Manual projektledelse & timeregistrering v19

MOE | Projektstyring Manual til projektledelse og timeregistrering i Maconomy & People Planner 2015

Udarbejdet af:

Rikke Thøgersen Bøttker

Kontrolleret af:

Kristian Hollmann

Godkendt af:

Morten Andersson

Dato:

12.6.2015

Version:

19

Projekt nr.:

10144-300

MOE A/S Buddingevej 272 DK-2860 Søborg T: +45 4457 6000 CVR nr.: 64 04 56 28 www.moe.dk

INDHOLDSFORTEGNELSE 1 1.1 1.2

Indledning til MOE | Projektstyring ............................................................................ 5 Fokus og nyheder ................................................................................................... 5 Workflow ............................................................................................................... 5

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Opret et nyt projekt ................................................................................................ 6 Tjek om debitor er oprettet ...................................................................................... 6 Opret projekt ......................................................................................................... 6 Opret delprojekter................................................................................................... 9 Slet et delprojekt .................................................................................................... 9 Projekt spærret for tidsregistrering & beløbsregistrering (Omkostning) ......................... 10 Indsæt projektdokumenter ..................................................................................... 11 Betalingsplan ....................................................................................................... 11 Projektspecifikke timesatser ................................................................................... 11

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.4.1 3.5

Afslutning af projekter ........................................................................................... 14 Overblik over projektudeståender. ........................................................................... 14 Projekter ”Efter forbrug” - muligheder for projektudeståender ..................................... 14 Åbne projektposteringer ......................................................................................... 15 Åbne aconto fakturaer ........................................................................................... 15 Projekter efter ”Fast pris” - muligheder for projektudeståender .................................... 16 Fast pris ikke faktureret ......................................................................................... 17 Fast pris ikke faktureret 2 ...................................................................................... 18 Åbne projektposteringer ......................................................................................... 19 Lukning af ”fast pris” projekter - INDTÆGTSFØRING .................................................. 19 Udligning af åben aconto faktura - Projektfakturafordeling .......................................... 20 Afslutning af projekter - People Planner .................................................................... 22

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Budgettering i Maconomy ....................................................................................... 22 Indsæt aftalesum .................................................................................................. 23 Budgetter omkostninger......................................................................................... 24 Budgetter samlet timeforbrug ................................................................................. 24 Godkend dit delprojekt .......................................................................................... 25 Godkend projekt ................................................................................................... 26

5

Send projekt til People Planner (Ressourceplanlægning) ............................................. 26

6 6.1 6.2 6.3

Budgettering i People Planner ................................................................................. 27 Fremfind en medarbejder ....................................................................................... 28 Budgetter timer på en medarbejder ......................................................................... 28 Flyt startdatoen på dit projekt................................................................................. 29

7 7.1

Fremdriftsevaluering ............................................................................................. 31 Vurderet HF (VHF) ................................................................................................ 32

8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.2.5 8.3 8.3.1

Fakturering .......................................................................................................... 34 Fakturering på projekter ........................................................................................ 36 Projekter efter forbrug/medgået tid ......................................................................... 36 Efter forbrug - Valg af timer ................................................................................... 36 Efter forbrug – korriger salgspriser, viderefør, afskriv timer, eller omkontering af timer ... 38 Aconto fakturering ................................................................................................ 39 Kreditnota for ”Efter forbrug” projekter – med reference faktura .................................. 41 Kreditnota for ”Efter forbrug” projekter – uden reference faktura ................................. 42 Projekter af typen Fast Pris..................................................................................... 44 Oprettelse af Faktureringsplan ................................................................................ 44

Side 3 af 66

8.3.2 8.3.3 8.3.4 8.4 8.5

Omkontering af timer ’Fastpris projekt’ .................................................................... 46 Kreditnota – ”Fastpris projekt” ................................................................................ 46 Fakturering af omkostninger på ”Fast pris” projekter .................................................. 47 Fælles – ”Fastpris og efter forbrug projekter” Godkend faktura .................................... 49 Fakturakladde ...................................................................................................... 49

9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7

Timeregistrering ................................................................................................... 51 Fremfind projekt til timeregistrering......................................................................... 51 Bevar v Favorit ..................................................................................................... 52 Udlæg ................................................................................................................. 52 Kørsel ................................................................................................................. 54 Forbrugsmaterialer ................................................................................................ 55 Korrekt registrering af flextid .................................................................................. 56 On the go – App til Smartphone og tablet ................................................................. 58

10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8

FAQ .................................................................................................................... 62 Hvordan tilføjer man kolonner? ............................................................................... 62 Hvad er indeholdt i omkostninger?........................................................................... 63 Hvordan fremfindes en faktura? .............................................................................. 63 Hvordan fremfinder man et eksisterende projekt? ...................................................... 63 Hvordan opdateres et projekt? ................................................................................ 63 Hvordan åbnes delprojekt til timeregistrering? .......................................................... 64 Hvad er forskellen på Bygherre/Klient/ /Kunde? ........................................................ 64 Hvordan ændres klient/fakturamodtager? ................................................................. 64

11 11.1 11.2 11.3 11.4

Definitioner .......................................................................................................... 66 Hvad betyder HF, MHF, VHF, BHF & OHF? ................................................................. 66 Hvad betyder ETC? ................................................................................................ 66 Hvad er en aftalesum og kontraktsum? .................................................................... 66 Værktøjsknapper .................................................................................................. 66

Side 4 af 66

1

Indledning til MOE | Projektstyring

MOE | Projektstyring består af Maconomy og Peopleplanner og er et system til projektstyring, ressourceplanlægning og timeregistrering. Systemet er et stærkt projektlederværktøj til styring af projekter, økonomi og ressourcer. Systemet er tilpasse MOEs behov.

1.1

Fokus og nyheder     

1.2

Bryd projektet ned i mindre enheder – giver meget bedre styring ETC – Hvad skal der til for at gøre projektet færdigt?

Projektledere skal selv danne faktura - det er nemt og fleksibelt ETC mindst 1 gang pr./mdr. senest d. 25 VHF mindst 1 gang pr./mdr. senest d. 25 Workflow

Side 5 af 66

2

Opret et nyt projekt

2.1

Tjek om debitor er oprettet

Hvis du ved, at debitor (klient) er i systemet, f.eks. hvis du tidligere har faktureret til klienten, så gå videre til pkt. 2.2 Opret Projekt. Man kan IKKE oprette en debitor/kunde, under projektoprettelsen.

Er du i tvivl, så søg efter debitor, både ud fra navn, adresse, CVR nummer, EAN nummer (hvis debitoren har sådan et) – du skal have debitorens CVR-nummer oplyst, da dette er entydigt. Når du så er 100 % sikre på debitoren ikke findes i forvejen, må der oprettes en ny kunde.

Er det f.eks. en kommune og det blot er et nyt EAN nummer der mangler, skal du vælge den allerede oprettede kommune fra debitoroversigten. og når projektet er færdigoprettet, ændres projektet oplysninger som EAN-nummeret, kontaktperson og lignende på debitoren.

Er debitor ikke oprettet, vælg ’Debitor’ i menuen og dobbeltklik på undermenuen ’Debitor’. Øverst i billedet vælges knappen

Når debitor/kunde er oprettet kan projektet oprettes.

2.2

Opret projekt

Gå i menu ’Projekter’ og dobbeltklik på undermenuen ’Projekter’.

Side 6 af 66

Klik på knappen

Nedenstående wizard starter nu op.

 

Vælg skabelon for projektet. Bemærk at der er 4 danske og 4 norske skabeloner Vælg forretningsenhed

Tryk på knappen

og udfyld nedenstående felter.

