DOSSIER AUDITORIA ADMINISTRATIVA
VALERY CASTRO PRADO 222096 MARÍA JOSÉ SÁNCHEZ ÁLVAREZ 222113
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS, UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA NOMBRE DEL PROGRAMA ACADÉMICO Esp. ANETH MAGRETH MUÑOZ VILLEGAS 25 DE NOVIEMBRE DE 2023
Índice 1.
Introducción ............................................................................................................... 4
2.
Conformación del equipo auditor (Organigrama) ...................................................... 5
3.
Elaboración del contrato de prestación de servicios .................................................. 6
4.
Desarrollo de la auditoria ......................................................................................... 18 4.1. Etapa 1 La planeación........................................................................................... 18 4.1.1.
Determinar las fuentes de información a utilizar .............................................. 18
4.1.2.
Investigación preliminar ................................................................................... 18
4.1.3.
Preparación del proyecto de auditoria............................................................... 19
4.1.3.1. Propuesta técnica ........................................................................................ 19 4.1.3.2. Programa de trabajo .................................................................................... 22 4.1.4.
Diagnostico preliminar con relación a la Genesis y al proceso administrativo de
la organización. .......................................................................................................................... 25 4.1.4.1. Etapa planeación ......................................................................................... 25 4.1.4.2. Etapa de organización ................................................................................. 27 4.1.4.3. Etapa de dirección ....................................................................................... 28 4.1.4.4. Etapa de control .......................................................................................... 29 4.1.4.5. Etapa de examen ......................................................................................... 42
1. Introducción
La empresa auditora plantea un proceso de evaluación, con el objetivo de proporcionar a la empresa auditada una visión objetiva de sus procesos internos, estructuras organizativas y prácticas de gestión. Este enfoque general busca no solo identificar posibles áreas de mejora, sino también destacar los puntos fuertes que pueden ser potenciados para impulsar la eficiencia y la competitividad. Este proceso no solo se lleva a cabo como un ejercicio de cumplimiento, sino como una oportunidad estratégica para optimizar recursos, mitigar riesgos y desarrollar un crecimiento sostenible. La auditoría administrativa no es simplemente un ejercicio de revisión, sino una oportunidad estratégica para entender a fondo las complejidades de la gestión interna. Se trata de un proceso integral que abarca desde la evaluación de estructuras organizativas hasta el análisis detallado de prácticas de liderazgo, gestión de recursos y sistemas operativos. En su esencia, la auditoría administrativa busca no solo corregir posibles desviaciones, sino también potenciar las fortalezas internas que pueden impulsar un crecimiento sostenible. En este contexto, la empresa Kwait DFI LTDA llevó a cabo la presente auditoría en calidad de cliente de M&E sas , iniciándola el 1 de octubre y concluyéndola el 31 de diciembre de 2023. Durante este proceso, se planteó detectar y analizar problemas evaluando cómo se llevan a cabo las funciones en el área administrativa de la empresa.
2. Conformación del equipo auditor (Organigrama)
3. Elaboración del contrato de prestación de servicios CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ENTRE M&E S.A.S Y KWAIT DFI LTDA Entre las partes, por un lado SERGIO ANDRES GARCIA CARDENAS, domiciliado en la ciudad de OCAÑA,NORTE DE SANTANDER, representante legal de M&E S.A.S, con NIT800.980.345-1, quien en adelante y para los efectos del presente contrato se denomina como EL CONTRANTANTE, y por el otro, VALERY CASTRO PRADO, domiciliado en la ciudad de OCAÑA, NORTE DE SANTANDER, representante legal de KWAIT DFI LTDA, quien en adelante y para los efectos del presente contrato se denomina como EL CONTRATISTA, ambos mayores de edad, identificados como aparece al pie de las firmas, hemos acordado suscribir este contrato de prestación de servicios, el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: Objeto del Contrato: El CONTRATISTA deberá prestar por sus propios medios y con plena autonomía técnica y presupuestal, dentro del plazo acordado, los servicios y/o actividades enunciadas a lo largo del presente contrato. Como contraprestación recibirá por parte del CONTRATANTE unas sumas de dinero, a título de honorarios. SEGUNDA: Plazo de Ejecución. El término de duración del presente contrato, será de 01 OCTUBRE A 31 DE DICIEMBRE DE 2023, contados a partir de la firma del mismo, el cual tiene como objeto las actividades descritas adelante, además de aquellas que por la naturaleza del mismo resulten pertinentes. TERCERA: Valor. EL CONTRATANTE pagará al EL CONTRATISTA una suma de dinero que asciende a $18.000.000 (DIECIOCHO MILLONES DE PESOS) por la totalidad de las actividades realizadas y recibidas a satisfacción por parte de EL CONTRATANTE. Parágrafo. Forma de Pago. El valor descrito en este clausula se pagará así: LOS 18.000.000 (DIECIOCHO MILLONES DE PESOS) QUE SERAN DIVIDIDOS EN LOS TRES MESES QUE DURA EL CONTRATO.
