4 informe seguimiento 25 de 2012 municipalidad de mafil examen de cuentas al endeudamiento municipal

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Municipalidad de Máfil.

Número de Informe: 25/2012 30 de diciembre de 2013.

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO

USEG N° 19/2013.

REF . N° 144.441/2013.

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA.

VALDIVIA,

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Adjunto, remito a Ud. , para su conocimiento y fines pertinentes , Informe de Seguimiento realizado al Informe Final N° 25 , de 2012, sobre el "Examen de cuentas al endeudamiento municipal, período 2011 ", efectuado en la Municipalidad de Máfil.

Saluda atentamente a Ud.,

NOMBRE ~'J#J~~~~:p.~~tt CARGO FECHA

AL SEÑOR ALCALDE MUNICIPALIDAD DE MÁFIL MÁFIL

WALTER SCHMIDT N° 309 - FONO: 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO

USEG N° 19/2013.

REF . N° 144.441/2013.

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA.

VALDIVIA,

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3

Adjunto, remito a Ud., copia del Informe de Seguimiento efectuado al Informe Final N° 25, de 2012 , debidamente aprobado , con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción , se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo.

Al respecto , Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría Regional , en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe , el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días hábiles de efectuada esa sesión .

Saluda atentamente a Ud. ,

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VELIZ GUAJARDO

Cnntralor Regional Subrogante de Los Ríos Contraloría General de la r-epública

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A LA SEÑORA SECRETARIA MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE MÁFIL MÁFIL

WAL TER SCHMIDT N° 309 - FONO : 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO

USEG N° 19/2013.

REF. N° 144.441/2013.

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA.

VALDIVIA,

ofl4 63 1 -

J '1 . 121 3

Adjunto, remito a Ud ., para su conocimiento y fines pertinentes , Informe de Seguimiento realizado al Informe Final N° 25, de 2012, sobre el "Examen de cuentas al endeudamiento municipal, período 2011", efectuado en la Municipalidad de Máfil.

Saluda atentamente a Ud .,

OllA O F. VELIZ GUAJARDO cb tralo\" Regional Subrogamtl de Los Ríos Contraloría General de la f':epública

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DE LA R~PUaU(;A CONTRALORIA Rl:üiONAl DE: lOS RIOS

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WAL TER SCHMIDT N° 309 - FONO : 268200 - FAX: 268201 - VALDIVIA

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO

USEG N° 19/2013 REF. N° 144.441/2013.

SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL W 25, DE 2012 SOBRE EL "EXAMEN DE CUENTAS AL ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL, PERíODO 2011 ", EFECTUADO EN LA MUNICIPALIDAD DE MÁFIL.

VALDIVIA,

3 ODIe 2013

De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N° 25, de 2012, sobre el "Examen de cuentas al endeudamiento municipal , periodo 2011 ", efectuado en la Municipalidad de Máfil. El funcionario que ejecutó esta fiscalización fue el señor Edison Guerra Ramírez.

El proceso de seguimiento consideró el referido informe N° 25, de 2012 y la respuesta del servicio a dicho documento, remitida mediante el oficio A N° 132 - 744, de 2013.

Los antecedentes aportados fueron analizados y complementados con las validaciones correspondientes, a fin de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican.

AL SEÑOR EDUARDO VÉLlZ GUAJARDO CONTRALOR REGIONAL DE LOS Ríos (S) CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE

I:

EGR

(

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -2-

1.

Observaciones subsanadas N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

Respuesta del Servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

Conclusión

Se constató que esa entidad edilicia mantiene registrado en la cuenta contable El antecedente que remite ese municipio da 214-01 , denominada "Anticipos de cuenta de las medidas adoptadas para 2. Sobre cumplimiento de clientes", un saldo de $7.304.888, que, de corregir la situación observada, por lo que se la normativa e acuerdo a lo certificado por el director de Esa entidad edilicia comunica que la subsana la observación . No obstante, se instrucciones aplicables a administración y finanzas subrogante, el situación se solucionó mediante la debe hacer presente que no corresponde que la materia. 2.2. Análisis día 30 de mayo de 2012, correspondería a realización del ajuste contable la cuenta 214, a que se hace mención en el de partidas que un traspaso de la cuenta contable 613-11, según consta en el comprobante W 1 Subsanada comprobante W 824, de 2013, que se conforman el pasivo de la del anterior clasificador presupuestario 824, de 2013, por un total de adjunta, sea registrada con saldo negativo en Municipalidad de Máfil. b). durante el año 2007 . Por lo que se $7.304.888, el cual adjunta. el "Haber", debiendo el asiento contable Depósitos de terceros, advierte que la Municipalidad de Máfil no registrar el valor en el "Debe", lo que tendrá cuenta 214. ha efectuado los ajustes establecidos en que ser corregido a la brevedad, para el oficio W 36.640, de 2007, de esta resguardar el principio de devengamiento.

