Van gedoe naar gedaan

DE WERK KOSTEN REGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. Naam Studentnummer Datum Instituut Opleiding

: J.S. de Waard : 424954 : 22-11-2014 : Hogeschool NCOI : HBO FinanciĂŤle Administratie, eindopdracht

Docent : P. Collignon Docent : M. van Hasselt Vertrouwlijkheid : ja

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 1

VOORWOORD Naar aanleiding van het afronden van de opleiding HBO Financiële Administratie schrijf ik deze eindopdracht. Allereerst stel ik mij graag aan u voor: Mijn naam is Joost de Waard, 35 jaar jong en woonachtig in Kwintsheul (Gemeente Westland), getrouwd en vader van drie dochters. Sinds November 2005 ben ik werkzaam bij Verkade Klimaat als Administrateur. De combinatie van mijn werkzaamheden sluiten prima aan bij de hoofdvraag van de eindopdracht “Wat is het effect van de invoering van de WKR op Verkade Klimaat”. Uit de titel van de eindopdracht “De werkkostenregeling, van gedoe naar gedaan” blijkt dat het implementeren van de werkkostenregeling bij Verkade Klimaat flink wat voorbereiding heeft gekend maar uiteindelijk tot het gewenste resultaat heeft geleid. Voor het tot stand komen van deze opdracht wil ik de volgende mensen bedanken: • Iedereen die meegedragen heeft in de beantwoording van de enquête • BDO Accountants voor het volgen van de workshops “De werkkostenregeling 2015; 2 sporen” • Mooi Rood voor de vormgeving van het voorblad en de opdracht.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN.

SAMENVATTING De werkkostenregeling (in het vervolg afgekort WKR) kent een ruime introductie, waar in 2011 de plannen door de regering definitief waren, moeten werkgevers per 01-01-2015 gebruik maken van deze regeling. Verkade Klimaat heeft tot 2015 nog geen gebruik gemaakt van de WKR. Begin 2014 is begonnen met het actief bezig houden met de regelgeving. Mede door het maken van deze eindopdracht heeft Verkade Klimaat nu duidelijk inzichtelijk wat de WKR inhoud en hoe deze toe te passen is binnen de eigen organisatie. Bij het opstellen van de eindopdracht wordt in eerste instantie uitgebreid stilgestaan wat de WKR inhoud en welke uitzonderingen en regels hierbij gelden. Vervolgens wordt de WKR in verband gebracht met Verkade Klimaat en in een viertal stappen de implementatie uiteen gezet. Tot slot volgen de conclusie en aanbevelingen aan de directie welke mogelijkheden de WKR biedt. I.v.m. het langdurig uitblijven van een definitieve regeling is bij het starten van de eindopdracht zowel een schriftelijke als mondelinge enquĂŞte gehouden binnen de sector waar Verkade Klimaat werkzaam is. Doel van deze enquĂŞte was om een beeld te krijgen hoe andere bedrijven tegenover de invoering van de WKR stonden en of/hoe er inmiddels al gebruik van werd gemaakt. Hieruit blijkt dat begin 2014 nog maar weinig bedrijven gestart waren met de WKR en dat de informatie voorzieningen vanuit de overheid summier was. Om tot de benodigde informatie te komen is er door een groot deel van de ondervraagde externe workshops gevolgd. Kortom een hoop gedoe voor bedrijven, maar wel gedaan.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN.

INHOUDSOPGAVE VOORWOORD SAMENVATTING INLEIDING.........................................................................................................................5 HOOFDSTUK 1: OUD EN NIEUW.....................................................................................6 1.1 Inleiding 6 1.2 Oude regeling 6 1.3 Nieuwe regeling 6 HOOFDSTUK 2: DE WKR IN DETAIL.................................................................................8 2.1 Inleiding 8 2.2 Fiscale loonsom 8 2.3 Gerichte vrijstellingen 8 2.4 Nihil waarderingen 10 2.5 Intermediaire kosten 12 2.6 Noodzakelijkheidscriterium 13 HOOFDSTUK 3: DE WKR EN VERKADE KLIMAAT.........................................................14 3.1 Inleiding 14 3.2 Implementatie 14 3.3 De WKR en de inrichting van de administratie 16 HOOFDSTUK 4: PRAKTIJKONDERZOEK........................................................................17 4.1 Inleiding 17 4.2 Enquête 18 CONCLUSIES & AANBEVELINGEN.................................................................................19 Conclusie 19 Aanbevelingen 19 LITERATUURLIJST............................................................................................................20 BIJLAGE I ENQUÊTE IN SECTOR....................................................................................21

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN.

