2013 l K&E voorjaarseditie

Vo o r j a a r s e d i t i e mei 2013 J a a r ga n g 5 2

K A N T O O R

&

w w w. ka n t o o re n e f f i c i e n c y. n l

E F F I C I E N C Y

PRINTIT! SPECIAL

Kleurrijke innovatie bij Alcatel-Lucent Hoe communiceren we in de toekomst? De visie van Steelcase Solutions K&E is hĂŠt vakmagazine voor inkopers binnen overheden en MKB Plus!

KenE_1_13(def).indd 1

07-05-13 11:29

KenE_1_13(3).indd 2

06-05-13 23:46

7

Any Office

Inhoud Algemeen

Vo o rjaar s e ditie m ei 2013 Jaargang 52

Uitgelicht

30

Technologiebedrijf Alcatel-Lucent verhuisde afgelopen jaar naar een nieuw pand in Hoofddorp. Het nieuwe werken wordt hier volledig ondersteund door een kleurrijke inrichting, voorzien van diverse technische snufjes. K&E nam een kijkje.

Kantoorinrichting

10

Steelcase Solutions

Steelcase is, naast producent van kantoormeubilair, ook een kennisorganisatie. Dochteronderneming Steelcase Solutions verzorgt complete werkomgevingen met alles wat daarbij hoort. Directeur Bianca Krijgsman – van Gulik aan het woord.

Trendwatchers 13

Printit!

Printers & Document

Een special waarin verschillende aspecten van printen aan bod komen: van BYOD en documentenworkflows tot managed print services en digitalisering. Ook wordt er ingegaan op de laatste ontwikkelingen en trends in deze markt.

32

Social media, smartphones en video-oplossingen: de wereld van de zakelijke communicatie is volop in beweging. Waar moeten bedrijven in investeren? Drie trendwatchers geven hun visie.

ICT & Telecom

BYOD

BYOD, oftewel Bring Your Own Device, komt in steeds meer bedrijven voor. Medewerkers kunnen genieten van de voordelen. Maar is het wel veilig? En is het fenomeen ook interessant voor het MKB?

En verder 4 29 36 37 38

Nieuws algemeen Inkoper aan het woord Productnieuws Fun meets Function Inkoopwijzer

Coverfoto: PWi - Karel van ’t Wout

Supplies en meer

34

Visuele ergonomie

Een beeldscherm dat weerspiegelt, droge ogen en een te warme werkplek: factoren die de productiviteit van werknemers niet ten goede komen. Zonwering is daarom zeer belangrijk, aldus Paul Settels, registerergonoom bij ING.

Vo o r j a a r s e d i t i e mei 2013 Jaargang 52

K

A

N

T O

O

R

&

E

F

F

I

C

I

E

N

C

w w w. ka n t o o re n e f f i c i e n c y. n l

Y

PRINTIT! SPECIAL

Kleurrijke innovatie bij Alcatel-Lucent Hoe communiceren we in de toekomst? De visie van Steelcase Solutions K&E is hét vakmagazine voor inkopers binnen overheden en MKB Plus!

Colofon ® Copyright 2013 Niets in deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgeverij en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden geen aansprakelijkheid voor mogelijke gevolgen die zouden kunnen voortvloeien uit het gebruik van de in deze opgave opgenomen informatie. De uitgever kan niet aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijke of materiële schade veroorzaakt door onjuistheden in deze uitgave. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.

KenE_1_13(def).indd 3

K&E is onderdeel van Magenta Publishing Bijsterhuizen 31-47 6604 LV Wijchen Tel. (024) 345 41 50 Fax (024) 397 60 71 E-mail: k-e@magentapublishing.nl Internet: www. kantoorenefficiency.nl Hoofdredactie Joost Heessels, joost.heessels@magentapublishing.nl Eindredactie Anne de Haan Redactie Daniëlle Vogels, Joost Heessels, Johan van Leeuwen, Emiel te Walvaart Medewerkers Sara Terburg Vormgeving Artnic creatief in communicatie, Deventer Advertentie-acquisitie Susanne Plank Tel. (024) 34 54 155 E-mail: susanne. plank@magentapublishing.nl, Laurens Atsma

Advertentieadministratie Annet Poelen Tel. (024) 345 41 50 E-mail: advertentie@magentapublishing.nl Abonnementenadministratie E-mail: abonnement@ magentapublishing.nl Verantwoordelijke uitgever voor België Uitgeverij Marcom bvba Antwerpen Abonnementsprijzen 95 euro excl. 6% btw. Het abonnement kan elk gewenst moment ingaan en wordt automatisch verlengd, tenzij twee maanden voor de vervaldatum schriftelijk is opgezegd. De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK in Arnhem onder nr. 09104356.

07-05-13 11:50

nieuws | Voorjaarseditie 2013

Nieuws

STARTUPS GAAN VOOR FLEXIBILISERING KANTOORRUIMTES De jonge bedrijven Deskbookers.com en Kantoorplanner.nl gaan reeds ingerichte kantoorpanden online verhuren zonder dat een bezichtiging noodzakelijk is. Met deze samenwerking spelen zij in op de trend dat kantoorruimtes voor steeds kortere termijnen worden verhuurd. Thomas Zwart, directeur bij Kantoorplanner, zegt: “Huurcontracten voor een periode van vijf tot tien

jaar waren jarenlang de standaard, maar steeds meer organisaties opteren voor flexibele huurtermijnen zodat ze beter kunnen inspelen op veranderende marktomstandigheden. Daarnaast zie je dat organisaties vaker kiezen voor het gemak van een ingericht kantoorpand.” Frank Derks, oprichter van Deskbookers, vertelt hoe dit in zijn werk gaat. “Bij Deskbookers werken we sinds 2011 met 2cnnct, onze reserveringssoftware waarmee com-

pleet ingerichte kantoorruimtes online gehuurd en verhuurd kunnen worden. In de eerste fase van de samenwerking zal 2cnnct geïntegreerd worden in de zoekmachine van Kantoorplanner. Hierdoor kunnen bezoekers online zien welke kantoorruimtes beschikbaar zijn en deze direct online reserveren en betalen.”

pagina 4

BROTHER BEREI MIJLPAAL Brother heeft een miljoen A3-printers verkocht in Europa sinds de introductie van de compacte A3 allin-one inkjetprinter in 2008. Volgens de printerfabrikant toont dit aan dat er binnen het MKB veel vraag is naar compacte en betaalbare A3-oplossingen. Brother denkt dat kleine ondernemingen zelf op A3-

MKB WIL GROENER PRINTEN Europese MKB-bedrijven letten op het milieu als het gaat om printen, blijkt uit een whitepaper van marktonderzoekbureau IDC in opdracht van OKI Systems. 46 procent ziet het energieverbruik bij printen als een punt van zorg. Ook is er vraag naar recyclingprogramma’s voor zowel hardware als consumables, het gebruik van gerecycled papier en de behoefte aan minder verpakkingsmateriaal. Veel bedrijven letten op ‘groene’ functies bij de aanschaf van IT-hardware, zoals

duplex printen en laag energieverbruik. In het whitepaper staat verder dat bedrijven zowel kosten willen verminderen als de milieuprestaties verbeteren. De druk hiertoe is bovendien verhoogd nu de Energy-using Products (EuP) Directive van de Europese Unie sinds januari van dit jaar eist dat alle printers die verkocht worden een ‘auto-off’modus hebben, bedoeld om het apparaat uit te schakelen als het gedurende een bepaald tijdsbestek niet gebruikt is.

QUANTORE TEVREDEN OVER RELATIEDAGEN '13 De Quantore Relatiedagen, die half april plaatsvonden, waren met zo’n zeshonderd bezoekers drukbezocht. Leden, klanten en medewerkers van de kantoorgroothandel konden diverse workshops en bijeenkomsten bijwonen. Daarnaast lieten bijna zeventig leveranciers hun assortiment en noviteiten zien. De Quantore Awards werden

uitgereikt door adjunct-directeur en manager Inkoop Robert Driessen. Brother ontving de award voor Leverancier van het jaar, Esselte kreeg de prijs voor Beste commerciële prestatie. HSM ging er vandoor met de award voor Beste operationele prestatie.

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 4

06-05-13 23:47

form dat e op d intro lijn A3-p dels schik

pagina 5

BEREIKT formaat willen afdrukken, mede omdat er zo flink kan worden bespaard op de externe printkosten. In 2012 introduceerde Brother een nieuwe lijn all-in-one inkjetprinters met A3-printcapaciteiten. Er zijn inmiddels acht Brother A3-modellen beschikbaar op de Nederlandse markt.

BÜHRMANN UBBENS RESELLER VAN MILIEUVRIENDELIJKE CARTRIDGES Xerox heeft BührmannUbbens, groothandel in papier, verpakkingen, enveloppen en signproducten, benoemd tot Authorized Reseller van het onlangs gelanceerde Responsible Cartridge assortiment. Deze lijn van laaggeprijsde, milieuvriendelijke tonercartridges richt zich op niet-Xerox printers, zoals Brother, Canon, Epson, HP, IBM, Konica Minolta, Kyocera, Lex-

mark, OKI en Panasonic. Meer dan 90 procent van de originele onderdelen van deze cartridges wordt hergebruikt om productiekosten te voorkomen en afval te verminderen. Deze duurzame onderdelen zijn gecontroleerd binnen een ISO 9001-gecertificeerd productieproces. Marco Lenting, Salesmanager Office Products bij BührmannUbbens, zegt dat het een logische aan-

vulling is op het assortiment van de groothandel. “Cartridges en papier zijn beide printerconsumables en op deze manier bieden wij onze klanten een one-stop-shop mogelijkheid.”

KPN GAAT IN ZEE MET FACILICOM Facilicom gaat de komende vijf jaar het technisch beheer en de facilitaire dienstverlening verzorgen in de datacentra en netwerkgerelateerde panden van KPN. Het contract is op 15 april jongstleden ondertekend. Facilicom zal operationele facilitaire diensten en de regievoering daarvan gaan uitvoeren, evenals beveiliging, bouwkundig onderhoud, beheer en onderhoud aan gebouwgebonden installaties, voorraadmanagement en milieu- en arbo-inspecties. Het contract wordt uitgevoerd volgens het Integrated Facility Management (IFM) model. 23 KPN-medewerkers maken de overstap naar Facilicom. “Wij zijn blij dat de KPN-medewerkers

die zich met de regievoering van deze diensten bezighouden een nieuwe werkplek hebben gevonden binnen Facilicom”, zegt Eric Kuisch, Directeur KPN NetCo.

FEESTELIJKE OPENING EN JUBILEUM JALEMA Jalema, producent en leverancier van archiefoplossingen en office supplies, vierde onlangs het 65-jarig bestaan en de opening van de nieuwe bedrijfsgebouwen. De bijeenkomst stond in het teken van innovatie, toekomstgericht investeren en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. De burgemeester van Beesel, mevrouw Petra Dassen-Housen, verrichtte de opening in het bijzin van de pers, genodigden en de Jalemamedewerkers. Jalema investeerde

in de inrichting van de nieuwe en bestaande gebouwen en heeft nu de beschikking over een archiefopslag in Reuver en Hoogezand, een centraal Europees distributiecentrum en expeditie en een spuitgietfabriek. Ook werden er nieuwe systemen geïmplementeerd en wordt er nu gewerkt met SAP Warehouse Management, SAP Productieplanning en een vernieuwd CRM systeem.

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 5

06-05-13 23:47

MAANDAG 23 SEPTEMBER 2013, 11.00 - 21.00 UUR, DEFABRIQUE UTRECHT

2013

OFFICE INSPIRIENCE DAY

De kantoorbranche heeft behoefte aan een jaarlijks ĂŠn eigentijds platform, als schakel tussen leverancier en handel. Een vernieuwend event anno 2013! Compact, kort, niet overdadig en meer dan alleen producten, dus ook volop kennisoverdracht.

Maak kennis met Office Inspirience Day! Reden voor Magenta Publishing om een nieuw initiatief te lanceren; een laagdrempelig event op een hoogwaardige locatie: Office Inspirience Day. Office Inspirience biedt u de mogelijkheid binnen korte tijd kennis te maken met producten en leveranciers, opdoen van nieuwe inzichten en kennis in aparte presentaties. Kortom, in enkele uren te scrollen door het product- en kennisaanbod dat de markt te bieden heeft. De Office Inspirience Day biedt u, mede door de opzet van een bazaar en de verrassende locatie, een gezellige en informatieve dag, waarbij een hapje, drankje en gratis parkeren geheel verzorgd is.

www.kantoornet.nl

P P

KenE_1_13(3).indd 6

U U

B B

Voor meer info!

L L

I I

S S

H H

I I

N N

G G

06-05-13 23:47

Algemeen

algemeen | Any Office

pagina 7

Het kantoor van Alcatel-Lucent

Innovatief kantoor boordevol technische snufjes De twee Nederlandse kantoren van technologiebedrijf Alcatel-Lucent verhuisden vorig jaar naar Hoofddorp. In een bestaand kantoorpand van twintig jaar oud wordt het nieuwe werken volledig ondersteund door de inrichting. De medewerkers mochten bepalen welke bureaustoelen er gekocht werden en wat voor koffieautomaten er zouden komen. TEKST: SARA TERBURG # FOTO’S: PWI KAREL VAN ’T WOUT

Alcatel-Lucent ontstond in 2006 na een fusie van het Franse Alcatel en het Amerikaanse Lucent. De bedrijven bleven tot de verhuizing naar Hoofddorp vanuit hun kantoren in Rijswijk en Hilversum werken. Projectmanager Real Estate Peter Kouwenberg fungeerde als projectleider. Hij vertelt: “De reden van de samenvoeging was een verkleining van het aantal vierkante meters en de reducering van operationele kosten, zoals bewaking en catering.” Mede door de goede samenwerking met de interieurarchitecten van PWi Karel van ’t Wout uit Den Haag verliep het project op rolletjes. “En we zijn binnen het budget gebleven”, voegt hij eraan toe. Daarvoor was wel een besparing nodig van veertig procent op het originele concept.

COMPLEX Dankzij de creativiteit van Saskia en Arie Alderliesten van PWi is het resultaat er zeker niet minder mooi op geworden. Arie Alderliesten vertelt: “Zo hebben we gekozen voor de plastic variant van de Eamesstoel in plaats van het duurdere ontwerp K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 7

06-05-13 23:47

Algemeen

algemeen | Any Office

uit de aluminium group.” Deze comfortabele stoelen staan om de rechthoekige leestafel pal naast de receptie in de hoge lobby van het kantoorgebouw. Het pand op bedrijventerrein Beukenhorst-West heeft drie torens en zeven verdiepingen, waarvan Alcatel-Lucent de begane grond tot en met de vierde verdieping huurt. “Het is een vrij complex pand, omdat in de middelste toren de verdiepingen opengewerkt zijn. Hier in de lobby kijken we tegen de vloer van de derde verdieping aan. We hebben goed na moeten denken hoe dit op een mooie manier in te vullen”, aldus de interieurarchitect.