Entidad de Control, que permitan aclarar el origen de la citada cuenta .

Se advirtió el registro en la cuenta contable 214-11-99, "Años anteriores", de El antecedente que remite ese municipio da un saldo por $2.687 .724, los que según lo cuenta de las medidas adoptadas para 2. Sobre cumplimiento de informado por el director de administración corregir la situación observada, por lo que se la normativa e y finanzas subrogante, el día 30 de mayo Esa entidad edilicia comunica que la subsana la observación . No obstante, se instrucciones aplicables a de 2012, correspondería al traspaso de la situación se habría solucionado debe hacer presente que no corresponde que la materia. 2.2. Análisis cuenta 613-21 , "Obligaciones a favor del mediante el ajuste contable la cuenta 214, a que se hace mención en el Subsanada 2 de partidas que fisco", que durante el año 2007, se realizó efectuado a través del comprobante comprobante W 825, de 2013, que se conforman el pasivo de la desde el antiguo clasificador W 825, de 2013, por un total de adjunta, sea registrada con saldo negativo en Municipalidad de Máfil. b). presupuestario. Por lo que se advierte que $2 .687.724, el cual adjunta. el "Haber", debiendo el asiento contable Depósitos de terceros, la Municipalidad de Máfil no ha efectuado registrar el valor en el "Debe", lo que tendrá 111 / cuenta 214. los ajustes establecidos en el oficio W que ser corregido a la brevedad , para (VV 36.640, de 2007, de esta Entidad de resguardar el principio de devengamiento. ~.

Control, que permitan aclarar el origen de ~ L~ -LI~a~c~it~a~da~c~ue~n~t~a~.__________________1-________________________~________________________________~__________~

__ __________________

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -3N° Observación Según Informe Final

3

4

4. Validación de la información contenida en el balance de comprobación y de saldos y de ejecución presupuestaria.

4.2 .

Cumplimiento de obligaciones en relación con el concejo municipal. b). Dirección de control.

Descripción de la Observación

Respuesta del Servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

Conclusión

Se verificó, a través del certificado del 30 de mayo de 2012 , del director subrogante de administración y finanzas, que la dirección de control municipal, no había remitido al concejo municipal el cuarto informe trimestral del año 2011.

Esa entidad edilicia comunica que se estaría dando cumplimiento a lo observado, mediante los informes trimestrales que ha remitido la unidad de control, al Concejo Municipal de Máfil. Se adjuntan copia de las actas de las sesiones ordinarias N°S 21 , 37 Y 48, de 2013, del Concejo Municipal de Máfil, en las que se presentaron los citados informes.

Los antecedentes aportados en esta oportunidad permiten acreditar la entrega de los informes trimestrales por lo que se subsana la observación, debiendo la autoridad instruir y arbitrar las medidas para mantener el estricto cumplimiento a lo establecido en el artículo 29, letra d), de la ley N° 18.695 .

Subsanada

El municipio indica que el monto adeudado a la fecha de la fiscalización correspondía a $555.000, los que fueron pagados a través de los decretos de pago N's 1.722 ; 1.968; 2.228; 2.237 Y 2.349, todos de 2011 .

Los antecedentes que remite ese municipio, dan cuenta de los pagos efectuados al proveedor por un monto total de $555 .000, donde mediante los decretos de pagos N's 2.237 y 2.349 de 2011 , se efectuaron los pagos de $60.000 y $50.000, respectivamente, cifras que totalizan los $110.000 informados por el proveedor como deuda del municipio, por lo que se subsana la observación .

No obstante lo anterior, la autoridad deberá instruir al personal de la Dirección de Finanzas, para dar estricto cumplimiento a los procedimientos contables establecidos en el oficio W 36.640, de 2007, de esta Entidad de Control.

