chile gestiona2012

2012

innovaci贸n

en el SECTOR JUSTICIA

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Funcionarias /os del sector Justicia: Este libro es el reconocimiento de esta Subsecretaría de Justicia a la innovación realizada diariamente por cada uno de ustedes desde sus diferentes posiciones, ya sea diseñando, implementando o ejecutando las políticas, planes y/o programas públicos en cada uno de sus respectivos servicios.

Sabemos que la innovación juega un rol importante en la efectividad de las tareas realizadas, por lo que pensar en innovar es, sin lugar a dudas, un tremendo desafío, más aún cuando no existen los espacios formales que permitan su fomento.

Desde el año 2011, el Plan Piloto ChileGestiona nos ha entregado la oportunidad de pensar en innovación, al buscar soluciones creativas para cada uno de los aspectos que contempla, lo que ha propiciado mejoras vinculadas directamente a los servicios y productos entregados a la ciudadanía por los cuatro (4) servicios aquí reconocidos.

Dentro del sector Justicia, hemos generado un espacio importante para crear y aplicar acciones y mejoras sustentadas en dos aspectos que son muy importantes: participación e innovación. Esto nos permite enfrentar los problemas que surgen a diario en nuestra gestión con otra perspectiva, con un mayor estándar y exigencia, para estar a la altura de los actuales desafíos que debemos enfrentar diariamente.

Quiero felicitar a todos los funcionarios del sector Justicia, y agradecer profundamente por su trabajo, participación y compromiso, por todas aquellas historias de esfuerzo y creatividad que revisamos en cada una de las propuestas que nos fueron remitidas y que se describen en este libro.

Aprovecho la oportunidad también de felicitar a cada uno los directores de servicio y a sus respectivos coordinadores institucionales del concurso Desafío ChileGestiona, ya que generaron las instancias de participación e innovación funcionaria y, por supuesto, agradecer a la Unidad de Gestión del Ministerio de Hacienda por su constante apoyo y colaboración.

Estas buenas prácticas que tiene en sus manos, buscan responder al desafío de socializar y compartir, con otras unidades y regiones, todas las iniciativas creadas por cada uno de ustedes. Además, buscan reforzar y expandir este espacio de innovación que hemos creado, a fin de que sea una práctica que se perpetúe en el tiempo, multiplicando con ello el alcance de este gran trabajo realizado.

Me despido, no sin antes comentarles que, cuando se me consulte respecto de la innovación en el sector Justicia, lo primero en que pensaré será en la imagen de todos ustedes como la gran fuente de innovación, ya que son ustedes quienes nos permiten reafirmar que siempre existe espacio para mejorar la gestión en el sector público.

Muchas gracias.

Patricia Pérez Goldberg Ministra de Justicia

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Ministro Felipe Larraín: “La modernización del Estado debe ser vivida e impulsada por todos los funcionarios” El Presidente de la República lanzó, en mayo del año 2011, el Plan de Reforma de la Gestión del Estado, conocido como ChileGestiona, con el fin de otorgar un mejor servicio a todos los usuarios de servicios públicos. Este esfuerzo también se traducirá en un aumento de la productividad del sector público, contribuyendo al bienestar material de todos los ciudadanos y a lograr que Chile sea un país desarrollado para el año 2018.

Muchos funcionarios públicos han hecho innovaciones que mejoran las prestaciones a los usuarios y ciudadanos, o la productividad del sector público, pero ellas no son conocidas.

Queremos reparar esta situación. Queremos reconocer y destacar a los funcionarios públicos innovadores.

Para nosotros, la modernización del Estado no está completa sin que cada funcionario participe.

Puede que las “innovaciones participativas” no sean revolucionarias, pero son muchas y atienden problemas reales de los usuarios. Dicho de otro modo: 200 mil funcionarios, administrando cada uno 10 dólares para innovación, puede aportar lo mismo o más que dos jefaturas intentando dos proyectos de 1 millón de dólares c/u.

Las innovaciones elevan la productividad del sector público y contribuyen a una mejor gestión de personas. Esos son los dos ejes de la Agenda de Modernización del Estado del Ministerio de Hacienda.

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Salvador Valdés: Presidente del Consejo de la Unidad de Gestión, Ministerio de Hacienda.

Cuando el Gobierno inició este plan piloto, no imaginábamos que la Subsecretaría de Justicia realizaría un trabajo tan dedicado para reconocer e impulsar a aquellos funcionarios que han sacado adelante innovaciones en beneficio de la ciudadanía.

Es oportuno recordar que el Desafío ChileGestiona nació como una instancia para reconocer a los funcionarios públicos que generan innovaciones en sus lugares de trabajo, sin requerir inversiones elevadas, y cuya tarea más ardua es, a veces, convencer al jefe directo de dar su apoyo. Las bases de este concurso excluyen a las jefaturas y expertos, pues el concurso responde al concepto de “innovación participativa”. Éste reconoce que muchas de las mejoras en el sector público se construyen día a día, gracias a la experiencia de los funcionarios, quienes por estar más cerca de los usuarios y conocer mejor los procesos, son los principales motores de la mejora en la calidad de las prestaciones.

Porque la innovación no necesariamente proviene de un científico brillante, y no consiste en un cambio de equipos computacionales, ni viene acompañada de comprar un software. La innovación también se logra perfeccionando los pequeños detalles y puede surgir mediante la observación y el compromiso con el servicio público de cada uno de nosotros.

En los últimos años, los chilenos hemos progresado, el empleo ha aumentado y los ingresos reales de las familias también.

Por eso, nuestra ciudadanía se hace más y más exigente con la calidad de las prestaciones que da el Estado. Y en el sector Justicia no podemos permitir que nuestros usuarios vulnerables y nuestros ciudadanos se queden atrás, recibiendo atenciones sin innovación.

Tanto para el Desafío ChileGestiona, como para el concurso organizado desde la Subsecretaría de Justicia, el objetivo es premiar las innovaciones que elevan la calidad de las prestaciones. Por eso, quiero decirles, a nombre del Gobierno, que la labor que ustedes realizan sí nos importa, porque sí hace la diferencia.

Para concluir, quiero felicitarlos a nombre del Ministerio de Hacienda por su motivación, reflejada en la alta participación que lograron en este concurso, porque el trabajo bien hecho los beneficia a ustedes, desarrollándolos como personas que aportan a la comunidad.

Muchas gracias.

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Este libro refleja nuestro anhelo de destacar y reunir todas las iniciativas que participaron en el concurso ChileGestiona, pero también busca dar cuenta de todas aquellas acciones, historias y mejoras que diariamente se desarrollan al interior de las instituciones de nuestro sector Justicia, las que permiten entregar servicios y productos de mejor calidad a la ciudadanía.

Nuestra invitación es que vean este libro como una primera iniciativa, que abre un espacio para crear y desarrollar colaborativamente mejores instituciones, un mejor sector Justicia y un mejor servicio público. Esperamos que este espacio se colme de ideas y proyectos que permitan propiciar, en el corto plazo, una cultura de trabajo en la que impere la mejora continua y la innovación.

A su vez, éste es el inicio de una nueva etapa, que asumimos como Ministerio, en la que cada uno de nosotros tiene la responsabilidad de mantener y fortalecer este trabajo mancomunado que hemos construido, con el fin de continuar generando ideas que luego se transformen en realidad al interior de nuestros servicios.

Para finalizar, solo mencionar que los grandes protagonistas de estas historias son ustedes, los funcionarios del sector Justicia, quienes construyen y dan forma a nuestras instituciones día tras día, y a quienes queremos homenajear y dedicar el presente trabajo.

Equipo Coordinador Concurso ChileGestiona, sector Justicia.

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Í N D ICE Iniciativas Servicio de Registro Civil e Identificación Palabras del Director Nacional ................................................................................Pág. 9 Palabras del Coordinador .............................................................................................Pág. 9 50 iniciativas presentadas...........................................................................................Pag. 10

Iniciativas Gendarmería de Chile Palabras del Director Nacional ................................................................................Pág. 63 Palabras del Coordinador .............................................................................................Pág. 63 42 iniciativas presentadas...........................................................................................Pág. 64

Iniciativas Servicio Nacional de Menores Palabras del Director Nacional ................................................................................Pág. 109 Palabras del Coordinador .............................................................................................Pág. 109 25 iniciativas presentadas...........................................................................................pág 110

Iniciativas Servicio Médico Legal Palabras del Director Nacional ................................................................................Pág. 131 Palabras del Coordinador .............................................................................................Pág. 131 8 iniciativas presentadas...............................................................................................pág. 132 Ceremonia de pemiación del Sector Justicia..............................................pág. 140

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Registro Civil e Identificación RODRIGO DURÁN Director del Registro Civil e Identificación El desafío ChileGestiona es una iniciativa muy motivadora para todos nuestros funcionarios y funcionarias y resulta ser un estímulo muy valioso la forma de reconocer y premiar los cambios más significativos que se han generado.

Tenemos una mirada y un compromiso hacia la sociedad chilena muy profundo, porque todo lo que el Registro Civil e Identificación realiza, en la misión de cada día, encomendada por las leyes que nos rigen, va en función de responder con prontitud, excelencia y calidez a todos los chilenos y chilenas y extranjeros residentes, así como a nuestros compatriotas que residen en el exterior.

ANDRÉ MAGNERE Coordinador del Registro Civil e Identificación En esta experiencia como coordinador del SRCEI, me siento muy feliz de haber tenido la oportunidad de participar.

Al leer muchas de las iniciativas, uno puede apreciar los esfuerzos de los funcionarios por hacer más eficiente su trabajo, por prestar un mejor servicio a los usuarios, acortando tiempos de atención o mejorando la calidad de su trabajo y haciendo una labor social en pro del bienestar de los ciudadanos que requieren de nuestros servicios.

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“Reimpresión de Cédulas de Identidad” Patricia Saavedra Núñez.............................. Encargada de Operación y Coordinación Regional Francisca Susana Muñoz Villablanca....... Unidad Archivo Índice

equipo

Sergio Hernández Aranguiz......................... Administrativo Claudio Troncoso Alvial................................ Administrativo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 01/09/2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Producto de la congestión en oficinas y los tiempos de espera en fila y de atención, se estimó que del total de cédulas de identidad emitidas, el 80% corresponden a la renovación de ellas, tanto para nacionales como extranjeros. Ahora bien, el 60% aprox. era por los siguientes motivos: robo, hurto, extravío, deterioro y voluntad propia.

Pensando en la factibilidad de efectuar una mejora al sistema de identificación para su producto cédulas de identidad (chilenos y extranjeros) y, ya que no se contaba con recursos ni dotación para aportar a la solución de tiempos de espera en fila y en atención, se planteó la idea de efectuar una REIMPRESIÓN de la cédula de identidad.

Por lo tanto, aquellas cédulas que se encuentran vigentes y que les falta un período importante para su renovación, se podía obtener una reimpresión del documento, que contendría los mismos datos que la anterior: datos civiles, foto, firma e impresión dactilar, fecha de expiración, y que sólo cambiaría la fecha de emisión. Podrían solicitar este producto, mayores de 14 años vivos, con cédula vigente, y que no estuviesen afectos a cambios en sus datos civiles, como por ejemplo: nombres, apellidos, fecha de nacimiento.

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fechas

Ceremonia premiación final del desafío ChileGestiona 2012 equipo finalista

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Las personas concurren a la oficina, con un tiempo promedio de fila país de una hora. Se le captura foto, firma e impresión dactilar, más la confirmación de datos civiles. La captura de foto demora un tiempo, pues las personas solicitan más de una (pueden llegar hasta 5 tomas), para ir viendo cual les parece mejor, aunque para el sistema cumplan con los estándares, asimismo con la firma; por lo que una captura simple de una renovación puede llegar por sobre los 4 minutos en el caso de los nacionales. Para los extranjeros, este trámite demora más, pues se deben ingresar nuevamente los documentos anexos, tal como: visa, formulario PDI, etc.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Las personas concurren a la oficina y si reimprimen documentos y pueden ser atendidos en puestos preferenciales, lo que reduce su tiempo de espera en fila a 20 minutos, y a un tiempo de atención máximo de una hora.

La reimpresión, sólo captura la impresión dactilar para verificación de identidad para chilenos y a los extranjeros no se le solicitan documentos adicionales.

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“En miras a la simplificación de los procesos disciplinarios para una mejor gestión institucional” Paula Miranda Neira..................................................... Abogado Subdirección Jurídica

equipo

Paulina Aranda Parra.................................................... Abogado Subdirección Jurídica Carolina Arenas Concha ......................................... Abogado Subdirección Jurídica Angelita López Reyes.................................................. Analista Unidad de Procedimientos Disciplinarios

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 10/04/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

fechas

Presentamos un proyecto de régimen de plazos complementarios a los establecidos en el Estatuto Administrativo, para la tramitación de los procesos disciplinarios a los que deberían ajustarse tanto los investigadores y fiscales sumariantes, como las mismas unidades y funcionarios involucrados en la tramitación de éste al interior de este Servicio.

Repercusiones en el clima laboral de la unidad involucrada en los hechos investigados.

Esta iniciativa fue acogida favorablemente, siendo primeramente incluida en el manual de procedimientos disciplinarios del servicio, actualizado al mes de marzo del año en curso, disponible para todos los funcionarios del servicio.

Cambios de los investigadores en más de una oportunidad por rotación de personal o razones de similar naturaleza.

Nuestra iniciativa pretende simplificar los procesos disciplinarios, otorgándoles un orden y sistematización en la tramitación de todas sus instancias, persiguiéndose otorgar certeza sobre su efectiva gestión y resultados y contribuyendo de una manera simple -que no provoca gasto alguno en su implementación- a que no se malgasten los recursos, tanto humanos como financieros involucrados, pudiendo redistribuirlos positivamente para otros fines.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

La dilatación en el tiempo, de los procesos disciplinarios provocó consecuencias perjudiciales de índole institucional:

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Incertidumbre en la que permanentemente se encontraban los funcionarios presuntamente involucrados en los hechos investigados.

Aplicación de medidas disciplinarias en forma extemporánea e inoficiosa.

Dificultades asociadas a los ascensos o aumentos de grado, postulaciones a otros cargos.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Implementado el régimen de plazos complementarios para la tramitación de los procedimientos disciplinarios, la situación institucional descrita varió sustancial y favorablemente, toda vez que se redujo el número de procedimientos disciplinarios cuyo tiempo de tramitación excedía de seis meses, en un 45%.

“Equipo de Oficiales Civiles Interculturales que realizan matrimonios Bilingües (Mapuzungün- Castellano)” equipo

Miriam Rosales Conejeros...................................... Oficial Civil Oficina Chol Chol Delmira Montanares Sanzana............................ Oficial Civil Oficina Traiguén Blanca Raio Neira............................................................ Oficial Civil Oficina Nueva Imperial

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Octubre 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

fechas

Descripción del proyecto

la región, y surge como necesidad para proveer a la ciudadanía de una respuesta mediante un producto específico (matrimonio civil) del Servicio de Registro Civil e Identificación de la Araucanía, al reconocimiento de la realidad multicultural en el territorio.

Experiencia institucional única en el país que convoca a un equipo de funcionarios para capacitarse exhaustivamente en la cosmovisión y lengua de un pueblo.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

El objetivo general de esta iniciativa es brindar a la población regional étnica un producto innovador, válido jurídicamente y con pertinencia cultural.

Este proyecto se adhiere al principio de igualdad y de no discriminación, generando coherencia con el convenio 169 de la OIT sobre grupos indígenas y tribales en países independientes firmado por el Estado de Chile.

Esta iniciativa se adhiere al Plan Araucanía en lo referente al “facilitar pertenencia en instrumentos públicos e implica la revisión y modificación de los requerimientos de los instrumentos y programas públicos actuales, con pertenencia y reconocimiento del pueblo mapuche”.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El equipo de trabajo de oficiales civiles Interculturales que realizan matrimonios civiles bilingües (mapuzungün – castellano), está conformado por funcionarios de diferentes localidades de

El matrimonio civil bilingüe (mapuzungün - castellano), es un producto válido jurídicamente y con pertenencia cultural que pretende materializar en la acción su adhesión a los principios inspiradores del servicio público, convenio 169 OIT sobre grupos indígenas y tribales en países independientes firmado por el Estado Chile. El Plan Araucanía, entre otros instrumentos para contribuir a materializar un cambio cultural en materia de la diversidad cultural en el territorio de la región de la Araucanía.

Complementariamente, esta iniciativa puede ser homologada en las regiones donde exista presencia mapuche para su aplicación.

La institución voluntariamente se ha adherido a un proceso de formación intercultural complementario a sus responsabilidades funcionarias.

Se desarrolló folletería institucional con información a nivel regional sobre el matrimonio bilingüe.

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“Atención de Personas sin Hogar (Personas en situación de Calle)” equipo

Cristian Fernández Toledo...................................... Encargado de Bienestar Regional Sergio Cid Arriagada................................................... Encargado de duplicados de PPU

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 26/03/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Tomando en consideración las especiales circunstancias que presentan las personas en situación de calle, quienes carecen de cobertura en salud, alimentación, abrigo, albergue, vivienda, además de sufrir discriminación y exclusión de la sociedad civil.

Es fundamental para el éxito de las políticas públicas generar una coordinación entre las diversas entidades públicas y privadas que tienen participación en estas materias, para apoyar a las personas sin hogar.

Por ello, se ha creado, con la colaboración de la Municipalidad de Temuco, la “RED DE APOYO A PERSONAS DE LA CALLE”, para documentar gratuitamente a personas sin hogar de la comuna, contando para ello con financiamiento de la empresa privada, para el pago de las Cédulas de Identidad.

El objetivo principal de la citada red será la de colaborar, comprometer, y sumar entre las distintas instituciones para abordar

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el tema desde una perspectiva interdisciplinaria e institucional, respetando la identidad, dignidad y libertad de las personas beneficiarias de los respectivos programas.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de establecer la mejora, no se realizaban atenciones a personas sin hogar y ellas tenían escasas oportunidades de acceder a documentos de Identificaciones por no contar con los recursos económicos.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Las acciones implementadas para dar apoyo a la atención de personas sin hogar, cumplen con los principios de no discriminación, apoyo a personas con riesgo e inclusión social, complementando los servicios que cada institución pueda proporcionar de manera eficaz, oportuna y sobre las bases de principios éticos.

“Comunicación más allá de las palabras” equipo

María Eugenia Campos Olivares..........Encargada de la OIRS Susan Canales Ramírez..................................Encargada de Planificación, de Operaciones y Coordinadora de Calidad Regional

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Mayo 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

En el año 2010, en el comité de mejoramiento regional se acordó que se agregara a las charlas del sistema de gestión de la calidad el tema relacionado con la mejora de la atención hacia las personas discapacitadas.

Para ello, se dieron a conocer aspectos prácticos de cómo recibir, atender, entender y solucionar consultas y atenciones para las personas con discapacidad. Éstas se efectuaron los días 25, 26 y 27 de mayo y 01 de junio en Molina, Talca, Linares y Cauquenes respectivamente, donde además se les hizo llegar un diccionario de lenguaje de señas a cada provincia y además este mismo material fue entregado a la Unidad de Atención Ciudadana para que fuese distribuido a cada Dirección Regional del país.

Posterior a ello, durante el año 2011 la Encargada OIRS viajó a la Dirección Regional de Magallanes y replicó lo aprendido a un grupo de funcionarios y funcionarias en este tema.

fechas

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

No obstante nuestro servicio no efectúa ningún tipo de discriminación a ninguno de nuestros usuarios, antes de que se perfeccionara una funcionaria en la región y se traspasara dicho conocimiento a todos los colegas, se hacía mucho más difícil comprender y entender lo que los usuarios con algún tipo de discapacidad requerían al momento de atenderse en las oficinas.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Posterior a la implementación de la iniciativa algunos funcionarios de la región, han podido atender de mejor forma a los usuarios con discapacidades.

Se ha podido traspasar esta iniciativa a otras regiones, se ha difundido mediante material en CD para su conocimiento y aplicación en los puestos OIRS de otras regiones y se nos reconoció dicha gestión por el jefe de la unidad de atención ciudadana en noviembre de 2010.

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“Fortaleciendo el Trabajo en Equipo: Oficinas Unipersonales de la Provincia de Curicó” María Cristina Parra Román.................................. Oficial Civil de Teno

equipo

Miguel Ángel Oyarzún Díaz.................................. Oficial Civil (A) de Lontué René Jorquera Núñez................................................... Oficial Civil de Vichuquén Eliana del Carmen Martínez Martínez...... Administrativo Oficina de Teno

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 15/07/2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Las oficinas unipersonales de Lontué, Licantén, Vichuquén, LLico de Mataquito, Hualañé y la bipersonal de Teno, se encuentran distribuidas de cordillera a costa en la Provincia de Curicó, por lo tanto, no son un equipo que trabaje en una misma dependencia o muy cerca en lo geográfico.

Sin embargo y ante diversas actividades y desafíos que deben realizar a diario, tanto para las actividades propias del Servicio como para la comunidad, buscaron apoyo en sus pares y han llegado a configurarse naturalmente como un cuerpo cohesionado y unido en la resolución de problemas de cada una de sus respectivas oficinas, es decir, conforman un equipo de trabajo, el cual tiene una activa participación con la comunidad en las diferentes actividades que se ejecutan en cada comuna, como son por ejemplo, las actividades en terreno, la difusión de las actuaciones del servicio, y también acciones que van en ayuda y en un compartir con la comunidad.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Al implementar esta iniciativa de trabajo en equipo, los principales resultados han sido: Un mayor acercamiento del servicio a la comunidad, como la atención de cédulas en terreno y de charlas en temas de interés de la comunidad, como es posesiones efectivas, entre otros.

Descongestión de oficinas al planificar y organizar atenciones en terreno.

Se entrega una atención 100% personalizada.

Se concurre a sectores o localidades aisladas, aminorando con ello los costos y tiempos de traslado de los usuarios.

Para la Dirección Regional, significa una colaboración constante y un cumplimiento a cabalidad de los temas solicitados.

“Equipo Regional Unidad de Rectificaciones y Subinscripciones” equipo

Cristina Jara Muñoz.............................................Administrativa Unidad de Rectificaciones y Subinscripciones María Patricia Saldivia Vargas..................Administrativa Unidad de Rectificaciones y Subinscripciones

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Julio de 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Desde el segundo semestre del año 2009, se ha logrado acortar en forma sustancial el tiempo de espera en el ingreso a la base de datos de, por ejemplo: la subinscripción de divorcio, separación de bienes, cuidado personal y patria potestad y, en envío a la oficina de origen para ser practicada la subinscripción en el registro A y B, esto ha disminuido los tiempos de espera en al menos un mes y medio a dos meses, lo que va en directo beneficio del usuario/a, así como también, liberó carga de trabajo en el nivel central.

En el caso de las rectificaciones administrativas, también se han acortado los plazos, y es necesario hacer notar el aumento (30%) de las mismas post terremoto 27F. Sin embargo, cabe destacar que a la fecha el equipo regional ha logrado responder y resolver en plazos muchos menores a los legales.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El trabajo, antes de conformar la Unidad Regional, se efectuaba en general de la siguiente forma: Toda la documentación era enviada por las oficinas directamente al archivo general donde se procesaban, demorando en promedio alrededor de 4 a 6 meses en ser resueltas, esto tanto para rectificaciones como para subinscripciones.

fechas

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Hoy en día, se procesan en la región, para el caso de las subinscripciones: Se recibe, la documentación, se ingresa en el libro de parte, se confecciona oficio y se envía la documentación a la Unidad Jurídica Regional para revisión, una vez entregada la documentación se le da número de documento. Luego se practica en la base de datos. Se imprime la partida registro A Y B y se envía a la firma de la Directora Regional. Se le otorga número en el Sistema de Folio y se da despacho al mismo número en la base de datos.

Luego se envía el registro A a la oficina de origen y el B al archivo general. La documentación fundante se debe ordenar correlativamente por el número de documento que envía Santiago, y enviarla para su archivo.

Todo esto se efectúa, luego de la mejora, en un plazo máximo de al menos 20 días, lo que beneficia directamente al usuario. Lo mismo ocurre para el caso de las rectificaciones. No obstante, el proceso posee más procedimientos internos que efectuar.

Por lo tanto, se destaca como mayor logro desde la conformación de dicha Unidad Regional, la disminución en forma notable de los tiempos de espera respecto de todos los trámites que se efectúan.

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“Pasantías, que promuevan el conocimiento, la motivación y la polifuncionalidad para un mejor servicio y atención para nuestros usuarios” Sandra Magdalena López Astorga............. Encargada de Personal

equipo

Eveling Teresa Molina Aliaga...................... Encargada de Personal (S) Ma. Angélica Carocca Becerra.................... Apoyo Administrativo José Saúl Bravo Gallegos............................. Encargado de Capacitación

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 13/06/2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Mantener un aprendizaje continuo y personalizado en cada una de las materias del servicio, logra que el “pasante” y el “tutor” obtengan un estrecho vínculo de comunicación, practiquen el trabajo en equipo, contribuyendo al mejoramiento del clima laboral y unifique los criterios para la entrega de un buen servicio.

Tanto el pasante como su tutor, son funcionarios del servicio, lo que permite el acceso al conocimiento desde “el aprender haciendo”.

El pasante postula mediante un formulario, señalando qué materias necesita aprender. Una vez seleccionado, el pasante concuerda un cronograma de trabajo con su tutor, lo cual debe permitir que durante la semana en que se desarrollará la pasantía, se aborden los temas que requieren mayor profundización.

El pasante es sometido a una prueba, la cual es preparada por el tutor con el encargado regional de capacitación; sus resultados se ponderan con la defensa en jornada final.

Concluidas todas las pasantías programadas para un año calendario, se realiza una jornada con todos los pasantes, en la cual éstos dan a conocer sus informes y se debate en torno a ellos.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la implementación de las pasantías se acostumbraba a realizar capacitaciones, cumpliendo un plan anual, con temas que ya están establecidos, por lo que no abarcaban todas las necesidades que se requieren a nivel individual para cada funcionario.

Además, antes de la implementación, existía un desconocimiento de la labor que realizaban oficinas y unidades de la misma región de Valparaíso.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento Se logra: Mejorar los climas laborales.

Se generan condiciones objetivas para la rotación en distintos puestos de trabajo en las oficinas de gran dotación.

Valoración de los funcionarios que cumplen con el rol de tutores.

“Inscripciones de Nacimiento por Requerimiento” Yolanda Pantoja Salguero....................................... Encargada de Operaciones DR-Tarapacá

equipo

Roberto Hernández Córdova................................ Oficial Civil de Alto Hospicio Rodrigo Vargas Briones............................................. Oficial Civil de Pica Marcia Hidalgo Castro................................................ Oficial Civil de Pozo Almonte

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Febrero del 2011

fechas

Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Conforme lo establece la normativa actual, las inscripciones de nacimiento deben efectuarse en las oficinas ubicadas en el territorio jurisdiccional donde se produjo este hecho vital, y en nuestra región normalmente se producen en Iquique, ya que las demás comunas no cuentan con maternidad.

En virtud de lo anterior, las personas residentes en otras localidades debían desplazarse a la oficina Iquique o bien tramitar la inscripción por la vía del requerimiento escrito desde otra oficina.

Este trámite, revisado los procesos, tenía una demora de alrededor 10 días.

Se disminuyó el tiempo de tramitación de las solicitudes de inscripción de nacimiento por requerimiento de las partidas (N-1 y D1), mediante el escaneo por ambos lados, del comprobante y envío por correo electrónico a la oficina principal Iquique y Dirección Regional, dando curso a la inscripción en el menor plazo posible, quedando ésta a la espera del documento original, que es enviando desde la oficina en que se recibió la solicitud de inscripción a la oficina Iquique, disminuyendo la tramitación de 10 días a 1 día.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Los usuarios residentes en otras localidades de la región, debían realizar su solicitud de inscripción de nacimiento por requerimiento para poder obtener el certificado de nacimiento en un plazo aproximado de 10 días, ya que los documentos eran enviados por valija interna a la oficina principal, lo que provocaba la molestia de los usuarios que necesitaban en forma rápida el certificado para la realización de trámites, viéndose obligados a viajar a la oficina principal en Iquique y así obtener el documento en forma inmediata.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento Rapidez en la entrega del producto.

Disminución de los tiempos de tramitación.

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“Planilla Electrónica de Control de Placas Patentes Únicas” Miguel Álvarez Ayavire................................. Administrativo sección V.M. Oficina Iquique

equipo

Marcia Taucare Reyes.................................... Administrativa Rodrigo Aguirre Carmona............................. Administrativo Héctor Vernal Choque................................... Administrativo, Jefe de sección de V.M.

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Marzo del 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

La incorporación de la planilla de control de las PPU, permitió mejorar los tiempos de espera de los usuarios que sólo venían a la oficina a buscar su PPU. La iniciativa de contar con un sistema en línea, que permitiera ingresar el N° de la PPU y saber su estado, tanto en vehículos como en informaciones, hizo que el funcionario Miguel Álvarez creara una planilla excel, la que es alimentada diariamente con la información por un funcionario y, que sólo éste puede modificar, la cual es posible ver en cada puesto de trabajo y en la OIRS. Diariamente se ingresan todos los documentos “V-1”, que son con los que se piden los duplicados de las placas patentes y de los sellos zona franca; cuando llegan las PPU, se les da un color celeste a las celdas de la planilla, cuando vienen a retirar las placas se pintan verdes y se anota la fecha y quien las retiró y cuando se van a destrucción, la celda se pinta de color rojo y se agrega la fecha en que se destruyó.

Es así, que se instalaron informativos para que los usuarios antes de tomar su número de atención, consultaran en informaciones por el estado de su PPU, teniendo como resultado un ahorro importante de tiempo de espera, como asimismo, un considerable mejoramiento en el tiempo de búsqueda de la información por

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parte de los funcionarios, ya que anteriormente debían buscarla en forma manual.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Para poder saber si la PPU estaba disponible en oficina para su retiro, las personas debían tomar su número de atención y esperar hasta ser llamados, encontrándose en ocasiones con una respuesta negativa después de esperar a lo menos 20 minutos.

Asimismo, cuando el usuario consultaba en Informaciones, la funcionaria encargada de OIRS, debía salir de su puesto de trabajo para ir a la sección de vehículos y consultar, generando la molestia de quienes esperaban en la fila para realizar sus consultas.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento Disminución de los tiempos de espera de los usuarios por concepto de retiro de PPU. Facilidad y rapidez en la búsqueda de la información.

Manejo de la misma información por parte de los funcionarios.

“Vacaciones sin contratiempos” Mario Jeldres .................................................. Director Regional

equipo

Manuel Madrid................................................ Encargado de Operaciones Guillermo Zumelzu Rodríguez................... Encargado Atención Terreno Jaime Olavarría Feliú..................................... Encargado Planificación y Proyectos

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Verano 2010/2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Con el incremento explosivo de las salidas de chilenos a Tacna/ Perú, en donde se viaja en familia desde varios lugares de Chile, principalmente del norte grande, aprovechando un fin de semana y lo conveniente que resulta la oferta turística, gastronómica y de shopping en la vecina ciudad de Tacna, es que muy frecuentemente se veía truncada tal aspiración, al no contar en frontera con algún documento que acreditara la calidad de padres de los menores que viajaban, con alguna libreta de matrimonio o certificado de nacimiento, o en otras ocasiones, por no contar con el padrón del vehículo en que viajaban.

Es por ello, que el Servicio de Registro Civil e Identificación en los meses de diciembre, enero y febrero, todos los días sábados de 09:00 a 13:00 hrs., ha dispuesto un equipo de atención terreno en el paso fronterizo de Chacalluta, para atender estos requerimientos u otros que nuestros ciudadanos necesiten en ese instante.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Se concurre con un equipo de atención en terreno compuesto por 2 funcionarios y un notebook con banda ancha y conexión

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VPN a nuestra base de datos, e impresora, para imprimir los certificados y padrones de vehículos.

