Manual de Organización del Trabajo

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

1 Ing. María Pascale - 2008

QUE SIGNIFICA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DE TRABAJO El valioso recurso llamado tiempo afecta la manera en que se utilizan los demás recursos. Además, es el único recurso que todos poseen por igual. La administración del tiempo consiste en distribuir adecuadamente las actividades que se realizan; es la administración de uno mismo, y es igual que administrar cualquier otro bien: consiste en planificar, organizar, llevar a la práctica y controlar.

Administrar el tiempo significa: utilizar eficientemente los recursos que se posee, incluyendo el tiempo, de tal modo que se puedan alcanzar con eficacia las metas importantes.

El limite de las 168 horas Si tenemos en cuenta las 24 horas del día, las multiplicamos por los 7 días de la semana, llegamos a la conclusión que contamos con 168 horas a la semana, discriminados de la siguiente manera:

actividades personales trabajo tiempo libre recreación desarrollo personal familia

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ESTILOS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO El adicto al trabajo Los adictos al trabajo desarrollan una actividad ininterrumpida durante todo el día y muchas veces por la noche y hasta los fines de semana. Tienen pocos intereses fuertes fuera del trabajo.

El indeciso Un indeciso siempre posterga la toma de decisiones y necesita montañas de información y datos adicionales para resolver algo.

El sociable Las personas de este tipo dedican muchísimo tiempo a charlar con quien quiera escucharles. El sociable suele encontrar razones para darse una vuelta por las instalaciones de la firma, entrando en contacto con la mayor cantidad posible de personas

El burro de carga el individuo en cuestión no puede negarse a ningún pedido. Llena todos sus días hasta rebalsar, tratando de satisfacer todos los requerimientos, y a veces el resultado es que los trabajos se hacen pero la calidad y la productividad se resienten

El gerente de la crisis Nunca tiene tiempo para planificar maneras de evitar el pánico; realiza sus tareas apresuradamente porque siempre está ocupado enfrentando alguna crisis.

El experto en eficiencia Todos los minutos cuentan. Siempre sube las escaleras de dos en dos peldaños. No hay pausas para tomar un café y casi siempre el almuerzo es rápido. Si la moral del equipo y su motivación son Importantes, es posible que esta persona las perjudique, debido a su continua búsqueda de la perfección.

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¿De que manera administra usted su tiempo?

La mayor parte del tiempo

Una parte Ocasional del tiempo mente

¿Utiliza el tiempo del modo en que realmente quiere? ¿Se siente forzado a hacer cosas que realmente no desea? ¿Su trabajo le produce un sentimiento de autosatisfacción y realización? ¿Trabaja muchas horas? ¿Cuantas? ¿Lleva trabajo a su casa para hacerla los fines de semana? ¿Hay tensión en su trabajo? ¿Se siente tenso e inseguro? ¿Experimenta sentimiento de culpabilidad por no desarrollar un trabajo mejor? ¿Disfruta su trabajo? ¿Disfruta de su familia? ¿Dedica a su familia todo el tiempo que quisiera? ¿Tiene tiempo para cuidar su condición física? ¿Tiene tiempo para tomar vacaciones o salir los fines de semana? ¿Tiene tiempo para su pasatiempo favorito? ¿Siente que siempre tiene que estar ocupado haciendo algo productivo? ¿Se siente culpable cuando sale simplemente a vagar un rato? ¿Cuenta con suficiente tiempo libre?

Verifique donde no contesto afirmativamente. ¿Que objetivos persigo con la administración de mi tiempo?

Mis objetivos son:

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EL CICLO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DE TRABAJO 1.

Averigüe como utiliza actualmente su tiempo. Haga uso de bitácoras y otros medios para hacer un registro preciso.

2.

Analice su bitácora para identificar sus problemas; actividades que le quitan mucho tiempo sin redituarle debidamente.

3.

Autoevaluarse. Ocasionalmente valore sus capacidades, recursos, intereses y situación actual.

4.

Establezca cuales metas con importantes para usted, clasifíquelas de acuerdo con su importancia relativa, dando prioridad a las mas importantes.

5.

Desarrolle planes de acción para sus metas mas importante. Defina las tareas, los recursos necesarios, la distribución del tiempo.

6.

Lleve a la practica los planes de acción, programe las actividades clave de su calendario cotidiano. Utilice una guía de planeación, listas de actividades y otros medios que le sirvan de ayuda.

7.

Desarrolle técnicas y soluciones para superar los problemas específicos de la administración del tiempo, tales como interrupciones, crisis, demoras o reuniones sin provecho.

8.

Seguimiento y nuevo análisis. Mantenga un conteo de sus mejoras.

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La Bitácora Es necesario llevar a cabo una bitácora: seria imposible saber como gasto mi tiempo, la gente piensa que gasta mucho tiempo en cosas importantes y poco en las menos importante; también descubrirá cuanto tiempo le roban factores externos tales como teléfono y sabrá cuanto tiempo desperdicia por su culpa, ya sea por indecisión o por no delegar.

Tiempo que controlo

Según mis estimaciones, como utilizo mi tiempo

Una bitácora no es una buena manera de perder el tiempo? Antes de responder, fíjese cuan aceitadamente puede llenar el siguiente cuadro:

Según mi bitácora como utilizo mi tiempo

De acuerdo a mis objetivos, como me gustaría utilizar mi tiempo

Proyectos importantes Poner al día el trabajo de rutina descansos Tiempo que no controlo Interrupciones telefónicas Visitas inesperadas Juntas Jefe Personal a cargo Trabajo de rutina

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CASO DE ESTUDIO Ana López consiguió su empleo soñado: ser la nueva jefa de personal del Webber Bank. Hacia tiempo que venía insistiendo en la implementación de un programa de administración, mas específicamente Administración por Objetivos. Pensó que hoy sería un buen día para terminar con el programa. Llevar a la práctica ese programa en el banco era su proyecto mas anhelado. Había trabajado arduamente para que fuera aprobado, para esto tuvo que vencer las objeciones de los vicepresidentes más tercos, quienes no eran muy partidarios de los cambios. Logró que lo aprobaran hace dos meses, sin embargo no ha hecho nada desde entonces por llevarlo a la práctica. Sabía que le tomaría tiempo y esfuerzo reunir el material de capacitación, organizar las juntas de los jefes de departamento y planear seminarios.

Ese día llegó a la oficina y se encontró con los problemas de la vieja administración (el jefe anterior decía que la burocracia era la mejor manera de perder el tiempo), tenía que lidiar con la falta de información.

La elaboración del manual de prestaciones de los empleados, era otra de las tareas que tenía pendiente de hacía tiempo y estaba adquiriendo prioridad, y, el no tenerlo listo, hacía que José y Horacio (los dos subjefes de personal) la interrumpieran constantemente con preguntas al respecto.

