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I.O. BUSINESS® Leistungsbereich Beratung

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Checkliste Mitarbeiter-Befragung

Gemeinsam Handeln – I.O. BUSINESS®


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Checkliste

Mitarbeiter-Befragung Die Gründe für die Erhebung von Daten bei den Mitarbeitern eines Unternehmens durch die Unternehmensleitung sind vielfältig. Sie können beispielsweise auf folgende Aspekte gerichtet sein: Ö erforderliche Verbesserungen von Produkten und Dienstleistungen Ö denkbare Innovationen und Forschungsgebiete Ö erzielbare Verbesserung der Kundenorientierung Ö mögliche Steigerung von Effizienz und Produktivität Ö stärkere Bindung von Mitarbeitern Ö realisierbare Senkung von Kosten Doch die Befragung von Mitarbeitern ist ein zweischneidiges Schwert. Leicht kann etwa der Eindruck von hieran interessierten Kräften aufgebracht und geschürt werden, das Top-Management wisse derzeit nicht, was es tun soll. Mit Mitarbeiterbefragungen kommt obendrein stets ein Stein ins Rollen. Die Mitarbeiter stecken Zeit und Gedanken in die Beantwortung der Fragen, Erwartungen kommen auf – nichts enttäuscht sie mehr, als wenn sich hiernach nichts verändert. Die Unternehmensleitung muss sich bewusst sein, dass unverzüglich einige Veränderungen in Angriff genommen und entsprechend kommuniziert werden müssen. Die vorliegende Checkliste soll Ihnen dabei helfen, alle in Verbindung mit Mitarbeiterbefragungen zu bedenkenden Punkte zu berücksichtigen.

Bei dieser Checkliste handelt es sich lediglich um Gedankenanstöße und hilfreiche Punkte für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen, die in jedem Einzelfall möglichst nach entsprechender Beratung angepasst werden müssen. Jedwede Verwendung dieses Textes geschieht auf eigenes Risiko und unter jeglichem Haftungsausschluss der I.O. BUSINESS. Bitte kontaktieren Sie uns umgehend, wenn Sie sich über Fragen im Bereich der Mitarbeiterbefragung mit einem unserer Consultants austauschen möchten. I.O. BUSINESS – Leistungen: Unternehmensberatung und Training Analyse der vorhandenen Instrumente und Systeme Entwicklungs- und Implementierungsunterstützung Umsetzungs- und Anwendungsbegleitung © I.O. BUSINESS® | Engelsstrasse 6 | D-42283 Wuppertal | +49 (0)202 277 5000 | www.io-b.de. Alle enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Kopieren oder Nachdruck verboten; Ausnahmen nur mit ausdrücklicher Genehmigung. Das Zitieren von Auszügen kann nur gestattet werden, wenn I.O. BUSINESS® als Quelle genannt wird.

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Die vorliegende Checkliste soll Ihnen dabei helfen, alle in Verbindung mit Mitarbeiterbefragungen zu bedenkenden Punkte zu berücksichtigen. Bitte ergänzen Sie die Fragen um situations- und unternehmensspezifische Aspekte.  Welche Ziele wollen wir mit der Mitarbeiterbefragung erreichen? Ziel

"trifft nicht zu" (0 Pkte.) bis "trifft voll zu" (10 Pkte)

Verbesserungen von Produkten und Dienstleistungen Erschließbare Märkte und Marktsegmente Denkbare Innovationen und Forschungsgebiete Verbesserung der Kundenorientierung Optimierung von Prozessen / Abläufen Steigerung von Effizienz und Produktivität Heben von Mitarbeiterpotenzialen Verbesserung des Führungsverhaltens Stärkere Bindung von Mitarbeitern Erhöhung von Qualität Senkung von Kosten Verbesserungen in der Unternehmenskommunikation Erheben von Einstellungen / Werten zur Leitbilderstellung Vorbereitung einer Veränderung: Art und Umfang?

Weitere Ziele:

Weitere Ziele:

Weitere Ziele:

Weitere Ziele:

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 Welche Zielgruppen unter den Mitarbeitern sollen befragt werden?  gesamte Belegschaft  repräsentative Stichprobe  nur bestimmte Gruppen, und zwar: 1.

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2.

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3.

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4.

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5.

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6.

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7.

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8.

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9.

