INFORME FINAL N° 25-12 MUNICIPALIDAD DE MÁFIL SOBRE EXAMEN DE CUENTAS AL ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL PER

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

INFORME FINAL

Municipalidad de Máfil.

Número de Informe: 25/2012 25 de octubre de 2012.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PTRA. N° 16.002/2012.

REMITE INFORME FINAL N° 25, DE 2012, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS AL ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL PERÍODO 2011, EFECTUADO EN LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL.

VALDIVIA, 01.13307 - 251012

Adjunto, sírvase encontrar copia del Informe Final N° 25, de 2012, debidamente aprobado, con el resultado de la auditoría individualizada en el epígrafe, efectuada en la Municipalidad de Máfil.

Sobre el particular, corresponde que ese municipio implemente las medidas señaladas, cuya efectividad, conforme a las políticas de esta Contraloría General sobre seguimiento de los programas de fiscalización, se comprobarán en una próxima visita a la entidad.

Saluda atentamente a Ud.,

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A LA SEÑORA ALCALDESA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL MÁFIL SHR/AHA/HSV

Inc. lo que indica.

WALTER SCHMIDT N°309 FONO: 268200 — FAX: 268201 — VALDIVIA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE CONTROL EXTERNO PTRA. N° 16.002/2012.

REMITE INFORME FINAL N° 25, DE 2012, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS AL ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL PERÍODO 2011, EFECTUADO EN LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL.

VALDIVIA,

0 , 3398- 251012

Cumplo con remitir a Ud., el Informe Final N° 25, de 2012, con el resultado de la fiscalización efectuada en esa municipalidad a fin de que, en la primera sesión que celebre el Concejo Municipal, desde la fecha de recepción del presente oficio, se sirva ponerlo en conocimiento de ese Órgano Colegiado, entregándole copia del mismo, acorde con lo previsto en el artículo 55, de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.

Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de Secretaria del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite, dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión.

Saluda atentamente a Ud.,

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or Regional Subrogante C de Los Ríos Contraloría General de la República

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A LA SEÑORA SECRETARIA MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE MÁFIL MÁFIL SHR/AHA/HSV

Inc. lo que indica.

WALTER SCHMIDT N°309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

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PTRA. N° 16.002/2012.

REMITE INFORME FINAL N° 25, DE 2012, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS AL ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL PERÍODO 2011, EFECTUADO EN LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL.

VALDIVIA,

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Adjunto, sírvase encontrar copia del Informe Final N° 25, de 2012, debidamente aprobado, con el resultado de la auditoría individualizada en el epígrafe, efectuada en la Municipalidad de Máfil.

Saluda atentamente a Ud.,

F. VELIZ GUAJARDO conu

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AL SEÑOR ENCARGADO DE CONTROL MUNICIPALIDAD DE MÁFIL MÁFIL SHR/AHA/HSV

Inc. lo que indica.

WALTER SCHMIDT N°309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

PTRA N° 16.002/2012.

AT N° 92/2012.

INFORME FINAL N° 25 , DE 2012 , SOBRE EXAMEN DE CUENTAS AL ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL PERíODO 2011, EFECTUADO EN LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL.

VALDIVIA,

1 50CT

Z012

En cumplimiento del Plan de Fiscalización de esta Contraloría General para el año 2012, y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Institución, se efectuó una auditoría, con el objeto de establecer el endeudamiento de la Municipalidad de Máfil, al 31 de diciembre de 2011.

Objetivo

La auditoría tuvo por finalidad determinar el origen y composición del endeudamiento del municipio en el período precitado, con el objeto de verificar el cumplimiento de lo establecido al respecto en la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, el decreto ley N° 1.263 de 1975, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, el decreto N° 854 de 2004, del Ministerio de Hacienda, sobre Clasificaciones Presupuestarias; y, la ley N° 20.128, sobre Responsabilidad Fiscal.

Asimismo, comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, de acuerdo con la normativa contable emitida por esta Contraloría General, y la autenticidad de la documentación de respaldo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N° 10.336.

Metodología

El examen de cuentas se practicó de acuerdo con la metodología de auditoría de esta Contraloría General, e incluyó las pruebas de validación respectivas, sin perjuicio de utilizar otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias.

AL SEÑOR EDUARDO FELIPE VÉLlZ GUAJARDO CONTRALOR REGIONAL DE LOS Ríos (S) CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE SHRlAHAlHSV

WALTER SCHMIDT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

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Universo y Muestra El examen incluyó la totalidad de los antecedentes recabados respecto de las obligaciones de pago de la entidad por concepto de adquisición de bienes y servicios, impuestos, administración de recursos de terceros, entre otras, así como los compromisos monetarios adquiridos por la Entidad Edilicia, derivados de obligaciones de pago futuro.

La totalidad de la información utilizada fue proporcionada por don Felipe Leal Soto, Encargado de Control Municipal y don Alberto Fehlandt 8chleef, Director de Administración y Finanzas (8).

Antecedentes Generales Para el presente programa se ha debido considerar las diversas normas que regulan los aspectos financieros y presupuestarios en el ámbito municipal, como el decreto ley N° 1.263 de 1975, que contiene la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, aplicable a las municipalidades, y la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado, fue fijado por el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2006, del Ministerio de Interior, que contempla una serie de preceptos especiales que dicen relación con la aprobación del presupuesto municipal.

En este sentido, cabe recordar que la ley N° 18.695, en su artículo 50, preceptúa que las municipalidades se regirán por las normas sobre administración financiera del Estado, lo que armoniza con el artículo 2°, del citado decreto ley N° 1.263, de 1975, el que determina que el sistema de administración financiera del Estado comprende los servicios e instituciones que señala, entre los cuales se menciona expresamente a las municipalidades, las cuales, para estos efectos, se entenderán forman parte del Sector Público.

Enseguida, es útil recordar que el artículo 39, inciso segundo, del citado decreto ley N° 1.263, de 1975 -ubicado en el Título IV "Del Crédito Público", de ese cuerpo legal-, establece el concepto de Deuda Pública, indicando que estará constituida por aquellos compromisos monetarios adquiridos por el Estado, derivados de obligaciones de pago a futuro o de empréstitos públicos internos o externos.

A su turno, la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, aprobada por el oficio N° 60.820, de 2005, de la Contraloría General de la República, Capítulo IV, sobre plan de cuentas del sector municipal, establece que la Deuda Corriente comprende las obligaciones de pago por concepto de adquisición de bienes y servicios, impuestos y administración de recursos de terceros.

Por otra parte, corresponde citar también el artículo 14 de la ley N° 20 .128, sobre Responsabilidad Fiscal, que establece, en lo pertinente, que "Los órganos y servicios públicos regidos presupuestariamente por el decreto ley N° 1.263, de 1975, necesitarán autorización previa del Ministerio de Hacienda para comprometerse mediante contratos de arrendamiento de bienes con opción de compra o adquisición a otro título del bien arrendado y para celebrar

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cualquier tipo de contratos o convenios que originen obligaciones de pago a futuro por la obtención de la propiedad o el uso y goce de ciertos bienes, y de determinados servicios" .

Cabe precisar que, con carácter reservado, mediante oficio N° 1.749, de fecha 21 mayo de 2012, fueron puestas en conocimiento de la Alcaldesa de la Municipalidad de Máfil, Región de Los Ríos, las observaciones contenidas en el Preinforme N° 25, de igual año, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio, procedieran, lo que se concretó finalmente a través del ordinario N° A-191-360, del 13 de julio del año en curso.

Sin perjuicio de lo anterior, cabe precisar, que la autoridad municipal, sólo dio contestación a dos (2) observaciones del señalado preinforme, a saber, 2.2 letra c) "Documentos caducados, cuenta 216-01" Y 4.4.

"Informes contables remitidos a la Contraloría General". En relación a las observaciones que guardan correspondencia con saldos de cuentas o procedimientos contables errados, el municipio, agregó que se encuentran trabajando en los respectivos ajustes, motivo por el cual se mantienen en su totalidad.

1.

DETERMINACiÓN DE LOS COMPROMISOS MONETARIOS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

1.1 .

