Brugervejledning Summax

Brugervejledning Arbejde med Summax 1. Tilføje (uploade) dokumenter til arkivet 2. Lægge dokumenter/bilag på plads i arkivet 3. Sende bilag fra arkivet på mail 4. Udvidet arkivering (For dem, der ønsker at arbejde yderligere med dokumenter/bilag i arkivet (søge/rette/slette))

Arbejde med Summax Login til e-arkivet via www.summax.dk Klik på ”Arkiv”

Login med landmand.dk brugerid og kode

1. Tilføje (uploade) dokumenter/bilag til arkivet Vælg punktet ”Arkiv” og derunder punktet ”Integrationer”

Side 2/15

Den 03-11-2014

Der er 4 måder at tilføje dokumenter/bilag til arkivet: A. Upload via stifinder B. Træk og slip dokumenter/bilag til arkivet (f.eks. vedhæftede filer til en e-mail) C. Automatisk upload fra mappe på lokal PC D. Indsende dokumenter/bilag via mail.

A. Upload via stifinder Klik på knappen ”Upload filer” Der svares med standard stifinder dialog boks Navigér til aktuel mappe på normal vis Markér de filer, der skal uploades og ”klik” på ”Åbn”

Filerne vises nu i upload-billedet

Side 3/15

Den 03-11-2014

B. Træk og slip dokumenter/bilag til arkivet Arrangér dine vinduer så både browser-vinduet med arkivet og vinduet med aktuelt dokument er synlige på skærmen ”Klik” og ”træk” nu det/de ønskede dokument(er) til upload-feltet i arkiv-billedet

Filerne vises nu i upload-vinduet

C. Automatisk upload fra mappe på lokal PC Når funktionen skal bruges første gang på PC’en: På de PC’ere, hvor du ønsker automatisk upload fra lokal mappe, skal der installeres et lille upload-program.

Programmet skal installeres for hvert af de e-arkiver, du benytter (for hvert CVR-nummer).

Klik på punktet ”Automatisk upload”

Side 4/15

Den 03-11-2014

Klik på linket til ”Hent DLBR Arkiv….”

Såfremt denne advarsel dukker op, så klik i feltet ”I accept…”

Og klik ”Run”

Herefter svares med dialog, hvor du kan angive, hvor du ønsker den lokale upload-mappe placeret.

Som default placeres upload-mappe i dit dokument-bibliotek.

Når installation er gennemført, svares med dette billede:

Klik på minimer-knappen for at lægge vinduet ned på processlinjen.

Programmet starter automatisk i forbindelse med opstart af PC. Gentag denne procedure på øvrige PC’ere, hvor funktionen ønskes anvendt.

Side 5/15

Den 03-11-2014

Sådan anvendes funktionen Dokumenter/bilag der ønskes overført til e-arkivet gemmes i lokal upload-mappe på helt normal vis.

Bemærk: der er særskilt mappe til regnskabsbilag og mappe til alt andet.

Hvad der gemmes i mappen e-arkiv\DLBR Arkiv for ########\Regnskabsbilag uploades til mappen ”Regnskabs bilag”.

Hvad der gemmes i mappen e-arkiv\DLBR Arkiv for ########\Indbakke uploades til mappen ”Indbakke”.

Efter dokumenter er uploadet, flyttes de til mapperne xxxxx_behandlede i den lokale uploadmappe

Side 6/15

Den 03-11-2014

D. Indsende dokumenter/bilag via mail Opsætning Du starter med at finde din arkiv mailadresse under din profil.

I feltet herover med ”1234” er det muligt og ændre koden til din arkiv mailadresse. Ønsker du at passivere din arkiv mail, skriver du ”0000” i feltet og du vil ikke længere kunne modtage mails i din arkiv indbakke.

Husk at gemme, efter du har ændret koden.

Modtag mail i arkiv indbakke Når du skal modtage en mail direkte i din arkiv indbakke, skal den sendes til den mail adresse, som står i din profil.

Side 7/15

Den 03-11-2014

Krav til mails sendt direkte til arkiv indbakken  

 

Arkiv mailadressen skal stå forrest i ”Til” feltet, som den første modtager af mailen.

I tilfælde hvor arkiv mailadressen står som anden modtager eller senere i til feltet i mailen, vil den ikke komme ind i arkiv indbakken. Det samme gælder, hvis mailadressen står som CC og BCC. Den samlede størrelse på mailen må ikke overskride 20 mb.

Vedhæftede dokumenter i et ukendt (for systemet) filformat, vil ikke blive indlæst i arkivet.

Mails indlæses hver 15 min. i arkiv indbakken.

Håndter mails i arkivet Mail og dokumentet kommer ind i din arkiv indbakke. Selve mailen og vedhæftede dokumenter bliver til hvert sit dokument i arkivet.

Efter dokumenterne er kommet ind i indbakken, kan dokumenterne håndteres på samme måde som andre dokumenter kommet ind i arkivet på anden vis.

Emnet fra mail kommer til at stå i afsender kolonnen, derved er det muligt, at se hvilke mails, som hører til hvilke dokumenter.

Side 8/15

Den 03-11-2014

2. Lægge dokumenter/bilag på plads i arkivet Efter at filer er uploadet/trukket til upload-billedet, skal filerne gemmes.

