INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N° 37, DE 2009, DE LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL. by Municipalidad Máfil

( CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS

Informe de Seguimiento Municipalidad de Máfil.

Fecha N° Informe :

28 de septiembre de 2010

37/2009

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

U.A.I. N° 611/2010. PREG. N° 17.016/2010.

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N° 37, DE 2009, DE LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL.

VALDIVIA,

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Cumplo con enviar a usted para su conocimiento, copia del Informe de Seguimiento a Informe Final N° 37, de 2009, practicado por funcionarios de esta Contraloría General, en la Municipalidad de Máfil. SALUDA ATENTAMENTE A UD.,

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U.A.I. N° 612/2010. PREG. N° 17.016/2010.

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N° 37, DE 2009, DE LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL.

VALDIVIA, 0025S5 fl 28.9.10

Adjunto sírvase encontrar copia del Informe de Seguimiento a Informe Final N° 37, de 2009, debidamente aprobado, a fin de que, en la primera sesión que celebre el Concejo Municipal, desde la fecha de recepción del presente oficio, se sirva ponerlo en conocimiento de ese Órgano Colegiado, entregándole copia íntegra del mismo. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría Regional, en su calidad de Secretario del Concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez (10) días de efectuada esa sesión. SALUDA ATENT"IpiTE A UD.,

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JULIO CESAR LIZANA DIAL Contralor Regional De Los Ríos Contraloría General de la República

A LA SEÑORA SECRETARIA MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE MÁFIL MÁFIL MMR

WALTER SCHMIDT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

AT N° 106/2010. PREG. N° 17.016/2010.

INFORME DE SEGUIMIENTO A INFORME FINAL N° 37, DE 2009, DE LA

MUNICIPALIDAD DE MÁFIL.

VALDIVIA,

;28 SEP 2010

En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Contraloría General y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley N° 10.336, Orgánica de la Institución, se ha efectuado en la Municipalidad de Máfil, un seguimiento respecto de la efectividad de las medidas adoptadas por esa entidad, en relación con las observaciones formuladas en el informe final de auditoría efectuada a las transferencias de recursos al sector privado, destinados a programas sociales y subvenciones, la verificación de pagos de enteros previsionales y descuentos voluntarios, examen de expedientes de gastos y de pagos de horas extraordinarias, entre otras materias, por el periodo comprendido entre el 1° enero y el 31 de diciembre de 2008, el cual fue remitido a ese municipio según oficio N° 4.344, de 2009. Para el desarrollo del trabajo se tuvo presente el citado Informe de Fiscalización y los antecedentes proporcionados por la entidad edilicia, respecto de las medidas adoptadas para superar las observaciones determinadas en el precitado Informe Final. Luego de analizados los antecedentes proporcionados por el municipio y las verificaciones efectuadas en terreno, se determinaron los siguientes hechos, respecto de las observaciones formuladas.

AL SEÑOR R.J LIO CÉSAR LIZANA DÍAZ CONTRALOR REGIONAL DE LOS RÍOS CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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1.-

CONTROL INTERNO

observación a la relación 1.1.- En formulada sobre el incumplimiento a las instrucciones impartidas por este Organismo de Control mediante oficio N v 59.463, de 2007, para el ejercicio contable 2008, existiendo un considerable atraso en el envío de los informes contables, se estableció que la entidad fiscalizada remitió a este Órgano de Control, por medio de ordinario N° 246, de fecha 12 de julio de 2010, informes contables de los años 2008 y 2009. No obstante, a la fecha del presente informe esta Entidad de Control no ha recepcionado los informes contables correspondientes al periodo 2010. 1.2.- En ese mismo orden, el señalado Informe de Fiscalización señalaba que el encargado de control no contaba con un programa anual de fiscalización, no efectuaba controles programados o rutinarios para monitorear o reducir riesgos, no emitía informes de auditoría, así como tampoco constaba la existencia de acciones de control desarrolladas durante el año 2008.

Al respecto, se estableció que la entidad edilicia por medio de decreto exento N° 137, de fecha 13 agosto de 2010 resolvió designar a don Felipe Leal Soto como encargado de control de ese municipio. Luego, en la visita de seguimiento no se evidenció que el citado funcionario haya efectuado acciones tendientes a regularizar los hechos detectados. En esa misma materia, se constató que la autoridad municipal, por medio del ordinario N° 253, de fecha 6 de octubre de 2009 instruyó a los Directores y Jefes de Departamento para que previo a la suscripción de decretos exentos y/o afectos estos sean visados por la Unidad Jurídica. No obstante, las validaciones efectuadas por el municipio, durante el seguimiento se determinaron algunos casos en que los decretos no contaban con el visto bueno de la Unidad Jurídica. 1.3.- Se estableció que la Dirección de Desarrollo Comunitario no contaba con un sistema de información que permitiera identificar a los beneficiarios, fecha, monto y número de ayudas proporcionadas, evitando de esta manera la entrega reiterada de beneficios a las mismas personas.