Deuda Corriente a Corto Plazo

De manera previa, cabe precisar que el oficio N° 60.820 de 2005, de la Contraloría General de la República, Capítulo V, sobre Estados Financieros, establece que un pasivo debe clasificarse pasivo corriente cuando: •

Se espera que sean liquidados durante el ciclo normal de operaciones de la entidad.

•

Transcurrido el ciclo normal de operaciones deban ser liquidados en un plazo no superior a doce meses siguientes a la fecha del balance general.

En este contexto, el examen practicado determinó que la Municipalidad de Máfil, al 31 de diciembre de 2011, registra una deuda a corto plazo ascendente a $ 456.558.538, cuyo detalle consta en el Anexo N° 1.

1.2.

Deuda Corriente a Mediano y Largo Plazo y Deuda Pública

En el mismo tenor, el mencionado oficio circular define el pasivo no corriente, como todas las obligaciones que, por su naturaleza y características, no sean factibles de ser liquidadas dentro del ejercicio o período contable.

Al respecto, la fiscalización efectuada estableció que la citada Entidad Comunal presentaba, al 31 de diciembre de 2011, una deuda correspondiente a la naturaleza señalada de $ 41.426.000, cuyo detalle se desglosa en Anexo N° 2.

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2.

SOBRE CUMPLIMIENTO DE APLICABLES A LA MATERIA

2.1.

Presupuesto Municipal

LA

NORMATIVA

E

INSTRUCCIONES

Sobre el particular, cabe consignar que el artículo 65, letra a), de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, dispone, en lo que interesa, que el Alcalde requiere el acuerdo del concejo para aprobar el presupuesto municipal y sus modificaciones, como asimismo, los presupuestos de salud y educación , los programas de inversión correspondientes y las políticas de recursos humanos, de prestación de servicios municipales y de concesiones, permisos y licitaciones.

En la especie, de acuerdo con los antecedentes tenidos a la vista, se constató que ese cuerpo colegiado en sesión ordinaria N° 103, del 16 de diciembre de 2010, aprobó el presupuesto municipal para el año 2011, dando cumplimiento con ello a lo establecido en la referida norma legal transcrita.

2.2.

Análisis de partidas que conforman el pasivo de la Municipalidad de Máfil

El examen practicado al registro de las operaciones efectuadas por esa Entidad Edilicia, contempló la verificación de la aplicación de la normativa contable contenida en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de la Contraloría General de la República, y sus modificaciones, que aprobó la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, y los procedimientos establecidos sobre la materia en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen, y sus modificaciones, relativo a las siguientes partidas: a)

Empréstitos Internos, cuenta 231-02

De acuerdo al estudio del balance de comprobación y saldos del período 2011, se constató que la Entidad Edilicia mantiene un saldo de $ 41.426.000 en la cuenta contable citada en el enunciado.

Sobre el particular, con fecha 30 de mayo de 2012, don Alberto Fehlandt Schleef, Director de Administración y Finanzas (S) de la Municipalidad de Máfil, señala que no consta en los sistemas contables del municipio los registros contables que dieron origen al saldo de la cuenta contable en estudio , la cual proviene del año 2002; así también , indica que la entidad no posee registros contables en sistemas computacionales con anterioridad al período 2001, no proporcionando además los antecedentes que permitan acreditar la procedencia de los recursos y los fines en que fueron utilizados. b)

Depósitos de Terceros, cuenta 214

En el transcurso de la fiscalización, se advirtió que la Entidad Edilicia mantiene registrado en la cuenta contable 214-01 denominada "Anticipos de Clientes", un saldo equivalente a $ 7.304.888. Ahora bien, de acuerdo a lo indicado por el Director de Administración y Finanzas (S), mediante certificado sin°, de fecha 30 de mayo de 2012, dicho monto se remonta al año 2007, correspondiente

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a un traspaso de la cuenta contable 613-11 "Otras Obligaciones Financieras" del anterior clasificador presupuestario, no existiendo movimiento durante los años posteriores.

Asimismo, durante el estudio de la información proporcionada por el municipio, se advirtió el registro de la cuenta contable 214-11-99 "Años anteriores", cuyo saldo equivale a $ 2.687.724. Respecto a lo anterior, el Director de Administración y Finanzas (S) certifica mediante escrito con fecha 30 de mayo de 2012, que dicho saldo se origina por el traspaso de la cuenta 613-21 "Obligaciones a Favor del Fisco", del antiguo clasificador presupuestario, proveniente desde el año 2007.

Sobre lo anterior, cabe consignar que la Entidad Edilicia no ha efectuado los ajustes pertinentes acogidos a los Procedimientos Contables para el Sector Municipal, según oficio circular N° 36.640 del 2007, de la Contraloría General de la República , que permitan esclarecer el origen de la cuenta y no ha proporcionado a este Organismo de Control la documentación de respaldo suficiente para validar dichos registros contables. c)

Documentos Caducados, cuenta 216-01

Producto de la revlslon practicada, se observó que la entidad auditada no registraba al 31 de diciembre de 2011, en la precitada cuenta contable los documentos caducados. Asimismo, el Director de Administración y Finanzas (S), a través de certificado sIn°, del 30 de mayo de 2012, señaló que no se ha registrado ese tipo de transacción durante el período 2011.

En su escrito de respuesta, la entidad adjunta los decretos exentos N°S 1.311, 1.312 Y 1.313, todos ellos de fecha 6 de junio del presente año, por medio de los cuales se regulariza la disponibilidad de fondos y se reconoce el compromiso monetario en la cuenta 216.01 .00.000.000.000 , denominada "cheques caducos por vencimiento del plazo legal de cobro", por la suma de $ 3.485, $ 2.346.552 Y $ 6.568.964, respectivamente.

Agrega , la autoridad, que las mencionadas regularizaciones serán registradas en la contabilidad municipal de conformidad a lo indicado en el procedimiento K-03, del Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal, lo que se comprobará en los futuros informes contables que se envíen a la Contraloría General.

Al respecto, se ha determinado mantener íntegramente la observación, por cuanto la entidad sólo acompaña una parte de las medidas que regularizan la materia reprochada, sin embargo, no aporta los antecedentes que permitan acreditar que se hayan efectuado los ajustes contables para regularizar la observación. d)

Obligaciones por Aportes al Fondo Común Municipal, cuenta 221-07

En relación a la materia , se debe precisar, en primer término, que de acuerdo a lo dispuesto en el inciso primero del artículo 61 del decreto ley N° 3.063, de 1979, sobre Rentas Municipales, los pagos por aportes que

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deban efectuar las municipalidades al fondo común municipal, deben enterarse en la Tesorería General de la República, a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente de la recaudación respectiva.

Estudiado el balance de comprobación y de saldos, al 1 de enero de 2011 , se comprobó que la aludida cuenta contable consigna un saldo de arrastre de $ 23.313.535. Enseguida , se estableció que los recursos por enterar al fondo común municipal al 31 de diciembre de 2011, ascendían a $ 23.093.923.

En el mismo tenor, de la revisión practicada a los movimientos de las obligaciones devengadas por esa Entidad Comunal a beneficio del fondo común, por impuestos municipales, se determinó, que el ente edilicio cumplió durante el período 2011, lo instruido por esta Contraloría General mediante oficio circular N° 36.640, de 2007.

No obstante lo anterior, cabe consignar que del análisis efectuado al balance de comprobación y de saldos, al 31 de diciembre de 2011, los recursos por enterar al fondo común municipal totalizan $ 72 .374.826, según lo contabilizado en la cuenta 111-08; sin embargo, la partida 221-07, "Obligaciones por Aportes al Fondo Común Municipal", registraba un total de $ 23.093.923. e)

Pasivos por Clasificar, cuenta 222-01

Examinadas las partidas del balance, se determinó que, al 31 de diciembre de 2011, no existen saldos referidos a la cuenta contable citada en el enunciado . Así también , lo manifiesta el Director de Administración y Finanzas (S) a través de certificado sIn° de fecha 30 de mayo de 2012. f)

Operación Leaseback y Leasing

De acuerdo a lo indicado por el Director de Administración y Finanzas (S) mediante certificado N° 10, de fecha 27 de abril de 2012, la Entidad Edilicia no ha realizado operaciones de leaseback o leasing al 31 de diciembre de 2011 .