CUARTA: Subcontratación, EL CONTRATISTA se compromete a asumir las cargas contractuales u obligaciones laborales resultado de relaciones externas al presente vínculo, que tengan por finalidad el cumplimiento total o parcial del objeto contractual. Parágrafo: EL CONTRATISTA se compromete a mantener indemne al CONTRATANTE de las acciones legales que sus dependientes ejerzan en su contra. QUINTA: Obligaciones Del Contratista. El CONTRATISTA se obliga a ejecutar el Objeto del Contrato, razón por la cual tendrá las siguientes obligaciones: Se realizará una auditoria administrativa. SEXTA: Las sumas de dinero que eventualmente sean reconocidas por EL CONTRATANTE al CONTRATISTA son por mera liberalidad y de ninguna manera pueden ser considerados como hechos o actos que infieran una relación de naturaleza laboral. SÉPTIMA: Solución de conflictos. Se acuerda que de presentarse un conflicto entre las partes, en el marco del presente contrato, las partes deberán acudir en primera instancia a un centro de conciliación certificado. OCTAVA: Domicilio. Para todos los efectos legales y de notificación el domicilio de las partes es: el EMPLEADOR: la ciudad de Ocaña, en la dirección Calle 5; y el TRABAJADOR, la ciudad de Ocaña, en la dirección Calle 11.
En señal de conformidad, las partes suscriben el presente contrato, en dos ejemplares del mismo tenor (se firman dos originales; cada parte se queda con un paquete), el día 01 de octubre de 2023, en 3 folios
EL CONTRATANTE,
EL CONTRATISTA,
Sergio García Cárdenas
Valery Castro Prado
____________________
____________________
M&E S.A.S Representante legal
KWAIT DFI LTDA Representante legal
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA (LOGO) CIRCULAR Ocaña, 01 de octubre del 2023 Sres. M&E S.A.S M&E S.A.S. De conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A M&E S.A.S, la misma que se les informa que se realizara a partir del de 1 de octubre al 31 de diciembre de 2023 donde se designara a los Auditor(es) Valery Castro Prado y María José Sánchez a realizar el trabajo en comendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos.
Atentamente,
Valery Castro Prado Firma gerente de auditores
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA CARTA CONVENIO Fecha Señores: M&E S.A.S Cargo: Representante legal Institución: M&E S.A.S Domicilio: Calle 5 15 B-39 Centro
Estimado Sr. : La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los términos del convenio y la naturaleza de los servicios que se llevarán a cabo para Las condiciones son las siguientes: Periodo. Este convenio tendrá una vigencia de, 3 meses iniciándose el 1 de octubre de 2023 y terminando el 31 de diciembre de 2023 Ninguna de las partes puede dar por concluido el contrato antes de treinta (30) días de la entrega del aviso por escrito correspondiente a la contraparte. En caso de terminación, el auditor será compensado por los servicios prestados hasta la fecha de finalización. Obligaciones. Nuestras obligaciones incluyen: a) Aplicación de una auditoría administrativa. b) Presentación de reportes semanales del progreso del proyecto.
c) Preparación del reporte final y exposición ante la directiva de la institución de un documento que incluya observaciones y recomendaciones para la implementación de los cambios propuestos.
Compensación. La compensación por nuestros servicios será de_________ diarios, pagaderos y facturados cada mes. Otros costos, como de transportación, serán facturados por separado. Anexamos a ésta una copia del convenio para sus registros. Favor de firmar el original y devolverlo a esta oficina en el sobre adjunto.
Atentamente,
Valery Castro Prado Nombre del auditor Cargo Coordinador Institución KWAIT DFI LTDA
Aceptado y aprobado Fecha Nombre del cliente Cargo
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA (LOGO) CONVENIO DE SERVICIOS PROFESIONALES CONVENIO realizado el 01 de octubre de 2023, entre AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA a quien en adelante se denominará el AUDITOR, y M&E S.A.S, a quien en lo sucesivo se denominará el CLIENTE. Objetivo del convenio El objetivo de este convenio es estipular los términos y condiciones bajo los cuales el AUDITOR proveerá el servicio de auditoría administrativa al CLIENTE. Servicios que se proporcionarán El AUDITOR proveerá los siguientes servicios programados al CLIENTE: ✓ Revisión de procesos y procedimientos operativos para identificar áreas de mejora en eficiencia y efectividad. ✓ Evaluación de la utilización de recursos y recomendaciones para optimizarlos. ✓ Verificación del cumplimiento de la organización con leyes, regulaciones y políticas internas. ✓ Identificación de posibles riesgos y áreas de no conformidad. Tiempo de realización El AUDITOR proporcionará el plan de trabajo completo al CLIENTE en el tiempo que ambos convengan. También proporcionará el calendario de trabajo en condiciones
normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del AUDITOR. La fecha que ambos acordaron es de 01 de octubre a 31 de diciembre del 2023. Propiedad del CLIENTE Todos los diagnósticos de auditoría, los procedimientos por escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el trabajo por el AUDITOR pasará a ser propiedad del CLIENTE, el que debe dar a cambio la compensación debida por los servicios incluidos en su elaboración. Resguardo del material de trabajo Si los papeles de trabajo, software, cintas magnéticas y cualquier material relacionado con el trabajo del AUDITOR son salvaguardados por la organización auditada, es bajo responsabilidad del CLIENTE. El AUDITOR no asume obligación o responsabilidad alguna en relación con esos materiales. Confidencialidad Todos los datos estadísticos, financieros y personales relacionados con el negocio del CLIENTE, considerados confidenciales, deben ser mantenidos en estricta reserva por el AUDITOR y sus colaboradores. Sin embargo, la obligación antes mencionada no se aplica a ningún dato que esté disponible para el público o que se pueda obtener de terceras partes. El AUDITOR se obliga a mantener la confidencialidad de los conceptos o técnicas relacionadas con el procesamiento de datos desarrollados por él o en conjunto con el CLIENTE en los términos del presente convenio. Responsabilidad del AUDITOR
El AUDITOR tendrá el cuidado debido en el manejo del trabajo del CLIENTE, y será responsable de corregir cualquier error o falla sin cargo adicional. La responsabilidad del AUDITOR respecto de lo anterior, no será limitada a la compensación total por los servicios prestados bajo este convenio, y no incluirá ninguna responsabilidad contingente. Compensación El CLIENTE pagará al AUDITOR la compensación por los servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este contrato. Tales tarifas y mínimos están sujetos a cambios con 15 días de aviso por escrito al CLIENTE. El AUDITOR deberá enviar un comunicado de lo que se le adeuda al final de cada mes, y el CLIENTE hará los pagos dentro de los cinco (5) días a partir de la fecha de facturación. Se cargarán intereses a la tasa de dos (2%) por ciento mensual a todas las cuentas pendientes de pago. La tarifa mínima actual es de veinticinco ($25.000) pesos por hora de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y de treinta mil ($ 30.000) pesos por hora, por las horas fuera del horario de trabajo. Plazo del convenio El presente convenio comenzará a regir el día 01 de octubre de 2023 y deberá continuar hasta su finalización él 31 de diciembre de 2023. Retribución: condiciones La retribución monetaria por este trabajo y las fechas estimadas para completarlo están basados en las especificaciones acordadas entre el CLIENTE y el AUDITOR. Cualquier cambio de especificaciones por parte del CLIENTE resultará en un ajuste en la retribución y en la fecha de terminación del trabajo del AUDITOR.
