MISSION - Raccolta degli articoli PROFESSIONE TRAVEL & EVENT MANAGER 2020

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Da Capri al mondo intero

Professione Travel Manager Liliana Nesti

Intervista a Liliana Nesti, travel manager delle venti aziende italiane della multinazionale farmaceutica Menarini Group. Fa viaggiare duemila viaggiatori per 14mila trasferte all’anno di Anna Fraschini

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l futuro professionale di Liliana Nesti era forse già scritto nel luogo che l’ha vista nascere, la splendida Capri: quell’isola in cui si sentono parlare a ogni angolo un po’ tutte le lingue. Da lì è scaturita la sua passione per gli idiomi stranieri, che l’ha spinta a frequentare il liceo linguistico internazionale di Napoli, la scuola superiore per interpreti e traduttori di Firenze e lo Iulm di Milano, deve si è laureata in lingue e letterature straniere. E, nel frattempo, viaggiava alla scoperta di luoghi vicini e lontani, con un aperto spirito cosmopolita e una vivace curiosità verso le culture che via via incontrava. Oggi, invece, fa viaggiare gli altri. È infatti la travel manager cor-

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porate per tutte le aziende italiane della multinazionale farmaceutica Menarini Group: venti società sparse sul territorio nazionale, da Firenze (dove ha sede la casa madre) a Milano e a Roma, passando per Bologna, Pisa e Siena. Il lavoro di certo non manca: i viaggiatori sono più

di 2000 e le trasferte processate nel 2018 sono state 14mila.

«La travel policy, al momento local per le sole aziende italiane, è un documento fondamentale – fa sapere Liliana Nesti – ed è tra i primi documenti che vengono consegnati a tutti i nuovi dipendenti. Al suo in-

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Professione Travel Manager Liliana Nesti

Automazione

Chi è Liliana Nesti

terno sono contenute le regole per viaggiare nel rispetto della nostra policy, mentre il resto è affidato al buon senso di ognuno e alla valutazione delle eccezioni da parte della mia funzione. Il mio ruolo dipende direttamente dal direttore HR, pertanto le consultazioni sono dirette e veloci le risoluzioni».

Dal punto di vista dei supporti digitali, Menarini si avvale di Mr Fogg, una piattaforma nata dalla personalizzazione di un tool già esistente di una società bolognese e introdotta in azienda nel luglio del 2014. Al suo interno ci sono tutti i componenti della filiera del viaggio aziendale. Dagli autorizzatori, ai viaggiatori, dalle segreterie alla cassa, dal travel manager all’agenzia esterna, dall’IT alla funzione di controllo delle rendicontazioni.

«Come per ogni cambiamento, l’impatto è stato forte – fa sapere la

Laureata in Lingue e Letterature Straniere presso lo Iulm di Milano, una specializzazione come Interprete e traduttore presso la Scuola Superiore per Interpreti e Traduttori di Firenze, è entrata giovanissima alle dipendenze della Menarini, prima come Segretaria di Direzione, poi come Responsabile di un Pool di Segreterie di Direzione e Centro Traduzioni, poi dal 1998 come responsabile dell’Ufficio Viaggi interno.

In qualità di tavel manager per le venti aziende del gruppo, ha il compito di coordinare tutto il BT, i circa 900 viaggiatori e le 130 segreterie con il supporto di un’agenzia esterna, dedicata quasi esclusivamente alla gestione dei voli. Per garantire cost saving nell’ambito delle trasferte monitora costantemente la compliance alla travel policy e l’utilizzo dei relativi tool. Segue la negoziazione e gli accordi con catene alberghiere e compagnie aeree, i pernottamenti e i meeting di tutto il personale delle aziende del Gruppo. manager –. Tuttavia siamo partiti in maniera soft, con una fase pilota che vedeva coinvolte solo due aziende, completando il go live proprio nel corso dell’estate scorsa con la salita a bordo di Mr Fogg anche dell’ultima azienda».

Che tipo di ruolo ha in questo scenario?

Liliana Nesti: «Svolgo un ruolo sia operativo, sia consultivo e di controllo. L’agenzia esterna che si occupa quasi essenzialmente del volato tramite un suo booking tool e con la quale abbiamo un contratto a transaction fee. La Tmc si interfac-

In Menarini Group tutti i processi di travel sono automatizzati grazie a Mr Fogg, una piattaforma nata dalla personalizzazione di un tool già esistente di una società bolognese e introdotta in azienda nel luglio del 2014.

cia con Mr Fogg, a cui invia biglietti e relative bolle. A completare i processi, al di fuori di Mr Fogg, ci avvaliamo della piattaforma di Trenitalia, all’interno della quale io sono amministratore per tutte le aziende, mentre le varie segreterie del Gruppo Menarini sono travel arranger per tutti gli acquisti in maniera diretta. In alcune attività sono affiancata dai colleghi degli acquisti, come ad esempio per la negoziazione e la finalizzazione di contratti diretti con vettori, catene alberghiere, autonoleggi, sedi congressuali, ristoranti e altri fornitori 2020 febbraio-marzo |

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Professione Travel Manager Liliana Nesti

Trasferte su quattro ruote Spiega Liliana Nesti: «In Menarini la gestione della flotta aziendale è di pertinenza del nostro ufficio Autoparco. Per alcune trasferte di medio e lungo raggio ho a disposizione cinque auto di proprietà che vengono di volta in volta richieste dai viaggiatori e assegnate secondo un criterio di opportunità e di priorità.

Il carburante viene pagato tramite fuel card».

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che potrebbero gravitare intorno alle trasferte e agli eventi».

Utilizzate anche servizi di prenotazione alberghiera online?

«Dopo una fase pilota a fine del 2017, a partire da gennaio 2018 tutte le aziende del gruppo si avvalgono del servizio di Booking.com.

Questa piattaforma ci è utile soprattutto per raggiungere quelle destinazioni vicine in Italia o molto lontane nel mondo dove non sono presenti catene internazionali o dove il

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numero di notti è così esiguo da non giustificare una convenzione».

Sicurezza e viaggiatori: come viene affrontato questo delicato tema?

«La sicurezza è divenuta in questi ultimi anni un aspetto prioritario, visto che Menarini è ormai presente ovunque nel mondo, con oltre 18mila dipendenti. I nostri colleghi italiani si spostano frequentemente nelle varie sedi internazionali, anche per consolidare i rapporti con la casa madre. La parte sicurezza è affidata

al nostro Hse manager con delle polizze ad hoc differenziate Italia/estero. Visto che, purtroppo, stanno diventando sempre più numerose le aree geografiche in cui la sicurezza può rivelarsi per diversi aspetti problematica, la nostra agenzia ha istituito un sistema di alert via e-mail per segnalarci l’eventuale presenza di nostri collaboratori in quelle destinazioni che vengono alla ribalta per eventi critici imprevisti».

Una breve considerazione finale sul suo dinamico lavoro.

«Le giornate sono impegnative, talvolta pesanti. Sicuramente mai noiose, ma questo lavoro mi piace.

