INFORME FINAL N° 37, DE 2009, DE OBSERVACIONES, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA REGIONAL DE LOS RÍOS

Informe Final de Auditoría efectuada a la Municipalidad de Máfil, Región de Los Ríos.-

Fecha

18 de noviembre de 2009

N° Informe :

37109

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE LOS RIOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

REMITE INFORME FINAL N' 37, DE 2009, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES EFECTUADA A LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL, REGIÓN DE LOS RÍOS -

U.A.I. N° 842/2009 PREG: 17.003.-

VALDIVIA, 00431; . 191109

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final N' 37, de 2009, con el resultado de la auditoría practicada por funcionarios de esta Contraloría Regional, en la Municipalidad de Máfil.

Sobre el particular, corresponde que esa autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se verificarán en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de Control, SALUDA ATENTAMENTE A UD.,

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE LOS RIOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

U.A.I. N" 843/2009.PREG: 17.003,-

REMITE INFORME FINAL N° 37, DE 2009, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES EFECTUADA EN LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL, REGIÓN DE LOS RIOS -

00431:i. ia 1109

VALDIVIA,

Adjunto sírvase encontrar ejemplar del Informe Final N° 37, de 2009, debidamente aprobado, sobre la auditoria de transacciones efectuada a la Municipalidad de Máfil, contenidas en el oficio N' 4344 de este Organismo Superior de Control, a fin de que, en la primera sesión que celebre el Concejo Municipal, desde la fecha de recepción del presente oficio, se sirva ponerlo en conocimiento de ese Órgano Colegiado, entregándole copia integra del mismo.

Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría Regional, en su calidad de Secretario del Concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez (10) días de efectuada esa sesión SALUDA ATENTAMENTE A LID.,

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PREG N' 17,003/2009.-

INFORME FINAL N' 37, DE 2009, DE OBSERVACIONES, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES, EN LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL

VALDIVIA,

1 8 NOV. 2009

En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Contraloría General para el año 2009 y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N' 10.336, Orgánica de esta Institución, se efectuó una auditoria de transacciones, en la Municipalidad de Máfil, durante el periodo comprendido entre 1° de enero y el 31 de diciembre de 2008.

Objetivo

La auditoria tuvo por objeto efectuar un examen de las operaciones realizadas por el municipio en materia de transferencias de recursos al sector privado, destinados a programas sociales y subvenciones. la verificación de pagos de enteros previsionales y descuentos voluntarios, examen de expediente de gastos y de pagos de horas extraordinarias, entre otras materias.

Metodología Esta labor se desarrollo conforme con los principios, normas y procedimientos de control aprobados por este Organismo Superior de Control e incluyó, entre otros aspectos, la evaluación del control interno aplicable sobre la materia. pruebas selectivas de los documentos y de las operaciones asociadas a la transferencia de los fondos, su contabilización, registro, movimiento de fondos y otros medios técnicos que se estimaron necesarios en las circunstancias

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Universo Los fondos destinados a transferencias corrientes, al pago de enteros previsionales y descuentos voluntarios del Departamento Administración Educación Municipal, de gastos y pagos de horas extraordinarias en el año 2008 y ejecutados, alcanzaron la suma de M$ 252.269.Tabla N° 1 Universo de fiscalización Denominación Fondos de Emergencia Organizaciones Comunitarias Voluntariado Premios y Otros Examen de Gastos 21.00.000 l Pagos enteros previsionales DAEM 21.00.000 1 Pagos horas extras municipales Total

Asignación !

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Monto $ 469.136_4.190.000.8 600.000.1 771.255.25 072 640.200.34.404.11 541.437.252.268.872.-

Muestra Para efectos de la revisión, se determinó una muestra de M$ 225.501.- equivalente al 89,39% de los fondos fiscalizados.

Cabe precisar que, con carácter confidencial mediante Oficio N° 3.467, de 2009., fue puesto en conocimiento del Sr. Alcaide (S), el Preinfon-ne N° 24, de 2009, conteniendo las observaciones establecidas al término de la visita, con la finalidad que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio, procedieran, documento que fue respondido a través del Ordinario A – 278/620, de 2009.

El análisis de las observaciones formuladas en el citado Preinforme, en conjunto con los antecedentes aportados por la entidad comunal en su respuesta, determinaron lo siguiente: I.-

ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

1.1.- La municipalidad no ha dado cumplimiento a las instrucciones impartidas por este Organismo de Control mediante Oficio N' 59 463, de 2007, para el ejercicio contable 2008, existiendo un considerable atraso en el envió de los informes contables.

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En su escrito de respuesta la autoridad, señala que el municipio ha cumplido con enviar los informes contables correspondientes al año 2008, mes a mes, de acuerdo a instrucciones de esa Contraloría Regional, los cuales se encuentran recepcionados conformes, hasta el mes de abril de 2008.

Sobre el particular, corresponde señalar que si bien el municipio ha remitido los informes contables por los meses de enero hasta abril de 2008, cabe precisar, que éstos presentaban observaciones que originaron que fuera imposible su procesamiento en las bases de este Organismo de Control.

Por lo expresado corresponde mantener la observación formulada. correspondiendo que esa entidad emprenda las acciones para regularizar la deficiencia detectada, situación que será verificada conforme a las facultades de este Organismo de Control.

1.2.- El encargado de control no cuenta con un programa anual de fiscalización, no efectua controles programados o rutinarios para monitorear o reducir riesgos, no emite informes de auditoria y tampoco consta la existencia de acciones de control desarrolladas durante el año 2008.

En su respuesta la autoridad edilicia expresa. que ha establecido como prioritaria la creación de la Unidad de Control Interno a contar del año 2010, labor que será desempeñada por un profesional de manera exclusiva, previa aprobación del Concejo Municipal, lo anterior, producto de que actualmente, dicha función recae en el Administrador Municipal, quien por su recarga de trabajo, se le hace imposible realizar dichas labores.

Por otra parte, señala la autoridad, corno forma de generar un control preventivo de legalidad, sobre la confección de decretos exentos y afectos, se ha instruido a los directores y jefes de departamento, que éstos sean enviados para su revisión a la Unidad de Jurídica.

En virtud de lo expuesto, esta Contraloria General, acoge las medidas informadas, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

1.3.- La Dirección de Desarrollo Comunitario no cuenta con un sistema de información que permita identificar a los beneficiarios, fecha, monto y número de ayudas proporcionadas, evitando la entrega reiterada de beneficios a las mismas personas.

En su escrito de respuesta la autoridad señala, que se ha instruido a la Jefa (S) del departamento social, la creación de dicho sistema de información para generar un control preventivo, evitado así, la entrega reiterada de ayudas a las mismas personas_ ,o WAL IfER SCIIIAIDT N' 309 - FONO . -.)682131 - FAX 261'1201 - VALOIVIA

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En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas, cuya concreción se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

1.4.- El municipio no dispone de un reglamento destinado a regular los aportes entregados a las personas susceptibles de recibir ayuda social.

La autoridad señala, que se ha instruido a la Jefa (S) Departamento Social, la elaboración de dicho reglamento, mediante una ordenanza. con la finalidad de establecer un procedimiento normado para la entrega de ayudas a las mismas personas, la cual será sometida a la aprobación del Concejo Municipal.

En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas, cuya concreción se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

1.5,- El municipio no cuenta con un control en la ejecución de Jos proyectos financiados con cargo al presupuesto municipal, ni fiscalización posterior a !a entrega de ayuda social.

Al respecto, la autoridad comunal señala que se encuentra en proceso de redacción la Ordenanza Municipal para regular la entrega y posterior fiscalización de la subvención, la cual una vez concluida, será sometida a aprobación del Concejo Municipal, Sobre el particular, esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas, cuya concreción se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

1.6.- Las transferencias corrientes al sector privado sujeta a rendición de cuentas no son registradas en la cuenta Codigo 1210601, Deudores por Rendición de Cuenta, conforme a las normas contables impartidas por la Contraloría General.

En su escrito de respuesta, la autoridad comunal, señala que tales situaciones se han subsanado desde que la Contraloría Regional inició su proceso de fiscalización, producto de la información que fue requerida y analizada, por esa Entidad Superior de Control.

En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General, acoge las medidas informadas, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

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1.7.- La Dirección de Administración y Finanzas no ejerce un control sobre las órdenes de compras emitidas por el Departamento de Adquisiciones.

Sobre lo anterior, la autoridad señala que actualmente, las distintas solicitudes de compra de las diversas unidades del municipio, previo a su envio al departamento de adquisiciones, deben ser visadas por la Dirección de Administración y Finanzas, lo cual ha sido instruido a todo el personal de la entidad.

A lo anterior, agrega la autoridad, se habilitó el programa de órdenes de compra en el sistema CAS, lo cual permite asociarlas automáticamente al presupuesto municipal disponible, lo cual ha sido instruido a la encargada de adquisiciones, para que proceda con los nuevos procedimientos adoptados.

En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General, acoge las medidas informadas, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

1.8.- La Dirección de Administración y Finanzas, carece de un manual de funciones, de igual modo no mantiene un reglamento explícito sobre las pautas o reglas para la aprobación de las rendiciones de las subvenciones entregadas a terceros y la entidad edilicia no cuenta con una ordenanza que norme sobre Subvenciones Municipales.

En su escrito de respuesta la autoridad comunal señala que efectivamente el municipio carece de un manual de funciones, sin embargo, se encuentra en proceso la elaboración del mismo, con el objetivo de contar con ellos a partir del año 2010, previa aprobación del Concejo Municipal.

