2.6.1.4. ¿Cómo se ingresa la Huella al reloj control? Pagina 2.7. Amonestaciones Pagina

2.6.1.4. ¿CÓMO SE INGRESA LA HUELLA AL RELOJ CONTROL?.

a. Control de asistencia.

b. Marcación: correcta posición del dedo

Dedos que se recomienda usar

• Dedo índice, medio y anular. • No usar el pulgar ni el meñique (son más torpes en el momento de tocar el sensor).

Forma adecuada para ubicar el dedo en el sensor

• El dedo debe estar en línea con la superficie del sensor (yema plana). • El dedo debe estar centrado en la zona del sensor.

c. Marcación: incorrecta posición del dedo

d. Marcación correcta

Forma incorrecta de ubicar el dedo en el sensor • El dedo no esta plano en la superficie del sensor • El dedo esta inclinado en alguno de sus ejes • El dedo no esta centrado en la zona del sensor • En dedo esta sucio o presenta lesiones en la zona de la huella • No es el dedo que registro al enrolarse

• Al acercarse la mano al lector, este se activara y se encenderá la luz del sensor. • El dedo registrado se presiona en la zona del sensor siguiendo las recomendaciones indicadas. • Se debe esperar que el lector capture la huella, la luz del sensor se apagará y aparecerá en pantalla el resultado. • Si la captura no fue exitosa, debe volver a intentarlo. • Si después de varios intentos no logra verificar su huella, comuníquese con el administrador.

e. Cuidados generales del Lector biométrico

• Se recomienda montar el equipo a una altura de 1,4 – 1,5 metros. • La zona debe estar libre de obstáculos para que el usuario pueda ubicarle con comodidad y posicionar el dedo adecuadamente en el sensor. • La superficie del sensor puede ensuciarse después de un tiempo de uso. Esto podría interferir en la captura de la huella, incluso podría hacer que el lector interprete dicha suciedad como una marca fallida y entregue permanentemente un mensaje de “inténtelo nuevamente”. • La forma correcta de mantener limpio el lector es utilizando un paño seco (no usar agua ni otro liquido de limpieza). • Si la suciedad persiste en el sensor, se puede emplear un trozo de cinta adhesiva (Scotch tape) para sacarla.

f. Temporis: Turnos y asistencia Reloj Control – Lector Biométrico SilkFP-100 TA

Administrador Local/Oficina

g. Lector biométrico v/s Sistema central

• El módulo de registro de asistencia es parte de una solución para la gestión de turnos y control

de asistencia.

• La solución cuenta con un sistema centralizado y con lectores biométricos (reloj control) en distintas oficinas y locales de la empresa. • El reloj control tiene dos funciones principales.

Enrolar colaboradores (registrar huella dactilar) Capturar huella a la entrada, salida, inicio colación y fin colación de cada colaborador enrolado.

• El resto de las funcionalidades asociadas a turnos y asistencia se efectúan en el sistema y

No en el reloj:

Crear y eliminar colaboradores, cambiar condiciones contractuales

Asignar y modificar turnos a cada colaborador

Revisar asistencia, asignar permisos, justificar, etc.

h. Administrador del lector biométrico.

• El reloj es parte de un servicio contratado por su empleador y es su responsabilidad el buen uso y cuidado del mismo. • En cada reloj existirá un usuario “administrador” (jefe de local o jefe de oficia), este usuario podrá enrolar los colaboradores que previamente se crearon en el sistema.

Enrolar: asignar huella dactilar a un usuario

No debe usar el reloj para otros fines, el resto de las funcionalidades se acceden por medio del sistema central.

• Adicionalmente, cada reloj cuenta con un

“súper administrador” mediante el cual el proveedor podrá acceder a configuraciones

técnicas.

• Para enrolar, el administrador debe ingresar al menú de administración del reloj, buscar el colaborador y registrar la huella dactilar.

i. Administrador: acceder al menú

• Para acceder al menú del lector, el administrador debe:

Presionar la tecla “M/OK” en el teclado del lector Digitar en el teclado su RUT sin puntos ni digito verificador y presionar “M/OK” Digitar su clave y presionar “M/OK”

En la pantalla se desplegará el menú del lector

j. Administrador: buscar un colaborador

Para buscar un colaborador (y luego enrolarlo), debe:

• Seleccionar opción “usuario” con las flechas del teclado y presionar “M/OK” • Seleccionar la opción “todos los usuarios” y presionar ”M/OK” • Buscar el colaborador en la lista usando teclas arriba/abajo • Puede digitar directamente el

RUT para filtrar la lista, una vez encontrado presionar “M/OK” • Seleccionar opción Editar y presionar “M/OK”

Si el colaborador no se encuentra en la lista, comuníquese con el área central

j. Administrador: enrolar colaborador

Para registrar la huella de un colaborador (enrolar) debe:

• Seleccionar opción “huella” en menú de edición de un usuario y presionar “M/OK”. • Con las flechas del teclado, seleccionar el dedo que se registrará y presionar “M/OK”. • Pida al colaborador que ubique el dedo respectivo, empleando las recomendaciones para un marcaje adecuado.

