GRÀCIES PER FER POSSIBLE AQUEST CANVI Aquest canvi és gran, i ho és perquè canvia la manera com ens relacionem, com ens organitzem i com cuidem el moviment. És una eina, per facilitar la feina de les secretaries i per donar més qualitat a la gestió de cada agrupament. Gràcies per la vostra implicació, per l’esforç i per fer créixer el moviment. Amb vosaltres, l’Àrea Famílies no és només una eina.
COM AFILIAR A UN INFANT/JOVE AL CAU? A l’inici de cada curs, cal gestionar documents com fitxes de salut o drets d’imatge, en paper, fet que genera pèrdues, duplicats i feina de seguiment. Per simplificar aquest procés, hem creat l’Àrea Famílies: una eina que centralitza i organitza tota la documentació perquè pugueu dedicar el temps al que realment importa: fer cau!
ÉS UNA EVOLUCIÓ ÉS UN PAS MÉS EN LA TRANSFORMACIÓ DIGITAL DE MEG
QUÈ ÉS L’ÀREA FAMÍLIES? L’Àrea Famílies és un espai digital on les famílies poden consultar i signar de manera segura tota la documentació dels seus infants i joves.
MÉS INFORMACIÓ
Famílies/ Tutors legals
W W W.AREAFAMILIES.ESCOLTESIGUIES.CAT SUPORTDIGITAL @ ESCOLTESIGUIES.CAT
Àrea Famílies Infants i joves
Caps
COM FUNCIONA? L’Àrea Famílies és un canvi de paradigma que pretén canviar la manera de gestionar la documentació d’inici de curs, mantenint la mateixa essència. Funciona com un pont entre el CRM i les famílies, on poden consultar, introduir i actualitzar la seva informació directament.
ESQUEMA COM INSCRIURE UN INFANT/JOVE AL CAU? COM INSCRIURE UN INFANT/JOVE AL CAU? PAS 1 Signatura del DOCUMENT DE PREINSCRIPCIÓ
OFICINA DE SERVEIS GENERALS
NO
Rambla Mossèn Jacint Verdaguer, 10 08197 · Valldoreix · 93 590 27 00
info@escoltesiguies.cat www.escoltesiguies.cat
PAS 2 Com donar accés a L'ÀREA FAMÍLIES?
Afiliar a l’infant/jove amb les dades del DOCUMENT de PREINSCRIPCIÓ. Obrir una funció activa.
CREAR USUARI ÀREA FAMÍLIES
Infant/Jove JA AFILIAT al CRM
CREAR RELACIÓ d'entorn personal entre el familiar i l’infant/jove.
Comprovar que té l’afiliació amb FUNCIÓ ACTIVA.
El familiar de l'infant/jove TÉ ACCES a l'ÀREA FAMÍLIES?
SI
Infant/jove NOUVINGUT
FORMALITZACIÓ de la INSCRIPCIÓ
CREAR AFILIACIÓ del familiar de l’infant/jove.
FAMÍLIES
SECRETARIA
A través de l'ÀREA FAMÍLIES consulten i actualitzen la informació. SIGNEN la DOCUMENTACIÓ PENDENT.
Consulten l'ESTAT dels DOCUMENTS a través del mòdul d'informes (CRM). Comproven que la DOCUMENTACIÓ estigui correctament SIGNADA. Podran introduir dades i PUJAR LA DOCUMENTACIÓ directament al CRM.
PRIMER OBJECTIU
2 SEGON OBJECTIU
!
ACTIVAR L’ACCÉS A LES FAMÍLIES
FORMALITZAR L’INSCRIPCIÓ
Perquè les famílies puguin entrar a l’Àrea Famílies, la secretaria de l’agrupament ha de donar l’accés. Si les famílies ja tenen accés podeu continuar el procés al segon objectiu. Passos a seguir per donar l’accés:
Quan les famílies disposin d’accés al portal d’Àrea Famílies, seran elles les responsables de validar i actualitzar les dades dels infants i joves a través de la plataforma. Aquest és el procediment recomanat, ja que fomenta la seva participació en el procés d’inscripció i permet acompanyar-les en l’aprenentatge de l’ús de l’aplicatiu.
Per tal que els processos activats a l’Àrea Famílies i al CRM funcionin correctament, cal tenir en compte diverses casuístiques o incidències en el moment d’iniciar la implementació:
1
1. TENIR SIGNAT EL DOCUMENT “PREINSCRIPCIÓ” Sense aquest document, no es pot donar accés al portal, el trobareu a l’Espai del Cap. El podeu pujar directament al CRM, dins de l’infant/jove.