Por otra parte, la autoridad municipal informa que la carencia de un reglamento, sobre la pautas de aprobación de las rendiciones de subvenciones, en la Dirección de Administración y Finanzas, se subsanaría con la Ordenanza Municipal que se encuentra en etapa final de confección, para ser aprobada por el Concejo Municipal En virtud de lo expuesto, esta Contraloria General acoge las acciones emprendidas, cuya concreción se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

1.9.- La Dirección de Administración y Finanzas, no adopta acciones conducentes a requerir la rendición de fondos entregados a terceros y a funcionarios municipales.

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Sobre lo anterior, la autoridad señala que la Ordenanza Municipal sobre Subvenciones, que se encuentra en etapa final previa a su aprobación de parte del Concejo Municipal, contempla entre otras materias, el actuar sobre estas situaciones.

Sin perjuicio de lo anterior, señala la autoridad, se instruyó a la Dirección de Administración y Finanzas, que requiera formalmente, la rendición de cuentas a las instituciones que se encuentren en dicho estado.

Respecto a esta materia, esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas por la entidad, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

II.- EXAMEN DE TRANSFERENCIAS CORRIENTES AL SECTOR PRIVADO, Al respecto, la Ley N° 18 695, Orgánica Constitucional de Municipalidades establece en la letra a) del artículo 5, que entre otras, son atribuciones esenciales de las Municipalidades, el Ejecutar el Plan Comunal de Desarrollo y los programas necesarios para su cumplimiento. A su turno, la jurisprudencia administrativa de la Contraloría General, contenida entre otros en el dictamen N° 5 087, del año 1985, establece que las Municipalidades pueden atender necesidades de carácter social, a través de recursos específicos que el presupuesto municipal contemple para programas determinados.

Ahora bien, lo anterior debe estar acorde con las instrucciones presupuestarias para el periodo en examen, en el sentido que los gastos susceptibles de ser solventados con cargo al ítem 01 del Subtitulo 24, Transferencias Corrientes al Sector Privado, conforme al Decreto (H) N'" 854, de 2004, corresponden a aquellos aportes o subvenciones de carácter social a favor de las personas naturales, sin contraprestación reciproca de bienes y servicios 2.1.- Subvenciones otorgadas_ Durante el periodo fiscalizado el municipio otorgó subvenciones al sector privado por la suma ascendente a $ 12.790.000.-, contando dichas transferencias con acuerdo del concejo municipal.

Sobre el particular, se procedió a realizar un examen a las subvenciones registradas en las imputaciones presupuestarias código 24.01.004, Organizaciones Comunitarias, por MS 4.190.- y código 24.01.006, 1.

Voluntariado, por M$ 8600.- Anexo De determinaron las siguientes observaciones:

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a.- Se otorgaron fondos a entidades sin contar con un convenio suscrito con el municipio y decreto probatorio que establecieran los términos para la ejecución del programa o proyecto Sobre el particular, la autoridad manifiesta, que dichas situaciones en el futuro quedarán subsanadas mediante la aprobación de la Ordenanza Municipal Subvenciones, la cual será presentada al Concejo Municipal para su correspondiente aprobación durante el mes de octubre del año en curso Por lo expresado. esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas por la entidad, cuya concreción se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. b.- Se observaron comprobantes de egreso que no cuentan con la aprobación del Sr. Alcalde, Secretario Municipal, Director de Finanzas, Director de Control y Tesorero Municipal.

Sobre lo anterior, la autoridad señala, que revisados los antecedentes, todos los decretos se encuentran debidamente suscritos por los funcionarios responsables, sin perjuicio de lo anterior, se ha instruido a la Tesorera Municipal, en la eventualidad de que existan decretos que carezcan de las rúbricas de alguno de los responsables, se abstenga de recepcionar dicha documentación.

Sobre el particular, cabe señalar, que de los antecedentes analizados por este Organismo Superior de Control, se detectaron decretos de pago que carecían de las firmas de alguno de los responsables, a modo de ejemplo los decretos Nos 361, 448, 504, 505, 506, 507 y 623, todos ellos del año 2008.

En virtud de la expuesto, esta Contraloria General : acoge las medidas informadas, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. c.- Se establecieron comprobantes de egreso registrados en la contabilidad con un número que difiere con el que exhibe en forma manual.

En su escrito de respuesta la autoridad comunal señala que dicha situación fue producto de la confección manual de los respectivos decretos de pago, lo que provocó una distorsión en la numeración en el momento de ingresar esa información al sistema contable municipal CAS Chile, sin embargo, en la actualidad la confección de los respectivos decretos de pago, se generan en el referido programa contable, lo cual ha sido puesto en ejecución a partir del presente año_

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Conforme lo informado, esta Contraloría General acoge las explicaciones informadas, no obstante la materia se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. d.Se constató que al cuerpo de voluntarias de protección a la ancianidad, Hogar Beda Meneses "CUEVPRAN", receptora de una subvención mensual por $ 400.000.- (Anexo N' 2), presenta en sus rendiciones mensuales, documentos que acreditan gastos pagados con antelación a los respectivos decretos alcaldicios que otorgan las respectivas subvenciones a la mencionada entidad, aspecto que contraviene la jurisprudencia de este Organismo de Control, entre otros el Dictamen N° 11.504, del año 2003.

Al respecto, responde la autoridad, se ha instruido formalmente a la Institución, la manera correcta de rendir los aportes municipales, con el objeto de enmendar en el futuro la realización de gastos con anterioridad a su entrega.

Es dable manifestar, que la Jurisprudencia Administrativa de esta Entidad Superior de Control, ha consagrado que una entidad beneficiaria no puede imputar a la subvención que se le otorgue, gastos efectuados con anterioridad a la fecha del decreto que asi lo disponga, puesto que sólo en ese momento dicha entidad adquiere la certeza que el beneficio le ha sido concedido, atendiendo además al principio de irretroactividad que impera en el derecho administrativo, tales actas en ningún caso pueden producir efectos con anterioridad a su dictación (Aplica Dictamen N° 42.071, de 2001) Sin perjuicio de lo expuesto. esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas por la entidad, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. e.- Se determinó que a la entidad "CUEVPRAN", por medio del Decreto de Pago N° 278, de 2008. el municipio entregó un aporte ascendente a $ 600.000.-, siendo sólo rendido la suma de $ 412.281.-.

Sobre lo anterior, informa el municipio que se ha requerido a la institución la respectiva rendición de los recursos faltantes, de igual modo, se le informó la normativa vigente sobre las rendiciones, con la finalidad de evitar errores en el futuro En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General, acoge las medidas informadas, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

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f.- Se estableció que el Centro de Padres y Apoderados Escuela Alabama, a la fecha del término de la auditoria, no había rendido la subvención otorgada mediante Decreto de Pago N° 87, de fecha 25 de febrero de 2008, por un monto de $ 120.000.En su escrito de respuesta la autoridad acompaña la rendición de cuentas recibida con fecha 30 de septiembre de 2009, en la oficina de partes de esa entidad edilicia.

Por lo expresado corresponde levantar la observación formulada, no obstante la materia en comento se verificará en un futuro programa de seguimiento. g.- El Club Deportivo San Luís de ()Lineo, presenta en su rendición de fondos gastos que no son elegibles para los fines solicitados, esto es implementación deportiva, según consta en el Decreto de Pago N° 313, de fecha 14 de mayo de 2008. por un monto de $ 200.000.( Anexo N') 3 ).

Sobre lo anterior. informa el municipio que se ha requerido a la institución, el respectivo reintegro de los recursos mal ejecutados, por la institución receptora.

Al respecto, este Organismo de Control debe expresar que la respuesta de la autoridad no permite dar por superada la observación, no obstante, la materia en comento se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General. h.- Se estableció que la entidad Unión Comunal Junta de Vecinos, presentó al municipio la rendición de gastos con fecha 29 de mayo de 2009, en circunstancia que la subvención fue otorgada el día 7 de julio de 2008, según consta en Decreto de Pago N') 570, por $ 1.000 000,-, Sobre el particular, la autoridad manifiesta, que dichas situaciones en el futuro, quedarán subsanadas mediante la aprobación de la Ordenanza Municipal Subvenciones, la cual será presentada al Concejo Municipal para su correspondiente aprobación durante el mes de octubre del año en curso.

Por lo expresado, esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas por el municipio, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

WALTER SCHMIDT N' 309 - FONO 268200 - FAX. 261 -12a1 VALDIVIA

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i.- Se determinó que el Grupo Folklórico Pidey. a la fecha del término de la auditoria, no presenta rendición de fondos por la subvención otorgada mediante Decreto de Pago N° 1190, de fecha 15 de septiembre de 2008, por un monto de $ 250.000.-.

En su respuesta, la autoridad acompaña la rendición de cuentas, recibida con fecha 17 de junio de 2009, en esa oficina de partes de la entidad edilicia.

Conforme lo informado, se da por salvada la observación referida, sin perjuicio, que se verificará el cumplimiento de las mismas en futuros programas de fiscalización que desarrolle este organismo de Control. j.- Se observó que la Fundación para la Superación de la Pobreza, a la fecha del término de la auditoría, no presenta la rendición de gasto correspondiente a la entrega de subvención otorgada en los años 2007 y 2008, mediante Decreto de Pago N° 956, de fecha 13 de octubre de 2008, por un monto de $ 3.120.000.-.

En su respuesta, la autoridad comunal, señala que el aporte corresponde a dos cuotas. por concepto del convenio suscrito entre ambas partes, por los años 2007 y 2008, lo cual se concretó en la fecha antes señalada.

Al respecto. este Organismo de Control debe expresar que la respuesta de la autoridad no permite dar por superada la observación, no obstante, la materia en comento se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. k.- No se ubicaron en los archivos respectivos los decretos de pago que se indican a continuación, aspecto que impidió verificar la legalidad del gasto registrado.