KLEUR Vooral het gebruik van kleur valt op in het kantoor: er is groen, paars en oranje, maar ook rood en blauw te zien op vooral de vloeren. Onder andere in de lobby ligt vloerbedekking met verschillende vierkanten tapijt. De meest diverse patronen, prints en kleuren liggen hier zij-aan-zij in dambordpatroon. Een terugkerend onderwerp in de inrichting is het thema natuur. De akoestische schermen tussen de bureaus zijn op de ene verdieping voorzien van een boomstammenprint, op andere vloeren kijken medewerkers uit op een rietprint of frisgroen blad. In de lobby is

de geschiedenis van het bedrijf zichtbaar. Er is een kleine tentoonstelling te zien van de telefoon, van nul tot nu.

INRICHTERS PWi dong samen met vier andere bureaus mee naar deze opdracht. “Wij hebben drie jaar geleden het hoofdkantoor van Eiffel in Arnhem ontworpen en sindsdien wordt er veel over ons gepraat. Hierdoor kwamen we in aanmerking voor deze opdracht. In onze showroom komen vooral particuliere klanten, want we bedienen zowel de zakelijke als de particuliere markt. Ook geven we presentaties over het nieuwe werken,

> ‘De meest diverse patronen, prints en kleuren liggen hier zij-aan-zij’ want hierin zijn we specialist.” De showroom van PWi wordt begin 2013 een echte conceptstore, waarin naast kantoorinrichtingen ook oplossingen op het gebied van wonen, slapen en badkamers te zien zullen zijn. PWi is naast ontwerpbureau leverancier van een aantal gerenommeerde meubelmerken. Bij Alcatel-Lucent moest PWi aan de slag met nieuw en bestaand

pagina 8

meubilair. Zo komen een aantal vergadertafels, het meubilair in de lobby en de bureaus uit het kantoor in Rijswijk. De onderstellen zijn in een andere kleur gespoten en zien er weer als nieuw uit.

KOFFIELEUTENTEAM Ondanks de tijdsdruk van dit project vond Kouwenberg de tijd om medewerkers mee te laten denken. “Ik heb een koffieleutenteam samengesteld, dat mocht proeven uit een aantal verschillende machines en merken. De uitslag was unaniem, iedereen vond de koffie van verse bonen van Kaars (uit Gouda) veruit de lekkerste.” Ook bij de keuze voor bureaustoelen hadden de medewerkers inspraak. “Iedereen mocht de vier proefopstellingen testen en zijn mening geven, het is de stoel met de meeste stemmen geworden.” Hij geeft aan dat het belangrijk is om medewerkers bij dergelijke keuzes te betrekken. Beide partijen prijzen de open en communicatieve sfeer die heerste tijdens dit project. Alderliesten: “De samenwerking was heel intens en dat maken we niet vaak mee, al proberen we dat wel altijd te bereiken. Het was ook bijzonder om een pand in te richten waarin twee groepen zich thuis zouden moeten voelen.” Kouwenberg: “Ik heb ervaren dat er duidelijke verschillen zijn

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(def).indd 8

07-05-13 10:21

pagina 9

PROJECTBESCHRIJVING: renovatie van een bestaand pand in Hoofddorp waarin de kantoren van Alcatel-Lucent in Rijswijk en Hilversum zijn samengevoegd (april 2012) INTERIEURARCHITECT: Saskia en Arie Alderliesten van PWi Karel van ’t Wout creatieve inrichters INTERIEURBOUW: Pajaco TAPIJT: Shape&color, Interface, Leoxx MEUBILAIR: onder andere Vitra, Haworth WANDEN: Sytem-flex uit Dongen PROJECTKOSTEN: 2,5 miljoen (totale kosten renovatie plus verhuizingen) AANTAL M2: ruim 7000. Hiermee halveerde Alcatel-Lucent haar kantooroppervlakte AANTAL WERKPLEKKEN: 250 flexibele, zelfs de CEO heeft geen vaste plek DUURZAME ELEMENTEN: 250 bureaus, tientallen lockers, vergadermeubilair en enkele fauteuils van Le Corbusier meegenomen vanuit Rijswijk, verlichting met bewegingssensoren en een gas-warmtewininstallatie.

tussen interieurarchitectenbureaus. Het ene is bijvoorbeeld zeer traditioneel en PWi is wat losser. Dat sprak mij aan. We hebben inderdaad zeer prettig samengewerkt. En om aan te geven hoe intens deze relatie was; we hebben wekenlang dagelijks tien tot vijftien keer contact gehad.”

GLASVEZEL Het concept dat bij Alcatel-Lucent is toegepast, faciliteert het nieuwe werken optimaal. Voor ieder soort werk is een ruimte. Er zijn afdelingen waar het volledig stil dient te zijn, kleine en grote vergaderruimten, kamers voor videoconferencing, lounge-achtige ruimten voor kort overleg, brainstormplekken enzovoort. Alderliesten merkt op: “Ik noem het liever innovatief werken. Het is een ontwikkeling die echt doorzet de komende jaren. Ook overheden hebben er nu oren naar.” Volgens Alderliesten gaat het om een combinatie van ICT, mindset en fysiek, oftewel het interieur. Deze drie factoren bepalen het succes van het nieuwe, of innovatieve, werken. Naast de 250 werkplekken zijn door het hele pand heen werkplekken te creëren. Kouwenberg illustreert: “Overal kunnen we onze laptop aansluiten en gebruik maken van Wi-Fi. We hebben twee glasvezelnetwerken liggen, zodat we nooit uit de lucht zijn.”

TECHNIEK Het pand beschikte al over een technische ruimte met verhoogde vloeren op de begane grond. Dit technische lab is een onderdeel van de serviceverlening van Alcatel-Lucent. Kouwenberg: “Hier staan technische systemen opgesteld die bij onze klanten geïnstalleerd zijn. Op deze systemen kunnen nieuwe SW-releases getest worden in samenwerking met de klanten. Ook kunnen storingen worden gesimuleerd om te achterhalen wat de oorzaak van de storingen is geweest. De meeste telecom-oplossingen zijn van eigen makelij. Kouwenberg: “De switches waarmee

> ‘Overal kunnen we onze laptop aansluiten en gebruikmaken van Wi-Fi’ we onze apparatuur aan het netwerk koppelen, zijn van onszelf. Maar de kabels en dergelijke zijn van andere partijen. Ook heeft iedereen sinds we hier gevestigd zijn een smartphone.” Eén van de mooiste technische snuf jes is het telefoonsysteem. Kouwenberg: “Ieder bureau heeft een telefoon. Als je ergens gaat zitten, log je in en ben je dus bereikbaar via je eigen nummer,

ook als je in een vestiging in het buitenland bent. En via je laptop kun je ook met je eigen nummer bellen, zelfs vanuit het buitenland.”

FINISHING TOUCH Het gehele verhuis- en inrichtingsproces verliep soepel en de medewerkers zijn tevreden. Op dit moment wordt een aantal ruimten aangepast, omdat er te weinig gebruik van gemaakt werd. Alderliesten: “Zo plaatsen we een glazen wand voor plekken die als te open ervaren worden.” Kouwenberg: “En de engineers klaagden over de verlichting. De sensoren werken ’s nachts niet op de juiste manier, dus soms gingen de lichten uit terwijl ze aan het werk waren. Dit lossen we nu op door de sensor te verplaatsen. Dit soort zaken zijn de finishing touch van een zeer geslaagd project.” |

BEDRIJF: Alcatel-Lucent PROJECTLEIDER: Peter Kouwenberg ACTIVITEITEN BEDRIJF: telecommunicatie KLANTEN: bedrijven, overheden, industrie AANTAL WERKNEMERS: 76.000 wereldwijd, 450 in Nederland

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(def).indd 9

07-05-13 10:22

algemeen| interview

pagina 10

De visie van Steelcase Solutions

Een complete werkomgeving bij één partij TEKST: ANNE DE HAAN

Dat Steelcase kantoormeubilair produceert, is alom bekend. Maar dat het daarnaast een echte kennisorganisatie is, daar zijn minder mensen van op de hoogte. Om die kennis nog breder in te zetten, richtte het bedrijf vorig jaar dochteronderneming Steelcase Solutions op. Een ontmoeting met directeur Bianca Krijgsman – van Gulik over de veranderende markt, duurzaamheid en Het Nieuwe Werken. Bianca Krijgsman – van Gulik: “Steelcase heeft een enorme researchafdeling. We doen onderzoek naar de werkomgeving, maar ook naar de gebruiker. Als grote dealerorganisatie is het heel moeilijk om de kennis die je opdoet optimaal te verspreiden. Daarom is de oprichting van Steelcase Solutions eigenlijk een heel logisch

gevolg. De kennis die Steelcase vergaart door middel van research, wordt door Steelcase Solutions de markt in gebracht. Steelcase Solutions is meer dan de fabrikant en de kennisorganisatie. Wij nemen al die kennis uiteraard mee, maar kunnen een breder portfolio aanbieden met diverse producten en diensten. Denk aan

conceptontwikkeling en design, verhuisen projectmanagement, meubilair en installatie, onderhoud en beheer. Samen met lokale ondernemers kunnen wij de totale werkomgeving uitvoeren en leveren: wanden, vloeren, verlichting… Je ziet ook een duidelijke veranderende behoefte bij gebruikers van de kantoorom-

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(def).indd 10

07-05-13 10:30

Kantoorinrichting geving. Veel organisaties hebben een hoop vragen en zoeken een loket om die vragen neer te leggen. Men wil al die vraagstukken, inzake de hele kantooromgeving, bij één partij neer kunnen leggen. De klant heeft te allen tijde één aanspreekpunt, maar de uitvoering van het totale concept doen wij samen met partners, bijvoorbeeld stoffeerders en verlichtingsexperts.”

VERKOOPKANAAL “Steelcase is een dealerorganisatie, maar Steelcase Solutions hanteert een rechtstreekse benadering naar de eindklant. We willen een partner zijn voor onze relaties, waarin we samenwerken om de kantooromgeving zo goed mogelijk te laten performen. Die partnerships zoeken we door met bedrijven en klanten samen te werken. Bij Steelcase Solutions is bewust gekozen voor een rechtstreeks kanaal, om zo de kennis te bundelen met klanten en die partner te kunnen zijn.”

VIERKANTE METERS “De markt verandert, maar toch denk ik dat kantoren nooit zullen verdwijnen. Mensen en organisaties zullen blijven samenwerken. Dat gebeurt niet alleen online, maar ook met ontmoetingen die plaatsvinden, werken in teamverband en netwerken. De functie van het kantoor verandert wel. Het ruimtegebruik zal anders worden, dat zie je nu al komen bij veel organisaties. Gelukkig wordt er veel beter gekeken naar wat iemand doet, of dat efficiënt is en hoe het efficiënter kan. Daarin wordt de ruimte veel meer meegenomen. Wij helpen organisaties om die kostbare vierkante meters harder te laten werken. Misschien gaat het soms niet over meubilair, maar puur over een ruimte veranderen qua grootte, wanden of technologie om ‘m nog flexibeler of multi-inzetbaar te maken. Dat kan op zoveel vlakken, het hoeven niet altijd grote investeringen te zijn.”

HNW “Het Nieuwe Werken is een soort containerbegrip geworden, maar eigenlijk is het voor iedere organisatie anders. Het is een integrale benadering om naar je werkomgeving te kijken; wat wil je dat die werkomgeving voor je doet? Het Nieuwe Werken is

dus geen doel op zich, het gaat erom waar een bedrijf naartoe wil. Wat ik zou aanraden als iemand een nieuw kantoor gaat inrichten, is dat men kijkt naar alle facetten: het ruimtegebruik, hoe ziet de organisatie zichzelf, voor welk type en welke generatie medewerkers richt je het in… Zulke vragen moet je jezelf als organisatie stellen. De antwoorden verschillen per organisatie en zijn ook afhankelijk van het pand en de bedrijfscultuur. Nog niet iedere organisatie is eraan toe.”

pagina 11

We laten onze producten door externe partijen testen. Er wordt ook een ‘environmental product declaration’ van ieder product opgesteld. Daarmee wordt gemeten wat voor footprint een product achterlaat. Op het gebied van duurzaamheid hebben we verschillende partnerships met andere organisaties. We zoeken de samenwerking op om elkaar daarin te helpen, ondersteunen en innoveren.”

TOEKOMST

FOOTPRINT

“Je ziet dat veel huurcontracten korter worden. Organisaties proberen zich korter vast te leggen aan een bepaald pand. Dat vraagt ook van partijen zoals wij om flexibeler te zijn met oplossingen. We moeten meedenken om de ruimtes zo flexibel mogelijk in te richten en producten bieden waar men flexibel mee om kan gaan.

“Duurzaamheid begint al bij de productontwikkeling. We houden rekening met de componenten, grondstoffen en kijken hoe we een product zo duurzaam mogelijk in elkaar kunnen zetten. Dat vergt ook een bewuste keuze voor toeleveranciers. Bij de ontwikkeling wordt al nagedacht over de levenscyclus van een product. Daarnaast kijk je ook naar duurzame oplossingen voor klanten. Denk aan het revitaliseren van producten om ze nog langer te kunnen gebruiken, of het vernieuwen van onderdelen. En als de producten echt geen functie meer hebben, kan de grondstof nog wel gebruikt worden voor bijvoorbeeld andere producten.

Ik denk dat er steeds meer locaties komen waar je samenkomt en waar je kennis met elkaar deelt. Maar dat zullen niet altijd meer traditionele kantooromgevingen zijn, gebouwen zullen anders gebruikt gaan worden. Ruimtes worden multifunctioneler en breder inzetbaar. Het is zaak voor de komende jaren om een werkomgeving te creëren die eenvoudig mee verandert. We weten dat de veranderingen in de markt heel snel gaan. Organisaties krimpen en groeien heel snel. Je ruimte moet daarop ingesteld zijn, om dat te kunnen opvangen. Daar kun je vooraf over nadenken en dat meenemen in je concept.” |

> ‘Het Nieuwe Werken is geen doel op zich’

OVER BIANCA KRIJGSMAN – VAN GULIK Bianca Krijgsman – van Gulik heeft twaalf jaar ervaring in de kantorenbranche, waarvan zeven jaar binnen Steelcase. Sinds februari 2012 is zij directeur van dochteronderneming Steelcase Solutions in Nederland. Zij wil het bedrijf op de kaart zetten als aanbieder van totaaloplossingen op het gebied van werkomgevingen.

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 11

06-05-13 23:50

KenE_1_13(3).indd 12

06-05-13 23:50

Printit! PRINTEN WAS NOG NOOIT ZO VEELZIJDIG

voorjaar 2013

SPECIALEE UITGAV

Gebruiker laat besparingen op printkosten liggen MEER FLEXIBILITEIT EN MOBILITEIT IN DOCUMENTENWORKFLOWS WIE KAN ER NOG ZONDER MANAGED PRINT SERVICES?

PRINTit! nr1 2013.indd 1

28-03-13 13:52

PRINTit! nr1 2013.indd 2

28-03-13 13:52

NIEUWS

Toshiba bekroond door BLI

HP onthult snelste desktop kleurenprinter

Toshiba ontvangt de derde BLI-award binnen enkele maanden voor de zwart-wit serie. BLI bekroont nu de Toshiba e-STUDIO506SE met de winter ‘Pick of the Year’ award. De Toshiba e-STUDIO506SE is bekroond met de winter ‘Pick of the Year’ award door BLI (Buyers Laboratory LLC). De e-STUDIO506SE is geclassificeerd als ‘Outstanding’ in de categorie 41-50 ppm A3 monochrome MFP’s. Dit is de derde BLI-award die Toshiba binnen enkele maanden ontvangt. In de zomer van 2012 werden de Toshiba e-STUDIO456SE en de e-STUDIO856SE al bekroond met een ‘Pick of the Year’ BLI-award. De Toshiba e-STUDIO456SE, die dezelfde beeldtechnologie gebruikt als de e-STUDIO506SE, onderscheidde zich in gebruiksvriendelijkheid en erg goede beeldkwaliteit.

