Viceministerio Administrativo Dirección Archivo Central Transformación curricular, una apuesta por la calidad educativa. CIRCULAR DVM-A-DAC-001-2022 De:
Lilliam Alvarado Agüero Directora
digitalmente por LILLIAM IVONNE Firmado LILLIAM IVONNE ALVARADO AGUERO (FIRMA) ALVARADO Fecha: 2022.01.04 14:59:42 AGUERO (FIRMA) -06'00'
Para: Patronatos Escolares y Directores (as) de Instituciones Educativas de I y II Ciclos de la Educación General Básica Fecha: 04 de enero de 2022. Asunto: Aprobación de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos Homóloga para Patronatos Escolares de Instituciones Educativas de I y II Ciclos de la Educación General Básica. Reciban un atento saludo, con agrado, les comunicamos que el Archivo Central del MEP elaboró la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos Homóloga para Patronatos Escolares de Instituciones Educativas de I y II Ciclos de la Educación General Básica, con la colaboración de diferentes centros educativos, la cual fue avalada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del MEP en la sesión nº 02-2021 del 13 de octubre del 2021 y por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) en sesión n° 28-2021 de 03 de diciembre de 2021. Este instrumento, es el único medio legal que permite la eliminación o transferencia de los documentos al Archivo Central, se emitió considerando el gran volumen de documentos que estos órganos producen y reciben, además por las recomendaciones emitidas en los diferentes informes de la Auditoría Interna y en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 7202 y su Reglamento, el Manual de Gestión Documental y la normativa conexa; de esta forma procuramos la salvaguarda y custodia de la documentación de interés público. Por tanto, a partir del recibido de esta Circular, para proceder a eliminar o transferir documentos que se incluyen en los cuadros que a continuación se detallan, deben solicitar la asesoría a la Dirección del Archivo Central mediante el correo electrónico que se indica al pie de esta página. Se les aclara que los siguientes cuadros solo aplican para los documentos producidos y recibidos por los Patronatos Escolares de las instituciones educativas de I y II Ciclos de la Educación de Educación General Básica
San José, La Uruca, Tel.: (506) 2222-8746 • 2221-0493 Correo electrónico: archivocentral@mep.go.cr
Viceministerio Administrativo Dirección Archivo Central Transformación curricular, una apuesta por la calidad educativa. CIRCULAR DVM-A-DAC-001-2022 Página 2 TRANSFERENCIA: Se refiere a la transferencia de los documentos de los Patronatos Escolares al Archivo Central, por ser declarados con valor científico cultural y que se indica en el Cuadro 1. Documentos que se deben transferir al Archivo Central, los cuales debe realizarse obligatoriamente siguiendo el procedimiento establecido en el Manual de Gestión Documental (p.37-38 y anexos). Esta documentación debe mantenerse en óptimas condiciones para evitar su deterioro (libres de polvo, sin rupturas ni dobleces, etc.). El incumplimiento de estas disposiciones o pérdida de estos documentos traería como consecuencia una denuncia administrativa o penal contra la Unidad Productora (Patronato Escolar), según lo estipula la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y el Código Penal. Cuadro 1. Documentos que se deben transferir al Archivo Central
Transferir Al Archivo Central después:
Serie o tipo documental Actas del Patronato.
10 años
Informes de movimiento económico del Patronato Escolar.
10 años
Informe final de labores.
5 años
Libros Contables (Diario y Mayor) del Patronato Escolar.
Observación
Conocido como Informe anual de movimiento de caja, Informes económicos del patronato escolar. Transferir a partir del año 2012 Consultar al Archivo Central
10 años
San José, La Uruca, Tel.: (506) 2222-8746 • 2221-0493 Correo electrónico: archivocentral@mep.go.cr
Viceministerio Administrativo Dirección Archivo Central Transformación curricular, una apuesta por la calidad educativa. CIRCULAR DVM-A-DAC-001-2022 Página 3 ELIMINACIÓN: Aplica para los documentos que se detallan en el cuadro 2. Documentos para eliminar, por lo que deben coordinar la asesoría correspondiente con la Dirección del Archivo Central, y aplicar lo establecido en el Procedimiento de Eliminación de documentos que se describe en el Manual de Gestión Documental del MEP (páginas 38-40 y anexos), que indica que se debe elaborar un Acta de Eliminación de Documentos, firmada por las personas responsables de realizar este procedimiento y el funcionario del Archivo Central que les asesoró y revisó el acta, como respaldo legal de este proceso administrativo. Cuadro 2. Documentos para eliminar
Serie o tipo documental
Eliminar después de:
Correspondencia
2 años
Agenda de reunión General de Padres
2 años
Certificaciones
2 años
Control de cheques emitidos por el Patronato Escolar
2 años
Observaciones
Sobre la conformación del Patronato (nómina de conformación) de nombramiento, sobre cambio de firmas autorizadas en cuentas mancomunadas, de cuenta cliente, de cédula jurídica, entre otras
San José, La Uruca, Tel.: (506) 2222-8746 • 2221-0493 Correo electrónico: archivocentral@mep.go.cr
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Serie o tipo documental
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Expediente de Donaciones
3 años
Facturas comerciales
10 años
Informe económico de sección
2 años
Invitación o comunicado a reunión general de padres
2 años
Listas de asistencia de Padres de Familia Asamblea General
2 años
Nómina de Patronato Escolar (Registro de firmas)
2 años
Plan Anual de Trabajo
2 años
Recibos de dinero
5 años
Observaciones
San José, La Uruca, Tel.: (506) 2222-8746 • 2221-0493 Correo electrónico: archivocentral@mep.go.cr
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Serie o tipo documental Registros Contables
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Observaciones
10 años
Conciliaciones bancarias, estados de cuenta, comprobantes de compras realizadas por el Patronato entre otros.
Registro de entrega de comunicado o invitación reunión general de padres
2 años
Solicitudes en general
2 años
De cédula jurídica, de personería jurídica, de apertura de cuenta bancaria, entre otras. Adjunta copia de cédula de los miembros, entre otros.
Cualquier duda o consulta al respecto puede comunicarse al correo electrónico archivocentral@mep.go.cr, teléfonos 2222-8746/2221-0493, extensiones: 209-210-211-212213.
San José, La Uruca, Tel.: (506) 2222-8746 • 2221-0493 Correo electrónico: archivocentral@mep.go.cr