Un funcionario(a), se dedica a difundir la existencia de la unidad y la posibilidad de obtener los documentos requeridos y, el segundo funcionario(a), se dedica a emitir los documentos. Además, se trabaja estrechamente con la PDI, quienes informan a los usuarios necesitados de la existencia de la unidad del Servicio de Registro Civil para resolver los requerimientos legales a través de dicho equipo de trabajo.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Ante esta iniciativa implementada en el verano de 2010/2011, se recibió un reconocimiento inmediato de los afectados, que vieron peligrar sus vacaciones y/o viaje a Perú como también del Seremi de Justicia y Gobernador Provincial de Arica, quienes solicitaron formalmente replicar la iniciativa el verano 2011/2012 por el alto impacto en la comunidad.

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“Transparencia en la información, para toma de decisión oportuna” equipo

Ladenice Romero Menacho......................... Encargada del D.D.P. Región de Arica y Parinacota Estrella González Espinoza ..................... Oficial Civil de Arica Fernando Alvarado Ishihara........................ Oficial Civil de Arica

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Octubre del 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Ante la gran carga de trabajo en las oficinas de la región y la mínima información de los permisos facultativos, ya sean administrativos o compensatorios, y la necesidad de los funcionarios de utilizar este beneficio para realizar algún trámite en horas de trabajo, la encargada del D.D.P. Regional , junto a la asociación en mesa de trabajo, trató el tema e incorporó el compromiso, para enviar cada mes los archivos impresos, con la información a las oficinas, sirviendo en primera instancia sólo a los Oficiales Civiles, quienes llevaban el control de estos derechos. A contar del año 2011, por iniciativa propia, decidió enviar copia de estos archivos a los murales de cada oficina, hecho que tuvo una muy buena acogida por parte de los trabajadores.

Estos archivos contienen la siguiente información: Horas ingresadas por capacitación y horas extras del mes, con el respectivo rebaje si corresponde por el uso de estas horas.

Días administrativos, información clara de cuantos días le restan para el uso a cada funcionario.

Archivo, de fácil comprensión, con información transparente y verificable.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Esta iniciativa nace de un acuerdo tomado en Acta N° 7 de la

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mesa de trabajo, en el año 2010, con la asociación de funcionarios, quienes manifestaban su preocupación por el difícil acceso e información de los días administrativos y compensatorios de los funcionarios de la región.

En ese entonces y visualizando la mejora del sistema, la encargada de la unidad del D.D.P. Regional, se comprometió a levantar la información, a medida que transcurrió el tiempo se hizo una práctica simple, clara y útil para la región.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Esta práctica ha servido para incentivar a los funcionarios a tomar los cursos de capacitación, puesto que ellos perciben a través de estos archivos, el ingreso de las horas por asistencias al aprendizaje.

Motiva al funcionario a apoyar la gestión, puesto que en este archivo refleja las horas extras realizadas en el mes por atención en terreno u otra actividad fuera de horario de trabajo.

Ante una eventualidad o inconvenientes, el funcionario tiene la información a la vista en el mural, “archivo de horas compensadas y días administrativos”. De esta forma, podemos agregar que esta práctica ayuda enormemente a mejorar la calidad de vida de los funcionarios, ya que éstos cuentan con la información transparente y oportuna.

“Manual de oficiales civiles notarios” Cristian Carrasco Barra................................. Abogado Dirección Regional de Aysén

equipo

Luis Guillermo Torres Riquelme................. Oficial Civil Adjunto Puyuhuapi Raúl Marcelo Miranda Beroiza................... Oficial Civil Adjunto Guadal María Lucrecia Schuster Aravena.............. Oficial Civil Adjunto Lago Verde

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Julio 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Nos embarcamos en la tarea de actualizar las normas legales y administrativas que rigen el quehacer de las actuaciones de nuestros Oficiales Civiles que actúan en calidad de Notarios ó Ministros de fe.

Es necesario recalcar que el trabajo propuesto, descansa en un trabajo previamente elaborado por la Dirección Nacional del Servicio, denominado Manual del Oficial Civil Notario, que data desde el año 1992.

Importante es señalar que desde el año 1992, fecha del referido manual, han existido importantes modificaciones a las normas institucionales que rigen el actuar de nuestros Oficiales Civiles Notarios.

A la fecha, el trabajo realizado, cuenta con el apoyo desinteresado de otros organismos interrelacionados que ejercen debido control y supervisión sobre las actuaciones de nuestros Oficiales Civiles Notarios, entre ellos, la Ilustrísima Corte de Apelaciones de Coyhaique, el Servicio de Impuestos Internos, Dirección del

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Trabajo, Servicio Electoral, y la Secretaría Regional Ministerial de Justicia de la Región de Aysén, quienes en un plazo consensuado llevarán a cabo sus oportunas observaciones, y aportes de mejora al trabajo realizado, con el objeto final, de legitimar un trabajo interdisciplinario, que permita que las actuaciones de nuestros funcionarios se sometan al correcto principio de legalidad imperante.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

A la fecha, y teniendo presente que el presente proyecto de trabajo será entregado a nuestra Dirección Nacional, con una edición actualizada 2012, y bajo las observaciones de los organismos interrelacionados, podemos destacar que el presente trabajo, permitió por un lado relevar la función de nuestros Oficiales Civiles Notarios, y por otro lado, fortaleció el principio de asociatividad en pos de un resultado esperado entre los mismos funcionarios del servicio, como asimismo, entre los propios servicios públicos de la Región.

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“Demo promocional del Servicio de Registro Civil e Identificación de Aysén” Cristian Carrasco Barra................................. Abogado Dirección Regional de Aysén

equipo

José Melian Barría.......................................... Oficial Civil Titular Coyhaique Heriberto Cayún Coñuecar.......................... Oficial Civil Adjunto Puerto Aysén Víctor Cerón Cerón......................................... Encargado de Personal Dirección Regional

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Agosto 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Nos propusimos impulsar la creación del denominado DEMO PROMOCIONAL DEL SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN DE AYSÉN, el que pretende modestamente difundir y posicionar a nuestro servicio en la región, en su quehacer diario institucional. Fue nuestra pretensión reforzar la idiosincrasia regional, con imágenes y música de la región, con el objeto que nuestros usuarios se identifiquen y sientan como propio el trabajo realizado. Para tal efecto, contamos con la musicalización de nuestro connotado concertista en guitarra clásica, Don Juan Mauras, y las imágenes regionales brindadas por el Servicio Nacional de Turismo, Región de Aysén.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El proyecto denominado DEMO PROMOCIONAL DEL SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN DE AYSÉN, nace desde que estimamos necesario hacernos cargo del tiempo de espera de nuestros usuarios, toda vez que, observábamos como ellos, principalmente en las oficinas de mayor demanda de la región como es Coyhaique y Pto. Aysén, mantenían tiempos de espera, a la luz

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fechas

de un ingreso de una transferencia de vehículo motorizado, la solicitud de una posesión efectiva, ó la solicitud por ejemplo de un certificado de nacimiento, matrimonio ó defunción, entre otros.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La implementación del proyecto, ha sido muy bien recibida por nuestros usuarios, y en razón de ello, hemos disminuido nuestros tiempos de espera, en especial, en lo concerniente a la competencia y funciones que a cada uno de los módulos de atención de público les corresponde llevar a cabo. Más aún, cuando es el propio jefe de oficina (Coyhaique), quien presenta uno a uno sus módulos de atención, y en forma didáctica va explicando el ámbito de competencia de los distintos módulos de atención.

Por lo anterior, hemos posicionado la imagen de nuestro Oficial Civil, y de nuestros funcionarios en general, como una forma de hacer más cercana nuestra atención ciudadana.

Campaña “Este invierno, con mi cédula, yo protejo mi identidad” Patricia Verdugo Sazo................................... Periodista, Encargada de Comunicaciones

equipo

Soledad del Pilar Montecinos Neira......... Administrativa Atención Ciudadana en Terreno Druccy Ester Gajardo Henríquez................ Administrativa Atención Ciudadana en Terreno Sergio Arturo Hurtado Arriagada............... Administrativo Atención Ciudadana en Terreno

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Julio 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Esta iniciativa busca entregar un mejor servicio a las familias y estudiantes que, aprovechando sus vacaciones escolares de invierno, asisten a la oficina de Concepción para tramitar sus cédulas de identidad, brindándoles atención especial y preferencial a través de los equipos (maletas) de atención en terreno, instalado durante todo el período de vacaciones en dependencias de la dirección regional. Un segundo objetivo es descongestionar la oficina de Concepción (que es la que mayor demanda recibe en nuestra región).

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Los años anteriores a la implementación de esta medida se reflejaba que, durante los períodos de vacaciones de invierno la afluencia de público que solicita cédula en la oficina, como todos los años, aumentaba en gran medida por la cantidad de niños que acudían a solicitar el documento, con lo que las personas debían esperar por prolongados períodos (en ocasiones de casi dos horas) su turno de atención.

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Por otro lado, el exceso de demanda contribuía a desmejorar el ánimo de los funcionarios que atienden público en la oficina, ya que las largas filas y poca paciencia de los usuarios generaban que, al llegar al puesto de atención descargaran sus sentimientos ante los funcionarios.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Los principales resultados que se han obtenido, durante los dos años que lleva implementada esta iniciativa, se han reflejado principalmente en la descongestión de la oficina de Concepción durante los períodos de vacaciones de invierno, contribuyendo con ello a mejorar el clima laboral al interior de la oficina.

En cifras la campaña ha permitido liberar durante estos períodos de vacaciones invernales a la oficina de Concepción de 250 atenciones de cédula de identidad a menores de edad durante el año 2011 y de 310 atenciones durante el presente año 2012, lo que implica un aumento del 24% entre ambos períodos.

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“Campaña de atención especial a damnificados por Incendios Forestales enero 2012” Guillermo Osvaldo Plaza Ferrada.............. Profesional Asesor, Dirección Regional Biobío

equipo

Soledad del Pilar Montecinos Neira......... Administrativa Atención Ciudadana en Terreno Druccy Ester Gajardo Henríquez................ Administrativa Atención Ciudadana en Terreno Sergio Arturo Hurtado Arriagada............... Administrativo Atención Ciudadana en Terreno

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 03/01/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 10/02/2012

Descripción del proyecto

La iniciativa consistió en el diseño e implementación de un programa de actividades de atención en terreno para dar respuesta, en el tiempo mínimo, a los vecinos de las localidades afectadas por el imprevisto incendio forestal que afectó a 4 comunas de la región del Biobío, durante el mes de enero de 2012.

Esta situación nos obligó como servicio a reaccionar en forma ágil e innovadora para atender las demandas de documentos de identidad, en el menor tiempo posible, buscando las herramientas para llegar a los afectados.

Ante esta necesidad, se acudió a la autoridad de justicia regional, ya que como servicio estamos imposibilitados de financiar documentos, y mediante una gestión conjunta, se logró obtener la colaboración de la empresa privada, a objeto de que aportaran los fondos y así poder financiar las cédulas de identidad. Dichas gestiones se concretaron mediante la firma de un convenio de colaboración, que respaldó los aportes obtenidos, los objetivos y las justificaciones de los gastos en que se incurrieron.

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fechas

Estas atenciones se realizaron a través de nuestra Unidad de Atención Ciudadana en Terreno y a la coordinación y logística aportada por los municipios que fueron afectadas por el siniestro, quienes acudieron a solicitar nuestra colaboración.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

No existía un programa de emergencia o de reacción cuya operatividad fuera rápida, ágil, efectiva y en coordinación con otras entidades públicas y privadas.

Tampoco se había generado la experiencia de acudir a la empresa privada para obtener aportes que nos permitieran asistir con cédulas de identidad financiadas y a cero costo para los usuarios.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se logró cubrir el 100% de la demanda de los afectados por los incendios, se logró tramitar en terreno y entregar en forma totalmente gratuita para los afectados, un total de 132 cédulas de identidad.

“Este invierno no te enfermes con tus trámites, el Registro Civil te acompaña” María Salgado Escobar................................. Encargada (S) Atención Ciudadana en Terreno

equipo

Soledad del Pilar Montecinos Neira......... Administrativa Atención Ciudadana en Terreno Druccy Ester Gajardo Henríquez................ Administrativa Atención Ciudadana en Terreno Sergio Arturo Hurtado Arriagada............... Administrativo Atención Ciudadana en Terreno

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 05 de abril de 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Se trata de una iniciativa que busca llevar las prestaciones del Registro Civil a las comunidades más alejadas de la región del Biobío, y que busca beneficiar a personas en situación de aislamiento y de difícil desplazamiento a nuestras oficinas debido a la ubicación geográfica, situación que se complejiza con la llegada del invierno en la región. En forma inédita en la región, se convocó a la empresa privada, a objeto de obtener recursos para poder brindar dichas atenciones de forma totalmente gratuita para los beneficiarios menores de edad.

Cabe destacar, que tanto en la programación de estas actividades, como en su ejecución, se logró una importante coordinación con los Municipios y el IPS, una comprometida participación de nuestras oficiales civiles y la alegre participación de los vecinos y las comunidades escolares visitadas.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Las actividades que se realizaban en las localidades beneficiadas consistían en: Atenciones a través de nuestras oficinas (ambas Islas), en forma manual. Dado la distancia y problemas de comunicación y traslados desde y hacia el continente, los usuarios debían

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esperar por sus cédulas de identidad períodos que, en ocasiones, sobrepasaban los 45 días.

En la región nunca antes se había involucrado a la empresa privada en el desarrollo de estas campañas.

Se realizaban campañas o atenciones solamente a petición de los interesados.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Gracias a esta iniciativa se logró llegar a los habitantes de las localidades de: Ralco, Pitril, Cauñicú, Trapa Trapa, Butalelbum, Quepuca, Chenqueco, Ralco Lepoy (Alto Biobío).

Isla Mocha (Lebu) Isla Santa María (Coronel); En total el programa permitió (este primer año), tramitar un total de 422 cédulas de identidad, de las cuales el 83,6% se realizó en forma totalmente gratuita y además se entregaron cerca de 500 certificados con 100% de gratuidad.

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Programa de Atenciones en Terreno “Circuito de Verano” Patricia Verdugo............................................. Asesora de Comunicaciones y RR.PP.

equipo

Inés Bello........................................................... Administrativa Oficina de Partes Griselda Pereira Peralta................................ Funcionaria Encargada OIRS Regional Soledad Montecinos Neira.......................... Administrativa Unidad de Atención Terreno

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Diciembre de 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

El Programa “Circuito Ciudadano de Verano” es una iniciativa regional de nuestro Servicio que se sustenta en generar un lazo concreto y eficiente de comunicación y atención con la ciudadanía en el marco de transmitir, difundir y acercar a la comunidad a las constantes iniciativas, aportes y nuevas tareas que el servicio suma año a año en su gestión, siendo ejemplo y marcando pauta de eficiencia y modernidad para otros servicios.

El “Circuido Ciudadano de Verano” es una acción desarrollada conjuntamente con los servicios relacionados o dependientes del sector Justicia en período estival debido a la concentración de población en la región con motivo de vacaciones de verano, este programa se desarrolla con el apoyo y coordinación de los municipios de la región, y del calendario de actividades de verano que emana de Sernatur regional.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la implementación de esta iniciativa no existía la noción en el servicio de acudir a satisfacer la demanda en terreno por

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fechas

iniciativa propia, y los equipos salían a terreno solamente ante solicitudes de los propios usuarios por atenciones domiciliarias o cuando éramos citados por las autoridades regionales y provinciales a las plazas de justicia, gobiernos en terreno o INFOBUS.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Durante los 3 años de ejecución de esta campaña se han visitado un total de 17 localidades de la región, entre las que se pueden mencionar los Balnearios de Playa Blanca, Tomé, Dichato, Salto del Laja, San Fabián de Alico, entre otros, y se ha logrado llegar con información a más de 1.500 personas.

Gracias al desplazamiento de los servicios públicos que se han sumado a nuestro Programa de Verano, la comunidad resuelve problemas de última hora, se informa in situ.

Destacar por último, el compromiso y buena disposición de los funcionarios de la dirección regional que, de forma totalmente voluntaria, han participado año a año en el desarrollo de esta iniciativa.

“Firma de Convenios de Colaboración con Municipios para la emisión de certificados gratuitos vía Internet en dependencias municipales” Guillermo Osvaldo Plaza Ferrada.............. Profesional Asesor

equipo

Luis Alfonso Torres Barra.............................. Encargado Planificación y Control de Gestión Patricio Estrada Muñoz................................ Encargado Unidad de Atención Ciudadana en Terreno

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Agosto 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

La idea surgió a raíz de la necesidad de poder descongestionar las oficinas, entregar una mayor oferta de sitios disponibles a la comunidad para obtener certificados y además, aprovechando la campaña que, desde el 01 de septiembre de 2011 dispuso el servicio, de facilitar a los usuarios de la Oficina Virtual la obtención de 4 tipos de certificados gratuitos por esa vía.

Para poder implementar esta idea tuvimos que ponernos en contacto con los alcaldes respectivos, viajar a las comunas para explicarles los alcances de los convenios que queríamos firmar y los beneficios que, para los habitantes de sus comunas, traería esta iniciativa.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Con anterioridad a la implementación de estas medidas se denotaba un aumento creciente en la demanda por certificados en las oficinas, lo que implicaba que, en especial en las oficinas de menor tamaño, el volumen de personas que asistían sobrepasaba la capacidad de atención de sus funcionarios.

fechas

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

A la fecha se han suscrito en la región convenios de colaboración con los municipios de Cañete y Lebu, en la provincia de Arauco; Coelemu, Chillán, San Carlos, Bulnes y Yungay, de la provincia de Ñuble; Los Ángeles y Cabrero, de la provincia de Biobío; Florida y Talcahuano, en la provincia de Concepción.

Con estas medidas: Se ha mitigado el impacto de la masividad de demanda en ciertos períodos de tiempo.

Se han puesto a disposición de los usuarios un total de 15 infocentros municipales para la tramitación e impresión gratuita de certificados y la red de laboratorios computacionales de las escuelas y liceos del sistema municipal de educación de las comunas con convenios firmados.

Se ha difundido a los habitantes de las comunas en convenio, la obtención de certificados a través de nuestra página web.

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“Día del Patrimonio Cultural” Región del Biobío María Bernarda Salgado Escobar............... Encargada Gestión y Procedimientos (Unidad de Operaciones)

equipo

Soledad del Pilar Montecinos Neira......... Administrativa Atención ciudadana en terreno Druccy Gajardo Henríquez........................... Administrativa Atención ciudadana en terreno Sergio Arturo Hurtado Arriagada............... Administrativo Atención ciudadana en terreno

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 27/05/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Se abren las puertas de la oficina de Concepción a la comunidad para mostrarles nuestro patrimonio, nuestros registros, equipos, documentos, especialmente nuestro archivo.

La mejora está centrada en una mayor familiaridad, acogimiento y aceptación de la Institución con la sociedad, basado profundamente en uno de sus valores institucionales, como es la CALIDEZ. Permite dar un sentido histórico al servicio, a través de los registros y certificaciones de los hechos vitales de las personas, permitiéndoles a ellas, poder transitar por los interiores de nuestras dependencias, y sentirse parte de nuestra existencia a través de sus propios datos personales y antecedentes, transformando su simple relación de tramitación de documentos y servicios, a una relación más familiar y de historia.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la implementación de esta iniciativa no existía, a nivel de regiones, una instancia formal para acercar el quehacer, espacios e historia del servicio a la comunidad, en forma presencial sin la necesidad de una relación Cliente-Proveedor; y solamente

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fechas

se abrían las puertas del archivo nacional en la ciudad de Santiago.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Los resultados han permitido establecer con la comunidad un mayor grado de relación basada en la credibilidad, en la confianza, la aceptación y la sensibilidad de ser un servicio destinado a las personas que es atendido por personas.

Se han realizado dos jornadas durante este año 2012, recibiendo la visita de cerca de 200 personas entre niños y adultos.

Otro resultado ha sido el compromiso y la alegría con que los funcionarios de las oficinas han implementado esta iniciativa, ellos son los actores principales que hacen posible concretar las visitas y van proponiendo ideas de mejora en relación a cómo desarrollar mejor este programa.

Por último se ha logrado, a través de la difusión de esta iniciativa, ser incorporados en los circuitos del día del patrimonio.

“Programa Mi Identidad Protegida” Patricio Estrada Muñoz................................ Directivo Dirección Regional VIII Región

equipo

Soledad del Pilar Montecinos Neira......... Administrativa Atención Ciudadana en Terreno Druccy Ester Gajardo Henríquez................ Administrativa Atención Ciudadana en Terreno Sergio Arturo Hurtado Arriagada............... Administrativo Atención Ciudadana en Terreno

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Marzo 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

El objetivo de esta campaña, es recomendar a los padres obtener el documento de identidad de sus hijos como una herramienta fundamental de seguridad, evitando por ejemplo, suplantación de identidad, extravío de un menor o incluso contribuyendo en los procesos de identificación o búsqueda, en caso de accidente o pérdida. Está dirigida a todos los niños menores de 14 años de la región y tiene su origen en agosto de 2010, con la firma de convenios de colaboración con entidades educacionales de Concepción (Colegios Sagrados Corazones y Marcela Paz).

Como estrategia para complementar esta campaña, durante el año 2011 se suscribió un convenio de colaboración a nivel regional con la Junta Nacional de Jardines Infantiles – JUNJI, cuyo objetivo es resguardar uno de los derechos más relevantes de los niños y niñas de nuestro país, la IDENTIDAD, acción que se concreta con la obtención de la cédula de identidad de manera gratuita a niños y niñas pertenecientes a los jardines infantiles y salas cunas de JUNJI (párvulos de entre 9 meses y 4 años de edad), con recursos aportados por la empresa privada. Además, se suscribieron convenios de colaboración con distintos colegios, liceos, escuelas, jardines infantiles y salas cuna para atender solicitudes de cédulas en terreno y en forma masiva. Además, informar a los niños, docentes, padres y apoderados la importancia de la obtención de la cédula de identidad por parte de los niños, difundiendo interna y externamente las actividades del programa.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

La atención de solicitudes de cédulas de identidad era focalizada principalmente a adultos mayores, discapacitados y beneficiarios programa Chile Solidario entre otros. En lo que respecta a atención de niños escolares y pre-escolares no se concentraban las atenciones para hacerlas en forma masiva.

No existía la instancia de realizar convenios de colaboración con instituciones privadas ni públicas para realizar atenciones en terreno, mucho menos la colaboración monetaria para poder entregar cédulas de identidad en forma gratuita.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Mediante el programa identidad protegida, se ha logrado socializar la importancia de la cédula de identidad para los niños garantizando su identificación y aportando a la seguridad familiar.

Se ha mejorado el acceso a los escolares y pre-escolares de pueblos originarios, de territorio insular y territorio de alta ruralidad.

Desde el inicio de esta iniciativa, a la fecha, en la región del Biobío, se han tramitado 1.917 solicitudes de cédulas de identidad para escolares y pre-escolares, 784 de ellas sin costo para el usuario.

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“Programa de difusión de certificados gratuitos y de la página web del Servicio de Registro Civil e Identificación” Luis Alfonso Torres Barra.............................. Profesional Dirección Regional VIII Región

equipo

Víctor Enrique Muñoz Quezada................. Profesional Dirección Regional VIII Región Guillermo Osvaldo Plaza Ferrada.............. Profesional Dirección Regional VIII Región Patricia Gloria Verdugo Sazo...................... Profesional Dirección Regional VIII Región

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Enero 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

La iniciativa consistió en el diseño e implementación de un programa de actividades de difusión de certificados gratuitos y de la página web del Servicio de Registro Civil e Identificación, surgido en permanentes mesas de trabajo con participación de funcionarios y sus representantes.

Actividades: 1. Emisión y envío de un boletín trimestral del SRCeI, dirigido a clientes estratégicos y actores relevantes.

2. Realización de charlas a instituciones, organizaciones sociales y comunitarias, por parte de funcionarios del servicio.

3. Difusión mediante cartas a los servicios públicos, organizaciones y empresas, de la página web, mecanismos no presenciales y certificados gratuitos.

4. Difusión radial, televisiva y prensa escrita de certificados gratuitos y campaña de verano.

5. Gestión convenios con municipalidades y organizaciones comunitarias para la creación de centros de emisión de certificados gratuitos.

6. Difusión de convenios, objetivos y alcance de estos convenios, a los oficiales civiles respectivos para que sean contacto directo por parte del servicio.

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fechas

7. Incorporar propaganda de certificados gratuitos por Internet en los correos institucionales.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Al ser un proceso centralizado, solo existía difusión de la web y certificados gratuitos en el nivel central.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Como actividad de apoyo, el desarrollo de este programa sin duda ha contribuido al incremento en la emisión de certificados vía Internet y aumento de las acciones mediante el uso de la página web del servicio.

Como datos duros tenemos que en la región del Biobío, se han emitido a julio de 2012, 385.901 certificados por vía Internet versus 119.989 emitidos a julio de 2012, lo que representa un incremento del 321,6%.

Se han realizado 3 charlas de difusión y se han firmado convenios con 4 municipios para la creación de centros de emisión de certificados gratuitos.

Programa “Ven y Conoce la casa de tu identidad” Guillermo Osvaldo Plaza Ferrada.............. Profesional Asesor Dirección Regional Biobío

equipo

Patricio Eduardo Maulen Pinto.................. Encargado Archivo Regional María Angélica Rebolledo Torres............... Oficial Civil Adjunto, Oficina Concepción Patricio Álvaro Espinoza Nova................... Oficial Civil Adjunto, Oficina Concepción

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Noviembre 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

fechas

Este programa se implementó con la idea de dar a conocer a la comunidad de la región del Biobío, la riqueza que nuestro servicio almacena en sus archivos históricos, además de presentar una imagen de transparencia a la comunidad respecto al trabajo que día a día realizan nuestros funcionarios en las distintas oficinas. Apostamos a implementar acciones concretas que dieran cuenta que somos un servicio cálido y cercano a las personas, un servicio de puertas abiertas.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Esta iniciativa se implementó mediante visitas guiadas de la comunidad organizada a nuestras dependencias. De esta manera organizaciones comunitarias, juntas de vecinos, clubes de adultos mayores, escuelas, universidades y otras instituciones podrán recorrer nuestras instalaciones y conocer sobre nuestra labor.

En cuanto a cifras, a la fecha se han realizado 9 jornadas del programa, en las oficinas de Concepción, Los Ángeles y Chillán, a las cuales han asistido un total de 379 personas, de las cuales 206 han sido estudiantes (de jardines infantiles, establecimientos de enseñanza básica y media e institutos profesionales) lo que representa el 54,4%.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Como Servicio de Registro Civil e Identificación en la región, los funcionarios conocen y valoran su trabajo y con ello el valor histórico que se almacena en sus archivos y dependencias. Sin embargo, esta riqueza histórica que atesora el servicio y las múltiples funciones que cumple la institución, eran poco conocidas por la ciudadanía.

Un primer resultado visible fue la necesidad que surgió de mantener ordenadas las áreas de archivo, de manera de permitir el paso y la consulta de sus documentos de forma expedita. Los funcionarios a cargo de estas dependencias fueron los más motivados, ya que sintieron que se les reconocía aún más su silenciosa labor.

A contar de este segundo semestre de 2012 se estableció en forma permanente el realizar a lo menos una visita guiada mensual.

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“Atención de solicitudes de cédula y certificados gratuitos a personas vulnerables” Roberto Rojas Vildoso................................... Encargado de Atención Terreno

equipo

Juan Alvarado Salazar.................................. Administrativo, Encargado de Bodega Rosa Rojas Gallardo........................................ Administrativa, DDP Juan Carlos Aravena Fernández................. Administrativo, Finanzas

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Enero del 2008 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Entregar una atención más óptima y beneficiosa a las personas vulnerables que necesitan su documento de identificación, principalmente para optar a distintos beneficios sociales, y que lamentablemente no cuentan con los recursos económicos para adquirirla de una forma más rápida y sin intervención de un asistente social e informes de situación económica.

Por tal motivo, como una forma más rápida de atención y menos burocrática, se gestionó la firma de un convenio de colaboración con la empresa minera Doña Inés de Collahuasi, la cual financia el costo de la cédula de identidad, a través de la entrega de un listado con las personas beneficiadas.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

En atenciones en terreno a personas vulnerables se les solicitaba un documento que acreditara que pertenecía a Chile-Solidario para que el costo de la cédula fuera tan sólo de $ 500. En aquellos casos en que los usuarios/as no contaban con este documento, en las plazas ciudadanas, se les derivaba a la asistente social de la Gobernación Provincial para que ella emitiera un informe

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fechas

que acreditaba la situación socioeconómica de la persona y así autorizar la atención gratuita para la solicitud de cédula, la que finalmente era financiada por la Gobernación, lo que dificultaba a las personas y simplemente desistían del trámite.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento 1. Rapidez en la atención.

2. Creación de Campañas dirigidas a niños y niñas para la obtención de la cédula de identidad como medida de seguridad.

3. Menos burocracia.

4. Cobertura para toda la región.

5. Cumplimiento de las metas propuestas.

6. Organización en las atenciones y creación de una agenda semanal.

“Atención integral en puestos del segundo piso en la Oficina Registro Civil e Identificación de La Serena, Región Coquimbo” Irelba Bugueño Barraza................................. Oficial Civil

equipo

Roxana Briceño Cortés.................................. Oficial Civil Adjunto Silvana Retamal Vergara.............................. Administrativa Miriam Espinoza Villega.............................. Administrativa

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Enero del 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

En el segundo piso de la oficina de Registro Civil e Identificación de La Serena se implantó un sistema de atención integral que consiste en que los seis puestos que están emplazados en dicho piso, atiendan solicitudes de posesión efectiva, inscripciones de nacimiento matrimonios y defunción, vehículos, rectificaciones, reconocimientos, eliminación y/u omisión de antecedentes, etc., eliminándose las atenciones por especialidad. Esta forma de atender ha repercutido positivamente, tanto en el público como en los funcionarios de la oficina que atienden dichos puestos.

Internamente a los funcionarios se les ha distribuido equitativamente la carga de trabajo, ya que al atender todos los puestos las diversas solicitudes que solicita el público, se distribuya entre los seis puestos de atenciones que son más requeridas y no en uno dos o tres como era antes, además, les permite conocer a cabalidad todas las materias.

El público, por otra parte, tiene una mayor cobertura de atención, por los seis puestos existentes en el piso segundo. Cabe mencionar, que aun se mantiene, en caso de ser necesario, las atenciones especiales, en uno de los seis puestos.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de aplicar la medida la carga de trabajo de los puestos no era equitativa y además la atención de un usuario podía ser muy demorosa, lo que hacía alargar los tiempos de espera del resto de los usuarios que tenían que realizar el mismo trámite, al tener un solo puesto de atención disponible para ellos.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento Internamente 1. Carga de trabajo de los funcionarios más equitativa.

2. Mejor trabajo en equipo.

3. Funcionarios multifuncionales y mejor capacitados.

4. Facilidad de reemplazo.

Externa para el público 1. Se amplía la cobertura de puestos para atención.

2. Simplifica al usuario el realizar su trámite, ya que existe una sola fila de espera.

3. El trámite se hace en cualquiera de los seis puestos que se desocupe primero.

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“Servicio público que debe hacer la vida más fácil a las personas” Soledad Meneses Farías............................... Oficial Civil Titular Quinta Normal

equipo

María Ángela Rodríguez Flores.................. Oficial Civil Titular Quilicura María Ester Santis Díaz................................ Encargada Evaluación Desempeño UDP DRM María Patricia Elorrieta Saleh.................... Jefa (S) UDP DRM

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 02/11/2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 02/02/2012

Descripción del proyecto

1. Agendar hora para atención de posesiones efectivas: Convenio con S.I.I., obtener rol y tasación online Convenio online con los conservadores del país Acercar el servicio a la comunidad.

fechas

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Usuario sin agendar el trámite posesiones efectivas con un tiempo de espera más de 1 hora en oficina.