INLEIDING Sinds 2005 ben ik werkzaamheden als administrateur bij Verkade Klimaat. Een korte introductie van het familie bedrijf Verkade Klimaat: Verkade Klimaat. Een bedrijf met een bijzondere discipline: het realiseren van het ideale klimaat. Dit doet het bedrijf voor verschillende afzetmarkten in binnen – en buitenland, te weten: Tuinbouw / Utiliteitsbouw / Industrie en de particuliere markt. Binnen Verkade Klimaat ben ik werkzaam als Administrateur. Mijn functieomschrijving bevat de volgende aspecten: • Verantwoordelijk voor de financiële processen binnen de organisatie. • Ik treed op als KAM coördinator (Kwaliteit, Arbeid en Milieu). • De complete personeelsadministratie (43 Fte’s). Deze combinatie van werkzaamheden sluiten prima aan bij de keuze van de hoofdvraag van de eindopdracht “Wat is het effect van de invoering van de WKR op Verkade Klimaat”. Deze vraag wordt beantwoord door middel van de onderstaande deelvragen welke per hoofdstuk afzonderlijk worden behandeld: Hoofdstuk 1: Oud en nieuw Hoofdstuk 2: De WKR in detail Hoofdstuk 3: De WKR en Verkade Klimaat Hoofdstuk 4: Praktijkonderzoek Na het behandelen van bovengenoemde hoofdstukken volgt de conclusie en aanbevelingen welke gedaan worden aan de directie van Verkade Klimaat. De doelstelling van het schrijven van deze eindopdracht is het duidelijk uit een zetten wat de WKR inhoud en wat de effecten zijn op de invoering bij Verkade Klimaat.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 6

HOOFDSTUK 1

OUD EN NIEUW 1.1 Inleiding

In dit hoofdstuk een korte introductie van de oude en nieuwe regeling. Onder de oude regeling wordt verstaan het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Onder de nieuwe regeling wordt verstaan de WKR.

1.2 Oude regeling

Naast de vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren, kan de werkgever de werknemer ook vrije vergoedingen en verstrekkingen geven. Daarbij kent de belastingdienst onderscheid tussen vergoedingen en verstrekkingen die: • volledig waren vrijgesteld; veiligheidsbril / software om thuis te kunnen werken / onderbouwde vaste kostenvergoeding • deels zijn vrijgesteld; reiskosten vergoeding van € 0,29 per kilometer / € 0,19 onbelast en € 0,10 belast • onder bijzondere voorwaarden zijn vrijgesteld; PC privé en/of fiets regeling

1.3 Nieuwe regeling Waarom de WKR? De WKR is in het leven geroepen om de bestaande regels rondom vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te vereenvoudigen. De verwachting is dat door deze vereenvoudiging de kosten voor werkgevers flink zullen dalen. De WKR vervangt alle verschillende regels en wetten rondom de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers en bundelt deze in één collectieve regeling. In feite is het een versimpeling, maar natuurlijk brengt het voor de werkgever in eerste instantie een hoop papierwerk, zorgen en nieuwe regelgeving met zich mee. Wanneer? De WKR is een fiscale regeling die in 2009 door de Tweede en Eerste kamer is aangenomen en van start is gegaan vanaf 2011. Van 2011 t/m 2014 is er een keuze geweest voor werkgevers om gebruik te maken van de regeling. In april 2013 werd de verplichte invoering van de WKR uitgesteld, waar het eerst 2014 was, is dit 2015 geworden. De staatssecretaris van Financiën (Eric Wiebes) heeft op 3 juli 2014 besloten dat er per 1 januari 2015 de verplichting is om over te stappen op de WKR voor iedere werkgever. Wat? De oude regeling rondom vergoedingen en verstrekking aan werknemers bestond uit een wirwar van verschillende regels. Er bestonden verschillende regels voor het fietsplan, voor bedrijfsfitness, voor mobiele telefoons, werkkleding en de laptop van de zaak etc. Vanuit de werkgever kwam het verzoek om deze regelgeving te versimpelen. Hierop introduceerde voormalig minister De Jager van Financiën de WKR.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 7

