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Catálogo DVM-PICR-DPI-0168-2022··················································································································································1 Guia Centros Educativos 2021············································································································································ 3
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MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA Viceministerio de Planificación Institucional y Coordinación Regional Dirección de Planificación Institucional Transformación curricular, una apuesta por la calidad educativa
04 de marzo del 2022 DVM-PICR-DPI-0168-2022
Señores: Directores Colegios Técnicos Diurnos Colegios Academices Diurnos Colegios Artísticos
Estimados señores:
De conformidad con lo estipulado en el artículo No. 14 de la Ley No. 8292, Ley General de Control Interno, es deber del Jerarca y Titulares Subordinados identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. Por lo anterior, les solicitamos enviar al Departamento de Control Interno y Gestión del Riesgo
la
matriz de
Identificación
y Análisis
de
Riesgos
correspondiente al año 2022. Las Matrices deben enviarlas en el formato Excel establecido, a la dirección electrónica controlinterno@mep.go.cr. La fecha límite para remitir la información es el día 31 de marzo del 2022.
San José, Merced, Edificio Torre Mercedes, Piso 10, Paseo Colón, Avenida Primera, Calles 22 y 24 bis. Correo electrónico: direccion.planificacion.institucional@mep.go.cr
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MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA Viceministerio de Planificación Institucional y Coordinación Regional Dirección de Planificación Institucional Transformación curricular, una apuesta por la calidad educativa
Es importante recordar que los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. Nuestro personal técnico queda a su disposición para cualquier aclaración que considere necesaria.
Cordialmente,
Reynaldo Ruiz Brenes Director
C C : Mario Salazar Estrada, Jefe DCIGR Tatiana Marín Corrales, Coordinadora Control Interno DCIGR Archivo
San José, Merced, Edificio Torre Mercedes, Piso 10, Paseo Colón, Avenida Primera, Calles 22 y 24 bis. Correo electrónico: direccion.planificacion.institucional@mep.go.cr
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GUIA PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DE RIESGOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA (SEVRI-MEP) EN CENTROS EDUCATIVOS
Febrero, 2021
San José, V piso, Edificio Rofas, frente al Hospital San Juan de Dios Tel.: (506) 2256-8540 Correo electrónico: controlinterno@mep.go.cr
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Elaborado por:
Aprobado por:
Actualizado por:
Nombre Tatiana Marín Corrales Departamento de Control Interno y Gestión del Riesgo Pablo Barquero Mata Departamento de Control Interno y Gestión del Riesgo Aura Padilla Meléndez Subdirectora de Planificación Institucional Viviana Mora Hernández Departamento de Control interno y Gestión de Riesgo Tatiana Marín Corrales Departamento de Control Interno y Gestión del Riesgo
Fecha Octubre 2015
Octubre 2015
Octubre 2015
Febrero 2021
San José, V piso, Edificio Rofas, frente al Hospital San Juan de Dios Tel.: (506) 2256-8540 Correo electrónico: controlinterno@mep.go.cr
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Identificación de riesgos El propósito de esta etapa es identificar los riesgos que podrían afectar (parcial o totalmente) el logro de los objetivos institucionales y por ende los objetivos del centro educativo. Consiste en
determinar y describir los eventos de índole interno y externo que pueden
afectar de manera significativa el quehacer del centro educativo.
La identificación de riesgos está directamente vinculada con las actividades de planificación y formulación presupuestaria institucional.
Para lograr la identificación de riesgos se debe responder a las siguientes preguntas: ¿Qué puede suceder? ¿Cómo y por qué puede suceder?
La identificación de riesgos se debe de realizar a través del formato oficial de la matriz de identificación
y
análisis
de
riesgos.
Este
formato
puede
solicitarlo
al
correo
controlinterno@mep.go.cr o descargarlo de la página principal del MEP en el link http://www.mep.go.cr/control-interno
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Cada centro educativo del MEP debe identificar riesgos siguiendo los pasos que a continuación se detallan: 1. Planteamiento de objetivos: los objetivos específicos son definidos en el Plan Anual de Trabajo (PAT).
Programación Control interno de objetivos Productos
Producto
Objetivo de producto
Meta
Indicador
Presupuesto
Actividades
Periodo de ejecución de la actividad
Insumos
Fuente de financiamiento
Estimación presupuesto anual
Identificación y Administración análisis de de los riesgos riesgos Medidas para Evento mitigar los riesgos
2. Estos objetivos se deben trasladar a la columna objetivos de la matriz de identificación y análisis de riesgos. Deben de coincidir los objetivos del PAT y los de la matriz, no pueden ser diferentes.
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3. Evento: para cada uno de los objetivos propuestos se deben identificar los eventos que puedan impedir o dificultar el cumplimiento del mismo.