Subsanada

La Municipalidad de Máfil, informa que al 31 de diciembre de 2011 , le adeudaría al 6. otras observaciones. señor Placido Pinilla Sánchez, un total de de $555.000, lo que difiere de la información 6.2. Confirmación proporcionada por ese proveedor, donde proveedores. se indica que el monto ascendería a $110.000.

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -4-

2.

Observaciones no subsanadas N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

2. Sobre cumplimiento de la normativa e instrucciones aplicables a la materia. 2.2. Análisis de pa~das que conforman el pasivo de la Municipalidad de Máfil. a) . Empréstitos internos, cuenta 231-02 .

Analizado el balance de comprobación y de saldos del periodo 2011 , se constató que la entidad edilicia mantiene un saldo de $41.426 .000, en la cuenta contable 231-02, los que, según informa el director de administración y finanzas subrogante, en su certificado del 30 de mayo de 2012, provendrían desde el año 2002 , sin embargo, ese municipio no logró acreditar su procedencia ni el fin al cual se destinaron los recursos .

2. Sobre cumplimiento de la normativa e instrucciones aplicables a la materia. 2.2. Análisis 2

)

de partidas que conforman el pasivo de la Municipalidad de Máfil.

D t c . ocumen os caducados, cuenta 21601 .

La entidad edilicia no registraba al 31 de diciembre de 2011, en la cuenta 216-01, los documentos caducados, lo cual, de acuerdo a lo informado por el director de administración y finanzas subrogante, el día 30 de mayo de 2012, se debió a que

Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

El municipio informa que se procedió a ajustar la cuenta contable 231.02, "Empréstitos internos", de acuerdo a lo señalado en el dictamen W 5.736, de 2013, de este Órgano de Control , y adjunta el comprobante de traspaso W 642, de 2013, por un monto de $41.426.000, que transfiere los recursos desde la citada cuenta a la cuenta contable W 311. O1 "Patrimonio institucional".

Lo comunicado por esa entidad edilicia, no permite subsanar lo observado, ya que por una parte, no acredita que el origen de los recursos observados corresponda a traspasos realizados desde la SUBDERE, a propósito del Préstamo W 15/1C-CH o del W 577/0C-CH , ambos del Banco Interamericano de Desarrollo, a que se refiere el aludido dictamen W 5.736, de 2013 , de este Ente de Control y, por otro lado, de acuerdo a lo indicado durante la auditoría que dio origen al informe del estudio, los recursos de que se trata, datarían desde el año 2002 , y no serían anteriores al año 2000, como lo indica ese mismo pronunciamiento, por lo que se mantiene la observación .

El municipio indica que en la actualidad no existen registros ni saldos pendientes en la cuenta 216.01 . Además, agrega que durante 2013, se han realizado los . t t bl . aSlen os con a es necesarios para ajustar su proceder al procedimiento contable K-03, contenido en el oficio W 36.640, de este Órgano de

Lo informado por esa entidad edilicia y el análisis de la cuenta 216-01 , que adjunta, si bien da cuenta del reemplazo de algunos de los cheques caducados durante el año 2013, no permite subsanar la observación , ya que de la revisión de las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente W 7170901264-3, "Fondos ordinarios",

Conclusión

Acción derivada

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima auditoría.

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización.

correspondientes a los meses de junio, julio y agosto, y las conciliaciones de los meses de junio y julio, para la cuenta corriente W no se registraron esas transacciones durante esa cO~I~r~l.d AldjU~ttad el dtetalle del 7d 17 1 0B901418-2, "FOdn?°rts ext;aorldinari.os ", a.mbdas anualidad . ana ISIS e a CI a a cuen a. e anca, se a vle e aun a eXls tencla e ~ ~__~__________________~____________________~__________________________~_d_o_c_u_m_e_n_to_s__ca_d_u_c_a_d_o_s_.__________________~__________~____________~

I

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -5-

3

4

;J .

N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

2. Sobre cumplimiento de la normativa e instrucciones aplicables a la materia. 2.2. Anális is de partidas que conforman el pasivo de la Municipalidad de Máfil. d). Obligaciones por aporte al Fondo Común Municipal , cuenta 22107.

Del análisis del balance de comprobación y de saldos, al 31 de diciembre de 2011 , se constató que los recu rsos por enterar al fondo común municipal, ascendían a según lo $72.374.826, registrado en la cuenta 111-08, sin embargo, la partida 221-07 , "Obligaciones por aporte al Fondo Común Municipal", reg istraba $23.093.923 .

Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

Se informa que se realizó el ajuste correspondiente, mediante el comprobante contable W 826 , de 2013 , regularizándose la situación , y se hace presente además, que durante el año 2013, se estarían utilizando las cuentas de acuerdo al clasificador presupuestario vigente.

Se adjunta el citado comprobante.

La documentación que adjunta el municipio, si bien, da cuenta de las acciones emprendidas para corregir la situación observada, no acompaña los antecedentes que permitan aclarar la diferencia que se indica en la observación , ni los que acrediten el pago al fondo común municipal de los importes que, de acuerdo a ese análisis, se deben real izar. Así también, se hace presente que el ajuste contable contenido en el comprobante W 826 , de 2013 , no se ajusta al procedimiento establecido en el oficio W 36.640 , de este Órgano de Control, por lo que se mantiene la observación .

Analizados los decretos de pagos emitidos en enero de 2012 , se constató el pago de 2. Sobre cumplimiento de $2.477.632, por compromisos El municipio señala que en efecto durante el año 2011 , no se reg istró la normativa e instrucciones aplicables que al término del ejercicio la deuda exigible, y agrega que no a la materia. 2.4. Sobre presupuestario 2011 , no se sería posible de corregirlo en la encontraban registrados deuda exigible y flotante. como "deuda exigible". (Ver actualidad .

Anexo W 5, del Informe Final

Esa entidad edilicia no informa sobre las medidas adoptadas para evitar la reiteración de la situación reprochada y, por otra parte, debido a la materia de que se trata, sólo será posible verificar la corrección del procedimiento observado, con ocasión de la elaboración y aprobación del presupuesto para el año 2014, por lo que la observación se mantiene.

Conclusión

Acción derivada

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

~__~______________~_N_O_2_5,_d_e_2_0_12_).________~______________________~______________________________~______~____________~

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -6-

N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

Respuesta del servicio

Esa entidad edilicia indica que Se examinaron las cuentas durante el año 2013 se corrientes W 7170901264-3 confeccionaron las concili~ciones "Fondos ordinarios" bancarias mensualmente, y que se 7170901418-2, "Fondos realizaron las contabilizaciones de extraordinarios", ambas del los cheques caducados y/o 2. Sobre cumplimiento de Banco Estado, cuyos reemplazados. Se adjunta copia de la normativa e movimientos, a diciembre de la conciliación bancaria de la instrucciones aplicables 2011 , fueron cotejados con el cuentas corriente W 7170901264-3 5 a la materia . 2.5.2. libro mayor analítico, el listado "Fondos ordinarios": Conciliación bancaria. de cheques girados y no correspondientes a los meses de cobrados y las cartolas junio, julio y agosto, y las constatándose las diferencias conciliaciones de los meses de junio JIV expresadas en el Anexo W 3 y julio, para la cuenta corriente W del Informe Final W 25, d~ 7170901418-2, "Fondos ~ 2012. extraordinarios", ambas del Banco ~~~__________~____________~E~sta~d~o.____________

y

MI

I

Lo informado por esa entidad edilicia y el análisis de la cuenta 216-01, que adjunta , si bien da cuenta del reemplazo de algunos de los cheques caducados durante el año 2013, no permite subsanar la observación, ya que de la revisión de las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente W 7170901264-3, "Fondos ordinarios", correspondientes a los meses de junio, julio y agosto, y las conciliaciones de los meses de junio y julio, para la cuenta corriente W 7170901418-2, "Fondos extraordinarios", ambas del Banco, se advierte aún la existencia de documentos.

Conclusión

Acción derivada

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización.

-L______________________L-____-1________~

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -7-

6

N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

2. Sobre cumplimiento de la normativa e instrucciones aplicables a la materia. 2.5.3.

Cheques pendientes de cobro.

La Municipalidad de Máfil no caduca los cheques que no han sido cobrados, la distorsionándose información de la ejecución presupuestaria, lo cual se comprobó mediante la revisión de las cuentas corrientes N°S 7170901264-3 y 7170901418-2, ambas del Banco Estado, denominadas "Fondos ordinarios" y "Fondos extraordinarios", respectivamente, que mantenían al 31 de diciembre de 2011 , un total de $70.314.073, de los que $8 .787 .304, no habían sido cobrados ni caducados.