Inoltre lo faccio in una grande azienda quale è la Menarini, prima realtà farmaceutica italiana e in ottime posizioni in Europa e nel mondo. Posso quindi concludere che viaggiamo in acque tranquille e... col vento in poppa!». l

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ANNO XXI NUMERO 2 • APRILE-MAGGIO 2020

I benchmark di Mission Viaggi d’affari a Parigi, una scelta comparata Eventi BT Business Travel Show 2020 Insights Nel labirinto della tecnologia Destinazioni Tokyo, capital of cool

Il giorno che il business travel si fermò

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Travel manager on demand

Professione travel manager Il ruolo si evolve

Oggi, oltre ai classici ai responsabili viaggi interni, le aziende cominciano ad avvalersi anche di figure esterne, chiamate a seguire nel corso del tempo tutti i processi legati alle trasferte. È il caso di Silvia Verzini, che da due anni gestisce il travel per l’impresa veronese Sovema Group

di Arianna De Nittis

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onosce bene il turismo, Silvia Verzini, in particolare quello d’affari. Prima di proporsi alle aziende con il ruolo di corporate travel advisor, infatti, ha militato per 25 anni nelle agenzie di viaggi, assistendo all’evoluzione del mercato del business travel e imparando a comprendere a fondo

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le dinamiche aziendali. Una competenza che oggi mette al servizio dei suoi clienti rivestendo, tra le varie attività, anche il ruolo – ancora poco diffuso in Italia – di travel manager esterno. Le abbiamo chiesto di illustrarcene le caratteristiche e i punti di forza.

Quali mansioni comporta la sua

attività? Quali aspetti innovativi la contraddistinguono?

«Le aziende che si avvalgono della mia collaborazione hanno connotazioni nettamente differenti per settore merceologico, fatturato e business model. Ciò che le accomuna è invece la necessità di attuare un empowerment sul proprio processo tra-

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Professione travel manager Il ruolo si evolve

Chi è Silvia Verzini

vel interno in un’ottica di risparmio, servizio e cultura di impresa.

Le mie aree di intervento possono essere molteplici: creare o perfezionare il modello organizzativo travel, gestire la travel policy, apportare innovazione tecnologica, formare le risorse in materia di business travel. Di estrema attualità è il tema della spesa e dell’analisi strategica dei costi di travel. Lo stesso discorso può essere speso per la sicurezza in viaggio, argomento cui le aziende stanno dedicando sempre maggiore attenzione. L’aspetto realmente innovativo della mia attività

Ha iniziato la sua carriera professionale nel 1990 presso una rinomata agenzia di viaggi di Verona il cui business poggiava principalmente su biglietteria aerea e viaggi incentive. Erano gli anni in cui il mercato cominciava a muovere i primi passi verso i cosiddetti “viaggi aziendali”, ancora la biglietteria aerea si compilava a mano e le tariffe si costruivano a tavolino.

Solo verso la fine degli anni ’90 il business travel iniziò davvero a decollare: Verzini decise di sviluppare ulteriormente le sue competenze presso una delle prime agenzie viaggi del circuito Lufthansa City Center, dove le prenotazioni dei viaggi di lavoro erano all’ordine del giorno. Agli inizi del nuovo millennio, dopo un’esperienza presso l’agenzia di viaggi della Fiera di Monaco di Baviera - intrapresa per consolidare il proprio know-how nell’ambito degli eventi -, ha mosso ulteriori passi all’interno di un’agenzia di viaggi di riferimento per il business travel a livello nazionale, ricoprendo prima il ruolo di business travel specialist e successivamente quello di key account manager.

Nel 2015, infine, è diventata una business travel consultant o, per meglio dire, corporate travel advisor e ha cominciato a rivestire per le aziende il ruolo di travel manager “on demand”. sta nell’offrire la possibilità di avvalersi dell’intervento e dell’affiancamento specialistico di un professionista del business travel in modalità “on demand” (un “Tmod”, travel manager on demand). Ed è stato proprio questo uno degli aspetti cruciali che mi hanno consentito l’accredito nell’elenco degli Innovation Manager del Mise, del quale sono molto orgogliosa».

Quali sono le caratteristiche (e i punti di forza) di un travel manager on demand?

«In primo luogo la flessibilità.

L’aspetto temporary della collaborazione offerta dal Tmod consente all’azienda di avvalersi di un affiancamento più o meno continuativo. E poi la pluralità: l’esperienza diretta e verticale del travel manager esterno, applicata su molteplici aziende di varie dimensioni e con aspetti operativi diversi, gli consente di avere un approccio flessibile ai vari modelli aziendali e quindi di poter attingere a un patrimonio trasversale per individuare una valida soluzione alle esigenze del cliente».

In base alla sua esperienza quanto è frequente presso le aziende italiane il ricorso a un travel manager esterno?

«Personalmente sono convinta che siamo di fronte a una tendenza destinata a crescere in futuro, ferme restando la competenza, trasparenza e professionalità in chi offre questo tipo di servizio. Non ci si può improvvisare, il business travel ha bisogno di tecnicismi, conoscenze, contenuti fortemente specialistici e aggiornamento continuo. È una materia con un Dna del tutto particolare».

Quale tipologia di aziende può ottenere dei benefici dal ricorso a un travel manager esterno?

«La mia figura si allinea sia alle

Più modelli L’esperienza diretta e verticale del travel manager esterno, applicata su molteplici aziende di varie dimensioni e con aspetti operativi diversi, gli consente di avere un approccio flessibile ai vari modelli aziendali e quindi di attingere a un patrimonio trasversale per individuare una valida soluzione alle esigenze del cliente.

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Professione travel manager Il ruolo si evolve

Empowerment

del BT Ciò che accomuna le aziende che si rivolgono a un travel manager esterno è la necessità di attuare un empowerment sul proprio processo travel interno in un’ottica di risparmio, servizio e cultura di impresa.

Apporto strategico Nelle aziende con un modello BT semplificato tutte le risorse travel sono prettamente operative. Il travel manager on demand si affianca all’impresa aiutandola a mettere a fuoco gli aspetti più strategici.

esigenze delle piccole medie imprese, con una struttura BT semplificata, sia alle necessità delle grandi aziende che hanno un modello BT strutturato. Nelle aziende con un modello BT semplificato tutte le risorse travel sono prettamente operative. Il travel manager on demand si affianca all’impresa aiutandola a mettere a fuoco gli aspetti più strategici. In generale offre un servizio qualificato nella definizione del processo e nella gestione delle attività che per ragioni di competenza e vision difficilmente vengono sviluppate e portate avanti dallo staff operativo o da altre figure aziendali. Nelle aziende con un modello

BT strutturato, invece, il travel manager on demand si affianca a quello aziendale per lo sviluppo dei progetti a carattere eccezionale, come ad esempio l’impostazione delle gare d’appalto, i progetti di digitalizzazione, la valorizzazione del travel al board aziendale, l’analisi del modello di gestione travel. Frequente è anche il ricorso al Tmod per le attività di monitoraggio dei Kpi’s, l’implementazione di processi di Safety & Security Travel, lo sviluppo e nuovo dimensionamento della cultura d’impresa travel».

Ci racconta uno dei progetti che ha seguito come Tmod?