Tabla N' 2 Decreto de pagos faltantes Decreto Pago N"

Monto á

607 792

74 500 117.940

793

247.049

Beneficiario

Monto Rendición

Arreglo floral reina Materiales de Mantenimiento Materiales de emergencia

Saldo

$

74.600 117.940

Total $

247.049 439.489

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE LOS RIOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN En su escrito de respuesta, la autoridad comunal, señala que durante el periodo sujeto a fiscalización, no se tomaron los debidos resguardos sobre la documentación existente, sin embargo, se ha implementado un control de parte de Tesoreria Municipal. con fa finalidad de evitar situaciones detectas por Contralori a General.

Efectuado el estudio de los antecedentes que acompaña la autoridad en su escrito de respuesta, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de la Contraloría General ha consagrado que los servicios mantendrán la obligación de rendir dichas cuentas a la Contraloría General, debiendo adoptar los resguardos contractuales o de otro tipo que garanticen un completo examen debidamente documentado de las cuentas, por lo anterior, toda dificultad al examen del Ente Contralor, podrá ser considerada corno fundamento para el correspondiente reparo de dicha cuenta, en la forma prevista en los artículos 89 de la ley N" 10.336, y 60 del decreto ley N° 1.263, de 1975. (Aplica Resolución CGR NJ"' 759, de 2003).

Por lo expresado, corresponde mantener la observación formulada, por cuanto no se acompañan los antecedentes que permitan el examen y juzgamiento de los gastos señalados.

2.2.- Deudores por Rendiciones de Cuentas Corresponde manifestar que la nómina de rendiciones de cuentas pendientes al 31 de diciembre de 2008, por subvenciones otorgadas, informada por la Directora de Administración y Finanzas (S), por medio del ordinario N° 172, de 2009, totaliza $ 1677.711-, cuyo detalle se muestra en la tabla siguiente: Tabla N° 3

Rendiciones pendientes año 2008.

Monto DecretoMonto Fecha RutRendición Pag ° Rendición Al<' S S . , 1 65 02.5 660-3 120.000.87

Institución Centro padres y apoderados escuela Alabama Grupo tolklónoa Ridey CUEVPRAN Fundación para superacion de la pobreza

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74 926.900-5

250_000.600 000.3_120 000 -

1 190 278 956

412.281 Total S

Sudo i S 120.000 250 000 187.719 3.120 000 3,677.719

Sin embargo. al confrontar la información antes mencionada con el saldo de la cuenta contable código 121,06.001, Deudores por Transferencias al Sector Privado, ella no refleja saldo alguno, toda vez que los fondos girados a entidades privadas son registrados con cargo a la cuenta código 54109, Transferencias al Sector Privado. al momento de la entrega de los recursos, aspecto que contraviene los procedimientos Contables para el Sector Municipal, contenidos en Oficio CGR 36.640 de 2007.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

Es dable señalar que en el Ordinario N° 172, de 2009. antes señalado, la Directora (S) señala que con misma fecha y mediante los Ordinarios Nos 170 y 171, de igual fecha, solicitó a las instituciones beneficiadas presentar las rendiciones de cuentas pendientes por las subvenciones municipales otorgadas.

En relación a la deuda de años anteriores por subvenciones entregadas, la Dirección de Administración y Finanzas, se sirvió informar lo siguiente: Tabla N' 4 Rendiciones pendientes al 31 de diciembre de 2007 (Detalle en Anexo N 4) Año Subvención 1

2007

Monto 6.190.000 - ,

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Sobre el particular. durante la auditoria el municipio no acreditó que acciones administrativas u otras han sido adoptadas, para requerir las rendiciones de fondos pendientes, que datan desde el año 2007_ En su escrito la autoridad, informa que el municipio ha requerido a las instituciones, las respectivas rendiciones.

Por otra parte, en su escrito de respuesta, la autoridad comunal señala que sobre el no cumplimiento de las normas contables, tales situaciones se han subsanado desde que esa Contraloría Regional, inicio su proceso de fiscalización, producto de la información que fue requerida y analizada, por esa Entidad Superior de Control.

Conforme lo informado, se mantiene la observación referida a las rendiciones de cuentas pendientes tanto del año 2007 como del 2008, hasta que se regularice la situación, lo que será verificado por este Órgano de Control en futuros programas de fiscalización.

Sobre la materia, se procedió a realizar visitas a terreno, con el objeto de verificar el cumplimiento de los fines para los cuales fueron entregados los fondos de subvenciones a las organizaciones acordadas por el Concejo Municipal, determinándose los siguientes hechos: a.- El Club Deportivo San Luis de Quineo, representado por su presidente don Guillermo Matamala Vargas, con domicilio en Fundo Quineo sur S/N, comuna de Máfil, recibió del municipio la suma de S 200.000.-, para la adquisición de implementación deportiva, sin embargo, se constató en terreno el dia 3 de julio del año en curso, que los recursos fueron destinados para la compra de ventanas de aluminio para su sede social y al pago de una factura por traslados de pasajeros con la finalidad de asistir a diversos y

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encuentros deportivos, de los cuales no se adjunta nómina de las personas que fueron transportadas.

Sobre lo anterior, informa el municipio que se ha requerido a la institución, el respectivo reintegro de los recursos mal ejecutados, por la institución receptora.

En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General, mantiene la observación formulada, mientras ella no se subsane, situación que será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

Respecto de la fundación para la superación de la pobreza, no fue ubicada su representante, toda vez que dicha institución dio término a la ejecución del proyecto suscrito con el municipio en el mes de marzo del año 2009, sin embargo, doña Alicia Bolocco Neufeld. ex - funcionaria de la fundación, en la actualidad profesional de apoyo en el Departamento de Obras de la Municipalidad de Máfil, señaló que las sumas correspondían a cuotas pendientes por los años 2007 y 2008 por $ 3.120,000,-, y que la fundación dejó de operar en la comuna por cuanto habria cumplido razonablemente con el convenio.

En su escrito de respuesta la autoridad comunal señala que el aporte corresponde a dos cuotas. por concepto del convenio suscrito entre ambas partes, por los años 2007 y 2008, lo cual se concretó en la fecha antes señalada.

Por lo expresado, corresponde mantener la observación formulada por cuanto no se acreditó la regularización de la materia señalada. c.- El Cuerpo de Bomberos de la comuna de MaflI, representado por don Víctor Bascurian Laurence, bombero voluntario, recibió fondos por un monto de $t000 000,, para la adquisición e instalación de puertas metálicas y la reparación de la sirena del cuartel general, ubicada en avenida Bernardo O'higgins N' 260, no surgiendo observaciones. d.La asociación de funcionarios municipales, representada por la secretaria doña Valesca Matus Maldonado, con domicilio en Avenida Bernardo O'higgins SIN, fue beneficiada con la suma de $ 500.000.- para la implementación de la cocina de la asociación, ubicadas en el Departamento Social, no surgiendo observaciones.

e.- El cuerpo de voluntarios de protección a la ancianidad, representada por su Directora doña Elli Molina Solis, con domicilio en calle Juan Verdager SIN, recibió durante el año 2008 fondos por $ 5 000 000.-, para el pago de consumos básicos del hogar. Al respecto la señora directora señaló que e 0 h`

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existe un convenio suscrito entre las partes por la ayuda recibida, copia se encuentra en poder del municipio, no surgiendo observaciones. f.- El jardín infantil "Las Palomitas", representado por su Directora doña Natalia Figueroa Rosas, con domicilio en calle John Kennedy S/N, recibió durante el año 2008 fondos por $ 1.600.000.-, para el pago de gastos administrativos del jardín infantil, no surgiendo observaciones.

2.3.- Ayudas Sociales En este rubro se estableció que el Departamento Social, entrega diversas ayudas sociales a la comunidad, las cuales son entregadas a los solicitantes mediante bienes o servicios, entre las que se pueden mencionar materiales de construcción, canastas familiares y medicamentos.

Otro tipo de ayuda, según lo informado en terreno por doña Ximena Vidal Chávez, Jefa del mencionado departamento, es la compra de pasajes para el traslado de los solicitantes con familiares, cuando es necesario, a centros de salud en otras ciudades o comunas.

Sobre el particular, según lo informado por la Jefa del Departamento Social, mediante Ordinario N° 130 de 1° de junio de 2009, los fondos ejecutados en el año 2008 ascendieron a la suma de $ 4.196.843_-.

En relación a esta materia, doña Ximena Vidal Chávez, señaló que el monto ejecutado se compone de $ 1.812.376.-, imputado a las asignaciones código 22.04.004 'Productos farmacéuticos", código 22.04_007 "Materiales y útiles de aseo", código 22.04.008 "Menaje para oficina, casinos y otros" y código 22.08 999 "Otros'', cifras que no fueron corroboradas por la Dirección de Administración y Finanzas, dado que no mantiene un control de asignación de recursos para este tipo de transferencias. Asimismo, señaló que se ejecutó un monto de $ 2.384,467.- por concepto del programa de navidad durante el periodo bajo fiscalización, En esta materia, se procedió a realizar una fiscalización a las ayudas sociales entregadas a los beneficiados por un monto de $ 1.812.376.-, equivalente al 43,18% del universo de 4.196.843.-, imputados a los ítem del subtítulo 22, y a las cuenta contables anteriormente señaladas, durante el período bajo examen. Por otra parte, en relación al programa de navidad, administrado por el Departamento Social, se constató que fueron imputados al ítem del mencionado Subtítulo 22, totalizando la suma de $ 2.384.467, durante el periodo fiscalizado, siendo fiscalizado el 100%, surgiendo las siguientes observaciones: 2.3.1.- Las subvenciones son registradas en el subtitulo 22, debiendo ser imputadas al subtitulo 24. Transferencias Corrientes, conforme al Decreto (H) N° 854, de 2004, y a las instrucciones impartidas por la Contraloría General en Oficio CGR N° 36.640 de 2007, Sobre Procedimientos Contables para el Sector Municipal.