La corporación edilicia comunica que durante el año 2013, se realizan mensualmente la contabilización de los cheques caducados y/o reemplazados. Además, acompaña las copias de la conciliación bancaria de las cuentas corrientes N°s 7170901264-3, "Fondos ordinarios", correspondiente a los meses de junio, julio y agosto, y las conciliaciones de los meses de junio y julio, para la cuenta corriente W 7170901418-2, "Fondos extraordinarios", ambas del Banco Estado .

Lo informado por esa entidad edilicia y el análisis de la cuenta 216-01, que adjunta, si bien da cuenta del reemplazo de algunos de los cheques caducados durante el año 2013 , no permite subsanar la observación , ya que de la revisión de las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente N° 7170901264-3, "Fondos ordinarios", correspondientes a los meses de junio, julio y agosto, y las conciliaciones de los meses de junio y julio, para la cuenta corriente W 7170901418-2, "Fondos extraordinarios", ambas del Banco, se advierte aún la existencia de documentos.

Conclusión

Acción derivada

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO

-8Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

7

Mediante el estudio del balance de comprobación y de saldo del periodo de diciembre de 2011 , Y del comprobante de traspaso W 350, de diciembre de ese año, se observó que esa entidad edilicia efectuó, durante ese 3. Examen de cuenta. asiento mismo mes, el 3.1. Reconocimiento de contable de cierre de deuda flotante año 2012. acreedores presupuestarios, a). contra las cuentas por pagar de gastos presupuestarios, el contraviniendo procedimiento L-02, del manual de procedimientos contables para el sector en cuanto al municipal, periodo en el que se realizó.

Esa entidad edilicia señala que efectivamente durante el año 2011 , el cierre de las cuentas se realizó erróneamente, sin embargo, a esta fecha no es posible corregirlo.

La respuesta del municipio no permite subsanar la observación , debiendo la autoridad instruir al personal de la Dirección de Finanzas, para que, en lo sucesivo, se de estricto cumplimiento a los procedimientos contables establecidos en el oficio W 36.640, de 2007, de esta Entidad de Control.

8

Se constató que la entidad no efectúa el edilicia procedimiento L-01 , 3. Examen de cuenta. denominado apertura de 3.1. Reconocimiento de y acreedores deudores deuda flotante año 2012. lo que presupuestarios, b). provoca que no se refleje la deuda exigible en la cuenta contable correspondiente.

El municipio indica que dado que el procedimiento de apertura de las cuentas de deudores y acreedores se efectuó erróneamente, no se registró la deuda flotante para el año 2012 , los que al ser de 2011 , no sería posible de corregir en la actualidad .

La respuesta del municipio no permite subsanar la observación , debiendo la autoridad instruir al personal de la Dirección de Finanzas, para que en lo sucesivo se de estricto cumplimiento a los procedimientos contables establecidos en el oficio W 36.640, de 2007 , de esta Entidad de Control.

N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

Conclusión

No Subsanada

No Subsanada

Acción derivada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO

-9Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

9

Se advirtió que la Municipalidad de Máfil, efectúa el registro contable del pago del Fondo Común Municipal, utilizando la cuenta 3. Examen de cuenta. contable 11102 "Banco 3.2.

Contabilización Estado", en circunstancias aporte al Fondo Común que estas operaciones se Municipal. deben efectuar en la cuenta 11108, "Fondos por enterar al Fondo Común Mun icipal", que a esa fecha presentaba un saldo de $72.374.826.

Esa corporación edilicia informa que se realizó el ajuste correspondiente, mediante el comprobante contable W 826, de 2013, por un monto de $71.966.212 .

El comprobante contable W 826, de 2013, que adjunta esa entidad edilicia mediante el cual se realizó el ajuste a la cuenta 111.08, presenta una diferencia respecto al monto observado y además, no se ajusta al procedimiento establecido en el oficio W 36.640 , de este Órgano de Control , por lo que se mantiene la observación .

10

Se constató el pago de facturas del año 2010, las 3. Examen de cuenta. cuales no fueron devengadas 3.3.

Devengamiento y contabilizadas en la deuda cuenta flotante año 2011 . flotante de ese año, afectando el presupuesto del año 2011 , en $2 .116.073.

El municipio informa que al no estar reflejadas las facturas durante el año 2010, como deuda flotante de ese periodo, se debieron pagar con recursos del año 2011 , situación que ya es imposible de corregir, por tratarse de ejercicios contables cerrados e informados a este Órgano de Control.