HP heeft de nieuwe HP Officejet Pro X in Nederland gelanceerd. Deze nieuwe inkjetprinter is ’s werelds snelste desktop printer volgens Guinness World Records. De HP Officejet Pro X is ontworpen om aan de veeleisende en uitgesproken behoeften van Midden- en Kleinbedrijf (MKB) te voldoen. De printer betekent een revolutie op de werkplek, omdat de productiviteit wordt verhoogd en de kosten verlaagd dankzij de toepassing van duurzame paginabrede inkjettechnologie. HP Officejet Pro X Series kleurenprinters en MFP’s leveren naar eigen zeggen tot twee keer de snelheid tegen de helft van de drukkosten in vergelijking met laserprinters. De HP Officejet Pro Xserie print met een record snelheid tot 70 pagina’s per minuut (ppm) dankzij de HP PageWide Technology.

Dantuma werkt samen met Samsung

Dantuma, leverancier op het gebied van documentautomatisering, biedt voortaan ook Samsung printers aan. Het betreft de Samsung B2B-lijn van printers & multifunctionals. “Wij zijn verheugd dat onze B2B-lijn van printers en multifunctionals, inclusief de nieuwe A3-lijn multifunctionals, in het portfolio van Dantuma is opgenomen,” vertelt Rens Evers, Country Director IT van Samsung Nederland. “De gebruiksvriendelijkheid, prijs-kwaliteitverhouding en betrouwbaarheid van onze printoplossingen worden nu óók onderkend door een gerenommeerde partij als Dantuma. Dat is voor ons een bevestiging dat wij op de goede weg zijn.” Hofleverancier Dantuma is een bedrijf met meer dan honderd jaar ervaring, dat is uitgegroeid tot een merkonafhankelijke leverancier voor document- en afdrukbeheer. Dantuma biedt een breed leveringsprogramma en serviceconcepten.

3

Canon start inkjet-cartridge recycling programma Canon Europe is gestart met het inkjet-cartridge recycling programma. Deze beslissing volgt op de succesvolle afsluiting van een proefperiode van een jaar met het programma in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland. Consumenten in 15 Europese landen kunnen hun Canon- inkjetcartridges laten recyclen. Het programma wordt aangeboden in de volgende landen: Oostenrijk, België, Tsjechische republiek, Denemarken, Finland, Frankrijk, Duitsland, Ierland, Luxemburg, Nederland, Noorwegen, Slowakije, Zweden, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk. Het Canon inkjet recycling programma stelt gebruikers in staat originele Canon inkjet cartridges gratis te laten recyclen en zo te zorgen dat geen enkele cartridge in de afvalberg verdwijnt. Meer dan 97% van één cartridge wordt hergebruikt en gerecycled in andere producten. De resterende 3% wordt gebruikt om energie uit afval te produceren.

Samenwerking TARQ IT en Xtandit Xtandit en TARQ Information Technology zijn een partnership aangegaan. Beide partijen zien grote voordelen in een samenwerking. “Bij Xtandit vult TARQ het stuk van het documentproces aan dat nog niet in huis was: de documentcreatie op de werkplek “, vertelt Bob Bron, algemeen directeur van Xtandit. “Wij zochten een partner die ons gedachtengoed deelt”, aldus TARQ directeur Peter Verboven. “ Xtandit heeft specialistische oplossingen die innovatief omgaan met het documentproces.” Door de samenwerking kunnen beide partners nu volledige ontzorging, borging en outsourcing op het gebied van de IT, infrastructuur, printers en documentprocessen aanbieden. Volgens Xtandit is dit een propositie die uniek is in Nederland.

PRINTit! nr1 2013.indd 3

28-03-13 13:52

Het Nieuwe Werken en Bring Your Own Device zijn ontwikkelingen die het kantoorwerk nu en straks kleuren. Voor het printen en scannen in deze nieuwe kantooromgeving heeft Xerox samen met partners als Cisco en McAfee een flexibel platform ontwikkeld.

MEER FLEXIBILITEIT EN MOBILITEIT IN

documentenworkflows

bestanden en applicaties. Een stap verder en de medewerkers willen met hun eigen ‘devices’ (notebook, tablet of smartphone) aan de slag, thuis, onderweg, maar ook op kantoor. Deze ontwikkeling heeft de aanduiding BYOD meegekregen: Bring Your Own Device. Dankzij systemen als die van de Nederlandse RES Software is dit nu goed mogelijk. Het is daarmee zelfs te regelen dat de medewerker bij het inloggen altijd zijn/ haar eigen persoonlijke instellingen te zien krijgt -tot en met de favoriete screensaver-, ongeacht met welk soort device wordt ingelogd. Inloggen in bedrijfssystemen is één; het printen via uiteenlopende devices is iets heel anders. Maar ook daar zijn oplossingen voor tegenwoordig.

ICT-beheer

W

ie nog denkt dat Het Nieuwe Werken een bevlieging, en dus van voorbijgaande aard is, heeft de recente ontwikkelingen in kantoororganisaties gemist. Steeds meer bedrijven en instellingen stappen over op flexkantoren, waar de medewerkers geen vaste werkplek hebben. Bij binnenkomst neemt de kantoorwerker

PRINTit! nr1 2013.indd 4

plaats achter een willekeurige PC of terminal, die op dat moment vrij is, of achter zijn laptop. Na de nodige inlog-formaliteiten krijgt hij/zij toegang tot de achterliggende systemen en kan het werken beginnen. Mits aangesloten op het Internet kan de medewerker ook besluiten om thuis of elders achter de PC of laptop aan het werk te gaan, om ook daar toegang te krijgen tot de achterliggende

De meeste ICT-managers hebben een gloeiende hekel aan veranderingen. Bij voorkeur regelen zij een ICT-omgeving voor eens en altijd in, waarbij duidelijk is welke hard- en softwarecomponenten in gebruik zijn en waar, wanneer en door wie die componenten worden gebruikt. Wanneer de medewerkers met hun eigen notebooks, tablets en smartphones aan de slag willen gaan, dan verstoort dit het zorgvuldig geregisseerde ICT-beheer in hoge mate. Het blijven weren van die door medewerkers meegebrachte devices is echter in een omgeving van Het Nieuwe Werken niet houdbaar. Bij Xerox heeft men dit goed begrepen. Het in maart jl. in Nederland geïntroduceerde ConnectKey platform van Xerox is een uitgebreid softwaresysteem dat geïntegreerd is in haar nieuwe multifunctionals, maar tevens de noodzakelijke voorzieningen biedt voor high-end ICT-beheer, in het bijzonder daar waar het gaat om beveiliging, autorisaties en kostenbeheersing.

Beveiliging Juist om invulling te geven aan security en ICT-beheer in het algemeen, heeft Xerox bij de ontwik-

28-03-13 13:52

keling van ConnectKey samenwerking gezocht met Cisco en McAfee. Cisco levert de TrustSec security-laag, die er te allen tijde voor zorgt dat volstrekt duidelijk is wie in de ICT-omgeving actief is, met welke devices, met welke autorisaties enzovoorts. TrustSec zorgt voor transparantie en dat is goed voor de beveiliging en voor de toenemende noodzaak om ‘compliant’ te werken, dus overeenkomstig wet- en regelgeving. McAfee heeft speciaal voor het ConnectKey platform embedded beschermende software ontwikkeld. Een nieuw Xerox multifunctioneel scan- en afdruksysteem heeft een complete server aan boord die via verschillende infrastructuren, inclusief het Internet, wordt benaderd. Logisch dan dat er ook een virusscanner aanwezig is, maar ook een ‘white-list’ die aangeeft wat de multifunctional onder gedefinieerde omstandigheden wel of niet mag doen. Deze uitgebreide beveiligingsmaatregelen van Cisco en McAfee staan nog los van de al meer gebruikelijke securitylevels, zoals versleuteling van de op de harde schijf opgeslagen informatie en individuele toegangscontrole via card, pincode of RFID. Al deze maatregelen zorgen er samen voor dat de ICT-omgeving zodanig beveiligd is, dat ook het principe van Bring Your Own Device zonder zorgen in de praktijk kan worden gebracht.

Procedures Maar hoe werkt het dan in de praktijk, als iemand vanaf een particuliere tablet of smartphone afdrukken wil maken op een multifunctional? Dit kan op verschillende manieren worden gerealiseerd, maar het ConnectKey systeem biedt een voor de gebruiker wel heel eenvoudige methode. De Xerox multifunctional, die de prints moet gaan maken, toont in eerste instantie een QR-code als de tablet of de smartphone de multifunctional niet herkent. Van de QR-code wordt met de smartphone of tablet een foto gemaakt, waarmee de eigenaar automatisch naar de juiste app wordt doorverwezen. Zodra de Print Portal app is

geïnstalleerd, kan de smartphone of de tablet verbonden worden met de multifunctional en kan de eigenaar direct documenten printen. Bovendien kan met het ConnectKey platform bepaald worden welke autorisaties die eigenaar heeft gekregen (bijvoorbeeld alleen zwart/ wit of ook kleur) en eventueel waar de kosten van het printwerk in rekening kunnen worden gebracht. De systemen van Cisco en McAfee kijken mee of het device van de aanvrager veilig in de ICT-omgeving kan worden opgenomen

one-touch buttons op de display verschijnen, die ervoor zorgen dat de te scannen documenten rechtstreeks naar een bepaald adres worden gestuurd. Dat kan een TEKST bepaalde afdeling in de orHANS-ERIK DE KRUYFF ganisatie zijn, dat kan een

5

cloudoplossing zijn, zoals SharePoint Online, GoogleDrive, Evernote, DropBox of Salesforce.com, en het kan de eigen e-mailbox van de medewerker zijn. Geen

'De ICT-omgeving is zodanig beveiligd dat ook het principe van Bring Your Own Device zonder zorgen in de praktijk kan worden gebracht' en of er geen sprake is van virussen en andere onregelmatigheden. Als alles akkoord is bevonden, krijgt de multifunctional toestemming om opdrachten van die specifieke tablet of smartphone te accepteren en uit te voeren.

Eenvoud Andersom kan natuurlijk ook: van de multifunctional naar ongeacht welk device. In ConnectKey kunnen multifunctionals zodanig worden ingesteld dat als een medewerker zich met zijn ID-kaart bij het apparaat meldt, er één of meer

moeilijke adresseringen en indexeringen dus en daarmee minimale kansen op fouten. ConnectKey maakt Het Nieuwe Werken realistischer en het principe van Bring Your Own Device haalbaar, enerzijds door het de eindgebruikers heel eenvoudig te maken, anderzijds door alle noodzakelijke procedures voor een veilige en betrouwbare ICTomgeving serieus te doorlopen. Dit betekent weer een stap op weg naar werkelijk plaatsen tijdonafhankelijk werken.

•

Xerox ConnectKey in vogelvlucht Het nieuwe Xerox platform voor de documentenomgeving, ConnectKey, is op een vijftal hoofdthema’s vernieuwend te noemen. In bijgaand artikel zijn al enkele voorbeelden beschreven, die te maken hebben met Veiligheid (samen met McAfee en Cisco) en Gebruikerseenvoud door versneld aanmelden en directe toegang tot onder meer clouddiensten. Er zijn op dit vlak meer voorbeelden te geven. Andere speerpunten van ConnectKey zijn productiviteit, kostenbeheersing en milieuaspecten. Op dit moment heeft Xerox al een viertal van haar series multifunctionals op ConnectKey afgestemd. Andere series kantoorsystemen volgen in de komende kwartalen.

PRINTit! nr1 2013.indd 5

28-03-13 13:52

PRODUCTNIEUWS

Nieuwe bureauscanner Canon: efficiënte verwerking van documenten in workflows op kantoor en naar de cloud Canon Europe heeft een nieuwe, compacte en veelzijdige bureauscanner geïntroduceerd voor kleine kantoren en afdelingen die op zoek zijn naar een betrouwbare en kosteneffectieve scanoplossing. De Canon imageFORMULA DR-C120 maakt het mogelijk snel en eenvoudig te scannen. Deze scanner beschikt over krachtige softwarefuncties die ondernemingen in staat stellen documenten te scannen naar de cloud en te converteren voor bestaande workflows. Met snel dubbelzijdig scannen in kleur tot 40 ipm en een ADF voor 50 vel stelt de Canon imageFORMULA DR-C120 gebruikers in staat veel productiever te werken. De scanner biedt mogelijkheden voor het scannen van uiteenlopende typen documenten – van uiterst dun tot dik karton (27-209 gsm) met een lengte van maximaal 3 meter. Met de folio modus kunnen gebruikers ook A3-formaat documenten scannen. Voor het scannen van boeken of andere ingebonden materialen, kan de optionele Canon A4 Flatbed 101 Scanner Unit worden aangesloten.www.canon.nl

Konica Minolta lanceert nieuwe bizhub 25e Konica Minolta introduceert een nieuwe A4multifunctional, de bizhub 25e. Deze compacte zwart-wit-MFP is ontworpen voor kleine tot middelgrote werkgroepen, maar ook bij uitstek geschikt voor het midden- en kleinbedrijf. De bizhub 25e is betrouwbaar, eenvoudig in gebruik en geschikt voor kopiëren, printen, scannen en faxen. De bizhub 25e heeft een gebruiksvriendelijk 5,7-inch touchscreen, dat naar wens kan worden aangepast. Verder beschikt de MFP over een papiercapaciteit van maximaal 2.100 vel,

Sharp introduceert cloud-ready MFP’s Sharp introduceert naar eigen zeggen de eerste cloud-ready A3-kleuren MFP’s op de Benelux-markt. De MX-2640, MX-3140N en MX-3640N bieden volledige connectiviteit met mobiele randapparatuur en zijn speciaal ontwikkeld voor flexibele kantoorruimtes. Dankzij de cloud-ready interface is het voor gebruikers eenvoudig om altijd en overal informatie te delen. Het systeem beschikt daarnaast over een intuïtieve multi-touch bedieningsinterface die bekend is voor gebruikers die werken met een smartphone of tablet-pc. De MX-2640N heeft een snelheid van 26 pagina´s per minuut (ppm), de MX-3140N 31 ppm en de MX-3640N 36 ppm. Elk apparaat beschikt over een snel, helder 10,1-inch kleuren lcd-bedieningsdisplay en kan verbinding maken met de cloud voor het uitvoeren van toepassingen van andere fabrikanten. Hierdoor is het eenvoudig om kantoortaken te automatiseren. Andere standaardspecificaties zijn Wi-Fi-toegang, mobiele draadloze connectiviteit, een harde schijf van 320 Gb met Network Attached Storage (NAS) functie, twee USB-poorten en een op afstand bedienbaar bedieningspaneel voor technische ondersteuning vanaf de werkplek. www.sharp.nl

OKI’s nieuwe multifunctionals geknipt voor MKB

verdeeld over vijf verschillende papierlades. Hierdoor is het niet nodig om op regelmatige basis de voorraad aan te vullen. Bovendien kunnen verschillende papiersoorten en enveloppen in de lades worden opgeslagen. De Secure Print-functie van de bizhub 25e biedt de mogelijkheid om vertrouwelijke documenten te printen. Zo wordt een gereguleerde papieruitvoer gegarandeerd. Daarnaast scant de MFP in kleur en kunnen documenten verspreid worden via scanto-email of zelfs rechtstreeks op het netwerk worden opgeslagen. www.konicaminolta.nl

PRINTit! nr1 2013.indd 6

OKI Systems breidt zijn productportfolio verder uit met drie nieuwe instapmodellen desktop kleuren-MFP’s: de 3-in-1 MC332dn, de 4-in-1 MC342dn en de MC342dnw. Door deze aanvulling op het bestaande portfolio heeft OKI nu een volledige line-up aan A4 kleuren MFP’s beschikbaar voor elk type organisatie binnen het MKB. Hoewel de nieuwe desktop kleuren-MFP’s compact én voordelig zijn, bieden ze wat functionaliteit betreft dezelfde mogelijkheden als hun professionele zakelijke MFP-broers. Dankzij OKI’s platformstrategie hebben ze in hoofdlijnen dezelfde constructie als de high-performance systemen. Dit betekent dat klanten verzekerd zijn van een optimale compatibiliteit, ook als het gaat om verbruiksmaterialen: deze zijn identiek aan die van de instapkleurenprinters C301dn en C321dn. De nieuwe modellen bieden de hoogst mogelijke productiviteit en een overtuigende kwaliteit, vergen weinig ruimte en zijn vriendelijk geprijsd. Met name voor kleine en middelgrote ondernemingen, thuiskantoren en startups zijn een klein formaat en een aantrekkelijke prijs-prestatieverhouding belangrijk, meent OKI. www.oki.nl

28-03-13 13:52

ADVERTORIAL

INKJET VS. LASER:

inkjetprinters in veel gevallen goedkoper

Met de inkjetprinters van Business InkPoint print u in kleur tot 50% goedkoper per pagina dan met een laserprinter. U bespaart binnen drie jaar gemiddeld meer dan â‚Ź 1000,-.