«Il mio primo ingaggio è stato con

«IL MIO PRIMO INGAGGIO È STATO CON SOVEMA GROUP, AZIENDA DI VERONA LEADER NELLA COSTRUZIONE DI BATTERIE INDUSTRIALI. UNA REALTÀ CHE POGGIA PIÙ DEL 90% DEL PROPRIO FATTURATO SULL’ESTERO. GRAZIE ALL’ELEVATO POTENZIALE DEL MANAGEMENT E DEI COLLABORATORI INTERNI, INSIEME ABBIAMO OTTIMIZZATO L’INTERO PROCESSO TRAVEL».

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Sovema Group, azienda di Verona leader nella costruzione di batterie industriali. Una realtà che poggia più del 90% del proprio fatturato sull’estero. Grazie all’elevato potenziale del management e dei collaboratori interni, insieme abbiamo ottimizzato l’intero processo travel: individuata una nuova travel management company, creata una travel policy performante, ristrutturato l’intero sistema delle note spese con l’adozione di una tecnologia mobile, avviato un programma di sicurezza in viaggio e soprattutto fatta tanta cultura di impresa travel. Ho supportato attivamente questa impresa per quasi 2 anni con una costante presenza settimanale che via via è andata riducendosi fino a portare l’azienda e i referenti interni in piena autonomia operativa. Attualmente svolgo per Sovema Group un’attività periodica di monitoraggio delle performance, reporting e analisi dei dati travel, trattativa con i fornitori. Questo ci permette mantenere consolidata la continuità del progetto, il mantenimento dei livelli di saving e il ritorno dell’investimento (Roi del travel)». l

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ANNO XXI NUMERO 3 • GIUGNO-LUGLIO 2020

Scenari Tutto da riscrivere Eventi Road to IMA 2020, questione di mindset Catene alberghiere I budget hotels ripartono senza aumenti tariffari Insights Non solo viaggi, ma mobilitĂ

Metamorforsi digitale

Come si trasforma il BT se gli incontri diventano virtuali

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Così viaggia l’eccellenza italiana Professione travel manager Intervista

La gestione travel di Guala Closures Group ha una peculiarità: il budget annuale segue i progetti di acquisizione dell'azienda, impegnata in una forte espansione globale. Intervista a Rachele Mancinelli di Anna Fraschini

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i sono aziende che hanno nel proprio Dna un’innata capacità di accettare le sfide del mercato, riuscendo così a essere sempre un po’ più avanti. Guala Closures Group, in oltre sessant’anni di attività, di sfide ne ha sapute affrontare tantissime ed è di-

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ventata un punto di riferimento internazionale nella produzione di sistemi di chiusura in alluminio per superalcolici e prodotti di largo consumo. L’azienda – italianissima e piemontese – è oggi presente in ogni continente, con oltre 29 insediamenti produttivi, quattro centri

di ricerca, uno di innovazione tecnologica e oltre 4.700 collaboratori.

Innovazione per Guala significa anche saper proporre soluzioni ecologicamente sostenibili. Il gruppo ha recentemente inaugurato un nuovo impianto di trigenerazione per la sede alessandrina di Spinetta Maren-

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Professione travel manager Intervista

La cifra che viene investita è di circa 2 milioni di euro, ma varia ogni anno in base ai progetti in essere».

L’azienda, fa sapere la travel manager, acquista in media una o due società all’anno in altri Paesi. Il monitoraggio del mercato gioca un ruolo fondamentale in questo senso. «Se il gruppo punta ad ampliare il suo raggio d’azione in una determinata area geografica, ad esempio in Germania (l’ultima acquisizione in ordine di tempo), acquisisce un’impresa locale che diventa la Guala Closures Germania», argomenta Mancinelli. Continua: «Questo scenario mi porta a effettuare una serie di trasferte in quel determinato territorio, perché tutti i nostri tecnici, ingegneri e operai si dirigono lì per calibrare la nuova realtà di quel Paese e dell’azienda che abbiamo acquisito. Per questo motivo, il budget dei viaggi d’affari non viene stabilito prima, perché non sappiamo quali sono le scelte del nostro management in fatto di espansione, quanto in quell’anno viaggeremo, quali saranno le destinazioni».

go e ha migliorato i processi, limitando l’utilizzo di materie prime nella produzione. La spinta aziendale verso la costante espansione nei mercati emergenti porta il team tecnico e commerciale della società a viaggiare in tutto il mondo. A gestire le trasferte è Rachele Mancinelli, corporate travel manager dell’azienda. «Attualmente sto seguendo un gruppo di circa un centinaio di viaggiatori italiani dislocati

nei tre stabilimenti della Penisola e in piccola parte anche in Lussemburgo, dove è localizzata un’altra nostra importante sede».

Un budget fluido Uno degli aspetti che caratterizza la gestione dei viaggi è la mancanza di definizione a priori del budget annuo. «Si spende in base alle necessità delle trasferte che ci troviamo di volta in volta ad affrontare.

Il mappamondo di Guala Closures Group Le mete aziendali più frequenti sono attualmente l’Europa, il Sud America (in particolare Messico, Colombia, Brasile, Argentina), l’Asia, l’India, oltre naturalmente all’Italia. «Abbiamo meno traffico, attualmente, in Australia e Nuova Zelanda, mentre gli Stati Uniti sono le mete principali dei nostri colleghi commerciali che vanno a incontrare i maggiori clienti. Le nostre due ultime acquisizioni sono avvenute, nell’ordine, in Scozia e, appunto, in Germania, quindi negli ultimi mesi abbiamo viaggiato tantissimo a Edimburgo e a Francoforte».

Com’è composto il team che si occupa delle trasferte?

«In questo momento non ho un team di supporto, mi occupo personalmente dell’intero processo. Il viaggiatore mi contatta via mail o

Al primo posto la sicurezza Spiega Mancinelli: «Il nostro impegno aziendale è quello di garantire ancora di più la sicurezza di chi si sposta.

Chiederemo a priori garanzie sui protocolli adottati sui mezzi di trasporto e negli hotel, che devono osservare le norme previste per la fase 2».

Niente travel policy «Per una precisa scelta aziendale, non esiste una travel policy scritta. Sono state invece fissate delle linee guida che vengono comunicate a voce. Tutti i nostri viaggiatori le conoscono alla perfezione» afferma Rachele Mancinelli.

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Professione travel manager Intervista

Presenza globale Guala Closures Group, fondata in Italia nel 1954, è una multinazionale specializzata nella produzione di chiusure in alluminio per superalcolici, vino, olio e aceto, acqua e bevande.

Conta 29 insediamenti produttivi.

Rachele Mancinelli, corporate travel manager di Guala Closures Group

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anche per telefono, avanza la richiesta di trasferta e io la gestisco.

Attualmente non c’è un iter di autorizzazione vero e proprio. So che quando il viaggiatore richiede la trasferta ha già ottenuto il via dal suo responsabile di dipartimento.

Ho inoltre nel cassetto un sogno ambizioso, quello di poter gestire il travel globale dell’intero gruppo, in ogni parte del mondo. In quel caso il cost saving aziendale avrebbe un impatto ancora più determinante».

