh đạo Sở Ngoại vụ hoặc lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy (nếu khách thăm theo lời mời của lãnh đạo Tỉnh ủy)/lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh (nếu khách thăm theo lời mời của lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh).

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

35

Đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách; Văn phòng đại diện tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có và có yêu cầu tham dự). b) Cách thức: Tương tự như đối với khách thăm chính thức địa phương.

2.4.2. Tiếp đoàn: a) Chủ trì: Chủ chính cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có). b) Thành phần dự: Phía Việt Nam: Thành phần tham gia đón, tiễn tại sân bay; đại diện các cơ quan, tổ chức liên quan đến mục đích chuyến thăm của khách.

Phía khách: Các thành viên đoàn; đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách, Văn phòng Đại diện tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có).

2.4.3. Chiêu đãi: a) Chủ trì: Chủ chính cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có). b) Thành phần dự: Phía Việt Nam: Thành phần tham gia đón, tiễn tại sân bay và tham dự tiếp đoàn; nguyên lãnh đạo tỉnh (là người xây dựng quan hệ với khách khi đương chức).

Phía khách: Các thành viên đoàn; đại diện Đại sứ quán, Cơ quan Lãnh sự nước khách; Văn phòng Đại diện tổ chức quốc tế tại Việt Nam (nếu có). c) Nghi thức: Chủ chính phát biểu chào mừng, chúc rượu. Trưởng đoàn khách phát biểu đáp từ.

2.4.4. Các hoạt động khác: Việc tổ chức các hoạt động khác cho khách trong thời gian thăm Việt Nam phù hợp với yêu cầu, mục đích của chuyến thăm và nguyện vọng của khách.

2.4.5. Tiếp xã giao đối với khách mời của Phó Bí thư Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh: Một lãnh đạo cao cấp tỉnh tiếp hoặc tiếp và mời cơm thân mật đoàn.

36

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

2.5. Đón, tiếp khách nước ngoài là lãnh đạo sở, ngành địa phương nước ngoài; lãnh đạo huyện địa phương nước ngoài; lãnh đạo các cơ quan trực thuộc bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo các cơ quan thuộc tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc và cấp tương đương thăm địa phương.

2.5.1. Tổ chức đón, tiễn, làm việc, chiêu đãi và các chương trình hoạt động a) Tổ chức đón tiếp: Khách của cơ quan, đoàn thể nào, cơ quan, đoàn thể đó chủ trì tổ chức đón, tiễn và các hoạt động của đoàn trong thời gian khách thăm địa phương. b) Chủ trì đón tiếp: Chủ chính. c) Thành phần phía địa phương tham dự làm việc, chiêu đãi: Tương ứng với thành viên đoàn và đại diện lãnh đạo Sở Ngoại vụ/đại diện các sở, ngành liên quan đến nội dung của chuyến thăm.

2.5.2. Tiếp xã giao: Một lãnh đạo tỉnh tiếp đoàn nếu là khách mời của lãnh đạo sở, ngành, huyện và đoàn thể cấp tỉnh của địa phương. Đối với khách mời thăm, làm việc tại huyện thị vùng xa, căn cứ vào yêu cầu và điều kiện cụ thể của chuyến thăm để thu xếp.

2.6. Đón tiếp khách nước ngoài tham dự sự kiện do tỉnh chủ trì tổ chức Việc đón tiếp khách nước ngoài tham dự sự kiện do địa phương tổ chức hoặc đăng cai tổ chức, thực hiện theo đề án và kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt; phù hợp với các quy định có liên quan của Việt Nam, thông lệ quốc tế và thông lệ của sự kiện quốc tế đó và điều kiện thực tế địa phương.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

37

2.6.1. Đón, tiễn: Chỉ tổ chức đón, tiễn tại sân bay khi khách đến và đi.

Một tổ công tác gồm một số cán bộ do một lãnh đạo cấp sở chịu trách nhiệm chủ trì đón, tiễn và hỗ trợ các thủ tục cho khách khi đến và khi đi.

2.6.2. Chiêu đãi: Khách nước ngoài tham dự sự kiện được mời tham dự chiêu đãi chung theo chương trình chung.

Một lãnh đạo cao cấp của tỉnh và Phu nhân/Phu quân (nếu có) có thể tổ chức chiêu đãi hẹp với thành phần là các Trưởng đoàn cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) và có thể một số thành viên quan trọng của mỗi đoàn.

2.6.3. Làm việc: Ngoài chương trình chung của sự kiện, nếu do yêu cầu trao đổi về quan hệ giữa hai bên, tỉnh tổ chức làm việc riêng với đoàn.

2.6.4. Thăm quan: Thu xếp chương trình cho khách thăm quan cơ sở tại địa phương liên quan đến sự kiện, danh lam, thắng cảnh Việt Nam như là một hoạt động của sự kiện hoặc như một hoạt động bên lề sự kiện.

2.7. Đón, tiễn khách nước ngoài thăm tỉnh bằng đường bộ (khách thăm hai hay nhiều địa phương trong chương trình thăm Việt Nam) Tại địa giới tỉnh, tổ chức chức đón, tiễn kỹ thuật với thành phần tương tự như đón, tiễn tại sân bay.

Nếu cơ sở vật chất trên đường tại khu vực địa giới tỉnh cho phép, đoàn xe có thể dừng lại để tỉnh tiễn, chào tạm biệt và tỉnh đón, chào đón đoàn. Nếu điều kiện cơ sở vật chất không phù hợp, đoàn xe không dừng lại, xe cảnh sát dẫn đường (nếu có) và xe chở cán bộ tỉnh đi tiễn tách ra khỏi đoàn xe, xe cảnh sát dẫn đường (nếu có) và xe chở cán bộ tỉnh đi đón nhập vào đoàn xe phù hợp với sơ đồ đội hình đoàn xe.

38

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

2.8. Đón tiếp Người đứng đầu Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam chào xã giao, chào từ biệt lãnh đạo tỉnh hay đi thăm, làm việc tại tỉnh và thành viên Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam đi thăm, làm việc tại địa phương 2.8.1. Thu xếp chuyến thăm: a) Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam: Phối hợp với tỉnh để thu xếp chương trình và tự thu xếp về hậu cần, ăn ở, đi lại trong thời gian thăm, làm việc tại địa phương. b) Tỉnh phối hợp với Bộ Ngoại giao thu xếp đón tiếp: Với Cục Lễ tân Nhà nước và Vụ Khu vực: Đối với Đại sứ, Đại biện nước ngoài tại Hà Nội chào xã giao sau khi nhận nhiệm vụ và chào từ biệt lãnh đạo tỉnh trước khi kết thúc nhiệm kỳ công tác tại Việt Nam. Với Vụ Khu vực: Đối với Đại sứ, Đại biện và viên chức ngoại giao nước ngoài tại Hà Nội đi thăm, làm việc với địa phương.

Với Vụ các Tổ chức quốc tế: Đối với Trưởng đại diện hay thành viên Văn phòng đại diện tổ chức quốc tế thuộc Liên hợp quốc và tổ chức quốc tế liên chính phủ khác tại Việt Nam chào xã giao, chào từ biệt lãnh đạo tỉnh; đi thăm, làm việc với địa phương.

Với Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (nếu Cơ quan Lãnh sự nước ngoài tại Thành phố Hồ Chí Minh): Tổng Lãnh sự, viên chức lãnh sự nước ngoài chào xã giao, chào từ biệt lãnh đạo tỉnh; đi thăm, làm việc với địa phương.

2.8.2. Tổ chức đón tiếp: a) Tổ chức chương trình: Thu xếp cho khách chào, làm việc với lãnh đạo tỉnh và làm việc với sở ngành, đoàn thể hay cơ sở phù hợp với yêu cầu và mục đích chuyến thăm của khách và của địa phương.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

39

b) Thành phần tham dự cùng lãnh đạo tỉnh tiếp, làm việc: Lãnh đạo Sở Ngoại vụ (nếu lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp) hoặc lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy (nếu lãnh đạo Tỉnh ủy tiếp)/lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân (nếu lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh tiếp) và đại diện các sở, ngành, huyện, thị phù hợp với yêu cầu, nội dung buổi tiếp, làm việc.

2.9. Đón tiếp Đoàn Ngoại giao, Đoàn Lãnh sự thăm địa phương hoặc tham dự sự kiện do địa phương tổ chức 2.9.1. Phối hợp tổ chức đón tiếp: a) Lãnh đạo tỉnh chủ trì mời Đoàn Ngoại giao tại Hà Nội, Đoàn Lãnh sự tại địa phương hoặc một số Người đứng đầu Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam thăm hay tham dự sự kiện do địa phương tổ chức. b) Tỉnh có văn bản chính thức trao đổi thống nhất với Bộ Ngoại giao trước khi mời.

2.9.2. Nguyên tắc xếp chỗ các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam khi tham dự sự kiện: a) Xếp thứ tự giữa các Đại sứ quán hay các giữa Tổng Lãnh sự quán: Theo thứ tự vần chữ cái A, B, C tên nước cử bằng tiếng Việt. b) Xếp chỗ trong Đoàn Ngoại giao (các vị Đại sứ, Đại biện và Đại biện lâm thời): Theo thứ tự Người đứng đầu Đại sứ quán: Trưởng đoàn Ngoại giao và các vị Đại sứ khác theo thứ tự thời gian trình Quốc thư lên Chủ tịch nước, tiếp theo là các Đại biện và Đại biện lâm thời theo thứ tự thời gian được giới thiệu với Bộ Ngoại giao.

Theo thứ tự khối Người đứng đầu Đại sứ quán: Trưởng đoàn Ngoại giao, khối các Đại sứ, khối các Đại biện và khối các Đại biện lâm thời.

40

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc c) Xếp chỗ trong Đoàn Lãnh sự (các vị Tổng Lãnh sự):

Theo thứ tự các Tổng Lãnh sự: Trưởng đoàn Lãnh sự và các vị Tổng Lãnh sự khác theo thứ tự thời gian chính thức nhận Giấy Chấp nhận lãnh sự (Exequatur).

Theo thứ tự khối Người đứng đầu Cơ quan Lãnh sự: Trưởng đoàn Lãnh sự, khối các Người đứng đầu Cơ quan Lãnh sự và khối các đại diện Cơ quan Lãnh sự (thay mặt Người đứng đầu Cơ quan Lãnh sự). d) Xếp chỗ theo khối Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam: Khối các Đại sứ quán, khối các Văn phòng Đại diện tổ chức thuộc Liên hợp quốc và tổ chức quốc tế liên chính phủ, khối các Cơ quan Lãnh sự. đ) Cục Lễ tân Nhà nước có trách nhiệm thường xuyên cập nhật danh sách Đoàn Ngoại giao; Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (đối với Cơ quan Lãnh sự tại Thành phố Hồ Chí Minh) có trách nhiệm thường xuyên cập nhật danh sách Đoàn Lãnh sự tại địa phương và cung cấp cho địa phương khi được yêu cầu.

2.10. Đón tiếp khách nước ngoài thăm cá nhân - Đối với lãnh đạo cấp cao nước ngoài thăm cá nhân tại địa phương thực hiện theo quy định của Đảng, Nghị định số 145/2013/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan Trung ương chủ trì đón tiếp.

- Đối với lãnh đạo địa phương nước ngoài thăm cá nhân: Trên cơ sở trao đổi thống nhất với phía khách, nếu điểm khách đến và đi thuộc địa phận tỉnh, lãnh đạo Sở Ngoại vụ/lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy hay Hội đồng nhân dân tỉnh phù hợp với chức danh của khách, đại diện cho tỉnh đón, tiễn và thu xếp một lãnh đạo tỉnh phù hợp với chức vụ của khách tiếp xã giao và mời cơm thân mật.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

41

- Đối với lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; tổ chức thuộc Liên hợp quốc, tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện thăm cá nhân tại địa phương: Trên cơ sở trao đổi thống nhất với cơ quan Trung ương (bộ, ngành, Ban Đối ngoại Trung ương hay Văn phòng Quốc hội) và thống nhất với khách, cách thức đón tiếp tương tự như với lãnh đạo địa phương nước ngoài thăm cá nhân.

2.11. Thu xếp chào Lãnh đạo Đảng, Nhà nước và lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội và Cơ quan Trung ương các đoàn thể Căn cứ vào yêu cầu và điều kiện cụ thể của chuyến thăm để thu xếp Lãnh đạo Đảng, Nhà nước; lãnh đạo bộ, ban, ngành và Ủy ban của Quốc hội; lãnh đạo cơ quan Trung ương các đoàn thể tiếp.

- Thủ tục thu xếp cho khách chào Lãnh đạo Đảng, Nhà nước: Thực hiện theo quy định của Đảng và Nghị định số 145/2013/NĐ-CP. - Thủ tục thu xếp cho khách chào lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội và cơ quan Trung ương các đoàn thể: Tỉnh liên hệ trực tiếp với bộ, ngành; Ban Đối ngoại Trung ương; Văn phòng Quốc hội hay cơ quan Trung ương các đoàn thể liên quan để thu xếp.

3

CÁCH SẮP XẾP XE VÀ CHỖ NGỒI TRÊN XE 3.1. Xe ô tô phục vụ đoàn 3.1.1. Khách nước ngoài thăm theo lời mời của địa phương: a) Đoàn khách với trưởng đoàn là nguyên lãnh đạo cấp cao nước ngoài; thành viên Hoàng gia nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo các tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện và tổ chức thuộc Liên hợp quốc; lãnh đạo và nguyên lãnh đạo địa phương nước ngoài và cấp tương đương:

42

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Bố trí xe riêng (xe 4 chỗ) cho Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có), các đoàn viên khác bố trí xe chung nhiều chỗ trong các chương trình hoạt động chung.

Trong trường hợp Phu nhân/Phu quân có hoạt động riêng hoặc đoàn viên có hoạt động làm việc riêng tách khỏi đoàn, việc bố trí loại xe cho các hoạt động riêng tùy thuộc vào số lượng người cùng tham gia một cách hợp lý (cho cả khách và chủ nhà tháp tùng). b) Đoàn khách nước ngoài khác: Bố trí xe chung cho toàn đoàn, loại xe phù hợp với số lượng đoàn viên.

3.1.2. Khách nước ngoài tham dự sự kiện do địa phương tổ chức: Bố trí xe cho khách như đối với một đoàn khách nước ngoài thăm tỉnh theo quy định tại mục 3.1.1, trang 41, khi từng đoàn hoạt động riêng.

Các hoạt động chung theo chương trình của sự kiện, bố trí xe phù hợp với thông lệ lễ tân của sự kiện, điều kiện thực tế của địa phương. Tùy theo cách thức tổ chức về lễ tân và chương trình hoạt động, có thể bố trí đội hình xe cho từng đoàn hoặc bố trí xe chung nhiều chỗ riêng cho các Trưởng đoàn khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) và xe chung nhiều chỗ cho đoàn viên của các đoàn.

3.2. Xe cảnh sát dẫn đường: 3.2.1. Khách nước ngoài thăm theo lời mời của địa phương: a) Nguyên lãnh đạo cấp cao nước ngoài; thành viên Hoàng gia nước ngoài; Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo các tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện và tổ chức thuộc Liên hợp quốc; lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài và cấp tương đương: Có xe cảnh sát dẫn đường trong các hoạt động chính thức.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

43

b) Khách nước ngoài khác: Trên cơ sở tình hình thực tế giao thông của địa phương, yêu cầu an ninh và an toàn giao thông đối với khách, việc đề xuất bố trí xe cảnh sát dẫn đường trong các hoạt động của đoàn phù hợp với hướng dẫn của Bộ Công an.

3.2.2. Khách nước ngoài tham dự sự kiện do địa phương tổ chức: a) Các đoàn khi hoạt động riêng: Bố trí xe cảnh sát dẫn đường theo quy định tại mục 3.2.1, trang 42. b) Các hoạt động chung theo chương trình của sự kiện: Bố trí xe cảnh sát dẫn đường cho đoàn xe gồm các xe của Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có) hoặc một đội hình chung gồm xe cho tất cả các đoàn để đảm bảo an ninh và an toàn giao thông, phù hợp với đề án tổ chức được cấp có thẩm quyền phê duyệt và hướng dẫn của Bộ Công an.

3.3. Vị trí ngồi trong xe ô tô Cách sắp xếp chỗ ngồi trong ô tô khi đi đón hoặc di chuyển đoàn khách được thực hiện theo nguyên tắc sau (nhìn theo hướng nhìn của người ngồi trong xe): - Khách chính/người có chức vụ cao nhất: ngồi vào chỗ ngồi danh dự bên phải ghế sau xe (chếch với ghế lái xe). Nếu treo cờ thì cờ của nước khách treo bên phải, cờ nước chủ nhà treo bên trái.

- Vị trí của chủ nhà là ở sau ghế lái xe.

- Nếu có 3 người cùng ngồi chung ghế phía sau lái xe thì chỗ giữa được coi là chỗ có tầm quan trọng thứ ba sau hai vị trí nêu trên.

- Bảo vệ, phiên dịch hay cán bộ tháp tùng ngồi ghế phía trước, ngang hàng với lái xe. Nếu yêu cầu phải có phiên dịch đi cùng thì người bảo vệ sẽ đi xe trước.

44

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

- Nếu xe ôtô có ghế phụ (ghế gấp), thì xếp người thứ ba ngồi ghế phụ, không nên xếp ba người cùng ngồi ghế sau với khách chính và chủ nhà.

- Nếu trong đoàn khách có Phu nhân/Phu quân của khách chính đi cùng thì chủ nhà và khách chính sẽ lên xe đầu/sau xe bảo vệ, xe tiếp theo sẽ là xe của Phu nhân/Phu quân khách chính. Trường hợp nếu khách chính yêu cầu được ngồi cùng xe thì vị trí của khách chính và Phu nhân/Phu quân là vị trí thứ nhất và thứ ba. * Lưu ý: - Người lái xe bao giờ cũng phải đỗ xe phía người khách chính ngồi, trước cửa nhà khách, cửa ga... để khách xuống xe là trực diện với chủ nhà đón khách và là người bắt tay chủ nhà trước tiên.

- Người tháp tùng không bao giờ xuống xe trước khách, trừ người phiên dịch hoặc lái xe, bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách.

- Đối với khách quý, thường bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và đóng cửa xe cho khách.

- Khách chính có phu nhân đi cùng, có thể xếp phu nhân ngồi bên phải và khi xe đỗ, phu nhân xuống trước chồng và bắt tay chủ nhà trước tiên.

- Sơ đồ chỗ ngồi trong xe ô tô (nhìn theo hướng của người ngồi trong xe): + Trường hợp 3 người:

Vị trí lái xe Vị trí 2.

Chủ nhà

Vị trí 3.

Bảo vệ/Phiên dịch Vị trí 1.

Khách chính

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

45

+ Trường hợp 4 người: (xếp 3 người cùng ngồi ghế sau, tuy nhiên nên hạn chế trường hợp này) Vị trí lái xe Vị trí 3.

Khách (có cấp bậc thấp hơn khách chính hoặc Phu nhân/Phu quân

Vị trí 2.

Chủ nhà

4

Vị trí 4. Phiên dịch

Vị trí 1.

