Plan Estratégico

Ministerio de Justicia – GOBIERNO DE CHILE OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y ESTUDIOS

Índice Presentación___________________________________________ 9 Introducción___________________________________________ 13 Ii. El Ministerio y Subsecretaría de Justicia________________________ 16 1. Rol del Ministerio de Justicia y de la Subsecretaría de Justicia___________ 16 2. Organigrama del Ministerio de Justicia________________________ 17 3. Funciones________________________________________ 18 4. Clientes/usuarios/beneficiarios_____________________________ 19 5. Mapa de stakeholders Ministerio de Justicia_____________________ 21 6. Proyectos de ley y leyes publicadas en el último período______________ 23 Iii. Planificación estratégica__________________________________ 28 1. Metodología_______________________________________ 28 2. Proceso de planificación estratégica en el Ministerio y Subsecretaría de Justicia___ 29 3. Análisis organizacional_________________________________ 30

Iv. Plan estratégico Ministerio de Justicia 2012 - 2016________________ 38 1. Lineamientos estratégicos del Ministerio de Justicia_________________ 38 2. Lineamientos estratégicos de la Subsecretaría de Justicia______________ 40 3. Mapas estratégicos___________________________________ 42 3.1. Mapas estratégicos de Ministerio y Subsecretaría de Justicia__________ 43 3.2. Mapas estratégicos de los centros de responsabilidad ministeriales______ 52 4. Cuadro de mando integral (cmi)____________________________ 77 V. Instrumentos de gestión 2013 - 2014__________________________ 84 Vi. Conclusiones y desafíos__________________________________ 88 Vii. Bibliografía__________________________________________ 92 Viii. Anexos____________________________________________ 96 1. Glosario_________________________________________ 96 2. Planificación estratégica- principales definiciones__________________ 97 3. Indicadores de gestión según centro de responsabilidad_______________ 100 4. Matriz de riesgo_____________________________________ 120

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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Presentaci贸n

El Ministerio de Justicia es la Secretaría de Estado encargada esencialmente de relacionar al Poder Ejecutivo con el Poder Judicial y de ejecutar las acciones que la Ley y el Presidente de la República

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

encomienden1.

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1 Título I, artículo 1° del Decreto ley N° 3346, de 24 de abril de 1980, que fija el texto de la ley orgánica del Ministerio de Justicia.

E

ste libro recoge los resultados del ejercicio de Planificación Estratégica del Ministerio de Justicia, con el fin de definir las principales líneas de acción que orientan el quehacer de los diez Centros de Responsabilidad del Nivel Central, en concordancia con los principales lineamientos del Ministerio y de la Subsecretaría de Justicia durante el período 2012-2016.

A partir de un diagnóstico organizacional que consideró la opinión de cerca de 40 actores relevantes del Ministerio, entre ellos el Ministro de Justicia, representantes de las distintas unidades Ministeriales y de la asociación de funcionarios, directivos de SEREMI de Justicia y Servicios Dependientes y Relacionados, representantes de la Corte Suprema, del Poder Legislativo, de la Presidencia y de distintos Ministerios y Servicios, tales como Desarrollo Social, DIPRES, Servicio Civil y delegados de organizaciones sociales, entre ellas ONG CODEPU, Fundación Paz Ciudadana, CEJA, Instituto de Derechos Humanos, entre otros, se advierte la necesidad de reforzar los objetivos institucionales y su comunicación hacia la comunidad.

Así, considerando las principales fortalezas reconocidas por dichos actores respecto a la gestión del Ministerio, tales como, Autoridades comprometidas con los cambios y mejoras, equipos de trabajo cooperadores y una destacada cultura de Modernización, se inició a partir de 2012, un proceso de Planificación Estratégica que contó con metodología participativa, involucrando a Directivos y distintos funcionarios del Ministerio, en la generación de acuerdos sobre las definiciones y compromisos relacionados con aspectos estratégicos, como por ejemplo la visión, misión, valores institucionales, líneas de trabajo estratégico y principales indicadores.

Cabe destacar que la Planificación Estratégica juega un papel preponderante para el sector público y en particular para el sector Justicia, ya que permite cumplir de manera oportuna con sus grandes propósitos, al identificar prioridades en un contexto dinámico y generar espacios de colaboración que permiten mejorar la coordinación en pos de mejores resultados.

Por ello, quisiera entregar mis felicitaciones a todos los actores involucrados en la generación de este importante documento, pues este tipo de acciones -pioneras en la gestión del Estado- reafirman el permanente compromiso de nuestros funcionarios por mejorar la gestión de nuestra institución, propiciando de esta manera, las condiciones para aportar con un mayor acceso de las personas a una Justicia más oportuna, eficiente y cercana, así como también a contribuir con la Protección de Derechos y la Seguridad Ciudadana.

Finalmente, es de esperar que este documento de carácter técnico, sea de conocimiento colectivo, socializado y compartido por todos los actores involucrados con el sector Justicia y muy en particular por los distintos Centros de Responsabilidad del Ministerio, con el fin de generar sinergias y dinámicas de trabajo colaborativas, innovadoras y coherentes con las definiciones aquí expuestas, lo cual permitirá seguir mejorando la calidad de servicios que día a día entregamos a la ciudadanía.

Juan Ignacio Piña Rochefort Subsecretario de Justicia PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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[I]

INTRODUCCIÓN

las organizaciones en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro para

ecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la mayor eficiencia, eficacia,

lidad en los bienes y servicios que se proveen.

uso de la Planificación Estratégica en el ámbito público se concibe como una herramienta imprescindible

ra la identificación de prioridades y asignación de recursos en un contexto de cambios y altas exigencias

r avanzar hacia una gestión comprometida con los resultados.

PE es el instrumento de gobierno, del que disponen las sociedades, para definir la “carta de navegación” la nación o bien de sus instituciones, teniendo presente su vinculación con la planificación nacional.

rá a través de este instrumento que se precisa, jerarquiza y establecen prioridades respecto de las

zones de interés público que los ciudadanos han invocado, para entregar atribuciones a los poderes

blicos y por tanto, se definen, las estrategias, las políticas, las metas y los objetivos.

nalmente cabe señalar que, la única y exclusiva razón de la planificación es la de pensar antes de actuar,

lo que es lo mismo, tomar las providencias del caso para que dichas razones -objetivos trazados para período-, sean alcanzados con la finalidad de obtener resultados los cuales deben ser evaluados en

ríodos predeterminados para ir ajustando la estrategia (plan de acción para alcanzar los objetivos

tratégicos).

presente informe responde a la Planificación Estratégica desarrollada en el Ministerio de Justicia para período 2012 – 2016, pretendiendo transformarse en un documento de orden técnico que permita

oyar la labor ministerial a largo plazo y que será objeto de actualización en la medida que también lo

gan las prioridades ministeriales, entendiendo la dinámica política en la que esta herramienta viene a

sicionarse.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

s primeros dos capítulos abordan aproximaciones conceptuales para comprender el rol del Ministerio y

bsecretaría de Justicia asociado al proceso de PE, para luego exponer el Plan Estratégico desarrollado,

entificando lineamientos y mapas estratégicos de cada una de los Centros de Responsabilidad (CCRR)2

12 ra concluir con el Cuadro de Mando Integral elaborado para esta institucionalidad.

L

a Planificación Estratégica (PE) es una herramienta de gestión que permite apoyar la toma de decisiones de las organizaciones en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la mayor eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se proveen.

El uso de la Planificación Estratégica en el ámbito público se concibe como una herramienta imprescindible para la identificación de prioridades y asignación de recursos en un contexto de cambios y altas exigencias por avanzar hacia una gestión comprometida con los resultados.

La PE es el instrumento de gobierno, del que disponen las sociedades, para definir la “carta de navegación” de la nación o bien de sus instituciones, teniendo presente su vinculación con la planificación nacional. Será a través de este instrumento que se precisa, jerarquiza y establecen prioridades respecto de las razones de interés público que los ciudadanos han invocado, para entregar atribuciones a los poderes públicos y por tanto, se definen, las estrategias, las políticas, las metas y los objetivos.

Finalmente cabe señalar que, la única y exclusiva razón de la planificación es la de pensar antes de actuar, o lo que es lo mismo, tomar las providencias del caso para que dichas razones -objetivos trazados para un período-, sean alcanzados con la finalidad de obtener resultados los cuales deben ser evaluados en períodos predeterminados para ir ajustando la estrategia (plan de acción para alcanzar los objetivos estratégicos).

El presente informe responde a la Planificación Estratégica desarrollada en el Ministerio de Justicia para el período 2012 – 2016, pretendiendo transformarse en un documento de orden técnico que permita apoyar la labor ministerial a largo plazo y que será objeto de actualización en la medida que también lo hagan las prioridades ministeriales, entendiendo la dinámica política en la que esta herramienta viene a posicionarse.

Los primeros dos capítulos abordan aproximaciones conceptuales para comprender el rol del Ministerio y Subsecretaría de Justicia asociado al proceso de PE, para luego exponer el Plan Estratégico desarrollado, identificando lineamientos y mapas estratégicos de cada una de los Centros de Responsabilidad (CCRR)2 para concluir con el Cuadro de Mando Integral elaborado para esta institucionalidad.

El presente documento, desarrollado bajo un trabajo coordinado y participativo, recoge las prioridades de cada uno de los centros de responsabilidad del Ministerio de Justicia.

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2 En el documento se denominarán “Centros de Responsabilidad” a todas aquellas áreas/ Unidades/Departamentos/Oficinas/Divisiones pertenecientes al Ministerio de Justicia que cumplen con un presupuesto asignado para su gestión. Estamos hablando de un “centro de costos”.

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[II]

EL Ministerio Y LA SubsecretarĂ­a DE Justicia

1. ROL DEL Ministerio DE Justicia Y DE LA Subsecretaría DE Justicia 1.1. Rol del Ministerio de Justicia El Ministerio de Justicia de Chile es la Secretaría de Estado encargada esencialmente de relacionar al Poder Ejecutivo con el Poder Judicial y de ejecutar las acciones que la Ley y el Presidente de la República encomienden3.

Sus principales ámbitos de acción4 son: 1. Política y Reforma Penitenciaria: Diseño y ejecución de la Nueva Política Penitenciaria, lo que incluye infraestructura y procedimientos; políticas vinculadas a la población penal y Gendarmería; políticas de trabajo intrapenitenciario; beneficios alternativos a la privación de libertad.

2. Modernización de la Justicia: Iniciativas legales en los ámbitos de coordinación del sistema de Justicia penal, reforma constitucional sobre obligación de otorgar defensa penal y asesoría jurídica a las víctimas, ley sobre trata de personas; asimismo, modernización de las Corporaciones de Asistencia Judicial (CAJ) y de la Justicia Civil e implementación de pilotos de Justicia vecinal.

3. Seguridad Ciudadana: Mejoras en la atención y rehabilitación de niños y adolescentes; Responsabilidad Penal Adolescente; sistema de protección de víctimas de delitos; Tribunales de Tratamiento de Drogas; once medidas para la reinserción juvenil; marco para la acción contra la explotación sexual comercial de niñas, niños y adolescentes.

4. Sistema Registral y Fe Pública: Mejoras en el sistema de inscripción del Registro Civil y modernización del sistema de notarios y conservadores.

5. Derechos Humanos: Elaboración de directrices para la protección de Derechos Humanos; promoción y prevención de derechos de la Infancia y adolescencia; prestaciones de protección de derechos.

6. Relación con el Poder Judicial: Tramitación del proyecto de ley que flexibiliza la destinación de los jueces; tramitación del proyecto de ley sobre eliminación de abogados integrantes y Ministerio Público.

7. Desarrollo Sectorial: Atención de niños, niñas y adolescentes; sistema de identificación forense; avances en defensa penal; implementación de un servicio de call center para asesoría jurídica y seguimiento en línea de asistencia judicial.

8. Obras de reconstrucción: Reparación de infraestructura penitenciaria; reconstrucción de oficinas del Servicio de Registro Civil e Identificación.

1.2. Rol de la Subsecretaría de Justicia A la Subsecretaría le corresponde prestar asesoría y colaboración directa al Ministro en la elaboración de los planes, programas y decisiones del sector a su cargo. Así, el Subsecretario es el colaborador inmediato del Ministro y su subrogante legal teniendo a su cargo la coordinación interna del Ministerio.

Sus ámbitos de acción5 son: 1. Diseño y organización de planes, programas, normas técnicas y legales: La Subsecretaría debe traducir las políticas del sector en instrucciones concretas, elaborando normas técnicas y de funcionamiento.

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2. Coordinación: Le corresponde coordinar el funcionamiento de las instituciones que forman parte del sector Justicia.

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3. Supervigilancia: La Subsecretaría debe fiscalizar el actuar de las Secretarías Regionales Ministeriales y de los organismos del sector Justicia en general.

El proceso de PE diseñado para el Ministerio de Justicia, no incluye a los gabinetes, ni tampoco a las seremías, a los servicios dependientes y relacionados. Este primer esfuerzo se enfoca en la estrategia de los 10 CCRR dependientes de las máximas autoridades ministeriales.

3 Título I, Decreto Ley N° 3346, de 24 de abril de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia.

4 Según Definiciones Estratégicas Ministeriales 2010-2014 para Formulación Presupuestaria 2014 y Cuenta Sectorial 2012 5 Ídem. Pie de página N°3 y N° 4

6 El presente organigrama representa la realidad operacional de la institución, sin perjuicio de que contempla lo establecido en el Decreto Ley N° 3346, de 24 de abril de 1980, que fija el texto de la ley orgánica del Ministerio de Justicia, con respecto a la estructura organizacional del Ministerio y de la Subsecretaría. Siguiendo al Doctor David Arellano en su libro “Gestión Estratégica para el Sector Público”, se deben analizar a las organizaciones gubernamentales tanto formal como legalmente en cuanto a sus objetivos, pero como organizaciones que una vez construidas adquieren lógica propia, se enfrentan a su propio contexto y complejidad y desarrollan capacidades, lo cual dice relación con la constitución de este organigrama.

2. ORGANIGRAMA DEL Ministerio DE Justicia6

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3. FUNCIONES 3.1. Funciones del Ministerio7 Según el Decreto Ley 3.336 de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia, a éste le corresponde ejecutar las siguientes funciones:

a. Realizar el estudio crítico de las normas constitucionales y de la legislación civil, penal, comercial y de procedimiento, a fin de proponer al Presidente de la República las reformas que estime necesarias.

b. Asesorar al Presidente de la República en los

nombramientos de jueces, funcionarios de la administración de Justicia y demás empleados del Poder Judicial y en el ejercicio de la atribución especial de velar por la conducta ministerial de los jueces.

c. Formular políticas, planes y programas sectoriales,

en especial respecto de la defensa judicial de los intereses del Estado; del tratamiento penitenciario y la rehabilitación del reo; de la organización legal de la familia e identificación de las personas: de la tuición que al Estado corresponde en la administración y realización de los bienes de las personas que caigan en falencia y de los sistemas asistenciales aplicables a los menores que carezcan de tuición o cuya tuición se encuentre alterada y a los menores que presenten desajustes conductuales o estén en conflicto con la Justicia.

d. Controlar el cumplimiento de las políticas, planes y programas sectoriales y evaluar sus resultados.

e. Dictar normas e impartir instrucciones a que deben sujetarse sus servicios dependientes y fiscalizar su cumplimiento.

f. Atender a las necesidades de organización y funcionamiento de los tribunales de Justicia.

g. Asesorar a los tribunales de Justicia en materias técnicas, a través de los organismos de su dependencia.

h. Programar y proponer la adquisición, construcción,

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adecuación y habilitación por el Fisco de inmuebles para los tribunales de Justicia, el Ministerio y sus

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servicios dependientes, sin perjuicio de las atribuciones de la Junta de Servicios Judiciales.

i. Proponer al Presidente de la República las medidas

necesarias para solucionar las dificultades y dudas que le sean formuladas en materia de inteligencia y aplicación de las Leyes, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5° del Código Civil y 102 del Código Orgánico de tribunales.

j. Velar por la prestación de asistencia jurídica gratuita en conformidad a la Ley.

k. Proponer medidas para prevenir el delito por medio de planes de defensa social.

l. Crear establecimientos penales y de tratamiento y rehabilitación penitenciarios.

m. Dictar las resoluciones necesarias para el cumplimiento de las sentencias ejecutoriadas que condenen al Fisco.

n. Asesorar al Presidente de la República en lo relativo a amnistía e indultos.

ñ. Estudiar los antecedentes y proponer, en su caso la concesión de los beneficios previstos en el decreto Ley N° 409, de 1932.

o. Intervenir en la concesión y cancelación de

personalidad jurídica a las corporaciones y fundaciones regidas por el Título XXXIII del Libro I del Código Civil, en la aprobación y reformas de sus estatutos, en su fiscalización y en el otorgamiento de certificados sobre vigencia de aquel beneficio.

p. Participar en la legalización de los instrumentos otorgados o autorizados por el Poder Judicial, por el Ministerio, por sus servicios dependientes y por los

7 Título I, artículo 2° del Decreto ley N° 3346, de 24 de abril de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia

organismos que se relacionen con el Gobierno a través del Ministerio.

q. Otorgar

las certificaciones y testimonios instrumentales que organismos internacionales o entidades extranjeras soliciten al Gobierno, en asuntos que puedan afectar al Fisco.

r. Aprobar el texto oficial de los Códigos y autorizar sus ediciones oficiales.

s. Pronunciarse sobre los proyectos y ejecución de obras

de Gendarmería de Chile y sus prioridades, los que se someterán a la aprobación del Presidente de la República.

t. Llevar el Registro de Mediadores a que se refiere la Ley

N° 19.968, que crea los juzgados de familia y fijar el arancel respectivo.

3.2. Funciones de la Subsecretaría de Justicia8 Son funciones de la Subsecretaría prestar asesoría y colaboración directa al Ministro en la elaboración de los planes, programas y decisiones del sector a su cargo.

Asimismo, es el órgano encargado de traducir las políticas del sector en instrucciones concretas, de elaborar las normas técnicas y de funcionamiento del sector Justicia dentro del ámbito de su competencia y de controlar el cumplimiento de dichas normas e instrucciones, así como de coordinar el funcionamiento de las instituciones que integran el sector.

El Subsecretario es el colaborador inmediato del Ministro y su subrogante legal. Tiene a su cargo la coordinación interna del Ministerio y le corresponden las atribuciones y obligaciones establecidas en el Decreto Ley N° 1.028, de 1975 y, en especial9:

a. Dirigir la administración y servicio interno del Ministerio. b. Subrogar al Ministro en caso de ausencia o impedimento

c. Comunicar las normas, políticas, planes y programas, velar por su cumplimiento impartiendo las instrucciones necesarias y coordinar y controlar su ejecución.

d. Impartir instrucciones específicas, fiscalizar su aplicación y coordinar la acción de los organismos del sector.

e. Atender directamente los asuntos relacionados con

las Secretarías Regionales Ministeriales de Justicia, fiscalizar su acción y velar por el cumplimiento de las instrucciones gubernamentales sobre desconcentración y regionalización.

f. Corregir los errores manifiestos de escritura o numéricos

en los decretos ya firmados por el Presidente de la República, por el Ministro o por él mismo, en su caso.

g. Firmar por el Ministro la documentación que éste determine.

h. Certificar los documentos que en razón de su naturaleza requieran constancia de su autenticidad por parte del Ministerio.

i. Sin perjuicio de la obligación que en el mismo sentido

corresponde al Ministro, mantener permanentemente informado al Presidente de la República acerca de la gestión Ministerial y de los planes y programas sectoriales y, en general, de todas las materias concernientes a la función del Ministerio, como asimismo, presentarle la documentación para su conocimiento y firma.

j. Cumplir las demás funciones que le confieren las leyes y reglamentos o le sean delegadas.

4. CLIENTES/USUARIOS/BENEFICIARIOS De acuerdo a lo señalado en las definiciones estratégicas para el año 2012 - 2016, la labor del Ministerio está dirigida a los siguientes usuarios:

de éste.

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8 Título I, del Decreto ley N° 3346, de 24 de abril de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y Reglamento Orgánico Ministerio de Justicia 9 Artículo 9 Reglamento Orgánico Ministerio de Justicia

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Elaboración Unidad de Planificación y Estudios 2012.

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5. MAPA DE STAKEHOLDERS Ministerio DE Justicia

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El Ministerio de Justicia se relaciona con más de 30 instituciones del ámbito público y privado. Para facilitar su identificación éstas se organizaron en 10 grupos de interés: 1. Sector Justicia que agrupa a los servicios relacionados y dependientes, además de la Corte de Apelaciones, Centros de Atención Primaria de Justicia y el Ministerio Público; 2.

Organismos internacionales tales como la UNICEF y la OIT;

3. Organismos de Coordinación, gestión y presupuesto entre ellos: Ministerios de Hacienda, Bienes Nacionales, Obras Públicas y Desarrollo Social. Secretarías General de Gobierno y Presidencia; Subsecretaría de Desarrollo Regional.

4. Instituciones de Investigación y medios de comunicación; 5.

Instituciones de Protección de Derechos principalmente Instituto Nacional

6.

Asociaciones gremiales;

7. Instituciones prestadores de bienes y servicios tales como los Ministerios de Salud, de Educación, del Trabajo, el Fondo Nacional de Salud, pymes, la Sociedad de Fomento Fabril, entre otras; 8. Instituciones de control y fiscalización tales como la Contraloría General de la República, el Congreso Nacional; 9. Instituciones de seguridad ciudadana como Carabineros de Chile y la Policía de Investigaciones y; 10. Organizaciones de carácter político, tales como los partidos políticos de oposición y a favor de Gobierno.

de Derechos Humanos, Red de la Infancia y Red de Colaboradores;

STAKEHOLDERS

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Son todas aquellas personas, grupos y/o organizaciones que se relacionan con el Ministerio, con algún grado de influencia en la planeación, diseño, implementación y/o evaluación de sus proyectos.