Officejet Pro 8100

Officejet Pro 8600 e-All-in-One

Officejet Pro 8600 Plus e-All-in-One

U zoekt uw printer voor een bepaald doel: flyers, rapportages, brieven of andere zakelijke documenten. Daarnaast wilt u goedkoop printen. Dat kan. Uw persoonlijke Business InkPoint kan u als de beste adviseren over de juiste inktoplossing voor uw bedrijf. Een Business InkPoint is een verkooppunt dat gespecialiseerd is in business-inktoplossingen voor het MKB en ZZP. Zij bieden daarbij gerichte service en de juiste supplies bij uw printer.

Individuele cartridges Niet alleen de printkosten worden automatisch minder met de Officejet serie van Business InkPoint; de printers zijn ook zo gemaakt, dat ze voorzien zijn van individuele cartridges. U vervangt alleen de lege cartridge. Beter voor het milieu en uw portemonnee.

Wireless printen Door een wireless printer te gebruiken, kan er vanaf alle werkplekken geprint worden. Zo zijn er minder printers nodig. Hiermee bespaart u op de aanschafkosten van de printers en verbruikt u minder energie.

PRINTit! nr1 2013.indd 7

Daarnaast ziet het er op een kantoor een stuk netter uit. Met de Officejet printers van Business InkPoint is het mogelijk om wireless te printen en bovendien zijn de printers van zichzelf al energiezuinig. Dat is dubbel besparen. Op zoek naar een goedkoop printende inkjet? Kijk voor de verkooppunten en ervaar de toekomst van zakelijk printen op businessinkpoint.nl.

28-03-13 13:52

De vijf grootste leveranciers van afdruksystemen -Canon, HP, Konica Minolta, Ricoh en Xeroxbieden allang Managed Print Services, of zo u wilt: Managed Document Services. Maar wat doen de andere merken op dit vlak?

WIE KAN ER NOG ZONDER Managed Print Services?

D

e tijd dat afdruksystemen voor professioneel gebruik zonder verdere services konden worden afgeleverd en afgerekend (misprijzend “dozen schuiven” genoemd), ligt alweer geruime tijd achter ons. Alle leveranciers van printers, scanners en multifunctionals omgeven hun productaanbiedingen met een verscheidenheid van technische en organisatorische diensten, alsmede met “solutions”, zeg maar praktische softwareoplossingen. Sterker nog: voor sommige leveranciers zijn deze ondersteunende diensten en praktische oplossingen de kurk waar zij op drijven. De kurk kreeg als verzamelnaam Managed Print Services (MPS). Aanvankelijk vielen onder MPS vooral zaken als technische dienstverlening, kostenbeheersing en modulen voor machineparkbeheer. Gaandeweg zijn de accenten wat verschoven in de richting van consultancy en solutions, en dat was voor diverse leveranciers aanleiding om MPS te veranderen in MDS: Managed Document Services.

PRINTit! nr1 2013.indd 8

Compleet dienstenpakket MPS en MDS omvatten altijd technische dienstverlening, software voor specifieke oplossingen en steeds vaker ook vormen van consultancy. Om met het laatste te beginnen: Onder meer Lexmark, Toshiba, Sharp en Kyocera (zie kaderteksten) besteden veel aandacht aan de advisering omtrent de inrichting van de documentenomgeving. De aanpak is steeds net wat anders, maar het komt erop neer dat er eerst een inventarisatie van de beginsituatie bij een klant wordt gemaakt. Daarna worden plannen ontwikkeld om die situatie aanmerkelijk te verbeteren, gevolgd door de implementatie van de hard- en software, eventueel aangevuld met (netwerk)infrastructuur en oplossingen voor onder meer

beheer, beveiliging, autorisaties, kostentoerekening, mobiel printen enzovoorts. Ook training van personeel hoort hier thuis. Tot slot worden er gaandeweg allerlei rapportages opgesteld, die er toe moeten bijdragen dat de gecreëerde documentenomgeving steeds verder wordt geoptimaliseerd.

Oplossingen Alle leveranciers bieden “solutions”, maar de aard van die oplossingen verschillen nogal. OKI bijvoorbeeld heeft methoden beschikbaar om snel en eenvoudig visitekaartjes, flyers en (ander) kleurenprintwerk te maken. Epson is actief met haar Epson Connect oplossing voor mobiel printwerk met smartphone, tablet en eventueel de cloud, en ook Sharp was al in een vroeg stadium bezig met vormen van mobile printing. Samsung zoekt vooral naar eenvoud, met haar Easy Deployment Manager, Easy Printer Manager en Easy

28-03-13 13:52

TEKST HANS-ERIK DE KRUYFF

9

Color Manager. Lexmark heeft het vrijwel eindeloos schaalbare Markvision Enterprise systeem voor printerparkbeheer beschikbaar. Toshiba op haar beurt biedt opmerkelijk uitgebreide programma’s voor input en output management, het beheren van een documentenomgeving en, ook hier, het beheren van het machinepark. Overigens heeft Toshiba ook een unieke oplossing voor te hoog papierverbruik: ECO-MDS. Kern hiervan is een multifunctional met bijzondere toner en met de capaciteit eenmaal bedrukte vellen te reinigen, om ze opnieuw voor (tijdelijk) printwerk te gebruiken.

Technische services Bij de uitlevering van afdruksystemen is een contract voor technische diensten nagenoeg standaard. Afhankelijk van de financieringswijze wordt het abonnement voor de technische dienst in de prijs-per-pagina verrekend, of afzonderlijk in rekening gebracht. De meeste leveranciers bieden de keuze uit verschillende service levels.

Verticale markten Een nog relatief nieuwe ontwikkeling is het toespitsen van scan- en printoplossingen op verticale markten. Onder meer Lexmark en Samsung richten zich met specifieke oplossingen op de overheid, het onderwijs en de gezondheidszorg. Daarmee wordt antwoord gegeven op vragen zoals ‘hoe kunnen we studenten laten betalen voor de afdrukken die zij maken’ en ‘hoe kunnen we diagnoseen behandelformulieren via scanning aan de juiste elektronische patiëntendossiers toevoegen’? Hierdoor kunnen best practices worden ontwikkeld en hergebruikt, voor meer effectiviteit en een snellere realisatie.

•

PRINTit! nr1 2013.indd 9

Kyocera MDS De afgelopen jaren heeft Kyocera Document Solutions haar printservices sterk uitgebreid, van louter technische diensten naar software en services die de gehele documentenstromen ondersteunen. Daarom spreekt Kyocera nu niet van MPS, maar van MDS: Managed Document Services. De onderneming levert haar scan- en afdruksystemen via de tussenhandel. Deze tussenhandel (kantoorvakhandelaren, VAR’s enzovoorts) krijgt van Kyocera alle support om de uiteindelijke klanten een compleet MDS-pakket te kunnen bieden. Daaronder valt de analyse- en verbeteringscyclus, met inventarisatie van de uitgangspositie, het ontwerpen en uitrollen van een verbeterde documentomgeving, tot en met het beheren en stelselmatig optimaliseren van die omgeving. Daaronder vallen ook diverse standaard- en maatwerkoplossingen voor het snel en eenvoudig scannen van papieren documenten naar Exact Globe en Synergy, naar MS SharePoint, Van Burg Notarieel, AFAS Profit en Unit4 DocumentManager. Verder zijn er nog diverse toegespitste oplossingen voor bijvoorbeeld kostenbewaking en speciale printopdrachten, zoals barcodes en OCR-B. In deze categorie hoort ook KYOfleetmanager, een webgebaseerde applicatie voor machineparkbeheer. Hiermee worden alle gegevens van het totale machinepark op afstand verzameld en klaargezet voor analyses. Voor wat betreft de technische klantenservices heeft Kyocera Help Desk and Remote Monitoring paraat, die de partners van de printerfabrikant voor hun klanten kunnen inzetten. Kyocera timmert thans aan de weg met haar Pro Rato Colour System, waarin alleen de werkelijk verbruikte kleurentoners in rekening worden gebracht.

Sharp Optimised Services Kostenreductie, productiviteitsverbetering, positieve milieueffecten en optimale databeveiliging; dat zijn kortweg de vier doelen die Sharp met haar Optimised Services wil bereiken. Het dienstenpakket wordt nauwgezet op de behoeften van de klantorganisatie afgestemd. Daarom wordt ieder verbetertraject gestart met analyses en consultancy. In deze fase wordt de status quo bij de klant in kaart gebracht en komen er adviezen voor verbeteringen op tafel. Aansluitend volgen de stappen ‘ontwerp en optimalisatie’ en ‘management en services’. Sharp Optimised Services omvatten dan ook aanmerkelijk meer dan Managed Print Services sec. Ook worden er vele solutions ingezet, bijvoorbeeld voor het transparant maken van afdrukprocedures, gebruikerspatronen en afdrukkosten, voor beheerrapportages en voor afstemming van de printcapaciteiten op de lokale ICT-omgeving. Sharp besteedt ook veel aandacht aan de beveiliging van de documentensystemen, enerzijds om ongeoorloofde toegang te voorkomen, anderzijds om ‘compliant’ te kunnen werken, dus in overeenkomst met wet- en regelgeving. Sharp biedt een serie multifunctionals die gebaseerd zijn op intuïtieve bedieningseigenschappen en eenvoud in gebruik. Van alle afzonderlijke Sharp multifunctionals kan continu het gebruik worden gemonitord, onder meer om na te gaan of de juiste apparaten op de juiste plekken zijn opgesteld en om tijdig nieuwe verbruiksmaterialen aan te voeren.

28-03-13 13:52

OKI LANCEERT

prijs per paginaconcept voor kleine mfp's Stond vorig jaar een drastische vernieuwing van het portfolio en de uitbouw van het dealerkanaal centraal, dit jaar wordt die strategische lijn verder doorgetrokken. De dealer kan zich onderscheiden met een prijs-per-pagina-concept voor kleine mfp's, een completer aanbod van mfp's en een dedicated partnerprogramma. Countrymanager Erwin Bader over OKI's meerwaarde voor het dealerkanaal en het MKB.

O

KI is sinds vorig jaar, toen de printerfabrikant zich in de spotlights meldde met een fors vernieuwd portfolio, nog steeds flink in beweging. De interne organisatie werd verder gestroomlijnd en de dealerorganisatie uitgebouwd. De focus is helemaal gericht op het MKB, dit betekent ondernemingen tot tweehonderd geautomatiseerde werkplekken.

E-tail Het resellerkanaal staat hierbij voorop, maar OKI zoekt ook de breedte van het kanaal op. “We willen meer kansen creëren om op verschillende plekken in het kanaal aanwezig te zijn. We zijn bijvoorbeeld nog te weinig actief online. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor dit jaar. Maar daarnaast blijven we uiteraard ook volop investeren in het voor OKI traditionelere, off-line kanaal. We moeten er een goede balans in vinden. Wat meer online activiteit wil

PRINTit! nr1 2013.indd 10

niet zeggen dat we rechtstreeks gaan, we gaan geen internetwinkel opzetten. De e-tail is echter wel een volwassen kanaal geworden. We moeten ervoor zorgen dat we onze activiteiten dusdanig verdelen over de verschillende kanalen dat het elkaar niet bijt.” Bader realiseert zich dat door de online aanwezigheid van OKI ook een spanningsveld op het gebied van prijzen kan optreden. “Maar daar zie ik niet zo snel grote problemen ontstaan. Je merkt dat veel e-tailers een volwassener business model hanteren. En deze nieuwe benadering zorgt voor meer focus op het bieden van toegevoegde waarde, zodat de prijzen steeds meer naar elkaar toe groeien.”

Prijs per pagina OKI biedt vanaf nu een zeer interessante propositie waarmee de reseller zich kan onderscheiden van het e-tailkanaal. “Binnenkort komen

er ook prijs-perpagina-concepten op onze kleinere mfp’s beschikbaar. Voor de vakhandel en ITreseller is dat een flinke support in de business die zij doen. Deze concepten zijn online moeilijk te verkopen, dus onderscheidt je je van de e-tailer. Zo wordt de toegevoegde waarde van onze partners goed zichtbaar; het face-to-face kanaal heeft nog steeds een belangrijke positie in de regio.” Het nieuwe mps-concept wordt gekoppeld aan partnerschap. “We starten met een aantal geselecteerde partners. Deze resellers bieden we de mogelijkheid om langetermijn relaties met de eindgebruiker aan te gaan. Dus geen éénmalige verkoopactiviteit, maar oplossingen op contractbasis waarbij vooral het bieden van service centraal staat. Het gaat om de relatie tussen reseller en eindgebruiker. De adviserende en ondersteunende rol van de reseller speelt binnen deze opzet weer een veel

28-03-13 13:52

TEKST EMIEL TE WALVAART

grotere rol. Wij faciliteren dit gewoon.” Volgens Bader is het essentieel dat de dealer zijn toegevoegde waarde kan laten zien. “De kunst is om de eindgebruiker duidelijk te maken dat je meerwaarde hebt. Dat is een uitdaging voor de ‘traditionele’ kanalen. De printcontracten die zij nu kunnen bieden, zijn hier een goed voorbeeld van. Het leasen van de kleinere machines is werkelijk een additionele business. Op dit moment investeert het bedrijfsleven weinig in printing, dus is het bieden van een alternatief dat een veel minder hoge initiële investering vergt een heel interessant model.”