Side 7 af 66



  

       

Udfyld feltet ’Bygherre’. Når man skriver i feltet, vil systemet komme med forslag på de allerede oprettede. Hvis ikke bygherre er oprettet, skal man afbryde projektoprettelsen, oprette en ny debitor og starte forfra. Se punkt 4.1 Projektnummer oprettes automatisk Projektnavn – Skriv et sigende navn til projektet så man kan fremsøge det igen Projektleder er allerede udfyldt med dit eget navn og er dette ikke korrekt, vælges en anden.

Denne person skal være angivet som projektleder i systemet. Der kan kun vælges personer der er udnævnt til projektleder Udfyld start- og slutdato. Estimeret hvis ikke man har den præcise dato. Bruges også ved overførsel til MOE | kompetencer Forsikringstype vælges Opgavetype vælges Forventet Mål HF skrives Projektansvarlig vælges fra den foruddefinerede liste Projektniveau vælges, P1, P2 eller P3 Honorar = MOE Honorar på projektet Forventede omkostninger (Underrådgivere, KM, rejseomkostninger, udlæg m.m.)

Tryk på Det nye projekt er nu oprettet  Der er samtidig oprettet en projektmappe på filserveren hvor du sidder, med MOEs mappestruktur. Ydermere er projektet oprettet i MOE| kompetencer og i ComArchive.

Nu fremkommer nedenstående side. Fremfind nu det nyoprettede projekt, ved at stå i feltet under ’Projektnavn’ og skriv projektnavnet på det netop oprettede projekt.

Efterhånden som man skriver i feltet ’Projektnavn’, fremkommer de projekter der matcher.

For overblikkets skyld, kan man også bruge nedenstående filtrerings muligheder.

Side 8 af 66

Stil dig på det ønskede projekt og dobbeltklik på linjen for at åbne projektet.

2.3

Opret delprojekter

Dit projekt starter op på fanebladet ’Delprojekter’. Vælg her de delprojekter der er aktuelle for projektet.

Tryk på knappen når du har valgt dine delprojekter. Mangler der et delprojekt med en specifik overskrift, kan man vælge delprojekt ’Ander ydelser’ og omdøbe delprojektet efterfølgende.

Du kan under projektforløbet vælge flere delprojekter hvis der opstår behov for dette. Bemærk dog, at delprojekter der til vælges efterfølgende, altid kommer til at stå nederst.

Delprojekterne er nu oprettet på dit projekt og du kan nu starte din budgettering.

2.4

Slet et delprojekt

Hvis du er kommet til at vælge et delprojekt, som du alligevel ikke skal bruge på dit projekt, skal åbne delprojektet og gå til fanebladet ’Stamoplysninger’ og herefter fanebladet ’Information’ og tryk på ’Afslut projekt’ og efterfølgende på symbolet for slet

Side 9 af 66

2.5

Projekt spærret for tidsregistrering & beløbsregistrering (Omkostning)

Alle delprojekter er default spærret for timeregistrering og beløbsregistrering. Man skal tage stilling til, om hvert enkelt delprojekt skal åbnes for tidsregistrering og beløbsregistrering, for at projektmedarbejderne kan registrerer timer og projektomkostninger.

Delprojekterne kan ses på det overordnede projekt i fanebladet ’Stamoplysninger’ og herunder i fanebladet ’Oversigt’. I de 2 markerede kolonner, ses markering af det spærrede. Klik nu på ’åben delprojekt’ for at rette spærringerne på det enkelte delprojekt.

Gå i fanebladet ’Stamoplysninger’ og derefter fanebladet ’Information’. Under projektoplysninger ses spærring for tidsregistrering og beløbsregistreringer.

Side 10 af 66

2.6

Indsæt projektdokumenter

Du kan uploade kontrakten og andre filer på dit projekt under fanebladet ’Dokumenter’.

2.7

Betalingsplan

Der laves kun betalingsplaner på fastprisprojekter. Gå i faneblad ’Fakturering’, i faneblad ’Plan’ og gå til linjerne under fanebladet ’Specifikation, oversigt’. Indsæt dato for faktureringsdatoen i datofelt, indsæt beskrivelse og beløb. Tryk herefter ’Enter’. Fortsæt med at indtaste hele din betalingsplan.

2.8

Projektspecifikke timesatser

Under fanebladet ’Stamoplysninger’ på det overordnede projekt, vælges fanebladet ’Priser’. Her kan man ændre:  

en medarbejders salgs pris en prisaftale på hele projektet

Ved ændring af salgspris på en navngiven medarbejder, fremfindes medarbejderen først i feltet medarbejdernavn, (kolonnernes rækkefølge kan ændres, ved at trække i den ønskede kolonne) herefter indtastes den nye salgspris og der trykkes på ’Enter’. Nu vil den nye salgspris slå igennem på alle delprojekterne. Har man et enkelt delprojekt hvor salgsprisen skal ændres, gøres dette på det enkelte delprojekt.

Side 11 af 66

Ved ændring af prisaftale, hvor alle medarbejderkategorisatserne er forhandlet til en speciel pris.

Klik på luppen i feltet ’Salg’ under, overskriften ’Prislister’.

Nu fremkommer nedenstående liste og man kan søge efter den aktuelle prisaftale. Bemærk venligst at man i øverste højre hjørne kan stille på antallet af visninger. Marker den ønskede prisaftale og tryk på OK.

Tryk på ’Enter’ for at få ændringen opdateret. Nu fremkommer der et nyt faneblad kaldet ’Salg’ og her kan de forskellige medarbejderkategorisatser ses. Hvis kolonnen salgspris ikke umiddelbart kan ses, kan det være fordi kolonnen står langt ude til højre. Kolonner kan som nævnt tidligere, helt enkelt trækkes til en ny placering.

Side 12 af 66

Side 13 af 66

3

Afslutning af projekter

Man skal starte med at afslutte de enkelte delprojekter før man kan afslutte et projekt helt. Man kan godt have et projekt, hvor kun nogle delprojekter er afsluttet. Ønsker man at fjerne et afsluttet delprojekt eller projekt i People Planner, skal man sende det fra Maconomy til People planner igen, så bliver det fjernet. HUSK; hvis der i projektet stadig er åbne delprojekter, så vær sikker på at arbejdsbudgettet i Maconomy er opdateret ved en fremdriftsevaluering.

Når man ønsker at lukke sit projekt, skal man stå på fanen ”Afslutning”, under det projekt man ønsker at afslutte. Proceduren er lidt forskellig, ud fra om det er et projekt ”Efter for brug” eller ”Fast pris”, men de første skridt er ens. Det første er at få et overblik over projektudeståender.

3.1

Overblik over projektudeståender.

Som vist ovenfor, skal man ind på de enkelte delprojekter og afslutte dem. Enkelte steder, vil der ikke være nogen udeståender. I de tilfælde kan man uden yderligere problemer afslutte projekterne, ved at trykke ”afslut projekt”.

3.2

Projekter ”Efter forbrug” - muligheder for projektudeståender

Ved et ”Efter forbrug” projekt, kan man gå til afslutningsfanen og afslutte de projektudeståender, som dit projektkort viser. Når listen med udeståender på de enkelte delprojekter er håndteret, og delprojektet er blevet afsluttet, kan man afslutte sit projekt.

I det følgende kommer der en kort redegørelse for nogle af de mulige projektudeståender, samt hvad der skal gøres for at lukke dem. Listen er ikke komplet, og der vil løbende blive tilføjet muligheder.

Side 14 af 66

3.2.1

Åbne projektposteringer

I ovenstående tilfælde, handler det udeståendet om, at der er åbne projektposteringer, som ikke vil kunne faktureres. Dette vil skulle afskrives vedhjælp af en 0-faktura. Denne laves under fanerne ”Fakturering” og ”Faktura forslag”. Her skal posterne afskrives.