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6. PROYECTOS DE LEY, LEYES Y DECRETOS PUBLICADOS EN EL ÚLTIMO PERÍODO Nº INICIATIVAS LEGISLATIVAS DEL Ministerio DE Justicia

I PROYECTOS EN TRAMITACIÓN 1 Perfeccionamiento al Sistema Procesal Penal 2 3

Crea la Subsecretaría de Derechos Humanos

4

Fortalece el Ministerio Público

5

Modifica régimen de nombramiento y funciones del sistema notarial y registral

6

Suprime el actual SENAME creando dos nuevos servicios de atención a la infancia y adolescencia

Nuevo Código Procesal Civil

II PRINCIPALES LEYES PUBLICADAS 1

18 de Diciembre de 2010: Publicación de Ley N° 20.480, modifica el código penal y la Ley N° 20.066 sobre violencia intrafamiliar, estableciendo el “femicidio”, aumentando las penas aplicables a este delito y reforma las normas sobre parricidio.

2

21 de Junio de 2011: Publicación de Ley N° 20.519, modifica disposiciones de la Ley N° 18.314 y otro cuerpo legal, excluyendo de su aplicación a conductas ejecutadas por menores de edad.

3

13 de Agosto de 2011: Publicación de Ley N° 20.526, sanciona el acoso sexual de menores, la pornografía infantil virtual y la posesión de material pornográfico infantil.

4

23 de Septiembre del 2011: Publicación de Ley N° 20.534, crea una comisión permanente de coordinación del sistema de justicia penal.

5

08 de Febrero de 2012: Publicación de Ley N° 20.577, modifica plazos sobre muerte presunta y establece normas sobre comprobación judicial de muerte.

6

01 de Junio de 2012, Publicación de Ley N° 20.588, sobre Indulto General.

7

08 de Junio de 2012: Publicación de Ley N° 20.587, modifica el régimen de libertad condicional y establece, en caso de multa, la pena alternativa de trabajos comunitarios.

8

27 de Junio de 2012: Publicación de Ley N° 20.603, modifica la Ley N° 18.216, que establece medidas alternativas a las penas privativas o restrictivas de libertad.

9

28 de Septiembre de 2012: Publicación de Ley N° 20.628, modifica el Código Orgánico de Tribunales y la Ley N° 19.665.

10

11 de Diciembre de 2012: Publicación de Ley N° 20.369, reforma el Código Penal, tipificando los delitos de robo o hurto de vehículos motorizados y, crea nuevas figuras delictivas aumentando su penalidad.

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11

13 de Abril de 2013: Publicación de Ley N° 20.664, introduce mejoras en régimen de personal del SML.

12

31 de Mayo de 2013: Publicación de Ley N° 20.674, que ajusta normas del personal de Gendarmería de Chile.

13

21 de Junio de 2013: Publicación Ley N° 20.680, introduce modificaciones al código civil y a otros cuerpos legales, con el objeto de proteger la integridad del menor en caso de que sus padres vivan separados.

14

20 de Agosto de 2013: Publicación Ley N° 20.685, agrava penas y restringe beneficios penitenciarios en materia de delitos sexuales contra menores de edad.

15

06 de Diciembre de 2013: Publicación Ley N° 20.708, otorga a los funcionarios del Poder Judicial que indica, una bonificación por retiro voluntario y otros beneficios.

III

PRINCIPALES DECRETOS PUBLICADOS

1

14 de Mayo de 2011: Publicación Decreto Exento N° 943, aprueba reglamento que establece un estatuto laboral y de formación para el trabajo penitenciario.

2

25 de Septiembre de 2013: Publicación Decreto Exento N° 3050, aprueba texto Oficial del Código Civil.

3

24 de Octubre de 2013: Publicación Decreto Exento N° 3660, modifica Decreto Exento N° 4069 de 2007, que crea secciones juveniles en los Establecimientos Penitenciarios que indica.

4

24 de Octubre de 2013: Publicación Decreto Exento N° 3661, aprueba texto Oficial del Código Penal.

IV

PROYECTOS PARA PRESENTAR

1

Nuevo Código Penal

2

Moderniza y fortalece el funcionamiento y fiscalización del sistema registral y notarial (Proyecto “B”)

3

Proyecto de Ley Responsabilidad Penal Adolescente

4

Ley de adopción

5

Tribunales de Tratamiento de Drogas

6

Defensa Penal especializada de adolescentes

7

Proyectos relacionados con el Código Procesal Civil (Arbitraje)

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Actualizado a Diciembre de 2013

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PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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[III]

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

III. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1. METODOLOGÍA10

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

El proceso de Planificación Estratégica llevado a cabo en el Ministerio de Justicia, se ha estructurado en torno a los lineamientos que entrega la Comisión Económica para América Latina (CEPAL), complementado con los requerimientos que paulatinamente entrega el Ministerio de Hacienda en el marco de los Programas de Mejoramientos de la Gestión y teniendo como fin principal desarrollar un Mapa Estratégico y un Cuadro de Mando Integral que permita integrar los objetivos en torno a relaciones de causa efecto y generación de valor en los procesos internos que permitan a su vez crear valor al

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cliente/usuario/beneficiario y contar con una herramienta que permita traducir la estrategia en un conjunto de medidas que reporte a la alta dirección información respecto a cómo avanza el Ministerio y sus servicios dependientes hacia el logro de sus objetivos.

ESQUEMA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA A continuación se presenta un esquema que grafica en términos generales los componentes de una Planificación Estratégica:

10 Las metodologías utilizadas para desarrollar procesos de Planificación Estratégica (PE) son variadas y poseen diversos enfoques. Desde el punto de vista de las organizaciones públicas, no existe en general un modelo a seguir, encontrándose esquemas metodológicos que tienen mayor o menor complejidad. Sin embargo, se debe contar con estándares de confiabilidad para identificar aspectos claves que apoyen la gestión organizacional, tales como la definición de la Misión, Objetivos Estratégicos, Diagnóstico, Definición de Metas e Indicadores.

Para desarrollar esta labor, se conformó una Mesa de Trabajo11 que lidera y coordina todas las actividades a realizar con los CCRR del Ministerio de Justicia.

En este sentido, para que el proceso de Planificación Estratégica cumpla con su objetivo, ha sido fundamental el involucramiento de los directivos y la coordinación de éstos con las áreas de planificación, presupuesto y control.

2.3 Diseño y Programación de Estrategias Viables El producto final de este trabajo, es contar con un diseño y programación detallada de las estrategias de acción consideradas viables en el corto y mediano plazo hacia el futuro deseado, es decir, la formulación de los planes operativos.

2. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN EL Ministerio Y Subsecretaría DE Justicia

2.4 Las Fases e Hitos Contemplados

2.1 Definiciones Estratégicas

ACTIVIDADES

El comienzo del trabajo, estuvo marcado por la revisión de los distintos mandatos, tales como Programa de Gobierno, Mensaje del 21 de Mayo del Presidente de la República ante el honorable Congreso Nacional y Cuenta Pública Ministerial dentro de los más relevantes, con la finalidad de determinar el vínculo de las actuales definiciones estratégicas con las definiciones y desafíos plasmados en dichos medios.

Posteriormente, se analizaron y modificaron los lineamientos estratégicos ministeriales (Misión, Visión, Valores y Objetivos Estratégicos), pues éstos representan el marco de acción para todos los servicios dependientes y relacionados de esta cartera de Estado. Una vez redefinidos, se trabajó en la Programación Anual Operativa que es la base para la formulación del proyecto de presupuesto.

2.2 Viabilidad Se realizó una completa clasificación de actores pertinentes, analizando sus atributos, sus relaciones mutuas y las relaciones que establecen con el Ministerio desde el punto de vista del diseño de la política pública y en el caso de la Subsecretaría de Justicia y los servicios dependientes desde la perspectiva de la implementación. Este trabajo permitió, identificar a priori las actitudes que podrían presentar los actores sociales frente a las estrategias y acciones propuestas, lo que a su vez permitió observar el grado de resistencia para el planteamiento de estrategias.

FASE 1 1) Recopilación de información para determinar los mandatos o instrucciones emanadas por parte del Gobierno o la propia autoridad ministerial los que se constituyen en lineamientos a seguir.

2) Análisis de información y formulación de documentos de trabajo con el resultado de los productos que formaron parte del proceso de planificación, a modo de ejemplo: Análisis FODA (inicial) Propuesta de misión, visión y objetivos estratégicos Identificación de productos y procesos Formulación de indicadores Elaboración de propuestas preliminares por parte de la Unidad de Planificación y Estudios en relación a los hitos que se señalarán a continuación:

HITOS FODA preliminar y conclusiones de diagnósticos por división Diagnóstico Ministerio / Servicios dependientes Propuesta de Misión, Visión y Objetivos Estratégicos Valores institucionales Identificación de productos estratégicos y procesos relevantes Formulación de metas e indicadores de resultados Valores Institucionales Formulación de Mapa Estratégico Elaboración de Cuadro de Mando Integral PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

11 La Mesa de Trabajo a cargo de este proceso se encuentra compuesta por: Oficina de Planificación y Presupuesto, Auditoría Ministerial y Departamento Administrativo.

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En consideración a lo antes señalado, se procedió a trabajar cada uno de los hitos de acuerdo a lo siguiente:

a)

Identificación de objetivos y metas. A partir de la petición de diagnóstico solicitado por la Unidad de Control de Gestión, se efectuó una revisión de éstos, con la finalidad de ver su coherencia con las actuales definiciones estratégicas, su proyección, etc.

b) Formulación de la planificación. Al hablar de Planificación

Operativa se hace referencia a la determinación de las metas de corto plazo, las cuales permiten implementar las estrategias. A su vez, tiene que ver con la generación de metas y compromisos internos que son parte de la programación para lograr los productos en la cantidad y el tiempo necesario.

c)

Definición de procesos y productos. Mediante esta actividad se establecieron las prioridades estratégicas, es decir, las relaciones con el mandato legal y la misión, la demanda de los usuarios (continua, sistemática), el número de productos (bienes o servicios) y/o procesos involucrados, la identificación del CCRR y, los recursos (presupuestarios, humanos). Al respecto, la identificación de los productos y sus procesos permitió desarrollar el mapa de procesos.

d) Mapa Estratégico. Por medio de esta herramienta de

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

gestión se representaron los vínculos entre los objetivos

30

surgidos en la formulación de la Planificación Estratégica, agrupados tanto en las perspectivas del Cuadro de Mando Integral como también en las necesidades y/o definiciones establecidas en el Ministerio en el marco del trabajo efectuado.

e) Formulación de Indicadores y Metas. Una vez que se

han definido los indicadores para hacer el seguimiento y el monitoreo de los factores críticos de éxito o aspectos relevantes de la misión y objetivos estratégicos, los indicadores y metas permitirán establecer los cursos de acción que permitirán alcanzar los resultados esperados.

f) Cuadro de Mando Integral. Desde una perspectiva de creación de valor, esta herramienta permite alinear los indicadores -medidas de desempeño- de manera tal de informar a la alta dirección sobre el avance del Ministerio y/o sus servicios dependientes hacia el logro de los objetivos definidos en el proceso de planificación.

3. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL12 3.1. Metodología13 La metodología utilizada para el diagnóstico organizacional, contó con los siguientes pasos:

12 Para más Información revisar documento: 2012. Ministerio de Justicia Oficina de Planificación y Presupuesto. “Informe de Diagnóstico Organizacional”.

13 2008. Waissbluth, M. e Inostroza, J. “Guía Metodológica para análisis de organizaciones Públicas”. Departamento de Ingeniería Industrial, U. de Chile.

3.2. Resultados de encuestas de Percepción A partir de las entrevistas realizadas a 39 actores estratégicos institucionales, se observan las siguientes ponderaciones para cada una de las dimensiones: DIMENSIONES

NOTA PROMEDIO OBTENIDA

RANGO DE CALIFICACIÓN

Procesos administrativos y soporte

5,64

Muy Bien

Procesos sustantivos y atención usuario

5,15

Bien

Recursos y cultura organizacional

5,13

Bien

Organización, coordinación y liderazgo

5,04

Bien

Funcionamiento Unidades Descentralizadas

4,98

Bien

Aspectos estratégicos

4,78

Regular

Sistemas y Control de Gestión

4,67

Regular

Imagen institucional y entorno

4,64

Regular

Gestión de Riesgos

4,63

Regular

Posicionamiento y comunicaciones

3,61

Malo

Promedio General

4,84

Regular

Escala de evaluación de 1 a 7, desde 1: Muy malo a 7: Excelente.

A partir de los resultados, se observa que la percepción sobre los procesos administrativos y de soporte obtuvo la mejor ponderación entre los entrevistados, destacando la confiabilidad en contabilidad y control presupuestario, así como también, la confiabilidad de la información y claridad que existe respecto de la situación de caja en los próximos meses.

En relación a los aspectos estratégicos, los actores coinciden en la inexistencia de un plan estratégico claro para la institución, este tema es central, ya que repercute en todos los ámbitos organizacionales en relación a la alineación, creación de estrategias, e impacto de las medidas realizadas por cada unidad y servicios dependientes del Ministerio de Justicia.

Los entrevistados señalaron que la misión del Ministerio y la Subsecretaría descrita en la Ley es difusa, lo que incita confusión de sus objetivos respecto de otros Servicios, “La misión no es clara, ni está socializada con la ciudadanía”.

Por tanto, las definiciones y planificaciones estratégicas del Ministerio, si bien existen formalmente, no están alineadas con los resultados y atributos que los usuarios esperan de la institución.

Finalmente otro punto destacado es la evaluación respecto del posicionamiento y comunicaciones del Ministerio.

Así, los entrevistados señalan que la falta de tecnologías de información y de una comunicación efectiva entre los centros de responsabilidad, genera desconocimiento general de los ámbitos de acción del Ministerio. En palabras de uno de los entrevistados “el desconocimiento PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

31

que en general existe en la ciudadanía, respecto de las funciones del Ministerio y la Subsecretaría de Justicia, lleva a confusiones respecto a materias que otros poderes del Estado o Servicios del Sector Justicia son responsables de ejecutar”.

3.3. Análisis FODA A partir de la percepción de los actores estratégicos, es posible obtener un análisis FODA de distintos ámbitos institucionales. Entre las fortalezas y debilidades, se encuentran:

FORTALEZAS DEBILIDADES Autonomía

Cultura y estructura organizacional

Compromiso y Cooperación

Comunicación y Coordinación

Eficiencia

Desconocimiento

Mejora continua

Fallas en el flujo de información

Cultura de modernización

Poca claridad en los objetivos

Gran cantidad de iniciativas

Falta de control

Buena relación con el entorno

No hay reconocimiento de logros

Contacto con servicios relacionados

Falta retroalimentación

Énfasis en las reformas

Duplicidad de funciones

Colaboración en la gestión

Ausencia de política y capacitaciones en TIC

Buenos equipos de trabajo

Excesivos procedimientos administrativos

Subsecretaría comprometida con cambios

Carencia de datos y análisis en general

Gestión de riesgos SML

Ausencia de Gestión de Riesgos

Desempeño SEREMI Metropolitana

Baja actualización de página web

A grandes rasgos, se puede decir que si bien los entrevistados identifican aspectos positivos de la gestión ministerial, como por ejemplo, que existe un buen clima laboral; autoridades y equipos de trabajo comprometidos con cambios y mejoras; cultura de modernización, entre otras, es necesario observar las percepciones respecto de importantes problemas de gestión relacionados principalmente con las orientaciones estratégicas institucionales.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

En este marco, cobra especial importancia el proceso de Planificación Estratégica desarrollado en el Ministerio de

32

Justicia, el cual intenta generar instancias formales de coordinación y comunicación donde se den a conocer temas relevantes para el posicionamiento del Ministerio; identificar los nudos en gestión, entre otros.

3.4. Diagrama Sistémico Con el fin de analizar los resultados de manera integral para comprender la interacción entre los principales problemas detectados, sus causas y oportunidades de mejora, se elabora el siguiente diagrama:

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

33

Del diagrama elaborado a partir de las percepciones de los 39 entrevistados, se observa que la existencia de objetivos poco claros al interior de la organización como problema central, está condicionado principalmente por la ausencia de un plan de desarrollo estratégico. Así también, los entrevistados critican la claridad de los servicios que ofrece el Ministerio, su demanda, su costo, los atributos que los usuarios esperan y la posición relativa respecto a otras entidades que ofrecen servicios similares. También se percibe que existe desconocimiento de la misión y objetivos del Ministerio, los cuales según declaran los entrevistados “nunca han sido comunicados”. En general, aluden a que el conocimiento de unos pocos respecto a ciertas definiciones estratégicas, se debe a un “interés personal” y no a la difusión desde canales formales.

Asimismo, la falta de comunicación en áreas internas, debilita entre otros aspectos la implementación de cambios, así por ejemplo, el 74% de los entrevistados coincidió que un gran problema radica en las comunicaciones, destacan que “no hay difusión interna de las labores y tareas que el Ministerio desarrolla”, aquí radica la importancia de contar con un Plan Estratégico de Comunicaciones no solo dirigido hacia la comunidad, sino que también hacia los funcionarios, el cual permita la difusión e interiorización de los valores y lineamientos estratégicos levantados en este ejercicio.

Por su parte, los entrevistados también destacan los “desafíos en coordinación”. Puesto que según sus apreciaciones, “no existen instancias formales de coordinación”, lo cual genera limitaciones para mejorar la calidad de servicios y prestaciones, a través de esfuerzo sinérgico.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Otro de los aspectos negativos que resaltaron los entrevistados, fue la mirada a corto plazo en el desarrollo de proyectos y reformas. Entre los comentarios recogidos se menciona que “actualmente se prioriza por el corto plazo y no por la Reforma completa”, “no existe una visión general respecto del funcionamiento esperado de un tema”.

Señalan que los proyectos deben ser vistos a “largo plazo, no esperar resultados inmediatos”, aconsejan también hacer un “seguimiento de las reformas”, destacando que en la política se deben “ejecutar acciones que piensen en un Chile al mediano y largo plazo”.

34

Otra de las dimensiones que contó con mala evaluación por parte de los entrevistados, fue la Gestión de Riesgos, siendo calificada en la categoría “Regular”. Mencionaron a su vez, que “hay que mejorar la gestión”. No se identifican indicadores, solamente “metas”, recomiendan la necesidad de “contar con un tablero de mando, una medición respecto del funcionamiento de los distintos indicadores”.

No obstante los problemas detectados, se identifican de igual manera, fortalezas organizacionales que permiten la implementación de mejoras. Los entrevistados destacaron el compromiso y cooperación de los equipos de trabajo y funcionarios señalando que existen “buenos equipos de trabajo” y “compromiso de la gente”, existiendo a su vez, una “buena relación con las autoridades ministeriales” quienes generan relaciones virtuosas con el entorno del sector Justicia. Asimismo, el 24% de los entrevistados destaca que existe un importante compromiso de las autoridades con los cambios y mejoras, reconociendo también el liderazgo de las autoridades en sus respectivos roles.

Otro de los aspectos positivos destacados por los entrevistados, es la cultura de “Modernización” del Ministerio y sus respectivos servicios, haciendo mención a las iniciativas y distintas reformas desarrolladas actualmente, “existe el interés de parte de las autoridades y funcionarios de mejorar”, “se destaca la gestión en Reforma Penal” y el “Proceso de Planificación Estratégica”.

Finalmente, destaca la positiva valoración de los entrevistados respecto a la cultura organizacional, así por ejemplo señalan que “existe una buena motivación del personal” y “la cultura y valores organizacionales son adecuados”, además destacan la existencia de un “buen clima laboral” señalando al mismo tiempo una “actitud positiva” al interior del Ministerio.

Por tanto, a grandes rasgos se puede concluir que si bien existe un buen clima laboral, autoridades y equipos de trabajo comprometidos con cambios, aún quedan temas fundamentales y estratégicos que deben ser mejorados, por ello la recomendación de “continuar con la Planificación Estratégica”, generar “instancias formales de coordinación y comunicación donde se den a conocer temas relevantes”, “identificar los nudos en gestión”, entre otros, resultan materias prioritarias para abordar en las definiciones estratégicas ministeriales para los años 2012 a 2016.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

35

36

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

[IV]

PLAN ESTRATÉGICO 2012 - 2016

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

37

1. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS DEL Ministerio DE Justicia

A partir del proceso de Planificación Estratégica, se identifican los siguientes lineamientos:

1.1. Visión, Misión y Valores Visión:

Ser la institución líder en la transformación de la Justicia chilena basada en los principios de igualdad, oportunidad, transparencia y respeto en los Derechos Humanos, destacándose por su compromiso y orientación a los ciudadanos, contribuyendo así a la construcción de una sociedad de oportunidades, seguridades y valores.

Misión:

Ser el organismo público a cargo de promover la protección y acceso de los derechos fundamentales de todas las personas afectas a la legislación chilena, mediante la coordinación del sistema de Justicia, en base a una gestión moderna, transparente y con altos estándares de calidad.

Valores:

LEALTAD: Virtud desarrollada en la conciencia y que implica cumplir con un compromiso de servicio público aún frente a circunstancias cambiantes o adversas.

PROBIDAD:

Conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preeminencia del interés general por sobre el particular.

TRANSPARENCIA: Consiste en situar la información a

disposición de los ciudadanos interesados en la gestión de un servicio público.

EXCELENCIA: La excelencia a nivel humano se traduce

en sacar a la luz las propias potencialidades, ser consciente de los recursos que se dispone y ponerlos en marcha apropiadamente.

