La Clau. Guia per anar a la recerca d'un local

La Clau Guia per anar a la recerca d’un local

1.

Sabem que perdrem el local, què fem?

L’agrupament n’és conscient i fa els primers passos.

- Comunicar-ho a l’entorn: consell, reunió de pares, demarcació o sector, àmbit, TAEX. - Demanar ajuda a la demarcació. * A partir d’aquest moment una persona de l’equip de demarcació o sector hauria de fer-ne tot el seguiment i, si cal, demanar ajuda a l’àmbit. * Crear una comissió de locals, amb una persona de l’equip d’agrupament, amb suport extern, exmembres de l’agrupament, pares... Per garantir un bon funcionament ha de tenir autonomia, tot i estar vinculada a l’agrupament.

- Des del primer moment s’ha de seguir vetllant pel bon funcionament de l’agrupament.

Organitzar-nos, ens cal un pla d’acció.

- Què hem de fer.

- Com durem a terme els passos.

- Quan, temporalització dels propers dies.

- Qui s’encarrega de cada tasca.

2. Estudi de l’entorn * Les Secretaries Tècniques, amb l’orientació del Servei de Secretaria de l’OSG, han de donar suport en aquest punt, proporcionant la informació per fer l’estudi.

Estar al cas! Aprofitar recursos, contactes de persones vinculades, espais on participa l’AEiG (altres entitats, coordinadores, associacions de veïns, casals...), administració local, etc.

Fer un mapa de la zona per situar possibles espais i alternatives: - Escoles/instituts - Equipaments - Parròquies Buscar canals de difusió de la necessitat: donar veus, revistes, diaris, ràdio i altres mitjans de la zona...

3. Priorització estratègica Prioritzar: marcar uns criteris per fer-ho.

- Proximitat.

- Tipus de local/entitat, cadascun ens permet unes facilitats o limitacions a tenir en compte.

- Disponibilitat i condicions econòmiques. * A l’hora de prioritzar les opcions, no s’ha de descartar excessivament, quedar-se amb un bon ventall. * La comissió de locals ha d’informar al consell periòdicament dels passos que va fent i plantejar les opcions per poder tirar endavant i avançar.

Preparació/planificació 4. de contactes

Aconseguir les dades dels primers contactes, demanar cita, plantejar qui hi assistirà, proveir-se de materials de presentació del mateix AEiG i de MEG. Fer una reunió prèvia per preparar-nos el primer contacte possible, plantejar qui parlarà, preparar els materials de presentació per saber-los explicar. * Els materials de suport estaran a les demarcacions perquè l’agrupament en disposi sempre que li facin falta.

5. Iniciem els contactes Primer contacte: primera reunió amb els contactes prioritzats. Tindrem en compte la presentació, la imatge, habilitats comunicatives i idees clares que volem transmetre.

- Posterior a la reunió: analitzarem els resultats per adaptar el pla d’acció, podrem incloure o modificar les opcions.

- Diversificar, tenir plans B, C. No tancar-se fins que no hi hagi una o dues opcions molt clares. * S’ha de tenir en compte el bon seguiment dels contactes que tenim oberts, no deixar temes pendents, mails sense resposta, insistir en cas de no rebre senyals, ser actius! * Fer un traspàs de les informacions i novetats al consell. Donar ànims. Percepció de que el procés avança.

Què passa si de moment no ens en sortim?

No desanimar-se. Continuar insistint. Si cal, fer una aturada per replantejar la situació, buscar un nou enfocament, canviar les persones que estiguin al capdavant, considerar opcions anteriors. *Buscar un nou suport de la demarcació o sector. * Continuar garantint el funcionament de l’agrupament.

6. Procés de negociació Ha fructificat una opció i comença el procés de negociació.

Constituir una taula de negociació (algú de l’agrupament, demarcació...). Si cal, suport de l’àmbit d’agrupaments, a distància o presencial.

Respecte la possible entitat acollidora: - Escoltar i entendre les condicions proposades.

- Fer propostes, demandes, aspectes a tenir en compte.

- Possibilitat d’acceptar condicions no òptimes preveient l’opció de millora amb el temps. * Cal guanyar-se la confiança i això requereix temps.

Consideracions generals a comentar amb l’entitat: - Espais exterior/interior per a fer les activitats, reunions, desar material.

- Accessibilitat: horaris, claus...

- Usuaris dels espais.

- Condicions econòmiques.

Acord i signatura del 7. conveni

Sorgeix l’acord: - En cas que l’entitat no ens faci la proposta d’un conveni, prenem la iniciativa d’oferir-lo.

- Cal acordar els criteris de seguiment, revisió i renovació del conveni que signarem.