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De las diligencias realizadas, se estableció

que el municipio actualmente lleva un registro de las ayudas sociales entregadas, en planilla Excel, registro que no contempla controles de acceso a los datos. 1.4.- El citado Informe de Fiscalización 37, de 2009 observó que el municipio no disponía de un reglamento destinado a regular los aportes entregados a las personas susceptibles de recibir ayuda social. N°

Sobre el particular, el seguimiento efectuado permitió constatar que, si bien, la autoridad municipal, por medio de ordinario N° 228-550, de fecha 30 de septiembre de 2009 instruyó a la Jefa del Departamento Social (S), doña Patricia Rocha Rozas, la elaboración de un reglamento interno, éste a la fecha de la diligencia no ha sido confeccionado. Ahora bien, mediante ordinario N° 275-567, de fecha 13 de agosto de 2010, la autoridad comunal se sirvió informar a esta Contraloría General que tomará las medidas disciplinarias correspondientes para determinar las eventuales responsabilidades funcionarias. 1.5.- Se estableció que el municipio no contaba con un control para la ejecución de los proyectos financiados con cargo al presupuesto municipal, ni fiscalización posterior a la entrega de ayuda social. De la indagatoria efectuada, se estableció que la autoridad municipal reguló la materia fiscalizada, por medio de decreto exento N° 343, de fecha 22 de diciembre de 2009. Cabe señalar, que en el citado documento se aprobó la Ordenanza de Subvenciones a Organizaciones Sociales, la cual fija las condiciones y requisitos para optar a los fondos concursables. 1.6.- El citado Informe Final N° 37, de 2009 señalaba que las transferencias corrientes al sector privado sujeta a rendición de cuentas no eran registradas en la cuenta código 1210601, "Deudores por Transferencias Corrientes al Sector Privado", conforme a las normas contables impartidas por la Contraloría General. El seguimiento efectuado permitió establecer que, si bien, se lleva un registro de aquellas organizaciones que mantienen fondos pendientes por rendir, éste no se encuentra actualizado.

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Lo anterior, se constató luego de requerir el análisis del saldo de la cuenta contable código 215.24.01.004 "Organizaciones Comunitarias", en el cual se observaron transferencias de recursos que habían sido posteriormente rendidas, no obstante, figuraban como pendientes en el análisis de la cuenta 1210601, "Deudores por Transferencias Corrientes al Sector Privado". 1.7.- El precitado informe señalaba que la Dirección de Administración y Finanzas no ejercía un control sobre las órdenes de compras emitidas por el Departamento de Adquisiciones. De la indagatoria realizada, se constató que la Dirección de Administración y Finanzas efectúa una revisión y validación de las órdenes de compra emitidas por el Departamento de Adquisiciones. Adicionalmente, se comprobó que las solicitudes de compra son asociadas al presupuesto municipal disponible. 1.8.- Se estableció, que la Dirección de Administración y Finanzas, carecía de un manual de funciones, no mantenía un reglamento explícito sobre las pautas o reglas para la aprobación de las rendiciones de las subvenciones entregadas a terceros. De igual manera indicaba que la entidad edilicia no contaba con una ordenanza que normara las subvenciones municipales. 1.9.- Por otra parte, señalaba que la Dirección de Administración y Finanzas no adoptaba las acciones conducentes a requerir la rendición de fondos entregados a terceros y a funcionarios municipales. Respecto de estas materias, el seguimiento efectuado permitió establecer que la observación fue subsanada con la emisión de la Ordenanza de Subvenciones a Organizaciones Sociales, la cual fue sancionada mediante decreto exento N° 343, de fecha 22 de diciembre de 2009. No obstante, en el citado documento no se norma la manera de requerir rendición de fondos a funcionarios municipales.

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2.- EXAMEN DE TRANSFERENCIAS CORRIENTES AL SECTOR PRIVADO 2.1.- Subvenciones Otorgadas

En esta materia, el citado Informe de Fiscalización señalaba que se otorgaban fondos a entidades sin contar con un convenio suscrito con el municipio y decreto aprobatorio que estableciera los términos para la ejecución del programa o proyecto. De las validaciones efectuadas durante la indagatoria, se advirtió que en ocasiones se omite suscribir el convenio con las instituciones beneficiarias y sólo se cuenta con el decreto aprobatorio. Ejemplos de lo señalado precedentemente son con las entidades: Club Deportivo Liverpool de Máfil, Club de Cueca Amanecer y CUEVPRAN. Se observaron comprobantes de egreso que no contaban con la aprobación de la Autoridad Comunal, Secretario Municipal, Director de Finanzas, Director de Control y Tesorero Municipal. La indagatoria efectuada permite dar por subsanada la observación formulada, por cuanto, los decretos de pago revisados contaban con las validaciones y aprobaciones exigidas. Se establecieron comprobantes de egreso registrados en la contabilidad con un número que difiere del que se exhibe en forma manual. Sobre el particular, a la fecha del seguimiento se observó que dicha situación fue subsanada. Se constató que al cuerpo de voluntarias de protección a la ancianidad, Hogar Beda Meneses "CUEVPRAN", presentaba en sus rendiciones, documentos que acreditaban gastos pagados con antelación a los respectivos decretos alcaldicios que otorgan las subvenciones. De las verificaciones efectuadas en el municipio, se comprobó que dicha situación a la fecha se mantiene. 5.- Se determinó, que a la entidad "CUEVPRAN", por medio del decreto de pago N° 278, de 2008, el municipio entregó un aporte ascendente a $ 600.000.-, siendo rendido sólo la suma de $ 412.281.: DONERP.NEL° rGnoi SARNLRoAl:or A

