medien-jäger GmbH - Tourismail Handbuch

Benutzerhandbuch Tourismail 6.0 ZUM EINFACHEN & SCHNELLEN VERSAND

www.tourismail.net

02/2019

Inhalt 1. Ihr Start mit Tourismail 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Was ist Tourismail?

5 Einloggen 6 Tourismail – Wo finde ich was?

7 Das Wichtigste zuerst – der E-Mail-Versand 10 Vorbereitung von Mails 21 Mit Tourismail in einfachen Schritten zum perfekten E-Mail 22 Umgang mit der Tourismail-Angebotsmaske 23 Der Aufbau einer E-Mail im Tourismail kann wie folgt sein 31

2. Controlling leicht gemacht 2.1 Der Verlauf 2.2 Buchungen über den Jetzt-buchen-Button als Übersicht

3. Mailings zur Kundenbindung 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

4

Kundenbindung Nachfassmailing Anreisemailing Abreisemailing Geburtstagsmailing Folgemailing

33 34 38 39 40 41 42 43 44 45

6.

Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen 69

6.1 6.2 6.3 6.4

Briefvorlagen Textvorlagen Zimmer Pauschalen

7.

Statistiken und Auswertungen 75 im Tourismail

7.1 Tourismail-Statistik 7.2 Versandstatistik im Verlauf

76 84

8.

85

Einstellungen

8.1 Einstellungen

86

9.

88 89 90 91

Benutzerverwaltung

9.1 Benutzerrechte 9.2 Neuen Benutzer anlegen 9.3 Filterfunktion

10. Makro installieren 10.1 Makro herunterladen 10.2 Tourismail-Ordner erstellen 10.3 Makro einfügen 10.4 Makro auswählen und bearbeiten 10.5 Makro funktioniert nicht mehr

92 93 93 94 95 97 98

4. Die Kontaktverwaltung im Tourismail

47

11. Gut zu wissen

4.1 Kontakte 4.2 Bounce-Kontakte 4.3 Kategorien

48 57 59

11.1 Warum bekommt der Gast meine E-Mails nicht?

11.2 Die optimale Betreffzeile für Ihr E-Mail

5.

Medienverwaltung im Tourismail 60

5.1 5.2 5.3 5.4

Bilder Anhänge Links Bildpersonalisierungen

70 71 73 74

99 100

61 64 67 68

Die Texte richten sich an Personen beiderlei Geschlechts. Im Sinne der besseren Lesbarkeit wird jedoch auf die explizite Verwendung beider Formen verzichtet.

Icon-Erklärung Aktuellen Stand oder die aktuellen Informationen ansehen Bearbeiten Löschen Filtern Sie Ihre Daten Ihre Bilder Kontakt hinzufügen Neuen Kontakt anlegen Aktueller Datensatz ist ausgewählt Aktueller Datensatz ist nicht ausgewählt E-Mail erneut versenden (weiterleiten) Informationen und Details, z. B. Statistik Kopieren Datum-Auswahlhilfe Alle E-Mails, die bereits für diesen Kontakt versendet wurden Zurücksetzen Übersetzung in dieser Sprache wurde angelegt Übersetzung in dieser Sprache wurde nicht angelegt Hinzufügen Entfernen

Ihr Start mit Tourismail

1. Ihr Start

mit Tourismail

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Ihr Start mit Tourismail

1.1 Was ist Tourismail?

Tourismail ist die perfekte Ergänzung zu Ihrem Hotelprogramm, denn es ermöglicht den direkten Versand von professionell gestalteten E-Mails. Tourismail interagiert mit Ihrem Hotelprogramm und erweitert es auf effiziente Weise.

1.1.1 Mehr Erfolg mit Tourismail • Der tägliche E-Mail-Schriftverkehr wird schnell und hochprofessionell abgewickelt.

• Ihre Online-Korrespondenz wird zur perfekten Visitenkarte Ihres Hauses.

• Bild- und Textpersonalisierung erhöhen die Aufmerksamkeit des Empfängers.

• Vorgefertigte E-Mails und Textbausteine vermeiden Fehlerquellen und reduzieren den Zeitaufwand.

• Gästekorrespondenz ist in Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch u. v. m. möglich.

• Tourismail ist mit jedem Hotelprogramm verknüpfbar.

• Tourismail ist leicht zu bedienen und schnell zu erlernen.

• Optimierte E-Mails für alle Endgeräte werden versendet.

• Die Qualität bleibt unabhängig vom jeweiligen Mitarbeiter gleich.

• Verknüpfungen zu Google Maps, Social-Media- und Hotel-Bewertungsplattformen werden integriert.

• Verlinkungen zu den wichtigsten Bereichen Ihrer Webseite sind möglich.

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Ihr Start mit Tourismail

1.2 Einloggen Sie können sich über http://system.tourismail.net einloggen.

Die Zugangsdaten bekommen Sie von der Werbeagentur Medien-Jäger GmbH. Sie bestehen aus Ihrem Kundennamen, einem Benutzernamen und einem Passwort.

Sollten Sie Ihre Zugangsdaten vergessen haben, neue benötigen oder Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter office@medienjaeger.at oder telefonisch unter +43 512 20 02 25.

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Ihr Start mit Tourismail

1.3 Tourismail – Wo finde ich was?

Schnellübersicht Auf der Startseite finden Sie den Schnellzugriff auf die wichtigsten Module in Ihrem Tourismail, wie E-Mail (siehe Kapitel 1.4), Verlauf (siehe Kapitel 2.1), Kontakte (siehe Kapitel 4.1), Geburtstagsmailing (siehe Kapitel 3.1.4), Anreisemailing (siehe Kapitel 3.1.2), Abreisemailing und Nachfassmailing (siehe Kapitel 3.1.1).

Hier kommen Sie direkt zum E-MailVersand.

Sie haben bereits Mails über Tourismail versendet? Dann finden Sie diese im Verlauf.

Mit einem Klick auf Kontakte gelangen Sie direkt zur Kontaktverwaltung und somit auch zu allen Kontakten in Ihrer Datenbank.

Mit diesem Tool versenden Sie täglich unkompliziert Geburtstagsgrüße an Ihre Gäste.

Ihre Gäste kommen bereits in einer Woche? Dann begrüßen Sie sie mit dem Anreisemailing.

Bedanken Sie sich bei Ihrem Gast, dass er seinen Urlaub bei Ihnen verbracht hat, und senden Sie Ihm nach seiner Abreise ein Abreisemailing.

Sie haben Angebote versendet, aber noch keine Rückmeldung erhalten? Das Nachfassmailing (Follow-up-Tool) hilft Ihnen dabei, die Übersicht zu behalten und schnell nachzufassen.

Mit dem Folgemailing können Sie Gäste erreichen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt bei Ihnen im Hotel waren aber für einen definierten Zeitraum in der Zukunft noch nicht gebucht haben.

Mit diesem Tool können Sie Fragebögen an abgereiste Gäste senden.

Hier können Sie alle Buchungen einsehen, die über das "Jetzt Buchen"-Tool getätigt wurden. Übersicht der versendeten E-Mails.

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Ihr Start mit Tourismail

1.3.1 Überblick

1.3.2 Kommunikation Der Menüpunkt Kommunikation bietet alles, was Sie für den Versand benötigen. Mit dem Modul E-Mail versenden Sie die E-Mails, im Verlauf finden Sie alle bereits versendeten E-Mails, unter Entwürfe werden noch nicht versendete E-Mails gespeichert und unter Kundenbindung finden Sie alle Tools zum schnellen Versand von E-Mails zur Erhöhung der Kundenbindung. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 3.1.)

1.3.3 Kontaktverwaltung In der Kontaktverwaltung finden Sie alle Kontaktdaten Ihrer gespeicherten Kontakte (Adresse, Newsletter-An­meldung ...) sowie die Einstellungen für die Kundenkategorien, um Ihre Mailings zielgruppen­orientiert versenden zu können. Sie können Empfängerlisten erstellen und alle Kontaktdaten importieren und exportieren. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 4.1.)

1.3.4 Medien Unter Medien werden alle Bilder, die Sie für Ihre E-Mails benötigen, hochgeladen und abgespeichert. Anhänge und Verlinkungen können hier zentral verwaltet werden und die Bildpersonalisierungen getestet werden. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 5.3.)

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Ihr Start mit Tourismail

1.3.5 Inhalte Textbausteine aller Art finden Sie im Menüpunkt Inhalte . Hier können Sie ganze Briefvorlagen, Textblöcke, Ihre Zimmer mit Beschreibungstexten und Ihre Pauschalen verwalten, aktualisieren und anlegen. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 6.1) 1.3.6 Einstellungen Technische Einstellungen werden unter dem Menüpunkt Einstellungen durchgeführt. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 8.1.)

1.3.7 Statistik Der Menüpunkt Statistik bietet Ihnen eine Übersicht über alle versendeten E-Mails.

(Mehr Details finden Sie im Kapitel 7.1.)

1.3.8 Support Sie haben Fragen? Dann sind Sie hier richtig. Das Supportformular bietet Ihnen einen direkten Draht zu Medien-Jäger. Auch hier finden Sie alle Informationen aus dem Handbuch sowie unter Häufige Fragen nützliche Tipps und Tricks. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 9.1.)

1.3.9 Zähler Der Zähler zeigt Ihnen den aktuellen Stand der versendeten E-Mails von heute und dem aktuellen Monat. So haben Sie immer einen Überblick über die Anzahl der versendeten E-Mails.

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Ihr Start mit Tourismail

1.4 Das Wichtigste zuerst – der E-Mail-Versand Kommunikation

> E-Mail

1.4.1 Der Versand – schnell und einfach Gehen Sie ins Menü unter Kommunikation > E-Mail .

Geben Sie einen Betreff ein.

Wählen Sie einen Empfänger aus.

Verfassen Sie Ihr E-Mail im Inhaltseditor (siehe Kapitel 1.4.4).

Aktivieren Sie die Vorschau .

Kontrollieren Sie Betreff, Empfänger und Inhalt.

Sollten Sie noch Änderungen haben, klicken Sie auf Bearbeiten und Sie kommen so wieder in den Inhaltseditor.

8. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen und das Schreiben kontrolliert haben, klicken Sie auf Versenden .

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Des Weiteren haben Sie hier auch die Möglichkeit, ein E-Mail für den späteren Versand abzuspeichern. Hierfür klicken Sie einfach auf Als Entwurf speichern .

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Ihr Start mit Tourismail

1.4.2 Allgemeine Einstellungen im E-Mail • Identität: Hier entscheiden Sie, mit welcher E-Mail-Adresse Sie das E-Mail versenden wollen.

• Template: Wenn Sie verschiedene Layouts für Ihre E-Mails haben, können Sie diese hier auswählen.

Sollten Sie ein neues oder zusätzliches Template benötigen, wenden Sie sich bitte an Medien-Jäger (Tel.: +43 512 20 02 25, E-Mail: office@medienjaeger.at).

• Sprache: Die Spracheinstellung des E-Mails bestimmt, in welcher Sprache automatisiere Texte, wie zum Beispiel der Web-View-Link, erscheinen.

• Preheader: Der Preheader dient als Ergänzung des Betreffs. Im Posteingang wird der Preheader unter dem Betreff angezeigt und ist damit besonders auf mobilen Endgeräten eine wichtige Möglichkeit, auf den Inhalt des E-Mails hinzuweisen. Die Länge des Preheaders ist mit maximal 50 Zeichen beschränkt. Damit wird eine optimale Darstellung des Preheaders im Posteingang des Empfängers gewährleistet.

• Headerbild: Unter Headerbild versteht man das große Bild am Anfang des E-Mails. Dabei können Sie zwischen personalisierten und unpersonalisierten Bildern auswählen. Mehr dazu finden Sie im Kapitel „Medien“ (siehe Kapitel 5.3). Mit dem Button können Sie die Bildvorschau aktivieren. Dabei werden Ihnen alle Headerbilder, die Ihnen im Moment zur Verfügung stehen, angezeigt. Mit einem Klick auf das gewünschte Bild können Sie dieses dann auswählen.

• Headerlink: Sie können Ihr Headerbild entsprechend dem Inhalt des Bildes und der Briefvorlage auf eine bestimmte Seite verlinken. Wählen Sie dazu den passenden Link aus der Liste der bereits hinterlegten Verlinkungen aus.

• Typ: Mit dem Typ bestimmen Sie, welchen Grund Ihr E-Mail hat, z. B. Newsletter, Angebot, Reservierung, … diese finden Sie dann auch in der Statistik und im Verlauf wieder.

• Betreff: Der Betreff ist das Erste, das der Benutzer von Ihrem E-Mail sieht, und oft entscheidend, ob ein E-Mail geöffnet wird oder nicht. Tipps und Tricks zur optimalen Betreffzeile finden Sie im Kapitel „Gut zu wissen“ (siehe Kapitel 10.2).

1.4.3 Der Empfänger Sie können zwischen zwei Versandarten unterscheiden: Einzelempfänger binden Sie unter Empfänger ein. Dabei werden entweder bereits vorhandene Empfänger mit einem Klick auf ausgewählt oder Sie fügen einen neuen Empfänger mit einem Klick auf hinzu. Es ist möglich, beliebig viele Einzelempfänger hinzuzufügen.

Mit Hilfe des Buttons können Sie hier auch gezielt nach einem Empfänger suchen.

Dazu stehen Ihnen die Kategorien der Kontaktdetails zur Verfügung.

E-Mails werden immer einzeln versendet. So werden beim Empfänger nur seine E-MailAdresse und die des Versenders angezeigt. Ein CC ist hier nicht möglich.

