Cómo crecer con un buen manejo de costos

Sabemos que muchos nos hemos preguntado cómo hacer un buen costeo de las materias primas y productos de panadería. La gestión de costos es clave para tener una buena rentabilidad y asegurar el éxito del negocio, por eso es muy importante considerar todos los costos del proceso de producción para establecer la viabilidad del producto y el precio adecuado de venta.

EMPECEMOS POR ENTENDER ¿QUÉ SON LOS COSTOS? Los costos son todos los desembolsos que deben hacerse en panadería para producir, vender y administrar. Un error común de las panaderías consiste en no tener claridad sobre dichos desembolsos, así que el primer paso en este proceso es crear una planilla de costos, puede ser en un archivo de Excel, donde incluyas todos los rubros del negocio: materia prima, costo de procesos de producción y costos realizados provenientes de gastos operativos.

EXISTEN DOS TIPOS DE COSTOS: COSTOS FIJOS Son aquellos que permanecen constantes aunque aumenten o disminuyan la producción y las ventas. Algunos ejemplos de estos costos podrían ser:

• Costo del arriendo • Desgaste de maquinaria y equipos (depreciación) • Salarios y prestaciones • Servicios públicos • •Gastos fijos (elementos de aseo,comunicaciones, transportes, capacitacion, etc.) • Mantenimientos preventivos.

COSTOS VARIABLES Costos que aumentan o disminuyen cuando la producción y las ventas aumentan o disminuyen. Estos podrían ser:

• Compra de ingredientes • Compra de materias primas • Pago de comisiones

El objetivo del negocio debería ser lograr un punto de equilibrio balanceando los costos, incrementando las ventas y disminuyendo las pérdidas.

¿CÓMO COSTEAR DE MANERA PRÁCTICA LOS SIGUIENTES COSTOS FIJOS DE MI PANADERÍA? *Ver gráfico Punto de equilibrio

En panadería, es muy importante costear correctamente para lograr el punto de equilibrio, y más allá de eso, la rentabilidad y utilidades para la empresa. A continuación, estableceremos algunos pasos clave del proceso con sus reglas básicas, con lo cual podrás hacer los cálculos correspondientes.

Donde el salario básico es el 100 % Las prestaciones sociales son el + 21,83 % Los aportes parafiscales son el + 9 % La Seguridad Social son el + 22,936% = Ponderado estimado de + 53,766% sobre la base del salario básico

Para conocer a fondo este valor, es necesario revisar las normas vigentes que constituyen dicho salario:

El salario, por ejemplo, es el valor total que pagamos a un empleado por sus servicios. Sin embargo en panificación, la importancia radica que debemos tener en cuenta siempre el costo real del salario, que en Colombia es constituido por los siguientes factores.

COSTO REAL DEL SALARIO = SALARIO BÁSICO + PRESTACIONES SOCIALES +

APORTES PARAFISCALIES & SEGURIDAD SOCIAL

APORTES PARAFISCALES Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Caja de Compensación Familiar (CCF) Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) TOTAL % 4 3 2 9

PRESTACIONES SOCIALES Cesantías Interés sobre Cesantías Prima de servicios Vacaciones TOTAL

SEGURIDAD SOCIAL Salud Pensión Riesgos laborales TOTAL

HORAS EXTRAS H.E. Diurna H.E. Noctura H.E. Diurna Dominical / Festivo H.E. Noctura Dominical / Festivo De 6am a 9pm De 9pm a 6 am De 6am a 9pm De 9pm a 6 am % 8,33 1 8,33 4,17 21,83

% 8,5 12 2,436 22,936

% 25 35 25 y 75 35 y 75

SALARIO BÁSICO Prestaciones Sociales Aportes Parafiscales Seguridad Social COSTO REAL DEL SALARIO 100% 21,83% 9 % 22,936% $1’000.000 $ 218.300 $ 90.000 $ 229.360 $ 1,537,660

Es crucial, en este orden de ideas, determinar el costo real de la nómina que tenemos como compañía, y para ello, puedes crear el siguiente cuadro e ir incluyendo a todos los empleados que tienes dentro de la compañía, teniendo en cuenta cada uno de los rubros mencionados.

