Magasinet
Januar 2018
Min Boligforening 3. udgivelse
til bestyrelser i
Opfylder jeres administrator EUs kommende persondataforordning?
tema:
andels- og ejerboligforeninger
Stor-større-bedst
Kan de mindre administratorer matche de store?
FĂĽ digital kommunikation i foreningen med hjĂŚlp fra din administrator
Valg af administrator
Alt hvad I som andelsboligforening eller ejerforening har brug for – ét sted
Kontakt os allerede i dag og få et uforpligtende tilbud:
Adm. direktør Preben Løth preben@boligexperten.dk
Tlf: 33 22 99 41
Skift til engageret administrator! Professionalisme og personligt engagement kendetegner vores tilgang til ejendomsadministration. Til daglig hjælper vi over 350 foreninger i alle størrelser med at administrere mere end 18.000 lejligheder. Vi kan også hjælpe jer og det er nemt at skifte administration! Lad os tale sammen om hvordan vi kan gøre en positiv forskel for jeres forening! Bestil et gratis tilbud på ejendomsadministration eller arrangér et uforpligtende personligt møde.
Tlf: 33 22 99 41 preben@boligexperten.dk
• Vi er specialister – vi administrerer kun foreninger. • Førende IT-løsninger til PC, tablet og smartphone – alt er digitalt. • Full service administration – administratorer, økonomer, advokater og byggeteknikere. • 28 års erfaring med foreningsadministration – en vigtig faktor ved rådgivning.
Det siger kunderne se udtalelserne på boligexperten.dk/det-sigerkunderne
BYGNINGSRENOVERING Vurdering af andelslejlighed Vedligeholdelsesplan Tilstandsrapport Energimærkning Elevator Altan Tagterrasse Tagbolig Tagrenovering Facaderenovering Vinduesrenovering og -udskiftning Trapperenovering Badeværelsesrenovering Fugt- og skimmelsvampudbedring Gårdrenovering Bygge- og økonomistyring Byfornyelse Energirenovering
Skal vi være boligforeningens fremtidige samarbejdspartner vedrørende driften, vedlige holdelsen og udviklingen af ejendommen? Kontakt os for et uforpligtende møde.
Telefon 33 15 15 20 mail@trioarkitekter.dk www.trioarkitekter.dk Sankt Knuds Vej 36 st. 1903 Frederiksberg C
B YG G E T E K N I S K R Å D G I V N I N G
V E L KO M M E N
Magasinet Min Boligforenings filosofi er, at jo nemmere vi kan gøre det for bestyrelser i andels- og ejerboligforeninger, jo mere tid og penge spares der for bestyrelsen og boligforeningen.
Kære bestyrelsesmedlem SHB MAGASINET SKIFTER NAVN TIL MAGASINET MIN BOLIGFORENING. VI VIL GERNE SIGNALERE, AT VI ER MAGASINET, DER ER TIL FOR BESTYRELSERNE I DE STORKØBENHAVNSKE ANDELS- OG EJERBOLIGFORENINGER
V
i har som mediehus længe haft et ønske om at være helt tydelige omkring, hvordan
vi bidrager til boligbestyrelserne samtidig med, at vi vil holde fokus på at det handler om din og jeres boligforening og de udfordringer I som bestyrelse står overfor. Vores udgivelser og events skal have jeres perspektiv og levere viden, der er med til at gøre hverdagen lettere og skabe værdi for jeres bestyrelse og jeres forening. Det gør vi blandt andet ved at finde de rette skribenter i form af eksterne eksperter, rådgivere eller fagpersoner, der ved noget om de opgaver i bestyrelsen I står
digitalt, at man enkelt kan kommu-
Frederiksberg, der med tilfredshed
overfor. Magasinet Min Boligforening
nikere internt i foreningen og med
skiftede til en mindre administrator
skal helt enkelt omhandle bestyrel-
sin administrator samt meget andet,
Alt i alt håber vi, at I inden
sesarbejde i andels- og ejerbolig-
der gør bestyrelsesarbejdet effek-
forårets generalforsamlinger får
foreninger set med bestyrelsens øjne.
tivt og mindre tidskrævende.
stor nytte af Magasinet Min Bo-
I vores 3. udgave af magasinet
ligforening #3 og temaet “Valg af
Vi undersøger også, om det en-
behandler vi “Valg af administra-
tydigt kan slås fast, at jo større en
tor”, som vi også gjorde det i star-
administrator er, jo mere effektiv
ten af 2017. Det er en vanskelig og
administrerer de og jo billigere bli-
stor beslutning at skifte sin admini-
ver det for boligforeningerne. Med
strator, så derfor tager vi i artiklen
teknologiens hjælp har de mindre
Digitale ydelser side 19 fat på nog-
og mellemstore administratorer nu
le af de ting, som man med rimelig-
langt flere muligheder for at udfor-
Carsten V. Jagerkilde
hed kan forlange af en professionel
dre de helt største administratorer i
administrator. For eksempel at de
branchen og måske endda overhale
Carsten V. Jagerkilde Ansv. redaktør Magasinet Min Boligforening
kan stille enkle og effektive kom-
dem indenom, når det kommer til til-
munikationsredskaber til rådighed,
budte services og omkostningen for
PS. Hvad vil du gerne læse om i
så bestyrelsen nemt kan arbejde
administrators ydelser. Læs mere
næste udgave af Magasinet Min
digitalt. Det kan være gennem at
i artiklen Stor-Større-Bedst på
Boligforening? Skriv dit forslag
kunne godkende og arkivere bilag
side 8 om A/B Folkvarsvej 4-6 på
ind til os på info@minbf.dk
VA L G AF A D M I N I S T R ATO R
administrator” Rigtig god læselyst Med venlig hilsen
/
5
På udkig efter en
ADMINISTRATOR Vælg Boligadministratorerne hvis I ønsker: • Fokus på foreningsadministration Vi administrerer udelukkende foreninger. Hos os forsvinder jeres forening ikke i mængden blandt investeringsejendomme, butikscentre m.v., eller i fokus på salg af ejendomsservice og byggeteknisk rådgivning.
• Én primær kontaktperson Kontaktpersonen er den samme, om så det vedrører overdragelser/ ejerskifte, betaling af fakturaer, forsikringsskader eller andet. Det er enkelt og sikrer stort kendskab.
• Stabilitet og høj faglighed Vores medarbejdere har mange års erfaring inden for branchen, og ancienniteten hos os er høj. Det sikrer stor faglighed og stabilitet i tilknytningen.
• Korte svartider Vi garanterer en hurtig tilbagemelding på jeres henvendelser.
• Let kommunikation Adgang til markedets bedste løsning inden for digital kommunikation, fakturagodkendelse, webadgang, dokumentarkiv m.v.
KONTAKT OS GERNE FOR ET UFORPLIGTENDE TILBUD: Boligadministratorerne A/S • Nyropsgade 13, 1. • 1602 København V Att.: Vibeke Hassel • Tlf.: 33 38 11 12 • vh@boadm.dk
ind h oldsfortegnelse
Indholdsfortegnelse si d e 8
s i de 12
s ide 13
Valg af ejendomsadministrator
Oversigt over forenings-
Hve m a d m i n i st r e r e r a ndel s-
St or – stør r e – b e ds t ?
administratorer i Storkøbenhavn
o g e j e r b o l i g f o r e n i n ger?
si d e 2 1
s i de 27
s ide 33
digitale yde ls e r du k a n
Sådan er du garanteret
Din forening og din
fo r vente til d i n r å d i g h e d
en professionel
a d m i n i st r a to r sk a l o p fylde
fra jere s ad m i n is t r a tor
administrator
p e rson d a t a fo r o r d n i ngen
si d e 3 2
s i de 36
s ide 38
T ank v iden ti l d i n a n d e ls -
S e lv a d m i n i st r e r e n d e
M i n Bo l i g f o r e n i n g s
og ejerbo l i g for e n i n g
foreninger
k o m m e n d e a r r a n g e m e nter
M agasinet Min Boligforening (tidl . SHB M agasinet) , 3 . udgivelse, janu ar 2 0 1 8 Te m a: Valg af administrator Fo rs idefo to: Getty Images Udgiv er: Servic eh åndbogen A / S , Nyvej 1 6C , 1 8 5 1 Frederiksberg C Ansva rs h ave n d e redaktør: Carsten V. Jagerkilde L ay out : Anja Ley Christensen Di st r i bue r e t o p l a g : 5 . 7 5 0 A n no n c es a l g : Carsten V. Jagerkilde , carsten @ minbf . dk, Hans L und q vist, hans@ minbf.dk P r oj e k t koor d i n a to r e r : Sarah Y adgar, sarah@minbf . dk , Timian Ø. Olesen , timian @minbf. dk D ist r i but io n og op d a t e r i n g a f fo r e n i n gso p l ysn i n g e r : info @ minbf . dk T ryk: KLS Pu reprint A/S Di st r i bu t ion : Bladkompagniet A / S
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
7
A RT I K E L
Valg af ejendomsadministrator Stor – større – bedst? T ilbyder den største ejendomsadministrator flere , bedre og billigere ydelser - eller er den mindre administrator konkurrencedygtig på både pris og ydelse?