Sinds de introductie in 2011 is het nodige aan de WKR gewijzigd en dit is tot op de dag vandaag nog steeds gaande. Met ingang van 1 januari 2013 werd de forfaitaire ruimte verhoogd naar 1.5%, omdat in de praktijk bleek dat 1.4% (percentage bij invoering 2011) te laag was om de uitgaven te dekken. Door middel van een brief van de staatssecretaris op 3 juli 2014 werd bekend gemaakt dat het percentage van de vrije ruimte is verlaagd naar 1.2% met ingang van 1 januari 2015. Bij de WKR geldt voor vergoedingen en verstrekkingen waarvoor geen gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen zijn, dat het geldt als eindheffingsloon. Er is per werkgever een ‘vrije ruimte’ van de reeds eerder genoemde 1,2% van het totale fiscale loon van alle werknemers samen. In de vrije ruimte is het tarief van de eindheffing 0%, daarboven is het tarief 80% (over het netto bedrag).

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 8

HOOFDSTUK 2

DE WKR IN DETAIL 2.1 Inleiding

Om een goed beeld van de WKR te krijgen wordt in dit hoofdstuk begonnen met een schematische weergave van de totale werkkosten en de onderverdeling hiervan. Hierna worden de belangrijkste begrippen van de regeling in aparte paragraven toegelicht en verder uitgewerkt. SCHEMATISCHE WEERGAVE WKR Totale werkkosten Vergoedingen en verstrekkingen (loonkosten) Bruto loon

Belast bij werknemer

Gerichte vrijstelling

Aangewezen werkkosten

Intermediaire kosten

Geen loon, onbelast vergoeden

• 1,2% onbelast fiscale loonsom • Restant belast tegen 80% eindheffing

Geen loon en ook geen eindheffing

Bron schematische weergave: http://www.peopleinc.nl/actueel/werkkostenregeling/

2.2 Fiscale loonsom

De fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat) waarvan een werkgever moet uitgaan om de vrije ruimte te berekenen is het totale loon van alle werknemers die onder hetzelfde loonbelastingnummer worden verloond. Het loon van concernverbanden moet bij elkaar worden opgeteld.

2.3 Gerichte vrijstellingen Welke gerichte vrijstellingen zijn er binnen de WKR? Onder de WKR is het mogelijk vergoedingen en verstrekkingen te doen die niet in de forfaitaire ruimte vallen. Dit zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen. Hieronder een opsomming van de gerichte vrijstellingen zoals deze gelden op het moment van het maken van deze opdracht: Vervoerskosten De kosten die gemaakt worden voor zakelijk vervoer, bijvoorbeeld naar een klant of opdrachtgever, worden tot een maximum vrijgesteld. Dit maximum ligt op € 0,19 per zakelijke kilometer. Hieronder valt ook het woon- werkverkeer van een werknemer. Wanneer de werkgever ervoor kiest om werknemers € 0,29 euro per gereden kilometer te vergoeden kan dit voor de eerste € 0,19 per kilometer onbelast. Het restant, € 0,10 kan worden ondergebracht in de forfaitaire ruimte. Mocht hiervoor geen ruimte meer zijn, dan zal er een eindheffing van 80%, in dit geval 0,08 euro per kilometer worden geheven over het restant.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 9

Verblijfskosten Hieronder vallen de kosten voor overnachtingen die gemaakt worden voor bijvoorbeeld: congressen, klantbezoek, beurzen enz. Ook de maaltijden die bij de overnachting horen vallen onder deze vrijstelling wanneer ze relatie hebben tot de dienstbetrekking Cursussen en vakliteratuur De congressen en beurzen zelf zijn ook vrijgesteld. Maar dat niet alleen: ook cursussen, vakliteratuur en andere zaken die benodigd zijn voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden voor het uitoefenen van een functie, zijn vrijgesteld. Studies en opleidingen Logischerwijs zijn dus ook studies en opleidingen die gevolgd worden met het oog op het verwerven van (meer) inkomen vrijgesteld. Verhuizingen Dit zijn de kosten die gemaakt worden door de werknemer bij verhuizing voor het bedrijf. Verhuizingen naar binnen- en buitenland worden gezien als een gerichte vrijstelling. Extraterritoriale kosten Extra kosten die de werknemer maakt omdat ze niet in hun woonland werkzaam zijn. Denk bijvoorbeeld aan dubbele huisvesting en extra kosten voor het levensonderhoud Producten eigen bedrijf Als er aan de werknemer een korting of vergoeding gegeven wordt bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld: • De producten zijn niet branchevreemd. • De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeerd. • De kortingen of vergoedingen bedragen in 2015 samen niet meer dan € 500. Werkplek gerelateerde voorzieningen Gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking zijn ook vrijgesteld. Voor het begrip noodzakelijk wordt doorverwezen naar paragraaf 2.6 Bron paragraaf 2.3: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/personeel_ en_loon/werkkostenregeling_wat_u_moet_weten_voor_1januari2015/hoe_werk_de_werkkostenregeling/gerichte_ vrijstellingen/overzicht_gerichte_vrijstellingen