Khách chính

CÁCH TREO CỜ TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI 4.1. Treo Quốc kỳ hai nước: Nếu treo Quốc kỳ hai nước thì Quốc kỳ nước chủ nhà treo bên phải, Quốc kỳ nước ngoài treo bên trái (theo hướng nhìn từ ngoài vào), theo sơ đồ sau: Cờ khách

4.2. Treo Quốc kỳ nhiều nước: Có hai cách thông thường: - Cách 1: Treo Quốc kỳ thứ tự từ trái sang phải (theo hướng nhìn từ ngoài vào) theo chữ đầu tên nước tiếng Anh. Đây là cách theo quy định của ASEAN, được áp dụng ở nhiều hội nghị quốc tế. Một số nước xếp theo chữ cái tên nước chủ nhà. Sơ đồ như sau (theo hướng nhìn từ ngoài vào): A

B

C

ASEAN

46

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

- Cách 2: Treo Quốc kỳ nước chủ nhà ở giữa, tiếp theo thứ tự bên trái rồi đến bên phải theo chữ cái tên nước tiếng Anh/tiếng chủ nhà. Sơ đồ như sau C

A

B

D

* Lưu ý: Khi tiến hành ký kết văn bản, vị trí nước chủ nhà bên tay phải, khách bên tay trái, từ ngoài nhìn vào. Do đó cờ sẽ được đặt trên bàn ký kết theo thứ tự của chủ và khách. Nếu ký kết giữa Việt Nam với từ hai đối tác trở lên: chủ nhà Việt Nam ở giữa, các đối tác được sắp xếp lần lượt hai bên theo vần A, B, C tên nước theo tiếng Việt, sơ đồ như sau: - Nếu là số lẻ: C

A

B

D

- Nếu là số chẵn: C

A

B

4.3. Treo cờ nước ngoài đón tiếp khách nước ngoài tại địa phương: 4.3.1. Quy định chung: a) Chỉ treo Quốc kỳ nước ngoài; cờ Liên hợp quốc hay cờ tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện khi treo cùng Quốc kỳ Việt Nam. b) Chỉ treo Quốc kỳ nước ngoài khi quốc gia đó đã thiết lập quan hệ ngoại giao chính thức với nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

47

c) Đối với chuyến thăm của lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài, chỉ treo cờ địa phương khách thăm (nếu có và khách có yêu cầu) khi treo cùng với Quốc kỳ Việt Nam và Quốc kỳ nước khách. d) Treo Quốc kỳ Việt Nam cùng Quốc kỳ nước khách hoặc cờ Liên hợp quốc, cờ của tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện: Quốc kỳ Việt Nam ở bên phải, Quốc kỳ nước khách hay cờ Liên hợp quốc, cờ của tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện ở bên trái theo hướng nhìn từ ngoài vào hoặc từ dưới lên. đ) Trường hợp địa phương khách thăm có cờ địa phương và khách có yêu cầu treo cờ địa phương khách trong chuyến thăm, Quốc kỳ Việt Nam, Quốc kỳ nước khách và cờ địa phương khách thăm được treo theo thứ tự như sau: Cờ Việt Nam ở giữa, cờ nước khách bên trái và cờ địa phương khách thăm bên phải theo hướng nhìn từ ngoài vào hoặc từ dưới lên. e) Trong phòng khánh tiết có đặt tượng hoặc treo ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh, cờ được treo theo thứ tự như sau: Tượng hoặc ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh ở giữa, bên phải là Quốc kỳ Việt Nam, bên trái lần lượt từ giữa ra là Quốc kỳ nước khách và tiếp theo là cờ địa phương khách thăm (nếu có và khách có yêu cầu) theo hướng nhìn từ dưới lên.

4.3.2. Đón tiếp thành viên Hoàng gia nước ngoài; lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài; lãnh đạo bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; lãnh đạo tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện, tổ chức thuộc Liên hợp quốc và cấp tương đương trở lên thăm chính thức địa phương: Treo Quốc kỳ Việt Nam, Quốc kỳ nước ngoài, cờ Liên hợp quốc hay cờ tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện và cờ địa phương khách thăm

48

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

(nếu có và khách có yêu cầu) tại các địa điểm phù hợp với yêu cầu đối ngoại, không gian nơi tổ chức, điều kiện của địa phương và chương trình đón tiếp: Lễ đón (ngoài trời nơi tổ chức lễ đón), nơi ở của Trưởng đoàn khách và trong các phòng: Phòng tiếp xã giao của lãnh đạo tỉnh, phòng hội đàm làm việc với lãnh đạo tỉnh, phòng họp báo, phòng chiêu đãi do lãnh đạo tỉnh chủ trì và đặt Quốc kỳ Việt Nam và Quốc kỳ nước ngoài hay cờ tổ chức quốc tế có kích thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn hội đàm và bàn ký kết thỏa thuận giữa hai bên.

4.3.3. Đón tiếp cấp phó của lãnh đạo cao cấp địa phương nước ngoài và cấp tương đương thăm làm việc địa phương: Treo Quốc kỳ Việt Nam, Quốc kỳ nước ngoài và cờ địa phương khách thăm (nếu có và khách có yêu cầu) tại các địa điểm phù hợp với yêu cầu đối ngoại, không gian nơi tổ chức, điều kiện của địa phương và chương trình đón tiếp: Phòng hội đàm, phòng tiếp xã giao của lãnh đạo tỉnh và đặt Quốc kỳ Việt Nam, Quốc kỳ nước ngoài có kích thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn hội đàm và bàn ký kết thỏa thuận giữa hai bên.

4.3.4. Đón tiếp Đại sứ, Tổng Lãnh sự nước ngoài và Trưởng đại diện các tổ chức thuộc Liên hợp quốc, tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt Nam chào xã giao lãnh đạo tỉnh, đi thăm, làm việc tại địa phương: Phù hợp chương trình đón tiếp, thông lệ lễ tân ngoại giao và điều kiện của địa phương, đặt Quốc kỳ Việt Nam và Quốc kỳ nước khách, cờ Liên hợp quốc hoặc cờ tổ chức quốc tế liên chính phủ có kích thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn khi lãnh đạo tỉnh tiếp xã giao, hội đàm làm việc với lãnh đạo tỉnh và ký kết thỏa thuận giữa địa phương với Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam. 4.3.5. Đón tiếp lãnh đạo sở, ngành, huyện địa phương nước ngoài; lãnh đạo các cơ quan trực thuộc bộ, ban, ngành, Ủy ban của

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

49

Quốc hội nước ngoài, tổ chức thuộc Liên hợp quốc, tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện và cấp tương đương; thành viên các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam; lãnh đạo, đại diện các tổ chức nước ngoài là đối tác của các đoàn thể cấp tỉnh, cấp huyện; lãnh đạo, đại diện các tổ chức kinh tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài thăm và làm việc tại địa phương: Phù hợp với thông lệ lễ tân ngoại giao và điều kiện thực tế của địa phương trong tổ chức đón tiếp, nếu có ký kết thỏa thuận giữa sở, ngành, huyện của địa phương nước ngoài; cơ quan thuộc bộ, ban, ngành, Ủy ban của Quốc hội nước ngoài; cơ quan trực thuộc tổ chức thuộc Liên hợp quốc, tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện; cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam với địa phương, có thể đặt Quốc kỳ Việt Nam và Quốc kỳ nước ngoài hoặc cờ Liên hợp quốc, tổ chức quốc tế liên chính phủ, liên nghị viện có kích thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn ký kết.

Nếu đoàn thể mời khách và tổ chức đối tác có cờ riêng (cờ của tổ chức và khách có yêu cầu) thì đặt cờ của đoàn thể và cờ tổ chức khách thăm kích thước nhỏ (cờ bàn) trên bàn làm việc và bàn ký kết thỏa thuận giữa hai bên.

4.3.6. Đón tiếp khách nước ngoài tham dự sự kiện do địa phương tổ chức: Treo Quốc kỳ Việt Nam, Quốc kỳ nước ngoài, cờ tổ chức quốc tế, cờ địa phương nước ngoài, cờ tổ chức nước ngoài theo quy định của Việt Nam, quy định tại mục 4.3.1 và phù hợp với thông lệ lễ tân ngoại giao, quy định hay tiền lệ lễ tân trong tổ chức sự kiện đó.

Nếu chưa có quy định hay chưa có tiền lệ lễ tân về việc treo cờ khi tổ chức sự kiện đó, tỉnh xin ý kiến Bộ Ngoại giao (Cục Lễ tân Nhà nước) về việc treo

50

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

cờ nước ngoài, cờ tổ chức quốc tế, cờ địa phương nước ngoài, cờ tổ chức nước ngoài tham dự sự kiện và thứ tự cờ khi treo.

4.4. Những điều cần chú ý khi sử dụng Quốc kỳ: - Tránh treo nhầm Quốc kỳ - Tránh treo ngược Quốc kỳ - Khi treo Quốc kỳ Việt Nam nên chú ý treo đầu ngôi sao lên trên, nếu không sẽ treo ngược Quốc kỳ (đầu ngôi sao năm cánh lộn xuống dưới).

Treo đúng 5

Treo sai

Khẩu hiệu chào mừng và trang trí pa nô, phông 5.1. Đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương: Không trang trí băng rôn, pa nô, khẩu hiệu chào mừng khách nước ngoài thăm địa phương. Nếu trong chương trình đón tiếp có lễ ký kết thỏa thuận giữa hai bên, tại phòng ký kết có thể trang trí phông.

5.2. Đón tiếp khách nước ngoài tham dự sự kiện: Việc trang trí băng rôn, pa nô, khẩu hiệu chào mừng phù hợp với thông lệ lễ tân tổ chức của sự kiện, theo đề án và kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt với số lượng hợp lý, hình thức phù hợp và tại những địa điểm cần thiết. Cách thức bài trí băng rôn, pa nô và sử dụng tiếng nước ngoài phù hợp với quy định của Việt Nam và thông lệ tổ chức sự kiện đó.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

51

5.3. Trình bày và sử dụng tiếng nước ngoài viết phông và khẩu hiệu 5.3.1. Trình bày phông, khẩu hiệu bằng hai thứ tiếng: Nếu thứ tự từ trên xuống dưới, nội dung bằng tiếng Việt ở trên, nội dung bằng tiếng nước ngoài ở dưới. Nếu chia hai bên, nội dung bằng tiếng Việt ở bên phải, nội dung bằng tiếng nước ngoài ở bên trái theo hướng đối diện nhìn vào.

Cỡ chữ tiếng Việt và tiếng nước ngoài tương đương nhau. Nếu tiếng Việt và tiếng nước ngoài cùng hệ ngôn ngữ thì viết bằng cùng một phông chữ.

5.3.2. Dùng tiếng nước ngoài: a) Đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương: Tiếng nước ngoài là ngôn ngữ phổ thông nước khách thăm hoặc bằng một ngôn ngữ quốc tế thông dụng trên cơ sở thỏa thuận với khách. b) Sự kiện quốc tế được địa phương đăng cai hoặc do địa phương tổ chức: Tiếng nước ngoài là ngôn ngữ theo quy định hay thông lệ của sự kiện hoặc bằng một ngôn ngữ quốc tế thông dụng.

6

Cách sắp xếp chỗ ngồi tiếp khách và hội đàm: 6.1. Cách xếp chỗ ngồi tiếp khách theo hình thức ngồi salon: - Chủ, khách ngồi đối diện nhau (chủ ngồi bên trái, khách ngồi bên phải), phiên dịch ngồi sau hoặc bên cạnh trưởng đoàn.

Lưu ý: Chủ chính thường là Bí thư/ Phó Bí thư tỉnh, Chủ tịch/ Phó Chủ tịch UBND tỉnh, lãnh đạo các sở, ngành, đoàn thể... trong tỉnh.

- Sơ đồ như sau:

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

52

KC

PD

CC

PD Giải thích ký hiệu: CC: Chủ chính

C1

K1

(Trưởng đoàn) KC: Khách chính

K2

(Trưởng đoàn)

C2

PD: Phiên dịch K: Khách

K3

C: Chủ

C3 Cửa ra vào

* Lưu ý: Trường hợp ngồi bàn tròn thì phải bố trí phiên dịch ngồi giữa khách chính và phu nhân chủ nhà, giữa chủ chính và phu nhân khách thăm.

6.2. Cách sắp xếp chỗ ngồi hội đàm: - Đa phần các quốc gia xếp chỗ ngồi hội đàm theo bàn dài hoặc bàn ô van; mỗi đoàn ngồi một bên, trưởng đoàn ngồi giữa, phiên dịch ngồi bên trái của trưởng đoàn (vị trí của phiên dịch không được coi là thành viên của đoàn); các vị trí tiếp theo xếp theo thứ tự ngôi thứ từ phải sang trái.

Sơ đồ như sau: K7

K5

K3

K1

KC

PDK

K2

K4

K6

*

*

*

*

*

*

*

*

*

Cờ khách

Cờ chủ *

*

*

*

*

*

*

*

*

C6

C4

C2

PDC

CC

C1

C3

C5

C7

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

53

6.3. Cách chuẩn bị phòng tiếp khách/hội đàm: - Phòng tiếp khách/hội đàm phải thoáng khí, sáng, sạch sẽ, trang trí lịch sự, trang nhã; không nên dùng các loại nước hoa, xịt phòng.

- Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu sa lông; phòng hội đàm thì nên kê kiểu hình vuông/ ô van.

- Trong phòng khách, bố trí chỗ ngồi của chủ và khách hướng ra phía cửa chính. Trong phòng hội đàm, bố trí hai bên ngồi đối diện nhau. Trường hợp đông người có thể bố trí thêm hàng ghế phía sau. Trên bàn làm việc, bố trí cờ của hai nước ở vị trí chính giữa của dãy bàn, nước nào thì để cờ nước đó; trước mặt mỗi người nên để một bảng tên (có ghi tên và chức danh), giấy trắng, bút viết, nước (tránh để nhân viên phục vụ vào phòng khi hai bên đang phát biểu, bàn luận các vấn đề).

- Bố trí hệ thống micro, âm thanh, cabin dịch, tai nghe… phục vụ cho buổi tiếp khách/hội đàm.

- Bố trí khánh tiết, phông bằng tiếng Việt và tiếng nước đến thăm.

6.4. Sắp xếp vị trí theo ngôi thứ, chức vụ: Sắp xếp vị trí theo ngôi thứ, chức vụ là vấn đề không đơn giản, thậm chí khá phức tạp. Muốn xếp chỗ đúng thì cần biết rõ ngôi thứ, chức vụ của những người được mời. (Đã không ít trường hợp mắc sai lầm khi xác định ngôi thứ dẫn đến sai lầm về xếp chỗ gây ra phản ứng. Vì vậy, khi thực hiện nghiệp vụ lễ tân phải hết sức chú ý điều này). Đối với những đoàn cấp cao, quan trọng có thể vẽ sơ đồ và thống nhất với phía bạn trước qua đường thư điện tử.

Ngôi thứ được chia thành hai loại, gồm ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao. Cụ thể như sau: Ngôi thứ pháp lý được quyết định bởi các văn bản quy phạm pháp luật.

54

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Ngôi thứ xã giao là ngôi thứ dựa trên những nguyên tắc của phép lịch sự xã giao. Đối tượng của ngôi thứ xã giao là những nhân vật lịch sử, chính trị, các vị Lãnh đạo đã nghỉ hưu…

Trong một hoạt động có thể có cả những người có ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao cùng dự thì ưu tiên ngôi thứ pháp lý. Ví dụ đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh đã nghỉ hưu được mời dự một hoạt động của tỉnh thì nên xếp đồng chí đó thấp hơn Chủ tịch UBND tỉnh đương nhiệm nhưng trên hoặc ngang với đồng chí Phó chủ tịch đương nhiệm. Đối với khách nước ngoài cũng áp dụng như vậy. Trong ngôi thứ xã giao cần chú ý một số điểm như: trong chiêu đãi có mời vợ/chồng thì vợ được xếp theo ngôi thứ của chồng, đàn bà goá được xếp theo ngôi thứ trước đây, phụ nữ có chồng xếp trên phụ nữ ly dị chồng, phụ nữ xếp trên thiếu nữ, trừ trường hợp thiếu nữ có chức vụ hoặc tước vị cao.

7

Vị trí ngồi ký kết văn bản: Vị trí ngồi ký kết văn bản giữa hai đại diện, ba đại diện trở lên được sắp xếp khác nhau, cụ thể như sau: 7.1 Hai đại diện ký: Sơ đồ như sau (nhìn từ phía dưới lên): Khách

Chủ nhà

* Lưu ý: Phông treo tại lễ ký kết song phương được quy định như sau: - Quốc kỳ Việt Nam và chữ tiếng Việt ở phía bên phải, Quốc kỳ nước ngoài và tiếng nước ngoài ở phía bên trái.

- In tiếng Việt ở trên, tiếng nước ngoài ở dưới.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

55

7.2. Ba đại diện trở lên ký kết văn bản: Sơ đồ như sau (nhìn từ dưới lên):

K2

8

9

K1

Chủ nhà

K3

K4

Ký sổ vàng, sổ lưu niệm: Đơn vị chủ trì tiếp đón cần lưu ý phải chuẩn bị sổ vàng, sổ lưu niệm và bút để các bên ghi lại những hoạt động, cảm nhận… tại các nơi đến thăm, làm việc.

Vấn đề tặng hoa và quà tặng trong đối ngoại: Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quà nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm giữa hai/nhiều bên trong những chuyến thăm, làm việc…

- Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì lịch sự.

Trong những dịp trọng thể như Quốc khánh, lễ hội, hội nghị lớn… nên tặng lẵng hoa hoặc bó hoa to. Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới, ăn mặc lịch sự (áo dài hoặc vest). Nếu có Phu nhân/Phu quân của trưởng đoàn đi cùng thì nên tặng hoa cho cả hai người.

- Quà tặng: Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cũng muốn có một món quà kỷ niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, giàu giá trị kỷ niệm và mang tính độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình.

56

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Quà tặng mang tính độc nhất, đó là quà tặng dành riêng cho một cá nhân cần được đặc biệt trọng thị, để tác động vào tình cảm riêng của khách.

Có khi chỉ có quà tặng dành riêng cho trưởng đoàn. Cũng có khi quà tặng được trao cả cho các thành viên chủ yếu trong đoàn. Cần lưu ý sao cho mỗi người nhận được một quà tặng có giá trị tương đương, nhưng không giống hệt nhau.

Quà tặng là kết hợp việc tôn vinh đặc thù địa phương và thỏa mãn sở thích của khách, nhưng tốt hơn hết là ưu tiên sở thích của khách. Thực tế là nên áp dụng một cách tốt nhất thông lệ trong đời tư: tặng những thứ gì đang được mong đợi, những gì phù hợp với tính cách của người mà chúng ta muốn gây tình cảm. Để lựa chọn được món quà phù hợp, cần tìm hiểu ở những người cộng tác với đối tượng cần tặng quà như: chánh văn phòng, thứ trưởng, phó chủ tịch hoặc thậm chí là thư ký riêng. Hoàn toàn có thể báo trước ý định tặng quà và xin một lời khuyên, hoặc tìm hiểu trước sở thích hoặc mong muốn của người được tặng. Việc báo trước như vậy có thể làm mất yếu tố bất ngờ nhưng ít ra vẫn nhằm trúng mục tiêu, đi thẳng vào lòng người, tạo ra một bằng chứng hiện hữu vừa lâu bền vừa dễ chịu.

Cách thức tặng quà kín đáo nhất là gửi quà đến phòng khách sạn hoặc tại nơi ở của khách, trước khi khách tới. Khi đến, khách cũng gửi quà đến cho chủ nhà theo cách thức như vậy. Trong buổi tiếp kiến đầu tiên, cả khách và chủ cảm ơn lẫn nhau một cách nhẹ nhàng hơn là phải tham gia vào một buổi lễ trao quà hình thức trước công chúng. Tuy nhiên cũng có thể tặng quà trực tiếp ở nơi sẽ diễn ra cuộc gặp gỡ.

Tặng quà vào lúc đầu hơn là vào cuối chuyến thăm vì cử chỉ đó làm cho việc tặng có ý nghĩa. Thực tế là nếu việc tặng quà diễn ra vào cuối chuyến thăm, khi đã có những sự cố và nếu buổi lễ không được thuận buồm xuôi

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

57

gió thì quà tặng khó có ý nghĩa. Quà tặng sẽ làm cho người ta suy nghĩ rằng người tặng muốn làm quên đi những phiền toái hoặc là để xin lỗi đối với những sai xót trước đó.

Lưu ý: Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà tặng được bao gói rất lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà. Ví dụ như đất nước Nhật Bản, Hàn Quốc nơi mà hình thức gói quà là một nghệ thuật rất kỳ công, nó có ý nghĩa ngang với món quà tặng. Vì vậy, bên cạnh việc chọn lựa quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt chú ý đến việc gói quà.

10

Phải gỡ bỏ giá tiền của món quà trước khi tặng.

Trang phục Trang phục là vấn đề thuộc phạm trù cá nhân nên mọi kiến nghị hay chỉ thị về vấn đề này giống như một sự vi phạm tự do cá nhân. Tuy nhiên, trang phục là một công cụ giao tiếp đầy sức mạnh và có thể bất lợi nếu chúng ta không chú ý đến hậu quả của việc ăn mặc không thích hợp với những thông điệp mà chúng ta mang theo và không thích hợp với hoàn cảnh của nó.