RESPONSABILIDAD:

Capacidad existente en todo sujeto activo de derecho, para reconocer las consecuencias de un hecho que realizó con libertad.

1.2. Objetivos Estratégicos Ministeriales N° OBJETIVO 1

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.1 Modernizar el sistema de Justicia Propiciar un mayor acceso de las personas a una Justicia más 1.2 Promover los mecanismos de resolución oportuna, eficiente y cercana

alternativa de conflictos 1.3 Promover y facilitar el ejercicio de derechos y el

debido proceso

2

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

3

38

2.1 Promover y supervigilar el cumplimiento de DDHH Contribuir a la protección de derechos 2.2 Fortalecer el sistema de protección social de la

infancia y adolescencia Contribuir a la seguridad ciudadana

Elaboración Unidad de Planificación y Estudios- 2013

PRODUCTO 1, 2, 3 2 3 4, 6 5, 6

3.2 Contribuir a la reinserción

7

3.1 Fortalecer el control y cumplimiento de penas

8

1.3. Productos Estratégicos Ministeriales

Elaboración Unidad de Planificación y Estudios- 2013

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

39

2. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS DE LA Subsecretaría DE Justicia 2.1. Visión, Misión Visión:

Convertirse en un referente de la gestión pública a nivel nacional, articulando el diseño e implementación de las políticas públicas que den cumplimiento a los desafíos ministeriales, mediante el trabajo coordinado de equipos altamente comprometidos.

Misión:

Somos el organismo administrativo responsable de modernizar el Sistema de Justicia, a través de la elaboración y coordinación de políticas, planes y programas que faciliten a las personas el acceso a la Justicia, la protección de sus Derechos y contribuyan a la seguridad ciudadana mediante el compromiso de sus funcionarios en un clima de respeto, probidad y colaboración mutua.

2.2. Objetivos Estratégicos de la Subsecretaría N° OBJETIVO

1

2

3

4

Modernizar la Organización y Procesos del Sistema de Justicia a través de reformas y modificaciones legales, que permitan establecer procedimientos judiciales breves y transparentes.

Fortalecer la prestación de Servicios del Ministerio de Justicia. impulsando acciones que optimicen la protección de derechos, el control del cumplimiento de penas y las condiciones de habitabilidad de la infraestructura sectorial, generando medidas de reinserción que disminuyan la reincidencia delictual.

Fortalecer la Supervigilancia de los Servicios y Gestión Interna de los Servicios del Sector Justicia.

Mejorar la Calidad de las prestaciones de la Subsecretaría otorgando mayor eficiencia y oportunidad en la entrega de bienes y servicios requeridos por la ciudadanía.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Elaboración Unidad de Planificación y Estudios- 2013

40

OBJETIVOS ESPECIFICOS 1.1 Reformar el Sistema Procesal Civil,

el Sistema Notarial y Registral, el

Sistema Penal.

1.2 Aumentar la Cobertura de Justicia

Vecinal y Reformular las

Corporaciones de Asistencia Judicial.

2.1 Mejorar condiciones de servicios

básicos, de los establecimientos

penitenciarios y Centros de Menores.

2.2 Aumentar estándar de calidad en la

intervención de adolescentes y adultos.

2.3 Fortalecer la capacidad y estándar

de servicios periciales, de defensa

penal e identificación personal y registro.

PRODUCTOS VINCULADOS

1, 2

3

2

1, 2

1

3.1 Fortalecer el Control de la Gestión y

Prestaciones de Servicios.

1, 5

4.1 Mejorar el estándar del servicio de

mediación y la fiscalización de PJ.

4

2.3. Productos Estratégicos de la Subsecretaría

14

Fuente: Subsecretaría de Justicia Presupuesto por Producto 2014.

2.4 Clientes/Usuarios/Beneficiarios Se consideran como principales usuarios de las prestaciones de la Subsecretaría a:

CLIENTES

CUANTIFICACIÓN

1 Comunidad Nacional en general.

16.572.475

2 Poder Ejecutivo.

5

3 Poder Judicial.

483

4 Poder Legislativo.

158

5 Servicios Dependientes y/o Relacionados del Ministerio de Justicia.

7

6 Secretarías Regionales Ministeriales de Justicia.

15

Fuente: Ficha A1 Subsecretaría de Justicia 2012- 2014 PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

14 Los gastos asociados a este producto, están incorporados en el presupuesto No distribuible de la Subsecretaría de Justicia, particularmente en lo relacionado con gasto en remuneraciones.

41

3. MAPAS ESTRATÉGICOS

MAPA ESTRATÉGICO Instrumento que establece una manera uniforme y coherente de describir la estrategia, de modo que las unidades de una organización puedan

Por medio de esta herramienta de gestión se representaron los vínculos entre los objetivos surgidos en la formulación de la Planificación Estratégica, según las necesidades y/o definiciones establecidas en el Ministerio en el marco del trabajo efectuado.

Los objetivos de las cuatro perspectivas propuestas por esta metodología (Cliente, procesos internos, aprendizaje y financiera), se vinculan entre ellos en una cadena de relaciones causa-efecto donde el éxito en el caso de un organismo público se encuentra en su capacidad de alcanzar su misión. En este sentido, la misión se cumple en la medida que se logra dar respuesta a las necesidades de los clientes/usuarios/ beneficiarios.

La justificación de emplear este modelo y no otro tiene que ver con el hecho de proporcionar de manera gráfica la forma en que la estrategia vincula los activos intangibles con los procesos de creación de valor (Perspectiva procesos internos y de cliente), es decir, permite alinear los objetivos de las cuatro perspectivas constituyéndose en un hecho clave para contar con una estrategia centrada e internamente consistente. En síntesis, permite a la organización –el Ministerio y la Subsecretaría-, aclarar la lógica de cómo crear valor y para quién.

establecer y gestionar sus objetivos e indicadores.

3.1. Mapas estratégicos de Ministerio y Subsecretaría de Justicia

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

A continuación, se muestra la construcción del mapa estratégico del Ministerio de Justicia y el Mapa elaborado para la estrategia de la Subsecretaría de Justicia:

42

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

43

MISIÓN

CLIENTE

PROCESOS INTERNOS

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

FINANCIERA

PH

PA

P1

CA

Difusión de objetivos y avances

Supervigilancia de Servicios y Fiscalización

Gestión y Tramitación de Proyectos de Ley

Reformas, Planes y Programas

Modernizar el Sistema de Justicia

Posicionamiento Nacional y Asistencia Internacional

A2

PI

Formación de Equipos de Trabajo Ad Hoc

Gestión de Licitaciones relevantes

P6

A3

Optimización de Recursos Invertidos

Capacitación

A4

Eficaz Asignación de Recursos

Gestión del Conocimiento

A5

Velar por la eficiente y oportuna ejecución presupuestaria

Gestión Matricial de Integración de Base de Datos Áreas de Apoyo A6 mediante TIC´s

Planificación y Control de Gestión

Oferta de Programas

Medidas intervención y Mejorar condiciones de privación de libertad

P7

CG

PN

Peritajes Médico Forenses

P5

Protección de niñas, niños y adolescentes

Contribuir a la Reinserción

Formulación de doc. de Diseño, Implementación y apoyo a la gestión y toma Gestión de Personas Coordinación PJ de decisiones PK PL PM

P4

Asesoría Médico Legal y Forense

Fortalecer el sistema de protección social de la infancia y adolescencia CE CF

C3

Gestión de Inversiones y Modelo de Gestión

Política Penitenciaria y Centros de Menores

Resguardo de personas condenadas, imputadas

Fortalecer el control y cumplimiento de penas

Contribuir a la Seguridad Ciudadana

PG

Prestación de Servicios y Entrega de Productos

CD

Promover supervigilar el cumplimiento de Derechos humanos

Contribuir a la protección de Derechos

Supervisión de Centros, Hogares, Est. PE Penitenciarios PF

P3

CC

Promover y Facilitar el ejercicio de Derechos y el debido proceso

C2

Operación de Sistemas, Gestión Mediación, Asistencia de Información y Verificación de Judicial, Defensoría Penal y datos PB PC Resguardo de acreedores PD

P2

CB

Promover los mecanismos de resol. alternativa de conflictos

Propiciar un Mayor acceso de las personas a una justicia más oportuna, eficiente y cercana C1

Ser el organismo público a cargo de promover la protección y acceso de los Derechos fundamentales de todas las personas afectas a la legislación chilena, mediante la coordinación del Sistema de Justicia, en base a una gestión moderna, transparente y con altos estándares de calidad.

Como Misión institucional, se ha establecido para el Ministerio de Justicia, “Ser el organismo público a cargo de promover la protección y acceso de los Derechos fundamentales de todas las personas afectas a la Legislación Chilena, mediante la coordinación del Sistema de Justicia, en base a una gestión moderna, transparente y con altos estándares de calidad”.

El primero de ellos es 1) Propiciar un Mayor acceso de las personas a una Justicia más oportuna, eficiente y cercana, para implementar medidas que permitan modernizar el Sistema de Justicia, promover mecanismos de resolución alternativa de conflictos y facilitar el ejercicio de Derechos y el debido proceso, actuando en coordinación con la Subsecretaría de Justicia.

Para cumplir con estas orientaciones, se elabora el mapa estratégico el cual identifica tres principales objetivos para orientar su acción frente a la ciudadanía:

Perspectivas Clientes y Procesos

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Desde la perspectiva de procesos internos, vale decir, todos aquellos que permiten desarrollar los objetivos estratégicos, es posible identificar distintos focos de gestión y mejora. Así, aquellos vinculados principalmente con el acceso a la Justicia, se encuentran los procesos de diseño e implementación de Reformas, Planes y Programas.

Actualmente el Ministerio trabaja dos grandes reformas al Sistema de Justicia, éstas son la Reforma Procesal Civil y la

44

Reforma Procesal Penal, asimismo, se identifican iniciativas como la Reforma Laboral y de Familia.

La gestión de reformas que tienen como finalidad la modernización del sistema de Justicia, a su vez, requiere de una oportuna gestión y tramitación de proyectos de Ley. Actualmente se están tramitando iniciativas tales como: Delitos sexuales contra menores de edad; Perfeccionamiento

al Sistema Procesal Penal; creación de la Subsecretaría de Derechos Humanos, entre otras15.

El posicionamiento nacional y asistencia internacional se traduce en iniciativas tales como la gestión de medios, la coordinación de actividades en el exterior, la participación del Ministerio en cumbres internacionales, como el COMJIB, entre otros. Por su parte, la calidad y oportunidad en la prestación de Servicios y entrega de Productos también cobra relevancia, principalmente en aquellos ámbitos relacionados directamente con la misión institucional, tales como la mediación, asistencia judicial, defensoría penal y resguardo de acreedores.

Estos objetivos se sustentan, en una Gestión y operación de sistemas eficiente, que permita generar interoperabilidad entre los distintos servicios ofrecidos por el Ministerio, validados y verificados por un Plan de Auditoría que permita responder frente los estándares solicitados.

Ahora bien, un segundo objetivo estratégico es 2) Contribuir a la protección de derechos, para su cumplimiento es necesario que el Ministerio, promueva y supervigile el cumplimiento de Derechos Humanos así como también, fortalezca el sistema de protección social de la infancia y adolescencia. Resulta indispensable entonces, contar con un trabajo coordinado entre Servicios Dependientes y Relacionados16.

C2

Contribuir a la Protección de Derechos

Promover y Facilitar el ejercicio de Derechos y el debido proceso CD

Prestación de Servicios y Entrega de Productos (Transversal) Mediación, Asistencia Judicial, Defensoría Penal y Resguardo de acreedores (MINJU – DPP SQUIEBRAS)

P4

Fortalecer el sistema Promover supervigilar el de protección social cumplimiento de Derechos de la infancia y humanos CE adolescencia

Asesoría Médico Legal y Forense (SML)

Protección de niñas, niños y adolescentes P5 (SENAME - GENCHI)

Peritajes Médico Forenses (SML) PD

PE

Supervisión de Centros, Hogares, Est. Penitenciarios (SENAME - GENCHI)

Perspectivas Clientes y Procesos PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

15 Para más información de Proyectos de Ley en tramitación, ver capítulo II de este documento.

16 Las relaciones entre las funciones del Ministerio y los distintos objetivos de los servicios dependientes y relacionados, son desarrolladas en la planificación de cada servicio, por lo que no se encuentran analizadas en el presente documento.

45

El cumplimiento de este objetivo, se traduce en una serie de medidas de distinto carácter. Por un lado, aquellas vinculadas al fortalecimiento de la protección de personas privadas de libertad y de adolescentes en situación de vulnerabilidad, a través de una supervisión de calidad a Centros, Hogares y Establecimientos Penitenciarios que permita diseñar medidas efectivas de intervención y reinserción. Así también, el cumplimiento de este objetivo implica fortalecer la prestación de Asesoría Médico Legal y

forense a cargo del SML, a través de los peritajes médicos forenses de calidad que permitan resguardar y supervigilar los Derechos Humanos, como también garantizar el acceso a una justicia oportuna y ágil.

Por último, el tercer objetivo planteado en esta definición estratégica es 3) Contribuir a la Seguridad Ciudadana para fortalecer el control y cumplimiento de Penas y contribuir a una efectiva Reinserción, a través de un trabajo coordinado con GENCHI y SENAME principalmente.

Perspectivas Clientes y Procesos

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Para el cumplimiento de este objetivo estratégico, se han diseñado distintas medidas para fortalecer la oferta de programas y la política penitenciaria y de Centros de Menores, con el fin de mejorar y resguardar las condiciones de las personas privadas en libertad para asegurar no sólo el debido control y cumplimiento de penas, sino que también una efectiva reinserción social. Entre los programas de esta línea, se cuentan: Plan 11 medidas para la Reinserción Juvenil; ampliación de los Tribunales de

46

Tratamiento de Droga (TTD); Portal web Reinserción Social; programa de Control de personas condenadas; Sistema de penas sustitutivas e iniciativas sobre rebajas de condenas, entre otras.

Ahora bien, los objetivos estratégicos señalados, deben estar sustentados en procesos de apoyo oportunos y eficientes, y por ello cabe destacar la importancia de las tareas asociadas a: la supervigilancia y fiscalización;

a la gestión de licitaciones a través de una tramitación oportuna; a la formulación de documentos de apoyo para la toma de decisiones que cumplan con oportunidad y pertinencia; a la coordinación interna, mejorando canales de comunicación y retroalimentación; a la gestión de personas a través de la política de Recursos Humanos; a

Supervigilancia de Servicios y Fiscalización

P I

Gestión de Licitaciones relevantes (División Jurídica)

la planificación y el control de gestión por medio de un sistema de planificación estratégica que permita generar mediciones sustantivas; y a la gestión de inversiones, a través de un plan de inversiones con sus respectivos lineamientos.

Formulación de Gestión de Planificación y Diseño, P doc. de apoyo a P P P Personas Control de la gestión y Implementación Gestión J K y Coordinación L (Departamento M toma de Administrativo) (OPLAP) decisiones

P N

Gestión de Inversiones y Modelo de Gestión (OPLAP – RS – DJ - DGMJ)

Perspectiva Procesos- iniciativas de apoyo

Respecto a la perspectiva de aprendizaje y crecimiento, la cual permite dar un sello de excelencia y mejora continua a la gestión realizada por el Ministerio, es posible señalar que existen múltiples desafíos, los principales están relacionados con el área de comunicaciones, en particular con la difusión de objetivos y avances que permitan comunicar tanto a la ciudadanía como a los

Difusión de objetivos y avances (Unidad de Comunicaciones)

Formación de Equipos de Trabajo Ad Hoc (Departamento Administrativo)

propios funcionarios, las distintas iniciativas ministeriales, asimismo fortalecer el área de recursos humanos, con especial énfasis en la formación de equipos de trabajo ad hoc, capacitación efectiva y gestión del conocimiento.

Por último, la gestión matricial de las áreas de apoyo y la integración de base de datos mediante tecnologías de la información, es otra de las áreas clave a desarrollar.

Capacitación

Gestión del Conocimiento

(Departamento Administrativo)

(Departamento Administrativo)

Gestión Matricial de Áreas de Apoyo

Integración de Base de Datos mediante TIC´s

(Auditoría Ministerial)

(Unidad de Informática)

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Finalmente, desde la perspectiva financiera, los desafíos estratégicos van relacionados a la optimización de recursos invertidos, a lograr una eficaz asignación de recursos y a velar por el cumplimiento de una eficiente y oportuna ejecución

presupuestaria. Para ello, se ha vinculado el proceso de planificación estratégica con el diseño de presupuesto exploratorio y se están estableciendo procedimientos de seguimiento a las metas presupuestarias.

Optimización de Recursos Invertidos

Eficaz Asignación de Recursos

(Transversal)

(OPLAP)

Velar por la eficiente y oportuna ejecución presupuestaria (OPLAP) Perspectiva de aprendizaje y crecimiento PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

47

MISIÓ N

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

CLIENTE

PROCESOS INTERNOS

APREN- DIZAJE Y CRECIMIENTO

FINANCIERA

48

Comunicación A Formación de de avances y Equipos de 2 Trabajo Ad Hoc objetivos

Coordinación de Equipos

Plan de P Comunicacion H es Institucional

A 1

Gestión y Tramitación de Proyectos de Ley

Elaborar Plan de Difusión

P A

Mejorar condiciones de servicios C básicos, de los EP y Centros C de Menores

Optimización de Recursos Invertidos

A Calidad de vida y A4 cultura 3 organizacional

Eficaz Asignación de Recursos

Gestión del Conocimiento

Formulación de doc. de apoyo a la gestión y toma de decisiones

Gestión y Supervisión de Intervenciones y Proyectos de Inversión

Asesoría en la entrega de servicios y líneas de intervención Elaborar Lineamientos de Intervención

CD

Aumentar estándar de calidad en la intervención de adolescentes y adultos

Diseño de Reformas y Planes de Inversión

Implementación de Planes y Programas

Difusión de las medidas

Aumentar la C Cobertura de Justicia Vecinal B y Reformular las CAJ

P 1

C A

Reformar el Sistema Procesal Civil

Velar por la eficiente y oportuna ejecución presupuestaria

Gestión A A5 Matricial de Áreas de Apoyo 6

Gestión de Comisiones de Servicio Internacional

Control de la intervención y prestación de servicios Revisión y Actualización de planes y estrategias

Fortalecer la capacidad y estándar de servicios C CE periciales, defensa penal F e identificación y registro

Integración de Base de Datos mediante TIC´s

Gestión de Personas

Evaluación de Resultados y Rendición de Cuentas

Planificación Estratégica y CMI

Fortalecer el Control de la Gestión y Prestaciones de Servicios

Soporte y Mantención Informática

Gestión de Contratos, Compras y Arriendos

Licitaciones

Fiscalización de unidades y Modificación de requerimientos

Mejorar el estándar del servicio de mediación y la Fiscalización de PJ

Ser el nivel administrativo y político responsable de modernizar el Sistema de Justicia, a través de la elaboración y coordinación de políticas, planes y programas que faciliten a las personas el acceso a la justicia, la protección de sus Derechos y contribuyan a la seguridad ciudadana mediante el compromiso de sus funcionarios en un clima de respeto, probidad y colaboración mutua.

Fortalecer la Mejorar la Calidad de las C Supervigilanci Modernizar la Organización y Fortalecer la prestación de servicios del Ministerio de Prestaciones de la Procesos del Sistema de Justicia Justicia a y Gestión 3 Subsecretaría Interna

PLAN ESTRATÉGICO – SUBSECRETARÍA DE JUSTICIA

En su rol de asesoría y colaboración directa a la máxima autoridad ministerial, en la elaboración de los planes, programas y decisiones del sector a su cargo, la Subsecretaría de Justicia se ha establecido como misión “Ser el nivel administrativo y político responsable de modernizar el Sistema de Justicia, a través de la elaboración y coordinación de políticas, planes y programas que faciliten a las personas el acceso a la Justicia, la protección de sus derechos y contribuyan a la seguridad ciudadana mediante el compromiso de sus funcionarios en un clima de respeto, probidad y colaboración mutua”.

Para concretar estas orientaciones, se han formulado cuatro objetivos estratégicos:

El primero es 1) Modernizar la Organización y Procesos del Sistema de Justicia, principalmente a través de iniciativas que tiendan a reformar el Sistema Procesal Civil, aumentar la cobertura de Justicia Vecinal y reformular las Corporaciones de Asistencia Judicial. Asistiendo a estos objetivos, se encuentran procesos de difusión de las medidas a cargo principalmente de la unidad de comunicaciones, lo que no excluye la posibilidad de encontrar otras actividades de difusión tales como la publicación de boletines tanto jurídicos, resultados de estudios, entre otros. Asimismo, este objetivo se sostiene con la implementación de medidas a cargo de la DGMJ y División Judicial y CAJ principalmente. Para esto se requiere una oportuna gestión y tramitación de Proyectos de Ley, tarea a cargo de la DGMJ y División jurídica principalmente.

Perspectivas Clientes y Procesos

Un segundo objetivo es 2) Fortalecer la prestación de servicios del Ministerio de Justicia, principalmente a través de la mejora de las condiciones de servicios básicos de los establecimientos penitenciarios y de los centros de

menores, así como también aumentar el estándar de calidad en la intervención de adolescentes y adultos y fortalecer la capacidad y estándar de los servicios periciales, de defensa penal y de registro e identificación.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

49

El mejoramiento de las condiciones de infraestructura de servicios básicos de establecimientos penitenciarios y de centros de menores está a cargo de OPLAP principalmente, la cual coordina los distintos requerimientos de los servicios dependientes a través del proceso de presupuesto, para el cual se diseña el plan de inversiones del Ministerio y sus servicios. Por su parte, el estándar de calidad en la intervención está a cargo principalmente de la División de Reinserción Social, la cual elabora lineamientos de intervención y presta asesoría.