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 10

2.4 Nihil waarderingen

Naast de gerichte vrijstellingen zijn er binnen de WKR ook een aantal nihil waarderingen. De WKR schrijft voor dat alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt voor zijn of haar dienstbetrekking, wordt gezien als loon. Om er voor te zorgen dat de voorzieningen die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt niet de forfaitaire ruimte van 1.2% opvult zijn een aantal van deze voorzieningen op nihil gewaardeerd. Dit houdt in dat deze voorzieningen dus niet ten koste gaan van de forfaitaire ruimte. Werkgevers kunnen werknemers op deze manier van producten en diensten voorzien die zij nodig hebben voor het goed uitoefenen van de functie, zonder dat zij zich druk hoeven te maken om de forfaitaire ruimte. Bij het beoordelen of een voorziening op nihil wordt gewaardeerd, is het vooral belangrijk of deze voorziening op de werkplek is. In de regel worden alleen voorzieningen op de werkplek op nihil gewaardeerd. Wat wordt verstaan onder de werkplek: Een werkplek is elke plaats waar de werknemer werkt en waarvoor de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. Kortom, een werkplek is bijvoorbeeld: het bureau, een kamer, de lopende band, een fabriekshal, de keuken, de vergaderzaal, een bedrijfskantine, de parkeergarage op het bedrijfsterrein, de fietsenstalling, een fitnessruimte, de openbare ruimte voor een bouwvakker die graafwerkzaamheden verricht. De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura vallen onder de zogenaamde nihil waarderingen: Apparatuur, instrumenten en gereedschappen De werknemer gebruikt of verbruikt de apparatuur, de instrumenten en de gereedschappen op de werkplek en het is gebruikelijk dat die zaken na werktijd op de werkplek blijven. Vaste computer, vaste telefoon en internet Het ter beschikking stellen van voorzieningen op de werkplek zoals vaste computers, vaste telefoons en internet is onbelast. Bedrijfsfitness De bedrijfsfitness die op de werkplek ter beschikking stelt, is onbelast. Een vergoeding voor of een verstrekking van fitness buiten de werkplek is loon voor de werknemer. De werkgever kan dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte. Arbo voorzieningen De terbeschikkingstelling van Arbo voorzieningen op de werkplek is onbelast als: • De Arbo voorzieningen samenhangt met de verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet van de werkgever • De werknemer door de voorzieningen geen aanmerkelijke privébesparing heeft • De werknemer de voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt op de werkplek

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 11

Het gaat bijvoorbeeld om: • Veiligheidsbril met geslepen glazen voor bijvoorbeeld een lasser • Zonnebril voor een chauffeur of piloot • Speciale isolerende of beschermende kleding • Een verplichte medische keuring Consumpties Consumpties die op de werkplek worden verstrekt en die geen deel uitmaken van een maaltijd, zijn onbelast. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde (maaltijden vallen hier dus niet onder). Dit geldt overigens niet voor complete maaltijden. Personeelsfeesten Hoe om te gaan met personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten, dit is afhankelijk van de locatie van het feest: Feest op de werkplek De verstrekte consumpties zijn dan onbelast, ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren. Feest op externe locatie bij derden Deze feesten zijn loon van de werknemer. De werkgever kan dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte. Werkkleding De werkgever kan zijn werknemer kleding ter beschikking stellen, vergoeden of verstrekken. Verkade Klimaat stelt de kleding ter beschikking, daarom is alleen deze wijzen onderstaand uitgelicht. Het ter beschikking stellen van werkkleding is onbelast wanneer deze geheel of gedeeltelijk op de werkplek wordt gedragen. Wat is werkkleding? Kleding is werkkleding als deze voldoet aan 1 van de volgende voorwaarden: • De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas of een overall. • Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk. • De kleding blijft aantoonbaar achter op de werkplek. Rentevoordeel Wanneer de werkgever geld leent aan een werknemer, kan er sprake zijn van een rentevoordeel voor die werknemer. Dit is zo wanneer hij minder rente betaalt over de lening dan bij een kredietverlener. Voor dit rentevoordeel geldt in de volgende gevallen een nihil waardering:

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 12

• De werknemer gebruikt de lening voor het kopen, onderhouden of verbeteren van een eigen woning. • De werknemer geeft een schriftelijke verklaring waarin staat waarvoor hij de lening wil gebruiken en voor welk deel van de lening de rente en de kosten aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting. • De werknemer voegt kopieën van aankoopbewijzen, rekeningen en dergelijk bij de verklaring. • De werkgever bewaart de verklaring van de werknemer bij de loonadministratie. • De werkgever geeft in de aangifte loonheffingen aan dat het rentevoordeel niet belast is.   Rentevoordeel belast Is er geen sprake van een lening voor de eigen woning, dan is het rentevoordeel van een personeelslening belast. U berekent het rentevoordeel door een marktconform percentage van het geleende bedrag te nemen. Als uw werknemer rente heeft betaald, trekt u het betaalde rentebedrag af van het berekende rentevoordeel. Het restant is belast. De werkgever kan het rentevoordeel van de werknemer ook als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte. Bron paragraaf 2.4: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/personeel_ en_loon/werkkostenregeling_wat_u_moet_weten_voor_1januari2015/hoe_werk_de_werkkostenregeling/loon_in_ natura_waarderen/overzicht_nihilwaarderingen

2.5 Intermediaire kosten

Bij intermediaire kosten doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van de werkgever. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt bij de werkgever. Van intermediaire kosten is sprake wanneer: • De aanschafkosten van zaken tot het vermogen van de werkgever gaan behoren; • De kosten die gemaakt worden van zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld); • De kosten specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer). Bij intermediaire kosten kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de situatie dat een werknemer met de ter beschikking gestelde bedrijfsauto tankt, zelf afrekent en vervolgens de benzine declareert. Andere voorbeelden zijn de werknemer die viltstiften voor het beschrijven van een whiteboard bij een vergadering voorschiet, of de werknemer die namens de werkgever op een beurs staat en daar kosten voorschiet. Ook de kosten voor zover die betrekking hebben op de relatie bij een zakelijk etentje zijn intermediaire kosten. Bron paragraaf 2.5: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/personeel_ en_loon/werkkostenregeling_wat_u_moet_weten_voor_1januari2015/hoe_werk_de_werkkostenregeling/geen_loon_ of_geen_belast_loon/vergoedingen_voor_intermediaire_kosten

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 13

2.6 Noodzakelijkheidscriterium

Vanaf 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval wanneer: • De voorziening naar redelijk oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een goede vervulling van de dienstbetrekking. • De werknemer de voorziening aan de werkgever teruggeeft als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking (ter beschikkingstelling). • De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer. Noodzakelijk Noodzakelijk betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend. Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kan er toch aan het noodzakelijkheidscriterium worden voldaan. Waar het om gaat is dat de voorziening naar oordeel van de werkgever redelijk noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en de werkgever kan aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Voorbeeld: tablet en telefoon Een servicemonteur die bij Verkade Klimaat in dienst is, heeft bepaalde digitale hulpmiddelen nodig om zijn werk te kunnen doen. Wanneer de werkgever hem één tablet en telefoon verstrekt, levert dit geen discussie op. Als de werkgever hem één laptop, tablet en mobiele telefoon verstrekt, wel. Maar als de werkgever in het laatste geval kan aantonen dat deze hulpmiddelen ervoor zorgen dat de werknemer efficiënter werkt, voldoet deze aan het noodzakelijkheidscriterium. Bron paragraaf 2.6: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/personeel_ en_loon/werkkostenregeling_wat_u_moet_weten_voor_1januari2015/wijzigingen_in_de_werkkostenregeling_ per_1januari2015/noodzakelijkheidscriterium