Trang phục biểu hiện cách xử sự lịch thiệp mà không cần phát ngôn. Ăn mặc thích hợp là biết cách xử sự và vì vậy phải tính đến tập quán của từng môi trường, nghề nghiệp và hoàn cảnh cụ thể. Bởi vậy trong những hoạt động chính thức, ban tổ chức thường có những chỉ dẫn về trang phục in ở góc trái giấy mời cho từng hoạt động cụ thể. Bởi vậy, nếu vì một lý do nào đó, nếu ban tổ chức không có chỉ dẫn mà ta còn băn khoăn về trang phục thích hợp thì tốt nhất là nên hỏi trực tiếp ban tổ chức hoặc chủ nhà. Thông thường, trên giấy mời đều có chỉ dẫn về trang phục. (Ví dụ: Trang phục trang trọng hoặc Formal (tiếng Anh)).

Thông thường đối với đón các đoàn cấp cao, cán bộ phải mặc vest và đeo

58

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

cà vạt (đối với nam) và áo dài (đối với nữ). Tuy nhiên, trang phục có thể trao đổi với đoàn để ăn mặc cho phù hợp, tương xứng với khách.

Ngoài ra có thể mặc trang phục dân tộc (đối với người dân tộc ít người); trang phục chuyên ngành theo quy định (đối với lực lượng vũ trang hay ngành, tổ chức có quy định trang phục riêng).

10.1. Trang phục đối với nam Mặc vest - Ở hầu hết mọi nơi, một chiếc áo sơ mi cổ mở và áo vest là lựa chọn phù hợp. Mặc các màu tối như: xanh, đen, nâu hoặc xám. Áo sơ mi - Theo nguyên tắc điều gì càng đơn giản càng tốt, không sử dụng màu sắc hay hoa văn sặc sỡ hay cổ tay áo Pháp. Bạn nên chọn áo sơ mi màu trắng, trắng nhạt hay màu nhạt, màu xanh. Áo sơ mi nam phải có cổ.

Cà vạt - Hãy chọn một chiếc cà vạt lụa, không có màu hoặc hoa văn sặc sỡ. Cà vạt nên hợp với bộ trang phục. Tránh dùng cà vạt với các hình ảnh và lo-gô nhà thiết kế.

Tất - Chọn màu hợp với bộ quần áo (như màu đen, xám đậm, nâu đậm hoặc xanh đậm) và dài vừa để không bị lộ da khi ngồi xuống.

Trang sức và nước hoa nhẹ - Càng ít càng tốt. Tránh sử dụng quá nhiều nước hoa và trang sức. Chỉ nên đeo một chiếc nhẫn. Nam giới không được đeo khuyên tai.

10.2. Trang phục đối với nữ Áo dài - Trong các hoạt động ít nhiều mang tính chất lễ tân chính thức, phụ nữ nên mặc áo dài vừa đậm đà bản sắc dân tộc, vừa tăng vẻ duyên dáng cho nữ giới, được nhiều người nước ngoài trầm trồ khen ngợi.

Mặc vest - Vest và juyp là một lựa chọn được ưu tiên, nên chọn những màu như xanh da trời, đen, xám hoặc nâu.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

59

Mặc váy có độ dài phù hợp, tránh mặc váy quá chật, bó hay váy ngắn. Ăn mặc lịch sự và chú ý sức mạnh của lời nói để gây ấn tượng với đối tác. Áo nữ - Bạn có thể mặc áo cotton hoặc áo lụa với màu sắc tự nhiên và cổ áo đơn giản. Không mặc áo hở tay/áo không tay, phòng khi bạn phải bỏ áo khoác ra. Hầu hết người ta không xem loại áo này là phù hợp cho giới văn phòng. Áo nên vừa với cơ thể, không được chật, nhăn hay gây mất tập trung do màu quá chóe.

Khăn - một chiếc khăn lụa vuông có màu sắc và hoa văn hợp với bộ vest bạn mặc. Ít là tốt, ít màu và ít hoa văn. Hãy đơn giản hóa.

Giầy - Giầy cao gót với màu phù hợp với vest/trang phục và túi của bạn như đen, nâu, đỏ tía hay xanh hải quân.

Tránh dùng giầy hở mũi chân, bốt cao, giầy gót nhọn và giầy trắng. Hãy chắc chắn là đôi giầy của bạn phải sạch, sáng bóng và gót phải vững chắc. Đi giầy da, tránh dùng giầy da lộn và giầy vải màu sáng bởi chúng rất bắt bụi.

Tất – Không đi tất phản màu với quần áo. Tránh tất màu đục và tất mỏng có hình in.

Trang sức và nước hoa - Đeo những đồ trang sức giản dị, tinh tế kết hợp với việc trang điểm nhẹ nhàng, lịch sự. Dùng nước hoa chỉ cần thoang thoảng, nếu quá nồng nặc sẽ làm cho người xung quanh khó chịu và tìm cách tránh xa.

11

Tổ chức tiệc chiêu đãi: 11.1. Chuẩn bị: a. Chuẩn bị đặt tiệc Chiêu đãi là một nội dung lễ tân quan trọng trong công tác ngoại giao.

Muốn tổ chức tốt một cuộc chiêu đãi cần chuẩn bị chu đáo một số việc sau đây:

60

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

- Dựa vào yêu cầu chính trị mà quyết định mức độ và hình thức cuộc chiêu đãi, tiệc ngồi hay tiệc đứng; xác định danh nghĩa người làm chủ tiệc, thành phần và số lượng người dự chiêu đãi.

- Xác định ngày, giờ và địa điểm tổ chức chiêu đãi.

- Căn cứ tên gọi và tính chất của bữa tiệc để chuẩn bị thực đơn (chú ý tìm hiểu khách có ăn chay, ăn kiêng hay không, nhất là những người theo đạo).

- Giấy mời được in theo mẫu và chuyển sớm cho khách (nếu có).

- Tiệc ngồi thì cần khẳng định ai đến, ai không để sắp xếp biển tên cho phù hợp ngôi thứ.

- Trước khi chiêu đãi phải kiểm tra kỹ công việc chuẩn bị để tránh sai sót. b. Chuẩn bị thực đơn: Việc lựa chọn thực đơn xuất phát từ mục đích để khách ăn ngon miệng và an toàn về thực phẩm. Nếu lựa chọn thực đơn không đúng khẩu vị khách hoặc không an toàn thì bữa ăn đó coi như thất bại. Khi chuẩn bị thực đơn cần thực hiện những yêu cầu sau: Không bao giờ được áp đặt thực đơn cho đầu bếp và không nên xuất phát từ sở thích cá nhân của một người nào đó để ra thực đơn. Trước tiên cần tiếp thu những gợi ý về những món ăn mà đầu bếp quen thuộc hoặc những món ăn dễ thành công nhất.

Lưu ý những chế độ ăn đặc biệt của khách (nếu có) như những món ăn cấm kỵ tôn giáo, chế độ ăn kiêng, ăn chay (Đạo Hồi kiêng thịt lợn, không uống rượu; Người Hindu không ăn thịt bò; Đạo người Do Thái cấm thịt lợn và động vật có vỏ cứng…).

Thông thường không nên phục vụ khách nước ngoài những món ăn dân tộc của nước họ bởi vì những món ăn đó sẽ không bao giờ được nấu ngon như ở nước họ. Thay vào đó nên thiết đãi khách những món ăn dân tộc hoặc

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

61

địa phương của nước chủ nhà, tuy nhiên, cần tránh những món quá độc đáo như thịt rắn, chuột, rùa…

Trong bữa tiệc có nhiều loại món ăn Âu, Á khác nhau. Nói chung chọn thực đơn nào tuỳ thuộc vào chủ tiệc. Song tại các bữa tiệc trang trọng thường theo trật tự sau: - Món khai vị: Thường là nem các loại, nộm hoặc bánh; - Món súp: Đối với châu Âu, món súp thường ăn ngay sau món khai vị.

Một số nước châu Á ăn vào cuối buổi; Trung Quốc lại ăn hai loại súp khác nhau trong bữa tiệc. Súp có thể đựng trong bát hoặc đĩa sâu lòng. Nhưng thông thường, nên bố trí món súp trước các món chính.

- Món chính: tuỳ thuộc vào quy mô tổ chức, có thể là hai hoặc ba món.

Các món chính nên bố trí đa dạng như thịt, hải sản…

11.2. Các loại hình tiệc: Tiệc chiêu đãi là một loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng và phổ biến. Tiệc ngoại giao không những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện tính văn hóa. Tổ chức một bữa tiệc chiên đãi khách là một dịp để bày tỏ sự trọng thị, mến khách nhằm tăng cường mối quan hệ và giới thiệu văn hóa ẩm thực đến khách. Một số loại hình tiệc hay được tổ chức tại địa phương như tiệc chiêu đãi, tiệc trưa, tiệc tối, tiệc buýp-phê. Ngoài ra còn có tiệc tiếp khách, tiệc làm việc, tiệc rượu, tiệc trà,… Tuy nhiên, ở cấp tỉnh ít khi sử dụng loại hình tiệc này.

Tiệc chiêu đãi của lãnh đạo tỉnh: Đây là hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể nhất. Tiệc này do lãnh đạo tỉnh chiêu đãi trong các dịp các đoàn lãnh đạo cấp cao của Nhà nước, chính quyền địa phương các nước đến thăm và làm việc tại tỉnh. Tiệc chiêu đãi thường là tiệc ngồi; thực đơn được lựa chọn kỹ lưỡng thường gồm món khai vị, món súp, món chính, món tráng miệng; đồ uống

62

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

thường là rượu vang hoặc sản phẩm của tỉnh; phòng tiệc, bàn tiệc được sắp xếp trang trọng; thời gian tổ chức thường vào buổi tối.

Tiệc trưa hoặc Tiệc tối: Là tiệc ngồi được tổ chức vào buổi trưa hoặc tối.

Thực đơn không cần cầu kỳ; đồ uống thường là rượu vang (tiệc tối), nước khoáng. Hai bên vừa ăn vừa trao đổi. Thông thường xếp chỗ ngồi xen kẽ giữa chủ và khách.

Tiệc đứng (buýp-phê): Được sử dụng cho cả bữa tối và bữa trưa. Đây là loại tiệc đứng, nhiều món ăn, phần lớn được để trong lồng hấp nóng, khách tự lấy thức ăn. Có thể kê bàn ghế để khách lấy thức ăn đến ngồi tại bàn, không cần xếp chỗ.

11.3. Một số quy tắc lễ tân khi ăn tiệc ngồi và tiệc đứng a. Tiệc ngồi - Cách ngồi: Khi ngồi vào bàn tiệc phải đảm bảo cho không mặt chạm vào đường vuông góc với cạnh bàn. Lưng không tựa vào ghế mà chỉ chạm vào lưng ghế.

Chân không choải ra hai bên, không bắt chéo lên nhau để không chạm phải chân của người bên cạnh mà co lại quanh ghế của mình; Cách sử dụng khăn ăn: Khăn ăn bằng vải được trải trên đầu gối, không giắt khăn ăn vào cổ, không nhét khăn ăn vào chỗ hở giữa hai cúc áo. Khăn ăn bằng giấy để trên bàn cạnh đĩa thức ăn trong suốt bữa tiệc. Khăn ăn dùng để lau miệng giữa lúc ăn và uống để mỡ khỏi dính vào miệng ly, cốc. Không dùng khăn ăn để lau dĩa và bộ đồ ăn. Sau khi ăn xong xếp một cách tự do và để trên bàn phía bên trái cạnh dĩa thức ăn; - Cách sử dụng dụng cụ ăn: Lấy dụng cụ ăn theo nguyên tắc bắt đầu bằng dụng cụ xa nhất và kết thúc bằng dụng cụ gần nhất;

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

63

Phải sử dụng dụng cụ ăn đúng mục đích, chức năng như dao để cắt thức ăn, thìa để ăn súp, canh và cầm tay phải, dĩa dùng để xiên thức ăn và đưa lên miệng. Không dùng dụng cụ ăn để khua múa, chỉ trỏ, không dùng dao để xiên thức ăn đưa lên miệng, không húp súp, canh từ bát; Thức ăn lấy từ bát, đĩa chung phải dùng dao, dĩa chung để lấy, sau đó không được chạm vào đĩa của mình và đặt lại bát, đĩa chung; Khi uống cà phê hoặc trà phải bỏ thìa ra khỏi cốc, ly, tách; Khi không sử dụng dao thì gác nó lên thành đĩa, lưỡi dao quay vào phía trong, chuyển dĩa lên tay phải để xúc thức ăn.

Khi nhai thức ăn thì tỳ nhẹ mũi dao và dĩa lên thành đĩa ăn; Nếu tạm dừng ăn (để nói chuyện chẳng hạn) thì gác chéo dao dĩa trong lòng đĩa, chuôi dao hướng về phía phải, chuôi dĩa hướng về phía trái; Khi đã ăn xong hoặc không muốn ăn tiếp chỗ thức ăn còn lại trên đĩa của mình thì đặt dao dĩa song song với nhau, chuôi hướng về phía phải của đĩa để người phục vụ biết và dọn đi; Ăn theo kiểu Pháp: Dĩa cầm ở tay trái, răng dĩa hướng lên trên, tay phải cầm dao cắt thức ăn và gạt thức ăn vào dĩa đưa vào miệng. Cầm ba ngón tay phải cầm thìa đưa vào miệng theo chiều nhọn; Ăn theo kiểu Anh: Dao cầm tay phải, dĩa cầm tay trái, răng dĩa hướng xuống phía dưới để lấy thức ăn bằng cách xiên thức ăn vào dĩa đưa lên miệng. Dùng ba ngón tay phải cầm thìa đưa lên miệng theo chiều tròn; - Cách ăn: Hai tay nếu không dùng để cắt thức ăn thì có thể đặt trên mép bàn, không bao giờ đặt khuỷu tay lên mặt bàn; Bánh mỳ và bánh sừng bò không cắt bằng dao hoặc bẻ vụn ra cho vào

64

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

đĩa súp, mà chỉ có thể cầm cả lát cắn ăn từng miếng hoặc phết bơ lên đó và cắn từng miếng; Không dùng tay xé hoặc cầm thức ăn; Khi đang ăn lỡ đánh rơi đồ dùng ăn hoặc đánh vỡ ly, cốc thì không cúi xuống nhặt, để người phục vụ bàn tự lo dọn và họ sẽ đưa cho bạn bộ đồ dùng mới; Khi cần lấy thức ăn hoặc đồ gì đó như gia vị mà chúng lại ở quá xa mình thì không nên đứng dậy nhoài người ra để lấy mà có thể nhờ người thuận tiện hơn chuyển giúp cho. Cần tế nhị hơn khi người khác đang gắp thức ăn hoặc đang đưa thức ăn vào miệng thì không nhờ hoặc hỏi điều gì; Ăn uống phải tự nhiên nhưng không gây ồn ào; Trong bữa tiệc khi nói chuyện với người bên trái thì không quay hẳn lưng lại người bên phải, nếu cần chỉ quay đầu; Khi dùng thìa ăn súp hoặc canh chỉ nên múc vơi thìa, không cho hẳn cả thìa vào miệng; Khi ăn tiệc chỉ nên ăn thức ăn đã có trong thực đơn và lấy thức ăn vừa đủ, không lấy nhiều quá để ăn sao cho vừa hết. Không để thừa thức ăn quá nhiều trên đĩa làm cho chủ tiệc nghĩ rằng món ăn không ngon, bị khách chê; Không nên xin thêm thức ăn, nếu cần thiết thì chỉ nên xin thêm món chính, không yêu cầu thêm pho mát, món tráng miệng; Nếu muốn từ chối món ăn nào đó thì chỉ cần nói: “Cảm ơn, tôi ăn đủ rồi” mà không cần giải thích “Món đó tanh”, “Món đó ghê ghê” “Tôi không ưa món đó”; Trong khi ăn tiệc không nên phê phán món ăn, bình luận về những người xung quanh;

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

65

Không theo dõi việc người khác ăn bao nhiêu; Khi ăn không bới tung đĩa, bát thức ăn lên; Nhai thức ăn nhẹ nhàng, không nghiến răng, nhăn mặt, nhai nuốt ngấu nghiến, nhai nhồm nhoàm hoặc tóp tép. Khi nhai cần ngậm miệng lại để tránh gây ra tiếng động và tránh người khác nhìn thấy thức ăn trong miệng.

Không vừa nhai vừa nói. Không gặm xương, liếm bát, thìa, dĩa…

Không ăn miếng quá to có thể gây nghẹn, ói hoặc ho văng thức ăn.

Việc nhằn xương cũng phải nhẹ nhàng, không dùng tay lấy xương từ trong miệng ra mà dùng lưỡi đẩy nhẹ xương ra, lấy thìa hoặc dĩa hứng lấy và để nhẹ nhàng bên cạnh mép đĩa, sao cho không rơi vào lòng đĩa và cũng không rơi xuống khăn bàn; Nếu súp, canh quá nóng cần đợi cho nguội bớt rồi ăn, không thổi phù phù, không húp sụp soạt; Khi muốn ăn thêm súp cứ để nguyên thìa trong đĩa, người phục vụ sẽ mang thêm súp cho; Không uống rượu say; Chủ tiệc không ăn xong trước khách. Nếu có khách muốn ăn thêm chút ít thì chủ tiệc cũng cần lịch sự lấy thêm chút thức ăn để cùng ăn với khách; Khi ăn xong muốn xỉa răng cũng phải lịch sự, không quẹt tăm xoèn xoẹt, thổi phù phù giữa các kẽ răng. Nên dùng khăn mùi xoa hoặc bàn tay che miệng khi xỉa răng; Khi mãn tiệc chủ tiệc đứng lên trước, mọi người cùng đứng lên và cúi đầu chào chủ tiệc; Nam giúp nữ kéo ghế đứng lên, rời khỏi bàn cần đẩy ghế vào chỗ cũ; Đã đứng dậy thì không ăn cố, uống cố chỗ còn lại trong cốc, đĩa;

66

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Khi ra về người có chức vụ thấp hơn ra về sau, tất cả đợi khách chính ra về trước rồi mới lần lượt ra về không chen lấn, xô đẩy nhau; Khi ra về cần cảm ơn và chào chủ tiệc. b. Tiệc đứng (buýp-phê): Tiệc đứng trong ngoại giao có các đặc điểm cơ bản sau: - Không sắp xếp chỗ ngồi. Trong buổi tiệc, khách đến bàn gắp thức ăn và đứng hoặc di chuyển trong phòng trong lúc ăn. Tuy nhiên nếu cần có thể sắp xếp một bàn VIP dành cho chủ tiệc và khách chính, đặt ở phía bên tay phải của phòng. Trong phòng tiệc cũng có thể sắp xếp một số bàn tròn để khách để thức ăn và đứng nói chuyện xung quanh.

- Số lượng khách: Tùy vào tính chất bữa tiệc mà số lượng khách có thể là vài chục, vài trăm, thậm chí cả nghìn khách.

- Thời lượng/thời gian: một buổi tiệc đứng thường diễn ra trong khoảng từ 1 đến 1 tiếng rưỡi. Tiệc đứng có thể tổ chức buổi trưa hoặc buổi tối, trong đó tiệc buổi tối thường trọng thị hơn. Đặc biệt, với tiệc đứng, khách chính bao giờ cũng đến muộn và về sớm hơn so với các khách khác. (Khách chính thường đến khi buổi tiệc bắt đầu được khoảng 5-10 phút và thường chỉ tham dự khoảng 30 phút là về. Khách chính về rồi các khách khác mới được về).

- Lý do: có nhiều lý do để tổ chức tiệc đứng, trong đó phổ biến là: + Các đoàn đông người sang thăm và làm việc. + Các sự kiện lớn của tỉnh; Địa điểm: tiệc đứng có thể tổ chức trong một số khách sạn lớn trên địa bàn tỉnh hoặc tại Trung tâm hội nghị, Nhà ăn Ủy ban…), tùy vào lượng khách, điều kiện…

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

67

- Thực đơn: Thực đơn trong tiệc đứng rất đa dạng, tùy thuộc vào nhiều yếu tố (tính chất, khách mời, phong tục…). Tuy nhiên cần lưu ý những vấn đề sau: + Không có các món ăn lỏng (như súp), các món phải dùng dao cắt, các món có lẫn xương. Nếu muốn bố trí các món này cần có người/bàn phục vụ riêng. + Đa số là các món nguội. + Đồ uống được bày ở một bàn riêng.