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Al respecto, a la fecha del seguimiento se estableció que dicha situación fue subsanada. Se estableció, que el Club Deportivo San Luís de Quineo, presentaba en su rendición de fondos gastos no elegibles a los fines solicitados, esto era implementación deportiva, según constaba en decreto de pago N° 313, de fecha 14 de mayo de 2008, por un monto de $ 200.000.se De las validaciones efectuadas, estableció que la citada organización a la fecha de seguimiento no ha regularizado la materia señalada. Se constató, que la entidad Unión Comunal Junta de Vecinos, presentó al municipio rendición de gastos con fecha 29 de mayo de 2009, en circunstancias que la subvención fue otorgada el día 7 de julio de 2008, según constaba en decreto de pago N° 570, por $ 1.000.000.-. Sobre el particular, las validaciones efectuadas durante el seguimiento permitieron establecer que en materia de rendición de cuentas, el municipio emitió la Ordenanza de Subvenciones a Organizaciones Sociales, siendo formalizada a través del decreto exento N° 3043, de fecha 22 de diciembre de 2009. Cabe señalar, que en el Título VII del citado documento, se señalan los procedimientos y oportunidad en que las organizaciones Sociales deben de rendir cuenta al municipio. Por otra parte, en el seguimiento no se advirtió la ocurrencia de situaciones como la del hecho observado. Se observó, que la Fundación para la Superación de la Pobreza, a la fecha del término de la auditoría, no presentaba la rendición de gasto correspondiente a la entrega de subvención otorgada en los años 2007 y 2008, mediante decreto de pago N° 956, de fecha 13 de octubre de 2008, por un monto de $ 3.120.000.-. De las verificaciones efectuadas en el municipio, se comprobó que dicha situación a la fecha se mantiene. El citado Informe de Fiscalización N° 37, de 2009, indicaba que durante la auditoría efectuada, no se ubicaron en los archivos, los decretos de pago N°s. 607, 792, y 793, por lo cual este Órgano de Control ordenó al municipio instruir un sumario administrativo tendiente a establecer las responsabilidades administrativas del hecho observado.

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Al respecto, en la visita de seguimiento se estableció que por medio de decreto exento N° 2067, de fecha 13 de agosto de 2010, la autoridad comunal ordenó un proceso disciplinario. 2.2.- Deudores por Rendición de Cuenta En cuanto a esta materia, el señalado Informe observó una diferencia entre el monto informado por la Directora de Administración y Finanzas (S) ascendente a $ 3.677.719.- y el saldo contable de la cuenta código 1210601 "Deudores por Transferencias Corrientes al Sector Privado", el cual no presentaba saldo. Lo anterior, se originaba porque los fondos girados a entidades privadas eran registrados con cargo a la cuenta código 54109 "Transferencias al Sector Privado", y no en la cuenta deudora respectiva, contraviniendo con ello los procedimientos contables para el Sector Municipal, contenidos en el oficio C.G.R N° 36.640 de 2007. De las diligencias realizadas, se pudo establecer que el hecho observado fue subsanado por la autoridad competente. En relación a la deuda de años anteriores por subvenciones entregadas, el referido Informe revela rendiciones pendientes desde el año 2007, las que ascendieron a $ 6.190.000.-, según detalle que se presenta en Anexo N° 4. Sobre el particular, doña Teresa Toledo Ojeda, Directora de Administración y Finanzas (S) informó, por medio de ordinario N° F-354, de fecha 13 de agosto de 2010 que las instituciones: Club de Cueca Amanecer, Club Deportivo La Traca de Máfil, Club Deportivo Estrella Roja de Máfil, Asociación de Fútbol Amateur de Máfil, Club Deportivo Municipal, Club Deportivo La Granja, Club Deportivo Rural Quesquechán, y Club de Cueca Nuevo Amanecer, a la fecha, no han efectuado la respectiva rendición de cuentas por un total de $1.940.000.-. El citado Informe Final N° 37, de 2009, indicaba que el Club Deportivo San Luís de Quineo, recibió del municipio la suma de $ 200.000.-, para la adquisición de implementación deportiva, sin embargo, la visita efectuada en terreno permitió advertir, que los recursos fueron utilizados para la compra de ventanas de aluminio para su sede social y al pago de una factura por traslados de pasajeros con la finalidad de asistir a diversos encuentros deportivos, de los cuales no se adjunta nómina de personas que fueron transportadas. De las validaciones efectuadas, se estableció que la citada organización a la fecha de seguimiento no ha regularizado la materia señalada. ORES WALTER SCHMIDT N° 309 - FONO 268200 - FAX: 268201 — VALDIVIA Página 7 de 19

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El precitado Informe, señalaba que durante la visita efectuada a terreno, la ex - funcionaria de la Fundación para la Pobreza indicó que las sumas entregadas correspondían a cuotas pendientes por los años 2007 y 2008 por $ 3.120.000.-, y que la fundación dejó de operar en la comuna por cuanto habría cumplido razonablemente con el convenio. De las verificaciones efectuadas en municipio, se comprobó que dicha situación a la fecha se mantiene.

2.3.- Ayudas Sociales Sobre la materia, se estableció que las subvenciones son registradas en el Subtítulo 22, Bienes y Servicios de Consumo, debiendo ser imputadas al Subtítulo 24, Transferencias Corrientes, conforme al decreto (H) N° 854, de 2004, y a las instrucciones impartidas por la Contraloría General en oficio CGR N° 36.640, de 2007, sobre Procedimientos Contables para el Sector Municipal. La indagatoria efectuada permitió establecer que la observación formulada ha sido subsanada por la autoridad municipal. Por otra parte, se determinó que por medio del decreto de pago N° 50, de fecha 20 de enero de 2009, el municipio pagó la factura N° 160, de doña Yasna Vargas Henríquez, ascendente a $ 1.944.610.-, por la compra de juguetes. La mencionada compra fue declarada desierta según consta en licitación ID 3623-11084-L108, no siendo acreditado por medio de un decreto alcaldicio los fundamentos que llevaron a un trato directo, como tampoco se presentaron las tres cotizaciones que contempla la normativa vigente. De las validaciones efectuadas, se estableció que situaciones como la descrita han sido subsanadas por el municipio. 2.4.- Fondos de Emergencia El citado Informe de Fiscalización N° 37, de 2009, señalaba que los decretos de pago N°s. 792, 793, 795 y 897, no contaban con la documentación que acreditaba que el beneficiario había recepcionado la ayuda social. De las diligencias realizadas, se pudo establecer que el hecho observado fue subsanado por la autoridad competente.