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 14

HOOFDSTUK 3

DE WKR EN VERKADE KLIMAAT 3.1 Inleiding

Sinds de invoering van de WKR in 2011 hebben we bij Verkade Klimaat ons op de achtergrond bezig gehouden met het verkrijgen van de juiste informatie en de keuze mogelijkheid om wel of niet mee te doen aan de WKR. Vanaf 2011 is er meerdere malen gebruik gemaakt van workshops met als onderwerp de WKR. Hierdoor is de eerste aanraking met het begrip WKR ontstaan. In de loop van 2014 is er op een actievere manier aandacht besteed aan de WKR mede door het onderwerp te gebruiken voor de eindopdracht. Hieronder een uiteenzetting van stappen welke binnen Verkade Klimaat gevolgd zijn om tot de implementatie per 01-01-2015 te komen:

3.2 Implementatie Stap 1: Analyseren & inventariseren Allereerst is het belangrijk uit te zoeken in hoeverre er nu gebruik gemaakt wordt van kosten die vergoed worden aan de werknemers en binnen het budget vallen van 1.2%. Zie voor een verdere uitwerking van deze kosten stap 3, budget 2015 verdelen. Stap 2: Vergelijken Zolang het WKR-budget bedrag hoger is dan het bedrag dat voorheen aan vergoedingen en verstrekkingen uitgegeven werd, dan kan de WKR probleemloos geïmplementeerd worden. Is het bedrag lager, dan moeten er keuzes gemaakt moeten worden welke onderdelen van de vergoedingen en verstrekkingen komen te vervallen, of welke u als loon voor de werknemer gaat aanmerken. Dit om de eindheffing van 80% te voorkomen. Hoe hoog is het WKR budget bij Verkade Klimaat: 1.2% van de fiscale loonsom (referentie 2013) Totale fiscale loonsom: Totale budget op basis van de loonsom is:

€ 1.500.000,00 € 18.000,00

Stap 3: Budget 2015 verdelen Nu er bekend is wat de maximale uitgaven mogen zijn die binnen de WKR vallen, is het belangrijk om het budget te gaan verdelen. Binnen de organisatie is er een lijst gemaakt met verschillende categorieën waarvoor vergoedingen en verstrekkingen gedaan worden, op basis van 43 (Fte’s). Een aantal categorieën zoals bijvoorbeeld kerstpakketten, zijn van te voren goed te budgetteren. Andere categorieën, zoals: de fiets van de zaak, fitnessabonnementen, uit te keren bonussen etc. zijn vooraf lastig in te schatten. Het is dus belangrijk hier een budget voor te reserveren, zodat er ruimte is om hier gebruik van te maken en de werkgever geen risico loopt om de eindheffing van 80% te moeten betalen.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 15

Per kosten categorie is er aangegeven of dit op werkelijke kosten is gebudgetteerd of een reservering betreft. Kosten categorie Kerstpakketten Sinterklaas Rente voordeel personeelsleden Personeelsuitjes buiten de deur 5 jaar Jubileum uitkering Uitkering 12.5 jaar dienstverband Overige Cadeaus Fitness abonnement Uitgekeerde bonussen Fietsplan Contributie vakbond

werkelijk/ werkelijk werkelijk werkelijk reservering reservering werkelijk reservering reservering reservering reservering werkelijk

Bedrag incl. BTW € 3.400,00 € 320,00 € 560,00 € n.t.b.* € n.t.b.* € n.t.b* € 500,00 € n.t.b.* € n.t.b.* € n.t.b* € 200,00

Van de totale vrije ruimte is dus reeds € 4.980,00 gebruikt aan werkelijke kosten. Een bedrag van +/- € 13.000,00 blijft dus over binnen de ruimte van 1.2% om te worden besteed aan o.a. fietsplan, bonussen, fitness abonnement, jubileum uitkering e.d. Een advies hierin wordt verder uitgewerkt in de conclusie en aanbevelingen. Stap 4: Implementeren Nu alle gegevens bekend zijn is het van belang de WKR te implementeren voor Verkade Klimaat. Hiervoor moet het grootboek van de financiële administratie aangevuld worden met aparte WKR rekeningen. Dit wordt verder in paragraaf 3.3 uitgewerkt. * nader te bepalen Bron paragraaf 3.2: 1) http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/personeel_en_loon/ werkkostenregeling_wat_u_moet_weten_voor_1januari2015/hoe_werk_de_werkkostenregeling/stappenplan_ invoering_werkkostenregeling 2) http://www.werkkostenregeling-wkr.nl/veelgestelde-wkr-vragen/bedrijfsfitness-belastingdienst