- Signatura: per part de MEG, ho podran fer els Comissaris de Demarcació amb un certificat d’acreditació de part de la TAEX, així com els Caps d’Agrupament en representació de l’AEiG. Recordeu que al conveni hi ha de constar: a) Encapçalament: Que deixi clar el tipus de conveni, entre qui es realitza i la data en què se signa. b) Les dades legals del moviment: Minyons Escoltes i Guies Sant Jordi de Catalunya, amb número de NIF. G-08931974, i amb domicili social al carrer Rambla Mn. Jacint Verdaguer nº 10 de Valldoreix (Sant Cugat del Vallès), legalment constituït i inscrit al Registre d’Associacions de la Generalitat de Catalunya, amb el núm. 6847 secció 1a de Barcelona, i censat a la Secretaria General de Joventut amb el núm. 00-003-00195.

c) Signants: És important fer constar el DNI i nom complet de les persones que signen, que seran: - els responsables de qui depèn el centre o espai que ens cedirà els locals.

- els representants de MEG com a associació (Comissaris de Demarcació).

- els representants de l’agrupament com a entitat local que farà un ús directe dels espais. d) Exposició dels motius de la cessió i les clàusules del conveni. e) Signatures. * Podeu consultar el guió de convenis, on trobareu tota aquesta informació més detallada, així com diversos models de conveni entrant a l’espai del Cap, a la pestanya “documents” del web de MEG , o bé mitjançant el Servei de Secretaria de l’OSG. * Assessorament de convenis: consultar a l’OSG, a l’Àmbit d’agrupaments i demarcacions, a la mateixa demarcació...

Finalment, i un cop signat per totes les parts, cal fer arribar els originals del conveni signats al Servei de Secretaria de l’OSG, per tal que estiguin a l’arxiu general de MEG. Es farà arribar una còpia a l’agrupament i una altra a la demarcació.

Consideracions generals

Anticipar-nos a les problemàtiques dels locals, fer una anàlisi per veure si la nostra situació és estable.

L’equip de demarcació ha de fer aquesta mateixa anàlisi amb tots els AEiG de la demarcació o sector.

La previsió davant les possibles problemàtiques, ens donarà més capacitat de reacció.

Mantenir una bona coordinació durant tot el procés de recerca de locals, tant amb la demarcació/sector, com amb els equips generals destinats a aquesta tasca.

Locals

Tipus de locals: - Propi - De lloguer - Compartit - Mixt A qui pertany: - Ajuntament - Parròquies - Escoles (públiques, privades o concertades) - IES (instituts d’Ensenyament Secundari) - Centres cívics - Ateneus - Locals particulars (antics escoltes, pares...)

- Locals de compra (en cas de triar aquesta opció, seguiríem un altre procés diferent al que tracta aquest document)

Les relacions amb l’entitat acollidora

Hem de vetllar durant tot el curs per les bones relacions amb l’entitat acollidora.

- Ser actius, participar de les propostes de l’entitat i oferir-los les nostres activitats.

- Donar-nos a conèixer al nostre entorn més proper (barri, poble) tot participant als espais juvenils dels que disposem, com consells locals, coordinadores de joves...

- Hem de ser presents a l’entitat i saber-nos enriquir de les relacions.

- Aprofitar el potencial d’altres grups que formin part de l’entitat per fer projectes conjunts.

Qui us pot ajudar...

Equip de la demarcació o sector Àmbit d’Agrupaments i Demarcacions ambit.agrupamentsidemarcacions@escoltesiguies.cat Secretaria Tècnica de la Demarcació Oficina de Serveis Generals Rambla Mossèn Jacint Verdaguer,10 08197 Valldoreix-Sant Cugat del Vallès www.escoltesiguies.cat Tel: 93 590 27 00 Fax: 93 590 04 92 Horari: de dilluns a divendres de 9 a 14h i de 15 a 20h Contacte amb el Servei de Secretaria de l’OSG: csecretaria@escoltesiguies.cat

La importància d’un conveni escrit

Garantir estabilitat de futur amb els locals, encara que inicialment sigui a curt termini.

Deixar clar i per escrit en un document la disponibilitat d’un local, ens pot garantir una certa tranquil.litat i compromís per les dues parts.

Determinar els drets i deures de l’agrupament i l’entitat contribuirà a mantenir una bona relació amb les dues entitats.

Els locals dels agrupaments de MEG

Propietat dels locals dels agrupaments de MEG Concessió sense contacte

5%

Local propi

5% 3%

2%

Altres Local provisional /temporal

10%

/sense continuïtat Local llogat

75%

Concessió

Tipus de concessions dels locals Altres Persona/grup de persones

2% 3%

a títol individual

1%

10%

Centre educatiu no cristià Associació, entitat privada Entitat cultural Centre educatiu cristià L’ajuntament, administració

52%

pública L’esglèsia, la parròquia

Font dades 2008

30%

La Clau

GUIA PER ANAR Aquesta guiaA LA RECERCA D’UN s’adreça als LOCAL agrupaments que estan en procés de recerca de locals