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Ihr Start mit Tourismail

1.4.4 Inhaltseditor In diesem Editor-Bereich können Sie, wie Sie es aus Ihrem Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) gewohnt sind, Ihr E-Mail verfassen.

Der Editor bietet Ihnen eine Fülle an Werkzeugen, mit denen Sie Ihr E-Mail anpassen können: 1

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2

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1. Formatierung des markierten Textes (fett | kursiv | unterstrichen) 2. Absatzformatierung (linksbündig | zentriert | rechtsbündig | Blocksatz) 3. Rückgängig | wiederholen 4. Aufzählungszeichen | Nummerierung 5. Ausschneiden | kopieren | Text aus der Zwischenablage einfügen 6. Quellcode anzeigen 7. Tabelle einfügen

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8. Link für einmalige Verwendung einfügen | entfernen 9. Suchen und ersetzen 10. Briefvorlagen, Textvorlagen, Pauschalen einfügen 11. Bilder, Anhänge und Verlinkungen setzen 12. Formatstil verwenden 13. Variablen einfügen 14. Spezialfunktionen einfügen

Ihr Start mit Tourismail

1.4.4.1 Bilder Durch den Klick auf Medien > Bilder kommen Sie zur Bildauswahl. Dort finden Sie alle Bilder wieder, die bereits unter Medien hinterlegt und zugeschnitten wurden.

Weitere Details zum Bildimport finden Sie im Kapitel „Medien“ (siehe Kapitel 5.1).

Entscheiden Sie hier, ob Sie die Bilddatei in der Originalgröße oder im zugeschnittenen Format übernehmen möchten. Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Bild können Sie dieses an die Position des Cursors einfügen.

Es wird der unter Medien hinterlegte Bildtitel übernommen. Diese Beschreibung ist vor allem wichtig, da diese angezeigt wird, sollte das Bild aus irgendeinem Grund beim Empfänger nicht angezeigt werden.

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Ihr Start mit Tourismail

1.4.4.2 Textvorlagen Tourismail bietet die Möglichkeit, Texte, die Sie häufig verwenden, bereits vorzubereiten, um Fehler möglichst gering zu halten. Wie Sie Textvorlagen erstellen, finden Sie im Kapitel „Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen“ (siehe Kapitel 6).

Wenn Sie im Editor auf das Icon Inhalte klicken, öffnet sich das Auswahltool für die Textvorlagen, Briefvorlagen und Pauschalen. Sie können nun oben den Typ und die Sprache der Vorlagen sowie die gewünschte Vorlage auswählen. Um die Vorlage einzubinden, klicken Sie auf „Ok“. Die Textvorlage wird dann genau dort eingefügt, wo sich vorher Ihr Cursor befunden hat.

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Ihr Start mit Tourismail

1.4.4.3 Verlinkungen Um Verlinkungen zu setzen, markieren Sie den zu verlinkenden Teil des Textes und klicken auf . Das Pop-up bietet Ihnen die Möglichkeit, unter „Search Link“ den gewünschten Link oder Anhang aus einer Liste von bereits gespeicherten Links per Doppelklick auszuwählen. Der Link oder Anhang wird automatisch in einem neuen Fenster geöffnet. Als Titel des Links wird der Titel, der unter den Medien hinterlegt wurde, ausgegeben. Mit „OK“ bestätigen Sie die Eingabe des Links. Über kann die Verlinkung wieder entfernt werden.

kann ein Link für die einmalige Verwendung eingeÜber das folgende Symbol fügt werden. Unter „URL“ wird die URL der verlinkten Seite eingegeben. Das Feld „Anzuzeigender Text“ gibt das verlinkte Wort aus. Unter „Ziel“ wird angezeigt, dass sich der Link automatisch in einem neuen Fenster öffnet. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, auch einen „Titel“ einzugeben, der statt der Adresse (www.xyz.at) angezeigt wird. Mit „Ok“ bestätigen Sie den Link und dieser wird durch eine Unterstreichung des Textes gekennzeichnet.

Tipps & Tricks Unterstrichene Texte kennzeichnen üblicherweise Verlinkungen.

Deshalb raten wir davon ab, Textteile, die nicht verlinkt werden, zu unterstreichen.

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Ihr Start mit Tourismail

1.4.4.4 Tabellen Der Tabelleneditor bietet eine Reihe von Funktionen. Angefangen beim Einfügen und Entfernen von Spalten und Zeilen bis hin zum Trennen und Verbinden von Zellen stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen.

Mit dem Klick auf „Tabelle einfügen“ können Sie ganz einfach eine neue Tabelle anlegen, indem Sie die gewünschte Anzahl von Zellen und Zeilen auswählen. Über „Tabelle löschen“ wird die gesamte Tabelle entfernt. Im Tabelleneditor haben Sie dann die Möglichkeit, folgende Anpassungen durchzuführen:

Tabelleneigenschaften: • Der Abstand innerhalb der Zelle gibt an, wie viele Pixel vom Text bis zum Zellenrand stehen.

• Der Zellenabstand definiert, wie viele Pixel zwischen zwei Zellen eingebunden werden sollen.

• Die Ausrichtung gibt an, wie die Tabelle ausgerichtet sein soll (linksbündig, zentriert oder rechtsbündig).

• Außerdem kann die Breite und die Höhe der Tabelle fix in Pixel definiert werden.

• Im Register „Erweitert“ können der Stil, die Rahmenfarbe und die Hintergrundfarbe der Tabelle bearbeitet werden.

Zeileneigenschaften: • Die Ausrichtung legt fest, wie der Text in einer Zeile ausgerichtet sein soll (linksbündig, zentriert oder rechtsbündig).

• Der Zeilentyp legt fest, ob es sich um eine Kopfzeile, Fußzeile oder Inhaltszeile handelt.

• Die Höhe legt fest, wie hoch eine Zeile in Pixel sein soll.

• Im Register „Erweitert“ können der Stil, die Rahmenfarbe und die Hintergrundfarbe bearbeitet werden.

• Die weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten einer Zeile sind vielfältig. Eine bestehende Zeile kann ausgeschnitten, kopiert und vor oder nach einer bestehenden Zeile wieder eingefügt werden. Weiters ist es möglich, eine neue Zeile vor oder nach einer bestehenden Zeile einzufügen und eine markierte Zeile komplett zu löschen.

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Ihr Start mit Tourismail

Zelleneigenschaften: • Sie können die Breite und Höhe fixiert für eine Zelle angeben. Achtung, die Zeile oder Spalte wird dementsprechend automatisch angepasst. Änderungen können für eine Zelle, für alle Zellen einer Zeile, für alle Zellen einer Spalte oder für alle Zellen einer Tabelle durchgeführt werden.

• Ausrichtung gibt an, wie der Text einer Zelle ausgerichtet sein soll (linksbündig, zentriert oder rechtsbündig).

• Im Register „Erweitert“ können der Stil, die Rahmenfarbe und die Hintergrundfarbe bearbeitet werden.

• Vertikale Ausrichtung definiert, ob der Text einer Zelle oben, unten oder mittig gesetzt werden soll.

• Beim Zellentyp können Sie angeben, ob es sich um eine Überschrift oder eine Inhaltszelle handelt.

• Eine Zelle kann sowohl mit weiteren markierten verbunden werden als auch in mehrere Einzelzellen aufgeteilt werden.

Spalteneigenschaften: • Eine neue Spalte kann vor oder nach einer bestehenden Spalte eingefügt werden.

Außerdem ist es möglich, eine markierte Spalte komplett zu löschen.

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Ihr Start mit Tourismail

1.4.4.5 Variablen Tourismail bietet Ihnen verschiedene Variablen zum Schreiben von „Serienbriefen“.

Diese können Sie mit der Drop-down-Auswahl einfügen. Beim Versand werden die Variablen mit den Daten des Empfängers ersetzt.

Übersicht über die wichtigsten Variablen {$company} {$salutation_short} {$salutation_long} {$title} {$firstname} {$lastname} {$birthday} {$street} {$zip} {$city} {$country_long} {$state_long} {$phone} {$email} {$mobile} {$fax} {$website} {$profile}

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Firma Anrede kurz (Bsp.: Herr) Anrede lang (Bsp.: Sehr geehrter Herr) Titel Vorname Nachname Geburtstag Straße Postleitzahl Ort Land Bundesland Telefonnummer E-Mail-Adresse Mobiltelefonnummer Faxnummer Webseite Newsletter-Abmeldung/Profilaktualisierung

Ihr Start mit Tourismail

1.4.4.6 Formatstil Je nach Layout haben Sie in Ihrem Tourismail die Möglichkeit, besondere Schriftstile einzusetzen, um Überschriften zu generieren. Hierfür schreiben Sie als Erstes Ihr EMail. Als Nächstes markieren Sie den Text, der in dem Formatstil angezeigt werden soll, und wählen dann den entsprechenden Stil aus (ACHTUNG: Markieren Sie immer nur genau eine Zeile!). Unter Vorschau können Sie sich dann die Umsetzung ansehen.

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Ihr Start mit Tourismail

1.4.5 Vorschau und Versand Mit einem Klick auf den Button Vorschau am Ende der Editoransicht kommen Sie in das Vorschaufenster und sehen das E-Mail so, wie es Ihre Gäste bekommen werden.

Im Vorschaubereich können Sie testen, ob alle Links, die Sie in Ihrem E-Mail integriert haben, funktionieren. Dafür klicken Sie einfach oben auf Links überprüfen . Dies kann je nach Länge des E-Mails etwas dauern. Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, alle Standardeinstellungen noch einmal zu überprüfen, wie Identität, Template, Empfänger …

Der Bereich „Status“ zeigt Ihnen, an wie viele Empfänger das E-Mail versendet wird (gesamt), an wie viele Empfänger das Mail noch versendet werden soll (Warteschlange), an wie viele das Mail bereits versendet wurde (Versand) und ob und wie viele Fehler beim Versand entstanden sind (Fehler).

Im nächsten Schritt haben Sie nun drei Optionen: • •

• • •

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Das Mail wird als Entwurf für eine spätere Bearbeitung gespeichert und Sie kommen direkt zu den Entwürfen.

Drucken Hier können Sie das Schreiben noch vor dem Versand ausdrucken. Bitte beachten Sie, dass z. B. Bilder hier ausgeblendet sein können, um die Druckkosten gering zu halten.

Inhalt bearbeiten Sie kommen zurück in die Editoransicht und können dort Anpassungen und/oder Änderungen im E-Mail durchführen.

Versenden Mit einem Klick auf diesen Button wird der Versand gestartet.

Als Webabruf versenden – das Schreiben wird nicht als grafisch aufbereitetes HTML-E-Mail versendet. Stattdessen wird eine einfache Textnachricht versendet, die einen Link zum HTML-E-Mail enthält.

Als Entwurf speichern

Ihr Start mit Tourismail

1.5 Vorbereitung von Mails Der Entwurf-Modus gibt Ihnen die Möglichkeit, Mails vorzubereiten und diese später zu versenden. Dafür legen Sie wie gewohnt ein E-Mail an. Im Vorschau-Modus klicken Sie dann auf Als Entwurf speichern . Das E-Mail wird unter Kommunikation > Entwürfe abgespeichert. Dort können Sie das E-Mail jederzeit aufrufen, bis es versendet wurde.

Hier können Sie sich den aktuellen Stand des Mailings ansehen.

Damit können Sie das Mailing bearbeiten und versenden.

Löscht das Mailing aus den Entwürfen.

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Ihr Start mit Tourismail

1.6 Mit Tourismail in einfachen Schritten zum perfekten E-Mail • Sie erstellen wie gewohnt Ihr Angebot/Reservierung/etc. in Ihrem Hotelprogramm.

• Mit nur einem Klick auf den Tourismail-Button öffnet sich Ihr Tourismail. Die Daten zum Kunden und dem gewählten Zimmer sowie die Preise werden automatisch in eine Übersichtsseite übertragen. Hier können Sie die Angaben zu den Preisen und Zimmern nach Ihren Vorstellungen überarbeiten (siehe Kapitel 1.7).

• Danach werden die Daten automatisch in einen vorverfassten Brief umgewandelt und mit den vordefinierten (personalisierten) Bildern, der Empfängeradresse, dem Betreff und den benötigten Bausteinen (wie Zimmerblock und Inklusiv­ leistungen) bestückt.

• Vor dem E-Mail-Versand haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Daten zu überprüfen. Im Anschluss versenden Sie es als HTML-E-Mail und/oder als Webabruf-Mail.

• Nach dem Versand bietet Ihnen Tourismail unterschiedliche Tools zur Kontrolle Ihrer Korrespondenz mit dem Verlauf an (siehe Kapitel 2.1).

Tipps & Tricks Gut zu wissen: Ein HTML-E-Mail ist ein E-Mail mit Bildern, Icons etc. Das Webabrufmail ist ein E-Mail, das nur aus Text und einem Link besteht. Der Link führt dann zum HTML-E-Mail.

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Ihr Start mit Tourismail

1.7 Umgang mit der TourismailAngebotsmaske Die Tourismail-Angebotsmaske ermöglicht über eine Übersichtsseite die einfache Überarbeitung der Zimmer- und Pauschalpreise. Die Daten aus dem Hotelprogramm können in diesem Zwischenschritt vor dem Versand an den Gast individuell an die Anforderungen Ihres Betriebs und des Gastes angepasst werden. Diese geänderten Daten stehen in Angeboten (wenn in Ihrem Tourismail enthalten) auch in der JetztBuchen-Funktion zur Verfügung.

