Archivos historicos

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Archivo Histórico BUAP

Archivo Histórico UNAM/CESU

Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior

Gustavo Villanueva Bazán Georgina Flores Padilla Roberto Montores Martínez Martha A. Ochoa Esquivel Luis Torres Monroy

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Rector de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, Enrique Agüera Ibáñez Presidente Municipal del H. Ayuntamiento de Puebla, Enrique Doger Guerrero Director del Archivo Histórico Universitario, Alfonso Yáñez Delgado

Diseño: Ileana Gómez Torres Fotografía de portada: Composición—Archivo Histórico de la UNAM

© Benemérita Universidad Autónoma de Puebla Archivo Histórico Universitario 4 Sur 104 Centro Histórico Tel: 2327479 e-mail: tiempo@siu.buap.mx

© Universidad Autónoma de México Centro de Estudios sobre la Universidad Archivo Histórico de la UNAM, lado norte del Centro Cultural Universitario Coyoacán, 04510 México, D.F. e-mail: ramlop@servidor.unam.mx

ISBN 968863541-3 Impreso y hecho en México Printed and made in Mexico 4 manual

Presentación

Las instituciones de educación superior, por la gran responsabilidad que tienen de crear los elementos necesarios para la construcción sólida de la sociedad en sus diversos aspectos, requieren de una constante actualización del conocimiento o, en su caso, de la creación y recreación del mismo para ir a la vanguardia en el desarrollo cultural del país.

El conocimiento que se crea, se recrea, se transmite y se difunde en las universidades y en general en las instituciones de educación superior, deberá estar sometido a una constante revisión, análisis y crítica, basados primordialmente en las fuentes fundamentales que en todo caso son los documentos de archivo.

Los documentos son considerados como una forma de conocimiento y susceptibles de ser utilizados como objeto de estudio o prueba de una proposición, misma que requiere de un soporte material y de una forma específica para presentar la información que contienen. Pero antes de ser testimonio, los documentos de archivo son gestión, son elementos fundamentales de una administración que busca lograr el desarrollo de sus objetivos.

Por los documentos y su adecuada gestión, las instituciones desarrollan una administración ágil y eficiente que se traduce en toma de decisiones fundamentadas y en acciones planificadas. De esto se desprende la importancia del mantenimiento y adecuada organización de los archivos universitarios y en general de las instituciones de educación superior ya que, bien conservados y debidamente organizados, constituyen el sustento de la administración, el reflejo de la institución en sus diversos aspectos: orgánico, funcional, normativo, fiscal, etc.

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Los archivos, una vez que dejan de contener documentación vigente, administrativa, se convierten en la fuente obligada para el conocimiento retrospectivo de quienes la han venido acumulando. A través de los archivos históricos, los interesados pueden acercarse al pasado de las universidades también desde sus diversos aspectos: académico, administrativo, cultural.

Los documentos del archivo entonces se convierten en la fuente indispensable para acercarse retrospectivamente a las instituciones y, en un marco educativo, para insertar su parte correspondiente en el esclarecimiento del proceso histórico cultural de la sociedad en general.

Los temas que documentan los archivos son muy variados y sólo a partir del conocimiento global de la riqueza de los mismos, es como pueden ir cobrando forma proyectos de investigación que enriquezcan el desempeño institucional y a su vez el conocimiento de la sociedad en general.

En fin, los archivos, podríamos resumir, constituyen parte de la esencia de las instituciones de educación superior, en tanto son el motor que alienta su acción administrativa y la memoria colectiva que refleja su desarrollo diverso a lo largo del tiempo. Es el archivo esa visión global de las instituciones que abarca la estructura orgánico administrativa y funcional, a partir de todas y cada una de las entidades que en la misma generan documentos y de las diversas etapas cronológicas en las cuales se da ese desarrollo. Los archivos son esa visión total de las instituciones en un sentido vertical de su estructura y horizontal a lo largo del tiempo, son parte toral de la identidad institucional.

Sin embargo y a pesar de la importancia que representan los archivos para las instituciones, su conservación y su organización no preocupan lo suficiente a las instituciones (salvo casos muy honrosos), derivándose de ello que los documentos se pierdan y con ellos fragmentos valiosísimos de vida institucional. Resulta también, hasta cierto punto frecuente, que los archivos no conserven esa organicidad que les da esencia y que se transmite a partir del respeto a la procedencia y al orden interno y natural que se les ha conferido durante su etapa administrativa y que, por lo mismo derivan, no en archivos institucionales sino solamente en conjuntos de documentos sin relación aparente, que pierden su sentido total al perder la ordenación que les da su calidad de orgánicos y por lo mismo de archivos.

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Es por eso que las instituciones de educación superior, las universidades, como creadoras y reproductoras de cultura, tienen la obligación de velar, conjuntamente con otras instancias sociales, por la preservación del patrimonio cultural de la sociedad. Siendo los documentos parte de ese patrimonio cultural, es obvio mencionar que una de las tareas prioritarias de las instituciones debe ser precisamente velar por el rescate, la preservación, la conservación y la difusión de esos testimonios que día con día se plasman en soportes diversos y que constituyen parte de ese patrimonio nacional.

Es por eso también que las universidades, de acuerdo con sus posibilidades y recursos, deben promover el rescate de fondos particulares a fin de evitar pérdidas irreparables de información, de fragmentos de historia.

Las universidades, por tanto, deben contemplar entre sus actividades la importancia del rescate documental como una forma de hacer cultura, como una forma de contribuir al conocimiento de la sociedad que les da contexto; es por eso que las instituciones de educación superior deben contribuir con la sociedad y de hecho, ir a la vanguardia en la formación de una cultura archivística que entienda y haga entender a todos la necesidad de conservar los acervos documentales, respetando su procedencia y orden originales, a fin de que se entiendan como verdaderos conjuntos orgánicos y no como simples depósitos de documentación sin orden ni concierto.

El Manual de Procedimientos Técnicos para Archivos Históricos de Instituciones de

Educación Superior que presentamos, tiene la intención de aportar algunos elementos para la formación de esa cultura archivística en las instituciones de educación superior y sentar las bases para un análisis y tratamiento más profundo del tema de los archivos universitarios.