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10. ________________________________________________________________________________________________

 Welche Fragestellungen wollen wir mit Hilfe der Mitarbeiterbefragung klären? Fragestellung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. © I.O. BUSINESS®

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 Wer wird die Leitung des Projektes 端bernehmen? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________  Weitere beteiligte Projektmitarbeiter: Name

________________________ Abt. __________________________________

Aufgaben:

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Name

________________________ Abt. __________________________________

Aufgaben:

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________________________________________________________________

Name

________________________ Abt. __________________________________

Aufgaben:

___________________________________________________________

________________________________________________________________

Name

________________________ Abt. __________________________________

Aufgaben:

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Name

________________________ Abt. __________________________________

Aufgaben:

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Name

________________________ Abt. __________________________________

Aufgaben:

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 Werden Externe (Anteilseigner, Stakeholder, Berater, Meinungsforschungsinstitute oder andere Dienstleistende) beteiligt?  nein  ja, und zwar: 1.

Name

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 Erstellung des Fragebogens / Leitfadens. Aufgaben: __________________ ___________________________________________________________  Vorstellung bei den Mitarbeitern. Aufgaben: ________________________ ___________________________________________________________  Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Aufgaben: __________________ ___________________________________________________________  Analyse, Auswertung. Aufgaben: _________________________________ ___________________________________________________________  Umsetzung von Maßnahmen. Aufgaben: ___________________________ ___________________________________________________________

2.

Name

.......................................................................................................

 Erstellung des Fragebogens / Leitfadens. Aufgaben: __________________ ___________________________________________________________  Vorstellung bei den Mitarbeitern. Aufgaben: ________________________ ___________________________________________________________  Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Aufgaben: __________________ ___________________________________________________________  Analyse, Auswertung. Aufgaben: _________________________________ ___________________________________________________________  Umsetzung von Maßnahmen. Aufgaben: ___________________________ ___________________________________________________________ © I.O. BUSINESS®

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Fortsetzung: Beteiligte Externe (Anteilseigner, Stakeholder, Berater, Meinungsforschungsinstitute oder andere Dienstleistende)

3.

Name

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 Erstellung des Fragebogens / Leitfadens. Aufgaben: __________________ ___________________________________________________________  Vorstellung bei den Mitarbeitern. Aufgaben: ________________________ ___________________________________________________________  Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Aufgaben: __________________ ___________________________________________________________  Analyse, Auswertung. Aufgaben: _________________________________ ___________________________________________________________  Umsetzung von Maßnahmen. Aufgaben: ___________________________ ___________________________________________________________

4.

Name

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 Erstellung des Fragebogens / Leitfadens. Aufgaben: __________________ ___________________________________________________________  Vorstellung bei den Mitarbeitern. Aufgaben: ________________________ ___________________________________________________________  Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Aufgaben: __________________ ___________________________________________________________  Analyse, Auswertung. Aufgaben: _________________________________ ___________________________________________________________  Umsetzung von Maßnahmen. Aufgaben: ___________________________ ___________________________________________________________

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 Zu welchen Zeitpunkten wird die Unternehmensleitung beteiligt? 

möglichst geringe Beteiligung, nur bei: _____________________________

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mittlerer Beteiligungsgrad, zu folgenden Milestones: ___________________

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weitestgehende Beteiligung von Projektbeginn an

 Zu welchem über das vorgeschriebene Maß hinaus sollen die Organe der Mitbestimmung beteiligt werden?  geringstmögliche Beteiligung, nach Fragebogen- bzw. Leitfadenerstellung  mittlerer Beteiligungsgrad, zu folgenden Zeitpunkten:___________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 

weitestgehende Beteiligung von Projektbeginn an

 Zu welchem Zeitpunkt werden weitere Schlüsselpersonen beteiligt? 

möglichst geringe Beteiligung, nur bei: _____________________________

________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 

mittlerer Beteiligungsgrad, zu folgenden Milestones: ___________________

________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 

weitestgehende Beteiligung von Projektbeginn an

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 Welche Form der Befragung ist angezeigt? 

standardisierter Fragebogen

 Online

 Papier

Gründe: _________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 

teilstandardisierter Fragebogen

 Online

 Papier

Gründe: _________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 

strukturiertes Interview, Gründe: _________________________________

________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 

teilstrukturiertes Interview, Gründe: _______________________________

________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Anmerkungen zur Methodik : ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ © I.O. BUSINESS®

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 Werden wir Anonymität gewährleisten? 

Ja, Gründe: __________________________________________________

________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Wie werden wir Anonymität gewährleisten? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 

Nein, Gründe: ________________________________________________

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 Werden wir Freiwilligkeit für die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung bzw. für Beantwortung einzelner Fragen einräumen? 