2. TENIR A L’INFANT O JOVE AFILIAT AL CRM Aquest procés variarà en funció si ja forma part de l’agrupament i, per tant, ja està afiliat al CRM o si és nouvingut aquest curs. Si ja està afiliat, podeu passar directament al pas següent. Si l’infant/jove és nouvingut: • Afiliar amb les dades recollides al document de “Preinscripció”. • Marcar l’opció dins de l’afiliació de “Preinscripció”.
2. CREAR AL CRM L’AFILIAT DEL FAMILIAR • Seleccionar el tipus d’afiliat: Familiar / Tutor legal. • És important que el DNI i el correu siguin correctes, ja que s’utilitzen per accedir al portal
3. CREAR AL CRM LA RELACIÓ A ENTORN PERSONAL Seleccionar infant / seleccionar familiar / definir vincle / desar. Un cop ho deseu, el sistema fa la resta, envia: • - La carta de benvinguda • - Els vídeos sobre com fer el procés • - Activa l’opció perquè generin la seva contrasenya i entrin al portal. A partir d’aquell moment, poden gestionar les dades i la documentació.
En aquells casos en què les famílies no puguin completar el procés per motius d’escletxa digital, o bé quan l’agrupament decideixi centralitzar aquesta gestió, la secretaria podrà introduir les dades directament al CRM. Cada agrupament pot definir la manera de realitzar les inscripcions de curs segons la seva realitat. Tot i això, es recomana promoure que totes les famílies coneguin i utilitzin la plataforma, amb l’objectiu que en els propers processos d’inscripció siguin elles qui gestionin íntegrament la documentació, mentre que la secretaria assumeixi principalment les tasques de revisió i validació.
QUIN ÉS EL PAPER DE LES FAMÍLIES I LA SECRETARIA Les famílies, mitjançant el seu usuari i contrasenya d’accés a l’Àrea Famílies, hauran de: • Comprovar que les dades dels seus infants o joves siguin correctes i estiguin actualitzades. • Signar la documentació corresponent. La secretaria de l’agrupament, mitjançant el seu usuari del CRM, podrà: • Consultar l’estat de la documentació a través del mòdul d’informes. • Verificar que la documentació de cada infant o jove estigui correctament signada des de la seva fitxa d’afiliat al CRM.
ALTRES ELEMENTS A TENIR EN COMPTE
1. LA GESTIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ ÉS DIFERENT EN FUNCIÓ DE L’AGENT IMPLICAT
3. COMPROVAR QUE SIGUIN CORRECTES LES FUNCIONS DE L’INFANT O JOVE Per poder vincular un familiar amb l’infant/ jove, és imprescindible que aquest tingui una funció activa. Si la funció no està en actiu o és incorrecte, el CRM no permetrà crear la relació d’entorn personal.
Tot i que les famílies poden pujar i actualitzar la documentació de manera autònoma a l’Àrea Famílies, cal recordar que no podran eliminar cap document.
4. QUÈ PASSA SI NO PUC AFILIAR CORRECTAMENT UN FAMILIAR O TUTOR LEGAL?
L’eliminació incorrecta podria suposar la pèrdua d’un registre oficial; per això, aquesta funció està reservada exclusivament a les secretaries i a MEG.
En fer l’afiliació, pot aparèixer un error si la persona ja ha tingut un vincle amb MEG (ha estat cap, etc.).
2. COM FUNCIONA LA INSCRIPCIÓ 18 PER JOVES TRUC MAJORS DE 18+ L’Àrea Famílies és un portal creat per facilitar la gestió de la documentació entre la secretaria de l’agrupament i les famílies durant el procés d’inscripció d’inici de curs. En el cas dels joves de Truc majors de 18 anys, aquests tenen el dret de signar personalment la documentació de la seva inscripció. Aquest procediment és opcional: si la persona jove prefereix que la inscripció la gestioni un familiar, podrà seguir el procediment d’inscripció descrit a l’apartat anterior. Si com a jove decideix formalitzar personalment la seva inscripció, caldrà: • Signar el document “Inscripció per a Truc” i la “Fitxa de Salut” habitual. En cas de que el jove sigui nou a l’agrupament haurà de signar la resta de documents. • La secretaria de l’agrupament haurà de penjar aquest document al CRM
El sistema detecta dades prèvies i bloqueja la creació d’una nova fitxa per evitar duplicitats. En aquest cas, cal contactar amb: suportdigital@escoltesiguies.cat indicant nom, DNI i l’error en qüestió.
PERIODE D’INSCRIPCIÓ DATES 1 DE SETEMBRE AL 15 DE NOVEMBRE