La respuesta del municipio no permite subsanar la observación, debiendo la autoridad instruir al personal de la Dirección de Finanzas, para que en lo sucesivo se de estricto cumplimiento a los procedimientos contables establecidos en el oficio W 36.640, de 2007 , de esta Entidad de Control.

N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

Conclusión

Acción derivada

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización.

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -10N° Observación Según Informe Final

11

Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

Mediante el estudio del decreto de pago W 15, del 11 de enero de 2011 , se pudo verificar la duplicidad de la 3. Examen de cuenta. contabilización en la cuenta 3.4.

Duplicidad en contable 215.22.11 .002, contabilización de denominada "Cursos de egresos. capacitación", correspondiente al devengamiento y pago de la factura W 1.807, por $190.000.

La corporación edilicia informa que no existió duplicidad en la contabilización de la factura W 1.807, del 13 de enero de 2011 , del proveedor Indecap Ltda., por $190 .000, adjuntando como medio de verificación el análisis de la cuenta 215 .22.11 .002 "Curso de capacitación" .

Los antecedentes proporcionados si bien, dan cuenta de un único registro de la factura W 1.807, se contradice con el doble registro advertido en el decreto W 15 y por tanto, no permiten aclarar la situación, por lo que se mantiene la observación .

la Validación de información contenida en el balance de comprobación y de saldos y de ejecución 4.1. presupuestaria.

Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, SUBDERE.

Esa entidad informa que la diferencia registrada , se debe a la mala imputación contable realizada en los años anteriores, donde no se habrían ingresado los recursos a la cuenta contable correspondiente. Se agrega que a la fecha se habría corregido el procedimiento y que coincidirían los registros contables con las remesas enviadas por la SUBDERE.

Lo informado por esa entidad edilicia, no permite subsanar la situación reprochada, ya que no remite los antecedentes que acreditan lo señalado. Solicitados durante la presente visita de seguimiento al jefe de finanzas municipales, éste no logró proporcionarlos, por lo que se mantiene la observación .

4.

12

~~

Descripción de la Observación

Se constató que al 31 de diciembre de 2011, la cuenta contable 215, registra $27.513.601 , lo que difiere de los $17.523.115, publicados en el portal de la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, ítem, para ese mismo generándose una diferencia de $9.990.486.

Conclusión

No

Subsanada

No

Subsanada

Acción derivada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -11N° Observación Según Informe Final

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AI/

Ir

4. Validación de la información contenida en el balance de comprobación y de saldos y de ejecución presupuestaria.

4.2.

Cumplimiento de obligaciones en relación con el concejo municipal. a).

Dirección de administración y finanzas.

4. Validación de la información contenida en el balance de comprobación y de saldos y de ejecución presupuestaria.

4.3.

Tesorería General de la República.

Descripción de la Observación

Se constató que la dirección de administración y finanzas municipales, no ha informado al concejo sobre el detalle mensual de los pasivos acumulados desglosados por cuentas por pagar, lo cual se corrobora mediante el certificado del día 30 de mayo de 2012, emitido por el director subrogante de esa unidad.

Se verificó que mediante el decreto de pago W 2.286, de 2011 , por un total de $398.700, se cursó el pago a la Tesorería General de la República, por concepto del Fondo Común Municipal, lo que difiere con lo registrado en la cuenta 221 -07, "Obligaciones por Aporte al Fondo Común Municipal", por

Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

La autoridad edilicia comunica que se estaría dando cumplimiento a lo observado, mediante los informes trimestrales que ha remitido la unidad de control, al Concejo Municipal de Máfil. Se adjuntan copia de las actas de las sesiones ordinarias N°S 21, 37 Y 48, de 2013, del Concejo Municipal de Máfil, en las que se presentaron los citados informes.

Al respecto cabe señalar que si bien , la autoridad aporta los antecedentes que permiten validar la presentación en el año 2013, de los aludidos informes, en el artículo 27, letra c), de la ley W 18.695, se establece: informar trimestralmente al concejo sobre el detalle mensual de los pasivos acumulados desglosando las cuentas por pagar por el municipio y las corporaciones municipales, siendo esta una de las funciones de la Unidad Encargada de Administración y Finanzas y no de la Unidad de Control. A lo expuesto, el jefe de administración y finanzas municipal, mediante certificado de fecha 12 de diciembre de 2013, confirma lo señalado por la autoridad, manifestando que durante el año 2013 , la unidad de control municipal confeccionó los informes trimestrales, lo cual constituye una vulneración a lo establecido en la referida normativa, por lo que cabe mantener la observación .