Jeg har til denne artikel talt med
driftsfordele i forbindelse med valg
Poul Husted, der var formand for
af et stort administrationsselskab.
en andelsboligforening på Fre-
Jorgen Koch Jørgen Koch Skribent
I
deriksberg, og som i samråd med
Valg af ny administrator
bestyrelse og beboere for et par
Når en bestyrelse indstiller til ge-
år siden besluttede at skifte fra en
neralforsamlingen, at der bør væl-
af landets største ejendomsadmini-
ges en ny administrator, vil det vel
stratorer til et mellemstort selskab.
altid bunde i utilfredshed i større
Valget faldt i dette tilfælde på
eller mindre grad med det nuværen-
Boligadministratorerne A/S.
de selskab. Det var iflg. Poul Husted
Med udgangspunkt i andels-
også tilfældet for denne andels-
boligforeningens erfaringer fra tiden
boligforenings bestyrelse, hvorfor
dette og de kommende numre af
under administration af den store
den begyndte at se sig om efter
Magasinet Min Boligforening vil
administrator, sat i forhold til de
en anden løsning. Ved at sondere
jeg forsøge gennem en række in-
sidste par års oplevelser under den
markedet fandt bestyrelsen frem til
terviews at belyse, om der ved valg af
“nye” administrator, vil jeg forsøge
en administrator, der ikke havde den
administrator generelt kan forventes
med en sammenligning af fordele og
billigste løsning, men som derimod
proportionalitet mellem størrelse og
ulemper ved at vælge en større eller
på en troværdig måde kunne gøre
effektivitet – “effektivitet” her for-
mindre administrator. Det er natur-
rede for både hvilke ydelser, der
stået som bedre service/lavere pris.
ligvis vanskeligt at drage endegyl-
ville blive “leveret” og- hvad der
Er der med andre ord altid stordrifts-
dige konklusioner på baggrund af
var nok så vigtigt – hvilke ydelser
fordele forbundet med at administrere
blot en boligforenings erfaringer,
en eventuel aftale ikke ville omfatte.
boligforeninger, og kommer disse
men det kan måske afdækkes, om
fordele i givet fald kunden til gode?
der er hold i påstanden om stor-
Det var her altså ikke et spørgsmål om et stort eller et lille administrationsselskab, men om noget så i virkeligheden elementært, som at der på en ærlig og redelig måde blev fremlagt en overskuelig og forståelig administrationsaftale. Jeg bad Poul Husted om nærmere at beskrive utilfredsheden med den tidligere administrator – hvad var det for “klagepunkter”, der førte til opsigelse af samarbejdet. Det viste sig, at andelsboligforeningen i høj grad følte sig “overset” i det store administrationsselskab. Det betød bl.a., at de synes de fik en mangel-
8
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
A RT I K E L
“F ø r s t o g f r emme s t tog den nye ad m inistrator sig me d d e t s amme t i d t i l at lære foreningen grundigt at k e n d e , h v i l k e t p å m a n ge m åder har gjort hverdagen l e t t e r e f o r f o reningen og bestyrelsen.” VA L G AF A D M I N I S T R ATO R
/
9
“Det bedre IT-system hos den nye administrator har naturligvis vist sig at være en stor hjælp for bestyrelsen i den daglige kommunikation med beboere og administration.” fuld rådgivning og økonomistyring,
grundigt at kende, hvilket på mange
Hvad blev foreningens udbytte
et for ringe IT-tilbud og – har det
måder har gjort hverdagen lettere
Andelsboligforeningen AB Folkvars-
efterfølgende vist sig ved overdra-
for foreningen og bestyrelsen.
vej 4-6 på Frederiksberg fik hos
gelsesforretningen – manglende do-
den nye og mindre administrator en
kumentation af aftaler og beslutnin-
Bedre kommunikation og
administrationsaftale, der var klar og
ger indgået gennem årerne. Det må
administrationsløsning
præcis mht. ydelsernes omfang, - den
og kan selvsagt ikke tolkes derhen,
Poul Husted har desuden været
fik en kontaktperson, der havde den
at et stort administrationsselskab
meget tilfreds med skiftet til den
nødvendige tid til at lære foreningen
generelt ikke løfter de nævnte opga-
nye administrators IT-system, der
at kende og til at servicere forenin-
ver på en helt og aldeles acceptabel
er up-to-date og matcher bolig-
gen i rimeligt omfang fra den første
måde, men det indikerer, at “stør-
foreningens behov. Det kunne ved
dag – og endelig har den nu adgang
relsen” alene ikke er en garanti for,
sammenligning konstateres, at det
til et tidssvarende IT-administrati-
at administrationsydelserne nu også
var en del mere avanceret end det,
onssystem – og til samme pris.
bliver bedre tilrettelagt og udført.
foreningen før blev tilbudt. Det
Gennem min samtale med Poul
Ovenstående – og naturligvis
bedre IT-system har naturligvis vist
simple - sammenligning af en enkelt
Husted kom det tillige frem, at hvor
sig at være en stor hjælp for besty-
boligforenings oplevelse af såvel
“afleveringsforretningen” absolut
relsen i den daglige kommunikation
en stor som en mellemstor admini-
ikke var noget at råbe hurra for, så
med beboere og administration.
strator giver mig ikke grund til at
var mødet med den nye administra-
Der er således stor tilfredshed hos
antage, at der skulle være særlige
tor kun positivt. Der blev straks til-
såvel bestyrelse som beboere med
fordele forbundet med at vælge ad-
koblet en kompetent og interesseret
skiftet fra en stor til en mellemstor
ministrator efter størrelse – forstået
kontaktperson, som i øvrigt stadig
administrator, hvor de ifølge Poul
som jo større, jo bedre. Sammen
er foreningens kontakt til admini-
Husted får svar på deres henven-
med Poul Husted vil jeg forsigtig
strator, og som fra dag et har sørget
delser inden for en særdeles rimelig
konkludere, at der stadig mangler
for at servicere andelsboligforenin-
tidsfrist og endog har mulighed for,
dokumentation for, at der er stor-
gen på fuldt tilfredsstillende vis.
hvis det brænder på, at komme i for-
driftsfordele at hente for kunderne
Først og fremmest tog hun sig med
bindelse med deres kontaktperson
hos det store administrations-
det samme tid til at lære foreningen
uden for almindelig åbningstid.
selskab. n
1 0
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
Bygningsservice Arealpleje Vinduespolering Viceværtservice Vand, varme, belysning Trappevask Snerydning og saltning
Professionel, fleksibel og sikker ejendomsservice, hvor en aftale er en aftale og alt er i orden. Når du vælger TJEK til din ejendom og dine udendørsarealer, sikrer du din ejendom 365 dage om året. TJEK tilbyder alle ydelser indenfor bygningsservice som for eksempel arealpleje, viceværtservice, snerydning samt vand, varme og belysningskontrol og alle former for reparation. Og sker der noget uventet, kræver det kun et opkald, så er vi på vej. Hos os kan du vælge en løsning, som bygger på behov og ikke på ugeplaner. Det betyder, at din trappe vaskes, når den er beskidt, og at dit græs bliver slået, når det er for højt. Det giver dig ikke kun bedre udnyttelse af dit budget for ejendomsservice, men også en klart bedre oplevelse af den service du får. Vil du helst lægge vores ydelser fast i et skema, tilbyder vi naturligvis også faste aftaler.
Book et møde med os på 30 67 06 66 - eller læs mere om os på www.tjekservice.dk
Vi har TJEK på 6 millioner m2 og sætter en ære i at gøre arbejdet ordentligt. Hver gang.
