Funciones en Excel: SUMA, PROMEDIO, CONTAR. SI, MAX Y MIN.

Uno de los aspectos que más facilita las tareas en Excel son sus fórmulas, las cuales ayudan al usuario a realizar cálculos de manera rápida y poder modificar cualquiera de sus variables sin tener que empezar desde cero todo el procedimiento. Excel cuenta con una gran cantidad de fórmulas, sin embargo, entre ellas destacan cinco fórmulas que suelen ser las más utilizadas y por tanto básicas.

• SUMA: Suma valores de dos o más celdas, desde valores individuales y referencias hasta rangos de celda o inclusive una combinación de estas. Por ejemplo: si estamos registrando una compra, se pueden seleccionar todas las celdas con el valor de cada producto para obtener el total en una última celda (sin requerir hacer el cálculo de forma manual).

• PROMEDIO: Es una de las funciones más utilizadas en estadística, que hace referencia a la media aritmética entre dos o más valores numéricos.

Algunos ejemplos en donde puede aplicarse esta función cuando se quiere calcular la edad promedio de un grupo estudiado, el nivel promedio de calificaciones en un grupo de estudiantes, o el promedio de ventas en un mes.

• CONTAR.SI: Es otra de las funciones más comunes en la estadística, y sirve para contar el número de veces que un criterio o valor se repite dentro de un rango. Por ejemplo: puede contar el número de veces que se repite un producto en una lista de compras, la cantidad de hombres o mujeres dentro de una nómina.

• MAX: También se utiliza con frecuencia es estadística y sirve para encontrar el número más grande dentro de un rango de datos. Como ejemplos prácticos, puede ser útil cuando se busca en valor más alto dentro de un grupo de edad, el número máximo de ventas en un mes o encontrar el producto que más se ha vendido en un local.

• MIN: Es una función bastante similar a la anterior, con la diferencia de que analiza el rango seleccionado para encontrar el número más bajo. Su utilidad es parecida a la función MAX, y también se utiliza con frecuencia en la estadística. Como ejemplo: se puede usar para encontrar el mes con menos ganancias durante el año, la edad mínima en un determinado grupo de personas, encontrar el artículo más económico dentro de una lista de precios, u observar el producto con menos ventas.

Gráficos en Excel

Además de todas las funciones que facilitan el cálculo y análisis de datos, Excel ofrece varias plantillas de gráficas para representar los datos de la hoja de cálculo. En esta variedad de diseños, existen cinco modelos que se destacan por ser los más util izados a nivel académico y laboral:

• Gráficos de Columna: Se suele utilizar para comparar valores de distintas categorías. Para ello presenta un eje vertical y uno horizontal para representar los datos. Algunos de los datos que generalmente se representan en este tipo de gráficas es la comparación de un determinado criterio durante un lapso de tiempo (Ej.: promedio de ventas en un año).

• Gráficos de Barra: Cumple la misma función que el gráfico de columna, con la diferencia de que presenta los datos de manera horizontal, y que suele ser una mejor opción cuando se representan muchas variables. Es recomendable principalmente cuando se busca comparar tiempo, porcentaje, cantidad, proporción, entre otras variables fijas .

• Gráficos de Línea: Representa valores en un eje horizontal con picos que pueden aumentar o disminuir según los valores. Este tipo de gráfica es útil cuando se representan pocos valores y estos son modificables a lo largo del tiempo, es decir, para mostrar una tendencia (por ejemplo: para mostrar el crecimiento de la población en un país, para observar epidemias en un determinado grupo, tendencia de las ventas de un producto en el trimestre, etc.).

• Gráficos Circulares: Son usados mayormente para representar proporciones o porcentajes. Por la lógica de este tipo de gráfica, no permite mostrar cantidades igual a cero ni números negativos. Se recomienda cuando se busca comparar pocos valores dentro de una totalidad.

• Gráficos de Dispersión: Se utiliza en general para observar la correlación entre dos variables, especialmente cuando estas no son uniformes y presentan una gran cantidad de datos (que serían difíciles de organizar en otros tipos de gráficas)