Cuando finalmente, luego de tanta crisis, logra dedicarse al nuevo programa de administración, se presenta Carlos (la persona por la cual consiguió el puesto), jactándose de ser su niña mimada. Si bien Ana intentó todas las maneras diplomáticas para echarlo, no logró hacerlo y perdió el único tiempo que tenía para dedicarlo al proyecto.

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BITACORA DE ANA LOPEZ A.M.

P.M.

08:30

Llego al trabajo. Patricia me esperaba con los recados telefónicos.

También me pidió instrucciones respecto al informe que le había dado para escribir para la junta de las 02:30

12:15

Terminé de hablar con el solicitante, llamé al Dpto. de crédito para concertar una cita con ellos. Continué con el manual.

08:45

Contesté las llamadas telefónicas. Hablé durante 20 min. con Federico acerca de la clasificación de su trabajo. No pude comunicarme con Anita; esperé 5 min. para que volviera a llamar. Hojee una revista mientras.

12:30

Entro a verme Raquel, me invitó a conocer el nuevo restaurante del shopping. Me llaman al cel para decirme que mi hija se fracturó la pierna en la escuela. Salí corriendo.

09:15

Patricia trajo la correspondencia, la clasifiqué. José me preguntó acerca de los permisos para enfermos, diciendo que los registros de personal no coincidían con los del Dpto. Tomé un expediente obsoleto desde hace 3 años. Tomé otro y luego otro para ver si estaban en las mismas condiciones. Todo lo de ese departamento estaba igual, pero al parecer los demás no. Pedía a José que vigilara mejor el archivo y a Patricia que actualizara los expedientes. Después me quedé mirando la pared, preocupada por la desorganización

02:00

De regreso a la oficina. El servicio del hospital resultó lento y las colas largas. Apenas tuve tiempo de reunir las proyecciones para la junta del presupuesto de las 02:30. Patricia descubrió que había dejado sin escribir una hoja.

02:15

Revisé las proyecciones. Elaboré una lista de sugerencias.

02:30

Esperé a Patricia a que terminara de escribir la lista y la copiara. Me fui a la reunión a las 02:35 poco antes de Kevin, el cual volvió a salir de la sala a contestar una llamada.

02:45

Empezó la reunión

04:30

Terminó la reunión. Tomó mucho tiempo examinar las revisiones.

Perdieron mucho tiempo en asuntos secundarios. De regreso a la oficina le di a Patricia las revisiones finales para que los escribiera.

04:45

Contesté dos llamadas. Una era por un asunto de rutina, la otra de Miguel, preguntando si el aumento de suelo para su asistente había sido aprobado. Pedí el informe a Patricia y le contesté que si fue autorizado, pero no por la cantidad solicitada

05:15

Finalmente pude cortarle a Miguel. Dicté a Patricia las notas que tenía que escribir la mañana siguiente

05:30

Ordené mi escritorio. Encontré otros formularios del ministerio y los puse sobre el escritorio de Horacio

05:45

Salí de la oficina. Me encontré con Aldo (mi jefe) en el pasillo, quien me preguntó cuando empezarían los seminarios sobre administración por objetivos. Le dije que el mes que viene.

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EJERCICIO. Identifique las actividades que hacen perder el tiempo a Ana

EJERCICIO: Revise su bitรกcora e identifique las causas que le hacen perder tiempo CAUSAS

SOLUCIONES

Internas:

Externas:

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EJERCICIO

• • • • •

• • • • • • • •

Describa la actividad que mas tiempo le quita: ¿Que tan pesada es? ¿Cuantas horas diarias le quita? _____________horas/día ¿Cuantas horas diarias debería dedicarle?___________horas/día A continuación enliste todas las causas que pueda de aquello que le hace perder el tiempo. ¿Necesita investigar mas para determinar mejor las causas?

Ahora busque soluciones para aquello que le hace perder tiempo. Enliste a continuación. Piense creativamente, e incluya cualquier solución, aun cuando parezca impractica. Haga que un amigo o compañero de trabajo le ayude.

Fíjese un objetivo. ¿A cuanto se gustaría reducir el tiempo que le hace perder dicha actividad? ___________horas/día Tiempo comprometido. Fíjese ahora un objetivo que de manera realista le sea posible alcanzar en 15 días.

Mi objetivo es: ________________ Escoja las 2 o 3 soluciones con las que tenga mas posibilidad de alcanzar el objetivo y trabaje en ellas.

Solución 1: _______________________________________ Solución 2: ________________________________________ Solución 3: ________________________________________ Seguimiento. Después de 15 días, analice la actividad que le hace perder el tiempo para ver si ya alcanzó su objetivo. En caso contrario ¿cuál es la causa? ¿cuál fue el obstáculo? ¿qué soluciones adicionales podría intentar para alcanzar dicha meta? En este caso use también la ayuda de un amigo o compañero.

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ANÁLISIS DE LOS PROBLEMAS DE TIEMPO DE SU EQUIPO DE TRABAJO Nuestro equipo de trabajo podría representarse de la siguiente manera :

Superiores

Existen 3 maneras en que se consume el tiempo de trabajo: •

Personas del mismo nivel jerárquico

YO

Personas fuera de la organización

•

•

tiempo para el jefe: para cumplir con las tareas que pide su jefe, las cuales no es posible ignorar sin sufrir rápidamente las consecuencias. tiempo para la organización: para cumplir con las responsabilidades de su puesto y para colaborar con sus compañeros de trabajo tiempo para usted: para hacer las cosas que usted decida hacer por su cuenta.

Personal a cargo

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Volvamos a la bitácora de Ana López y verifiquemos la eficiencia de su equipo de trabajo

Mi equipo de trabajo

Como desperdicio su tiempo

Como desperdician mi tiempo

Patricia (secretaria)

No dándole instrucciones completas desde el principio.

Haciendo que ella conteste a preguntas sobre las prestaciones, en vez de ordenarle reimprimir los folletos de prestaciones.

Interrumpiendo con nuevos trabajos sin esperar a que termine el que estaba haciendo

Pasándome todas las llamadas. No respondiendo siempre el teléfono. Permaneciendo fuera de la oficina mucho tiempo al ir a sacar fotocopias y recoger correspondencia, por lo que tengo que atender yo. No revisando su trabajo cuidadosamente.