Avete redatto una travel policy?

«Per una precisa scelta aziendale, non esiste una travel policy scritta.

Anche perché, proprio per la natura delle nostre trasferte, andrebbe continuamente adattata ai diversi casi che si possono presentare. Sono state invece fissate delle linee guida che vengono comunicate a voce e tutti i nostri viaggiatori le conoscono alla perfezione. In questo contesto, la sicurezza di chi affronta la trasferta ha per noi un aspetto prioritario».

A proposito di sicurezza, quali sono i vostri piani per affrontare il post Covid-19?

«Il nostro impegno aziendale è quello di garantire ancora di più la sicurezza di chi si sposta. Chiederemo a priori garanzie sui protocolli adottati sui mezzi di trasporto e negli hotel, che devono osservare le norme previste per la fase 2.

Faccio parte dell’Associazione Italiana dei Travel and Mobility Manager (Aitmm), di cui sono PR manager, e insieme ai colleghi delle altre aziende ci confrontiamo periodicamente per capire come muoverci in vista della ripresa. Abbiamo stilato delle linee guida per la fase 2 post Covid, per uniformare in qualche modo tutte le nostre attività di travel manager. L’obiettivo prioritario rimane sempre la completa tutela del viaggiatore».

Quali compiti avete affidato alla vostra agenzia?

«Ci avvaliamo della collaborazione di due agenzie di viaggio, che più che agenzie sono travel manage-

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Chi è Rachele Mancinelli Rachele Mancinelli si occupa di turismo dal 1995. Ha iniziato la sua carriera come interprete e agente di viaggio. Nel 2012, dopo importanti esperienze maturate in aziende internazionali, ha assunto il ruolo di travel manager in Aptar Group dove ha curato l’implementazione del processo di gestione globale del travel management del gruppo. Dal 2017 ha colto una nuova sfida professionale ed è in Guala Closures Group, società multinazionale leader nei sistemi di chiusure per prodotti di alto consumo, nel ruolo di corporate travel manager.

Mancinelli gestisce tutti gli aspetti del travel management del gruppo internazionale, con particolare attenzione alla mobilità dei viaggiatori e all’assistenza negli oltre 29 Paesi dove sono presenti stabilimenti produttivi. La piena padronanza del tema dei viaggi d’affari, così come il patrimonio di competenze e conoscenze degli aspetti gestionali ed organizzativi, le permettono di affrontare con successo il travel program aziendale, con particolare riferimento alle relazioni con i provider del settore, alla sicurezza e alla soddisfazione del cliente interno.

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Professione travel manager Intervista

ment company, dunque seguono tutto il nostro traffico. In ufficio ho a disposizione un Gds che mi permette di scegliere quale volo prenotare e di visionare le alternative possibili di itinerario, oltre che di costi. Quindi mi occupo della ricerca a monte, scelgo le tratte, la compagnia aerea, gli hotel. L’agenzia di viaggi a cui inoltro la richiesta mi supporta con l’emissione del biglietto che io ho già individuato.

Qualche volta mi sottopone delle alternative. In questa rosa di soluzioni, io e il viaggiatore insieme troviamo quella più consona in base alla specifica trasferta».

Perché due agenzie?

«La doppia fornitura è una prerogativa del nostro direttore degli acquisti, che ritiene che in questo modo possa esserci un miglior servizio.

Le agenzie sono state scelte in seguito a delle gare e in base al rap-

porto qualità-prezzo. C’è anche da dire che noi abbiamo diverse tipologie di passeggeri. Ci sono viaggiatori che hanno bisogno di una determinata assistenza, come il top management, che magari si muove all’ultimo momento e ha spesso un’agenda molto variabile. In questo caso abbiamo identificato un’agenzia in particolare (Cisalpina Tours) che ha un eccellente servizio d’emergenza, 24 ore su 24. È sempre disponibile: di notte, di giorno, nelle festività, con professionisti interni che seguono passo dopo passo il passeggero. Poi abbiamo il viaggiatore frequente: viene seguito da un altro importante partner (Gattinoni) che fornisce un servizio veloce e dinamico, oltre che molto competente. Il fatto di rivolgersi a due Tmc comporta un doppio lavoro, perché richiede due verifiche, doppi report, contatti e

inserimenti. Però garantisce un supporto più sicuro, perché nel momento in cui una delle due agenzie è sovraccarica o meno performante, c’è sempre un’alternativa a cui appoggiarsi».

Come vengono pagate le spese del viaggiatore?

«Il viaggiatore ha la possibilità di scegliere più soluzioni. Normalmente l’azienda mette a disposizione delle carte di credito del circuito Visa che permettono di affrontare le spese della trasferta. Per quanto riguarda, invece, il pagamento dei vettori, ho messo a punto un circuito di pagamenti con le carte Bta American Express. Ho, inoltre, la possibilità di prenotare in autonomia le macchine a noleggio, i treni e gli hotel ed anche questi pagamenti vengono effettuati con le carte di American Express emesse con questo scopo per l’azienda». l

Due Tmc Per le trasferte dei suoi dipendenti Guala Closures Groups si avvale di due travel management company, Cisalpina Tours e Gattinoni.

La sede di Guala Closures Group

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ANNO XXI NUMERO 4 • SETTEMBRE 2020

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Professione event manager Luca Corsi

L’eterna mission (im)possible

L’organizzazione di un evento può essere una missione impossibile, che prende vita da un’idea fino a trasformarsi in realtà. Ne parla Luca Corsi, event manager della divisione Folletto di Vorwerk Italia di Anna Fraschini

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ma i film adrenalinici, coinvolgenti e sorprendenti. E per parlare a ruota libera del settore eventi di ieri, di oggi e di domani, Luca Corsi cita un classico dei film d’azione: Mission Impossible. «È ricco di colpi di scena inaspettati, esattamente come dovrebbe essere un evento visto con gli occhi del pubblico. Spesso l’organizzazione che abbiamo in testa è una missione impossibile, che alla fine un abile event manager trova il modo di rendere realtà».

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Ma è sempre stato così? Oppure è grazie ai social media che il settore ha vissuto in questo ultimo decennio una trasformazione veramente radicale?

«Dal 2008 in poi abbiamo assistito anche in Italia alla diffusione di massa dei social network e delle riprese in diretta: questo ha cambiato gli eventi imponendo un format che resiste ancora. Facebook, Twitter e il web streaming sono diventati in breve tempo, con un’accelerazione tra il 2012 e il 2015, i vettori princi-

pali di un modo nuovo di creare engagement anche attraverso gli eventi. Grazie a un second screen che permette non soltanto di assistere in tempo reale a kermesse lontane migliaia di chilometri, ma di parteciparvi commentando, inviando contributi, rilanciando il momento all’attenzione della propria community ed esplodendone esponenzialmente la risonanza. Si è trattato di un toccasana per chi interpreta la communication by event come uno strumento al servizio delle persone:

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Professione event manager Luca Corsi

Gli eventi secondo Vorwerk Italia La divisione Folletto di Vorwerk organizza eventi di diverso tipo e dimensioni, dai meeting, alle convention, fino agli incentive trip.