2.3.

Registro de los compromisos contraídos por la Municipalidad de Máfil

Al respecto, corresponde señalar que conforme lo previsto en el Capítulo V, clasificación por grado de afectación presupuestaria, del decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, las entidades deben contar con un registro especial que permita identificar las instancias previas al devengamiento de las obligaciones financieras.

Dicho registro debe consignar datos relevantes como la cuenta presupuestaria y los compromisos adquiridos por la municipalidad, siendo el último, respaldado por las órdenes de compra , contratos o licitaciones.

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En este tenor, de los documentos recabados consta que dicha Entidad Comunal ha implementado el referido instrumento administrativo, acorde lo exige el mencionado texto legal.

2.4.

Sobre Deuda Exigible y Flotante

En esta materia, el examen selectivo efectuado sobre los decretos de pago emitidos en enero de 2012, determinó compromisos pendientes de pago por $ 2.477.632, que al término del ejercicio del año 2011, no se encontraban registrados como Deuda Exigible, no obstante cumplir con los requisitos para ser reconocida como tal, conforme a la normativa del sistema contable vigente.

El detalle consta en Anexo N° 5.

Lo anterior generó que la Deuda Exigible del año 2012, que corresponde a la deuda al término del ejercicio presupuestario de año 2011 correspondiente a $ 27.513.601, se encuentre subvalorada en dicha cifra.

Asimismo, respecto del reconocimiento de la Deuda Flotante se constató que la entidad no refleja en sus registros contables la Deuda Flotante acorde a lo dispuesto por la normativa contable impartida por este Organismo de Control.

Al respecto , debe precisarse que la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación aprobada por el oficio N° 60.820 , de 2005 , de la Contraloría General de la República, y sus modificaciones, entre otras regulaciones, establece el principio de devengado para el reconocimiento de los hechos económicos, en virtud del cual deben contabilizarse todos los recursos y obligaciones en la oportunidad que se generen u ocurran, independiente de que éstos hayan sido percibidos o pagados.

Asimismo , y en forma especial, las instrucciones sobre cierre del ejercicio año 2011 , impartidas por esta Contraloría General por oficio N° 79.693, de 2011 , se refieren a la obligación de los entes públicos de reconocer como acreedores presupuestarios, los compromisos financieros devengados al 31 de diciembre de 2011.

Por ende, la citada deuda al 31 de diciembre de 2011, por la suma de $ 2.477.632, debió haberse contabilizado e informado como exigible, no resultando procedente su omisión, conforme lo establece la normativa contable vigente (aplica criterio contenido en dictamen N° 57.602, de 2010, de la Contraloría General de la República).

2.5.

Cuentas Corrientes

En primer término, es necesario indicar que, para el manejo de los recursos financieros la Municipalidad de Máfil, según lo señalado mediante certificado sIn° de fecha 19 de abril de 2012, por el Director de Administración y Finanzas (S), don Alberto Fehlandt Schleef, mantiene las siguientes cuentas corrientes:

WAL TER SCHM IDT W 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO TABLA N° 1 Detalle de las cuentas corrientes utilizadas por la Municipalidad de Máfil

Concepto

N° Cuenta corriente

Banco

Fondos Ordinarios

71 7-0-901264-3

Banco Estado

Fondos Extraordinarios

717 -0-901418-2

Banco Estado

Fondos Prodesal

717 -0-900003-3

Banco Estado

Fondos Mideplan

717 -0-900006-8

Banco Estado

Fondos Bienestar

717 -0-901426-3

Banco Estado

En este sentido, cabe observar que todas las cuentas bancarias individualizadas en el cuadro precedente, tienen asignada una cuenta contable analítica que consigna sus movimientos, hecho que permite distinguir y controlar la administración de los fondos de que se trata.

2.5.1. Apertura y Cierre De los antecedentes que obran en poder de esta Contraloría General, se comprobó a través del Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado, SIAPER, que la apertura de las cuentas corrientes individualizadas en el punto anterior, cuentan con la debida autorización de este Organismo de Control, cumpliendo con lo dispuesto en el artículo 54 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta institución.

2.5.2. Conciliación Bancaria En torno a este punto, se comprobó que la Entidad Comunal, efectúa las conciliaciones bancarias por la totalidad de las cuentas corrientes señaladas en los párrafos anteriores.

Sobre el particular, este Organismo Contralor, mediante oficio N° 11.629, de 1982, impartió instrucciones al sector municipal sobre manejo de cuentas corrientes bancarias, precisando en la letra e) del punto 3, sobre normas de control, que las conciliaciones de los saldos contables con los saldos certificados por las instituciones bancarias, deberán ser practicadas por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, a lo menos una vez al mes.

Lo anterior, con el objeto de proteger los recursos financieros municipales ante eventuales pérdidas de cualquier naturaleza, y garantizar el grado de confiabilidad de la información financiera, que facilite la eficiencia operacional.

Para efectos del presente examen se consideró una muestra correspondiente al mes de diciembre de 2011, de las cuentas corrientes N°s. 717-0-901264-3 "Fondos Ordinarios" y 717-0-901418-2 "Fondos Extraordinarios", ambas cuentas del Banco Estado, cuyos movimientos fueron cotejados con el libro mayor analítico, el listado de cheques girados y no cobrados y las cartolas bancarias respectivas, cuyo resultado arrojó las diferencias que se detallan en el Anexo N° 3.

WAL TER SCHMI DT N" 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

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2.5.3. Cheques pendientes de cobro De la revisión efectuada se comprobó que la Municipalidad de Máfil no caduca aquellos cheques que no han sido cobrados, distorsionándose la información de la ejecución presupuestaria.

Efectivamente, al 31 de diciembre de 2011, los cheques girados y no cobrados de las cuentas corriente N°s. 717-0901264-3 "Fondos Ordinarios" y 717-0-901418-2 "Fondos Extraordinarios", respectivamente, del Banco Estado, alcanzaban la suma de $ 70.314.073, de los cuales $ 8.787.304, no habían sido caducados ni cobrados. El detalle consta en el Anexo N° 4.

En relación con la materia, se debe hacer presente que, el reconocimiento de la obligación financiera por concepto de cheques girados por la institución y no cobrados por los beneficiarios, debe registrarse en la cuenta 21601, "documentos Caducados" y, en el evento de que las obligaciones no se hagan efectivas dentro del plazo legal de 3 o 5 años, según se trate de una institución del Fisco u otras entidades, se deberá aplicar el procedimiento K-03, sobre cheques caducados por vencimiento de plazo legal de cobro, consignado en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el oficio N° 36.640, de 2007, de esta Entidad Fiscalizadora, tanto para lo relativo al ajuste por la prescripción legal de la deuda, como para su aplicación al ingreso presupuestario (aplica criterio contenido en dictamen N° 8.236, de 2008, de la Contraloría General de la República).

3.

EXAMEN DE CUENTAS

El examen practicado a una muestra de los gastos imputados a las cuentas 215-22 "C x P Bienes y Servicios de Consumo", 21524-03-090 "Al fondo común municipal", 215-26-01 "Devoluciones", 215-29 "e x P Adquisición de Activos no Financieros", 215-31 "C x P Iniciativas de Inversión" y 21534-07 "Deuda Flotante" determinó que, en términos generales, las operaciones se ajustaron a la normativa legal y reglamentaria vigente, además, de contar con la documentación de respaldo correspondiente, a excepción de lo que se indica a continuación: 3.1.

Reconocimiento de la Deuda Flotante año 2012

En el trascurso de la auditoría se constató a través de la documentación proporcionada que el municipio no contabiliza la Deuda Flotante de acuerdo a lo dispuesto en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el oficio N° 36.640, de 2007, de la Contraloría General de la República, el detalle de aquellas irregularidades contables son: a) De acuerdo al estudio del balance de comprobación y saldos del período de diciembre de 2011 y al comprobante de traspaso N° 350, de fecha 31 de diciembre del mismo año, se observó que la Entidad Edilicia efectúo el asiento contable de cierre de acreedores presupuestarios durante el período de diciembre 2011 contra las cuentas por pagar de gastos presupuestarios, contraviniendo el procedimiento L-02 del Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el antes citado oficio N° 36.640, de 2007.