1.7.1 Die Buchungsmaske

1

2

3

4 5

1. Angebotsblock 2. Generelle Einstellungen 3. Interfacevariablen

4. Auswahl der Briefvorlage 5. Angaben bestätigen und mit dem Versand fortfahren

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Ihr Start mit Tourismail

1.7.1.1 Zimmer

Im Angebotsblock stehen Ihnen automatisch alle ausgewählten Zimmer mit den vordefinierten Daten aus dem Hotelprogramm zur Verfügung. Sie können aber zusätzlich Zimmer und Alternativangebote hinzufügen. Mit einem Klick auf den weißen Pfeil rechts oben können Sie alle Details zum Angebot ansehen. Sobald Sie mehrere Zimmer oder Angebote haben, können Sie diese mit dem Löschbutton auch wieder entfernen.

Die Kombination aus Zimmern und Angeboten kann beliebig variiert und mit Dragand-Drop verändert werden.

Zimmer bestehen immer aus einer Anzahl (wie viele Zimmer dieses Typs werden in dieser Angebotsvariante angeboten) und dem Zimmertyp. Dieser ist durch das DropDown veränderbar. Diese Daten finden Sie im türkisen Balken. Ist das Zimmer aufgeklappt, haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der Erwachsenen sowie die der Kinder inklusive der Altersbeschränkung einzutragen.

Danach werden die Preise für das Angebot integriert. Hier haben Sie die Auswahl zwischen Tagespreisen, Pauschalpreisen und Zimmerpreisen (= Preis für das Zimmer für beliebig viele Personen). Zusätzlich können Sie für dieses Zimmer speziell definierte Extras hinzubuchen. Darunter finden Sie für alle Preisvarianten den Gesamtpreis inklusive Zimmer und globalen Extras. Achtung, Sie haben die Möglichkeit, den Gesamtpreis in der E-Mail auszublenden. Deaktivieren Sie dazu das kleine Häkchen („anzeigen“). Darunter haben Sie noch die Möglichkeit, spezielle Informationen zum Zimmer einzutragen, die Ihnen dann unterhalb des Gesamtpreises dargestellt werden, wie zum Beispiel „Die Kinder schlafen im Zustellbett“.

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Ihr Start mit Tourismail

1.7.1.2 Preis Ihnen stehen grundsätzlich drei Preisvarianten zur Verfügung: Tagespreise, Pauschalpreise und Zimmerpreise. Diese können Sie durch ein Drop-Down im grauen Feld auswählen. Des Weiteren können Sie einen Preiszusatz hinzufügen, zum Beispiel „inklusive Skipass“. Danach können Sie das Datum für den Zeitraum definieren. Mit dem Pfeil ganz rechts können Sie für den Zeitraum alle Preisdetails anführen lassen.

Das Plus-Symbol links neben dem Pfeil dient zur Einbindung eines Saisonensprungs.

Preise können aber auch als Kombination oder Alternative pro Zimmer angeboten werden.

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Ihr Start mit Tourismail

Tagespreis

Wählen Sie den Bereich Tagespreis aus. Hier können Sie für alle Personen die Preise inklusive der Verpflegung (Drop-Down) auswählen. Am rechten Rand können Sie auch noch bestimmen, welche Preise nun angezeigt werden sollen oder nicht.

Zimmerpreis

Ähnlich verhält es sich mit dem Zimmerpreis. Dieser gilt für den Zeitraum für alle Personen in diesem Zimmer.

Pauschalpreise

Bei den Pauschalpreisen haben Sie grundsätzlich 2 Möglichkeiten. Entweder Sie bieten einen Pauschalpreis für alle Personen an. Dann sieht Ihr Bildschirm wie oben dargestellt aus. Entfernen Sie dort das Häkchen, können Sie für jede Personengruppe die Preise separat definieren.

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Ihr Start mit Tourismail

Saisonensprung

Möchten Sie einen Saisonensprung einbinden, klicken Sie bei dem Zeitraum rechts auf das Plus. Dort wählen Sie den Tag des Saisonensprungs aus. Danach erhalten Sie automatisch beide Saisonen und können diese entsprechend bestücken.

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Ihr Start mit Tourismail

Zimmer-Extras

Wenn Sie ein Extra nur in einem Zimmer anbieten möchten, können Sie dieses hier tun. Möchten Sie ein Extra in jeder Angebotsalternative und in jedem Zimmer anbieten, wählen Sie dafür die globalen Extras.

Zusatzinfo für das Zimmer

Wie oben bereits erwähnt, können Sie zu jedem Zimmer Zusatzinformationen hinzufügen, die dann auch bei der Buchungsschnittstelle berücksichtigt werden. Diese können in dieses Feld eingetragen werden.

1.7.1.3 Generelle Einstellungen In diesem Bereich können Sie für dieses Angebot gültige Einstellungen anpassen.

Globale Extras

Hier können Sie Extras hinzufügen, die für alle Angebote und Alternativen gültig sind. Zum Beispiel das Buchen einer Beautybehandlung, Kosten für einen Hund, Entgelt für das Ausleihen eines Babyphones etc.

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Ihr Start mit Tourismail

Pauschalbeschreibung

Um die Länge Ihrer Angebote zu minimieren, können Sie auswählen, ob Sie die Pauschalen bei jedem Zimmer einzeln („pro Zimmer“) oder nur einmal gesammelt unterhalb des Zimmerblocks („gesammelt unter dem Zimmerblock“) anführen möchten.

Zusatzinfo

Sie möchten unterhalb aller Zimmer noch einen Zusatz eintragen, wie zum Beispiel „Gerne stellen wir die Tische für Sie und Familie Mustermann im Saal zusammen“, dann klicken Sie auf Zusatzinfos ein-/ausblenden. Dann erscheint ein Editor, in dem Sie dies machen können.

1.7.1.4 Interfacevariablen Die Interfacevariablen sind Platzhalter, die in Ihren Briefvorlagen verwendet werden. Wenn Daten bereits im Hotelprogramm verfügbar sind, werden die Felder automatisch ausgefüllt. Ansonsten können Sie, müssen aber nicht, diese Daten ausfüllen, um sie im Angebot, der Reservierungsbestätigung oder anderen Korrespondenzmailings darzustellen.

Wenn Sie die Maus über den Namen der Variable ziehen, zeigt Ihnen Tourismail den Code für den Platzhalter an, den Sie zum Erstellen von neuen Vorlagen verwenden können.

Alle Interfacevariablen und ihre Bedeutung auf einen Blick: • • • •

Anreisetag: Hier steht der Wochentag der Anreise, z. B. Donnerstag Anreisedatum: Hier steht das Anreisedatum, z. B. 21.10.2015 Abreisetag: Hier steht der Wochentag der Abreise, z. B. Donnerstag Abreisedatum: Hier steht das Abreisedatum, z. B. 21.10.2015

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Ihr Start mit Tourismail

• Optionsdatum: Das Angebot wird nur bis zu einem bestimmten Datum freigehalten. Dann steht dieses Optionsdatum hier.

• Anzahlungsdatum: Wenn Sie eine Anzahlung verlangen, steht das Datum, bis wann die Anzahlung erfolgen muss, hier.

• Anzahlungsbetrag: Wenn Sie eine Anzahlung verlangen, steht der Betrag, der überwiesen werden muss, hier.

• Reservierungsnummer: Wenn Sie mit Reservierungsnummern arbeiten, stehen diese hier, diese finden Sie auch in Ihrem Verlauf wieder.

• Reservierungsdatum: Hier steht das Datum, wann die Reservierung erstellt wurde.

• Stornierungsbetrag: Bei einer Stornierung durch den Gast stehen hier die anfallenden Stornierungskosten für den Gast.

• Stornierungsrate (in %): Bei einer Stornierung durch den Gast stehen hier die anfallenden Stornierungskosten in Prozent vom Gesamtbetrag.

• Stornierungsdatum: Ein Gast hat storniert, dann steht hier das Datum, bis wann die Kosten für die Stornierung zu begleichen sind.

• Freitext 1: Hier haben Sie Platz für Ihren zusätzlichen Text.

• Freitext 2: Hier haben Sie Platz für Ihren zusätzlichen Text.

1.7.1.5 Briefvorlage auswählen

Nun entscheiden Sie, welchen Brief Sie versenden möchten. Diese zielgruppenoptimierten Schreiben können Sie im Drop-Down einfach auswählen. Mit einem Klick auf weiter werden die Daten gespeichert und Sie werden auf die Vorschauansicht weitergeleitet.

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Ihr Start mit Tourismail

1.8 Der Aufbau einer E-Mail im Tourismail kann wie folgt sein 1. Header und bildpersonalisierte Header: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Im Zuge der Bildpersonalisierung wird der Name des Gastes in ein aufmerksamkeitsstarkes Bildmotiv integriert. Durch diese persönliche Note wird die Kundenbindung erhöht. Doch auch ein einfaches Headerbild verstärkt die Signale Ihres E-Mails.

2. Navigationsleiste 3. Personalisierungsdaten 4. Einleitungstext 5. Zimmereinblicke, -beschreibung & -preise: Alle Informationen zu Zimmer und Angebot werden strukturiert und gut leserlich dargestellt. Durch eine direkte Verlinkung des Fotos mit der Webseite oder Videos kann der Gast weitere Informationen unmittelbar abrufen.

6. Pauschalen: Pauschalangebote werden klar und übersichtlich dargestellt, dabei werden die Fakten zur Pauschale direkt aus dem Hotelprogramm übernommen. Passendes Bildmaterial wird integriert und für weitere Informationen auf die Webseite verlinkt.

7. Zusatzverkäufe: Der Gast wird auf passende Ergänzungsmöglichkeiten zu seinem Urlaubsangebot aufmerksam gemacht. Dadurch erhöhen sich die Chance auf Zusatzverkäufe und damit der durchschnittliche Umsatz pro Gast.

8. USPs und Schnellinfo für den Gast: Durch passende Bilder wird die Aufmerksamkeit des Lesers auf Ihre USPs (Unique Selling Propositions) gelenkt.

Die USPs sind direkt auf Ihre Webseite verlinkt.

Sollte die Darstellung der Nachricht nicht korrekt sein, klicken Sie bitte hier.

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Anreise 00.00.2013

Abreise 00.00.2013

Verpflegung 3/4-Gourmetpension

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Kinder 0

Nächte Preis/Tag 2 € 000,00 Gesamtpreis € 000,00

Alle angegebenen Preise verstehen sich inklusive Ortstaxe, 3/4-Gourmetpension und den vielen Musterkunde-Hotel-Inklusivleistungen. » zu den Inklusivleistungen

Familienhitwochen

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» Angebot buchen und weiter zur Terminvereinbarung

Buchen Sie unseren Weinkeller Ein Geschmackserlebnis der ganz besonderen Art finden Genießer in unserem Weinkeller. Ein umfangreiches Sortiment an nationalen und internationalen Weinen wartet darauf, von Ihnen erkundet zu werden.

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8 » Kulinarischer Genuss

» Wandern

» Wellness & Beauty

Haben Sie Lust bekommen, Ihren Traumurlaub bei uns im Musterkunde zu verbringen? Dann teilen Sie uns doch Ihre Wünsche mit, rufen Sie an +00 00 00 / 000 00 oder schicken Sie uns ein E-Mail. Das gesamte MusterkundeTeam freut sich schon jetzt, Ihre kostbare Zeit so wundervoll wie möglich gestalten zu dürfen. Gerne reservieren wir für Sie bereits vorab Beautybehandlungen, Eintrittskarten für Theater und Museen sowie organisieren wir Ihnen gerne Führungen zu den Highlights der Stadt.

Wir würden uns sehr freuen, Sie bei uns im Haus begrüßen zu dürfen.

31 Maria Mustermann, Rezeption und das Team des Musterkunde-Hotels

Buchen Sie jetzt unseren Weinkeller nicht nur für Weinverkostungen, sondern auch für romantische Dinner und Festlichkeiten im kleinen Kreise in einem ganz besonderen Ambiente.

Ihr Start mit Tourismail » Kulinarischer Genuss

9. Personalisierte Inhaltsbilder: Sie pflegen die Beziehung zu Ihrem Gast mit einem hochindividuellen und äußerst effektiven Blickfänger.

10. Briefabschluss: Durch ein Foto Ihres Rezeptionsmitarbeiters wird dem Gast ein persönliches Gefühl vermittelt.

11. Impressionsbanner: Ein ThemenImpressionsbanner, der mit Ihrer Webseite verlinkt ist, weckt Urlaubsgefühle beim Betrachter.

12. Social Media und Kontaktinfos: Empfehlungen von anderen sind häufig buchungsentscheidend. Wir binden daher Google+, Google Places, Google Maps, Facebook und Bewertungsplattformen in Ihr Mailing ein.

Den Abschluss bilden Ihre Kontaktinformationen. So kann sich der Gast schnell und einfach an Sie wenden, sollte er noch Fragen haben.

13. Google Maps: Der Google-Maps-Button bietet dem Leser die Möglichkeit, mit nur einem Klick die Route zum Hotel zu berechnen. Die Adressdaten sind bereits hinterlegt.

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» Wandern

» Wellness & Beauty

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Haben Sie Lust bekommen, Ihren Traumurlaub bei uns im Musterkunde zu verbringen? Dann teilen Sie uns doch Ihre Wünsche mit, rufen Sie an +00 00 00 / 000 00 oder schicken Sie uns ein E-Mail. Das gesamte MusterkundeTeam freut sich schon jetzt, Ihre kostbare Zeit so wundervoll wie möglich gestalten zu dürfen. Gerne reservieren wir für Sie bereits vorab Beautybehandlungen, Eintrittskarten für Theater und Museen sowie organisieren wir Ihnen gerne Führungen zu den Highlights der Stadt.

