¿Cómo usar Word?

El programa o software informático Microsoft Word es un procesador de texto cuya finalidad es facilitar el trabajo de redacción, permitiendo no solo borrar o reformular un texto antes de su impresión, sino que también ofrece una gran variedad de opciones para la edición de textos, desde aspectos tan simples con la tipografía o tamaño de la letra, hasta la inserción de imágenes, gráficos, tablas, modificación del margen y tamaño de la página, revisión a mayor y menor escala, opciones de impresión, entre muchas otras funciones.

Una vez que se ha instalado este programa, una de las formas más rápidas de crear un nuevo documento es hacer click derecho, seleccionando en el pequeño menú Nuevo>Documento de Microsoft Word o haciendo doble click izquierdo en el ícono de Word. Una vez que se ha abierto el programa podremos comenzar a escribir y explorar las diversas opciones de este programa.

Características del Procesador de Texto

Microsoft Word no es el único procesador de texto que existe en la actualidad, ni ha sido el primero en la historia de la computación, pero se ha posicionado como el más popular gracias a sus características, las cuales han mejorado en cada nueva versión.

En este aspecto, se pueden destacar:

• Facilita de forma importante la redacción de textos, principalmente gracias a las funciones básicas de guardar, borrar, copiar y pegar.

• Gran variedad de opciones para crear y todo tipo de documentos, e incluso revisar y corregirlos de una forma más rápida y simple.

• Es compatible con una gran variedad de formatos, (gráficos, tablas, estilos, etc.) lo que facilita la inserción de una gran variedad de elementos tanto de Office (PowerPoint, Excel, Publisher, etc.) como de otros programas de Windows. Esto permite: o Insertar imágenes con distintos formatos (Ej: jpg, jpeg, png, jfif, etc.) o Pegar gráficos, esquemas y tablas de otras aplicaciones de Office. o Copiar el texto y demás contenido del documento a otras aplicaciones de edición (como PowerPoint o Publisher) o inclusive a sitios web compatibles. o Guardar en otros tipos de archivo, como PDF.

• Otorga una idea clara al usuario de cómo se verá el texto antes de la impresión.

• Incluye accesorios para crear tablas, gráficos o esquemas de calidad de manera fácil y sin requerir de otras aplicaciones.

Funcionalidad de las Opciones de Menú

Una de las características principales de este procesador de texto es su Cinta de Opciones, la cual viene por defecto activada en la parte superior de la pantala. En ella, se encuentran toda una serie de herramientas organizadas de acuerdo a su función en un conjunto de pestañas o menús:

• Archivo: Ofrece al usuario la vizualización de documentos recientes, además de permitir crear y abrir nuevos documentos, guardarlos (tanto en su ubicación o carpeta actual, como en otras carpetas del Equipo), modificarlos, exportar o guardar en archivos PDF, imprimir (en cuya pestaña se abrirán una serie de opciones de impresión), entre otras funciones para proteger y compartir documentos.

• Inicio: Esta pestaña se abre de manera automática cuando se accede a Word, y permite al usuario acceder a varios de los comandos más usados para la elaboración de un documento, los cuales se agrupan en opciones de portapapeles (cortar, copiar y pegar), fuente (tamaño y color la letra, tipografía, elementos como negrita, resaltado o cursiva, resaltado de texto, etc.), párrafo (alineación, viñetas, numeración, espaciado entre líneas, sangría, etc.), estilos (formatos que ofrecen diseños generales para el documento) y edición (buscar palabras, reemplar y seleccionar).

Además, es importante saber que se puede acceder a algunos de estos comandos con atajos de teclados (los cuales se muestran cuando se señala con la flecha del mouse) o mediante un click derecho.

• Insertar: Permite al usuario añadir elementos visuales como gráficos, imágenes y demás aspectos que generalmente ayudan a complementar el contenido del texto según lo que se requiera. En pestaña se ordenan los comandos con este tipo de funciones en grupos de: páginas (agregar portada, página en blanco salto de página), tablas, ilustraciones (imágenes, formas, gráficos…), complementos (conectar con servicios en la web), multimedia, vínculos, comentarios, encabezado y pie de página, texto y símbolos

• Dibujar: Esta opción suele venir incluida en el grupo de pestañas en sus versiones más recientes, aunque también puede activarse de forma automática al seleccionar una imagen o haciendo click en Formas de la pestaña Insertar (el cual abrirá de forma automática la pestaña Formato de imagen).

Esta opción permite al usuario dibujar con el mouse y seleccionar distintas características, como forma, grosor, color, borrado, etc. (similar a la opción para dibujar en Paint). Si bien no es una opción indispensable en documentos, puede utilizarse para representar firmas o realizar dibujos sencillos. En cuanto a la pestaña Formato de imagen, resulta de gran utilidad para que el usuario ajuste la imagen según su preferencia en el documento.

• Diseño: Contiene herramientas que ayudan a mejorar la presentación del documento, con diversas opciones para formato de documento (temas, color, etc.) y fondo de página (marca de agua, color y borde de página).

• Disposición: Permite el ajuste de las páginas y el contenido, con opciones ordenadas en: configurar página (márgenes, orientación y tamaño de la hoja, columnas, etc.), párrafo (ajustes de sangría y espaciado) y organizar (para ajustar la posición y tamaño de una imagen o demás elementos visuales).

• Referencias: Contiene herramientas útiles principalmente para realizar documentos académicos. Ordena este tipo de funciones en tabla de contenido, notas al pie, investigación (buscar en la web sin salir de Word), citas y biografía (insertar referencias en distintas normas, como APA, etc.), títulos (insertar título o tabla de ilustraciones ), índice y tabla de autoridades

• Correspondencia: Contiene funciones útiles especialmente para la redacción de cartas, con las opciones: crear (sobres y etiquetas) iniciar combinación de correspondencia (seleccionar y editar lista de destinatarios), escribir e insertar campos (resaltar campos de combinación, bloque de direcciones, línea de salido e insertar campo), vista previa de resultados, y finalizar.

• Vista: Muestra los comandos útiles para visualizar el documento a mayor o menor escala, y que no modifican directamente el contenido, lo que ayuda al usuario a observar cómo se vería el documento una vez impreso o en el formato de libro. Sus opciones se organizan en: vistas (modo de lectura, diseño de impresión, diseño web, esquema y borrador), movimiento de página (vertical o en paralelo), mostrar (regla, líneass de la cuadricula, panel de navegación), zoom (vista al 100%, una página, varias páginas, y ancho de página), ventana (abrir nueva ventana, organizar todo, dividir, etc.), macros y SharePoint (ver y editar propiedades).