El Manual, tiene como objetivo normar las diversas actividades que se realizan en torno a la documentación contenida en los fondos y colecciones que conforman esos acervos: incremento, conservación, restauración, identificación, organización, descripción, reproducción y difusión,1 en aras de un mejor conocimiento tanto de las instituciones mismas como de la historia nacional en general, a partir de los importantes testimonios que contienen los diversos 1 No se incluyen en este Manual los temas de valoración, selección y depuración pues estos procesos no se aplican a los documentos que se encuentran conformando los archivos históricos.

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grupos documentales que —ya de manera natural en el caso de los fondos, o artificialmente en el de las colecciones— se han ido acumulando a través del tiempo como parte del desarrollo administrativo cotidiano, o bien como producto de intereses específicos de conocimiento.

El Manual está dirigido en primera instancia al personal que interviene en los procesos que se llevan a cabo en los archivos históricos, con el fin de orientar y regular las acciones mediante la unificación de conceptos, criterios, mecanismos y procedimientos. Es producto de una comisión ad hoc integrada por académicos del Archivo Histórico de la UNAM dependiente del Centro de Estudios sobre la Universidad. En algunos aspectos o temas específicos, la comisión fue apoyada por Alma Leticia Gómez, Lucía Hernández Colín y Mariano Mercado Estrada, de la sección de Acervo Documental; Sandra Peña Haro, de la sección de Acervo Gráfico; Nicolás Gutiérrez Zepeda, del laboratorio de Conservación y Restauración, y por Fernando Hernández Olvera, especialista en reprografía, quien es el principal responsable del capítulo respectivo. La revisión técnica y la corrección de estilo estuvieron a cargo de Luis Carlos González.

Al formarse en el 2000 la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (RENAIES), se vio la posibilidad de publicar el presente Manual como una forma de colaborar en la normalización de las tareas archivísticas y de agilizar esas mismas actividades.

Ahora, bajo el auspicio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, la publicación del Manual de Procedimientos Técnicos para Archivos Históricos de las Instituciones de

Educación Superior se convierte en una realidad, por lo que queremos expresar nuestro agradecimiento a don Alfonso Yáñez, director del Archivo Histórico de esa institución esperando con el presente, contribuir a la consolidación de un conocimiento homogéneo en materia archivística y a la formación de una cultura archivística en nuestro país.

Gustavo Villanueva Bazán

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Incremento

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1.1 Definición y objetivos Es el proceso mediante el cual se acrecientan en número o en volumen los grupos documentales que integran los acervos, con miras a su conservación, organización y difusión, teniendo por objetivos los de: — contribuir a la conservación de la memoria histórica de las instituciones universitarias, mediante el resguardo del patrimonio documental cuya gestión administrativa ha finiquitado, de acuerdo con los calendarios de vigencia y previa valoración histórica, y — contribuir a la conservación de la memoria nacional, con el resguardo de fondos y colecciones particulares cuya temática y contenido sean de interés para el patrimonio documental de la Nación.

1.2 Descripción del proceso ACTIVIDADES PRINCIPALES · Valoración histórica y dictaminación · Instrumentación legal · Traslado · Ingreso El proceso de incremento comprende la valoración histórica y el dictamen sobre la conveniencia de recibir un archivo o colección documental; su traslado físico e ingreso. Implica un diagnóstico de organización, descripción y estado físico y en su caso su alta en el

Registro Central de Grupos Documentales. (Es conveniente que el archivo histórico concentre en un expediente técnico todos los documentos que den cuenta del origen, ingreso y procesamiento técnico que se lleve a cabo con cada agrupación documental).

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1.2.1 Valoración histórica y dictamen Consiste en el análisis de los documentos producidos por la institución y la determinación de su valor histórico, en virtud del cual se justifique su conservación permanente, después de finiquitada su vigencia administrativa y/o cumplido el objetivo para el que fueron creados. De igual manera, se aplica a los documentos que se pretenda ingresar mediante donación, compraventa o custodia temporal.

En el caso de las transferencias institucionales, por tratarse de documentos acumulados en cada una de sus dependencias, el elemento fundamental de la valoración histórica es la determinación de la procedencia y del orden original de las piezas; es decir, establecer si los documentos conservan su ordenación original, y su procedencia no ha sido alterada en algún momento, por lo cual reflejarán en su conjunto la estructura lógica, natural, derivada de los criterios que la entidad se marcó para cumplir sus objetivos.

También será necesario saber si existen valoraciones previas, así como depuraciones aplicadas a los acervos; en caso negativo, es conveniente proponer dichas medidas a las instancias que hayan participado previamente en su gestión y custodia.

En los casos de donación y compraventa, la valoración histórica definirá la pertinencia del ingreso de un fondo o colección; de igual manera se deberá considerar si los documentos han sido sometidos a procesos de valoración y/o depuración, y en caso negativo la pertinencia de aplicarlos.

El dictamen, en cualquiera de los casos, será el producto final de la valoración, y a partir del mismo se determinará si es o no conveniente incorporar el grupo documental al archivo histórico; deberá presentarse ante las autoridades correspondientes, en un documento que incluya los siguientes elementos: 1. Semblanza del organismo o persona que acumuló la documentación, resaltando la importancia que puede tener para el conocimiento histórico de la institución universitaria o de la sociedad en general.

2. Datos acerca del grupo documental, con dos apartados:

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a) características generales tales como fechas extremas, volumen, contenido informativo, tipos y clases documentales y estado de conservación, y b) características archivísticas tales como respeto a la procedencia y conservación y del orden originales, estado de organización y descripción, procesos de valoración, selección y depuración, e instrumentos de control y consulta.

3. Dictamen: con base en la importancia de los documentos y la forma en que han sido conservados, tanto archivística como físicamente, se determina la pertinencia del ingreso al archivo histórico, o se fundamenta lo contrario; de igual manera se pueden establecer condiciones a las entidades o personas remitentes para dicho ingreso.

1.2.2 Instrumentación jurídica El incremento se lleva a cabo mediante distintos actos jurídicos que se formalizarán a través de los formatos correspondientes, elaborados conforme al manual respectivo de la instancia jurídica competente: ransferencia: mecanismo ordinario para el ingreso de fondos o fracciones de serie uniTransferencia versitarios que han concluido su vigencia administrativa y mostraron ser portadores de valor permanente, lo cual amerita su conservación en el archivo histórico; se formaliza a través de un acta administrativa (véase anexo 1.4.1).