Por la falta de conocimiento para completar o llenar la información se rechazan en más de una oportunidad (repite su visita).

2. Seguimiento y control de certificados entre oficinas a través de un sistema inteligente. Solicitud en tiempo real, el receptor recibe en línea la solicitud y organiza su trabajo, obteniendo respuesta, se revisan las peticiones para saber su estado.

Funcionario a cargo de esta función termina con el usuario después del horario de atención, lo que conlleva que su colación sea tarde y en la mayoría de los casos simplemente no la realiza.

3. Agendamiento de horas de matrimonios en línea (sólo para matrimonios en oficina)

TEMAS INNOVADORES CITADOS EN LOS PTOS 2,3 y 4 que no están en práctica se indican como ideas que realmente cambiarían la visión del usuario con las nuevas estrategias de desafíos.

4.

Certificado Más difusión a través de los diferentes medios de comunicación, con los municipios y colegios en terreno debido a que ellos son los que solicitan mayor cantidad de certificados gratuitos.

Canalizar certificados para las instituciones que estén en línea con el servicio dando un horario distinto al de atención habitual.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

1. Con charlas se lograría que el ingreso y posterior aceptación de la posesión efectiva, ésta sea óptima.

2. Agendar las horas para inscribir las posesiones efectivas el usuario llegaría a la hora y sería atendido sin retraso.

3. Funcionario realizaría su colación en horario normal y además puede apoyar a sus pares en otras funciones propias de la oficina.

“Estadísticas de feriado legal, días administrativos y otros, de funcionarios oficina Pasaportes y Extranjería” Alex Oliveros Aguilar..................................... Sub Jefe Oficina Pasaportes y Extranjería

equipo

Soledad Vergara Solís................................... Jefe Oficina Pasaportes y Extranjería Ximena Fernández Soto................................ Secretaria Mariela Ormeño García................................ Administrativa

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Se creó una tabla en programa excel, con un calendario que incluye solo los días hábiles del año, donde se registra mediante una letra especifica para diferenciar: días feriados (X); días administrativos (A); medios días administrativos (1/a); cursos (c) fuero gremial (f/g) y licencias médicas (L), este último dato sólo se utiliza para saber si corresponde que se incluya al funcionario para las respectivas evaluaciones.

Las variables que se incluyen en el calendario, otorgan automáticamente un dato irrefutable en una hoja de cálculo de resultados. Esta hoja de resultados contiene los siguientes rubros: vacaciones que corresponden a cada funcionario, cuantos días ha hecho uso y cuantas jornadas le quedan pendientes, se utiliza el mismo principio para los días administrativos y las ausencias por licencias médicas, cursos de capacitación o fuero gremial, cada uno de estos valores se encuentran en columnas distintas y los funcionarios en filas dentro de la planilla. Con lo cual se forma un cuadro de fácil lectura y entendimiento.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la implementación, se controlaban los días feriados, días administrativos, cursos y licencias médicas, en un cuaderno manual, vale decir, una hoja correspondía a cada funcionario y para obtener resultados estadísticos, había que sumar las distin-

fechas

tas variables una por una. Además, existía la dificultad que para otorgar días de feriado legal o permisos administrativos, no se tenía el panorama global de las ausencias programadas del resto de los funcionarios de la oficina y si le quedaban o no días para hacer uso de ellos.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Con la mejora implementada se tiene una estadística instantánea de las ausencias de los funcionarios y en qué calidad ésta se produce.

Otorgar feriados o días de permiso es mucho mas fácil, ya que con solo abrir el documento de excel se tiene el panorama de las ausencias programadas para el día, semana o mes del cual se requiere información.

Se tiene certeza y rápido acceso a la información de cada funcionario en cuanto a los días de feriado legal que le corresponden, cuantos de esos días ha hecho uso y cuantas jornadas le faltan por ocupar, en el caso de los días administrativos de igual forma.

Existe un ahorro en tiempo, accesibilidad, limpieza y certeza para acceder o requerir la información, a la cual se necesita tener acceso.

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“Estadísticas y control de la sección Entrega de documentos de la oficina Pasaportes y Extranjería” Alex Oliveros Aguilar..................................... Sub Jefe Oficina Pasaportes y Extranjería

equipo

Soledad Vergara Solís................................... Jefe Oficina Pasaportes y Extranjería Nelson Soto Vega............................................ Administrativo Cristian Vásquez Sepúlveda........................ Administrativo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Se creó una tabla en programa Excel, con un calendario mensual que incluye solo los días hábiles, cada mes esta asignado a una hoja de cálculo dentro de la planilla, donde se registran diariamente: los documentos (cédulas y casaportes) existentes al comenzar la jornada laboral (automático); documentos ingresados a la sección por las distintas valijas (manual); lo que se ha entregado al público en la jornada (manual); documentos destruidos por caducidad o reenviados a otras oficinas (manual) y el resultado de con cuantos documentos se comenzara la jornada el día siguiente (automático).

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la implementación, se completaba de forma manual toda la información en un cuaderno, vale decir, una hoja correspondía a un mes y para obtener resultados estadísticos, había que sumar las distintas variables, una por una, para llegar al resultado final de cuantos documentos quedaban en stock para la siguiente jornada laboral.

El cuaderno con el que se operaba en la sección de “entrega de documentos” solo lo tenía el encargado de la entrega, por lo que no existía un real control.

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fechas

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Con la mejora implementada, se cuenta con una estadística instantánea de los documentos (cédulas y pasaportes) que quedan diariamente en la entrega después del horario de atención de público.

Con sólo abrir el archivo, se obtiene la información real de los documentos que permanecen en entrega, en stock y cuantos fueron entregados en el día a los usuarios, ya sean éstos, chilenos o extranjeros.

Se tiene certeza y rápido acceso a la información respecto de cuantos documentos fueron entregados (con y sin comprobante de retiro). El valor que indica la hoja de cálculo como stock, debe coincidir con el recuento diario de los documentos físicos con los que se comenzará la jornada laboral siguiente.

Existe un ahorro en tiempo, accesibilidad, limpieza y certeza al acceder a información necesaria.

“Fechas de otorgamiento de visas a extranjeros” Alex Oliveros Aguilar..................................... Sub Jefe Oficina Pasaportes y Extranjería

equipo

Soledad Vergara Solís................................... Jefa Oficina Pasaportes y Extranjería Elson Luna Arellano....................................... Administrativo Graciela Santander López............................ Administrativa

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Octubre año 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Se instaló en un terminal, un pequeño programa obtenido de Internet (contador de días), cuya función es contabilizar en forma exacta las fechas de vencimiento de todas aquellas visas otorgadas a los extranjeros antes de ingresar al país Todo extranjero titular ha obtenido una visa de residencia en el extranjero, y ésta comienza a regir desde el momento que ingresa a nuestro país, este permiso que otorgan nuestras embajadas o consulados es por días, por ejemplo 720 días, por lo tanto, el contador de días, rige desde el momento que le estampan el timbre de ingreso en su pasaporte; esta cantidad de días puede variar de acuerdo a la visa obtenida por cada extranjero.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la implementación del programa, el funcionario debía tomar un calendario, calculadora y sacar la cuenta de cuando vencía la visa, tomando como referencia el registro en el pasa-

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porte de entrada al país, además de la cantidad de días que tiene cada mes, para finalmente obtener la fecha de vencimiento y cotejarla con la indicada en el registro de policía.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Con la mejora implementada, se obtiene la fecha exacta de vencimiento de la visa, la que en muchas oportunidades viene con errores en el registro de policía internacional, con lo que se evitan rechazos, los que siempre van en desmedro del usuario.

Se tiene certeza y rápido acceso a la información de la fecha exacta de vencimiento de una visa, con el sólo hecho de ingresar dos parámetros: fecha cuando ingresó y los días de permiso que señala la visa. Existe un ahorro en tiempo, tanto para el usuario como para el servicio, ya que se pueden cumplir los plazos de entrega que señala la institución sin tener rechazos.

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“Toma de impresiones en reconocimiento de hijos” Rosa Eugenia Ortega Lagos......................... Oficial Civil Adjunto

equipo

Alberto Francisco Reyes Moreno............... Administrativo Jorge Andrés Toro Arias................................. Oficial Civil Adjunto 3° Ana Andrea Salazar Contreras.................... Administrativa

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 20/08/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Se creó un mejoramiento referente a la aplicación del procedimiento de “reconocimientos a hijos”. La idea es que tengamos la mayor seguridad de la identidad de la persona que esta realizando un reconocimiento.

Muchas veces nos surgía la inquietud respecto a practicar o no un reconocimiento, ya que nos causaba ciertas dudas razonables la identidad del reconociente, por sus rasgos faciales que muchas veces distaban mucho de la foto capturada en la cédula de identidad mostrada.

Se ideó la confirmación de la identidad, a través de la toma de impresión y su posterior estampe en la solicitud.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Al realizar el trámite sólo se exigía la cedula de identidad del “reconociente”, y certificado de nacimiento del menor. Detectamos en ocasiones que existían diferencias en el rostro del solicitante en relación con la cédula presentada.

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fechas

La situación nos causó cierta intranquilidad, ya que nuestro Servicio debe creer en la buena fe de las personas, además somos ministro de fe, y nuestro deber es atender al usuario, aunque tengamos dudas razonables referentes a la identidad. Por lo tanto, para el resguardo de usuario ideamos esta medida de gestión.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Con la mejora implementada, el funcionario y el usuario concretan su solicitud de una manera más segura, ya que el requirente se asegura que su identidad estuviera resguardada exigiéndole su cédula de identidad y el funcionario disipa el riesgo de error, al pintar su digito pulgar derecho, y éste ser estampado en el formulario de reconocimiento.

Concluimos que nuestra iniciativa es una pequeña ayuda a nuestra labor y por supuesto de un muy bajo costo, sin embargo, pudiera ser de gran impacto pues podría evitar una suplantación de identidad. .

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“Alianzas Estratégicas, un instrumento para la gestión” equipo

Claudia Ferrada Verdugo.............................. Encargada de Planificación y Control de Gestión Marcela Silva Faundez.................................. Profesional Unidad de Planificación y Control de Gestión

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 01/01/2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

En el año 2006, se desarrolló a través de la Unidad de Planificación Regional, proyectos de mejoramiento de oficinas y se gestionó el financiamiento externo a través del Fondo Nacional de Desarrollo Regional (FNDR). Específicamente, los proyectos correspondían a construcciones de nuevas oficinas en terrenos cedidos en comodato por los municipios, estos proyectos se conformaban de dos etapas, la primera de diseño y la segunda de ejecución de las obras. El diseño de los proyectos se ejecutó sin mayores dificultades, licitando los trabajos, siendo la contraparte técnica la oficina de arquitectura del servicio. Luego vino la etapa de ejecución de las obras que también se tenía que licitar, pero la Unidad Técnica debía ser el MOP. Para acelerar el proceso, la Unidad de Planificación Regional ideó un Convenio de Colaboración Técnica con las Direcciones de Obras Municipales, para que ellas fueran la Unidad Técnica, se conversó con los respectivos alcaldes y jefes de obras accediendo todos a participar de los proyectos, de esta manera se agilizó el proceso. Es así como, este año se terminarán de construir la oficina de Peñalolén, y a principios del 2013 la oficina de Lampa, Quilicura y San Ramón.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento Antes de la innovación: Proyectos FNDR en la etapa de ejecución de obras son aprobados y licitados por el MOP. Lentitud en el proceso al punto que no se logran licitar y se corre el riesgo de perder los fondos del FNDR. No se vislumbra ningún tipo de avance, el proceso se estanca.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se potencia la relación Registro Civil y municipios a través de una alianza estratégica que aporta beneficios a ambos actores.

La ejecución de las obras de construcción de los nuevos edificios se realiza en un corto plazo.

La imagen del servicio se ve fortalecida en la comunidad.

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“Automatización del proceso de duplicados de placas patentes” equipo

Luis Enrique López Díaz................................ Oficial Civil Leandro Alejandro González Molina........ Administrativo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 01/01/2011

fechas

Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Se creó una macro en excel con leguaje visual basic y una base de datos con access cuya función es manejar el 100% del Proceso de DUPLICADO DE PLACAS PATENTES. El sistema, busca automatizar 4 subprocesos: 1. Recepción placa patente.

2. Retiro placa patente.

3. Búsqueda de solicitudes.

4. Recepción de placa patente.

Detalle de los productos que ofrece el sistema, en cada Subproceso: Recepción placa patente: 1. Crea oficio conductor automáticamente 2. Recepción de PPU 3. Indica número de solicitud 4. Fecha de petición 5. Fecha recepción 6. Número de memo en que almacenes remite PPU, y la cantidad enviada.

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Retiro placa patente: Indica la fecha de retiro Tipo de documento entregado 1. V1 2. V2 3. Poder 4.Constancia Búsqueda de solicitudes 1. Por año 2. Por fecha 3. Por n° de PPU 4. Por V1 y V2 5. Por cantidad solicitada Recepcionadas 1. Determina nº PPU entregadas 2. Determina nº PPU pendientes 3. Determina nº PPU no retiradas 4. Determina nº PPU caducadas NOTA: 1. Cada filtro, genera oficio conductor.

2. Sistema capaz de generar consolidados anuales, mensuales, semanales y diarios.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento Confección y recopilación manual de antecedentes: V-1 Oficio conductor dirigido a la unidad de reposición de PPU. Libro de entrega de ppu al usuario Informes y oficios conductores de PPU caducas Oficios conductores de v1 y v2 entregadas al usuario.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

El sistema mejora la eficiencia y eficacia en la operatividad de la oficina, ya que los datos que se ingresan a la base se replican automáticamente en informes detallados, que mejoran la calidad de la información, disminuyen riesgos de errores, aumentan el control interno y optimizan el recurso humano durante todo el proceso.

“El público no puede esperar demasiado en sus trámites del SRCeI” equipo

Carmen Elizabeth Moya Cáceres............... Jefa de Servicios Educativos Jessica Ancavil Sobarzo............................... Secretaria de Servicios Educativos

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 2012-2013 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 2013

Descripción del proyecto PROPUESTAS: 1.-PARA LAS INTERMINABLES FILAS EN LA MAÑANA Se sugiere que se realice una modificación en los turnos de atención de al menos dos personas para petición de certificados, dos personas para pasaporte, dos personas para entrega de documentos (son 6 personas), que podrían tener un turno diferido para atención de público. Se puede inferir que existirían personas que quisieran hacer este turno y retirarse más temprano a sus hogares.

Durante la jornada, se podrían hacer rotaciones de personal en el horario de mayor concentración de público.

2.-CHARLAS MATRIMONIALES (19:00 horas) Se sugiere que las puertas se abran a las 18:00 horas. En ese horario el hall central se encuentra preparado y listo para recibir a los contrayentes. Desde las 18:00 a las 19:00, se recomienda que se presente un video sobre la historia de nuestro servicio y todas las funciones que presta a los usuarios.

De este modo se evitarían esperas a la intemperie, considerando todas las estaciones del año y con mayor razón el frío de invierno y el calor del verano.

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3.-OFICINA INTERNET PARA LOS USUARIOS (al interior de la oficina de Huérfanos) Se sugiere implementar una oficina de atención público para que puedan sacar los documentos por internet, aquellos usuarios que por diversos motivos no cuentan con internet en su hogar o que por desconocimiento de la tecnología no tienen acceso.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento Evaluar la factibilidad de cambios de turnos, y rotaciones internas de personal.

Preparación de videos.

Instalación de un módulo estratégico de atención.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento Se ayudaría al usuario que trabaja, y que llega muy temprano a sacar sus documentos, a mejorar los tiempos de atención.

Los futuros contrayentes, estarían más dispuestos, y positivos a recibir la charla matrimonial.

La mini oficina, ayudaría a mejorar los tiempos de atención al usuario.

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“Nuevo procedimiento de compras de insumos, materiales de escritorio y útiles de aseo Región de Los Lagos” Sylvia Morales Uribe..................................... Jefa Administración y Finanzas

equipo

Mireya Velázquez Santana.......................... Encargada de Chile Compra Jaime Henríquez Barría................................ Encargado de Abastecimiento Víctor Ulloa Subiabre.................................... Encargado de Remuneraciones

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Julio de 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

La necesidad de mejora se produce por la dispersión geográfica de la región de Los Lagos y para ordenar las solicitudes, hacer más eficiente los tiempos y los recursos propios del Servicio.

El Departamento de Administración y Finanzas, por intermedio de la encargada de compras regional, recepciona el requerimiento de adquisición de insumos, materiales de escritorios y útiles de aseo por un periodo trimestral, los cuales debieran estar consolidados por cada provincia que contempla la región.

Una vez recepcionadas las solicitudes enviadas por cada provincia, la encargada de compras obtendrá un consolidado completo de las solicitudes de la región, logrando así tener un historial por cada oficina, provincia y región.

Cabe señalar que cada cabecera provincial, deberá tener la responsabilidad de consolidar las solicitudes y stock de cada oficina que corresponda a su respectiva provincia. Además, estas cabeceras provinciales tendrán la responsabilidad de ser nexo y filtro ante cualquier inconveniente o solicitud mal realizada por las oficinas.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Anteriormente, cada oficina realizaba mensualmente sus requerimientos de materiales de insumo, de escritorio y útiles de aseo directamente a la unidad de abastecimiento, no teniendo un control de stock en cada oficina y provincia respectiva. Lo anterior generó ineficiente uso de los recursos, ya que en las oficinas se podían encontrar materiales en mal estado producto de su no utilización.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento Los resultados de la mejora son los siguientes:

Control y administración de stock por cada oficina y provincia.

Ahorro de tiempo en procedimientos de recursos humanos.

Ahorro de costos para el servicio, debido a que al comprar al por mayor, el costo de producto es menor.

Ahorro en tiempo de ejecución del procedimiento de compra y entrega de insumos.

Disminución de costos por medio de correo y valija a las oficinas.

Optimización en recursos humanos y presupuestarios.

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“Implementación del Certificado de Domicilio.” equipo

Marisol Velásquez Arjel................................ Oficial Civil Titular

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 02/01/2013 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 30/06/2013

Descripción del proyecto

La necesidad de implementar este nuevo certificado de domicilio para nuestros usuarios/clientes, radica en la gran demanda que existe en las oficinas que tenemos la función de notaría y, que actualmente otorgamos la declaración jurada de residencia.

Al tener esta información, sólo se debe preparar y modificar el software para el formato y valor impreso de $ 1.050, como un certificado de antecedentes, tanto en las oficinas con sistema como en la oficina de internet.

Entidades públicas y privadas, solicitan como requisito el certificado de residencia (que era emitido por carabineros) para una variedad de trámites en ambos sectores.

Actualmente, nuestro servicio otorga el informe de domicilio a petición de los Juzgados, Tribunales de Justicia y Fiscalía.

Incorporar este tipo de actuación está directamente relacionado con la misión, visión y objetivos estratégicos (por los cuales estamos orgullosos de pertenecer a este servicio).

La implementación en las oficinas puede ser gradual, si es que no se pudiese realizar en la totalidad de las oficinas y en la oficina virtual.

Difundir en los medios de comunicación, con entrega de folletos o trípticos, en la pagina web del servicio, etc.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Actualmente y a petición de los usuarios se esta entregando una declaración jurada de residencia, que sólo puede extenderse en oficinas donde no existe notaría y que por lo general son redactados por el Oficial Civil, generando una recarga de trabajo y por un valor ínfimo, y los costos en ciudades donde si existe Notaría son onerosos.

Actualmente, y en casi todas las oficinas, el servicio cuenta con la tecnología, infraestructura y personal capacitado para incorporar este tipo de actuación, lo cual no va a demandar costos, por el contrario, aumentarían los ingresos y, lo más importante, con la base de datos de cada una de las personas naturales y tener la oportunidad de un documento confiable y de fácil acceso.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Creo que los usuarios serían los mas beneficiados al poder obtener este documento de nuestro servicio, ya que al contar con la información del domicilio de todas las personas, se facilita en gran parte los tramites cotidianos.

Otro impacto positivo, es que la ciudadanía ve que existe un compromiso real y que estamos preocupados de satisfacer sus necesidades.

Finalmente se puede generar mayores ingresos al servicio a bajo costo, lo que nos permitió sentirnos realmente partícipes de mejorar y apoyar continuamente gracias a la disponibilidad de los datos.

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“Añadiendo valor al conocimiento existente en nuestro Equipo de Trabajo Institucional” Fabiola Vergara Vera...................................... Encargada de Capacitación

equipo

Cristina Bravo Castro..................................... Directora Regional SRCeI del Maule María Eugenia Campos Olivares................ Encargada de la OIRS

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Mayo 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Como una forma de optimizar los recursos financieros que se utilizan para contratar a empresas externas para el desarrollo de competencias a nuestros funcionarios(as), y no sólo considerar a los monitores internos que vienen capacitando en materias propias del servicio, la encargada de capacitación tuvo conocimiento de que una funcionaria de la región del Maule se había capacitado en lengua de señas y se solicitó que dicha funcionaria viajara a la Dirección Regional de Magallanes, como monitora.

Así fue que se concretó dicha actividad y se pudo ahorrar recursos financieros, ya que sólo se costeó pasajes y viáticos que si lo traducimos a tener que pagar una OTEC para efectuar esta actividad habría superado con creces lo que se tuvo que ejecutar presupuestariamente en la región. Por otra parte, el valor agregado se traduce en la experiencia que tuvo la funcionaria de poder compartir y transmitir a sus colegas un conocimiento que ella había obtenido y que sin pensarlo, se tradujo en esta oportunidad que el servicio le estaba entregando.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes sólo se consideraban a monitores internos de materias propias del servicio y no se consideraban los conocimientos que muchos de los funcionarios y/o funcionarias de nuestra institución tienen y que de igual forma pueden replicar en las diferentes unidades y/o regiones.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Destacar la gran motivación que se otorgó a los participantes de esta actividad, así como también a la monitora ya que siendo pares, valoraron enormemente la posibilidad que el servicio les entregó al concretar esta actividad.

“Apoyando a la ciudadanía desde nuestra Oficina Virtual”

Esther Ruiloba Fuentes................................. Directora Regional

equipo

Margarita Gallardo Ule................................. Encargada OIRS Fabiola Vergara Vera...................................... Encargada PMG SIAC

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 16/04/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Por la contingencia en la cual nos encontrábamos debido al desborde del río “Las Minas”, producto del cual nuestras oficinas se vieron afectadas y específicamente la Oficina de Informaciones Reclamos y Sugerencias OIRS, la cual se anegó en su totalidad y se perdieron todas sus herramientas de trabajo, se debió tomar algunas medidas tendientes a seguir cumpliendo nuestro objetivo de la Política de Calidad de nuestro servicio “satisfacer las necesidades y requerimientos de nuestros usuarios y usuarias”. Es así que la encargada de OIRS, implementó, en el espacio que se le asignó en la Dirección Regional, el uso de un notebook (rescatado del equipo de atención en terreno), conectado a un módem para orientar a los usuarios sobre el uso de nuestra oficina virtual y de esta manera, los usuarios pudieron obtener información rápida y óptima de los servicios y productos que nuestra organización entrega.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de los acontecimientos ocurridos el 12 de marzo de 2012, esta tarea se desarrollaba en un espacio habilitado con un PC con conexión directa a nuestra red institucional.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Aún sin tener nuestra conexión a la red, se buscó la alternativa de seguir entregando a nuestros usuarios un servicio de calidad, lo cual permitió resolver la mayoría de los requerimientos, ya que de esa manera, han recibido las orientaciones para poder acceder a nuestra oficina virtual, con la información adecuada que la encargada de OIRS sigue hoy en día entregando con esta misma iniciativa.

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“Optimizando Recursos y potenciando la calidad de nuestros formularios, utilizados en los procesos administrativos de las diferentes actuaciones” equipo

Patricia Barrientos Barrientos.................... Oficial Civil Adjunto Rubén Ruiz Saldivia...................................... Administrativo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Octubre 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Como una forma de optimizar los recursos que nuestro Servicio otorga para la confección de los diferentes formularios preimpresos con los que cuenta distribuye a cada oficina, y que son utilizados en los procesos administrativos, la Sección de Nacimientos, Matrimonios, Defunciones y Rectificaciones, ha ingresado en sus PC personal, cada uno de éstos conservando el formato original, lo cual permite un llenado más rápido, legible, ordenado y de calidad. Con esta iniciativa, ya no ha sido necesario requerir dichos documentos a la Unidad de Almacenes, lo que ha generado un ahorro en la confección de éstos, además del traslado y espacio que inicialmente se ocupaba para su almacenamiento.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Anteriormente, se utilizaban los formularios preimpresos para ser llenados a mano y utilizando calco, esto generaba problemas de letras poco legibles y desordenada, el tiempo de llenado de

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éstos era demasiado lento, se debía contar con un espacio adecuado para su almacenamiento, además de señalar que en muchas ocasiones las oficinas se quedaban sin stock, lo que ocasionaba problemas para la atención a nuestros usuarios y usuarias, provocando más de alguna vez demoras en sus trámites.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Esta iniciativa ha permitido optimizar los recursos, facilitar el proceso, brindar una atención de calidad con nuestros formularios uniformes y ordenados, además ahorro de espacio físico, y replicar esta iniciativa a las Oficinas Provinciales, región de Coyhaique y Unidad de Rectificaciones Santiago.

“Señalética descriptiva de atención preferencial en oficina principal de Rancagua” Elsa Cecilia Soto Fuentes............................. Coordinadora de Calidad

equipo

Lucía Caro Rojas.............................................. Encargada SIAC Rocío Yáñez Gutiérrez................................... Encargada OIRS

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Marzo 2012

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Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

La atención preferencial que brindamos en nuestras oficinas, especialmente respecto de documentos de identificación, en algunas oportunidades se transforma en un problema, debido a personas que no les gusta que se hagan diferencias o porque otras intentan hacerse pasar por público preferencial.

Se detectó que la funcionaria a cargo de la OIRS ocupaba mucho tiempo explicando cada uno de los grupos definidos como preferenciales y, a veces, no se tenía claridad respecto a la forma de comprobarlo.

En este contexto, se ideó una señalética grande, visible, corporativa en la misma oficina OIRS, que contiene la definición de los grupos prioritarios, con sus respectivos límites, en términos breves y sencillos: Embarazadas: en manifiesto de estado de gravidez Infantes: menores de 7 años Adultos mayores: mayores de 60 años Personas con discapacidad: discapacidad manifiesta o acreditar con carné de discapacidad.

Existe, por lo tanto, una innovación simple, apoyada por la jefatura, fácilmente replicable y que ha tenido un importante impacto, que se puede comprobar empíricamente, revisando la disminu-

ción de reclamos relacionados con este punto, después de implementada la medida.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la medida, no se tenía claridad de los límites naturales y obvios de cada grupo prioritario. La mención general a grupos prioritarios se prestaba para intentos de abuso o para confusiones.

Fuera de los reclamos por escrito y verbales y el consecuente estrés, la funcionaria a cargo de la OIRS en Rancagua, usaba mucho tiempo explicando esta atención especial.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento ¿Qué se ganó con esta iniciativa?

1 Tiempo 2 Claridad 3 Disminución de reclamos 4 Atención preferente a quien realmente está dirigida

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“Administración de filas en atención de puestos integrales de Rancagua” equipo

Arlene Harris Maldonado............................. Oficial Civil Adjunto Jacqueline Ramos Miranda......................... Tesorera Oficina Rancagua

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Marzo 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

La oficina principal de Rancagua concentra sobre el 35% de la atención total de la región de O´Higgins.

Analizando la demanda por certificados, nos hemos dado cuenta que los certificados de antecedentes, aparte de ser los más demandados, son mucho más rápidos porque para obtenerlo, se debe presentar cédula de identidad lo que facilita el trámite, en cambio en muchos otros, no.

Por lo tanto, ¿qué se hace en estos casos?

Los días de mayor congestión y, sin necesidad de inventar un puesto especial, se presenta en la fila un funcionario debidamente identificado, quien va rescatando todas las solicitudes exclusivamente de certificados de antecedentes, para lo cual, se usan bolsas plásticas en las que cada usuario deja su carnet de identidad y el pago. Luego el funcionario va a algún puesto desocupado pero habilitado, saca todos los certificados para luego entregarlos a viva voz con el respectivo vuelto, en su caso.

Esta administración nos ha significado una disminución rápida de las filas, independiente si hay mucho o poco personal para atender en puestos integrales.

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Existe, por tanto, una innovación simple, apoyada por la jefatura, fácilmente replicable y que ha tenido un importante impacto que se puede comprobar en días de mayor concurrencia de nuestros usuarios.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la medida, se atendía la demanda por certificados única y exclusivamente en los puestos integrales y sin distingo de ningún tipo y, con la presión de destinar en mayor medida, esfuerzos para contar con máxima dotación en puestos de atención de documentos de identificación.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento ¿Qué se ganó con esta iniciativa?

1. Rapidez en la atención.

2. Uso eficiente de recursos.

3. Aprobación de los usuarios.

4. Disminución importante de las filas en días de mayor congestión.

“Acercando las posesiones efectivas” Rosa Seguel Baez............................................ Jefa Unidad Jurídica Regional

equipo

Felipe Ascui Urzúa.......................................... Abogado UJR Verónica Toledo Parada................................. Abogada UJR

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 16/01/2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Considerando lo complejo que resulta para los usuarios entender el proceso de las Posesiones Efectivas (PE) y, en consecuencia, completar los formularios, situación que generaba largas esperas, se decidió que el equipo de abogados de las UJR comenzara con un sistema de turnos para dictar dichas charlas, todos los miércoles en la oficina de Rancagua. Poco a poco, se fue orientando a los usuarios/as a través de la OIRS o del puesto de atención de Posesiones Efectivas para que vinieran a estas jornadas antes de comenzar a llenar los formularios.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la medida, eran constantes los reclamos por la espera que se producía para realizar el trámite de Posesión Efectiva Los usuarios/as manifestaban desconocer el procedimiento, por lo que no entendían la demora en la atención.

Al ser un espacio cerrado, se producía una suerte de desahogo por parte de los usuarios/as, quienes relataban al funcionario situaciones familiares, propias del trámite. Lo anterior, además de generar retraso incomodaba al funcionario/a.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento Disminución de tiempos de espera: la atención es más breve, promedio 10 minutos contra los 25 o más anteriores.

Aprobación de los usuarios: en promedio, asisten 30 personas a cada charla.

Orden de la oficina: se ordenó la oficina respecto a la ubicación de las filas y sillas de espera. De esta forma, los usuarios perciben mayor orden y no se confunden al momento de ser atendidos.

Disminución de reclamos: desde que se implementó la medida hasta hoy, no se han vuelto a presentar reclamos por tiempos de espera relacionados con trámites de PE. Ahorro: Las personas no tienen necesidad de contratar un abogado para que les haga el trámite.

Efectividad: Las personas traen sus formularios con menos errores.

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“Semáforo de atención de público en oficina de Rancagua” equipo

Iván Hernández de Aragón.......................... Encargado de Operaciones Michell Morales Ibarra.................................. Encargada de Planificación y Control de Gestión

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 01/05/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Existe la cultura de llegar antes de la hora de apertura de una oficina y dependiendo del lugar unos días más que otros. Esta situación se presenta, por ejemplo, de manera habitual en la Oficina Rancagua, cabecera regional de nuestro servicio en la Región de O’ Higgins.

La cantidad de gente que se junta los lunes y viernes, es muy superior a la reunida otros días de la semana. Según nuestra percepción, las personas están acostumbradas a realizar sus trámites al inicio o final de la semana, lo que genera alta demanda en dichos días.