José y Horacio (subjefes de personal)

Dándoles sólo tareas parciales, de manera que únicamente elaboren parte de los proyectos. No estableciendo prioridades, por lo que a veces, gastan mucho tiempo en cosas menores en vez de ocuparse de cosas importantes

Pidiéndome que tome las decisiones que ellos mismo podrían tomar (podrían remitir directamente a los solicitantes a los dptos que los requieran sin consultarme)

Aldo (jefe)

Dándole demasiados detalles, en vez de hacerle llegar los proyectos mayores a tiempo. Retrasando la aplicación de dichos proyectos en todo el banco. Dando frecuentemente mas detalles de los que quiere o necesita, en vez de resúmenes concisos.

Llegando tarde a las juntas y dirigiéndolas desordenadamente.

Jefes de Dptos.

No respondiendo rápidamente a sus solicitudes de empleados sustitutos o definitivos

Haciéndome preguntas que Patricia podría contestar

Empleados

No preparando instructivos ni manuales por lo que siempre tienen que venir a aclarar dudas

Solicitantes

Haciéndole las mismas preguntas que José y Horacio. Las citas se amontonan y los hago esperar

No acatando la sugerencia de tratar los asuntos de manera más directa con los demás, prefiriendo refunfuñar.

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La importancia de buenas relaciones de equipo Piense en los tres miembros del equipo más próximos a usted por razones de trabajo. ¿Sabe usted cuáles son sus mayores antecedentes laborales durante los últimos tres años, sus Intereses más fuertes fuera del trabajo, sus colores favoritos, las cosas que les molestan? ¿Qué situaciones cree usted que podrían perturbar a estas personas? Si lo ignora, tendrá que pensar en su capacidad de escuchar a los demás y de interesarse por ellos.

Las buenas relaciones entre colegas se logran como resultado de una gran habilidad.

La comunicación y las relaciones Internas del equipo mejoran mucho si hay reuniones regulares de personal. Estas pueden ser formales o informales. Si el personal tiene oportunidades para participar de las decisiones que los involucran lo mas probable que su productividad aumente Una de las principales ventajas de un buen trabajo de equipo es que produce sinergia. El término sinergia describe el proceso en el cual las actividades combinadas de varias personas producen un resultado mejor que la suma de las actividades individuales. Ello se produce cuando las personas del grupo responden productivamente y entre ellos surgen Ideas nuevas.

La sinergia no se desenvuelve automáticamente por el simple hecho de que varias personas trabajen juntas. De hecho, suele suceder lo contrario, cuando las discusiones y discrepancias no pueden suavizarse y relativizarse. La sinergia requiere, por el contrario, un propósito común claramente formulado y unánimemente aceptado por todos los miembros del grupo. También se necesitan buenas relaciones interpersonales, una discusión abierta y franca y una conducta solidaria. Todo ello no se produce naturalmente: es preciso tener un pensamiento positivo y condiciones para fomentar la empatia mutua.

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Que no hay que hacer para desmotivar al personal Nunca desprecie a un subordinado (destruye el sentido de autovalía e iniciativa) Nunca critique a un subordinado delante de los demás (destruye la comunicación) Nunca deje de prestarle a un subordinado completa atención Nunca demuestre estar ocupado con sus intereses No demuestre preferencias (destruye la moral del grupo) Aproveche toda oportunidad para que el subordinado crezca y progrese (informarlo sobre ascensos, cursos, etc.)

Nunca sea indiferente a cosas de menor importancia (para ellos puede ser de gran importancia) Nunca ponga en situaciones difíciles a empleados débiles No vacile nunca en adoptar una decisión (puede producir falta de confianza y vacilación en la organización)

Delegación efectiva “Mi jefe es graduado en psicología y cree que entiende a las personas y que sabe cómo delegar tareas. Sólo delega cuando la carga de trabajo es excesiva y trata de dar un buen ejemplo trabajando mucho. Siempre controla todo exhaustivamente. No tiene tiempo para compartir objetivos, no puede soportar que alguien haga las cosas de un modo diferente que él, rara vez le cree a otro, pero es implacable con los errores. En realidad, o te sientes desmoralizada o trabajas para él como un zombi” (tomado de declaraciones de una secretaria calificada).

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La delegación efectiva es la transferencia planificada de autoridad y responsabilidad a otros para que ejecuten el trabajo dentro de limites establecidos de común acuerdo

Ventajas de la delegación efectiva  mejora considerablemente la productividad personal  da fuerza para ampliar las destrezas y capacidades personales a través de otros  mejora la moral de todas las personas involucradas  La delegación efectiva puede hacer que todo siga su curso cuando el jefe no está presente

¿por qué los profesionales no delegan con más frecuencia?

• presiones laborales de corto plazo • exigencias de manejo de alguna crisis • falta de tiempo • miedo a los errores, a que los subordinados hagan mal el trabajo • convicción de que realizar las tareas personalmente será más rápido.

Pero la razón subyacente suele ser que un superior en una empresa gusta de ciertas tareas, quiere aparecer muy ocupado y tiene miedo de que otra persona se capacite demasiado.

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EL PROCESO DE DELEGACIÓN 1.

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7.

Primero debe usted examinar su trabajo en conjunto y analizar cuidadosamente qué parte de ese trabajo puede ser hecha por otras personas.

Seleccionar la tarea y la persona apropiadas. Pregúntese a usted mismo; quién aprenderá más; quién tiene ya los conocimientos y la experiencia necesarios: qué otras prioridades y obligaciones tienen las personas, si tendrá usted que redistribuir las prioridades, etc. Se debe evaluar correctamente la capacidad de una persona para realizar determinadas tareas.

Decidir si hay que dividir tareas en partes manejables y en tal caso, cómo hacerlo.

Planificar el proceso de delegación, la autoridad necesaria, el control y el cronograma, todo ello teniendo en cuenta a la persona indicada.

Discutir el tema con los que se harán cargo, darles la necesaria autoridad y suscitar preguntas. Enfatizar los objetivos a lograr y los niveles de calidad exigidos más que los métodos de trabajo.

Proporcionar toda la información requerida y acceder a las necesidades de consulta durante el desarrollo del trabajo.

Tratar de motivar a la persona para que logre los resultados propuestos y proporcionar los controles o la información necesarios para completar el trabajo

Este proceso de delegación, adecuadamente realizado, lleva tiempo y probablemente al principio el trabajo podría ser hecho mucho más rápidamente por el que delega. Es menester verlo como una inversión de tiempo en el presente para ahorrar tiempo en el futuro.

Un proceso de delegación puede fracasar por diversas razones: • Instrucciones insuficientes o mal expresadas • Falta de compromiso o de autoridad • El que delega debe ser capaz de aceptar la idea de que el trabajo puede ser hecho de un modo completamente diferente.