- Cách thức phục vụ: Đặc điểm nổi trội trong tiệc đứng là khách tự phục vụ (tự lấy đĩa, dĩa, tự gắp đồ ăn). Bên cạnh đó vẫn có bố trí một số người để phục vụ đồ uống hoặc phục vụ một số món nóng.

- Một số lưu ý đối với tiệc đứng: + Quy luật chọn món: Tiệc đứng (Buýp-phê) là tiệc tự chọn với nhiều đồ ăn khác nhau được đặt trên bàn theo hàng dãy. Có thể chọn những món thích ăn nhưng nên theo quy luật từ món khai vị đến món tráng miệng, từ mặn tới ngọt, từ món khô rồi mới đến món nước, món nguội trước rồi món nóng sau, nhưng cái hay của tiệc đứng là người ăn không bị ép hay phải ăn tất cả các món như thế. Tốt nhất nên dành một chút thời gian xem qua bàn tiệc để có thể lựa chọn những món bạn thích. + Chuẩn bị dụng cụ: Có thể chọn dao, dĩa hay thìa, còn phụ thuộc vào món bạn chọn. Chú ý một tay cầm đĩa thức ăn, một tay cầm dụng cụ để tránh làm rơi dao, dĩa. + Trong khi chọn thức ăn không nên chen lấn, không nên đứng trước một món quá lâu để nhường chỗ cho người khác chọn, trong khi gắp thức ăn phải dùng dụng cụ gắp riêng không được dùng thìa dĩa của mình. Khi ăn không nên phát ra tiếng động quá to, ăn nhỏ nhẹ, lần lượt từng món, không nên ngậm thìa hay dĩa. Khi ăn xong hãy gác dao dĩa chéo theo hình chữ X

68

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

lên đĩa có nghĩa là đã ăn xong để phục vụ đến thu dọn. Sau đó có thể chọn món khác theo ý thích. + Một điều tối kị trong tiệc buýp-phê đó là bạn không nên để thừa thức ăn trên đĩa, như vậy sẽ bị coi là lãng phí, hãy lấy đủ lượng dùng. + Một lưu ý nhỏ là nếu vẫn còn thấy lúng túng trong khi ăn uống thì hãy quan sát người khác rồi “bắt chước” theo. Cách này có thể khiến ăn chậm hơn người khác nhưng chỉ số an toàn lại rất cao. Hoặc nếu gặp khó khăn gì có thể nhờ phục vụ giúp đỡ, họ sẽ luôn sẵn lòng phục vụ. Đón/tiễn khách trong tiệc đứng Như đã nói ở trên, một điều cần lưu ý trong tiệc đứng là khách chính luôn đến muộn và về sớm hơn các khách khác. Từ đó dẫn đến một số quy tắc đón/ tiễn khách trong tiệc đứng như sau: - Đón khách: + Khách tự đi thẳng đến phòng tiệc (Có thể bố trí người đón từ ngoài cổng để chỉ dẫn đường cho khách). + Chủ tiệc dẫn khách chính vào phòng tiệc.

- Tiễn khách: + Chủ tiệc tiễn khách chính ra khỏi phòng tiệc + Sau khi khách chính về, các khách khác có thể ra về (khách lẻ tẻ ra về.

Tùy tính chất tiệc và đối tượng, chủ tiệc có thể chào hỏi một số khách) 11.4. Cách sắp xếp bàn tiệc, chỗ ngồi trong tiệc chiêu đãi: Sắp xếp chỗ ngồi trong chiêu đãi tiệc ngồi phải thật chú trọng về ngôi thứ; Sắp xếp xen kẽ khách và chủ; không nên xếp hai nữ ngồi với nhau trừ khi số lượng nữ lớn hơn nam; tránh xếp phụ nữ ngồi cuối bàn. Đối với tiệc chiêu đãi, trên bàn tiệc trước mặt từng người phải có danh

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

69

thiếp/bảng tên. Nếu không chuẩn bị được sơ đồ chỗ ngồi đặt trước cửa phòng tiệc thì phải sắp xếp người giúp khách tìm chỗ ngồi, tránh để khách đi lại tìm chỗ ngồi trong phòng tiệc.

Có nhiều cách bố trí sắp xếp chỗ ngồi cho khách dự tiệc nhưng thông thường bố trí bàn 6 người hình chữ nhật hoặc bàn tròn cho 8 -10 người. Sau đây là một số cách sắp xếp bàn tiệc thông dụng: Sơ đồ 1: Bàn chữ nhật hay còn gọi là bàn chữ I * C5

* K3

* C1

*KC

* C2

*K4

*C6

* C4

* K2

*PDC

*CC

* K1

* C3

* K5

Sơ đồ 2: Bàn chữ U C* K* C*

*K *C *K

*C *K *C

*K *C *K

K*

*C

*K

*C

C*

*K

K*

*C

C*

*K *K3

*C2

*K1

*CC *PD

*KC

*C1

*K2

*C3

Ghi chú: Có thể xếp phiên dịch ngồi ở phía trước, bên trái chủ chính hoặc kê ghế ngồi sau chủ chính.

70

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Sơ đồ 3: Bàn tròn; Chủ chính, khách chính ngồi đối diện (không có phu nhân/phu quân)

Sơ đồ 4: Bàn tròn; không có phu quân/phu nhân; chủ chính, khách chính ngồi bên nhau (Không có phiên dịch)

Sổ tay Lễ tân đối ngoại Sơ đồ 5. Bàn tròn; có phu nhân/phu quân, hai vợ chồng chủ chính ngồi đối diện.

Sơ đồ 6. Bàn tròn; Có phu nhân/phu quân, ông chủ chính và ông khách chính ngồi đối diện

71

72

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc 11.5.Giấy mời tham dự tiệc chiêu đãi

- Khi tổ chức tiệc đãi khách, chủ nhà nên chuẩn bị giấy mời để mời khách và thông báo cho khách biết thời gian, địa điểm, loại hình tiệc…

- Giấy mời tiệc chiêu đãi thường làm bằng loại giấy dày, kích thước khoảng 12x18 cm (chú ý kích thước của phong bì cho thích hợp), nội dung thường được viết ở ngôi thứ ba.

- Nếu mời dự tiệc nên gửi giấy mời ít nhất từ 2 đến 3 tuần. Tốt nhất là trước 1 tháng. Nếu mời dự chiêu đãi, phải mời trước ít nhất là 10 ngày và tốt nhất là 14 ngày. Nếu vì lý do kỹ thuật như phải chờ khẳng định về địa điểm mà gửi giấy mời chậm thì phải sử dụng các phương tiện khác (điện thoại, thư điện tử, fax…) để thông báo trước cho khách cùng với các chi tiết như ngày, giờ. Những chỉ dẫn bổ sung sẽ được nêu trong giấy mời và gửi tới tay khách sau đó. * Lưu ý: Nên dùng cả tiếng Anh trong giấy mời và ghi rõ loại hình tiệc.

- Mẫu giấy mời như sau: Nhân dịp …………………………….. sang thăm và làm việc tại tỉnh Vĩnh Phúc Tên người đứng đầu đơn vị tiếp đón (Ví dụ: Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn A) Kính mời Ông/bà: ………………………………….. đến dự tiệc chiêu đãi vào hồi … giờ ….

Thứ … ngày … tháng … năm … tại ………………………………………….

Trang phục: Xin trả lời trước - Nam: (hoặc xin báo trước nếu không dự) - Nữ: Số điện thoại:

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

73

MỘT SỐ HÌNH ẢNH ĐÓN TIẾP VÀ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI ĐẾN THĂM VÀ LÀM VIỆC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

Đồng chí Bí thư Tỉnh ủy Hoàng Thị Thúy Lan tặng hoa Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Lào Xu-phăn Kẹo-mi-xay

74

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc và đoàn công tác Bộ Kế hoạch và Đầu tư, nước Cộng hòa DCND Lào chụp ảnh lưu niệm

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

Bí thư Tỉnh ủy Hoàng Thị Thúy Lan tặng bức tranh Tháp Bình Sơn cho Tỉnh trưởng tỉnh Gyeonggi Nam Kyung Pil

75

76

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc và đoàn lãnh đạo cấp cao tỉnh Gyeonggi - Hàn Quốc chụp ảnh lưu niệm

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

Lãnh đạo tỉnh tiếp lãnh đạo Tập đoàn SCG Thái Lan

Lễ ký kết giữa UBND tỉnh Vĩnh Phúc và các nhà đầu tư tại Hội nghị xúc tiến đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc

77

78

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Hội nghị xúc tiến đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc năm 2016

Lãnh đạo tỉnh làm việc với đoàn khách Nhật Bản theo cách xếp chỗ ngồi cho bàn hình ô van

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

79

Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc và đại diện Bộ Ngoại giao, Đại học Portland State (Hoa Kỳ) chủ trì Hội thảo Chương trình Sáng kiến Việt Nam - Oregon tại Vĩnh Phúc

Toàn cảnh buổi Hội thảo

80

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lê Duy Thành và bà Erin Flynn - Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Portland State ký Ý định thư về hợp tác đào tạo

Đồng chí Trần Văn Vinh - Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh tiếp Bí thư, Tỉnh trưởng tỉnh Luông-nậm-thà, nước CHDCND Lào

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

81

Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc và tỉnh Luông-nậm-thà (CHDCND Lào) ký Bản ghi nhớ về tăng cường hợp tác giữa hai tỉnh

Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì tặng hoa cho Ngài Đại sứ Cộng hòa Pháp tại Việt Nam Bertrand Lortholary

82

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì tiếp và làm việc với Giáo sư Marcus Ingle (Hoa Kỳ)

Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì tặng tranh lưu niệm cho bà Đại sứ Cộng hòa Italia tại Việt Nam

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

83

Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì và ông Dư Đăng Ba - Tổng Giám đốc Công ty TNHH quốc tế Đông Phương tại buổi làm việc

Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì tiếp và làm việc với lãnh đạo Tập đoàn Sumitomo (Nhật Bản) tại Phòng Khánh tiết trụ sở UBND tỉnh Vĩnh Phúc

84

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc hội đàm với lãnh đạo tỉnh Luông-pha-băng, nước CHDCND Lào theo cách xếp chỗ ngồi bàn dài

Đồng chí Nguyễn Văn Trì - Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh tặng tranh lưu niệm cho Đoàn lãnh đạo cấp cao tỉnh U-đôm-xay, nước CHDNND Lào

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

85

Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc chụp ảnh lưu niệm cùng đoàn đại biểu cấp cao tỉnh U-đôm-xay, nước CHDCND Lào

Đoàn Đại sứ quán Sri Lanka tại Việt Nam chụp ảnh lưu niệm cùng Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Phúc

86

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì cùng lãnh đạo sở, ngành tiếp đoàn doanh nghiệp Đài Loan

Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì và Đại sứ đặc mệnh toàn quyền nước Cộng hòa In - đô - nê - xi - a tại Việt Nam

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

87

Lễ trao tặng huy chương hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào cho các tập thể cá nhân tỉnh Vĩnh Phúc

Lễ ký kết biên bản ghi nhớ giữa tỉnh Vĩnh Phúc và tỉnh Chungcheongbuk- Hàn Quốc

88

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lê Duy Thành tặng hoa cho ngài Đại sứ Ấn Độ Parvathaneni Harish

Đoàn công tác xúc tiến đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc và đại diện trường Đại học Portland State, Hoa Kỳ tại lễ ký kết biên bản ghi nhớ

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

89

Phó Chủ tịch UBND Lê Duy Thành tiếp đại diện tổ chức PAMWF, Hàn Quốc

Cách sắp xếp chỗ ngồi theo bàn tròn hướng lên sân khấu

90

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Các đại biểu chụp ảnh lưu niệm tại chương trình Ngày văn hóa ASEAN tại Vĩnh Phúc

Các đại biểu tham quan triển lãm tại chương trình Ngày văn hóa ASEAN tại Vĩnh Phúc

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

91

Các đại biểu chụp ảnh lưu niệm cùng ban nhạc Namo - Ấn Độ

Chương trình Gặp mặt kỷ niệm 55 năm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao Việt Nam - Lào

92

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Liên hiệp Hội phụ nữ tỉnh tiếp và làm việc với Đoàn cán bộ học viên Hội Phụ nữ Lào

Đoàn học viên lớp bồi dưỡng cán bộ phụ nữ nước CHDCND Lào chụp ảnh lưu niệm cùng Liên hiệp Hội Phụ nữ tỉnh Vĩnh Phúc

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

93

Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh tiếp và làm việc với Quân đội hoàng gia Cam-pu-chia

Lãnh đạo Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh Vĩnh Phúc và Lãnh đạo Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh Luông-nậm-thà, nước CHDCND Lào tại buổi ký kết

94

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Cách sắp xếp chỗ ngồi tại tiệc chiêu đãi của Lãnh đạo tỉnh

Tiệc đứng (Tiệc buffet)

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

95

PHẦN III: MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI 1

Cách chào 1.1. Cách chào - Khi chào cần tỏ thái độ đúng mực, thân thiện và tôn trọng nhau. Người có chức vụ thấp chào người có chức vụ cao trước; - Người ít tuổi chào người lớn tuổi hơn; - Nếu giữa những người có cùng độ tuổi, địa vị xã hội tương đương thì nam chào phụ nữ trước; - Người từ ngoài phòng bước vào chào người trong phòng. Người mới đến chào người đến trước.

- Người được chào có nghĩa vụ trả lời.

1.2. Tư thế chào - Khi đang ngồi, chào khách hay đáp lại lời chào cần đứng dậy, nhưng phu nhân có thể vẫn ngồi và chào đáp lại, tuy nhiên đối với người có chức vụ cao, người lớn tuổi, người được kính trọng thì nên đứng dậy; - Khi chào nam bỏ mũ, nữ được phép đội mũ nón; - Không nhai kẹo, ăn uống, ngậm thuốc lá khi chào; - Không đút tay vào túi quần khi chào;

96

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc - Tư thế hơi cúi đầu, mắt nhìn người cần chào;

2

- Thái độ vui vẻ, kính trọng, lễ độ, lịch thiệp.

Cách bắt tay 2.1. Mục đích - Để chào khi gặp hoặc tạm biệt; - Để bày tỏ thái độ kính trọng, thân tình hay lạnh nhạt, xã giao.

2.2. Cách bắt tay - Bàn tay phải siết chặt bàn tay phải người kia; - Không dùng tay trái để bắt tay; - Không dùng tay chụp bổ vào nhau; - Không siết quá chặt khi bắt tay phụ nữ; - Không nắm tay hờ hững tỏ vẻ lạnh nhạt; - Không nắm tay lâu hoặc rung lắc mạnh; - Nam đứng dậy để bắt tay, nữ có thể ngồi; - Phụ nữ, người có chức vụ cao, người cao tuổi đưa tay ra trước bạn mới được bắt; - Không đút tay vào túi tay kia bắt tay; - Không vừa ăn uống, nhai kẹo vừa bắt tay; - Thái độ niềm nở, vui vẻ, lịch thiệp; - Đầu hơi cúi, mắt nhìn vào người đó; - Không bắt tay chéo nhau; - Không dùng 2 tay bắt tay 2 người cùng lúc; nếu cần phải bắt tay với nhiều người cùng một lúc, khi bắt tay phải tính đến thứ tự trước sau, từ bên trên đến bề dưới, từ trưởng lão đến thiếu niên, nữ rồi mới đến nam, từ người

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

97

đã kết hôn rồi mới đến người chưa kết hôn, từ cấp trên đến cấp dưới.

- Khi giao tiếp nếu số lượng người tương đối lớn, có thể chỉ bắt tay một số người ngay cạnh mình, gật đầu với những người xung quanh thay cái bắt tay chào hỏi, hoặc hơi cúi thấp người để thể hiện phép lịch sự.

- Khi bắt tay nam bỏ găng tay, nữ không cần; - Không đứng trên bậc thang bắt tay người ở dưới; - Không đứng trong ngưỡng cửa bắt tay người ngoài cửa; - Chủ nhà chủ động bắt tay khách; - Khi chủ nhà ít tuổi, khách lớn tuổi hoặc chức vụ cao thì cả hai người bắt tay đồng thời.

- Khi gặp đôi vợ chồng thì bắt tay vợ trước; - Nếu không quen biết nhau mà chưa giới thiệu thì chưa bắt tay.

Chú ý: - Tại một số nước như Thái Lan, Lào, Campuchia, Miến Điện không bắt tay mà chắp hai tay trước ngực, đầu hơi cúi và nói câu chào; 3

- Tại các nước Hồi giáo không bắt tay phụ nữ và trẻ em gái.

Cách ôm hôn.

- Ôm hôn vào má hoặc hôn tay là một cách chào; - Chỉ ôm hôn má hoặc hôn tay phụ nữ khi đã quen biết hoặc thân quen với nhau; - Người Pháp: Hôn 4 lần, lần lượt vào 2 bên má; - Người Nga, Bỉ, Thụy sĩ: Hôn 3 lần vào 2 má; - Người Hungary, Bungary, Ba lan, Hy Lạp: Hôn má 1 lần; - Người Mỹ-la-tinh vừa hôn má vừa vỗ lưng;

98

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

- Nếu khách thân quen tiến gần tới, dang tay tỏ ý muốn ôm hôn thì bạn mới nên ôm hôn; - Hôn tay: Khi người phụ nữ quen biết giơ tay phải ra hơi thòng xuống, úp bàn tay thì nam cầm nhẹ các ngón tay đưa lên hôn nhẹ vào mu bàn tay; - Người Pháp chỉ hôn tay phụ nữ đã có chồng và không hôn ở ngoài đường; - Người Đức có thể hôn tay phụ nữ có chồng hoặc chưa và bất kỳ ở đâu.

- Người Tây- Ban- Nha hôn tay phụ nữ ngay trên đường phố; - Người Hy Lạp chỉ hôn tay các vị tu sĩ.

- Không vừa ăn, uống, nhai kẹo vừa hôn tay; 4

- Không vừa đút tay túi quần, vừa hôn tay.

Cách giới thiệu và tự giới thiệu 4.1. Mục đích: Để làm quen hoặc thiết lập quan hệ.

4.2. Cách giới thiệu: - Thông thường: Giới thiệu họ tên rồi đến chức vụ.

- Chỉ giới thiệu họ tên, chức vụ mà không giới thiệu rườm rà như khai lý lịch; - Người được giới thiệu cần đứng dậy cúi chào; - Nữ có thể ngồi khi giới thiệu trừ trường hợp người kia cao tuổi, tu hành hoặc chức vụ cao thì nữ cũng cần đứng dậy; - Nếu thấy hai người không muốn làm quen với nhau thì không nên giới thiệu với nhau; - Thái độ của người được giới thiệu cần lịch sự, vui vẻ, tươi cười, thân thiện, mắt nhìn vào người kia;

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

99

- Sau khi được giới thiệu, hai bên làm quen, bắt tay, mỉm cười chào và nói:”Rất hân hạnh được làm quen với anh (chị)”.

4.3. Đối tượng giới thiệu: - Giới thiệu nam cho nữ, người ít tuổi cho người cao tuổi, người có chức vụ thấp cho người có chức vụ cao, anh em thân quyến cho khách lạ, bạn bè cho cha mẹ; - Nếu hai người cùng tuổi, cùng chức vụ, cùng là nam hoặc cùng là nữ thì giới người đến sau cho người đến trước; - Nếu người ít tuổi có chức vụ cao, người cao tuổi có chức vụ thấp thì áp dụng nguyên tắc “kính lão đắc thọ”.

- Tự giới thiệu: Tiến gần đến người muốn làm quen, chào hỏi hoặc bắt tay rồi nói: “Xin tự giới thiệu: Tôi là Nguyễn Văn A - Trưởng phòng Hợp tác quốc tế, Sở Ngoại vụ. Rất hân hạnh được làm quen với anh (chị)”, sau đó có thể trao đổi danh thiếp.