A RT I K E L
Oversigt over hovedparten af de større foreningsadministratorer i Storkøbenhavn ADLEX-MÜRS C H Ejendomsadministration A / S
E jendomsadministrationen A ndelsbo
Administration Danmark
H A L D GU T T E N B E R G Advokatfirm
Administrator Jens Arentoft
H erbo A dministration A / S
ADVODAN B irkerød
Hu p f e l d & Hove ( s . 2 6 )
ADVODAN G lostru p
I P Administration A / S
ADVODAN H elsingør
L E A Ejendomspartner A / S
Advokaterne i Rosenborggade
NEMT AB
Advokaternes Ejendomsadministration
N ew sec D atea A / S
ATB E jendomsadministration
N O R D Ejendomsadministration A pS
B&T A dministrationsaktieselskab
N y-C E jendomsadministration
B ente Naver Ejendomsadministration
Qvortr u p E jendomsadministration A / S
B jørnsholm
S alling E jendomsadministration
Bo elskifte Ad m i n is t r a t ion ( s . 3 9 )
SJELDANI Bo l i g a d m i n i st r a t io n ( s . 2 5 )
Bo ligadmini st r a tor e r n e A / S ( s . 6 )
Spar N ord E jendomsadministration
Bo ligexperten A d m i n is t r a t ion A / S ( s . 2 - 3 )
Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S
B y & B olig Administration
V aldal A dvokatfirma
C EJ Ejendomsadministration A / S
V est A dministrationen A / S
Cobblestone /A dministrationshuset
V estegnens B oligadministration A pS
CUB US Administration A p S
W a n t z i n E j e n d o m sa d vok a t e r ( s . 3 1 )
DEAS A/S
Wind A dministration
Drachmann Ejendomsadministration A/S (s. 35)
W T C advokaterne A / S
Egemar & Clausen
Ø E N S Ejendomsadministration
Ejendomsadministrationen 4 B A / S
Find yderligere detaljer for de markerede administratorer på de følgende sider: 2-3, 6, 25, 26, 31, 35 og 39.
1 2
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
A RT I K E L
Hvem administrerer andels- og ejerboligforeninger?
I Storkøbenhavn er der mere end 100 udbydere af ejendomsadministration og heraf har kun ca. halvdelen mere end 5 medarbejdere. De største i branchen er kommet til gennem de seneste 30 år - primært gennem opkøb - og ejes alle af fonde eller udenlandske selskaber. Læ s
mere
på
f ø lgende
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
sider . . .
/
1 3
K Flemming Nielsen Flemming Nielsen Partner, Center for vækst og udvikling
endetegnet for administrtor-
Det har dog været en udfordring
markedet er, at vi, som i
for de store selskaber at holde på
bankverdenen, har 2 meget
kunderne efter et opkøb. Vi har
store spillere nemlig Newsec Datea
været vidne til, at op til 30 - 40 %
A/S og DEAS, som kan sammenlignes
af kunderne har opsagt administra-
med Nordea og Danske Bank. Newsec
tionsaftalerne inden for de 2 første
Datea og DEAS omsætter for mere end
år, bl.a. fordi de ofte har følt, at
alle de ca. 40 andre selskaber – målt
de bliver en ”lille kunde” i et stort
efter antal ejendomme i administra-
system. Mange boligforeninger har
tion - på markedet tilsammen.
derfor søgt tilbage til en mindre el-
Da begge selskabers primære om-
Har været leder og direktør i administratorbranchen igennem 20 år og varetaget administrationen af mindre og mellemstore administrationsfirmaer - samt af en af de største i branchen. Siden 2009 har Flemming Nielsen været ejer af og direktør for Center for Vækst og Udvikling samt for firmaet Prosedo, der er tæt på Administratorbranchen, og som årligt udarbejder brancheanalyser.
ler mellemstor administrator eller til
sætning kommer fra drift af udlej-
et advokatfirma, hvor foreningens
nings- og erhvervsejendomme, kan
kontaktperson kender til alle forhold
Newsec Datea og DEAS godt kalde
omkring ejendommen. Foreningerne
sig specialister i udlejningsejendom-
kan generelt godt lide at føle sig
me, idet mindre end 30 % af deres
som en “vigtig” kunde og samtidig
omsætning kommer fra administra-
vide, at det er let at få kontakt til
tion af boligforeninger.
ejeren af administrationsfirmaet.
De store selskaber har gennem de
1 4
/
seneste 25 år primært vækstet ved, at
De store er nu ved selv at blive opkøbt
selskabernes ejere, bestående af ka-
I 2016 har de store i branchen kun
pitalfonde, pensionskasser eller ejen-
opkøbt ganske få mindre administra-
domsselskaber, har købt ejendomme
tionsfirmaer. Til gengæld er Datea
og lagt administrationen hos deres
blevet opkøbt af svenske Newsec.
egne selskaber. Herudover er væk-
Endvidere har kapitalfonden bag
sten kommet gennem opkøb af andre
DEAS haft forhandlinger med en
ejendomsadministrationsfirmaer.
mulig køber. DEAS har i sædvanlig
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
A RT I K E L
Flere ydelser hos administrator
kommet øget lovkrav, bl.a. regler
nen på en række centrale poster og
G e n n e m de sidste 30 år har bran -
om hvidvaskning, og boligforenin -
været igennem fyringsrunder, og har
ch e n u dviklet sig således, at de
gerne stiller samtidig større krav
herved kunnet øge overskuddet på
y d e l s e r, som en administrator kan
til ejendomsadministrator om at
kort sigt. Vi ser ofte denne strategi i
t i l by d e , er blevet mangfoldigere,
stille data og systemer til rådighed
kapitalfondsejede virksomheder lige
o g m a n ge bestyrelser forventer
for bestyrelserne og ejendo m -
før salg. En sådan strategi kan på
d e s u d e n , at en ejendomsadmini -
mens beboere for dermed at gøre
længere sigt give forringet service
s t ra t o r kan rådgive om langt flere
det lettere at være bestyrelse og
og dermed tab af kunder.
s a g s o m råder end tidligere. Der er
beboer.
kapitalfondstil slanket organisatio-
om sæ t n i n g i 1 . 0 0 0 k r .
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
1 5
A RT I K E L
“det er en fordel at blive administreret af et firma, der har stabilitet og udviser en jævn udvikling over de seneste år.” Vælg en administrator som
der, pensionsselskaber og fonde,
indtjeningen på ejendomsadministra-
kan holde på kunderne, primært
idet der er en helt naturlig tendens
tion. Det kræver stor indsigt i både
administrerer foreninger og som
til at sætte sine bedste medar-
arbejdsopgaver, jura og IT at tjene
udvikler sig
bejdere på disse kunder. Der er
penge i branchen. Konkurrencen er
Som det ses af nedenstående graf,
en risiko for, at foreningskunden
hård, hvilket kan ses af, at grund-
har væksten gennem de seneste
bliver betjent af de “yngste” med-
honoraret for at administrere en
år primært ligget hos de mellem-
arbejdere, der ikke i alle tilfælde
ejendom stort set har været uændret
store administrationsselskaber.
har de fornødne kompetencer til at
gennem de seneste 20 år på trods
Det skyldes bl.a., at det har været
være proaktive ved optimering af
af, at der er kommet ca. 30 - 40 %
vanskeligt for de største i branchen
foreningens drift, ved omlægning
flere opgaver som følge af lovgiv-
at finde selskaber, der var villige til
af lån og ved rådgivning i forbin-
ningen. Når man skal ud og vælge
at sælge deres administration. Min
delse med større byggesager.
en ny administrator, vil foreningerne
opfattelse er, at det er en fordel at
Bemærkning: nogen usikkerhed på
erfare, at der er meget stor forskel
blive administreret af et firma, der
CEJ’s tal som følge af meget spar-
på, hvordan administrationsaftalerne
har stabilitet og udviser en jævn
somme oplysninger i regnskabet.
er skruet sammen. Brancheforeningen har udarbejdet og anbefalet brug af
udvikling over de seneste år. Det er typisk også dem, der udvikler de-
Tjener administratorerne
en standardkontrakt, men den bliver
res produkter og systemer til gavn
mange penge?
kun benyttet i meget ringe omfang.
for kunderne og samtidig dem, der
Man kunne forestille sig, at ad-
Der er også meget stor forskel på,
har været bedst til at holde på kun-
ministrationsselskaberne, lige som
hvad der skal betales for service-
derne. Derfor er det også vigtigt
bankerne, tjener mange penge. Det
ydelser ud over selve grundhono-
før valg af administrator at søge
kan man dog ikke ligefrem sige, idet
raret. Men alt i alt er det min opfat-
oplysning om kundestabiliteten.
afkastet af omsætningen gennem de
telse, at det samlede honorar for at
Husk tillige at få oplysning om an-
seneste år for de største firmaer
administrere en ejendom er meget
delen af de ejendommene i admini-
kun i gennemsnit har udgjort 10 %.
ens for 80 % af administrations-
strationen, der kommer fra storkun-
Der er meget små marginaler i
selskabernes vedkommende.
ud vi k l i n g a f oms æ t n i n g e n ( i % a f for r i g e å rs o ms æ t n i n g 2 0 1 2 - 2 0 1 6 )
1 6
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
1 7
A RT I K E L
Er de store så bedre end
generalforsamlinger, bestyrelses-
de mellemstore som følge
møder, rådgivning i forbindelse med
af stordriftsfordele?