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En su escrito de respuesta, la autoridad comunal, señala que sobre el no cumplimiento de las normas contables, tales situaciones se han subsanado desde que esa Contraloría Regional, inicio su proceso de fiscalización, producto de la información que fue requerida y analizada, por esa Entidad Superior de Control.

Sobre el particular, esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas por la entidad, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

2.3.2.- Se determinó que por medio del Decreto de Pago N° 50, que data del 20 de enero de 2009, el municipio pagó la factura N* 160, de doña Yasna Vargas Henriquez, ascendente a $ 1.944.610.-, por la compra de juguetes. La mencionada compra fue declarada desierta según consta en resolución de acta N' 3623-11084-L108, no siendo acreditado por medio de un decreto alcaldicio los fundamentos que llevaron a un trato directo, como tampoco se presentaron las tres cotizaciones que contempla la normativa vigente.

En su escrito de respuesta la autoridad comunal, señala que se ha instruido al Departamento de Finanzas, para que adopte las medidas necesarias con la finalidad de evitar situaciones detectas por la Contraloría General.

Respecto a esta materia, las acciones emprendidas por la autoridad comunal no permiten dar por superada la observación, por cuanto. no se acompañan los antecedentes pertinentes que llevaron a un trato directo.

2.4.- Fondos de emergencia.

En esta materia, se procedió a realizar una fiscalización a los recursos registrados en la asignación presupuestaria código 24.01.001, Fondos de Emergencia, por un monto de $ 469,136.-, equivalente al 100% del universo, determinándose que los decretos Alcaldicios que se detallan en la tabla siguiente, que registran pagos de beneficios, no cuentan con la documentación que acreditan que el beneficiario ha recibido conforme la ayuda social Tabla N° 5 Decreto pagos faltantes Decreto Nic' 792 793 795 897

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Beneficiario

Saldo $

Pago

117.940.- Sin Información 247.049.- Sin información 21.230.- Sin información 82.917.- Sin información

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En su respuesta, la autoridad comunal, señala que se ha instruido al Encargado Emergencias. para que adopte las medidas necesarias con la finalidad de evitar situaciones detectas por Contraloría General.

Respecto a esta materia, las acciones emprendidas por la autoridad comuna/ no permite dar por superada la observación, por cuanto no se acompañan los antecedentes que acreditan los beneficiarios del Fondo de Emergencia.

2 5 - Premios y otros.

En esta materia, se procedió a realizar una fiscalización a los gastos registrados en la asignación presupuestaria código 24,01,008, Premios y Otros, seleccionando una muestra de $ 1.771.255.-, equivalente al 100% del universo, determinándose que los decretos de pago que se detallan en la tabla siguiente no se encuentran en los expedientes de gastos para su examen: Tabla N° 6 Decreto palos faltantes Decret Monto o Pago

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Beneficiario

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En su respuesta, la autoridad comunal, señala que durante el periodo 2003, efectivamente no se tomaron los debidos resguardos sobre la documentación existente, sin embargo, se ha implementado un control de parte de Tesoreria Municipal, con la finalidad de evitar situaciones detectas por Contraloria General.

Respecto de esta materia, las acciones emprendidas por la autoridad comunal no permiten dar por superada la observación, por cuanto no se acompañan los antecedentes que permitan el examen y juzgamiento de los gastos observados.

111.- EXAMEN DE CUENTAS 3.1.- Honorarios a suma alzada.

Durante el periodo fiscalizado el municipio registra en el ítem presupuestario 2103001 Honorarios a Suma Alzada un total de Ont WAL TER SCH141111T N" 309 • FONO :26U00 - FAX 268201 - VALDIVIA -

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$ 14.522.523.-, de los cuales se seleccionó para su revisión una muestra aleatoria de S 3.680.000 -. equivalente al 25,34%, surgiendo las siguientes observaciones: 3.1.1.- No se acreditó que los servicios prestados fueron cumplidos conforme a los respectivos convenios y no se contó con los informes sobre las actividades desarrolladas por los prestadores de servicio.

En su respuesta, la autoridad comunal, señala que se ha instruido a todos los prestadores de servicio, la entrega de informe de actividades, el cual deberá acompañar el certificado del Jefe Directo que acredite la realización de las labores informadas, conforme al contrato respectivo, Por lo expresado corresponde mantener la observación formulada. por cuanto no se acreditó que los servicios fueron cumplidos conforme al convenio respectivo y la existencia de los informes que se observaron.

3.1.2.- Los egresos emitidos no exhiben la firma de los funcionarios municipales que autorizaron los pagos cursados, a pesar de que en ellos se indican, a lo menos cinco (05) instancias de aprobación yfo control a saber: Alcalde, Secretario Municipal, Director de Finanzas, Director de Control y Tesorero Municipal.

Sobre lo anterior, la autoridad señala, que revisados los antecedentes, todos los decretos se encuentran debidamente suscritos por los funcionarios responsables, sin perjuicio de lo anterior, se ha instruido a la Tesorera Municipal, en la eventualidad de que existan decretos que carezcan de las rúbricas de alguno de los responsables, se abstenga de recepcionar dicha documentación.

En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General, estima necesario señalar que durante la fiscalización se detectaron decretos de pago, que carecían de las firmas de algunos de los responsables. a modo de ejemplo, los decretos Nos 709. 757, 796, 799, 972, 974, 1000, 1053, 1054, 1059 y 1096, todos del ano 2008_ Sin perjuicio de lo anterior. esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas por la autoridad, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

3,1.3.- El día 11 de agosto de 2008, don Pedro Eduardo Vargas Apablaza, Director de Obras Municipales, extendió un certificado que acredita las actividades realizadas por don Tirzon Hermosilla Sanhueza en el mes de agosto de 2008, sin embargo, la Boleta de Honorarios N° 191 de fecha 31 de agosto del mismo año, en la que no exhibe la firma del profesional, fue ingresada a la oficina de partes el día 5 de septiembre de 2008 y, _::10, 01:9N ,:c i:Ligi .1,.. .;:ED 4 / A: :A4: 7, RE GO A

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por su parte el informe de actividades presentado por el prestador de servicios carece de fecha.

En su escrito de respuesta. la autoridad comunal señala que se ha instruido al Director de Obras, para que torne las medidas necesarias para evitar en el futuro las situaciones detectas, agrega, que también se ha ordenado que la Dirección de Administración y Finanzas deba cautelar que las erogaciones cuenten con los respectivos respaldos.

Po lo expresado, esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas por la autoridad, cuya concreción se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

3.1.4.- A los prestadores de servicios, se les estableció en cláusulas contractuales el cumplir el mismo horario laboral de los funcionarios municipales, sin embargo, se constató que los registros de horarios se comenzaron a utilizar a partir del mes octubre del año 2008, careciendo así de un control de la jornada de los prestadores de servicios, en la fecha anterior a ésta.

En su escrito de respuesta la autoridad comunal expresa que los funcionarios a honorarios por no poseer la calidad de funcionarios públicos, no se les exigía la firma del control de asistencia, sin perjuicio de lo anterior, se ha adoptado en la actualidad incorporar en su contrato la cláusula, sobre control horario, según lo establecido en el articulo 4' de la ley N° 18,883, inciso tercero.

Sobre el particular, esta Contraloría General estima necesario señalar que la jurisprudencia de esta entidad fiscalizadora ha consagrado que si bien las personas contratadas a honorarios no poseen la calidad de funcionarios, tienen como única norma reguladora de sus relaciones el propio convenio y carecen del derecho a la estabilidad en sus funciones (Aplica dictámenes Nos 46.558, de 2008 y 7.266, de 2005).

Asimismo ha establecido que será el propio contrato el que regulará la jornada que debera cumplir el contratado, o la forma en que éste llevará a cabo su cometido, ahora bien, los honorarios pactados constituyen la contraprestación al desempeño efectivo de las funciones asignadas en el contrato, lo que exige el acatamiento de las condiciones horarias impuestas, de modo que es procedente realizar los descuentos que correspondan por los atrasos en que incurran las personas contratadas bajo este sistema, cuando se han obligado a cumplir con una jornada determinada (Aplica dictamen 35.183 de 1998).

En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General, teniendo en consideración los antecedentes tenidos a la vista durante la visita inspectiva, precisa que efectivamente los contratos de doña lbeth Alejandra Albornoz Contreras, don Tirzon Hermosilla Sanhueza y doña Nora Hermosilla Yevenes, establecen en cláusulas contractuales el cumplir el mismo horario laboral de los funcionarios municipales 1 WALTER SCHM1DT N° 309 - FONO ..!6 ,11200 FAX 2613201 VALDIVIA -

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCION Por lo expresado, corresponde mantener la observación formulada en todas sus partes, sin perjuicio a lo indicado, esta Contraloría General acoge las acciones emprendidas por esa entidad, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

3.2.- Publicidad y difusión Respecto a la materia, se analizaron los gastos por concepto de publicidad y difusión, registrados entre enero y diciembre de 2008. El estudio se realizó sobre los gastos pagados en el periodo antes señalado, por un monto de $ 9.668 117.-, imputados al itero presupuestario 2207001 "Servicios de Publicidad", de los cuales se selecciono una muestra aleatoria de $ 3.296.364.-, equivalente af 34,10% Se constató que la entidad edilicia mantiene tres (03) contratos de publicidad y difusión con dona Genoveva Gallardo Navarro, con don Camilo López Ferrada y con la radio BioBio. Del análisis realizado se desprenden las siguientes observaciones: 3.2_1.- Los pagas de gastos de publicidad y difusión registrados en el año 2008 fueron cursados sin contar con antecedentes legales de respaldo que acrediten que los servicios contratados fueron ejecutados y recibidos conforme por un funcionario municipal designado para tal efecto por la autoridad comunal.