Un tercer objetivo estratégico está relacionado con 3) Fortalecer el rol de Supervigilancia y Gestión Interna principalmente a través del reforzamiento del control de gestión y prestaciones de servicios.

Como procesos que permiten cumplir con estos objetivos el Ministerio a través de OPLAP, desarrolla el proceso de Planificación Estratégica y el consecuente Cuadro de Mando Integral, el cual se materializará a partir del 2014 en un sistema informático llamado SISPLAN.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Por último, un cuarto objetivo es 4) Mejorar la Calidad de las Prestaciones de la Subsecretaría, a través de la mejora de los estándares del servicio de mediación y la Fiscalización de personas jurídicas.

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Fortalecer la Supervigilancia y Gestión Interna Fortalecer el Control de la Gestión y Prestaciones de Servicios (OPLAP, Depto Administrativo y Auditoría Ministerial) Transversal relacionado a la prestación de servicios

Planificación Estratégica y CMI (OPLAP)

Evaluación de Resultados y Rendición de Cuentas (OPLAP, Aud. Interna, DGMJ y U. de Comunicaciones) Perspectivas Clientes y Procesos

Mejorar la Calidad de las Prestaciones de la Subsecretaría Mejorar el estándar del servicio de mediación y la Fiscalización de PJ (División Judicial, División Jurídica)

Fiscalización de unidades y Modificación de requerimientos (División Judicial, División Jurídica) Licitaciones (División Judicial, División Jurídica, Departamento Administrativo) Perspectivas Clientes y Procesos

Esta labor está a cargo principalmente de la División Judicial la cual a través de la administración del servicio de mediación, genera estudios, coordina a los actores, dirige las compras y administra las causas. Asimismo, la División participa en el nombramiento de cargos del poder judicial, velando además por el cumplimiento de declaraciones juradas de quienes postulan.

Alineados a estos objetivos, cobra especial importancia la mejora de procesos, principalmente en temas de apoyo o soporte tales como: Plan de Comunicaciones

Plan de Comunicaciones Institucional PH (Unidad de comunicaciones y otros)

Coordinación de Equipos (Transversal)

Gestión y Supervisión de Intervenciones y Proyectos de Inversión (OPLAP, Auditoría Ministerial)

a través de la gestión de medios y diversas actividades comunicacionales; coordinación de equipos a través de sistemas integrados de gestión y reuniones de Jefaturas; la gestión y supervisión de intervenciones y planes de inversión; la formulación de documentos de apoyo a la gestión y toma de decisiones; la gestión de comisiones de servicios al extranjero y sus iniciativas de apoyo, tales como el registro de participación histórica del Ministerio en el exterior entre otras; la gestión de personas y; la gestión de compras, la cual recientemente implementó una plataforma de gestión integral de contrataciones.

Formulación de doc. de apoyo a la gestión y toma de decisiones (Transversal)

Gestión de Comisiones de Servicio Internacional (Cooperación Internacional, Departamento Administrativo)

Gestión de Personas (Departamento Administrativo)

Gestión de Contratos, Compras y Arriendos (Departamento Administrativo)

Perspectiva Procesos, iniciativas de soporte

Por último, cabe señalar que la definición de aquellas iniciativas orientadas a contribuir al aprendizaje y desarrollo de la Subsecretaría, así como también aquellas acciones en la perspectiva financiera son coincidentes con

las definiciones estratégicas esbozadas para el Ministerio en su respectivo mapa estratégico.

A continuación, se presenta el mapa estratégico desarrollado para cada uno de los CCRR ministeriales.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

51

3.2. Mapas Estratégicos de los Centros de Responsabilidad Ministeriales 3.2.1. Dirección de Gestión y Modernización de la Justicia PRINCIPALES FUNCIONES Según perfil de cargo Coordinadora DGMJ a) Seguimiento y evaluación de la implementación de reformas. b) Mejoramiento del acceso y calidad de la Justicia, a través de la presentación de Iniciativas legales o de otra índole. c) Implementar mecanismos de cooperación con todas las instancias de administración de la justicia, garantizando coordinación interinstitucional. d) Implementación de reformas.

DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a.) MISIÓN

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

La DGMJ es la Unidad Ministerial a cargo del asesoramiento de las autoridades ministeriales en la elaboración y proposición de programas, directrices e instrumentos para la modernización de la Justicia a través de la presentación de Iniciativas Legales, así como el seguimiento y evaluación del proceso de implantación de las reformas judiciales y la realización de estudios que sustenten y faciliten las labores señaladas.

Lo anterior basado en el aseguramiento de alto estándares de calidad, transparencia y oportunidad.

52

b). MAPA ESTRATÉGICO

OBJETIVOS RELACIONADOS

PERSPECTIVA CLIENTES

ME Ministerio: Objetivos Transversales ME Subsecretaría: Reformar el Sistema Procesal Civil; Implementación de Planes y Programas; Gestión y Tramitación de Proyectos de Ley; Evaluación de resultados y rendición de cuentas.

A.1 Optimizar la toma de decisiones de las autoridades

A.2 Mejorar la calidad y oportunidad de a información

A.1.1 Levantamiento periódico de información

A.2.1 Publicación de datos en la web institucional

A.3 Contribuir a la proposición de iniciativas legales de acceso y oportunidad de la justicia A.3.1 Estudios sobre distintos aspectos de la Reforma Procesal Civil

Actividades

MEJORA DE PROCESOS17

Foco de mejora

A.4.1 Seminarios regionales sobre avances de la Reforma Procesal Civil A.4.2 Actividades de difusión sobre servicios de Justicia Vecinal

PERSPECTIVA PROCESOS

Actividades

A.4 Mejorar la difusión del trabajo del Ministerio en la Sociedad Civil

B.1.1 Generar y evaluar información para emitir juicios fundados respecto de la calidad de implementación y resultados de Reformas.

B.1 Mejorar el desempeño de las reformas Judiciales seguimiento y evaluación.

B.2 Mejorar el soporte administrativo interno acorde a los requerimientos

B.1.2 Monitorear el impacto de las reformas en los servicios anexos o complementarios.

B.2.1 Implementar mecanismos de gestión de coordinación de requerimientos institucionales.

C.1 Realización de Estudios

C.1.1 Seguimiento a la ejecución

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

17 La dimensión “mejora de procesos” no es reconocida por la literatura como parte de los mapas estratégicos, no obstante se incorpora en este ejercicio, con la intención de reconocer el trabajo desarrollado por los distintos CCRR de formalizar y mejorar procesos propios.

53

c). ACTIVIDADES PRINCIPALES PROGRAMAS

Reforma Procesal Civil: Diseño, tramitación e implementación.

DESCRIPCIÓN

Se registra un avance de un 100% de la revisión del nuevo Código Procesal Civil en la Cámara de Diputados. En el año 2014 se procederá a la revisión por parte del Senado.

Actualmente se encuentran en operación 4 módulos de atención en diversas estaciones de Metro de Santiago. A fines de año se habrán concretado cuatro campañas comunicacionales, centradas en difusión Justicia Vecinal

en medios (prensa, radios, vía pública y redes sociales). Asimismo se habrán realizado de manera mensual, actividades en terreno en cuatro comunas (Renca, Cerrillos, Paine y Macul), sin perjuicio de que son 20 comunas las que tienen cobertura al día de hoy.

Reformas Laboral y de Familia.

El anuario 2012 de la justicia de familia ya está impreso y en proceso de difusión para el año 2014.

3.2.2. UNIDAD DE COMUNICACIONES PRINCIPALES FUNCIONES Artículo 6°, Decreto Nº 1.597, de 1980, Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

a. Difundir las iniciativas y proyectos del sector. b. Analizar las informaciones contenidas en los diferentes medios de comunicación proponiendo los comentarios, observaciones y rectificaciones que correspondan. c. Relacionar y coordinar su acción con la Dirección Nacional de Comunicación Social. d. Preparar la participación de las autoridades del Ministerio en conferencias de prensa, charlas, foros y otros eventos destinados a dar a conocer la marcha del sector. e. Proponer normas para las comunicaciones y relaciones públicas de los organismos del sector.

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DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) MISIÓN

La Unidad de Comunicaciones, tiene como misión otorgar asesoría comunicacional al Ministerio de Justicia, a través de la implementación y desarrollo de estrategias y planes de comunicación, que permitan la adecuada difusión de las iniciativas y proyectos del Sector, como en las áreas de desempeño de los Servicios Dependientes y Relacionados. Todo ello dirigido al logro de los objetivos políticos planteados por la autoridad en un modelo participativo.

b). MAPA ESTRATÉGICO Posicionamiento Nacional y Asistencia Internacional Difusión de medidas; Plan de comunicaciones institucional; Rendición de cuentas; Evaluación de resultados

OBJETIVOS RELACIONADOS

ME Ministerio: ME Subsecretaría:

PERSPECTIVA CLIENTES

A.1 Mejorar la información de valor estratégico que se entrega a la autoridad

A.2 Aumentar nivel de conocimiento de funcionarios sobre temas sectoriales

A.3 Potenciar conocimiento del Sector Justicia a grupos de interés y ciudadanía

A.1.1 Publicación de Boletín audiovisual e informe de contexto

A.2.1 Permanente monitoreo y comunicación de noticias sectoriales

A.3.1/A.4.1 Gestión de medios: puntos de prensa, conferencias de prensa, talleres, actividades en terreno A.4.2 Registro de viajes protocolares

Actividades

PERSPECTIVA PROCESOS

Actividades

MEJORA DE PROCESOS

Foco de mejora

A.4 Fortalecer imagen corporativa

B.1 Alinear el plan de comunicaciones con los objetivos estratégicos institucionales

B.1.1 Plan estratégico comunicacional

C.1. Gestión de medios

C.1.1 Enriquecer la gestión de medios regionales.

B.2 Alinear a los Servicios Dependientes y relacionados en la elaboración de sus planes comunicacionales

B.3 Fortalecer el trabajo de comunicación estratégica de las SEREMI

B.2.1 Pautas de servicios novedosas y atractivas

B.3.1 Figura de apoyo regional en comunicaciones

C.2. Confección de productos comunicacionales (Boletín de Justicia)

C.3 Gestión de Crisis Comunicacionales

C.2.1 Continuar mejoras iniciadas para cada producto.

C.3.1 Establecer protocolo de acción frente a contingencias y crisis comunicacionales.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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c) ACTIVIDADES PRINCIPALES PROGRAMAS Gestión de Medios

Levantamiento de actividades comunicacionales

Boletín Informativo

Monitoreo y difusión de noticias del Sector Justicia

DESCRIPCIÓN Para el año 2014 se pretende acceder a la mayor cantidad de medios de comunicación masivos a nivel nacional, regional y local, lo cual permita a la Unidad de Comunicaciones conocer el número de apariciones y menciones en medios de comunicación y redes sociales, por medio de un adecuado soporte informático que permita el acceso a los portales web que sirvan de fuente de información.

Se han levantado diversas actividades comunicacionales, tales como puntos de prensa, conferencias de prensa, talleres, actividades en terreno, seminarios, pautas con los servicios, entre otras, las cuales han tenido un carácter proactivo o reactivo, dependiendo de la coyuntura.

Anualmente se generan 2.500 ejemplares cada 3 meses. Además el producto digital se publica en la web institucional.

A fines de 2013 se cumplió con la meta de monitoreo diario y durante todo el día, de aquellas noticias que marcan la pauta noticiosa sectorial y nacional. Dicha información, previamente editada, da como resultado los resúmenes de prensa (AM, regional, PM), enviados a todos los funcionarios y autoridades ministeriales, a nivel central y regional.

3.2.3 COOPERACIÓN INTERNACIONAL PRINCIPALES FUNCIONES Según Perfil de Cargo Jefe/a Cooperación Internacional

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

a. Coordinar la participación de autoridades en actividades en el extranjero. b. Asegurar la adecuada participación del Ministerio de Justicia en instancias y acuerdos bi/multilaterales, coordinando y tomando parte en la formulación de posiciones comunes, líneas estratégicas, políticas y/o programas, en conjunto con otros países, que permitan mejorar la gestión y resultados en materias propias de su competencia. c. Realizar labores relacionadas con temas administrativos, como gestionar solicitudes de autorización para realizar comisiones de servicios por motivos laborales en el extranjero para funcionarios(as) del Ministerio o Servicios Dependientes. d. Verificar la pertinencia de la solicitud de comisión de servicio al extranjero, y su relación con el Servicio al cual representa, competencia del funcionario(a) en el tema, tiempo destinado al viaje y correspondencia de las fechas del viaje con el periodo de la actividad. e. Preparar las comisiones de servicio al extranjero de las autoridades coordinando agenda, dirigir la confección de dossier y/o carpetas para poner al tanto a la autoridad de los temas a tratar en el marco de los compromisos asumidos.

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DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) MISIÓN

Cooperación Internacional, es la unidad responsable de coordinar las relaciones internacionales del Ministerio con otros Ministerios y Organismos Públicos vinculados al área de Justicia. Así como también, se encarga de gestionar la autorización de las Comisiones de Servicio recopilando y analizando los antecedentes relativos a las actividades que se realizarán en el extranjero. Esto con el fin de generar información de calidad para las autoridades ministeriales, que permita fortalecer el posicionamiento y asistencia internacional. b). MAPA ESTRATÉGICO OBJETIVOS RELACIONADOS

ME Ministerio: Posicionamiento Nacional y Asistencia Internacional ME Subsecretaría: Gestión de comisiones de Servicio Internacional A.1 Optimizar comunicación con actores relacionados

PERSPECTIVA CLIENTES

Actividades

A.11 Instrumentos para levantamiento y difusión de información

PERSPECTIVA PROCESOS

B.1. Optimizar tramitación de comisiones de servicio al extranjero B.1.1 Revisión y mejoría del procedimiento de comisión de servicios

Actividades

.

MEJORA DE PROCESOS

Foco de mejora

A.2 Optimizar manejo de actividades de autoridades en el extranjero para fortalecer instancias de cooperación

A.21 Dossier actualizado de información para autoridades

B.2. Optimización de participación de funcionarios en actividades en el extranjero

B.2.1 Informes de viajes de funcionarios en comisión de servicio

C.1. Programa anual de comisiones al extranjero

C.2. Tramitación de comisiones de servicio al extranjero

C.1.1. Estandarizar procedimiento que permita planificar actividades anuales

C.2.1 Mejorar tiempos, dar Mayor eficiencia al procedimiento.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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c) ACTIVIDADES PRINCIPALES PROGRAMAS

Coordinación de actividades del Ministerio de Justicia en el exterior.

Conferencia de Ministro/ as de Justicia de los Países Iberoamericanos

Tramitación de cometidos funcionarios

DESCRIPCIÓN Se han realizado distintas actividades para generar una red de coordinación entre los encargados del tema en distintos servicios públicos. En diciembre se cuenta con una base de datos que facilita la comunicación entre las partes.

Se espera más adelante contar con una estrategia de coordinación, en la que se involucre a otras unidades ministeriales para cumplir satisfactoriamente con las distintas actividades generadas por los Organismos Internacionales, el Ministerio de Relaciones Exteriores y las contrapartes de otros países.

Se ha participado con éxito en las anteriores conferencias y se espera seguir contando con una coordinación pertinente que ermita responder a esta invitación en forma destacada.

Al año 2014 se espera contar con un procedimiento que permita disminuir los plazos de tramitación. Para ello se han realizado distintas actividades con los Departamentos relacionados y coadyuvantes en el proceso de tramitación y aprobación de comisiones al extranjero, con el fin de revisar y generar estadísticas de ingreso de la solicitud. También se espera que este instrumento permita revisar el cumplimiento de requisitos establecidos y difundidos para cumplir de manera eficaz con la labor encomendada.

Se espera luego, contar con un set de instrumentos validados por los actores participantes, los cuales permitan facilitar reducir los plazos y facilitar las labores referidas y que reduzcan los plazos.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Dossier con actuaciones históricas del Ministerio de Justicia en el exterior

58

Permanentemente se están archivando los documentos relacionados a las actividades realizadas en el extranjero por funcionarios y autoridades ministeriales.

Se espera al año 2014, terminar con el proceso de elaboración de este archivo y establecer procedimiento para su continuación.

Se espera contar con permanente actualización del dossier que contiene la pertinencia de la asistencia a las actividades internacionales y el registro de las actuaciones históricas ejecutadas por el Ministerio lo cual permite retroalimentar a las autoridades ministeriales y dar coherencia histórica a la actuación del Ministerio en el exterior.

3.2.4

AUDITORÍA MINISTERIAL

PRINCIPALES FUNCIONES Resolución Exenta N° 1.425, del 3 de Junio de 2011, del Ministerio de Justicia. a. Proponer al Ministro/a: políticas, planes, programas y/o acciones de aseguramiento, orientados al uso, eficiente y eficaz de los recursos públicos, al control de la eficacia y eficiencia de las operaciones financieras y contables, a la corrección de los procedimientos y a la prevención y administración de riesgos asociados a la gestión de la Administración Pública. b. Brindar apoyo al Ministro/a de Justicia en las tareas de seguimiento que debe realizar, dentro de su ámbito, y en las de coordinación con los Jefes de Servicio del Sector Justicia, adecuándose a las directrices que imparta esta Secretaría de Estado y el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno. c. Recopilar, evaluar, analizar y documentar la información que estime relevante para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría u otra acción de aseguramiento, los cuales deberán estar relacionados con los riesgos y controles claves del proceso. d. Asesorar al Ministro/a en la formulación de políticas, planes y programas de auditoría interna al interior del Ministerio de Justicia con un enfoque en base a riesgos.

DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) MISIÓN

Otorgar apoyo al Ministro/a de Justicia, a objeto de evaluar y contribuir a la mejora de la eficacia del proceso de administración, gestión de riesgos y control. Esto realizado a través de una estrategia preventiva, proponiendo como producto de su labor políticas, planes, programas y medidas de control para el fortalecimiento de la gestión ministerial, para la promoción de la probidad y transparencia, la prevención de la corrupción y el salvaguardo de los recursos que le han sido asignados.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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b). MAPA ESTRATÉGICO OBJETIVOS RELACIONADOS

PERSPECTIVA CLIENTES

A.1 Mejorar la oportunidad de la información vinculada a las auditorías internas.

Actividades

A.1.1 Cumplimiento de plazos establecidos en planificación de CAIGG.

A.2.1 Proponer Plan de Trabajo a partir del año 2014, considerando las directrices de las nuevas autoridades

B.1 Mejorar los procesos internos de gestión para asegurar el cumplimiento de la normativa vigente que regula materias de atención ciudadana.

B.2 Mejorar la Gestión de Riesgos de cada uno de los Servicios Dependientes.

B.3. Potenciar la estrategia preventiva de la gestión ministerial.

B.1.1 Planificación de las fechas de entrega del Sistema de Gestión interna de solicitudes por parte de la Unidad de Informática.

B.2.1 Actividad de carácter permanente que se apega a la calendarización entregada por el CAIGG.

B.3.2. Levantar un diagnóstico respecto a la sistematización de la información de auditorías gubernamentales y sectoriales.

C.1. Atención Ciudadana: Buzón Virtual.

C.2. tención Ciudadana: Atención Telefónica.

C.3. Atención Ciudadana: Atención Directa.

C.1.1 Formalización

C.2.1 Formalización.

C.3 Formalización

PERSPECTIVA PROCESOS

Actividades

MEJORA DE PROCESOS

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Foco de mejora

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ME Ministerio: Objetivos Transversales ME Subsecretaría: Fortalecer Control de gestión y Prestaciones de Servicio; Evaluación de resultados y rendición de cuentas.

A.2 Mejorar continuamente la calidad de la atención ciudadana.

c) ACTIVIDADES PRINCIPALES PROGRAMAS

DESCRIPCIÓN

Entregar oportunamente información relevante para el proceso de toma de decisiones

Cumplimiento de plazos establecidos en planificación de CAIGG (Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno)

Plan de Difusión del Sistema Integral de información y atención ciudadana.

Proponer Plan de Trabajo a partir del año 2014, considerando las directrices de las nuevas autoridades.

Procesos de gestión interna de respuesta a requerimientos ciudadanos.

Planificación de las fechas de entrega del Sistema de Gestión interna de solicitudes por parte de la Unidad de Informática.

Matrices de riesgo del sector y planes de tratamiento de riesgo

Actividad de carácter permanente que se apega a la calendarización entregada por el CAIGG, cumplida con éxito.

Monitoreo la ejecución y cumplimiento de los planes de auditoría interna del Sector Justicia.

Se levantará un diagnóstico respecto a la sistematización de la información de auditorías gubernamentales y sectoriales.

3.2.5. OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO PRINCIPALES FUNCIONES Artículo 8°, Decreto Ley Nº 3.346, de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia Artículos 32° y 33°, Decreto Nº 1.597, de 1980, Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia a. Proporcionar el apoyo técnico que el Ministro/a requiera para la formulación de las políticas, planes y programas sectoriales. b. Proponer la asignación de los recursos del sector. c. Armonizar las proposiciones sobre modificaciones de estructura, funciones y procedimientos de los organismos públicos del sector. d. Controlar y evaluar el cumplimiento de los planes programas y proyectos del sector e informar al Ministro/a, acerca del estado de avance de los mismos. e. Realizar los estudios que especialmente le encomiende el Ministro/a. Planificación y Presupuesto es el organismo encargado de estudiar, elaborar y proponer al Ministro/a los planes y presupuestos en materia de recursos humanos, materiales y financieros. Para estos efectos, deberá enmarcar su acción dentro del ámbito de las políticas nacionales y de las orientaciones para el Sector que emanen del Supremo Gobierno.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) MISIÓN

La Oficina de Planificación y Presupuesto es la encargada de estudiar, elaborar, proponer al Ministro/a y Subsecretario/a los planes, proyectos, presupuestos y compromisos en materia de inversión, recursos financieros y gestión relacionados con el Sector.

b). MAPA ESTRATÉGICO

OBJETIVOS RELACIONADOS

PERSPECTIVA CLIENTES

ME Ministerio: Objetivos Transversales ME Subsecretaría: Implementación de Planes y Programas; Diseño de reformas y planes de inversión; Elaboración de lineamientos de intervención; Revisión y actualización de Planes y Estrategias; Planificación Estratégica y CMI; Evaluación de resultados y rendición de cuentas.