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EL TRABAJO DE LA SECRETARIA Una buena secretaria —o un buen secretario— puede multiplicar la cantidad y la calidad de resultados obtenidos por un profesional. Hay cuatro niveles de competencia en el trabajo de secretaria: Nivel 1 Espera pasivamente que le den tareas. Hace exactamente lo que se le indica, y nada más.

Nivel 2 Aporta cierta iniciativa y formula preguntas tendientes a participar más activamente del trabajo. Este tipo de secretaria suele hacer ciertas sugerencias a su jefe.

Nivel 3 Realiza ciertas tareas sin preguntar, porque sabe que su jefe confía en su capacidad para tomar esas decisiones. No obstante, el Jefe desea mantenerse al tanto de la mayoría de los asuntos.

Nivel 4 El nivel más alto es aquel en el que la secretaria toma decisiones y realiza tareas sin referencia alguna a su jefe. Maneja absolutamente su propia oficina y deja que el jefe se ocupe de tareas más especializadas. El profesional confía en que cuenta con un servicio eficiente y en consecuencia se apoya en él.

¿En qué nivel se encuentra su relación laboral jefe secretaria? Si no está en el nivel más alto. ¿Qué se necesita para mejorarla?

Desde el punto de vista de una secretaria, el profesional perfecto es aquel que: • hace participar a la secretaria en la mayor cantidad posible de tareas diarias.

• considera que tiene con ella una relación de equipo.

• delega todo lo que puede y le otorga la autoridad necesaria • hace que el trabajo sea interesante y alienta a la secretaria a usar y desarrollar una amplia gama de destrezas • no le hace perder tiempo • reconoce y dialoga del trabajo bien hecho • critica sólo en privado y de manera constructiva

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EJERCICIOS 1.

Observe si usted está trabajando más horas que sus colegas, si lleva trabajo a casa con frecuencia o si deja demasiadas tareas inconclusas. Identifique sus objetivos personales y el tiempo que le demandará implementar una delegación efectiva de ciertas tareas regulares. Si su personal no está capacitado para manejar ese trabajo, planifique cómo capacitarlo.

2.

Analice cuidadosamente sus responsabilidades laborales, sus tareas diarias y su agenda semanal, y después decida si hay tareas que usted está haciendo por otros y que los demás podrían muy bien realizar por si mismos. En ese caso, planifique un proceso de delegación adecuado para revertir la situación. ¿Se beneficiaria usted persuadiendo a los clientes o al personal de otras secciones de su firma para que realicen algunas de sus tareas?

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EFICACIA DE MI EQUIPO DE TRABAJO

Mi equipo de trabajo

Como desperdicio su tiempo

Como desperdician mi tiempo

EJERCICIO: Cosas que le hacen perder tiempo a mi equipo de trabajo 19

Regrese a su bitácora, elija un día típico y analice su tiempo discrecional

CANTIDAD

¿QUE HICE DURANTE ESE TIEMPO?

PODRÍA HABERLO UTILIZADO MEJOR? EN QUE?

¿Cuánto tiempo para usted encontró en un día normal? Recuerde que este tiempo es el que necesita para trabajar en sus metas personales mas importantes.

Si no dispone de una o dos horas para usted, para ser una persona eficiente, ¿como lo va a lograr? ¿Puede reservarse una hora para usted? ¿Dispone de una secretaria que filtre sus llamadas telefónicas? ¿Tienen oficina privada?

Ideas para aumentar su tiempo discrecional: _______________________________________

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AUTOEVALUACIÓN

Quien me necesita

Administrar el tiempo es administrarse a uno mismo: para lo cual lo primero es conocerse, una buena manera de autoevaluarse es colocar el nombre de las personas de su equipo de trabajo y la razón de porque lo necesitan.

Nombre:

Porque me necesita

Nombre:

Nombre:

TEST DE AUTOEVALUACION: CONOZCASE A USTED MISMO Y RECONOZCA SUS VALORES ¿Qué es lo que usted más valora en su carrera y en su vida? Si usted reconoce y acepta sus valores, debe tener una fuerte motivación personal. Evalúe sus valores personales y compárelos con los de otras personas.

1 - Extremadamente Importante 2 - Importancia por encima de la media 3 - Importancia media, comparada con la mayoría 4 - Por debajo de la media 5 - Sin Importancia alguna

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Valores personales

1

2

3

4

5

Logros laborales personales Status, poder y responsabilidades laborales Salario y beneficios económicos Bienestar familiar Posesiones materiales: casa, automóvil, etc.

Cómo establecer prioridades para sus valores

Educación personal, calificación, ascenso Práctica de un hobby

• Estudie la lista de valores Vida pública y social personales y decida cuáles se Iglesia y vida espiritual aplican a usted y cuáles no.

• Marque en la columna 5 los Libertad para controlar la propia vida laboral que no son importantes para Producción de cosas tangibles que pueden ser apreciadas usted.

• Agregue a la lista los valores Trabajar con números y cifras por ejemplo, en computación personales no incluidos.

• Marque con una cruz la Tener el aprecio de mucha gente clasificación por Importancia.

Localización geográfica, para vivir y trabajar De 1 a 5 para cada valor personal.

• Compare la clasificación de cada valor con todas las otras, de a una por vez, y confirme o altere su clasificación.

• Divida sus valores en dos grupos y escríbalos.

• Valores más Importantes (1 y 2) • Valores, de importancia media (3) • Pídale a su cónyuge, a un amigo de confianza o a un asesor, que clasifique sus valores (los de usted) en la misma escala.

• ¿Se corresponden las dos listas? ¿Hay diferencias de percepción? ¿Por qué habría diferencias?

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LA AUTOMOTIVACION ¿Cómo automotivarme?

Incrementar la autoconfianza todas las mañanas, pensando en que usted es bueno en determinado campo y por eso ocupa una posición de autoridad y responsabilidad Recordarse a si mismo que sus actos y su comportamiento constituyen un ejemplo para las personas que lo rodean.

Fijarse objetivos de corto plazo en cantidad y calidad de trabajo a realizar, y darse tiempo para reflexionar y elogiarse cuando las tareas se completan bien.

Concederse pequeñas recompensas semanales por los éxitos alcanzados. Por ejemplo, un buen almuerzo o algo más de tiempo libre.

Vincular los motivadores personales con el desempeño laboral y las recompensas Enorgullece de los logros de los demás, sobre todo si usted es responsable en parte por su progreso y su desarrollo personal.

EJERCICIOS Exprese por escrito los principales motivos que lo llevaron a elegir su actual trabajo y no otro. Póngalos en orden de prioridad. ¿De qué modo cambiaron esos motivos desde que usted era más joven?

Comente sus actuales motivaciones y factores desmotivantes con un colega de confianza: comparen sus respectivas notas. ¿En qué difieren sus anotaciones de las de su amigo? ¿En qué se distinguen sus impresiones de las que usted mismo tiene?