En su respuesta la autoridad comunal, señala que se ha instruido a los prestadores de servicio, acompañar los respectivos informes mensuales, con la finalidad de respaldar las actividades contratadas, la que deberá ser exigida por la Dirección de Administración y Finanzas.

Conforme lo informado, se da por salvada la observación referida, sin perjuicio, que se verificará el cumplimiento de las mismas en futuros programas de fiscalización que desarrolle este Organismo de Control.

311.- Se establecieron compras efectuadas por medio de trato directo, sin acreditar el municipio en un decreto alcaldicio la justificación de la medida adoptada conforme a las normas contenidas en la Ley de Compras. Asimismo, no se respalda la decisión con tres cotizaciones.

Tales hechos se observaron con ocasión de las compras pagadas por los decretos de pagos N o s. 783, 872 y 916. por $ 345.000.-, $ 1.412.466.- y $ 291.550.-, por servicios de amplificación, iluminación, entre otras; por servicios de publicación; y por entrevista televisiva "Foro Gestión Municipal'.

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En su respuesta, la autoridad comunal, señala que se ha instruido al Departamento Finanzas, para que adopte las medidas necesarias con la finalidad de evitar situaciones detectas por Contraloría General.

Por otra parte, argumenta que en la actualidad se encuentra en confección, el manual de adquisiciones que será presentado al Concejo Municipal para su correspondiente aprobación durante el mes de noviembre del ario en curso, lo que evitará dichas situaciones en el futuro.

Efectuado el estudio de los antecedentes remitidos por la entidad, es dable señalar, que los servicios públicos, en todos los casos señalados en el articulo 8" de ley 19_886, sobre trato o contratación directa, deberán acreditar la concurrencia de tal circunstancia, la que contará con las cotizaciones en los casos que señale el Reglamento, en adquisiciones de menos de 100 UTM, la cuales deberán publicarse, en las formas y plazos estipulados en la mencionada ley.

A continuación la precitada norma establece que las resoluciones fundadas que autoricen la procedencia del trato o contratación directa, deberán publicarse en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, a más tardar dentro de las 24 horas de dictadas. En igual forma y plazo deberán publicarse las resoluciones o acuerdos emanados de los organismos públicos regidos por esta ley, que autoricen la procedencia de la licitación privada.

Por lo expresado, corresponde mantener la

observación formulada.

3.3.-

Gastos de capacitación

En esta materia se procedió a realizar un examen de gastos imputados al itern presupuestario código 2211002, Curso de Capacitación, durante el período fiscalizado, que totalizaron $ 882.000.-, de los cuales se seleccionó para su revisión una muestra aleatoria de S 768.000.-, equivalente al 87,07%, surgiendo las siguientes observaciones: 3.3.1.- No se encuentra acreditada en la contabilidad los pagos por inscripción, arancel o cuota para los cursos de capacitación en que participaron los funcionarios municipales durante el año 2008.

En su respuesta, la autoridad comunal, señala que en la actualidad, se ha implementado que los decretos de pago adjunten los respaldos por este concepto, con la finalidad de evitar situaciones detectas por Contraloría General_ Respecto de esta materia, las acciones emprendidas por la autoridad del municipio no permiten dar por superada la observación, por cuanto no fueron puestos a disposición de esta Contraloría General los antecedentes que permitan examinar las erogaciones señaladas 1%

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3.3.2.- Para la participación en actividades de capacitación se otorgaron anticipos sujetos a rendición por $ 250.000.-, (Anexo 5), fondos que a la fecha de la presente visita no han sido rendidos. Asimismo, se estableció que los referidos anticipos fueron imputados al ítem presupuestario código 22.08.007, Pasajes, fletes y bodegaje, debiendo ser registrado en la cuenta código 11403.000, Anticipos a rendir cuenta, conforme a las normas contables impartidas por la Contra loria General de la República.

Sobre lo anterior, informa el municipio que se ha requerido a los involucrados, la respectiva rendición de los recursos entregados.

Por lo expresado, corresponde mantener la observación formulada por cuanto no se acredita la rendición de los fondos mencionados, no obstante, la materia sera verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

3.3.3.- Se estableció que durante los días 28 y 29 de julio de 2008 participaron el Alcalde y cuatro (04) concejales en el "2`` Seminario de Gestión Integral de los Gobiernos Locales' organizado por la Municipalidad de Providencia y realizado en la ciudad de Santiago, según consta en el Decreto de Pago 628, de fecha 23 de julio de 2008, por concepto de pago de inscripción por un monto de $150.000.Por otra parte, se otorgó un anticipo de $ 481.770.- para viáticos y un anticipo de $ 200.000.- para la compra de pasajes, según consta en los respectivos decretos de pago (Anexo 5).

Sobre el particular, fa jurisprudencia administrativa de la Contraloría General, contenida entre otros, en !os dictámenes N I' 45.525 de 1998 y N° 41.163 de 1997, señala que a los concejales se les puede otorgar un anticipo de fondos, si existe la disponibilidad presupuestaria, cuando a éstos se le encomiende un cometido determinado en representación del municipio o del concejo, y sus condiciones económicas sean insuficientes para poder financiar con su peculio los gastos que su cumplimiento le demande. Sin perjuicio de lo anterior. en todo caso, el concejal estará obligado a rendir cuentas a fin de acreditar los gastos que efectivamente hizo, y, si es del caso, a devolver los excedentes, conforme artículo 77 de Ley N° 18.695, recordándose que los concejales en materia de responsabilidad civil y penal, se rigen por las mismas normas aplicables a los funcionarios municipales.

Sin embargo, se constató que sólo participaron del citado Seminario cuatro (04) personeros, según lo señalado por don Tarcisio Rosas Varas, Asesor de capacitación de la Municipalidad de Providencia, mediante correo electrónico con fecha 28 de junio de 2008, lo que generó un exceso de pago por un monto total de $ 166.354,- (Inscripción, viático y anticipo a rendir (Anexo N° 5).

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Sobre lo anterior. informa el municipio que se ha requerido a los involucrados, la respectiva rendición de los recursos entregados como anticipo a rendir_ Por otra parte, sobre la eventual inasistencia de un concejal al seminario en la ciudad de Santiago, la entidad se sirvió acompañar el respectivo certificado y diploma, al seminario organizado por la Municipalidad de Providencia.

En virtud de lo expuesto, esta Contraioria General, acoge las acciones emprendidas por la entidad, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

Sin perjuicio de lo anterior, se debe señalar que. la ley r■r" 20.237, publicada en el Diario Oficial de 24 de diciembre de 2007, sustituyó el inciso final del articulo 88 de la ley N"' 18.695. disponiendo – en lo concerniente a gastos de alimentación y alojamiento de los concejales que desempeñen cometidos en representación del municipio – que tales fondos no están sujetos a rendición.

Cabe agregar que hasta la dictación de la referida ley N° 20.237, a los concejales se les podían otorgar viáticos o anticipos para realizar actividades en representación del municipio, debiendo rendir cuenta de los fondos, con la documentación de respaldo pertinente, siendo procedente devolver los excedentes. Si los concejales incurrían en mayores gastos que el mencionado tope máximo, por concepto de alojamiento y alimentación, debían solventarlo con sus propios recursos, ya que sólo tenían derecho a gastos de reembolso o fondos a rendir, por concepto de viático. en una cantidad no superior a la que corresponde al alcalde de la respectiva municipalidad.

Sin perjuicio de lo expresado, es menester consignar que, como lo ha señalado la jurisprudencia de esta Entidad de Control, contenida entre otros en el dictamen N' 17.827, de 2006, respecto de gastos en que incurran los concejales derivados del desplazamiento necesario para actuar válidamente en representación del concejo, o de la municipalidad – tales como pasajes u otros análogos deben serles reembolsados, a fin de evitar un enriquecimiento sin causa en favor del municipio.

Lo anterior. siempre que la municipalidad cuente con recursos presupuestarios para esos fines y entendiéndose que éstos se dan válidamente siempre que el concejal realice actividades autorizadas o ratificadas por la corporación; que exista acuerdo del concejo autorizándolo en ese sentido; tratándose de actos oficiales de la municipalidad y cuando el alcalde le encomiende un cometido determinado, u otros análogos, no siendo procedente este reembolso por actuaciones realizadas en otras circunstancias, como las ejecutadas por propia iniciativa.

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IV ENTEROS PREVISIONALES Y OTRAS RETENCIONES DE REMUNERACIONES EFECTUADAS POR EL DAEM Respecto a la materia, se revisó el pago de las cotizaciones previsionales del periodo comprendido entre los meses de marzo 2008 a mayo de 2009, del Departamento Educación de la Municipalidad de Máfil, período siguiente al revisado con anterioridad por esta Entidad de Control y que dio origen al Informe Final N' 1, de 2008, y como consecuencia, a la formulación del Reparo N° :34919, de 2008, por pago de intereses, multas y recargos por pagos fuera de plazo y a la correspondiente denuncia en la Fiscalía Local de Los Lagos del Ministerio Público, la cual fue presentada con fecha 21 de abril de 2009.

4.1.- Declaración y Pago de Enteros Previsionales

Del estudio realizado, se constató que el Departamento Educación de la Municipalidad de Máfil, retuvo a sus funcionarios cotizaciones previsionales por un monto de $ 200.324.404.- de los cuales, un monto de $ 47,286.068,-, equivalente al 23,60% de la cantidad total bajo fiscalización, se encuentran impagas en las entidades administradoras de fondo de pensiones, cuyo detalle se presenta a continuación.

Tabla N° 7 Cotizaciones A.F.P, impagas en periodo fiscalizado Afio

Mes

De uda ----.