Debe repetir la captura exitosa 3 veces. • Si el enrolamiento es exitoso, aparecerá un visto verde y luego volverá al menú anterior. • Si la captura falla, debe volver a intentarlo. Pruebe con otros dedos en caso que persista la falla (índice, medio, anular). Si no logra enrolarlo, comuníquese con el área central. • Una vez finalizado, salga del menú de administración presionando “Esc” varias veces.

k. Trabajador: ingresa su clave

Para registrar/modificar la clave debe:

• Seleccionar la opción “Contraseña” en menú de edición de un usuario y presionar “M/OK”. • El trabajador debe digitar su nueva clave y confirmar con

“M/OK”. • Luego debe reingresar su nueva clave y volver a confirmar

“M/OK”. • Al ingresar la clave es recomendable que cubra con una mano para que nadie la vea (como se hace en el cajero automático).

l. Trabajador: marca con su clave Usar la clave para marcar asistencia:

• Estando en la pantalla de marcación, digite su RUT sin digito verificador ni puntos (ejemplo: 128966356) y confirme “M/OK”. • Luego ingrese su clave y confirme ”M/OK”. • Verificar en pantalla que la marca fue exitosa.

m. Temporis: Turnos y asistencia

Comuníquese con el área central en caso de inconvenientes con el lector. Fono: 562 – XXXX- XXXX

El lector solo debe ser usado para:

Colaborador: registra marcar de asistencia Administrador: enrolar nuevos colaboradores.

• No crear usuarios en el reloj.

2.7. AMONESTACIONES

a. ¿Quién realiza las amonestaciones?

Las amonestaciones las realiza el administrador de la instalación y este pide visto bueno a su jefe de zona.

b. ¿Por qué se puede hacer una carta de amonestación?

Si el colaborador comete una falta (explicado anteriormente) y se identifica, el administrador se comunica con su jefe de zona estos envían la información correspondiente con nombre y Rut del colaborador a la cual va a ser dirigida al ejecutivo con el motivo por el cual se enviará la carta.

c. ¿Cuándo se generan las cartas de amonestación?

Las cartas de amonestación se generan cuando el atendedor comete una falta que no necesariamente sea de gravedad, ejemplo:

ü Faltante de dinero, pero el faltante no son montos considerables (aquí se aplica criterio) si los montos son de $1500, $2000 estos sean reiterativos. Debe adjuntar nombre del atendedor, RUT, fecha del faltante, monto, número de la AADD firmada y escaneada al jefe de zona

Arcoprime, Jefe Comercial de

Combustible y Ejecutivo de RR.HH. ü Cuando no marcan la asistencia tanto sea en TEMPORIS o LIBRO DE ASISTENCIA. ü Faltar un día sin justificar o atrasos reiterados (Debe enviar imagen de

Temporis). ü No usar uniforme completo en turno trabajado. ü Otros (consultar a Jefe de Zona

Arcoprime).

d. ¿Cuál es el proceso para generar la carta de la amonestación?

El Ejecutivo de Procesos correspondiente a la Gerencia de Personas es el que genera la carta de amonestación para que esta sea firmada por la

Gerencia de Personas o Gerencia de Estaciones de

Servicio.

Se envía una copia por correo certificada al colaborador (de no llegar al domicilio, la debe entregar el administrador de forma presencial) y se debe enviar una copia a la instalación y otra copia a la inspección del trabajo.

2.8. DESVINCULACIONES

Las desvinculaciones son solicitadas y analizadas, en primera instancia, por el Administrador y Jefe de Zona Arcoprime. En caso de ser un caso complejo, esto se eleva a Jefe Comercial y Gerente de Combustible, quienes asesorados por los abogados de la compañía toman la determinación de los pasos a seguir y si aplica o no el despido del colaborador.

A continuación, se entregará una guía por etapas, para poder proceder con una desvinculación exitosa.

Etapa 1 ANALISIS DE LA DESVINCULACION

üEvaluar la necesidad de la desvinculación, alcances y efectos del despido que se realizará. üObjetivo: Garantizar una adecuada administración y manejo de los posibles conflictos laborales y llegar a buen término la relación laboral entre colaborador y empresa.

Etapa 2 REVISION DE DOCUMENTACION

üChequear documentación personal y laboral del empelado antes de proceder al despido. üObjetivo: Verificar al menos los siguientes documentos: § Contrato y anexo con modificaciones firmados y vigentes § Registro de control de asistencia y vacaciones al día firmados § Copias de liquidaciones de remuneración y documentos que acrediten pago de bonos, descuentos a las remuneraciones firmadas, de los últimos seis meses anteriores al despido. § Comprobante de pago de las cotizaciones previsionales y de salud por todo el período de la relación laboral. § Otros documentos laborales firmados. Reglamento interno,

ODI, normas y procedimientos internos.