La platea varia da 30 a 5.000 persone.

gli eventi di quegli anni, infatti, pur ampiamente “virtuali”, hanno avuto il pregio di rimettere l’uomo al centro della live communication. Umanizzare i contenuti è diventato “il must”, in una commistione di target (interni ed esterni) e di obiettivi (brand awareness, promotions, engagement, recruiting) che ha fatto saltare, una volta e per tutte, la distinzione tra Atl e Btl (above the line e below the line, ndr)».

Che ruolo giocano oggi i media o network sociali?

«Il ruolo che hanno sempre giocato tutte le innovazioni nel mondo degli eventi: trasferire il concetto dello stare al passo, dell’essere precorritori, dell’essere sempre all’avanguardia. Ma “cum grano salis”.

Scaricare tutto l’arsenale della comunicazione dentro uno strumento è una semplificazione sbagliata: è l’evento in sé che deve essere precorritore e attuale, ergendosi a simbolo della contemporaneità e della tensione verso il futuro. Poi, da un punto di vista più pragmatico, il second screen permette anche una maggiore divulgazione e una partecipazione in remoto che raggiunge una platea molto più vasta. Ma si tratta di un “accessorio” hi-tech, che non può – e non deve – diventare centrale. Altrimenti parliamo di webinar e non di evento».

Quali sono gli ingredienti vincenti per “fare squadra” tra i partecipanti?

«Coinvolgimento, condivisione degli obiettivi e messaggi aziendali chiari, coerentemente rilanciati dall’evento. Ma su tutto occorre quel quid distintivo che è l’unicità del-

l’esperienza. Ogni fibra dell’evento deve essere trasferita sul piano emozionale ed esperienziale, così da far vivere a tutti i partecipanti il senso di appartenenza all’azienda, al concetto, al percorso, alla strategia... insomma, a qualunque messaggio sottenda l’evento stesso, affinché l’esperienza venga interiorizzata dai destinatari».

Qual è il profilo ideale di un event manager?

«L’event manager è il centro strategico e organizzativo, con ampi poteri decisionali, dei processi di “communication by events” verso l’interno e l’esterno e coordina la pianificazione in tutte le sue fasi. Inoltre, oltre a essere responsabile dei lati tecnici, creativi e audio-visuali, deve avere competenze che spaziano dalla logistica alla comunicazione, dal design al copywriting, fino al marketing vero e proprio».

Come si sta evolvendo il settore?

«Il futuro è nel ventre di Giove, soprattutto oggi che è difficile immaginare quali restrizioni verranno imposte all’event industry dalle istituzioni o in ogni caso adottate spontaneamente dalle aziende per tutelare la sicurezza e la salute di

Molteplici competenze Oltre a essere responsabile dei lati tecnici, creativi e audio-visuali, l’event manager deve avere competenze che spaziano dalla logistica alla comunicazione, dal design al copywriting, fino al marketing vero e proprio.

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Professione event manager Luca Corsi

Covid-19, grave impatto sul Mice Secondo Federcongressi &Eventi, la perdita economica per le imprese del settore dei congressi ed eventi nel primo mese di lockdown è stata pari a oltre un miliardo e mezzo di euro.

partecipanti. Ma prevedo che tornerà presto a essere roseo. Lo stile di vita imperante, che ci vede più connessi e sempre più isolati – vieppiù adesso dal Covid-19 – accresce con urgenza il bisogno naturale degli esseri umani di momenti di socializzazione e di networking vis-àvis, che solo gli eventi possono assicurarci. Con le dovute cautele, che certo non mancheranno, ma che altrettanto di sicuro sapremo rendere compatibili con i nuovi format degli incontri aggregativi».

Quale impatto sta avendo l’emergenza sanitaria sul settore?

«L’impatto l’ha già avuto: il blocco per tutto l’anno in corso fa del nostro comparto economico quello più danneggiato in assoluto da questa crisi. Adesso, quindi, serve esperire immediatamente tutti i tentativi di ripresa possibili e immaginabili, perché non potendo le aziende prescindere dagli eventi live è chiaro che una via per la ripresa va identificata e percorsa. Immagino una diffusione degli eventi ibridi, con

platea ridimensionata nello spazio fisico della kermesse e collegamenti virtuali in remoto, verso una normalizzazione che auspico già nel corso del 2021, per poi tornare a situazioni più tradizionali».

Veniamo alla divisione Folletto di Vorwerk. Che ruolo giocano gli eventi nelle strategie business dell’azienda?

«Un ruolo primario: siamo un’azienda di vendita diretta a domicilio con oltre 4.000 venditori sul campo: motivazione, coinvolgimento, senso di appartenenza, condivisione di obiettivi e strategie e riconoscimento del grande lavoro svolto sono il cuore della comunicazione verso la forza vendita. Nessuno strumento può assolvere questo compito così sfaccettato e strategico meglio di un evento altamente targettizzato e personalizzato. La tipologia varia dal meeting alla convention all’incentive trip. La platea coinvolta va da 30 a 5.000 persone, con la formula del roadshow che raggiunge tutta la forza vendita. E

«SIAMO UN’AZIENDA DI VENDITA DIRETTA A DOMICILIO CON OLTRE 4.000 VENDITORI SUL CAMPO: MOTIVAZIONE, COINVOLGIMENTO, SENSO DI APPARTENENZA SONO IL CUORE DELLA COMUNICAZIONE VERSO LA FORZA VENDITA».

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complessivamente organizziamo da 5 a 10 eventi l’anno di vario tipo e dimensioni».

Com’è composto il suo team?

«Da figure interne all’azienda preposte alla supervisione generale e da consulenti esterni con alta specializzazione in ciascun campo di competenza, così da toccare base su tutti i segmenti operativi, dalla logistica al public speaking, al copywriting».

Come viene scelta la location?

«La location viene selezionata sulla base delle specifiche esigenze, ovvero le best practices classiche (numero di partecipanti, pernottamenti, tipologia di palco e scenografia, fruizione logistica, posizione geografica, servizi, appeal collaterali della struttura, contesto). Ovviamente parliamo sempre di strutture di alto livello 5 stelle/5 stelle lusso».

Qual è l’attenzione che viene posta alla tematica del basso impatto ambientale?

«I nostri eventi sono caratterizzati da una impronta ambientale contenuta e possono diventare un’occasione di responsabilità e di azione in tal senso. Ogni incontro, infatti, può essere progettato e gestito minimizzando l’impatto, diventando occasione di coinvolgimento degli stakeholder nelle attenzioni e negli impegni socio-ambientali dell’evento stesso».

Che suggerimenti darebbe a chi aspira a diventare event manager?

«Suggerirei di affrontare questa professione senza sottovalutarla. È un lavoro a 360 gradi, non è un gioco e non è nemmeno un’occasione per viaggiare o per godersi la vita.

Si tratta di un impegno che necessita di molta competenza e che va affrontato con estrema umiltà, con volontà di apprendimento e aggiornamento continuo, con capacità di ascolto e con grande sangue freddo.