Portfolio Ook op het gebied van het portfolio geeft OKI het MKB en zijn partners nieuwe troeven in handen. Zo zijn er drie nieuwe instapmodellen desktop kleuren-MFP’s geïntroduceerd: de 3-in-1 MC332dn, de 4-in-1 MC342dn en de MC342dnw (zie kader hiernaast). Bader: “Hiermee is het hele gamma van mfp’s compleet en bieden we zowel onze gebruiker als onze business partners een mooie line-up. Deze producten vormen ook een onderdeel van onze nieuwe platform-strategie. Dat wil zeggen dat al onze producten naadloos met elkaar kunnen worden geïntegreerd. Zelfs de consumables zijn in veel gevallen uniform.“ Daarnaast zitten er in het hogere segment ook uitbreidingen aan te komen dit jaar. Zo wordt het assortiment A3-multifunctionals uitgebreid met een aantal nieuwe producten. Ook komen er in mei nieuwe A4-mfp’s voor de productie-omgeving op de markt. OKI wil ook actiever de grafische markt benaderen. “Er zullen nieuwe oplossingen komen op het gebied van white toner, een technologie die onlangs is geïntroduceerd. Dit is zeker geen eendagsvlieg en biedt een unieke, breed toepasbare oplossing. Deze niches bieden OKI interessante mogelijkheden en sluiten goed aan bij het innoverende karakter van de organisatie.”

Standaard drie jaar garantie Voor de office-omgeving levert OKI juist zeer breed inzetbare producten. De eerder genoemde platform-strategie zorgt niet alleen voor uniformiteit, maar levert tevens een hoog niveau van duurzaamheid, meent Bader. “De mfp’s hebben een uitgebreide functionaliteit met een gunstige total cost of ownership (TCO). Met andere woorden: een lagere prijs per pagina. Doel is om ook die lage prijs per pagina bij de kleinere mfp’s te realiseren. Dat maakt het portfolio heel goed geschikt om via een breed resellerkanaal te verkopen. Door de scherpte van de prijs is het belangrijk om hoogwaardige producten te verkopen zodat

model, maar kosten kunnen juist heel goed worden gedrukt met decentraal geplaatste machines.”

11

Partnerprogramma Sinds OKI vorig jaar de hernieuwde dealerstrategie in heeft gezet zijn er volgens Bader veel nieuwe dealers bijgekomen. “Een aantal factoren heeft hierbij een rol gespeeld: de OKI-producten liggen niet op elke hoek van de straat, we hebben een goed partnerprogramma en een uitgebreide support. Dit geeft allemaal veel vertrouwen naar de markt. Het is van groot belang om de reseller goed te ondersteunen, want deze is de

'De kunst is om de eindgebruiker duidelijk te maken dat je meerwaarde hebt' deze partijen weinig kosten hebben in de aftersales. We bieden dan ook standaard drie jaar garantie op al onze producten. Dat is een rustgevende gedachte voor zowel de reseller als de klant. De laatste wil gewoon het vertrouwen dat het werkt, mét garantie verhoog je dat vertrouwen.” OKI zet ook steeds meer in op de beheerbaarheid van de afdrukpopulatie bij klanten. “De juiste functionaliteit op de juiste plek tegen de juiste kosten”, stelt Bader. “De hardware is de infrastructuur, maar wat laat je er overheen rijden: een luxe auto of een vrachtwagen. De functionaliteit is belangrijk; je moet als gebruiker flexibel kunnen omgaan met de hardware. In de praktijk betekent dit dat je de organisatie niet moet aanpassen aan de printcapaciteit, maar juist andersom: de hardware aanpassen aan de behoefte van de organisatie en dat met behoud van een lage TCO. Vaak wordt er gedacht aan een centraal

verbinding tussen OKI en de eindklant. We steken er dan ook veel energie in, ook op het gebied van service. Deze wordt gedaan door óf de dealer zelf met zijn eigen serviceafdeling, óf een maintenance-organisatie waar OKI mee samenwerkt.” Volgens Bader wordt het partnerprogramma nu verder gefinetuned. Het programma moet matchen met de professionaliteit van de aanbieder. Bovendien zal OKI wat selectiever omgaan met partners die prijs per pagina contracten gaan aanbieden. Vier buitendienstmedewerkers staan ter beschikking om het dealernetwerk te ondersteunen of verder uit te breiden. OKI biedt onder meer trainingen, marketing-support en promoties, met diverse niveaus, aangepast aan de partnerstatus.

Toekomst OKI zet voor de nabije toekomst voor een groot deel in op het nieuwe mps-programma voor de partner. Ook het productportfolio moet van een structureel hoog niveau zijn. “Je ziet dat het resultaat oplevert, want we groeien hier en ook in de landen om ons heen.”Ook wordt er over de horizon heen gekeken. “We zijn bezig met nieuwe marktsegmenten waar we momenteel nog niet actief in zijn. Bovendien breiden we het assortiment verder uit naar een wat hoger segment. Hierbij werken we al samen met partners die gespecialiseerd zijn in documentmanagement. En dit gaan we verder faciliteren.”

•

PRINTit! nr1 2013.indd 11

28-03-13 13:53

Digitalisering van documentenprocessen brengt in de zorgsector winst met zich mee in financiële zin, maar ook in termen van snelheid, kwaliteit, compliant

VEEL WINST TE BEHALEN IN ZORGSECTOR door intelligent scannen en printen

werken en tevredenheid van betrokkenen.

I

n steeds meer ziekenhuizen worden elektronische patiëntendossiers (EPD) ingevoerd. Dat zijn niet de EPD’s waarover op politiek niveau al jaren wordt gesteggeld. Het gaat hier om de digitale variant van de aloude kartonnen ommap waarin de diagnose- en behandeldocumenten (papier en röntgenfilm) van de individuele patiënten worden opgeslagen, binnen een ziekenhuis. De digitalisering van de patiëntendossiers brengt belangrijke voordelen met zich mee. Zo is een EPD altijd en op iedere geautoriseerde plek onmiddellijk te raadplegen. Er hoeft dus niet –als er een spoedgeval wordt binnengebracht- eerst iemand in de soms kilometerslange archiefstellingen op zoek naar het dossier van de ongelukkige die op de eerste-hulp op redding ligt te wachten. Aan een EPD kunnen

PRINTit! nr1 2013.indd 12

in tegenstelling tot een papieren dossier twee of meer medici en/of verpleegkundigen tegelijkertijd werken. Na digitalisering van de eindeloze papieren archieven worden er aanmerkelijke kostenbesparingen gerealiseerd door minimalisering van arbeidstijd voor zoeken en weer opslaan van dossiers, en door het vrijkomen van vele vierkante meters archiefruimte. En dan zijn er ook nog factoren als wet- en regelgeving (bewijsvoering) en financiële afwikkeling met onder meer de verzekeraars, die veel soepeler verlopen dankzij de beschikbaarheid van EPD’s.

Procesverbetering Pieter Rahusen, marketing manager Healthcare bij Ricoh Nederland

Er zijn nog veel meer resultaten te behalen in de zorgsector, door digitalisering tevens in te

28-03-13 13:53

zetten voor verdere procesverbeteringen. Pieter Rahusen, marketing manager Healthcare bij Ricoh Nederland, stelt dat ziekenhuizen die de digitaliseringsslag nog niet hebben gemaakt, 30% of meer kunnen besparen op hun kosten voor documentenprocessen door die slag alsnog te maken. “En dan hebben we het alleen nog maar over de kosten,” aldus Rahusen. “Nog niet over de kwaliteit van medische zorg, over verantwoord werken of over de tevredenheid van patiënten en bezoekers. Dat komt er allemaal nog bovenop. Terug naar de pure kostenbesparingen: van die genoemde 30% wordt grofweg een kwart gerealiseerd door de inzet van de juiste hard- en software op de juiste plekken. En driekwart wordt verkregen door processen te verbeteren. Op beide fronten zijn we bij Ricoh uiterst actief.”

Digitaal door medisch centrum In een ziekenhuis komen talrijke processen in aanmerking voor digitalisering. Bijna al deze processen hebben onderling aangrijpingspunten. Naarmate er meer processen worden gedigitaliseerd, des te groter zijn de effecten. Voorbeelden van deze processen zijn:

teem in de vorm van polsbandjes met barcode. Een specialist kan op ieder moment zien welke patiënt zich bij de polikliniek heeft gemeld en tegelijkertijd wordt ook het juiste patiëntendossier zichtbaar.

• Digitale formulieren Met het onderzoeken en behandelen van patiënten zijn talloze formulieren gemoeid. Veel ziekenhuizen houden hiervoor meer dan duizend verschillende papieren formulieren op voorraad. De kosten en verspillingen zijn hier enorm. Door deze formulieren in digitale vorm beschikbaar te houden en ze op afroep te printen op blanco papier, worden flinke besparingen gerealiseerd.

• Scannen naar EPD Ingevulde formulieren kunnen decentraal aan het elektronische patiëntendossier worden toegevoegd door ze via multifunctionele documentensystemen te scannen. Door het formulier te combineren met de barcode of RFID van de patiënt, komt het formulier automatisch in het juiste EPD terecht. Geautoriseerde artsen en verpleegkundigen kunnen altijd en overal het geactualiseerde EPD inzien.

• Papierloos bijwerken EPD

• Patiëntenregistratie De gegevens van nieuwe patiënten moeten op enigerlei wijze in het ZIS (Ziekenhuis Informatie Systeem) worden opgenomen en zij dienen voor de aanmaak van EPD’s. Tot dusverre start het registratieproces in de meeste medische centra met de aanmaak van ponsplaatjes. In de verdere processen is de ponsplaatjesinformatie nauwelijks of niet te digitaliseren. Door de patient te voorzien van een pasje met een barcode, kan digitaal op ieder moment in de processen en op iedere plek contact worden gelegd tussen de aanwezige patiënt en zijn/haar ZIS en EPD bestanden. Ricoh ontwikkelde een ‘registratiezuil’, waar patiënten zichzelf kunnen registreren. Na automatische controles op identiteit en aard van verzekering wordt door de registratiezuil de pas met barcode verstrekt, desgewenst uitgebreid met pasfoto en/of RFID (Radio Frequency Identification). Diezelfde zuil kan ook worden gebruikt om patiënten bij herhaalbezoeken zich te laten aanmelden via het afsprakensysteem. Deze aanpak kan nog worden uitgebreid met een snel identificatiesys-

PRINTit! nr1 2013.indd 13

In een toenemend aantal gevallen is het niet meer nodig dat medische formulieren eerst worden geprint en na invulling worden gescand. Een arts kan bijvoorbeeld een verzoek om een bloedonderzoek via het netwerk naar het lab sturen, compleet met de via de barcode of RFID verzamelde patiëntgegevens. Zodra de patiënt zich bij het lab meldt met zijn/haar pasje, komt het artsenverzoek op het beeldscherm. De resultaten van het bloedonderzoek kunnen rechtstreeks aan het EPD van de patiënt worden toegevoegd, dat toegankelijk is voor de betreffende arts. Een volkomen papierloos proces.

• Digitale facturering Een ziekenhuis verzendt en ontvangt talloze facturen. Het verzenden van digitale facturen

bespaart papier- en portokosten en kan gepaard gaan met aanvullende digitale processen. Denk aan automatische koppelingen met de offertes en met TEKST de debiteurenadministratie. HANS-ERIK DE KRUYFF Soortgelijks geldt voor de ontvangen facturen, die automatisch gekoppeld worden aan ordernummers en budgethouders, gevolgd door de crediteurenadministratie. In feite kan zelfs het gehele inkoopproces worden geautomatiseerd, inclusief contractmanagement tot en met de betaling van facturen.

13

Hard- en software In de afgelopen tijd heeft Ricoh een totaalpakket van hard- en software, aangevuld met organisatorische en technische diensten samengesteld, geheel geënt op de documentenstromen in medische centra. Ricoh ontwikkelde samen met Logis.P de aanmeld-/ registratiezuil, waarin ook een printer is opgenomen die de barcode en eventueel de pasfoto afdrukt. Hier kan een printer, die barcodes op zelfklevende etiketten afdrukt voor op de polsbandjes, aan worden toegevoegd. Daarnaast worden er op strategische plekken in het medisch centrum multifunctionals geplaatst voor het printen en scannen van formulieren. Uiteraard selecteert Ricoh multifunctionals die qua capaciteiten op de uiteenlopende scan- en printvolumen zijn afgestemd. Ook de scansoftware is aanpasbaar en is uitbreidbaar met een workflowmodule, bijvoorbeeld om het lab eraan te herinneren dat er nog verzoeken voor bloedonderzoek liggen te wachten, of om een inkoper te activeren om een ontvangen factuur al dan niet goed te keuren. Tot slot levert Ricoh ook ‘dedicated’ scanners, die worden ingezet om de nog aanwezige papieren patiëntendossiers (maar ook onder meer de HRM-dossiers) te digitaliseren. Zo worden de informatieprocessen in de gezondheidszorg integraal verbeterd.

•

28-03-13 13:53

De markt voor printers, copiers en multifunctionals in Nederland lijdt nog steeds onder de huidige conjuncturele omstandigheden. Het totaal aantal apparaten is gedaald in 2012 met 2.5%. De meeste productcategorieĂŤn delen in de malaise, maar er zijn ook lichtpunten, zoals de kleurenmultifunctionals. Dit blijkt uit het onderzoek Document Management Monitor 2012 dat Keala Research onder 704 bedrijven in Nederland heeft uitgevoerd.

D

e penetratie van multifunctionals die kleur kunnen produceren stijgt significant naar 78% (2010: 72%; 2009: 68%; 2008: 57%; 2007: 46%; 2006: 42%). De

PRINTit! nr1 2013.indd 14

DE ZAKELIJKE EINDGEBRUIKER

laat nog steeds besparingen op printkosten liggen

trend is duidelijk opwaarts. De multifunctional printers die kleur kunnen produceren worden steeds dominanter binnen het Nederlandse bedrijfsleven bij vestigingen met minimaal 10 werknemers. Andere apparaten zullen voorlopig nog niet uit het beeld verdwijnen, maar tonen wel een stabilisering of daling in ontwikkeling. In dit

kader is de achteruitgang van de kopieerapparaten (2006: 53%; 2012: 16%) exemplarisch. Bij expiratie van het kopieerapparaat contract (meestal 5 jaar) wordt dit vervangen met een multifunctioneel apparaat.

Afname in het totale printerpark in laatste twee jaar met 2,5% In het Nederlandse bedrijfsleven, binnen vestigingen met minimaal 10 werknemers, zijn

28-03-13 13:53

in 2012 2,5% minder apparaten ten opzichte van 2010. Deze daling wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door stand-alone printers die enkel zwart-wit printen (-33,7%), multifunctionals die alleen zwart-wit producten (-10,7%) en andere productcategorieën. Het aantal multifunctionals die kleur produceren (+29,0%) en netwerkprinters die in kleur printen (+3,1%) nemen daarentegen toe in vergelijking met 2010.