A.1 Perfeccionar la asesoría proporcionada en materias de gestión del MJ

A.2 Garantizar una adecuada gestión en el ámbito presupuestario

A.3 Fomentar la implementación de la Planificación Estratégica

A.4 Gestionar y supervisar el proceso de inversión sectorial

A.1.1 Medición de Satisfacción al Cliente

A.2.1 Instrumentos de alerta de ejecución presupuestaria

A.3.1 Mapas estratégicos: difusión y seguimiento

A.4.1 Revisión de plan de inversión sectorial

B.3. Optimizar los procesos de OPLAP

B.4 Perfeccionar y estandarizar los procesos de inversión sectorial

Actividades

PERSPECTIVA PROCESOS

Actividades

MEJORA DE PROCESOS

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Foco de mejora

62

A.2.2 Programación de proyecto de presupuesto exploratorio B.1 Mejorar la coordinación con las unidades del Ministerio y sus servicios

B.2. Apoyar en la elaboración y propuestas de planes y presupuestos del Sector Justicia en materia de gestión

B.1.1 Reuniones de asesoría en Control de gestión

B.3.1 – B.4.1 Manual de procedimientos OPLAP

B.1.2 Reuniones de asesoría y seguimiento presupuestario

B.3.2 – B.4.2 Cuadro de Mando Integral

C.1. Seguimiento de Metas presupuestarias.

C.1.1 Dar efectividad a la elaboración de informes de cumplimiento.

C.2. Presentación de iniciativas de inversión.

C.2.1 Nudos de gestión y coordinación interinstitucional.

C.3. Procedimiento de Planificación.

C.3.1 Estandarizar principales actividades vinculadas a la Planificación presupuestaria y otras asociadas.

c) ACTIVIDADES PRINCIPALES PROGRAMAS Planificación Estratégica

Plan de Control de Gestión Interna y Servicios Dependientes.

DESCRIPCIÓN A principios de 2014 se estima contar con plan estratégico 2012- 2016 terminado y difundido entre los distintos actores Ministeriales. Más adelante se espera contar con una evaluación del proceso implementado y un nuevo levantamiento de información que permita elaborar un próximo Plan Estratégico.

Para los próximos períodos se busca potenciar el rol asesor de la División en cuanto a la rendición de cuentas que realizan tanto el Ministerio como los servicios dependientes y relacionados, con el fin de dar orientar las mediciones hacia aquellas actividades que generan mayor valor para la organización.

Gestión de Finanzas y Presupuesto

Se busca cumplir exitosamente con la planificación de ejecución presupuestaria, incorporando mejoras en los análisis y reportes de la situación presupuestaria con el fin de entregar mejor información a las autoridades.

Inversiones SENAME

Para el próximo período existen recursos para levantar iniciativas relacionadas con la construcción de nuevos centros cerrados y otras iniciativas de arrastre.

Inversiones GENCHI

Se proyectan iniciativas relacionadas con Construcción y ampliación de unidades penales; Plan de nuevas cáceles y; Plan de reconstrucción.

Inversiones SML

Se consideran iniciativas de arrastre; Reposición de unidades de SML y; Plan de reconstrucción.

Inversiones Subsecretaría de Justicia

Para el 2014 se espera la construcción y habilitación de Centro de Justicia y unidades administrativas.

3.2.6. DIVISIÓN JUDICIAL PRINCIPALES FUNCIONES Artículo 11°, Decreto Ley Nº 3.346, de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia, artículos 10° y 11°, Decreto Nº 1.597, de 1980, Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia a. Realizar estudios referentes al régimen orgánico de los tribunales de Justicia e informar al Ministro o al Subsecretario/a acerca de la necesidad de crear nuevos tribunales, de modificar la jurisdicción de los tribunales en las distintas regiones y de aumentar la dotación de funcionarios judiciales. b. Proporcionar al Ministro los antecedentes necesarios para el nombramiento de los integrantes de los diversos escalafones del Poder Judicial. c. Proponer medidas para asegurar la asistencia jurídica gratuita que debe prestarse por Ley. d. Asistir a las Secretarías Regionales Ministeriales en relación con el Registro de Mediadores y brindar el apoyo requerido para la coordinación y licitación de servicios de mediación. e. Informar las solicitudes sobre indultos particulares.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) MISIÓN

La División Judicial tiene como misión garantizar el funcionamiento del sistema de asistencia jurídica gratuita, mediación familiar licitada y tramitación de indultos, asesorando en la definición de políticas y directrices que acerquen la Justicia a las personas. Asimismo, esta división procura el mantenimiento de las relaciones con el Poder Judicial normadas por Ley. b). MAPA ESTRATÉGICO

OBJETIVOS RELACIONADOS

ME Ministerio: Mediación, Asistencia Judicial Me Subsecretaría: Implementación de planes y programas; Mejorar estándar del servicio de mediación; Fiscalización de unidades de mediación y modificación de requerimientos; Gestión de Licitaciones de Mediación.

PERSPECTIVA CLIENTES

A.1 Mejorar el tiempo de respuesta en materia de indultos.

A.2 Mejorar la calidad de la atención del acceso a la justicia.

A.1.1 Implementación de un servicio de interoperabilidad entre Servicios Dependientes para la tramitación de los indultos particulares.

A.2.1 Estudio sobre las necesidades de usuarios/as de servicios de Patrocinio Judicial de las CAJ.

B.1 Perfeccionar los servicios de asesoría relativos a temas de asistencia jurídica.

B.2 Catastro y diagnóstico de los convenios y acuerdos vigentes entre las Corporaciones de Asistencia Judicial y terceros.

Actividades

PERSPECTIVA PROCESOS

Actividades

MEJORA DE PROCESOS

B.1.1 Mejorar contenidos de respuestas sobre asistencia jurídica a usuarios/as y generar mecanismos de registro y control.

A.3 Garantizar el normal y permanente funcionamiento de la oferta de Mediación en el territorio.

A.4.1 Difusión de la mediación de conflictos de familia.

B.3 Mejorar los estándares de calidad en la Prestación de Servicios de Mediación Familiar y Asegurar su entrega.

B.3.1 Contratar, administrar y supervisar la ejecución de servicios de mediación familiar otorgados por privados.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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A.5 Mejorar la disponibilidad de información para proceder a los nombramientos de integrantes del Poder Judicial.

A.5.1 Mejorar informes técnicos para evaluar los nombramientos del Poder Judicial.

B.4 Fortalecer alianzas público/ privada para introducir mejoras en las prestaciones desarrolladas por las División en forma directa o indirecta.

B.5 Seguimiento, asistencia técnica y monitoreo de las Redes Regionales de Acceso a la Justicia.

B.3.2 Diseñar y mantener un Sistema Informático para la administración del Sistema de Mediación Familiar Licitado.

B.3.3 Realizar estudios para incorporar mejoras al Sistema Nacional de Mediación Familiar.

B.3.4 Coordinar a los distintos actores del Sistema Nacional de Mediación (encuentros interinstitucionales, mesas de trabajo, etc.)

B.3.5 Administrar a nivel regional el Registro de Mediadores y otorgar asistencia técnica a los funcionarios de las SEREMI de Justicia.

C.1. Determinación, seguimiento y evaluación de metas de gestión anual de las CAJS

C.2. Proceso de Contratación de Servicios de Mediación

C.1.1 Mejorar retroalimentación Foco de mejora

A.4 Mejorar la opinión ciudadana en cuanto al acceso a la justicia y/o las prestaciones desarrolladas en el ámbito de Mediación y otras.

C.2.1. Sistematizar procedimiento de gestión de contratos para optimizar plazos

c) ACTIVIDADES PRINCIPALES PROGRAMAS

DESCRIPCIÓN

Contratación de servicios de mediación familiar en el país cada trienio o cuando el servicio lo requiera y Administración a nivel regional el Registro de Mediadores.

El proceso de licitación para la renovación de contratos por el período Junio 2012 - Junio 2015 se encuentra culminado.

A fines de 2013 se encuentra terminada la auditoría al modelo de contratación actual, y se entregó un levantamiento de información y propuesta de nuevas bases de licitación, las cuales se están elaborando.

Sistema Informático para la contratación, ejecución de los contratos y administración de las causas de mediación (Sistema Informático de Mediación Familiar – SIMEF- ; ESOMEF).

A partir de Junio de 2012 se comenzó a utilizar la versión 2.0 del SIMEF el que permite contar con información actualizada de la gestión de causas de los centros de mediación, siendo un real aporte al seguimiento y control efectuado por la unidad de mediación del servicio licitado de mediación.

Sitio web www.mediacionchile.cl

El sitio web contiene información para usuarios, mediadores y centros de mediación, y está siendo permanentemente actualizada.

Determinación y diseño de metas Se está perfeccionando el proceso de levantamiento de metas, a través de una de gestión establecidas para las nueva estandarización.

CAJ. Estudio sobre Patrocinio Judicial otorgados por las Corporaciones de Asistencia Judicial y Estudio diagnóstico de las prácticas profesionales desarrolladas por los postulantes al título de abogado en las Corporaciones de Asistencia Judicial.

Se ha finalizado la ejecución del estudio destinado a conocer las necesidades de los usuarios/as de los servicios de Patrocinio Judicial. Asimismo la CAJ Metropolitana, lideró el estudio sobre situación de los postulantes a título a Abogado, cuyos resultados fueron socializados y debatidos con los representantes de las Direcciones Generales de cada Corporación, las que elaboraron un diagnóstico y propuesta de mejoras, lo cual está en ejecución.

Registro sobre cumplimiento Actualmente se está llevando a cabo el registro comprometido por el de declaraciones juradas de los Departamento Judicial, sin haberse presentado dificultades. artículos 260 y 295 del Código Orgánico de Tribunales y acuerdo de 23 de Diciembre de 2008 de la Corte Suprema, de quienes postulan a cargos del Poder Judicial.

Pauta de seguimiento a la Se elaboró y envió a las SEREMI de Justicia un documento que otorga lineamientos labor que desarrollan las Redes a la labor que deben desarrollar las Redes Regionales de Acceso a la Justicia, un Regionales de Acceso a la Justicia, modelo de informe de gestión, y una ficha de catastro de sus miembros. otorgando lineamientos a su actuar y funcionamiento.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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3.2.7. DIVISIÓN DE REINSERCIÓN SOCIAL PRINCIPALES FUNCIONES Artículo 13°, Decreto Ley Nº 3.346, de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia.

Artículos 21° y 22°, Decreto Nº 1.597, de 1980, Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia Artículo 4 de la Ley N° 20.587, de 2012. a. Estudiar y proponer las orientaciones fundamentales que el Ministerio requiera en el campo de la prevención del delito, del tratamiento del delincuente y de la protección y rehabilitación de los menores que se encuentren en alguna de las situaciones señaladas en la letra c) del artículo 2°. b. Proponer las instrucciones que sean necesarias para la ejecución de los programas a que se refieren las materias indicadas en la letra anterior y participar en la evaluación de esos programas. c. Asesorar al Ministro/a y al Subsecretario/a en las acciones destinadas a promover y estimular la participación de organismos públicos y privados, nacionales e internacionales, y a la comunidad en general, en las referidas labores de prevención, tratamiento, protección y rehabilitación. d. Estudiar y proponer reformas a la legislación aplicable en el área de su especialidad.

DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) MISIÓN

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

La División de Reinserción Social tiene la misión de contribuir en el perfeccionamiento de los sistemas de atención a la niñez y adolescencia en los ámbitos de Protección de Derechos y de Responsabilidad Penal Adolescente, como asimismo, a los adultos vinculados al sistema penitenciario, mediante la asesoría a iniciativas legislativas; diseño y evaluación de políticas públicas; coordinación intersectorial e implementación de planes de acción ejecutados a través de los Servicios Dependientes.

66

b). MAPA ESTRATÉGICO

OBJETIVOS RELACIONADOS

PERSPECTIVA CLIENTES

Actividades

PERSPECTIVA PROCESOS

Actividades

MEJORA DE PROCESOS Foco de mejora

ME Ministerio: Objetivos Transversales.

ME Subsecretaría: Implementación de planes y programas; Asesoría en la entrega de servicios; Elaborar lineamientos de intervención.

A.1 Mejorar resultados en los procesos de intervención de adultos vinculados al sistema penitenciario A.11 Estudios de intervención de sistemas de atención de adultos en el sistema penitenciario B.1 Generar acuerdos con organismos públicos y/o privados en adultos y menores

A.2 Mejorar resultados en los ámbitos de Responsabilidad Penal Adolescente

A.21 Estudios en ámbitos de responsabilidad penal adolescente

B.2 Actualizar evaluaciones de programas y/o a los usuarios.

B.1.1 Suscripción de nuevos convenios

B.2.1 Contratación de proveedores para evaluar programas

C.1 Rebaja de condenas

C.2 Comisiones de Supervisión de Centros de Privación de Libertad

C.1.1 Estandarización y formalización de procedimiento.

C.2.1 Estandarización y formalización de procedimiento.

B.3 Incrementar servicios de asesoría técnica

B.4 Mejorar la coordinación con los Servicios Dependientes

B.3.1 – B.4.1 Protocolos de envío de información periódica

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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c) ACTIVIDADES

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

PRINCIPALES PROGRAMAS

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DESCRIPCIÓN

Confección de Normas técnicas LV y LVI, en el contexto de la nueva Ley 18.216; Proceso validación de instrumento LS/ CMI y Trabajo con subdirección técnica (GENCHI) para su incorporación en el sistema cerrado.

Se dio cumplimiento a la confección, encontrándose terminadas las normas técnicas y en proceso de impresión. El proceso de validación lleva un avance de 2/3 y se espera este totalmente terminado en 2014.

Asimismo el 2014 se espera iniciar las actividades de coordinación entre los equipos técnicos.

Confección de tres programas de intervención para agresores sexuales, de pareja y de competencias sociales; Diseño de modelo de gestión para la intervención en el CPF de Santiago y Diseño nuevo modelo de gestión para sistema post penitenciario.

El programa para agresores de pareja se encuentra terminado y los programas de intervención para agresores sexuales y para el desarrollo de competencias sociales se encuentran en proceso de confección.

Por otra parte, en 2014 se desarrollará el programa programa con el diseño de intervención del CPF Santiago, asimismo se espera contar con los resultados del modelo de gestión para sistema post penitenciario trabajado por la Fundación Paz Ciudadana.

Evaluación de implementación de los TTD y ampliación a Regiones de Atacama, Los Ríos, Los Lagos, Aysén y Magallanes

Se encuentran implementadas las Mesas Operativas Regionales, presididas por los SEREMI. Además, se informó, vía oficio, a los SEREMI de las cinco regiones que se iniciara el proceso de sensibilización con las autoridades de las instituciones participantes del TTD.

Tratamiento del Proceso de rebaja de condena; Proceso de traslado de condenados y; Proceso de eliminación de antecedentes.

Se espera para el proceso de rebaja de condenas, efectuar actividades de análisis y coordinación con miembros de Gendarmería. Sobre el proceso de traslado de condenados, se han realizado distintas actividades de capacitación a funcionarios. Y respecto del proceso de eliminación de antecedentes, se están realizando actividades para la unificación de criterios en la aplicación del D.L. Nº 409.

Implementación y seguimiento página web www.reinserciónsocial.cl

Se implementó con éxito, cumpliendo los objetivos propuestos en torno a promover oferta laboral proveniente del sistema penitenciario. Los días 31 de cada mes, se actualiza dicha oferta y se hace seguimiento a GENCHI de Demandas Laborales presentadas y resueltas a través de la Ventanilla Única.

Elaboración, presentación y tramitación de proyectos de Ley en materia de nueva institucionalidad de infancia y adolescencia, adopción y responsabilidad penal

PDL relativo a nueva institucional se encuentra en primer trámite constitucional en la Cámara de Diputados. El PDL de adopción se presentó a discusión parlamentaria en Octubre. En materia de RPA se encuentra sesionando aún la Comisión de Expertos para la elaboración de un anteproyecto de ley, habiéndose celebrado tres jornadas de trabajo.

Implementación y ejecución de equipo de intervención y apoyo a residencias de protección de NNA

Contratación equipo directivo, inicia funciones 01 de Agosto 2013.

Actividades realizadas a la fecha: Conformación de equipo Directivo.

Acopio y sistematización de información existente. Proceso de evaluación curricular de las triadas. Diseño y Preparación de instrumentos de visita a residencias. Pilotaje de instrumentos en Residencias (El Arca) y CREAD

(Pudahuel y Casa Nacional). Reuniones socialización del Programa.

Coordinación con Unidad Informática para la construcción de «portal web» para el registro y disponibilidad de información. Diseño inicial del Programa, Planificación de trabajo triadas. Contratación de Equipo Clínico (en proceso).

Plan de 11 medidas para la reinserción juvenil; Implementación del Centro de Internación en Régimen Cerrado Metropolitano Norte.

Se continuará con la publicación de los informes ejecutivos bimestrales, por medio de los cuales el Servicio Nacional de Menores y Gendarmería de Chile, dan cuenta del estado del cumplimiento de los indicadores sobre esta materia.

3.2.8. DIVISIÓN JURÍDICA PRINCIPALES FUNCIONES Artículo 12°, Decreto Ley Nº 3.346, de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia Artículos 15° y 16°,Decreto Nº 1.597, de 1980, Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia. a. Emitir los informes en derecho requeridos por el Ministro/a o el Subsecretario/a. b. Realizar el estudio critico de las normas señaladas en la letra a) del artículo 2° y proponer los anteproyectos respectivos. c. Elaborar los anteproyectos de reglamentos, decretos y demás resoluciones que le sean encomendados por el Ministro/a o el Subsecretario/a d. Sugerir al Ministro/a o al Subsecretario/a la dictación o modificación de reglamentos y resoluciones vinculados con el sector para subsanar los vacíos, errores o defectos que verifique. e. Proponer al Ministro/a o al Subsecretario/a las instrucciones a que deben sujetarse el Ministerio y sus Servicios Dependientes en el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias aplicables al sector, y f. Informar respecto de las materias aludidas en la letra o) del artículo 2° e intervenir en la fiscalización y en el otorgamiento de los certificados a que dicha disposición se refiere.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) MISIÓN

La División Jurídica tiene como misión, otorgar soporte y asesoría jurídica a las autoridades ministeriales, tanto en la generación y diseño de políticas públicas modernizadoras del sistema de administración de Justicia, como en su implementación y evaluación, a través de estrategias pre-legislativas para las distintas iniciativas que se promuevan. Asimismo, esta División es responsable de fiscalizar a las entidades sin fines de lucro, a fin de velar por el buen cumplimiento del objetivo fundacional asociativo, dando cumplimiento al mandato establecido en la Ley N°20.500. Finalmente, corresponde a esta División el otorgar soporte jurídico a los actos administrativos ministeriales, asociados al funcionamiento orgánico e institucional de los distintos niveles del Ministerio de Justicia, de acuerdo a los requerimientos formulados por las Divisiones, Departamentos y Unidades que conforman esta secretaría de Estado. b). MAPA ESTRATÉGICO OBJETIVOS RELACIONADOS

ME Ministerio: Objetivos Transversales.

ME Subsecretaría: Gestión y tramitación de proyectos de Ley; Gestión de Grandes Licitaciones; Fiscalización de Personas Jurídicas; Difusión de Reformas.

PERSPECTIVA CLIENTES

A.1 Apoyar a las autoridades desde el punto de vista jurídico en el diseño e implementación de políticas del sector

A.2 Velar por el buen cumplimiento del objetivo de supervigilancia y fiscalización

A.11 Reporte legislativo para la autoridad

A.21 Procedimiento para agilizar análisis y asignación de denuncias

B.1. Optimizar tiempos de respuesta a Ley de Transparencia

B.2. Optimizar envío de información a la autoridad

B.1.2 Mecanismos de alerta y medición de tiempo para cumplimiento de plazos de envío de información

B.2.1 Mejorar el tiempo de envío de los Reportes Legislativos a la autoridad ministerial.

Actividades

PERSPECTIVA PROCESOS

Actividades

MEJORA DE PROCESOS

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Foco de mejora

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C1. Gestión de denuncias.

C.1.1 Agilizar y gestionar oportunamente el estudio de antecedentes.

C.2 Informes Jurídicos sobre materias propias de Derecho Administrativo.

C.2.1 Agilizar tiempos de realización y entrega

A.3 Optimizar proceso de tramitación de grandes licitaciones

A.31 Mecanismos de seguimiento al procedimiento de grandes contrataciones.

c) ACTIVIDADES PRINCIPALES PROGRAMAS

DESCRIPCIÓN

Reporte legislativo. Seguimiento permanente del estado de los proyectos de Ley semanal respecto a la elaboración de los reportes, y un registro de las actividades que se han llevado a cabo a nivel legislativo.

Durante todas las semanas del año se envía el Reporte Legislativo a las autoridades ministeriales, quedando registro de ello en la meta del Convenio de Desempeño Colectivo y en el sistema informático del SIG, cumpliendo así con los plazos estimados.

Gestión de denuncias relacionadas con personalidades jurídicas.

Se realiza un análisis de las denuncias y su posterior asignación al equipo de fiscalizadores dentro de los 7 días hábiles establecidos como meta.