5

Cách nói chuyện - Thái độ khi nói chuyện: Vui vẻ, hòa nhã, niềm nở, không thô tục, suồng sã, chân tình, lễ phép, lịch sự; - Giọng nói: Không quá to, quá nhỏ, quá nhanh, quá chậm - Yêu cầu: + Nơi đông người không nói tiếng lóng, tiếng nước ngoài, thì thầm to nhỏ với người khác; + Không nói câu chuyện chỉ có hai hoặc vài người biết và hiểu với nhau; + Không vừa nói, vừa nhìn chằm chằm hoặc chỉ trỏ người khác; không bình luận người khác khi vắng. + Không châm chọc, nói xấu, bình luận về bệnh tật, tuổi tác, đời tư,

100

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

khiếm khuyết của người khác; + Không nổi khùng, cáu giận khi nói chuyện; + Không ngắt lời người khác, nói đế, nói leo; + Cần chăm chú lắng nghe, không tỏ ý sốt ruột, cần dùng cử chỉ phi ngôn ngữ tỏ ý tán đồng; + Không nói thô tục, chửi thề, chửi đổng, nói trống không, nói cộc lốc; + Không hỏi tuổi phụ nữ nước ngoài; + Không hỏi về đời tư, thu nhập, chuyện riêng tư; + Cần thường xuyên nói từ cảm ơn, xin lỗi đúng lúc. + Không nói to, cười hô hố ở nơi công cộng.

6

Cách sử dụng danh thiếp 6.1. Kiểu danh thiếp Kiểu ngang, thứ tự hàng từ trên xuống dưới, thứ tự chữ từ trái qua phải.

Hàng thứ nhất viết tên đơn vị người dùng danh thiếp; Hàng thứ hai ghi họ tên người dùng danh thiếp, chữ viết to vào chính giữa tấm thiếp. Chức vụ, tên gọi chức vụ thường viết chữ nhỏ bên cạnh phía dưới, bên phải họ và tên.

Hàng thứ ba ghi địa chỉ đầy đủ, điện thoại, mã số bưu điện của người dùng thiếp.

Kiểu dọc, đứng, thứ tự hàng từ trái qua phải, thứ tự chữ từ trên xuống dưới. Hàng thứ nhất ghi tên đơn vị người dùng danh thiếp, viết ở cạnh trái tấm thiếp; hàng thứ hai viết họ tên người dùng thiếp, chữ viết to ở giữa danh thiếp. Chức vụ - tên gọi chức vụ được viết bằng chữ nhỏ ở bên phải, phía dưới họ và tên; hàng thứ ba ghi đầy đủ địa chỉ, điện thoại, mã số bưu điện.

Chữ viết trên danh thiếp, giống chữ viết thường dùng, trước hết phải phù hợp với quy phạm, nếu không dễ gây hiểu lầm, ảnh hưởng đến hiệu quả

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

101

trong giao tiếp. Sau khi đã phù hợp với quy phạm rồi, có thể coi trọng đến phong cách riêng của mình, biểu hiện cá tính của mình. Phong cách, cá tính của danh thiếp, biểu hiện chủ yếu ở phần bố cục danh thiếp, chọn kiểu chữ và thiết kế mặt danh thiếp. Về thể loại, kiểu chữ viết nhỏ, viết thường, viết in, viết hoa, các kiểu chữ có dáng mỹ thuật đều được chấp nhận.

6.2. Thái độ khi trao danh thiếp Khi rút danh thiếp ra phải nghiêm túc từ tốn, không thể với thái độ tùy tiện. Lần đầu gặp gỡ, có thể căn cứ vào thái độ rút, trao danh thiếp của nhân viên phục vụ khách để đoán trước nhân phẩm, xem có đáng giao tiếp hay không. Danh thiếp nên cất vào chỗ dễ lấy, có thể lấy ra đúng lúc, đúng thời cơ, cung kính đưa tận tay, và hơn thế phải nói thêm: Đây là danh thiếp của tôi, xin được gặp gỡ trao đổi nhiều hơn về sau này. Làm vậy, tất sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp với phía bạn.

6.3. Thời điểm trao danh thiếp Nếu lần đầu mới quen, bạn cảm thấy khách này có thể quan hệ lâu dài, thì lúc vừa gặp gỡ, có thể đưa ngay danh thiếp của mình, điều này có lợi cho việc khách nhanh chóng biết tình hình cơ bản về mình, tăng tiến trình trao đổi và giao tiếp. Nếu là cuộc gặp gỡ có hẹn trước, đã biết khách là người như thế nào, thì khi chia tay ra về có thể lấy danh thiếp gửi cho khách để tăng thêm ấn tượng.

6.4. Cách trao danh thiếp Trong lần đầu tiên gặp mặt đối tác, việc đầu tiên bạn nên làm là hỏi thăm họ một cách thân thiện, đồng thời nêu rõ tên cơ quan mình, sau đó đưa danh thiếp của mình cho đối tác. Việc đầu tiên phải nhớ, danh thiếp có thể để trong túi áo comple nhưng không được đút trong túi quần và lôi ra, vì đó là một hành động không lịch sự.

102

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Khi trao danh thiếp, tốt nhất nên dùng tay trái, mặt chính của danh thiếp nên hướng lên phía trên, hướng đặt danh thiếp nên để phần họ tên thuận theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được tên trên danh thiếp.

Khi đưa danh thiếp cho người đối diện, bạn nên mỉm cười, ánh mắt nhìn tập trung vào họ, nên dùng ngón tay cái kết hợp với ngón tay trỏ cầm góc trên của danh thiếp và trao danh thiếp cho người đối diện.

Phải trao trước mặt, phía tay phải của khách, nên dùng hai tay để trao danh thiếp.

Nếu bạn đang ở tư thế ngồi thì bạn nên đứng dậy để đưa danh thiếp hoặc hơi cúi người về phía trước khi đưa, khi trao danh thiếp nên nói vài câu như: “Tôi là X, đây là danh thiếp của tôi” hoặc giả dụ: “Xin gửi ngài danh thiếp của tôi”.

Khi trao danh thiếp bạn nên chú ý: Người có chức vụ thấp hơn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao hơn trước; người nam nên trao danh thiếp ra trước cho người nữ. Khi bạn tiếp xúc một lúc với nhiều người, bạn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao nhất và người nhiều tuổi nhất.

Nếu trong trường hợp bạn không thể phân biệt được tuổi tác và chức vụ của họ thì bạn nên trao danh thiếp cho những người ở phía bên trái bạn.

6.5. Tiếp nhận danh thiếp Phải tỏ ra lễ độ trước khi tiếp nhận danh thiếp. Nguyên tắc cơ bản là: đứng lên để nhận danh thiếp và mỉm cười, cung kính dùng hai tay nhận nâng, sau khi nhận phải gật đầu cảm ơn.

Sau khi nhận được danh thiếp, phải chăm chú đọc 1 lần, không được vô ý nhét luôn vào túi. Càng không được tùy tiện để bừa bãi, không nên ghi chú vào danh thiếp, hoặc viết chữ vào danh thiếp.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

103

Cùng lúc trao danh thiếp vài ba người, lại là mới gặp nhau lần đầu, phải lần lượt theo thứ tự chỗ ngồi đặt lên bàn phía trước mặt. Khi cùng trao đổi, vừa bàn bạc, vừa ghi nhớ tên họ, dáng vẻ của họ và chỉ cất danh thiếp đi khi thấy thuận tiện.

Không được để đồ vật khác đè lên trên danh thiếp, đây là điều quan trọng nhất.

6.6. Các vấn đề cần chú ý khác Danh thiếp cũng giống như lý lịch trích chéo của một người, khi bạn trao danh thiếp cho một ai đó, nghĩa là bạn muốn cho họ biết rằng bạn là ai, bạn đang ở đâu và làm cách nào để liên lạc lại được với bạn. Do đó, biết nắm bắt đúng thời điểm nên đưa ra danh thiếp sẽ khiến cho chúng phát huy được hiệu quả tốt nhất.

Khi chúng ta mới tham gia vào một công việc nào đó, thì thiết kế và in danh thiếp là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp thiết kế tinh xảo sẽ khiến cho ấn tượng của người khác về bạn sẽ sâu sắc hơn rất nhiều. Nhưng việc đưa danh thiếp đúng lúc và đúng khung cảnh lại là một nghệ thuật mà không hẳn người nào cũng nắm được.

Khi tham gia vào các hoạt động như các buổi tiệc trọng đại, bạn phải nhớ rõ nên mang danh thiếp theo bên mình. Cho dù bạn tham dự vào một buổi yến tiệc do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất ngoại giao, không nên đưa danh thiếp khi đang dùng cơm.

Nếu như đưa một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì tốt nhất là không đưa. Bạn nên thu gọn danh thiếp, để ngay ngắn chỉnh tề và có thứ tự trong sổ kẹp danh thiếp, trong hộp hoặc trong túi, tránh cho danh thiếp bị rách, hỏng. Những danh thiếp đã cũ và không lành lặn thì nên vứt đi.

104

7

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Cách xưng hô Xưng hô là vấn đề khá hệ trọng trong công tác đối ngoại. Tên một quốc gia, tên một tổ chức, tên một cá nhân cùng với chức vụ cần được gọi đúng và đầy đủ, chuẩn xác. Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Đặc mệnh toàn quyền nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Mỗi quốc gia, tổ chức đều có tên gọi chính thức đầy đủ của quốc gia hay tổ chức đó. Đối với quốc gia, tên gọi chính thức đầy đủ chính là quốc hiệu của quốc gia đó. Sẽ khó chấp nhận được khi gọi tên một quốc gia hay một tổ chức theo cảm tính, tự tiện thêm vào những từ không phù hợp, ví dụ như thêm từ Cộng hòa vào Liên bang Nga thành Cộng hòa Liên bang Nga; gọi các nền kinh tế thành viên APEC là các quốc gia thành viên APEC; gọi Hội nghị các quốc gia và vùng lãnh thổ có sử dụng tiếng Pháp là Hội nghị các nước nói tiếng Pháp...

Trong giao tiếp trực tiếp hoặc những cuộc tiếp xúc không chính thức, đặc biệt là những người ngang cấp, có xu hướng gọi nhau ngắn gọn và xưng hô với nhau một cách thân mật. Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Việt Nam. Mỗi dân tộc có truyền thống trong cách gọi tên riêng một người, có nước yêu cầu gọi tên đầy đủ kể cả họ, tên và cả tên đệm hoặc cả tên thánh, có dân tộc khi gọi tắt và thân mật thì gọi bằng họ, cũng có nước trong trường hợp gọi tắt và thân mật thì gọi bằng tên, cũng có nước bên cạnh tên khai sinh còn có tên gọi thân mặt hoặc bí danh thường dùng. Việc gọi tên một người tưởng chừng đơn giản, nhưng trong giao tiếp đối ngoại lại là việc đòi hỏi rất cẩn trọng. Một mặt yêu cầu phải phát âm đúng, mặt khác tùy hoàn cảnh giao tiếp, tùy mối quan hệ cá nhân mà cách gọi tên có khác nhau. Việc gọi tên một cá nhân không đúng có thể gây ra những hiểu nhầm đáng tiếc, nhẹ thì có thể bị coi là thiếu lịch sự, nặng thì có thể bị coi là trịnh thượng hay lỗ mãng.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

105

Trong giao tiếp quốc tế, khi xưng hô cũng rất cần lưu ý đến chức vụ của cá nhân. Mỗi quốc gia, mỗi tổ chức có hệ thống tổ chức điều hành không hoàn toàn giống với một quốc gia hay một tổ chức khác. Ngay cả khi giữa các quốc gia hay tổ chức có các chức vụ tương đương với nhau, nhưng cách gọi tên lại không hoàn toàn giống nhau. Ví dụ: Tên gọi chức vụ Bộ trưởng Ngoại giao ở Anh hay ở Mỹ không giống như tên gọi chức vụ này bằng tiếng Anh ở nhiều nước. Chính vì vậy trong giao tiếp quốc tế khi gọi tên chức vụ của một người nào đó, đặc biệt là khi dùng bằng ngôn ngữ của quốc gia đó hay bằng ngoại ngữ khác, cần được tìm hiểu kỹ, tránh trường hợp dịch ngược một cách máy móc.

Trong quan hệ quốc tế, một số chức vụ lãnh đạo cao cấp có những danh từ chung để gọi. Khi dùng những danh từ này, chúng ta cần phân biệt và hiểu một cách chính xác. Danh từ Nguyên thủ Quốc gia để gọi Người đứng đầu nhà nước của quốc gia đó, tùy theo hình thức tổ chức nhà nước của quốc gia, đó có thể là Tổng thống, Chủ tịch nước, Vua, Nữ hoàng, Quốc vương, Hoàng đế hay Sultan. Đối với các vị lãnh đạo của một quốc gia có chức vụ Thủ tướng, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Chính phủ hay Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng,… tùy theo hệ thống tổ chức Chính phủ của mỗi quốc gia, được gọi chung là Người đứng đầu Cơ quan hành pháp. Ví dụ, nếu nói trong thời gian diễn ra Hội nghị APEC tại Việt Nam năm 2006, có 5 Nguyên thủ Quốc gia nước ngoài thăm song phương Việt Nam là chưa chính xác. Thực tế, trong 5 chuyến thăm song phương thì có 4 vị là Nguyên thủ Quốc gia (Tổng thống Hoa Kỳ, Chủ tịch Trung Quốc, Tổng thống Nga và Tổng thống Chi-lê) và một chuyến thăm là của người đứng đầu Chính phủ (Thủ tướng Nhật Bản).

Bên cạnh chức vụ, ở một số nước, đặc biệt là những nước theo chế độ quân chủ, nhiều người còn có tước hiệu được phong tặng. Đối với các tước hiệu này, ở mỗi quốc gia có những quy định khác nhau. Có nước có tập quán

106

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

khi gọi tên một người luôn luôn đi liền với tước hiệu mà người đó có, nhưng cũng có nước tập quán quy định chỉ trong những nghi lễ chính thức thì mới cần gọi tên với đầy đủ tước hiệu, còn trong những giao tiếp thông thường thì không cần.

Ngoài việc gọi tên, chức vụ, tước hiệu đối với một cá nhân trong giao tiếp quốc tế còn có những quy tắc lịch thiệp trong thưa gửi và xưng hô. Khi thưa gửi và xưng hô với một người cần lưu ý thưa gửi và xưng hô phải phù hợp với chức vụ và tước hiệu của người đó, tuân thủ những quy tắc chung theo tập quán quốc tế và các quy định hay thông lệ của quốc gia hay tổ chức của người đó.

Trong tiếng Việt các đại từ danh xưng khi thưa gửi và xưng hô trong giao tiếp quốc tế được sử dụng là ngài, ông/bà/cô. Dùng từ ngài, đại từ danh xưng có mức độ kính trọng cao nhất trong tiếng việt cho đối tượng nào là vấn đề còn có nhiều cách hiểu khác nhau. Có người cứ thấy người phương Tây là gọi “ngài”. Có người gọi ngài không chỉ đối với một vị đại sứ nước ngoài mà với bất kỳ một cán bộ nhân viên nào của đại sứ quán nước ngoài. Ở nhiều nước, việc gọi ai là ngài có quy định khá chặt chẽ và cụ thể, ví dụ từ cấp Bộ trưởng và tương đương trở lên và Đại sứ mới được gọi là Ngài. Ở nước ta, do đến nay chưa có quy định cụ thể, nên việc sử dụng đại từ danh xưng còn tương đối tùy tiện. Tuy nhiên, có thể dựa theo chuẩn mực khá phổ biến là chỉ nên gọi “ngài” đối với những người có chức vụ lãnh đạo từ cấp Bộ và tương đương trở lên và Đại sứ.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

107

PHẦN IV. GIAO TIẾP ĐA VĂN HÓA - NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý 1

2

Những điều cần biết khi giao tiếp với những người từ các nền văn hóa khác nhau - Để có ứng xử phù hợp với từng đối tác nước ngoài, trước hết phải hiểu sự khác biệt về văn hóa ứng xử giữa các khu vực, quốc gia mà chúng ta sẽ làm việc.

- Mỗi quốc gia, vùng đất trên thế giới sẽ có truyền thống và văn hóa ứng xử đa dạng khác nhau. Theo đó, việc tìm hiểu đặc trưng tính cách, tâm lý của các vị khách ở khắp nơi trên thế giới để trang bị cho mình phong cách phục vụ và cách cư xử phù hợp là cần thiết.

Cư dân Âu - Mỹ Tâm lý của người châu Âu - Sống thực tế, cởi mở, đề cao chủ nghĩa cá nhân - Tác phong nhanh nhẹn, giờ giấc chuẩn xác - Không thích nói chuyện về đời tư, sòng phẳng, làm việc có kế hoạch - Chú trọng các nghi thức giao tiếp Tâm lý người châu Mỹ - Thẳng tính, thực tế, cởi mở, thân thiện, coi trọng nghi thức - Hiếu khách, khi trò chuyện thích ngồi cạnh khách - Khi tranh cãi thường có cử chỉ mạnh, quan tâm đến địa vị và giàu sang.

108

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Giữa cư dân châu Âu và châu Mỹ có những sự khách biệt trong văn hóa ứng xử, song họ cũng có những điểm chung trong lĩnh vực này: + Khi gặp gỡ, họ thường chào hỏi nhau một cách hồ hởi và nhanh chóng.

Phong cách chung là bắt tay, ôm hôn hoặc gật đầu. Họ luôn tỏ thái độ tự tin, bình đẳng, ít coi trọng cương vị xã hội.

Trong công việc, họ luôn tỏ rõ bản lĩnh và lòng nhiệt tình của mình, đồng thời cũng đánh giá người khác qua công việc của họ. Cương vị xã hội, trong quan niệm của họ là do mỗi người tự đặt lấy. Họ rất ngưỡng mộ ai bằng năng lực và lòng kiên trì giành được thành công. Họ cũng có sự kính trọng với truyền thống gia đình, dòng họ. + Họ luôn có ý thức và coi trọng quyền công dân của mỗi người.

Họ luôn tin vào quy định của luật pháp để thực hiện công lý trong xã hội và luôn coi trọng, bảo đảm cho quyền sở hữu cá nhân. Vì thế, những câu hỏi tỏ sự ân cần quá mức về cuộc sống riêng tư không được ưa chuộng như với người châu Á. Tính độc lập này còn thể hiện trong cả sinh hoạt gia đình (kể cả khi đi du lịch). Họ thường nuôi dạy con cái từ nhỏ theo tinh thần luôn có nguyện vọng, xu hướng và khả năng sống tự lập.

Họ ít coi trọng quan hệ láng giềng như người châu Á. Khi rảnh rỗi, họ có thể vui thú với bạn bè hoặc trong câu lạc bộ chứ không nhất thiết thăm hỏi những người xung quanh. + Người Âu - Mỹ rất coi trọng tri thức khoa học và tư duy tuyến tính, nên muốn mọi việc phải được sắp xếp theo kế hoạch và vận động theo một hướng.

Với quan niệm, cuộc sống chỉ diễn ra có một lần, nên họ rất quý và coi trọng thời gian. Họ thường sắp đặt công việc theo thời gian chính xác, hoạt động phải đúng giờ và thời gian phải được sử dụng một cách hợp lý, các công việc được giải quyết càng nhanh càng tốt. Đối với họ, thời gian là tiền bạc và cái gì đã trôi qua là thuộc về quá khứ, ít lưu luyến.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

109

Tuy vậy, những người ở vùng Nam Mỹ và Địa Trung Hải thường ít khắt khe về thời gian hơn.

3

Cư dân châu Á Tâm lý người châu Á - Đời sống tình cảm kín đáo, nặng tình - Ăn uống rất cầu kỳ và ngồi lâu - Chi tiêu hay tính toán, tiết kiệm - Xưng hô thân mật, thích mời chào vồn vã - Tôn trọng lễ nghi, tín nghĩa, chú trọng vấn đề chào hỏi - Kín đáo, dè dặt trong giao tiếp, ít bộc lộ cá tính Cư dân ở châu Á khi gặp gỡ, chào hỏi thường dè dặt và có xu hướng tôn trọng địa vị xã hội của cá nhân.

Họ luôn luôn tôn kính người lớn tuổi hoặc những người có địa vị xã hội cao hơn. Thái độ biểu cảm và cử chỉ, điệu bộ trong giao tiếp của họ cũng cụ thể.

Trong công việc, người châu Á thường bày tỏ lòng biết ơn, sự khiêm nhường và trung thành với cấp trên, sẵn sàng thích ứng với công việc do yêu cầu của cấp trên hay người chủ đề ra.