A: Regnskabsbilag gemmes på følgende måde: Klik på ”Gem i arkiv”.

Følgende meddelelse vises

Filerne gemmes nu i mappen ”indbakke”.

Side 9/15

Den 03-11-2014

Gå til indbakken via ”arkiv” – klik på ”vis arkiv”

Vælg ”indbakke”

Marker alle regnskabsbilag der skal flyttes ved at ved at sætte ”

Side 10/15

”

Den 03-11-2014

Vælg derefter ”funktioner” – ”rediger”

Følgende boks fremkommer. Klik på ”vælg” i ”flyt til mappe” – vælg ”regnskabsbilag” - klik ”Gem og luk”

Alle regnskabsbilag er nu flyttet til mappen ”regnskabsbilag” B: Bilag der ikke er regnskabsbilag gemmes på følgende måde: Efter at filer er uploadet/trukket til upload-billedet, skal filerne gemmes.

Klik på det lille blyant-symbol ud for filen for at starte redigering

Side 11/15

Den 03-11-2014

Vælg passende mappe til filen Indtast relevante kendeord/kategorier i feltet Tags Klik på ”

” for at afslutte redigering

Klik på ”Gem i arkiv”

Bilaget markplan er nu flyttet til mappen ”mark”.

3. Sende bilag fra arkivet på mail Vælg den mappe i arkivet, hvor bilaget er arkiveret, f.eks. ”mark” Markér de dokumenter som ønskes mailet ved at sætte ”

”

Klik på ”Funktioner” og ”send som mail”

Side 12/15

Den 03-11-2014

Der svares med dette billede

Skriv modtagers mailadresse Noter evt. en tekst til modtager.

Klik ”Send mail”

4. Udvidet arkivering (For dem, der ønsker at arbejde yderligere med dokumenter/ bilag i arkivet (søge/rette/slette) ) Vælg ”Arkiv” og ”Indbakke” for at få oversigt over dokumenter, der endnu ikke er arkiveret på plads.

Klik på forstørrelsesglas ud for det dokument, der skal ”lægges på plads”

Side 13/15

Den 03-11-2014

Hvis der er tale om regnskabsbilag: Systemet forsøger selv at aflæse ”Højeste beløb” og ”Nyeste dato” fra bilaget. Er det ikke lykkedes kan disse oplysninger tilføjes manuelt og dermed gøre koblingen til Ø90 posteringen nemmere.

Klik her for at gemme en kopi af dokumentet uden for arkivet Vælg passende mappe Disse oplysninger udfyldes af systemet i forbindelse med indlæsning i arkivet. F.s.v. angår regnskabsbilag, så udfyldes enkelte felter først når bilag linkes til postering i Ø90.

Kommentarer: De notater, bemærkninger o.s.v. man naturligt ville skrive på et papirdokument (eller på en ”post-it”) skrives her i feltet ”Kommentar” Tags (udfyldes ikke ved regnskabsbilag): Indtast relevante kendeord til dokumentet. Det er ord, som kan være nyttige i forbindelse med en efterfølgende filtrering af indholdet i den aktuelle mappe.

Genoptagelsesdato: Hvis du har et dokument, du ved skal behandles på et senere tidspunkt, så indtast en ”genoptagelsesdato”. Denne dato kan efterfølgende avendes ved filtrering af arkivet.

Klik på ”Gem og Luk” for at gennemføre arkiveringen.

Samme fremgangsmåde anvendes, når dokumenter senere ønskes flyttet til anden mappe, eller hvor tags ønskes ændret.

Side 14/15

Den 03-11-2014

3. Arbejde med dokumenter/bilag i arkivet (søge/rette/slette) Gennemgang af skærmbillede: Funktioner: Giver mulighed for at slette, redigere eller maile markerede dokumenter Vælg søgning: Giver mulighed for kun at se: - dokumenter med flueben i ”Favorit” - de seneste 50 arkiverede dokumenter - dokumenter med opfølgningsdato i aktuel måned - regnskabsbilag der endnu ikke er linket til postering i Ø90

Favorit: Sæt flueben på de dokumenter, du meget ofte vil vende tilbage til Marker de dokumenter som du vil behandle via knappen ”Funktioner”

Øverst vælges hovedmappe.

Mappen ”Alle” viser samtlige dokumenter i arkivet

Indtast søgeord og klik på forstørrelses-glas, for kun at få vist de dokumenter, der indeholder dette /disse ord

Her angives hvilken periode, man ønsker at se dokumenter for

Via felterne over de enkelte kolonner kan man afgrænse visningen. Tastes f.eks.

30.06.2013 under ”Genoptagelsesdato” vises kun dokumenter med denne genoptagelsesdato.

Klik på over de enkelte kolonner for at få dokumenterne sorteret efter denne kolonne

Klik på forstørrelsesglas for at åbne og redigere dokument

Hold musen henover forstørrelses-glas for at se yderligere oplysninger

I dette felt fremgår alle de kendeord (tags), som du har knyttet til de dokumenter, der vises i det aktuelle billede. Jo større skrifttype, jo oftere er kendeordet anvendt. Klik på et kendeord/tag for kun at få vist dokumenter med dette kendeord.

Side 15/15

Den 03-11-2014