3.2.2

Åbne aconto fakturaer

I ovenstående tilfælde, handler det udeståendet om, at der er åbne aconto kreditnota. Dette ses under detaljer, hvor ”acontomoms” er negativ på -19.484,22. Det at den er negativ, betyder det er en aconto kreditnota. For at udligne en aconto kreditnota, skal der laves en ”rigtig” kreditnota.

Dette gøres under ”Fakturering”, ”Faktura forslag” og direkte fakturering. Her skrives -1,00 i ”Antal til fakturering” og i ”Salgspris til fakt.” skrives beløbet som aconto kreditnotaen lød på, med - (minus) fortegn. Til sidst godkendes kreditnotaforslaget under ”Flere funktioner”.

Se billede herunder.

Side 15 af 66

Når kreditnotaen er bogført vil aconto kreditnotaen være udlignet. Se herunder. Du kan altid tjekke om det sker korrekt ved at trykke ”Udskriv kladde”, og se kreditnotaen er gået i nul.

Det samme gælder ved almindelig aconto fakturering.

3.3

Projekter efter ”Fast pris” - muligheder for projektudeståender

Når man har et ”Fast pris” projekt, så skal man igennem de samme udeståender som ved et ”efter forbrug” projekt. Til sidst skal man dog lave en indtægtsføring af sit projekt. Dette skal gøres af regnskabstekniske årsager, dette da faktureringer og forbrugte omkostninger ikke altid følges ad.

Denne indtægtsføring beskrives til sidst i dette afsnit.

I det følgende kommer der en kort redegørelse for nogle af de mulige projektudeståender, samt hvad der skal gøres for at lukke dem. Listen er ikke komplet, og der vil løbende blive tilføjet muligheder.

Side 16 af 66

3.3.1

Fast pris ikke faktureret

Den faste aftalesum, som er indtastet i budgettet, er ikke faktureret. Det vil sige at der ikke er overensstemmelse mellem det som PL har angivet som aftalesum og det som er faktureret/aconto faktureret. Udeståendet kan se ud som nedenstående.

For at løse dette udestående, må man gå til fanen ”Budgettering”, og genåbne kontraktbudgettet.

Side 17 af 66

I dette tilfælde rettes aftalesummen til kr. 0,- da der hverken er faktureret eller plan faktureret.

Derefter godkendes budgettet, og man går tilbage til fanen ”Afslutning”. Her kan man så igen opdatere listen over projektets udeståender. Udeståendet vil herefter forsvinde. Nu kan delprojektet lukkes.

3.3.2

Fast pris ikke faktureret 2

Udeståendet ”fast pris ikke faktureret”, kan også være, at der er faktureret på projektet, men der er ikke angivet nogen aftalesum.

Dette udestående kan se ud som nedenstående eksempel. Her skal man, ligesom i foregående afsnit, genåbne kontraktbudgettet, og ændre aftalesummen til det, der er faktureret.

Side 18 af 66

3.3.3

Åbne projektposteringer

Dette udestående viser, at der er posteringer (timer og omkostninger) på projektet, som ikke er blevet udlignet. Se eksemplet herunder, som viser at der er åben salgspris til allokering for i alt 15.046,72 kr.

Da der er lavet samlefakturering på projektet, skal udligningen ske på projektet. Dette udestående udlignes ved at lave ”Projektfakturafordeling”, som beskrives under pkt. 3.4.1. Man vil ikke kunne lukke dette delprojekt, før der er lavet en ”Projektfakturafordeling”.

3.4

Lukning af ”fast pris” projekter - INDTÆGTSFØRING

Som det sidste vil man skulle allokere, de plan fakturerede beløb, mod de afholdte projektomkostninger. På et projekt vil udeståenderne se således ud.

Side 19 af 66

Som det ses af projektudeståender ovenfor, er der to forhold, som skal cleares. Et delprojekt skal lukkes, samt en åben plan faktura skal udlignes.

Da timerne er ført på delprojektet, vil man ikke kunne lukke delprojektet, før der er sket en ”Projektfakturafordeling”. Det vil sige, en fordeling af plan fakturaen, mod det forbrugte tid på delprojektet.

Hvis man har sendt sine plan fakturaer på delprojekt niveau, skal projektfakturafordelingen ske på delprojekterne. Er plan fakturaerne sendt fra hovedprojektet skal fordelingen ske på hovedprojekt niveau.

Hvis der er aftale med klienten, om at fakturere omkostninger og udlæg, så skal du huske at få overført posteringerne til fakturering, som beskrevet under pkt. 8.3.4 . Dette skal gøres INDEN du lukker dit ”fast pris” projekt.

3.4.1

Udligning af åben aconto faktura - Projektfakturafordeling

Projektfakturafordelingen laves på projektet, under fanen ”Fakturering”.

I billede herunder, ses det hvordan projektposteringerne er fordelt på timer, samt på kørsel.

Side 20 af 66

Af ovenstående kan man se, at der er projektposteringer for kr. 15.046,72 og plan faktura for kr.

10.000. I tabeldelen af ovenstående, ses hvordan projektposteringerne fordeler sig på tid og omkostninger.

Som det ses af nedenunder, skal plan fakturaen på kr. 10.000 fordeles således.  

Ud for kørsels omkostning skrives 0,00 i feltet ”salgspris til fordeling” Ud for timerne skrives i dette tilfælde 10.000 i feltet ”salgspris til fordeling”

Nu balancere beløbene, se illustration herunder.

Når dette er gjort, vil man kunne trykke på knappen ”Aflever” og derefter ”Godkend”. Så er Projektet indtægtsført.

Herefter vil man kunne lukke sit projekt, såfremt der ikke er flere udeståender.

Side 21 af 66

Husk inden alle omkostninger afskrives, at tage stilling til, om de evt. kan faktureres til kunden. Hvis de kan faktureres skal det gøres INDEN projektfakturafordeling gennemføres, se beskrivelse heraf i pkt. 8.3.4.

3.5

Afslutning af projekter - People Planner

Når du har afsluttet dit projekt og dine delprojekter, kan du fjerne projekterne i People Planner.

Du skal være opmærksom på, at alle dine projekter skal være lukket, inden du lukker projekterne i People Planner. Herunder kan du se skærmbilledet af, hvorvidt dine delprojekter er lukket.

Projekterne står åbne i People Planner, som vist herunder.

For at kunne fjerne projekterne helt fra People Planner, skal man gå ind på de enkelte delprojekter i Maconomy, under fanen ”Budgettering”, og trykke ”Send projekt til People Planner”, så forsvinder delprojektet. Delprojekterne skal fjernes først og derefter kan projektet fjernes. Se skærmdump herunder. Herefter vil Projekterne være forsvundet i People Planner.

4

Budgettering i Maconomy

Man budgetterer næsten altid kun på delprojekt niveau og man budgetterer altid fuldt ud på alle sine delprojekter fra starten. F.eks. objektforsikring eller andre overordnede omkostninger, kan budgetteres på det overordnede projekt.

Side 22 af 66

Delprojekterne fremfindes ved at gå til fanebladet ’Oversigt’, gå til delprojekter nederst på siden og åben et delprojekt. Dette gøres ved at klikke på ’Åben delprojekt’.

Herefter fremkommer nedenstående oversigt over delprojektet. Gå nu i fanebladet ’Budgettering’.

Nederst på siden vælges faneblad ’Beløb’ og her indtastes anlægssum, omkostninger. Efterfølgende skal der budgetteres timer på de forskellige medarbejderkategorier, det er i fanebladet ’Tid’.