Specie di fronte agli imprevisti dell’ultimo minuto, che sovente sono la regola. Insomma, serve una lunghissima gavetta, che praticamente non finisce mai: event manager non si nasce, ma si diventa». l

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ANNO XXI NUMERO 5 • NOVEMBRE 2020

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Professione Travel Manager Martina Capovilla

In viaggio per tessere icone

Prestigiosa realtà nel settore della progettazione e costruzione di complesse strutture in acciaio, Cimolai ha cantieri in ogni angolo del pianeta. Intervista alla travel manager Martina Capovilla di Anna Fraschini

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Frequent traveller In Cimolai i viaggiatori frequenti sono 150, ai quali se ne aggiungono di saltuari oppure non dipendenti.

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ersonalità eclettica e piena di entusiasmo, Martina Capovilla è la travel manager di Cimolai che opera a livello internazionale nella progettazione, fornitura e montaggio di strutture complesse in acciaio. Tra le sue opere straordinarie c’è The Vessel a New York, nuovissima icona degli Hudson Yards dove la carpenteria delle 154 rampe intrecciate e pedonabili (alta 46 metri, costo 25 miliardi di dollari) è stata fatta dell’azienda di Pordenone. Sue anche le paratie per il nuovo Canale di Panama, il tetto dello stadio di Pechino, realizzato

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in occasione delle Olimpiadi in Cina, lo stadio olimpico di Atene e la stazione della metropolitana a Ground Zero. Insomma, quella che si dice un’eccellenza italiana.

Dopo essersi laureata in Lingue, Storia e Civiltà occidentali, Capovilla si è trasferita a Londra, dove ha mosso i primi passi nel mondo del lavoro. Una volta rientrata in Italia, ha ricoperto vari ruoli nelle vendite, nel retail fashion e nel settore mobili, fino ad approdare in Cimolai. «L’esperienza commerciale mi ha permesso di viaggiare molto e di mettermi alla prova con ritmi

sostenuti – osserva –. In particolare, avendo lavorato per otto anni presso l’ufficio acquisti della Cimolai, ho avuto la possibilità di acquisire competenze specifiche nella comparazione, nella stesura dei contratti e nell’analisi statistica, che sono fondamentali durante la trattativa con i fornitori». Con questo solido background e una passione per le lingue che si è mantenuto immutato nel tempo, il passaggio al settore travel è stato quasi una logica conseguenza.

«Quando mi è stata offerta l’opportunità di occuparmi dell’ufficio

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Professione Travel Manager Martina Capovilla

viaggi, ridisegnandolo con un imprinting da buyer, ho colto al volo la sfida, che è stata da subito entusiasmante, ma anche particolarmente complessa».

L’universo di Cimolai è in effetti molto articolato. Ha un team composto da circa 1.500 collaboratori diretti ed è attualmente impegnato con lavori di costruzione in una ventina di Paesi nel mondo, fra cui Grecia, Austria, Svizzera, Francia, Regno Unito, Danimarca, Irlanda, Algeria, Qatar, Emirati Arabi, Stati Uniti, Cile, Perù, Botswana. «Le nostre destinazioni top cambiano in base alle commesse che seguiamo.

In Italia sono soprattutto Roma, Milano e Bari, mentre in Europa le trasferte più frequenti sono a Londra, Parigi, Zurigo e Amsterdam. Nel

resto del mondo abbiamo al primo posto New York, poi Perù, Cile, Qatar, Sudafrica, solo per citarne alcune».

Quali sono stati i suoi primi passi nel mondo del travel di Cimolai?

«Innanzitutto ho cercato di comprendere le esigenze di ogni singolo viaggiatore, per garantire il miglior servizio con il budget a disposizione. Questo ha comportato una maggior cura nella selezione delle strutture e dei fornitori in generale. Insieme alla direzione e all’ufficio personale abbiamo rinnovato la policy e costruito un programma di gestione sfruttando il software aziendale ed implementando una sezione dedicata. Ho cercato di conoscere meglio gli attori che fanno parte del lavoro quotidiano, gli account manager dei principali vettori, le modalità di pagamento, i portali di note spese e così via, con incontri dedicati e la valutazione di possibili nuove convenzioni o per il rinnovo di quelle esistenti».

Qual è l’attuale procedura di prenotazione dei viaggi?

«Chi necessita di fare una trasferta deve scrivere all’indirizzo dedicato mettendo in copia conoscenza il

proprio responsabile. Dall’Ufficio travel riceve poi le possibilità di viaggio e i costi, che devono essere approvati dal reparto di competenza. Si procede quindi alla prenotazione. Ogni spesa viene registrata in un software gestionale interno con l’obiettivo di monitorare gli spostamenti del personale e i costi, oltre ad avere una tracciabilità per eventuali indagini statistiche».

Quali sono i progetti a cui sta lavorando?

«Il mio obiettivo oggi è interagire in modo più snello con l’amministrazione, soprattutto per quanto riguarda le note spese e le fatture.

Nella nostra to do list abbiamo in programma di implementare un gestionale: abbiamo già fatto approfondite indagini di mercato e vediamo come necessaria l’esigenza di automatizzare i processi. Vorrei incrementare l’uso dei supporti tecnologici tra i colleghi per agevolare le loro trasferte. Ci piacerebbe poter introdurre un applicativo per permettere di monitorare la prenotazione e di procedere al web check-in direttamente dal telefono. Oltre a trasferire i movimenti alla Farnesina e quindi essere più completi sul

In apertura, The Vessel di New York.

Qui sopra, lo Stadio nazionale di Varsavia, una delle imponenti opere realizzate da Cimolai

Lavori in tutto il mondo Cimolai è attualmente impegnato nei lavori di costruzione in una ventina di Paesi nel mondo, fra cui Grecia, Austria, Svizzera, Francia, Regno Unito, Danimarca, Irlanda, Algeria, Qatar, Emirati Arabi, Stati Uniti, Cile, Perù, Botswana.

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Professione Travel Manager Martina Capovilla

Martina Capovilla, travel manager di Cimolai

Chi è Martina Capovilla Dopo essersi laureata in Lingue, Storia e Civiltà occidentali, Martina Capovilla si è trasferita a Londra, dove ha mosso i primi passi nel mondo del lavoro. Una volta rientrata in Italia, ha ricoperto vari ruoli nelle vendite, nel retail fashion e nel settore dell’arredamento, fino ad approdare in Cimolai.

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profilo della sicurezza. È un vantaggio anche per i business traveller che potranno avere sotto mano i dati dei viaggi precedenti, salvare i preferiti, rendere smart e friendly anche i viaggi di lavoro».

Che tipo di contratto avete con i fornitori?