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Wir würden uns sehr freuen, Sie bei uns im Haus begrüßen zu dürfen.

Maria Mustermann, Rezeption und das Team des Musterkunde-Hotels

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Musterkunde · Musterstraße · M-0000 Musterstadt Tel +00 00 00 / 000 00 · info@musterkunde.at · www.musterkunde.at System by medien-jäger

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Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2. Controlling leicht gemacht

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Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2.1 Der Verlauf 2.1.1 Allgemeine Informationen Die Verlaufsliste ermöglicht es Ihnen, die wichtigen E-Mail-Informationen sofort zu erfassen. Sie zeigt alle relevanten Angaben, unter anderem den Typ (z. B. Reservierung, Angebot etc.) sowie den Status (Abgeschlossen, Entwurf etc.), an. Außerdem können Sie E-Mails als bereits erledigt markieren. Eine Funktion, welche die interne Kontrolle wesentlich erleichtert. Zusätzlich erkennen Sie durch die Tourismail-Statistik unter anderem, wie viele Angebote und Reservierungen versendet wurden.

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Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2.1.1.1 Folgende Angaben finden Sie im Verlauf:

• Betreff: Hier wird der verwendete Betreff angezeigt.

• Nummer: Unter Nummer finden Sie die zugehörige Reservierungsnummer dieses Briefes, so können Sie leicht eine Zuordnung zu den aktuellen Angeboten durchführen.

• Datum: Hier sehen Sie das Versanddatum.

• Typ: Der Typ des E-Mails zeigt Ihnen sofort, worum es sich hierbei handelt, z. B. Angebot, Reservierung …

• Status: Im Status erkennen Sie, welchen Status der Versand momentan hat, z. B. Abgeschlossen …

• Empfänger: Hier werden die Empfänger aufgelistet. Bei mehr als 4 Empfängern werden die Kontakte nicht mehr einzeln im Verlauf aufgelistet.

• Ersteller: Dieses Kürzel zeigt Ihnen, welcher Benutzer diese Vorlage erstellt hat.

• oder Erledigt: Tourismail bietet für Sie eine interne Kontrollfunktion.

Sie können ein Erledigt-Häkchen setzen, wenn zum Beispiel das E-Mail nicht angekommen ist und bereits von einem Mitarbeiter bearbeitet wurde.

Des Weiteren wird die Erledigt-Anzeige verwendet, um anzugeben, ob ein Angebot nachgefasst werden soll oder nicht. Bei einem grünen Häkchen ist die Nachfassfunktion ausgeschaltet.

• Mail anzeigen: Mit dem Auge-Icon können Sie das E-Mail in der VorschauAnsicht ansehen.

• Als neues Mail versenden: Mit dieser Funktion können Sie bereits versendete E-Mails erneut versenden. Beim Betätigen kommen Sie direkt in den Bearbeitungsmodus des E-Mails wobei alle Einstellungen vom bereits versendeten Mail übernommen werden.

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Controlling leicht gemacht – der Verlauf

Mail löschen: Mit dieser Funktion wird das Mailing aus Ihrem Verlauf gelöscht. Achtung, der Empfänger kann das Mailing immer noch öffnen. Eine Webview-Ansicht ist aber nicht mehr möglich.

• Info: Hier erhalten Sie wichtige Informationen in Bezug auf die Öffnungsund die Klickrate. Weitere Details zur Statistik finden Sie im Kapitel „Statistiken und Auswertungen im Tourismail“ (siehe Kapitel 7).

•

2.1.2 Das Ampelsystem Mit dem Ampelsystem erfahren Sie sofort den Status des E-Mails.

E-Mail wurde gelesen.

Eine Lesebestätigung muss nicht angefordert werden.

Versand ist fehlgeschlagen.

E-Mail wurde zugestellt. Noch keine gesicherte Information, ob das E-Mail gelesen wurde.

Mailing wurde an mehrere Empfänger gesendet.

Eine eindeutige Zuweisung des Versandstatus ist hier nicht möglich.

E-Mails, die noch in der Warteschlange gelistet sind.

Nutzen Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails beim Kunden ankommen und um Fehler beim Versand rasch zu eruieren und zu beheben.

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Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2.1.3 Mails suchen im Verlauf Die umfangreiche Filterfunktion gibt Ihnen die Möglichkeit, ein gesuchtes E-Mail . Mit dem Suchschnell zu finden. Hierfür klicken Sie rechts oben auf den Filter filter können Sie dann nach verschiedenen Kriterien alle Mails im Verlauf filtern und durchsuchen.

Tipps & Tricks Sie suchen ein E-Mail und finden dieses nicht?

Dann kontrollieren Sie den Filter, ob hier noch ein zuvor verwendeter Filter aktiv ist.

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Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2.2 Buchungen über den Jetzt-buchen-Button als Übersicht Im Tourismail rufen Sie über die „Übersicht“ und den Menüpunkt „Kommunikation“ ganz einfach den Bereich „Buchungen“ auf. Hier wird Ihnen eine Auflistung aller erfolgreich abgesendeten Buchungsanfragen durch den „Jetzt-buchen-Button“ angezeigt.

Es werden der Name des Gastes, die E-Mail-Adresse sowie das Absendedatum angeführt. Über das Auge-Icon können Sie die Nachricht samt Zimmerblock, die vom Gast gesendet wurde, einsehen. Damit haben Sie einen laufenden Überblick und jederzeit die Kontrolle, welche Angebote bereits gebucht wurden. Selbstverständlich erhalten Sie auch weiterhin alle Buchungen per E-Mail zugesandt.

Weiters werden alle Angebote, über die eine Buchungsanfrage an Ihr Hotel gesendet wurde, aber noch keine Reservierungsbestätigung gesendet wurde, ebenfalls vom Nachfassen ausgeschlossen.

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Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

3. Mailings zur Kundenbindung

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Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

3.1 Kundenbindung Verbessern Sie den Service für Ihre Gäste durch Folge-E-Mails Folgemails zeigen Ihrem Gast, dass er Ihnen wichtig ist. Mit Tourismail organisieren Sie den Folgemail-Versand ganz unkompliziert. Automatisch erstellte Listen helfen Ihnen, den Gast zur richtigen Zeit zu kontaktieren. Vorgefertigte Anschreiben für Nachfassen, An- und Abreise etc. lassen sich mit minimalem Aufwand versenden. Die Briefbausteine können Sie selbst bearbeiten und warten. Mehr dazu finden Sie im Kapitel „Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen“ (siehe Kapitel 6).

Vorteile • Die automatisch erstellte Listenfunktion hält Sie auf dem Laufenden (Anreise, Abreise, Nachfassen und Geburtstag).

• Alle Folgemails lassen sich mit wenigen Klicks erledigen.

• Großen Output mit geringem Aufwand erzielen.

• Standardisierte Prozesse erleichtern die Arbeit und reduzieren den Zeitaufwand.

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Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

3.2 Nachfassmailing • Erinnern Sie an Ihr Angebot.

• Klären Sie, ob es noch Fragen gibt, und bieten Sie Ihre Hilfe und Unterstützung an.

• Automatisch erstellte Nachfassliste trägt zur Zeitersparnis bei.

Schritt 1: Um alle noch nicht beantworteten Angebote nachzufassen, wählen Sie das Versanddatum der Angebote, oben links, aus. (Wir empfehlen 2–3 Tage nach dem Angebot ein Nachfassmailing zu versenden.) Bitte beachten Sie, dass Angebote, die im Verlauf bereits auf erledigt gesetzt wurden (siehe Kapitel 2.1), nicht mehr nachgefasst werden.

Schritt 2: Wählen Sie als Nächstes die Sprache aus. Es kann immer nur eine Sprache gleichzeitig versendet werden.

Schritt 3: Nun können Sie entscheiden, welchen Gästen Sie Ihr E-Mail schicken möchten. Alle Empfänger, die mit einem Haken bestätigt wurden, werden angeschrieben.

Zuvor können Sie über das gesendete Angebot einfach und schnell erneut einsehen.

Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können wie gewohnt Ihr Mailing versenden.

Alle bereits angeschriebenen Empfänger werden danach nicht mehr aufgelistet.

Zum Schluss wiederholen Sie diese 4 Schritte für die restlichen Sprachen.

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Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

3.3 Anreisemailing • Heißen Sie den Gast willkommen.

• Erinnern Sie den Gast, welche Dinge er nicht vergessen sollte (Wanderschuhe, Skischuhe ...).

• Teilen Sie ihm mit, was er nicht mitnehmen muss, da es im Hotel vorhanden ist (Handtücher, Bademantel, Wanderrucksäcke, Wanderstöcke etc.).

• Informationen zur Anreise, z. B. Kettenpflicht, Baustellen etc.

• Weisen Sie ihn auf die rechtzeitige Reservierung von Beautyterminen, Skiverleih … hin. So können Sie Zusatzverkäufe generieren.

Schritt 1: Wählen Sie das Anreisedatum aus. Geben Sie dafür das gewünschte Anreisedatum oben auf der linken Seite ein. (Wir empfehlen eine Zeitspanne von 5 Tagen.)

Es erscheinen alle Gäste, die an diesem Datum anreisen, laut den Reservierungsbestätigungen, die Sie im Tourismail versendet haben.

Schritt 2: Als Nächstes wählen Sie die Sprache aus. Es kann immer nur eine Sprache gleichzeitig versendet werden.

Schritt 3: Nun können Sie entscheiden, welchen Gästen Sie Ihr E-Mail schicken möchten. Alle Empfänger, die mit einem Haken bestätigt wurden, werden angeschrieben.

Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können wie gewohnt Ihr Mailing versenden.

Alle bereits angeschriebenen Empfänger werden danach nicht mehr aufgelistet.

Zum Schluss wiederholen Sie diese 4 Schritte für die restlichen Sprachen.

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Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

3.4 Abreisemailing • Bedanken Sie sich beim Gast für seinen Besuch.

• Rufen Sie Ihrem Gast noch einmal seine Urlaubserinnerungen ins Gedächtnis (z. B.: Link zu den E-Cards mit Gästefotos).

• Bitten Sie ihn um eine Bewertung auf einer Bewertungsplattform.

• Verlinken Sie mit dem Online-Gästefragebogen und bitten Sie um sein Feedback. Gleichzeitig zeigen Sie dem Gast, dass Ihnen seine Meinung wichtig ist.

• Laden Sie Ihn als Freund auf Facebook, Google+ etc. ein.

Schritt 1: Wählen Sie das gewünschte Abreisedatum, oben links, aus. Am besten versenden Sie das Mailing 5–7 Tage nach der Abreise, laut der Reservierungsbestätigung!

Schritt 2: Als Nächstes wählen Sie die Sprache aus. Es kann immer nur eine Sprache gleichzeitig versendet werden.

Schritt 3: Nun können Sie entscheiden, welchen Gästen Sie Ihr E-Mail schicken möchten. Alle Empfänger, die mit einem Haken bestätigt wurden, werden angeschrieben.

Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können wie gewohnt Ihr Mailing versenden.

Alle bereits angeschriebenen Empfänger werden danach nicht mehr aufgelistet.

Zum Schluss wiederholen Sie diese 4 Schritte für die restlichen Sprachen.

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Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

3.5 Geburtstagsmailing Warum Sie ein Geburtstagsmail mit Tourismail senden sollten?

• Durch ein Geburtstagsmail wecken Sie Emotionen beim Gast.

• Zeigen Sie dem Gast, dass Sie an ihn denken, und erinnern Sie ihn gleichzeitig an seinen Urlaub bei Ihnen.

• Erhöhen Sie damit die Kundenbindung.

• Mit nur wenigen Klicks erzielen Sie einen großen Effekt.

• Die personalisierten Bilder sprechen den Gast persönlich und direkt an.

• Bilder mit z. B. Name und Alter können eingefügt bzw. automatisch generiert werden und stechen ins Auge.

Schritt 1: Geben Sie oben auf der linken Seite das aktuelle Datum ein, um allen Gästen, die heute Geburtstag haben, ein Geburtstagsmailing zu senden.

Schritt 2: Als Nächstes wählen Sie die Sprache aus. Es kann immer nur eine Sprache gleichzeitig versendet werden.

Schritt 3: Nun können Sie entscheiden, welchen Gästen Sie Ihr E-Mail schicken möchten. Alle Empfänger, die mit einem Haken bestätigt wurden, werden angeschrieben.

Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können wie gewohnt Ihr Mailing versenden.

Alle bereits angeschriebenen Empfänger werden danach nicht mehr aufgelistet.

Zum Schluss wiederholen Sie diese 4 Schritte für die restlichen Sprachen.

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Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

3.6 Folgemailing Die Funktion „Folgemailing“ gibt Ihnen die Möglichkeit auf Basis der zuvor gesendeten Tourismail-Schreiben, gezielt Kontakte zu selektieren, die zu einem vergangenen Zeitpunkt zu Gast waren oder für ein bestimmtes Datum in der Vergangenheit ein Angebot erhalten haben. An diese gesammelten Kontakte kann dann im Sinne der Kundenbindung ein Mailing gesendet werden, das zu einer erneuten Anfrage oder Buchung animiert.

Schritt 1: Rufen Sie über das Icon „Folgemailing“ im Bereich „Überblick“ oder den Menüpunkt „Kommunikation“ und „Kundenbindung“ die Funktion auf.