En razón de lo anterior, y como una forma de completar las medidas para descongestionar las oficinas, se ideó un semáforo para que la gente conozca los días y horarios más demandados, de esta forma esperamos ir cambiando, en parte, la cultura de venir en días y horarios de alta demanda, traspasando la información a los usuarios actuales y potenciales.

Los datos para generar los colores que demuestran los flujos de atención, fueron obtenidos del promedio de actuaciones por día y tramo horario.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la instalación de los semáforos, esta información de los horarios y días de mayor congestión era un dato que manejábamos de manera interna. Luego de hacer algunos cruces

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de información, decidimos transparentar aquélla, debido a que especialmente en los puestos de captura, los puestos son fijos y la dotación máxima igual, por lo tanto, no hay como enfrentar un exceso de demanda y los tiempos de espera se disparan.

Los semáforos (2), fueron instalados en lugares donde los usuarios/as los puedan ver mientras hacen sus trámites en la oficina.

De esta forma, esperamos que compartan la información recibida con sus cercanos, cuando éstos se acuerden que deben solicitar un servicio y/o producto del Registro Civil.

Los semáforos son de fácil lectura o comprensión además.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Con esta iniciativa, se espera a largo plazo cambiar la cultura de los usuarios/as respecto a realizar sus trámites en los días extremos de la semana, así como también esperar hasta que la oficina abra sus puertas, incluso 1 hora antes, para ser atendidos/as, en consideración que hay otros días y horarios donde los tiempos de espera disminuyen considerablemente.

Consideramos que esta medida, podría ser mejorada con un sistema que permita colocar este semáforo en las afueras de cada oficina y pueda ser manejado y cambiado dependiendo de la demanda de público.

“Modernización Tecnológica del Flujo Documental” Moisés Bugueño Gómez............................... Jefe Departamento Finanzas y Contabilidad

equipo

Andrea Sepúlveda Silva................................ Secretaria Patricia Jara Morales..................................... Analista Contable Unidad de Contabilidad Elia Alejandra Silva Muñoz......................... Analista Unidad de Contabilidad

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Diciembre 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

El proyecto consiste en la implementación de una nueva modalidad de tratamiento de la información documental para seguimiento de procedimientos con documentos digitalizados (facturas, boletas u otros) y documentos electrónicos, oficios, memorándum, providencias, resoluciones, entre otros, aplicando nuevas tecnologías de la información y comunicación, a través de una aplicación que gestiona todo el ciclo de un documento de manera electrónica. Las características principales de esta aplicación son: mayor agilidad en la tramitación de los documentos (ahorro en tiempo en distribución y consulta), acceso inmediato y consulta simultánea de distintos usuarios, mayor control, asignación de responsables dependiendo de la etapa en que se encuentre el documento, ubicación con rapidez de un documento a través de sus motores de búsqueda, visualización de la ruta de un documento y su estado actual, mayor economía de recursos físicos (reducción de papel y en espacio para almacenaje), fomenta la transparencia evitando o aminorando la evasión de responsabilidades.

Esto va de la mano con la evidente realidad de que el país debe avanzar decididamente en la introducción de las nuevas tecnologías de la información y comunicación actuales, con el fin de no quedar rezagados de dichas modernizaciones y transparentar sus procedimientos.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El tratamiento de un documento en la unidad de contabilidad

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antes del sistema documental, tenía una forma similar al actual en cuanto a las etapas del proceso, sin embargo, los tiempos de respuesta eran mucho más lentos ya que, por ejemplo, la visa de un documento, esencial para seguir el procedimiento, debía enviarse físicamente a la unidad requirente, por lo general en otro edificio, lo que generaba retraso.

El almacenaje del documento y los respaldos contables, se realizaba en bodegas, donde la accesibilidad no es tan expedita y hay deterioro del material.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Agilidad en el proceso de pago a proveedores externos, lo que ayuda al pago dentro de los plazos legales.

Revisión de la imagen del mismo y sus respaldos.

Claridad en el procedimiento de un documento, responsables, ruta., tiempo de respuesta, documentos asociados.

Disponibilidad inmediata de manera digital para la consulta del estado de un documento.

Agilidad en consulta de archivos anteriores.

Tiempos de respuesta reducidos para entregar información.

Tiempos reducidos para solicitar visa, etc.

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“Modernización de la Gestión Financiera del Servicio” Moisés Bugueño Gómez..... Jefe Departamento Finanzas y Contabilidad

equipo

José Salvo Viedma............... Jefe Área de Gestión Financiera, Departamento de Finanzas y Contabilidad Carlos Godoy Astudillo....... Analista Unidad de Análisis, Departamento de Finanzas y Contabilidad Andrea Sepúlveda Silva...... Secretaria

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Septiembre 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente (15/04/2013)

Descripción del proyecto

Modernización completa de las entradas y salidas de los dineros del Servicio, otorgando agilidad, seguridad, digitalización de procesos y economía de los recursos. Lo anterior, se ha obtenido sin costo para el servicio debido a negociaciones establecidas en contrato con Banco Estado, a través de una licitación pública, previa autorización de la directora de presupuestos del Ministerio de Hacienda. Lo anterior incluye: Mantención y operación de Cts. Cts. Bancarias sin costo, libre de todo cargo para el SRCeI Pago de intereses por el saldo mantenido en cuenta corriente, lo que nos proveerá de nuevos ingresos a nuestro presupuesto.

Integración entre el sistema contable (SIGFE 2.0) y el banco para la realización automática de las conciliaciones bancarias.

Atención personalizada de los servicios bancarios Protección de recursos, al otorgar procedimientos de pago seguros.

Sistema de gestión de valores (traslado y custodia de valores)

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Sistema electrónico de pago masivo a proveedores libre de comisiones y todo otro cargo.

Medios de recaudación electrónicos sin costo para el servicio.

15 cajeros automáticos adicionales a los que ya hay instalados en el edificio de Catedral y Huérfanos.

Todo lo anterior, le significa al servicio un ahorro anual de aproximadamente $400.000.000 por concepto de servicios bancarios, y otros $300.000.000 por concepto de servicios adicionales, lo que en los 5 años de duración del contrato significarán un ahorro de aproximadamente $3.500.000.000.-

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Servicios bancarios estándar, lo que incluía operación de 50 cuentas corrientes para el servicio para el manejo y mantención de saldos y giro de cheques. El servicio de custodia y traslado de valores era contratado por el SRCeI de manera externa.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Ahorro de recursos del Estado, por la utilización gratuita de los servicios mencionados, incluido el traslado de valores.

“Archivo Regional de Posesiones Efectivas” Adriana Palavecino Cáceres........................ Abogada encargada Unidad Jurídica

equipo

Marcia Andrea Iturra Osorio........................ Administrativa María Elena Montalba Sáez........................ Secretaria Felipe Ojeda Dethleffsen.............................. Abogado

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Segundo semestre 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

El 11 de abril de 2004 entró en vigencia la Ley sobre Procedimiento de Posesiones Efectivas (Ley N°19.903 publicada en D.O. el 10/10/2003), que radica en el Servicio de Registro Civil e Identificación las posesiones efectivas relativas a herencias intestadas abiertas en Chile.

En la Región del Maule, a fin de sistematizar la documentación fundante de cada solicitud, como los actos administrativos de término (resoluciones exentas de aprobación, rechazo, suspensión o abandono), se optó por archivar cada solicitud manteniendo su individualidad, en una carpeta de color, correspondiente a la provincia donde pertenece la oficina en que se ingresó, para así mantener el orden y la historia de cada solicitud que permitiera su rápido hallazgo ante posteriores rectificaciones o modificaciones, u otros trámites que el interesado pudiere requerir. Cabe indicar que, complementando esta sistematización, las carpetas de las solicitudes de cada quincena (por ley se publica en un diario de circulación regional los días 1° ó 15 de cada mes o el día siguiente hábil), se introducen en cajas en las que se rotula la fecha de la publicación y la provincia, lo que facilita su

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almacenamiento y preservación. Sin esta organización rigurosa, se haría muy difícil ubicar la documentación relevante que permita entender los motivos por los cuales se resolvió en tal o cual sentido una solicitud, tomando en consideración que por cada publicación, se aprueba un promedio de 250 solicitudes con su respectiva documentación fundante y, no hay plazo, para eliminar dicha documentación ni menos para modificar o rectificar los datos contenidos en ellas.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Evidentemente, el desorden dificultaba la fluidez de los procesos e impedía dar respuesta oportuna y eficiente a nuestros usuarios.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La implementación de la mejora acorta los tiempos de respuesta a nuestros usuarios y permite satisfacer sus requerimientos oportunamente, manteniendo la historia de cada solicitud de posesión efectiva.

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“Traslado de formularios manuales a un sistema computacional” Arístides Campos Lobos............................... Administrativo

equipo

César Rubio Lobos........................................... Oficial Civil Maria Elisa Mandiola Montecino.............. Oficial Civil Adjunto Claudia Contreras Jaña................................. Administrativo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Octubre 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

En atención a la Modernización de Estado y contando el servicio con sus procesos tecnológicamente avanzados, era necesario adecuarnos a los avances tecnológicos, por lo cual, traspasamos los formularios manuales a un sistema computacional en archivos (word y excel) como por ejemplo S-1 (subscripciones), N-19 (reconocimiento de hijos), C-4 (rectificaciones administrativas), por nombrar algunos. Estos formularios están almacenados en el disco duro en cada puesto de trabajo, lo que facilita una atención expedita y rápida del usuario/a, además que permite que todos los funcionarios/as adquieran las habilidades necesarias para un mejor desempeño.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento Los formularios eran: 1. Manuales 2. El llenado puño y letra 3. Demora en el llenado 4. Letras poco claras, lo que a veces producía errores de transcripción, lo que provocaba rechazo de las actuaciones.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Estos formularios están en todos los puestos de trabajo, lo que facilita una atención expedita y rápida del usuario, además, permite que todos los funcionarios adquieran las habilidades necesarias para un mejor desempeño.

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“Licitación por grupo de proyectos” Carolina Holmström Espantaleón............. Encargada de Proyectos

equipo

Vicente Ronconi.............................................. Encargado de Compras María Soledad Moreno................................. Encargada de Unidad Jurídica

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Marzo 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Con el plan de reconstrucción del año 2011, donde surge la necesidad de reparar varias oficinas de Registro Civil en la región de Valparaíso, se toma como iniciativa la realización de proyectos de mejora y reparación de infraestructura, para luego agrupar proyectos pequeños o medianos de similares características en un solo proceso licitatorio, con los siguientes objetivos: Optimizar tiempos en todo el proceso de licitación. De cuatro o cinco procesos se reduce a uno.

Aumentar el monto de inversión, lo cual hace la licitación más atractiva para los oferentes y potencialmente participan empresas de mayor experiencia en el rubro.

Optimizar el proceso de Inspección técnica de obras, ya que de mejor forma, se pueden controlar varios proyectos con un solo contratista paralelamente y en un área acotada de la región.

Eficiencia administrativa en: construcción de bases administrativas, revisión de bases por Unidad Jurídica y realización de contrato, actas de visita en terreno y recepción de obras, facturación y pago.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

La Unidad de Proyectos desarrolla los proyectos de infraestructura por separado. Cada proyecto corresponde a una oficina de Registro Civil, o sea, un proyecto por comuna, por lo cual se considera cercanía geográfica entre ellos y presupuestos estimativos para agruparlos.

El desarrollo consta de: elaboración de planimetría, presupuesto estimativo y especificaciones técnicas. Estas últimas si bien son independientes para cada proyecto, se elabora en un solo documento, donde se explica en el encabezado la característica de ejecución de varias obras paralelas.

Las especificaciones técnicas se fusionan en las bases de licitación.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se optimizó el tiempo de licitaciones y el tiempo de trabajo del equipo hasta tres veces. Para 30 proyectos realizados en año 2011, sólo se realizaron 10 licitaciones de marzo a octubre.

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“Atención en Terreno online con dispositivo portátil de Banda Ancha”.

Edith Becerra Barrera................. Encargada de Planificación y Control de Gestión de Valparaíso

equipo

Mauricio Duque Brandt............. Encargado de Informática de Valparaíso Katherine Jorquera Reyes......... Encargada de Comunicaciones y PMG SIAC Jorge Martinez Castillo............. Encargado de Atención en Terreno de Valparaíso

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Agosto de 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Habilitar en los equipos de atención en terreno dispositivos portátiles de banda ancha, con el propósito de operar en línea con el servidor del servicio las atenciones de cédulas de identidad y certificados que se obtienen en terreno. Esto, con la finalidad de asegurar las atenciones en cuanto a la información proporcionada por los usuarios del sistema y la confiabilidad de la información que dispone nuestra base de datos.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

A mediados del año 2007, el servicio realizó la compra de camionetas todo terreno para la atención de solicitudes de cédulas de Identidad y certificados en lugares apartados y que no contaban con conexión a la red institucional. Para tal efecto, junto a las camionetas se dispuso de una antena satelital de grandes dimensiones, la que en la práctica resultaba de poca utilidad, debido a que su instalación era muy compleja y no prestaba la utilidad para la cual había sido destinada, por cuanto, en lugares muy apartados no se lograba la conexión con nuestra base de datos.

Debido a lo anterior, los funcionarios de la región que se encontraban en terreno, con muchas dificultades en el manejo y funcionalidad de la antena satelital, propusieron a la directora regional (S) de la época: implementar la habilitación en los equipos

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de cédulas de identidad y certificados una tecnología distinta, menos compleja, mas práctica, fácil de usar, con mejor cobertura y además a bajo costo. Se optó entonces por solicitar la autorización para comprar dispositivos portátiles de banda ancha, lo que en definitiva, fue implementado en forma paulatina a modo de prueba durante 6 meses, habilitándose definitivamente en forma exitosa a partir del mes de agosto de 2009. De esta forma, se dejó de usar definitivamente la enorme antena satelital, cuyo uso no había dado buenos resultados por: ocupar un gran espacio en la parte trasera de la camioneta, su compleja instalación y su escasa cobertura en lugares apartados.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Hasta la fecha, los resultados han sido altamente exitosos, ya que al atender directamente en línea las solicitudes de cédulas de identidad y certificados, se asegura un resultado eficiente en cuanto al uso de la tecnología y eficaz en cuanto al costo de mantención, ya que resulta bastante más económica su implementación, lo que además ha servido para conectar oficinas a la red que no se encontraban conectadas, como por Ej. la oficina El Quisco y La Cruz.

Finalmente, cabe destacar que esta iniciativa se ha ido implementando progresivamente en otras regiones del país con el mismo éxito que en nuestra región.

“Procedimiento solicitud de abastecimiento mediante Outlook” equipo

Vicente Ronconi Ríos..................................... Encargado de Compras Adrián Gatica Valenzuela............................ Encargado de Materiales Regional Luis Acuña Órdenes........................................ Encargado de Inventarios Regional

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 01/11/2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

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Se identificaron los principales productos remitidos a las oficinas de la región, y se consolidaron en tres tipos de formularios: material estratégico (formularios, y cintas); material de escritorio y material de aseo.

(máquina de escribir, manuscrita y/o en computador) tornaba el proceso más lento e incómodo para los funcionarios que deben solicitar material para su oficina. Asimismo, se detectó que se remitían diversos pedidos en un breve lapso.

Dichos formularios, se elaboraron en formato excel, pensando en agilizar y volver dinámico el proceso de solicitud de materiales para cumplir la función diaria; que a través de listados desplegables y sólo debiendo seleccionar la opción requerida, se autocompletan una serie de datos que son esenciales para quienes analizan los requerimientos y posteriormente elaboran los pedidos que remiten la unidad de materiales regional.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Sólo se deben remitir al área de abastecimiento de la unidad de administración, mediante correo electrónico institucional, eliminando del proceso, los tiempos que demoran los servicios de valijas comerciales.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

La cadena de abastecimiento, antes de la implementación mencionada, se adecuaba a peticiones remitidas al área de administración, mediante cualquier tipo de comunicación, ya sea memorándum, ordinarios, oficios y/o cartas, cuya disímil elaboración

Esta mejora optimiza: Tiempos utilizados en el análisis de requerimientos de abastecimientos, ya que codifica el tipo de producto que se requiere y se comprende en forma inmediata la necesidad.

Tiempos de elaboración de guías de despacho que se remiten a las oficinas para control de abastecimiento.

Tiempos entre la detección de la necesidad por parte de la oficina, y la gestión de abastecimiento, para subsanar el agotamiento de stock.

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“Emisión gratuita de certificados mediante plataforma telefónica del Servicio de Registro Civil e Identificación” Ricardo Downey Palleres......................................... Coordinador Atención Ciudadana

equipo

Cristián Aviléz Campos............................................. Técnico Oficina Internet Nicolás Gálvez Arévalo.............................................. Coordinador Call Center Digna Vidal Ortiz............................................................. Coordinadora sitio web, difusión y capacitación.

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 01/06/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Con el objeto de entregar un servicio de calidad a los ciudadanos, potenciar las nuevas tecnologías y facilitar la entrega más expedita y masiva de los productos en línea, un grupo de funcionarios planteó, formuló e implementó la idea de obtener certificados gratuitos, a través del call center institucional.

Desde cualquier lugar del país -llamando al 600 370 2000- o desde el extranjero -56 2 6552101-, los ciudadanos pueden solicitar alguno de los 4 certificados gratuitos que se entregan en línea. Para ello, sólo deben entregar un número de RUN y una dirección de correo electrónico, datos que son recogidos por los operadores e ingresados al sitio web del Registro Civil, generando el certificado, como si fuera la persona solicitante.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de implementar esta iniciativa, los ciudadanos sólo podían solicitar certificados gratuitos a través del sitio web, lo que requería obligatoriamente que estuvieran frente a un computador con conexión a Internet. Si tenían alguna inquietud o dificultad, eran asesorados por el call center, pero esto no aseguraba que se efectuara el proceso con éxito, pues dependía de las capacidades y situación en que se encontraba el ciudadano, como también su nivel de alfabetización digital.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Luego de implementada esta iniciativa, ha sido posible ayudar a aquellas personas que no tienen conocimientos para navegar por internet, evitar que los ciudadanos concurran sin mayor necesidad a nuestras oficinas (donde además se cobra por dichos certificados), y proporcionar un servicio y asesoría gratuita, estandarizando y facilitando el acceso a todos quienes viven en el territorio nacional, como aquellos que se encuentran en el extranjero y necesitan estos certificados.

Se comprobó de inmediato el alto impacto e interés por esta iniciativa, reflejándose en el aumento de llamadas y elección de la alternativa automática del call center (opción 5) para solicitud y envío de certificados gratuitos.

Es importante señalar que se realizó difusión (a través de banners) en el sitio web del Registro Civil y comunicados de prensa.

En el primer mes se registraron 3.679 llamadas pidiendo certificados gratis y, durante el tercer mes, la cifra se incrementó a 4.234 solicitudes.

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Gendarmería de Chile

LUIS MASFERRER FARÍAS Director de Gendarmería de Chile El desafío ChileGestiona nos da energía para seguir adelante y reconocer nuestras mejoras en la gestión. Quisiera destacar a nuestros funcionarios y funcionarias de Gendarmería de Chile que tuvieron la capacidad de presentar 42 iniciativas y que día a día tienen la capacidad de escuchar a nuestros usuarios y sus complejidades.

MIGUEL ÁNGEL CORNEJO Coordinador de Gendarmería de Chile En mi rol de coordinador, si hay algo que sentí en estas semanas y estos meses en que estuvimos trabajando en este desafío, fue orgullo; orgullo de ver cómo los funcionarios, con pocos recursos, con muchos requerimientos, con harta demanda de trabajo, eran capaces de sentarse, pensar y decir: “esto se puede hacer mejor.”

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“Plan de Intervenciones Asistidas con Perros para Escuela Especial N° 1610 “Jesús Nazareno” de la comuna de Pudahuel” Doris Severino Castillo................................. Suboficial

equipo

Leonardo Martínez Iribarra......................... Cabo Segundo Iván González Pavón...................................... Cabo José Salazar Ruiz............................................ Gendarme 1°

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 13/05/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 09/12/2012

Descripción del proyecto

Gendarmería de Chile, a través del Centro Especial de Adiestramiento Canino (CEAC), efectúa sesiones de intervenciones asistidas con perros, en la Escuela Especial Jesús Nazareno de la comuna de Pudahuel.

En el año 2012, se formó nuestro equipo de trabajo y debido al perfeccionamiento en el área y el conocimiento autodidacta de sus miembros, se decidió tomar este desafío a petición de la Escuela, desarrollando un programa innovador de intervenciones asistidas con perros, ajustadas a las exigencias de la educación diferencial y al lineamiento internacional de las terapias asistidas con animales.

Dicho plan de intervención, se realiza con guías caninos de dotación del Centro de Adiestramiento Canino, quienes realizaron el curso de “Guías de Perros Penitenciarios año 2011”, y que gracias a sus condiciones y capacidades, han sido idóneos para el trabajo de las IAA, que son presididas por una funcionaria de mayor rango y especialización en dicha área.

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El objetivo principal de este programa, es entregar una herramienta complementaria que facilite el proceso de rehabilitación y el logro de los objetivos propuestos.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El año 2010 se inician los primeros acercamientos con la Escuela Especial N°1610 “ Jesús Nazareno” para establecer actividades recreativas y de esparcimiento para sus alumnos, lo que en un principio no tenían directrices ni lineamientos.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Este programa fomentó un mejor funcionamiento físico, social, emocional, sensorial y/o cognitivo-comunicativo de los niños, todo esto corroborado por especialistas de dicho colegio. Los perros actúan como facilitadores del proceso terapéutico, al presentarse como un estímulo multisensorial y elemento motivador, favoreciendo la expresión de las emociones, su capacidad de comunicación y su desempeño motor.

“Taller de autopercepción para usuarios del C.R.S. Concepción y sus familiares a través de biodanza” equipo

Patricia Gaete Orostica................................. Psicóloga

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Agosto 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ Noviembre 2011

Descripción del proyecto

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Entre los meses de agosto y noviembre de 2011, se llevó a cabo un taller de autopercepción para usuarios del C.R.S. Concepción, penados de libertad vigilada y sus familiares, a través de la modalidad de biodanza.

A través del taller se abordaron temáticas como autopercepción, comunicación, autoestima y desarrollo de vínculos, en una actividad de bajo costo para la institución, que sólo requirió un salón, calefacción y equipo de música.

Biodanza es un sistema de integración afectiva, basado en la psicología positiva, que busca el equilibrio orgánico y emocional a través de vivencias inducidas por la danza, la música y situaciones de encuentro en grupo.

Destacó la concurrencia de los participantes, su adherencia al grupo y su perseverancia en la asistencia a una actividad de tipo voluntario.

Tras el apoyo de la jefatura, se solicitó derivación de usuarios a todos los delegados del establecimiento y se conformó un grupo inicial de 24 participantes interesados, todos voluntarios.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se evaluó como una actividad innovadora y exitosa, dado que la intervención es generalmente de tipo individual en el C.R.S. Concepción. A través de la modalidad de biodanza se pudo abordar un grupo mayor simultáneamente, donde el mismo grupo junto a la monitora facilitaron el cambio personal.

Los participantes del taller, en evaluación escrita que se les aplicó posteriormente, expresaron satisfacción por la participación, aspecto que fue ratificado por los respectivos delegados, quienes daban cuenta del impacto del taller en la salud mental de sus usuarios.

Señalaron al cierre del taller, entre otras cosas, sentirse más contentos, más cercanos a sus significativos, más confiados en sus recursos para enfrentar dificultades, más optimistas y motivados por continuar realizando cambios positivos en sus vidas.

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“Alianza estratégica entre INFOCAP y CPF de Santiago” Ximena Gutiérrez Contreras....................... Jefa Operativa

equipo

Ruth Carmona Garrido.................................. Profesional Área Técnica Carla Rivas Fonseca........................................ Cabo Segundo Carmen Yáñez Lagos...................................... Profesional Área Técnica

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Mayo 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Interesaba crear una instancia de capacitación permanente, que entregara formación integral a las mujeres que están a un año de salir en libertad y al mismo tiempo, una vez finalizada su capacitación en algún oficio, tengan la posibilidad de iniciar un microemprendimiento, entregándoles un capital semilla.

El proyecto consiste en la ejecución de un programa de capacitación en gastronomía, cuya duración es de un semestre académico, además de la continuación de sus estudios en INFOCAP exterior y acompañamiento y financiamiento de su plan de negocios con la entrega de capital semilla. Adicionalmente, este proyecto contempló la instalación de un espacio físico exclusivo junto al equipamiento necesario para el desarrollo de clases teóricoprácticas de cocina.

En función de lo anterior, se han construido alianzas virtuosas con diferentes instancias privadas y públicas, que han permitido dar

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vida a esta propuesta y que entregarán herramientas concretas a las internas que hoy cumplen condena en este Centro Penitenciario Femenino.

En esta lógica, se articula una alianza con INFOCAP, representada por su Rector, Presbítero padre Luis Roblero (S.J.), quien asume junto a nosotros este gran desafío.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

A la fecha se capacitaron 50 mujeres, de las cuáles 41 egresaron y se titularon, con quienes se está trabajando en las iniciativas productivas para ser presentadas a FOSIS. Junto a lo anterior, este segundo semestre, han iniciado la capacitación 50 nuevas mujeres.

“Instalación de teléfonos públicos al interior del CPf santiago” Ximena Gutiérrez Contreras....................... Jefa Operativa

equipo equipo

María Raquel Neira Oviedo......................... Profesional Encargada de Proyectos Atenea Crisosto Canales.............................. Mayor Encargada de Clasificación Fabiola Carrillo González............................. Cabo Segundo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Junio 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Desde la perspectiva de los derechos, la satisfacción de necesidad de comunicación de las mujeres que se encuentran recluidas en este Centro Penitenciario, respecto del contacto con sus hijos/ as, familiares y referentes significativos, hizo que el Jefe de esta Unidad en conjunto con el Consejo Técnico, solicitaran autorización para gestionar con empresas telefónicas, la instalación de teléfonos públicos en cada una de las secciones donde las internas habitan.

Se contactó a tres compañías de teléfonos informándoles de nuestra necesidad. Se definió trabajar con la empresa que más teléfonos públicos podía colocar en la unidad. Interesaba que hubiese a lo menos un teléfono público por sección y, en algunas por la cantidad de internas, se colocó más de un aparato telefónico.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El reglamento de establecimientos penitenciarios, DS 518, prohíbe el uso de teléfonos celulares y/o elementos relacionados (chips, cargador), es considerado una falta grave. No obstante, tanta es la importancia que ellas dan a este contacto, que prefieren ser sancionadas a dejar la comunicación con su familia, siendo este el motivo de mayor sanción al interior de la cárcel, tal es

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así que un 60% de las mujeres que reciben castigos lo hace por tener en su poder un celular.

Los argumentos que asisten para la comprensión de esta situación, es que las mujeres por su rol de madre están permanentemente en conexión con su hogar, específicamente con sus hijos/ as. Esto se ha comprobado al revisar los teléfonos incautados y llamar a los números que allí salían, generalmente son de sus hogares y familiares más cercanos.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Actualmente, el uso de los teléfonos públicos, ha facilitado a muchas mujeres la comunicación con sus hijos/as, puesto que cuentan con estos equipos instalados en cada una de las 13 secciones en las que ellas viven y para los cuales ellas no tienen restricciones en su acceso.

A tres meses de la instalación de estos teléfonos públicos, la cantidad de celulares requisados bajó un 50%, además de mejorar el clima al interior del recinto penitenciario. Las internas usan permanentemente estos aparatos sin ninguna limitación. Sólo se restringe su uso a aquellas internas que manifiestan conductas violentas

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“Acompañamiento a internas ante la pérdida de un familiar cercano” Ximena Gutiérrez Contreras....................... Jefa Operativa

equipo

María Teresa Díaz Agurto............................. Jefa Técnica Gladys Torres Garrido.................................... Profesional Área Técnica Iris Sendra Provoste ..................................... Cabo Segundo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Enero 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Como lamentablemente da cuenta la historia penitenciaria, la participación de internos/as en funerales cuando han perdido un familiar no ha estado exento de graves problemas y riesgos para la integridad física y vida de las/los internas/os y del personal de custodia. Se han producido acciones temerarias por parte de los familiares de ellas/os, al intentar rescatarlas/os, utilizando la fuerza e incluso armas de fuego, logrando en algunas oportunidades concretar su propósito, arriesgando en tales sucesos la vida de terceras personas.

En consecuencia, se ha determinado autorizar la entrada del féretro a la Unidad Penal (CPF Santiago) y con esta acción se enfatiza en valores como la dignidad y fraternidad desde una mirada de derechos y al mismo tiempo de género.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Anteriormente, cuando ocurría el fallecimiento de un ser querido directo de alguna interna, estaba impedida de compartir los últimos momentos con el ser amado. Ello exacerbaba los ánimos

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de rabia o resentimiento y provocaba un clima de violencia entre los funcionarios/as y la población penal. Por otra parte, los familiares generaban incidentes en el exterior de la Unidad, llegando a disparar con armas de fuego contra las puertas del recinto.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La situación descrita, cambió desde que el Consejo Técnico definió autorizar el ingreso del féretro de un familiar a la capilla que hay al interior de esta Unidad. En dicho lugar, se realiza un breve responso o ceremonia de acuerdo a la religión que cada una profesa, en la que participa la interna acompañada de sus más cercanas.

Esta iniciativa ha provocado un cambio en el ánimo de la interna y por ende de la población penal, que al verse acompañada tanto por personal uniformado, profesionales del área técnica y las iglesias que aquí trabajan, se siente más tranquila y apoyada mejorando su interrelación al interior.

“Implementación sistema T.I.J.E. (Traspaso Información Judicial y Estadística)” Boris González Tolosa.................................... Sargento Segundo

equipo equipo

Esteban Cáceres González........................... Cabo Carlos Soto San Martín................................. Cabo Enrique Muñoz Concha................................. Sargento Segundo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 30/09/2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 10/10/2010

Descripción del proyecto

T.I.J.E. (Traspaso de Información Judicial y Estadística) es la respuesta a la necesidad propia de un mecanismo de transferencia de información penal, que rige la prisión preventiva de los imputados, que fuera oportuna, expedita, diligente y clara, inserta en el principio de economía procedimental, proporcionando la debida seguridad informática entre nuestra institución y el Poder Judicial, y que permitiera utilizar y obtener el máximo provecho a las herramientas digitales existentes.

Nuestro sistema no produjo gastos, su implementación se valió de lo ya existente, puesto que lo único necesario para su uso era el PC, impresora multifuncional y marco legal que amparara su utilización.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

La intercomunicación entre las O.R.M.P.P. (oficina que lleva el registro de las causa penales de los imputados, traslados, salidas entre otros) y los Tribunales de Justicia nunca había sido expedita, dada la formalidad y rigidez en los procedimientos, a veces

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innecesarios, lo cual retrasaba y dilataba la remisión de una respuesta o solicitud básica, necesaria para establecer la prisión o libertad de un imputado.

Antes de su implementación (año 2009), nuestra única forma de intercomunicación con los tribunales, se efectuaba mediante documentos formales.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se logró aumentar la funcionalidad y eficiencia de la oficina, se potenció la calidad del funcionario estadístico, se crearon manuales y se descubrieron vacíos legales de importancia en la tarea administrativa penal, que han sido subsanados gracias a la intercomunicación establecida con este protocolo, siendo el C.D.P. Santiago Uno, unidad pionera con este sistema, un referente para la implementación de esta herramienta en el resto de los penales, creándose incluso una oficina para la coordinación regional de este programa para el estudio y ejecución del mismo en el resto de los recintos penales a nivel nacional.

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“Implementación de un software para mejorar la ejecución de los Tribunales de Conducta”

equipo

Renato Díaz Barrera....................................... Jefe de Clasificación - Sociólogo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Mes de abril de 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

El proyecto consistió en la confección de un software de base de datos, implementado en Microsoft Access, para mejorar la ejecución de los Tribunales de Conducta de la Unidad, los cuales sesionan bimensualmente.