No interferencia con los auditores El CLIENTE reconoce que todo el personal que colabora con el AUDITOR se integró a través de un proceso de selección costoso. Por lo tanto, el CLIENTE no puede contratar a ningún otro auditor para realizar las tareas objeto de este contrato. Si el AUDITOR acuerda en que el CLIENTE contrate personal, ya terminados sus servicios, el CLIENTE deberá pagar la suma de dieciocho millones de pesos ($18.000.000), además de cualquier otra retribución aquí mencionada. Honorarios y costos de abogado Si se considera necesario interponer alguna acción legal para interpretar el presente convenio, la parte solicitante tendrá derecho a la retribución y costos de un abogado y a cualquier otro gasto que de ello se derive. Legislación, totalidad del convenio, invalidación parcial Este acuerdo se regirá por las leyes de Colombia. Constituye la totalidad del convenio entre las partes que están sujetas al mismo. Si alguna disposición del convenio se trata de invalidar en un tribunal o no se puede cumplir, las disposiciones restantes deberán continuar en vigor. Realizado en Ocaña, Norte de Santander
Fecha 01 de octubre de 2023.
El AUDITOR
El CLIENTE
Valery Castro Prado
M&E S.A.S
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA ORDEN DE TRABAJO Ocaña, octubre 01 del 2023 Señores M&E S.A.S Cordial Saludo De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar una auditoria administrativa a la empresa M&E S.A.S Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa M&E S.A.S que cubrirá el período comprendido del 01 de octubre al 31 de diciembre de 2023. Objetivos: ✓ Determinar si los recursos de la organización se están utilizando de manera eficiente para lograr los objetivos establecidos ✓ Identificar y evaluar los riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos de la organización, así como identificar oportunidades para mejorar y optimizar las operaciones. ✓ Verificar que la organización cumple con las políticas internas, procedimientos y regulaciones externas aplicables. ✓ Evaluar cómo se están utilizando los recursos humanos, financieros y materiales para garantizar su optimización y eficacia.
Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados. Atentamente,
Valery Castro Prado Nombre del auditor Cargo Coordinador Institución KWAIT DFI LTDA
4. Desarrollo de la auditoria 4.1. Etapa 1 La planeación El presente memorándum de planeación de la auditoría administrativa para los estados financieros de M&E S.A.S, para el período comprendido entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre de 2023, ha sido preparado de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y normas internacionales de auditoría. Su propósito es proporcionar orientación y un marco para realizar auditorías administrativas. Es muy importante que el equipo de auditoría designado conozca la nota y la analice exhaustivamente en la reunión inicial. 4.1.1. Determinar las fuentes de información a utilizar La información se toma de diversas fuentes para obtener una comprensión integral de la organización. Estas fuentes incluyen documentación interna como manuales y políticas, datos de recursos humanos, información sobre operaciones y procesos, tecnología de la información, relaciones con clientes y proveedores, documentación legal y de cumplimiento, informes externos del sector, entrevistas y encuestas internas, benchmarking y evaluación de riesgos. Anexar información de estas fuentes proporciona una visión completa que permite identificar áreas de mejora y proponer acciones correctivas y preventivas. 4.1.2. Investigación preliminar M&E S.A.S, con sede en Ocaña, Norte de Santander, fue fundada el 20 de mayo del 20202 en Ocaña norte de Santander, con los socios accionistas; Sergio Andrés García Cárdenas con CC: 1002.345.784 de Ocaña, Norte de Santander ; Andrés Felipe Lerecit
Garzón con CC: 1002.123.789 de Bucaramanga, Santander; María José Sánchez Álvarez con CC: 1003.567.908 de Ocaña, Norte de Santander. La aportación de cada socio corresponde a la suma de 20.000.000 de pesos colombianos, lo cual corresponde a un capital suscrito de 60.000.000. En M&E S.A.S, nos enorgullece la calidad de nuestros productos. Seleccionamos cuidadosamente proveedores éticos y sostenibles, y promovemos prácticas comerciales responsables en toda nuestra cadena de suministro. Buscamos establecer relaciones a largo plazo basadas en la confianza y el compromiso con la satisfacción del cliente. Nuestra misión es contribuir al éxito y bienestar de las empresas y profesionales, mejorando la calidad de vida en el entorno laboral a través de soluciones de mobiliario y enseres de oficina de primera calidad. En M&E S.A.S, nos consideramos más que una tienda de muebles; somos facilitadores de ambientes de trabajo productivos, inspiradores y personalizados. 4.1.3. Preparación del proyecto de auditoria 4.1.3.1. Propuesta técnica Realizar la auditoria a M&E SAS con el fin de evaluar y optimizar los procesos internos, fortaleciendo la eficiencia operativa y contribuyendo al logro de objetivos estratégicos. abarcará las áreas clave, incluyendo estructura organizativa, procesos operativos, recursos humanos, sistemas de información, cumplimiento normativo, y gestión financiera, durante el periodo de 1 de octubre a 31 de diciembre 2023