HABLEMOS DE LA DEPRECIACIÓN La depreciación es el valor del desgaste que por el uso a través del tiempo tienen los equipos que utilizo en mi panadería. En Colombia, la vida útil legal de los bienes se calcula de la siguiente maner

Vehículos 60 meses 5 años

Muebles y Enseres 120 meses 10 años

Maquinaria y equipo

120 meses 10 años Construcciones (local) 240 meses 20 años Equipo de computación (sistemas) 36 meses 3 años

Con este ejemplo podrás iniciar tu propia plantilla y así determinar la depreciación de los bienes con los que actualmente cuentas en tu negocio:

ACTIVOS FIJOS VALOR COMERCIAL VIDA ÚTIL CÁLCULO DE LA DEPRECIACIÓN COSTO DE DEPRECIACIÓN

Maquinaria y equipo Muebles y Enseres Vehículos

Construcciones

Equipo de computación

TOTAL DE LA DEPRECIACIÓN EN EL MES $50’000.000

$8’000.000

$20’000.000

$80’000.000

$2’500.000 120

120

60

240

36 Valor comercial + Vida útil $416..666,67

$66.666,67

$333.333,33

$333.333,33

$69.444,44

$829.166,65

Cuando ya hemos identificado todos los costos fijos de nuestra empresa, podemos pasar a entender el Costo Fijo Total del negocio. En ese punto es muy importante que a cada unidad de los productos que elabore, le corresponde una parte del total de los costos fijos del negocio. Para establecer el costo fijo unitario, debes tomar el total de tus costos fijos (mensual), la. Lista de empleados en producción, el número de horas de trabajo de dichos empleados y así calculamos el costo fijo por hora trabajada en la panadería:

Salario del Panadero

Salario Aux. Panaderia

Depreciacion de Equipos Arrendamiento Local

Compra Elementos Aseo

Arrendamiento Local

TOTAL COSTOS COSTOS FIJOS

$1’537.660

$1’200.000

$829.166,65

$2’000.000

$500.000

$150.000

$6’216.827

COSTO FIJO POR HORA DE MI PANADERÍA = COSTO FIJO TOTAL /

NÚMERO DE HORAS TRABAJADAS POR MES

CARGO COSTO FIJO TOTAL HORAS TRABAJADAS/MES TOTAL HORAS / MES COSTO FIJO POR HORA PANADERÍA

Empleado No. 1 Empleado No. 2 Empleado No. 3 Empleado No. 4 144

$6’216.826,65 144 144 144 576 $10.793,10

Calculamos adicionalmente el tiempo de elaboración de cada moje para un tipo de producto: lo que me demoro en cada etapa del proceso de elaboracion: pesando, mezclando ingredientes, reposando, cortando, formando, fermentando, horneando, enfriando y empaque.

Y calculo el costo fijo del moje así:

COSTO FIJO DEL MOJE = COSTO FIJO POR HORA DE LA PANADERÍA X TIEMPO DE ELABORACIÓN DEL MOJE (EXPRESADO EN HORAS)

COSTO FIJO DEL MOJE DE PAN INTEGRAL COSTO FIJO POR HORA X TIEMPO DE ELABORACIÓN DEL MOJE (EN HORAS) COSTO DIJO DEL MOJE

Pan integral $10.793,19 X 2,45 $26.443,10

Calculamos adicionalmente el tiempo de elaboración de cada moje para un tipo de producto: lo que me demoro en cada etapa del proceso de elaboracion: pesando, mezclando ingredientes, reposando, cortando, formando, fermentando, horneando, enfriando y empaque.

COSTO FIJO [PR GRAMO = COSTO FIJO DEL MOJE / PESO TOTAL DEL MOJE (EN GRAMOS)

COSTO FIJO POR GRAMO DE PAN INTEGRAL COSTO FIJO DEL MOJE / PESO TOTAL DEL MOJE (EN GRAMOS) COSTO FIJO POR GRAMO DE PAN BLANCO DE MOLDE

Pan integral

COSTO FIJO UNITARIO =

$26.443,10 / 14.000 $1,89

COSTO FIJO POR GRAMO X PESO DE CADA PRODUCTO (EN GRAMOS)

COSTO FIJO UNITARIO COSTO FIJO POR GRAMO X PESO DE CADA PRODUCTO (EN GRAMOS) COSTO FIJO POR GRAMO DE PAN BLANCO DE MOLDE

Pan integral $1,89 X 400 $756

La Panaderia “Sabor Y Tradición” desea hacer el cálculo del CFU del pan Integral que elabora en su panadería. Ha determinado que:

• Los Costos Fijos Totales por mes son de $ 6.216.826,65 • Tiene 4 empleados en producción y cada uno trabaja 144 horas/mes.