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Ceremonia premiación final del desafío ChileGestiona 2012 Iniciativa finalista

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El Tribunal de Conducta, es la instancia encargada de la evaluación de la conducta de los internos de la unidad penal, en la que participan distintas áreas, con una asistencia de aproximadamente 10 personas. Según el número de internos a evaluar, las sesiones pueden ser muy extensas, llegando en esta unidad a tomar casi 5 días en completarse, revisando más de 1.000 casos.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Desde que se implementó la iniciativa, las sesiones de Tribunal duran entre uno y dos días, tanto gracias a la entrega más oportuna y ordenada de información del tribunal a los jefes de módulo, como por la ejecución misma del programa.

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“Implementar un sistema de aviso individual de depósitos bancarios correspondientes a: reembolso de beneficios médicos, subsidios y préstamos a los afiliados al Servicio de Bienestar Social”

equipo

Elizabeth Cuello Vergara.............................. Jefa Servicio de Bienestar Social Cristian Alarcón Moraga............................... Girador cuenta corriente Rodrigo Riquelme Lezana............................ Jefe de Contabilidad

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 01/07/2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

El proyecto consiste en una aplicación que envía correos electrónicos masivos, cada vez que a los funcionarios se les cancela un beneficio médico, entre otros. De esta forma individual se avisa el depósito bancario, a los correos recopilados en nuestra base de dato.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Muchos de nuestros afiliados desconocían que su beneficio ya estaba cancelado, por lo que esta aplicación permitió oportunamente y en detalle, informar de su transferencia electrónica, lo cual significó un descongestionamiento en nuestra central telefónica.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Afiliados más contentos con mejoras que faciliten el acceso a la información. Con este proceso, nosotros transparentamos aun más la información que entregamos; vivimos en una era digital, por lo cual queremos estar cada día más cerca de nuestros afiliados y que sientan la preocupación por el bienestar personal como grupal.

“Oficina de la Familia” equipo

Solange Videla Jaque.................................... Técnico en Atención Social. Orientadora Familiar

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Enero 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Producto de las acciones enmarcadas dentro del plan de intervención propuesto desde el Programa de Mejoramiento de la Gestión (P.M.G) enfoque de Género, se ha constituido una virtual “Oficina de la Familia”, a través de Talleres y gestiones en pro de la familia.

La centralización de la “Oficina de la Familia”, facilita la ejecución de trámites a los internos habitantes de la población Penal, recurriendo a la Orientadora Familiar, para la realización de diversas demandas de los usuarios, requiriendo y fortaleciendo coordinaciones con instituciones externas.

Otro ámbito, es la coordinación para la ejecución de talleres socioeducativos, en temáticas de interés como lo es la sexualidad en la pareja, taller de familia, y prevención de V.I.H y I.T.S, orien-

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tación en planificación familiar, orientación según demanda espontánea, todo en el marco de la vinculación afectiva del interno con su grupo familiar.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El Complejo Penitenciario de Valparaíso, registra una notable sobrepoblación, situación que generaba demora y pérdidas de documentación en los trámites generales que los internos/as solicitaban, generando descontento en la población.

La falta de coordinación con redes externas y de un profesional encargado en forma exclusiva, ocasionaba la perdida de pensiones asistenciales y por ende el sustento económico que el interno aportaba a su grupo familiar.

La no regularización de reconocimiento de hijos, ocasionaba que los hijos de los internos fueran susceptibles de adopción, generando un deterioro afectivo y emocional del grupo familiar.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La población actual usuaria de estos programas corresponde a quinientos internos/as aproximadamente. Con el inicio de esta oficina, también se ven incrementados los números de reconocimientos de hijos, 24 matrimonios coordinados anuales, y operativos de cédulas de identidad para aproximadamente doscientos internos que renuevan documento.

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“Confección de señaléticas con nombres, funciones y cargos; mas pizarra indicadora de autoridades en el C.C.P. Bulnes” Luis Riffo Barriga.......................................................Suboficial Mayor

equipo

Jilberto Huenul Jaramillo...................................Sargento 1° Freddy López Zúñiga..............................................Sargento 2° Carola Soto Arteaga................................................Técnico

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Octubre 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ Enero 2012

Descripción del proyecto

La Unidad de Bulnes y las áreas de apoyo administrativo, no contaban con señaléticas indicadoras de acceso a las diferentes oficinas, servicios prestados y funcionarios a cargo o responsables, como así, tampoco se contaba con una pizarra moderna e informativa de las autoridades de Gobierno e institucionales, lo que dificultaba una atención oportuna, clara y transparente hacia los usuarios.

Consecuente con las debilidades y falencias detectadas, se confeccionaron señaléticas a color, que indican la ubicación de las oficinas al interior del recinto, nombre y grado del funcionario a cargo y servicio que presta al público y usuarios en general, más una pizarra informativa de autoridades de gobierno e institucionales.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Anterior a la implementación de la innovación descrita, cada vez que el público y usuarios en general concurrían al establecimiento, les era difícil ubicarse, pues no existían señaléticas indicadoras de sectores y lugares específicos donde necesitaban atenderse, como tampoco se indicaban muchas veces de manera actualizada las autoridades locales, institucionales y de gobierno.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La iniciativa, ha facilitado el acceso al establecimiento y sus distintas dependencias, y por otra parte, desde el primer momento permite identificar al funcionario, con su cargo y grado. Asimismo, la pizarra informativa de autoridades, señala claramente los nombres de las mismas, ya sean de gobierno o institucionales.

“Programa Piloto de Intervención en población condenada por delitos sexuales en las Unidades penales de Chillán y Lebú” Marlene Marisol Costanzo Torres.............. Jefa Técnica Regional

equipo equipo

Marlen Alicia Vásquez Carrasco................ Psicóloga Lorena Paola Leal Rivas................................. Psicóloga Alicia Verónica Hernández Brito................ Asistente Social

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 01/03/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 31/08/2012

Descripción del proyecto

Se considera imprescindible que el abordaje de los delitos sexuales en contra de niños sea integral: desde la prevención, el control, la sanción y la intervención para la modificación conductual tanto, en la víctima como el victimario.

Un equipo de profesionales de Gendarmería de Chile aprovechó la oportunidad ofrecida por el “FNDR Bío Bío 2011 de Seguridad Ciudadana” para generar una alternativa de tratamiento, asumiendo así -con responsabilidad social- el desafío de dar un paso en este difícil camino a través de una elaboración colectiva.

Fue así como se dio paso al diseño y ejecución del primer programa piloto a nivel nacional de intervención en delitos sexuales en contra de niños/as en el sistema cerrado.

El objetivo del programa fue generar evidencia en relación al desarrollo, aplicación y evaluación de un programa de intervención culturalmente pertinente, focalizado en los “factores asociados a la reincidencia delictiva sexual” con población recluida condenada por dichos delitos, en las unidades penitenciarias de Chillán y Lebu.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

La población condenada a penas efectivas de reclusión, históricamente no ha sido objeto de intervención (tratamiento) diferenciada por el tipo de delito, sino que recibe la oferta programática general de toda la población penal.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Una vez terminado el proyecto y analizado sus resultados, se constató disminución de los “factores de riesgo a cometer delitos sexuales” en el grupo intervenido, atribuido ello a la aplicación del programa. Esto, tanto al comparar el punto inicial en relación al punto final del grupo intervenido como al compararlo con el grupo control (no intervenidos).

La experiencia descrita, además de favorecer el desarrollo pro social a los internos participantes, permitió la transferencia de conocimientos a profesionales de las áreas técnicas de la región, dejó una metodología sistematizada en Chile (por lo tanto pertinente culturalmente) y un artículo a ser publicado en alguna revista científica del área.

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“Implementación de un Sistema Verificador de Cómputos (SIVECOMP)”

equipo

Luis Ernesto Valderrama Castillo...........................................Técnico

Descripción del proyecto

Crear un Sistema o Programa computacional para verificar los cálculos de cómputos (SIVECOMP) de los internos que han sido condenados por sentencia ejecutoriada por los Tribunales de Justicia.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Todos los cálculos de cómputos se efectuaban de forma manual, es decir, con lápiz y papel.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Si bien los cálculos se pueden desarrollar con lápiz y papel, estos se pueden revisar y verificar mediante esta herramienta que es el programa SIVECOMP, con 100% de exactitud, si los datos son bien ingresados.

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“Implementación de una herramienta de Gestión con Indicadores Estratégicos para Gendarmería de Chile” Álvaro Venegas................................................ Profesional Dirección Nacional

equipo equipo

Fabián Álvarez................................................. Profesional Dirección Nacional Sergio Bravo..................................................... Profesional Dirección Nacional Néstor Pérez..................................................... Profesional Dirección Nacional

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 02/01/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 28/05/2012

Descripción del proyecto

Consiste en un tablero de control, que resume todos los indicadores claves requeridos para apoyar y mejorar la gestión estratégica, táctica y operativa de la red penitenciaria administrada por Gendarmería de Chile. Este tablero, de muy fácil uso, permite realizar consultas rápidas con un alto nivel de detalle y confiabilidad, sobre la base de una integración de diferentes fuentes de información existentes en la institución.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Cuando el nivel directivo de la institución requería de información relevante y de diversa naturaleza para apoyar su toma de decisiones, debía solicitarla a cada una de las fuentes originales de información (áreas, unidades, departamentos, etc.) lo que incluía un alto tiempo de preparación, además de una gran dispersión en la presentación de los resultados (formatos diferentes, resúmenes ejecutivos e interpretaciones gráficas distintas, ausencia de una perspectiva gerencial, etc.)

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

El principal impacto de la implementación de este proyecto, es que el nivel directivo dispone de una herramienta para la toma de decisiones, que introduce una perspectiva gerencial, resume indicadores clave y disminuye considerablemente el tiempo de respuesta y las horas hombres requeridas para la disponibilidad de información relevante. Lo anterior, es particularmente importante en una institución tan heterogénea como es Gendarmería de Chile.

Cabe destacar que en un afán de promover la transversalidad del uso de esta herramienta, es que se encuentra disponible tanto para el Ministro de Justicia, Subsecretaria de Justicia, Director Nacional de Gendarmería, subdirectores y jefes de departamento de Gendarmería, y actualmente en fase de expansión a los directores regionales, y jefes de unidades penales.

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“Nuevo método para el cálculo de Tasa de Reincidencia” equipo

Eduardo Davis Escobar López.................... Profesional

Descripción del proyecto

La reincidencia es el principal indicador de la eficacia del transito penitenciario pues, se supone que la pena y la reclusión debieran inhibir la reincidencia. No obstante, tanto nacional como internacionalmente, la medida de reincidencia presenta evidentes y múltiples dificultades: no es estándar, no es genérica, y presentan parcialidad, haciendo inútil cualquier comparación.

El nuevo método de calculo de tasa de reincidencia surge en octubre del año 2011 como respuesta a las diversas medidas de reincidencia: 1) corrigiendo todos los defectos anteriores 2) sin faltar a los propósitos buscados.

El nuevo método es más profundo y preciso, pues permite medir la reincidencia en semanas o meses, permitiendo evaluar el efecto de programas y beneficios penales, en un plazo oportuno, de manera estándar, uniforme y útil.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la innovación, la reincidencia era medida por 1, 2, 3 o 4 años de egreso de los condenados, obteniéndose una cifra incomparable con otros estudios. Como ya se ha mencionado: el último estudio de reincidencia de Paz Ciudadana, publicado a fines del 2011, señala que aquellos condenados que egresaron el año 2007, el 50.5% reincidió, ello entre los años 2007 a 2010.

Dicha cifra no tenia contra que compararse, la metodología no fue publicada. Gendarmería, quien proveyó los datos, no pudo avalar o refutar oportunamente dicho resultado.

Tampoco podía utilizarse la reincidencia como un indicador de la eficacia de los programas, medidas o políticas implementadas, pues no podían relacionarse con la reincidencia a tan largo plazo.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Con la nueva metodología, Gendarmeria dispone de la reincidencia penitenciaria a diario. Por lo pronto, el nuevo calculo de tasa de Reincidencia ha de ser un indicador en las decisiones de Gendarmeria (evaluación de resultados, toma de decisiones, gastos de inversión, implementación de medidas, contratación de programas etc.).

“Modelo Proyectivo de Población” equipo

Eduardo Davis Escobar López...........................................Profesional

Descripción del proyecto

El modelo proyectivo de población nace como solución a la multitud de proyecciones necesarias en el Departamento de Estudios de Gendarmería el año 2011. Lo innovador de este modelo, es que debió establecerse como un método proyectivo único, estándar, cualesquiera fueran los datos registrados, que fuera mínimamente cuestionable, replicable por cualquier otro equipo investigador, y que resumiese la historia estadística de las poblaciones proyectadas. Adicionalmente, el modelo tiene las características de robustez y generalidad.

Robustez, significa que se comporta muy bien ante perturbaciones o mala calidad de los datos. Una fuga masiva, un siniestro, un cambia drástico en los volúmenes penales no afectaría notablemente las proyecciones.

Generalidad, significa que puede emplearse como modelo proyectivo en una amplia diversidad de requerimientos, más aun que los modelos tradicionales.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de este método, no se contaba con una metodología estandarizada para efectuar proyecciones poblacionales. Lo cierto es que tampoco existe algo como un modelo estándar para proyecciones y por ello cada analista o investigador emplea aquel que mejor le parezca. Además, cada serie y cada población posee diferentes características y la elección de los métodos proyec-

tivos estaba dada mas por los mismos datos que por un criterio establecido. De esta manera cada proyección provocaba disenso entre las partes.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La nueva metodología esta formalizada como un modelo estándar para proyecciones bajo determinadas condiciones. Es decir se incorporaron restricciones para poder generar un modelo estándar.

Para el desarrollo de las proyecciones necesarias para la Ley 18.216, la cual requirió mas de 50 proyecciones, hasta el año 2016, anuales, mensuales, diarias, por región, por C.R.S., población vigente o por ingreso, por comunas, para reclusión parcial, medio libre, libertad vigilada simple o intensiva, pena mixta, etc., fue determinante contar con un criterio único, estandarizado, formalizado y explícito sobre como se realizaron las proyecciones. Ciertamente, que un único modelo sirviese para todas esas variables y que al mismo tiempo satisficiese las expectativas de todas las partes especialistas, avala la calidad de este modelo y el mérito de esta innovación.

El modelo de proyección (conocido como M.T.D. o M.T.C.) es la principal herramienta de proyección poblacional de la reciente Unidad de Estadística de Gendarmería de Chile.

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“Creación de Biblioteca al interior del Área Técnica”

equipo

Francisco Huerta Chaparro.......................... Profesional CCP Colina II

Descripción del proyecto

Creación de biblioteca al interior del área técnica, que actualmente cuenta con 900 textos que van en beneficio tanto de la población privada de libertad como de profesionales y uniformados de la Institución, más la creación de mini-bibliotecas al interior de los módulos de la unidad penal.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se ha logrado disminuir los niveles de tensión presentes al interior de la Unidad Penal, ya que se entrega un espacio para el buen uso del tiempo de ocio disponible. Complementa lo anterior, que permanentemente se entregan fuentes de trabajo para la población penal, los cuales a lo largo de los 3 años de implementación han hecho uso de beneficios intrapenitenciarios como también han accedido a cursos complementarios literarios. También ha sido un aporte para personas privadas de libertad que habitan el sector de enfermería de la Unidad Penal, mejorando su estadía y al poseer material didáctico, otros han preparado su postulación de ingreso a la Universidad.

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REALIZACION DEL CAMPEONATO REGIONAL “CUECAS DE LA AMISTAD” GENDARMERIA DE CHILE REGION DE LA ARAUCANIA

Fernando Olivares Osorio............................. Mayor

equipo equipo

Lorna Romero Carrasco................................. Suboficial Marco Toledo Osorio...................................... Suboficial Luis Obreque Vivanco.................................... Suboficial

Descripción del proyecto

Iniciativa que nace el año 2010, con motivo de la celebración del bicentenario de la patria, teniendo como base fundamental el difundir nuestro baile nacional en los funcionarios públicos de la región de La Araucanía. Esta iniciativa surge como una necesidad de reflejar que los funcionarios de Gendarmería de Chile son parte de la comunidad y que pueden aportar con cultura y organización, en beneficio del rescate de nuestros valores patrios.

Esta actividad se ha realizado en dos años consecutivos, siendo parte de las actividades oficiales de la comuna organizadas por la Ilustre Municipalidad de Angol.

Este año se prepara la tercera versión del campeonato “cuecas de la amistad de Gendarmería de Chile”. Lo más loable de esta iniciativa es que se realiza voluntariamente por la comisión organizadora, compuesta por diferentes funcionarios de todas las áreas y con aportes voluntarios del empresariado local y municipal.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

El impacto más importante es el hecho que Gendarmería de Chile, como institución, sale del ámbito netamente penitenciario, al contexto comunal y regional, provocando en la comunidad un impacto positivo como imagen institucional, generando nuevas alianzas con instituciones afines (hospitales, instituciones policiales, empresariado, etc.). Ya no solo se habla de Gendarme-

ría desde el punto de vista mediático y la problemática con la población penal, sino que se asocia a la cultura, folclor, música tradicional, teniendo gran aceptación por el público y una participación de la comunidad en su totalidad, refrendado esto en la gran convocatoria que el evento provoca.

Un segundo aspecto, es el hecho que a partir de este evento se generan lazos con el empresariado y particulares que se interesan por el bienestar de la unidad y obviamente por la institución, generando diferentes visitas y actividades culturales que van en beneficio directo de la población penal, lo que se traduce en una población penal más tranquila, menos violenta y que se distrae de buena forma con esta actividad, que es repetida por tercer año consecutivo.

Un tercer hecho relevante es que esta actividad genera un compromiso mayor e inesperado por parte de todos los funcionarios de la dotación y a nivel regional, quienes se identifican y se sienten orgullos de nuestra institución, cuando es reconocida por la comunidad por el gran espectáculo realizado, mostrando otra faceta de Gendarmería de Chile.

El ambiente festivo que se vive antes, durante y después de la actividad, genera autocuidado en todo el personal, respeto por nuestras tradiciones y ese respeto trasciende a la familia que también se hace parte de esta iniciativa, quedando una semilla plantada en tierra fértil para las nuevas generaciones.

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“Seminario Nacional de Arquitectura Penal, con énfasis en la reinserción social”

Marlene Costanzo Torres.............................. Jefa Unidad Técnica Regional, VIII Región

equipo

Alberto Urrutia Moldes................................. Encargado Regional de Proyectos, VIII Región Marcelo Balboa Rocha................................... Profesional Sociólogo

Descripción del proyecto

Conscientes de la falta de regulación en materia de arquitectura penitenciaria y de las dificultades que presenta la morfología de las edificaciones penales de nuestro país para realizar una eficaz y eficiente intervención para la reinserción de los internos, nació la idea de realizar un seminario que analizara y estudiara la arquitectura penal como temática particular, y su desarrollo a través de la historia. Esta iniciativa debía servir de base para el análisis académico y la discusión práctica de cómo se debe diseñar un recinto que estuviera destinado a la reclusión de personas, y como este diseño puede ser concebido como una herramienta gravitante en la labor socializante y reinsertadora de Gendarmería.

Aprovechando la convocatoria a Fondos regionales para la Seguridad Ciudadana del año 2011, realizada por el Gobierno Regional del Bío Bío, la Dirección Regional de Gendarmería, liderada por su equipo técnico, convocó a la Universidad del Bío Bío de Concepción, para abordar la problemática antes mencionada y propició una alianza estratégica con la Facultad de Arquitectura, para que permitiera postular al fondo de seguridad ciudadana, la idea de

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realización de un Seminario Nacional de Arquitectura Penal, con énfasis en la reinserción social.

El objetivo principal de dicho proyecto fue “difundir los conocimientos y experiencias nacionales e internacionales relacionadas con la arquitectura carcelaria, reunidas en un Seminario Nacional”, el cual fue realizado en la Universidad del Bío Bío, con miras a generar un espacio de discusión que permitiera consensuar y priorizar criterios de diseño que contribuyeran a ofrecer una nueva mirada sobre la política carcelaria nacional, en evidente crisis.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La jornada pionera en nuestro país, significó el primer paso para Ia discusión conjunta entre el Estado y la academia, a objeto de esclarecer el cúmulo de tareas por realizar, para avanzar en Ia modernización estructurada del sistema penitenciario chileno en cuanto a Ia concepción arquitectónica del edificio cárcel.

“Necesidad de espacios acordes para desempeñarse con mayor eficacia y ser más eficiente en la función del área Contable”

equipo equipo

Sigrid Elizabeth Tapia Cisternas............... Técnico Manuel Fernando Fernández Arias............ Cabo Segundo

Descripción del proyecto

Dando frente a la necesidad de espacios acordes para desempeñarse con mayor eficacia y ser más eficiente en la función del área contable, la Dirección Regional de Los Ríos, en el mes de enero del año 2012, ideó subdividir los espacios existentes, mediante un tabique de estructura liviana, que no comprometiera la construcción original del edificio, para así realizar el trabajo de manera segura sin preocuparse de estar en constante riesgo de perder documentos contables, como por ejemplo los cheques fiscales. Esto debido a que el lugar donde se encontraba la oficina de habilitación, era un pasillo estrecho, de tráfico frecuente hacia la Oficina de Presupuesto Regional.

Por lo anterior, era de mucho estrés trabajar en esas condiciones, sobre todo por lo delicado de los documentos que se tramitan en esta área, además incómodo para las personas que debían transitar por ese espacio, ya que percibían lo perturbador de la situación, sobre todo cuando se tenía que hacer cheques, donde necesitaba estar tranquilo y sin desconcentración.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Dentro de los beneficios e impacto que se logró con esta iniciativa, están los siguientes: 1. Mantener a mejor resguardo documentos importantes que maneja esta oficina de habilitación.

2. Lograr mayor eficiencia y eficacia en los tiempos de trámites en pago a proveedores.

3. Tranquilidad al momento de estar realizando el trabajo.

4. Tener luz natural para la iluminación.

5. Privacidad al momento de atender a los proveedores que visitaban la oficina de habilitación.

6. Ahorro a los recursos públicos, al menos de $162.016.-, al realizar los trabajos con mano de obra interna.

No se contaba con una oficina para trabajar de manera confortable y mucho menos segura, ni reservada para la atención a proveedores, lo que hacía que no lograba un desempeño de manera adecuada del funcionario.

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“Acciones realizadas en la sección Juvenil del CCP de Temuco”

equipo

Pedro Enrique Valenzuela Bustos.............. Jefe de Unidad, Teniente Coronel Miguel Ángel Figueroa Ramírez................. Jefe Técnico, Profesional, Asistente Social Roxana Andrea Aravena Czischke.............. Profesional, Psicóloga

Descripción del proyecto

La innovación se refiere a acciones realizadas en la sección Juvenil del CCP de Temuco: Gestiones realizadas para dar cumplimiento a la oferta programática requerida por la Ley 20.084.

Implementación del Código de Convivencia.

Creación de “Campaña del Libro” para implementar una biblioteca en la Sección Juvenil del CCP de Temuco.

Incorporación Equipo de Intervención.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

1. Antes de la implementación, no se cumplía con lo establecido por la Ley 20.084, y por ende, no se apoyaba el proceso de reinserción. Además, la población juvenil, presentaba alto estrés, que se traducía en frecuentes conflictos.

2. Antes de la implementación a los jóvenes se les dificultaba la adaptación al régimen, ya que perciben el establecimiento de normas como imposición externa.

3. Antes de la implementación, no se contaba con biblioteca y los jóvenes no tenían acceso a la lectura.

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4. Previo a la implementación, se temía que la instalación de un equipo externo, que no tuviera experiencia penitenciaria pudiese ser más una dificultad que un aporte.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento 1. Se cumple con lo que establece la normativa, de este modo, se favorece su proceso de reinserción, disminuye el estrés y, por ende, los conflictos.

2. Se redujeron los conflictos entre los jóvenes, se ha modulado el autocontrol en muchos casos y se adaptaron con mayor disposición a la normativa, ya que se sintieron considerados, haciéndose parte de los acuerdos de convivencia.

3. Se cuenta con una biblioteca con más de 700 volúmenes y seis jóvenes son capacitados en gestión bibliotecaria.

4. El programa de intervención pudo implementarse de acuerdo a los objetivos que perseguía la instalación de servicios externos, siendo de los cuatro programas pilotos del año 2011, el que mostró mejores resultados, en las Secciones Juveniles del país.

“Procedimiento para enfrentar la huelga de hambre de los comuneros procesados por el conflicto mapuche”

equipo equipo

Pedro Enrique Valenzuela Bustos.............. Jefe de Unidad, Teniente Coronel Miguel Ángel Figueroa Ramírez................. Jefe Técnico, Profesional, Asistente Social Roxana Andrea Aravena Czischke.............. Profesional, Psicóloga

Descripción del proyecto

Durante el año 2010, fue de connotación pública la huelga de hambre realizada por 23 comuneros en el CCP de Temuco, dentro del marco del conflicto mapuche. La innovación, consistió en establecer un procedimiento, ya que no existía protocolo, para enfrentar dicha situación, respetando y considerando su condición étnica, además de enfocar su atención con una mirada multidisciplinaria, conformando un equipo de trabajo, con personal uniformado y no uniformado; además de entidades externas, tales como Seremi de Salud, Director del Hospital, entre otros, estableciendo como objetivo, además de resguardar la integridad de los huelguistas, abordar la situación integralmente para disminuir los riesgos, propiciando la resolución de la situación.

La idea fundamental, recaía en seguir brindado todos los servicios y atenciones a estas personas y resguardar con ello sus derechos y propender a la protección de la vida, tomando en cuenta que una manifestación de este tipo, produce un daño y deterioro orgánico sistemático.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la implementación, los comuneros mostraban una actitud de resistencia y falta de confianza hacia Gendarmería por ser parte del aparato estatal; además de no manifestar ningún interés en negociar su situación ni en deponer la huelga, lo que naturalmente dificultaba su permanencia en el establecimiento penal y generaba que se realizaran frecuentes manifestaciones públicas, tanto en el frontis del recinto penitenciario, como en otros lugares de la ciudad de Temuco.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Debido a la implementación de este plan, los internos comuneros huelguistas, llegaron a sentirse comprometidos con la administración penitenciaria. Luego de la implementación, disminuyeron considerablemente las manifestaciones públicas, llegando a cero; los comuneros estuvieron dispuestos a negociar con el Gobierno, bajando finalmente la huelga de hambre; culminando dicho proceso con todos los comuneros absueltos.

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“ MODIFICACION DE LA MANERA DE COMUNICAR PLAN DE ENLACE” equipo

Cristian Valdés Torres.................................... Jefe Operativo, Capitán

Descripción del proyecto

Modificación de la manera de comunicar plan de enlace, en tal sentido antes de realizar llamado al personal franco y otros, se realiza el envío de un mensaje de texto informando a un grupo de 10 funcionarios simultáneamente, la concurrencia, abarcando a un total de 40 funcionarios, conforme al saldo que se mantiene fijo en aparato celular.

AI desarrollar los ejercicios de simulacro en 2011, se apreció que era engorroso y lento el llamar a cada uno de los funcionarios, en tal sentido; sumado a la experiencia personal sufrida el 27 de febrero de 2010, donde se observó lo práctico de los mensajes de texto, se incorporó a fines de 2011 y se confirmó en el 2012, esta aplicación, donde el Sub Oficial de Guardia, envía el mensaje ya definido: “Concurra CCP” mediante el cual el funcionario sabe que hay problemas y este aplica proceso de enlace y concurrencia a la Unidad. De tal manera, el mensaje es corto pero preciso.

En este orden de cosas, se mantiene un saldo de mínimo tres mil pesos, los cuales se utilizan única y exclusivamente para este fin.

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De esta manera, el Jefe Operativo instruye actualizar los teléfonos celulares y que se mantenga el saldo respectivo.

Dicha actividad se trabaja/o con el personal de Sub Oficiales de Guardia.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se ha logrado observar una mejora consistente en los tiempos de reacción frente a una emergencia en la Unidad Penal, lo que ha cambiado rotundamente, disminuyeno a la mitad del tiempo en que se ejecutaba.

A su vez, ha generado un mayor apoyo a la función del Sub Oficial de Guardia y personal de Servicio, al contar con una comunicación expedita de las novedades en el desarrollo de sus funciones, donde se requiere apoyo del personal franco y otros.

“Nueva metodología de intervención grupal de penados de libertad vigilada”

equipo

Wilma Blasco Burgos..................................... Delegada Libertad Vigilada Asistida

Descripción del proyecto

La metodología clásica de trabajo profesional de la Medida de libertad vigilada (MLV), Ley N°18.216, es la intervención individual del penado mediante un delegado, de este modo, se mantiene permanentemente la atención de forma personal.

El tratamiento y el proceso de rehabilitación y control se basan exclusivamente en las cualidades del profesional y en la adaptabilidad del penado al proceso de reinserción planteado.

En el contexto descrito, la innovación metodológica de atención de penados de la MLV consiste en que una vez evaluados los sujetos de atención mediante entrevistas individuales, son agrupados selectivamente por cualidades afines.

Definidos los grupos, la atención psicosocial se programa bimensualmente mediante talleres colectivos de hasta 2 horas. En estos talleres se desarrollan dinámicas participativas con temas afines a cada colectivo. La modalidad de atención grupal es desarrollada en forma planificada, de tal modo que su implementación cumple con parámetros profesionales probados como metodología de trabajo psicosocial, cumpliéndose además con la normativa de control normativo de la MLV.

Seguidamente a las actividades grupales se despliega una metodología de entrevistas individuales complementarias, en el caso de detectarse requerimientos personales de atención, razón por la que los talleres son bimensuales para permitir intervenciones individuales en el mes en que éstos no se realizan.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El elevado número de usuarios asignado a un delegado (65 como 90 promedio) que permite solo control y dificulta la intervención psicosocial.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La productividad profesional aumenta, es decir, se es más eficaz, no perdiéndose eficiencia en la intervención. Se puede observar un alto grado de responsabilidad y predisposición de los penados a mantener las asistencias a los talleres grupales (90% de cumplimiento satisfactorio). En forma significativa este porcentaje se refleja asimismo en que la mayoría de los usuarios egresa satisfactoriamente del proceso de su MLV.

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“Sistema de turnos”

equipo

Eladio Fuentes Hormazabal......................... Suboficial Mayor

Descripción del proyecto

Desde hace muchos años atrás existe en Gendarmería de Chile el denominado sistema de turnos, con el cual con las últimas instrucciones de nivel central se deben crear turnos para llamados de emergencia, en este caso la unidad penal del Centro de Detención Preventiva de Puerto Aysén, cada vez que se produce una emergencia se activa el plan de enlace mediante comunicación telefónica .

Sin embargo, en el penúltimo simulacro de incendio que se realizó en el establecimiento, el día 29 de mayo de 2012, las comunicaciones telefónicas en la región se encontraban con mal funcionamiento, dado un corte de la fibra óptica que proviene desde el norte del país, a raíz de esto, fue casi imposible la comunicación con los funcionarios que se encontraban franco, presentándose en la unidad solo un 20% de los funcionarios que debían concurrir a este simulacro.