Objetivos General Evaluar de manera integral y sistemática los elementos y procesos de la gestión organizativa Objetivos Específicos ✓ Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos operativos clave. ✓ Evaluar las políticas y prácticas de recursos humanos, incluyendo reclutamiento, capacitación y desarrollo. ✓ Identificar posibles riesgos operativos, financieros y estratégicos, así como proponer medidas para mitigarlos. ✓ Analizar la cultura organizacional, incluyendo valores, ética y comunicación interna. Estrategias ✓ Establecer objetivos claros y específicos que se alineen con las expectativas de la organización. ✓ Crear cuestionarios y listas de verificación personalizados para guiar la recolección de datos durante la auditoría. ✓ Analizar los procesos operativos mediante la revisión de diagramas de flujo y manuales para identificar posibles áreas de mejora. ✓ Realizar entrevistas con empleados en todos los niveles para obtener información directa y perspectivas internas.
Justificación Se lleva a cabo la auditoría administrativa en M&E S.A.S para evaluar y optimizar los procesos internos, fortaleciendo la eficiencia operativa y contribuyendo al logro de objetivos estratégicos. Se tendrá presente las fuentes de información, documentación interna como manuales y políticas, datos de recursos humanos, información sobre operaciones y procesos, tecnología de la información, relaciones con clientes y proveedores, documentación legal y de cumplimiento, informes externos del sector, entrevistas y encuestas internas, benchmarking y evaluación de riesgos. Anexar información de estas fuentes proporciona una visión completa que permite identificar áreas de mejora y proponer acciones correctivas y preventivas. Para poder lograr esto, se necesita reunir información relevante y hallar los datos correctos, ya que el auditor administrativo durante el análisis y la evaluación se basará precisamente en la información recolectada para poder realizar su dictamen, por lo que es importante que no haya errores en la información que fue obtenida, debido a que darán como resultado conclusiones y recomendaciones erróneas Acción ✓ Evaluar los procesos clave de la organización para identificar posibles áreas de mejora en la eficiencia operativa, reducción de tiempos y eliminación de redundancias. ✓ Analizar el clima organizacional mediante la evaluación de la moral y la cultura laboral para identificar posibles desafíos y áreas de mejora en el compromiso del personal. ✓ implementación de nuevas tecnologías que mejoren la eficiencia operativa
✓ Organice reuniones con los equipos y la alta dirección para proporcionar retroalimentación y discutir sobre la eficiencia de los procesos ✓ Asignar tareas específicas segun la estructura organizativa y evaluar la distribución de responsabilidades. Recursos ✓ Recursos Humanos: Es necesario contar con profesionales que estén altamente capacitados para realizar la auditoria administrativa, con bases solidad y que tengan conocimientos en recursos humanos para que el resultado final sea concreto y certero. ✓ Recursos tecnológicos: Implementar herramientas y tecnología nos ayudara a facilitar, organizar y almacenar los documentos e información necesaria para realizar la auditoria. Los equipos tecnológicos que se ocuparan nos ayudan a la recopilación, integración y análisis de datos. Facilita la identificación de tendencias, patrones y nos permite tener una revisión más eficiente. 4.1.3.2. Programa de trabajo Identificación: Empresa Auditada: M&E SAS Auditor: La sociedad Auditoría y Consultoría Kwait DFI LTDA Fecha de Inicio de la Auditoría: 01-10-2023 Fecha de Conclusión de la Auditoría: 31-12-2023
Auditor Principal: María jose Sánchez Álvarez Equipo de Auditoría: Valery Castro Prado Responsable(s): La sociedad de auditoría y consultoría Kwait DFI LTDA Área: La auditoría se llevará a cabo en diversas áreas de la empresa M&E SAS, incluyendo el área de contabilidad, producción, gerencia y responsabilidades fiscales. Actividades: El proceso de recopilación de información consta de los siguientes pasos: ✓ Establecer los objetivos y alcance de la auditoría. ✓ Planificar la auditoría. ✓ Recolectar información y documentos relevantes. ✓ Llevar a cabo entrevistas y reuniones. ✓ Evaluar los controles internos. ✓ Realizar un análisis presupuestario. ✓ Documentar hallazgos y evidencias. ✓ Analizar datos y efectuar comparaciones. ✓ Preparar el informe de auditoría. Fases de la Auditoría ✓ Planificación de la auditoría. ✓ Revisión de documentos. ✓ Entrevistas. ✓ Recopilación de datos y evidencia. ✓ Análisis de procesos y procedimientos.