Schritt 2: Wählen Sie nun die gewünschten Parameter aus auf Basis derer die Selektion vorgenommen wird, und klicken Sie danach auf Suchen .

Zur Eingrenzung der Kontaktmenge können Sie auswählen, ob Sie nach einem bestimmten Anreisetag oder einem beliebigen Tag während eines (geplanten) Aufenthaltes in der Vergangenheit suchen möchten.

Im folgenden Schritt geben Sie das konkrete Datum ein und wählen aus, ob die Daten auf Basis von „Bestätigungen“, „Angeboten“ oder „stornierten Reservierungen“ ausgegeben werden. Über die Einschränkungen „Anbieten für Zeitraum“ und die Eingabe eines Datums in der Zukunft, das durch das Folgemail beworben werden soll, kann ausgeschlossen werden, dass Gäste, die bereits gebucht oder ein Angebot für diesen Zeitraum erhalten haben, erneut angeschrieben werden. Zuletzt muss die Sprache als Selektionsmöglichkeit ausgewählt werden.

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Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

Schritt 3: Es werden alle selektierten Aufenthalte oder Angebote anzeigt. Sie können über das Deaktivieren der grünen Haken entscheiden, an welche Kontakte das Folgemailing effektiv versendet wird.

Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können das Folgemailing versenden.

Es wird empfohlen, die Briefvorlage für das Folgemailing im Vorfeld zu erstellen und inhaltlich ganz gezielt auf den beworbenen Zeitpunkt abzustimmen.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

4. Die Kontaktver-

waltung im Tourismail

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

4.1 Kontakte Die Kontaktverwaltung im Tourismail ist einfach und übersichtlich aufgebaut.

Generell übernimmt Tourismail alle Daten aus Ihrem Hotelprogramm und aktualisiert die Kontaktdaten automatisch. Sie haben aber auch die Möglichkeit, unter Kontaktverwaltung > Kontakte neue Kontakte anzulegen, zu löschen oder zu bearbeiten.

Aktuelle Kontaktdetails einsehen Kontaktdaten bearbeiten Löscht den Kontakt aus Ihrer Datenbank Zeigt Ihnen alle E-Mails für diesen Kontakt an ACHTUNG: Tourismail geht davon aus, dass alle Kontakte im Hotelprogramm aktuell sind, und wird diese Daten verwenden.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

4.1.1 Kontakt anlegen Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie rechts oben auf Neuer Kontakt . Sie kommen dann in den Kontakteditor.

Geben Sie nun alle Daten ein, die Sie zu diesem Kontakt haben, wie Firma, Anrede, Titel, Vor-, Nachname etc. Die Eingabe einer E-Mail-Adresse ist immer verpflichtend.

Mit Speichern können Sie den Kontakt abspeichern und in allen Funktionen auf diesen zugreifen.

Nützen Sie auch die Kategorien (siehe Kapitel 4.3), um Ihre Kontakte in Zielgruppen zu unterteilen.

Des Weiteren sollten Sie bei den folgenden Einstellungen achtgeben: • Die gewählte Sprache entscheidet darüber, in welcher Sprache die automatisierten Texte wie Personalisierungen eingesetzt werden.

• Ist HTML-E-Mail auf „Nein“ gestellt, bekommt der Gast nur das Webabruf-Mail.

• Ist der Newsletter mit „Nein“ markiert, ist der Versand des Newsletters und Geburtstagsmailings blockiert.

• Ist der Status auf inaktiv, erhält der Empfänger KEINE E-Mails aus Tourismail!

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

4.1.2 Kontakt suchen Die umfangreiche Filterfunktion gibt Ihnen die Möglichkeit, schnell Kontakte zu fin. Mit dem Suchfilter können Sie den. Hierfür klicken Sie rechts oben auf den Filter dann nach verschiedenen Kriterien alle Kontakte im Verlauf filtern und durchsuchen.

Tipps & Tricks Sie finden einen Kontakt nicht?

Dann kontrollieren Sie den Filter, ob hier noch ein zuvor verwendeter Filter aktiv ist.

4.1.3 Kontakte gruppieren Eigenständige Kontakte, die in der Kontaktverwaltung zur besseren Übersicht einem Hauptkontakt zugeordnet werden sollen, können zu einer Gruppe zusammengefasst werden.

Erstellen Sie dazu zuerst über die Filterfunktion (siehe Kapitel 4.1.2) eine Aufstellung aller Kontakte, die zur Gruppe gehören sollen. Wählen Sie diese über das grüne Häkchen aus und klicken Sie auf den Button Ausgewählte Kontakte einer Kontaktgruppe zuweisen .

Die Kontakte sind damit zu einer Gruppe zusammengefasst.

Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Mitarbeiter eines Unternehmens oder Familienmitglieder einfacher gefunden werden sollen. Es können aber dennoch alle Tourismailschreiben an jeden Einzelkontakt gesendet werden.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

Soll ein Kontakt aus einer Gruppierung entfernt werden, so muss die Gruppe in Form des übergeordneten Kontakts in der Kontaktverwaltung aufgerufen werden. Durch einen Klick auf vor dem Kontakt werden alle gruppierten Kontakte angezeigt.

Betätigen Sie den , wird der jeweilige Kontakt aus der Gruppierung entfernt.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

4.1.4 Kontakt mit mehr als einer E-Mail-Adresse Es ist möglich, dass Kontakten im Tourismail mehr als eine E-Mail-Adresse zugeordnet wird. Alle E-Mail-Adressen eines Kontaktes werden in der Datenbank gespeichert und können in der Kontaktverwaltung angezeigt und bearbeitet werden.

E-Mail-Adressen bearbeiten oder manuell hinzufügen Wenn Sie in der Kontaktverwaltung einen Kontakt mit mehreren E-Mail-Adressen aufrufen, können Sie diese über bearbeiten, entfernen oder auch eine zusätzliche Adresse ergänzen.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

Bei der Bearbeitung müssen Sie darauf achten, welche E-Mail-Adresse als Standardadresse hinterlegt sein soll. Die gewählte Adresse wird für Newsletter und die Kundenbindungsmailings im Tourismail herangezogen. Weiters kann ausgewählt werden, ob HTML-E-Mails an die Adresse möglich sind oder nicht.

Durch einen Klick auf fügen Sie eine weitere E-Mail-Adresse hinzu. Über wird die jeweilige E-Mail-Adresse entfernt. Alle Änderungen werden nur über den Button Speichern gesichert.

Jede der gespeicherten E-Mail-Adressen kann auch als Einzelempfänger in einem Tourismail-Schreiben ausgewählt werden. Suchen Sie dazu den entsprechenden Kontakt vor dem Versand über die Filterfunktion und klicken Sie auf das runde PlusSymbol für die gewünschte E-Mail-Adresse (siehe Kapitel 1.4.3 „Der Empfänger“).

Zusätzliche E-Mail-Adresse über Hotelprogramm hinzufügen Bei der Übergabe von Kontaktdaten aus dem Hotelprogramm ans Tourismail wird automatisch kontrolliert, ob die E-Mail-Adresse des Kontakts Gastes (Abgleich anhand des Namens oder der Hotel-ID) bereits im Tourismail vorhanden ist. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie wählen, wie Sie mit der neuen Adresse vorgehen möchten: Die Adresse kann eine alte Adresse ersetzen oder zusätzlich zur bereits bestehenden Adresse für den Kontakt angelegt werden. Als dritte Möglichkeit können Sie den Gast als komplett neuen Kontakt im Tourismail anlegen.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

4.1.5 Kontakt mit namentlich getrennten Unterkontakten Einem Hauptkontakt können im Tourismail beliebig viele Unterkontakte zugeordnet werden, die über eine gemeinsame E-Mail-Adresse verfügen, sich aber durch die persönliche Anrede und den Namen unterscheiden.

Wird ein solcher Kontakt vom Hotelprogramm ans Tourismail übertragen, können Sie entscheiden, ob der bestehende Kontakt für die E-Mail-Adresse ersetzt oder als Unterkontakt zusätzlich angelegt werden soll.

Durch diese Funktion ist es möglich, einer E-Mail-Adresse z. B. mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens oder Familienmitglieder zuzuordnen und diese in den Tourismailschreiben persönlich mit der richtigen Anrede und dem eigenen Namen anzusprechen.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

4.1.6 Import und Export von Kontaktdaten Für den Kontaktimport und -export können Sie die Schablonen für den Import und Export je nach Bedarf erstellen und anpassen: Schritt 1: Klicken Sie rechts oben auf Neue Schablone .

Schritt 2: Geben Sie der Schablone einen Namen und wählen Sie aus, ob Sie Kontakte importieren, exportieren oder beides möchten.

Schritt 3: Ziehen Sie via Drag & Drop die benötigten Felder auf die linke Seite. Mit dem Minus können Sie die Felder wieder entfernen, diese reihen sich dann automatisch rechts ein.

Schritt 4: Sortieren Sie die Felder via Drag & Drop. Für den Import müssen die Felder so gereiht sein, wie Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei angereiht haben. Für den Export reihen Sie die Felder so, wie Sie gerne die Spalten in Ihrer Excel-Datei hätten.

Schritt 5: Speichern.

Kontakte importieren: Nachdem Sie sich eine Schablone eingerichtet haben, können Sie nun CSV-Dateien (Typ: Trennzeichen getrennt) importieren. (Eine CSV-Datei ist ein Dateiformat im Excel, das Sie beim Speichern über „Speichern unter“ auswählen können.) Dafür gehen Sie unter Kontaktverwaltung > Kontakte . Dort finden Sie einen Button für den Kontaktimport. Sie wählen nun die Schablone und die Datei aus und klicken auf Kontakte importieren . Der Rest erfolgt automatisch.

Bitte kontaktieren Sie vor dem Import großer Datenmengen (ab 2.000 Kontakten) unseren Support. Wir sind Ihnen gerne behilflich.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

Kontakte exportieren: Für den Export gehen Sie unter Kontaktverwaltung > Kontakte .

Mit dem Filter können Sie nun die Kontakte auswählen, die Sie exportieren möchten. Danach klicken Sie unten rechts auf Kontakte exportieren und wählen die entsprechende Schablone aus.

Die Daten werden nun exportiert und Sie können diese Datei herunterladen.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

4.2 Bounce-Kontakte Ein Bounce-Kontakt ist ein Kontakt, der aus verschiedenen Gründen kein E-Mail erhalten kann/hat. Im Verlauf werden diese mit dem gekennzeichnet. In der Kontaktverwaltung unter Kontakte werden diese gesammelt. Gehen Sie rechts oben auf Bounce-Kontakte, um diese einsehen zu können.

Da die Bounce-Rate Einfluss auf Ihr SPAM-Rating hat, empfehlen wir Ihnen, diese regelmäßig zu kontrollieren. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor: • Filtern (siehe Kapitel 2.3) Sie als Erstes alle aktiven Kontakte.

• Kontrollieren Sie bei aktiven Kontakten mit dem Bleistift die Kontaktdetails; sollte die E-Mail-Adresse falsch sein, korrigieren Sie diese. Bitte aktualisieren Sie dies auch in Ihrem Hotelprogramm. Nach dem Aktualisieren der E-Mail-Adresse können Sie mit der Zurücksetzungsfunktion den Bounce-Zähler zurücksetzten und der Kontakt wird aus der Bounce-Liste entfernt.

• Mit dem Adress-Check können Sie die Kontaktadresse noch im Detail überprüfen.

Sie erkennen mit einem Blick, welche Kontakte bereits auf inaktiv gesetzt wurden.

Diese scheinen rot auf. Diese Kontakte bekommen keine Mails mehr von Ihnen. Achtung: An diese E-Mail-Adresse werden keine Newsletter, Angebote, Reservierungen oder sonstige E-Mails versendet. Kontakte, die mehr als 3 Bounce-Notizen haben, werden von Tourismail automatisch auf inaktiv gesetzt.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

Tipps & Tricks Kontrollieren Sie die Bounce-Kontakte!

Da der Versand an E-Mail-Adressen, die es nicht gibt, auf Dauer als SPAM-Mailing identifiziert werden kann, ist es sehr wichtig, dass Sie diese regelmäßig kontrollieren.

Außerdem möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Kontakte, die in Ihrem Tourismail nicht richtig hinterlegt sind, meist auch in Ihrem Hotelprogramm falsch sind, da die Daten großteils aus dem Hotelprogramm stammen.

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Die Kontaktverwaltung im Tourismail

4.3 Kategorien Kategorien dienen dazu, ein zielgruppenorientiertes Mailing zu versenden. Dabei legen Sie beliebig viele Kategorien an. Ein Kontakt kann in einer, keiner oder mehreren Kategorien enthalten sein. Beim Erstellen der Kategorie entscheiden Sie, ob diese bei der Newsletter-Anmeldung auf Ihrer Webseite sichtbar sein soll (öffentlich = ja) oder nicht (öffentlich = nein). Sie haben zur Newsletteranmeldung einen i-Frame zur Integration auf Ihrer Webseite erhalten. Hier sind die genannten Kategorien ersichtlich.

Die Kategorien können Sie dann zum zielgruppenorientierten Erstellen von Empfängerlisten heranziehen.

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Medienverwaltung im Tourismail

5. Medienverwaltung im Tourismail

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Medienverwaltung im Tourismail

5.1 Bilder Alle Medien werden im Tourismail zentral gespeichert, damit allen Benutzern das gleiche Datenmaterial zur Verfügung steht.

Im Menüpunkt Medien > Bilder finden Sie alle Bilder, die Ihnen momentan im Touris­ mail zur Verfügung stehen.