Donación: procedimiento que implica la cesión de los derechos de una institución o Donación persona sobre un grupo documental, a fin de que el beneficiario se encargue de su resguardo y aplique los procedimientos archivísticos necesarios para ponerlos en servicio; se requiere la firma del respectivo contrato de donación.

Compraventa Compraventa: forma de ingreso que se sustenta en la cesión de derechos del vendedor sobre un grupo documental, a favor de la institución universitaria, a cambio de una suma monetaria fijada de común acuerdo; se hace efectiva mediante el contrato respectivo.

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Custodia temporal temporal: ingreso de un grupo documental, que resguardará el archivo histórico sólo en casos excepcionales y por tiempo determinado, que se formaliza por medio de un contrato de comodato.

1.2.3 Traslado Es la actividad mediante la cual un fondo o colección sale del lugar donde se resguarda originalmente, para su ingreso al archivo histórico. El traslado físico contempla acciones, a ser efectuadas de común acuerdo por personal del archivo histórico y de la dependencia remitente, que responden a la naturaleza del grupo documental; tales serían: a) guarda provisional, b) numeración corrida y c) supervisión del traslado. a) la guarda provisional se hará en cajas de reciclaje; se evitará en lo posible que éstas queden excesivamente llenas, o semivacías, y sólo en casos absolutamente necesarios se dividirán expedientes, dejando constancia en la cajas respectivas. Esta primera actividad permite tener una idea aproximada del espacio que ocupará el acervo. b) para la numeración corrida de las unidades provisionales de instalación (cajas, legajos, atados) se anotará en cada una el nombre del fondo o colección, y cualquier dato de origen que contengan los documentos y que sirva para caracterizarlos. c) la supervisión por parte de la persona designada por el archivo histórico, procurará que tanto el traslado como la colocación provisional de los documentos del acervo sean adecuados y que no se produzcan daños en los mismos; de ser posible, el material deberá trasladarse completamente en una sola jornada de trabajo.

Las tareas de traslado se llevarán a cabo de acuerdo con los siguientes criterios: –En caso de transferencia, las realizarán las dependencias universitarias que remiten la documentación, en tanto el archivo histórico se limitará a supervisar que se hagan de manera adecuada.

–Cuando se trate de donación de fondos o colecciones, la unidad administrativa del archivo histórico designará personal para dichas tareas, mismas que estarán bajo la supervisión del personal académico del archivo.

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–Cuando se trate de compraventa o custodia temporal, la guarda provisional y el traslado se acordarán en el contrato respectivo.

–La documentación ingresará previo cotejo con la relación de traslado; en caso de detectarse algún faltante, deberá ser notificado a la jefatura correspondiente quien lo hará constar en el expediente respectivo.

La relación de traslado debe acompañar a toda transferencia, donación o compraventa, en el primer caso realizada de preferencia por la oficina productora, y remitida junto con la documentación al archivo histórico; en los otros, al definirse mediante dictamen el ingreso de un fondo o colección, las partes acordarán este procedimiento (véase anexo 1.4.2) 1.2.4. Ingreso 1.2.4.1 Diagnóstico archivístico y de conservación Al ingreso de un grupo documental se debe realizar un diagnóstico del estado de organización que posee, esto es, de su clasificación y ordenación, de los instrumentos descriptivos o de control existentes así como del estado físico de los diferentes soportes y los tipos de deterioro.

Estos datos quedarán asentados en un formato que luego deberá integrarse al expediente técnico del grupo documental.

Dicho diagnóstico incluirá observaciones y sugerencias archivísticas o de conservación avaladas con la firma de la persona responsable (véase anexo 1.4.3) 1.2.4.2 Aplicación de medidas preventivas de conservación y resguardo provisional de los nuevos ingresos documentales A partir del diagnóstico archivístico y de conservación y antes de incorporar el grupo documental a las áreas de resguardo del archivo, los materiales deben someterse a procesos de limpieza o de fumigación. Es conveniente que en el archivo histórico exista un espacio independiente de las áreas de resguardo permanente y de procesamiento técnico para albergar los

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nuevos ingresos documentales, donde permanecerán hasta que, de acuerdo con los calendarios de organización y descripción del archivo, se inicie su procesamiento técnico.

Para materiales gráficos el tiempo de espera en el espacio de resguardo provisional será el mínimo posible, debido a que requieren de condiciones especiales de humedad y temperatura, y de evitar el contacto prolongado con el ácido de los papeles contiguos y de las cajas archivadoras.

1.2.4.3 Registro Central de Grupos Documentales Cada uno de los fondos o colecciones que ingresan al archivo histórico generan una serie de documentos con los cuales se integran sus expedientes individuales. El conjunto de estos expedientes técnicos conforma el Registro Central de Grupos Documentales, cuyo objetivo es tanto el control sobre la documentación como el seguimiento de los procesos aplicados a cada grupo.

Los expedientes del Registro Central deberán contener, de preferencia en originales, los testimonios del ingreso del grupo documental: a) el dictamen de la valoración histórica b) el instrumento jurídico del ingreso c) la relación de traslado u hojas de remisión, debidamente cotejadas por personal del archivo histórico, y d) el diagnóstico archivístico y de conservación.

Tratándose de grupos recién transferidos o incorporados, el primer documento de su expediente técnico será una cédula de ingreso que debe consignar la más amplia información disponible sobre el acervo en cuestión (véase anexo 1.4.4).

El expediente quedará abierto con el propósito de ir documentando los procesos archivísticos y de conservación o restauro que se apliquen y, con el tiempo, el lugar de la cédula de ingreso será ocupado por un diagnóstico exhaustivo, también abierto, cuyo formato no sólo articule la documentación de este expediente, sino que provea una descripción primaria del conjunto y permita la actualización de sus instrumentos generales.

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El contenido de los expedientes del Registro Central se hace constar en un concentrado en el que aparecen, en el eje horizontal, todos los grupos documentales con sus respectivas claves, y en el vertical los datos que identifican o caracterizan a cada grupo y la documentación específica del caso (véase anexo 1.4.5).