Verschuiving aanschafkanaal van printerfabrikant naar traditionele office reseller Aan de vestigingen die in 2012 hebben geinvesteerd in printerhardware is gevraagd via welk kanaal deze printerhardware is aangeschaft. Verrassend is het feit dat bijna de helft van de vestigingen (45%, in 2010 was dit nog 32%) haar printerhardware via een traditionele office reseller heeft aangeschaft. Dit gaat voornamelijk ten koste van de directe verkopen door de printerfabrikanten (23% in 2012, in 2010 bedroeg dit nog 36%).

Crisis geen al te groot effect op gedrag zakelijke consument 70% (dit was in 2010: 72%) van de vestigingen vindt de printkosten acceptabel. Ongeveer 16% vindt deze (te) hoog. Als dit als hoog wordt beschouwd kan hier op in worden gespeeld door leveranciers en fabrikanten, onder meer door actieve sturing. Binnen 18% (een stijging met 2% ten opzichte van 2010) van de vestigingen wordt actief gemanaged om de printkosten te beheersen of terug te dringen. Bij grote vestigingen wordt vaker actief gemanaged op de printkosten, zoals de grafiek hieronder laat zien.

printkosten te realiseren. Bij kleine vestigingen is hier veel minder vaak sprake van dan bij grote vestigingen, respectievelijk (klein: 3%; middelgroot: 7%; groot: 11%). Bij navraag wordt de externe partij die wordt ingeschakeld om besparingen op printkosten te realiseren door de opdrachtgever ge-

middeld met een 7,8 beoordeeld als het gaat om de behaalde resultaten/besparingen.

•

Bron: Keala Research B.V. thanassis.vassiliadis@keala.nl www.keala.nl

TEKST KEALA RESEARCH B.V.

15

Bedrijfsleven verandert niet snel van leverancier Ongeveer 3% van de verantwoordelijke functionarissen geeft aan in de komende 12 maanden te willen switchen van leverancier voor de printerhardware (2010: 4%; 2009: 2%; 2008: 3%). In totaal gaat het om naar schatting 3.200 vestigingen. Grote vestigingen hebben veel vaker switchplannen dan kleine vestigingen. 75% (2010: 85%) van de vestigingen zal naar alle waarschijnlijkheid opnieuw kiezen voor de huidige ingeschakelde leverancier. Zo’n 8% (2010: 5%) van de vestigingen acht dit onwaarschijnlijk.

Gebruik multifunctionals Dit figuur geeft weer in hoeverre een viertal verschillende functies worden gebruikt op de multifunctionals die binnen de vestigingen worden gebruikt. 90% van de vestigingen met een multifunctional gebruikt de kopieerfunctie en 89% de scanfunctie. Faxen en het verzenden van e-mail worden door respectievelijk 65% en 64% van de vestigingen met multifunctionals gebruikt.

Indruk over directe kanaal positief

De acceptatie van de hoogte van de printkosten resulteert in een lage inschakeling van externe dienstverleners om besparingen op printkosten te realiseren. Niet meer dan 4% (2010: 7%) van de vestigingen schakelt een externe partij in om besparingen op

PRINTit! nr1 2013.indd 15

Aan de geïnterviewde functionarissen is eveneens gevraagd om hun algemene indruk ten aanzien van een viertal mogelijke aanschafkanalen voor multifunctionals en printers uit te drukken in de vorm van een rapportcijfer van één tot en met tien, waarbij een één staat voor een uiterst negatieve indruk en een tien voor een uiterst positieve indruk. De indruk van de value added reseller blijft duidelijk achter bij de indruk ten aanzien van de andere kanalen die zijn bevraagd. Circa 46% van de functionarissen geeft maximaal een rapportcijfer zes voor de algemene indruk van value added resellers. De indruk van het directe kanaal (fabrikant, leverancier) is het meest positief, met een gemiddeld rapportcijfer van 7,0.

28-03-13 13:53

PRINTit! nr1 2013.indd 16

28-03-13 15:00

over het vak |de inkoper

Over het vak

pagina pagina 29 29

Facilitair management bij de overheid TRENDS, DUURZAAMHEID EN SAMENWERKEN: BIJ INKOOP EN FACILITY MANAGEMENT KOMT VEEL KIJKEN. DEZE KEER VERTELT THEO WYNIA, HOOFD FACILITAIRE ZAKEN BIJ DE RIJKSGEBOUWENDIENST, HOE HIJ HET VAK BELEEFT. WAT ZIJN UW BELANGRIJKSTE TAKEN? “Binnen de Rijksgebouwendienst houd ik me onder andere bezig met de interne huisvesting en de inkoop voor de dienst zelf. Eén van de projecten waar wij druk mee zijn, is de invoering van Het Nieuwe Werken. Verder is mijn afdeling belast met het digitale archiefbeheer van de dienst.” HOE VERLOOPT DE INKOOP VAN KANTOORPRODUCTEN VOOR UW ORGANISATIE? “De overheid wordt steeds meer gecentraliseerd. We werken al een paar jaar met zogeheten mantelcontracten. De voor de Rijksoverheid afgesloten contracten zijn opgenomen in een contractenregister, dat door alle departementen te benaderen is. De contracten die afgesloten zijn, variëren van kantoorartikelen en -meubilair tot treinabonnementen, auto’s en alles daar tussenin. Kenmerkend voor mantelcontracten is dat de producten en diensten breed binnen de overheid worden afgenomen.” WAT VOOR ROL SPEELT DUURZAAMHEID BIJ DE INKOOP? “De overheid hanteert strakke regels voor duurzaam inkopen. Die regels zijn uiteraard meegenomen in de aanbestedingen en hebben geleid tot de contracten. Wat je inkoopt, voldoet dus gegarandeerd aan de criteria voor duurzaamheid.” MET WELKE PARTIJEN WERKT U SAMEN? “Wij doen geen eigen aanbestedingen meer, maar liften mee op de aanbestedingen die het Ministerie van Binnenlandse

Zaken doet. Medewerkers doen namens mijn afdeling mee aan de aanbestedingsteams. Daarmee blijft het mogelijk eisen en wensen namens een dienstonderdeel in te brengen.” IN HOEVERRE IS HET NIEUWE WERKEN INGEVOERD IN UW ORGANISATIE? “We gaan dit jaar verhuizen naar het pand van het Ministerie van Financiën in Den Haag. Met deze verhuizing gaan we Het Nieuwe Werken helemaal invoeren in de organisatie. Dat hebben we grondig aangepakt, met presentaties, brainstormsessies en pilots. Het is belangrijk om draagvlak te creëren en mensen te enthousiasmeren, want het is een cultuurverandering voor managers en medewerkers. We gaan de huisvesting zo flexibel mogelijk maken, zodat we in de toekomst elke wijziging of krimp in de organisatie gemakkelijk kunnen oppakken. Zeker bij de overheid is dat van belang.” WELKE TRENDS SIGNALEERT U IN DE MARKT? “Het Nieuwe Werken is een fenomeen, maar inmiddels geen trend meer. Het is een organisatietypering waarbinnen de mens centraal straat. Voor de hele Rijksoverheid is er bijvoorbeeld nog maar één personeelsysteem. Daarin kunnen medewerkers zelf het verlof boeken, declaraties indienen en studiefaciliteiten aanvragen. Controle vindt achteraf plaats. Een andere trend binnen de overheid is dat departementen gaan samenwonen in rijksverzamelkantoren.”

NAAM: Theo Wynia FUNCTIE: hoofd Facilitaire Zaken ORGANISATIE: Rijksgebouwendienst AANTAL MEDEWERKERS: 900

HOE KAN FACILITY MANAGEMENT BIJDRAGEN AAN HET REALISEREN VAN DE ORGANISATIEDOELEN? “Het is een onderdeel dat kan meewerken aan het geheel, onder andere door ondersteuning en advisering. De facilitaire afdeling moet gewoon goed draaien, zodat iedereen zijn werk naar behoren kan doen. Zo draagt iedere afdeling zijn steentje bij aan de gezamenlijke doelen.” WAT VINDT U HET LEUKST AAN UW VAK? “Het leukst vind ik met mensen werken. Ik waardeer het wat mijn mensen doen. Als je je werk op een positieve manier doet, krijg je dat terug van anderen. De Rijksgebouwendienst is ook een leuke organisatie om te werken. Diversiteit is de rode draad.” HOE IS HET VAK DE AFGELOPEN JAREN VERANDERD? “Veel facilitaire diensten komen in een shared service organisatie terecht. Zo ontstaan er eenheden die meerdere taken uitvoeren. De onderlinge samenwerking tussen de verschillende onderdelen van de Rijksoverheid wordt steeds belangrijker.” BLIK OP DE TOEKOMST? “In de toekomst is het belangrijk om te blijven meebewegen met trends. Ik verwacht ook dat veel aspecten van Het Nieuwe Werken voortaan standaard in organisaties zullen worden toegepast, zoals wifi en Bring Your Own Device. Positieve ontwikkelingen, die niet meer zijn te stuiten.” |

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 29

06-05-13 23:50

ict telecom | trendwatchers

pagina 30

Trendwatchers voorspellen de toekomst

Hoe communiceren we straks op kantoor? TEKST: DANIËLLE VOGELS EN ANNE DE HAAN

Social media, smartphones en video-oplossingen: de wereld van de zakelijke communicatie is volop in beweging. Wat gaat er de komende jaren veranderen en waar moeten bedrijven in investeren? Trendwatchers Vincent Everts, Richard Lamb en Sander Duivestein geven hun visie. Communiceren we over vijf jaar nog steeds veelal telefonisch en per e-mail? Sander Duivestein gaat er wel vanuit. “Ik denk dat de telefoon en e-mail nog steeds het grootste gedeelte van ons communicatiepatroon zullen omvatten.” Volgens Richard Lamb gaan mensen steeds meer asynchroon communiceren. “Over vijf jaar hebben mensen het nog steeds druk of misschien wel drukker, dus men wil

> ‘In het bedrijfsleven is video nog verschrikkelijk afwezig’ efficiënt met tijd omgaan. Dat betekent dat we zelf willen bepalen wanneer we antwoord geven. Dankzij de toename van asynchroon communiceren zal er veel minder live worden gebeld en zal men zakelijk veel minder vaak bij elkaar komen.” E-mail blijft een grote rol spelen, denkt

Vincent Everts. “Over vijf jaar is e-mail nog hartstikke groot en belangrijk, alleen zal het veel meer in combinatie met andere tools gebruikt worden. Als werknemers bijvoorbeeld serieus intern Yammer (een bedrijfsmatige Twitter) gebruiken, dan gaat het aantal e-mailtjes in een bedrijf met veertig procent omlaag.”

TECHNOLOGIE Over tools gesproken: naast de communicatiemethoden verandert ook de technologie snel. De smartphone staat centraal in deze ontwikkeling. “Dit jaar zullen in Nederland meer mensen via een mobiel toestel dan via een computer het internet opgaan. Dat zal in 2014 wereldwijd het geval zijn. We zullen daarom onze mobiel steeds meer als afstandsbediening van ons leven gaan zien”, zegt Everts. Volgens Duivestein lopen bedrijven behoorlijk achter als het gaat om nieuwe technologie. “Die nieuwe ontwikkelingen volgen elkaar zo snel op, dat valt voor de zakelijke markt gewoon niet bij te benen. Kijk maar naar de adoptie van de smartphone, dat is

iets wat vanuit de consument komt. Mensen gaan thuis met nieuwe gadgets aan de slag, ontdekken vanuit hun privéleven de voordelen ervan, nemen dat mee naar de werkvloer en verwachten daar hetzelfde te kunnen doen.”

STREAMING Lamb denkt dat mensen graag overal live bij willen zijn, ook als ze niet fysiek ter plaatse kunnen zijn. Live videostreaming biedt diverse mogelijkheden. “Een goed voorbeeld hiervan is de website color. com. Daar kun je je video’s streamen en die koppelen aan Facebook. Je downloadt de app op je smartphone en daarmee kun je filmpjes ook toegankelijk voor je internetvrienden maken. Het leuke is dat je Facebook-vrienden live kunnen meekijken.” Toch speelt video in het bedrijfsleven nog geen rol van betekenis, zegt Everts. “In het bedrijfsleven is video nog verschrikkelijk afwezig. Als ik aan een zaal met tweehonderd moderne zakenlieden vraag wie er wel eens een videootje maakt, is er misschien één die zijn hand opsteekt. Ter-

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 30

06-05-13 23:50

ICT & Telecom

pagina 31

VINCENT EVERTS De specialisaties van trendwatcher en videoblogger Vincent Everts zijn internet en techniek. Daarnaast had hij een bedrijf in de Verenigde Staten en bekleedde hij verschillende functies bij bedrijven als KPN en NOS. Daarnaast geeft hij lezingen over technologie.

RICHARD LAMB Trendwatcher en futuroloog Richard Lamb is onder meer bekend van zijn bedrijf Trendwatcher.com en BNR Nieuwsradio. Hij schrijft columns en heeft diverse boeken gepubliceerd. Hij geeft ook lezingen als trendwatcher.

wijl iedereen een smartphone heeft. Maar niemand die, wanneer hij een fantastische klant tegenkomt die heel tevreden is, vraagt of hij dat even voor de camera wil herhalen.”

IT-AFDELING

een beveiligd schilletje om de bedrijfsapplicaties, de werknemer mag daarnaast alles downloaden wat ’ie wil. Gaat er iets mis, dan worden alleen de bedrijfsapplicaties teruggezet. Een prima concept.”

SOCIAL MEDIA Voor veel bedrijven is de omgang met social media nog een worsteling. Volgens Duivestein zouden bedrijven er wel in moeten investeren, omdat het veel mogelijkheden biedt. “Social media geven bedrijven de mogelijkheid een intiemere relatie met hun klant op te bouwen. Het is niet alleen maar zenden, je moet ook ontvangen. Als je mensen weet te binden aan je organisatie of merk, dan kunnen ze je grootste fans worden.” Everts doet er nog een schepje bovenop: “Als bedrijf moet je aan de slag met social media, of je het nu leuk vindt of niet. Organisaties moeten leren communiceren en dan bedoel ik niet alleen maar via call centers, waar geisoleerde gesprekken met de consument plaatsvinden. Via social media kunnen consumenten elkaars vragen beantwoorden, je hoort of mensen je product leuk vinden en als er klachten zijn kun je daar meteen op inspringen.”

Het Bring Your Own Device-concept is ook een hot issue. Lamb zegt dat medewerkers steeds meer zelf zullen bepalen wat voor toestel ze willen gebruiken. “En bedrijven hebben daar niet per se baat bij, want de IT-afdeling moet het maar allemaal aan elkaar zien te knopen. In combinatie met BYOD kan dit voor het bedrijf voor meer kosten zorgen.” “De IT-afdeling moet de ontwikkeling doormaken van ‘Niks mag, behalve…’ naar ‘Alles mag, tenzij…’”,

> ‘We gaan onze mobiel steeds meer als afstandsbediening van ons leven zien’ aldus Everts. “Het zal echt niet zo zijn dat alle bedrijven overgaan naar het Bring Your Own Device-concept, maar het zal meer gaan naar Select Your Own Device. Een aantal bedrijven gaat al de goede kant op. Die organisaties zetten bijvoorbeeld

fotograaf Pascal Goudkuil

SANDER DUIVESTEIN Sander Duivestein werkt bij het Verkenningsinstituut Nieuwe Technologie (ViNT) van Sogeti. Hij onderzoekt en analyseert trends op het gebied van nieuwe media en technologie. Hij heeft diverse boeken geschreven, over de opkomst van sociale netwerken, cloud computing en mobiele devices.