WALTER SCHMI DT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

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Sobre el particular, es dable señalar que dicho procedimiento debe efectuarse al término del ejercicio, en un período distinto a diciembre, denominado período de cierre. b) Sobre la materia en comento, se constató que la Entidad Edilicia no efectúa el procedimiento L-01, denominado apertura de deudores y acreedores presupuestarios, el cual se establece en el oficio citado en el párrafo precedente. Consiguientemente, esto provoca que el municipio no refleje la deuda exigible en la cuenta contable correspondiente lo que difiere de la normativa establecida la cual expone que" ... AI inicio del ejercicio contable los saldos del año anterior de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios, deben traspasarse a las cuentas Ingresos por Percibir y Deuda Flotante respectivamente, conforme lo determinado por el Clasificador Presupuestario vigente".

3.2 .

Contabilización aporte al Fondo Común Municipal

De acuerdo al estudio de la información recopilada por este Ente Fiscalizador, se verificó que la contabilización relativa al aporte al Fondo Común Municipal practicado por la Entidad Edilicia difiere con la normativa contable consignada en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el oficio N° 36.640, de 2007, de la Contraloría General de la República, y sus modificaciones advirtiéndose que la Municipalidad de Máfil, efectúa el registro contable del pago del aporte al Fondo Común Municipal utilizando la cuenta contable 11102 "Banco Estado", en circunstancias que en el Manual de Procedimientos Contables establece para el registro de este tipo de operaciones la cuenta 11108 "Fondos por Enterar al Fondo Común Municipal", la que al 31 de Diciembre del 2011 presentaba un saldo de $ 72.374.826.

A lo anterior cabe señalar que de acuerdo al artículo 60, inciso cuarto, de la Ley de Rentas Municipales, en caso de que las municipalidades no remitan a la Subsecretaría de Desarrollo Regional, del Ministerio del Interior, la información requerida y por ende, el pago de obligación por tal concepto, se abstendrá de enviar las remesas por anticipos del Fondo Común Municipal, mientras el municipio no cumpla con su obligación.

Además, por dicho retraso, la municipalidad deberá pagar los reajustes e intereses que señala el inciso segundo del artículo 61, del mismo texto legal, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan.

3.3.

Devengamiento de Deuda Flotante año 2011

Durante el transcurso de los procedimientos efectuados en la auditoria, se pudo constatar la existencia de pago de facturas del año 2010, las cuales no fueron devengadas y contabilizadas en la Deuda Flotante de aquél año, afectando el presupuesto del año 2011. El detalle de facturas es el siguiente:

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TABLA N° 2 Detalle de facturas no devengadas año 2010 Fecha

N° de Factura

Proveedor

31-12-2010

9893

Distribuidora y Comercial Guiroth SA

757

634.827

31-12-2010

9894

Distribuidora y Comercial Guiroth SA

757

84.51 2

31-12-2010

350

Publicidad Integral

17

79.730

31-12-2010

241

Camilo Enrique López Ferrada

18

110.000

31-12-2010

242

Camilo Enrique López Ferrada

18

110.000

18-12-2010

29931519

Telefonía Móviles de Chile SA

190

759.681

28-12-2010

3611842

Dimacofi

200

53.563

28-12-2010

3611840

Dimacofi

200

283.760

N° de Decreto Monto ($)

TOTAL

3.4.

2.116.073

Duplicidad en contabilización de egreso

Sobre el particular, es útil consignar que mediante decreto de pago N° 15 del 11 de Enero de 2011 , se pudo verificar la duplicidad de la contabilización en la cuenta contable 215.22.11.002 denominada "Curso de capacitación", correspondiente al devengamiento y pago de la factura N° 1.807 del13 de enero de 2011, de Indecap Ltda. por un monto de $ 190.000.

4.

VALIDACiÓN DE LA INFORMACiÓN CONTENIDA EN EL BALANCE DE COMPROBACiÓN Y DE SALDOS Y DE EJECUCiÓN PRESUPUESTARIA

4.1.

Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, SUBDERE

Sobre la materia, cabe anotar, primeramente, que el artículo 27, letra e), de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, dispone que es competencia de la unidad de administración y finanzas, remitir a la precitada subsecretaría , en el formato y por los medios que ésta determine y proporcione, los antecedentes a que se refieren las letras c) y d), de ese texto legal.

Acotado lo anterior, cabe anotar que, efectuada una confrontación a una muestra entre la información registrada en el portal de dicha subsecretaría y lo registrado en el balance de comprobación y de saldos, al 31 de diciembre de 2011 , se determinó la diferencia que se expone a continuación : TABLA N° 3 Diferencia entre informado a SUBDERE y Saldos en Contabilidad al 31 de diciembre de 2011 Municipalidad MÁFIL

Monto ($) Informado a SUBDERE

Monto ($) registrado en Contabilidad{*)

17.523.115

27.513.601

Diferencia ($)

(9.990.486)

..

* Ullllzamos los montos registrados de los saldos de las cuentas contables 215, antes de efectuar el asiento de cierre del ejerci cio 2011.

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4.2.

Cumplimiento de obligaciones en relación con el concejo municipal

a)

Dirección de Administración y Finanzas

Al respecto , cabe tener presente que, conforme lo dispuesto en el artículo 27, letra c), de la anotada ley N° 18.695, la Unidad de Administración y Finanzas de la Entidad Edilicia, tiene la obligación de entregar trimestralmente al concejo municipal, el detalle mensual de los pasivos acumulados desglosados por cuentas por pagar.

De acuerdo a lo señalado por el Director de Administración y Finanzas (S) de la Municipalidad de Máfil, a través de certificado sIn° de fecha 30 de mayo de 2012, no se ha informado al concejo municipal sobre el detalle mensual de los pasivos acumulados desglosado por cuentas por pagar. b)

Dirección de Control

En lo relativo a este punto, cabe señalar que la letra d) del artículo 29 de la referida ley N° 18.695, dispone que a la unidad encargada del control le corresponderá colaborar directamente con el concejo para el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras. Para estos efectos, emitirá , entre otros, un informe trimestral acerca de las materias que indica la norma.

Sobre lo anterior, el Director de Administración y Finanzas (S) de la Municipalidad de Máfil, mediante certificado sIn°, de fecha 30 de mayo de 2012, certifica que la Unidad de Control emite un informe trimestral acerca del ejercicio presupuestario, cumplimiento de los pagos por concepto de cotizaciones previsionales del municipio y servicios traspasados, aportes al Fondo Común Municipal y estado de cumplimiento de los pagos por concepto de asignaciones de perfeccionamiento docente. No obstante, indica que solamente se presentaron los informes señalados precedentemente hasta el tercer trimestre del período 2011.

4.3.

Tesorería General de la República

Sobre los compromisos financieros con el Fondo Común Municipal, este Organismo de Control verificó el pago mediante decreto N° 2.286, de fecha 30 de diciembre de 2011, de la suma ascendente a $ 398.700, a la Tesorería General de la República , de acuerdo al formulario N° 10, de folio N° 359878 ; ahora bien, cabe señalar que dicho monto difiere del imputado por el mismo concepto en la cuenta 221-07, "Obligaciones por Aporte al Fondo Común Municipal", de $ 23.093.923.

En relación al artículo 60, inciso cuarto, de la Ley de Rentas Municipales, decreto ley N° 3.063 de 1979, en caso de que las municipalidades no remitan la información requerida, la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo del Ministerio del Interior, se abstendrá de enviar las remesas por anticipos del Fondo Común Municipal, mientras el municipio no cumpla con su obligación.

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Además, cabe destacar que, por dicho retraso, la municipalidad deberá pagar los reajustes e intereses que señala el inciso segundo del artículo 61, del mismo texto legal, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan, ante tal incumplimiento.

4.4.

Informes contables remitidos a la Contraloría General

Por circular N° 79.816, de 2010, este Organismo Contralor puso en conocimiento de las municipalidades, las fechas establecidas para la presentación de los informes contables y de presupuestos correspondientes al ejercicio 2011, siendo el plazo máximo fijado para remitirlos, los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior.

De acuerdo con los antecedentes de que dispone este Órgano de Control, la Municipalidad de Máfil no dio cumplimiento a las instrucciones impartidas por la totalidad de los informes mensuales del período 2011.