Ja, Gründe: __________________________________________________

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Nein, Gründe: ________________________________________________

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 Mit Hilfe welcher Software wird die Auswertung erfolgen? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

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 Werden wir einzelne Teilnehmermeinungen erheben oder Gruppenarbeit bzw. Workshops ("Survey-Feedback") zur Datenerhebung einberufen? 

Einzeln, Gründe: ______________________________________________

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Workshops, Gründe: ___________________________________________

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 In welcher Form werden die das Projekt begleitende Kommunikation (Unternehmenskommunikation, internes Marketing) und die der Ergebnisanalyse durchgeführt? Mehrfachantworten möglich. 

E-Mails, Details: _______________________________________________



Briefe, Details: ________________________________________________



Verbal, Details: ________________________________________________



Intranet, Details: ______________________________________________



Faltblatt, Details: ______________________________________________



Broschüre, Details: _____________________________________________



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 Womit wird sichergestellt, dass Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung zur Umsetzung konkreter Maßnahmen führen? 1. ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3. ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 6. ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 7. ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 8. ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 9. ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 10. _________________________________________________________________________ __________________________________________________________________ © I.O. BUSINESS®

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Projektaufgaben und Zwischenziele 1. Vorbereitung Projektaufgabe

Verantwortlich

Wann / bis wann?

Erl.

An dem Projekt "Mitarbeiterbefragung" beteiligte und zu beteiligende Personen bestimmen Sämtliche Ziele und Fragestellungen der Mitarbeiterbefragung mit Unternehmensleitung und zu beteiligenden Schlüsselpersonen abstimmen Projektaufgaben- und Zeitplanung für das Projekt "Mitarbeiterbefragung" erstellen Im Rahmen der Mitarbeiterbefragung zu befragende Mitarbeiter-Zielgruppen auswählen Festlegen der für die Auswertung zu verwendenden Software Meinungsbildung und Entscheidung über Anonymität und Freiwilligkeit Umfang der Mitarbeiterbefragung bestimmen (vom Mitarbeiter zu investierende Zeit, Anzahl der Fragen) Geeignete Methode (oder Methoden-Mix) für die Mitarbeiterbefragung bestimmen Formen und Inhalte der Informationen der Belegschaft über das Projekt festlegen Ausformulierung der zu stellenden Fragen Instruktionen und Hinweise für den Mitarbeiterfragebogen schreiben oder Schulung der Interviewer Ende der Vorbereitung © I.O. BUSINESS®

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Projektaufgaben und Zwischenziele 2. Durchführung Projektaufgabe

Verantwortlich

Wann / bis wann?

Erl.

Ausdrucken des Fragebogens für Pretest oder Online-Dateneingabemaske und Datenspeicherung für Pretest programmieren / erwerben Pretest: Eignung des Fragebogens / Leitfadens / Online-Tools in der Praxis testen Auswertung des Pretests und Verbesserung des Fragebogens / Interviewleitfadens Endgültige Freigabe des Fragebogens / Interviewleitfadens / Eingabemaske Ggf. Vervielfältigung des Fragebogens / Interviewleitfadens Belegschaft über die Hintergründe und die Ziele der Mitarbeiterbefragung informieren, Hinweise zur Teilnahme oder Einladung zu Workshops Roll Out: Fragebögen zusenden oder Link bzw. Intranetadresse und Zugangsdaten oder Interviews durchführen oder Workshops durchführen Ggf. Erinnerung an die Teilnehmer senden Der Belegschaft für die Teilnahme und die Beantwortung der Fragen danken Ende der Durchführung © I.O. BUSINESS®

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Projektaufgaben und Zwischenziele 3. Auswertung Projektaufgabe

Verantwortlich

Wann / bis wann?

Erl.

Ggf. Dateneingabe (sofern dies nicht online durch die Teilnehmer erfolgt ist) Auswertung und Analyse der Daten Ableitung von möglichen Konsequenzen und von Handlungsempfehlungen mit Alternativen Aufbereitung der Ergebnisse für die jeweiligen Adressatenkreise Präsentationen von Ergebnissen, möglichen Maßnahmen, Handlungsempfehlungen und Alternativen Die Belegschaft über die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung und nun folgende Umsetzungsschritte informieren Ende der Auswertung Folgeaufgabe, je nach Ergebnis und Entscheidung

Folgeaufgabe, je nach Ergebnis und Entscheidung

Folgeaufgabe, je nach Ergebnis und Entscheidung

Folgeaufgabe, je nach Ergebnis und Entscheidung

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