I mplementació DE L’ÀREA FAMÍLIES
QUÈ HE DE FER COM A CAP?
QUÈ ÉS L’ÀREA FAMÍLIES?
L’Àrea Famílies és un espai digital on les famílies poden consultar i signar de manera segura tota la documentació dels seus infants i joves.
A l’inici de cada curs, cal gestionar documents com fitxes de salut o drets d’imatge, en paper, fet que genera pèrdues, duplicats i feina de seguiment.
Per simplificar aquest procés, hem creat l’Àrea Famílies: una eina que centralitza i organitza tota la documentació perquè pugueu dedicar el temps al que realment importa: fer cau!
COM FUNCIONA?
L’Àrea Famílies canvia la manera de gestionar la documentació d’inici de curs, però manté la mateixa essència.
Funciona com un pont entre el CRM i les famílies, on poden consultar, introduir i actualitzar la seva informació directament.
CRM
Caps
Àrea Famílies
Famílies/ Tutors legals
IMPLEMENTACIÓ: FEM EL PAS DEL PAPER A DIGITAL
Iniciem la implementació de l’Àrea Famílies, un procés per passar de la documentació en paper a digital.
T’expliquem, pas a pas:
• Com activar les diferents funcions
• Com donar accés a les famílies al portal
• Quines eines t’ajudaran a acompanyar les famílies en aquest procés?
Caps
Famílies/ Tutors legals
Àrea
Famílies
Infants i joves
ACTIVAR L’ACCÉS A LES FAMÍLIES
Perquè les famílies puguin entrar a l’Àrea Famílies, la secretaria de l’agrupament ha de seguir aquests passos:
1. TENIR SIGNAT EL DOCUMENT “ALTA ÀREA FAMÍLIES”
Sense aquest document, no es pot donar accés al portal. El trobareu a l’Espai del Cap. El podeu pujar directament al CRM, dins del perfil del familiar.
2. CREAR AL CRM L’AFILIAT DEL FAMILIAR
• Seleccionar el tipus d’afiliat: Familiar / Tutor legal.
• És important que el DNI i el correu siguin correctes, ja que s’utilitzen per accedir al portal
3. CREAR AL CRM LA RELACIÓ A ENTORN PERSONAL
Seleccionar infant / seleccionar familiar / definir vincle / desar.
El sistema fa la resta, envia:
• La carta de benvinguda
• Els vídeos sobre com fer el procés
• Activa l’opció perquè generin la seva contrasenya i entrin al portal.
A partir d’aquell moment, les famílies poden gestionar les dades i la documentació.
SEGON OBJECTIU
ACTUALITZAR LES DADES AL CRM
Després de donar accés a les famílies i perquè no es generin errades s’haurà de:
1. ACTUALITZAR EL CRM
AMB LA INFORMACIÓ DE LES FITXES D’INSCRIPCIÓ
Els nous camps creats per connectar l’Àrea Famílies permetran:
• Generar documents amb la informació correcta.
• Evitar omplir dades manualment.
• Que el portal funcioni amb precisió, estalviar feina els pròxims anys.
2. QUI I COM HA D’INTRODUIR AQUESTES DADES?
Les dades d’infants i joves les hauran d’omplir les famílies a través de l’Àrea Famílies. És el procediment recomanat, ja que promou la seva participació en la implementació i les acompanyem a aprendre a fer servir l’aplicatiu.
En cas que les famílies no puguin fer el procés per motius d’escletxa digital o es vulgui centralitzar aquesta gestió, la secretaria de l’agrupament podrà introduir les dades directament al CRM
Per tant, cada agrupament pot definir com implementar l’ús de l’Àrea Famílies, però es recomana treballar perquè totes les famílies coneguin i utilitzin la plataforma. Amb l’objectiu que, de cara a les pròximes inscripcions, la gestió sigui assumida íntegrament per les famílies, i la feina de la secretaria sigui la revisió i validació de la documentació.
En tots dos casos, és important que la informació estigui completa i actualitzada abans de les inscripcions de setembre.