Monto a declarar $

pagado $ 4.859.153

7.772.812 7.841.494 1914.536

Octubre

2008

12.631 965

Monto

$

Noviembre

2008

13.152.065

5.310.571

Diciembre

2008

14.200.285

10.285.749

Enero

2009

14 292 206

12.816.247

1.475 959

Febrero Mano Abril Mayo Totales

2009 2009 2009 2009

14.277.264 14.597.237 14.692.591 14.816.277

10479.194 10 762.091 5 415.849 5 444.968

3.798.070 3.835.146 9.276.742 9 371 309 47.286.068

Es dable señalar que las cotizaciones adeudas corresponden al departamento de educación, deuda que, de acuerdo al informe presentado por el Director del DAEIV1 ascendería a $ 271.031.960.-, cuyo monto se relaciona con imposiciones impagas desde el año 2004, la cual se presenta a continuación.

Tabla N° 8 Cotizaciones impagas informadas por DAEM [Ano 2004 2005 2006

Hábitat

Provida

26.255.342

3.101.765 64.779 2,730 460

Plan Vital ing Capital 5 015 178 1.546.028

Cuprum

ACHS

544 2 834 457 2.202

Total -

36.634 829 64.779 7.110.945 •

WALTER SCI4MIDT N" 309 FONO' 268200 • FAX 218201 - VALOIVIA

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ORIGINAL

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCION

Tabla N° 8 Cotizaciones impagas informadas por DAEM (Continuación)

Año

Hábitat

Provida

Ing Capital

Plan Vital

Cuprum

ACHS

Total

2008

66.400.713

27.739.469

4.971.486

6 699 893

28.321 309

9 109.695

143 242 565

2008

30.018.904

7.889.621

1.375.685

3.105 020

7.883 934

6.304 457

56 577 621

12.968.377

15.240.170

2009

11.433 880

6.483 798

Totales

134.118.839

48.009.892

398 256

6.119 578 I 42,324.821

2.965 709

27.401.221

18,379.881

271.031.980 ..■••■•1-

Por otra parte, se solicitó a la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Máfil que realizara una circularización de saldos a todas las entidades administradoras de fondos de pensiones y de salud en las que se encuentran afiliados sus funcionarios, para cotejar la deuda vigente. De las respuestas de las entidades confirmadas se pudo constatar que la deuda asciende a un monto de $ 229 862 176.- la cual se detalla a continuación.

Tabla N' 9 Circulaezación a entidades previsionales.

(Información al 30.04 2009) Ario Toral

Hábitat

Provida Plan Vital lag Capital Cuprurn

142 384 651 45 783 099

Sil

811

Sil

INP

ACHS

Total

15.579.900 26.114.626 229 862.176

Total Informado por instituciones 229.862.178

Sobre lo anterior, la autoridad informa que

sobre el periodo sujeto a fiscalización, han declarado el total de las cotizaciones, agrega que sobre el monto adeudado han pagado el 58% de las cotizaciones pendientes. Por otra parte, manifiesta la autoridad que con el objetivo de resolver definitivamente la situación observada, a partir del ano 2010, se ha incorporado en el Plan Anual de Desarrollo Educación Municipal (PADEM), un plan de ajuste a los costos operativos de dicho departamento, situación que permitirá un rebaja estimada de M$90.000.Agrega además, que se dispondrán las medidas necesarias tendientes, para regularizar la deuda por concepto de cotizaciones, mediante la solicitud de adelanto de subvenciones, lo cual permitirá pagar el saldo insoluto de la deuda.

Atendido los antecedentes remitidos, esta Contraloría General acoge las acciones adoptadas por ese municipio, las que serán verificadas en futuros programas de fiscalización que desarrolle este Órgano de Control.

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WALTER SCHMIDT N' 309 - FONO 288200 - FAX 268201 - VALDIVIA

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RIOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

4.2.- Intereses por Mora

Del examen practicado al periodo fiscalizado, se pudo observar que el Departamento Educación de la Municipalidad de Máfil ha pagado un monto de S 5.056.351.-, por concepto de intereses, multas y/o recargos por el pago fuera de plazo de los enteros previsionales, los cuales se presentan a continuación.

Tabla N° 10 Pago de cotizaciones fuera de plazo

r '

Mes

Año

Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Total $

2008 2008 2009 2009 2009

Interés $ 23.826 539.767 795.080 439.224 293.075

Gastos Cobranzas $ 1.679 1.679 298.440 127.976 2.535.605

Tata' $ 25.505 541 446 1.093.520 567.200 2.828.680 5.056.351

Sobre el particular, en su escrito de respuesta la autoridad administrativa nada expresa, por lo que corresponde mantener la observación en todas sus partes, sin perjuicio de fas acciones legales que esta Contraloria General resuelva en cumplimiento de las disposiciones legales.

4.3.- Descuentos por convenio El Departamento de Administración de Educación Municipal, mantiene convenios con instituciones financieras, comerciales, cooperativas de ahorro y aseguradoras, mediante los cuales los funcionarios contraen obligaciones con estas entidades, las que son retenidas de sus remuneraciones en forma mensual.

Sobre esta situación, se estableció que se adeudan saldos a este tipo de instituciones, aun cuando se han realizado las retenciones respectivas a los funcionarios. La deuda por este concepto totaliza $110.883.703,-, la que proviene desde el año 2005 a mayo de 2009 cuyo detalle se muestra a continuación.

Tabla N c 11

Descuentos por convenio impagos Año 1105 2005

20 2008

Caja La Araucana Caja Les Andes 315.823 1 342 700 50.880.415

Total $ 393.823

-

1.342 700

- 50 880 415

WALTER SC.1110.11DT N' 309 - FONO 268200 - FAX 268201 -VALDIVLA

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Tabla N° 11 Descuentos por convenio impagos (Continuación) Año

Caja La Araucana Caja Los Andas

2006

43.620 511 6.737 379

2009 Totales $ •••■■■•

104,974.8213

Total $

5 9136 875 49 529 386 -

8 737 379

5.906.675 110.863:103

••■■•••..-

En su escrito de respuesta la autoridad comunal nada expresa, por tanto corresponde mantener la observación en todas sus partes.

Sin perjuicio de lo anterior, y a mayor abundarniento, es dable señalar que producto del origen del Informe Final N° 1, de 2008, de esta Entidad de Control, se realizó la correspondiente denuncia en la Fiscalia Local de Los Lagos del Ministerio Público (causa RUC N' 0900375436 - 4), respecto de los montos retenidos y no enterados hasta el periodo febrero 2008.

V.- OTRAS OBSERVACIONES. 5.1.- Horas Extraordinarias La norma vigente que regula el trabajo extraordinario, contemplada en la Ley N" 18.883, artículo 63 y siguientes y artículo 97 letra e), así como la jurisprudencia administrativa de esta Contraloría General, contenida en los dictámenes N°s 9.505, de 1997: 16.618, de 2004 y 6.720, de 2005, entre otros., establece que los trabajos extraordinarios proceden y otorgan los derechos – pagos o compensaciones con descanso complementario – cuando concurren tres (03) requisitos copulativos esenciales que son: a).- Que la entidad tenga la necesidad de efectuar tareas impostergables, b) Que sean ordenadas previamente por la autoridad competente y, c) Que las labores se realicen a continuación de la jornada ordinaria, de noche o en sábados, domingos o festivos.

Al respecto, se practicó un examen por el periodo comprendido entre enero a diciembre de 2008, determinando que se pagó un monto de $ 11.841.437.- por concepto de horas extraordinarias, del cual se procedió a seleccionar una muestra para su revisión por un monto $ 2.401.405_-, equivalente al 20,28% del universo.

De la revisión practicada se advirtió que un importante número de funcionarios percibió remuneraciones, por concepto de horas extraordinarias, en exceso durante los meses de septiembre y octubre de 2008, aún cuando estas tareas extraordinarias fueron solicitadas y autorizadas por la autoridad respectiva, pues al revisar el libro de asistencia para acreditar la efectividad de las horas realizadas. se constató que éstas no fueron ejecutadas, sin embargo, de igual

WALTER S C H-MIDT N° 309 FONO' 268200 - FAX 265201 - VAL DMA

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CONTRALOR1A GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

manera se pagaron las horas autorizadas. El monto pagado indebidamente alcanza la suma de $ 1.045.260.-, cuyo detalle se muestra en el Anexo N(' 7.En relación a lo anteriormente expuesto, se agrega que la entidad edilicia no ha establecido los controles respectivos para velar por el cumplimiento de la jornada de trabajo, producto que no se ha acreditado mediante el o los sistemas de control de asistencia, que la autoridad adopta, como forma de fiscalizar, la asistencia de los funcionarios a sus labores. (Aplica dictámenes N''s 39 943. de 2308 y 29.928, de 2005, de la Contraloria General) Por otra parte, se advirtió que los decretos alcaldicios que programaron los trabajos extraordinarios durante el periodo septiembre y octubre de 2008 a funcionarios de esa Municipalidad, fueron dictados con efecto retroactivo, como se muestra en la tabla siguiente.