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2.5.- Premios y Otros

Respecto de esta materia, se estableció que los decretos de pago N°s. 64, 65 y 66, no se encontraban en los expedientes de gastos examinados. Del seguimiento efectuado, se estableció que el municipio, por medio, del Decreto Exento N° 2067, de 2010, ordenó incoar Investigación Sumaria, con el objeto de determinar las eventuales responsabilidades funcionarias que pudieran derivarse de tales hechos. III.- EXAMEN DE CUENTAS 3.1.- Honorarios a Suma Alzada Sobre el particular, el Informe Final

N° 37, de 2009 indicaba que durante la auditoría efectuada el municipio no acreditó que los servicios prestados fueron cumplidos conforme a los respectivos convenios y además no se contó con los informes sobre las actividades desarrolladas por los prestadores de servicios. Respecto a esta materia, se estableció que el municipio, por medio del decreto exento N° 2067, de 2010, ordenó instruir Investigación Sumaria, con el objeto de determinar las eventuales responsabilidades funcionarias que pudieran derivarse de tales hechos. Los egresos emitidos no exhibían la firma de los funcionarios municipales que autorizaron los pagos cursados, a pesar de que en ellos se indicaban, a lo menos cinco instancias de aprobación. La indagatoria efectuada, permite dar por subsanada la observación formulada, por cuanto, se observó que los decretos de pago revisados contaban con las validaciones y aprobaciones exigidas. 3.- Se estableció, que el Director de Obras Municipales, extendió un certificado que acredita las actividades realizadas por don Tirzon Hermosilla Sanhueza en el mes de agosto de 2008, sin embargo, la boleta de honorarios N° 191, de fecha 31 de agosto del mismo año, no exhibía la firma del profesional, en circunstancias que la misma fue ingresada a la oficina de partes el día 5 de septiembre de 2008 y, por su parte el informe de actividades presentado por el prestador de servicios carecía de fecha.

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Las validaciones efectuadas durante el seguimiento, permitieron establecer que situaciones como las señaladas anteriormente han sido regularizadas por la autoridad competente.

4.- Se determinó que a los prestadores de servicios, se les estableció en cláusulas contractuales el cumplir el mismo horario laboral de los funcionarios municipales, sin embargo, se constató que los registros de horarios se comenzaron a utilizar a partir del mes de octubre de 2008, no existiendo un control de la jornada de los prestadores de servicios. La indagatoria efectuada permite dar por subsanada la observación formulada, por cuanto, las validaciones efectuadas dan cuenta que el personal a honorarios efectúa marcación horaria en el reloj control del municipio. 3.2.- Publicidad y Difusión De acuerdo con lo señalado en Informe Final emitido por esta Entidad Fiscalizadora, se observó que los gastos de publicidad y difusión registrados en el año 2008 fueron cursados sin contar con antecedentes legales de respaldo que acreditaran que los servicios contratados fueron ejecutados, y por tanto, recibidos conforme por el funcionario municipal designado para tal efecto por la autoridad comunal. Por otra parte, el Informe Final N° 37, de 2009, indicaba que las compras realizadas por medio de trato directo, se realizaban sin acreditar el municipio en un decreto alcaldicio la justificación de la medida adoptada conforme las normas contenidas en la Ley de Compras. Asimismo, no se respalda la decisión con tres cotizaciones. Respecto a estas materias, las diligencias efectuadas durante el seguimiento permitieron constatar que situaciones como las descritas, fueron subsanadas por la entidad edilicia. No obstante, se determinó que la autoridad municipal, no ha cumplido con la medida propuesta de elaborar un Manual de Adquisiciones referido a normar los procedimientos de compras. 3.3.- Gastos de Capacitación 1.- Sobre la materia, el citado Informe de Fiscalización señalaba que no se encontraba acreditada en la contabilidad los pagos por inscripción, arancel o cuota para los cursos de capacitación en que participaron los funcionarios municipales durante el año 2008. LOOsR:o s C TGRI CAT