TABLA N° 4 Informes contables y presupuestarios, correspondiente al año 2011, remitidos a Contraloría General

INFORMES Presupuesto Inicial

PERíODO

Fecha de envío según oficio conductor

Fecha de ingreso según SICOGEN (*)

Año 2011

29-07-2011

02-08-2011

Informes Contables y Presupuestarios

Ene-11

29-07-2011

02-08-2011

Informes Contables y Presupuestarios

Feb-11

29-07-2011

02-08-2011

Informes Contables y Presupuestarios

Mar-11

N.E.I. (**)

27-09-2011

Informes Contables y Presupuestarios

Abr- 11

30-09-2011

12-10-2011

Informes Contables y Presupuestarios

May-11

14-10-2011

14-10-2011

Informes Contables y Presupuestarios

Jun-11

28-10-2011

03-11-2011

Informes Contables y Presupuestarios

Jul-11

11-11 -2011

18-11-2011

Informes Contables y Presupuestarios

Ago-11

25-11-2011

25-11-2011

Informes Contables y Presupuestarios

Sep-11

09-12-2011

12-12-2011

Informes Contables y Presupuestarios

Oct-11

23-12-2011

19-01-2012

Informes Contables y Presupuestarios

Nov-11

13-01 -2012

20-01-2012

Dic-11

12-03-2012

13-04-2012

Informes Contables y Presupuestarios .,

(*) Sistema de Contabilidad General de la Naclon (**) No Existe Información

En este orden de ideas, cabe señalar que, cotejado una muestra de los saldos registrados en el informe contable del mes de diciembre de 2011, en particular, balance de comprobación y de saldos, con el obtenido durante la fiscalización, se estableció que no existen diferencias.

En su respuesta, el municipio reconoce que durante el año 2011 no envió los informes contables a la Contraloría General, debido al retraso que existía en ingresar la información al programa contable, producto de la

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implementación del programa SIFIM, situación que fue representada, a esta Contraloría Regional, en su debida oportunidad.

Precisa en su escrito, que con fecha 06 de septiembre de 2011, se reunieron en dependencias de la Municipalidad de Máfil, los otrora Contralor Regional y Jefe de Control Externo, con la Autoridad Municipal, con la finalidad de plantear la situación en comento y, asimismo, solicitar la autorización de nuevos plazos para la entrega de los respectivos informes contables que, a esa fecha, se encontraban pendientes, situación que se concretó mediante oficio N° 3.462, de 15 de septiembre de igual año , por medio del cual el Contralor Regional, accedió y acordó un cronograma definitivo para la remisión de los informes en comento .

Concluye la autoridad municipal señalando que se cumplió a cabalidad con lo acordado.

Al tenor de lo expuesto y de los antecedentes proporcionados por la autoridad, este Organismo Contralor da por subsanado lo observado.

4.5.

Deuda Previsional

Sobre el particular, y como cuestión previa, menester resulta indicar que, a solicitud de este Organismo de Control , la Superintendencia de Pensiones informó, mediante oficio N° 7.214, de abril de 2012 , que la Municipalidad de Máfil, al 31 de diciembre de 2011 , presenta una deuda de $ 618.952 .932, por imposiciones previsionales.

En este mismo contexto, el Instituto de Previsión Social, IPS, precisó que esa Entidad Comunal registraba al 31 de diciembre de 2011 , una deuda impositiva actualizada de $ 60.682.098, la que se compone de saldos pendientes de pago desde noviembre de 1998 a noviembre de 2011 , de los cuales no existe registro en la contabilidad del municipio y cuyo detalle se desglosa en Anexo N° 6.

Acotado lo anterior, cabe puntualizar que, conforme los registros contables de esa Entidad Edilicia , las cotizaciones previsionales adeudadas, al 31 de diciembre de 2011, ascendían a $ 4.602.025, observándose el pago integro de éstas con fecha 10 enero de 2012.

4.6.

Deuda Financiera

En relación a la materia, examinado el balance de comprobación y de saldos a la fecha de fiscalización, se determinó que no se registran préstamos con instituciones bancarias, así también lo señala el Director de Administración y Finanzas (S) a través de certificado sIn° del19 de abril de 2012.

4.7.

Acciones judiciales

Consultado acerca de las causas que cuentan con sentencia de término desfavorable para la Entidad Edilicia, el asesor jurídico municipal, don Héctor Pedraza Díaz, a través del certificado sIn°, de mayo de 2012,

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señaló que reconoce en sus registros una causa judicial en materia civil, en la cual el municipio ha resultado perdidoso.

Conforme lo anterior, el asesor jurídico indica que la causa rol C-414-2011 del 2011, entre la Asociación de Funcionarios Municipales de Máfil contra la Municipalidad de Máfil, con motivo del Incremento Previsional, se encuentra terminada con sentencia definitiva.

Sobre la materia, cabe indicar que las partes celebraron una transacción el 20 de octubre de 2011, con la cual se compensa a los funcionarios municipales con el pago de las sumas correspondientes al Incremento Previsional desde el 1 enero de 2005 al 30 de junio de 2011, cuyo monto asciende a $ 58.664.313, pagadero en dos cuotas, la primera de ellas pagada el 31 de octubre de 2011, según consta en decreto de pago N° 1.826, equivalente a $ 35.297.458 Y la segunda por un monto de $ 23.366.855, la cual fue estipulada a pagar con fecha 31 de mayo de 2012.

En cuanto al registro contable de la segunda cuota a pagar en el mes de mayo de 2012, equivalente a $ 23.366.855, se comprobó que no se encuentran devengadas al 31 de diciembre de 2011.

Por otra parte, de la prueba de validación efectuada, en la cual cotejamos la información proporcionada por la jefatura con la obtenida en el portal del Poder Judicial, se advirtieron las siguientes causas sin informar: TABLA N° 5 Detalle de causas judiciales de la Municipalidad de Máfil ROL

5.

FECHA

CARATULADO

TRIBUNAL

C-15977 -2009 01/09/2009 1. MUNICIPALIDAD DE MAFIL / GARRIDO

Juzgado de Letras de Mariquina

C-16224-2010 22/01/2010 FISCO /1. MUNICIPALIDAD DE MAFIL

Juzgado de Letras de Mariquina

RATIOS

En el marco de la referida fiscalización y, con el objeto de determinar los aspectos favorables y desfavorables de la situación económica y financiera de la municipalidad, se procedió a establecer los índices financieros que a continuación se individualizan: 5.1.

Ratios financieros

5.1.1. Coeficiente de Ingresos Propios Sobre el particular, corresponde hacer presente, en primer término, que éste indicador mide el porcentaje de ingresos propios en relación al ingreso total. Con ello se busca establecer la capacidad para generar ingresos propios que existe en la municipalidad, en relación a la totalidad de los ingresos percibidos en un momento dado o, a través del tiempo. Su determinación se realizó considerando la siguiente fórmula:

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C.I.P.

=

Ingresos Propios *100 Ingresos Totales

=

$1.149.653.705 * 100 = 89,7% $ 1.282.317.209

Al efecto, aplicada la ecuación indicada se obtuvo que los ingresos propios del municipio auditado, representa el 89,7% de los ingresos totales, lo que evidencia una autonomía financiera por parte de la Entidad Edilicia, ya que ésta no mantiene una dependencia de los ingresos extraordinarios para solventar su gestión.

5.1.2. Coeficiente de Dependencia Fondo Común Municipal Al respecto, debe precisarse que, dicho índice mide el grado de dependencia que tiene la Entidad Comunal en relación al Fondo Común Municipal. Su determinación se realizó considerando la siguiente fórmula: C.F.C.M.=

Fondo Común Municipal *100 Ingresos Propios

=

$ 799.316.797 * 100 $ 1.149.653.705

=69,5%

En este orden, el coeficiente de que se trata alcanzó a un 69,5% lo que demuestra que la Entidad Edilicia mantiene dependencia considerando que la recaudación de ingresos por concepto de patentes municipales, permisos de circulación de vehículos y otros, es inferior a la recibida por concepto de F.C.M. 5.1.3. Coeficiente de Solvencia Económica En relación con la materia, cabe puntualizar que, el mencionado coeficiente mide la capacidad que tiene la Entidad Edilicia para financiar las acciones comunales básicas, así como su propio aparato de administración. Su determinación se realizó considerando la siguiente fórmula: C.S.E.=

* 100 Ingresos Propios Gastos de Operación

=

$1.149.653.705* 100 $ 873.504.983

Puntualizado lo anterior y, efectuada la referida operación matemática, se estableció un coeficiente de solvencia económica alto 132%, lo que permite concluir que la Municipalidad de Máfil cuenta con un margen del 32% para el desarrollo de planes de inversión, ayuda social, apoyo a instituciones de caridad, entre otros.