byggesager og lån m.v. En række af
Det kan man bestemt ikke sige.
de mindre og mellemstore firmaer
Hvis det skulle være tilfældet, ville
har tilknyttet jurister tæt på de
det kræve, at man, som i bankver-
enkelte foreninger. Endvidere kan
denen, kunne skille sig ud fra de
flere af disse tilbyde en del selvbe-
øvrige ved større og mere effek-
tjeningsværktøjer på nettet i form af
tive IT-systemer og ved at tilbyde
beboerboks og kontaktoplysninger,
specialister med særlig viden. Som
som gør arbejdet hurtigere og nem-
det kan ses af nedenstående grafer,
mere for bestyrelserne og beboerne.
er omsætningen pr. medarbejder i
Mange foreninger vælger admini-
de mellemstore administrations-
strator ud fra et ønske om, at der er
selskaber næsten 20 % større end i
en person, der er tæt på ejendom-
de 3 største selskaber.
men, og som er den, der udfører
Det skyldes, at alle i branchen
de fleste af arbejdsopgaverne på
benytter de samme 3 IT systemer
ejendommen og således er dybt
til at udføre den daglige admini-
inde i foreningens forhold. En sådan
stration med. Der er således ikke
tilknytning giver ofte en nemmere
et IT system, der kan opveje de
kommunikation og letter bestyrel-
mange uproduktive led og det
sens i dens arbejde.
øgede krav til kommunikation i en
Jeg vil anbefale bestyrelsen at
større organisation.
tage et møde med administrator, før man beslutter hvilken administrator,
Herudover bør I som minimum få afklaret følgende hos administrator: • Antal medarbejdere • A n t a l for e n i n g se j e n d omme i a d m i n i s t r a t ion • A n t a l l e j e m å l i a d m i n i s t r a t io n • Ge n n e m sn i t t e l i g væ ks t (vælg et selskab i fremdri f t )
• Ku n d e st a b i l i t e t (sikre r a t administrator har tilfredse k u n d e r )
• Bl i v e r d e r st i l l e t ø kon om i s k e d a t a t i l g æ n g e lige o n l i n e f or b e s t y r e ls en? • H j e m m es i d e i n t e g r e r et med a d m i n i st r a tor s sy st emer • S t i l l es b e b oe r k o n t a kto p l ysn i n g e r n e t i l r å dighed
Hvad bør vi så gå efter, når vi
man ønsker at bruge. En god “kemi”
f o r e v t . v i c e væ r t o g
skal vælge en ny administrator?
og administrators evne til sætte sig
b e st y r e lse r
Foreningerne bør altid forsøge at
ind i foreningens behov er afgørende
finde det advokatfirma eller ad-
for et effektivt bestyrelsesarbejde. n
ministrationsselskab, der er bedst
• D i g i t a l k om m un i k a t i on m e d f o r e n i n g e r n e (le t t e r bestyrelsens arbejde betyd e l i g t )
til at opfylde de konkrete behov,
Væsentlige ændringer siden analysen: • Siden 2016 er Datea A/S opkøbt af svenske Newsec og ændrede navn til Newsec Datea A/S. • Administrationshuset er ultimo 2017 vokset til estimeret 100-110 medarbejdere og har skiftet navn til Coblestone.
foreningen har. Behovene er forskellige fra forening til forening i forhold til hjælp i forbindelse med
• Ju r i st / A d vok a t t i l k nyttet • T i l b y d es b y g g e s a g sa d m i n i st r a t io n
A nt a l m e d a r b e j d e r e fo r d e s t ø rst e ud b y d e r e i m a r k e d e t ul t i mo 2 0 1 6
1 8
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
Ejendommens kommunikation samlet på ét sted
Spar tid og optimér kommunikationen mellem bestyrelse og beboere med programmet ProBo Udvalgte funktioner: Dokumentarkiver
Digitale underskrifter
SMS Service
Økonomiske data
Beboerprofiler
Online booking af vaskeri og fælleslokaler
Online bilagsgodkendelse
Beskeder
Online indberetning af viceværtopgaver
Læs mere på prosedo.dk Du kan også skrive til christian@prosedo.dk eller ringe på tlf. 22 43 96 50 for at høre mere om ProBo
AANR N TO I KNECLE
TT Revision H VO R F O R S K AL DU VÆLGE TT REVISION SOM REVISOR? Fordi vi har en mangeårig erfaring med foreninger og er i dag en af de største leverandører i Storkøbenhavn til ejer- og andelsboligsforeninger. Vi kender mange af de praktiske problemstillinger som administrator og bestyrelserne møder i det daglige. Vores ekspertise bruger vi, udover at være revisorer for foreninger, også til at afholde kurser for andre revisorer landet over, hvor vi underviser i revision, regnskab, skat og moms inden for ejer- og
Thøger Rude Andersen Torben Madsen Registreret Revisor statsautoriseret revisor
andelsboligforeninger. Vi anvender også vores erfaring og ekspertise til at sikrer at
Nav n: TT Revision
bestyrelsen og administrator oplever regnskabsprocessen som både effektiv og enkel og ikke mindst at foreningens medlemmer får
Beliggenhed:
informative regnskaber. Vi gør alt for at give den bedste rådgivning og
Vester Voldgade 107
vejledning om regnskabet, og det er vigtigt for os, at foreningerne får et
1552 København V
overskueligt og forståeligt regnskab, også for ikke regnskabskyndige.
Amagerbrogade 253
Vores foreninger er velkommen til at sende os spørgsmål - også at videresende spørgsmål fra ejerne og andelshaverne - om f.eks.
2300 København S
regnskab og skat, idet vi ønsker at give opbakning til bestyrelsen og
CV R nr.: 29 16 85 04
administrator i kommunikationen med foreningens medlemmer.
Ko ntakt o ply s ninger: telef o n 33 15 27 27
fakta om firmaet
E-mail tt@ttrevision.dk 20
A ntal medarbejdere
150
A ntal foreninger , hvor T T Revision er revisor
Ja
D igital komm unikation med foreningerne
2 0
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
hjemmeside www.ttrevision.dk
/
JA N UA R
2 0 1 8
A RT I K E L
Her er de digitale ydelser, du kan forvente til din rådighed fra jeres administrator Tunge processer og bøvl undgås - og bestyrelsesarbejdet bliver mere attraktivt - hvis administrator tilbyder værktøjer, der gør det frivillige bestyrelsesarbejde lidt lettere.
Christian Ringbaek Christian Ringbæk Prosedo
Legende let for beboerne
får deres egen digitale postkasse. Besty-
Når ejendommens beboere har opret-
relsen kan let og hurtigt sende beskeder
tet sig med deres personlige profil, får
til enten en udvalgt beboer eller til samt-
de adgang til det mest brugervenlige
lige beboere. Derudover kan beboerne
kommunikationssystem i administra-
også sende beskeder til hinanden, lige-
tionsbranchen. Systemet kaldes ProBo
som en evt. vicevært kan kobles på og
og stilles til rådighed af en række
sende og modtage beskeder. Hver beboer
førende administrationsselskaber.
vælger selv sine personlige præferencer
ProBo løser udfordringen med let
for, hvad den enkelte måtte ønske at blive
kommunikation til de rette personer i en
orienteret om – og om orienteringerne
boligforening. Alle oprettede beboere
skal sendes pr. SMS eller mail.
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
2 1
A RT I K E L
“Med funktionen “Akut besked” kan bestyrelsen eller viceværten dele enhver information let og hurtigt – og også via SMS.” Beboere, som ikke har mulighed for
videre, eller at sedlen tages ned af
tid skifte indstillinger – helt uden
at kommunikere digitalt, kan vælge
den første beboer, der ser det.
at bestyrelsen skal involveres.
at tilmelde en pårørende - f.eks. et
Derudover har bestyrelsen skullet
barn eller en anden nærtstående – til
bruge lang tid på at omdele informa-
Viceværten orienterer og har
at håndtere den digitale kommunika-
tionen – med ProBo klares det nemt.
let digital opgavestyring
tion på sine vegne og dermed bliver kommunikationen i en ejendom let.