1.3 Políticas generales · Priorizar el incremento de acuerdo con los objetivos de conservar la memoria histórica de la institución universitaria y, de manera secundaria, atender el ingreso de acervos incorporados. · Las transferencias deben seguir un calendario acordado con las dependencias universitarias que transfieren los documentos al archivo histórico. · En ningún caso debe considerarse como transferencia el mero traslado físico de documentos sin identificar ni valorar. · La temática de los acervos incorporados que se admitan deberá, en principio, enriquecer el conocimiento sobre la institución, o bien ser de interés histórico general. · En cuanto a las donaciones, es necesario racionalizar el incremento por esta vía para que no se distraiga el objetivo principal que es la conservación y difusión de la memoria institucional; el procesamiento de materiales donados deberá ser posible en plazos razonables, y sin que las condiciones de los donantes excedan las capacidades del archivo. · El volumen de la documentación que se pretenda integrar al archivo histórico no deberá ser restrictivo, en tanto el resultado de la valoración histórica haya sido afirmativo. · La cantidad de copias o ejemplares duplicados que se conservarán se definirá de acuerdo con las características específicas de cada grupo documental. · El incremento por custodia temporal deberá limitarse a casos excepcionales y, en tanto permanezcan en esa situación jurídica, los grupos que ingresen por este medio no serán procesados. · En compraventas y donaciones no deberá recibirse la documentación sin que el archivo histórico haya dictaminado la pertinencia de integrarla a sus acervos. La valoración histórica previa y el dictamen serán el marco de referencia para elaborar, en su caso, el contrato respectivo.

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· Sólo en casos excepcionales, y previa valoración y dictamen, se aceptarán reproducciones de documentos; en ningún caso sin que el individuo a quien pertenecen los originales sea identificable.

1.4 Anexos y formatos 1.4.1 ACTA ADMINISTRATIVA DE TRANSFERENCIA EN ________________, SIENDO LAS ________ HORAS DEL DÍA __________DEL AÑO________ LA (NOMBRE DE LA DEPENDENCIA REMITENTE) REPRESENTADA POR (NOMBRE DEL DIRECTOR), DIRECTOR DE ESTA DEPENDENCIA, HACE ENTREGA AL ARCHIVO HISTÓRICO (DE LA INSTITUCIÓN), REPRESENTADO POR (NOMBRE DEL DIRECTOR), SU DIRECTOR, DE (VOLUMEN EN CAJAS O METROS LINEALES) QUE CONTIENEN (EXPEDIENTES O DOCUMENTOS) DE CARÁCTER HISTÓRICO, PARA SU CONSERVACIÓN, ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y DIFUSIÓN. EL MATERIAL QUE COMPRENDE ESTE ACERVO HISTÓRICO ES EL QUE ACOMPAÑA LA PRESENTE ACTA. (Si es una entrega parcial, mencionarlo en un párrafo) SE ANEXA A LA PRESENTE, LA RELACIÓN DE LOS (EXPEDIENTES O DOCUMENTOS) ARRIBA MENCIONADOS Y SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA, FIRMANDO AL CALCE LAS PERSONAS QUE EN ELLA INTERVIENEN. CONFORME: _____________________________ (nombre y cargo del responsable de la dependencia remitente)

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CONFORME: _____________________________ (nombre y cargo del responsable del Archivo Histórico)

1.4.2 RELACIÓN DE TRASLADO ENTIDAD O PERSONA RESPONSABLE DE LA DOCUMENTACIÓN QUE INGRESA: ________________________________________________________________ OFICINA REMITENTE: ________________________________________________________________ DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD RESPONSABLE: ________________________________________________________________ NOMBRE DEL FONDO O GRUPO DOCUMENTAL: ________________________________________________________________ FECHAS EXTREMAS: ________________________________________________________________ VOLUMEN APROXIMADO (EN METROS LINEALES Y/O UNIDADES DE INSTALACIÓN): ________________________________________________________________ CLASES DOCUMENTALES (FOLLETOS, DOCUMENTOS TEXTUALES, HEMEROGRAFÍA, LIBROS, FOTOGRAFÍAS): ________________________________________________________________

REPORTE DE DETERIOROS NO. DE CAJA O DE UNIDAD DE INSTALACIÓN

NO. DE UNIDADES ARCHIVÍSTICAS

CONTENIDO

SERIES

OBSERVACIONES*

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Nombre, cargo y firma del funcionario responsable: ____________________________________________________________________ Nombre, cargo y firma de la persona que elaboró la relación: ____________________________________________________________________ Nombre y firma del técnico académico que cotejó la relación: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Fecha de elaboración: ____________________________________________________________________ Fecha de ingreso al Archivo Histórico: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ *Anotar aspectos relevantes de conservación, restauración u otros.

1.4.3 FICHA DE DIAGNÓSTICO DE GRUPOS DOCUMENTALES 1. Nombre completo del grupo documental (fondo, colección o sección gráfica): ____________________________________________________________________ 2. Clave del fondo o colección (la que se consignará en el Registro Central de Grupos Documentales): ____________________________________________________________________ 3. Ubicación topográfica: Sala___________Fila____________Estante(s)___________Charola(s)________Planero ________Cajón_________________________Gabinete______________ Otro________________________________________________________________ 4. Años extremos de la documentación:_______________________________________ Fechas predominantes____________________________________________________ Lagunas significativas____________________________________________________

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5. Volumen: _________metros lineales _________cajas (modelo) _________cajones de planero _________expedientes o documentos _________positivos _________negativos _________carteles _________otros 6. Forma de ingreso del grupo documental: Transferencia ( ) Compra venta ( ) Donación ( ) Comodato ( ) No se consigna ( ) Nombre(s) de las persona(s) o institución(es) responsable(s) de tal acto jurídico ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Fechas en que se efectuó el o los ingresos_________________________________ ________________________________________________________________ Nombre del organismo o sujeto que generó el grupo documental________________ ________________________________________________________________ Indicar si existe el documento que avala dicho ingreso Si ( ) No ( ) Especificar_________________________________ ________________________________________________________________ 7. Incremento: ¿El grupo documental espera nuevos ingresos? Si ( ) No ( ) ¿Con qué frecuencia ________________________________________________________________ ¿Cuenta con calendario de transferencias? Si ( ) No ( ) 8. Valoración, selección y eliminación: Especifique si hay evidencias de que este grupo documental fue sometido a tales procedimientos________________________________________________ ________________________________________________________________

