vervolg Governance & Financiën

Met 6,7% ligt het percentage apparaatslasten onder de, met het ministerie van OCW overeengekomen, norm van 8%. Het totaalbedrag aan apparaatslasten hangt samen met de uitbreiding van het takenpakket van het Filmfonds, de extra regelingen en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het 5e steunpakket alsmede de groei van het aantal aanvragen. Vooruitlopend op de versterking van de organisatie is geïnvesteerd in nieuwe medewerkers en de werving daarvan. Daarnaast is er gericht gebruik gemaakt van de expertise van externe adviescommissies om de vele aanvragen te behandelen en er is tijdelijk een beroep gedaan op extra freelance mankracht met kennis en ervaring binnen de subsidieverlening.

Een bedrag van 81,8 miljoen euro is besteed aan de subsidieverlening voor filmproducties, filmactiviteiten en overige activiteiten in het kader van het beleidsinstrumentarium van het Filmfonds.

De middelen in het kader van het 5e steunpakket zijn besteed aan het doel waarvoor ze in het kader van de RAOCCC zijn toegewezen. Over de gehele linie is per RAOCCC-regeling meer subsidie verleend dan beschikbaar was. De extra financiering die daarvoor nodig was, is ten laste gebracht van het reguliere fondsbudget. De Garantieregeling Pandemie voor publiek gefinancierde films, series en documentaires is gecontinueerd. Het belang van een doorlopende regeling waar hoge financiële verplichtingen tegenover staan blijft van groot belang, ingeval zich onverzekerbare omstandigheden voordoen (bijv. een lockdown, annulering draaidagen ivm besmettingen). In 2022 is voor 1 miljoen euro uitgekeerd, met name voor de afwikkeling van meldingen uit 2021.

Het Filmfonds sluit het jaar 2022 af met een negatief saldo van -1.225.096 euro vanuit de reguliere bedrijfsvoering. Dit tekort wordt, met goedkeuring van het ministerie van OCW, gedekt met het onttrekken van de nog resterende middelen in het kader de Bestemmingsfondsen OCW voor de perioden 2013-2016 en 2017-2020. Daarnaast waren de ontvangen afdrachten in het kader van het Garantiefonds Pandemie onvoldoende om de kosten te dekken en is het negatieve saldo van per 31 december 2022 ten laste gebracht aan de Bestemmingsreserve Afdekking Verzekeringsrisico’s Films.

De wereldwijde pandemie heeft ons geleerd dat onvoorziene omstandigheden altijd kunnen optreden. Het Fonds was in staat daar adequaat op in te kunnen spelen maar de wereld blijft voortdurend in beweging. De gevolgen van oorlog, economische tegenslag of andere ontwikkelingen kunnen groot zijn. Zowel voor de filmsector als het functioneren van het Filmfonds.

Voor een zorgvuldig proces van niet alleen artistiek-inhoudelijke maar ook financieel-zakelijke beoordeling, monitoring en financiële verantwoording over meerdere schijven is een periodieke analyse van de interne beheersmaatregelen, werkwijzen en procedures van belang. Dat geldt zowel voor de subsidieverlening als de reguliere bedrijfsvoering. Door taken en verantwoordelijkheden duidelijk te scheiden en procedures en controlemomenten zorgvuldig toe te passen worden de meeste risico’s afgedekt door interne beheersmaatregelen. Afgezien van de afstemming op managementniveau zijn er wekelijks op verschillende niveaus afdelingsen thematische werkoverleggen, waarbij nieuwe ontwikkelingen en knelpunten op de voet gevolgd worden. Daarnaast lichten we periodiek de eigen procedures en protocollen integraal door en wordt waar nodig extern advies ingewonnen zoals op het vlak van AVG en HR. Ook is er afstemming tussen de fondsen ten aanzien van generieke risico’s, bijvoorbeeld ten aanzien van gewijzigde wetgeving. Zowel op directieniveau als tussen de controllers/hoofden bedrijfsvoering, juristen en applicatiebeheerders wordt informatie uitgewisseld over potentiële risico’s en aandachtsgebieden. Jaarlijks worden de bestaande en mogelijk nieuwe risico’s verder in kaart gebracht en besproken met het Audit Comité van de Raad van Toezicht. Aan de hand van de jaarlijkse accountantscontrole en een uitgebreide risicoanalyse, wordt vastgesteld of de bestaande beheersmaatregelen van het Filmfonds nog effectief en afdoende zijn dan wel bijstelling behoeven. In 2022 is verder geïnvesteerd in een moderne en veilige digitale infrastructuur van het Fonds. De Statuten en het Huishoudelijk reglement zijn geactualiseerd en een mandaatregeling is in werking getreden. Er was bijzondere aandacht voor arbeidsrechtelijke risico’s en de bestaande pensioenregeling. De aanbevelingen die daaruit zijn voortgekomen, zijn, of worden, doorgevoerd. Met het oog op externe risico’s is het Filmfonds in gesprek met Triodos en Cultuur+Ondernemen over mogelijk nieuwe leningsfaciliteiten in de sector. De noodzaak tot verbreding van de bestaande garantieregeling pandemie heeft ook geleid tot een samenwerking met Cultuur+Ondernemen.

Via een jaarlijkse risico-inventarisatie en daaruit voortkomende beheersmaatregelen wordt waar mogelijk rekening geanticipeerd op mogelijke nieuwe risico’s. De resterende risico’s waarvoor interne beheersmaatregelen in een dergelijk geval niet afdoende