En razón de lo anterior, tenía conocimiento que por Internet se podían enviar mensajes de texto en forma gratuita. Sin embargo, al revisar las diferentes empresas a nivel mundial que ofrecía este servicio, este permitía enviar un solo mensaje por vez y no un correo masivo, por lo cual seguí investigando, encontrando en Chile la empresa Badilla Corrales Ltda., la cual por intermedio de su página web www.misms.cl permitía entregar correos masivos

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en forma instantánea a la totalidad del personal de la unidad. Por lo anterior, se comenzaron a realizar pruebas de comunicación por este medio, lográndose alcanzar un total de recepción de un 80% de los funcionarios de la dotación, consultada la empresa el por qué no llegaban los mensajes a todos los teléfonos, ésta señala, que puede deberse a que los teléfonos son nuevos o el servidor que utiliza para el envío de correos se encuentra en el extranjero, y no se reconocen estos números.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Hasta el momento se siguen efectuando pruebas para alcanzar el 100% de cobertura. No obstante, en el último simulacro realizado en el este mes se logró contar con el 75% de los funcionarios en la emergencia, descontándose algunos que se encontraban fuera de la comuna, pero la recepción alcanzó al 80%.

Esta implementación permite emitir una llamada de alerta en forma rápida y eficiente a casi el total de los funcionarios, de tal forma se presenten en la unidad a prestar colaboración en caso de emergencia, disminuyendo los riesgos propios de ocurrir un siniestro real.

“Brigada contra incendio y la idea de ocupar los equipos de Bomberos que llegaron al C.D.P. Traiguén como a otras cárceles” Juan Rodrigo Riveros Oliveros.................... Sargento Segundo, Suboficial de Guardia

equipo equipo

Orlando Sanzana Cifuentes......................... Gendarme 1º, Comandante de Guardia Marcelo Muñoz Muñoz................................. Sargento Segundo, Conductor Juan Muñoz Rodriguez.................................. Sargento Segundo, Oficina de Partes

Descripción del proyecto

La necesidad de ocupar los equipos de Bomberos que llegaron al CDP Traiguen como a otras cárceles y la complejidad de usarlos, por el desconocimiento que de ellos se tiene, incentivó la idea de simular una experiencia que permitiera vivir una situación que se asemeje a la realidad.

Es así como se pretendió resolver cuestionamientos como los siguientes: cómo ocupar los equipos ERA, quienes no pueden usarlos y quienes si pueden ocuparlos. En este contexto, se utilizó una maquina de humo (de las que se usan en las discos y que son de bajo costo) se colocó dentro de un colectivo, sin internos, se llenó de humo (hasta que no se viera nada) y se incorporó a dos funcionarios supuestamente asfixiados para el rescate, (cabe destacar que el humo de la maquina es respirable).

Los funcionarios ingresaron a rescatarlos de a dos, y así sucesivamente y utilizando técnicas de salvataje, tenían que rescatarlos con los Trajes de Bomberos, más los Equipos Eras. Lo que genera un gran peso. Lo innovador de esto, es que se ve como algo real, y que el personal toma conciencia, que los primeros minutos son

los más importantes, para rescatar a una persona. Lo más importante, se lo dimos a demostrar a los Bomberos de la ciudad, por la cual nos felicitaron y nos pidieron la máquina para practicar ellos.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

El resultado de este simple ejercicio con humo artificial, nos permitió evidenciar que el personal sintió la adrenalina en virtud de cómo es el ambiente en un espacio cerrado, oscuro y con obstáculos y aprendió a reaccionar frente a este tipo de situación, en los primeros minutos de ocurrida una tragedia (siniestro), que es lo más importante. Además, en este experimento salió a luz el personal que puede usar el equipo de Bombero ERA y quien no puede, ya que muchos sufren de la presión y no aguantan estar con estos equipos de bomberos, que pesan mucho. Cabe destacar que este ejercicio se puede implementar en cualquier institución que posea estos equipos.

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“Incorporación de Educación Técnica Profesional, entrega de una carrera técnica de dos años y medio a internas”

equipo

María Raquel Neira Oviedo ........................ Encargada de Proyectos

Descripción del proyecto

Este proyecto se acaba de iniciar con aporte de la beca Milenio y esta a cargo del Instituto Pro andes, quienes se instalan al interior del CPF. Tal como lo indica el titulo, interesaba entregar oportunidades a esta población recluida, incorporando Educación Técnica Superior, para aquellas mujeres que contaran con los requisitos necesarios, es decir 4to medio cumplido y tener como promedio de notas 5.0, a objeto de que accedieran a la beca Milenio.

El objetivo fue: promover en las mujeres condenadas capacidades, conocimientos y habilidades, valores y actitudes relacionados con el desempeño de una profesión técnica, favoreciendo niveles crecientes de equidad, calidad, eficiencia y eficacia en la

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entrega de Educación Técnica -Profesional a Mujeres condenadas, que les permita una reinserción e inclusión social.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Este proyecto tiene un impacto exponencial, ya que entregará oportunidades concretas, en este caso, a nueve mujeres, pero además ello influirá en la vida de los/as hijos/as de esas mujeres, sus familias y sus pares que están cumpliendo condena al igual que ellas. Esta sería la primera vez que en un Centro Penitenciario se imparte una carrera técnica profesional de dos años y medio.

“Implementación sistema contable computacional para economatos y Centros de Educación y Trabajo de la región de la Araucanía”

equipo equipo

Rolando Diego Manzano Butron................ Jefe de Producción CET-Cerrado C.P. de Arica Victoria Mamani Terrazas............................ Asistente Social Haydee Vilca Labra........................................ Administrativa. Encargada de taller de Lavandería

Descripción del proyecto

En el marco regulatorio del quehacer penitenciario, se encontraba normada al año 2009 mediante el Manual de funcionamiento para los Economatos, y el Manual de funcionamiento de los Centros de Educación y Trabajo (CET). Ambos instrumentos jurídicos, regulaban el quehacer productivo, administrativo, contable y tributario de dichos entes comerciales. En la Región de La Araucanía, al año 2009, se contaba con 18 entidades comerciales.

Los funcionarios asignados para llevar la contabilidad de estos entes económicos, realizaban visitas una o dos veces al mes a los otros establecimientos, quedando en manos del personal administrativo local los registros, el manejo administrativo contable y financiero de los economatos y CET cerrados. Lo anterior, ocasionaba que el contador se encontrara con muchas dificultades al momento de efectuar las centralizaciones mensuales.

Ante el escenario planteado, como unidad piloto se decide buscar una alternativa para solucionar la falta de una herramienta contable que abarcara en su integridad, el movimiento económico financiero del CET de Angol. En este contexto, se hizo un estudio en el mercado de software contables autorizados por el SII, que presentaran un precio de acuerdo a las posibilidades de cada CET o economato y que ofreciera los módulos necesarios para la contabilización, como para el control de existencias y deudores.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Los economatos y los CET, no contaban con información actualizada y confiable que permitiera a las jefaturas de la unidad, una toma de decisiones acertada en materias de pagos, compras, inversiones, producción, control de materias primas, entre otras.

Exponiéndose también a que ante revisiones del Servicio de Impuestos Internos, fueran sujetos de multa.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento Minimiza los tiempos de ingreso de información y elaboración de informes.

Ordenamiento de las finanzas para el pago de los compromisos económicos.

Información al día que permite obtener estados financieros y económicos para la toma de decisiones, entre otros beneficios.

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“Implementar la difusión de la cultura y lengua del Pueblo Aymara al interior de Gendarmería de Chile en la Región de Arica y Parinacota”

equipo

Haydee Vilca Labra......................... Encargada de taller de lavandería, C.E.T.-CERRADO C.P. de Arica Rolando Manzano Butrón.............. Jefe de Producción, C.E.T.-CERRADO C.P. de Arica Victoria Mamani Terrazas............. Asistente Social, C.E.T.-CERRADO C.P. de Arica

Descripción del proyecto

Fui contratado por Gendarmería de Chile para cumplir funciones contables y financieras. Anexo a mis labores, y tomando en cuenta mi condición de aymara, tuve la iniciativa de implementar la difusión de la cultura y Lengua del Pueblo Aymara al interior de Gendarmería de Chile de la Región de Arica y Parinacota.

Esta motivación, surge en el año 2007, a raíz de que en esta región existe un gran número de internos aymaras cumpliendo condenas en los distintos sistemas penales.

Hice gestiones al interior del servicio, para realizar un primer curso de lengua y cultura aymara dirigido a sus funcionarios, donde las clases de lengua aymara fueron impartidas por el suscrito y las clases de cultura por un funcionario de Conadi.

Posteriormente en el año 2008, nuevamente Gendarmería de Chile, realizó el curso de lengua aymara y cultura para sus funcionarios uniformados y civiles. Esta vez, se realiza una alianza con la Conadi y la Ilustre Municipalidad de Arica, con el propósito de incorporar a otros funcionarios de otros servicios públicos de esta región.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

La situación del tema de la lengua y la cultura de los pueblos originarios, en especial del pueblo aymara en esta región antes de la implementación de estas actividades, era casi nula en este servicio y en la mayoría de los servicios públicos de esta región, debido a que no existen políticas en este tema al interior de Gendarmería de Chile.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Después de haber implementado esta innovación de conocer la lengua y la cultura del pueblo aymara al interior de Gendarmería de Chile de esta región, se reconoce y valora, como la institución pionera en este tipo de capacitaciones, existiendo el interés de otros funcionarios públicos para participar de las actividades que realiza anualmente Gendarmería de Chile en esta materia.

“Implementar un sistema en línea para el Departamento de Logística”

equipo

Jaime Enrique Bravo Arancibia................ Técnico, Dirección Nacional

Descripción del proyecto

Implementar un sistema en línea que permite el funcionario del Departamento. de Logística:

Fue implementado antes de todos ellos.

Mantener una agenda institucional.

Fue creado por un funcionario no perteneciente al área informática.

Consultar el uso de sus feriados; permisos administrativos y licencias medicas.

El funcionario no dejó de cumplir con las labores que les eran propias.

Controlar cuentas presupuestarias mediante el ingreso de órdenes de compra.

El impacto que produce: Menos consultas a Secretaría o al Departamento de Recursos Humanos por teléfonos, de los beneficios utilizados y mas control de las cuentas presupuestarias.

Controlar raciones de las Unidades Penales y Especiales del país.

Implementar un Sistema local que permita a los funcionarios que así lo deseen, controlar su alimentación (ingesta calórica, proteica, etc.)

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

En el caso del Sistema “Valoriza”, permite a los nutricionistas que lo han usado, calcular los aportes alimenticios de internes, sino que indirectamente motiva al funcionario a tener una vida mas saludable gracias al control de la ingesta de calorías y otros índices.

No obstante, muchos de estos aplicaciones están implementadas ahora a nivel online nacional, la virtud de este Sistema consiste en que:

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“Solucionar un problema al interior del C.D.P. de Vallenar”

equipo

Adonay Alexis Pizarro Poggini..................Jefe Técnico, C.D.P Vallenar Sergio Alexis González Alquinta.............Jefe Administrativo, C.D.P Vallenar Arnaldo Javier Corail Leiva.........................Jefe Centro de Educación y Trabajo Cerrado, C.D.P Vallenar

Descripción del proyecto

La innovación surge en el contexto de dar solución a un problema del Centro de Detención Preventiva de Vallenar, consistente en la adjudicación de un proyecto de construcción de infraestructura de habitaciones para menores lactantes de madres privadas de libertad, por un monto aproximado de 11 millones de pesos, cuya ejecución estaba pensada en principio, a través de licitación pública a empresas constructoras externas al servicio.

Producto del limitado tiempo disponible para cumplir los plazos estipulados y el elevado costo probable en su adjudicación por parte de alguna empresa externa, se determinó que el Centro de Educación y Trabajo Cerrado (CET), asumiera la ejecución de la obra, a través de los internos de dicho Centro que fueran trabajadores que tuvieran las habilidades y conocimientos en construcción.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento Dependencias de funcionarios penitenciarios, internos y menores lactantes con sus madres con un elevado grado de hacinamiento y condiciones deficientes de habitabilidad.

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Una sola actividad laboral para ofrecer a los internos, fabricación de bloques y vibrados. Limitada o nula actividad de desarrollo laboral del Establecimiento Penitenciario, ligado a una sola oferta laboral vigente.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento Construcción de infraestructura con mano de obra de internos, con ahorro de costos y considerable experiencia para dichos internos, capacitación efectiva con notables capacidades para futura reinserción.

Aumento considerable y funcional de espacios de habitabilidad en dependencias de funcionarios penitenciarios, internos y menores lactantes con sus madres mejorando su calidad de vida.

“Incentivo en el personal de guardia armada, en el conocimiento y manejo del armamento a su disposición”

equipo

Cristian Valdés Torres.................................... Jefe Operativo, Capitán

Descripción del proyecto

Incentivo en el personal de la guardia armada, en el conocimiento y manejo del armamento a su disposición, siendo los dos mejor evaluados, beneficiados con un día de franquía a su disposición.

Se realiza instrucción por parte del Jefe Operativo en el manejo del armamento, tanto nomenclatura, arme, desarme, técnicas de disparo. Posteriormente, se les indica que se evaluará por parte del Jefe Operativo lo siguiente: tiempo que se demora en arme y desarme de todos los armamentos con que cuenta la Unidad Penal y se realizará un sondeo en los tiempos de cada uno de los funcionarios, considerando fecha y tiempo de ejecución. Dicha actividad se trabaja/o con todo el personal centinelas.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

de los funcionarios de las últimas promociones, lo que ha cambiado rotundamente, demostrando un manejo solido del material en uso en la Unidad Penal. Lo que se observa al disminuir los tiempos en el armada y desarmado de los armamento y mejoras sustanciales en la posición de tiro.

A su vez ha dado un nuevo aliento a la función de centinelas al sentirse acompañados y guiados en el desarrollo de sus funciones.

Como a su vez al recibir un reconocimiento y recompensa por el conocimiento adquirido, los ha mantenido atentos y con mayor disposición al servicio pese a afrontar pautas y tiempos de turnos exhaustivos. Donde el personal comité, no sabe más.

En este sentido, se ha logrado observar mayor motivación e interés en el cumplimiento de funciones parte del personal centinelas, en los cuales se había observado nulo conocimiento de parte

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“Proyecto de mejora para la gestión interna una imagen para el fortalecimiento del control penitenciario”

Lisandro Eduardo Olivares Martínez....... Sargento Segundo, C.D.P Petorca

equipo

Rodrigo Alejandro González Olmos.......... Cabo, C.D.P La Ligua Alex Germán Cariman Carihual.................. Cabo Segundo, C.C.P Los Andes Álvaro Andrés Millar Pérez.......................... Gendarme 1º, C.C.P Los Andes

Descripción del proyecto

La clasificación y segmentación penitenciaria al interior de los recintos penitenciarios, es una herramienta que permite mejorar los niveles de gestión y control interno en términos de la mejor distribución de la población penitenciaria al interior de estos, mejorando desde este punto de vista la gestión administrativa interna y las posibilidades de orientación, en cuanto a designación y focalización de recursos humanos y materiales, para mejorar los procesos de rehabilitación y reinserción de internos.

Sin embargo, esta segmentación debe ir asociada a una correcta clasificación de internos, lo que se ejecuta a través de la implementación de la ficha de clasificación. Empero, en cuanto a la implementación como tal, para fines de la identificación de los internos en las guardias y controles penitenciarios, los funcionarios de gendarmería deben asociar nombres de internos con calidad procesal, perfiles criminológicos y además, conductas de estos. En esto se suscitaban problemas, ya que toda guardia que se generaba, necesitaba destinar tiempo para solicitar al clasificador la búsqueda del nombre del interno a identificar y, ver si concuerda con la imagen que posee el funcionario respecto de quien ha generado algún problema o situación determinada dentro del recinto.

En este punto, cada identificación a realizar se tomaba una cantidad de tiempo excesiva, que producía demoras en las gestiones de identificación de internos al interior de los penales. Sin

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embargo, y a partir de una idea de los autores del proyecto, se determinó establecer un modelo de trabajo que ayudase en la identificaci6n de internos en un tiempo acotado, apoyando de esta manera la agilización de los procedimientos de control penitenciario.

Para ello, se generaron espacios dentro de las oficinas de clasificación donde, ayudado por un mural, se pegaron las fotos de los internos en formato pequeño con nombre, rut y calidad procesal. Además de esto, se diferenciaron por dependencia (celda, pabellón, modulo), con la finalidad de mejorar los procesos de traslados e identificación de internos.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se logró agilizar el reconocimiento del interno y su respectiva dependencia, pudiendo de esta manera mejorar los procedimientos de control y seguridad penitenciaria. Aumentaron los partes internos, dado que se agilizaron los procedimientos de identificación, no pudiendo diluirse el interno al interior del recinto. Además, se puede mencionar que se ha logrado disminuir las horas de recursos humanos asociadas a la búsqueda de internos en los registros internos, lo que deja ese tiempo hombre disponible para otras tareas de tipo administrativo, de tribunales y/o papelería.

“Instalación de una red de bebederos de contacto”

equipo

Marcelino Samuel Campillay Barrera.............................Sargento Segundo

Descripción del proyecto

Cotidianamente estamos presentes en escenarios dentro del ámbito penitenciario, donde tener el control absoluto de los gastos ocasionados por los consumos básicos es difícil, toda vez que a causa de desperfectos o fatigas de material, se produce un gasto y perdida de tan vital elemento.

Además ocasionó la disminución de consultas veterinarias por afección de patologías ligadas a problemas intestinales, asociadas a la presencia de protozoos, hongos y bacterias, factor importante que demanda gasto de medicamentos, consultas y controles veterinarios y además la posible exposición de los guías caninos a estos agentes mediante contaminación cruzada.

Es por esa razón y haciendo conciencia del buen uso de agua, que actualmente es un recurso que escasea y afecta a gran parte del país, que se ha concientizado mediante instrucciones de uso racional del agua en esta unidad especializada.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

A raíz de este planteamiento, durante el mes de junio, se tomó la decisión de instalar para los bebederos de los caniles de nuestra unidad, una red de bebederos de contacto, implemento que nos permitiría mantener a nuestros ejemplares hidratados, siempre con agua fresca y disponible, para que cada vez que ellos tocaran mediante el lamido el bebedero pudieran tener acceso al agua fresca.

Índices de tendencia a la baja al consumo de agua en el CPF, en comparación a los meses entre marzo a agosto, dando claras muestras de efectividad en las instalaciones de bebederos de contacto implementado en los (08) caniles de la unidad CEAC Antofagasta.

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“Disminuir la cantidad de licencias médicas y educar a los funcionarios sobre las pertenencias administrativas”

equipo

Grineldo Juárez............................................... Encargado de Recursos Humanos, Región de Tarapacá

Descripción del proyecto

Nuestra innovación nace de la preocupación del área de Recursos Humanos hacia los funcionarios, en virtud del alto índice de licencias médicas. Se consideró importante educar y orientar a nuestros funcionarios de la región a través de capacitaciones y/o talleres.

Objetivo General: Tratar de disminuir la cantidad de licencias médicas (LM) y educar a los funcionarios sobre las pertenencias administrativas.

Los funcionarios han manifestado a voces un estado que refleja la necesidad de atención psicológica y emocional en lo laboral, de parte de la institución hacia ellos.

En función a lo descrito, nuestra innovación como área de recurso humano, consistió en que el año 2010 se tomó la iniciativa de intervenir bajo un programa denominado “Asistencia y Asesoramiento para el Personal” bajo el prisma de ser activo, proporcionando asistencia, asesoramiento y herramientas de apoyo a los funcionarios en las áreas de Educación y Orientación del uso de LM v/s Deberes Administrativos, psicológica y emocional para que cuenten con herramientas y las utilicen en beneficio de la institución y propio.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La innovación tuvo un impacto realmente positivo e incentivador para nuestro departamento de Recursos Humanos y para la Dirección de la Región de Tarapacá, al conocer el impacto causado y reconocido como la 2da. Región en disminuir el% de licencias médicas.

La preocupación del alto índice de licencias médicas que existe a nivel nacional, también es una preocupación nuestra como área de Recursos Humanos, donde el año 2010 el catastro de licencias médicas arrojo ser una de las regiones con mas alto porcentaje de licencias médicas a nivel nacional.

Siendo una de las razones que motivó a implementar este Programa “Asistencia y Asesoramiento para el Personal” y posteriormente “Pausas Saludables” En el año 2011, teníamos un porcentaje de 3.28 días de licencias médicas. Lo que significa que las capacitaciones realizadas por el área de Recursos Humanos generó un impacto positivo, disminuyendo a un 1.28 días entre los años 2011 y el 2012.

“La seguridad ciudadana como uno de los siete ejes de actual Gobierno”

Elisa Soledad Ossandón Bravo................... Encargada CRS Ovalle

equipo equipo

Catherine del Pilar Galleguillos ................ Jefa Técnica CRS Ovalle Nataniel Andrés Varas Cofré...................... Delegado de Libertad Vigilada, CRS Ovalle Carolina Eugenia Muñoz Guerrero............ Delegado de Libertad Vigilada, CRS Ovalle

Descripción del proyecto

Profesionales del Centro de Reinserción Social de Ovalle crean una estrategia de intervención terapéutica denominada “Talleres Terapéuticos para penados con problemática de drogas y alcohol”, el cual tiene como principal objetivo brindar un espacio real de inclusión e intervención psicosociocriminogena a personas en conflicto con la Justicia y con altos índices de consumo de alcohol y drogas, contemplando como eje principal la posibilidad de fortalecer y empoderar sus recursos personales, adoptando un rol protagónico en sus vidas, potenciando sus propias riquezas personales, constituyéndose estas en las herramientas fundamentales para culminar exitosamente su proceso de cambio.

Estos Talleres de Intervención, actualmente son parte de la Programación Anual del Centro de Reinserción de Ovalle. Es importante destacar que este proyecto piloto comenzó a ejecutarse el año 2007 siendo replicado en los años venideros hasta la actualidad.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

cutar el proceso de derivación, el cual debido a la baja oferta de comunidades terapéuticas de tipo ambulatorio o residencial existente en la Región de Coquimbo, se tornaba en un proceso complejo y engorroso, que obstaculizaba un inicio a un tratamiento de rehabilitación y en muchos de esos casos en espera de un ingreso a tratamiento se involucraban en nuevos delitos siendo revocado su beneficio, teniendo que cumplir su condena en las cárceles, donde se incrementaba su contagio criminógeno y validación de conductas ilícitas.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se logró contar con una alternativa real en la intervención de penados drogodependientes en el CRS de Ovalle, logrando acceder a un proceso de rehabilitación y potenciar su de reinserción social y con ello contribuir en la disminución de las tasas de reincidencia y finalmente favorecer la seguridad ciudadana de la Provincia de Limarí.

La realidad que existía antes de la implementación de los talleres se caracterizaba por que nuestros penados con problemática de consumo de drogas una vez diagnosticados, se procedía a eje-

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“Elaboración de una Memoria 2011 y 2012”

Ximena Gutiérrez Contreras.......................................................CPF Santiago

equipo

Maria Raquel Neira Oviedo.........................................................CPF Santiago María Teresa Díaz Agurto.............................................................CPF Santiago Fabiola Carrillo Gonzalez.............................................................CPF Santiago

Descripción del proyecto

Dicha iniciativa se enmarca dentro del concepto de accountability, cuyo significado es la responsabilidad que le cabe al Estado de dar cuenta, de responder por sus acciones a nivel de gestión pública.

Además de dar cuenta de las acciones realizadas durante un año, interesaba sistematizar el trabajo realizado en este Centro Penitenciario Femenino de Santiago, por la importancia que han tenido las diferentes iniciativas para el mejor clima organizacional. En síntesis, dejar por escrito lo realizado tanto como una historia, como por el aprendizaje que ella ha significado para este equipo, es significativo a la hora de hacer las evaluaciones de la gestión realizada.

En dicha sistematización se entregan conclusiones y propuestas acerca de lo realizado.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Dar cuenta tanto a nuestro servicio como al resto de los actores involucrados en nuestra gestión, servicios públicos y privados. Dejar un registro de acciones innovadoras y la gestión realizada en la Unidad que sirvan de experiencia a replicar por las demás unidades penales.

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“Nueva propuesta para el trabajo de Consejos Técnicos” Ximena Gutiérrez Contreras.......................................................CPF Santiago

equipo equipo

Gladys Torres Garrido....................................................................CPF Santiago Claudia Méndez Ortega ...............................................................CPF Santiago Fabiola Carrillo González.............................................................CPF Santiago

Descripción del proyecto

En cuanto a la conformación del Consejo Técnico y a la entrega de beneficios a la población penal, hay un cambio cualitativo y cuantitativo respecto de años anteriores. Así como en el año 2010 solo 48 mujeres tuvieron acceso a beneficios intrapenitenciarios, durante el año 2011 fueron 298 internas quienes accedieron a ello. Y esta cifra es más significativa, al sumar los beneficios de salida dominical entregados durante el año 2011 y 2012 a la fecha, llegando a un total de 408 internas.

En consecuencia, estamos frente a otra lógica para definir los criterios a utilizar en el momento de otorgar beneficios intrapenitenciarios, potenciando aún más, el enfoque de genera en las decisiones tomadas por el Consejo Técnico.

Algunos datos que confirman lo expuesto son los siguientes: Durante el 2011 cuya población de condenadas era de 1323 internas, postularon a salida dominical 715 mujeres, representando un 54,8% de esa población, es decir, estaban postulando 1 de cada dos internas, finalmente el Consejo Técnico define que sólo

accederán 298 mujeres, correspondiente a un 41,7% de las 715 postulantes.

Otro dato a considerar durante este año 2012; de un total de 1.231 internas en agosto del presente año, hubo 879 personas con tiempo mínimo para postular al beneficio de Salida Dominical, de ellas, 383 cuentan con 3 bimestres de muy buena conducta. De este último grupo, 110 mujeres (28,7%) accedieron a este beneficio, durante el año 2012.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Establecer una política de penitenciaria en materia de genera, para la conformación del Consejo Técnico, con el objeto que considere las diferencias entre hombres y mujeres en la entrega de beneficios intrapenitenciarios y al mismo tiempo, cuente con la participación de todos/as aquellos/as profesionales y personal uniformado que laboran directamente con las internas que acceden a los mismos.

2012 Innovación en el sector Justicia | 101

“Incorporación activa de las funcionarias de la planta II al Consejo Técnico” Ximena Gutiérrez Contreras.............................................CPF Santiago

equipo

Gladys Torres Garrido..........................................................CPF Santiago Carla Rivas Fonseca..............................................................CPF Santiago Fabiola Carrillo González...................................................CPF Santiago

Descripción del proyecto

Consiste en la incorporación del personal de la planta II al Consejo Técnico, grupo que anteriormente no eran invitadas ni consideradas.

Este personal que interactúa las 24 horas durante los 365 días del año directamente con las mujeres privadas de libertad; cuidando, atendiendo y controlando las diferentes secciones o patios, cuenta con antecedentes que enriquecen cuantitativa y cualitativamente la decisión del Consejo Técnico.

En esta línea es importante reconocer en el trabajo del personal uniformado, específicamente el/la funcionario/a de vigilancia, ya sea en su rol tradicional de celadora, como se le reconocía, sino en su rol de “agente de cambio”, por lo cual es imprescindible promover su incorporación efectiva a los procesos de reinserción.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Valorar el trabajo que las funcionarias de la planta II realizan con la población penal, comprometiéndolas directamente en el fin último de pena, cual es aportar de manera concreta a la reinserción social de las internas.

2012 Innovación en el sector Justicia | 102

“Proyecto de mejoramiento del CPF Santiago” Ximena Gutiérrez Contreras.............................................CPF Santiago

equipo equipo

Maria Teresa Díaz Agurto...................................................CPF Santiago Jorge Sepúlveda Escorriola...............................................CPF Santiago Fabiola Carrillo González...................................................CPF Santiago

Descripción del proyecto

Tal como lo indica su título, interesaba realizar un mejoramiento total de esta Unidad Penal. Se constataba su deterioro en todos los espacios, haciéndose claro el abandono en el cual se encontraba. AI mismo tiempo, interesaba crear una espacio de mayor dignidad tanto para las internas como para todos quienes laboran en este centro penitenciario. Junto a lo anterior, se constata que el espacio definido para la enfermería ya no daba abasto para las necesidades de la población.

(excepto las secciones del patio 1, 2, 3, 4 y COD), pintura de muros externos e internos de toda la Unidad y arreglo de pisos de algunas secciones que están muy deterioradas, tanto de dormitorios como de baños, además la construcción de un segundo piso de la enfermería.

Las obras que se iniciaran durante este año 2012 son las siguientes:

“Asfaltado de calles de toda la Unidad Penal, cambio de techumbres, pinturas de muros interiores y exteriores, arreglos de pisos deteriorados, además el mejoramiento y construcción del segundo piso de la enfermería”.

Pavimentación de las alamedas oriente y poniente.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Pintado de paredes por dentro y por fuera, de todo el C.P.F. de Santiago.

En marzo del 2012 el Consejo Regional en sesión ampliada vota y aprueba por unanimidad el financiamiento de dicho proyecto.

Este proyecto ya financiado, incluye asfaltado de calles y veredas de toda la Unidad, arreglo de techumbres de algunas secciones,

El cambio de techumbre de las Secciones Esperanza, Proceso, Pabellón, SEAS y Aislados.

Cambiar pisos de algunas secciones.

Construcción del Segundo Piso de Ia Enfermería.

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“Acciones que buscan innovar en la gestión penitenciaria”

equipo

Ximena Gutiérrez Contreras.........................................CPF Santiago

Descripción del proyecto

Desde marzo de 2011 a la fecha este CPF -Santiago viene realizando diversas acciones que buscan innovar en la gestión penitenciaria. Nuestro trabajo está sustentado por conceptos tales como Paz Social, Inclusión, Dignidad y Enfoque de género. Aplicando una modalidad intersectorial entre el ámbito público y a la vez entre este y el ámbito privado.

2. Entrega de una CARRERA TÉCNICA PROFESIONAL a internas del CPF de Santiago. Proyecto piloto financiado a través de la beca Milenio e impartido par el Centro de Formación Técnica; instituto Pro Andes dependiente de la Cámara Chilena de Comercio. Carrera técnica profesional impartida, denominada “Técnico de Nivel Superior en Gestión Empresarial”; cuya duración es de dos años y media.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

3. Elaboración de una memoria que incluye todas las acciones realizadas durante el año, desde marzo de 2011 a marzo de 2012.

A continuación se exponen 8 iniciativas que consideramos las más representativas de esta nueva gestión: 1. Incorporación de capacitación técnica permanente al interior del CPF de Santiago. Alianza estratégica entre INFOCAP y el CPF de Santiago. Ellos capacitaran a las mujeres en oficios en dos modalidades; externa e interna. Para el grupo que se encuentra intramuros, se le entregara un capital semilla para que inicien su micro emprendimiento, ella una vez cumplida su condena.

4. Nueva propuesta para el Trabajo de Consejos Técnicos.

5. incorporación activa de las funcionarias de la planta II con derecho a voz y a voto.

6. instalación de teléfonos públicos en todas las secciones de esta unidad.

7. Proyecto de mejoramiento de esta unidad penal.

8. Acompañamiento a internas ante la pérdida de un familiar cercano.

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“Solución de perforaciones de cielo provocadas por pájaros en SUM CP Concepción” equipo equipo

Rodrigo Caniullan Henríquez.............................................. Ingeniero Eléctrico Luz Balboa Pando.................................................................... Encargada Infraestructura Ricardo Núñez Sandoval ...................................................... Arquitecto

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 04/06/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 05/09/2012

Descripción del proyecto

En el SUM se contrata la reposición de la techumbre y se especifica reponer el cielo completo de este de Paneles Eraclit (Formada por fibras de madera y aglomerada por morteros de cemento).

El contratista ejecutor de la reparación del SUM, repuso la cubierta superior de la techumbre y luego fue paulatinamente instalando el cielo del SUM con el material indicado. En este instante, se observó la presencia de Pájaros en interior del SUM, que es abierto en los lados, ingresando estos en el espacio entre el cielo y la cubierta superior.