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¿Existe algún documento que lo especifique? Si ( ) No ( ) Indique si a su consideración, existe alguna serie a la que se le debería aplicar alguno de esos procedimientos, justifique el por qué________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 9. Resumen de la historia administrativa o biográfica de la entidad productora del grupo documental (puede utilizar hoja aparte). En caso de estar incluido en la Guía o en el Expediente Técnico del grupo documental, indicar únicamente su existencia: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 10. Resumen del contenido informativo del grupo documental: Temática central________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Otros temas recurrentes__________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11. Clases documentales (indicar en porcentajes o números): Manuscritos__________ Mecano escritos__________ Impresos__________________ Folletos y libros_____________Periódicos___________Negativos_________________ Positivos_________Carteles_________Mapas___________Planos________________ Microfilm_________Videos__________Audiocintas_________Discos______________ Discos compactos_________Otros______________________Especificar___________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ 12. Tipos documentales predominantes (cartas, oficios, actas, diplomas, certificados, manifiestos, etcétera): ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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13. Organización: A. ¿Se encuentra clasificado?: Si ( ) No ( ) Parcialmente ( ) En proceso ( ) Especificar_____________________________________________________________ Tipo de clasificación: Orgánica ( ) Funcional ( ) Mixta o temática ( ) Porcentaje______________% ¿Cuenta con cuadro de clasificación?: Si ( )anexar el cuadro No ( ) B. ¿Se encuentra ordenado?: Si ( ) No ( ) Parcialmente ( ) En proceso ( ) Especificar_____________________________________________________________ Tipo de ordenación: Alfabética ( ) Cronológica ( ) Geográfica ( ) Temática ( ) Porcentaje_______________% 14. Medidas de control y resguardo A. Signaturación ¿Qué elementos comprende?

Caja

Expediente

Caja

Documento

Nombre del fondo

Número de caja

Sección

Expediente

Subsección

Documento

Serie

Fechas extremas

Subserie

Otros

Expediente

Documento

Consigne los números de las cajas que no cuentan con etiquetas de signaturación___________ ____________________________________________________________________ B. Guarda: ¿Sus guardas son adecuadas? Si ( )

No ( ) Especificar_______Observaciones________

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C. Foliación: ¿Se encuentra foliado? Si ( ) No ( ) Parcialmente ( ) Especificar____________________________________________________________ Porcentaje______________________% Foliación de origen ( ) Foliación del Archivo histórico ( ) Foliación por fondo ( ) Foliación por sección ( ) Foliación por subsección ( ) Foliación por serie ( ) Foliación por expediente ( ) 15. Descripción: A. Con respecto a la totalidad del grupo documental B. ¿Se encuentra descrito? Si ( ) No ( ) Parcialmente ( ) En proceso ( ) Especificar____________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ Nivel de los instrumentos descriptivos: Guía ( ) Inventario ( ) Catálogo por expediente ( ) Catálogo por documento ( ) Otro ( ) Especificar__________________________ Porcentaje de descripción con respecto a la totalidad del grupo documental_____________% B. Nivel de descripción de cada uno de los instrumentos descriptivos (repita el formato de esta pregunta por cada uno de ellos) Título_______________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________ Autor(es)_____________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Tipo de instrumento: Guía______ Inventario______% Catálogo por expediente_________% Catálogo por documento_________% Otro_____________________ Unidades archivísticas descritas: Sección(es)___________________________________________________________ Subsección(es)_________________________________________________________ Serie(s)______________________________________________________________ Unidades de instalación descritas: Caja(s)____________ Expedientes_____________Documentos___________________ ¿Cuenta con índice(s)? Si ( ) No ( )

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analítico_____________ onomástico_______________ geográfico________________ Presentación o acceso: Manuscrito ( ) Mecano escrito ( ) ¿Está integrado a algún sistema automatizado Si ( ) No ( ) Capturado Si ( ) No ( ) En qué programa_______________________________________________________ Nombre del archivo_____________________________________________________ ¿Está publicado? Si ( ) No ( ) (En caso afirmativo, anotar los datos de publicación)_____________________________ ____________________________________________________________________ Observaciones:________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 16. Mencionar si el grupo documental, o una de sus partes constitutivas está disponible en otro soporte (microfilmado o digitalizado) ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 17. Especificar condiciones que afecten la accesibilidad del grupo documental indicando el periodo de restricción de la consulta y la fecha en que los documentos estarán disponibles_________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 18. Anotar otros grupos documentales cuya información sea complementaria al fondo o colección_____________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 19. Estado de conservación: Bueno ( ) Regular ( ) Malo ( ) ¿Existe reporte de deterioros? Si ( ) No ( )

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20. Anotar cualquier observación sobre el grupo documental que a criterio del archivista deba ser destacada y no esté incluida en los puntos anteriores ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Diagnosticó___________________________________________________________ Fecha___________

1.4.4 CÉDULA DE INGRESO PARA REGISTRO CENTRAL DE GRUPOS DOCUMENTALES CLAVE DEL GRUPO DOCUMENTAL: ____________________________________________________________________ NOMBRE DEL GRUPO DOCUMENTAL: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ARCHIVO REMITENTE: ____________________________________________________________________ ORGANISMO O PERSONA QUE ACUMULÓ LA DOCUMENTACIÓN: ____________________________________________________________________ FECHAS EXTREMAS (MENCIÓN DEL PERIODO PREDOMINANTE): ____________________________________________________________________ VOLUMEN (EN METROS LINEALES O CAJAS): ____________________________________________________________________ SÍNTESIS DE LA HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN O BIOGRAFÍA DEL PERSONAJE QUE ACUMULÓ LA DOCUMENTACIÓN (utilice hojas adicionales): __________________________________________________________________________________________________________________________________