Revisión de bases de Licitación mayores a 100 UTM

Se realiza un proceso de revisión de cada base de licitación que ingresa a la Unidad de Fiscalía, a fin de que cuenten con los respectivos tiempos de revisión, así como también que contengan la totalidad de los antecedentes necesarios para el análisis, según lo establecido por el instructivo de la Subsecretaría.

3.2.9. UNIDAD DE INFORMÁTICA PRINCIPALES FUNCIONES Según Perfil de cargo Jefe/a Unidad de Informática. a. Prestar asesorías y apoyo en materias informáticas. b. Administrar, mantener y asegurar la continuidad operativa de la plataforma tecnológica de la institución. c. Proveer de soporte técnico a todos los usuarios de la institución. d. Prevenir y resguardar la seguridad de los datos y comunicaciones de la institución. e. Desarrollar y llevar a cabo el plan información, a corto plazo, alineándose a los objetivos de la institución. f. Entregar a todas las áreas de la institución equipamiento tecnológico necesario para la realización de sus funciones. g. Establecer políticas para el correcto uso y aplicación por parte de los usuarios del equipamiento computacional y red institucional cumplimiento a las Políticas de Seguridad de la Información de la institución.

DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) MISIÓN

La Unidad de Informática está encargada de Asesorar, apoyar y promover el cumplimiento de los objetivos estratégicos del Ministerio de Justicia, a través del uso de las Tecnologías de Información.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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b). MAPA ESTRATÉGICO OBJETIVOS RELACIONADOS

ME Ministerial: Objetivos Transversales.

ME Subsecretaría: Objetivos transversales en Perspectiva Aprendizaje y Crecimiento

PERSPECTIVA CLIENTES

A.1 Facilitar la gestión de la información estratégica para los Servicios Dependientes y relacionados

A.2 Mejorar y fortalecer la seguridad informática e infraestructura tecnológica del Ministerio de Justicia.

A.21 Plan de mantención con seguimiento

A.22 Procedimientos de operación

Actividades

A.23 Seguimiento a la renovación de hardware

PERSPECTIVA PROCESOS

B.1 Mejorar la coordinación en la gestión interna de la institución

Actividades

B.1.1 Sistema de gestión documental

MEJORA DE PROCESOS

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Foco de mejora

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B.2 Mejorar la mantención de la disponibilidad de la infraestructura tecnológica

A.3 Potenciar las iniciativas públicas del Ministerio de Justicia

A.31 Planificación sobre la integración de los Servicios Dependientes y SEREMI con sistema de control de gestión disponible

A.32 Módulo de planificación

B.3 Modelar y optimizar los procesos internos y externos del Ministerio de Justicia a través del uso de Tics.

B.3.1 Seguimiento a cronograma de trabajo

C.1 Procedimiento para la adquisición, desarrollo y mantenimiento de nuevos sistemas de información

C.2 Creación, modificación y/o eliminación de cuenta de usuario

C.3 Proceso de soporte técnico a usuarios

C.1.1 Formalizar y regular el proceso, de tal forma de mejorar tiempos de desarrollo y mitigar los riesgos.

C.2.1 Formalizar y regular el proceso, establecer con claridad áreas del ministerio y orden en el cual se procesa la solicitud. Además establecer tiempos mínimos de respuesta y de solicitud.

C.3 Formalizar y regular el proceso, mejorar tiempos de atención y satisfacción de los usuarios.

c) ACTIVIDADES PRINCIPALES PROGRAMAS

DESCRIPCIÓN

Sistema de Gestión de Tribunales de Tratamiento de Drogas.

Este proyecto permitirá realizar el registro y seguimiento de los casos, de tal forma de generar estadísticas.

Sistema de Oferta Laboral para nuevo sitio de Reinserción Social.

Se diseñará un software online del MINJU para que accedan a nivel territorial, las unidades con profesionales de seguimiento a cargo de gestionar la colocación laboral en cada uno de los sistemas.

Sistema de Planificación y Control de Gestión SISPLAN

Este proyecto tiene por objetivo apoyar el proceso de creación y actualización del mapa estratégico Ministerial, de tal forma de poder visualizarlo gráficamente, transformándose en un insumo permanente para la planificación y creación de indicadores, su puesta en operación está planificada para marzo de 2014.

Sistema de Rebaja de Condena

El objetivo de este proyecto es adecuar el actual sistema de rebaja de condena, para extenderlo a las SEREMI y permitir la emisión de oficios y decretos con firma electrónica avanzada. Actualmente se encuentra en etapa de análisis, se espera iniciar su operación durante el primer trimestre de 2014.

Sistema de Gestión de Entidades Religiosas

Este proyecto tiene como objetivo crear el registro de Entidades Religiosas, para constituirlas sobre el sistema, y emitir los documentos con Firma Electrónica Avanzada. Se espera su operación para el año 2014.

Sistema de Gestión de Personas y Remuneraciones.

Este proyecto tiene por objetivo crear un sistema que apoye las labores de RRHH, eliminando el riesgo de pérdida de información. Además, permitirá integrar las áreas de RRHH y remuneraciones a través de una base de datos centralizada. Actualmente se encuentra en operación dentro de RRHH, y en el área de Finanzas está en etapa de ejecución de procesos de pago en paralelo, para comenzar su operación definitiva en el año 2014.

Diseño y mejoras de distintos sistemas

Sistema de Gestión de Causas Vecinales; Plataforma de Virtualización; Plataforma de correo y comunicaciones unificadas; Sistema de monitoreo de plataformas y sistemas; Sistema de Respaldo de Información y Archiving de Correo; Central de Telefonía IP; Plataforma de Integración de Procesos; Sistema Integrado de Documentos; Sistema de Gestión Documental; Sistema de Evaluación de Desempeño Sistema OIRS; Sistema de Eliminación de Antecedentes Penales; Sistema de Firma Electrónica Avanzada Masiva; Sistema de Indulto Particular; Sistema de Pago a Proveedores y Gestión de Presupuesto; Sistema de Registro de Contratos; Sistema de Transparencia; Sistema Fiscalización PJ; Sistema de Recursos Físicos; Sistema de Registro de guardia.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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3.2.10. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PRINCIPALES FUNCIONES Artículo 14°, Decreto Ley Nº 3.346, de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia Artículos 25° y 26°, Decreto Nº 1.597, de 1980, Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia a. Colaborar directamente con el Subsecretario/a de Justicia en las funciones de dirigir la administración y servicio interno del Ministerio. b. Elevar a la consideración del Subsecretario/a, decretos, resoluciones y demás antecedentes sobre materias que éste determine. c. Proponer y transcribir cuando corresponda instrucciones generales en materias de administración del personal y bienes que deban aplicarse en el Ministerio, Servicios Dependientes y Secretarías Regionales Ministeriales, de acuerdo a las normas legales y reglamentarias vigentes ; d. Velar por el correcto funcionamiento de los servicios generales ; e. Proponer al Subsecretario/a las adquisiciones necesarias de bienes muebles para el buen funcionamiento del Ministerio.

DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) MISIÓN

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

El Departamento Administrativo tiene como misión ser la base del éxito del Ministerio de Justicia en el logro de sus políticas y objetivos a través de la gestión de personas y operaciones.

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b). MAPA ESTRATÉGICO OBJETIVOS RELACIONADOS

PERSPECTIVA CLIENTES

Actividades

PERSPECTIVA PROCESOS

Actividades

MEJORA DE PROCESOS

Foco de mejora

ME Ministerial: Objetivos transversales ME Subsecretaría: Objetivos transversales en Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

A.1 Generar confianza en nuestros clientes externos e internos

A.1.1 Acciones de difusión a clientes internos

B.1 Definir y estandarizar procedimientos en el Departamento

B.1.1 Vigilar el oportuno desarrollo de los procesos asociados a productos estratégicos del Departamento

A.2 Contribuir al desarrollo de la administración interna en el Sector Justicia

A.2.1 Instancias de apoyo e intercambio de buenas prácticas con servicios del sector

B.2 Desarrollar y aplicar las políticas y lineamientos institucionales en materia de administración.

B.2.3 Elaboración de manual de procedimientos del Departamento

A.3 Optimizar la adecuada disponibilidad de insumos, recursos físicos y condiciones de infraestructura para el desarrollo de funciones del Ministerio.

A.4 Fortalecer las competencias de acuerdo a las funciones, brechas y talentos de cada funcionario

A.3.1 Plan de optimización de los Recursos Físicos

A.4.1. Plan de trabajo para implementar política de recursos humanos

B.3 Efectuar una adecuada detección de necesidades en materia de adquisiciones

B.4 Perfeccionar el sistema de capacitación y de gestión por competencias

B.3.1 Levantamiento de necesidades de adquisiciones para elaborar un plan de compras coordinado y con seguimiento efectivo

C.1 Nombramiento y provisión de cargos de 2° nivel jerárquico (ADP).

C.2 Sumarios Administrativos

C.3 Cumplimiento de Sentencia

C.1.1 Establecer procedimiento para la coordinación

C.2.1 Levantar proceso completo conforme a directrices establecidas

C.3.1 Levantamiento y formalización del procedimiento

A.4.2 Medición de impacto de Capacitación en competencias de funcionarios

B.4.1 Implementar modelo de gestión por competencia

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c) ACTIVIDADES PRINCIPALES PROGRAMAS Desarrollo de la administración Interna

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Política de Recursos Humanos

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DESCRIPCIÓN El Departamento Administrativo inició a partir del año 2011, un reordenamiento de su estructura funcional (unidades y áreas de trabajo), para establecer una planificación estratégica que buscara generar planes de trabajo orientados al cumplimiento de objetivos en vez de trabajar en base a funciones. Estos objetivos se han alineado a la misión y visión establecida por el Ministerio y la Subsecretaría de Justicia, siendo uno de los Departamentos pioneros en generar su misión y visión interna de trabajo, la cual se gestionó de manera participativa entre jefaturas y funcionarios, permitiendo su representatividad y validación.

La política de recursos humanos ha sido validada por la Dirección Nacional del Servicio Civil, difundida y aplicada a través de la definición de instrucciones y procedimientos a los servicios del sector con el fin de que puedan generar su propia política de recursos humanos. Así, la Subsecretaría de Justicia a través de Recursos Humanos, continua generando procedimientos, instrucciones y protocolos que se orientan a implementar y/o reforzar cada lineamiento en la materia de gestión de personas que corresponda.

Política de Capacitación

Este lineamiento se complementa y aplica a través de la definición de procedimientos, instrucciones e implementación de medidas como por ejemplo la aplicación del modelo asociado a la gestión por competencias.

Plan de optimización de los Recursos Físicos

Dentro de las actividades comprometidas en el plan estratégico se encuentran definidas acciones focalizadas en el plan de compras, en su planificación, ejecución y seguimiento, asimismo se encuentra en proceso la actualización de procedimientos.

Política de Bienestar

La política de Bienestar se aplica a través de un plan de trabajo del Servicio de Bienestar.

Buenas prácticas laborales

Se han levantado buenas prácticas en las mesas de trabajo establecidas con los servicios del sector: RR.HH, Compras, Bienestar, Gestión Documental, y Gestión de sumarios.

Gestión por competencias

Es una estrategia aplicada para fortalecer la relación entre los subsistemas pertenecientes a Gestión de Personas (Capacitación, Gestión del Desempeño).

Entre las acciones realizadas se encuentran el levantamiento de perfiles de cargo, evaluación de competencias, generación de plan de capacitación en base a la medición de brechas de competencia, incorporación de compromisos asociados a la evaluación del desempeño relacionados con las funciones y competencias definidas por los perfiles de cargo, brechas medidas a través de la evaluación del desempeño como insumo para el plan de capacitación.

4. CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI)

CUADRO DE MANDO INTEGRAL Método para medir las actividades de una organización en términos de su visión y estrategia. Proporciona a los directivos, una mirada global del desempeño institucional

Como consecuencia de la elaboración de los Mapas Estratégicos del Ministerio, Subsecretaría y de los distintos Centros de Responsabilidad, será posible disponer del Cuadro de Mando Integral (CMI).

El CMI, es una herramienta que busca alinear los indicadores -medidas de desempeño- de manera tal de informar a la alta dirección sobre el avance desarrollado por el Ministerio respecto del logro de los objetivos definidos en el proceso de Planificación Estratégica En el proceso se ha avanzado hasta la consolidación de los mapas estratégicos, sin embargo aún falta la elaboración del Cuadro de Mando Integral, el cual como se ha expuesto anteriormente se convierte en el principal instrumento de gestión tanto para la autoridad y los funcionarios de la institución.

4.1 Sistema Informático para la Gestión Estratégica – SISPLAN La Unidad de Informática en conjunto con la Unidad de Planificación y Estudios, ha diseñado un sistema que permite registrar el mapa estratégico del Ministerio de Justicia, la Subsecretaría y de cada uno de los CCRR. Este sistema llamado SISPLAN, estará operativo a partir del mes de marzo de 2014.

El Sistema SISPLAN, registra el mapa estratégico de cada CCRR comenzando por los objetivos estratégicos, posteriormente los objetivos específicos y las actividades para cada uno de los objetivos específicos.

Su misión es apoyar la gestión y control de cumplimiento de las metas estratégicas definidas por las autoridades y registradas en el sistema por la Oficina de Planificación y Presupuesto, OPLAP. Las funcionalidades de SISPLAN son: Perspectiva: Principalmente son cuatro, pero el sistema permitirá tener más si fuese necesario. Estas perspectivas son: Cliente, Procesos Internos, Aprendizaje/ Crecimiento y por último Financiera.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

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Mapa Estratégico: Información ingresada al sistema por usuario Encargado de Gestión y/o OPLAP, este Mapa esta compuesto por perspectivas y cada perspectiva tiene objetivos estratégicos y objetivos.

Indicadores: El sistema permite asociar indicadores a los objetivos y/o actividades definidas por los usuarios Encargados de Gestión. El sistema se comunica con el sistema de Planificación y Control de Gestión, SISPCG, para

mostrar al usuario los indicadores asociados a su CCRR, permitiéndole seleccionar uno o más indicadores para asociarlos a un objetivo o actividad.

Cuadro de Mando Integral: El sistema muestra este cuadro al momento de ingresar a la aplicación siendo distinto según el perfil de usuario que ingrese, por ejemplo: Las autoridades visualizarán el CMI global y si es una jefatura visualizará el CMI correspondiente a su CCRR.

4.2 Visualización del Sistema SISPLAN Algunas de las páginas son las siguientes: a) Página de Ingreso al Sistema:

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b) Página Perspectivas Visualización de objetivos planteados en cada una de las perspectivas de los mapas estratégicos definidos por cada unidad.

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c) Página Mapa Estratégicos Pantalla del Sistema del tipo emergente, en el que se registrarán los datos para la creación de mapas estratégicos.

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d) Página Mapa Estratégico Ministerial Visualización de actividades definidas para determinados períodos

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Página Mapa Estratégico Subsecretaría de Justicia (HOME)

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INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

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La última etapa de un proceso de Planificación Estratégica es la generación de indicadores alineados con los objetivos planteados, dado el período de formulación de metas, la Oficina de Planificación y Presupuesto ha instruido a los

Centros de Responsabilidad, revisar la pertinencia de incorporar nuevos indicadores que midan la consecución de resultados de la estrategia. En el siguiente cuadro, se resume a grandes rasgos, los lineamientos planteados:

POSIBLES MATERIAS PARA ELABORACIÓN DE INDICADOR 1

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2

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DGMJ

Avance Reforma Procesal Civil: Realización de Estudios: Analizar la Es necesario que exista al posibilidad de medir otros factores menos un reporte cualitativo más allá de su publicación. mensual, a incorporar en alguna de las plataformas de gestión que permita dicho análisis.

Actividades de difusión de Justicia Vecinal: Analizar pertinencia de relevar difusión, analizando además la incorporación de otros factores.

Actividades de Formación de Plan de comunicaciones: Relevar la Unidad de Comunicaciones Periodistas Regionales: importancia de contar con un plan Analizar pertinencia de comunicacional. reemplazar iniciativa de resúmenes regionales.

3

Cooperación Internacional18

Creación y actualización de Programa anual de comisiones al Plazos de tramitación de comisiones al archivo de actuación histórica extranjero. extranjero. del Ministerio en el exterior.

4

Auditoría Ministerial

Mejoras en procedimientos de Difusión de la Gestión de riesgos.

Atención Ciudadana

5

OPLAP

Seguimiento a metas presupuestarias de ejecución de cada Centro de Responsabilidad: Establecer un procedimiento que asegure una mejor ejecución del gasto.

Cuadro de mando integral: Analizar factibilidad de contar con Plataforma en funcionamiento y en lo posible integrada al trabajo de planificación y control de gestión.

6

División Judicial

Seguimiento y evaluación CAJS: Evaluar la posibilidad de sistematizar la información relacionada con las CAJ´s, la cual permita contar con datos para evaluación y toma de decisiones.

Efectividad Contratación servicios de mediación: Revisar la pertinencia de actual medición y analizar la posibilidad de dar nuevos enfoques.

7

División Reinserción Social

Implementación y ampliación de tribunales de tratamiento drogas: Considerar posibilidad de medir avances.

Efectividad página web reinsercionsocial.cl: Analizar posibilidad de medir visitas, contratos de trabajo, entre otros aspectos.

Acciones con redes regionales de acceso a la Justicia: Relevar la importancia de trabajo con las Secretarías Regionales Ministeriales.

18 Esta unidad no posee indicadores, no obstante se evaluará la pertinencia de incorporar algunos, dado el importante esfuerzo realizado en este proceso para generar productos que agreguen valor a la función.

8

División Jurídica

9

Unidad de Informática

10 Departamento Administrativo

Seguimiento a proyectos de Grandes Licitaciones: Revisar la Ley: posibilidad de disminuir plazos Reevaluar pertinencia de de gestión (7 días), considerando actual medición. antece-dentes de ingreso de solicitudes, N° de profesionales, tasa de devolución, entre otras.

Actividades para la adquisición, Efectividad procedimientos desarrollo y mantenimiento seguridad de la información. de nuevos sistemas de información: Evaluar medición del seguimiento y cumplimiento.

Provisión de cargos de segundo nivel jerárquico: Analizar factibilidad de medir la implementación a 2014

Avance levantamiento de Brechas de competencia: Revisar actual metodología y su relación con otras áreas de gestión, tales como capacitación.

Actividades de fortalecimiento de Contrataciones Públicas: Revisar pertinencia y posible asociación a ejecución presupuestaria.

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CONCLUSIONES Y DESAFÍOS

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A partir del ejercicio realizado, son distintos los ámbitos que presentan desafíos para el Ministerio de Justicia hacia los próximos años. A continuación se relevan puntos clave para el éxito de la gestión institucional.

Liderazgo y Manejo del cambio Este primer ejercicio por generar una Planificación Estratégica para el Ministerio de Justicia, pretende ser una guía técnica que compatibiliza tiempos organizacionales con tiempos políticos, y por ello, no está exenta de revisión y de reinterpretación, dado que la mejora contínua es uno de sus principales objetivos. No obstante, su esfuerzo coordinado sienta un precedente respecto de la manera de generar cambios con valor público. Así, este esfuerzo lleva implícito un mensaje de cambio relacionado con la necesidad de adaptación al entorno cambiante del sector público. Por tanto, se defiende la idea de generar una “unión por el cambio” que involucre a las autoridades ministeriales, de modo tal que permita respaldar esfuerzos de transformaciones guiadas por una visión de futuro compartida y aceptada por quienes la ejecutan.

Comunicaciones

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Uno de los aspectos que presenta mayor preocupación entre los stakeholders del Ministerio es el posicionamiento y manejo de comunicaciones. En este ejercicio se ha hecho evidente la necesidad de contar con un plan de comunicaciones que permita no sólo difundir sus actividades estratégicas, sino que logre dar coherencia al trabajo de las CCRR para posicionar las distintas iniciativas del Ministerio ante la opinión pública. Es necesario por tanto, dar un nueva visión al rol de la comunicación del Ministerio, avanzando hacia la elaboración de un plan estratégico comunicacional, que permita entender al Ministerio como un “todo”, transmitiendo los mensajes e ideas fuerza tanto a los funcionarios y autoridades ministeriales como a la comunidad.

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Estructura organizacional Para lograr el funcionamiento de la estrategia aquí planteada, el Ministerio debe contar con una estructura correcta, sustentada en la debida asignación de funciones, en una distribución adecuada de atribuciones y en la integración de actividades relacionadas de los distintos CCRR. En este sentido es importante revisar y reasignar funciones, siendo éstas debidamente comunicadas.

Asimismo, es necesario generar sistemas de información que facilitan la coordinación entre CCRR. Será tarea pendiente entonces, instalar esta visión con el fin de evaluar la manera en que se están cumpliendo las metas planteados.

Procesos Gran parte de la estrategia se determina cuando se elige el proceso. Por ello se debe analizar como mejorar aquellos procesos internos que están directamente relacionados con los objetivos estratégicos. Es necesario entonces, realizar un análisis, control y seguimiento del método de trabajo, buscando la simplificación y la eficiencia. Un primer paso ha sido trabajado desde la Oficina de Planificación y Presupuesto al coordinar la formalización de al menos dos procesos por cada CCRR, un esfuerzo que al 2014 habrá logrado formalizar alredor de treinta procesos.

Será importante tarea continuar en esta línea, mejorando permanentemente la manera de diseñar y producir servicios que respondan a los requerimientos de los stakeholders internos y externos, considerando los límites establecidos tanto por las atribuciones como por los recursos institucionales.