5.1.4. Coeficiente de Capacidad Compromisos Devengados Este coeficiente mide la capacidad que tiene la municipalidad para financiar los compromisos pendientes al 31 de diciembre de 2011.

C.C.C.D.=

Ingresos Propios (Percibidos) Gastos de Operación (Devengados)

=

$ 1.149.653.705 $ 454.327.790

De acuerdo al resultado de la fórmula citada precedentemente, la Municipalidad de Máfil mantiene una capacidad suficiente para el

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financiamiento de sus próximas obligaciones a vencer considerando sus ingresos propios, obteniendo un ratio de 2,5, lo que indica que por cada peso de deuda devengada al 31 de diciembre de 2011, la entidad genera 2,5 pesos de Ingresos Propios.

5.2.

índices de liquidez

En primer término, debemos señalar que de acuerdo a la revisión efectuada por este Organismo de Control, se constató que la Entidad Edilicia presenta obligaciones en sus balances de comprobación y saldos del período auditado, de los cuales no obtuvimos documentación de respaldo suficiente para validar dichas cifras.

Considerando lo anterior, procedimos a establecer los índices financieros de acuerdo a lo registrado en el balance de comprobación y saldos proporcionado por la Entidad Edilicia.

5.2.1. Razón corriente De manera previa, cabe precisar que el indicado índice muestra qué proporción de deuda de corto plazo está respaldada con los activos de ese municipio. Su determinación se realizó considerando la siguiente fórmula: Razón Corriente =

Activo Corriente Pasivo Corriente

=

$ 328.574.319 = 0,72 $ 456.558.538

En este sentido, cumple señalar que, efectuado el cálculo en referencia, se obtuvo que la unidad de financiamiento a corto a plazo alcanzó a un 0,72, del cual es posible colegir que la Entidad Comunal no cuenta con solvencia para pagar sus deudas a corto plazo.

5.2.2. Prueba Ácida Al respecto, es dable indicar que el presente indicador, mide la misma relación que el informado en el punto anterior; no obstante considera otras partidas que son fácilmente realizables, situación que lo hace más exigente. Su determinación se realizó considerando la siguiente fórmula: Prueba Ácida=

(Activo Corriente- Bienes de Consumo y Cambio) Pasivo Corriente

Prueba Ácida=

($328.574.319- $ O) $456.558.538

Pues bien, practicada la operación individualizada, se puede inferir que la Municipalidad de Máfil no dispone de capacidad financiera para pagar sus compromisos considerando los activos de realización más expedita, habida cuenta que el nivel de este ratio alcanzó un 0,72 el cual es idéntico a la Razón Corriente expresada anteriormente, debido a que no existen saldos por Bienes de Consumo y Cambio.

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5.3.

Razones de Apalancamiento

5.3.1. Endeudamiento En primer término, se debe hacer presente que el mencionado índice representa el porcentaje de participación de los acreedores, ya sea en el corto o en el largo plazo, en los activos, cuyo objetivo es medir el nivel de endeudamiento o proporción de fondos aportados por los acreedores y, podría significar un riesgo, en el evento que los acreedores decidieran demandar a la municipalidad para que se haga efectivo el pago de las deudas. Su determinación se realizó considerando la siguiente fórmula: Endeudamiento =

Total Pasivo Total Activo

=

$ 497.984.538 $1.035.149.073

El resultado de tal operación , señala que el municipio se gestiona mayormente con capital propio. Sus activos totales han sido financiados externamente en un 48% como promedio del período analizado.

5.3.2. Endeudamiento a Largo Plazo Sobre el particular, cumple indicar que esta razón muestra la proporción de los activos de la municipalidad que son financiados con deuda. Su determinación se realizó considerando la siguiente fórmula: Endeudamiento Largo Plazo =

Pasivo no corriente Total Activo

=

$41.426.000 $ 1.035.149.073

Precisado lo anterior, cabe practicada la mencionada ecuación, se estableció una razón de 4%.

anotar que,

5.3.3. Capital de Trabajo Al respecto, es necesario precisar que la señalada razón corresponde a una relación entre los activos corrientes y los pasivos corrientes. Enseguida, el capital de trabajo es lo que le queda a la Entidad Edilicia luego de pagar sus deudas inmediatas. Su determinación se realizó considerando la siguiente fórmula: Capital de Trabajo

=

Capital de Trabajo =

Activo Corriente - Pasivo Corriente

=$

$ 328.574.319- $ 456.558 .538= $ (127.984.219)

De la aplicación de la precitada fórmula se obtuvo que la Municipalidad de Máfil no cuenta con capacidad económica para responder a sus obligaciones con terceros, considerando que la razón de capital de trabajo corresponde a un saldo negativo de $ (127.984.219).

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6.

OTRAS OBSERVACIONES DERIVADAS DEL EXAMEN

La auditoría realizada ha determinado otras deficiencias, entre las que ameritan citarse las siguientes: 6.1.

Presentación de las cuentas del Balance de Comprobación y Saldos

En el transcurso del examen se estableció que la cuenta contable 214-10 "Retenciones Previsionales", presenta al 31 de diciembre de 2011 un saldo deudor de $ 5.074.140, siendo que, por la naturaleza de dicha cuenta, de pasivo, su saldo debe ser acreedor o encontrarse saldada.

En concordancia a lo citado en el párrafo anterior, además se constató que las cuentas contables de activo 111-02 "Banco Estado" y 121-92 "Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios", presentan al 31 de diciembre de 2011 un saldo acreedor de $ 20.812.716 Y $ 91.975.506, respectivamente.

Ambas situaciones vulneran los principios y normas contables que la rigen, situación que afecta la presentación y análisis de los informes contables correspondientes.

6.2.

Confirmación de Proveedores

Se detectaron proveedores recurrentes dentro del período auditado, a los cuales se les solicitó que confirmaran los saldos adeudados al 31 de diciembre de 2011 por parte de la municipalidad, según se detalla en la siguiente Tabla: TABLA N° 6 Detalle de Proveedores circularizados PROVEEDOR

MONTO ($)

Anwandter y Nuss Ltda.

5.712.915

Luis Humberto Segundo Carrasco Arriagada Electrocom S.A.

635.000 3.419.256

Plácido Rigoberto Pinilla Sánchez

555.000

DIMERC SA

3.653.294

R. Y C. Servicios Computacionales Ltda.

Cooperativa Agrícola y ed Servicios Ltda .

2.144 3.257.280

Imprenta América Ltda.

875.721

Melón Hormigones SA

4.853.301

Cheuqueman y Salazar Ltda.

290.000

TOTAL 23.253.911

De los proveedores señalados, a la fecha de término de la auditoría se recibió sólo la respuesta de don Plácido Rigoberto Pinilla Sánchez, quien informó que el monto adeudado por el municipio asciende a $ 110.000, cifra que difiere con lo registrado en la contabilidad municipal.

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7.

CONCLUSIONES

La Municipalidad de Máfil deberá adoptar las medidas que se indican a continuación, en orden a concretar la solución de las observaciones que se mencionan en el cuerpo de este informe final.

1.

En lo concerniente al cumplimiento de la normativa e instrucciones aplicables a la materia fiscalizada, la Municipalidad deberá: 1.1.

Respecto a la letra a), del numeral 2.2, sobre "Empréstitos Internos, cuenta 231-02", realizar los ajustes contables necesarios para reflejar en el balance los saldos reales por concepto de la citada cuenta contable.

1.2.

En relación a la letra b), del numeral 2.2, sobre "Depósitos de terceros, cuenta 214", realizar los ajustes contables necesarios para reflejar en el pasivo los saldos reales por concepto de administración de fondos.