✓ Evaluación de recursos humanos. ✓ Revisión financiera. ✓ Identificación de hallazgos. ✓ Elaboración del informe de auditoría. ✓ Aplicación de correcciones necesarias. Calendario La actividad se planteará así: ✓ Planeación: del 01 al 15 de octubre del 2023. ✓ Instrumentación: 16 de octubre al 16 de noviembre del 2023. ✓ Fase de Examen: 20 de noviembre al 10 de diciembre del 2023. ✓ Fase de Informe: 11 de diciembre al 31 de diciembre. Representación Gráfica
4.1.4. Diagnostico preliminar con relación a la Genesis y al proceso administrativo de la organización. 4.1.4.1. Etapa planeación ¿Quién es M&E S.A.S? Es una empresa dedicada a la compra y venta de muebles y enseres de oficina. Su objetivo promocionar mobiliario de oficina que satisfaga las necesidades y requerimientos específicos de otras empresas y organizaciones. ¿Cuándo se creó M&E S.A.S? En el año 2020, se fundó la empresa M&E S.A.S, dedicada a la compra y venta de muebles y enseres de oficina. Desde entonces, la empresa ha estado trabajando en proporcionar soluciones de alta calidad para entornos de trabajo productivos. Propósito estratégico Promueve un ambiente de trabajo productivo y eficiente mediante la creación y entrega de soluciones innovadoras en el campo de muebles y accesorios de oficina. Estamos comprometidos a desarrollar productos hermosos, funcionales y de alta calidad que se adapten a las necesidades cambiantes del entorno empresarial. Nos esforzamos por ser líderes reconocidos en la industria, inspirando excelencia en diseño, sostenibilidad y servicio al cliente. Comprometidos con la innovación y la satisfacción del cliente, nos esforzamos por fomentar el éxito y la prosperidad de las empresas a las que servimos y crear un entorno de trabajo que aumente la productividad y la colaboración. Misión Nuestra misión en M&E S.A.S es brindar soluciones integrales que superen las expectativas del cliente. Estamos comprometidos a ofrecer productos diseñados y de alta
calidad adaptados a las necesidades específicas de cada cliente que promuevan un entorno de trabajo eficiente y agradable. Nos esforzamos por ser la primera opción, impulsar un crecimiento sostenible y construir relaciones de largo plazo basadas en la confianza y el compromiso con la satisfacción del cliente. En definitiva, apostamos por mejorar la calidad de vida en el entorno laboral a través de soluciones de mobiliario y complementos de oficina de alta calidad. Visión Nuestra visión como distribuidor de muebles y suministros de oficina es ser la opción líder en el mercado, sobresaliendo en calidad superior, diseño innovador y servicio al cliente. Nos esforzamos por estar a la vanguardia en la creación de lugares de trabajo inspiradores y funcionales que incorporen soluciones sostenibles y tecnológicamente avanzadas. Nos esforzamos por expandir nuestro alcance a nivel nacional e internacional y mantener una cultura organizacional basada en la integridad, la innovación y el compromiso con la satisfacción del cliente. En definitiva, esperamos convertirnos en un referente del sector, impulsar el desarrollo sostenible y mejorar la productividad y el bienestar en el lugar de trabajo. Objetivos ✓ Lanzar nuevos productos o ampliar la línea existente para ofrecer más opciones a los clientes. ✓ Optimizar los procesos operativos y la cadena de suministro para mejorar la rentabilidad de la empresa. ✓ Desarrollar estrategias de marketing para aumentar la conciencia de la marca y fortalecer la posición en la mente de los clientes.
✓ Implementar medidas para mejorar la experiencia del cliente, desde la compra hasta el servicio postventa. Estrategias ✓ Identificar segmentos de mercado específicos, como pequeñas, medianas o grandes empresas, y adapte el producto a las necesidades y presupuestos de cada segmento. ✓ Destaca con innovación en el diseño. Ofrecer muebles y accesorios de oficina funcionales y estéticamente agradables. ✓ Proporcionar servicio al cliente personalizado y consulta de diseño. Comprender las necesidades específicas de cada cliente y brindar soluciones personalizadas. ✓ Aproveche múltiples canales de ventas, incluidas tiendas físicas, comercio electrónico y representantes de ventas directas. ✓ Construir relaciones sólidas con proveedores de materiales de calidad. ✓ Desarrollar una fuerte presencia en línea a través de estrategias de marketing digital. Esto incluye un sitio web atractivo, presencia en redes sociales y estrategias de SEO para aumentar la visibilidad en línea. 4.1.4.2. Etapa de organización Propósito estratégico: diseñar e instrumentar la infraestructura para lograr un funcionamiento eficiente de la organización.