TOEKOMST Eén van de trends in zakelijke communicatie is de ‘intimisering van de technologie’, zoals Duivestein het noemt. “Technologie gaat steeds meer op en onder de huid van mensen zitten. Kijk naar je smartphone, hij weet heel veel van jou: wie je gebeld hebt, waar je bent, welke mails je gelezen hebt en naar welke muziek je geluisterd hebt. Dit soort apparaten worden steeds intelligenter.” Lamb verwacht dat bestanden die nu via e-mail verstuurd worden, in de toekomst verpakt worden in apps. “Die kunnen bijvoorbeeld via een speciale online bedrijfsomgeving worden verstuurd of worden opgehaald. Je hoeft dan geen gebruik meer te maken van een e-mailprogramma.” Everts wijst erop dat communicatiemiddelen geen doel op zich zijn. “Deze middelen moeten helpen bij een goede relatie tussen bijvoorbeeld de medewerkers, maar ook tussen bedrijf en klant.” |

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 31

06-05-13 23:50

ict telecom | BYOD

pagina 32

Kansen en problemen rond BYOD

Build Your Own Disaster? TEKST: JOHAN VAN LEEUWEN

BYOD, oftewel Bring Your Own Device, komt in steeds meer bedrijven voor. Medewerkers kunnen genieten van de voordelen. Maar is het wel veilig? En is het ook interessant voor het MKB? We legden drie stellingen voor aan een security-specialist, een telecomdienstverlener en twee bedrijven die zich met BYOD bezighouden. 1) BYOD TOESTAAN BIJ EEN BEDRIJF IS VRAGEN OM SECURITY-PROBLEMEN Robin Smits: “Ik zie het anders: BYOD niet adresseren is vragen om security-problemen. BYOD is namelijk al lang een feit en geen keuze. Dit zul je in juiste banen moeten leiden zodat het geen volledig eigen weg gaat leiden. De mate en het tempo waarin zal per organisatie verschillen, maar het moet wel opgepakt worden.” Eddy Willems: “De afkorting CYOD van ‘choose your own device’ leggen wij ook wel eens uit als ‘create your own disaster’. Nee, ik ga niet zeggen dat ‘bring your own’ per definitie slecht is. Maar het is niet eenvoudig om het veilig neer te zetten. Het probleem is dat je als bedrijf op dingen moet letten waar je daarvoor niet mee bezig was. Daardoor brengt het eigenlijk altijd problemen met zich mee aan de security-kant. Ik zou het bedrijven niet afraden, maar adviseer ze wel om limieten te

stellen en dus de mate van vrijheid enigszins te beperken. Kies bijvoorbeeld voor alleen Android, of alleen Apple. Dat maakt het al makkelijker te beheren dan een mix van besturingssystemen. Je kunt er ook voor kiezen dat bepaalde bestanden niet kunnen worden aangepast met een mobiel device, om te voorkomen dat belangrijke bedrijfsdocumenten als gevolg van spyware op iemands persoonlijke tablet of smartphone niet meer veilig zijn.

>‘Een flexibele en beveiligde netwerkarchitectuur zal over vijf jaar steeds meer gemeengoed zijn’

Tom Welling: “Vroeger was het eenvoudig. Maar door mobility en cloud groeit het aantal endpoints. Mobiel op zich maakt het al complexer, laat staan wanneer er eigen devices aan te pas komen. Veel bedrijven passen hun securitybeleid daar niet op aan.” René Raadsheer: “Wanneer de juiste middelen worden ingezet, hoeft er geen sprake te zijn van security-problemen. Het is een kwestie van de juiste producten en diensten combineren. Wanneer een organisatie geen beleid bepaalt, vraagt het juist om security-problemen. Immers, medewerkers gaan het dan toch proberen met hun eigen devices op het bedrijfsnetwerk. Telecom Service Groep heeft een uitgebreid portfolio aan LAN- en WLANoplossingen, waardoor een hoge mate van security gerealiseerd kan worden, zelfs tot en met de applicatie-laag. Een andere belangrijke voorwaarde is de inzet van de

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 32

06-05-13 23:50

ICT & Telecom hebben als een ander bedrijf dat duizend werknemers heeft. Zij kunnen eenvoudiger een goede strategie neerzetten.” René Raadsheer: “Over het algemeen is deze stelling juist. Bij een grotere groep medewerkers krijg je als organisatie eerder met BYOD te maken. Het is dan ook lonend om hiervoor een beleid op te stellen en de investeringen te doen. Dat neemt niet weg dat iedere organisatie een visie en strategie omtrent BYOD zou moeten hebben. Wanneer een organisatie besluit BYOD niet te omarmen, is dat ook beleid.”

juiste management- en beheertools. Wie beschikt over de juiste informatie kan direct sturen en inspelen op ontwikkelingen en veranderingen.” 2) BYOD IS INTERESSANTER VOOR GROTE BEDRIJVEN DAN VOOR HET MKB Robin Smits: “Ik denk niet interessanter; hooguit complexer. Deze stelling suggereert ook dat BYOD een keuze is. BYOD is geen keuze, het is alleen een keuze of je er wel of niet actief mee omgaat.” Eddy Willems: “Bij kleine bedrijven gebeurt het al. Daar gebruiken personeelsleden gewoon hun privé-devices, vaak zonder dat er echt een beleid achter zit. Bij grote bedrijven is dat beleid vaker aanwezig, wat voor de veiligheid uiteraard veel beter is.” Peter van Leeuwen: “Voor het MKB is het niet minder interessant, maar de uitdaging is wel groter. Bij kleinere bedrijven heb je minder resources. Maar als je BYOD in het MKB goed neerzet, kun je zelfs sneller profiteren van de voordelen dan dat een groter bedrijf dat kan.” Tom Welling: “De grootte van een bedrijf zegt daarnaast ook niet alles. Er zijn bedrijven met honderd werknemers die tien keer zoveel IT-budget

3) OVER VIJF JAAR IS BYOD DE NORMAALSTE ZAAK VAN DE WERELD Robin Smits: “De vraag is eerder in hoeverre organisaties dit herkennen en erkennen en dit als uitgangspunt willen nemen voor hun mobility-beleid. We zien dat er, ongeacht de branche, veel verschillen zijn in de mate waarin organisaties het adopteren. Sommigen zien er een duidelijk concurrentievoordeel in en lopen graag voorop. Anderen zijn, in ieder geval voorlopig, behoudender. Maar ik ben ervan overtuigd: uiteindelijk zal elke organisatie dit volledig integreren in het ICT-takenpakket. Hoe eerder organisaties BYOD omarmen, hoe beter dat is voor de prestaties van de organisatie en de tevredenheid van medewerkers.” Eddy Willems: “Dat is een lastige. We zitten qua ICT in een snel veranderende wereld. BYOD is daar een mooi voorbeeld van. Over vijf jaar is dat absoluut groter dan dat het nu is. In veel sectoren zal het inderdaad heel vanzelfsprekend zijn. Maar zeker niet overal. In het bankwezen bijvoorbeeld, of sommige onderdelen van de overheid, zie ik het niet gebeuren.”

pagina 33

ingevoerd is dat werknemers niet willen dat de IT-afdeling ook hun privé-informatie op de mobiele devices beheert. Er zijn sinds kort nieuwe technologieën die dit probleem oplossen. Zo hebben we zelf een oplossing die we ‘application wrapping’ noemen. Het is een vorm van Mobile Application Management. Het bedrijf houdt de controle over bedrijfsgegevens, kan pincodes of encrypties toevoegen, maar kan niet bij de vakantiefoto’s van een

>‘Iedere organisatie zou een visie en strategie omtrent BYOD moeten hebben’ medewerker. De beveiliging zit niet in de applicaties zelf, maar in de zogenaamde ‘wrapping’, die je zelf in kunt stellen. Als je wilt kun je als bedrijf ‘Angry Birds’ wrappen. Daarin zit volgens ons de toekomst.” René Raadsheer: “Over vijf jaar zal de term BYOD niet echt meer worden gebruikt, denk ik. Het gaat er uiteindelijk om hoe een organisatie haar medewerkers op de meest efficiënte wijze kan laten werken en samenwerken, waarbij de individuele wensen en eisen zoveel mogelijk kunnen worden vormgegeven. Een flexibele en beveiligde netwerkarchitectuur zal dus over vijf jaar steeds meer gemeengoed zijn. Maar dan hebben we wellicht weer hele andere uitdagingen in de ICT. Wij zijn er in ieder geval klaar voor!” |

Tom Welling: “Eén van de redenen waarom een BYOD-strategie nog niet altijd wordt

DE STELLINGEN ZIJN BEANTWOORD DOOR: ROBIN SMITS: salesdirecteur van VeliQ EDDY WILLEMS: security-evangelist namens GData TOM WELLING EN PETER VAN LEEUWEN: pre-sales bij Symantec RENÉ RAADSHEER: salesconsultant bij Telecom Service Groep

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 33

06-05-13 23:50

supplies en meer | ergonomie

pagina 34

Tonnen besparen met zonwering BRON: BRANCHEVERENIGING ROMAZO

Een beeldscherm dat weerspiegelt, droge ogen en een te warme werkplek: stuk voor stuk factoren die de productiviteit van werknemers niet ten goede komen. Zonwering is daarom zeer belangrijk, aldus Paul Settels, registerergonoom bij ING en bestuurslid van de Nederlandse Stichting voor Verlichtingskunde (NSVV). “De schade van slechte zonwering is 45.000 euro per persoon op jaarbasis.” Om je werk naar behoren te kunnen uitvoeren mag er niet te veel, maar ook niet te weinig licht zijn. De verlichtingssterkte voor beeldschermwerk moet tussen de 400 en 500 lux zijn. Met kunstmatige verlichting is dat niveau doorgaans goed te bereiken, maar vaak wordt vergeten dat daglicht ervoor kan zorgen dat het lichtniveau te groot wordt. Paul Settels: “Als de zon vol op een raam staat, kan de verlichtingssterkte wel oplopen tot 1000 lux. Bovendien kan de warmte in een gebouw dan snel toenemen.” Daarmee kan zonlicht

> ‘Mensen voelen zich niet lekker en zijn minder geconcentreerd’ voor veel hinder zorgen. “Zeker met laagstaande zon kan het bij mensen die aan een oost- of westkant van een gebouw werken, voorkomen dat ze een uur lang niet kunnen werken”, zegt Settels. “Hoofdpijn en droge ogen zijn veelvoorkomende klachten. Mensen denken dat het door een lage

luchtvochtigheid komt, maar meestal komt het door een te grote hoeveelheid warmtestralen. Je verdampt water, dus ook het traanvocht, je krijgt een droge huid en je knippert meer met je ogen, omdat het lijkt alsof er zand in zit.”

SCHADE

adequate zonwering snel terugverdiend. Als je bovendien de warmte goed weert in de zomer, kun je een koelmachine minder laten stoken. Op een groot gebouw met 500 werknemers scheelt dat € 500.000 aan energiekosten per jaar.” Settels benadrukt dat zonwering thuis ook belangrijk is vanwege het toenemend aantal thuiswerkers.

Veel werkgevers hebben niet in de gaten hoe groot de schade is van het ontbreken van adequate licht- en warmtewering. Settels rekent het voor. “Je hebt ongeveer honderd echt zonnige dagen in Nederland. Bij het ontbreken van zonwering verlies je gemiddeld 40 procent aan arbeid. Als iemand helemaal bovenin een toren zit en ook nog aan de zuidkant, dan is dat nog meer. Mensen voelen zich niet lekker, gaan vaker drinken halen en zijn minder geconcentreerd. Als je dan uitgaat van een gemiddeld uurloon van honderd euro (want dat kost een werknemer), kom je uit op een verlies aan arbeid van € 32.000 per persoon per jaar. Bij een gebouw met 100 man is dat € 3.200.000! Dan heb je een

Paul Settels

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 34

06-05-13 23:50

Supplies en meer

ONTWERP Volgens de ergonoom begint het probleem vaak al bij het ontwerp van kantoorgebouwen. “Veel architecten vinden gebouwen met zonwering lelijk. Vaak geven zij zichzelf de opdracht om een transparant gebouw te ontwerpen en daar past in hun ogen zonwering niet bij. Pas later, in het bouwproces, blijkt dat er volgens de Arbowet toch zonwering moet komen. Slechts sporadisch komt het voor dat er leidingen voor zon- en warmtewering in de gevel zijn opgenomen in het ontwerp. Met extra kosten als gevolg.” De oplossing is naar Settels’ mening een integrale benadering vanaf het begin, waarbij alle partijen betrokken zijn, zoals een architect, constructeur, technisch adviseur, groenadviseur, facilitair directeur en eigenlijk ook een registerergonoom.

HR-ZONWERING Er zijn diverse technieken voor warmte- en lichtwering die esthetisch verantwoord zijn én ervoor zorgen dat bedrijven energie

besparen en dat medewerkers optimaal kunnen werken. Dat heet HR-zonwering. Zulke systemen houden in de zomer hitte buiten door een buitensensor die reageert en stuurt op zonnestraling en de kracht van de wind. Als de zonnestraling te sterk is, gaat de zonwering naar beneden en als de wind te krachtig is, gaat de wering weer omhoog. Aan zowel de binnen- als de

pagina 35

buitenkant van het huis of kantoor wordt zonwering geplaatst. Aan de buitenzijde vooral als warmtewering, aan de binnenzijde als lichtwering om goed te kunnen werken. Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld een knikarm-scherm, rolluiken, markiezen, terrasoverkappingen, (twin)plissés, rolgordijnen en vouwgordijnen. |

VISUELE ERGONOMIE Ergonomie is de praktijkgerichte wetenschap die het presteren van de mens in relatie tot zijn omgeving bestudeert, bijvoorbeeld de werkomgeving. Registerergonomen kijken naar de manier waarop de werkende mens zo optimaal mogelijk kan functioneren. Visuele ergonomie zoomt in op wat het gezichtszintuig en het visuele systeem met een mens doet en hoe de omgeving het zicht en daarmee het werken beïnvloedt. Tot teleurstelling van Paul Settels zag hij visuele ergonomie steeds minder aandacht krijgen bij bedrijven, organisaties en overheid- en onderzoeksinstellingen. “Via ons gezichtsvermogen krijgen we onze eerste informatie binnen. Informatie die bepaalt of wij ons ergens veilig voelen en of we ons werk goed kunnen uitvoeren. Daarom gaan we als NSVV met branchevereniging Romazo kijken hoe we dit probleem beter voor het voetlicht kunnen brengen.”