1.3.

Sobre la letra c), relacionado con "Cheques caducados, cuenta 21601 ", efectuar los ajustes necesarios a fin de mantener registrados en la cuenta Deudores Presupuestarios los documentos cuyo plazo legal -cinco (5) años- haya expirado.

1.4.

Sobre las obligaciones por aportes al Fondo Común Municipal, aclarar lo señalado por este Organismo de Control en cuanto a la diferencia de $ 49.280.903 generada entre las cuentas 11108 "Fondo por enterar al Fondo Común Municipal" y la 22107 "Obligaciones por aportes al FCM. En lo que respecta a la deuda exigible 1.5. y flotante, mencionada en el numeral 2.4, velar para que en lo sucesivo, se registren la totalidad de los compromisos existentes en el municipio al 31 de diciembre para no afectar el presupuesto del año siguiente con compromisos adquiridos con anterioridad, dando así cumplimiento al principio contable de devengado.

1.6.

En lo concerniente con el apartado 2.5.2, sobre conciliación bancaria, la Municipalidad de Máfil deberá determinar, aclarar y efectuar las regularizaciones que corresponda para todas las diferencias observadas por este Organismo de Control, manteniendo el debido respaldo de cada una de las partidas que forman parte de la conciliación.

1.7.

Los cheques pendientes de cobro, observados en el punto 2.5.3, los cuales han expirado en el plazo de cobro, deben ser registrados bajo la cuenta "Documentos caducados", de manera de no distorsionar la información contable.

2.

En relación al examen de cuentas:

2.1.

Frente a lo reprochado en los numerales 3.1, 3.2 Y 3.3, a saber, "Reconocimiento de la Deuda Flotante año 2012", "Contabilización aporte al Fondo Común Municipal" y "Devengamiento de Deuda

WALTER SCHMIDT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

20

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Flotante año 2011 ", dicha Entidad Edilicia deberá velar para que los funcionarios encargados del registro contable de las operaciones del municipio se ciñan a lo establecido en el oficio N° 60.820, de 2005, de la Contraloría General de la República , y sus modificaciones.

2.2.

Respecto del numeral 3.4, sobre "Duplicidad en contabilización de egreso", corresponderá realizar los ajustes contables necesarios para reflejar en el balance los saldos reales por concepto de la citada cuenta contable.

3.

En lo que respecta a la validación de la información contenida en el balance de comprobación y de saldos y de ejecución presupuestaria, esa Autoridad Edilicia deberá: 3.1.

Remitir el detalle mensual de los pasivos acumulados y el registro mensual del desglose de los gastos a la SUBDERE, dando así cumplimiento a lo señalado en el artículo 27, letra e), de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.

Sobre la letra a) del numeral 4.2, dar 3.2 . cumplimiento a la obligación contenida en la letra c), artículo 27, del ya mencionado texto legal, en cuanto a presentar al Concejo Municipal la deuda exigible desglosado por cuentas.

3.3.

En relación a la letra b) del numeral 4.2, se debe instruir a la Unidad de Control para que emita un informe trimestral acerca del estado de avance del ejercicio programático presupuestario; sobre el estado de cumplimiento de los pagos por concepto de cotizaciones previsionales de los funcionarios municipales y de los trabajadores que se desempeñan en los servicios; de los aportes que la municipalidad debe efectuar al Fondo Común Municipal; y, del estado de cumplimiento de los pagos por concepto de asignaciones de perfeccionamiento docente. Todo lo anterior, en virtud de lo dispuesto en el artículo 29 de la mencionada ley, norma que menciona las funciones de la Unidad Encargada de Control de las municipalidades.

3.4.

Aclarar la diferencia de $ 22.695.223, observada en el punto 4.3, entre lo pagado por concepto de aportes al FCM , por medio del formulario N° 10, de diciembre de 2011 y lo que registra, por el mismo concepto la cuenta 22107 "Obligaciones por aportes al FCM".

3.5.

Remitir a este Órgano de Control , dentro de los ocho (8) primeros días de cada mes, los informes contables y de presupuestos respecto de las operaciones del mes inmediatamente anterior, dando así cumplimiento a la circular N° 79.816 , de 2010, de la Contraloría General de la República. Observación contenida en el numeral 4.4.

3.6.

Emprender las acciones que correspondan y que permitan aclarar la suma de $ 618.952.932 Y $ 60.682.098, correspondientes a las deudas informadas por la Superintendencia de Pensiones y el Instituto de Previsión Social, IPS, respectivamente , al 31 de diciembre de 2011, cuyo detalle se encuentra en el Anexo N° 6 del presente informe.

WALTER SCHMI DT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 26820 1 - VALDIVIA

21

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

3.7.

En lo que respecta al numeral 4.7 "Acciones judiciales", en lo sucesivo deberá reflejar todas las obligaciones financieras cuando se conocen, de manera que su pago afecte el período presupuestario en que se originaron.

4.

Sobre otras observaciones derivadas del examen

4.1 .

En relación al punto 6.1 , sobre presentación de las cuentas del Balance de Comprobación y Saldos, corresponde que ese municipio realice los ajustes contables, a la brevedad posible, de manera de regularizar el hecho observado.

4.2.

Esa Entidad Edilicia deberá analizar la diferencia existente con los proveedores señalados en la Tabla N° 6 Y regularizar dicha información en los registros contables.

Cabe señalar, que la efectividad de las medidas adoptadas por la Municipalidad de Máfil serán verificadas en futuras visitas que realice este Organismo Superior de Control, conforme a las políticas de seguimiento.

Saluda atentamente a Ud.,

andra Estay Contreras Jefe (s) Unidad de Control Externa Contralorla Regional de Los Ríos

WALTER SCH MI DT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

ANEXO N° 1 Detalle de Deuda Corriente al 31 de diciembre de 2011 CÓDIGO CUENTA

CUENTAS DENOMINACiÓN

214-01

Anticipo de Clientes

214-05

Fondos en Administración

SALDOS ($)

31-12-2011 7.304.888 77.380.837

214-09

Otras Obligaciones Financieras

214-10

Retenciones Previsionales

214-11

Retenciones Tributarias

214-12

Retenciones Voluntarias

221-02

Fondos de Terceros

221 -07

Obligaciones por Aportes al Fondo Común Municipal

221-92

Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios

127.082.291 (5.074.140) 3.216.557 282.832 1.595.087

TOTAL DEUDA CORRIENTE

23.093.923 221 .676.263

456.558.538

WAL TER SCHMI DT W 309 - FONO : 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

23

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

ANEXO N° 2 Detalle de Deuda No Corriente al 31 de diciembre de 2011 CÓDIGO CUENTA 231-02

CUENTAS DENOMINACiÓN Empréstitos Internos

SALDOS ($)

31-12-2011 41 .426.000

TOTAL DEUDA NO CORRIENTE

41 .426.000

WALTER SCH MIDT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

24

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

ANEXO N° 3 Detalle de Conciliación Bancaria al 31 de diciembre de 2011

Nombre Cuenta

N° Cta. Cte.

Nombre Banco

Saldo Bancario al 31-12-2011

(-) Cheques Girados yno Cobrados ($)

Total ($) S/Conciliación Municipalidad

Total Saldo ($) Mayor Contable

Diferencias ($)

Fondos Ordinarios

7170901264-3

Banco Estado

52.155.435

54.1 88 .858

(2 .033.423)

54.188 .858

(56 .222.281 )

Fo ndos Extraordi narios

7170901418-2

Banco Estado

96 .478.185

16.125.215

80.352 .970

16.125.215

64.227.755

148.633.620

70.314.073

78.319 .547

70 .314.073

8.005.474

TOTALES

WAL TER SCHMIDT W 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

25

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

ANEXO N° 4 Detalle de Cheques Caducados al 31 de diciembre de 2011 FECHA DE EMISION

CUENTA CONTABLE

N° CHEQUE

27/11/2008

717-0-901418-2

4208198

Marcia Fierro

28/11/2008

717-0-901418-2

5052112

Tesorería General de la República

PROVEEDOR

28/08/2007

717-0-901418-2

429175

Gloria Binegain

31/12/2007

717-0-901418-2

2660721

AFP Habitat

19/12/2007

717-0-901418-2

1553852

Paula González Villarroel

28/05/2008

717-0-901418-2

2660081

Chile Deportes

26/06/2008

717-0-901418-2

3497202

Compañía de Bomberos

MONTO ($) 69.316 174.238 61 .950 222 100.000 316.000 1.000.000

30/06/2008

717-0-901418-2

3497219

Telefónica Móvil

26/12/2008

717-0-901418-2

5052154

AFP. Provida

37.656

23/12/2008

717-0-901418-2

5052155

APF-Habitat

75.314

04/02/2009

717-0-901418-2

5481265

José Bustos

10.647

27/02/2009

717-0-901418-2

57996414

Gloria Binegain

23.450

24/06/2008

717-0-901264-3

3988107

Asemuch Ltda.