4.1

Indsæt aftalesum

Udfyld felterne ’Antal’ og ’Salgspris, valuta’ og tryk på ’Enter’ for at få felterne opdateret.

Bemærk at det er aftalesummen for delprojektet og at der altid skal angives minimum 1 som antal.

Side 23 af 66

4.2

Budgetter omkostninger

Udfyld felterne ’Antal’ og ’Kostpris, basis’ og tryk på ’Enter’ for at få felterne opdateret. Feltet med salgspris udfyldes automatisk af systemet og skal ikke ændres. Evt. ændring af salgspris gøres under fakturering. Bemærk at det kun er omkostningerne for delprojektet der skal indtastes og at der altid skal angives minimum 1.

Altså: Salgspris, valuta = Aftalesum Kostpris, basis = Omkostninger Aftalesum = MOE honorar + omkostninger

Benyt ’Opdater’ hvis ikke beløbene fremkommer.

4.3

Budgetter samlet timeforbrug

Gå til fanebladet ’Tid’ på den nederste halvdel af siden og vælg eller skriv den medarbejderkategori der skal budgetteres timer på. Indsæt flere linjer, hvis der skal budgetteres timer på flere forskellige medarbejderkategorier. Der er foruddefineret en række medarbejderkategorier. Disse ses i billedet nedenfor. Bemærk at ’Kostpris, basis’ (Kategorisatserne) kommer på automatisk.

Side 24 af 66

Husk efterfølgende at trykke ’Enter’ for at få opdateret din indtastning.

Samlet timeantal og lønudgifter bliver overført til oversigten på delprojektet.

Budgetter nu aftalesum, omkostninger og samlet timeforbrug på de resterende delprojekter og afslut med at godkende dit budget.

4.4

Godkend dit delprojekt

Når anlægssum, omkostninger og timer er budgetteret på delprojekterne, skal man godkende sit arbejdsbudget ved at trykke på knappen:

Nu er det oprindelige kontraktbudget, kopieret over i et arbejdsbudget. Arbejdsbudgettet er dét som man bruger fremadrettet. Kontraktbudgettet bruges kun, hvis man vil se udgangspunktet for ens projekt på et senere tidspunkt.

Hvis man vil ændre i sit budget, skal man benytte knappen . Der bliver lavet en ny revision af arbejdsbudgettet, hver gang man afleverer et budget. Man kan altid gå i fanebladet ’Bud-

Side 25 af 66

getrevisioner’ og se de tidligere budgetrevisioner, samt de tilhørende timebudgetter og omkostninger. Man kan også se hvornår et budget sidst er blevet revideret og af hvem.

4.5

Godkend projekt

Når alle delprojekter er budgetteret og godkendt, skal du gå til det overordnede projekt og godkende det samlede projekt, på samme måde som under budgettering – ’Godkend arbejdsbudget’.

5

Send projekt til People Planner (Ressourceplanlægning)

Når alle delprojekter er budgetteret og godkendt og det overordnede projekt er godkendt, skal man sende sit projekt til People Planner.

Første gang man gør dette, skal det gøres fra det overordnede projekt, for at få alle delprojekterne med over i People Planner. Dette gøres ved at trykke på knappen ’Sendt til People Planner’ under fanebladet ’Budgettering’.

Efterfølgende, hvis man tilretter budgetterne på delprojekter, kan man sende projektet til People Planner fra delprojekter på samme måde.

Hvis ikke man får lov til at sende sit projekt til People Planner, er det med stor sandsynlighed fordi man ikke har godkendt det overordnede projekt.

Side 26 af 66

6

Budgettering i People Planner

I People Planner skal man som udgangspunkt budgettere timer på navngivne medarbejdere for de kommende 3 måneder. Har man ikke mulighed for at budgettere alle de estimerede timer på navngivne medarbejdere, skal de overskydende timer budgetteres på B-ING (Budgetingeniør) og B-ASS (Budgetassistent) for den resterende løbetid af projektet.

Start med at åbne People Planner og dobbeltklik på ’Project Overview’. Sørg for at ændre indstillingen nederst i venstre hjørne fra [No selection] til ’My Projects’ hvis ikke det allerede står der.

Nu fremkommer en liste over de projekter man er projektleder på.

Klik på + for at folde delprojekterne ud og se antal af budgetterede timer under kolonnen ’Working Budget’.

Side 27 af 66

Start med at åbne det delprojekt der skal budgetteres timer på ved at trykke på + ud for delprojektet. Nu ses listen over de forskellige arbejdsområder under kolonnen ’Name’. Start med at definere hvornår arbejdsopgaven skal udføres ved at trække i den blå bjælke eller brug datofelterne.

6.1

Fremfind en medarbejder

Stå på den opgavelinje, der skal budgetteres en medarbejder på.

Nu skal medarbejderen indsættes, i dette tilfælde til udførelse af projektledelse i delprojektet Dispositionsforslag. Tryk på knappen ’Assign Ressource’ der er markeret ovenfor og fremfind den ønskede medarbejder ved at søge på en eller flere af følgende: Name, Employee Category, Employee Number eller Executing Department.

Hvis man sætter * foran sit søge ord, får man vist alle felter der indeholder søgeordet, uden * får man vist alle ord, startende med søgeordet.

Dobbeltklik på medarbejderens navn for at indsætte denne og gentag proceduren hvis der skal budgetteres flere medarbejdere på den aktuelle kategori. Ellers klik på ’Close’.

6.2

Budgetter timer på en medarbejder

Der er flere forskellige måder at indsætte timer på en medarbejder på: 1.

Skriv timer manuelt

Side 28 af 66

Marker perioden, der ønskes arbejde udført i, og skriv det antal timer der skal budgetteres.

Er det ikke det samme antal timer der skal budgetteres hver uge, kan de blot indskrives i et felt af gangen.

Man kan også markere en periode, på flere forskellige medarbejdere og indskrive det samme antal timer på en gang.

2.

Lige fordeling af en pulje Marker perioden der ønskes arbejde udført i og klik på knappen ’Even Allocation’. Her får man en boks op, hvori man skal skrive, hvor mange timer man ønsker, der skal fordeles over den markerede periode.

BEMÆRK, at hvis det indtastede ikke er deleligt med det antal uger, man har markeret, vil systemet inde bag ved runde tallene op, dette sker, da vi har valgt at der ikke skal vises decimaler. Det er altid SUM tallene der er gældende og også SUM tallene der bliver sendt tilbage til Maconomy.

6.3

3.

Ledig kapacitet Marker perioden der ønskes arbejde udført i og klik på knappen ’Book Available Capacity’.

Her vil der blive indsat det antal ledige timer, som den valgte medarbejder har pr. uge, uanset hvor mange timer der er budgetteret på projektet.

4.

% af arbejdstid Marker perioden der ønskes arbejde udført i og klik på knappen ’Book full Capacity %’. Her får man en boks op, hvori man skal skrive hvor mange % af medarbejdernes ledige arbejdstid, man ønsker at booke og fordele over den markerede periode.

Flyt startdatoen på dit projekt

Hvis startdatoen på dit projekt bliver flyttet, kan du ved at tage fat i bjælken ud for dit delprojekt, flytte startdato og alle de budgetterede timer på en gang. I eksemplet nedenfor, flyttes budgetteringen på delprojektet Dispositionsforslag 4 uger frem.

Side 29 af 66

Side 30 af 66

7

Fremdriftsevaluering

En fremdriftsevaluering laves på delprojektniveau og kun på de delprojekter der er igangværende.

Man kan lave en fremdriftsevaluering på tid og på beløb. Under ’Vis’ står den default på ’Tid’, men kan ændres ved ’Vis aktivitetstype’.