Họ coi trọng truyền thống gia đình, địa vị xã hội và học vấn. Phần lớn trong số họ thường tự bằng lòng với những gì có sẵn được sắp đặt trong cuộc sống. Họ bằng lòng với số phận và thường có ý thức về việc thực hiện vai trò của mình trong cuộc sống một cách hài hòa với môi trường xã hội.

Người châu Á thường ít tin vào pháp luật, mà coi đó như sự áp đặt từ bên ngoài vào cuộc sống và lợi ích của họ.

Vì vậy mức độ tôn trọng luật pháp của họ phụ thuộc vào địa vị xã hội, học vấn, truyền thống và danh dự của gia đình. Tuy nhiên, trong cộng đồng dân

110

4

5

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

cư sống ở nông thôn châu Á, mức độ hiểu biết và tin tưởng luật pháp còn hạn chế và thường có xu hướng ứng xử theo tập quán truyền thống.

Cũng vì vậy, trong quan hệ, họ coi trọng cộng đồng và thích phụ thuộc lẫn nhau. Gia đình rất được coi trọng và đôi khi có ba, bốn thế hệ chung sống trong một ngôi nhà. Người châu Á thường coi trọng việc đón tiếp khách và trân trọng tình thân hữu với láng giềng. Con cái của họ được giáo dục về tính cộng đồng từ sớm, để có thể thích hợp với các mối quan hệ ứng xử trong công việc, đời sống.

Mặc dù cũng coi trọng thời gian theo lịch trình, song người châu Á chịu ảnh hưởng tôn giáo khá đậm, họ quan niệm thời gian là vòng luân hồi và có sự gắn kết quá khứ với hiện tại và tương lai.

Họ có thái độ ứng xử hài hòa với nhau và với giới tự nhiên. Cũng vì vậy, nhịp thời gian thường có sự co giãn theo thời vụ nông nghiệp và lễ hội. Trong việc sắp xếp thời gian, đôi khi có sự xen kẽ hay lẫn lộn giữa chơi và làm việc.

Người châu Á nhiều khi sử dụng thời gian theo cảm hứng trong cả hoạt động khoa học, sản xuất và đi du lịch. Họ thích sự ngẫu hứng và tin vào sự may rủi, số phận và sự ngẫu nhiên.

Tâm lý người châu Phi - Sống theo đại gia đình với chủ nghĩa “Gia tộc trị” - Tôn sùng đạo giáo: có nhiều phong tục kỳ cục, khắt khe - Rất hiếu khách và lễ phép Một số tập quán, nghi lễ của các dân tộc a. Châu Âu - Người Anh, người Scotland và người Ailen Tránh nói về vấn đề độc lập dân tộc vì đây là vấn đề chính trị nhạy cảm.

Những người này đều có chung ngôn ngữ: tiếng Anh. Họ thận trọng trong

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

111

giao tiếp, ăn mặc và chú ý đến địa vị xã hội, danh tiếng, luôn đúng giờ và có thói quen luôn bắt tay khi làm quen. Nam giới thường thích đeo cavat kẻ sọc. Những chủ đề ưa thích: lịch sử, văn chương, kiến trúc. Những vấn đề cần tránh là: tôn giáo, tiền nong.

- Người Pháp Họ luôn chú ý đến tính trang trọng và lễ nghi trong các cuộc gặp gỡ giao dịch và rất ít khi dùng tên thân mật. Họ có thói quen bắt tay nhanh và nhẹ.

Họ sử dụng các bữa ăn tối để đàm đạo về những vấn đề quan trọng và cân nhắc khá kỹ trước khi quyết định một vấn đề. Người Pháp rất tự hào về lịch sử, ngôn ngữ, hệ thống giáo dục, thành tựu nghệ thuật của đất nước. Họ có yêu cầu khá cao về chất lượng món ăn và chất lượng phục vụ, bữa chính thường là bữa ăn trưa. Chủ đề ưa thích của họ là: món ăn, thể thao, văn hóa nghệ thuật. Họ tránh các chủ đề về tiền bạc, giá cả, đời tư, chính trị.

- Người Nga Họ rất niềm nở và trân trọng khi giao tiếp. Khi chào nhau, họ thường bắt tay và xưng danh, trừ khi gặp bạn bè họ ôm hôn ở má. Người Nga ưa thích các chủ đề: nghệ thuật, văn chương, tình bạn, hòa bình. Họ ưa thích các món quà là một cuốn sách, album nhạc, bút....

- Người Đức Họ có thói quen bắt tay chặt khi làm quen, chào hỏi và chỉ gọi tên thân mật khi đã quen. Họ có tác phong đúng giờ và khá sòng phẳng. Khi giao tiếp, họ không đút tay vào túi và không xỏ tay vào vạt áo khi ăn và xưng danh đầy đủ khi trả lời điện thoại. Họ thường bàn luận công việc vào sau bữa ăn. Chủ đề ưa thích là bóng đá, món ăn và tránh các chủ đề về chiến tranh, về thể thao Mỹ.

- Người Thụy Điển Họ bắt tay khi giao tiếp và rất nghiêm túc. Họ ưa chuẩn xác về giờ giấc và thận trọng trong công việc, không thích nắm tay hay vỗ sau lưng. Họ có thói

112

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

quen chúc tụng nhau trong bữa ăn. Người Thụy Điển luôn tự hào về lịch sử, văn hóa, xã hội của mình và di sản của bộ tộc Viking. Chủ đề yêu thích của họ: mức sống, cảnh quan thiên nhiên, thể thao. Họ tránh các chủ đề: tuổi tác, nghề nghiệp, ăn uống, gia đình.

- Người Thụy Sỹ Họ là dân tộc có sự giao thoa của văn hóa Pháp, Đức, Italia, sử dụng thông thạo cả ba ngôn ngữ này. Họ rất đúng giờ và kín đáo. Họ luôn tự hào về nền độc lập, trung lập, mức sống, lịch sử, cảnh quan của đất nước. Họ thường chúc nhau về sức khỏe và có thói quen tặng hoa, quả. Chủ đề ưa thích là thể thao, di sản và cảnh quan Thụy Sỹ, du lịch, chính trị, đồng thời tránh các chủ đề về: tuổi tác, nghề nghiệp, ăn uống, gia đình.

- Người Áo Họ có thói quen bắt tay chặt khi giao tiếp và rất đúng giờ, trang trọng trong việc xưng hô, ít khi dùng tên thân mật. Họ có thói quen tặng hoa hay sô cô la khi được mời tới nhà và rất không thích bị nhầm là người Đức dù sử dụng tiếng Đức. Chủ đề ưa thích là nhạc, thể thao, nghệ thuật, lịch sử, các loại rượu. Họ tránh các chủ đề: tiền bạc, tôn giáo, chính trị.

- Người Bỉ Họ có thói quen bắt tay khi chào hỏi và tiễn biệt, không dùng tên thân mật trừ khi là bạn bè. Khi ôm hôn, họ hôn đều lên cả hai bên má ba lần. Họ rất đúng giờ. Người Bỉ sử dụng tiếng Pháp và tiếng Hà Lan. Đối với họ, khi đi mà xỏ tay vào túi hay nắm tay nhau là thiếu lịch sự. Chủ đề ưa thích: bóng đá, lịch sử, dạo chơi bằng xe đạp. Họ tránh né những vấn đề chính trị và không thích bị nhầm là người Pháp.

- Người Bungari Họ thường bắt tay khi giao tiếp và hầu hết đều biết nói tiếng Nga và tiếng Đức. Họ có thói quen hẹn trước và rất đúng giờ. Điều đáng chú ý nhất trong phong cách của họ là: lắc đầu là đồng ý và gật đầu là không đồng ý. Họ

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

113

thường mang tặng hoa, kẹo, rượu khi được mời. Bữa tối của họ hay có bánh mì với nước xốt thịt. Chủ đề ưa thích là gia đình, cuộc sống riêng tư, nghề nghiệp. Họ tránh các chủ đề: chính trị, tôn giáo.

- Người Hà Lan Họ có thói quen tự giới thiệu và cũng muốn người đối thoại tự giới thiệu, sau đó bắt tay với tất cả mọi người, kể cả trẻ em. Họ không xoay người khi giao tiếp và không phô trương. Người Hà Lan thông thạo tiếng Anh và một số tiếng châu Âu khác. Họ thường đưa ra những ý kiến chính xác và không nói quá sự thật. Họ rất đúng giờ và khi tặng quà thường gói theo kiểu truyền thống dân tộc. Người Hà Lan tự hào về việc lấn biển và lịch sử đất nước, về thương mại. Chủ đề ưa thích là chính trị, du lịch, thể thao và đánh giá cao sự chân thực trong thương mại.

- Người Italia Họ có thói quen bắt tay và nắm khuỷu tay khi giao tiếp. Họ có thể biểu lộ thái độ, tình cảm qua các cử chỉ, điệu bộ nhưng ít khi xưng hô bằng tên thân mật. Tuy vậy, các cuộc tiếp xúc xã giao họ luôn chú ý tới giờ giấc và không ưa kéo dài, không nói chuyện kinh doanh trong buổi gặp gỡ xã giao, họ ăn bữa chính vào buổi trưa. Chủ đề ưa thích là sự kiện thế giới, bóng đá và gia đình.

Họ tránh các chủ đề về chính trị, tôn giáo, thuế.

- Người Ba Lan Khi tiếp đón và tạm biệt, nam giới có thói quen hôn tay phụ nữ và chỉ dùng tên thân mật khi nói với bạn. Họ thường tặng quà cho nữ chủ nhà khi được mời và chúc tụng nhau vào bữa tối, bữa tiệc. Họ theo Thiên chúa giáo và tự hào về truyền thống lịch sử, văn hóa của mình. Chủ đề ưa thích là lịch sử, văn hóa, phong trào đoàn kết. Họ tránh các chủ đề: mối quan hệ với Liên Xô (cũ), Đông Đức (cũ)...

- Người Tây Ban Nha Họ khá nồng nhiệt trong giao tiếp và nếu thân mật thường hay ôm hôn

114

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

khi gặp và chia tay. Trong tiếp xúc, họ hay nói chuyện vui trước khi vào công việc chính. Họ cần thông tin về địa chỉ rất ngắn gọn. Người Tây Ban Nha ăn tối muộn: từ 10 giờ tối trở đi và bữa chính là buổi trưa, thường từ 13 giờ 00 tới 16 giờ 30. Họ kiêng kỵ hoa cúc. Khi giao tiếp đôi khi họ chen ngang hoặc ngắt lời để thể hiện sự nhiệt tình. Chủ đề ưa thích là thể thao, du lịch, lịch sử.

Họ tránh các chủ đề về chính trị, tôn giáo, gia đình, nghề nghiệp. b. Châu Á - Người Trung Quốc Khi gặp nhau, họ thường khom người hoặc cúi đầu để chào hỏi, đôi khi bắt tay, họ chú ý đến địa vị xã hội và tuổi tác của người đối thoại. Họ không có thói quen vỗ lưng và ôm người khác khi gặp nhau. Họ có thể hỏi những câu về địa vị của cá nhân (thu nhập, nhà cửa, con cái...). Họ rất chú ý đến mối quan hệ cá nhân khi quan hệ thương mại. Khi tặng quà, họ chỉ giới hạn ở mức rất khiêm tốn và có thể chỉ cần một món quà chung. Chủ đề ưa thích là lịch sử, văn hóa, gia đình, sự tiến bộ của Trung Quốc. Họ tránh các chủ đề về Đài Loan, Cách mạng văn hóa, sức khỏe, chính trị.

- Người Nhật Khi tiếp xúc họ trao danh thiếp rồi cúi người thấp để chào hoặc bắt tay một cách nhẹ nhàng và không nhìn chằm chằm vào mắt khách. Họ rất chú ý tới tác phong và đánh giá cao đức tính kiên nhẫn, lịch sự, khiêm nhường. Ít khi họ xưng hô bằng tên thân mật. Họ cũng tiếp thu văn hóa ứng xử phương Tây, song ít khi dùng từ “không” trong đối thoại. Họ đánh giá cao vai trò cá nhân trong kinh doanh thương mại. Chủ đề chủ yếu là lịch sử, văn hóa, nghệ thuật. Họ tránh các đề tài chiến tranh thế giới, những tranh luận gay gắt.

Khi tặng quà đối tác Nhật Bản, cần phải được gói đẹp, cẩn thận bằng giấy gói tặng phẩm. Người Nhật coi việc đóng gói và nghi thức trao quà là nghệ thuật văn hóa giao tiếp tinh tế và nhiều ý nghĩa. Đặc biệt đừng bao giờ tặng người Nhật món quà có bộ 4 hoặc 9 (ví dụ 4 bông hoa, bộ khăn bàn

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

115

gồm 4 khăn ăn hoặc 9 cái ly…) và không nên tặng người Nhật những món quà sau: lược chải tóc vì từ chiếc lược trong tiếng Nhật là “kushi” thể hiện sự bất hạnh; quà có in hình con cáo, vì họ cho rằng con cáo tượng trưng cho tính tham lam, giảo hoạt; trà vì trà có ý nghĩa là người nhận không trong sạch; đồ vật làm bằng thủy tinh, sành sứ và vật có hình dáng như bình hay hũ, vì điều đó thể hiện sự mau vỡ, không bền; dao, kéo hay các vật sắc nhọn khác vì điều đó thể hiện sự chia cắt, không trọn vẹn và không nên tặng cà vạt, dây đeo cổ vì người nhận sẽ nghĩ rằng mình muốn trói buộc họ.

Sự đúng giờ được người Nhật đặc biệt coi trọng, đây là một trong những mấu chốt quan trọng trong mọi mối quan hệ với người Nhật.

Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới. Việc không có hay hết danh thiếp khi giao dịch hoặc gặp mặt chính thức không bao giờ để lại ấn tượng tốt với khách hàng.

- Người Thái Lan Họ thường chắp hai tay trước ngực và hơi cúi khi tiếp đón với một thái độ khiêm nhường. Người Thái Lan thường gọi nhau bằng tên thân mật. Riêng vùng Tây Bắc Thái Lan, người ta có thói quen bắt tay khi đón và tiễn khách.

Người Thái Lan cũng ít khi sử dụng lối hài hước kiểu phương Tây, vì sợ bị hiểu lầm. Họ tỏ ra rất kiên nhẫn và chân thực, thận trọng. Cử chỉ tối kỵ là hất hàm hay dùng chân, cũng như việc vỗ tay lên đầu người khác. Chủ đề ưa thích là văn hóa, lịch sử, món ăn Thái. Chủ đề cần tránh là chính trị, Hoàng gia, tôn giáo.

- Người Lào Xét về thái độ giao tiếp, người Lào rất ưa giao tiếp và coi trọng sự lễ phép trong giao tiếp, người dưới chắp tay chào người trên, trẻ em chắp tay cúi chào người lớn, rất lễ phép và kính trọng. Do bản tính hiền lành, thật thà và chất phác, nên khi giao tiếp họ thường đi thẳng vào vấn đề, tuy nhiên họ cũng rất kín đáo, khiêm tốn khi nói về bản thân hay gia đình của mình.

116

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Trong giao tiếp với người Lào dù có ân cần cởi mở đến đâu cũng không được suồng sã thái quá. Người dân nơi này rất kỵ các hành động như ôm eo, vỗ vai đặc biệt là sờ đầu nhất là nam giới. Bởi vậy, đến đây, tuyệt đối không được đụng chạm vào đầu người khác hoặc xoa đầu trẻ em. Khi đi qua trước mặt các cụ già phải xin lỗi và cúi thấp người xuống một chút.

Xuất phát từ lòng thành kính và tín ngưỡng lâu đời, khi đến thăm chùa chiền, bạn tuyệt đối không được làm mất trật tự, ăn mặc hở hang hay có những lời nói khiếm nhã, trêu ghẹo, không nên quay lưng vào tượng Phật hay í ới gọi nhau trong chùa.

- Người Triều Tiên (Hàn Quốc) Khi tiếp xúc, người Triều Tiên có thói quen bắt tay, cúi người khi gặp nam giới, song với nữ giới ít khi có động tác bắt tay. Trong xưng hô, họ gọi tên trước và gọi họ sau. Những đức tính chủ yếu là khiêm nhường, kiên trì và tôn trọng tuổi tác. Họ tránh há to miệng và không nói chen ngang. Chủ đề ưa thích của họ và văn hóa, thể thao. Chủ đề họ tránh né là chính trị, vai trò của phụ nữ.

- Người Hàn Quốc Việc cúi đầu chào hỏi là thói quen, nghi thức của người Hàn Quốc thay cho câu nói “xin chào” hay “chào tạm biệt” cho mỗi cuộc gặp gỡ. Người Hàn hay sử dụng danh thiếp đặc biệt là những người làm kinh doanh nếu họ đưa cho bạn danh thiếp và không được nhận lại danh thiếp từ bạn thì họ nghĩ rằng bạn không muốn làm quen với bạn.

Tại Hàn Quốc thì việc tặng quà là để thể hiện sự thân hữu và nó luôn luôn được đáp lại, tuy nhiên đối với người Hàn thì số 7 là số may mắn, nên gói quà bằng giấy màu đỏ và vàng, quà tặng phải được gói cẩn thận, nên trao và nhận quà bằng hai tay để thể hiên sự tôn trọng. Không được tặng quà có bội số của 4 (ở Hàn Quốc thì số 4 được cho là không may mắn), không nên

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

117

gói quà bằng giấy màu xanh lá cây, trắng hoặc đen, không nên mở quà trước mặt người tặng.

Một số quy tắc khác: Không bao giờ viết tên người Hàn bằng mực đỏ.

Nếu bạn làm điều đó, họ sẽ ngầm hiểu là bạn rủa người đó chết. Tuyệt đối đừng để đôi đũa móc vào thức ăn. Muỗng cắm vào trong chén cơm bị xem là điềm gở. Ăn cơm bằng thìa đối với người Hàn được xem là có văn hóa.

Khi viếng thăm nhà của người Hàn, luôn tháo giày để ngoài cửa nhà. Nên dùng 2 tay để nhận hoặc đưa một vật gì đó cho người khác, đặc biệt là người cao niên.

- Người Mã Lai Đây là những người cư trú chủ yếu trên bán đảo Mã Lai, liên bang Malaixia. Họ có thói quen gặp gỡ là giơ hai bàn tay chào và bắt tay song rất ít khi cầm tay nhau và không dùng ngón tay trỏ ra hiệu với người khác. Trong khi đang ăn uống, họ tránh hắng giọng hoặc xịt mũi. Họ khá thận trọng và chậm rãi trong việc quyết định những vấn đề làm ăn, buôn bán. Chủ đề ưa thích của họ là văn hóa, thể thao, cảnh quan thiên nhiên. Chủ đề tránh đề cập là chính trị, tôn giáo.

- Người Singapo Người Singapo nguyên là thuộc địa của Anh và giao lưu văn hóa với châu Âu sớm nên người Singapo có phong cách giao tiếp gần với châu Âu. Họ bắt tay theo phong cách Âu, trao danh thiếp bằng hai tay, tác phong rất đúng giờ, có tính thực tiễn và thẳng thắn. Họ có thể nói thông thạo tiếng Anh và tiếng Trung Quốc. Họ ít khi tặng quà trong quan hệ làm ăn. Bữa sáng được coi là bữa chính của người Singapo và bữa trưa thường kéo dài song không có nghi lễ. Rất ít người Singapo hút thuốc lá. Họ coi trọng tính thực dụng của người Mỹ, có quan niệm bình đẳng với phụ nữ trong công việc. Chủ đề ưa thích của họ là môi trường sinh thái, kinh tế (cả tiền bạc), sức khỏe. Chủ đề họ tránh là sự chênh lệch thành thị và nông thôn.

118

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

- Người Indonexia Họ có tập quán đón tiếp là bắt tay và gật đầu. Họ rất coi trọng cá nhân, rất đúng giờ. Tuy vậy, trong quan hệ thương mại, họ thường chậm chạp và thận trọng. Họ coi việc từ chối các món quà tặng là bất lịch sự. Chủ đề ưa thích là lịch sử, văn hóa, truyền thống. Họ tránh các chủ đề về chính trị, viện trợ nước ngoài. Đa số dân Indonexia theo đạo Hội nên còn có những tập tục của đạo này.