25.340

14/07/2008

717-0-901264-3

3988153

Unión Comunal

1.000.000

06/08/2008

717-0-901264-3

3988268

Franklin Pinilla

34.000

14/08/2008

717-0-901264-3

3988274

Chilemaq S.A.

119.000

07/ 10/2008

717-0-901264-3

4797624

Transporte Torobayo

07/ 10/2008

717-0-901264-3

4797635

Hernán Mora

09/02/2009

717-0-901264-3

5796303

María Huenchupan Sánchez

442.767

95.200 14.000 445.956

09/02/2009

717 -0-901264-3

5796311

Johnson s.a .

26/06/2009

717-0-901264-3

7185413

Fondo Pensiones Cuprum

563.710

30/06/2009

717-0-901264-3

7185423

Consultores Asesoría Cap. Y Prod .

600 .000

13/07/2009

717-0-901264-3

7185487

Empresa de Correos

479.765

23/07/2009

717-0-901264-3

7405587

Yanira Canio

27.276

31/08/2009

717-0-901264-3

7744697

Bienestar

95.092

40.000

06/11/2009

717-0-901264-3

8270689

Sodimac S.A.

30/11/2009

717 -0-901264-3

8476606

Edgardo Pineda

16/12/2009

717-0-901264-3

8476673

Patricio Subiabre

253.175 406 .392

261.164 37.000

16/12/2009

717-0-901264-3

8476678

Mildael Kraber

16/ 12/2009

717 -0-901264-3

8476693

Socoepa

29/12/2009

717-0-901264-3

8847550

Soco Periodística Araucan ía

118.181

31/12/2009

717-0-901264-3

8847429

Austral Capacitación

180.000

31/12/2009

717-0-901264-3

8847441

Universidad Austral

31/12/2009

717-0-901264-3

8847474

Gabriel Ormeño

758 .526 78.000

31.314

70.000

15/01/2010

717 -0-901264-3

8847494

Víctor Quiñones

11/03/2010

717-0-901264-3

9551699

Ricardo Villegas

22/04/2010

717-0-901264-3

9755803

Ing. Seguros de Vida

16.448 99.200

5.100

25/05/2010

717-0-901264-3

170197

SAESA S.A.

04/06/2010

717-0-901264-3

170294

Tesorería General de la República

30.783

08/06/2010

717-0-901264-3

633264

Multitiendas Taboada

24.970

23/06/2010

717-0-901264-3

633351

Víctor Quiñones

12.000

09/07/2010

717-0-901264-3

829260

Colegio Asistentes Sociales de Chile

25.000

13/09/2010

717-0-901264-3

988642

Edgardo Pineda

40.000

08/10/2010

717-0-901264-3

1320190

Telefónica del Sur

11.318

09/11/2010

717-0-901264-3

1696649

Gloria Flandes

17/12/2010

717-0-901264-3

1944940

Edgardo Pineda

10/03/2011

717-0-901264-3

2608262

Municipalidad de Valdivia

31/03/2011

717-0-901264-3

2608375

Tesorería General de la República

11/07/2011

717-0-901264-3

3549175

Municipalidad de Rancagua

12/08/2011

717-0-901264-3

4094109

SAESA S.A.

16/08/2011

717-0-901264-3

4094111

Escuela de Basquetbol Alabama

TOTAL CHEQUES CADUCADOS

WALTER SCH MI DT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

26

1.800 40.000 36.055 208 .500 21 .879 19.600 150.000 8.787.304

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

ANEXO N° 5 Detalle de facturas sin devengar al 31 de diciembre de 2011 Proveedor

Decreto de Pago

Fecha

N° Factura

Monto ($)

14/12/2011

Ord n° 151 / Acuerdo N" 575

SERVICIO DE BIENESTAR

7

$

2.1 13.452

29/11/2011

Decreto Ex N" 2925

SANDRA TRIPAILAF FERNANDEZ

12

$

50.000

14/12/2011

Decreto Ex N" 3078

SABINA DEL PILAR MATOS MATUS

13

$

50 .000

30/12/201 1

Factura Afecta N"78

MIRTA ESTER NAVARRETE KAEMPFER

31

$

85.680

03/01/2012

Factura N" 1431

GENOVEVA GALLARDO NAVARRO

41

$

178.500

$

2.477.632

TOTAL SIN DEVENGAR AL 31-12-2011

WALTER SCH MIDT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

27

y

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

ANEXO N° 6 Detalle deuda informada por el Instituto de Previsión Social Monto Nomi nal Original ($)

Deuda Actualizada ($) al 31/12/2011

RUT

Nombre o Razón Social

Periodo

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 / 11 /2011

195.154

197.827

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /11 /2011

1.513.120

1.533.849

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/10/2011

211.904

219.680

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/10/2011

1.522.295

1.578.163

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/09/2011

1.490.057

1.576.480

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/03/2011

1.587.161

1.871 .897

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /02/2011

1.502.909

1.802.438

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/01 /2011

1.521.330

1.851.458

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/12/2010

1.571.591

1.943.586

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /11 /2010

1.484.618

1.865.422

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /11 /2010

76 .876

96.594

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/10/2010

1.533.556

1.956.664

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/09/2010

1.521.175

1.969.313

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/09/2010

76.876

99.523

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /08/2010

85.182

112.022

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /08/2010

1.655.563

2.177.230

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/07/2010

99.988

133.473

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFI L

01/07/2010

1.585.529

1.954.983

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /06/2010

1.642.630

2.057.315

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /06/2010

76.876

104.013

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/05/2010

1.573.775

1.995.335

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/05/2010

76.876

105.558

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/04/2010

104.999

146.242

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/04/2010

1.640.679

2.112.120

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /03/2010

1.623.470

2.1 16.446

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/02/2010

1.782.156

2.247.896

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/01 /2010

1.825.145

2.338.604

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 / 12/2009

1.845.349

2.402.887

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /10/2009

1.860.047

2.505.826

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/09/2009

1.895.758

2.558.998

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/05/2009

172.931

356.597

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/04/2009

331.359

627.653

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /03/2009

157.348

293.421

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /11 /2007

1.592.006

3.545.184

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/02/2007

776.497

2.296.561

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/12/2006

1.675.824

4.588.296

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 / 12/2004

1.164.340

3.673.913

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /11 /2004

1.192.336

269 .854

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/09/2004

1.274.474

116.366

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/05/2004

1.184.898

212.286

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/05/2000

11.471

86.427

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /04/2000

9.351

71 .589

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /02/2000

11 .189

87.836 88.761

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/01 /2000

11 .189

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/12/1999

11.001

88.273

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/11 /1999

11 .356

92.171

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/10/1999

11 .168

91 .549

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01 /09/1999

11.074

91 .614

WALTER SCHMIDT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

28

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

ANEXO N° 6 Detalle deuda informada por el Instituto de Previsión Social (Continuación)

RUT

Nombre o Razón Social

Período

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/02/1999

Monto Nominal Original ($)

Deuda Actualizada ($)

9.902

89.917 88.938

al 31/12/2011

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/01/1999

9.638

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/12/1998

10.138

95.582

69200500-7

I MUNICIPALIDAD DE MAFIL

01/11/1998

10.051

97.468

TOTAL ADEUDADO SEGÚN INSTITUTO DE PREVISiÓN SOCIAL

WALTER SCHMIDT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA /

29

60.682.098

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