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 16

3.3 De WKR en de inrichting van de administratie Welke mogelijkheden biedt het huidige software pakket (Syntess Atrium)? Het software pakket moet worden gebruikt om de benodigde informatie voor de WKR te registreren en te rapporteren. Zoals bekend moet er gerekend worden met de kosten incl. B.T.W. (6% of 21%) voor wat betreft de bepaling om binnen vrije ruimte te blijven. Er zijn verschillende manieren om aan deze informatie te komen, de meest van de hand liggende manier is om het software programma Syntess Atrium hiervoor te gebruiken. Software oplossingen 1 Op de kostenregel (kostensoort) de bedragen inclusief B.T.W. ingeven, het bedrag B.T.W. apart boeken op een correctie B.T.W. rekening. 2 De WKR rekeningen uitsplitsen naar B.T.W. tarief, dus voor deze kostensoorten een aparte kostensoort per B.T.W. tarief maken. De kosten worden dan “gewoon� exclusief geboekt. Bij het berekenen van de totale WKR kosten weet je dan precies welke B.T.W. van toepassing is. 3 Er kan op de betreffende kostensoort geboekt blijven worden (exclusief B.T.W.). In de boekingsregel staat vermeld welke B.T.W. tarief per boeking van toepassing is. Periodiek kan eenvoudig de totale WKR kosten berekend worden incl. B.T.W. 4 Een andere optie buiten de software om is dat de kosten worden bijgehouden in een extern Excel sheet. Bij Verkade Klimaat is er gekozen voor optie nummer 2.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 17

HOOFDSTUK 4

PRAKTIJKONDERZOEK 4.1 Inleiding

Voor het krijgen van inzicht in de WKR en de impact hiervan op andere bedrijven (in vergelijke sectoren) is er een onderzoek uitgevoerd gebaseerd op de surveymethode / houden van enquêtes. Voorafgaand aan deze interviews heb ik een vragenlijst opgesteld (zie bijlage I). Doordat tijdens de gesprekken ook andere vragen aan bod zijn gekomen zijn niet alle resultaten goed in de analyse mee te nemen. De relevante antwoorden en uitkomsten van de gesprekken die niet in de analyse zijn opgenomen, komen wel naar voren in de toelichting van de resultaten. Voor mijn “veld onderzoek” naar de huidige status van de WKR bij bedrijven heb ik interviews afgenomen met een tiental bedrijven vergelijkbaar met Verkade Klimaat. Deze bedrijven zijn vergelijkbaar ofwel qua grootte en type bedrijf. De verwachtingen voorafgaand aan het onderzoek werden bevestigd tijdens het behandelen van de vragen. Lang niet alle bedrijven: • waren op de hoogte van de regeling • vinden de 1.2% vrije ruimte te laag • maken gebruik van de WKR • vinden de berichtgeving vanuit de overheid voldoende De resultaten van de enquêtes zijn met behulp van Excel geanalyseerd, hierdoor kan de data statistisch worden weergegeven. In paragraaf 4.2 worden een aantal vragen en antwoorden door middel van diagrammen uitgebeeld.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 18

4.2 Enquête

Hieronder een drietal vragen uit de enquête uitgewerkt in een diagram: Vraag 1: maakt u al gebruik van de WKR

20%

80%

ja

nee

Vraag 4:Hoe bereid u zich voor op de verplichte overstap per 01-01-2015 WKR?