Oberhalb auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bilder in Kategorien zu verwalten. Dort können Sie über das Drop-down-Menü eine bestimmte Kategorie auswählen oder über die Buttons Kategorien bearbeiten, löschen oder neu anlegen.

Sie benötigen weitere Bilder in Ihrer Datenbank?

Dann klicken Sie auf Bilder hinzufügen . So greifen Sie direkt auf Ihren Computer zu und können beliebig viele Bilder (auch mehrere gleichzeitig) in Ihre Datenbank hochladen. Dabei müssen Sie vorerst keine Größe oder Format berücksichtigen. Wenn Sie Ihre Bilder hochgeladen haben, können Sie mit einen Klick auf den Bildtyp (z. B.: Headerbild, Zimmerbild, Inhaltsbild) unterhalb des Bildes das Zuschneidetool aktivieren und das Bild entsprechend der Kategorie zuschneiden.

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Medienverwaltung im Tourismail

5.1.1. Bilder und ihre Eigenschaften In der Bilddatenbank sehen Sie alle Eigenschaften des Bildes auf einen Blick.

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3

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1.

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3.

4.

Bildvorschau Bildtitel Originaler Bildtitel Bildtypen – Bild noch nicht zugeschnitten 5. Bild bearbeiten

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6. Bild löschen 7. Bildtypen – Bild bereits zugeschnitten 8. Ausschnitt ansehen 9. Ausschnitt löschen 10. Bild auswählen

Bildvorschau: Hier sehen Sie in kleiner Ansicht, was auf dem Bild dargestellt wird.

Bildtitel: Der Bildtitel wird überall im Tourismail verwendet, um das Bild wiederzufinden. Mit dem können Sie diesen bearbeiten.

Originaler Bildtitel: Im Tourismail wird immer der originale Bildtitel der Datei mitgespeichert, damit Sie wissen, wie die Datei auf Ihrem Computer heißt.

Bild bearbeiten: Mit dem können Sie den Bildtitel verändern oder das Bild durch ein anderes ersetzen. Achtung: Wenn Sie ein Bild ersetzen, sollten Sie alle Bildzuschnitte neu bearbeiten.

Bild löschen: Mit dem können Sie ein Bild aus der Datenbank löschen. Achtung: Wenn Sie das Bild löschen, können auch Ihre Kunden dieses Bild in einem E-Mail nicht mehr laden.

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Medienverwaltung im Tourismail

Bild auswählen: Um mehrere Bilder zu löschen oder in eine andere Kategorie zu verschieben, können Sie diese mit dem auswählen und erhalten rechts oben die Möglichkeit, diese zu verschieben oder zu löschen.

Bildtypen: Der Bildtyp definiert, wozu ein Bild verwendet werden darf. Dem entsprechend sind Größe und Format von Typ zu Typ unterschiedlich.

Noch nicht zugeschnittene Bildtypen: Wenn der Bildtyp grau dargestellt ist, wurde für den entsprechenden Typ noch kein Ausschnitt zur Verwendung ausgewählt.

Bereits zugeschnittene Bildtypen: Wenn ein Bildausschnitt für die Verwendung definiert wurde, erscheint der Bildtyp in Türkis.

Ausschnitt löschen: Mit dem

wird der gewählte Bildausschnitt gelöscht.

Ausschnitt ansehen: Mit der schau angesehen werden.

kann der entsprechende Bildausschnitt in der Vor-

5.1.2 Zuschneide-Tool Um ein Bild verwenden zu können, müssen Sie es noch in die entsprechende Form bringen. Je nach Bildtyp hat das Bild eine andere Größe und ein anderes Format. Wir haben diese Einstellungen für Sie bereits vordefiniert. Sie müssen nun auf den gewünschten Typ klicken und das Zuschneidetool öffnet sich. Sie haben dann die Möglichkeit, je nach benötigter Skalierung eine Auswahl über den Zuschnitt zu treffen.

Sollte das Bild generell zu klein für den Typ sein, bekommen Sie direkt einen Hinweis.

Wenn Sie eine Auswahl über den zu verwendenden Bereich des Bildes gemacht haben, klicken Sie auf Zuschneiden und Sie gelangen wieder zurück zu den Bildern. Nun ist der bereits zugeschnittene Bildtyp in Türkis markiert, um zu zeigen, dass hier bereits eine Auswahl getroffen wurde. Sollte der Typ rot sein, gibt es ein Problem mit dem Zuschnitt und Sie sollten diesen erneut durchführen. Mit der können Sie sich den Bildausschnitt noch einmal ansehen und mit dem können Sie den Bildausschnitt löschen.

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Medienverwaltung im Tourismail

5.2 Anhänge 5.2.1 Anhänge, die in der Datenbank gespeichert werden Sie möchten z. B. das Wochenprogramm, Reiseversicherungsunterlagen ... im E-Mail mitsenden? Kein Problem. Unter Medien > Anhänge können Sie alle Dateien hinterlegen, die Sie an Ihr E-Mail anhängen möchten. Diese Daten werden dann von Ihnen in der jeweils benötigten Sprache eingebunden.

Um einen Anhang hinzuzufügen, wählen Sie Medien > Anhänge . Rechts oben finden Sie einen Button Neuer Anhang . Wenn Sie diesen betätigen, können Sie einen Namen vergeben und die Kategorie auswählen, in die Sie diesen importieren möchten. Mit der Funktion Durchsuchen greifen Sie auf Ihren Computer und Ihre Daten zu.

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Medienverwaltung im Tourismail

Nach dem Import binden Sie die Anhänge auch in anderen Sprachen ein. Dazu gehen Sie in die Übersicht und klicken auf die Flagge des gewünschten Anhanges, um eine weitere Sprache hinzuzufügen. Wenn eine Sprache eingebunden wurde, erscheint die Flagge in Farbe.

Nachdem Sie den Anhang hochgeladen haben, können Sie diesen in Ihr E-Mail integrieren. Dafür gehen Sie in das E-Mail und erstellen einen Link. Mit Medien > Anhäge/Links können Sie dann auf die vorbereiteten Anhänge zugreifen. Es wird nun ein Link erstellt. Da E-Mails möglichst klein sein sollen, um nicht von einem SPAMFilter aussortiert zu werden, werden alle Anhänge als Link hinterlegt.

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Medienverwaltung im Tourismail

5.2.2 Anhänge, die einmalig verwendet werden Sie möchten eine Datei mit Ihrer Tourismail-Nachricht mitsenden, die einmalig und nur an diesen einen Empfänger versendet werden soll? Dann können Sie direkt im Bearbeitungsmodus vor dem Versand der Nachricht die gewünschte Datei als Anhang hochladen. Klicken Sie dafür in der Option Datei für einmaligen Gebrauch hinzufügen: auf den Button Durchsuchen ... . Sie können damit eine Datei von ihrem Computer auswählen. Alternativ können Sie unter Datei aus Medienbibliothek hinzufügen: eine Datei aus der Mediendatenbank aufrufen und als Anhang mitsenden. Nach der Auswahl der Datei über das Drop-Down-Feld wird die Datei über als Anhang hinzugefügt.

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Medienverwaltung im Tourismail

5.3 Links Sie möchten in Ihrem Tourismail-Schreiben auf Ihre Webseite verlinken, um dem Leser weitere Informationen zur Verfügung zu stellen? Kein Problem. Unter Medien > Links können Sie alle Verlinkungen hinterlegen, die Sie in Ihre Vorlagen integrieren möchten.

5.3.1 Kategorie anlegen Jeder Link kann zur besseren Zuordnung in einer Kategorie gespeichert werden.

Eine neue Kategorie legen Sie an, indem Sie den Button Neue Kategorie betätigen und den Namen eingeben. Eine Kategorie kann über den Button Kategorie bearbeiten umbenannt und über Kategorie löschen entfernt werden.

5.3.2 Neue Verlinkung anlegen Um einen neuen Link anzulegen, wählen Sie Medien > Links . Rechts oben finden Sie einen Button Neuer Link . Wenn Sie diesen betätigen, können Sie einen Namen vergeben und die URL hinterlegen, auf die Sie verlinken möchten. Bitte achten Sie darauf, dass am Beginn der URL immer auch http:// stehen muss.

Nach dem Anlegen des Links erstellen Sie die Verlinkung auch in anderen Sprachen.

Dazu gehen Sie in die Übersicht und klicken auf die Flagge der gewünschten Verlinkung, um eine weitere Sprache hinzuzufügen. Wenn eine Sprache eingebunden wurde, erscheint die Flagge in Farbe.

Nachdem Sie die Verlinkung erstellt haben, können Sie den Link in Ihre Vorlagen integrieren. Dieser Vorgang wird im Abschnitt 1.4.4.3 Verlinkungen genau beschrieben.

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Medienverwaltung im Tourismail

5.4 Bildpersonalisierungen Unter Bildpersonalisierung versteht man die Nutzung eines aufmerksamkeitsfördernden Bildmotivs, das an geeigneter Stelle den Namen des Adressaten enthält, als wäre er Bestandteil des Bildmotivs, wie z. B. auf einer Geburtstagstorte. Ein verblüffender Effekt, der für Aufmerksamkeit sorgt.

Einen besseren Türöffner kann sich Ihre Werbebotschaft nicht wünschen! Dank Tourismail lässt sich Ihre komplette Korrespondenz schnell und individuell mit bildpersonalisierten Motiven erledigen.

• Jeder Adressat oder User bekommt seine persönliche Version.

• Responssteigernde Wirkung durch Bildpersonalisierung • Bildpersonalisierung per E-Mail wirkt emotional und ist besonders aufmerksamkeitsstark.

• Bildpersonalisierte Textinformationen sorgen für ein starkes Branding.

• Bildpersonalisierung bindet Zielgruppen (Wanderfoto für Wanderer. Familienfoto für Familien ...) emotional und nachhaltig und stützt die Erinnerungsfähigkeit an Ihr Hotel.

Die Erfahrung zeigt, der E-Mail-Respons wird durch Bildpersonalisierung gesteigert.

Testen Sie Ihre Bildpersonalisierungen unter Medien > Bildpersonalisierungen , um zu sehen, wie dieser Effekt auf den Gast wirken kann.

Tipps & Tricks Die Bildpersonalisierungen in Ihrem Tourismail werden direkt von der Werbeagentur Medien-Jäger erstellt und eingebunden. Haben Sie dazu noch Fragen, dann kontaktieren Sie uns doch bitte unter +43 512 20 02 25.

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Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen

6. Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen

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Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen

6.1 Briefvorlagen Sie können im Tourismail bereits ganze Briefe anlegen und diese immer wieder aufrufen. Dafür gehen Sie unter Inhalte > Briefvorlagen . Rechts oben finden Sie einen Button zum Erstellen von neuen Vorlagen.

Schritt 1: Definieren Sie den Namen der Briefvorlage. Mit diesem Namen finden Sie die Vorlagen im Tourismail.

Schritt 2: Wählen Sie die Identität, das Template, das Headerbild und die Headerverlinkung aus, die standardmäßig ausgewählt werden sollen.

Schritt 3: Verfassen Sie einen Standard-Betreff und Preheader für Ihre Briefvorlage.

Tipps zum optimalen Betreff finden Sie im Kapitel „Gut zu wissen“ (siehe Kapitel 9.2).

Schritt 4: Verfassen Sie Ihre Vorlage. Hier haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie bei jedem normalen E-Mail. Details zum Erstellen von E-Mails finden Sie im Kapitel „Das Wichtigste zuerst – der E-Mail-Versand“ (siehe Kapitel 1.4).

Schritt 5: Zu guter Letzt wählen Sie noch die Kategorie aus, mit der die Vorlage versendet wird und wie sie im Verlauf abgelegt wird (z. B.: Angebot, Reservierung).

Dann klicken Sie auf Speichern .

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Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen

6.2 Textvorlagen Zur Vermeidung von Fehlerquellen setzt Tourismail auf ein bewährtes Baukastensystem, bei dem Sie die Möglichkeit haben, alle wichtigen Bausteine vorab zu definieren. In jedem Registerblatt der Inhalte finden Sie rechts oben einen Button zur Erstellung eines neuen Bausteines.

Das Bausteinsystem im Tourismail erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag enorm. Verwenden Sie Textbausteine, um Texte, die Sie oft benötigen, schnell und einfach einzubinden (z. B. Inklusivleistungen). Diese legen Sie einmal an und können Sie in jeder E-Mail wieder verwenden. Sollten sich diese ändern, müssen Sie diese nur einmal aktualisieren und haben dann die neue Version in allen Briefen integriert.

Erstellen Sie schnell und einfach eine Textvorlage, indem Sie unter Inhalte > Textvorlagen auf Neue Textvorlage klicken.

Schritt 1: Definieren Sie den Namen der Textvorlage. Mit diesem Namen finden Sie die Vorlagen im Tourismail.

Schritt 2: Definieren Sie einen Schlüssel. Mit ihm können Sie Ihre Bausteine fix in Ihre Briefvorlagen integrieren. Dafür schreiben Sie den Schlüssel einfach in der Briefvorlage mit einem Dollarzeichen in zwei geschwungenen Klammern.

Beispiel: Schlüssel

wellnessbehandlungen

Textbaustein

{$text:wellnessbehandlungen}

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Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen

Schritt 3: Verfassen Sie Ihre Textvorlage wie gewohnt im Editor.

Schritt 4: Zum Schluss wählen Sie noch die Kategorie (z. B.: Zusatzverkäufe) aus, in der Sie die Textvorlage ablegen wollen, und klicken auf Speichern .