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FORMA DE INGRESO (ANOTANDO LOS NOMBRES DE LAS ENTIDADES QUE PARTICIPARON): ______________________________________________________________________ ESTADO DE ORGANIZACIÓN: ____________________________________________________________________ ESTADO DE DESCRIPCIÓN (MENCIONAR INSTRUMENTOS DE CONSULTA EXISTENTES Y LAS SECCIONES O SERIES A QUE CORRESPONDEN): ____________________________________________________________________ RESUMEN DEL CONTENIDO INFORMATIVO DEL GRUPO DOCUMENTAL: __________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ GRUPOS DOCUMENTALES AFINES: __________________________________________________________________________________________________________________________________ CONDICIONES DE ACCESO: __________________________________________________________________________________________________________________________________ VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN: ____________________________________________________________________ REPROGRAFÍA: ____________________________________________________________________ CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN: ____________________________________________________________________ OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________ NOMBRE DE QUIEN ELABORA: ____________________________________________________________________ FECHA DE ELABORACIÓN DE LA CÉDULA: ____________________________________________________________________ (INTEGRAR: COPIA DE CONTRATO, DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO Y DE CONSERVACIÓN, VALORACIÓN, ESTUDIO PRELIMINAR Y DOCUMENTOS GENERADOS POR LA CONSERVACIÓN, REPRODUCCIÓN Y EL SERVICIO DE CONSULTA DEL GRUPO DOCUMENTAL)

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1.4.5 CONCENTRADOS DEL REGISTRO CENTRAL DE GRUPOS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO HISTÓRICO (Se ponen como ejemplos grupos documentales del Archivo Histórico de la UNAM) CLAVE DEL GRUPO DOCUMENTAL

AÑOS EXTREMOS

VOLUMEN

A

B

C

D

E

1. FONDOS ARIOS UNIVERSITARIOS UNIVERSIT 1.1 COLEGIO DE SAN ILDEFONSO

1524-1867 (1750-1867)

29.33 m

X

X

X

X

X

1909-1988

1208.43 m

X

X

X

X

1900-1995

750 m

1966-1971

8.28 m

3.1 AURELIO ACEVEDO

1920-1973

3.2 AMADO AGUIRRE

1.2 UNIVERSIDAD NACIONAL

F

G

OBSERVACIONES

2. COLECCIONES UNIVERSIT ARIAS UNIVERSITARIAS 2.2 MEMORIA UNIVERSITARIA

X

X

X

10.75 m

X

X

X

1829-1933

1.32 m

X

X

4.1 MARIANO DE ARGUINZONIZ

1910-1920

0.72 m

X

X

4.2 CARLOS BASAVE DEL CASTILLO NEGRETE

1579-1948 (1825-1922)

0.9 m

X

X

5.1 ESTHER MONTERO

1968

66 imágenes

X

5.2 CARLOS LAZO

1950-1955

4357 imágenes

X

2.2 DIR. GRAL. DE INFORMACIÓN 3. FONDOS INCORPORADOS

X

X

Relación de periódicos

X

4. COLECCIONES TEXTUALES E INCORPORAD AS INCORPORADAS

X

X

X

X

X

5. COLECCIONES GRÁFIC AS GRÁFICAS

A. CÉDULA DEL GRUPO DOCUMENTAL B. FORMATO DE INGRESO (CONTRATO DE COMPRAVENTA, DONACIÓN, TRANSFERENCIA, COMODATO) C. VALORACION HISTÓRICA Y DICTAMEN

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D. DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO Y DE CONSERVACIÓN E. RELACIÓN, REGISTRO DE TRASLADO U HOJAS DE REMISIÓN F. ESTUDIO PRELIMINAR G. OTROS QUE SE LOCALICEN

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2.1 Definición y objetivos La conservación comprende, en un sentido amplio, al conjunto de medidas aplicadas a los documentos con la finalidad de prevenir, retardar o corregir su deterioro, para mantenerlos en condiciones estables. Se puede definir en dos fases fundamentales: una preventiva y otra correctiva.

Por conservación preventiva se entiende la fase en la cual el conservador analiza, propone y ejecuta medidas adecuadas de resguardo y manejo para un grupo documental determinado. Su puntual aplicación puede evitar tratamientos correctivos o de restauración.

Como conservación correctiva se puede entender la aplicación de medidas destinadas a interrumpir y/o retardar procesos de deterioro y en este sentido, será una etapa preliminar de la restauración.

Son objetivos de la conservación, en su primera fase, preservar las condiciones físicas y testimoniales de los documentos y, en ambas, mantenerlos en condiciones estables para su uso.

2.2 Descripción del proceso ACTIVIDADES PRINCIPALES · Control de plagas · Limpieza técnica preventiva · Acondicionamiento e instalación · Montaje o estabilización de documentos 2.2.1 Control de plagas Por sus componentes orgánicos, los materiales del archivo están expuestos al ataque de agentes biológicos que causan estragos en sus soportes (papel, pergamino, cuero, tela, etc.), en los adhesivos de origen orgánico que estén asociados, en las encuadernaciones y aun en el mobiliario que los aloja. Esto hace necesario el control de plagas.

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2.2.1.1 Fumigación Aplicada a los archivos, la fumigación puede ser definida como el acto de introducir una sustancia química tóxica, en estado de gas o vapor, en un espacio cerrado, de modo que se disperse rápidamente y actúe sobre organismos específicos, con objeto de inhibir o corregir la infestación de los acervos. De manera que la fumigación puede ser: a) preventiva, cuando el tratamiento se propone inhibir, repeler y controlar posibles agentes biológicos nocivos, o b) correctiva, cuando la desinfestación procede a partir de diagnósticos que detecten la presencia efectiva de dichos agentes.

La fumigación puede aplicarse al total del área en que se resguardan los materiales de archivo o a una de sus partes; en el primer caso la aplicación de fumigante se realiza in situ, lo que requiere sellar herméticamente los locales (puertas, ventanas, rendijas, hendiduras, grietas, y salidas y entradas de ductos eléctricos y sanitarios), debido a que los fumigantes escapan por cualquier fisura, e incluso a través de materiales de construcción como aglomerados y tablarroca.