Når man foretager en fremdrift, kommer realiserede tal fra den valgte fremdriftsdato ind i arbejdsbudgettet. Dvs. at de realiserede timer (Tid) og omkostninger (Beløb) indgår i beregningen af BHF og OHF. Når man foretager en fremdriftsevaluering, kommer seneste ETC fra People Planner samtidig ind i arbejdsbudgettet Gå i fanebladet ’Fremdriftsevaluering’ på dit delprojekt og genåben arbejdsbudgettet.

Herefter laves en ny fremdriftsevaluering.

Side 31 af 66

Datoen sættes som udgangspunkt til d.d. og der sættes  i ’Opret budgetlinjer for ubudgetterede opgaver’ som vist nedenfor.

Herefter trykkes på knappen ’Opdater restest. fra People Planner’ og tryk herefter på knappen ’Aflever arbejdsbudget’.

Bemærk venligst, at der skal være budgetteret fuldt ud på enten navngivne medarbejdere eller på B-ing eller B-ass (Budgetingeniør og Budgetassistent) i People Planner inden man gør dette. Overførslen fra People Planner overskriver nemlig budgettet i Maconomy og det betyder at hvis der er budgetteret 0 timer i People Planner, så vil budgettet i Maconomy blive overskrevet med 0 timer.

Herefter har man et øjebliksbillede af det gældende arbejdsbudget på det aktuelle delprojekt.

7.1

Vurderet HF (VHF)

Den 10 i hver måned, skal man lave en vurdering af HF på sine projekter. Dette gøres på projektet under fanebladet ’Stamoplysninger’ i fanebladet ’Oversigt’ – helt ude til højre. VHF gælder for det samlede projekt. Den vurderes ikke på delprojekter.

Nedenstående billede fremkommer.

Side 32 af 66

Klik på ’Ny HF’ og skriv den nye VHF, uanset om det er den samme som sidste måned. Skriv en bemærkning ved ændring af VHF.

Side 33 af 66

8

Fakturering

Projektlederne danner selv fakturaforslag og fakturakladde, det er derfor projektlederens ansvar at få faktureret. Økonomi, vil følge op på for store udeståender.

Valget af projekt type dvs. efter forbrug eller fastpris, har betydning for, hvordan der kan faktureres.

Er den første time eller omkostning registreret på projektet, kan der ikke ændres projekttype.

For at undgå for mange uønskede redigeringer af sine faktureringer, er det vigtigt at man som projektleder altid husker at meddele sine projektmedarbejder, hvilken medarbejderkategori de arbejder som på det specifikke projekt. Det har nemlig indvirkning på den salgspris, systemet automatisk sørger for de fremkommer med. Projektmedarbejderne skal derfor huskes på, at vælge den rette medarbejderkategori i deres timesedler.

Derudover er det vigtigt at huske, om projektet evt. skal sættes op med en projektspecifik prisliste eller kundespecifik prisliste. Maconomy anvender automatisk MOEs standard kategorisatser, hvis der ikke gøres noget. Forkert opsætning kan resultere i mange unødige rettelser.

Som standard foretages der samlefakturering på projektet, dvs. alle delprojekter faktureres samlet.

Det er dog muligt, at foretage fakturering på delprojektniveau. Man skal fjerne det hak, som default sidder i samlefaktura. Er hakket der ikke, kan der foretages fakturering på delprojekt niveau.

Side 34 af 66

Ønsker man en anden opsætning af sin faktura kan layout ændres under overskriften ’Faktura’ og ’Fakturaindstillinger’.

Her er systemet sat op til default at vælge den fakturaopstilling, som hedder Delprojekt/Opgave/Medarbejder. Her bliver fakturaen(samle faktura) delt op i delprojekter, herefter opgaver og herefter oplistes de forskellige medarbejdere.

Under fakturaopstilling kan vælges en anden sorteringsform idet man ved at vælge i nedenstående drop-down menuer kan nøjes med at vise medarbejder kategorien, eller den enkelte medarbejder på delprojekt niveau.

Hvis der sættes hak i ovenstående felt, vil der blive skrevet en specifikation med ud, som bilag til fakturaen.

Husk, at det er Klienten som modtager fakturaen på projektet. Så ret dit valg af fakturaopstilling i overensstemmelse med Klientens ønsker inden du danner den første faktura, det gør at vi undgår unødige rettelser i form af udsendelse af kreditnotaer og nye fakturaer.

Side 35 af 66

8.1

Fakturering på projekter

Valg af projekttype, om det er ”Fastpris” eller ”Efter forbrug”, afhænger af den indgåede rådgiveraftale og har indflydelse på hvordan du skal lave dine fakturaer. De forskellige projekttypers mulighed for fakturering vil blive gennemgået herunder.

8.2

Projekter efter forbrug/medgået tid

8.2.1

Efter forbrug - Valg af timer

Under faneblad ’Fakturering’ og faneblad ’Fakturaforslag’, vil alle åbne poster (timer/omkostninger) fremgå og det er her timer og omkostninger godkendes.

Start med at lave en periodeafgrænsning. Klik på knappen Indsæt skæringsdatoer og tryk på afgræns.

Vær opmærksom på at timeregistrering som udgangspunkt bør være afsluttet hver mandag kl.

12:00 for samtlige medarbejdere. Såfremt der er timer, der skal med på fakturaen, kræver det, at timeregistreringerne for alle projektmedarbejderne er afsluttet.

Når der er trykket ”Afgræns” fremkommer oversigt over de timer og omkostninger der er registreret på projektet i den valgte/afgrænsede periode. Hvis man står på en af linjerne med medarbejdere under fanebladet ’Valg, antal’ og trykker på poster nederst på siden, så får man en specifikation af de registrerede timer og omkostninger på den aktuelle linje.

Layout på dit skærmbillede afhænger af hvilken fakturaopstilling du har valgt. Standardopstillingen er delprojekt/opgave/medarbejder.

Side 36 af 66

Endelig kan man ved tryk på feltet poster få specifikation op, for de enkelte linjer. Således kan man i det vindue se specifikation helt ned på dagsposteringer. Det kan du læse mere om i næste afsnit.

Side 37 af 66

8.2.2

Efter forbrug – korriger salgspriser, viderefør, afskriv timer, eller omkontering af timer

Timesatser og salgspris kan ændres på den aktuelle fakturalinje under fanebladet ’Poster’.

Er den anførte salgspris stk. forkert skal beløbet rettes i samtlige felter under poster. Det er altid en god idé at skimme salgspriserne og sikre sig, at alle salgsprisen er den samme på alle timer under samme hovedpost pr. medarbejder.

Under kolonnen ’Funktion’, står alle poster default på fakturer, hvis timerne ligger i den afgrænsede periode. Dette kan ændres enten på den samlede oversigt, eller på de specificerede linjer. Man kan vælge funktionen afskrive, hvis timerne aldrig skal faktureres eller viderefører hvis timerne skal udskydes til senere fakturering.

Omkontering af timer på medgået tid projekter, foregår under fanebladet ’Fakturering’ Man kan også vælge funktionen omkonter. Dette gøres ved at sætte  i kolonnen omkonter. Dette kan gøre på den samlede oversigt, eller på de specificerede linjer. Tryk på ’Enter’ for at få opdateret.

Hvis man vælger funktionen omkonter, skal man åbne menuen ’Flere funktioner’ og vælge ’Omkonter valgte poster’. Her kan man omkontere de valgte poster til et andet delprojekt på det aktuelle projekt eller til en anden opgave på det aktuelle projekt.

