Konferensplanering – 10 steg för en lyckad konferens

Konferensplanering – 10 steg för en lyckad konferens Steg 1 – Bestäm målet med konferensen Varje konferens behöver ha ett mål, vad som ska uppnås under och framför allt efter konferensen. Är det för att bygga ett starkare lag, komma med en ny affärsplan eller ladda ny energi efter en bra/dålig säsong?

Oavsett vad målet är, gör det så tydligt som möjligt. Sätt en rubrik på din konferens, kanske till och med en logotyp för årets konferens? Ju mer speciell du gör konferensen, desto större blir intrycket.

För större konferenser kan det vara bra att utveckla hashtags för sociala medier så att man kan kommunicera med deltagarna inför eventet redan innan konferensen.

Steg 2 – Bestäm din budget En budget för konferensen behövs alltid och det underlättar när du ska välja plats för konferensen.

Nedan följer en lista över de gemensamma poster som bör ingå i budgeten. ● Konferensrum ●

Hotellrum

●

Transport

●

Måltider & drycker

●

Eventuella externa högtalare

●

Aktiviteter

●

Presentatör / Giveaways

Steg 3 – Ställ in datumet Nu är det dags att bestämma datum för konferensen. Det absolut bästa är att planera långt i förväg, 6 månader upp till 12 månader om möjligt. Ju tidigare konferensen bokas desto lättare är det att hitta en bra lokal och boka de deltagare som ska vara på konferensen.

Du måste också bestämma hur länge konferensen ska pågå. Är det en dag med övernattning eller två nätter med upp till tre dagars konferens.

Populära arrangemang på konferenser är; ●

Kommer imorgon. Konferens under förmiddagen och en del av eftermiddagen. Aktivitet under senare delen av eftermiddagen. Gratis aktiviteter några timmar före middagen. Middag och eventuell aktivitet efter middagen. Konferens på morgonen den andra dagen. Återvänd hem före eller efter lunch

●

Anländer runt lunch den första dagen. Konferens med välkomst på eftermiddagen.

Gemensam aktivitet, till exempel spabad och bastu före middagen. Middag och gemenskap under kvällen. Konferens på förmiddagen, lunch och sedan en aktivitet på eftermiddagen för teambuilding. Slut på konferens med utdelning av give-aways.

Bra saker att tänka på; ● Boka inte konferens i samband med större helger. Man vill inte hamna i en situation där deltagarna måste välja mellan aktiviteter. ●

Undvik semesterperioder som höstlov, sportlov och påsk. Om du inte vet att alla kan så finns det även möjlighet till bra priser under lugna veckor.

●

Är du ett konsultföretag och har många som behöver resa till konferensen, boka en söndag som första dag. Genomför sedan konferensen på måndag. Åter hem måndag kväll. På så sätt minimerar du konferensen på debiterbar tid och ger trots detta deltagarna utrymme att ha helgtid med familjen.

Steg 4 – Boka konferensanläggningen När du vet datumet för konferensen kan du börja leta efter konferensfaciliteter som passar dina behov. Kostnaden är bara en del av pusslet som ska lösas, här är andra saker som du bör tänka på. ●

Storleken: Att boka en lokal som är för liten där alla ska sitta tätt i många timmar är ingen bra idé. Det är inte heller bra att boka en lokal som är för stor så att det känns helt öde i rummet.

●

Platsen: Det är oftast bäst att reservera en avskild plats för konferensen så att alla deltagare kan fokusera på det du gör. Ännu bättre är det om konferensanläggningen har en lugn, naturskön miljö som gör det

●

deltagarna kopplar av.

●

Stämningen: Det är mycket viktigt att anläggningen matchar den känsla man vill förmedla till deltagarna. Ett rum som är för stort, med kala väggar som ekar, ger ingen fantastisk känsla.

●

Konferensanläggningen: Behöver ni ett stort konferensrum för hela gruppen och sedan mindre grupprum för grupparbete. Vill du vara helt avskild från andra grupper av säkerhetsskäl?