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Al completar la instalación del cielo por sectores más amplios, los pájaros empezaron a perforar el cielo para ingresar al entretecho. Entonces el problema presentado es la perforación del cielo por pájaros pequeños para ingresar por el entretecho.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Debido al tiempo que lleva esta construcción presentaba varios agujeros por donde ingresaban cotidianamente las aves construyendo nidos en su interior y por la altura del SUM más de 6 metros los pájaros lo usan como dormitorio no generando mayores molestias a los usuarios “Humanos” del SUM. Al Cerrar con material nuevo y sin ninguna perforación los pájaros empezaron a dañar el Cielo.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Una vez vistas y estudiadas las soluciones posibles, se elige la elaboración de ventanas en el cielo del SUM y se le entrega al contratista planos e información técnica para que este desarrolle las ventanas en forma correcta. Una vez terminada la implementación, se constata la terminación de esta y se observa que las aves ocupan naturalmente los accesos al entretecho sin dañar las planchas repuestas.

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Programa Calidad de Vida y Felicidad para los funcionarios equipo

María Francisca Guerra Jara..........................................Asistente Social del Personal

Descripción del proyecto

Mi innovación se implementó en el Complejo de Detención Preventiva C.D.P Santiago 1, comenzando el año 2006, cuando se inauguró esta cárcel. Esta iniciativa se realizó desde el servicio social y consistió en instalar un programa llamado calidad de vida y felicidad para los funcionarios. Este programa buscó crear, organizar, desarrollar y coordinar, así como también controlar los lineamientos, capaces de promover la calidad de vida laboral y personal, además de herramientas para un mejor bienestar y felicidad, para los funcionarios.

Situación antesde la iniciativa de mejoramiento

Antes de esta implementación, los funcionarios de esta unidad penal, no contaban con ningún tipo de programa de apoyo, y tenemos que tener en cuenta, las falencias del sistema carcelario Infraestructura, hacinamiento, etc. afectan notablemente a los

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trabajadores penitenciarios, en su vida personal y laboral, necesitando de forma principal, programas que apoyen, mejoren, guíen y fortalezcan el trabajo de ellos al interior de la unidades penales. Siendo nuestro principal valor nuestros trabajadores es desde ahí donde podemos generar mejoras en nuestra institución penitenciaria.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Trabajadores más comprometidos, que se sienten reconocidos, tomados en cuenta, tienen oportunidades de recibir herramientas para mejorar su calidad laboral y familiar, sienten que tienen oportunidad de salir adelante, más control sobre prácticas de corrupción en los funcionarios, mejoras en la seguridad de la unidad penal, menos riesgos de icencias édicas, etc.

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Servicio Nacional de Menores Rolando Melo LATORRE Director del Servicio Nacional de Menores Esta iniciativa nos ha dado la posibilidad de visualizar y mostrar adecuadamente este tipo de innovaciones, que no siempre reciben el apoyo que merecen. Además, actualmente, es posible replicar, adaptar y mejorar varios de estos proyectos.

Esperamos que los equipos, que desde sus realidades locales han buscado nuevas formas de resolver problemas, se sientan doblemente motivados a seguir por este camino y a invitar a otros funcionarios a atreverse a innovar.

Valeska Riquelme Mora Coordinadora del Servicio Nacional de Menores A todos los funcionarios que se han convertido en los primeros embajadores de esta iniciativa impulsada por el Gobierno, quiero invitarles a que busquen las mejores formas de motivar a sus compañeros de trabajo, para que se atrevan y logren desarrollar todas esas potencialidades que muchas veces están ocultas. Ese atreverse podrá, de una u otra manera, en cualquier instante, en cualquier lugar, reescribir un futuro más alentador para los niños, niñas y adolescentes de Sename.

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“Procedimiento de pago de Subvención extraordinaria SUR (Sobre-atención, Urgencias y Reliquidaciones Fraccionales)” Daniel Caniulao Muñoz................................ Jefe Unidad de Procesos y Pagos

equipo

Carolina Contreras Orellana........................ Coordinadora de Pagos Rita Llanos Chandía....................................... Coordinadora de Procesos Carolina Pasten Ramírez.............................. Asistente de Pagos

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa............................... Febrero 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa ......................... Diciembre 2011

Descripción del proyecto

Ante la poca flexibilidad del sistema financiero, hemos implementado un instrumento de cálculo y control de pagos de subvención excepcionales del tipo sobre-atención, urgencias y reliquidaciones fraccionales (SUR).

Esta iniciativa nos permite obtener certeza respecto a los cálculos que sustentan los pagos extraordinarios, obteniendo ahorros de tiempos cruciales que nos permiten enfocarnos en el proceso de pagos de subvención normal.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Los pagos excepcionales, por lo general no cubren un mes completo, por lo que se obliga a calcular la proporcionalidad de la

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fechas

subvención respectiva, además, cada proyecto lleva asociado una forma de cálculo distinta, la que se obtenía manualmente, y dada la presión por el poco tiempo disponible, producía errores que sólo se detectaban después de haber realizado el pago extraordinario. Asimismo, como no se podía realizar un control previo, éste tipo de pago llegó a ser el 20% de la subvención transferida en un mes.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se redujeron drásticamente los errores generados por el cálculo manual, se redujo el tiempo del proceso en 2,5 días y se implementó una fase de control previa al pago, la que permitió focalizarse en el proceso de subvención normal.

“Formación de una Unidad de Gestión Externa para complementar intervención socioeducativa” Omar Mella Fuentes....................................... Educador de Trato Directo

equipo

Pablo Torres Díaz............................................. Educador de Trato Directo Marcelo Gaete Núñez.................................... Encargado de Casos Javier Aguirre Alliende................................. Periodista (colaborador)

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Diciembre 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... Mayo 2012

Descripción del proyecto

Un equipo de tres educadores de Trato Directo del CIP-CRC de Coronel, del Servicio Nacional de Menores (SENAME), implementan de modelo de gestión complementario, para contribuir a los procesos de aprendizaje social de los jóvenes infractores de ley, por medio de la formación de la ONG “Corporación Ngehuin” que actúe tanto al interior del servicio como en el medio libre, desde cuya base jurídica ha sido posible ejecutar proyectos, obteniendo recursos de entidades y programas como CONACE, CONICYT, Comuna Segura, Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, Seremía de Educación, Gobierno Regional del Biobío, la mayoría de ellas con acceso inadmisible para el Servicio.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El trabajo de aprendizaje socioeducativo se limitaba a intervenciones al interior del centro privativo de libertad, con escasas posibilidades de intervenir con pares en el medio libre y sus grupos familiares, lo que limitaba las posibilidades de reinserción social de los jóvenes atendidos en el CIP-CRC de Coronel.

fechas

Situación después de la iniciativa de mejoramiento En el grupo objetivo:

1. Mejora la interacción socioeducativa entre educadores y clientes. Del total de los nuevos ingresos a la casa, un 100% se adhiere a los acuerdos de convivencia.

2. Aceptación mutua de una cultura de trabajo en la ocupación del tiempo libre. Un 75% de los jóvenes se adhiere a la cultura de trabajo interna.

3. Aumenta la adherencia a los planes de intervención, demostrado en el cumplimiento de los objetivos, en especial en los ámbitos educativos y socio-familiar, superando el 80% de los jóvenes.

4. Aumento de beneficios de salida de los adolescentes y disminuye el abandono del sistema.

5. Aumenta la reinserción real educativa en un 15% y laboral en un 22%.

6. Aumentan los indicadores de desistimiento de la conducta infractora, en un 18%.

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“Proyecto de mejoras en el área deportiva para el centro CIP San Joaquín”

equipo

Francisco Sepúlveda Zamora...................... Monitor deportivo de SENAME Francisco Osorio Monsalve.......................... Coordinador de Casa Claudio Sepúlveda Burgos........................... Coordinador de Casa

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Enero 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... vigente

Descripción del proyecto

Antes de la aplicación del plan de actividades integral deportiva del centro CIP-CRC San Joaquín, se pensó en cómo generar un “servicio de calidad”. En este ámbito, se plantearon temas que están expuestos en la Ley de Responsabilidad Juvenil (20.084).

Para ello, la inspiración se centró en temáticas de la administración de empresa y del marketing deportivo como el concepto “RSE” responsabilidad social empresarial y también en las ciencias de la educación y del trabajo social. En este contexto, la implementación de esta iniciativa, se materializó aplicando redes de contacto con universidades, institutos profesionales, marcas deportivas, empresas ligadas al deporte, figuras públicas deportivas, corporaciones deportivas y lo más importante, personas particulares que deseaban generar instancias de aportes para la reinserción de los jóvenes que atiende el Centro San Joaquin.

La generación de esta iniciativa, logra posicionar el nombre del Centro al interior del SENAME, producto de las gestiones y coordinaciones que se realizaron con distintas redes del mundo deportivo, todo ello en beneficio de los jóvenes que atiende el centro, permitiendo con ello hacerles ver lo importante que significa la “cultura deportiva”.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento 2012 Innovación en el sector Justicia | 112

fechas

Antes de la implementación del plan de trabajo no existía un tema concreto en el área de deportes del centro, las actividades que se realizaban no lograban impactar la rutina diaria del centro.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La implementación de la iniciativa, ha impactado de manera considerable en el plan de trabajo que se ha generado en la rutina del centro, ha ayudado no sólo a los jóvenes a levantar su autoestima, sino que también ha entusiasmado a más de 150 personas que interactúan día a día en beneficio del trabajo y la intervención de los jóvenes de este centro. Por otra parte, esta iniciativa ha permitido posicionar al centro a nivel institucional, mostrando su trabajo en la página web de SENAME, SIFUP, diario la Cuarta, youtube, especialmente, en una charla educativa generada para la comunidad deportiva en el evento EXPOFUTBOLL11, invitado por la organización Ovalle Asociados (“El deporte social”), siendo un éxito y un aporte a la imagen corporativa del SENAME y del CIP San Joaquín.

“Manual de Procedimientos en Tribunales” Lucia del Carmen Valenzuela Sáez........... Inspectora de Traslado

equipo

Cecilia Bello Pinuer........................................ Inspectora de Traslado Lily Pizarro González..................................... Encargada Estadística Edmundo Urbina Munne............................... Inspector de Traslado

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 05/03/2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 15/05/2011

Descripción del proyecto

Los niños/as ingresados al CTD Pudahuel, llegan por alguna vulneración a sus derechos. La finalidad de su ingreso es que el programa evalúe el tipo y nivel de daño que el niño/a presenta, y que realice un proceso de intervención reparatoria para que a través de un informe pueda asesorar a los diferentes actores respecto de las alternativas para superar la situación de vulneración por la que habría ingresado.

Dentro de nuestras tareas fundamentales está el poner a disposición de instancias judiciales a los niños/as y adolescentes que ingresan a través de Carabineros, esta labor se ha visto sobrepasada desde el cierre de las comisarías 34 y 35 de menores, teniendo que asumir esta función directamente el Centro Pudahuel. Es así entonces que nace la idea de generar un manual de procedimientos en tribunales, para que todos los funcionarios que deban cumplir con la labor de traslado se encuentren capacitados en la materia y brindar así una real protección de los derechos de los niños, niñas y adolescentes atendidos. La implementación de esta iniciativa implicó generar una coordinación interna con las áreas de estadísticas y traslado, como así tam-

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bién con la Juez Presidenta del Centro de Medidas Cautelares, a través de la aprobación de un protocolo de acciones entre esa organización y el Centro Pudahuel.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

1. Los Educadores de Trato Directo dejaban de lado sus funciones para poder ejecutar una labor de traslado.

2. Muchas veces no se presentaban a todos los niños a las diligencias del Tribunal.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Mediante el establecimiento del Manual de Procedimientos en Tribunales se da cumplimiento a los dictámenes, se traslada a los niños/as y adolescentes y los funcionarios capacitados cuentan con información técnica relevante de cada niño/a lo que facilita la gestión del magistrado.

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“Proyecto Caminos de Mármol” Paulina Vega Orellana................................... Gestora de Redes

equipo

Ramón Neyra Rojas........................................ Director Centro Javier López Jara............................................ Jefe Técnico Paola Jara Morales......................................... Interventor Clínico

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa............................... 02/01/2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa ......................... 08/08/2012

Descripción del proyecto

Como facilitadores del proceso de reinserción y habilitación, nuestra tarea se ha centrado en el eje de generar redes en conjunto con entidades públicas y privadas para entregar una oferta de cursos, talleres y capacitaciones que favorezcan la inserción al ámbito laboral.

Fue así como nace el proyecto “Caminos de Mármol” que cuenta con la valiosa colaboración de un miembro de la comunidad evangélica, que comparte su visión y conocimientos asociados a su propia microempresa de marmolería. La propuesta era capacitar a los jóvenes del Centro de Internación Provisoria y de Régimen Cerrado de Copiapó en trabajos en mármol, para que adquirieran el conocimiento de un oficio rentable y con gran demanda en la ciudad, además de evangelizar a este grupo vulnerable. Lo anterior, además se conjuga con incentivo a la dignidad y mejora de habitabilidad al interior de centros privativos de libertad, lo que tiene estrecha relación, con el Plan Jóvenes impulsado por la Subsecretaría de Justicia.

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fechas

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la implementación del proyecto de mármol, los jóvenes no contaban con una capacitación que les permitiera aplicar los conocimientos, capacidades y habilidades adquiridos en un taller laboral.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Posterior a la capacitación en mármol, los jóvenes aprendieron a manipular y trabajar este material fabricando artesanías, objetos decorativos, lápidas y vanitorios. Este evento impulsó la búsqueda de instancias de comercialización de los productos, los cuales actualmente se venden en un local de la “Feria de las Artesanas del Pueblo de San Fernando”, la que se ha constituido en un punto de encuentro comunal de nuestra ciudad y la comunidad, quienes ven de manera positiva la ocupación del tiempo libre de los jóvenes.

“Huerto Casero en centro SemiCerrado de Copiapó” Dany Mena Ocayo........................................... Coordinador de turno diurno

equipo

Raúl Carmona Vega........................................ Coordinador de turno diurno Ramón Neyra Rojas........................................ Director del Centro Yiannitzia Matcovich González................. Educadora de trato directo diurna

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Agosto de 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... vigente

Descripción del proyecto

Lamentablemente nuestra Región presenta una escasa oferta en talleres, capacitación y desarrollo prelaboral para la población juvenil. De este modo, el equipo del Centro Semicerrado estratégicamente visualizó la necesidad de preparar a los jóvenes en la práctica, para enfrentar el mundo laboral, acercándolos desde la experiencia del trabajo con la Tierra.

El proyecto huerto casero en la unidad semi cerrado, es un espacio en el que los/as jóvenes pueden experimentar nuevas sensaciones, desarrollar sus capacidades y reconocerse como seres útiles a sus procesos vitales.

Se consiguió con la Municipalidad de Copiapó, la donación de abono, gestionando paralelamente una asesoría técnica con INACAP, CONAF y FOSIS respecto a la forma de preparación del suelo y regadío.

Además, se obtuvo a través del empresario agrícola Angello Giglino la donación de los almácigos, semillas y desinfectantes para el cultivo.

Terminando así la primera etapa del proyecto con la cosecha de: espinacas, brócolis, coliflores, repollo verde y morado, variedades

fechas

de lechugas, zapallitos italianos y melones calameños. Utilizados para la comercialización interna dentro del centro y la utilización de estos mismos recursos agrícolas en el consumo de la dieta de los/as jóvenes y los/as funcionarios/as.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Escasos recursos para la ocupación del tiempo de ocio de los/as jóvenes, generando una alta deserción del sistema, lo que provocaba incumplimientos reiterados y que tribunal les decretara quebrantamiento o revocación de la medida.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Una vez desarrollado el huerto, se observa un interés especial en los jóvenes, se sintieron parte de él y los que habían hecho abandono antes del proyecto, al regresar pudieron observar con asombro un cambio significativo; no solo en el entorno; sino también en el ambiente del grupo.

Así pues, un resultado inmediato fue una baja considerable en el nivel de abandono del proceso judicial, por ende, se generó una mayor adherencia y quizás lo principal un sentido de pertenencia.

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“Formación de formadores en el Servicio Nacional de Menores: Equipo de Relatores Internos” Denise Thuillier Lepeley............................... Jefa Unidad de Desarrollo Organizacional

equipo

Rinetta Corradi Henríquez........................... Profesional Unidad de Desarrollo Organizacional Carolina Fierro Tureuna................................. Profesional Unidad de Desarrollo Organizacional Carolina Alfaro Soto....................................... Profesional Unidad de Desarrollo Organizacional

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa............................... Marzo 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa ......................... vigente

Descripción del proyecto

En marzo del 2012, el Departamento de Personas de la Dirección Nacional, convoca a postular a profesionales del Servicio para integrar el Equipo de Relatores Internos.

De las postulaciones a nivel nacional, 20 profesionales se presentaron, destacando principalmente por sus calificaciones, currículum, declaración de motivaciones y compromiso, como factores de selección, además de contar con el expreso apoyo de su jefatura, los participantes en su mayoría se desempeñan en los centros de Administración Directa de Sename.

Una comisión de evaluación compuesta por el Comité Bipartito de Capacitación, con el apoyo del Departamento de Personas y el Área de Capacitación, fueron los encargados de seleccionar a 11 profesionales que se incorporaron al equipo de Relatores Internos, donde se complementaran con los 13 que ya fueron formados por un organismo externo a partir del año 2009. Así, este proceso de postulación permite contar con relatores internos en 13 de las 15 regiones del país.

fechas

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Múltiples requerimientos institucionales en materia de capacitación funcionaria, que el presupuesto no alcanza a contemplar, además de una escasa oferta en el mercado. Sumado a la necesidad de reforzar al anterior Equipo de Relatores Internos para prevenir su desgaste.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La incorporación de este nuevo equipo de relatores internos, cuyo perfil, en su mayoría se desempeña en los centros de Administración Directa de Sename, han aportado en su proceso de formación, entusiasmo, compromiso e ideas innovadoras que permitirán complementar el quehacer del equipo consolidado, a partir del desarrollo un sistema de profesionalización de la práctica, orientado a la gestión de aprendizajes, el desarrollo profesional y el mejoramiento de la calidad de las prácticas de formación de la institución.

Todo ello, con el acompañamiento y supervisión del Departamento de Personas, a través de la Unidad de Desarrollo Organizacional, como equipo formador.

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“Mesa interdepartamental de levantamiento de perfiles de cargo por competencias” Denise Thuillier Lepeley... Jefa Unidad de Desarrollo Organizacional

equipo

Marcos Castillo Rojas........ Profesional de Línea Departamento de Personas Marina Hervías Bustos...... Profesional de Línea Departamento de Personas Daniel Pérez Riquelme...... Jefe Técnico Centro Semi Cerrado Calera de Tango

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... vigente

Descripción del proyecto

El Departamento de Personas para dar cumplimiento al desafío de levantar los perfiles de cargos por competencias orientado a los cargos estratégicos del Servicio Nacional de Menores, toma como iniciativa, formar un equipo de trabajo multidisciplinario, cuyo objetivo es prepararlos/as para realizar el levantamiento de los perfiles de cargos definidos por la institución, con la finalidad de avanzar hacia la instalación de un modelo de gestión por competencias.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la conformación de esta mesa de trabajo, no existía la instancia de levantamiento de perfiles de cargos por los propios funcionarios/as, puesto que este proceso era realizado por una empresa externa, que realizaba esta labor sin conocer la realidad institucional de los centros, funcionario/as y sujetos de atención.

Dicha empresa levantó sólo una parte de la totalidad de los cargos de la institución, quedando pendientes un gran númeroestos perfiles.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento Pasar de una gestión basada en elementos abstractos (los cargos) a una gestión basada en los conocimientos, habilidades y actitudes de las personas.

Impacto en el desarrollo de la carrera laboral, donde se pueden definir estrategias para el desarrollo y la retención de las personas que posean competencias demostrables.

Vincular los esfuerzos de las personas con la misión y objetivos estratégicos de la institución.

Integrar los sistemas y procesos de recursos humanos en función de los conocimientos, habilidades y actitudes requeridas.

Alinear a las personas con las necesidades institucionales.

Facilitar a los cambios en la organización y mejora la productividad de los/as funcionarios/as.

Gestionar la capacitación en base a las necesidades reales de la institución.

Entregar información objetiva al proceso de evaluación del desempeño.

Permitir establecer indicadores de desempeño.

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“Implementación Supervisión UJJ Tarapacá, en Metodología ISO” Rubén López Parada....................................... Supervisor Técnico Unidad Justicia Juvenil

equipo

Alejandro Maggi Tello................................... Jefe Técnico CIP-CRC-CSC Iquique Jaime Lagos Marchant.................................. Coordinador Unidad Regional Justicia Juvenil Ricardo González Ayarza.............................. Funcionario UPLAE

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Mayo 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... Septiembre 2012

Descripción del proyecto

A cinco años de ejecución de la ley de Responsabilidad Penal Adolescente N° 20.084, los procesos de Asesoría y Supervisión Técnica, a programas de administración de sanciones por instituciones colaboradoras como de administración directa de Sename, ha sido cumplida de forma insuficiente a los requerimientos que exige la matriz actual de supervisión y la aplicación de nuevos procesos de gestión orientados en metodologías ISO desarrollados a escala institucional.

De acuerdo a lo anterior, el proyecto, en su etapa de estudio, estableció la necesidad de construir verificadores para cada foco de ámbito de supervisión, con el objeto de estandarizar y entregar una matriz que permita el proceso de “auditoría o supervisión interna” de los mismos programas, como una “auditoría o supervisión externa”, realizado por el equipo de la Unidad de Justicia Juvenil, además de estandarizar el proceso de ejecución para ser ocupado como modelo para el resto del país.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

La situación a mejorar corresponde a procesos de Asesoría y Supervisión Técnica, frente a nuevos lineamientos de gestión exigidos por Sename desde el año 2011, ya que el modelo actual de supervisión, se funda en un proceso no planificado en su ejecución y control que no asegura la calidad, mejora continua, transparencia ni periodicidad en la gestión de supervisión, específicamente a que pese que existe una matriz de supervisión con ocho ámbitos y sus respectivos focos de control, ésta no cuenta con verificadores ni procesos de ejecución estandarizados.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se generó un modelo de gestión efectiva para el proceso de supervisar el desempeño de programas administradores de sanción, con ello se transformó un proceso de gestión insuficiente en periodicidad y control, a un proceso orientado a estandarización y seguimiento de un modelo de gestión continúa que garantiza resultados en la calidad exigida desde la matriz de supervisión y la nueva política de calidad de procesos ISO.

Risoterapia: “la alegría como energía de vida y la importancia de ella en nuestros lugares de trabajo” equipo

Cindy Valenzuela García............................................... Responsable de Caso/ C.I.P.-C.R.C. Santiago.

Paola Martínez Jara....................................................... Coordinadora Educativa/C.I.P.-C.R.C. Santiago.

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 29/08/2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... 28/10/2011

Descripción del proyecto

Esta iniciativa se origina a partir de un concurso realizado en la DINAC del Servicio Nacional de Menores, instancia en la que se llama a todos los funcionarios/as a generar propuestas novedosas de mejoramiento o realizar charlas en las que se compartan nuevos conocimientos, con el objeto de hacer uso del capital humano que posee el Servicio.

Es así, que se realiza un taller experiencial de Risoterapia en la Dirección Nacional, el cual fue positivamente evaluado y valorado.

A su vez, a través del Comité Paritario del C.I.P.-C.R.C. Santiago y de la sentida necesidad de mejoramiento en el clima laboral y de reducción de niveles de estrés, también se realiza el taller en dicho Centro. Las críticas positivas hacia este Taller, lograron que también se realizara la experiencia en el centro Semi-Cerrado de Calera de Tango.

Cabe destacar, que 2 de estos lugares corresponden a centros de cumplimiento de medidas decretadas por los Tribunales competentes, por ende, son lugares en los que se trabaja con altos niveles de estrés, y en los que prácticamente no existe un espacio de autocuidado. Dentro de la experiencia de risoterapia, lo que se busca es que mediante el juego y la risa, las personas logren estados de relajación, alegría, creatividad, trabajo en equipo, etc.

Haciendo uso del potencial que todos llevamos dentro. Además, se favorece la reflexión en torno a la necesidad e importancia de

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reír, comprendiendo que esto mejora nuestro estado de salud, favorece ambientes, influyendo directamente en el clima laboral y en la identificación de los funcionarios con su institución, ya que el sentimiento general es que se está brindando un espacio único y especial.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Se indagó con el equipo, qué aspectos estaban afectando el desempeño de los funcionarios, y todos señalaban la rutina, la carga horaria y la falta de comunicación entre otras. Junto con ello, en el caso del C.I.P.-C.R.C. Santiago, se realizó una pequeña encuesta, orientada a conocer los sueños no cumplidos de las personas y sobre sus gustos y/o preferencias. Ante este tipo de preguntas, la gente ya sentía bastante expectativa, pues salía de lo común.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Luego de las 3 experiencias realizadas en las distintas dependencias, en general los funcionarios, de manera espontánea, nos hicieron llegar cartas de agradecimiento, refiriéndose con alegría y de manera positiva a la experiencia vivida. En todas las instancias pidieron volver a realizarlas.

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“Revista Miradas del centro semicerrado de Temuco” Pedro Llanos Sanzana.................................... Encargado Educativo

equipo

Danol Rodrigo Godoy Jara........................... Director CSC Carola Belmar Rifo.......................................... Jefe Técnica CSC Pedro Martínez Hernández.......................... Encargado de Personal

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Noviembre 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... vigente

Descripción del proyecto

Esta es una revista en papel de oficio que se edita mensualmente, en un formato compuesto por editorial, actividades relevantes del CSC ocurridas durante el mes, cumpleaños del mes siguiente y viñeta de humor. La revista miradas se ha mantenido en circulación desde el año 2009 a la fecha.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la revista MIRADAS, los procesos de comunicación interna se desarrollaban a través de reuniones y talleres, y mediante textos de carácter administrativo que cubren las distintas etapas de la gestión organizacional. Sin embargo, muchas actividades realizadas por los jóvenes, o a veces por los educadores en sus procesos de intervención, no eran conocidas por todos, o bien quedaban en el ámbito del comentario de pasillo.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

A través de sus tres años de existencia ininterrumpida, la revista ha provocado que muchos jóvenes y funcionarios hayan tenido la oportunidad de aparecer en sus páginas, para destacar su aporte en los distintos aspectos de la intervención y de la gestión organizacional; también ha permitido canalizar la creatividad e inquietudes de todos quienes han manifestado su interés por participar, a través de aportes para: reportajes, humor, editorial y noticias. Los funcionarios esperan cada nueva edición de la revista, pues en ella encuentran información actualizada, objetiva y relevante de las gestiones del centro, contribuyendo a generar un sentimiento de identidad y pertenencia al CSC. Adicionalmente, se puede mencionar que se hace entrega todos los meses de algunos ejemplares a la Dirección Nacional y a la Dirección Regional, para proyectar acciones e información de nuestro centro.

“Una Mirada Constructiva de la Imagen de SENAME en la Región de la Araucanía” Danny Lagos San Martin............................................... Coordinador Uplae

equipo

Eva Arellano Peña............................................................ Encargada de Senainfo Sergio Neculhueque Pihan........................................... Encargado de Proyectos

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa............................... Abril 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa ......................... Abril 2013

Descripción del proyecto

El proyecto consiste en poder a través de un diagnóstico participativo de los funcionarios de Sename, Red Sename, usuarios/as y público en general, entregar una mirada desde primera fuente (primaria) de la actual imagen del Sename en la región de la Araucanía, con motivo de entregar elementos básicos a trabajar en un programa estratégico, en post de mejorar la percepción de la comunidad y de nosotros mismos en relación al Servicio.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El Servicio a nivel regional, a través de los medios de comunicación siempre ha figurado con hechos o eventos negativos para la comunidad en general, entregando una connotación de ineficiencia y poco trabajo.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Proyecto implementado en una primera etapa como diagnóstico situación que ha cumplido con lo esperado.

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“Sistema de Detección Precoz de niños/as para iniciar causas de susceptibilidad de Adopción” María Fernanda Galleguillos Pizarro........ Profesionales Departamento de Adopción

equipo

Claudia Ibarra ................................................. Profesional Departamento de Adopción Patricia Carmona............................................ Profesional Departamento de Adopción Claudio Muñoz Mesa..................................... Profesional Departamento Adopción

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Mediados 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... vigente

Descripción del proyecto

En el área de adopción el tema del “despeje” de casos es un punto central, consiste en decidir si un niño/a tiene un perfil que posibilite su futura adopción, lo que a su vez depende de características propias del niño/a.

Hasta el año 2007, se trabajó con un sistema que sólo permitía tomar acciones para aquella población infantil en evidentes condiciones de abandono y cesión. Por ello, durante el año 2008, se implementó en etapa de marcha blanca el Sistema de Detección Precoz (SDP), el cual estratifica en forma automática por Senainfo, a los niños en tres niveles de alerta, según sus condiciones personales y/o socio familiares, asignándole un carácter de urgencia para dar inicio en Tribunales, a las causas de susceptibilidad de adopción en los niveles de alerta 1 y 2. La decisión de iniciar o no una causa de susceptibilidad de adopción continúo bajo responsabilidad de las Unidades Regionales de Adopción, siendo entonces el SDP una herramienta de apoyo en tal decisión. Se elaboró, un instructivo preliminar y se diseñaron indicadores para medir el avance en estas materias.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Hasta el año 2007, el sistema de despeje de casos era principalmente manual aunque consideraba las variables de abandono y cesión de la base de datos Senainfo, el universo de niños/as que visualizaba era muy reducido, alrededor de los 610.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Con el Sistema de Detección Precoz (SDP), se logró visibilizar a la totalidad de los niños/as menores de 9 años que se encuentran en Residencias y Familias de Acogida (6237 niños/as el año 2011), clasificar automáticamente el nivel de adoptabilidad, y reducir los tiempos del proceso a 1 día para sacar el reporte hacia todos los actores del sistema. Además se aumentó progresivamente el N° de adopciones, alcanzando 660 enlaces el año recién pasado.

“Auto-cuidado en CIP-CRC San Joaquín” Hortensia Reyes Jorquera................................................. Secretaria

equipo

Armando Millán Eyzaguirre............................................. Educador de Trato Directo Baltides Olivares.................................................................. Profesional encargada de casos

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa............................... Marzo de 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa ......................... vigente

Descripción del proyecto

El Auto-cuidado a los funcionarios en los centros de SENAME, es un tema absolutamente necesario pues el desgaste de los equipos de trabajo, especialmente en el trato directo, es muy notorio y profundo; se ven expuestos diariamente a estrés y ambientes de hostilidad.

En el año 2011, la comisión organizadora, toma contacto con voluntarios de Sintergética (Medicina que sintetiza todas las medicinas ancestrales.) y con su ayuda instauramos el siguiente programa de conocimiento y diagnóstico del centro.

1. Atención de voluntarios Sintergética a jóvenes y funcionarios 2. Taller de Auto-cuidado para funcionarios, 3. Caravanas de sanación, en donde se aplica Reiki a todos los jóvenes del centro.

Durante el 2012, se forma una Comisión de Auto-cuidado a petición del Equipo Directivo del Centro, esta Comisión forma parte del Plan Anual de Trabajo 2012 del CIP San Joaquín, en estos meses la Comisión ha logrado la instauración de varias actividades similares a las descritas anteriormente.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El concepto de Auto-cuidado, sólo se limitaba a un paseo a fin de año, el ejercicio de autocuidado sólo era un vago acercamiento a un par de eventos de carácter recreativo, que si bien se valoraba por parte de los funcionarios, no contaba con un soporte que integrara visiones, sentido de equipo y colaboración y principalmente no generaba efectos visibles y las conductas de los funcionarios o en la calidad de las relaciones laborales.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La búsqueda de un fin común “bienestar” y la colaboración para el desarrollo del conjunto de iniciativas, han permitido instaurar prácticas saludables para los jóvenes y los funcionarios, que efectivamente favorecen el buen clima y el trabajo en equipo. A esto se suma la posibilidad de mejorar la calidad de la atención que se da a los jóvenes, lo que se puede visibilizar en el mejor enfrentamiento a las situaciones difíciles propias de la actividad.