Side 38 af 66

Det er vigtigt at huske, at man ikke skal skrive noget i feltet ”posteringsdato”, for så vil alle ens omkonteringer blive ført ind på den valgte dato. For historikkens skyld, skal dette felt derfor altid være tomt. Forbliver feltet ”posteringsdato” tomt, vil omkonteringerne ske på de oprindelige datoer, så længe timerne ligger i indeværende uafsluttede regnskabsår.

8.2.3

Aconto fakturering

Vælg dit projekt, og vælg fanerne Fakturering og aconto-faktura. Du opretter en faktureringslinje ved at stille cursoren på den første linje under fanen specifikation. Herefter skal du indtaste dit beløb til aconto fakturering og vælge den rigtige moms kode. Du skal ALTID vælge opgaven 1908.

Side 39 af 66

Vær opmærksom på at den tekst, der skrives i beskrivelsen, er den tekst som automatisk kommer videre over på fakturaen. Derefter kan man godkende til fakturering, samt udskrive kladde, for at tjekke om fakturaen er korrekt.

Hvis kladden ikke indeholder korrekte beløb, kan man under flere funktioner, fjerne seneste kladde og begynde forfra. Teksten kan rettes direkte på fakturakladden.

Når du bruger aconto fakturering til dine fakturaer på projekttypen efter forbrug, er det vigtigt at huske, at når du senere vil lave en faktura efter medgået tid, vil den tidligere aconto faktura, blive fratrukket i beløbene. Dvs. så vil den nye faktura se ud som herunder.

Side 40 af 66

Derfor skal man bruge aconto fakturering på den måde aconto fakturering er tiltænkt, og ikke til korrektion af fejl. Fejl skal korrigeres ved at danne kreditnota og ny korrekt faktura.

8.2.4

Kreditnota for ”Efter forbrug” projekter – med reference faktura

Når man har en faktura man gerne vil have krediteret, skal man stå i fanen Fakturaforslag, og under flere funktioner vælge knappen Faktura til Kreditnota.

Derefter kommer nedenstående Pop-up frem, og så kan du taste det fakturanummer på den faktura, som du ønsker at kreditere.

Side 41 af 66

HUSK at sætte hak i ”Retabler Poster”, så vil timer/udgifterne blive genåbnet og fremkomme på projektet, når kreditnotaer er dannet. Glemmer du hakket, vil dine poster være tabt, og du skal taste dem igen manuelt.

Derefter trykker du ”Faktura til kreditnota”, og du vil derefter kunne gå i menuen ”Flere funktioner” og vælge ”Godkend kreditnota forslag”. Så vil du kunne udskrive din kladde og tjekke den er i orden.

Når din kreditnota bliver bogført, vil posterne du har krediteret igen kunne ses, som åbne poster på projektet, hvis du har husket at sætte hak i Retabler projektposter. Det gælder dog kun projektposter som har været ført som forbrug på projektet.

8.2.5

Kreditnota for ”Efter forbrug” projekter – uden reference faktura

For at lave en kreditnota på projekter ved medgået tid, skal man vælge det relevante projekt og trykke på menupunktet ”Fakturering” og ”Fakturaforslag”. Hvis der ikke kommer linjer frem under Valg, antal, skal man sikre sig at man har fjernet hakket under Målgruppe, Kun åbne aktiviteter.

Når man har valgt den rigtige opgave under antal, fx Opgave byggeledelse, medarbejder 10282 trykker man på poster.

Side 42 af 66

Nu kan man taste de ønskede timer og krediteringspris på medarbejderen. Husk, at i antal skal du sætte – (minus) foran det ønskede antal til kreditering. Så ved Maconomy selv at det er en kreditnota.

Side 43 af 66

Til sidst kan du godkende kreditnotaforslag, oppe under flere funktioner. Hvis du ikke er tilfreds med layout, kan du som sædvanligt ændre dette under fakturakladder.

Hvis opgave eller medarbejder ikke står under fanen ”vælg antal”, skal du vælge fanen ”direkte fakturering”. Du skal starte med at vælge opgave og medarbejder, tast derefter dine timer samt dit beløb til fakturering. Du kan kun vælge opgaver som ikke allerede står på din liste. Se eksempel herunder.

8.3

Projekter af typen Fast Pris

8.3.1

Oprettelse af Faktureringsplan

Ved oprettelse af faktureringsplan, opretter man det samlede faktureringsforløb iht. rådgiveraftalen på forhånd.

Under projektet, og fanen ”Fakturering” og ”Plan” findes området hvor man indtaster sin faktureringsplan.

For hver betalingsplans faktura der skal sendes, oprettes en linje. I datofeltet bruges den ønskede fakturadato. Teksten man skriver i feltet ”beskrivelse”, kommer frem som fakturatekst, på fakturaen. I beløb skrives den ønskede faktureringspris. Husk at sætte hak i boksen under godkendt, når det tastede er korrekt. Se den udfyldte version herunder.

Side 44 af 66

Når ovenstående er gjort, er din faktureringsplan klar, til at blive brugt. For at kunne fakturere efter denne, skal man over i fanen ”Acontofaktura” for at overføre og udskrive fakturakladderne.

Under fanen ”Acontofaktura”, vælges knappen ”Overfør faktureringsplan”, hvor efter der indtastes en skæringsdato til afgrænsning af hvilke linjer i betalingsplanen, som skal medtages til fakturering.

Der efter godkender man, ved at trykke på ”overfør faktureringsplan” og faktura linjer bliver overført. Hvis man ønsker at fortryde kan man vælge Fortryd overførsel af faktureringsplan. Ellers vælges Godkend til aconto fakturering. Skæringsdatoen, bliver automatisk valgt som den ønskede faktura dato.

Side 45 af 66

I fanen ”Fakturakladder” kan man nu ændre fakturateksten, ved at genåbne redigering. Tryk på afslut redigering når du er tilfreds. Endelig kan du så udskrive din kladde så du er sikker på at din faktura er korrekt.

8.3.2

Omkontering af timer ’Fastpris projekt’

Skal der omkonteres timer på et fastpris projekt, skal man rette henvendelse til økonomiafdelingen.

8.3.3

Kreditnota – ”Fastpris projekt”

Da fastpris projekter faktureres ved faktureringsplan og dermed aconto faktura, skal du for at lave en kreditnota stå i fanen acontofaktura. På samme måde som med almindelige kreditnota, skal du blot trykke på linjen, skrive din tekst til kreditnotaen og derefter skrive dit ønskede krediteringsbeløb med minus foran. Så vælger du under flere funktioner, ”Godkend aconto fakturering”. Se eksempel herunder.

Endelig kan du også lave en kreditnota med reference faktura, på samme måde som beskrevet i afsnit 1.2.4.

Side 46 af 66

8.3.4

Fakturering af omkostninger på ”Fast pris” projekter

På de ”Fast pris” projekter, hvor der er aftale om at omkostninger og udlæg kan faktureres, anbefales det, at PL opretter et delprojekt, hvor omkostninger og udlæg faktureres fra. Delprojektet skal være efter medgået tid.

Der er en midlertidig uhensigtsmæssighed i Maconomy, som betyder at fakturering af omkostninger på ”Fast pris” projekter skal gøres på nedenstående måde(Deltek arbejder på sagen).

I de tilfælde hvor omkostninger og udlæg er blevet ført på et ”Fast pris” projekt, kan man overføre posterne til fakturering. Dette gøres på følgende måde.

Under fanerne ”Fakturering”, ”Projektfakturafordeling”, vælges knappen, ”Flyt poster til fakturering”.

Derefter kommer nedenstående pop-up frem, og flyttedato udelades. Tryk blot på knappen ”Flyt poster til fakturering”.

Så bliver alle posterne overført til ”Fakturaforslag”.