Etapa 3 APLICACIÓN DE LA CAUSAL LEGAL

üIdentificar la posible causal a aplicar, los motivos y hechos en que se fundamenta el despido. üObjetivo: Identificar y fundamentar la causa legal de desvinculación, de manera que, ante una eventual demanda, el empleador pueda contar con todos los documentos, antecedentes y testigos que puedan servir de prueba del despido justificado.

A. CAUSA LEGAL DE TERMINO DE CONTRATO

El término de la relación laboral se encuentra regulado en la ley (Código de Trabajo) con normas de fondo y forma.

Desvinculación:

ü Regulación de fondo: fundamentarse al menos en una causal legal (art. 159, 160, 161 del CT) puede invocarse más de una causal. ü Regulación de Forma: cumplimiento de formalidades legales

§ Causales legales de término sin culpa del

trabajador (art. 159 del CT), no procede indemnización.

N°1 Mutuo acuerdo de las partes (por escrito ante notario)

N°2 Renuncia del Trabajador (por escrito ante notario) al menos con 30 días de anticipación. N°3 Muerte del Trabajador

N°4 Vencimiento del Plazo del Contrato (no puede exceder de 1 año, 2 años para profesionales) N°5 Conclusión del Trabajo o servicio N°6 Caso fortuito o fuerza mayor

§ Causales de término con culpa del trabajador (art.

160 del CT), no procede indemnización.

N°1 Conductas graves: • Falta de probidad • Acoso sexual • Vías de Hecho • Injurias • Conducta inmoral N°2 Negociaciones del giro del negocio N°3 Ausencia injustificada al trabajo (2 días seguidos, o 2 lunes en el mes, 3 días en el mes) N°4 Abandono intempestivo e injustificado o la negativa a trabajar. N°5 Actos, omisiones o imprudencias temerarias que afecten la seguridad de la empresa o de los trabajadores o su salud N°6 Perjuicio material a la Empresa N°7 Incumplimiento grave de las obligaciones Causales de término sin culpa del trabajador (art. 161 del CT). Procede indemnización: • Necesidad de la empresa, establecimiento o servicio • Desahucio escrito del empleador

B. NECESIDAD DE LA EMPRESA

§ Circunstancias consideradas como necesidad de

la empresa, enumeración no taxativa; “tales como”:

Racionalización Modernización Bajas en la productividad Cambios en las condiciones del mercado o en la Economía

§ Requisitos ü Comunicación por escrito del empleador ü Plazo de 30 días de anticipación al menos, salvo que se pague el mes de aviso

Etapa 4: COMUNICACIÓN FORMAL DEL DESPIDO

•Objetivo: Realizar la comunicación verbal y personal del despido al trabajador por su jefe directo junto con responsables de RRHH (siempre que sean 2 personas) cumpliendo además con las formalidades legales en tiempo y forma.

§ Formalidades legales del despido

1. Carta de notificación del despido 2. Finiquito

Carta de Notificación del despido

§ Art. 162 del CT: Si el contrato de trabajo termina por:

Vencimiento del plazo (contratos a plazo fijo) Conclusión del trabajo o servicio (contratos por obra o faena o servicio) Caso fortuito o fuerza mayor (incendio, etc.) Cualquiera de las causales del art. 160 (causales graves de terminación del contrato de trabajo) Necesidad de la empresa

§ Formalidades de la carta

A) Entrega

üEntrega personal (firma del trabajador como recepcionado) üEnvío por correo certificado a su domicilio (indicado en el contrato)

B) Plazo de entrega al trabajador e Inspección del Trabajo:

ü3 días contados desde la separación. Se aumenta a 6 días si la causal legal es caso fortuito o fuerza mayor üCotizaciones previsionales y de salud üSe debe informar al trabajador el estado de pago de sus cotizaciones por todo el período de trabajo y hasta las del último día del mes anterior

§ Contenidos de la carta por necesidad de la

empresa

ü Causal o causales legales invocadas y sus fundamentos de hecho ü Indemnización por años de servicio ü Indemnización sustitutiva del aviso previo ü Esta carta es una oferta irrevocable de pago

Etapa 5: ETAPA PREJUDICIAL

•Comparendo ante la inspección de trabajo •Objetivo: Revisar con anterioridad los antecedentes a presentar ante la Inspección del Trabajo, evaluar la posibilidad y conveniencia de lograr un acuerdo, de lo contrario sigue a la instancia judicial.

Etapa 6: ETAPA JUDICIAL

•Juicio laboral por despido injustificado, nulidad del despido o despido indirecto •Objetivo: defensa y asesoría legal, comunicación y estado de avance del juicio mensual

§ Etapas del juicio

Notificación demanda: la empresa tiene 10 días para comparecer en el juicio y contestar la demanda por escrito.

Comparendo de conciliación y prueba se rinden pruebas, absoluciones, testimonial y documental

Sentencia de segunda

instancia

Recurso de casación en el fondo y forma ante la Corte Suprema

Sentencia primera instancia

Confirma o revoca

sentencia de segunda instancia Apelación de sentencia ante corte de apelaciones respectiva

Cumplimiento de la sentencia (vía incidental o juicio ejecutivo)