Considere a las personas que trabajan con usted. Anote sus impresiones sobre las motivaciones que, según usted, tienen.

Compare esas supuestas motivaciones con las suyas.

Experimente con sus ideas trabajando sobre determinada motivación con un colega. Interésese por este aspecto, examínelo, trate de vincularlo con el mejoramiento del rendimiento laboral. Pruebe un motivador con una persona, observe los resultados, después pruebe con otros durante cierto tiempo

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DEFINICIÓN DE METAS Y PRIORIDADES Existen una serie de pasos que sirven para convertir estas metas (tan inalcanzable) en tareas palpables de realización diaria y son siete:

¿Cuál es su meta en la vida? ¿Cómo piensa llegar a esa meta? ¿Contribuyen a esa meta los papeles que desempeña en la actualidad? ¿De los que hace que es lo más importante? ¿Está simplemente llenando las horas?

1. Elegir la meta

Enlistar las metas Establecer prioridades

2. Enlistar la tareas clave para alcanzar la meta 3. Describir los resultados o consecuencias palpables de cada uno de las tareas clave

Las metas son abstractas; usted no puede hacer una meta. Las metas deber ser definidas teniendo en cuenta las tareas o actividades, en las cuales podemos medir o palpar los resultados

4. Comparar las metas con las tareas y los resultados esperados

Si es posible alcanzar los pasos 2 y 3 ¿estará de acuerdo en que se logró la meta establecida en el paso 1?

5. Ordenar las tareas de acuerdo con la secuencia en que se realizarán

No es posible realizar todos las tareas al mismo tiempo, algunos solo se pueden realizar, sino hasta que se concluyan otros

6. Determine que recursos ($, gente, tiempo) son necesarios para realizar las tareas

Los recursos y el tiempo son interdependientes, la disponibilidad inmediata de recursos abreviará el tiempo.

7. Indicar todo en un esquema de distribución de tiempo

“Solamente podemos saber que lo que estamos haciendo es absurdo después de haber identificado las metas que procuramos alcanzar” Carlos Hughes

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ELECCIÓN DE LAS METAS PRIORITARIAS Revise cuidadosamente y críticamente y clasifique las metas por prioridades: Metas importantes Metas de mediana importancia Metas que podrían pasarse por alto Cuando encuentre dos metas parecidas unifíquelas No incluya metas que van a ser importantes en el futuro y que no pueda fijarse ni quiera. No se preocupe, no las va a eliminar, simplemente postergar.

Fijar metas realistas no significa limitar las aspiraciones sino evaluar de manera realista sus circunstancias, sus capacidades y sus intereses (Ej.: la que estudia abogacía para agradar a sus amigos) Algunas metas pueden originar conflictos. Cuando detecte conflictos potenciales con los intereses de otras personas, compruebe sus posiciones (Ej.: el que quería ascender y mudarse a otra ciudad) A veces hay que elegir, otras veces negociar. Deje las metas que no pueda concretar ahora para cuando esté listo.

CASO DE ESTUDIO Sally, reciente madre, no quería renunciar a su maternidad hasta que sus hijos crecieran y solo podía dedicar 15 hs al club social donde siempre trabajó.

ANÁLISIS DE METAS Meta de prioridad A: Obtener la satisfacción de ser una buena docente

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Tareas Clave •Preparar concienzudamente cada clase •Elaborar un esquema de las unidades que van a ser cubiertas en cada sección del ciclo escolar •Indicar la lectura necesaria en la preparación de cada unidad •Organizar proyectos especiales, tales como dramatizaciones, excursiones y la compra del material necesario •En el programa de la lección semanal, escribir las preguntas y los temas a discutir. Incluir una revisión de la lección previa en el programa de cada semana.

•Buscar en el calendario de actividades de la comunidad y la programación de la televisión, programas, cátedras relacionadas para recomendárselos a los estudiantes. Recortar historietas, caricaturas.

Resultados Medibles •Una asistencia del 75% o mayor cada semana •El interés que demuestran en el tema que se exponga (que los estudiantes hagan preguntas, que aporten y discutan ideas en clase, que hagan sus tareas) •Comprensión del tema expuesto, que se demuestre con las preguntas que hagan, el relato de experiencias personales al respecto y por las respuestas a mis preguntas.

•Participación de todos los miembros de la clase en las discusiones y en otras actividades.

Si son llevados a cabo las tareas, con los resultados indicados, ¿se puede decir que la meta ha sido alcanzada?

SI: ¿está seguro?

NO: ¿por qué no? ¿Cuál es el problema?

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EJERCICIO Vuelva a sus metas, y confeccione el siguiente cuadro

Prioridad

Meta general

Tareas y actividades especificas para alcanzar la meta

Condiciones ¿cuánto? ¿Cómo?

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EL PLAN DE ACCIÓN A continuación lo que haremos es: • ordenar las tareas en una secuencia lógica • considerar los recursos necesarios para llevar a cabo las tareas • establecer un limite de tiempo para la relación de cada tarea y el logro de la meta

EJERCICIO Betty es administradora y propietaria de una oficina que proporciona servicios secretariales, contables y de oficina a los negocios locales. Su meta es ampliar el negocio abriendo una sucursal en otra ciudad a 100 km de distancia. Sabe que sus pasos clave son: • • • • • • •

alquilar una oficina contratar un administrativo anunciarse y contratar personal pasar dos días a la semana con el administrativo hasta que trabaje solo hacer un estudio de mercado para saber cuales son los servicios mas pedidos pedir un préstamo para iniciar la oficina elaborar un presupuesto Decida si los pasos están en un orden lógico. ¿Cómo lo hubiera hecho usted?

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LA IMPORTANCIA DEL LIMITE DE TIEMPO Para una correcta planificación se deben establecer los plazos (aunque sean tentativos) que asumo, tardaré en cumplir cada uno de los pasos. Me permite tener control sobre todo el proceso en si, y me mantiene encaminado.

Completar el estudio de mercado

Para el 3er mes

Preparar presupuesto y asegurar el préstamo

4º. cuarto mes

Contratar al administrativo y rentar el local

5º. mes

Contratar clientes y personal

6º. y 7º. mes

Trabajar con el nuevo administrador

Entre el mes 6º. y 12º.

Empezar a general utilidades

Mes 15º.

Liquidar el préstamo

Entre el mes 18º. y 24º.