Når man logger ind, er man tildelt en Hurtig orientering på valgfrie medier
rolle. Foreningens vicevært har såle-
Den digitale udvikling har tilvejebragt
des adgang til at sende informationer
Akut strømafbrydelse
nye muligheder for at klare en lang
om f.eks. ejendommens drift og andre
Der er gravearbejde på vejen og
række af de tunge, manuelle opgaver,
forhold, som naturligt er indenfor hans
elektriciteten graves over. Med
som påhviler en bestyrelse, langt mere
område. Dermed optimeres informa-
funktionen “Akut besked” kan be-
effektivt og mindre arbejdskrævende.
tionsvejen, og bestyrelsen skal ikke
styrelsen eller viceværten dele en-
Der findes i dag systemer, som er
bruge tid på en opgave, der alligevel
hver information let og hurtigt – og
integreret med f.eks. administrators
bedst løses af viceværten. Derudover
også via SMS, som er fuldt integre-
beboerlister, således at beboerne
kan beboerne indberette fejl og mang-
ret og tilgængelig for bestyrelsen.
selv kan oprette sig og vælge
ler direkte til den digitale opgave-
hvilke informationer, de vil mod-
styring. Bestyrelsen kan følge med,
tage og på hvilke medier.
men behøver ikke at være mellemled
ProBo er en ideel mulighed for foreningen for hurtigt og effektivt at videregive relevant information
For nogle beboere vil det være
til beboerne. Det kan være fra de
optimalt at kunne modtage en SMS
alvorlige om oversvømmelse i kæl-
under ferien om væsentlige forhold
Ejendommens komplette
deren til information om general-
i ejendommen, og for andre vil det
kommunikationssystem
forsamlinger og festligheder.
passe bedre med en e-mail, mens
Har din forening adgang til ProBo,
Informationer som disse er tra-
mellem beboerne og viceværten.
en tredje måske vil foretrække
har I altså adgang til markedets mest
ditionelt givet via mund-til-mund
at orientere sig via en hjemme-
effektive kommunikationssystem, når
eller som en seddel på opslags-
side eller infoskærm i foreningens
det drejer sig om at informere bebo-
tavlen i ejendommens opgange.
opgang. Beboerne kan med de nye
erne, uanset om kilden er bestyrel-
Begge metoder medfører risiko for,
muligheder selv vælge, hvad der
sen, viceværten eller den professio-
at budskabet bliver givet forkert
passer dem bedst og kan til enhver
nelle ejendomsadministrator.
2 2
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
5
digitale ydelser du skal forvente fra en måske ny administrator
Dertil kan nævnes – hvad der er standard i dag for stort set alle administrationsselskaber – mulighed for at underskrive dokumenter med NemID, foretage anmeldelse af forsikringsskader døgnet rundt, opsige sin andelsbolig og bestille alle relevante rapporter i forbin-
1 . E nkelt og effektivt
delse med salget af andelsboligen
v æ rktøj til hele
på fem minutter.
ejendommen ( beboere , bestyrelse og evt .
Omsorg også for de
vic ev ært ) til digital
ikke-digitale beboere
kommunikation mellem
Mange foreninger har længe haft
beboerne .
lyst til at udskifte den gamle opslagstavle med et alternativ, som
2. Fleksibel mulighed
kan håndteres enkelt og hurtigt
for indsamling af
Sådan vælger du de rette løsninger til din forening Mange professionelle ejendomsadministratorer tilbyder systemer udviklet på tværs af de mindre og mellemstore selskaber i administrationsbranchen. Et sådant samarbejde sikrer din forening stabile løsninger, ligesom flere administrationsselskaber deler investeringerne mellem sig. På den måde bliver de mange millioner kroner, der årligt investeres i at udvikle og vedligeholde, ikke væltet direkte over på foreningen. Derimod er erfaringerne indtil nu, at investeringerne har sparet foreningerne for mere i fx udgift til porto end det beløb, foreningen i nogle tilfælde betaler for hele paletten af muligheder. Da it-systemer hurtigt forældes, giver det god mening også at spørge administrator om, hvordan de sikrer sig, at de it-systemer, de tilbyder jer som
og med større kontrol med opslag
beboernes digitale
og informationer. Det kan lade sig
kontaktinformationer
gøre ved at koble en opgangs-
inkl. mulighed for,
skærm til det digitale kommuni-
at beboerne selv kan
kationssystem. Opgangsskærmen
vedligeholde kontakt-
spejler automatisk relevante
informationerne .
informationer fra hjemmesiden til en touchskærm, der monteres i
3. S ikkert system med
opgangen i stedet for den gamle
individuelle bruger -
opslagstavle. Således skal infor-
adgange og respekt
mationer blot skrives ét sted før de
for persondata -
er tilgængelige via mobilen, tablet,
forordningen .
computer og skærm i opgangen.
4 . A dgang til forenin -
den gamle opslagstavle. Informati-
Der er flere grunde til at skifte gens nøgledokumenter
onerne fra bestyrelsen opnår større
døgnet rundt inkl .
synlighed og kommer lettere ud til
automatisk advisering
beboerne. Samtidig tager opgangs-
pr . e -mail om nye
skærmen hensyn til de beboere,
doku menter .
der i det daglige ikke har adgang til computer eller e-mail, så også
5 . Overblik over for-
de kan se vigtige oplysninger. En
eningens økonomiske
anden grund er store besparelser
data via nettet inkl .
ved langt mindre forbrug af porto,
legende let h å ndte -
tryk og papir. Hertil kommer den
ring af godkendelse
tid, som bestyrelsen og viceværten
af foreningens
bruger på omdeling af informatio-
regninger .
ner og opslag. n
forening, ikke er forældede om få år, og om de f.eks. er med i en gruppe af andre administrationsselskaber, så det sikres, at så mange gode idéer som muligt kommer din forening til gode.
om Prosedo Prosedo leverer på syvende år kommunikationssystemet ProBo til boligforeninger, og er Danmarks førende indenfor området. Samarbejdet med en bred vifte af landets førende administrationsselskaber sikrer løbende udvikling af vores ydelser, så de ca. 2.500 boligforeninger, der er brugere af systemerne, får stillet de bedste, standardiserede løsninger til rådighed. Vil du vide mere, så skriv blot til christian@prosedo.dk eller ring til Christian på 22 43 96 50.
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
2 3
A RT I K E L
Vidste du at MAGASINET MIN BOLIGFORENING (TIDL. SHB MAGASINET) SKIFTER NAVN FOR AT SIGNALERE, AT VI ER MAGASINET, DER ER TIL FOR BESTYRELSERNE I DE STORKØBENHAVNSKE ANDELS- OG EJERBOLIGFORENINGER. 2 4
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
P RO F I L A N N O N C E
SJELDANI Boligadministration AS H vorfor skal du vælge os som administrator ? SJELDANI har administreret boligforeninger siden virksomhedens start. Vi har stor erfaring og bred viden på området, som sikrer, at din forening er i trygge hænder. Vi ser det som en af vores vigtigste opgaver, at være med til at
Kirsten Sjeldan
underbygge demokratiet i de boligforeninger, som vi administrerer. Det gør vi blandt andet ved, at rådgive om formuleringen af forslag, som skal behandles på generalforsamlinger i din forening, så alle medlemmer er
Kirsten Sjeldan Direktør
grundigt informeret, inden beslutningerne skal tages. SJELDANI har tilrettelagt arbejdet, så det at være bestyrelsesmedlem ikke er en voldsom arbejdsbyrde. Vi bruger it, internettet og foreningens egen
Nav n: SJELDANI B oligadministration AS
hjemmeside til at gøre det let, at være bestyrelsesmedlem. Hos SJELDANI lægger vi alle vægt på at have en original personlighed. Der skal hos os være plads til at kunder, kollegaer og samarbejdspartnere kan være, som vi er.