Sistemas de control e indicadores Otro aspecto clave para lograr el éxito de la gestión estratégica, es el establecimiento de metas sustantivas y realizables, las cuales generen valor a través del logro de resultados alineados con la estrategia. Por ello es importante destacar el esfuerzo realizado por las distintos CCRR por incorporar indicadores relacionados a aspectos

estratégicos. Corresponderá en los próximos períodos evaluar la manera de perfeccionar estas mediciones para conformar un sistema de control que permita establecer medidas correctivas y preventivas para cumplir con la estrategia.

Rendición de cuentas El proceso de Planificación Estratégica, permite dar a conocer la estrategia del Ministerio a todos sus actores, involucrandolos en su cumplimiento. Por ello, la implementación de este esfuerzo permitirá avanzar hacia el perfeccionamiento de la rendición de cuentas, incrementando la legitimidad, credibilidad y confianza con la que cuenta el Minsiterio.

Retroalimentación y Plan Estratégico 2016 -2020 La Planificación Estratégica es un proceso permanente, por ello una vez implementada se debe hacer monitoreo de su ejecución con el fin de determinar hasta que punto se logran concretar los objetivos estratégicos planteados en este esfuerzo. Para ello resulta fundamental la existencia de retroalimentación del monitoreo, la cual permita reafirmar las metas o bien, incorporar cambios para los siguientes períodos. Será un importante pero necesario esfuerzo conjunto, evaluar, analizar, y rediseñar la estrategia para el período 2016 – 2020, para lo cual se deben considerar las lecciones aprendidas en este primer ejercicio que contó con un importante sello de colaboración y aprendizaje continuo, de la mano de un liderazgo favorable al cambio y mejora contínua.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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2. Fuentes de Información Balance de Gestión Integral Ministerio de Justicia 2012.

Cuenta Pública Ministerio de Justicia 2012.

Formulario A1 Subsecretaría de Justicia 2012-2014.

Matriz de Riesgo Ministerio de Justicia 2013.

Perfiles de Cargo: Jefatura Cooperación Internacional, Unidad de Informática y Dirección de Gestión y Modernización de la Justicia.

Página Web Ministerio de Justicia www.minJusticia.cl.

Proyecto de Ley de Presupuestos Sector Justicia 2014.

Sistema de Información para la Gestión Subsecretaría de Justicia.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

93

94

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

[viii]

ANEXOS

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

95

1.GLOSARIO

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

SIGLA DEFINICIÓN

96

AM

Auditoría Ministerial

CAJs

Corporaciones de Asistencia Judicial

CCRR

Centros de Responsabilidad. En este documento se identifican para el Ministerio de Justicia 10 centros de responsabilidad: 1) DGMJ, 2) UCOM, 3) CI, 4)AM, 5)OPLAP, 6)DJUD, 7)DREI, 8)DJUR, 9) UINF, 10)DADM.

CI

Cooperación Internacional

CMI

Cuadro de Mando Integral

DADM

Departamento Administrativo

DDHH

Derechos Humanos

DGMJ

Dirección de Gestión y Modernización de la Justicia

DJUD

División Judicial

DJUR

División Jurídica

DPP

Defensoría Penal Pública

DREI

División de Reinserción Social

EP

Establecimientos Penitenciarios

GENCHI

Servicio de Gendarmería de Chile

ME Ministerio

Mapa Estratégico Ministerio de Justicia

ME Subsecretaría

Mapa Estratégico Subsecretaría de Justicia

MINJU

Ministerio de Justicia

NNA

Niños, Niñas y Adolescentes

OPD

Oficina de Protección de Derechos de la Infancia

OPLAP

Oficina de Planificación y Presupuesto

PJ

Personalidad Jurídica

SENAME

Servicio Nacional de Menores

SEREMI

Secretarías Regionales Ministeriales

SML

Servicio Médico Legal

SQUIEBRAS

Superintendencia de Quiebras

TTD

Tribunales Tratamiento de Droga

UCOM

Unidad de Comunicaciones

UINF

Unidad de Informática

2.PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA- PRINCIPALES DEFINICIONES a. ¿Qué es Planificar?

Conceptualmente Planificar, implica hacer plan o proyecto de una acción, someter a planificación. Por ello, Planificación es la acción y efecto de planificar, es contar con un Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc. b. ¿Qué es la Planificación Estratégica?

La Planificación Estratégica es una herramienta de gestión que permite apoyar la toma de decisiones de las organizaciones en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la Mayor eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se proveen19. c. Misión, Visión, Valores ¿Visión?

Es la expresión de Valores de la organización, como espera ser reconocida, futuro deseado de la organización.

Una característica distintiva, es el tiempo al cual se orienta que en términos generales corresponde a 10 años.

La declaración de visión de una organización sin fines de lucro o gubernamental debería definir un objetivo desafiante que se relacione con su misión. La declaración de visión brinda una meta y una descripción de alto nivel de cómo la organización se propone crear valor en el futuro.

Se distinguen 3 componentes críticos: 1) objetivo desafiante, 2) definición de nicho y 3) horizonte de tiempo. (Según Kaplan & Norton. “The Execution Premium”. Ediciones Deusto, año 2008)

¿Misión?

Consiste en la descripción concisa y clara de la razón de ser de la Entidad, propósito fundamental, los bienes y servicios entregados. Al respecto, la pregunta clave es ¿Por qué existimos?

En el ámbito público, se asocia a las definiciones que proporcionan las Leyes Orgánicas respecto a los servicios públicos.

En términos generales, se definen para un período de 5 años. ¿Qué son los valores?

En el marco del trabajo desarrollado, los valores son los principios20 básicos que se deben observar en el actuar dentro de la organización para el logro de la misión.

Implican una definición de qué es importante para “nosotros” entendidos como organización. d. Clientes/ Usuarios/ Beneficiarios Es quien recibe directamente el bien o servicio que el organismo público genera en forma directa o bien por subcontratación. Dependiendo, su calidad y ejercicio de Derechos ante el organismo público y/o la ejecución de la política pública (bienes o servicios), se les clasifica en Clientes, Usuarios o Beneficiarios.

Cliente, es quien está en condiciones de decidir en relación a la adquisición del bien o servicio, decide en torno al producto que va a satisfacer su necesidad. El Usuario es el directo beneficiado de la prestación de un servicio. e. Objetivos Estratégicos y Específicos Los objetivos estratégicos son los logros que la entidad pública, Ministerio u órgano, espera concretar en un plazo determinado (Mayor de un año), para el cumplimiento de su misión de forma eficiente y eficaz. En el contexto de la administración pública, es la expresión de logro – resultados- que el Ministerio y sus servicios alcancen en el mediano plazo. En términos generales, su duración en el tiempo va de los 2 a 3 años y permiten materializar la misión, dando respuesta a las siguientes interrogantes:

¿Dónde queremos ir? ¿Qué resultados queremos lograr?

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

19 Armijo. Marianela, 2009. “Manual de Planificación Estratégica e Indicadores de Desempeño en el Sector Público”, Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/CEPAL, AÑO. 20 En el presente documento, la conceptualización de principio considera diversas miradas, como por ejemplo desde el punto de vista de la ética “son reglas o normas de conducta que orientan la acción de un ser humano”. Es así que para “Kant” correspondería a aquellas proposiciones que contienen la idea de una determinación general de la voluntad que abraza muchas reglas prácticas. Los clasifica como máximas si son subjetivos o Leyes si son objetivos. Dentro de la literatura, se habla de la existencia de principios éticos universales que nacen del reconocimiento de la dignidad humana y de la necesidad de su pleno desarrollo en convivencia, en armonía y en paz. De acuerdo al Diccionario de la RAE “Norma o idea fundamental que rige el pensamiento o la conducta”.

97

f. Productos, Actividades.

Dependiendo del ámbito de control es posible calificarlos en Productos Estratégicos, Finales e Intermedios (Qué hacemos y para quiénes)

1. Productos Estratégicos/ Finales

Corresponde a aquellos productos que la organización entrega a un usuario o cliente externo. Se encuentran relacionados con el mandato legal y la misión. Se miden a través de indicadores que tienen por finalidad proporcionar información orientada a resultados finales o de impacto.

2. Productos Intermedios

Son el resultado de procesos necesarios para la realización del producto final, correspondiendo más bien a productos de gestión interna. En cuanto a su medición se orienta a costos del producto y cantidad suministrada. En cuanto a las actividades en términos conceptuales puede señalarse que corresponden a un conjunto de tareas. g. Ejes Estratégicos Son líneas de desarrollo en torno a los cuales se alinean los objetivos estratégicos. h. Planes de Acción o Planes Anuales Operativos Los planes operativos anuales son herramientas utilizadas en el Presupuesto por Programas y constituyen un conjunto de actividades que valorizan los insumos que se requieren para la realización de la producción final anual, es decir, la expresión en volúmenes físicos y su valorización desde el punto de vista de los recursos financieros vinculando los aspectos operativos relacionados con las actividades que permiten materializarlos. En este sentido, es la base para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.

Un aspecto clave, del Plan Operativo Anual (POA), es la articulación con las definiciones estratégicas tales como la misión, los objetivos estratégicos y los productos y usuarios contenidos en la Planificación Estratégica.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

i. Mapas Estratégicos Constituyen la representación gráfica de los objetivos definidos en la organización que corresponden a las perspectivas del Cuadro de Mando Integral creando una

98

representación general de los vínculos en una relación causa-efecto.

De lo anterior se desprende, que “un Mapa Estratégico proporciona una manera uniforme y coherente de describir la estrategia, de modo que permitan establecer y gestionar objetivos e indicadores”. j. Cuadro de Mando Integral La metodología de “Cuadro de Mando Integral” (CMI) o Balanced Score Card (BSC) ha sido desarrollada en el sector privado desde 1992 gracias a los aportes de Robert Kaplan y David Norton quienes intentan integrar los aspectos de la gerencia estratégica y la evaluación del desempeño de la empresa. Esta herramienta se desarrolló bajo la convicción de que la medición basada sólo en indicadores cuantitativos y financieros no capturaba de un modo adecuado aquello que crea valor en una organización, y que era necesario añadir otras perspectivas de análisis de carácter más cualitativo o de activos intangibles.

En su esencia, el CMI es una herramienta de gerencia que permite traducir la estrategia de una organización en un conjunto completo de medidas de desempeño tal, que informa a la alta gerencia sobre cómo la organización avanza hacia el logro de sus objetivos. En este contexto, el CMI colabora con un sistema de control de gestión dado que entrega a la dirección de una institución un instrumento para evaluar el cumplimiento de la estrategia, y para alinear las conductas hacia el logro de los objetivos estratégicos organizacionales. k. Proceso de cascada del CMI El Cuadro de Mando Integral es un sistema de gestión estratégica cuya aplicación en cascada supera la barrera de las personas, es decir, para que una estrategia se pueda aplicar con éxito, es necesario que se comprenda y se aplique en todos los niveles de la organización. Aplicar el CMI en cascada significa introducirlo en la institución y dar a los funcionarios la oportunidad de demostrar de qué modo sus actividades diarias contribuyen a la estrategia definida. Todos los niveles organizativos distinguen sus actividades de creación de valor desarrollando cuadros de mando vinculados con los objetivos organizacionales de

alto nivel. (Según, Niven, Paul. “El Cuadro de Mando Integral Paso a Paso”. Editorial Gestión 2000, año 2002). l. Indicadores, Metas Por Indicador, es una unidad de medida que establece lo que será medido a lo largo de varias escalas o dimensiones, sin especificar un nivel determinado de desarrollo.

Las Metas, correspondería al valor del indicador a alcanzar (meta de desempeño) al término del año. Representa un compromiso en términos del valor del indicador sino también respecto de su numerador y denominador. m. Stakeholders Son todos aquellos actores, personas y/o organizaciones que pueden ser importantes para la planeación, el diseño, la implementación y/o evaluación de un proyecto específico21.

El mapa de actores sociales debe señalar a las personas, grupos y organizaciones que pueden afectar o verse afectadas por la propuesta. Generalmente se clasifican de acuerdo a características importantes: Su poder en la toma de decisiones, Su interés en la problemática, y La posición que podrían adoptar respecto a la implementación de una estrategia.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

21 Página 1. Elementos para el mapeo de actores sociales y el diseño de estrategias para el desarrollo del Plan de acción en Proyecto Ciudadano. Fundación Presencia.

99

3. INDICADORES DE GESTIÓN SEGÚN CENTRO DE RESPONSABILIDAD AÑO 2014 3.1 DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LA Justicia

1

2

3

4

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

5

100

Porcentaje de hitos ejecutados del Programa de Trabajo anual de publicación de Estudios respecto de los programados en el año t.

(N° de Bases de Licitación de estudios enviadas a la División Jurídica en el año t / N° de Estudios programados para su publicación en el año t) *100

Porcentaje de actividades ejecutadas del Programa de Trabajo anual relacionado con la publicación de los anuarios estadísticos de Justicia Laboral y Justicia de Familia respecto de los programados en el año t

(N° de actividades ejecutadas en el año t / N° de actividades programadas en el año t)*100

Porcentaje de conflictos vecinales con cierre exitoso en una vía de solución respecto del número de conflictos vecinales que califican e ingresan a una vía de solución en el mes t.

(N° de conflictos vecinales cerrados con éxito en una vía de solución durante el mes t/ N° de conflictos vecinales que califican e ingresan a vía durante el mes t) *100

Eficiencia/ Producto/ Calidad

Gestión interna

Porcentaje de usuarios efectivamente atendidos a través de las Unidades de Justicia Vecinal respecto del total de usuarios que solicitaron atención en las Unidades de Justicia Vecinal en el mes t.

(N° de usuarios efectivamente atendidos a través de las Unidades de Justicia Vecinal en el mes t/N° Total de Usuarios que solicitaron atención en las Unidades de Justicia Vecinal en el mes t) *100

Eficiencia/ Producto/ Calidad

Gestión interna

Porcentaje de mesas de trabajo asociadas a la Reforma Procesal Civil ejecutadas respecto de las programadas, en el año t.

(N° de Mesas de Trabajo de la Reforma Procesal Civil ejecutadas en el año t/ N° de Mesas de Trabajo de la Reforma Procesal Civil programadas en el año t ) *100

Eficiencia/ Eficacia/ Proceso

Gestión interna

Eficiencia/ Producto

Eficiencia/ Producto

Gestión interna

Gestión interna

META 2014

Ponderador

1. Programa anual de trabajo.

Sistema PIP.

Ascendente

Mensual

75%

Página Web Ministerio de Justicia.

Ascendente

Mensual

100%

Ascendente

Mensual

70%

Ascendente

Mensual

95%

Mensual

95%

2. Memorándum de envío de bases de licitación, a la División Jurídica.

1. Anuarios impresos y publicados.

Orden de compra para impresión de anuarios.

1. Informes de gestión mensual.

Sistema de Información Justicia Vecinal (Base de Datos)

1. Informes de gestión mensual.

Sistema de Información Justicia Vecinal (Base de Datos)

1. Programa de trabajo anual.

2. Actas del trabajo de las mesas.

Mesas de trabajo realizadas en el año t.

Ascendente

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

101

6

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

7

102

Porcentaje de ejecución de las actividades de difusión de la Reforma Procesal Civil, respecto de las programadas en el año t.

(N° de actividades de difusión de la Reforma Procesal Civil ejecutadas en el año t/N° de actividades de difusión de la Reforma Procesal Civil programadas en el año t) *100

Eficiencia/ Eficacia/ Proceso

Gestión interna

Porcentaje de informes de gestión y de evaluación de impacto Unidades de Justicia Vecinal enviados a la autoridad ministerial, respecto de los programados en el año t.

(N° de informes de gestión y de evaluación de impacto de las Unidades de Justicia Vecinal enviados a la autoridad ministerial en el año t / N° de informes de evaluación de las Unidades de Justicia Vecinal programados para enviar a la autoridad en el año t ) *100

Eficiencia/ Producto

Gestión interna

META 2014

Ponderador

1. Programa de trabajo anual.

2. Listado de asistentes a las actividades de difusión de la Reforma Procesal Civil.

1.

Memorándum o correo electrónico mensuales, mediante el cual se envían los informes de evaluación de las Unidades de Justicia Vecinal, a la autoridad Ministerial.

2. Informe de gestión mensual, de las Unidades de Justicia Vecinal.

3. Informe final de la Evaluación de resultados de impacto de estudio práctico de Unidades de Justicia Vecinal.

Minuta mensual informativa.

Ascendente

Mensual

90%

Sistema de Información UJV.

Ascendente

Mensual

100%

Informes de avance de la ejecución del estudio de impacto de Unidades de Justicia Vecinal.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

103

3.2 UNIDAD DE COMUNICACIONES

1

2

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

3

104

Elaborar y difundir mensualmente, el Boletín Informativo Electrónico a las autoridades ministeriales, directores nacionales de los servicios dependientes y relacionados, funcionarios de la Subsecretaría de Justicia y Seremis de Justicia en el año 2014.

(N° de boletines informativos electrónicos elaborados y difundidos en el mes a través de la web/N° de boletines informativos electrónicos a elaborar y difundir en la página web en el mes)*100

Eficiencia / Proceso

CDC

Coordinar estratégicamente a los servicios dependientes y relacionados del Ministerio de Justicia, para aumentar la oferta comunicacional del sector.

(N° de minutas o informes ejecutivos enviados a la autoridad o asesores de Gabinete/ N° de minutas o informes ejecutivos programados a enviar a la autoridad o asesores de Gabinete)*100

Eficiencia / Proceso

CDC

Asesorar y apoyar comunicacionalmente a las 15 Secretarías Regionales Ministeriales de Justicia.

(N° de reportes entregados por la Unidad de Comunicaciones a los Seremis/N° reportes programados a entregar a los Seremis (4))*100

Eficiencia / Proceso

CDC

META 2014

Ponderador

1.Boletín Informativo Electrónico (archivo digital) y pantallazos que acrediten el envío a las autoridades y funcionarios del Ministerio de Justicia.

Actividades y anuncios comunicacionales de las autoridades ministeriales y servicios dependientes y relacionados; contenidos de minutas, ideas fuerza, comunicados de prensa, informes .

34%

Ascendente

1.Minuta o informe ejecutivo a la autoridad o asesores de Gabinete con la oferta de actividades/ pautas comunicacionales, dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente.

Información de la gestión interna de cada servicio, minutas, informes, estudios, etc., y todo lo que implique contenido de interés a ser difundido.

33%

Ascendente

Mensual

85%

1. Pantallazos del envío de correos electrónicos de las propuestas de temas y/o pautas comunicacionales.

Minutas, informes, estudios, contingencia, etc., y todo lo que implique contenido de interés a ser difundido.

33%

Ascendente

Trimestral

75%

Mensual

90%

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

105

3.3. COOPERACIÓN INTERNACIONAL La Unidad de Cooperación Internacional no presenta indicadores de gestión, no obstante, se está evaluando la posibilidad de incorporar algunas mediciones de Gestión Interna para el período 2014, dado el importante y sustantivo esfuerzo realizado en el marco de su propia Planificación Estratégica.

3.4 UNIDAD DE AUDITORÍA MINISTERIAL

1

2

3

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

4

106

CDC

Asignar el 91% de las solicitudes de acceso a información pública en un plazo no superior a 1 día hábil.

(N° de solicitudes asignadas en un día hábil/ N° total de solicitudes recibidas y asignadas)*100

Eficacia / Proceso

Número de respuestas entregadas a los reclamos recibidos en la Oficina de Informaciones, en un plazo igual o inferior de 8 días hábiles en el año t. respecto del total de reclamos recibidos durante el año t.

(N° de reclamos con respuesta en un plazo igual o inferior a 8 días en el año t/ N° total de reclamos recibidos en la Oficina de Informaciones en el año t)*100

Eficacia / Proceso

Ejecutar el 100% del Plan Anual de Auditoría año 2014.

(Auditorías y actividades realizadas en el período/ Auditorías y actividades programadas para el año t)*100

Eficacia / Proceso

CDC

Número de implementadas por auditados.

(N° de sugerencias implementadas en el período/ N° total de sugerencias aceptadas por los entes auditados en el año t)*100

Eficacia / Proceso

CDC

Sugerencias los entes

CDC / H

META 2014

Ponderador

1. Planilla Excel Ley de Transparencia.

Sistema de Gestión de Solicitudes

25%

Ascendente

Trimestral

91%

1. Informe de Resultados Oficina de Informaciones.

Registro y documentos de la Oficina de Informaciones

25%

Ascendente

Mensual

92%

1. Planilla Excel de seguimiento al Plan de Auditoría.

Plan anual de Auditoría Interna

25%

Ascendente

Trimestral

100%

Informes de compromisos

25%

Ascendente

Mayo, Agosto, Noviembre 2014 y Enero 2015.

80%

1. Informes de seguimientos (4).

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

107

3.5 OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

Análisis de Demanda de Gendarmería de Chile y SENAME respecto a establecimientos penitenciarios y centros cerrados de menores.

(N° de informes entregados / total de informes programados)*100

Eficacia / Proceso

CDC

Porcentaje de fichas de los proyectos de inversión de la Subsecretaría de Justicia actualizadas.

(N° de fichas elaboradas y actualizadas mensualmente / N° de proyectos de inversión de la Subsecretaría de Justicia por mes)*100

Calidad / Producto

CDC

Oportunidad en la entrega de Informe Ejecutivo de Resultados de Gestión.

(N° de informes enviados dentro del plazo durante el año t / N° de informes programados durante el año t)*100

Eficiencia / Producto

CDC

(N° de informes mensuales enviados en oportunidad / N° total de informes programados)*100

Eficacia / Producto

CDC

4

Porcentaje de informes de análisis presupuestarios y/o financieros mensuales entregados en oportunidad.

5

Porcentaje de reporte mensual de los avances de la totalidad de los proyectos de inversión impulsados por el Ministerio de Justicia.