- Người Philippin Họ khá hồ hởi trong giao tiếp nên khi gặp bắt tay và có thể còn vỗ nhẹ vào lưng. Nói chung họ có thái độ cởi mở, nhiệt tình và dễ tạo sự thân mật.

Ngôn ngữ trong giáo dục, kinh doanh hành chính là tiếng Anh. Họ thích tặng những món quà nhỏ cho bà chủ sau bữa tối. Chủ đề ưa thích của họ là gia đình, văn hóa, lịch sử, thương mại. Họ tránh các chủ đề chính trị, tôn giáo, viện trợ nước ngoài, sự suy đồi.

- Người Ấn Độ Người Ấn Độ thích bắt đầu buổi gặp mặt với những câu hỏi thăm về gia đình, con cái, chuyến bay… hay cảm nhận của cá nhân bạn về đất nước Ấn Độ. Những lời chỉ trích và bất đồng phải được thể hiện chỉ với ngôn ngữ ngoại giao nhẹ nhàng nhất. Tuyệt đối tránh gây hấn vì sự nóng nảy được hiểu như là một dấu hiệu của sự thiếu tôn trọng.

Ngoài ra, thứ bậc các cấp làm việc được tôn trọng nghiêm ngặt tại Ấn Độ.

Giám sát/ quản lý là người sẽ theo dõi công việc của một cá nhân và gánh vác trách nhiệm cho thời hạn hoàn thành dự án, kết quả công việc. Nếu có bất cứ điều gì không đúng theo thoả thuận/ cam kết, tốt nhất nên than phiền, thảo luận vấn đề với người giám sát/ quản lý hơn là nói chuyện trực tiếp với nhân viên.

Hầu hết người Ấn Độ truyền thống là người ăn chay và nền văn hóa Ấn Độ là đa tôn giáo, đa sắc tộc. Nhiều người Ấn Độ tuân thủ việc ăn chay

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

119

nghiêm ngặt, có nghĩa là họ không dùng rượu, bia, thức uống có cồn và chế độ ăn uống của họ là rau củ, thực vật mà không có tỏi và hành tây. Một số thậm chí nhịn ăn, nhịn uống trong một số ngày đặc biệt theo tôn giáo, do đó thói quen ăn uống của họ cần phải được tôn trọng.

- Người Ả Rập Thấm đượm tinh thần đạo Islam, người Ả Rập rất coi trọng các nghi thức trong giao tiếp. Sau khi giới thiệu, chào hỏi họ thường bắt tay, nắm chặt khuỷu tay hoặc vai. Khi đã quen thân, các cuộc gặp gỡ có thể ôm hôn, nhưng chỉ với nam giới. Họ thích tặng những món quà đắt tiền. Họ tuân thủ rất chặt chẽ chế độ ăn kiêng và các lễ nghi tôn giáo. Khi ra nước ngoài họ được mang theo vợ và không chỉ có một vợ (luật hồi giáo cho phép có bốn vợ). Họ tôn trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, chặt chẽ, nghiêm túc. Chủ đề ưa thích của họ là lịch sử văn hóa, sự tôn sùng đạo Hồi, tinh thần thượng võ. Họ tránh các chủ đề về các tôn giáo khác, về Israel, vai trò và địa vị phụ nữ, các trò đùa cợt nhả. c. Châu Mỹ Người Bắc Mỹ có thói quen bắt tay nắm chặt, mắt nhìn thẳng khi giao tiếp nhưng tránh những va chạm, ôm ấp trừ khi là hai người nam đã thân quen. Họ có tính thực tiễn cao, đúng giờ và luôn tiết kiệm thời gian trong sản xuất và kinh doanh. Họ coi trọng việc kiếm tiền. Bữa chính của họ là bữa tối. Họ nhận quà tặng xong có thể trao lại hoặc trao cho người khác ngay.

Họ cũng thích tiếp khách tại nhà. Chủ đề ưa thích là thể thao, gia đình, buôn bán, văn hóa. Họ tránh các chủ đề về siêu cường Mỹ, về chiến tranh. Với người Mỹ La Tinh, ngoài những ảnh hưởng văn hóa chung, họ còn chịu ảnh hưởng của văn hóa Tây Ban Nha và Bồ Đào Nha. Họ rất tôn trọng thời gian và sở thích cá nhân, tránh các chủ đề về chính trị tôn giáo. d. Châu Phi - Người Nam Phi Người da trắng có gốc Anh và Hà Lan (người Boers) chiếm khoảng 17%

120

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

dân số nhưng có phong cách giao tiếp châu Âu. Người Phi da đen chiếm đa số, có tính cởi mở, hồn nhiên khi giao tiếp. Người Nam Phi nói chung luôn đúng giờ. Họ sử dụng thông thạo tiếng Anh và ngôn ngữ bộ lạc. Họ thích các chủ đề về thể thao, cảnh quan thiên nhiên, tài nguyên, văn hóa châu Phi. Họ tránh các chủ đề về chủ nghĩa phân biệt chủng tộc, tôn giáo.

- Những người Nam Phi ở các quốc gia khác Nói chung, họ rất hồn nhiên, cởi mở trong giao tiếp và có thói quen nhìn thẳng, bắt tay nhau. Trong công việc làm ăn, họ thích tặng quà. Họ tiếp thu văn hóa châu Âu và sử dụng các ngôn ngữ châu Âu thành thạo. Họ ưa thích chủ đề về văn hóa châu Phi, thể thao, cảnh quan thiên nhiên, săn bắn và tránh các chủ đề về chính trị, tôn giáo, sắc tộc. e. Nam Thái Bình Dương - Người Úc Tiếp thu văn hóa Anh và Mỹ, họ có thái độ giao tiếp niềm nở, tình cảm, thân mật nhưng không khách sáo. Họ thường bắt tay chặt và thích nói trực tiếp vào vấn đề, thẳng thắn. Họ rất tôn trọng tình bạn bè, đồng nghiệp và cư xử một cách bình đẳng giữa người với người. Họ chính xác về giờ giấc nhưng không chặt chẽ như người Mỹ. Khi thân quen, họ hay dùng tên thân mật và rất thích sự hài hước ngay cả khi có những vấn đề phức tạp. Họ ưa thích các chủ đề về văn hóa, món ăn, phong cảnh, thể thao. Chủ đề họ tránh là chính trị đảng phái, chiến tranh.

- Người Niu Di Lân Họ có thói quen bắt tay khi giao tiếp và coi trọng hình thức ban đầu. Khi thân quen, việc giao tiếp rất cởi mở, thân ái. Họ không thích nhầm với người Úc. Trong giao tiếp và làm ăn buôn bán, họ coi trọng chất lượng công việc và sự thẳng thắn, chân thành. Chủ đề ưa thích là đất nước, cảnh quan, con

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

121

người, văn hóa Niu Di Lân, biển khơi. Chủ đề cần tránh: đời tư, tôn giáo, năng lượng nguyên tử.

- Các nước khác ở Nam Thái Bình Dương Dân ít, nước nhỏ, ảnh hưởng của văn hóa Anh hoặc Pháp khá sâu đậm. f. Một số quy tắc cần biết khi đến đất nước Hồi giáo Hồi giáo là một tôn giáo có những quy định rất nghiêm ngặt và khắt khe, do vậy, cần đặc biệt lưu ý đến quy tắc của đất nước Hồi giáo: Quy tắc ăn mặc, đặc biệt là với nữ giới ở các quốc gia Hồi giáo khá nghiêm ngặt. Do đó, dù bạn chọn loại trang phục nào thì cũng cần đảm bảo sự kín đáo và lịch sự. Không nên mặc áo phông, quần soóc, váy trên đầu gối đến những nơi linh thiêng hay khu vực dân cư của người bản địa. Ở một số nhà thờ, phụ nữ được phát một bộ áo và khăn choàng đầu để che phủ. Mọi người đều phải bỏ giày dép, mũ, rửa tay chân, lau mặt trước khi vào thánh đường. Không đụng chạm vào sách Kinh Koran hay chụp ảnh và tránh đi trước mặt những tín đồ trong lúc họ đang cầu nguyện.

Thứ Năm và thứ Sáu là hai ngày cầu nguyện chính nơi đất nước Hồi giáo, bạn nên tránh vào tham quan các thánh đường.

Các nước Hồi giáo kiêng ăn thịt lợn và những con vật đã chết trước khi được cắt tiết theo nghi thức. Ở một số nơi, họ cũng kiêng ăn các loại gia cầm có thể bay, những động vật vừa sống trên cạn hay ăn thịt sống và ăn tạp (như chó, mèo, chuột…). Uống các chất kích thích như rượu, bia cũng là điều cấm kỵ.

Nếu được mời vào các gia đình Hồi giáo, đừng ngạc nhiên nếu bạn và người bạn khác giới phải ăn riêng bởi đôi khi phụ nữ không được dùng bữa cùng đàn ông. Đặc biệt, nam và nữ luôn phải có giới hạn nhất định. Dù là vợ chồng, bạn cũng không nên bày tỏ tình cảm quá lộ liễu ở chốn đông người như ôm, hôn, khoác vai…

122

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Một số nước Hồi giáo quan niệm tay trái là không sạch sẽ do đó, bạn cần tránh việc cầm đồ ăn hay đồ lễ bằng tay trái. Khi tặng quà hoặc đỡ đồ ăn, bạn có thể dùng hai tay, tay trái đặt dưới đỡ tay phải.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

Cúi chào là cử chỉ hàng ngày và quan trọng trong đời sống của người Nhật Bản

123

124

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Nhật Bản là một trong những nước sử dụng danh thiếp nhiều nhất thế giới

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

125

Nên gói quà bằng giấy màu đỏ và màu vàng tặng cho người Hàn Quốc

126

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Không nên gói quà bằng giấy màu xanh lá cây, mày trắng và màu đen để tặng người Hàn Quốc

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

Văn hóa bắt tay của người Châu Âu

127

128

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Văn hóa chắp tay cúi chào của người Lào

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

129

PHẦN V. MỘT SỐ LƯU Ý CHO CÁC ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI (ĐOÀN RA) VÀ ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN NƯỚC NGOÀI ĐẾN TỈNH (ĐOÀN VÀO) 1

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CHO ĐOÀN RA 1.1. Một số quy định về thủ tục và quản lý đoàn ra Các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành, thị muốn thành lập đoàn đi công tác nước ngoài cần phải đăng ký vào chương trình đối ngoại hàng năm, gửi Sở Ngoại vụ tổng hợp và được Chủ tịch UBND tỉnh và Ban Thường vụ Tỉnh ủy phê duyệt.

Khi phát sinh các hoạt động đối ngoại (đoàn ra) không nằm trong Chương trình hoặc đã có trong Chương trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt nhưng có sự thay đổi, bổ sung, điều chỉnh cơ bản về nội dung, phương thức tổ chức, thành phần tham gia, các cơ quan, đơn vị, địa phương trình Chủ tịch UBND tỉnh qua Sở Ngoại vụ, (đối với đoàn ra phát sinh về xúc tiến đầu tư, các cơ quan chủ trì trình qua Sở Kế hoạch và Đầu tư). Thời gian trình trước khi thực hiện ít nhất 10 ngày làm việc.

Khi thành lập đoàn hoặc cử cán bộ đi công tác nước ngoài cần gửi hồ sơ về Sở Ngoại vụ; hồ sơ cần nêu rõ mục đích chuyến đi, thành phần đoàn, nước đến, thời gian đi, chương trình làm việc và kinh phí sử dụng để báo cáo UBND tỉnh và Thường trực Tỉnh ủy.

130

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Trong phạm vi được ủy quyền, Ban Thường vụ các huyện, thành ủy, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị không thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý đi nước ngoài về việc riêng (thăm thân, du lịch, chữa bệnh) bằng nguồn kinh phí của cá nhân. Văn bản đồng ý cho đi nước ngoài đề nghị gửi Sở Ngoại vụ để tổng hợp, theo dõi và báo cáo UBND tỉnh.

Trường hợp cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý, cơ quan chủ quản gửi văn bản đề nghị về Sở Ngoại vụ đề xuất, xin ý kiến đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh và đồng chí Bí thư Tỉnh ủy.

Kết thúc chuyến công tác, trong vòng 05 ngày làm việc sau khi về nước, cán bộ hoặc Trưởng đoàn phải có văn bản báo cáo kết quả công tác với UBND tỉnh hoặc các cấp ủy, tổ chức Đảng quản lý; đồng thời gửi Sở Ngoại vụ để tổng hợp, theo dõi.

Cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài có thể sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc hộ chiếu phổ thông.

1.2. Một số vấn đề liên quan đến Hộ chiếu ngoại giao (HCNG) và Hộ chiếu công vụ (HCCV) 1.2.1 Đối tượng được xét cấp HCNG, HCCV tại địa phương: Đối tượng được xét cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được quy định tại Điều 6, Điều 7, Nghị định 94/2015/NĐ-CP ngày 16/10/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. Cụ thể như sau: a. Hộ chiếu ngoại giao: Ủy viên Ban Chấp hành Trung ương Đảng; Ủy viên dự khuyết Ban Chấp hành Trung ương Đảng; Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy; Chủ tịch, Phó Chủ tịch

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

131

HĐND tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh; đại biểu Quốc hội; Sỹ quan có cấp hàm từ Thiếu tướng, Chuẩn đô đốc Hải quân trở lên phục vụ trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân; vợ hoặc chồng của những người được nêu trên cùng đi công tác với người đó. b. Hộ chiếu công vụ: Cán bộ, công chức, viên chức quản lý, hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật, đang làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị sau: - Tỉnh ủy; Huyện ủy, Thị ủy, Thành ủy thuộc tỉnh; Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; - Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh, cấp huyện, thành phố thuộc tỉnh.

- Các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện gồm: Liên đoàn Lao động, Hội Nông dân, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ, Hội Cựu Chiến binh; - Người được cấp có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước luân chuyển sang giữ chức vụ chủ chốt tại các hội mà vẫn xác định là công chức; - Cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn; - Công chức, viên chức quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập: + Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của đơn vị sự nghiệp công lập; người giữ chức vụ cấp trưởng, cấp phó tổ chức cấu thành đợn vị sự nghiệp công lập thuộc Tỉnh ủy; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh; + Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy; cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện;

132

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

+ Người giữ các vị trí việc làm gắn với nhiệm vụ quản lý nhà nước trong đơn vị sự nghiệp công lập được giao thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước.

- Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân.

- Trong trường hợp cần thiết, căn cứ vào yêu cầu và tính chất của chuyến đi, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao xem xét quyết định cấp hộ chiếu công vụ theo đề nghị của Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh.

1.2.2 Sử dụng và quản lý HCNG, HCCV: Tại Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND của UBND tỉnh, ngày 10/6/2013 quy định việc sử dụng và quản lý HCNG, HCCV trên địa bàn tỉnh như sau: a) Nguyên tắc sử dụng, quản lý HCNG, HCCV: - Hộ chiếu là tài sản của Nhà nước Việt Nam. Việc sử dụng, quản lý HCNG, HCCV phải được thực hiện theo quy định của pháp luật và không được gây thiệt hại cho uy tín và lợi ích của Nhà nước Việt Nam. - Người có hành vi sử dụng, quản lý HCNG, HCCV sai quy định thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. b) Trách nhiệm của người được cấp HCNG, HCCV: - Người được cấp HCNG, HCCV có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản cẩn thận, không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung trong giấy tờ đó, không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng trái với pháp luật Việt Nam. - Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh trở lại Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, phải nộp lại HCNG, HCCV cho Sở Ngoại vụ quản lý.

- Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải báo cáo Sở Ngoại vụ nơi chuyển đi và chuyển đến.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

133

- Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài.

- Phải khai báo với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc Công an tỉnh, Sở Ngoại vụ về việc mất HCNG, HCCV. - Không sử dụng HCNG, HCCV để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.

1.2.3. Địa chỉ tư vấn và làm HCNG, HCCV Người đủ tiêu chuẩn cấp HCNG, HCCV có thể liên hệ Trung tâm Thông tin đối ngoại và Xúc tiến viện trợ (Địa chỉ: Tầng 3, Sở Ngoại vụ, đường Trần Phú, Khu đô thị Hà Tiên, TP Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc; ĐT: 0211 3616 586) để được tư vấn, hỗ trợ làm HCNG, HCCV và công hàm.

2

CÁC QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP VÀ QUẢN LÝ CÁC ĐOÀN VÀO: - Các cơ quan, đơn vị, địa phương trước khi đón tiếp các đoàn khách nước ngoài vào làm việc tại tỉnh phải gửi văn bản thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh trước khi tiến hành trước ít nhất 05 ngày làm việc, nêu rõ mục đích, thành phần đoàn, thời gian, địa điểm, nội dung làm việc và các điều kiện phục vụ. Trong trường hợp đột xuất thì có thể thông báo qua điện thoại, fax, hoặc email để Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh biết và thực hiện công tác quản lý theo chức năng.

- Đối với các đoàn do các cơ quan Trung ương giới thiệu vào làm việc tại tỉnh, cơ quan, đơn vị chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ xây dựng kế hoạch, chương trình tiếp và làm việc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Trường hợp khách nước ngoài đến làm việc về những lĩnh vực nhạy cảm và những vấn đề phức tạp như: Dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng, cơ quan chủ quản phải thống nhất nội dung, chương trình tiếp và làm việc

134

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

với Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh sau đó xin ý kiến chỉ đạo của Trung ương, Thường trực Tỉnh ủy và UBND tỉnh. Sau khi được sự đồng ý thì chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan triển khai đón tiếp và làm việc đảm bảo trọng thị, tiết kiệm.

- Khi tổ chức đón tiếp khách nước ngoài, cơ quan, đơn vị chủ trì phải chủ động phối hợp với Công an tỉnh để đảm bảo an ninh trật tự; phối hợp với Sở Ngoại vụ để đảm bảo nghi lễ, lễ tân đối ngoại. Sau khi kết thúc chương trình làm việc, cơ quan chủ trì thực hiện việc báo cáo kết quả với các cơ quan chức năng theo quy định hiện hành.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

135

MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY 1

PHÁP LUẬT QUỐC TẾ - Công ước Viên về Quan hệ ngoại giao, năm 1961.

- Công ước Viên về Quan hệ lãnh sự, năm 1963.

- Công ước về Quyền ưu đãi và miễn trừ của Liên hợp quốc, năm 1946.

2

- Các điều ước, hiệp ước quốc tế song phương và đa phương khác mà Việt Nam tham gia ký kết.

PHÁP LUẬT VIỆT NAM 2.1. Văn bản pháp luật do Trung ương ban hành - Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013.

- Luật các cơ quan đại diện nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài năm 2009.

- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ngày 12/6/1995 về Hàm, cấp ngoại giao.

- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội ngày 23/8/1993 về Quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam. - Nghị định số 73/CP ngày 30/7/1994 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh về quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam. - Nghị định 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 của Chính phủ về Quy

136

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

định về tổ chức ngày lễ kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài.

- Nghị định 136/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 17/8/2007 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. - Nghị định 94/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16/10/2015 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. - Thông tư 26/2006/TT-BNG ngày 02/8/2006 của Bộ Ngoại giao về Hướng dẫn gửi và nhận túi ngoại giao, túi lãnh sự của các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam vận chuyển bằng đường hàng không do Bộ Ngoại giao ban hành.

- Thông tư 03/2009/TT-BNG ngày 09/7/2009 của Bộ Ngoại giao về Hướng dẫn dịch quốc hiệu, tên các cơ quan, đơn vị và chức danh lãnh đạo, cán bộ công chức trong hệ thống hành chính nhà nước sang tiếng Anh để giao dịch đối ngoại.

- Thông tư số 05/2006/TT-BCA-C11của Bộ Công an ngày 09/5/2006, các đoàn khách nước ngoài đến Việt Nam có xe cảnh sát giao thông dẫn đường.

- Thông tư liên tịch 03/2007/TTLT-BCT-BTC-BNG ngày 15/10/2007 của Bộ Công thương, Bộ Tài chính và Bộ Ngoại giao về Hướng dẫn tạm nhập khẩu, nhập khẩu hoặc mua miễn thuế tại Việt Nam, xuất khẩu, tái xuất khẩu, chuyển nhượng và tiêu hủy những vật dụng cần thiết phục vụ cho nhu cầu công tác và sinh hoạt của các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện các tổ chức quốc tế được hưởng quyền ưu đãi.