«Con le maggiori compagnie abbiamo contratti corporate che ci agevolano nel caso di cambi, nella gestione bagagli e ovviamente nelle tariffe. Abbiamo accordi anche per l’autonoleggio e per i viaggi in treno, stipuliamo convenzioni con gli hotel che utilizziamo più frequentemente nei pressi delle nostre sedi o dei cantieri. L’ufficio viaggi viene supportato dagli acquisti nel caso di convenzioni a lungo termine o di contratti d’affitto. L’acquisto dei biglietti viene suddiviso in low cost e non. I primi vengono acquistati direttamente dal sito web dei vettori, mentre i viaggi con le altre compagnie sono gestiti dalla nostra agenzia viaggi, che è in par-

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te di proprietà del gruppo. Oltre al classico Booking.com for business, utilizziamo con grande soddisfazione BizAway soprattutto per la gestione di hotel, treni internazionali e qualche volta il noleggio auto e per i voli. Questa piattaforma ci offre il vantaggio di poter pagare in anticipo il viaggio o il soggiorno, in modo tale che ai nostri clienti basti solo il voucher. Oltre ad un più che soddisfacente risparmio economico, l’amministrazione apprezza la ricezione di un’unica fattura completa di tutte le informazioni essenziali (commessa, prezzi, nominativo del viaggiatore)».

Qual è il ruolo della vostra agenzia di viaggi?

«L’agenzia, che percepisce delle fee ad ogni transazione, ci supporta in modo completo e ci assiste anche in fase contrattuale con le compagnie.

Abbiamo da poco iniziato a sperimentare il servizio sulle 24 ore che è sempre più necessario, soprattutto in caso di problemi con viaggi in-

tercontinentali con fusi orari diversi. Il supporto dell’agenzia è fondamentale perché si avvale di un team di collaboratori molto competenti a livello tecnico sulle dinamiche di acquisto. I loro consigli sono preziosi, dal momento che ci consentono sempre di ottimizzare i costi.

Inoltre effettuano il costante monitoraggio del volo per poterci informare in caso di necessità ed intervenire così ad hoc».

Quanti sono i frequent traveller di Cimolai?

«Sono circa 150 ai quali si aggiungono viaggiatori saltuari oppure non dipendenti, per i quali ci facciamo carico delle spese di viaggio. A coloro che effettuano più di 10 trasferte l’anno viene assegnata una carta aziendale. In tutti gli altri casi cerchiamo di saldare l’intero costo della trasferta direttamente dalla sede e, se necessario, prevediamo degli anticipi di cassa o il rimborso a fronte di giustificativo/note spese».

Come vi siete mossi durante il lockdown?

«In questo difficile periodo di emergenza sanitaria i viaggi hanno subito un decremento, sono stati approvati soltanto quelli strettamente necessari. Abbiamo dato maggior peso alla scelta di hotel che assicurano la sanificazione, studiato le migliori tratte disponibili per i voli, preso contatti frequenti con le ambasciate per accertarci della situazione in loco. Attualmente cerchiamo di monitorare quotidianamente le regole applicate nei vari Stati per l’ingresso e l’uscita di stranieri.

Considerando che non abbiamo soltanto dipendenti di nazionalità italiana, le situazioni da verificare sono molteplici, spesso in stretta sinergia con le Camere di Commercio italiane all’estero e avvocati consulenti interni o esterni».

Che tipo di assicurazione avete sottoscritto?

«La polizza che la mia azienda ha sottoscritto da anni copre le spese mediche dei viaggiatori anche in caso di pandemia. È inoltre coper-

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Professione Travel Manager Martina Capovilla

to il trasporto verso un centro ospedaliero e di un’eventuale terapia medica. Purtroppo l’interruzione d’esercizio non viene coperta in caso di pandemia, ma solo per cause materiali come incendio, frane e allagamenti. Ciò a cui sarà necessario prestare attenzione in futuro saranno i viaggi per i non dipendenti, che saranno invitati a sottoscrivere un’assicurazione nel caso non ne avessero già una. Non dimentichiamo che a partire da gennaio del prossimo anno anche per gli spostamenti verso il Regno Unito sarà necessaria un’assicurazione».

Senza avere la sfera di cristallo, quali sono le sue previsioni per il futuro?

«Secondo il mio punto di vista ci vorrà circa un anno prima che tutto il business travel torni al periodo pre-Covid 19, pensando non soltanto all’Europa ma anche al resto del mondo. Devono calare i casi e il livello di allerta. Sembra che il sistema sanitario internazionale sia vicino allo sviluppo di un vaccino o di

un farmaco e questo aiuterà la ripresa economica. Credo che per un po’ la videoconferenza continuerà a sostituire le trasferte, soprattutto quelle di breve o brevissima durata.

Sono dell’avviso però che gli accordi commerciali vadano presi di persona e che soltanto alcune tematiche possano essere affrontate in conference. Nella mia azienda noto una grande volontà da parte dei colleghi di ripartire verso nuove sfide e di poter concludere i lavori in so-

speso, c’è fiducia nelle nuove misure di sicurezza adottate sia negli aeroporti sia in volo. C’è sfiducia invece quando le compagnie vendono il biglietto e poi cancellano il volo sotto data: per i travel manager e le agenzie si tratta di fare il lavoro due volte, per i passeggeri è frustante.

Mi rendo conto che le disposizioni governative costringono ad alcune scelte, ma spesso non sono la causa delle cancellazioni, che resta ignota ed è scoraggiante». l

L'azienda è intervenuta anche a Reggio Emilia con la nuova stazione dell’alta velocità.

Sotto, la sede di Cimolai a Porcia

Incontri online «Credo che per un po’ la modalità della videoconferenza continuerà a sostituire le trasferte, soprattutto quelle di breve o brevissima durata.

Sono dell’avviso però che gli accordi commerciali vadano presi di persona e che soltanto alcune tematiche possano essere affrontate in conference».

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ANNO XXI NUMERO 6 • DIC 2020 - GEN 2021

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Professione travel manager William Gandolfi, AB Holding

Un pieno di energia (rinnovabile)

Continua il nostro viaggio alla scoperta delle eccellenze italiane attraverso le interviste ai loro travel manager: oggi conosciamo AB Holding e il nostro futuro nel Green Deal europeo i sono realtà imprenditoriali che nascono come un’avventura, crescono grazie alla lungimiranza di chi ne è alla guida e riescono a consolidarsi nel tempo in uno scenario di ampio respiro internazionale. Sono il fiore all’occhiello dell’economia italiana e dimostrano, giorno dopo giorno, di saper cogliere la sfida del mercato diventandone protagonisti. E questa è la storia di AB Holding, fondata nel 1981 da Angelo Baronchelli, oggi presidente del Gruppo.

Intorno agli anni Novanta, intuendo le enormi potenzialità del settore legato al risparmio energetico, il giovane imprenditore dà avvio alla produzione dei primi moduli containerizzati di cogenerazione a gas naturale e biogas. È un passo importante, che imprime un impulso esponenziale alla crescita dell’impresa bresciana. Per far fronte alle richieste vengono acquisite nuove strutture produttive e logistiche, fa-

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cendo diventare AB un punto di riferimento internazionale nel mondo della cogenerazione. In uno scenario così dinamico, il lavoro del travel manager è a dir poco stimolante. Lo conferma William Gandolfi, entrato nel Gruppo nel 2009 e responsabile dell’ufficio viaggi a livello globale. Il suo compito è quello di coordinare il lavoro dei medesimi dipartimenti dislocati nelle varie filiali, monitorando l’operato del team: una squadra di sette persone ben affiatate, molto diversificata in fatto di età e nazionalità e con diverse competenze. Un’armoniosa poliedricità che aiuta ad avere “diversi” punti di vista. Il budget da lui gestito ammonta attualmente a 2,5 milioni di euro. Il trend dei viaggi è in costante incremento e va di pari passo con lo sviluppo aziendale: cresce il numero dei dipendenti e l’attività sui mercati esteri si amplia anno dopo anno, dando un continuo impulso alla necessità di spostarsi.