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De las diligencias realizadas, se pudo establecer que el hecho observado fue subsanado por la autoridad competente. En relación a la observación que señalaba la existencia de anticipos sujetos a rendición por $ 250.000.- (Anexo N° 2), los cuales se encontraban pendientes de rendición, se estableció que el hecho, a la fecha del presente informe, no había sido regularizado. Sobre la observación, que indicaba que los anticipos eran imputados al ítem presupuestario código 22.08.007, "Pasajes, fletes y bodegaje", debiendo ser registrado en la cuenta código 11.403.000 "Anticipos a Rendir Cuenta", conforme a las normas contables impartidas por este Órgano de Control, la visita de seguimiento permitió establecer que el hecho observado fue subsanado por la autoridad competente. Por otra parte, el citado Informe Final N° 37, de 2009, indicaba que la participación del señor Alcalde y cuatro (4) concejales en el "Segundo Seminario de Gestión Integral de los Gobiernos Locales", organizado por la Municipalidad de Providencia y realizado en la ciudad de Santiago, por lo cual se otorgó un anticipo de $ 96.354.- para viáticos y un anticipo de $ 40.000.- para compra de pasajes, para cada uno. No obstante, durante la auditoría se determinó que sólo participaron de la capacitación tres (3) de ellos. (Anexo N° 2) En respuesta al Preinforme N° 24, de 2009, que dio origen al Informe Final N° 37, de 2009 la Autoridad Municipal adjuntó certificado y diploma del concejal que, según validaciones de este Organismo Fiscalizador no había participado de la capacitación. Adicionalmente, informó que había efectuado acciones para requerir la respectiva rendición de los recursos entregados como anticipos a rendir. Cabe señalar, que la ley N° 20.247, publicada en el Diario Oficial de fecha 24 de diciembre de 2007, sustituyó el inciso final del artículo 88, de la ley N° 18.695, disponiendo que, cuando un concejal se encuentre en el desempeño de cometidos en representación de la municipalidad, tendrá derecho a percibir fondos con el objeto de cubrir sus gastos de alimentación y alojamiento. Tales fondos no estarán sujetos a rendición y serán equivalentes al monto del viático que corresponda al alcalde respectivo por iguales conceptos. Por lo anteriormente expuesto, este Órgano de Control ha resuelto levantar la observación formulada.

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IV.- ENTEROS PREVISIONALES Y OTRAS RETENCIONES DE REMUNERACIONES EFECTUADAS POR EL DAEM .- Declaración y Pago de Enteros Previsionales Respecto a esta materia, el Informe Final N° 37, de 2009, señalaba que el Departamento de Educación Municipal, mantenía cotizaciones previsionales impagas a sus funcionarios, las cuales provenían desde el año 2004. Señalaba además, que la circularización de saldos efectuada con las Administradoras de Fondos de Pensiones, indicó que la cifra totalizaba $ 229.862.176.-, según el siguiente detalle: TABLA N° 1 Circularización a entidades previsionales. (Información al 30.04.2009) Año Total

Hábitat

Provida

142.384.651 45.783.099

Plan

Ing

Vital

Capital

S/I

Cuprum

INP

ACHS

Total

S/I 15.579.800 26.114.626 229.862.176 Total Informado por Instituciones 229.862.176

Sobre el particular, la Directora de Administración y Finanzas (S), por medio de Ordinario N° F-357, de fecha 18 de agosto de 2010, manifestó que la autoridad edilicia, con el objetivo de rebajar la deuda previsional que mantiene ese municipio, se encuentra realizando diversas acciones, entre las que cuentan: a) Realizar estudio sobre los ingresos que perciben los funcionarios, con la finalidad de verificar si corresponde o no el pago de bonos, asignaciones, entre otros beneficios, b) Por medio de oficios alcaldicios ordenó a todos los directores de escuelas y directores de DAEM no realizar contratación de personal sin previamente consultar al Jefe de Finanzas, no autorizar ampliaciones horarias, colaboraciones a la Unidad Técnica Pedagógica, ni apoyo a Inspectoría General, esto según el Plan Anual de Desarrollo Educación Municipal 2010 (PADEM), y c) Cerrar el Liceo Agrícola de Máfil, según consta en resolución exenta N° 370, de 2010, de la SEREMI de Educación Regional. En su escrito también informa que ha rebajado del monto adeudado un total de $ 2.709.611.-, quedando aún pendientes de regularización la suma de $ 227.152.565.-

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419kw-V 'NrIV.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

TABLA N° 2 Abonos efectuados a la deuda de enteros previsionales N° Decreto de Pago

Fecha

Monto

656 858

28-12-09 28-12-09

54.917.-

660

28-12-09

396.444.-

661

28-12-09

752.462.-

662

28-12-09

99.031.-

663

28-12-09

39.788.-

664

28-12-09 1.136.104.-

665

28-12-09

46.697.-

666

28-12-09

164.578.-

Tota I

19.590.-

2.709.611.-

Al respecto se debe informar que la materia en cuestión forma parte de la denuncia efectuada por este Órgano de Control ante la Fiscalía Local de Los Lagos del Ministerio Público (causa RUC N° 0900375436-4). 4.2.- Intereses por Mora El Informe Final N° 37, de 2009, informó que el Departamento de Educación Municipal ha pagado $ 5.056.351.- por concepto de intereses, multas, recargos y reajustes por el pago fuera de plazo de los enteros previsionales. En relación a esta materia, es menester señalar que con motivo del Informe Final N° 1, de 2008, este Ente de Control formuló, ante el Tribunal de Cuentas, reparo N° 34.919, de 2008, el que incluyó gastos por pago de intereses, multas, recargos y reajustes, por la cifra de $ 833.291.- y por el período comprendido entre agosto de 2007 y febrero de 2008. En ese orden, este Ente de Control ha resuelto poner los nuevos antecedentes en conocimiento del citado tribunal. 4.3.- Descuento por Convenio En esta materia, el citado Informe Final observó que el Departamento de Educación Municipal, mantenía convenios con instituciones financieras, comerciales, cooperativas de ahorro y aseguradoras, mediante los cuales los funcionarios contraían obligaciones, las que posteriormente eran retenidas de sus remuneraciones en forma mensual. Se estableció además, que el DAEM mantiene deuda con diversas instituciones por tales conceptos, no obstante haber Rt

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CONTRALORA IC REGIONAL < DE LOS RIOS i" JEFE AUDITO E INSPECCI

iGi • 1

•

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

efectuado las retenciones respectivas a los funcionarios. La deuda por este concepto totalizaba la suma de $ 110.883.703.TABLA N° 3 Descuentos por convenio impagos Año