De poster man ønsker at fakturere, som ikke er en del af Fast pris” aftalen, kan nu faktureres. På de

Side 47 af 66

andre linier vælges ”Viderefør”. Se billedet herunder. Tryk derefter på ”Godkend fakturaforslag” og rediger fakturaen, under fanen ”Fakturakladder”(se pkt. 8.5 om Fakturakladder).

Når fakturaen er lavet og bogført, flyttes de åbne timer, som var videreført, tilbage til ”Projketfakturafordeling”. Dette gøres ved at trykke på knappen ”Flyt poster fra fakturering”.

Derefter kommer nedenstående pop-up frem, og flyttedato udelades. Tryk blot på knappen ”Flyt poster fra fakturering”.

Side 48 af 66

Så er alle poster genetableret under ”Projektfakturafordeling” fanen.

8.4

Fælles – ”Fastpris og efter forbrug projekter” Godkend faktura

Nu kan fakturaforslag godkendes og herefter kan man udskrive kladde af sit fakturaforslag.

Skulle man fortryde, at man har godkendt sit fakturaforslag, kan man igen gå i flere funktioner og vælge, ”fjern seneste kladde”.

8.5

Fakturakladde

Gå nu til faneblad ’Fakturakladde’. Her kan man ændre teksten der kommer med ud på fakturaen, beløb og priser kan ikke ændres her. Det er endvidere muligt at udskrive kladde, for at se hvordan fakturaen ser ud.

Side 49 af 66

Ved tryk på afslut redigering, har du færdiggjort din fakturakladde og herefter vil økonomiafdelingen foretage kontrol af din faktura og sørge for den bliver bogført og afsendt til vores kunde.

Fakturaen kan genåbnes og redigeres så længe økonomi ikke har bogført fakturaen.

For at lette fakturaafsendelsen opfordres der til, at projektlederne indhenter mailadresse hos alle vores kunder og i de tilfælde, hvor det er muligt at fremsende elektroniske fakturaer EAN-nummer.

Side 50 af 66

9

Timeregistrering

I MOE | projektstyring starter man altid op på siden med timeregistrering som ses nedenfor. Man skal altid, som minimum, udfylde op til det normeret antal timer, enten med timer på projekter eller ferie/flextid.

Der er     

5 overordnede faneblade: Tid Udlæg Kørsel Forbrugsmaterialer Favoritter

Nederst på siden findes en genvej til de forskellige udlægssedler og dette er denne der skal bruges til den daglige registrering, man skal dog først oprette udlægs- og køreseddel, samt kladde til forbrugsmaterialer.

9.1

Fremfind projekt til timeregistrering

I fanebladet ’Tid’, skrives navnet på det projekt der skal registreres timer på, i feltet ’Projektnr.’.

Side 51 af 66

Tabuler videre til næste felt og udfyld feltet ’Opgavebeskrivelse’ - dette felt er obligatorisk.

Feltet ’Beskrivelse’ udfyldes hvis projektlederen anmoder om dette, da det kan være et krav fra klienten. Her skrives hvilket stykke arbejde man har udført og teksten kommer med over på fakturakladden.

Først når der trykker Enter, bliver felterne opdateret med manglende information.

Indsæt timer udfor ugedagene længere ude af linjen. Bemærk at feltet ’Fakuturerbar’ default er udfyldt.

9.2

Bevar v Favorit

Der kan sættes  i kolonnen ’Bevar’ på et allerede fremfundet projekt. Dette gøres hvis man ønsker at projektet skal fremkomme på timeregisteringen den efterfølgende periode.

Indsæt favoritter, altså projekter som kun bruges periodevis og ikke hver uge. Det kunne være ferie, sygdom eller projekter hvor man kun arbejder i nogle af projektets faser. Favoritter kan efter oprettelse hentes ind i timerregistrering når der er behov for det. Ferie, feriefridage, flextid, sygdom m.f. er oprettet som favorit hos alle brugere.

Her kan der vælges mellem flere fremgangsmåder.  Tilføj favorit  Indsæt favorit  Slet favorit – hvis man ikke skal arbejde på projektet længere  Kopier fra anden medarbejder  Dan fra timesedler  Ajourfør linjer – Som kan bruges hvis projektlederen har ændret på projektet.

9.3

Udlæg

Alle udgiftsbilag som lægges på udlægssedler i Maconomy skal afleveres senest den 10. i måneden efter udlæg er afholdt.

Side 52 af 66

Afleveringen af bilag kan ske enten i fysisk form klipset på jeres udlægsseddel og afleveret til den regnskabsansvarlige for jeres geografi eller vedhæftet som elektronisk dokument til udlægssedlen i Maconomy De regnskabsansvarlige for behandling af fysisk afleverede udlægsbilag er:  Christina Dahl på Buddingevej (for alle ansatte i KBH), hvor bilag fysisk kan afleveres i indbakken hos Christina på plan 4  Mona Andersen i Vordingborg (for alle ansatte i Vordingborg)  Bent Torp Johansen (for alle ansatte i Jylland) Alle udlægssedler, hvor bilag ikke er afleveret senest den 10. i måneden efter den måned, hvor udlæg er afholdt, vil blive slettet i forbindelse med månedsregnskabet bliver udarbejdet, idet den manglende aflevering må forventes at skyldes, at man ikke har et bilag at aflevere og derfor ikke kan få sit udlæg refunderet.

Når udlægsbilag er modtaget vil jeres udlæg blive overført til jeres bankkonto, som I normalt får udbetalt løn til.

Oprette en udlægsseddel i fanebladet ’Udlæg’. Brug knappen ’Ny udgiftsseddel’.

Nedenstående wizard fremkommer. Tryk på knappen

uden at udfylde felterne.

Nu fremkommer nedenstående billede.

For at indtaste udlæg, skal man tilbage til sin timeregistrering i fanebladet ’Tid’ og hente genvejen til udlæg og kørsel nederst på siden.

Du skal stå på det projekt under ’Registreringer’ som dit udlæg vedrører og klikke på den tomme linje under fanebladet ’Udlæg’. Dette kan du kun hvis du har oprettet en udlægsseddel.

Side 53 af 66

Indtast udlæg. Man kan tabulere mellem felterne og felterne bliver opdateret ved brug af Enter.

Opret nu en ny udlægsseddel.

9.4

Kørsel

Oprette en udlægsseddel i fanebladet ’Kørsel’. Brug knappen ’Ny køreseddel’.

Nedenstående wizard fremkommer. Tryk på knappen

uden at udfylde felterne.

For at indtaste kørsel, skal man tilbage til sin timeregistrering i fanebladet ’Tid’ og hente genvejen til udlæg og kørsel nederst på siden.

Stå på det projekt der skal registreres kørsel på under registrering, klik på fanebladet kørsel og klik på linjen lige unde køreseddelnr. Nu indsættes informationer fra det ønskede projekt automatisk og der skal nu blot skrives antal km, samt til og fra adresserne. Bemærk at man iflg. SKAT altid skal

Side 54 af 66

skrive den fulde adresse, samt postnummer. I via kan man evt. skrive retur hvis ikke man benytter et viapunkt og kun køre frem og tilbage mellem de 2 adresser.

Kørsel afleveres når timeseddel afleveres og der skal derfor oprettes en ny køreseddel for hver uge, hvis altså man har behov for en køreseddel.

9.5

Forbrugsmaterialer

Oprette en kladde i fanebladet ’Forbrugsmaterialer’. Brug knappen ’Ny kladde’.

Nedenstående wizard fremkommer. Tryk på knappen

uden at udfylde felterne.