Un evento es un incidente o situación que podría ocurrir en un lugar específico y en un intervalo de tiempo particular, que afectaría el cumplimiento de los objetivos.
¿Qué puede suceder que me impida cumplir con los objetivos del centro educativo?
Nota: Para un objetivo se pueden identificar uno o varios eventos. Es importante que cada evento este en una linea diferente, no se permiten varios eventos en una misma linea. La lista predeterminada de eventos ya no esta vigente, los eventos se deben escribir tal y como suceden en el centro educativo.
OBJETIVO
OBJETIVO #1
EVENTO
Evento#1 Evento#2 Evento #3
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4. Causas Las causas son los medios, circunstancias y agentes que generan u originan los riesgos. Indica el motivo por el que se produce el evento.
¿Porque puede suceder el riesgo?
Nota: Cada evento identificado puede tener una a varias causas. Las causas asociadas a un mismo evento se deben colocar en una misma casilla.
OBJETIVO
EVENTO
Evento#1 OBJETIVO #1
Evento#2 Evento #3
CAUSAS
Causa#1 Causa#1, causa #2, Causa #3 Causa#1, Causa #2
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5. Consecuencias
Las consecuencias son el producto o resultado de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, sea este una pérdida, perjuicio, desventaja o ganancia. Son los efectos que puede generar la materialización de un riesgo.
¿Cuáles son los efectos en mi centro educativo si el riesgo se materializa?
Nota: Cada evento identificado puede tener una o varias consecuencias. Las consecuencias asociadas a un mismo evento se deben colocar en una misma casilla.
OBJETIVO
OBJETIVO #1
EVENTO
CAUSAS
Evento#1
Causa#1
Evento#2
Causa#1, causa #2, Causa #3
Evento #3
Causa#1, Causa #2
CONSECUENCIAS
Consecuencia #1, Consecuencia #2 Consecuencia #1, Consecuencia #2, Consecuencia #3 Consecuencia #1
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Análisis de riesgos
El propósito de esta etapa es determinar el nivel de riesgo a partir de la probabilidad y el impacto de los eventos identificados. Para realizar el análisis de riesgos se debe responder a la siguiente pregunta: ¿Cómo me puede afectar? Cada centro educativo del MEP debe de tomar en cuenta los siguientes factores para analizar los riesgos: 6. Probabilidad: es la posibilidad de ocurrencia que tiene un evento. Responde a la pregunta: ¿Qué tan probable es que ocurra un evento?
Los niveles de probabilidad establecidos son: Probabilidad
Valor
Alta
3
Media
2
Baja
1
Descripción El evento tiene grandes posibilidades de que ocurra o el evento siempre ocurre El evento puede ocurrir en algun momento bajo ciertas circunstancias El evento puede ocurrir en circunstancias excepcionales
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7. Impacto: Es la medida cuantitativa o cualitativa de la consecuencia de un riesgo, eventualmente materializado. Responde a la pregunta: ¿Qué tanto me impactaría en el cumplimiento de mis objetivos el que ocurra un evento?
Los niveles de impacto establecidos son:
Impacto
Valor
Alto
3
Medio
2
Bajo
1
Descripción Su ocurrencia imposibilita cumplir con el objetivo planteado Su ocurrencia implicaría cumplir con el 50% del objetivo Su ocurrencia tendría muy poco efecto sobre el cumplimiento del objetivo
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Evaluación de riesgos
El propósito de esta etapa es priorizar los riesgos analizados de acuerdo a los criterios establecidos.
Para realizar el análisis de riesgos se debe responder a la siguiente pregunta: ¿Cuáles es el nivel de prioridad del riesgo?
8. La calificación del riesgo es el nivel de exposición al riesgo. Resulta de multiplicar la probabilidad por el impacto.
NIVEL DE RIESGO = PROBABILIDAD X IMPACTO
Cada centro educativo del MEP debe de tomar en cuenta la siguiente escala para priorizar los riesgos analizados:
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Probabilidad Baja 1 Media 2 Alta 3
Bajo 1 1 2 3
Impacto Medio 2 2 4 6
Alto 3 3 6 9
Parámetros de aceptabilidad de riesgos:
Prioritarios: están en un nivel inaceptable. Son los riesgos que se sitúan con una calificación entre 6 Y 9 (color rojo). Estos requieren una atención inmediata por parte del Director del Centro Educativo. La materialización de estos riesgos puede provocar un cumplimiento bajo o nulo de los objetivos, es necesario que el Director del Centro Educativo tome medidas para administrar el riesgo y lo evalúe continuamente para evitar que se materialice.
Periódicos: están en un nivel inaceptable. Son los riesgos que se sitúan con una calificación entre 3 Y 4 (color amarillo) y que requieren atención constante por parte del Director del Centro Educativo el cual debe implementar medidas de administración y revisarlas regularmente para valorar su efectividad e implementar nuevas medidas si se considera necesario.