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Meta de prioridad A: Fecha en que espero A.Abrir una sucursal en ............... alcanzar la meta: 24 B.Proporcionar una servicio necesario a la ciudad meses C.Generar 20% de ganancias sobre la inversión 18 a 24 meses Se requieren 13.500 10. Liquidación del préstamo pero solicitar 15000 9. La oficina empieza a general ganancias

fin a l i z a c i ón

8. Trabajar con el administrativo para encarrilar la oficina

15 meses 6 y 12 meses 2 días por semana

$ 7. Contratar personal temporal: hacer contacto con agencias de empleo, poner anuncios

Limite de tiempo Fecha de comienzo:

Recursos necesarios

4. Contratar un administrador, hablar con las agencias de empleos, poner un anuncio

2. Preparar un presupuesto efectivo, fijar el calendario de pagos

tareas y actividades clave

Costo de la encuesta 1. Estudio de mercado: obtener una lista de 3 meses $550 comercios, planear encuesta, conducir encuesta, analizar resultados

4 meses

Cantidad estimada: $ 3. Asegurarse el préstamo bancario: determinar 4 meses 13.500 el importe del préstamo y necesidades colaterales

5 meses

Pueden requerirse 3 5. Rentar oficina: comparar ubicación 5 meses meses de renta adelantada

f e c ha t ope

6 y 7 meses Presupuesto inicial: $ 6. Solicitud inicial de clientes: directamente por 1.800 correo, con anuncios, visitas personales

de

Salarios 6 y 7 meses 3.200

iniciales

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Recursos necesarios

Fecha en que espero Meta de prioridad alcanzar la meta:

Limite de tiempo Fecha de comienzo:

tareas y actividades clave

Elabore un plan de acciรณn para la consecuciรณn de sus metas

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GUIAS DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMAS DIARIOS Aquí desarrollaremos un proceso de planeación diaria que le ayudará a completar: las tareas que le permitan realizar sus metas. las labores cotidianas para cumplir con sus obligaciones de trabajo.

TIPO DE TAREAS A: actividades clave necesarias para alcanzar una meta de prioridad A; estas actividades deber ser realizadas en nuestro tiempo discrecional. Las actividades de tipo A son exclusivamente mías.

B y X: son tareas impuestas que las tengo que hacer: B: son de mediano valor y por lo general necesitan programación, como ocurre con las reuniones, llamadas de los clientes X: hay que dejar tiempo flexible para estas ya que son las urgentes, o cuando algo sale mal.

C: actividades de poco valor; a menudo de rutina, que pueden ser delegadas o simplemente no hacerse Cuando llene su programa diario aparte tiempo suficiente para actividades de tipo B y X No exagere las actividades del día, ya que se sentirá frustrado si no las cumple Guarde actividades tipo A para los ratos libres Se recomienda usar la agenda para tener anotado cronológicamente y en orden las actividades diarias y semanales y un calendario 12 meses para obtener una visión mas amplia.

Tache a medida que cumple las actividades.

Con frecuencia se usa una libreta para anotar tareas mientras se trabaja durante el día. No confié en su memoria para recuperar toda la información recogida Algunas personas prefieren usar un solo libro para todas sus anotaciones; en este caso, lo ideal es una agenda de escritorio Otra ayuda consiste en planificar la utilización de bloques de tiempo Los psicólogos afirman que para la mayoría, nuestra parte más fértil del día es el lapso de las primeras tres o cuatro horas después de levantarnos por la mañana. Sería conveniente entonces que nos organizáramos para utilizar nuestro mejor tiempo de trabajo para las tareas más difíciles y que requieren mayor concentración

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EJERCICIOS 1.

Analice su bitácora de diversos modos. Primero calcule qué parte de su tiempo se dedicó a tareas que contribuyeron directamente a la consecución de sus seis objetivos más importantes. Registre sus resultados.

1.

¿Fue más de 50 %? Si no lo fue, saque sus propias conclusiones.

1.

Segundo, calcule de cuántas horas disponía usted cuando pudo decidir la mejor manera de distribuir el tiempo. ¿Disponía usted de más de ocho horas por semana?

1.

Registre sus conclusiones.

1.

Si su tiempo disponible es muy escaso, piense cómo podría aumentarlo. ¿Qué actividades podría reducir o delegar provechosamente?

•

Si su tiempo disponible es mucho, piense si está sacando toda la ventaja posible de las oportunidades de usarlo para lograr objetivos. Registre sus conclusiones.

1.

Analice las tareas realizadas consultando su agenda y verifique el tiempo dedicado a cada una. Clasifique el trabajo hecho en categorías A. B. X y C.

1.

¿Qué parte de su tiempo dedicado a las tareas categoría X y C podría en el futuro trasladarse a A y B?

1.

¿Cuáles son sus pérdidas de tiempo en X y C que podrían ser reducidas o eliminadas?

1.

Use este conocimiento para programar sus futuros compromisos y para delegar trabajo

33

CONTROL DE LAS INTERRUPCIONES Las interrupciones pueden ser de distintos tipos: llamadas telefónicas visitas inesperadas reuniones no programadas otras causas (crisis, ruido, distracciones visuales, interrupciones autoimpuestas) papeleo de rutina

Prioridad

Quien

Motivos y Logros

Tiempo Consumido

Método para eliminarlas

EJERCICIO: Revise su bitácora e identifique las interrupciones que ha tenido a lo largo de un día cualquiera:

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CONTROL DE LAS INTERRUPCIONES TELEFÓNICAS

CONTROL DE VISITAS INESPERADAS

Pasará menos tiempo al teléfono si planea y realiza todas las llamadas juntas.

Tenga toda la información a mano antes de llamar y luego de colgar anote la fecha para la próxima llamada

No use la frase “política de puertas abiertas” de manera literal. Cierre la puerta cuando requiera concentración. Si no tiene oficina privada no son las visitas inesperadas sino los compañeros de trabajo los que nos interrumpen. Pueden hacer un acuerdo de “la hora tranquila”. Otra opción es irse a la biblioteca.

Si no desea ser interrumpido cuando realiza actividades A, ordene que intercepten sus llamadas. De ser posible la persona que filtra debe saber cuando y anotar cuando llamar. Si no tiene secretaria puede usar el contestador o acostumbrar a la gente a que solo está disponible de 10 a 12.

POSTERGACIÓN Se programó comenzar a trabajar el lunes a las 08:45, pero tomó un café, revisó la chequera, se puso a archivar papeles. En fin, son las 10:15 y no hizo nada, pero como a las 11:00 tiene una reunión, lo deja para mañana, y así.............

Mucha gente pospone las cosas difíciles por ser grandes o desagradables. Sin embargo todos los proyectos están compuestos por tareas simples.