El municipio informa que mediante el comprobante contable W 826, de 2013, se realizó el ajuste por un monto de $71 .966.212, lo que corregiría el asunto observado.

El comprobante contable W 826, de 2013, que adjunta esa entidad edilicia mediante el cual se realizó el ajuste a la cuenta 111 .08 , presenta una diferencia respecto al monto observado, no se ajusta al procedimiento establecido en el oficio W 36.640, de este Órgano de Control y no se remiten los antecedentes que acreditan el pago a la Tesorería General de la República, por lo que se mantiene la observación.

Conclusión

Acción derivada

No Subsanada

Esta Entidad de Control instruirá un sumario administrativo para las determinar responsabilidades administrativas.

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

~ ~~~________________1-u_n_to_ta_l_d_e_$_23_._09_3_.9_2_3_.__~L-______________________L-______________________________~________~____________~ ~.

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -12-

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N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

la 4. Validación de información contenida en el balance de comprobación y de saldos y de ejecución presupuestaria.

4.4.

Informes contables remitidos a la Contraloría General.

Se constató que la Municipalidad de Máfil, no dio cumplimiento al plazo establecido en la circular W 79 .816, de 2010, para remitir los informes contables y presupuestarios a este Ente Fiscalizador. (Ver Tabla W 4°, del Informe Final W 25, de 2012) .

Esa entidad edilicia comunica que durante el año 2013, se han enviado los informes a que se refiere la observación, dentro de los plazos establecidos y se adjunta copia del validador de informes municipales, en el que se aprecian la recepción de la documentación, por parte de este Órgano de Control, hasta el mes de octubre de 2013.

La documentación que remite ese ente edilicio da cuenta del envío de los informes contables y presupuestarios a este Ente Fiscalizador, sin embargo, verificada esa información en el Sistema de Contabilidad General de la Nación, se constató que, los antecedentes correspondientes a los meses de enero, febrero , marzo, abril, mayo, junio y julio, de 2013, fueron remitidos fuera del plazo establecido, por lo que se mantiene la observación .

Conclusión

Acción derivada

No Subsanada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO

-13N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

Al respecto cabe señalar que el artículo 97 de la ley W 20.255, establece que el incumplimiento de la obligación de efectuar los aportes previsionales que correspondan a sumas con tal propósito a las descontadas remuneraciones de los funcionarios públicos, cuando sea aplicable lo dispuesto en los artículos 12 y 14 de la ley W 17.322 o el inciso vigésimo tercero del artículo 19 del decreto ley Esa entidad edilicia señala que la N~ 3 ..5?0, de 1980, constituirá infracción grave al Se constató que existe una deuda previsional que mantenía el pnnclplo de probidad administrativa contemplado diferencia entre lo informado sector municipal fue pagada durante en el artículo 52 de la ley W 18.575, Orgánica por la Municipalidad de Máfil, en enero de 2012 . Sin embargo, Constitucional de Bases Generales de la 4. Validación de la en cuanto a la deuda agrega, que el sector educación Administración del Estado. Los alcaldes que información contenida en previsional al 31 de diciembre mantiene una deuda por ese cometan la infracción referida en el inciso el balance de de 2011, es decir $4.602.025; concepto de $679.635.030, los que precedente, incurrirán en la causal de cesación comunicado por la se arrastrarían del año 1998, y no 16 comprobación y de lo en el cargo prevista en el artículo 60, letra c), de de se reflejarían en la contabilidad de la saldos y de ejecución Superintendencia la ley W 18.695, Orgánica Constitucional de presupuestaria.

4.5. Pensiones, que deuda de arrastre de esa unidad Municipalidades, Igual sanción se aplicará a los Se acompaña el correspondería a un total de municipal.

Deuda previsional. concejales que cometieren dicha infracción con $618.952.932 y el Instituto de certificado del 29 de noviembre de motivo del desempeño como alcaldes suplentes.

Previsión Social, por un 2013, de la Jefa de Finanzas del En los casos previstos en el inciso anterior la monto de $60.682.098.