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 35

06-05-13 23:51

Productnieuws

nieuws | ....§§ productnieuws

pagina 36

MONITORSTEUN VOOR PLAFOND, BUREAU OF WAND

EENVOUDIGER PRINTEN VANAF MOBIELE APPARATEN Met drie nieuwe mobiele printoplossingen wil Samsung printen vanaf mobiele devices gemakkelijker maken. De oplossingen betreffen de Samsung MobilePrint App, de ‘Print’-knop in het mobiele besturingssysteem en de integratie van Near Field Communication (NFC) technologie in verschillende

nieuwe Samsung-printers. De MobilePrint App is beschikbaar voor iedereen, ook niet-Samsung-gebruikers. Na het downloaden ervan kan men foto’s, e-mails, webpagina’s, Google Docs, PDF’s en Worddocumenten printen vanaf een smartphone of tablet. De app heeft ook een faxfunctie. De nieuwe

NIEUWE PHILIPS-MONITOR VOOR ZAKELIJK GEBRUIK MMD, de licentiepartner voor Philips-monitoren, heeft de nieuwe Philips 27 inch 272P4 monitor gepresenteerd. De monitor beschikt over Crystal Clear Quad HD-beeld, MultiView dual-source en videoconferentiemogelijkheden. Met MultiView kunnen consumenten diverse apparaten op het beeldscherm aansluiten en de beelden

naast elkaar zetten op het scherm. Het PLS Quad HD-panel beschikt over 2560 x 1440 pixels en een brede kijkhoek. Het beeldscherm is voorzien van een webcam en microfoon om de communicatie met collega’s en klanten op andere locaties mogelijk te maken. Naast HDMI beschikt het beeldscherm over USB 3.0 en DisplayPort. DisplayPort is een monitoraansluiting die ondersteuning biedt voor tot 15 meter kabel. Het heeft een datatransfer van 10,8 Gbps.

kleurenprinters van Samsung ondersteunen NFC (Near Field Communication). Dat maakt een Wi-Fi netwerk overbodig om te kunnen printen. Door een smartphone of tablet in de buurt van een Samsung printer te houden, wordt er automatisch verbinding gemaakt.

AG Neovo, leverancier van (glas) monitoren, heeft een aantal nieuwe monitorsteunen voor bureaus, wanden en plafonds op de markt gebracht. Volgens het bedrijf zijn de steunen gemaakt van deugdelijke materialen, duurzaam en geschikt voor de zwaardere modellen van AG Neovo. De muur- en bureausteunen hebben een voet of bureauklem. De bureausteunen kunnen een enkele tot zelfs vier displays bevatten, waarbij iedere monitor afzonderlijk ingesteld kan worden voor de beste kijkhoek.

MEER AFDRUKKEN IN KORTERE TIJD Xerox lanceert een nieuwe printer die meer afdrukopdrachten in kortere tijd kan verwerken. Hiermee richt het bedrijf zich met name op grafimediabedrijven en servicebureaus. De Xerox Colour 8250 is in staat om 800.000 tot vier miljoen afdrukken per maand te verwerken en levert levendige kleuren voor variabele datatoepassingen. Met de 8250 is het niet meer nodig om transactionele documenten eerst in offset te drukken en er later de va-

riabele gegevens in zwart-wit aan toe te voegen. Dankzij geautomatiseerde toepassingen kan een groter aantal afdrukopdrachten sneller verwerkt worden, inclusief een optionele roll feeder en verschillende inline-afwerkoplossingen. Verder is de printer voorzien van een inline fotospectraalmeter en Auto Density Control, dat streepvorming in de output preventief detecteert en oplost zonder tussenkomst van een operator.

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 36

06-05-13 23:51

fun meets function

pagina 37

Yellowbrick

Genius Scan

Op zoek naar de goedkoopste parkeerplek in de omgeving? De loopafstand tot een bestemming berekenen of een parkeergarage zoeken? Met de nieuwste Yellowbrick parkeer-app kan iedereen voor bestemmingen in Nederland parkeeradvies opvragen. Klanten van Yellowbrick kunnen deze app natuurlijk ook gebruiken om te parkeren en zo te besparen op parkeerkosten.

Scan onderweg een pagina of document en verzend het naar een collega. Genius Scan maakt niet alleen een foto van het document, maar kan deze ook optimaliseren door bijvoorbeeld het perspectief van de foto te corrigeren en de kleur te verbeteren. De scan kan vervolgens als JPEG of PDF opgeslagen en verstuurd worden. Het is ook mogelijk om meerdere scans in een PDF-bestand te plaatsen.

Currency Converter

CamCard

Met de Currency Converter bereken je tarieven van meer dan 190 valuta aan de hand van de dagelijkse wisselkoers. De app onthoudt welke tien valuta het meest gebruikt worden. Ook is het mogelijk een eigen wisselkoers in te voeren, die door de bank of creditcardmaatschappij wordt gebruikt.

CamCard digitaliseert visitekaartjes. Door het kaartje te fotograferen, wordt de persoon opgeslagen als contactpersoon. Vanuit de app kun je de persoon op meerdere manieren benaderen, door bijvoorbeeld te bellen, een e-mail te sturen of uit te nodigen voor LinkedIn. CamCard herkent Nederlands, maar ook andere talen.

SR Expenses

NS Reisplanner Xtra

Met SR Expenses kun je gemakkelijk overal declareren. Maak een foto van het te declareren bonnetje en verstuur het naar je eigen CRM-systeem. Bonnetjes en kilometerregistraties kunnen zo door de manager worden goed- of afgekeurd en vervolgens verder verwerkt worden in het administratiesysteem van je bedrijf. Het bonnetje kan worden weggegooid, omdat de declaraties op een goed beveiligde server worden opgeslagen.

Vertragingen, storingen en perronwisselingen; het hoort bij het leven van de OV-reiziger. De NS-app houdt reizigers op de hoogte van alle veranderingen. Uiteraard is het mogelijk reizen te plannen en op te slaan. Ook kan de app een melding geven zodat je niet vergeet uit te checken.

NUzakelijk

MyBackup Pro

De zakelijke tegenhanger van NU.nl is NUzakelijk. Deze app verzamelt het laatste zakelijke nieuws. Je kunt artikelen bewaren, of nieuws delen via s ociale netwerksites. Ook de actuele beurskoersen zijn via NUzakelijk te vinden.

MyBackup Pro maakt een back-up van alle gegevens die op de telefoon staan. Zo kunnen eventueel beschadigde of per ongeluk verwijderde bestanden eenvoudig teruggehaald worden. Het is ook mogelijk om de back-up die met deze app is gemaakt, op een andere telefoon te zetten.

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 37

06-05-13 23:51

inkoopwijzer Archief oplossingen

Jalema B.V. Dr. Poelsstraat 11 Postbus 4802 5953 ZL Reuver Tel. (077) - 476 76 76 Fax (077) - 476 76 90 www.jalema.com

pagina 38

Documentbeheer

Ricoh Nederland B.V. Utopialaan 25 5232 CD ’s-Hertogenbosch Postbus 93150 5203 MB ’s-Hertogenbosch Tel. 073 - 645 11 11 Fax 073 - 645 18 17 www.ricoh.nl

Arbo en ergonomie

Dataflex Benelux BV van Nassauweg 2-6 Postbus 713 2920 CA Krimpen a/d IJssel Tel. 0180 53 07 50 Fax 0180 51 85 40 info@dataflex.nl www.dataflex.nl Brancheorganisaties ICT~Office Postbus 401 3440 AC Woerden Email: info@ictoffice.nl www.ictoffice.nl Bureaumeubilair

Markant Reactorweg 9A 3542 AD Utrecht Postbus 40376 3504 AD Utrecht T. 030 693 69 00 info@markantoffice.com www.markantoffice.com Stratipex BV Tel. 077 - 473 71 00 Fax 077 - 473 71 05 Email: verkoop@stratipex.nl www.stratipex.nl

Océ-Nederland B.V. Postbus 800 5201 AV ’s-Hertogenbosch Tel. 073 - 681 58 15 Email: info@ocenl.nl www.oce.nl

Van Randwijk Paperflow Solutions B.V. Coenecoop 711 2741 PW Waddinxveen Tel. 0182-640690 Fax 0182-640695 info@vanrandwijk.com www.vanrandwijk.com Documentsystemen

Sharp PO Box 900, 3990 DW Houten Tel. +31(0)30-63 59 500 Email:info@sharp.nl www.sharp.nl Gepersonaliseerde items

Avery Dennison Office Products St. Laurensdreef 40 3565 AK Utrecht Tel. 030 - 263 21 21 Fax 030 - 263 21 29 consumerservice-nl@ eu.averydennison.com www.avery.nl

Kantoor- en computersupplies

AF International Kingsbury Park Midland Road Swadlincote Derbyshire DE11 OAN UK Tel: +44 (0) 1283 222111 Fax: +44 (0) 1283 550177 Website: www.af-net.com

Avery Dennison Office Products St. Laurensdreef 40 3565 AK Utrecht Tel. 030 - 263 21 21 Fax 030 - 263 21 29 consumerservice-nl@ eu.averydennison.com www.avery.nl

Papyrus Office P.O. Box 62 6500 AB Nijmegen Bijsterhuizen Noord 22-02 6604 LD Wijchen T: +31 88 65 65 100 F: +31 88 65 65 103 verkoop.nl@papyrus.com www.papyrus.com/nl

SRT International SRT International B.V. Rhône 30 2491 AP Den Haag Tel: +31 70 321 57 00 Fax: +31 70 321 5777 Trade register 27157048, The Hague www.succes.com www.ryam.nl

MEER INFORMATIE INKOOPWIJZER? BEL 024 34 54 155

Papierwaren

Avery Dennison Office Products St. Laurensdreef 40 3565 AK Utrecht Tel. 030 - 263 21 21 Fax 030 - 263 21 29 consumerservice-nl@ eu.averydennison.com www.avery.nl

Curtis 1000 Nederland b.v. Robijnlaan 1 NL-2132 WX Hoofddorp Tel. +31 (0)23 56 25 224 Fax +31 (0)23 56 25 232 www.curtis1000.nl info@curtis1000.nl

Double A International Network B.V. Oostplein 423 3061CH Rotterdam Tel. + 31 - (0)10 222 9090 Fax + 31 - (0)10 222 9080 info@DoubleApaper.nl www.DoubleApaper.nl

Quantore Europe BV Groot in kantoorartikelen 0031(0)24 678 16 00 www.quantore.com

Tesa BV Stationsplein 3-1 1211 EX Hilversum Tel.: +31 35 62 50 200

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 38

06-05-13 23:51

inkoopwijzer

inkoopwijzer

Papierwaren

BührmannUbbens Office Products Pollaan 1 7202 BV Zutphen Postbus 33 7200 AA Zutphen Tel.: 0575 59 85 98 Fax: 0575 59 85 97 officeproducts@ buhrmannubbens.nl www.buhrmannubbens.com

Papyrus Office P.O. Box 62 6500 AB Nijmegen Bijsterhuizen Noord 22-02 6604 LD Wijchen T: +31 88 65 65 100 F: +31 88 65 65 103 verkoop.nl@papyrus.com www.papyrus.com/nl Printers, faxen & copiers

Canon Nederland N.V. Postbus 287 1180 AG Amstelveen Tel. 020 - 714 94 00 Fax 020 - 714 94 01 www.canon.nl

KYOCERA MITA NEDERLAND B.V. Beechavenue 25 1119 RA SCHIPHOL-RIJK Tel. +31 020-5877200 Fax +31 020-5877260 informatie@kyoceramita.nl www.kyoceramita.nl

Software

Océ-Nederland B.V. Postbus 800 5201 AV ’s-Hertogenbosch Tel. 073 - 681 58 15 Email: info@ocenl.nl www.oce.nl

OKI Printing Solutions BV Neptunusstraat 29 2132 JA Hoofddorp Tel. +31 (0) 23 55 63 740 Fax +31 (0) 23 55 63 750 www.oki.nl

Ricoh Nederland B.V. Utopialaan 25 5232 CD ’s-Hertogenbosch Postbus 93150 5203 MB ’s-Hertogenbosch Tel. 073 - 645 11 11 Fax 073 - 645 18 17 www.ricoh.nl

Sharp Electronics Benelux bv Meidoornkade 10 3992 AE Houten Postbus 900 3990 DW Houten Tel. 030 63 59 500 Fax 030 63 59 595 info@sharp.nl www.sharp.nl

Toshiba TEC Netherlands Imaging Systems Duwboot 31 3991 CD HOUTEN Tel. 030 -634 86 00 fax 030 -634 86 01 infonl@toshibatec-tnis.com www.toshibatec.nl

Quick Office Draaikom 13 1274 NK Huizen Tel. 035-887 18 86 06-21 21 41 82 info@quickoffice.nl Stoelen

Köhl ARS Sedendi Tel. 030 - 666 41 59 Fax 030 - 666 77 85 Email: infonl@koehl.com www.koehl.com

Stratipex BV Tel. 077 - 473 71 00 Fax 077 - 473 71 05 Email: verkoop@stratipex.nl www.stratipex.nl Verhuur kantoormeubilair LKV Veerweg 84, 4101 AL Culemborg Tel. 0345 - 53 49 19, Fax 0345 - 51 43 71 info@lkv.nl, www.lkv.nl Bel voor GRATIS verhuurcatalogus 0345-534919

MEER INFORMATIE INKOOPWIJZER? BEL 024 34 54 155

pagina 39

Verlichting

Dijkstra Lampenfabriek B.V. Postbus 6407 2001 HK Haarlem Tel. +31 23 5123500 Fax +31 23 5123599 info@dijkstra.com www.dijkstra.com Visuele presentatie

edding Legamaster B.V. Kwinkweerd 62 Postbus 111 7240 AC Lochem Tel. 0573 - 713 100 Fax 0573 - 713 101 info@eddinglegamaster.nl www.edding.nl www.legamaster.nl

MK2 Audiovisueel Tel. 076 - 541 89 50 Email: info@mk2.nl www.mk2.nl

Sharp PO Box 900, 3990 DW Houten Tel. +31(0)30-63 59 500 Email:info@sharp.nl www.sharp.nl

Smit Visual Supplies B.V. Spaarpot 120-122 5667 KZ Geldrop Tel. 040-2808500 Fax 040-2867615 info@smit-visual.nl info@focus-board.nl www.smit-visual.nl www.focus-board.nl

K&E Voorjaarseditie 2013

KenE_1_13(3).indd 39

06-05-13 23:51

al ERKEND Internatioirnaa en IGR door f r-ev.de www.ig o.uK www.fira.c

De V iew besta Lite Plus dyna ande misch conv of sp entie e mo iraalv s. De n eren zijn v relatie itorarm n in ervan parall ee f zwa gen d elme frictie re en mt afsche chan oor o syste id o mvan is n men em. D s unie der s grijke van voor it ste ke, r lan gashoog uimte lde o toepa k en licht tever ns in ss te m stellin staat besparen aken een c ing van h g d de Vie e, ge . Ons et ombin lager wLite ontw atie v motto “v d e P e r lu p kw orm s bijz an ele am v volgt onment De V oort funct aire v iewLit uit ie” en orme e en e besta de n en en iF Plus is be s t k r a a r oond kke li at uit monit ward jnen. m or . “De innov et een re nieuw arm is ve d do atie v rborg e tec t an de en aa hniek desig stabie n ze tij die e n aw le dloos en sim de binne monit positione n ontw ard k p a ring e or ga n le t orpen , en een van d rande red d e ert”, ot ju aldus ry. de

Dataflex Benelux Postbus 713 2920 CA Krimpen a/d IJssel K&E Voorjaarseditie 2013 Nederland

KenE_1_13(3).indd 40

T. 0180 - 530 750 F. 0180 - 530 759 www.dataflex.nl

A’DESIGN AWARD

WINNE R 2013

06-05-13 23:51