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CONTRALORJA GENERAL DE LA REPUBlICA
ONTRALOHIA REG IONAL DE l l' S RJ \)$
I
O 7 FEB. 2014
~(NA DE PAR-TES ----ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE MAFIL
ALCALDIA
ORO: MAT: Respuesta Informe Final W 35 de 2013
Fecha,
DE:
CLAUDIO SEPULVEDA MIRANDA ALCALDE ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE MAFIL
A:
LARITZA PREISLER ENCINA.
CONTRALOR REGIONAL DE LOS RIOS
- B FEB 2014
Junto con saludar. el suscrito tiene a bien responder a lo requerido mediante Oficio Ordinario N° 4435 de Diciembre 2013, referente
informe Final N° 35 de 2013, sobre auditarla a los recursos
relacionados con el Programa de Integración Escolar, efectuado en la Municipalidad de Máfil, a lo cual informo lo siguiente. Respecto del Numeral 1, aspectos de control Interno se Informa que se procedió a elaborar una Manual de Procedimientos para el manejo y ejecución de los recursos
provenientes del Programa de
Integración Escolar (Anexo 1) Acerca del Numeral 2, la Encargada de la Unidad de Control, Srta. Daniela Sánchez procedió a elaborar un Plan de Auditarla para ser ejecutado el año 2014 sobre el Programa de Integración Escolar que se lleva a cabo en el Liceo Gabriela Mistral y Escuela Alabama. (Anexo 2) En cuanto al Numeral 4 el Sr. Rubén Olivera, Encargado de Adquisiciones elaboro un acta de recepción de los recursos para los establecimientos educacionales. Dicha acta de recepción de bienes de uso y consumo se aplicará, según corresponda, tanto para las adquisiciones con Subvención
~ormal,
el
Programa de Integración Normal y Subvención Escolar Preferencial, lo cual permitirá llevar un mejor control interno de cada uno de los fondos. El Manual de procedimientos de compras y licitaciones del anexo 1, establece el procedimiento para la recepción de los bienes (punto W8). (Anexo 3). Sobre el Numeral 5, se elaboró un Manual de Revisión de Decretos de Pago para regularizar el procedimiento que autoriza los egresos en el Departamento de Educación de la Municipalidad de Mafil . (Anexo 4). En lo referente al Numeral 1.1, la Srta. Waleska Zurita, Coordinadora del Programa de Integración Escolar Comunal, entrego al Departamento de Educación Plan de Inversión año 2014, según Memorándum W 05 de 27 de Diciembre de 2013. Dado que la profesional se encuentra de vacaciones hasta el mes de Marzo del presente año, no fue posible obtener el cronograma de adquisición de estos bienes, por lo cual iniciando el período escolar se instruirá a la coordinadora para que elabore dicho documento basándose en el Plan de inversión presentado a este departamento (Anexo 5).
En relación al Numeral W2, mediante decreto alcaldicio W 181 de 20 de enero de 2014 se regularizo el procedimiento sobre la aprobación del convenio "Proyecto de Integración Escolar "(Anexo 6).
Sobre el numeral W7 y el saldo negativo al 31 de Diciembre de 2012 en las disponibilidades. Esto se explica debido a que el banco determina el dla 31 de Diciembre de cada año como feriado bancario, por lo cual todos los depósitos y transferencias pasan automáticamente al dla hábil siguiente det año entrante. La conciliación y la cartola bancaria de Enero de 2013 muestra veinte y dos transferencias con fecha 02 de Enero de 2013 provenientes del Ministerio de Educación por concepto de devolución de Subvención regular, la cual debla ser traspasada a la cuenta corriente del departamento de educación a mas tardar el 31 de Diciembre de 2012 . Esto genero que la conciliación bancaria no registrara los ingresos en el mes de Diciembre, presentando la disponibilidad en forma negativa. (Anexo 7) En cuanto a los Numerales 8.1.1, 8.1.2, 8.1 .3, 8.2 Y 8.4, el Manual de Procedimientos de compras y licitaciones del Departamento de Educación establece el procedimiento a realizar para las adquisiciones de bienes y pago de proveedores. En lo atingente al Numeral 9.2 Respecto a los materiales fungibles y didácticos, la Coordinadora Comunal
del programa P.I.E. informa que estos artrculos son adquiridos tanto con el Programa de
integración Escolar y con el fondo" Subvención Escolar Preferencial" , el cual complementa con el Plan de Mejoramiento Educativos el trabajo que se desarrolla en aula . Que la mayorra de ros alumnos que pertenecen al programa posee necesidades de tipo transitoria, los cuales logran superan con el paso del tiempo y que por esa razón no se necesitan en gran cantidad los materiales didácticos antes señalados y que los que tienen necesidades permanentes, como por ejemplo: déficit de aprendizaje; se trabaja con ellos en forma separada y son los menos en relación al grupo total. Se solicitará una vez que la encargada comunal del Programa de Integración Escolar retorne de sus vacaciones, presente junto al cronograma de adquisiciones la incorporación especifica de materiales fungibles y didácticos para ser adquiridos con el Fondo P.I.E., sin perjuicio de lo que pueda ser comprado con otros fondos, señalando quienes son los alumnos que se beneficiaran con estos útiles durante el año 2014. De esta forma se dará cumplimiento a los rtems exigidos por la norma sobre la materia. En el Numeral 9.3, al igual que la situación anterior, dado que los establecimientos educacionales inician sus actividades a partir de Marzo y las personas que llevan los registros de los programas y todo lo relacionado con fines educacionales en Escuela Alabama retomaran sus funciones en dicha fecha, resulta imposible entregar lo solicitado. Sobre el Numeral 1.1, se informa que quedará pendiente esta observación ya que la diferencia por parte del banco se produjo aproximadamente entre el año 2007 y 2008, lo que requiere hacer una revisión minuciosa y exhaustiva para presentar una solicitud de aclaración al banco y para ello se necesita contar con más tiempo, de tal forma que esta búsqueda engorrosa en bodegas de documentación de años anteriores Educación.
no produzca un desajuste en las tareas habituales que debe cumplir el Departamento de
Del Numeral 1.2, Aspectos de otras observaciones, efectivamente durante el aĂąo 2012 no se registraron contablemente los cheques caducados y por corresponder a un periodo ya cerrado contablemente no se pueden hacer los ajustes. Por otro lado, cabe mencionar que durante el aĂąo 2013 se regularizo el procedimiento para contabilizar los cheques caducados, por lo cual se realizĂł el ajuste correspondiente por los documentos que no fueron cobrados cuyo plazo legal de cobro ha expirado en la cuenta 21601 .
Indicado
Alcaldra
Partes