• • • • • • •

Desglose el trabajo y dedique al principio 20 minutos; luego abandónelo sin remordimientos (fíjese metas realistas) Empiece por la parta mas fácil, si le va bien le dará mas confianza para hacer el resto A veces las tareas pueden ser difíciles: enumere las personas que lo puedan ayudar Evitar el trabajo no hace que se elimine Informe a los demás lo que va a hacer; es mas difícil darle excusas a los demás Aléjese de las tentaciones Prémiese por los avances

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EJERCICIO: COCIENTE DE POSTERGACIÓN Totalmente de acuerdo

Parcialmente de acuerdo

Un poco en desacuerd o

Totalmente en desacuerdo

Invento razones y busco excusas para no atacar un problema difícil

Si su cociente es menor que 20: no tiene problemas de postergación y solo se presenta ocasionalment e

Necesito que me presionen para ponerme a trabajar en una tarea difícil Procuro evitar o retrasar disimuladamente las tareas desagradables Hay demasiadas interrupciones y crisis que me impiden llevar a cabo mis tareas importantes Evito las respuestas directas cuando me presionan para tomas una decisión desagradable He descuidado el avance importantes de acción

de

Si su cociente esta entre 21 y 30: tiene problemas pero no muy severos

planes

Trato de que otras personas realicen las tareas desagradable en lugar de hacerlas yo Programo los trabajos importantes par las ultimas horas del día o me los llevo a casa

Si su cociente es mayor que 30, entonces su problema es frecuente y grave

Antes de empezar un trabajo difícil me gusta que el escritorio este limpio He estado demasiado cansado para realizar las tareas difíciles que tengo pendientes Calificación Total

X4

X3

X2

X1

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Mejora de la productividad Hay muchas maneras diferentes de medir la productividad y siempre tienen en cuenta el trabajo, el equipamiento, los materiales, el tiempo y los costos. Muchas veces se tiene una idea equivocada de lo que es la productividad; hacer regularmente horas extra suele incrementar el volumen de trabajo, pero no necesariamente la productividad, sin embargo, es frecuente que se fomente el trabajo extra como una manera de aumentar la productividad.

La productividad personal se vincula con hacer el uso más eficaz posible de los recursos disponibles para proporcionar servicios en el tiempo disponible; lograr una elevada productividad personal significa hacer el uso más eficaz de estos recursos en la consecución de los objetivos personales y laborales.

La productividad personal se ve fuertemente influida por la congestión del papeleo y por el trabajo administrativo. La calidad y eficacia de esta transferencia de información es sumamente importante. En la práctica los sistemas de trabajo administrativo requieren una evaluación periódica.

Las instalaciones de las oficinas y las condiciones de trabajo del equipo son un, aspecto de la productibilidad que a veces es dejado de lado. Una organización cuidadosa de la distribución de los lugares de trabajo y del equipamiento puede reducir el tiempo que se gasta en viajar o en hacer fila. Los diagramas de flujo son una técnica muy útil para poner en evidencia los cuellos de botella y la congestión y para discutir la posibilidad de nuevas disposiciones.

Diagrama de flujo Este diagrama provee una detallada descripción de cada acción realizada en una tarea en particular. Consta de varios símbolos que representan los pasos que realizamos cuando ejecutamos una tarea.

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ACTIVIDADES CLASICAS

inspecciones demora

operaciones

archivo

transporte

decisión

EJEMPLO: Javier trabaja en la oficina de correos. Todas las mañanas recibe la correspondencia de la mesa de admisión y se encarga de clasificarla, archivarla, entregarla y en algunos casos recibirla de vuelta. Dibuje el diagrama de flujo

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EL PAPELEO Ocuparse del papeleo diario que pasa por nuestro escritorio es algo que forma parte del trabajo en la mayoría de las empresas. Vale la pena tomarse tiempo para analizar los tipos de papelería que llegan regularmente y su manera de manejar este material. Es conveniente diseñar y perfeccionar un diagrama de flujo que muestre los tipos de papeleo que circulan y los métodos alternativos de manejarlos.

Un buen sistema de archivo es fundamental para una oficina bien organizada.

Generalmente los archivos se organizan por tema, por cliente o por reuniones.

Por un lado se sostiene que un escritorio limpio Indica una mente ordenada; pero por el otro se afirma que ello equivale a sacar los problemas de la vista.

Algunas personas adoptan una política de escritorio completamente limpio. Sólo estarán sobre él los papeles en que se trabaja en ese momento.

EJERCICIOS 1. Categorice el papeleo que cruza regularmente por su escritorio según los tipos de respuesta requerida: leer y desechar leer y archivar reservar hasta que haya tiempo para leer leer y delegar leer, actuar y después desechar (acción como: escribir, telefonear, llamar a una reunión, etc.) leer y hacer circular rápidamente Varios 2. Dibuje un diagrama de flujo que muestre las etapas en su manera de manejar los papeles corrientes.

Identifique los cuellos de botella o las zonas de congestión que hacen perder tiempo o provocan demoras. Decida cuáles son las mejores maneras de tratar con estos problemas regulares.

Discuta el papeleo con un colega de confianza a fin de generar ideas para tratar el asunto de la manera más eficaz posible.

3. Discuta con colegas las ventajas y desventajas de la política de escritorio limpio. Experimente durante un mes una política de escritorio limpio. Asegúrese de que su escritorio esté absolutamente limpio, excepto por el juego de papeles en que está trabajando. Después decida si esa política es adecuada para su trabajo

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Como organizar el archivo adecuadamente Un archivo exige organización: un documento mal clasificado puede equivaler a haberlo perdido.

Antes de crear un archivo es necesario preguntarse por que motivo se va a archivar, que cosas se va a archivar, si va a ser consultado frecuentemente y por que motivo y quienes lo van a utilizar.

Un sistema de archivo se basa en algunos de los datos que contienen los documentos, a saber:

Sistema alfabético por asunto Sistema cronológico por envíos

Sistema alfabético por nombre generador del documento

ALPARGATAS S.R.L.

18 de noviembre de 2007

Ituzaingó 2326 Rocha Ref. Compra vestimenta de trabajo

6 93 Nº

Sistema geográfico o alfabético por proveedor o cliente

Sistema cronológico por fecha iniciado Sistema numérico correlativo de orden interno

Comunicamos, que el giro por la compra de vestimenta, fue enviado el día 17 de noviembre del corriente

Carlos Fonseca Jefe Dpto. Contable

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Archivo alfabético • Por asunto o materia: una carpeta por asunto (alfabéticamente) y dentro de ésta alfabéticamente • Se debe cuidar de seguir siempre el mismo criterio (por ejemplo, primer apellido), tener cuidado con las faltas de ortografía y con los nombres compuestos

Pautas generales: • Personas: Apellido, Nombre (Álvarez, María – Perez García, José) • Razón Social: nombre razón social (Juan García e Hijos – Lopez y Cía) • Casas comerciales: nombre casa comercial (Banco Holandés – Farmacia Malvín • Apellido con prefijo: prefijo+apellido, nombre (De la Torre, Luis – Mc Arthur, John • Títulos o grado académico: Apellido, Nombre-Título (López, Juan [Ing]) • Organismos regionales: Región, Organismo (Montevideo, Intendencia Municipal)

Archivo numérico • De acuerdo a algún número del documento (número origen, número interno, etc.)

