GDPR-SKOLAN, DEL 1
1/8
MA-SYSTEMS
GDPR-skola DEL 1 AV 4 GDPR-skolan utgår från den nya dataskyddsförordning som träder i kraft den 25 maj 2018. Observera att eftersom lagen är ny kan varken vi eller någon annan veta exakt hur den kommer att tillämpas i praktiken.
GDPR-SKOLAN, DEL 1
2/8
Visst har du register över dina elever? Då gäller GDPR dig! GDPR? Har du också sett de där bokstäverna, men inte hunnit kolla upp vad de betyder? Då gör du klokt i att läsa vidare. För med allra största sannolikhet berörs du av den nya dataskyddslagen GDPR. Har du till exempel ett register där du sparar information om deltagarna på dina kurser? Tar du emot deras kontakt- och personuppgifter via e-post? Sparar du ett kompetensregister? Då måste du sätta dig in i de nya reglerna.
GDPR-SKOLAN, DEL 1
3/8
Vad är GDPR och varför införs lagen? Vi har nog alla hört om hur myndigheter och företag ibland blir hackade. Plötsligt kan tusentals personuppgifter, medlemsregister, sjukhusjournaler, kontokortsdata läcka ut på internet, tillgängliga för diverse ljusskygga individer att göra vad de vill med. Det här har EU bestämt att man ska försöka motverka. Därför införs en ny dataskyddslag, kallad GDPR (General Data Protection Regulation) som ska öka skyddet för medborgarna. Den träder i kraft 25 maj 2018 och kommer att gälla i hela EU.
GDPR-SKOLAN, DEL 1
4/8
GDPR gäller även instruktörer för truck, lift och kran. Lagen omfattar alla företag som behandlar personuppgifter för europeiska medborgare. Både analogt och digitalt. Alltså berörs till exempel dina Excel-filer med kursdeltagare, dina mail i inboxen, och kompetensregistren du kanske har i pärmar i bokhyllan. Men inte nog med det. Till och med papperslapparna med kontaktinformation som du kluddar ned i bilen på väg till kursen måste du ha koll på.
GDPR-SKOLAN, DEL 1
5/8
Vilka personuppgifter berörs? Många tror att det bara är när ett personnummer hanteras som den nya lagstiftningen gäller. Det är betydligt striktare än så. All sorts information som kan användas för att identifiera en person räknas som personupp gifter. Här är några exempel på uppgifter som omfattas av GDPR:
Namn
Hälsoprofil
Personnummer
Arbetsplats
Adress
Anställningsnummer
E-post
Skostorlek
Kompetenser
Anhöriga
IP-adresser
Körkort
Bilder
Allergier
5500 00
22000 0
220000 22000 0
100 100 100 100
11000000 11000000
550000 11000000
220000
550000
11000000
550000
11000000
5500 20 20000 00
1100000
50 5000
220000
550000
0 200 200 1100000 50 5000
100 100
0 1100000
50 5000
220000
500
100
11000 000 200 200
110000
50 5000
220000
5
220000
10 1000 550000
10 1000 00
10 1000 00
55
22000 0
22000 0
1000
00 115 000000 00 0 11000
100 100
50 5000
220000 1000
100 100
11000000
550000
11000000
110020 000000 20
10 1000 00 100
200 200
550000
11000000
22000500 0
110000
11000000
220000
50 5000
110000
550000 20 2000
11000000
0 11000
11000000
11000000
110000
22000 0
11000 0
000
10 10 1000 001
550 11000 000 0
220000
220000
6/8
11000000
22000 0
11000 0
GDPR-SKOLAN, DEL 1
220000
Vad kan hända om du inte lever upp till kraven? Skulle du inte följa reglerna riskerar ditt företag att få en sanktionsavgift på upp till 20 miljoner euro*, alltså cirka 200 miljoner kronor. Så nog är det allvar. Ändå behöver man inte vara rädd för att böteslappen ska dimpa ner dag ett efter en inspektion. Först får du en varning, efter det ett föreläggande om indragen rätt till att hantera personuppgifter. Men oberoende av hur processen ser ut, är det säkrast att få ordning på hur du hanterar personuppgifter redan idag.
* eller 4% av företagets globala omsättning.
10 1000
GDPR-SKOLAN, DEL 1
7/8
Betyder då GDPR att du inte längre får spara personuppgifter? Jodå, bara lugn! Du får absolut fortsätta föra dina register – men kraven på hur du gör har blivit mycket striktare. För det första måste eleverna på dina kurser ge sitt aktiva samtycke till att du sparar deras personuppgifter. Då måste du också informera om vilket syftet är – till exempel att kunna ställa ut ett nytt utbildningsintyg om det gamla förkommit. Sedan måste det register du för in uppgifterna i vara ordentligt skyddat, vilket till exempel ett vanligt Excel-blad inte är. Vill du vara på säkra sidan ser du till att det är lösenordsskyddat och krypterat. Då har du gjort grundarbetet för att ha GDPR-säkrat ditt kompetensregister.
GDPR-SKOLAN, DEL 1
8/8
I nästa del av GDPR-skolan … Sådär! Nu är du redan klar med del 1 av 4. Det var inte så svårt, eller hur? I nästa del kollar vi närmare på hur du i praktiken ska göra för att dina register ska följa GDPR. Är du nyfiken redan nu, finns alla fyra delar upplagda på vår hemsida (www.masystemutbildning.se/GDPR). Där finns även länkar till mer information om GDPR.
PS. Vill du göra det enklare att följa GDPR? Använd MA-systems tjänst ePort för att hantera kurser, kompetenser och register. Läs mer på www.masystemutbildning.se/eport
© MA-system Utbildning AB