Beliggenhed: P. K n udsens G ade 1 2450 K øbenhavn SV
fakta om firmaet
Etableret: 1993
Tilbydes beboerprofiler, der tillader kommunikation frit imellem beboere, bestyrelse og administrator
Ja
A dministrator og bestyrelse kan sende S M S direkte til beboerne
Ja
telef on 33 24 21 11
Beboerboks , hvor der kommunikeres uden at man skal kende hver enkelt beboers kontaktinformation
Ja
hjemme s ide
Dokumentarkiv f.eks. indkaldelser, referater og vedtægter
Ja
Online bilagsgodkendelse. Digital og automatiseret godkendelse
Ja
Økonomiske data. Oversigt over foreningens økonomiske data , der kan tilgå s af bestyrelsen døgnet r u ndt
Ja
Hjemmeside integreret med administrators systemer
Ja
Ju rist /advokat tilknyttet
Ja
Tilbyder byggesagsadministration
Ja
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
2 5
Ko ntakt oply s ninger: E -mail info @sjeldani. dk www. sjeldani . dk
P RO F I L A N NONCE
Hupfeld & Hove Advokataktieselskab H vorfor skal du vælge os som administrator ? Hupfeld & Hove administrerer en portefølje af mellemstore og større andelsbolig- og ejerforeninger. Vi har et indgående kendskab til foreningsdrift herunder byggesager inkl. offentlig byfornyelse, og vi arbejder tæt sammen med hver forening, som vi knytter en fast administrator og advokat til. I vores samarbejde med foreningerne giver vi hurtige og kompetente svar, baseret på vores mere end 27 års erfaring i branchen. Niels Hupfeld, Advokat
fakta om firmaet
Morten Hove, Advokat
Nav n: Hu pfeld & H ove
Tilbydes beboerprofiler, der tillader kommu nikation frit imellem beboere, bestyrelse og administrator
Ja
A dvokataktieselskab Beliggenhed:
A dministrator og bestyrelse kan sende S M S direkte til beboerne
Ja
Viemosevej 62
Beboerboks , hvor der kommu nikeres u den at man skal kende hver enkelt beboers kontaktinformation
Ja
Etableret: 2006
Dokumentarkiv f.eks. indkaldelser, referater og vedtægter
Ja
Online bilagsgodkendelse. Digital og automatiseret godkendelse
Ja
Økonomiske data. Oversigt over foreningens økonomiske data , der kan tilgå s af bestyrelsen døgnet r undt
Ja
Hjemmeside integreret med administrators systemer
Ja
Ju rist /advokat tilknyttet
Ja
Tilbyder byggesagsadministration
Ja
2 6
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
2610 Rødovre
Ko ntakt oply sninger: telef on 35 27 80 20
E -mail NH@HPLAW .dk
JA N UA R
hjemme side www. hplaw. dk
2 0 1 8
A RT I K E L
Sådan er du garanteret en professionel administrator Når du står og skal vælge en administrator til at administrere din ejer- eller andelsboligforening, kan det være lidt af en jungle. Men hvis du vælger en administrator, der er medlem af Ejendomsforeningen Danmark, er du sikret en professionel samarbejdspartner. Læ s
mere
på
f ø lgende
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
sider . . .
/
2 7
A RT I K E L
Fakta:
F ind din professionelle administrator på www.ejendomsforeningen. dk/liste, og læ s mere
om hvad et medlemskab af E jendomsforeningen D anmark indebæ rer p å www. ejendomsforeningen.dk/ medlem
Kig efter logoet, n år du væ lger administrator
28
/
S HB
M AG A S I N E T
/
JA N UA R
2 0 1 8
A RT I K E L
“Administrator skriver blandt andet under på, at klientens midler holdes adskilt fra egne midler, samt at virksomheden har e n k r im i n a l i t e t s - o g ansvarsforsikring.”
D
et er altid en god ide, at se
skriver blandt andet under på, at
sig om, når man skal vælge
klientens midler holdes adskilt fra
en administrator til at ad-
egne midler, samt at virksomheden
ministrere sin ejer- eller andelsbo-
har en kriminalitets- og ansvars-
ligforening. Der er mange hensyn,
forsikring.
men hvis man vælger et medlem
Jannick Nytoft Jannick Nytoft Administrerende direktør Ejendomsforeningen Danmark
“I dag er det, at en administrator
af Ejendomsforeningen Danmark,
er medlem af Ejendomsforeningen
så er man kommet et meget langt
Danmark, en blåstempling, som
stykke i forhold til at vælge den
høster større og større anerken-
rigtige administrator. For som
delse i omverdenen. Det skal vi
medlem skal en administrator følge
selvfølgelig værne om. De etiske
et sæt etiske normer. De etiske
normer skal gerne være med til at
normer har eksisteret siden 2007
skabe en øget stolthed, kvalitet og
og udgør rammen for, hvordan man
konkurrence i branchen”, siger Jan-
som administrator skal opføre sig
nick Nytoft, der er administrerende
over for blandt andet kunder, lejere
direktør i Ejendomsforeningen
og myndigheder. Administrator
Danmark.
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
2 9
Et medlemskab, der forpligter Ejendomsforeningen Danmark reviderede i 2016 de etiske normer, og der bliver nu blandt andet stillet større krav til uddannelse af administratorerne. Kompleksiteten i arbejdet som administrator er stærkt stigende. De etiske normer har derfor til formål at styrke administratorerne på flere områder. “Vi kan med de nye etiske normer bedre sikre, at alle administratorer har fokus på at yde en professionel indsats, og vi kan i sidste ende ekskludere et medlem, som ikke vil leve op til branchens fælles standarder”, siger Jannick Nytoft. Ejer- eller andelsboligforeninger, der er utilfredse med deres administrator, har mulighed for at klage til Ejendomsforeningen Danmark. Der skal indbetales et mindre klagegebyr, men det refunderes, hvis klager får medhold. Kig efter logoet Ejendomsadministratorer, der er medlem af Ejendomsforeningen Danmark, skal synligt henvise til deres medlemskab på deres hjemmeside, hvor administratorerne som oftest vil gøre det ved at bruge Ejendomsforeningens Danmarks logo. “Kunderne skal være trygge og vide, at hvis man vælger en administrator, der er medlem af Ejendomsforeningen Danmark, så får man en ydelse af høj kvalitet”, slutter Jannick Nytoft. n
Om E jendomsforeningen Danmark Ejendomsforeningen Danmark er en erhvervsorganisation for ejere, udlejere og administratorer af fast ejendom i Danmark. Foreningens medlemmer dækker cirka 85 procent af det professionelle ejendomsmarked. Som organisation sørger vi for, at branchens synspunkter bliver hørt i ministerierne og på Christiansborg. Foreningen har et etableret netværk på den politiske scene i ind- og udland og et omfattende netværk af samarbejdspartnere på det danske og det internationale ejendomsmarked. En af organisationens vigtigste opgaver er at arbejde for, at branchens stemme giver genlyd i medierne og den offentlige debat. Derudover er det foreningens mål at bidrage til udviklingen af en faglig stærk og professionel ejendomsbranche. 3 0
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
P RO F I L A N N O N C E
WANTZIN Ejendomsadvokater H vorfor skal du vælge os som administrator ? Hos os vil du altid opleve at have et fasttilknyttet team af specialister, hvoraf advokaten vil være din faste kontaktperson. Vi sætter en ære i at møde vores kunder i øjenhøjde og tager altid udgangspunkt i den enkelte forenings specifikke behov. Vi er eksperter inden for ejendomsadministration og administrerer mere end 4000 lejemål i andelsbolig- og ejerforeninger. Vi bistår foreningerne hele vejen rundt; herunder administration, byggesager og løbende juridisk rådgivning.
Nicholas Wantzin Advokat, indehaver
Vi har fokus på at lette arbejdet for bestyrelsen og arbejder derfor med det førende IT-system. Dette letter bestyrelsen for administrativt arbejde og gør det nemt at kommunikere med beboerne.
Nav n: W ANTZIN Ejendomsadvokater
Vi ser frem til at høre fra dig.
Beliggenhed:
fakta om firmaet
A delgade 15, 5. sal 1304 K øbenhavn K
Tilbydes beboerprofiler, der tillader kommunikation frit imellem beboere, bestyrelse og administrator
Ja
A dministrator og bestyrelse kan sende S M S direkte til beboerne
Ja
telef o n 33 13 11 35
Beboerboks , hvor der kommunikeres uden at man skal kende hver enkelt beboers kontaktinformation
Ja
hjemme s ide
Dokumentarkiv f.eks. indkaldelser, referater og vedtægter
Ja
Online bilagsgodkendelse. Digital og automatiseret godkendelse
Ja
Økonomiske data. Oversigt over foreningens økonomiske data , der kan tilgå s af bestyrelsen døgnet r u ndt
Ja
Hjemmeside integreret med administrators systemer
Ja
Ju rist /advokat tilknyttet
Ja
Tilbyder byggesagsadministration
Ja
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
3 1
Ko ntakt oply sninger: E-mail N W @wzn . dk www.w zn .dk
Tank viden og optimer drift og udvikling af din andels- eller ejerboligforening
Min Boligforening tilbyder en række events, der er målrettet bestyrelsesmedlemmer i
andels- og ejerboligforeninger. Arrangementerne er gratis og er designet så de skaber viden og netværk for bestyrelsen, der understøtter en effektiv drift og udvikling.