Estructura organizacional Análisis: Se identifica que la empresa no tiene una estructura organizacional, por lo que no hay roles, ni responsabilidades asignadas. Recomendaciones del auditor: Crear una estructura organizacional, que ayude a definir los roles dentro de la empresa y así mismo las responsabilidades de dicho rol División y distribución de funciones Análisis: Dado que no hay una estructura organizacional, la división y distribución de funciones es ineficiente, por ende, no existen manuales de funciones que permita a los trabajadores definir las responsabilidades que le corresponden a cada. Recomendación del auditor: realizar la creación de manuales de funciones, en donde establezca los cargos de la empresa, y las responsabilidades y funciones de cada uno de ellos, de esta manera se mejoraría el funcionamiento de la empresa. Cultura organizacional Análisis: Con la información suministrada por la empresa percibimos que cuenta con valores corporativos, sin embargo, no cuenta con políticas de ninguna índole, por lo que esto atrasa los procedimientos internos de la misma Recomendaciones del auditor: se recomienda la implementación de políticas empresariales que junto a los valores corporativos ayuden a realizar de manera mas eficiente los procedimientos internos, y se cree una buena cultura organización. 4.1.4.3. Etapa de dirección
Propósito estratégico: tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización Liderazgo El liderazgo toma un papel importante ya que es el encargado de gestionar, integrar y dar sentido de dirección, motivación y armoniza el ser con el hacer, coordinar tareas y funciones crítica. Comunicación Desempeña un papel fundamental en el proceso de auditoría, ya que es un medio esencial para transmitir información, comprender expectativas, presentar resultados y facilitar la colaboración entre el equipo de auditoría y los involucrados. Ya que Una comunicación efectiva promueve la colaboración y la participación activa de todos los involucrados en el proceso de auditoría. Motivación La motivación es una clave para el éxito en la auditoría, ya que impulsa la productividad, la satisfacción laboral y el logro de resultados de calidad. Un liderazgo efectivo puede desempeñar un papel importante en cultivar y mantener un ambiente de trabajo motivador. 4.1.4.4. Etapa de control Propósito estratégico: medir el progreso de las acciones en función del desempeño 1. Etapa 2 instrumentación
Recopilación de información La recopilación de información utilizando herramientas especialmente diseñadas es una forma proactiva y adecuada de obtener datos precisos. Sin embargo, es importante ser crítico con la fuente y la calidad de la información recopilada. La información proporcionada por los líderes organizacionales relacionada con la estructura, los valores, la misión y la visión de la empresa puede ser valiosa para comprender la cultura y los objetivos de la empresa. Sin embargo, es muy importante valorar la objetividad y exactitud de esta información, ya que el propietario puede tener un interés personal en presentar la empresa de una determinada manera. En auditorías e inspecciones, es una práctica común que el equipo auditor recopile la información restante de los registros. Sin embargo, la calidad de esta información depende en gran medida de la experiencia y capacidad del equipo de inspección. Es importante garantizar que los hallazgos y las pruebas estén documentados de manera justa y que los aspectos relevantes se registren de manera completa y precisa. Técnicas de recolección ✓ Entrevistas ✓ Revisión de documentación ✓ Revisión de archivos electrónicos ✓ Mapeo de procesos ✓ Muestreo Medición: Esta actividad se basará en los siguientes indicadores: Indicadores de Operación:
✓ Indicadores cualitativos: ✓ Gestión de recursos para la producción de bienes y servicios: El proceso de gestionar y coordinar recursos esenciales para producir los bienes y servicios que necesita la organización. Implica una planificación, asignación y seguimiento eficaces de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos para optimizar la producción y satisfacer la demanda del mercado. ✓ Promoción de la rentabilidad de los recursos productivos: Cómo maximizar la eficiencia y productividad de los recursos disponibles para aumentar la rentabilidad. Esto incluye implementar estrategias para reducir los costos operativos, mejorar la calidad del producto o servicio, optimizar los procesos de producción y buscar innovación para obtener una ventaja competitiva en el mercado. ✓ Promover el cumplimiento de las condiciones ambientales: Formas de fomentar y promover el respeto por el medio ambiente en las operaciones productivas. Esto incluye cumplir con las regulaciones ambientales, implementar prácticas sustentables, reducir los desechos, utilizar los recursos naturales de manera eficiente y desarrollar estrategias para minimizar el impacto de las operaciones de la organización en el medio ambiente.
✓ Indicadores cuantitativos: El propósito de este indicador es cuantificar la cantidad de trabajadores en toda la empresa que participan activamente en las operaciones.
✓ Indicador por empleado:
_______Ingresos______ Total, del personal 9.000.000 12
Liquidez general:
= 750.000
_____ activo corriente_____ Pasivo corriente
25.000.000 = 1,66 15.000.000
Papeles de trabajo Los documentos utilizados durante la auditoría incluirán contratos de servicio, órdenes de trabajo, entrevistas con la gerencia y los empleados, informes especiales y grabaciones narrativas. El auditor del equipo será responsable de recopilar los antecedentes necesarios para la auditoría y de resumir los eventos y detalles obtenidos durante la misma. Entrevistas FIRMA DE AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA M&E S.A.S ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 01 octubre a 31 de diciembre de 2023
NOMBRE: Sergio Andrés García Cárdenas CARGO: Gerente FECHA: 10 de octubre de 2023 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades? R/: No, la empresa no cuenta con un organigrama 2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quién cumple cada función exactamente?