●

Konferensrummet: Hur ska placeringen av deltagarna vara? Biosittning så att alla tittar mot högtalarna. Sitter du för att få en gruppdynamik?

●

Hotellrum: Hur får deltagarna bo och hur ser budgeten ut. Är det ett enkelrum som gäller alla eller delar ni rum så långt det går för att minska kostnaderna. Kan även vara en del av teambuilding för att bo tillsammans en eller två nätter.

●

Måltider: Allergier och specialkost är idag ett vanligt inslag när det gäller större grupper. Kan restaurangen

●

erbjuda det du behöver. Hur många rätter vill du ha till middag? Behövs det någon speciell typ av eftermiddagskaffe för att ge gruppen energi efter en stillasittande dag?

●

Transport: Hur lätt det är för deltagarna att ta sig till konferensanläggningen. Kör alla bil eller är kollektivtrafiken viktig? Kan en buss boka från en närliggande flygplats eller centrum?

Glöm inte att planera hur alla ska ta sig hem efter konferensen också!

●

Konferensteknik: Har konferensanläggningen rätt teknik? Är internetanslutningen tillräckligt snabb? Glöm inte att kontrollera att wifi också är tillräckligt snabbt. Finns det ljudutrustning med mikrofon för större rum? Projektorer och TV, de är tillräckligt stora så att alla i rummet kan se utan problem.

När du förhandlar med konferensfaciliteter, försök att avsätta tid och besöka anläggningen innan du gör en definitiv bokning. Det är alltid bra att få en känsla för anläggningen så att eventuella frågor kan lösas innan du bokar definitivt och skriver kontrakt.

Steg 5 – Boka externa högtalare (valfritt) En extern talare är alltid en uppskattad del av konferensen. Det finns talare som fokuserar på teambuilding, försäljning, mentorskap etc. De mest uppskattade talarna är alltid bokade i god tid, så börja skicka förfrågningar i god tid.

Några saker att tänka på: ●

Kompensation: De populära högtalarna tar alltid betalt för sitt framträdande. Skicka förfrågan till många talare så att du

●

vet vad det normala priset är. Tänk på att det under vissa tidsperioder ofta är möjligt att sänka priset beroende på deras beläggning.

●

Teknik: Behöver högtalare någon speciell utrustning? Om det är ett större rum, se alltid till att det finns ett ljudsystem och mikrofon som kan användas. Många talare gillar ofta att använda blädderblock för att göra sin presentation mer levande.

●

Särskilda önskemål: Om talaren ska följa med oss ​på lunch/middag, glöm inte att fråga om eventuella allergier eller specialkost. Hur löser man transporten för den externa högtalaren?

Ska det ingå i priset eller tillkommer transportkostnader?

Gör en lista över de talare som svarar att de kan och återkom med ett pris nära din budget. Det går som sagt ibland att sänka priset lite. Men kom ihåg att inte säga nej till någon innan allt är klart.

Bättre att ha mer att välja på tills kontraktet är skrivet.

Det kan också vara bra, om budgeten finns, att ha en talare i reserv vid sjukdom. ●

Fler tips;

●

Boka högtalare via Talarforum. https://www.talarforum.se/ Sveriges talman, https://www.sverigestalare.se/

Steg 6 – Boka aktiviteter (valfritt) ●

Efter många timmar i ett konferensrum längtar alla efter att röra på sig. En aktivitet på ett par timmar ger ny energi till gruppen.

●

Det finns aktiviteter som passar konferensens vanligaste mål som teambuilding, inspiration, tävling, fysisk aktivitet, naturupplevelse etc. Boka den aktivitet som ligger i linje med konferensens mål.

●

Fler tips Aktiviteter på Thoresta Spabad och bastu på Ören Loftaktivitetsrummet

Steg 7 – Planera din agenda Nu när alla stora delar är på plats är det nu dags att planera agendan i detalj. Idealet är att ha agendan klar i god tid så att alla interna talare hinner genomföra sina presentationer.