20% 50%

20% 10% workshops

consultancy

inlezen

overig

Vraag 6: wat vindt u van de vrijgestelde ruimte van 1.2%

40% 50% 10%

krap

voldoende

niet in te schatten

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 19

CONCLUSIES & AANBEVELINGEN Conclusie

Voor Verkade Klimaat brengt de invoering van de WKR een aantal pluspunten met zich mee welke hieronder verder aangeven worden: • Verkade Klimaat hoeft de vergoedingen binnen de vrije ruimte niet te verantwoorden tegenover de belastingdienst en niet per werknemer administratief uit te splitsen waar dit in andere jaren wel het geval was. • De fietsregeling binnen de WKR: het maximale bedrag van € 749,00 is komen te vervangen evenals het criterium dat werknemer 3 van de 5 dagen op de fiets naar het werk komt. Per werknemer kan een fiets vergoed/ter beschikking gesteld worden zolang deze in de forfaitaire ruimte van 1.2% past. • Abonnement fitness, iedere werknemer mag de kosten voor het fitness abonnement declareren bij de werknemer ongeacht van welke sportschool gebruik wordt gemaakt. • Extra inbreng in de personeelsvereniging zorgt ervoor dat de fiscale ruimte van 1.2% langer behouden blijft en voor andere doelen gebruikt kan worden en een flinke belastingbesparing kan opleveren. • Uitgekeerde bonussen kunnen in het vervolg indien toereikend binnen de vrije ruimte worden uitgekeerd, dit zal voor de werkgever een flinke belastingbesparing betekenen. Rekenvoorbeeld bonus uitkering binnen de WKR: Oude regeling: Bij een bonus van bruto € 1.000,00 houdt de werknemer (52% belastingtarief) er netto € 480 over. Nieuwe regeling: Wanneer de werknemer instemt met een omzetting van de bonusuitkering naar een netto kosten vergoeding ad € 480,00 kost dit de werkgever dus minimaal € 480,00. Bij een overschrijding van de vrije ruimte komen de kosten op € 480,00 + (80% * € 480,00) = € 864,00. De werkgever is dan ondanks de overschrijding van de vrije ruimte goedkoper uit en de werknemer behoudt zijn netto bonus van € 480,00

Aanbevelingen

De directie / management team moet tot een besluit komen waarvoor zij de vrije ruimte willen gebruiken. De kosten categorieën welke hier met name voor in aanmerking komen zijn: • Abonnement fitness • Fiets van de zaak • Bonus uitkeringen, zie rekenvoorbeeld hierboven. Een ander punt van aandacht is het extra geld inbrengen van de werkgever in de personeelsvereniging. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld de uitgaven voor kerstpakketten, sinterklaasgeschenken en uitjes van de zaak via de personeelsvereniging lopen. Hierdoor blijft er meer vrije ruimte beschikbaar voor bijvoorbeeld het verstrekken van de hierboven genoemde kosten categorieën. Kortom er is een hoop mogelijk voor Verkade Klimaat om op een positieve manier invulling te geven aan het gebruik van de vrij ruimte.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 20

LITERATUURLIJST • Adviesgroep Loon- & Premieheffing van BDO adviseurs (2014). De Werkkostenregeling 2015; 2 Sporen. • Van der Velde M. en Janssen P. en Dikkers J. (2013). Toegepast onderzoek, opzetten, uitvoeren en rapporteren. Educatieve Uitgeverij Nederland (EUN) BV.

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 21

BIJLAGE I ENQUÊTE IN SECTOR Vragenlijst t.b.v. eindopdracht: De WKR van gedoe naar gedaan. 1 Maakt u Maakt u gebruik van de werkkostenregeling? 2 Zo ja, per wanneer? 3 Bent u op de hoogte van de regelgeving m.b.t. de werkkostenregeling? 4 Hoe bereid u zich voor op de verplichte overstap per 01-01-2015 WKR? 5 Wie is er verantwoordelijk voor de implementatie/ uitvoering hiervan? 6 Wat vind u van de vrijgestelde ruimte van 1,2%? 7 Hoe verwerkt u de WKR binnen uw financiële administratie? 8 Wat voor consequenties heeft de invoering van de WKR op uw organisatie? 9 Maakt u gebruik van vaste kosten vergoedingen? !0 Hoe vindt u de berichtgeving vanuit de overheid m.b.t. de invoering van de WKR? !1 Heeft u aanbevelingen/ opmerkingen voor het optimaliseren van de WKR? Bijbehorende antwoorden mogelijkheden: 1 Ja / Nee 2 2011 / 2012 / 2013 /2014 3 Ja / Nee 4 Studie / Workshop / Consultancy / Overig 5 Administratie / Finance / Controller / Personeelszaken / Overig 6 Krap / Voldoende / Ruim voldoende / Niet in te schatten 7 Aanpassen software pakket / Aanpassen grootboek / Geen idee / Anders, toelichting vereist 8 Extra werk / Aanpassen arbeidvoorwaarden / Financiële voordelen / Geen idee 9 Ja / Nee !0 Summier / onduidelijk / Voldoende / Helder / Zeer Goed !1 Nee / Ja, toelichting vereist

DE WERKKOSTENREGELING VAN GEDOE NAAR GEDAAN. / 22