Los tiempos en cada paso del proceso de elaboración del Pan Integral que prepara “Sabor Y Tradición”, son:

Mezclado

15 minutos Reposo 10 minutos Corte y formado 20 minutos Crecimiento 50 minutos Horneo 25 minutos Enfriamiento 25 minutos

El peso TOTAL del moje al final es de 14.000 gramos y “Sabor y Tradición” pesa los panes integrales que vende a $500 de 400 gramos cada uno. Quiere identificar cuál es el CFU de este producto. PASO 1 Tomo el Total de los Costos Fijos =$ 6.216.826,65

PASO 2 Listado de empleados = 4 para el ejercicio práctico

PASO 3 Determino número de horas que trabajan por mes = 144 x 4 = 576 horas x mes

PASO 4 Calculo el Costo Fijo por Hora Trabajada = $ 6.216.826,65 / 576 horas = $ 10.793,10

PASO 5 Calculo el tiempo de elaboración del moje: Mezclado 15 minutos Reposo 10 minutos Corte y formado 25 minutos Crecimiento 50 minutos Horneo 25 minutos Enfriamiento 25 minutos SUMAN: 140 /60 = 2,33 HORAS

Cada etapa del proceso en total suman 145 minutos esto lo dividimos por 60. Cada etapa del proceso en total suman 145 minutos esto lo dividimos por 60. Las 0,41 horas en minutos son: 0,41 X 60 = 24,6 minutos.

PASO 6 Calculo el Costo Fijo del Moje de Pan Integral = 10.793,10 x 2,41 horas = $ 26.443,10

PASO 7 A Calculo el Costo Fijo de cada gramo de producto = $ 26.443,10 ÷ 14.000 g = $ 1,89 g

PASO 7 B Calculo el COSTO FIJO UNITARIO = $ 1,89 g x 400 g = $ 756

Así La Panaderia “Sabor Y Tradición” ha encontrado que el CFU, que antes no conocía para su Pan Integral, es de $756 que debe ser tenido en cuenta, junto con el valor o costo variable de su formulación, para determinar el Costo Total Unitario y saber sí su P.V.P de $ 3.000 es el adecuado para generar o no utilidad.

¿ADEMÁS DE CALCULAR COSTOS, QUÉ OTRA COSA ES IMPORTANTE EN EL PROCESO?

REALIZA UN INVENTARIO PERIÓDICAMENTE Para tener control de los productos es clave hacer un inventario periódico, así que incluye esta tarea en tus actividades semanales. Contabilizar tus insumos te permitirá decidir en qué debes invertir para evitar comprar productos que ya tienes.

AHORRA EN SERVICIOS Y GASTOS EXTRA Una de las claves de tener una buena gestión administrativa consiste en reducir los costos indirectos de operación. Menos horas extras, evitar errores en recargos adicionales por imprevistos y ahorrar en servicios públicos son los más importantes. Los que ofrecen mayores posibilidades son: El gasto de energía y el uso óptimo de equipos (maquinaria y refrigeración) en el proceso de producción.

IDENTIFICA TU VENTAJA COMPETITIVA Evalúa tu negocio para saber cuál es el valor agregado que tienes que otros no tienen. No ofrezcas siempre lo mismo; innova en productos que te diferencien del resto y que sean rentables. Conoce los costos de tu cadena productiva y adapta tu negocio al entorno fácil y rápido.

MEJORA TUS PROCESOS PARA QUE SEAN MÁS EFICIENTES Automatizar operaciones es algo clave para tu negocio. Invierte en un modelo de cocinas industriales que te haga más eficiente o realiza inventarios de manera automática.

FORTALECE LA RELACIÓN CON TUS PROVEEDORES: Así podrás negociar precios y condiciones de pago que se adapten a tu administración del negocio. Con un proveedor de confianza la comunicación es más efectiva y tienes tus insumos a tiempo.

Una buena gestión de costos te permitirá ser mucho más eficiente en tu panadería, y asegurar su sostenibilidad económica en el tiempo. Comienza a tener una mejor gestión de costos desde ahora y ¡haz crecer tu negocio!