Kom ihåg att utgå från ditt mål för konferensen när du sätter agendan. Det är lätt att boka för mycket under konferensen bara för att man vill maximera nyttan av dagarna. Om målet med konferensen är att deltagarna ska lära känna varandra, så motverkar det dessvärre syftet. För mycket innehåll gör att det inte finns tid att umgås.

En agenda för konferensen kan se ut så här: ●

●

Dag 1 ●

Keynote med extern inspirerande talare

●

Konferens med interna presentatörer

○

Lunch

○

Konferens med interna presentatörer

○

Teambuilding

○

Delad middag

Dag 2 ○

Frukost

○

Grupparbete

○

Lunch

○

Presentation av grupparbete inför hela gruppen

○

Aktivitet med lagtävling

○

Avslutningstal och tack till deltagarna.

Steg 8 – Bjud in deltagare till konferensen ●

Nu till en väldigt rolig del av planeringen, att bli inbjuden till konferensen. Hur ska du presentera konferensen och bjuda in dem? Är det via en kalenderbokning i mejlet eller en personlig pappersinbjudan. Hur håller man redan koll på vem som tackat ja, vem som behöver transporter och olika allergier mm

●

För större evenemang går det bra att skapa en hemsida med anmälningsformulär. Då är det möjligt att samla all information på en gång. Deltagarna kan även gå in och uppdatera sin information under tiden fram till själva konferensen. Saknar du budget eller möjlighet att skapa en hemsida för inbjudan? Sedan finns det speciella sidor på webben som erbjuder det till en låg kostnad.

●

Fler tips och verktyg

●

Skapa en webbplats för inbjudan, https://sv.wix.com/website/templates/html/events Google Formulär, https://www.google.se/intl/sv/forms/about/

Steg 9 – Håll konferensen Den stora dagen är äntligen här. Förhoppningsvis har du planerat alla ovanstående steg väl så att du kan koppla av lite under konferensen.

Ett par saker att tänka på ●

Kontrollera att externa högtalare inte är sjuka, ring för backup i så fall.

●

Introducera alltid de externa högtalarna

●

Påminn dem om mötestiderna i dagordningen så att presentationerna inte drar ut på tiden.

●

Be om feedback under konferensen om hur deltagarna upplever evenemanget

●

Njuta…

Steg 10 – Uppföljning efter konferensen Nu är allt över men du har lite mer att göra.

Du bör följa upp med alla inblandade, med ditt team om du var mer delaktig i planeringen, talarna och naturligtvis deltagarna. Du vill följa upp av två anledningar: 1. Säg "Tack!". Du ska alltid säga ett stort tack till alla inblandade. De har förberett och lagt tid och energi på konferensen. Utan dem hade det inte blivit någon framgång.

2. Samla in feedback. Man vill veta vad som upplevdes som bra, vad som var dåligt. All feedback är bra. Nästa gång kan du alltid göra lite bättre. ●

Det enklaste sättet att samla in feedback är att skicka ut en enkät via e-post. Det finns många webbplatser på webben som erbjuder onlineundersökningar för snabb och enkel feedback från deltagarna. Vad tyckte de var bäst med konferensen? Vilket betyg sätter de på de olika delarna (innehåll, presentationer, anläggningen, rummen, tekniken, maten, aktiviteter). Vad bör ändras eller förbättras?

●

Försök att göra uppföljningen de närmaste dagarna efter konferensen när allt är färskt i minnet. Alla är upptagna och minnen bleknar snabbt när vardagen återvänder.

●

Fler tips och verktyg

●

SurveyMonkey, https://sv.surveymonkey.com/ Google Formulär, https://www.google.se/intl/sv/forms/about/

●

Lycka till med din konferens!

●

Förhoppningsvis har du nu en mycket bättre uppfattning om vilka delar som behöver planeras för en lyckad konferens.

●

Nu är det dags att köra, vi vet att du kan fixa det!

●

Om du har fler frågor, vänligen kontakta oss!