Le mete principali sono il Nord e Sud America, a cui si affianca il Messico per quanto riguarda i viaggi intercontinentali. In Europa le destinazioni raggiunte con maggior frequenza sono Germania, Polonia, Francia, Inghilterra, Romania, Grecia e Serbia.

In AB è previsto un tool per la gestione dei viaggi?

«Devo dire che attualmente segue un iter ancora un po’ macchinoso. Il viaggiatore inserisce la richiesta in un’app dedicata, che è stata creata qualche anno fa direttamente da noi. La richiesta viene quindi sottoposta ai vari responsabili per l’autorizzazione e viene poi passata all’ufficio viaggi che la prende in carico e la gestisce in tutti i suoi aspetti. Nell’immediato futuro abbiamo in programma di trovare una soluzione che ci permetta di semplificare e allo stesso tempo automatizzare e personalizzare il più possibile le varie fasi. Vorremmo intro-

di Anna Fraschini

2,5 milioni di euro È il budget annuale di AB Holding per le spese di viaggio.

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Professione travel manager William Gandolfi, AB Holding

Collaborazioni di AB Holding Tra i casi di cui si è occupata AB c’è la cogenerazione per il programma di efficienza e sostenibilità del secondo più grande stabilimento Coca-Cola nel mondo. Tra le collaborazioni (tutte sul sito Gruppoab.com nella sezione Corporate / Media / case history) ci sono aziende italiane primarie nei settori dell’alimentare come Ferrero, Inalca, Amadori, la pasta Rummo. Così come nel pharma con Pfizer oppure nel tessile con Benetton.

«ABBIAMO UN OCCHIO DI RIGUARDO PER DUE TEMATICHE DI GRANDE ATTUALITÀ, COME LA SICUREZZA DEI NOSTRI COLLABORATORI E L’IMPATTO DELLE TRASFERTE SULL’AMBIENTE». durre un ciclo di autorizzazioni su più livelli che consenta il diretto accesso alla fase di prenotazione da parte dei viaggiatori, per finire con la rendicontazione delle spese di viaggio. Avvieremo, spero in tempi brevi, un progetto che coinvolgerà i diversi dipartimenti per individuare la soluzione ideale per l’azienda e per i nostri viaggiatori».

Come vengono gestite le spese?

«Anche se al momento non è stata introdotta una modalità univoca per il pagamento delle spese di trasferta, l’intento è quello di veicolarle interamente (ad esclusione delle spese per ristoranti) su una carta di credito riservata al pagamento centralizzato. In questo modo abbiamo

La sede dell’azienda a Orzinuovi, in provincia di Brescia

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la possibilità di monitorare su un unico documento i costi di viaggio, automatizzando i processi di rendicontazione».

Il gruppo AB si avvale di una travel policy?

«Abbiamo una travel policy globale che definisce i principi e le norme generali da applicare per tutte le trasferte di lavoro. Fornisce una direttiva univoca e chiara per l’organizzazione e la gestione delle missioni ed identifica degli standard di trattamento coerenti con le esigenze aziendali di razionalizzazione e ottimizzazione dei costi».

Quali sono i compiti della vostra agenzia?

«Premetto che nel 2019 abbiamo

iniziato a collaborare con una nuova agenzia, Uvet Gbt, che è stata scelta tramite una gara indetta tra alcune delle principali Tmc. Dopo aver fatto compilare un form ai vari responsabili di agenzia, abbiamo ristretto la scelta e identificato quelle realtà con determinate caratteristiche e specialmente con determinati plus, fino ad arrivare alla decisione finale. Abbiamo quindi iniziato il nostro cammino insieme a Uvet Gbt, con la sottoscrizione di un contratto basato su transaction fee.

Stiamo già traendo i primi benefici reciproci che ci aspettiamo di vedere in crescita nei prossimi mesi».

Avete accordi diretti con i fornitori di servizi, come vettori e alberghi?

«Sì, e questo è stato uno dei punti che ci ha spinto lo scorso anno a cambiare Tmc. La negoziazione di solito viene fatta direttamente tra noi e il fornitore (questo non vuole dire che l’agenzia non possa essere coinvolta), mentre la Tmc fa da “collante” e soprattutto svolge un

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Professione travel manager William Gandolfi, AB Holding

William Gandolfi, travel manager di AB Holding

Chi è AB Holding

vero e proprio ruolo di consulenza basato su analisi dei dati, tendenze del mercato e supporti in chiave di marketing strategico».

Quali sono gli obiettivi travel a breve termine?

«Come anticipato, siamo orientati a digitalizzare il più possibile l’intero processo di gestione dei viaggi aumentandone l’efficienza, creando valore per l’azienda e riducendo gli sprechi. Allo stesso tempo puntiamo ad accrescere la soddisfazione del viaggiatore nei confronti della sua travel experience. A questo proposito, abbiamo un occhio di riguardo per due tematiche di grande attualità, come la sicurezza dei nostri collaboratori e l’impatto delle trasferte sull’ambiente». l

Il Gruppo AB conta oltre 1.000 dipendenti ed è presente con filiali dirette in 21 Paesi del mondo tra Europa, Russia, Nord e Sud America.

L’headquarter è un polo industriale a Orzinuovi (BS) dislocato su circa 34.000 mq di edifici. Recentemente AB ha confermato ulteriormente la leadership nel settore della cogenerazione con lo sviluppo dei sistemi per la rimozione dei silossani e il trattamento del biogas da discarica. È impegnata anche nei biocombustibili grazie alla messa a punto di sistemi per la purificazione e la liquefazione del biometano. A fine ottobre scorso ha siglato un accordo con l’azienda olandese Stirling Cryogenics per realizzare un liquefattore progettato come unità singola che consente di trasformare il biogas in bioLNG carbon neutral contribuendo efficacemente allo sforzo di transizione energetica e decarbonizzazione, in linea con le politiche europee del Green Deal. L’utilizzo e la richiesta di biometano – un combustibile naturale e rinnovabile derivato dal processo di purificazione (upgrading) del biogas – e di conseguenza di Lng (liquefied natural gas) e delle tecnologie ad essi legate, sono in forte crescita sia sul mercato nazionale che a livello internazionale.

Cogenerazione, ecco cos’è «Creare soluzioni di efficienza energetica e di energia distribuita affidabili, sostenibili e in linea con le esigenze di ogni azienda. Questo è il nostro lavoro, questa è la nostra etica», dice il pay off di AB Holding.

Cos’è la cogenerazione?

Ci viene in aiuto Wikipedia: è il processo della produzione contemporanea di energia meccanica (solitamente trasformata in energia elettrica) e di calore, utilizzabile per riscaldamento di edifici e/o per processi produttiviindustriali.

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