(N° de informes mensuales enviados en oportunidad / N° total de informes programados)*100

Eficiencia / Producto

Gestión Interna

1

2

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

3

108

META 2014

Ponderador

1.Informe de análisis de demanda enviado a la Subsecretaría.

Servidor carpeta de planificación.

25%

Ascendente

Anual

100%

1.Fichas mensuales proyectos.

Sistema de control de inversiones.

25%

Ascendente

Mensual

100%

Sistema de información para la gestión SISPCG.

25%

Ascendente

Mensual

100%

Ascendente

Mensual

90%

Mensual

100%

de

1.Informe Ejecutivo de Resultados de Gestión.

1.Informes autoridad.

1. Informes.

enviados

a

la

SIGFE 2.0

25%

Ascendente

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

109

3.6 DIVISIÓN JUDICIAL

1

2

3

4

5

6

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

7

110

Porcentaje de causas resueltas con acuerdo total vía mediación durante el año t respecto del total de causas terminadas vía mediación con acuerdo total, parcial o frustrado durante el año t.

(Causas Terminadas con Acuerdo Total durante el año t/Total de causas terminadas vía mediación con acuerdo total, parcial o frustrado durante el año t)*100

Preparar en 9 días hábiles promedio, los antecedentes para el nombramiento de los funcionarios del Poder Judicial.

(Sumatoria de días hábiles utilizados para la preparación de antecedentes para los nombramientos/ Nº total ternas enviadas a Gabinete) x 100

Eficacia / Proceso

CDC

Porcentaje de casos resueltos vía Orientación e Información, en relación al total de casos ingresados vía Orientación e Información en el año t.

(Nº de casos resueltos vía Orientación e Información año t/Nº total de casos ingresados vía Orientación e Información año t)*100

Eficacia / Proceso

H

Porcentaje de casos terminados con acuerdo total y/o parcial vía resolución alternativa de conflictos, en relación al total de casos ingresados vía Resolución Alternativa de Conflictos en el año t.

(N° total de casos terminados con acuerdo total y/o parcial vía resolución alternativa de conflictos en el año t/N° total de casos ingresados vía Resolución Alternativa de Conflictos en el año t)*100

Eficacia/ Resultado intermedio

H

Porcentaje de causas terminadas con sentencia favorable y/o avenimiento en el año t, en relación al total de causas ingresadas a los Tribunales de Justicia por las CAJs en el año t.

(Nº causas terminadas con sentencia Eficacia/ favorable o avenimiento al año t/Nº Resultado causas ingresadas por el Sistema de intermedio Asistencia Jurídica a los Tribunales de Justicia al año t)*100

H

Realizar al menos el 80% de las clínicas de casos programadas para mejorar la calidad en la prestación de los servicios de mediación familiar.

(Nº total de clínicas de casos realizadas / Nº total de clínicas de casos programadas)*100

Realizar al menos el 80% de las supervisiones que han sido programadas para las unidades operativas de las Corporaciones de Asistencia Judicial.

(Nº total de supervisiones realizadas / Nº total de supervisiones programadas)*100

Eficacia / Producto

H

Eficacia/ Proceso

CDC

Proceso/ Eficacia

CDC

META 2014

Ponderador

1.Informe de Gestión Sobre Causas Ingresadas al Sistema Informático de Mediación Familiar.

1.Informe Estadístico Mensual.

Ascendente

anual

60,20%

30%

Descendente

anual

9 días

30%

Ascendente

anual

77,50%

25%

Informe Estadístico Mensual.

1.Informe Consolidado Anual de Gestión de las Corporaciones de Asistencia Judicial.

1.

Informe Consolidado Anual de Gestión de las Corporaciones de Asistencia Judicial.

20%

Ascendente

anual

56,90%

1.

Informe Consolidado Anual de Gestión de las Corporaciones de Asistencia Judicial.

5%

Ascendente

anual

83,20%

Reporte mensual de las Clínicas de Casos mediados, Informe final análisis de casos mediados.

40%

Ascendente

anual

80%

Informe visita Unidades Operativas CAJs Programación anual de visitas

30%

Ascendente

anual

80%

1. Lista de asistencia a Clínicas de Casos. 2. Reporte mensual de las Clínicas de Casos mediados, elaborado por la Unidad de Mediación.

1. Reporte de supervisión.

Unidades Operativas CAJs PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

111

3.7 DIVISIÓN DE REINSERCIÓN SOCIAL

Decretos que otorgan beneficios de la ley N° 19.856 enviados a Gabinete con a lo menos 5 días hábiles de anticipación 1 a la fecha de egreso con beneficio.

(Nº de decretos que otorgan beneficios de la ley Nº 19.856 enviados a Gabinete de la Subsecretaria con a lo menos 5 días hábiles de anticipación a la fecha de egreso con beneficio / Nº total de solicitudes que, cumpliendo requisitos legales, fueron recibidas a lo menos con 10 días de anticipación a la fecha de cumplimiento)*100

Eficacia / Proceso

Fortalecimiento de la institucionalidad (N° de Actividades realizadas en el período t/ N° de Eficacia / de las Comisiones Interinstitucionales actividades programadas en el período t)*100 Proceso 2 de Supervisión de Centros Privativos de Libertad (CIS RPA).

Porcentaje de actividades ejecutadas de las programadas por el Programa Piloto 3 ASCAR para el diseño e implementación de un modelo de mejora en la calidad de la prestación de servicios del sistema residencial de protección de derechos.

4

Porcentaje de Boletines de Jurisprudencia Penitenciaria publicados respecto los programados.

(N° de Actividades realizadas en el período t/ N° de actividades programadas en el período t)*100

(N° de boletines de Jurisprudencia Penitenciaria Eficacia / publicados/ N° de boletines de Jurisprudencia Proceso Penitenciaria programados en el año t)*100

PorcentajedeBoletinesdeResponsabilidad (N° de boletines de Responsabilidad Penal Juvenil y Penal Juvenil y Protección de derechos de Protección de derechos de NNA publicados/ N° de NNA publicados respecto los programados. boletines de Responsabilidad Penal Juvenil y Protección de derechos de NNA programados en el año t)*100

Eficacia / Proceso

Seguimiento de las Visitas Semestrales (Actas de visitas tramitadas en los plazos/Total de actas 6 e Inspectivas que realizan las Cortes de visitas recibidas en el mes )*100 de Apelaciones, Fiscalías Judiciales y Tribunales a los EP dependientes, de acuerdo al Código Orgánico de Tribunales.

Eficacia / Proceso

5

7

Respuestas, mediante minutas técnicas e informes, sobre consultas requeridas a la División de Reinserción Social por otras dependencias del Ministerio de Justicia y por la propia División.

(N° de respuestas entregadas en un plazo de 5 días hábiles, salvo que el requerimiento indique otro plazo, mediante minutas técnicas e informes/ N° de solicitudes que requieren respuesta mediante confección de minuta técnica y/o informes)*100

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

Seguimiento de las visitas semestrales (Actas de visitas tramitadas en los plazos/Total de actas e inspectivas que realizan las Cortes 8 de Apelaciones, Fiscalías y Tribunales de visitas recibidas en el mes )*100 a los CRC y Residencias de Protección, de acuerdo al Código Orgánico de Tribunales y a la Ley N° 19.968.

112

Eficacia / Proceso

Calidad / Producto

Eficacia / Proceso

CDC

CDC

CDC

Gestión Interna

Gestión Interna

Gestión interna

Gestión interna

Gestión interna

META 2014

Ponderador

1. Base de datos de rebaja de condena.

Registros de información de Secretaria de la División.

1. Plan de trabajo anual 2. Informes trimestrales de seguimiento de visitas 3. Informes trimestrales de avance de la implementación del sistema informático.

Manual de funcionamiento CISC RPA del año 2013.

Informes bimensuales de seguimiento. Sistema informático CISC RPA.

1. Informe final de ejecución del Programa Piloto ASCAR que debe contener resultados, análisis y propuestas.

1. Copia correo electrónico dirigido a los funcionarios del Ministerio de Justicia, adjuntando el boletín.

Fichas de levantamiento de información del sistema residencial. Base de datos de cada residencia. Sistema informático que aloja información residencial.

Documentos revisados por los profesionales del Depto. Reinserción Social de Adultos para la elaboración del boletín (fallos de la Corte, Jurisprudencia, etc.)

40%

Ascendente

Mensual

95%

Ascendente

Trimestral

95%

Ascendente

Trimestral

90%

Ascendente

Trimestral

100%

30%

30%

1. Copia correo electrónico dirigido a los funcionarios del Ministerio de Justicia, adjuntando el boletín.

Documentos revisados por Depto. Reinserción Social de Adultos para la elaboración del boletín.

Ascendente

Trimestral

100%

1. Oficio remisor a Gendarmería de actas de visita para respuesta.

2. Remisión a Gabinete de propuesta de respuesta al Poder Judicial.

3. Base de datos de visitas.

Informes de visitas recepcionadas desde el Poder Judicial y respuesta de Gendarmería a las observaciones formuladas en los informes.

Ascendente

Mensual

95%

1. Base de datos División de Minutas elaboradas por los profesionales de la División Reinserción Social. y de los Departamentos 2. Minutas técnicas elaboradas. de Reinserción Social de Adultos y Juvenil.

1. Oficio remisor a SENAME de actas de visitas para respuesta.

2. Remisión a Gabinete de propuesta de respuesta al Poder Judicial.

3. Base de datos de visitas.

Informes de visitas recepcionadas desde el Poder Judicial y respuesta de SENAME a las observaciones formuladas en los informes.

Ascendente

Mensual

95%

Ascendente

Mensual

95%

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

113

3.8 DIVISIÓN JURÍDICA

Revisar en un tiempo promedio de 7 días hábiles, las denuncias recibidas por la Unidad de Fiscalía.

((Total de días de revisión de los antecedentes de las denuncias recibidas en el año t / Total de Denuncias asignadas en el año t)

Eficiencia / Proceso

2

Revisar en un tiempo promedio de 6 días hábiles las bases de licitación que son recibidas por la Unidad de Fiscalía.

(Total de días de revisión de los antecedentes de las denuncias recibidas / Total de Denuncias asignadas en el período t)

Eficiencia / Proceso

3

Enviar el 85% de los Reportes Legislativos a la autoridad ministerial, en un plazo igual o inferior a 3 días hábiles.

(Total de Reportes Legislativos enviados a la autoridad ministerial, en un plazo igual o inferior a 3 días hábiles en el año t/ Total de semanas de tramitación legislativa en el año t)*100

Cumplir con un 90% en el envío de Informes de Gestión del Departamento de Personas Jurídicas.

(N° de Informes de Gestión enviados a la Jefatura de la División Jurídica en el año t/ N° total de Informes de Gestión planificados a enviar en el año t)*100

Revisar en un tiempo promedio de 6 días hábiles las Resoluciones que son recibidas por la Unidad de Fiscalía.

(Total de días de elaboración de Resoluciones en el año t/ Total de Resoluciones elaboradas en el año t)

1

4

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

5

114

Eficiencia / Proceso

Eficacia / Proceso

Eficacia / Proceso

CDC

CDC

CDC

Gestión interna

Gestión interna

META 2014

Ponderador

1. Planilla Excel con el tiempo de análisis de antecedentes por denuncias Unidad de Fiscalía.

2. Registro mensual, que entrega el Sistema PJ Consolidado, con el historial de cada denuncia ingresada.

Sistema PJ Consolidado

34%

1. Planilla Excel con el tiempo promedio de revisión de Bases de Licitación. Unidad de Fiscalía.

2. Memo de la Unidad Requirente, 3. Memo de la División Jurídica, mediante el cual se entrega respuesta al requerimiento.

Registro de información en libros de Secretaria de la División Jurídica y/o de la Unidad de Fiscalía.

33%

Carpetas compartidas de la División, que contenga, los RRLL, enviados mensualmente.

33%

1. Correo electrónico, mediante el cual se envía el Reporte Legislativo, a la autoridad ministerial.

1. Correo electrónico mensual, mediante el cual se envía el Informe de Gestión, a la Jefatura de División Jurídica.

Carpetas compartidas de la División Jurídica, que contengan los Informes de Gestión, enviados mensualmente.

1. Planilla Excel con el tiempo promedio elaboración de Resoluciones 2. Memo de la Unidad Requirente.

3. Memo de la División Jurídica, mediante el cual se entrega respuesta al requerimiento.

Registro de información en libros de Secretaria de la División Jurídica y/o de la Unidad de Fiscalía.

Descendente

Descendente

Ascendente

Ascendente

Descendente

Mensual

7 días

Mensual

6 días

Mensual

85%

Mensual

90%

Mensual

6 días

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

115

3.9 UNIDAD DE INFORMÁTICA

Integración del 89% de las Secretarías Regionales Ministeriales de Justicia programadas, al Sistema de Gestión Documental en el año t.

(N° de Secretarías Regionales Ministeriales de Justicia que operan el Sistema de Gestión Documental en el año t /Total de Secretarías Regionales Ministeriales de Justicia programadas en el año t)*100

Eficacia / Proceso

CDC

(N° de hitos ejecutados en el año t/ N° de hitos programados en el año t)*100

Eficacia / Proceso

CDC

2

Cumplir el 90% del Programa de Trabajo anual de los Proyectos Informáticos priorizados y programados para su ejecución en el año t.

(Tiempo de disponibilidad de los equipos y de los sistemas de información dentro del mes/Tiempo total del mes)*100

Eficacia / Resultado Final

CDC

3

Asegurar la disponibilidad de equipos y de los sistemas de información del Ministerio de Justicia.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

1

116

META 2014

Ponderador

1. Programa de Trabajo con Programa de Trabajo anual. planificación anual.

35%

Ascendente

Anual

89%

Ascendente

Anual

90%

Ascendente

Mensual

2. Acta o minuta de conformidad de operación del Sistema de Gestión Documental.

1. Programa de Trabajo anual de los Proyectos Informáticos priorizados.

2. Carta Gantt, de ejecución de Proyectos Informáticos priorizados, año 2014.

3. Informes o Actas que adjunten los documentos que den cuenta de la ejecución de los hitos.

Cartera de Proyectos Informáticos de la Subsecretaria de Justicia.

1. Informe de disponibilidad de la plataforma de monitoreo.

La plataforma de monitoreo.

30%

35%

99%

2. Plan de mantención 2014.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

117

3.10 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1

Realización de encuentros y otros mecanismos de comunicación con los Servicios del Sector a fin de conocer las realidades de los mismos en materias propias del Departamento Administrativo, a fin de compartir buenas prácticas.

(N° de actividades ejecutadas/ N° de actividades planificadas en el año t)*100

Eficacia / Producto

Elaborar y difundir mensualmente, informes de gestión del Departamento Administrativo.

(N° de gestión enviados en el año t/ N° total de informes de gestión planificados a enviar en el año t)*100

Eficacia / Producto

Diseñar e implementar un Plan de Mejora asociado a la encuesta de diagnóstico para medir la satisfacción de clientes internos del Depto. Administrativo, aplica en mayo de 2013.

(N° de actividades ejecutadas/ N° de actividades planificadas en el año t)*100

Eficacia / Producto

Tasa de accidentabilidad por accidentes del trabajo en el año.

(Número de Accidentes del Trabajo ocurridos en el año t/ Promedio anual de trabajadores en el año t)*100

Eficacia / Proceso

2

3

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

4

118

CDC

CDC

CDC

PMG/Gestión Interna

META 2014

Ponderador

1. Programa de Trabajo anual.

2. Minuta Informativa Mensual de seguimiento del plan que adjunte los documentos que den cuenta de la ejecuciรณn de las actividades planificadas.

33%

Ascendente

Mensual

90%

Informes remitidos al/la Subsecretario/a de Justicia.

33%

Ascendente

Mensual

100%

1. Plan de mejora 2014.

2. Minuta informativa mensual de seguimiento del plan, que adjunte los documentos que den cuenta de la ejecuciรณn de las actividades del Plan de Mejora 2014.

Plan de Mejora 2014.

34%

Ascendente

Mensual

80%

1. Registro de accidentes del trabajo y enfermedades.

Depto.

Administrativo

Descendente

Mensual

1,74%

1. Informes enviados al/la Subsecretario/a de Justicia.

2. Memorรกndum de derivaciรณn.

Programa de Trabajo anual.

PLAN ESTRATร GICO MINISTERIO DE JUSTICIA

119

4. MATRIZ DE RIESGO N°

PROCESO SUBPROCESO DESCRIPCION DEL RIESGO NIVEL DE UNIDAD

DE RIESGO EXPOSICIÓN AL RIESGO

Planes y programas de inversión sectorial

Inversión tradicional en infraestructura para servicios dependientes y Subsecretaría

No encontrar terrenos públicos y/o privados que respondan a los requerimientos técnicos necesarios.

Mayor

OPLAP

Inversión tradicional en infraestructura para servicios dependientes y Subsecretaría

Que se presenten atrasos en el desarrollo del diseño o en la ejecución de obras según cronograma, teniendo efectos en el cumplimiento de objetivos y en la ejecución presupuestaria.

Mayor

OPLAP

12

Planes y programas de inversión sectorial

13

Administración financiera

Administración presupuestaria

Que las divisiones, unidades y departamento no ejecuten el presupuesto según los intervalos planificados

Tramitación de investigaciones sumarias o sumarios administrativos

Que los fiscales y/o investigadores encargados de los sumarios no cumplan con los plazos establecidos o que la unidad responsable de revisar las vistas se demore de manera excesiva, lo que significa incumplir los plazos legales establecidos y presentar un indicador institucional deficiente, asimismo pudiendo llegar hasta el sobreseimiento de una investigación por la demora incurrida en los encargados de dicho proceso.

11

14

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

1

120

Sumarios

Reformas Judiciales

Justicia Vecinal

Que exista una subutilización del servicio entregado por el estudio práctico, que impida que los resultados de la operación del proyecto brinden información suficiente para sustentar la formulación de una política pública en el área.

Mayor

OPLAP

Departamento Administrativo Mayor

Media

DGMJ

N°

PROCESO SUBPROCESO DESCRIPCION DEL RIESGO NIVEL DE UNIDAD

DE RIESGO EXPOSICIÓN AL RIESGO

3

Reformas Judiciales

Reforma Procesal Civil

Que no se cuente con todos los antecedentes necesarios y pertinentes, que se deben acompañar para la tramitación del nuevo código procesal civil, como tampoco con el recurso humano especializado que permita procesar dicha información y actuar como contraparte técnica de los actores involucrados.

Media

DGMJ

5

Prestaciones Institucionales

Tramitación de sentencias judiciales

Que se emita el informe del cde con errores (nombre perito o causa, n° rol, monto, etc.). Lo que implica un mayor tiempo de tramitación en la resolución que autoriza el pago de cumplimientos de sentencias y/o honorarios periciales.

Media

Departamento Administrativo

7

Prestaciones institucionales

Tramitación de sentencias judiciales

Que no se reciban los antecedentes necesarios para continuar con la tramitación por parte de los tribunales de Justicia ocasionando demora en el tiempo legal que procede al pago

Media

Departamento Administrativo

9

Prestaciones institucionales

Personalidad Jurídica

Que no se desarrollen visitas a terreno para efectos de fiscalizar.

Media

División Jurídica

16

Iniciativas legales

Presentación y Que no se presenten los proyectos de seguimiento de Ley, en las fechas programadas, para la iniciativas legales visación de la jefa de la división.

Media

División Jurídica

Implementación Coordinación a Que no se realicen las visitas de las comisiones nivel nacional de inspectivas de parte de las comisiones interinstitucionales la implementación interinstitucionales de supervisión de de supervisión de de las comisiones centros centros (constitución, visitas e informes)

Media

División de Reinserción Social

Media

División de Reinserción Social

18

19

Políticas sociales

Implementación del sistema de ejecución de penas sustitutivas

Que no se alcance a elaborar las normas técnicas dentro del plazo correspondiente.

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

121

N°

PROCESO SUBPROCESO DESCRIPCION DEL RIESGO NIVEL DE UNIDAD

DE RIESGO EXPOSICIÓN AL RIESGO

Reformas Judiciales

Justicia vecinal

Que no exista información sistematizada de calidad, que fundamente las conclusiones del resultado del estudio práctico.

Menor

DGMJ

6

Prestaciones institucionales

Tramitación de sentencias judiciales

Que se produzca duplicidad en la tramitación del honorario pericial y/o cumplimiento de sentencias respectivas

Menor

Departamento Administrativo

8

Prestaciones institucionales

Personalidad jurídica

Que no exista un estudio y análisis acabado de la denuncia o del objetivo que se persigue en la fiscalización.

Menor

División Jurídica

10

Planes y programas de inversión sectorial

Menor

OPLAP

15

Recursos Humanos

Menor

Departamento Administrativo

Menor

División Judicial

Menor

División de Reinserción Social

2

17

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

20

122

No ejecutar los pagos correspondientes Inversión en y en las fechas dispuestas según infraestructura a través del método contrato en ejecución durante la etapa de explotación. concesiones programa de concesiones en infraestructura penitenciaria Políticas de personal

Que no existan los procedimientos y recursos suficientes para la administración del recurso humano.

Administración Aseguramiento de Que la prestación del servicio de del Sistema oferta y calidad mediación familiar se vea interrumpida Nacional de de los servicios de ya que esto que repercutiría en la Mediación mediación familiar calidad del servicio entregado y en que licitados por el la unidad de mediación no cuente con Ministerio de información oportuna para la toma de Justicia decisiones.

Políticas sociales

Implementación del sistema de ejecución de penas sustitutivas

Que no se valide el instrumento ls/ cmi en los plazos establecidos, lo que no permitiría aplicar el modelo de intervención

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

123

Ministerio de Justicia – GOBIERNO DE CHILE

PLAN ESTRATÉGICO MINISTERIO DE JUSTICIA

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y ESTUDIOS

124