Caja La Araucana Caja Los Andes

Total

2005

393.823.-

0.-

393.823.-

2006 2008 2008 2009

1.342.700.50.880.415.43.620.511.8.737.379.-

0.0.5.908.875.0.-

1.342.700.50.880.415.49.529.386.8.737.379.-

Totales $

104.974.828.-

5.908.875.- 110.883.703.-

Al respecto, la Directora de Administración y Finanzas (S), informó en Ordinario N° F-357, de fecha 18 de agosto de 2010 que el municipio se encuentra en vías de firmar un convenio con la Caja de Compensación La Araucana, con la finalidad de repactar la cifra adeuda. Al respecto se debe informar que la materia en cuestión forma parte de la denuncia efectuada por este Órgano de Control ante la Fiscalía Local de Los Lagos del Ministerio Público (causa RUC N° 0900375436-4). OTRAS OBSERVACIONES 5.1.- Horas Extraordinarias En relación a esta materia, se determinó que un importante número de funcionarios percibió remuneraciones por concepto de horas extraordinarias durante los meses de septiembre y octubre de 2008, por trabajos extraordinarios que éstos habrían realizado, advirtiéndose que aún cuando estas tareas extraordinarias fueron solicitadas y autorizadas por la autoridad respectiva, no se encontraba acreditada su realización en el libro de asistencia. Del mismo modo, indicaba el antes citado informe final, que la entidad edilicia no contaba con los controles adecuados para velar por el cumplimiento de la jornada de trabajo. Asimismo, señalaba que los decretos alcaldicios que programaban los trabajos extraordinarios, eran dictados con efecto retroactivo. Sobre estas materias, la Directora de Administración y Finanzas (S) informó a este Organismo Fiscalizador, por medio de Ordinario N° F-357, de fecha 18 de agosto de 2010 que la autoridad comunal ha Rt

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CONTRALORIA E IRNEscp: NIO Q DE LOSN RIOS JEFE AUDIT IA -(

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

adoptado la medida de sancionar mediante decreto alcaldicio, la autorización de horas extraordinarias. Adicionalmente, comunica que la Alcaldesa, a través de decreto exento N° 2067, del día 13 de agosto de 2010 ordenó una Investigación Sumaria, con la finalidad de determinar las eventuales responsabilidades administrativas en los hechos observados. 5.1.1.-Sobre registro de trabajos extraordinarios El citado Informe Final señalaba que la municipalidad para comprobar el tiempo destinado al trabajo extraordinario realizado por los funcionarios, utilizaba el libro de asistencia, no obstante, las pruebas de validación realizadas por este Órgano de Control demostraron que ese sistema de registro no era confiable, por cuanto la información contenida en él, no identificaba con claridad y precisión las horas extraordinarias. De las diligencias efectuadas durante el seguimiento, se estableció que actualmente el personal contratado a honorarios efectúa marcación horaria en el reloj control del municipio, lo cual permite al personal de remuneraciones, emitir reportes y con ello efectuar manualmente el cálculo del tiempo trabajado en exceso por funcionario. No obstante lo anterior, se determinó que la Autoridad Municipal, no ha cumplido con la medida propuesta de elaborar un Reglamento Interno que norme la materia. 5.1.2.-Pago de horas extraordinarias Se estableció, que la entidad edilicia efectuaba el pago de las horas extraordinarias en conjunto con las remuneraciones del mes en que éstas correspondía se realizaran, lo que conllevaba a que se pagaran en forma anticipada horas extraordinarias que aún no se habían cumplido, esto es, las comprendidas entre la fecha de determinación de las remuneraciones y el término del respectivo mes. De igual manera indicaba, que no existía un proceso de control a los registros de asistencia y que además en el periodo inmediatamente siguiente no se efectuaba ajuste producto de las horas no realizadas y pagadas anticipadamente. De las diligencias realizadas, se estableció que el hecho observado fue subsanado por la autoridad competente, dado que las horas extraordinarias son previamente autorizadas por decreto exento de la autoridad competente. Además el personal de remuneraciones se encarga de emitir reportes y efectuar recalculo del tiempo efectivamente trabajado en exceso por funcionario, para luego proceder a su pago.

rNELO TGORI

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JEFE AUDITO:. "" E INSPEC .

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

5.2.- Ingresos por Percibir En esta materia, el citado Informe N° 37, de 2009 observó que en el presupuesto del año 2008 aprobado mediante decreto exento N° 10, de fecha 7 de enero de 2008, se estimó un monto por M$ 29.850.-, en la imputación presupuestaria código 12.10.000 "Ingresos por Percibir". Idéntica situación se presentaba en el presupuesto del año 2009, en que la asignación presupuestaria anteriormente señalada, presentaba un monto de M$ 31.000.-. A su turno, durante el desarrollo de la auditoría se estableció que esas estimaciones correspondían a derechos por cobrar por concepto de patentes municipales, aseo domiciliario y permisos de circulación. Sobre el particular, en la visita de seguimiento no se evidenció que el municipio haya efectuado acciones tendientes a regularizar el hecho observado. 5.3.- Informes Contables En esta materia, el Informe Final N° 37, de 2009, determinó que a la fecha de término de la auditoría, esto es, el día 10 de julio de 2009, el municipio no había confeccionado los informes contables mensuales del ejercicio presupuestario 2008 y de los meses enero a mayo 2009. De igual manera informó que no se habían presentado los informes de apertura del año presupuestario 2009 y que además no se había remitido a este Organismo de Control el Presupuesto Inicial Municipal para el período presupuestario año 2009. En ese mismo orden, se indicaba que los informes de avance de ejecución presupuestaria trimestrales del año 2008 y 2009, que debía preparar el Director de Control según lo establece el artículo 29 letra d) de la Ley 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, no habían sido preparados. La indagatoria efectuada durante el seguimiento, permitió establecer que la entidad fiscalizada remitió a este Órgano de Control, por medio de ordinario N° 246, de fecha 12 de julio de 2010, informes contables de los años 2008 y 2009. No obstante, a la fecha del presente informe este Organismo de Control no ha recepcionado los informes contables correspondiente al periodo 2010. En cuanto a la observación relativa a la no preparación de los informes de avance de ejecución presupuestaria trimestrales que debía preparar el Director de Control, corresponde señalar que la materia forma ^ yOR