6.2.1 Die Bausteinübersicht Wenn Sie einen bestimmten Baustein bearbeiten möchten, gehen Sie unter Inhalte auf den entsprechenden Menüpunkt. Dort finden Sie alle zu diesem Thema abgelegten Bausteine. Sie erkennen auf einen Blick, welche Bausteine in welcher Sprache bereits angelegt wurden. Die Flaggen zeigen Ihnen an, welche Sprache bereits befüllt ist. Verfügbar = , nicht verfügbar = . Um einen Baustein zu aktualisieren, klicken Sie auf die farbige Flagge. Um eine Sprache neu anzulegen, klicken Sie auf die transparente Flagge.

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Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen

6.3 Zimmer Unter Inhalte > Zimmer finden Sie alle Ihre Zimmer. Mit dem Button Neues Zimmer legen Sie einen Zimmertyp an. Zum Aktualisieren klicken Sie auf eine aktive Flagge.

Der Zimmer-Editor • Name: Der Zimmerblock benötigt immer einen Namen, der oberhalb angegeben ist und dem Empfänger anzeigt, um welches Zimmer es sich handelt.

• Größe: Je nach Layout des Zimmerblocks kann die Zimmergröße in diesem Feld gesondert ausgewiesen werden.

• Bild: Hier wählen Sie das gewünschte Zimmerbild aus. Bilder können Sie im Vorfeld bereits unter Medien hinterlegen (siehe Kapitel 5.1). Auch der praktische Bildvorschaumodus steht Ihnen hier wie gewohnt zur Verfügung.

• Code: Der Code ist das Zimmerkürzel, das Sie auch im Hotelprogramm verwenden. So findet Tourismail das Zimmer wieder.

• Inhalt: Hier fügen Sie den Beschreibungstext für Ihren Zimmerblock ein.

• Link: Hier können Sie bestimmen, auf welcher Seite Ihrer Webseite das Zimmerbild verlinken soll.

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Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen

6.4 Pauschalen Unter Inhalte > Pauschalen finden Sie alle Ihre Pauschalen.

Mit dem Button Neue Pauschale legen Sie eine Pauschale an.

Der Pauschalen-Editor • Name: Die Pauschale benötigt immer einen Namen, der oberhalb steht und dem Empfänger zeigt, um welche Pauschale es sich handelt.

• Schlüssel: Über diesen uniquen Schlüssel kann die Pauschale unter {$flatrate:“Schlüssel“} wie eine Textvorlage in eine Briefvorlage eingefügt werden.

• Code: Der Code ist das Pauschalenkürzel, welches Sie auch im Hotelprogramm verwenden. So findet Tourismail die Pauschale wieder.

• Inhalt: Hier haben Sie Platz für den Beschreibungstext und Bilder, um Ihre Pauschale bestmöglich anzupreisen.

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Statistiken und Auswertungen im Tourismail

7. Statistiken und Aus-

wertungen im Tourismail

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Statistiken und Auswertungen im Tourismail

7.1 Tourismail-Statistik Die Tourismail-Statistik bietet Ihnen einen Überblick und eine ausführliche Controllingfunktion über die mit Tourismail versendeten E-Mails, Angebote, Reservierung, gebuchten Zimmer, Pauschalen, Zeiträume und Empfängerattribute.

Sie haben in dieser Statistik die Möglichkeit, Ergebnisse auf bestimmte Zeiträume zu filtern. Sie können einen benutzerdefinierten Zeitraum, 3 Monate, 6 Monate, dieses Jahr oder letztes Jahr als Zeitraum einschränken. Es ist auch möglich, die Ergebnisse von 2 unterschiedlichen benutzerdefinierten Zeiträumen zu vergleichen. Bitte beachten Sie, dass lange Beobachtungszeiträume zu längeren Ladezeiten führen können.

Jede Statistik wird im Tourismail durch die Betätigung eines Info-Buttons nochmals ausführlich erklärt und beschrieben.

Weiters können alle Auswertungen durch eine Druckfunktion einfach und schnell gedruckt werden und als professionelle Grafik in Meetings und Besprechungen verwendet werden.

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Statistiken und Auswertungen im Tourismail

7.1.1 „Basic“-Statistik Diese allgemeine Statistik wird allen Tourismail-Usern bei der Auswahl des Menüpunktes „Statistik“ angezeigt. Oben links finden Sie eine Filterfunktion, um Ihre Statistiken für einen bestimmten Zeitraum einzuschränken.

Die Statistik zeigt auf den ersten Blick grundlegende Auswertungen: Anzahl der versendeten E-Mails nach E-Mail-Typ Diese Grafik und Auflistung zeigt in Prozent und konkreten Zahlen auf, wie viele Mails der einzelnen Brieftypen versendet wurden.

Versandübersicht mit Verhältnis von Buchungsbestätigungen und Angeboten Anhand dieser Grafik und Auflistung wird in Prozent und konkreten Zahlen dargestellt, wie sich das Verhältnis zwischen gesendeten Angeboten und Buchungsbestätigungen darstellt. Es ist hier zu beachten, dass die mehrfache Korrektur eines Angebotes, auf das nur eine Reservierungsbestätigung erfolgt, das Ergebnis verfälscht.

Anzahl der versendeten E-Mails nach Domains Von dieser Grafik kann abgelesen werden, an welche Domains Ihre Mails versendet werden. Sie sehen hier, an welche Webmailanbieter bzw. Unternehmen Ihre Schreiben gesendet werden. Auf Basis dieser Auswertungen kann der Versand für Ihre Empfänger optimiert werden, indem spezielles Augenmerk auf die Darstellung und Versandzuverlässigkeit bei den einzelnen Anbietern gelegt wird.

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Statistiken und Auswertungen im Tourismail

Anwendungsprogramme Die Statistik zu den Anwendungsprogrammen zeigt auf, durch welche Programme Ihre E-Mails geöffnet werden. Auch diese Funktion dient als Grundlage für die laufende Optimierung der Darstellung auf den unterschiedlichen Endgeräten, sodass Ihre E-Mails sowohl auf PCs, MACs als auch auf den neuesten Smartphones oder Tablets optimal dargestellt werden.

Anzahl der versendeten E-Mails nach E-Mail-Typ Diese Grafik und Auflistung zeigt in Prozent und konkreten Zahlen auf, wie viele Mails der einzelnen Brieftypen versendet wurden.

7.1.2 Erweiterte Statistik Zusätzlich zur oben beschriebenen Basisstatistik bietet die Tourismail-Statistik dem Benutzer „Hoteldirektor“ erweiterte und detaillierte Informationen zu den folgenden Punkten: • • • • • • • • • • • • • • • • •

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Zustellstatistik Jahresreport Top-Briefvorlagen Top-Buchungszeit Top-Links Top-Versender Anfragevorlaufzeit Aufenthaltsdauer Auslastung laut Reservierungsbestätigung Gebuchte Pauschalen Zeit bis zur Reservierung Herkunft der Gäste Änderungshäufigkeit Nachfassoptimierung Newsletterabmeldegründe Top-Öffnungszeitraum Versand pro Mitarbeiter

Statistiken und Auswertungen im Tourismail

7.1.2.1 Zustellstatistik Die Zustellstatistik fasst den Versandstatus der gesendeten Nachrichten in einer Grafik sowie einer Aufstellung von prozentuellen und absoluten Zahlen zusammen. Es wird angezeigt, wie viele Nachrichten definitiv gelesen oder erfolgreich versendet wurden.

Des Weiteren wird dargestellt, wie viele Nachrichten nicht zugestellt werden konnten.

Diese Statistik ist für die einzelnen Brieftypen und auch gesammelt für alle Schreiben verfügbar.

7.1.2.2 Jahresreport Mittels des Jahresreports kann die Anzahl von Sendungen pro Monat verglichen werden. Dazu werden sowohl ein Kreisdiagramm als auch eine Tabellenübersicht generiert, die das prozentuelle Verhältnis sowie die Anzahl wiedergeben. Der Jahresreport ist für alle Brieftypen verfügbar.

7.1.2.3 Top-Briefvorlagen Die Statistik der Top-Briefvorlagen zeigt auf, welche Vorlagen im Tourismail am öftesten versendet werden. Hier wird auch in den unterschiedlichen Kategorien unterschieden, um darzustellen, welche Angebote, Reservierungsbestätigungen, Stornierungen und E-Mails häufig oder nur selten verwendet werden. So können Sie Ihren E-MailSchriftverkehr optimieren und vereinfachen.

7.1.2.4 Top-Buchungszeit Basierend auf der Statistik zur Top-Buchungszeit können Sie nachvollziehen, welche spezifischen Zeiträume, Kalenderwochen oder Monate mittels Tourismail am stärksten gebucht wurden. Dies können Sie nach Buchungen, Personen oder Zimmern auswerten lassen.

In dieser Auswertung wird der gesamte gebuchte Zeitraum gewertet, auch wenn sich nur ein Teil der Aufenthaltsdauer im gewählten Zeitraum befindet. Um die Stornierungen vom Ergebnis abzuziehen, aktivieren Sie bitte das entsprechende Feld „Stornierungen miteinbeziehen“. Beachten Sie jedoch, dass dies die Ladezeit erhöht.

7.1.2.5 Top-Links Anhand der Statistik zu den Top-Links sehen Sie, welche Verlinkungen in den unterschiedlichen E-Mails am häufigsten genutzt wurden. So können Sie nachvollziehen, welche Informationen für Ihre Gäste von größter Bedeutung sind.

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Statistiken und Auswertungen im Tourismail

7.1.2.6 Top-Versender Die Aufstellung der Top-Versender zeigt, wie viele Schreiben aus dem Tourismail von den einzelnen Usern versendet werden. Hier wird auch zwischen den unterschiedlichen E-Mail-Typen (Angebot, Reservierung, Stornierung, E-Mail) unterschieden.

Die Farbe des jeweiligen Benutzerbalkens können Sie in den Einstellungen des Benutzers definieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Kapitel 9.2 „Neuen Benutzer anlegen“.

7.1.2.7 Anfragevorlaufzeit (oder Reservierungsvorlaufzeit) Aus dieser Statistik können Sie entnehmen, wie lange vor dem geplanten Anreisetermin eine Reservierungsbestätigung erfolgt. Es wird die Zeitspanne zwischen dem Abschluss des Anfrageprozesses durch eine Reservierung und der Anreise aufgezeigt.

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Statistiken und Auswertungen im Tourismail

7.1.2.8 Aufenthaltsdauer Dieser Statistik können Sie entnehmen, wie lange Ihre Gäste durchschnittlich bei Ihnen sind. Diese Daten basieren auf den im Tourismail versendeten Reservierungsbestätigungen und können nach Buchungen, Personen oder Zimmern ausgewertet werden.

Um die Stornierungen vom Ergebnis abzuziehen, aktivieren Sie bitte das entsprechende Feld „Stornierungen miteinbeziehen“. Beachten Sie jedoch, dass dies die Ladezeit erhöht.

7.1.2.9 Auslastung lt. Reservierungsbestätigung Der Auslastung lt. Reservierungsbestätigung können Sie entnehmen, wie viele Nächte ein Zimmertyp im gewählten Zeitraum gebucht wurde. Diese Daten basieren auf den im Tourismail versendeten Reservierungsbestätigungen und beziehen die Personenanzahl nicht mit ein. Wenn Zimmertypen mehrfach vorhanden sind, können auch mehr Nächte aufgezeigt werden, als im entsprechenden Zeitraum für nur ein Zimmer möglich wären.

Um die Stornierungen vom Ergebnis abzuziehen, aktivieren Sie bitte das entsprechende Feld „Stornierungen miteinbeziehen“. Beachten Sie jedoch, dass dies die Ladezeit erhöht.

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Statistiken und Auswertungen im Tourismail

7.1.2.10 Gebuchte Pauschalen Diese Statistik zeigt graphisch und in Tabellenform an, wie oft die unterschiedlichen Pauschalen im angegebenen Zeitraum gebucht wurden. So können Sie schnell und einfach den Bestseller unter Ihren Pauschalen herausfiltern.

Um die Stornierungen vom Ergebnis abzuziehen, aktivieren Sie bitte das entsprechende Feld „Stornierungen miteinbeziehen“. Beachten Sie jedoch, dass dies die Ladezeit erhöht.

7.1.2.11 Zeit bis zur Reservierung Diese Statistik zeigt, wie viele Tage zwischen dem Versand des Angebots und der Reservierungsbestätigung vergehen. Hier wird auch angegeben, wie viele Reservierungsbestätigungen ohne Angebot versendet worden sind.

7.1.2.12 Herkunft der Gäste Diese Statistik zeigt auf, wie sich der Mix der Hotelgäste nach Herkunftsländern zusammensetzt. Dafür werden nur jene Reservierungsbestätigungen herangezogen, die über Tourismail versendet wurden.

7.1.2.13 Änderungshäufigkeit Die Statistik zur Änderungshäufigkeit gibt Ihnen die Möglichkeit, zu überprüfen, wie oft ein Angebot durchschnittlich überarbeitet wird, bis es den Kundenwünschen entspricht und eine Reservierungsbestätigung versendet wird.

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Statistiken und Auswertungen im Tourismail

7.1.2.14 Nachfassoptimierung Unter dem Punkt Nachfassoptimierung können Sie nachvollziehen, wie viele Angebote von Ihnen nachgefasst wurden und wie viele in Folge darauf mit einer Reservierung bestätigt wurden.

Diese Grafik zeigt, wie wichtig es ist, Angebote nachzufassen, und wie erfolgreich Sie mit der Nachfasstätigkeit sind.