R/: No, pues la empresa no cuenta con organigrama 3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal? R/: 4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación? R/: Si, ya que tenemos registros los cuales comprueban que nuestro establecimiento está apto para trabajar en las mejores condiciones 5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna? R/: Si, manejamos un sistema digital, en la cual se registra cada movimiento 6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores? R/: Si, aunque por falta de un manual de funciones no existe un orden 7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador? R/: No, no hay 8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? R/: No, no se cuentan con capacitaciones 9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados? R/: No, puesto que no hay un orden en los procedimientos 10. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias? R/: No 11. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos? R/: Si existen Elaborado Por: María José Sánchez Álvarez Fecha: 05 de octubre de 2023
FIRMA DE AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA M&E S.A.S ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 01 octubre a 31 de diciembre de 2023 NOMBRE: Juan Carlos Pérez Londoño CARGO: Asesor de ventas FECHA: 14 de octubre de 2023 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? R/: No conozco mis funciones exactas 2. ¿Cuáles son sus funciones? R/: No tengo funciones especificas 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo? R/: Al no tener funciones específicas se retrasan el trabajo 4. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? R/: 8 horas 5. ¿Es remunerada por horas extras? R/: Si 6 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? R/: Es un poco pesada la carga laboral, pues también me encargo de hacer labores de bodega 7. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? R/: Si 8. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? R/: Hay que mejorar las responsabilidades de cada cargo 9. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? R/: En ocasiones es un poco tenso 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? R/: Si, pues todo se ha hecho conforme a lo que estipula la ley ELABORADO POR: Valery Castro Prado FECHA: 14 de octubre de 2023
FIRMA DE AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA M&E S.A.S
MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO Inicio: 01 de octubre 2023 Término: 30 de octubre 2023 No.
Componente
RIESGO DE CONTROL Alto Medio Bajo
PLANIFICACION ESTRATEGICA 1 El local no cuenta con una
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La planificación que existe en la empresa es deficiente puesto que, aunque se conocen los objetivos, no se conoce las estrategias para alcanzarlos
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De la información dada por la empresa no se registra un organigrama
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No existe un manual de funciones o de procedimientos que permita a los empleados identificar sus responsabilidades
planificación estratégica debidamente elaborada, para que tanto sus trabajadores como la dueña tengan el conocimiento de sus objetivos.
ENFOQUE DE AUDITORIA
ESTRUCTURA ORGANICA 2
Se cuenta con un organigrama funcional y de procesos, donde se detallen las actividades que deben realizar
PROCESOS 3 Existe un manual de procedimientos o se está estructurando o definiendo uno con el fin de mejorar el desempeño CONTROL 4 Hay un adecuado control de los procesos y de la planeación
ELABORADO POR: María José Sánchez Álvarez FECHA: 27 de octubre de 2023
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M&E S.A.S REPORTE ESPECÍFICO PROCESO DE ADMINISTRACION PERIODO: Del 01 octubre a 31 de diciembre de 2023 PLANIFICACIÓN: En esta etapa, debemos asegurarnos de que la visión, la misión y los objetivos estén claramente articulados y serán revisados más adelante para garantizar que se logren. Si se cuenta con estrategias definidas para el cumplimiento de objetivos. La empresa tiene pocas políticas internas y se necesita difundirlas con los empleados de la empresa, además de ampliarlas. Al mismo tiempo, no documentos de respalden de estos procedimientos que describan los pasos a seguir en las operaciones del día a día. ORGANIZACIÓN: No existe un organigrama estructural que muestre que una persona tiene el control y desde allí las órdenes se transmiten a otras de forma circular. No existe una función claramente definida que deba realizar cada persona que trabaja en la empresa. Comprobamos que se superponían funciones, lo que suponía una pérdida de tiempo y de recursos humanos. Se necesitaba un manual funcional. DIRECCIÓN: Actualmente existe una falta de comunicación entre directivos y empleados sobre las decisiones que toman. Falta de creatividad e innovación para alcanzar los objetivos empresariales. CONTROL: Existe una falta de control sobre el flujo de las actividades diarias en la empresa. No existe un manual de control interno que ayude a abordar las deficiencias a medida que surgen, por lo que el nivel de control es bajo y se corre el riesgo de perjudicar los intereses de la empresa.
ELABORADO POR: María José Sánchez Álvarez FECHA: 10 de noviembre de 2023
AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA M&E S.A.S CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE Período: Del 01 octubre a 31 de diciembre de 2023
Existen deficiencias a la hora de organizar a los empleados, lo cual produce una inconformidad entre los empleados ELABORADO POR: Valery Castro Prado FECHA: 12 de noviembre de 2023
AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA M&E S.A.S CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A EMPLEADOS Período: Del 01 octubre a 31 de diciembre de 2023 Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puedo definir que existe inconformidad con las funciones y responsabilidades asignadas, pues se notó que algunos empleados realizan tareas que no son propias de su cargo ELABORADO POR: Valery Prado Castro FECHA: 12 de noviembre de 2023
Evidencias AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA M&E S.A.S HOJA DE HALLAZGOS N° 1 Período: Del 01 octubre a 31 de diciembre de 2023
Hallazgo: Inexistencia de un organigrama Condición. Al revisar la información suministrada por la empresa, se encontró que no existe una estructura organizacional. Criterio. La estructura organizacional establece la manera en que se dividen, organizan y coordinan las actividades y los recursos dentro de la empresa Causa. Mala organización por parte de la gerencia Efecto. Inconformidad y desmotivación por parte del personal. Retrasos generados por la falta de organización en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para la empresa. CONCLUSIÓN El negocio no cuenta con una organización suficiente que le permita definir responsabilidades, coordinar de manera adecuada el recurso humano y el tiempo de realización de las actividades, lo cual hace que los procesos se retrasen y haya una ineficiencia RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente ✓ Realizar un organigrama de la empresa que permita a los trabajadores organizarse y desempeñar mejor sus funciones ELABORADO POR: María José Sánchez Álvarez FECHA: 20de noviembre de 2023
AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA M&E S.A.S HOJA DE HALLAZGOS N° 2 Período: Del 01 octubre a 31 de diciembre de 2023 Hallazgo: Inexistencia de un manual de funciones y procedimientos Condición: Se ha constatado que no existe un manual de funciones y procedimientos para la empresa, el cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos propuestos y evaluar las actividades del personal. Criterio: La creación e implementación de manuales de funciones y procedimientos que contengan las responsabilidades, funciones y procedimientos que cada cargo debe asumir. Causa: La falta de control ha provocado que dentro del negocio se produzcan errores significativos que retrasen el progreso del mismo. Efecto: Información no confiable y oportuna genera inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan dentro del local. CONCLUSIÓN: Se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa a la toma de decisiones adecuadas para el negocio, ya que el mismo Ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique las actividades que deben realizarse para cada tarea. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente ✓ Diseñar un manual de funciones y procedimientos que fortalezca la Gestión Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten. ✓ La utilización y empleo de un manual facilitará el control Administrativo por parte del gerente, constituyéndose en una herramienta idónea para la realización de las actividades. ELABORADO POR: Valery Castro Prado FECHA: 20 de noviembre de 2023
AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA M&E S.A.S HOJA DE HALLAZGOS N° 3 Período: Del 01 octubre a 31 de diciembre de 2023 Hallazgo: Incumplimiento de los objetivos ecológicos. CONDICIÓN. Se ha constatado al momento de escuchar los testimonios que existe inconformidad con los vecinos, por la operación de la planta, ya que cometen infracciones ecológicas. CRITERIO. La empresa no cumple con los requisitos del cuidado del medio ambiente. CAUSA. La maquinaria no ha sido innovada, de modo que ya se considera obsoleta para los temas de biodiversidad. EFECTO. Posibles demandas por contaminación, disgusto con las personas aledañas e incumplimiento del marco normativo. CONCLUSIÓN: A la empresa no le interesa el cuidado del medio ambiente, tampoco la armonía y sana convivencia con los habitantes del sector para evitar conflictos, de modo que estos conlleven a medidas extremas por parte de las autoridades encargadas; no cumple con los objetivos pactados sobre el cuidado del medio ambiente. RECOMENDACIONES: ✓ Adecuaciones de la planta de producción. ✓ Mejora e innovación de las prácticas ambientales. ELABORADO POR: Valery Castro Prado FECHA: 20 de noviembre de 2023
AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA M&E S.A.S HOJA DE HALLAZGOS N° 4 Período: Del 01 octubre a 31 de diciembre de 2023
Hallazgo: Abandono y conformismo en el sector tecnológico. CONDICIÓN. Algunos computadores están obsoletos y a la página web se le realizo la última actualización en el año 2020. CRITERIO. Insuficiencia en la innovación de las nuevas tecnologías. CAUSA. Falta de personas especialistas en ese sector. EFECTO. Perdida de potenciales nuevos clientes y aumento de costos en reparación y mantenimiento. CONCLUSIÓN: La obsolescencia puede resultar en una pérdida de eficiencia operativa, la falta de actualización de la página web puede afectar la percepción de la empresa ante clientes potenciales y la capacidad de la organización de mantenerse en competitividad en un entorno digital en constante evolución. RECOMENDACIONES: ✓ Elaboración de políticas de seguridad. ✓ Programación de mantenimiento preventivo. ELABORADO POR: Valery Castro Prado FECHA: 20 de noviembre de 2023
4.1.4.5. Etapa de examen Matriz DOFA
4.1.4.6. Etapa de informe AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE Ocaña 31 de diciembre de 2023 Señores Comercializadora M&E S.A.S Gerente General Hemos auditado el área administrativa en el periodo correspondiente de 1 de octubre hasta el 31 de diciembre, donde se ha mostrado los respetivos avances de la auditoria que se ha realizado y las recomendaciones para mejorar las deficiencias del área. Responsabilidad de la dirección La dirección es responsable de que en los documentos dados a la sociedad auditora no haya fraude o error. Responsabilidad del auditor Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre las deficiencias encontradas en el área administrativa. Hemos llevado a cabo nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría. Dichas normas exigen que cumplamos los requerimientos de ética, así como que planifiquemos y ejecutemos la auditoría con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de incorrección material. Una auditoría conlleva la aplicación de procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los importes y la información revelada. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor. Al efectuar dichas valoraciones del riesgo, el auditor tiene
en cuenta las medidas necesarias para realizar planes de mejoramientos, con el fin de diseñar los procedimientos de auditoría que sean adecuados en función de las circunstancias. Una auditoría también incluye la evaluación de la adecuación de la misión, visión, objetivos y estrategias que la empresa lleva a cabo para su funcionamiento. Consideramos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido proporciona una base suficiente y adecuada para nuestra opinión de auditoría. Opinión En nuestra opinión, consideramos que el seguimiento que se realiza al área administrativa no es el suficiente. La buena organización en los procedimientos y funciones de una empresa es esencial para la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y el éxito a largo plazo. Una estructura organizativa clara facilita la coordinación entre departamentos, mejora la puntualidad en las entregas, impulsa la innovación y el diseño, gestiona eficientemente inventarios, reduce costos, promueve la adaptabilidad al cambio y motiva al personal. Además, contribuye a la gestión de riesgos y a la mejora continua, asegurando una posición competitiva y sostenible en el mercado. Atentamente;
Valery Castro Prado
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AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA
Valery Castro Prado Coordinadora de auditoria
Recibido y conforme, en nombre de la sociedad
Sergio García Cárdenas M&E S.A.S Sergio Andrés García Cárdenas Representante legal