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CONTRALORIA •C REGIONAL < DE LOS RIOS JEFE AUDITOR F INSPECCIO

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parte de la Investigación Sumaria que se encuentra instruyendo el municipio, la cual fue ordenada instruir por medio del decreto exento N° 2067, de fecha 13 de agosto de 2010. III.- CONCLUSIONES Con mérito de lo expuesto, cabe concluir que la Municipalidad de Máfil ha adoptado medidas tendientes ha subsanar las observaciones señaladas en el Informe materia del presente análisis, sin embargo, estas no han sido suficientes para corregirlas a cabalidad en lo que dice relación con los puntos 1.1, 1.2, y 1.6 del Control Interno; 2.1 Subvenciones Otorgadas, 2.2 Deudores por Rendición de Cuentas, 3.2 Publicidad y Difusión, 4.1 Declaración y Pago de Enteros Previsionales, y 5.1.1 Sobre registro de trabajos extraordinarios. Por consiguiente deberán reforzarse dichas medidas de tal forma que permitan dar una solución definitiva a las situaciones planteadas, lo que será verificado en una próxima visita inspectiva. No obstante, se mantienen pendientes situaciones, respecto de las cuales se deberán implementar las siguientes medidas: Efectuar regularización contable en la cuenta Ingresos por Percibir, remitiendo en esa oportunidad a este Órgano de Control los antecedentes que acrediten la realización de tales ajustes. En relación con las rendiciones de fondos pendientes, corresponde que esa autoridad disponga las medidas conducentes a objeto de obtener la rendición respectiva o el reintegro de los recursos según proceda, para lo cual deberá remitir a este Ente de Control, respaldo de los antecedentes en un plazo no superior a 30 días. Es del caso hacer presente que, una vez finalizados los sumarios instruidos por ese municipio, sus resultados deberán ser informados a este Organismo Fiscalizador, debiendo destacarse que corresponde al alcalde agilizar su tramitación, al tenor de lo establecido en el artículo 141, de la ley 18.883, bajo apercibimiento de hacerse efectiva las responsabilidades pertinentes. SALUDA A 'ENTAMENTE A UD.,

N FLORES CASO Jefe Unidad Auditoría e Inspección raloría Regional De Los Ríos

y0 RE WALTER SCHMIDT N° 309 - FONO 268200 - FAX 268201 — VALDIVIA Página 17 de 19

CONTRALORIA R EGIONAL ." < DE LOS RIOS „ JEFE AUDITO F INSPEC

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ANEXO N° 1 Rendiciones Pendientes al 31 de diciembre de 2007

DESCRPICION DEL PROYECTO

2 3

7 8

NOMBRE DEL BENEFICIADO

1. Beneficio mensual Hogar de Ancianos Beda Meneses para CUEVPRAN cancelauon de gastos. (Enero) Aporte económico para CLUB cubrir gastos de transp. ESPERANZA a las termas de liguifie, ADULTO acuerdo 219. MAYOR. Aporte económico para CLUB DE cancelar transporte por partir:papón encuentro CUECA AMANECER folklórico Aporte pera participar BALLET Vigésima en FOLKLORICO Ira muestra Nacional DAVID PATIÑO de Folklore en Valdivia. Beneficio mensual Hogar de Ancianos Beda Meneses para CUEVPRAN cancelación de gastos. (Febrero) Beneficio mensual Hogar de Ancianos Beda Meneses. para CUEVPRAN cancelación de gastos (Marzo) Aporte económico CONSEJO según acuerdo Pe 212 LOCAL DE de fecha 13/11/06. DEPORTES Beneficio ~sud Hogar de Anciano* Beda Meneses. pera CUEVPRAN cancelación de gastos (Abril) Aporte económico CLUB DEPORTIVO LA segun acuerdo N° 212 TRACA DE de feche 13/11/06. MAFIL económico CLUB Aporte DEPORTIVO según acuerdo N° 212 ESTRELLA de fecha 13/11/06. ROJA DE MAFIL ASOCIACION Aporre económico DE FUTBOL segun acuerdo N° 212 AMATEUR de fecha 13/11/06 MAFIL Beneficio mensual Hogar de Anciano* Beda Meneses. para CUEVPRAN cancelación de gastos. (Mar)) Beneficio mensual Hogar de Ancianos Beda Meneses, para CUEVPRAN de cancelación gastos.(Juna). Aporte económico pare compra de CLUB implementación y DEPORTIVO participar en MUNICIPAL competencias Aporte económico a Deportivo Club la CLUB DEPORTIVO LA Grania. según Acuerdo GRANJA N* 286

16 j Aporte Económico Esa Rural Quesquechen, según Acuerdo N* 304 ef co 17 mensual Hogar de Ancianos Beda Meneses, para cancelación de gastos (Septiembre) 18 Aporte económico para iniciar mes de la patria con clubes de cuece Provincia Valdivia 19 Aporte económico pera implementación deportiva según Acuerdo N* 355 20 Aporte económico pera La Unión Comunal de Juntas De Vecinos.