Klik i posteringsdatofeltet og d.d. bliver indsat. Fremfin det projekt som forbrugsmaterialerne skal faktureres på i feltet ’Projektnr.’ I dette felt kan man både skrive projektnavn og projektnr., alt efter hvad man bedst kan huske. I feltet varenr. kan forbrugsmaterialer vælges ud fra en forud defineret liste. Varebeskrivelse og enhedspris indsættes automatisk når der trykkes Enter. Husk også at indsætte antal.

Side 55 af 66

Afslutningsvis tryk på godkend. Nu kommer forbrugsmaterialerne med på fakturaforslaget.

9.6

Korrekt registrering af flextid

Bemærk venligst, at hver gang en ny uge starter, vil flexsaldoen være fratrukket ugens normtid i oversigten. Derfor vil flexsaldoen mandag morgen være = flexsaldo + normtid.

Man skal som udgangspunkt udfylde sin timeseddel med det antal timer man har arbejdet (ekskl. din frokost) og i første omgang ikke registrere flextid. MOE | Projektstyring bruger specifikationen øverst på siden til sammentælling af ugens samlede timeforbrug og det er ikke afgørende om man har arbejdet færre eller flere timer den ene dag end normeret.

Se eksempler på specifikationer af timeregistrering på næste side.

Side 56 af 66

Normtiden stemmer og derfor skal der ikke registreres flextid.

Normtiden er i minus og derfor skal der registreres 2 timers flextid.

Normtiden er i overskredet og derfor bliver der automatisk tilskrevet 2 timers flextid til din flexsaldo.

Side 57 af 66

9.7

On the go – App til Smartphone og tablet

Installer App kaldet ‘Deltek Touch For Maconomy’ fra App Store eller Play Butik.

Du skal nu indtaste følgende serveradresse: https://erp.moe.dk og tryk på knappen ’Forbind’ øverst i højre hjørne.

Side 58 af 66

Du skal nu acceptere nedenstående betingelser og brug af service over 3 omgange.

Efterfølgende indtastes brugernavn og adgangskode.

Brugernavn: Dine initialer med STORT Adgangskode: Den kode du tastede ind som ny kode første gang du loggede ind i Maconomy.

Tryk på ’Login’ øverst i højre hjørne.

Nu får du mulighed for at indtaste en firecifret kode  Denne skal du blot springe over ved at trykke på ’Spring PIN over’ øverst i højre hjørne.

Side 59 af 66

Du er nu inde på din timeseddel og kan registrerer timer i din timeseddel. Så på den aktuelle dag der skal registreres timer på og tryk på + i øverste højre hjørne. Nu kan du fremsøge det delprojekt du skal sætte dine timer på. Resultatet kommer nedenfor søgeboksen.

Tryk nu på det fremsøgte projekt for at sætte antal af timer og opgave på. Dette er obligatorisk. Her kan man ikke ændre på dagen. Man kan til gengæld vælge at beholde projektet på sin timeseddel eller oprette det som favorit, dette slå naturligvis igennem til MOE | Projektstyring når der logges på fra en PC. Tryk nu på ’Udført’ i øverste højre hjørne.

Udlæg og kørsel kan ikke på nuværende tidspunkt registreres fra App’en, men det er i pipeline 

Side 60 af 66

Når timesedlen er færdig udfyldt afleveres den ved at trykke på ’Aflever’ i nederste højre hjørne.

Side 61 af 66

10

FAQ

10.1

Hvordan tilføjer man kolonner?

Man kan tilføje eller fjerne kolonner ved at højre klikke på den gråbjælke hvor kolonner med data står. Her kan man vælge at fjerne den kolonne man står på, ved at vælge

Side 62 af 66

10.2

Hvad er indeholdt i omkostninger?

Alle kendte omkostninger som projektlederen har indflydelse på, skal budgetteres på projektet, så tidligt i forløbet som muligt. Det gælder både kørsel, rejseomkostninger, projektomkostninger, forbrugsmaterialer, underrådgivere m.m.

10.3

Hvordan fremfindes en faktura?

Tidligere fremsendte faktura, fremfindes under fanebladet fakturering og under fanebladet fakturahistorik.

10.4

Hvordan fremfinder man et eksisterende projekt?

Du kan altid komme tilbage til oversigten over projekter, ved at bruge knappen ’Vis projekter’ i øverste højre hjørne.

10.5

Hvordan opdateres et projekt?

Side 63 af 66

10.6

Hvordan åbnes delprojekt til timeregistrering?

Et projekt er default sat til, at alle delprojekter er spærret for tidsregistrering. Man skal derfor, på det enkelte delprojekt, tage stilling til om der må tidsregistreres ved at fjerne .

10.7

Hvad er forskellen på Bygherre/Klient/ /Kunde?

Som udgangspunkt sættes klient til det samme som bygherre automatisk ved projektoprettelsen.

Bygherre = er den der ejer bygningen eller vejprojektet Kunde = Klient, som vi fremadrettet bruger. Kunde udgår som term.

Klient = er den vi har kontrakt med og sender faktura til 10.8

Hvordan ændres klient/fakturamodtager?

Som udgangspunkt sættes klient til det samme som bygherre automatisk ved projektoprettelsen.

Hvis din klient er en anden end bygherren, skal dette ændres manuelt. Alle fakturaer sendes nemlig til den der angives som klient på projektet.

Man skal stå på hovedprojektet, gå til fanebladet stamoplysninger og derefter fanebladet kundeoplysninger. I feltet under ’Klient’ trykkes på søgeluppen.

Side 64 af 66

Søg efter den ønskede klient (fakturamodtager) i feltet ’Navn 1’ og tryk på ’Ok’. Der kan gå lidt tid inden opdateringen slår igennem.

Er den ønskede klient ikke oprettet, gøres dette. Se hvordan under pkt. 2.1

For at ændringen slår igennem på alle delprojekterne, skal man trykke på knappen Ønsker man kun at ændre klient på det enkelte delprojekt, skal ændringen foretages på samme måde – blot på delprojektet. På delprojektet har man ikke mulighed for at ’Opdater klient’ og derved kan man kun ændre klienten lokalt.

Side 65 af 66

11

Definitioner

11.1

Hvad betyder HF, MHF, VHF, BHF & OHF?

HF = Honorarfaktor MHF = Mål honorarfaktor VHF = Vurderet honorarfaktor BHF = Beregnet honorarfaktor OHF = Opnået honorarfaktor 11.2

Hvad betyder ETC?

Estimatet time for completion. Hvor lang tid (timer) fra i dag, er der til opgaven er løst.

11.3

Hvad er en aftalesum og kontraktsum?

Aftalesum = MOE Honorar + omkostninger. Begrebet benyttes i Maconomy i forbindelse med det gældende arbejdsbudget. Det er summen af aftalesum for samtlige delprojekter. Aftalesum er dynamisk og ændres i takt med at budgetter opdateres. Beregning af HF sker på baggrund af aftalesum i Maconomy.

Kontraktsum = MOE Honorar + omkostninger. Det indtastes i forbindelse med projektoprettelse og bruges primært til kontrol af arbejdsbudget. Kontraktsum bør vedligeholdes hvis der opnås tillægsaftaler. Tallet kontraktsum benyttes ikke til beregninger i MOE | projektstyring.

11.4

Værktøjsknapper

Der er en række knapper. Funktionerne af disse er beskrevet nedenfor.

Opdater (F5) Hent tilbage (Ctrl + R) Gem Timeseddellinie Tilføj Timeseddelliste (Ctrl + M) Indsæt Timeseddellinie (Ctrl + N) Slet Timeseddellinie (Ctrl + D) Flyt timeseddellinje op (Alt + Shift + Up) Flyt timeseddellinje ned (Alt + Shift + Down) Opret favorit Eksporter til Excel

Side 66 af 66