Dadas las características que comúnmente mantienen los edificios que albergan los archivos, el procedimiento empleado comúnmente es la fumigación parcial, que se aplica en grupos específicos de documentos y en espacios delimitados; para tal efecto, se debe disponer de una cámara al alto vacío o autoclave, provista de válvulas de entrada y salida para aire y fumigante, además de instrumentos para el control de temperatura y humedad. En caso necesario, también se pueden improvisar cámaras herméticas adaptando archiveros, cajas, refrigeradores en desuso y similares, perfectamente sellados con plásticos y adhesivos.

Con el propósito de lograr una aplicación exitosa y segura de la fumigación, han de considerarse como elementos básicos de su planeación los siguientes: A. identificar los agentes biológicos nocivos B . seleccionar el fumigante C. verificar las medidas de seguridad

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A. Entre los microorganismos que afectan los materiales de archivo sobresalen los hongos, algunos de los cuales se reconocen por su morfología y por las manchas que producen en el papel.

Los insectos y roedores son otros agentes igualmente nocivos. En cualquier caso, éstos se deben identificar por los deterioros ocasionados y, con mayor certeza, mediante estudios específicos como los cultivos microbiológicos, la identificación de restos de insectos y el análisis de deyecciones, entre otros.

B. Debido a la inexistencia de fumigantes específicos para plagas en archivos, se deben utilizar al efecto sustancias de uso agrícola que cumplen con los requerimientos de seguridad, tanto para los materiales de que se trate como para los operarios de la fumigación y para quienes consulten los documentos.

Los fumigantes se incluyen en el rubro general de plaguicidas y se clasifican, de acuerdo con el tipo de plaga que combaten: · acaricidas · bactericidas · fungicidas · insecticidas · rodenticidas · biocidas y compuestos de amplio espectro Para la selección del fumigante, es imprescindible: a) identificar la especie o especies biológicas presentes, y b) considerar los niveles de toxicidad de los productos conocidos.

Una vez seleccionado el fumigante, en su aplicación se consideran también las siguientes variables: · dosis o concentración · tiempo de exposición · temperatura · humedad relativa

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· punto de ebullición · presión de vapor · solubilidad al agua · sorción y desorción · difusión y penetración C. El uso de plaguicidas en general requiere extremar precauciones, pues su manejo inadecuado es excesivamente riesgoso, al grado de propiciar trastornos físicos irreversibles, e incluso la muerte.

Se debe precisar el método de aplicación del fumigante seleccionado, y enseguida verificar las medidas de seguridad, tanto para el personal que practicará la fumigación como para el que trabaja en el área donde se efectúe el tratamiento.

Se comprobará que el sellado de la cámara o del espacio en que practicará la fumigación sea hermético, así como el buen funcionamiento de los sistemas de recuperación de residuos.

Se colocarán señalizaciones de advertencia, y se notificará la operación a los departamentos de bomberos y de primeros auxilios, conforme a las normas de seguridad e higiene preexistentes.

Se procurará monitorear cuidadosamente la fumigación, y al terminar se retirarán los residuos del fumigante y se ventilarán adecuadamente las áreas afectadas.

2.2.1.2 Otras opciones para el control de plagas Para combatir arañas, hormigas, alacranes y roedores, se pueden usar plaguicidas que no se administran mediante fumigación, pero que igualmente se seleccionarán y aplicarán a partir de consideraciones técnicas, toxicológicas y de seguridad. Existe una gran variedad de estos plaguicidas, cuya presentación varía: · sólidos: polvos (para espolvorear o solubles y humectables), gránulos, cebos envenenados y pastillas

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· líquidos: concentrados emulsionables, miscibles, soluciones y suspensiones · otras formulaciones: aerosoles y adherentes, entre otros.

Al seleccionar y emplear estos plaguicidas, además de la identificación de las especies biológicas presentes, se requiere considerar: · niveles de toxicidad · vías de acción (contacto, inhalación, ingestión y sistémicos) · composición química y su presentación comercial o formulación Además, las opciones no químicas para combatir la infestación de archivos comprenden una variedad de métodos, entre los que destacan trampas mecánicas y de goma (para roedores) o adhesivas (para insectos), y dispositivos electrónicos.

Los medios mecánicos pueden reforzar las acciones destinadas al control de plagas, así como apoyar las actividades de monitoreo en tanto demuestran la presencia de agentes biológicos y permiten conocerlos con certeza.

2.2.2 Limpieza técnica preventiva Es una medida de conservación que se debe aplicar tanto a los materiales de nuevo ingreso como a los que ya se encuentran en resguardo, y consiste en remover y eliminar polvo e impurezas superficiales que pudieran ocasionar algún deterioro en los documentos. Esta limpieza previene la infestación de los acervos, contribuyendo con la preservación de los documentos, pues el polvo en suspensión tiende a acumularse en los intersticios del papel, creando el ambiente propicio para el desarrollo de fauna nociva.

En el caso de los materiales de nuevo ingreso, la limpieza preventiva se aplicará al concluir con la fumigación y antes de su traslado a las salas de resguardo provisional, o a las de resguardo permanente. Cuando los materiales que se pretende incorporar se hallen en condiciones que imposibiliten su manejo; esta actividad se practicará en dos fases, una primera en los depósitos de origen de la documentación y otra al finalizar la fumigación.

Para la documentación en resguardo permanente la limpieza se realizará caja por caja, expediente por expediente y, si se requiere, hoja por hoja. Comprenderá además el aseo de

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entrepaños y anaqueles, así como de todos los resquicios de las salas donde se acumule polvo, incluyendo, como ya se dijo, muebles y ductos.

La limpieza preventiva se efectuará preferentemente por succión, utilizando una aspiradora dotada de válvula o regulador de aire que permita controlar la fuerza de succión y evite el maltrato de los documentos. Un accesorio adecuado será el cepillo textilero o redondo, que ayuda a remover polvo acumulado, aunque también se pueden emplear brochas de cerda suave.

Cuando no se cuenta con una aspiradora, otra forma de realizar la limpieza técnica consiste en usar para el efecto una brocha de cerda suave para remover el polvo de la superficie del documento, frente a éste se coloca una franela húmeda y, después de ella, una caja mediana de cartón, abierta, de manera que el polvo removido que no atrape la franela, se deposite en el interior de la caja.