Departamento de Educación de Contraloría General de la República, de oficio 'o a Máfil. petición de cualquier concejal, efectuará las investigaciones que procedan con el objeto de verificar las infracciones correspondientes.

C~a.ndo el Ó~gano Contralor concluya que hay mento suficiente para hacer efectiva la responsabilidad del alcalde, informará de ello al fV Concejo para los efectos previstos en el artículo 60, inciso cuarto, de la ley W 18.695. En virtud ~~~~________________~______________________-L__________________________~d~e~IO~e~X~(p~U~e~s~to~s~e~m~a~n~ti~e~n~e~la~o~b~se~~~a~c~ió~n~.____

Conclusión

Acción derivada

No Subsanada

Esta Entidad de Control instruirá un sumario administrativo para determinar las responsabilidades administrativas.

AAI .l

1-__________1-____________~

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -14-

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N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

4. Validación de la información contenida en el balance de comprobación y de saldos y de ejecución presupuestaria.

4.7.

Acciones judiciales.

Mediante el certificado de mayo de 2012, el asesor jurídico de la Municipalidad de Máfil, informa que sólo existiría una causa judicial con término desfavorable para el municipio, sin embargo, en el portal del Poder Judicial, se registran, además, las casas ROL C15977 -2009 Y C-16224-201 O.

Esa entidad edilicia informa que las causas a que se refiere la observación se encuentran terminadas y archivadas, adjuntando copia del informe obtenido de la página web del Poder Judicial. Agrega que, para evitar la reiteración del asunto reprochado, se ha implementado un registro de causas en las que es parte el municipio, al que se le realiza un continuo seguimiento, por parte de la unidad jurídica de ese municipio.

Lo comunicado por ese municipio, si bien, da cuenta de las medidas adoptadas para corregir la situación reprochada, no se adjuntan los antecedentes que acrediten su implementación, por lo que se mantiene la observación .

6. otras observaciones.

6.1. Presentación de las cuentas del balance de comprobación y de saldos.

Se estableció que, al 31 de diciembre de 2011, la cuenta contable 214-10 "Retenciones previsionales", presentaba un saldo deudor de $5.074.140, siendo que por su naturaleza de pasivos, su saldo debía ser acreedor o encontrarse saldada.

Conclusión

No

Subsanada

Esa corporación edilicia informa que no es posible realizar ajustes a la cuenta contable 214.10,

La respuesta del municipio no permite subsanar "Retenciones previsionales", ya que la observación, debiendo efectuar los ajustes que corresponde a saldos de años . debl'eron ser procedan para regularizar lo observado. an tenores, que imputados el año contable correspondiente.

No

Subsanada

Acción derivada

Esta Entidad de Control ha determinado que la materia observada, será revisada en una próxima fiscalización .

El municipio deberá, en el plazo de 30 días hábiles, remitir los antecedentes que permitan la acreditar regularización de lo observado.

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -15-

N°

20

)1

N° Observación Según Informe Final

Descripción de la Observación

6. otras observaciones.

6.1. Presentación de las cuentas del balance de comprobación de y saldos.

Se constató que, al 31 de diciembre de 2011 , la cuenta contable de activos 111-02 "Banco Estado" y 121-92 "Cuentas por cobrar de presupuestarios" , ingresos presentan un saldo acreedor $20.812 .716 de y $91.975.506 , respectivamente.

Respuesta del servicio

Análisis de la respuesta y verificaciones realizadas

Esa entidad edilicia informa que la cuenta contable 121 .92, "Cuentas por cobrar de ingresos La respuesta del municipio no permite subsanar presupuestarios", no fue reconocida la observación, debiendo efectuar los ajustes que en el año correspondiente, por lo procedan para regularizar lo observado. que no cuenta con saldo, lo que haría imposible realizar el ajuste contable correspondiente.

Conclusión

Acción derivada

No Subsanada

El municipio deberá, en el plazo de 30 días hábiles, remitir los antecedentes que permitan acreditar la regularización de lo observado.

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORíA REGIONAL DE LOS Ríos UNIDAD DE CONTROL EXTERNO UNIDAD DE SEGUIMIENTO -16-

CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto, cabe concluir que la Municipalidad de Máfil realizó acciones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el cuadro N° 1, del presente informe.

I No obstante lo anterior, se mantienen las situaciones informadas en el cuadro N° 2, con las acciones derivadas que en V cada caso se indican.

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