R.U.T EJECUTOR

FECHA INICIO DEL PROYECTO

FECHA VENCIMIENTO DEL PROYECTO

FECHAS QUE SE EFECTUO LA TRANSFERENCIA

72.032 103-9

12/01/2007

12/02/2007

12/01/2007

400.000.-

65.035.070-7

26/01/2007

31/12/2007

26/01/2007

130.000.-

75.380 200-2

08102/2007

31/12/2007

06/02=07

400.000.-

400 000.-

75.982 360-5

06102/2007

31/12/2007

06/02/2007

70.000 -

70 000.-

72.032 100-9

20/02/2007

31/12/2007

20/02/2007

400.000.-

72.032 100-9

19/03/2007

19/04/2007

19/03/2007

400 000 -

400 000.-

123

61.923.600-9

10104/2007

31/12J2007

1010412007

200.000.-

110

72.032 100-9

16/04/2007

16/05/2007

16/04/2007

400 000.-

203

75.944 710-7

15/05/2007

31/12/2007

15/05/2007

200 000 -

200.000.-

415

65.732.120-0

16/05/2007

31/12/2007

16/05/2007

200.000.-

422

65.010.270-3

16/05/2007

31/12/2007

16/05/2007

200 000 -

200 000.-

423

72.032.100-9

18/05/2007

18/D5/2037

18/05/2007

400 000 -

431

72.032 100-9

12/06/2007

12/07/2037

12/06/2007

400 000.-

400 000-

480

65.334 980-7

21/06/2007

31/12/2007

21/06/2007

200.000 -

200 000.-

517

65 600 170-4

09/08/2007

31/12/2037

09/08/2007

200 000 -

761

31/12/2007

23/08/2007

240.000.-

798

250 000.-

879

C.D ESC. RURAL OUESOUECHAN

MONTO ENTREGADO AL 31-12-07

RENDICIÓN PENDIENTE

DECRETO DE PAGO

CUEVPRAN

72.032 100-9

12/09/2007

12/10/2007

12/09/2007

250 000.-

CLUB DE CUECA NUEVO AMANECER

75.380.200-2

09/10/2007

31/1212007

09/10/2007

3oa000.-

26/11/2007

31/12/2007

26/11/2007

200 000.-

1151

10/12/2007

31/12/2007

10/12/2007

1.030 000 -

1.000.000.-.-

1222

Total

5.1f0.000.-

CLUB DEPORTIVO JUVENTUS DE MAFIL UNION COMUNAL

65.569 850-7

R k1`. sss coRNETGRáczA

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cr DE LOS RIO

JEFE AUDIT A -4' NSPEC•1.4

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS RÍOS UNIDAD DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN

ANEXO N° 2 Anticipo de Fondos a Rendir

Capacitación [-Decreto -N° 503 504 505 506 507 623 624 625 626 627 Totales

Fecha Decreto

24-06-2008 24-06-2008 24-06-2008 24-06-2008 24-06-2008 23-07-2008 23-07-2008 23-07-2008 23-07-2008 23-07-2008

Monto

Monto $

10.000.10.000.10.000.10.000.10.000.40.000.40.000.40.000.40.000.40.000.250.000.-

Angelino Leal Ríos Claudio Sepúlveda Miranda Eduardo Hunter Abarzúa Merlín Velásquez Herwitt Marfa Huenchupan Sánchez Angelino Leal Ríos Eduardo Hunter Abarzúa Merlín Velásquez Herwitt Claudio Sepúlveda Miranda María Huenchupan Sánchez

Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir

Rendido S -

Capacitación 25,26,27 junio 2008 25,26,27 junio 2008 25,26,27 junio 2008 25,26,27 junio 2008 25,26,27 junio 2008 28 y 29 julio 2008 28 y 29 julio 2008 28 y 29 julio 2008 28 y 29 julio 2008 28 y 29 julio 2008

Anticipo de Viático Decreto Pago N° 623 624 625 626 627 Totales

Fecha

Monto

Decreto

23-07-2008 23-07-2008 23-07-2008 23-07-2008 23-07-2008

96.354.96.354.96.354.96.354.96.354.481.770.-

Monto Beneficiario

Angelino Leal Ríos Eduardo Hunter Abarzúa Merlin Velásquez Herwitt Claudio Sepúlveda Miranda María Huenchupan Sánchez

Motivo

Rendido

Viático Viático Viático Viático Viático

Asistencia Capacitación

Si SI

Si No Si

Fondos a rendir Decreto Fecha Pago Decreto N° 623 23-07-2008 624 23-07-2008 625 23-07-2008 626 23-07-2008 627 23-07-2008 Totales

Monto 40.000.40.000.40.000.40.000.40.000.200.000.-

Monto Beneficiario

Motivo

Angelino Leal Ríos Eduardo Hunter Abarzúa Merlin Velásquez Herwitt Claudio Sepúlveda Miranda María Huenchupan Sánchez

Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir Fondo a rendir

Rendido

Asistencia Capacitación Si Si Si

No Si

co0RG -EL70RI sARN EN I OA

°l:1

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JEFE AUDIT• • A -( E INSPEC• •N