7.1.2.16 Top-Öffnungszeitraum Diese Statistik zeigt Ihnen, in welchem Zeitraum Ihre Schreiben aus dem Tourismail vom Leser geöffnet werden. Hier wird in unterschiedlichen Balkendiagrammen mit Prozentangaben zwischen allen E-Mails, Angeboten, Reservierungsbestätigungen und Kundenbindungsmailings unterschieden.

Dadurch kann festgestellt werden, in welchen Zeiträumen am Arbeitstag besonderes Augenmerk auf den Versand von Newslettern, Angeboten oder Reservierungen gelegt werden muss.

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Statistiken und Auswertungen im Tourismail

7.1.2.17 Versand pro Mitarbeiter Anhand dieser Darstellung kann abgelesen werden, wie viele Schreiben in den unterschiedlichen E-Mail-Typen von jedem einzelnen Mitarbeiter versendet wurden. So kann die Aufgabenverteilung und Performance der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum verglichen werden.

7.2 Versandstatistik im Verlauf Im Verlauf finden Sie eine detaillierte Statistik zu jedem Ihrer E-Mails. Es wird noch einmal der Betreff angezeigt. Des Weiteren sehen Sie auf einen Blick, an wie viele Kontakte das Mail versendet wurde, wie oft es geöffnet, zu welchem Zeitpunkt es versendet wurde und wie viele Bounce-Notizen geschrieben wurden. Außerdem wurde ein Klickzähler eingebunden, der Ihnen die gesamte Anzahl der Klicks auf die einzelnen Links anzeigt. So können Sie nachvollziehen, welche verlinkten Zusatzinformationen von Ihren Gästen gelesen werden.

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Einstellungen

8.

Einstellungen

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Einstellungen

8.1 Einstellungen Der Bereich Einstellungen dient Ihnen dazu, bestimmte Bereiche für Ihren Versand vorab einzustellen. Bei den Standardeinstellungen können Sie für die einzelnen Brief­typen wichtige Angaben fixieren: Kommunikation: • Identität: Definieren Sie, welche Identität (E-Mail-Adresse) standardmäßig für den Versand verwendet wird.

• Template: Legen Sie fest, welches Template standardmäßig für den Versand benutzt wird.

• Sprache: Nehmen Sie die Voreinstellung einer Sprache vor.

• Headerbild: Wählen Sie aus, welches Headerbild voreingestellt wird. Sie können die Auswahl auch wieder über die Bildvorschau tätigen.

• Preheader: Der Preheader dient als Ergänzung des Betreffs.

• Typ: Bestimmen Sie den voreingestellten Typ der E-Mail.

• Betreff: Definieren Sie, welcher Betreff voreingestellt wird.

• Textvorlage: Hier entscheiden Sie, ob und welche Textvorlage automatisch eingebunden wird.

Geburtstags-, Anreise-, Abreise-, Nachfassmailing: • Briefvorlage: Hier wählen Sie aus, welche Briefvorlage standardmäßig für den Versand des Kundenbindungsmails verwendet werden soll.

• Direkt zur Vorschau: Mit dieser Funktion können Sie Ihre Arbeitszeit weiter verringern. Durch ein „ja“ werden Sie beim Versand des Kundenbindungsmails direkt zum Versand weitergeleitet, ohne in die Editoransicht gehen zu müssen.

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Einstellungen

Webabruf Das Webabruf-Mail wird verwendet, wenn ein Empfänger Mails mit großen oder vielen Bildern nicht empfangen kann. Um dem Kunden aber auch hier ein ansprechendes Mail anbieten zu können, sind für jeden Mail-Typ (wie zum Beispiel für Anfrage, Reservierung …) entsprechende Webabruftexte in den Textvorlagen hinterlegt. Dabei handelt es sich um reine Textmails, in die ein Link integriert wird. Wenn der Link geöffnet wird, erscheint das optisch ansprechend aufbereitete E-Mail.

Bei den Einstellungen wählen Sie die Textvorlage aus, um einem E-Mail-Typ diese Webabruftexte zuzuordnen. Tourismail passt die Sprache dann beim Versand entsprechend den allgemeinen E-Mail-Einstellungen automatisch an.

Mit Speichern können Sie die Änderungen dieser Standardeinstellungen abspeichern.

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Benutzerverwaltung

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Benutzerverwaltung

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Benutzerverwaltung

Im Menüpunkt Benutzerverwaltung können Sie Ihre Tourismail-User verwalten und neu anlegen.

9.1 Benutzerrechte Es wird zwischen zwei unterschiedlichen Benutzergruppen unterschieden: „Standard“ und „Hoteldirektor“. Diesen beiden User-Gruppen sind unterschiedliche Rechte zugeordnet. Auf Wunsch können diese beiden Einstellungen auch durch die User „Rezeptionsleitung“ ergänzt werden.

Standard: Dem Standard-User stehen alle Funktionen des Tourismail zur Verfügung und es können die Basisstatistiken eingesehen werden. Das Passwort kann von diesem User eigenständig geändert werden, indem man links oben auf den eigenen Namen klickt.

Rezeptionsleitung: Der User „Rezeptionsleitung“ hat zusätzlich das Recht, neue Benutzer anzulegen und bestehende Benutzer zu bearbeiten. Es können durch diesen User auch die Basisstatistiken eingesehen werden.

Hoteldirektor: Der User „Hoteldirektor“ hat das Recht, neue Benutzer anzulegen und bestehende Benutzer zu bearbeiten. Zusätzlich stehen diesem User alle TourismailStatistiken zur Verfügung.

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Benutzerverwaltung

9.2 Neuen Benutzer anlegen Um einen neuen Benutzer anzulegen, füllen Sie bitte die folgenden Formularfelder entsprechend aus:

• Benutzername: Geben Sie hier den Benutzernamen ein, der vom User auch für die Anmeldung verwendet wird.

• Passwort: Verwenden Sie hier ein sicheres Passwort.

Das kann vom User eigenständig nachträglich verändert werden.

• Vorname: Vorname des Users • Nachname: Nachname des Users • Initialen: Erster Buchstabe des Vornamens und Nachnamens, diese Initialen werden im Verlauf angezeigt.

• Externe ID: Die Externe ID ist die Kennung des Mitarbeiters in Ihrem Hotelprogramm. Bitte tragen Sie diese ein, damit der Name des Mitarbeiters in die Tourismail-Signatur übertragen werden kann.

• E-Mail-Adresse: Diese E-Mail-Adresse wird verwendet, um das Passwort erneut zu senden, wenn dieses vergessen wurde.

• Statistik-Farbe: Hier können Sie die Farbkennung des Benutzers in der Statistik definieren. Öffnen Sie durch einen Klick in das Feld die Farbpalette, wählen Sie eine Farbe aus und fügen Sie den Farbcode in das leere Feld ein.

• Gruppe: Wählen Sie hier die Rechte für den User aus. Sie können keine Rechte vergeben, welche die Ihren übersteigen.

• Sprache: Hier können Sie einstellen, in welcher Sprache Tourismail für den User angezeigt wird. Es stehen die Sprachen Deutsch, Englisch und Italienisch zur Verfügung.

• Status: Der Status kann „aktiv“ oder „inaktiv“ sein. Ein inaktiver User kann sich mit seinen Zugangsdaten nicht mehr ins Tourismail einloggen, ist aber nicht gelöscht. Dies empfiehlt sich zum Beispiel für User, die nur saisonal im Unternehmen tätig sind.

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Benutzerverwaltung

9.3 Filterfunktion Mit Hilfe der Filterfunktion können Mitarbeiter auf Basis der eingegebenen Daten gesucht werden. Wählen Sie hierzu den Ihnen bekannten Parameter aus.

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Makro installieren

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Makro installieren

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Makro installieren

10.1 Makro herunterladen 1. Öffnen Sie Tourismail und melden Sie sich wie gehabt an: https://system.tourismail.net/ In der linken Navigation finden Sie den Reiter „Support“.

2. Öffnen Sie diesen Reiter, damit Sie die Makro-Datei herunterladen können. Sobald Sie die Makro-Datei anklicken, wird sie heruntergeladen und in Ihrem Download-Verzeichnis gespeichert. Die Makro-Datei sowie das Word-Dokument können nach der Bearbeitung gelöscht werden!

10.2 Tourismail-Ordner erstellen Wechseln Sie nun bitte auf die Festplatte (C:) und erstellen Sie dort (falls nicht schon vorhanden) einen Ordner „Tourismail“.

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Makro installieren

10.3 Makro einfügen 1. Nun öffnen Sie das Download-Verzeichnis. Hier finden Sie die zuvor heruntergeladene Datei.

2. Erstellen Sie über einen rechten Mausklick – Neu – ein Microsoft-Word-Dokument und benennen Sie dieses als Test – „test.docx“.

3. Öffnen Sie das von Ihnen erstellte Test-Dokument und betätigen Sie folgende Tastenkombination „Alt + F11“. Es öffnet sich ein neues Fenster, das in der linken Navigation ein aufklappbares Menü aufweist.

4. Ziehen Sie nun das Makro „TMUpload - FTP WIN 10.bas“, dass sich im Download-Verzeichnis befindet, auf das aufklappbare Menü „Normal“.

Anschließend schließen Sie dieses Fenster.

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Makro installieren

10.4 Makro auswählen und bearbeiten 1. ENTWEDER klicken Sie im Menüband mit der linken Maustaste auf und wählen die Funktion „Weitere Befehle“ aus ODER Sie klicken eines der vorhandenen Icons im Menüband mit der rechten Maustaste an und wählen die Funktion „Menüband anpassen“ aus.

Bei beiden Varianten öffnet sich ein neues Fenster.

2. Arbeiten Sie im neuen Fenster! Wählen Sie in der linken Navigation das Menüfeld „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ und anschließend unter „Befehle auswählen“ den benötigten Befehl „Makros“ aus.

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Makro installieren

3. Klicken Sie das Makro „Normal.Tourismail6.Tourismail6“ an und befördern Sie es über den Button „Hinzufügen >>“ in die rechte Spalte.

4. Wenn Sie einen Blick auf das Makro werfen, sehen Sie, dass es mit einem Standard-Icon versehen wurde. Um dies zu ändern, markieren Sie das Makro und betätigen Sie die Schaltfläche „Ändern“. Es öffnet sich ein neues kleines aus. Bestätigen Sie 2-mal mit „OK“ Fenster. Hier wählen Sie den gewohnten und testen Sie das neue Makro.

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Makro installieren

10.5 Das Makro funktioniert nicht mehr – was tun?

Bei einem Update kann es sein, dass ein Makro zurückgesetzt wird. In diesem Fall müssen diese Schritte erneut abgearbeitet werden. Hinfällig ist die Ordnererstellung, da dieser bestehen bleibt.

Tipps & Tricks Haben Sie dazu noch Fragen, dann wenden Sie sich doch bitte an Ihren E-Mail-Marketing-Profi: Werbeagentur Medien-Jäger GmbH · Tel. +43 512 20 02 25 · office@medienjaeger.at

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Gut zu wissen

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Gut zu wissen

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Gut zu wissen

11.1 Warum bekommt der Gast meine E-Mails nicht?

Kontrollieren Sie als Erstes die folgenden Aspekte: • Ist die E-Mail-Adresse richtig?

Kontrollieren Sie die E-Mail-Adresse auf Fehler. Schnell können sich Tippfehler einschleichen, z. B. ein Komma statt einem Punkt oder @alo.de statt @aol.de.

• Wurde Kontakt auf inaktiv gesetzt?

Wenn der Status des Kontakts auf „inaktiv“ gesetzt wurde, wird aus dem Tourismail kein E-Mail an diese Adresse versendet. Diese Schutzfunktion soll Sie bei Ihrem SPAM-Management unterstützen und Sie auch rechtlich bei Abmeldungen vom Newsletter absichern.

• Der Kontakt hat mehr als 3 Bounce-Notizen?

Wenn der Kontakt im Tourismail mehr als 3 Bounce-Notizen hat, wird dieser automatisch auf inaktiv gestellt und der Versand wird automatisch blockiert.

Alle diese Punkte haben einen großen Einfluss auf die Zustellung Ihrer E-Mails!

Tipps & Tricks Haben Sie dazu noch Fragen, dann wenden Sie sich doch bitte an Ihren E-Mail-Marketing-Profi: Werbeagentur Medien-Jäger GmbH · Tel. +43 512 20 02 25 · office@medienjaeger.at

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Gut zu wissen

11.2 Die optimale Betreffzeile für Ihr E-Mail Heutzutage bekommen Ihre Gäste eine Unmenge an E-Mails. Deshalb ist es für Sie wichtig, aus der Masse herauszustechen. Der Betreff ist der erste Kontakt mit Ihrem Kunden und meist entscheidend, ob das Mail geöffnet wird oder nicht. Mit den folgenden kurzen Tipps können Sie schnell und einfach Ihren Betreff optimieren.

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In der Kürze liegt die Würze: Schreiben Sie nur das Wichtigste in die Betreffzeile.

50 Zeichen als Betreff reichen vollkommen aus.

Das Wichtigste immer nach vorne.

Werden Sie konkret.

Personalisieren Sie Ihre Betreffzeilen.

Weitere Informationen und Kundenbeispiele finden Sie unter

www.tourismail.net

Werbeagentur Medien-Jäger GmbH . Olympiastraße 39 . 6020 Innsbruck Tel. +43 512 20 02 25 . office@medienjaeger.at . www.medienjaeger.at . www.tourismail.net