Tabla N' 12

Decretos autorización horas extras periodo septiembre y octubre 2008 Decreto Exento 1581

Fecha

Programa Horas Decreto Extraordinarias Exento

10/09/08 1 Septiembre Septiembre 09/09108 1574 Septiembre 09/09/08 1574 Septiembre 1513 I 01/09/08 11/09/08Septiembre 1588 04/09/08 - Septiembre_ 1526 04/09/08 -1 Septiembre 1526 Septiembre 18/09/08 1430 10/09/08 Septiembre 1584 Septiembre 10/09/08 1584 Septiembre 10109/08 1584 Septiembre 11109/08 1587 11109/08 1586 Septiembre

7

1848 1862 1858 1603 1860

Fecha 14/10108

15/10/08 15/10/08 15/09/08

1858 1855

15/10/08 15/10/08 15/10/08 15/10/08

1859

15/10/08

1855 1857 1850

15110t08 15/10/08 1510/08

Programa HoraS1 Extraordinarias

octubre octubre octubre octubre octubre octubre octubre octubre octubre octubre octubre octubre

En relación a lo anterior; a través del dictamen N' 9.505, de 1997, este Organismo de Control precisó que los trabajos extraordinarios deben ser autorizados en forma previa a su ejecución, individualizando al personal que las desarrollará. salvo cuando se trate de situaciones de emergencia, en que deben asumirse labores urgentes e impostergables, en cuyo caso, su regularización debe efectuarse en forma oportuna Por otra parte, corresponde señalar que los actos administrativos, en general, no pueden tener efecto retroactivo, salvo norma legal expresa que permita que aquellos rijan desde una fecha anterior a la de su dictación. (Aplica dictamen N' 45.749, de 1999, de la Contraloría General de la República) En su escrito de respuesta la autoridad comunal señala que se han de iniciar los procedimientos administrativos necesarios para solicitar el reintegro de los dineros, producto de que se estaría produciendo un detrimento patrimonial municipal. c7:111-,27'.4 o

WALTER SCHMIDT N" 309 - FONO 258200 - FAX . 268'2131– VAL EWA

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CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RIOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

Sin perjuicio de lo señalado por la autoridad, corresponde que esa Municipalidad requiera los reintegros respectivos o descuentos, dentro del plazo de 10 dias y en caso de no subsanarse, se deberán iniciar las acciones judiciales correspondientes, remitiendo a esta Entidad de Control la documentación pertinente que acredite el cumplimiento de lo señalado.

5.1.1.-Sobre registro de trabajos extraordinarios.

La Municipalidad, para comprobar el tiempo destinado al trabajo extraordinario realizado por los funcionarios a quienes se les ha ordenado su realización, utiliza un libro de asistencia. Al respecto, se realizaron pruebas de validación, demostrando que el sistema que se utiliza para comprobar la ejecución de los trabajos realizados en esa jornada no es confiable, por cuanto, la información registrada de forma manual en el respectivo libro de asistencia, no identifica con claridad y precisión las horas extraordinarias desarrolladas por los funcionarios_ En su escrito de respuesta la autoridad comunal, manifiesta que efectivamente al carecer de un manual de procedimientos en el municipio, son susceptibles a este tipo de irregularidades, y agrega que, en la actualidad se está confeccionando un re g lamento interno con la finalidad de establecer las normas a seguir respecto de su autorización, control y pago de las mismas.

Sobre el particular, esta Contraloría General acoge las acciones informadas, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

5.1.2.- Pago de horas extraordinarias.

La entidad edilicia, durante el periodo de enero a diciembre de 2008, ha pagado las horas extraordinarias en conjunto con las remuneraciones del mes en que éstas corresponde que se realicen, lo que coi-lleva a que se paguen en forma anticipada horas extraordinarias que aún no se han cumplido, esto es, las comprendidas entre la fecha de determinación de las remuneraciones y el término del respectivo mes, Lo anterior implica que se paguen horas extraordinarias autorizadas, sin tener la certeza de que se realicen, criterio que se mantiene hasta el cierre de la presente auditoría y, como tampoco existe un proceso de control a los registros de asistencia, según lo señalado en el punto 1.1. anterior, en el periodo inmediatamente siguiente al pago, no se realiza un ajuste producto de las horas no realizadas y pagadas anticipadamente..

En relación a lo anterior, cabe señalar que tal situación, lesiona lo establecido en el artículo 96 de la Ley N' 18,883, sobre Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, que señala que no podrá

WALTER SCHMIDT N' 3Z9 - FONO. 2158200 •- FAX 268201 - VALI:114'1A •••

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anticiparse la remuneración de un empleado por causa alguna, ni siquiera en parcialidades, como tampoco ningún servidor puede percibir remuneraciones por labores no realizadas, salvo causa legal que lo permita, como feriados, permisos con goce de remuneraciones, licencias médicas, etc.

La autoridad señala que con la puesta en marcha de este reglamento, se evitarán en lo sucesivo las situaciones detectas por Contraloría General.

En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General acoge las medidas informadas, cuya concreción se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

5 2 - Ingresos por Percibir Se observó que en el presupuesto del año 2008 aprobado mediante Decreto Exento N° 10 de fecha 7 de enero de 2008, se estimó un monto por M$ 29.850.-, en la imputación presupuestaria código 12.10_000 `Ingresos por percibir". La misma situación se presenta en el presupuesto del año 2009, el que además, no se encuentra sancionado mediante decreto alcaldicio, sin embargo, consta el acuerdo del Concejo Municipal de sesión ordinaria N' 179 de fecha 10 de noviembre de 2008, en que la asignación presupuestaria anteriormente señalada, presenta un monto de $ 31.000.000,Al respecto mediante Ordinario N° 09 de fecha 5 de junio de 2009, doña Eliana Bilbao Steiniger, Encargada de Rentas de la entidad edilicia y don Sandro Bilbao González, Director de Tránsito, mediante Ordinario N° 355. de fecha 05 de junio de 2009, señalaron que dicha imputación presupuestaria se compone de derechos por cobrar por concepto de patentes municipales, regulado por el articulo 23, aseo domiciliario según lo establece el artículo 7 y de permisos de circulación segun lo establecido en el articulo 12, del Decreto Ley N° 3.063 de 1979, sobre Rentas Municipales, respectivamente, las cuales se presentan en la siguiente tabla, Anexo N' s 7.

Tabla N° 13

Derechos por Cobrar según Departamento de Rentas y Direccion de Tránsito (Saldo al 31.12.2008)

r

Patente Municipal $ 15.653.734

Aseo Permisos de Total Domiciliario $ 1 Circulación $31.12.2008 4.272,085 _

1

13.713.772

_

34.703.444

En relación a los Ingresos pendientes de recaudación, el municipio no acreditó las acciones administrativas u otras emprendidas para requerir las sumas antes señaladas, que datan desde el año 1982.

En relación a estas materias, la autoridad acompaña en su respuesta, la instrucción a los departamentos de rentas y trán 0.0 WALTER SCEIMID7 N' 309 - FONO . 268200 - FAX: 268201 - VALONIA

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CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RIOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

respectivamente, para que realicen los ajustes de los valores observados, la cual previamente deberá contar con los respaldados respectivos. Por otro lado, agrega que dicha situación, ha generado una información errónea en el presupuesto vigente, entre los ingresos reales y estimados, lo que ha conllevado a un déficit presupuestario.

Sobre el particular, esta Contraloría General acepta las explicaciones informadas, sin perjuicio de lo anterior, la materia se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

5.3.- Informes contables A la fecha de término de la auditoria, esto es el día 10 de julio de 2009. el municipio no ha confeccionado los informes contables mensuales del ejercicio presupuestario 2008 y de los meses enero a mayo de 2009, de igual manera no ha presentando tos informes de apertura del presente año presupuestario. Por otra parte no se ha remitido a este Organismo de Control el Presupuesto inicial Municipal para el periodo presupuestario año 2009.

Dichas observaciones han sido puestas en conocimientos en reiteradas oportunidades por este Organismo de Control a la entidad edilicia, lo cual se presenta a continuación.

Tabla N° 14 Oficios solicitud Información N° Oficio Fecha 2.760 09-10-2008 2.902 128-10-2008 3.354 24-11-20138 3.371 25-11-2008 3.563 10-12-2008 3.610 12-12-2008 240 23-01-2009 888 19-03-2009 983 30-03-2009 1.431 29-04-2009 2.269 -24-06-2009 i 2.418 06-07-2009 ,

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Materia Periodo información Remisión de informes contables '' semestre año 2008 Remisión de informes contables 1' semestre año 2008 Remisión informe saldos iniciates año 2008 Remisión de informes contables enero - octubre 2008 Remisión de informes contables noviembre 2008 Reitera remisión informes contables / enero - octubre 2008 Concede plazo remisión informes contablesenero - diciembre 2005 _ Observación sobre informes contables enero - abnl 2008 Solicita corrección sobre saldos iniciales año 2008 Refiera solicitud sobre corrección sobre saldos iniciales arlo 2008 Remisión de informes contables ' enero - junio 2008 Remisión de Informes contables enero - junio 2008

Lo expresado contraviene las normas del Sistema de Contabilidad General de La Nación aprobadas a través de los Oficios N' 60.820, de 2005, Nos. 36.310 y 36.640, de 2007 y 60.921, de 2008, todos de esta Contraloría General, las cuales establecen las normas y definición de procedimientos contables básicos para el registro de las transacciones por parte de los servicios e instituciones que integran la Administración del Estado y las instrucciones al sector Municipal sobre el ejercicio contable año 2009, las cuales son de aplicación obligatoria para los referidos Órganos.

En su escrito de respuesta la autoridad, señala que el municipio ha cumplido con enviar los informes contables

WALTER SGHMIDT N' 309 - FONO 258200 FAX . 258201 .- VALDIW,

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE LOS RIOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

correspondientes al año 2008, mes a mes, de acuerdo a instrucciones de esa Contraloría Regional, los cuales se encuentran ya recepcionado conforme, hasta el mes de abril de 2008.

Por otra parte, señala que con fecha 03 de septiembre de 2009, mediante Ordinario N" A-201-470, fue recepcionado conforme por ese órgano Contralor, el presupuesto por el período 2009.

En virtud de lo expuesto, es necesario señalar que si bien el municipio ha remitido los informes contables por el periodo 2008, cabe precisar que, aquellos presentaban errores que hacían imposible su procesamiento en el sistema de Contabilidad General de la Nación que conforme al art. 98' de la Constitución Política corresponde llevar a este Organismo de Control y por tanto han debido ser devueltos reiteradamente a ese municipio.

