Instituto de Educación Superior Tecnológico Público Pedro A. del Águila Hidalgo
Especialidad: Asistencia Administrativa Curso: Aplicación en Internet
LA GESTIÓ N DO CUMENTAL DIGITAL EN LAS O FICINAS
Docente: Grace Gonzales Flores Estudiante: Escarley Alejandra Tello O jaicuro
IQ UITO S - PERÚ 2026
INTRO DUCCIÓ N En las oficinas se generan diariamente diferentes tipos de documentos, como informes, solicitudes, memorandos, cartas, registros y otros archivos administrativos. Antes, muchos de estos documentos se almacenaban principalmente en papel, lo que podía dificultar su organización y búsqueda. Actualmente, las herramientas digitales permiten almacenar, organizar y compartir documentos de una manera más práctica. Por esta razón, la gestión documental digital se ha convertido en un apoyo importante para las actividades administrativas. En este trabajo conoceremos qué es la gestión documental digital, sus características, importancia, beneficios y su aplicación en la asistencia administrativa.
¿Q UÉ ES LA GESTIÓ N DO CUMENTAL DIGITAL? Concepto La gestión documental digital es el conjunto de actividades que permiten crear, organizar, almacenar, buscar, compartir y conservar documentos utilizando herramientas y medios digitales. Su finalidad es facilitar el manejo de la información y permitir que los documentos puedan encontrarse y utilizarse cuando sean necesarios. Características Permite organizar documentos digitales. Facilita la búsqueda de información. Permite almacenar archivos de manera ordenada. Facilita compartir documentos. Ayuda a conservar información importante. Reduce la necesidad de utilizar documentos físicos. Permite acceder a los archivos desde diferentes dispositivos.
Ejemplo Un asistente administrativo puede guardar los informes de una empresa en carpetas digitales clasificadas por año, área o tipo de documento. De esta manera, puede encontrar rápidamente un archivo cuando su jefe lo necesite.
TIPO S DE DO CUMENTO S Q UE SE PUEDEN GESTIO NAR DIGITALMENTE Documentos administrativos : En una oficina digitalmente diferentes documentos, entre ellos:
se
pueden
gestionar
1. Memorandos Son documentos utilizados para comunicar información dentro de una organización. 2. Informes Permiten presentar información sobre una actividad, situación o resultado. 3. O ficios Se utilizan para realizar comunicaciones formales entre instituciones o áreas. 4. Solicitudes Permiten realizar una petición de manera formal. 5. Actas Registran los acuerdos o acontecimientos importantes de una reunión. 6. Correspondencia electrónica Incluye mensajes y documentos enviados mediante correo electrónico. ¿Cómo se pueden organizar? Los documentos pueden clasificarse por: Año. Área o departamento. Tipo de documento. Fecha. Nombre del proyecto. Nombre de la empresa o institución. Una buena organización permite encontrar la información manera más rápida y evita la pérdida de documentos.
de
IMPO RTANCIA Y BENEFICIO S Importancia de la gestión documental digital. - La gestión documental digital es importante porque ayuda a las oficinas a mantener organizada su información y facilita el trabajo de los asistentes administrativos. Cuando los documentos están correctamente organizados, se puede acceder a ellos con mayor facilidad y se puede brindar una atención más rápida a las personas que necesitan información. Beneficios √ Ahorro de tiempo Permite encontrar documentos rápidamente sin tener que revisar grandes cantidades de archivos físicos. √ Mejor organización Los documentos pueden clasificarse en carpetas y subcarpetas según diferentes criterios. √ Acceso a la información Los archivos digitales pueden consultarse cuando sean necesarios, según las herramientas utilizadas. √ Facilidad para compartir Los documentos pueden enviarse mediante correo electrónico u otras plataformas digitales. √ Mayor productividad Permite realizar las actividades administrativas de una manera más ordenada y eficiente. √ Conservación de documentos Los archivos digitales permiten mantener información importante organizada para futuras consultas.
APLICACIÓ N EN LA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ¿Cómo se aplica en nuestra especialidad? La gestión documental digital se aplica en diferentes actividades que realiza un asistente administrativo. Por ejemplo, cuando recibe documentos de una empresa, puede guardarlos en carpetas digitales y clasificarlos según su tipo, fecha o área correspondiente. También puede utilizar programas de oficina para elaborar documentos, convertirlos a PDF, enviarlos por correo electrónico y mantener un registro organizado. Ejemplo práctico Situación: Una empresa recibe varios documentos relacionados con sus proveedores durante el mes. Procedimiento del asistente administrativo: Recibe los documentos mediante correo electrónico. Revisa que la información esté completa. Clasifica los documentos. Los guardas en carpetas digitales. Coloca nombres claros a los archivos. Registra la información importante. Comparte los documentos con el área correspondiente. Mantiene los archivos organizados para futuras consultas. Resultado La empresa puede encontrar fácilmente los documentos cuando los necesite y el asistente administrativo puede realizar su trabajo de manera más organizada.
CO NCLUSIO NES Y FUENTES Conclusiones 1. La gestión documental digital facilita la organización, almacenamiento y búsqueda de documentos en las oficinas. 2. El uso adecuado de herramientas digitales permite que el asistente administrativo realice sus actividades de manera más ordenada y eficiente. 3. Una buena organización de los documentos ayuda a conservar la información y facilita su consulta cuando sea necesaria. Fuentes Hoja informativa de la Semana 8: Aplicación en Internet. Material de clase proporcionado por la docente. Información relacionada con gestión documental y asistencia administrativa .