GÅ-HJEM MØDER
Næste udgave af Magasinet
På Min Boligforenings Gå-Hjem møder kan du “tanke” ny relevant viden på 3 timer. Du møder 12-18 forskellige rådgivere og leverandører, der hver især har mange års erfaring med andels- og ejerboligforeninger. Møderne er opbygget med få korte og koncentrerede oplæg og fungerer dermed som et godt afsæt til at søge yderligere viden. Oplæggene omfatter relevante temaer, der alle sætter fokus på de opgaver, udfordringer og muligheder, der er for drift og udvikling af netop jeres forening. Tilmeld dig vores næste Gå-hjem allerede nu på minboligforening.dk
I vores næste udgave af Magasinet Min Boligforening sætter vi fokus på temaet Boligforeningens drift og vedligehold. Her afdækker vi mulighederne blandt de mange servicevirksomheder, der tilbyder faste serviceaftaler indenfor rengøring, anden vedligehold samt viceværtopgaver. Husk at opdatere jeres oplysninger om modtagere af magasinet på vores hjemmeside www.minboligforening.dk
Deltag i Min Boligforenings Gå-Hjem møder og VidenSeminarer og:
VidenSeminarer På VidenSeminaret går vi spadestikket dybere inden for et konkret tema. VidenSeminarene er koncentrerede forløb, tilrettelagt med paneldebat og oplæg af leverandører, rådgivere og eksperter. VidenSeminarerne indeholder virksomhedspræsentationer, paneldebat og networking. Dagen afsluttes med uformel networking og en lækker 4-retters gourmet middag med tilhørende vine.
• Find inspiration •S par tid ved i et koncentreret forløb, at blive introduceret til relevant viden om et bestemt tema •S tyrk bestyrelsens kompetence og beslutningsgrundlag gennem øget indsigt og viden •E ffektiviser jeres informationssøgning og beslutningsproces. •K om i direkte dialog med rådgivere, eksperter og potentielle samarbejdspartnere • Skab værdifulde netværk blandt andre boligforeninger
Vi glæder os til at byde dig velkommen!
Min Boligforening min boligforening.dk
A RT I K E L
-
Din forening og din administrator skal opfylde persondataforordningen De nye databeskyttelsesregler, som fra 25. maj 2018 afløser persondataloven, skal naturligvis også efterleves i ejer- og andelsboligforeninger. Hvordan man så gør det, er det gode spørgsmål. Det er tilmed et spørgsmål, som der ikke er mange, der kan svare på. Jurister, der har været på flere kurser i den nye persondataforordning, siger stadig, at de ikke er blevet meget klogere. Læ s
mere
på
f ø lgende
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
side . . .
/
3 3
A RT I K E L
“hvem har adgang til data/mapper på fællesdrev, hvordan opbevares data og hvordan slettes data?”
1. Retten til at blive glemt?
6. Guides til at opfylde forordningen
Hvor langt rækker denne ret?
(medarbejdermanual f.eks.).
Rækker den f.eks. ind i e-mail7. Databehandleraftale.
2. Oplysningsforpligtelsen til
8. Implementering af forandrede
de registrerede: Hvor dybt
arbejdsgange og processer.
skal der oplyses i forhold til
Christian Ringbaek
brug af data?
Christian Ringbæk Prosedo
I
systemer også?
Vi må forvente, at der i foråret 2018 kommer klare retningslinjer
3. Bestyrelse, beboere og med-
fra interesseorganisationerne, der
arbejdere (indhentning af
forholder sig til persondataforord-
samtykke og adfærd).
ningen i forhold til administration af andels- og ejerboligforening. Vi ved,
ngen kan reelt på nuværende
4. Interne processer (hvem
at en række af de mellemstore admi-
tidspunkt sige, hvad den
har adgang til data/mapper på
nistrationsselskaber er gået sammen
nye persondataforordning
fællesdrev, hvordan opbevares
for bl.a. at få afklaret ovenstående
data, hvordan slettes data).
spørgsmål. Endvidere forventes det,
betyder i forhold til beskyttelse af beboerne i andels- og
at administratorernes interesseorga-
ejerboligforening. Der er dog
5. Outlook, lejerkartotek, fysi-
nisation, Ejendomsforeningen Dan-
en række forhold, man skal
ske arkiver, hvor står serveren,
mark, kommer med en fortolkning i
forholde sig til:
administrationssystemet m.m.
løbet af foråret. n
3 4
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
/
JA N UA R
2 0 1 8
PRO F I L A N N O N C E
DRACHMANN EJENDOMSADMINISTRATION A/S H vorfor skal du vælge os som administrator ? DRACHMANN EJENSOMSADMINISTRATION A/S leverer, indlevende ejendomsadministration, som tager udgangspunkt i jeres forenings behov. Vi lytter til vores kunder, hvilket afspejler sig i vores løsninger.
Kasper Wittrock
Vi er fremtidsorienteret og ser muligheder i de mange nye digitale løsninger, hvilket gør bestyrelsens arbejde enklere og mindre tidskrævende. Hos os tildeles jeres forening altid en fast ejendomsadministrator,
Kasper Wittrock Direktør
bogholder og advokat, som kender jeres forening indgående. Vi er medlem af Ejendomsforeningen Danmark, som er vores brancheorganisation. Her uddanner vi løbende vores medarbejdere,
Nav n: DRACHMANN
ligesom vi følger de etiske regler vi er underlagt, som medlem heraf.
EJENDOMSADMINISTRATION A/S
Ring eller skriv til os. Vi vil meget gerne møde jer personligt, så vi sammen kan afdække jeres forenings behov for administration.
E tableret: 2007
fakta om firmaet
Ko ntakt oply s ninger: Hov edn u mmer 49 21 01 79
Tilbydes beboerprofiler, der tillader kommu nikation frit imellem beboere, bestyrelse og administrator
Ja
A dministrator og bestyrelse kan sende S M S direkte til beboerne
Ja
Beboerboks , hvor der kommu nikeres u den at man skal kende hver enkelt beboers kontaktinformation
Ja
Dokumentarkiv f.eks. indkaldelser, referater og vedtægter
Ja
Online bilagsgodkendelse. Digital og automatiseret godkendelse
Ja
Økonomiske data. Oversigt over foreningens økonomiske data, der kan tilgås af bestyrelsen døgnet r u ndt
Ja
Hjemmeside integreret med administrators systemer
Ja
Ju rist / advokat tilknyttet
Ja
Tilbyder byggesagsadministration
Ja
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
3 5
E-mail dea@drachmann.as hjemme s ide www.drachmann.as
A RT I K E L
Selvadministrerende foreninger O m e n fo r e n i n g s k a l v æ l g e at være selvadministrerende eller a d m i n i s t r e r e s a f e t ej e n do msadministrati o nsfirma afhænger o fte a f h v i l k e ko m p e t e n cer bestyrelsen selv besidder
strationer eller advokater. Det kræver særlige kompetencer, hos de personer der deltager i “selvadministrationen” for at administrationen foretages forsvarligt. Der kan være særlige kompetencer hos enkelte personer i foreningen indenfor f.eks. lejeret eller boghol-
Thoger Rude Andersen
deri, men at favne alle de kompetencer der skal til for at være “selv-
Thøger Rude Andersen Registreret Revisor
administreret” kan være vanskeligt at skaffe indenfor foreningen.
De udfordringer vi som revisorer oplever hos selvadministrerende foreninger er oftest: • U t i lst r æ k k e l i g b og f øring o g m a n g l e n d e a f s t e mninger • M a n g l e n d e r y k k e r p r oc e d u r e r ov e r fo r ejere/ a n d e ls h a ve r e • Fe j l p ro c e d ur e ve d a fh o ld -
Selvadministrerende forening
Endvidere kan det være vanskeligt
Som revisor oplever vi de største
og dyrt for en forening, at investere
udfordringer hos foreninger, der
i IT-programmer der indeholder de
• F e j l p ro c e d u r e v e d h andler
er selvadministrerende og ikke
nødvendige funktioner indenfor en
• M a n g l e n d e a j our f ø ring
anvender hjælp fra ejendomsadmini-
ejendomsadministration.
