El oficio

En el ámbito de las empresas e instituciones, el empleo de un oficio responde a la necesidad de establecer contacto por escrito entre distintas partes.

Organismos de toda naturaleza emplean este tipo de documento a la hora de dar constancia de sus actos frente a terceros. De este modo, anuncian el inicio de un determinado proceso.

El oficio administrativo se considera la modalidad más extendida en la actividad cotidiana de las distintas Administraciones Públicas. Mediante su uso, las comunicaciones interpersonales pueden ser mejoradas.

Características principales del oficio

Frente a otras herramientas comunicacionales existentes en el ámbito de las organizaciones, el oficio destaca gracias a los siguientes rasgos:

• Amplia aplicación: Está extendido tanto en Administraciones Públicas u oficiales como en el sector privado, por parte de compañías de todo tipo. • Validez: La emisión, por parte de una empresa o institución, de un oficio sirve para dejar constancia de sus actos o de distintos procedimientos. • Tono y criterio: Este tipo de comunicaciones deben plantearse de modo asertivo, neutro y formal, debido a su objetivo comunicacional. • Brevedad: No se trata de informes detallados que requieran de gran extensión. La organización debe plantear los principales datos del proceso administrativo. • Estructura definida: Este tipo de comunicaciones cuenta con esquema básico empleado frecuentemente.

Estructura de un oficio administrativo

Frente a otras modalidades en términos de comunicados empresariales, los oficios de tipo administrativo siguen un esquema delimitado por las siguientes partes:

• Cabecera: Permite delimitar el asunto del mensaje, así como su intención. • Destinatario: Señala el órgano o el individuo al que se dirige la comunicación. • Identificación y registro: Identifica el número de emisión para facilitar su posterior seguimiento o registro dentro de la Administración. • Cuerpo: Contenido explicativo del mensaje que se pretende trasladar a terceros. • Firma: Expresa la fecha concreta y la ubicación en que se realiza el comunicado.

Guatemala, diecisiete de septiembre del 2022

Licenciada Lilian de Marroquín Asistente de Dirección Ministerio de Gobernación

Respetable Licenciada de Marroquín:

Hago entrega de las copias de las identificaciones que presentó la señora Carmen Beatriz Estrada de Arias, que me fueron solicitadas por el licenciado Rodolfo Estrada.

Quien ha solicitado la residencia de su familia, el cual no ha completado el expediente; según el licenciado Estrada.

Adjunto los formularios que completan la solicitud de residencia entrega el día 14 de septiembre del 2022.

Atentamente,

C. Archivo Odalys O. Lcda. Rosaura Bustamante Analista

SISTEMA ALFABÉTICO

GP: M GS: Mi ND: Ministerio (De) Guatemala F: Misceláneo

Guatemala, diecisiete de septiembre del 2022

Licenciada Lilian de Marroquín Asistente de Dirección Ministerio de Gobernación

Respetable Licenciada de Marroquín:

Hago entrega de las copias de las identificaciones que presentó la señora Carmen Beatriz Estrada de Arias, que me fueron solicitadas por el licenciado Rodolfo Estrada.

Quien ha solicitado la residencia de su familia, el cual no ha completado el expediente; según el licenciado Estrada.

Adjunto los formularios que completan la solicitud de residencia entrega el día 14 de septiembre del 2022.

Atentamente,

C. Archivo Odalys O.

SISTEMA ALFABÉTICO

GP: D GS: De ND: De Marroquín Lilian F: Misceláneo Lcda. Rosaura Bustamante Analista

Guatemala, diecisiete de septiembre del 2022

Licenciada De Montes Ana María Asistente de Dirección Ministerio de Gobernación

Respetable Licenciada de Marroquín:

Hago entrega de las copias de las identificaciones que presentó la señora Carmen Beatriz Estrada de Arias, que me fueron solicitadas por el licenciado Rodolfo Estrada.

Quien ha solicitado la residencia de su familia, el cual no ha completado el expediente; según el licenciado Estrada.

Adjunto los formularios que completan la solicitud de residencia entrega el día 14 de septiembre del 2022.

Atentamente,

O. Archivo Odalys O. Lcda. Rosaura Bustamante Analista

SISTEMA ALFABÉTICO

GP: M GS: Mi ND: Ministerio (De) Guatemala F: Misceláneo

Guatemala, diecisiete de septiembre del 2022

Licenciada Ana María De Montes Asistente de Dirección Ministerio de Gobernación

Respetable Licenciada de Marroquín:

Hago entrega de las copias de las identificaciones que presentó la señora Carmen Beatriz Estrada de Arias, que me fueron solicitadas por el licenciado Rodolfo Estrada.

Quien ha solicitado la residencia de su familia, el cual no ha completado el expediente; según el licenciado Estrada.

Adjunto los formularios que completan la solicitud de residencia entrega el día 14 de septiembre del 2022.

Atentamente,

C. Archivo Odalys O. Lcda. Rosaura Bustamante Analista

SISTEMA ALFABÉTICO

GP: M GS: Mi ND: De Montes Ana María F: Misceláneo