- Thông tư số 05/2017/TT-BNG của Bộ Ngoại giao ngày 17/10/2017 Hướng dẫn về nghi lễ đối ngoại và đón,tiếp khách nước ngoài thăm địa phương.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

137

2.2. Văn bản pháp luật do tỉnh ban hành - Quyết định số 151-QĐ/TU của Tỉnh ủy, ngày 25/5/2016 về việc ban hành Quy chế Quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

- Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND của UBND tỉnh, ngày 10/6/2013 quy định việc sử dụng và quản lý Hộ chiếu ngoại giao, Hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh.

138

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

PHỤ LỤC I TỜ KHAI ĐỀ NGHỊ CẤP HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO/ HỘ CHIẾU CÔNG VỤ/CÔNG HÀM XIN THỊ THỰC

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

139

Mẫu 01/2016/XNC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------------

TỜ KHAI ĐỀ NGHỊ CẤP HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO HỘ CHIẾU CÔNG VỤ CÔNG HÀM XIN THỊ THỰC

BỘ NGOẠI GIAO - Nộp 03 ảnh, cỡ 4x6cm, phông nền màu sáng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục.

- Ảnh chụp cách đây không quá 1 năm.

- Dán 1 ảnh vào khung này.

- Đóng dấu giáp lai vào ¼ ảnh đối với các trường hợp phải xác nhận Tờ khai

(Đọc kỹ hướng dẫn ở mặt sau trước khi điền tờ khai) I. Thông tin cá nhân: 1. Họ và tên:..............................................................................................

2. Sinh ngày:...........tháng.........năm....... 3. Giới tính Nam Nữ 4. Nơi sinh: ...............................................................................................

5. Hộ khẩu thường trú:............................................................................. ...................................................................................................................

6. Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân số:...................... cấp ngày...................................tại:............................................................

7. Cơ quan công tác...................................................................................

8. Chức vụ:........................................Điện thoại: ...................................... a. Công chức/viên chức quản lý: loại.......... bậc.........ngạch .................... b. Cán bộ (bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm): ................................................ c. Cấp bậc, hàm (lực lượng vũ trang): ......................................................

9. Đã được cấp hộ chiếu ngoại giao số.........cấp ngày .../.../... tại ............ hoặc/và hộ chiếu công vụ số......cấp ngày ......./......./....... tại ...................

10. Thông tin gia đình:

Gia đình Cha Mẹ

Họ và tên

Năm sinh

Nghề nghiệp

Địa chỉ

140

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Vợ/chồng Con Con Con II. Thông tin chuyến đi: 1. Đi đến:..........................dự định xuất cảnh ngày .................................

2. Đề nghị cấp công hàm xin thị thực nhập cảnh...........quá cảnh............ /Schengen.....................tại ĐSQ/TLSQ/CQĐD...............tại ....................

3. Chức danh (bằng tiếng Anh) của người xin thị thực cần ghi trong công hàm...........................................................................................................

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

XÁC NHẬN Ông/bà............................................................... :

........ ngày ..... tháng .... năm 20.....

- Là cán bộ, công chức, viên chức quản lý, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp và những lời khai trên phù hợp với thông tin trong hồ sơ quản lý cán bộ ;

Người khai

- Được phép đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc đi theo hành trình công tác của cán bộ, công chức, viên chức quản lý, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp ; ……, ngày…….tháng…….năm 20....

(Người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

(Ký và ghi rõ họ tên)

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

141

HƯỚNG DẪN CÁCH ĐIỀN TỜ KHAI Hướng dẫn chung: Tờ khai phải được điền chính xác và đầy đủ. Trường hợp chỉ đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thì không cần có Tờ khai. Trường hợp chỉ đề nghị cấp công hàm xin thị thực thì không cần điền Điểm 10 phần I, không cần dán ảnh trong Tờ khai.

Hướng dẫn cụ thể: Phần tiêu đề: Đánh dấu x vào ô vuông thích hợp.

Phần I Thông tin cá nhân: - Điểm 1: Viết chữ in hoa theo đúng họ và tên ghi trong Giấy chứng minh nhân dân; - Điểm 7: Ghi rõ đơn vị công tác từ cấp Phòng, Ban trở lên; - Điểm 8: Ghi rõ chức vụ hiện nay: (ví dụ: Phó Vụ trưởng, Trưởng phòng…). + Mục a: Ghi rõ công chức, viên chức quản lý loại (ví dụ: A1, A2), bậc (ví dụ: 1/9, 3/8) ngạch (ví dụ: chuyên viên, chuyên viên chính). + Mục b: Ghi rõ chức danh của cán bộ và nhiệm kỳ công tác (ví dụ: Ủy viên BCH Tổng liên đoàn lao động Việt Nam nhiệm kỳ 2011 - 2016...). + Mục c: Ghi rõ cấp bậc, hàm (ví dụ: Thiếu tướng, Đại tá...).

Phần II Thông tin chuyến đi: - Điểm 1: Ghi rõ tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi đến hoặc quá cảnh.

- Điểm 2: Ghi rõ tên nước xin thị thực nhập cảnh, xin thị thực quá cảnh.

Trường hợp xin thị thực Schengen thì ghi rõ tên nước nhập cảnh đầu tiên. Ghi

142

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

rõ tên Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán hoặc Cơ quan đại diện nước ngoài nơi nộp hồ sơ xin thị thực.

Phần xác nhận: - Cơ quan, tổ chức nơi người đề nghị cấp hộ chiếu đang công tác, làm việc xác nhận Tờ khai và đóng dấu giáp lai ảnh. Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cũ còn giá trị và không có sự thay đổi về chức danh, chức vụ hoặc Cơ quan, tổ chức nơi công tác, làm việc so với thời Điểm cấp hộ chiếu trước đây cũng như không thay đổi cơ quan cấp hộ chiếu thì Tờ khai không cần có xác nhận.

- Trường hợp người đề nghị cấp công hàm xin thị thực đã được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị thì Tờ khai không cần có xác nhận.

- Trường hợp vợ, chồng đi theo hành trình công tác; vợ, chồng và con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài mà không thuộc biên chế của cơ quan, tổ chức nào thì Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự của người được cử đi công tác nước ngoài xác nhận Tờ khai./.

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

PHỤ LỤC II BẢNG HƯỚNG DẪN DỊCH QUỐC HIỆU, TÊN CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ VÀ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO, CÁN BỘ CÔNG CHỨC TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC SANG TIẾNG ANH ĐỂ GIAO DỊCH ĐỐI NGOẠI (Ban hành kèm theo Thông tư số: 03/2009/TT-BNG ngày 9/7/2009)

143

144

1

2

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Quốc hiệu, chức danh Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước Tên tiếng Việt

Tên tiếng Anh

Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Socialist Republic of Viet Nam

Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

President of the Socialist Republic of Viet Nam

Phó Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Vice President of the Socialist Republic of Viet Nam

Viết tắt (nếu có) SRV

Tên của Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Government of the Socialist Republic of Viet Nam

GOV

Bộ Quốc phòng

Ministry of National Defence

MND

Bộ Công an

Ministry of Public Security

MPS

Bộ Ngoại giao

Ministry of Foreign Affairs

MOFA

Bộ Tư pháp

Ministry of Justice

MOJ

Bộ Tài chính

Ministry of Finance

MOF

Bộ Công Thương

Ministry of Industry and Trade

MOIT

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Ministry of Labour, War invalids and Social Affairs

MOLISA

Bộ Giao thông vận tải

Ministry of Transport

MOT

Bộ Xây dựng

Ministry of Construction

MOC

Bộ Thông tin và Truyền thông

Ministry of Information and Communications

MIC

Bộ Giáo dục và Đào tạo

Ministry of Education and Training

MOET

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Ministry of Agriculture and Rural Development

MARD

Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Ministry of Investment

MPI

Bộ Nội vụ

Ministry of Home Affairs

MOHA

Bộ Y tế

Ministry of Health

MOH

Bộ Khoa học và Công nghệ

Ministry of Technology

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Ministry of Culture, Sports and Tourism

MOCST

Bộ Tài nguyên và Môi trường

Ministry of Natural Resources and Environment

MONRE

Thanh tra Chính phủ

Government Inspectorate

GI

Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

The State Bank of Viet Nam

SBV

Ủy ban Dân tộc

Committee for Ethnic Affairs

CEMA

Văn phòng Chính phủ

Office of the Government

GO

Planning

Science

and

and

MOST

* Ghi chú: - Danh từ “Viet Nam” tiếng Anh chuyển sang tính từ là “Vietnamese” - “Người Việt Nam” dịch sang tiếng Anh là “Vietnamese” - Sở hữu cách của danh từ “Viet Nam” là “Viet Nam’s” 3

Tên của các Cơ quan thuộc Chính phủ Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh

Ho Chi Minh Management

Mausoleum

Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Viet Nam Social Security

HCMM VSI

145

146

4

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Thông tấn xã Việt Nam

Viet Nam News Agency

VNA

Đài Tiếng nói Việt Nam

Voice of Viet Nam

VOV

Đài Truyền hình Việt Nam

Viet Nam Television

VTV

Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Ho Chi Minh National Academy of Politics and Public Administration

HCMA

Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Viet Nam Academy of Science and Technology

VAST

Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

Viet Nam Academy of Social Sciences

VASS

Chức danh Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ, các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Prime Minister of the Socialist Republic of Viet Nam

Phó Thủ tướng Thường trực

Permanent Deputy Prime Minister

Phó Thủ tướng

Deputy Prime Minister

Bộ trưởng Bộ Quốc phòng

Minister of National Defence

Bộ trưởng Bộ Công an

Minister of Public Security

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao

Minister of Foreign Affairs

Bộ trưởng Bộ Tư pháp

Minister of Justice

Bộ trưởng Bộ Tài chính

Minister of Finance

Bộ trưởng Bộ Công thương

Minister of Industry and Trade

Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Minister of Labour, War Invalids and Social Affairs

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

5

147

Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải

Minister of Transport

Bộ trưởng Bộ Xây dựng

Minister of Construction

Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông

Minister of Communications

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

Minister of Education and Training

Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Minister of Agriculture and Rural Development

Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Minister of Planning and Investment

Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Minister of Home Affairs

Bộ trưởng Bộ Y tế

Minister of Health

Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ

Minister of Science and Technology

Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Minister of Culture, Sports and Tourism

Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường

Minister of Natural Resources and Environment

Tổng Thanh tra Chính phủ

Inspector-General

Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Governor of the State Bank of Viet Nam

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc

Minister, Chairman/Chairwoman of the Committee for Ethnic Affairs

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ

Minister, Chairman/Chairwoman of the Office of the Government

Information

and

Văn phòng Chủ tịch nước và chức danh Lãnh đạo Văn phòng Văn phòng Chủ tịch nước Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước

Chairman/ Chairwoman of the Office of the President

Office of the President

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

148

6

7

Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước

Vice Chairman/Chairwoman of the Office of the President

Trợ lý Chủ tịch nước

Assistant to the President

Tên chung của các đơn vị thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ Văn phòng Bộ

Ministry Office

Thanh tra Bộ

Ministry Inspectorate

Tổng cục

Directorate

Ủy ban

Committee/Commission

Cục

Department/Authority/Agency

Vụ

Department

Học viện

Academy

Viện

Institute

Trung tâm

Centre

Ban

Board

Phòng

Division

Vụ Tổ chức Cán bộ

Department of Personnel and Organisation

Vụ Pháp chế

Department of Legal Affairs

Vụ Hợp tác quốc tế

Department of International Cooperation

Chức danh từ cấp Thứ trưởng và tương đương đến Chuyên viên các Bộ, cơ quan ngang Bộ Thứ trưởng Thường trực

Permanent Deputy Minister

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

149

Thứ trưởng

Deputy Minister

Tổng Cục trưởng

Director General

Phó Tổng Cục trưởng

Deputy Director General

Phó Chủ nhiệm Thường trực

Permanent Vice Chairman/Chairwoman

Phó Chủ nhiệm

Vice Chairman/Chairwoman

Trợ lý Bộ trưởng

Assistant Minister

Chủ nhiệm Ủy ban

Chairman/Chairwoman of Committee

Phó Chủ nhiệm Ủy ban

Vice Chairman/Chairwoman of Committee

Chánh Văn phòng Bộ

Chief of the Ministry Office

Phó Chánh Văn phòng Bộ

Deputy Chief of the Ministry Office

Cục trưởng

Director General

Phó Cục trưởng

Deputy Director General

Vụ trưởng

Director General

Phó Vụ trưởng

Deputy Director General

Giám đốc Học viện

President of Academy

Phó Giám đốc Học viện

Vice President of Academy

Viện trưởng

Director of Institute

Phó Viện trưởng

Deputy Director of Institute

Giám đốc Trung tâm

Director of Centre

Phó Giám đốc Trung tâm

Deputy Director of Centre

Trưởng phòng

Head of Division

Phó Trưởng phòng

Deputy Head of Division

150

8

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

Chuyên viên cao cấp

Senior Official

Chuyên viên chính

Principal Official

Chuyên viên

Official

Thanh tra viên cao cấp

Senior Inspector

Thanh tra viên chính

Principal Inspector

Thanh tra viên

Inspector

Chức danh của Lãnh đạo các cơ quan thuộc Chính phủ Trưởng ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh

Director of Ho Chi Minh Mausoleum Management

Phó Trưởng ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh

Deputy Director of Ho Chi Minh Mausoleum Management

Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam

General Director of Viet Nam Social Security

Phó Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Deputy General Director of Viet Nam Social Security

Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam

General Director of Viet Nam News Agency

Phó Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam

Deputy General Director of Viet Nam News Agency

Tổng Giám đốc Đài Tiếng nói Việt Nam

General Director of Voice of Viet Nam

Phó Tổng Giám đốc Đài Tiếng nói Việt Nam

Deputy General Director of Voice of Viet Nam

Tổng Giám đốc Đài Truyền hình Việt Nam

General Director of Viet Nam Television

Phó Tổng Giám đốc Đài Truyền hình Việt Nam

Deputy General Director of Viet Nam Television

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

9

151

Giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

President of Ho Chi Minh National Academy of Politics and Public Administration

Phó Giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Vice President of Ho Chi Minh National Academy of Politics and Public Administration

Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam

President of Viet Nam Academy of Science and Technology

Phó Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Vice President of Viet Nam Academy of Science and Technology

Chủ tịch Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

President of Viet Nam Academy of Social Sciences

Phó Chủ tịch Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

Vice President of Viet Nam Academy of Social Sciences

Tên của các đơn vị và chức danh Lãnh đạo của các đơn vị cấp tổng cục (Tổng cục, Ủy ban …)

Văn phòng

Office

Chánh Văn phòng

Chief of Office

Phó Chánh Văn phòng

Deputy Chief of Office

Cục

Department

Cục trưởng

Director

Phó Cục trưởng

Deputy Director

Vụ

Department

Vụ trưởng

Director

Phó Vụ trưởng

Deputy Director

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

152

10

Ban

Board

Trưởng Ban

Head

Phó Trưởng Ban

Deputy Head

Chi cục

Branch

Chi cục trưởng

Manager

Chi cục phó

Deputy Manager

Phòng

Division

Trưởng phòng

Head of Division

Phó Trưởng phòng

Deputy Head of Division

Tên thủ đô, thành phố, tỉnh, quận, huyện, xã và các đơn vị trực thuộc Thủ đô Hà Nội

Hà Nội Capital

Thành phố Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh

City Ví dụ: Ho Chi Minh City

Tỉnh: Ví dụ: Tỉnh Hà Nam

Province Ví dụ: Ha Nam Province

Quận, Huyện: Ví dụ: Quận Ba Đình

District Ví dụ: Ba Dinh District

Xã: Ví dụ: Xã Quang Trung

Commune Ví dụ: Quang Trung Commune

Phường: Ví dụ: Phường Tràng Tiền

Ward Ví dụ: Trang Tien Ward

Thôn/Ấp/Bản/Phum

Hamlet, Village

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

Ủy ban nhân dân (các cấp từ thành phố trực thuộc Trung ương, tỉnh đến xã, phường)

People’s Committee

Ví dụ: - UBND Thành phố Hồ Chí Minh - UBND tỉnh Lạng Sơn - UBND huyện Đông Anh - UBND xã Mễ Trì - UBND phường Tràng Tiền

Ví dụ: - People’s Committee of Ho Chi Minh City - People’s Committee of Lang Son Province - People’s Committee of Dong Anh District - People’s Committee of Me Tri Commune - People’s Committee of Trang Tien Ward

Văn phòng

Ban

Office Department Ví dụ: Ha Noi External Relations Department Board

Phòng (trực thuộc UBND)

Committee Division

Thị xã, Thị trấn: Ví dụ: Thị xã Sầm Sơn

Town Ví dụ: Sam Son Town

Sở Ví dụ: Sở Ngoại vụ Hà Nội

11

153

Chức danh lãnh đạo, cán bộ công chức chính quyền địa phương các cấp Chủ tịch Ủy ban nhân dân

Chairman/Chairwoman of the People’s Committee

Ví dụ: - Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội

Ví dụ: - Chairman/Chairwoman of Ha Noi People’s Committee

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh

- Chairman/Chairwoman of Ho Chi Minh City People’s Committee

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam

- Chairman/Chairwoman of Ha Nam People’s Committee

154

Sở Ngoại vụ Vĩnh Phúc

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Huế

- Chairman/Chairwoman of Hue People’s Committee

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh

- Chairman/Chairwoman of Dong Anh District People’s Committee

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Đình Bảng

- Chairman/Chairwoman of Dinh Bang Commune People’s Committee

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Tràng Tiền

- Chairman/Chairwoman of Trang Tien Ward People’s Committee

Phó Chủ tịch Thường trực Ủy ban nhân dân

Permanent Vice Chairman/Chairwoman of the People’s Committee

Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân

Vice Chairman/Chairwoman of the People’s Committee

Ủy viên Ủy ban nhân dân

Member of the People’s Committee

Giám đốc Sở

Director of Department

Phó Giám đốc Sở

Deputy Director of Department

Chánh Văn phòng

Chief of Office

Phó Chánh Văn phòng

Deputy Chief of Office

Chánh Thanh tra

Chief Inspector

Phó Chánh Thanh tra

Deputy Chief Inspector

Trưởng phòng

Head of Division

Phó Trưởng phòng

Deputy Head of Division

Chuyên viên cao cấp

Senior Official

Chuyên viên chính

Principal Official

Chuyên viên

Official

Sổ tay Lễ tân đối ngoại

155

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Ngoại giao, Sổ tay công tác ngoại vụ, Hà Nội.

2. Bộ Ngoại giao, Hỏi và đáp Những vấn đề cơ bản Lễ tân ngoại giao, Hà Nội.

3. Trung tâm đào tạo cán bộ đối ngoại, Tài liệu tập huấn Lễ tân ngoại giao, Hà Nội.

4. Bộ Ngọai giao, Tài liệu Bồi dưỡng nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại trong giai đoạn mới dành cho cán bộ, công chức các tỉnh, thành phố khu vực phía Bắc tại Hải Phòng từ ngày 15 - 17/11/2017.

5. Website của Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao: http:// lanhsuvietnam.gov.vn/ 6. Website của Cục Lễ tân Nhà nước - Bộ Ngoại giao: http://stateprotocol.mofa.gov.vn/

SỔ TAY LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI Chịu trách nhiệm xuất bản: Đỗ Thị Kim Dung Giám đốc Sở Ngoại vụ Trưởng Ban Biên tập: Nguyễn Thị Sâm Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ

Biên tập viên: Nguyễn Đức Thành Giám đốc Trung tâm TTĐN&XTVT Hoàng Văn Tuân Chánh Văn phòng Sở Nguyễn Thị Thơm Chuyên viên Trung tâm TTĐN&XTVT Thiết kế, chế bản: Hoàng Lũy Sửa bản in: Thu Hiền

In 500 cuốn khổ 13x19 cm tại Công ty Cổ phần in Duy Đạt. Giấy phép xuất bản số: 60/GP-STTTT do Sở Thông tin và Truyền thông Vĩnh Phúc cấp ngày 8 tháng 5 năm 2018. In xong và nộp lưu chiểu tháng 6 năm 2018.