Controlados: están en un nivel aceptable. Son los riesgos que se sitúan con una calificación entre 1 y 2 (color verde). Para el caso de los riesgos identificados dentro de este nivel, se deberá ejecutar un monitoreo ocasional por parte del Director del Centro Educativo.
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Administración de Riesgos El propósito de esta etapa es evaluar y seleccionar las medidas para la administración de cada riesgo, de acuerdo a los parámetros establecidos para la aceptabilidad.
Las medidas para administración de riesgos deben convertirse en actividades de control e integrarse dentro de los PAT de cada Centro Educativo.
Para el establecimiento de las medidas de administración de riesgos los directores deben de analizar la relación costo – beneficio que le traerá a su centro educativo la implementación de la misma, además debe de considerar la viabilidad jurídica y técnica para la aplicación de dicha medida.
9. Medidas para mitigar los riesgos: son las actividades de control que se consideren necesarias implementar para gestionar los riesgos.
Para el establecimiento de las medidas de administración de riesgos los directores deben de analizar la relación costo – beneficio que le traerá a su centro educativo la implementación de la misma, además debe de considerar la viabilidad jurídica y técnica para la aplicación de dicha medida.
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10. Responsable: Se debe indicar quien es el funcionario o dependencia responsable de aplicar la medida para mitigar el riesgo propuesta.
Seguimiento de Riesgos
El propósito de esta etapa es dar seguimiento de los riesgos y monitorear la eficacia y la eficiencia de las medidas ejecutadas para administrarlos.
Para ello cada centro educativo debe realizar semestralmente el seguimiento de riesgos y ajustar, en caso de ser necesario, las medidas de administración para evitar la materialización de los riesgos y garantizar el cumplimiento de los objetivos. La evidencia del seguimiento semestral se debe documentar en la hoja de seguimiento de la matriz de identificación y análisis de riesgos.
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Automáticamente la hoja muestra la información de las columnas objetivos, evento, calificación de riesgo inicial y medidas para mitigar los riesgos, estos datos son los que previamente se incluyeron en la matriz de identificación y análisis de riesgos.
No.
OBJETIVOS
1 Objetivo #1
EVENTO
CALIF. DE RIESGO INICIAL
MEDIDAS PARA MITIGAR LOS RIESGOS
Evento #1
6
Medida #1
Una vez obtenida la información anterior, el titular subordinado debe completar las siguientes casillas:
I SEMESTRE PROBABILIDAD ACTUAL
IMPACTO ACTUAL
CALIF. ACTUAL DEL RIESGO
MEDIDAS CORRECTIVAS
OBSERVACIONES
0
1. Probabilidad actual: es la posibilidad de ocurrencia que tiene el evento aplicando las medidas de mitigación de riesgos que se encuentren vigentes al momento del análisis. Para la probabilidad actual se debe utilizar la misma escala: alta, media y baja.
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2. Impacto actual: es la medida cuantitativa o cualitativa de la consecuencia de un riesgo, eventualmente materializado, aplicando las medidas de administración de riesgos vigentes al momento del análisis. Para el impacto actual se debe utilizar la misma escala: alto, medio y alto
3. Calificación del riesgo actual: es la valoración que se le da al evento (riesgo residual) una vez que se aplican las medidas para mitigarlo.
CALIF. ACTUAL DEL RIESGO
6 4. Medidas correctivas: son las medidas que tomara el Centro Educativo en el caso de que las medidas para mitigar los riesgos definidas al inicio en la matriz de identificación y análisis de riesgos no estén funcionando y el evento este subiendo de calificación o propenso a materializarse. MEDIDAS CORRECTIVAS
Medida correctiva #1
5. Observaciones: en este espacio se puede anotar cualquier información adicional que consideren necesaria. OBSERVACIONES
Observacion #1
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Documentación de riesgos
Se deberá documentar la información sobre los riesgos y las medidas para la administración de los mismos.
Cada Titular Subordinado deberá mantener en su archivo de gestión, la información relacionada con la Matriz de Identificación y Análisis de Riesgos, las medidas para mitigar los riesgos y el seguimiento semestral realizado.
La información debe ser accesible, comprensible y completa. La documentación se debe realizar de forma continua, oportuna y confiable.
Como la información puede ser requerida por la Contraloría General de la Republica o por la Auditoria Interna debe estar actualizada en todo momento.
Comunicación de riesgos
La comunicación es importante de considerar en cada paso de la administración de riesgos. La información y documentación producto de la implementación y desarrollo del SEVRI es importante darla a conocer a los actores involucrados dentro de la institución.
Cuando se presente alguna situación especial y un riesgo este propenso a materializarse se deberá comunicar al superior inmediato, con la finalidad de tomar las medidas correctivas necesarias.
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