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“Taller de Zooterapia (Granja educativa) en CIP-CRC Arica” Humberto Jofré Chambe.............................. Educador de trato directo

equipo

Susana Alegre Vicencio................................ Educador de trato directo Leonardo Vildoso Ramos.............................. Educador de trato directo Romina Carvajal Luque................................. Directora de Centro

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Agosto de 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... vigente

Descripción del proyecto

El proyecto, se enfoca en tratar de bajar los síntomas asociados al estar privado de libertad, entregando una herramienta más a los educadores como lo es, el contacto con animales (zooterapia), técnica que por cierto en una primera etapa ha estado enfocada a la implementación de una granja, y reeducar a los jóvenes, en cuanto a la responsabilidad que se adquiere al hacerse cargo de otro ser viviente y sientan el contacto en una interacción directa con los animales de la granja.

OBJETIVO GENERAL: Implementación de una granja en sistema CIP, con objetivos terapéuticos.

PRODUCTOS DEL PROYECTO: Implementación y auto mantención de una granja con animales menores.

Aplicación e instauración de terapias alternativas orientadas al mejor manejo de los síntomas de privación de libertad.

Compromiso de apoderados con la experiencia de los jóvenes internos.

Entrega de una nueva herramienta que aminore los efectos de la prisionización en los jóvenes.

BENEFICIARIOS DIRECTOS: Jóvenes del sistema CIP Profesionales y Educadores del sistema CIP

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BENEFICIARIOS INDIRECTOS: Familiares de los jóvenes del sistema CIP Funcionarios del Centro Cerrado Arica

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El sistema de internación provisoria debe priorizar la intervención referente a la aceptación de la condición y sensibilización del menor frente al daño realizado tanto al resto de la comunidad como a sí mismo. Anterior a esta iniciativa, estos puntos eran tratados en talleres y terapias las cuales si bien daban resultados, estas eran mucho más teóricas.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

En cuanto a los resultados, estos han sido alentadores, ya que se ha logrado cumplir con los objetivos planteados, transformándose de esta forma en una estrategia de intervención más, la cual actúa de manera encubierta, disminuyendo el impacto de la prisionización y generando en general mayor apertura de los jóvenes hacia la terapia formal. Otros puntos relevantes son el logro de la empatía, aceptación del daño y sensibilización de los jóvenes.

Concurso literario centro Arica y libro “Letras de esperanza ilustrada” Romina Carvajal Luque......................................... Directora Centro Arica

equipo

Marcelo Ibarra......................................................... No funcionario/tallerista voluntario Centro Arica André Quiroga Lecaros.......................................... Educador de trato directo José Carvajal ........................................................... Profesor Centro Arica

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Noviembre 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... Segundo semestre 2012

Descripción del proyecto

La directora de Centro, realizó gestiones con el Consejo de la Cultura y las Artes, con el fin de traer hasta las aulas del centro Arica un tallerista para realizar taller de literatura, el cual entregaría herramientas a los jóvenes del centro para escribir y utilizar la biblioteca destinada para la reinserción, según el Plan de las 11 medidas.

En base a esto, llegó hasta nuestro centro el tallerista voluntario Sr. Marcelo Ibarra, quien realizó talleres durante el año 2011 y 2012 sobre arte y literatura, concluyendo este trabajo por creación tanto de la Directora como del Sr. Ibarra en la planificación de un Concurso Literario para todos los centros de administración directa de SENAME, a nivel nacional, para el fomento de la lectura y el uso de las bibliotecas a nivel nacional antes nombradas.

Ante esta planificación, se gestionaron fondos desde el Consejo de la Cultura y las Artes, quienes con una editorial externa pudieron hacer realidad el sueño de llevar este Concurso y las obras de los jóvenes a una sola gran obra…un Libro “Letras de esperanza Ilustrada”, con cerca de 98 obras, entre cuentos, poemas y di-

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bujos de los jóvenes, libro que en este momento se encuentra en edición. En la actualidad Marcelo Ibarra sigue asistiendo al centro Arica como voluntario.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Los jóvenes asistían a biblioteca sólo con el apoyo de los educadores, no habían desarrollado sus capacidades de lectura, escritura y creación literaria y artística en general.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Hoy en día, los jóvenes que han participado de los talleres, concurso literario y libro, cuentan con herramientas nuevas de expresión de sus emociones, creando destacadas obras tanto ilustradas o escritas en el libro como en otras actividades que se realizan en el centro de manera educativa. Los jóvenes, han aprendido a utilizar un diccionario, a escribir, leer, crear. El libro fue el refuerzo de una actividad que se coordinó durante todo un año.

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“Implementación de los procesos de selección interno” equipo

Mauricio Tapia Dupuy................................... Jefe Departamento de Personas Carolina Muñoz Ortiz ................................... Encargada Área Selección

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Mayo 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... vigente

Descripción del proyecto

El 29 de mayo del 2012, el Departamento de Personas en conjunto con Asociaciones Funcionarias, Directivos y Directores Regionales, generan nuevas medidas “buscando consideraciones especiales en relación al Proceso de Selección Interna (PSI), que están orientadas hacia el directo beneficio de los/las postulantes y en estrecha relación con la Política de Recursos Humanos.”

En lo relativo a la definición Concurso interno: corresponde a la regla general, tanto para “traslados” como para “promociones.

Sus características El llamado a concurso siempre es por el “grado de ingreso” para el cargo que se busca proveer.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La incorporación de los PSI ha generado una disminución de los tiempos de demora de los procesos de selección del Servicio, lo que ha aportado a dar mayor rapidez a la provisión de cargo y ha generado una descentralización del proceso a nivel país.

A partir del año 2012, se han incrementado las postulaciones internas en comparación al año 2011, lo que denota un mayor conocimiento y credibilidad de los PSI. A partir de los PSI el Servicio: 1. Mejora de los tiempos en la provisión de algunos cargos.

La resolución del proceso se hará en el grado por el que se llamó, salvo en los siguientes casos:

2. Durante el año 2012, se ha incrementado la recepción de postulaciones para los PSI, los funcionarios ya conocen el proceso de selección interna.

Cuando el funcionario/a seleccionado posea un grado mayor al concursado, habiendo recibido un aumento de grados por antigüedad en 2007.

3. Con esta medida se ha logrado premiar la antigüedad de los funcionarios.

Cuando el funcionario/a seleccionado posea un grado mayor al concursado, no habiendo recibido un aumento de grado por antigüedad en 2007.

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4. Se ha generado cambio de calidad jurídica de personal a honorarios a contrata.

“Proyectos de mejoramiento de ambientes de trabajo” Rubén Sepúlveda Castro...................... Jefe Unidad de Prevención de Riesgos y Salud Laboral

equipo

Silvia Moraga Vargas............................ Sectorialista Unidad de Prevención de Riesgos y Salud Laboral Carlos Sánchez Aravena....................... Sectorialista Unidad de Prevención de Riesgos y Salud Laboral Mauricio Aparicio Mercado................ Sectorialista Unidad de Prevención de Riesgos y Salud Laboral

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... vigente

Descripción del proyecto

Realizar mejoras en los centros de desempeño, mediante la participación activa y democrática de funcionarios y funcionarias, quienes basados en informes técnicos, eligen mediante votación, iniciativas que apuntan a disminuir los riesgos profesionales y aportar al mejoramiento continúo de los lugares de trabajo.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Producto de los diagnósticos y detección de necesidades de mejoras en la calidad de los ambientes de trabajo de funcionarios/ as, realizados externamente por el organismo asegurador de la Ley Nª 16.744, e internamente por el Departamento de Personas/Unidad de Prevención de Riesgos y Salud Laboral, Comités Paritarios de higiene y seguridad (CPHS)y aquellas observaciones y recomendaciones que efectúan funcionarios y funcionarias, ya sea a los CPHS o directamente a la Dirección de cada establecimiento, se requiere constantemente de recursos que aporten a la solución de ellos, y estos proyectos coadyuvan a la gestión de cada establecimiento. Por otra parte, apoyan la gestión preventiva que los comités realizan en cada uno de los centros de administración directa del país.

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Cada medida, apunta a mejorar los ambientes de trabajo, ya sea mediante la disminución de las condiciones de peligro y/o la mejora en el confort ambiental de los lugares de trabajo. Lo anterior, mediante el tratamiento de los diagnósticos anuales que se extraen de los informes del organismo administrador, Unidad de Prevención de Riesgos y Salud Laboral y/o Actas e inspecciones de Comités Paritarios. Con ellos el 100% de establecimientos mediante el CPHS o en su defecto por el equipo directivo, seleccionan áreas y las postulan hacia los funcionarios/as, quienes eligen mediante votación cual es la iniciativa de mejora que postularán para implementar durante el año venidero. Para asegurar una participación masiva, se establece un quórum mínimo del 70% de funcionarios/as en el proceso eleccionario.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Los resultados principales se ven reflejados en las constantes mejoras en infraestructura, ergonomía, equipos para emergencias, sistemas de detección de incendios, elementos de protección personal, espacios laborales de recreación, y en general mejoras en el confort del puesto de trabajo.

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Taller de Sonido CIP-CRC Arica “Home Studio”

equipo

Leonardo Vildoso............................................ Educador de trato directo Gustavo Véliz................................................... Educador de trato directo Romina Carvajal.............................................. Directora Centro

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Febrero de 2012 Fecha de término de implementación de la iniciativa ............................... vigente

Descripción del proyecto

El taller de sonido “Home Studio” fue creado por el educador de trato directo Sr. Leonardo Vildoso, apoyado por su compañero del taller de maderas, para hacer una caseta de sonido y por la Directora de Centro, quien comenzó a impulsar el proyecto entregando lo que estaba al alcance para realizar la iniciativa.

Como objetivo principal, se propuso entregar a los jóvenes una nueva herramienta de desahogo emocional, puliendo sus habilidades demostradas en actos realizados en el contexto del centro.

De esta forma, se comenzó a realizar el taller de sonido, logrando la composición de letras, la edición de sonido y la creación de nuevas obras musicales por parte de los jóvenes, siendo éstas destacadas no sólo por funcionarios del centro sino también por visitantes externos.

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Ceremonia premiación final del desafío ChileGestiona 2012 Equipo ganador primer concurso desafío chilegestiona 2012

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Los jóvenes buscaban las instancias para escuchar y cantar canciones del ámbito del hip-hop, desarrollando canciones que en su totalidad hablaban de sus vivencias y experiencia en general.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Los jóvenes tienen un lugar definido en el cual pueden desarrollar sus habilidades con un equipo de audio y sonido especializados, pueden cantar y componer en conjunto de manera ordenada y con sentido, siendo este un espacio en el cual se respeta la creación artística sana y con temática hacia la reinserción. Se entrega un lugar de desahogo emocional en el taller, canalizando de esta forma el enojo, la rabia, el dolor y el sufrimiento.

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Servicio Médico Legal PATRICIO BUSTOS Director del Servicio Médico Legal El hecho de que exista un reconocimiento a la capacidad de generar acciones de cambio fortalece a las instituciones públicas, pues permite dar un paso más en la instalación de la cultura del mejoramiento continuo de nuestros procesos. Además, contribuye a valorar a las personas que están detrás de ello, siendo fuente de inspiración para que otros funcionarios y funcionarias sigan trabajando en desarrollar distintas soluciones que impacten positivamente en su labor.

Seguiremos trabajando, día a día, para otorgar un servicio que garantice calidad, confiabilidad, oportunidad, imparcialidad y trato digno a mujeres y hombres. Ésa es nuestra misión, que está plasmada también en las iniciativas presentadas en ChileGestiona.

MILA STRANSKY Coordinadora del Servicio Médico Legal Participar como coordinadora del Servicio Médico Legal en el Desafío ChileGestiona es sin duda una gran experiencia. Desafíos como los planteados en este programa permiten que los funcionarios públicos, más allá de los roles que diariamente cumplen, puedan desarrollar su creatividad y ser un aporte para el mejoramiento del sistema. Así pasó en el SML, donde muchos postularon con la convicción de estar contribuyendo a ser un mejor servicio, por vocación y eso ya es un premio para ellos. Su trabajo ha dejado huella en nuestra institución, ha trascendido y ha sido considerado.

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“Trabajo SML- INTERPOL para la identificación de fallecidos extranjeros” equipo

Diana Aparicio Castellanos......................... Odontóloga Forense Claudia Shields Soto..................................... Perito Dactiloscópico

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 06/08/2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Al Servicio Médico Legal ingresan cadáveres con presunta identidad extranjera. Como el Servicio de Registro Civil e Identificación (SRCeI) sólo tiene información de las personas que han sido filiadas civil o penalmente en Chile, se debió iniciar el envío de las huellas dactilares al SRCeI y, posterior a su respuesta de descarte al no contener en sus bases de datos estos registros (como ciudadano chileno o extranjero residente en Chile), se realizó la consulta a la Policía Internacional, Oficina Central Nacional (OCN) de la INTERPOL; para que a través de sus países miembros nos colaboraran en la confirmación o descarte de las identidades aportadas.

De esta forma, se logra la identificación de los cadáveres de personas extranjeras que no tienen registros en Chile, se notifica a las familias sobre el fallecimiento y lugar donde se encuentra el cadáver y se agilizan los procesos de investigación y justicia.

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Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

En pocas oportunidades se enviaban los registros dactilares al SRCeI, no se indagaba más allá por no tener registros en Chile.

Para un ciudadano extranjero, que generalmente ingresaba ilegalmente o no había realizado los trámites de registro, era imposible identificar. Por lo tanto, los cadáveres sin identificar de personas fallecidas extranjeras, se mantenían en cámaras del SML hasta la autorización del fiscal para la inhumación con identidad desconocida en el cementerio general, conservando las muestras para ADN necesarias y los registros fotográficos y periciales, a la espera del acercamiento de algún familiar o policía a nuestra institución.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se pudieron obtener las identidades de los cadáveres y notificar a través de consulados o de la Policía de Investigaciones BRIUP a las familias, quienes retiraron el cuerpo y lo sepultaron o dieron la orden al SML para la inhumación, al carecer de medios para realizarlo.

“Acercando el Servicio a las personas, Unidad Psicológica” Gabriel Zamora Salinas...........................................................Director Regional

equipo

Judith Riquelme.........................................................................Psicóloga Legista Mónica Soya................................................................................Psicóloga Legista Héctor Fuentes...........................................................................Administrativo

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Marzo del 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Dado que el Regional Valparaíso abarca diversas provincias que se encuentran lejanas en distancia y donde la locomoción es a través de buses interprovinciales con un alto costo para los usuarios que deben atenderse, sumado a la alta demanda de solicitudes psicológicas, es que se consideró la necesidad de facilitar la atención, trasladando al personal a las provincias donde existieran las condiciones para realizar un trabajo óptimo.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes, los usuarios debían trasladarse desde San Antonio (113 km) Quillota (68 Km) y San Felipe (125 Km) a Valparaíso lo que implicaba costos de pasaje que oscilan entre los $5.000 y $10.000 (ida y vuelta) por asistencia. En el caso de los peritajes psicoló-

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gicos, la atención se realiza en más de una oportunidad, por lo que el costo se duplica. Si el usuario es imputado, el costo es aún mayor, ya que se debe realizar a través de carros de Gendarmería y trasladar al personal. A esto, además se debe agregar la alta tasa de deserción debido a la misma situación o la pérdida de horas, dadas las dificultades propias de la movilización en buses interprovinciales.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Aumentó la tasa de asistencia, ya que muchas personas pueden llegar a las sedes provinciales caminando o en buses locales de bajo costo. Gendarmería ahorra en tiempo y combustible y el carro puede quedar disponible para otras labores durante el peritaje.

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“Fortalecimiento del proceso de compras del SML con la incorporación de las áreas técnicas”.

Rodrigo Ceballos Silva.................. Encargado de Unidad de Abastecimiento del SML Santiago

equipo

Christian Allendes Pérez.............. Encargado de Unidad de Toxicología Viviana Salinas Avendaño........... Coordinadora Departamento de Laboratorio Catherine González Merino........ Profesional Abastecimiento

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Diciembre del 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

El proyecto consistió en diseñar e implementar un proceso multidepartamental para obtener rendimientos eficaces y eficientes en el sistema de compras públicas, proporcionado vínculos entre los procesos de definiciones de requerimientos individuales y los globales, generando las interacciones necesarias para su materialización sobre la base del estudio y análisis de estadísticas, estrategias y proyecciones para la adquisición de insumos y materiales a nivel nacional.

Con lo anterior, se logró canalizar todas las necesidades a nivel nacional y realizar en conjunto los análisis de las verdaderas necesidades actuales y, además, proyectar las futuras, de forma tal que existiera un stock continuo de insumos y no se generasen desabastecimientos y, por ende, quiebre de procesos productivos (generación de informes destinados a los Tribunales de Justicia).

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento Falta de claridad en los insumos requeridos y su cantidad.

Falta de continuidad en el abastecimiento de los mismos.

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Falta de estandarización de insumos a nivel nacional.

Falta de información respecto a las fechas de expiración, calidades y control de ambas variables.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

La realidad actual de nuestro servicio es totalmente diferente, la existencia de un comité de compras permite, antes de comprar, evaluar, justificar, estandarizar, proyectar y si es necesario rediseñar metodologías. Lo anterior con el fin de dar un uso racional a nuestros recursos y mejorar un sistema de gestión de compras a nivel nacional. Existe una coordinación y planificación de las compras nacionales. Los laboratorios realizan sus pedidos una vez al año, lo que obliga a planificar y gestionar los recursos.

Estos pedidos ingresan al comité y éste programa las entregas por parte de los proveedores de manera continua durante el año, de esta forma se logra un suministro constante de insumos, asegurando que los procesos forenses no se vean interrumpidos y aumenta en su eficiencia y eficacia.

“Implementación sistema control y base de datos tanatológica y clínica, SML Copiapó 2012” equipo

Ivan Novakovic Cerda.................................... Médico Legista Bernarda Mansilla.......................................... Administrativa

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Abril 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Desde abril de 2010, se ha implementado un sistema con carpetas separadas de los registros fotográficos de los peritajes, documentos y/o radiografías, de las pericias de tanatología, lesionología y de sexología forense. Junto a estas carpetas clasificadas con los informes de dichos peritajes de cada caso, se ha permitido contar con un registro, desde 2010 hasta la fecha, de todos los peritajes realizados en el SML Copiapó, no sólo de los informes, lo cual ya estaba en registro antes, sino del registro fotográfico digital, lo que facilita y apoya el trabajo de recopilación de antecedentes.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes, solamente había un registro en papel de los informes de todas las pericias, además de guardarse en carpetas de papel fotocopias u otros elementos. Este registro se guardaba en una bodega, la que incluso fue objeto de un robo en 2011. Respecto de las fotografías, era privativo del profesional que realizaba la pericia.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Desde su inicio, la mejora fue más bien silenciosa, pero sus ventajas se han apreciado ya después de dos años, por la facilidad de encontrar información o revisar las fotografías de una autopsia, una pericia lesionológica o un caso de sexología, información muy útil en juicios o cuando una misma persona vuelve a ser examinada, los tiempos de respuesta en caso de solicitudes son prácticamente inmediatos.

Además, este registro ha permitido, por ejemplo, trabajos de investigación en nuestro Servicio local de Copiapó que se basan en clasificaciones visuales, donde las fotografías de los registros han sido fundamentales (por ejemplo, un producto concreto de esta mejora es el trabajo “Incidencia de lesión hepática en fallecidos por traumatismos en Copiapó, Chile, enero 2010-junio 2011”, que fue premiado en el III Congreso Internacional de VCD del Mercosur.

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“Optimización de procedimiento de extracción manual de ADN, usando las propiedades de presión del agua potable” equipo

Jaime Tellez Igor............................................. Bioquímico Pía Zepeda Novoa........................................... Bioquímico Yessica Quezada Astorga............................. Técnico Paramédico

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Noviembre 2011 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ Marzo 2012

Descripción del proyecto

El procedimiento de extracción de ADN a partir de sangre recolectada en tarjetas FTA, requiere de un proceso automatizado o manual. En nuestro caso, dicho proceso se realiza en forma manual, lo que implica que se requieren múltiples lavados de la muestra, el cual se realiza adicionando y sacando el reactivo de lavado con una micropipeta. Considerando que este procedimiento implica un alto esfuerzo manual de parte del operario y además una alta demanda de insumos, se optimizó este procedimiento de extracción de ADN, utilizando las propiedades de presión del agua, por medio de la utilización de una trompa de vacio, la cual genera la aspiración automática de los reactivos de lavado. Además, se adquirió una micropipeta de repetición electrónica que facilita el proceso de adición de reactivos.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

La metodología utilizada para la extracción del ADN a partir de sangre recolectada en papel FTA, se realiza en forma manual por carecer de un sistema automatizado, lo que conlleva la necesidad de disponer de un técnico que apoye con el procedimiento de extracción. Este procedimiento implica múltiples lavados de un trozo de tarjeta FTA que contiene la muestra de sangre, lo que se realiza adicionando un reactivo químico (Buffer de extracción) a un tubo con una micropipeta y, posteriormente sacarlo, este

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procedimiento se realiza 5 veces por muestra; al día se procesan aproximadamente 60 muestras, lo cual implica realizar un movimiento manual de 300 veces por día y, al ser éste un procedimiento manual reiterativo, existe una alta probabilidad de que el personal que realiza el procedimiento de extracción contraiga una tendinitis.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Con el objetivo de velar por la salud de nuestro personal, en el mes de marzo se implementó un sistema que deja de lado el procedimiento reiterativo, el cual consiste en utilizar las propiedades de la presión del agua de la llave acoplándole una trampa de agua (que genera un vacio) unida a un matraz kitasato (recolector de residuos) y una manguera de bajada de suero que termina con una punta para micropipeta la cual manipularía el técnico, permitiendo aspirar los volúmenes contenidos dentro de los tubos con muestra, sin hacer ningún movimiento manual de esfuerzo.

Al implementar la nueva metodología de extracción, los tiempos se redujeron considerablemente, el técnico que realiza el procedimiento de extracción se siente mas cómodo al procesar las muestras, ya que no tiene que realizar movimientos reiterativos de la mano, disminuyendo al mínimo la incidencia de tendinitis y los insumos utilizados se redujeron considerablemente.

“OSSAN: Desarrollo e implementación de un proyecto de gestión en el Departamento de Laboratorio del SML” Alejandro Sandoval Rivas............................ Químico Farmacéutico

equipo

Nury García Rovira.......................................... Químico Farmacéutico Patricio Reyes Rifo......................................... Químico Farmacéutico Carlos Osses Miranda.................................... Informático

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... Enero 2009 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

Con la implementación de los Tribunales de Familia y la Reforma Procesal Penal, la demanda por pericias forenses y en particular por los exámenes de paternidad aumentó considerablemente.

Fue necesario realizar un estudio en el departamento de laboratorio del SML, para determinar los puntos críticos en el trabajo habitual que afectaban directamente los tiempos de respuesta de las solicitudes periciales al departamento (tomas de muestras, emisión de certificados, recepción de muestras, trazabilidad de los casos, emisión de informes, entre otras). El resultado de este estudio, condujo a una reingeniería de la forma de pensar y trabajar del personal técnico, administrativo y profesional del departamento, estableciendo flujos de trabajo y definiendo responsables para cada una de las etapas, utilizando para esto, toda las herramientas de gestión disponibles (incluso las informáticas) con el fin de obtener una mejora de los tiempos de respuesta. En definitiva, se logró dar orden y valor a la cadena de elaboración del producto estratégico del departamento.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

El departamento de laboratorio, cuenta con una unidad de recepción de muestras (URM) y 4 unidades técnicas de análisis (alcoholemia, toxicología, bioquímica y genética) además de una coordinación. Cabe destacar, que el enlace entre las unidades era mínima (sólo entrega de casos a periciar y entrega de estadísti-

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cas). Por otro lado, la URM, que posee una subunidad de toma de muestra, poseía información dispersa entre los distintos funcionarios que trabajaban ahí, esa información estaba disponible en forma de múltiples ingresos, sin ningún tipo de seguridad y con muy poco efectivo cruce de información, los funcionarios cumplían múltiples roles y sin responsabilidades definidas debido a la falta de flujos de trabajo, que generaba un alto consumo de horas hombre y una baja efectividad durante el trabajo diario, además de un lento aporte de muestras a las unidades de análisis y casos a periciar a la coordinación del departamento de laboratorio.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Se logró establecer flujos de trabajos claros y ordenados, definiendo responsabilidades, además de tener en forma oportuna y segura la información en cada una de las etapas en que se encontraran los casos periciales, disminuyendo los tiempos de espera en cada etapa y en el peritaje final. Con esta efectividad, se logró aumentar nuestra productividad asumiendo de mejor forma la alta demanda por pericias forenses. La oportuna disponibilidad de la información, permitió generar estadísticas que permitieran controlar en forma interna los procesos y plantear mejoras a través de propuestas de metas tipo PMG y metas periciales, además de la respectiva comprobación del cumplimiento de éstas.

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“Maximización de los recursos públicos y posicionamiento de los Derechos Ciudadanos en los Usuarios del Servicio Médico Legal” Yolanda Isela Bustos Valencia............... Administrativa, Ejecutiva de Atención Ciudadana

equipo

Paola Martínez Painemal........................ Administrativa, Ejecutiva de Atención Ciudadana María Paz Orrego....................................... Técnico, Administrativa, Ejecutiva Atención Ciudadana Carmen Orrego Cofré................................ Administrativa, Ejecutiva de Atención Ciudadana

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 20/04/2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ vigente

Descripción del proyecto

En las atenciones otorgadas en la OIRS del Servicio Médico Legal, se registran todos los usuarios que asisten a realizar algún trámite dentro del Servicio, y por esta atención se le entrega un certificado , que puede presentar en cualquier lugar donde desee acreditar el tiempo ocupado en esta actividad.

Aprovechando este documento, el equipo de las Ejecutivas de Atención Ciudadana, utilizó el reverso del mismo para hacer la promoción de los Derechos Ciudadanos, que posteriormente pasaron a denominarse Carta de Compromisos.

De esta forma, se dio cumplimiento a la normativa vigente de políticas públicas y los procedimientos relacionados a la promoción de los Derechos Ciudadanos, de paso se consiguió un importante ahorro de recursos, a la vez que se eficientó la socialización de estos preceptos, que a su vez, sirven de retroalimentación a procesos de calidad.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes de la implementación del proyecto, disponíamos de afiches en la sala de espera donde se informaban los Derechos Ciudadanos, además estábamos a la espera de recursos para confeccionar folletería que contuviera esta temática.

Las personas no leían los afiches, por lo cual, se acercaban a so-

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licitar derechos que estaban más bien contenidas en la ley del Consumidor, pero no tenían relación con los Organismos del Estado. El desconocimiento de sus derechos, hacía que los usuarios muchas veces fueran perdedores de una prestación o en otras buscaran ganar a toda costa e increparan a las ejecutivas de atención.

Situación después de la iniciativa de mejoramiento

El usuario informado de sus derechos interactúa de mejor forma con la institución cuando se dirige a solicitar una prestación, además que es capaz de exigir sus derechos y reclamar de mejor forma, cuando siente que éstos le son vulnerados. Esto mejora los procesos internos insertos dentro de la Política de Calidad del Servicio, además que los valida. Se da cumplimiento a las normas legales vigentes y objetivos estratégicos de los gobiernos que pasaron durante este tiempo, y que dicen relación con la promoción de estos valores.

Los usuarios no botan el documento y lo leen mientras esperan en las salas de los departamentos Técnicos para recibir la atención médica o de otro tipo, presentan solicitudes y hacen alusión a lo que está en la Carta de Compromisos, utilizando el documento impreso en el reverso del Certificado más que el de la folletería. En otras oportunidades, se acercan a solicitar que le aclaren algún artículo, lo que nos muestra que éste ha sido leído por el usuario.

“REGENLACES BIOBÍO (Región Enlaces Biobío)” Hilda Burgos Gutiérrez ................ Encargada Administrativa Servicio Médico Legal de Chillán

equipo

Jeannette Venegas Castilla........ Coordinadora Atención Ciudadana Servicio Médico Legal de Chillán Verónica Toloza Valenzuela........ Encargada Administrativa Servicio Médico Legal Concepción Ana Luna Cid.................................... Administradora Regional Centro Referencial Zona Sur Concepción

Fecha de inicio de implementación de la iniciativa..................................... 2010 Fecha de término de implementación de la iniciativa................................ 2011

Descripción del proyecto

La iniciativa que hemos desarrollado, en el Servicio Médico Legal de Chillán, ha creado en esta sede, un enlace que ha permitido unificar criterios de registros de información de las distintas unidades, permitiendo llevar un control, tanto de la parte técnica como administrativa que se ejecuta. Asimismo, esto ha permitido aumentar la rapidez y eficiencia en la entrega de información, a través de los registros en las bases de datos de las diferentes unidades que existen.

Con el presente proyecto, se pretende a nivel regional, unificar y crear un enlace en los registros de las sedes de Chillán, de Concepción y de Los Ángeles, con la finalidad de mantener un canal ordenado, claro, expedito y rápido de comunicación.

Situación antes de la iniciativa de mejoramiento

Antes que crearan las bases de datos en Chillán, cada unidad era más independiente y se trabajaba en forma desorganizada, los registros no siempre estaban actualizados, no había criterios unificados de registros, y éstos no estaban conectados entre sí, lo que dificultaba dar una información rápida y clara al usuario.

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Situación después de la iniciativa de mejoramiento

Mediante el uso de formatos de registros de bases de datos creados, según la necesidad, estandarizando y ordenando los registros que estaban en libros, el resultado fue tener un respaldo computacional, que permitiera almacenar grandes cantidades de información, por años, con mayor seguridad, recuperación rápida, organización y reorganización con eficiencia en la búsqueda de la información, con una presentación más actualizada, también se ha logrado unificar el trabajo de las unidades y llevar un control efectivo y verosímil.

La implementación permitió mayor facilidad, rapidez y transparencia de la información, dando rapidez en las respuestas solicitadas en forma presencial, como escritas, solicitadas por nuestros usuarios internos y externos, tanto de las Fiscalías y/o Juzgados, facilitando además, a la jefatura la labor de supervisión y control, ya que al encontrarnos interconectados hemos mejorado considerablemente la comunicación.

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Ceremonia de premiaci 贸n del

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Saludo inicial de la ceremonia de reconocimiento.

Agradecimiento al equipo interno del Ministerio de Justicia.

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Saludos a regiones por medio de video conferencia.

Ministra de Justicia, Patricia Pérez Goldberg, junto con el Presidente del Consejo de la Unidad de Gestión del Ministerio de Hacienda, Salvadór Valdés.

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En este libro se presentan una serie de buenas prácticas de gestión, propiciadas por los funcionarios de las instituciones del sector Justicia, las que fueron incorporadas en el concurso diseñado por el Ministerio de Hacienda denominado “Desafío ChileGestiona”.

Estas iniciativas corresponden a acciones concretas de mejoras, propiciadas por los propios funcionarios en su entorno de trabajo, las que pueden ser reproducidas en otras áreas de la misma Institución o bien, en algunos casos, en otros servicios a lo largo del país.

Las iniciativas tuvieron como denominador común el diseñar, elaborar e implementar mejores productos y servicios en cada unidad de trabajo en la que se aplicaron y se distinguen por el hecho de contar con el fuerte apoyo de las autoridades.

Finalmente, esta recopilación de las diferentes iniciativas busca convertirse en un espacio que permita dar a conocer las mejoras continuas desarrolladas y propiciadas desde el interior de las instituciones del sector Justicia, las que esperamos poder fortalecer e impulsar en el tiempo, a través de acciones concretas, como por ejemplo, la edición de este libro.

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