• Dificultad: en archivos muy grandes se pueden traspapelar por error de lectura (ej. 16667 por 166667), en caso de documentos con varios números se puede confundir cual es la clave correcta

Archivo geográfico • Por región, localidad o zona geográfica (por ej. Por departamento) • Dificultad: se deben conocer bien ciudades y localidades

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Archivo cronológico • sigue el orden cronológico, pudiendo ser diario, mensual, trimestral, etc.

• Dificultad: en asuntos que pasan por diferentes etapas en diferentes fechas, pueden equivocarse las fechas clave para archivar (ej. Fecha de origen, fecha de ingresado, fecha de respondido)

Archivo recordatorio • Se archiva por fechas de vencimiento o fechas claves. Sirve para aquellos casos en que hay que cumplir con fechas precisas. Tiene dos divisiones principales: la primera es una división mensual para los próximos meses la segunda una división diaria para los días del mes en curso. Al iniciar el mes se pasan los documentos de la división mensual correspondiente a la del día a día.

• Dificultad: que se traspapelen documentos en el pasaje de una división a otra, que hayan varias fechas a considerar o que la fecha clave no se desprenda fácilmente del documento.

EJERCICIO: La empresa “El Adoquín” se dedica a la venta de productos para la construcción.

Clasifique los siguientes documentos para archivar según el Nº a que correspondan: • Carta de Juan De Herrera (cliente), día 20.12.06, solicitud de cotización • Memo a Barraca los 33 (cliente), día 3.2.07, compra de azulejos • Cotización de López, Gerente de 3M (proveedor), día 6.2.07, lista de precios • Vales a cobrar a García, vencimiento 30.4.07 • Fax a Sra. María Ríos (clienta), día 3.2.07, nuestras ofertas del mes • Fax a Sra. María Ríos, día 5.2.07, compromiso reserva hasta 5.3.07

1

3

5

2

4

6

• Pagos a OSE, día 20.1.07 1.

2.

3.

Clientes A – F Clientes G – Z Proveedores A – N

1.

2.

3.

Proveedores Ñ – Z Recordatorio Envíos

42

Como organizar el espacio de trabajo 1.

Tratar de organizar nuestro espacio de manera de evitar al máximo los desplazamientos: computadora, teléfono, archivo de uso diario, etc.

2.

Si compartimos actividades dentro de un proceso, tratar de que nuestra ubicación siga la secuencia del proceso (estilo línea de montaje); evita los desplazamientos y facilita las comunicaciones con nuestros clientes y proveedores del proceso.

1.

Si compartimos las tareas con otra persona puede ser bueno que los escritorios estén juntos, pero conviene considerar las distracciones si el trabajo exige concentración

2.

Tener siempre en cuenta que el exceso de aislamiento respecto a los demás nos aparta del grupo por lo tanto del conocimiento del entorno

Distribución en grupos de trabajo, buena comunicación entre el grupo e independencia de los demás.

Distribución que busca la aislamiento de un puesto de trabajo respecto al otro

43

1.

Si atendemos público (clientes, proveedores, etc.) lo mejor es estar cerca de la entrada y mirando hacia ésta, evitando que nos tengan que buscar.

1.

Procurar los sitios con luz natural. Si utilizamos computadora hay que tener cuidado con los reflejos. Lo mejor es que la luz provenga de la izquierda o derecha, nunca de frente ni desde atrás.

1.

Si en tu lugar de trabajo no hay ventanas con vista hacia el exterior, tener en cuenta que es aconsejable relajar la vista varias veces en la jornada mirando hacia objetos lejanos, especialmente si trabajan con computadora.

1.

El ruido, el exceso de frío y de calor son perjudiciales. Evitar las posiciones de trabajo cercanas a fuentes de ruido, frío o calor.

1.

Las superficies de los escritorios deben ser opacas y claras por el reflejo de la luz, las paredes y muebles claros para facilitar la luminosidad.

44

EJERCICIO: Distribuya los puestos de trabajo de un estudio contable en este plano, utilizando el mobiliario necesario y de acuerdo a las recomendaciones vistas.

1.

2.

3.

4.

María es la secretaria: recibe y envía la correspondencia, llamadas telefónicas y fax, supervisa al cadete y auxiliar, realiza los cobros de las empresa y lleva los archivos de las cuentas de la empresa. Cuando llegan los clientes los encamina de acuerdo a sus necesidades: •

Con el dueño, cuando son clientes nuevos o citas concretadas, cuando necesitan asesoramiento contable especifico

•

Con el auxiliar, cuando se refiere a documentación para los balances y registros, o aspectos prácticos concretos de los trámites en curso y los problemas eventuales con la computadora

Pedro es el auxiliar, realiza las registraciones de acuerdo a la documentación que reenvían las empresas, lleva el control de los plazos para la presentación de su trabajo y los archivos de los trabaos del clientes. En caso de dudas, consulta con: •

El contador, si son aspectos técnicos-contables

•

La secretaria, si se refiere a la documentación que le hayan enviado los clientes, mensajes, etc.

Jorge es el contador, supervisa los balances antes de que se presenten, busca nuevos negocios y clientes, asesora en aspectos contables a los clientes y delega en María el funcionamiento diario del estudio.

Santiago es el cadete: se contacta con los clientes diariamente, llevando y trayendo documentos, facturas, etc., además de presentar documentación en organismos.

Escritorio

Mesa PC

Archivo

45

BIBLIOGRAFÍA • • • • • •

Organización Administrativa, Tomo II, Selección de lecturas de la Cátedra de Administración Pública de la Facultad de C.C.E.E. y Administración; 1977.

Engstrom, Ted; Cómo aprovechar el tiempo; Ed. Trillas, Méjico, 1988 Batley, Tom; Técnicas de gestión para profesionales; Ed. Granica, Barcelona, 1989 Ferner, Jack; Administración del tiempo como recurso; Ed. Limusa, Méjico, 1992 Stoner, Freeman y Gilbert Jr.; Administración; Ed. Prentice Hall Hispanoamericana S.A.; Mejico, 1996.

Nisivoccia, Gustavo; La empresa, la administración y las comunicaciones; Consejo de Capacitación Profesional, 1997

46 Realizado por María Pascale para el Curso de Organización del Trabajo, ONSC, 2007