3 6
/
M I N
BOLIGF O R EN I N G
e l se a f g e n e r a l f or s amling
a f ve d t æ g t e r
/
JA N UA R
2 0 1 8
“Hvis revisor kan få nem adgang til alle foreningens data og doku m enter, løses revisionen ofte ne mm ere og billigere.” af data i forbindelse med revision og udarbejdelse af regnskaber. Hvis revisor endvidere kan få nem adgang til alle foreningens data og dokumenter, løses revisionen ofte nemmere og billigere. Flere og flere ejendomsadministratorer anvender “portaler”, hvor alle de relevante oplysninger til brug for revisor fremgår. Det er også vigtigt for revisor, at ejendomsadministrationer er underlagt hvidvaskloven og vi som revisorer ved, at der foretages en kontrol af bestyrelsen for overholdelse af disse regler. Afslutning Uanset om der er tale om en selvadministrerende forening eller en forening med en professionel administrator, har bestyrelsesmedVi oplever, at de selvadministre-
primære forretning) eller et ejen-
lemmerne et ansvar. Når bestyrelsen
rende foreninger vi reviderer ofte
domsadministrationsfirma der ikke
påtager sig opgaver, som i andre
har et højere revisionshonorar, da
nødvendigvis har advokater i ejer-
foreninger varetages af en profes-
foreningens interne “administrator”
kredsen. Visse af de større ejen-
sionel administrator, vil ansvaret alt
ikke altid besidder den nødvendige
domsadministratorer har advokater
andet lige være større for de enkelte
rutine, der er ved administration af
tilknyttet, selvom den primære for-
bestyrelsesmedlemmer, hvilket man
en forening.
retning er ejendomsadministration.
også bør have med i sine overvejel-
Er kompetencerne til stede i
ser. En professionel administrator
Vores opfattelse er, at de ad-
foreningen, kan der dog i nogle
ministratorer der både er villige
har – ligesom revisorer – en forsik-
tilfælde være penge at spare.
til at investere i de mest effek-
ring der dækker det arbejde admi-
tive IT-branchesystemer og også
nistrator udfører. Hvis foreningen/
Administration hos
investerer i det bedst uddannede
bestyrelsen ønsker at være selv-
professionel administrator
personale kan yde en professionel
administrerende, anbefaler vi, at det
Ved valg af administrator kan der
administrationsløsning og som of-
nøje overvejes om kompetencerne
enten vælges en ejendomsadmini-
test til en konkurrencedygtig pris.
og de tidsmæssige ressourcer er
stration hos et advokatfirma (hvor
For revisor betyder det meget,
tilstede i bestyrelsen og om de er
advokatforretningen typisk er den
at der kan ske en nem udveksling VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
/
tilstede i en længere periode. n 3 7
18
0 t2
e
år r fo
Min Boligforenings kommende arrangementer Vi sætter fokus på aktuelle emner, der kan inspirere og understøtte bestyrelserne i deres arbejde for at sikre veldrevne foreninger. Tilmeld dig allerede nu Min Boligforenings gratis arrangementer i foråret 2018 og ”tank” ny viden.
VidenSeminarer Tirsdag d. 13. marts, kl. 15.30 – 21.00 Tema: Altaner og gårdmiljø (Maks. 30 boligforeninger) Sted: Holberggård, Strandgaardsvej 8, 4760 Vordingborg Transport: Gratis bustransport T/R fra DGI-byen (ved Københavns Hovedbanegård) kl. 14.00 er inkluderet VidenSeminaret afsluttes med 4 retters gourmetmiddag og uformel networking. Ankomst retur til DGI-byen ca. kl. 22.00
GÅ-HJEM MØDE Onsdag den 6. juni, kl. 17.00 – 20.00 Mini-messe, hvor I kan møde 12-18 forskellige rådgivere og leverandører med mange års erfaring fra arbejde med andelsog ejerboligforeninger. (Maks. 80 boligforeninger) Sted: Codanhus, Gl. Kongevej 60, 1850 Frederiksberg C (tæt på Vesterport Station)
Torsdag d. 12. april, kl. 15.30 – 21.00 Tema: Renovering/udskiftning af rør og faldstammer (Maks. 30 boligforeninger) Sted: Holberggård, Strandgaardsvej 8, 4760 Vordingborg Transport: Gratis bustransport T/R fra DGI-byen (ved Københavns Hovedbanegård) kl. 14.00 er inkluderet VidenSeminaret afsluttes med 4 retters gourmetmiddag og uformel networking. Ankomst retur til DGI-byen ca. kl. 22.00 Tirsdag d. 8. maj, kl. 15.30 – 21.00 Tema: Etablering af tag, tagterrasse samt tagboliger (Maks. 30 boligforeninger) Sted: Holberggård, Strandgaardsvej 8, 4760 Vordingborg Transport: Gratis bustransport T/R fra DGI-byen (ved Københavns Hovedbanegård) kl. 14.00 er inkluderet VidenSeminaret afsluttes med 4 retters gourmetmiddag og uformel networking. Ankomst retur til DGI-byen ca. kl. 22.00 Torsdag d. 24. maj, kl. 15.30 – 21.00 Tema: Energioptimering - Vand og Varme (Maks. 30 boligforeninger) Sted: Holberggård, Strandgaardsvej 8, 4760 Vordingborg Transport: Gratis bustransport T/R fra DGI-byen (ved Københavns Hovedbanegård) kl. 14.00 er inkluderet VidenSeminaret afsluttes med 4 retters gourmetmiddag og uformel networking. Ankomst retur til DGI-byen ca. kl. 22.00
Vi glæder os til at byde dig velkommen! Tilmelding kan foretages på www.minboligforening.dk, hvor du også har mulighed for at ændre oplysningerne om jeres forening, f.eks. adresseændring ved formandsskifte.
Min Boligforening min boligforening.dk
P RO F I L A N N O N C E
Boelskifte administration H vorfor skal du vælge os som administrator ? Boelskifte administration har branchens længste erfaring og skaber med kvalificeret rådgivning og højt serviceniveau værdi for vore kunder. I et tæt samarbejde med bestyrelsen planlægges langsigtede og holdbare strategier for ejendommens udvikling og økonomi. Som en af de få har Boelskifte in-house advokater der sammen med Boelskiftes øvrige specialister bistår med daglig og proaktiv rådgivning. Vi løfter også de mere tunge sager, hvor andre giver op. Den gode rådgivning,
Andreas Elleby Advokatfuldmægtig
medarbejdere med overskud og anvendelse af de nyeste it-løsninger
Martin Leth Hansen Advokat (H) og partner
mener vi, er årsagen til de mange loyale kunder i vores administration. Nav n: B oelskifte
Vi udfører også vicevært- og ejendomsserviceydelser.
administration
fakta om firmaet
Beliggenhed: Solbjergvej 3,
Tilbydes beboerprofiler, der tillader kommu nikation frit imellem beboere, bestyrelse og administrator
Ja
A dministrator og bestyrelse kan sende S M S direkte til beboerne
Ja
Beboerboks , hvor der kommu nikeres u den at man skal kende hver enkelt beboers kontaktinformation
Ja
Dokumentarkiv f.eks. indkaldelser, referater og vedtægter
Ja
Online bilagsgodkendelse. Digital og automatiseret godkendelse
Ja
Økonomiske data. Oversigt over foreningens økonomiske data , der kan tilgå s af bestyrelsen døgnet r u ndt
Ja
Hjemmeside integreret med administrators systemer
Ja
Etableret: 1951
Ja advokat tilknyttet
Jurist /advokat tilknyttet
Ja
Tilbyder byggesagsadministration
VA L G A F A D M I N I S T R ATO R
2000 Frederiksberg
/
3 9
Ko ntakt oply s ninger: telef on 38 16 06 16 E -mail kontakt@ boelskifteadm.dk hjemme s ide www. boelskifteadministration.dk
Brugerbetalt vaskeri – slip for store udgifter!
Med ClickWash fra L’EASY Business slipper du for store udgifter til etablering af vaskeri, da aftalen betales pr. vask. Du skal ikke have en krone op af lommen – vi sørger for det hele...
Med ClickWash får du: Ingen udgifter – aftalen betales pr. vask. Installationstjek – gennemgang af lokation. Levering og installering. Telefonsupport og hjælp til fejlfinding. Fri service og reservedele i hele perioden. Ingen administration og tilfredse brugere. Betalingssystem med mange muligheder. Vi tager hånd om alt fra investering i vaskemaskiner, tørretumblere og betalingssystem. Aftalen er inkl. installering, løbende vedligeholdelse samt administration og afregning med brugerne.
FÅ GRATIS brandslukker – book et møde nu!
ClickWash giver Thylander Gruppen store fordele
“
Thylander Gruppen er grundlagt i 1986 og administrerer 82 ejendomme i hele Danmark. De har valgt en ClickWash løsning til Porthuset i Odense, hvor L’EASY Business tager hånd om alt fra investering i vaskemaskiner, tørretumblere og betalingssystem til indretning af vaskeriet. Aftalen er inkl. installering, løbende vedligeholdelse samt administration og afregning med brugerne. Vaskeriet er en service til beboerne og skal fungere optimalt. Derfor er det en stor fordel, at L’EASY Business varetager driften. Yderligere, kan vi tilbyde beboerne de nyeste maskiner og det nyeste betalingssystem – uden at vi skal have en krone op af lommen. Det giver brugerne mulighed for bestilling af vasketider i vaskeriet, på tavle eller via computer/app. Vi slipper for administration med betaling og afregning, alt det sørger L’EASY Business for. Jeg har kørt i ejendomsbranchen i 20 år, og ofte oplevet store udfordringer med drift og service af vaskerier. Det her fungerer bare.
”
Kim K. Falden, Ejendomschef – TG BRENTWOOD / THYLANDER GRUPPEN
Se mere på clickwash.dk – eller ring nu på tlf. 72 15 11 15!
Løsninger til erhvervslivet