Por lo expresado, corresponde mantener la observación formulada, sin perjuicio que esa entidad debe implementar las acciones que eviten la ocurrencia de los hechos detectados, cuya concreción será verificada en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control, sin perjuicio de otras acciones que esta Entidad emprenda en uso de sus atribuciones legales.

Por otra parte, se solicitaron los informes de avance de ejecución presupuestaria trimestrales del año 2008 y 2009, que debe preparar el Director de Control según lo establece el articulo 29 letra d) de la Ley 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades, estableciéndose que a la fecha de la visita no habían sido confeccionados.

En su escrito de respuesta la autoridad comunal nada expresa, por tanto corresponde mantener la observación en todas sus partes.

VI.- CONCLUSIONES La entidad edilicia ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar parte de las observaciones planteadas en el preinforme de observaciones N' 24 de 2009.

No obstante, se mantienen algunas situaciones respecto de las cuales se deberán adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que rigen la materia, las que deberán considerar, en especial, las siguientes: 1

Adoptar las acciones conducentes a regularizar las observaciones que se señalan en el cuerpo del presente informe.

WALTER SCIIMIIDT N' 309 FONO' 26.92D0 - FAX 268201 - VALDFVIA

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RIOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCION

2.Implementar adecuados controles internos sobre los fondos destinados a transferencias corrientes.

Dar estricto cumplimiento a las 3.instrucciones impartidas por la Contraloría General en Oficio CGR N° 36 640 de 2007, sobre Procedimientos Contables para el Sector Municipal.

4.En relación a los enteros previsionales impagos adoptar las acciones que correspondan para su regularización en el más breve plazo.

5 - Dar estricto cumplimiento a las normas contenidas en la Ley N" 19.886, en los procesos de licitación que realice la entidad edilicia_ 6.- Efectuar las acciones administrativas conducentes para obtener las rendiciones de los recursos, por concepto de anticipos a terceros.

7,- Respecto de los decretos de pagos observados, por no ser presentados para su examen y que no fueron subsanados en la respuesta, se procederá conforme a las normas legales vigentes.

En relación con las rendiciones de 8.fondos pendientes, corresponde que esa autoridad disponga las medidas conducentes a obtener la rendición respectiva o el reintegro de los recursos según proceda.

9.Sobre los pagos de intereses por mora se formulará el correspondiente reparo ante el Tribunal de Cuentas, para determinar la presunta responsabilidad civil por el daño causado al patrimonio municipal.

10.Respecto de los descuentos por convenios impagos la entidad debe regularizado en un plazo prudencial, sin perjuicio de las acciones que este Organismo de Control resuelva conforme a las normas legales vigentes.

11.- Se deberán iniciar los procesos disciplinarios correspondientes en orden a determinar las responsabilidades administrativas que dicen relación con los hechos que señalan, debiendo remitir a esta Contraloría General copia del decreto alcaldicio que dispone la sustanciación de los referidos procesos, dentro del plazo de cinco (05) días de la recepción del presente informe:

WALTER SCHMIDT N' 309 • FONO 268200 - FAX 268201 - VALDiviA -

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CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN a.- Ausencia de decretos de pagos y sus respectivos respaldos; b.- Pago de honorarios a suma alzada sin la recepción del informe sobre las actividades desarrollados por los prestadores de servicios, contemplados en los respectivos convenios, durante el período sujeto a examen; y Inobservancia de las normas c.contempladas en la letra d) del artículo 29, de la Ley 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.

Todo lo anterior, será debidamente validado en una visita de seguimiento que, de acuerdo con las políticas institucionales de esta Entidad Fiscalizadora. realizará próximamente, en orden de verificar que se hayan implementado las medidas correctivas necesarias para subsanar las situaciones descritas.

SALUDA ATENTAMENTE A UD.,

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WALTER SCHMIDT N' 309 - FONO 268200 . FAX. 268201 - VALDIVIA

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

ANEXO N° 1 Muestra transferencias a Subvenciones (Continuación)

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ORIGINAL

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

ANEXO N° 2 Aportes mensuales a CUEVPRAN Decreto Pago N° Monto $ 400_000 30 122 400_000 400.000 149 278 600 000 441 400.000 578 400 000 400 000 685 751 400.000 400.000 786 986 400.000 894 400.000 400.000 1095 Totales 5.000 000

Beneficiario Monto Rendición $ Diferencia $ 400 000 CUEVPRAN O o CUEVPRAN 400 000 CUEVPRAN 400 000 o CUEVPRAN 412.281 187-719 O 400.000 CUEVPRAN CUEVPRAN 400.000 CUEVPRAN 400 000 CUEVPRAN 400.000 CUEVPRAN 0 400.000 400.000 CUEVPRAN 400 000 CUEVPRAN CUEVPRAN 400.000 O 4 812.291 187 719

Decreto de Pago N° 122, de fecha 10 de marzo de 2008, rendiciones que incluyen documentos de pago con fecha anterior a la transferencia de los recursos.

Cuerpo de Voluntarias Protección a la Ancianidad Hogar Beda Meneses "CUEVPRAN" Factura Monto $ Proveedores Fecha N° 524840 41.077 Comercial Bigger 17/02/2008 17102)2008 48.609 Comercial Bigger 524839 49 475 Comercial Bigger 17/02/2008 524838 29i02/2008 15700 70.900 Farmacia Prat 29/0212008 539639 1.880 Cornemial Bigger

Decreto de Pago N° 149 de fecha 24 de marzo de 2008, rendiciones que incluyen documentos de pago con fecha anterior a la transferencia de los recursos Cuerpo de Voluntarias Protección a la Ancianidad Hogar Beda Meneses "CUEVPRAN" Factura Fecha Monto $ Proveedores N' 531132 10/0312008 29.591 Comercial Bigger 2910212008 45.541 529635 Come rcial Bigger

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RIOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCION

ANEXO N° 3 Rendición de gasto difiere en objetivo con convenio suscrito entre el Municipio y la Institución.

Club Deportivo San Luis de Quineo Factura ' Fecha 111`.

21/12/2008 98 18/12/2008 443

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120.000 Juana MIllind Peña 80 000 Osvaldo Gutiérrez

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORA REGIONAL DE LOS REOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN ANEXO N° 4 Rendición pendiente por subvenciones otorgadas en año 2007 o

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ANEXO N° 5 Anticipo de fondos a rendir Capacitación Beneficiario Monto $ 10 000 Argelino Leal Rios 10 000 Claudio Sepúlveda Miranda 10.000 Eduardo Hunter Abarzúa

Fecha Decreto Decreto Pago N° 503 24-06-2008 504 24-06-2008 505 24-06-2008

Motivo Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir

Monto Rendido 5

Capacitación-1 25,26,27 junio 2008 25,26 27 ¡unio 2008 25,26,27 junio 2008

Fondo a rendir

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Fondo a rendir

25,26,27 junio 2008

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10.000 Merlín Velasquez Herwitt 10.000 Maria Huenchupan Sánchez 40.000 Angelino Leal Rios

Fondo a rendir

624 23-07-2008

40.000 Eduardo Hunter Abarzúa

Fondo a rendir

28 y 29 julio 2008 28 y 29 julio 2008

625 23-07 2008

40.000 Merlin Velásquez Herwitt 40.000 Claudio Sepúlveda Miranda

Fondo a rendir

28 y 29 julio 2008

Fondo a rendir

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626 23-07-2008 627 23-07-2008 Totales

40.000 Maria Huenchupan Sánchez 250.000 Totales

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Monto

Beneficiario

40.000 Angelino Leal Rios 40.000 Eduardo Hunter Abarzúa 40,000 Merlín Velásquez Herwitt 40.000 Claudio Sepúlveda Miranda 40.000 Maria Huenchupan Sánchez

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCION

ANEXO N' 6 Exceso de pago Fecha Decreto Decreto Pago N° 628 23-07-2008 626 23-07-2008 626 23-07-20118

Beneficiario Monto $ 30.000 Municipalidad Providenda 96.354 Gaucho Sepúlveda Miranda 40.000 Claudio Sepúlveda Miranda

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Motivo inscripción Viático Fondo a rendir

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ORIGNIAL

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN ANEXO N° 7

Exceso pago remuneración mes septiembre 2008 por horas extraordinarias •

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS

UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCION

ANEXO N' 7 Exceso pago remuneración mes septiembre 2008 por horas extraordinarias (Conürruaciáni

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CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCIÓN

ANEXO N° 8 Derechos por cobrar departamento rentas y dirección de tránsito Permiso 1 Monto Aseo Domiciliario S Circulacion $ 1 $

Año 1 Patente Municipal $ 4 160 1982 4 127 1983 8.170 1984 27.810 1985 32 208 1986 1957 30.906 80.861 1988 104.328 1989

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1991 78 132 545 43 43.545 1992 90.994 1993 2190.994 _ 228 913 228.913 1994 346.650 1995 346.650 575 445 - 1996 575,445 - 1997 203 770 857.244 653.474 1.651 881 1998 760.187 891.694 2.118.561 1.237.382 I 1999 881,199 2.528.403 1.462.043 1.066.360 2000 1 202.212 2.431.274 - 2001 1 229 062 1.819.267 1.819.267 - 2002 133.486 2.103.096 - 2003 1 1 969.610 312.142 1.779.310 !

1 467.168 2004 1.707.899 546 450 2005 2.634.973 1.512_832 1122.141 2006 6.922.498 5.734.387 - 2007 1.188.111 5.474.475 947 777 6422.252 2008 16.717.587 13.713.772 34.703.444 Total 4.272.085

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WALTER SCHMIDT N' 309 FONO ;"611200 - FAX 268201 - VAL DIV1A -

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