El uso de la malla monyl es indispensable cuando se aspiran materiales con un deterioro grave, porque la succión directa puede ocasionar daños irreversibles por desprendimientos, tanto de material sustentante como de material sustentado. La malla se usará, según el caso, cubriendo el cepillo o bien la superficie total del material que se aspire.

2.2.3 Acondicionamiento e instalación Consiste en adecuar espacios e instalaciones para resguardar materiales archivísticos, sea para someterlos a procesamiento técnico (áreas de resguardo provisional) o bien para disponer su consulta y el servicio al público en general (áreas de resguardo permanente).

Se debe procurar que las salas de resguardo, provisional o permanente, se ubiquen en lugares cercanos a las áreas de procesamiento técnico y de consulta respectivamente, lo que reducirá riesgos en el traslado de los materiales.

Se cuidará asimismo que el volumen de la documentación resguardada no obstaculice el control adecuado de las condiciones ambientales en cada sala.

Para la elección de las áreas de resguardo se considerarán sus materiales constructivos, cuidando que no sean inflamables ni se erosionen fácilmente, y que los pisos de preferencia sean lisos, previniendo así riesgos de incendio, la presencia de agentes contaminantes y la acumulación de polvo.

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Igualmente se elegirán espacios en los que el acceso de luz solar sea nulo o muy limitado, ya que las radiaciones ultravioleta e infrarroja constituyen un agente de deterioro adicional.

El acondicionamiento de áreas de resguardo destinadas a materiales fotográficos, por su composición química y estratigráfica, así como por sus procesos de manufactura, debe contemplar elementos para un control de almacenamiento así como de condiciones ambientales específicas, acordes con las características de estos documentos.

Es imprescindible que los sistemas de iluminación y ventilación, así como los controles de humedad y temperatura, cumplan con los estándares que rigen la conservación de documentos en general. Por ello, las salas de resguardo deben estar provistas de iluminación artificial (fluorescente), cuya radiación ultravioleta debe procurar evitarse disponiendo la estantería perpendicularmente a las fuentes de emisión, y efectuar el encendido de luces sólo cuando es necesario.

En ausencia de un sistema de aire acondicionado, las salas deben dotarse de rejillas de ventilación y de instrumentos que en cada sala midan las condiciones de humedad y temperatura, para aplicar medidas correctivas. Se pueden usar para el efecto dos tipos de higrómetros: · digital · termohigrógrafo El primero trabaja a base de sensores y proporciona automáticamente las lecturas, tanto de temperatura como de humedad relativa, con un margen de error de entre 5 y 10 por ciento, aunque sólo abarca espacios reducidos, de ahí su uso limitado.

El segundo es un instrumento más preciso, con un margen de error de entre 3 y 5 por ciento, y su uso es recomendable para monitorear materiales muy sensibles, colecciones especiales y bóvedas; éste elabora una gráfica semanal de las fluctuaciones ambientales.

Otros aditamentos necesarios para la seguridad de los materiales archivísticos, que deben incluirse en el acondicionamiento de las áreas de resguardo, son los detectores de humo y los extinguidores o extintores dispuestos en lugares estratégicos de cada sala.

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Los extinguidores recomendados contienen un polvo químico conocido como ABC, cuyo contenido básico es monofosfato de amonio; es el tipo de extintor más adecuado para combatir incendios en papel, madera y textiles, entre otros; su uso implica realizar actividades de recuperación de residuos.

2.2.3.1 Monitoreo ambiental Esta actividad consiste en establecer programas de vigilancia continua sobre las condiciones ambientales de las salas de resguardo, a fin de asegurar que la humedad y temperatura sean las adecuadas. El monitoreo debe quedar registrado diariamente en una bitácora.

Con base en el monitoreo se deben aplicar las medidas correctivas necesarias, por ejemplo, cuando se detecten parámetros elevados de humedad y temperatura, será preciso utilizar ventiladores de pedestal para remover el aire húmedo. Ocasionalmente se pueden usar deshidratantes como los cristales de cloruro de calcio y el gel de sílice, distribuidos en tinas de plástico procurando que queden lo más extendidos posible. Estas sustancias regulan la humedad ambiente, absorbiéndola si existe en exceso y liberándola cuando falta; para lograr el objetivo es necesario que los accesos estén perfectamente cerrados.

2.2.3.2 Unidades de instalación El acondicionamiento de unidades de instalación, como parte de la planeación y diseño de medidas de conservación, obedece a la filosofía de conservar para no restaurar.

Se inicia propiamente en los archivos administrativos, con la configuración de expedientes provistos de guardas provisionales que suelen adquirir permanencia cuando estos se encuadernan.

En tanto materiales de archivo histórico, el acondicionamiento de unidades de instalación comprende desde el uso de estantería apropiada hasta la guarda de expedientes en cajas archivadoras, así como la guarda de materiales fotográficos en fundas y cajas.

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A . Estantería En condiciones climáticas similares a las de la ciudad de México o de clima árido y semiárido, los estantes deben ser armazones con espesor o calibre 14 para postes y 16 para contenedores o charolas ajustables. En cada estante se pueden disponer hasta seis entrepaños. Para las zonas tropicales es recomendable usar estantería elaborada en maderas finas, que en general presentan mayor resistencia al ataque de insectos. En ambos casos, se recomienda que la estantería se sujete firmemente al edificio.

Conviene que la estantería metálica, esté provista de una cubierta de esmalte horneado que previene la oxidación y, que la estantería de madera, se recubra con una capa de barniz resistente a la humedad.

En el caso de los documentos de imagen, la estantería debe ser preferentemente cerrada (gabinetes o planeros) para evitar al máximo el contacto con la luz, los contaminantes ambientales y los cambios atmosféricos.

Toda estantería deberá contar con lugares señalados para los rótulos de localización de los diversos grupos documentales.

B. Guar da Guarda Desde el punto de vista de la conservación, el uso de cajas archivadoras para almacenar documentos tiene un doble propósito: proteger los materiales de la luz, el polvo, la humedad y la temperatura ambiente, y propiciar su manipulación con el menor riesgo posible.

Las especificaciones fundamentales requeridas para estas guardas son: · un diseño que optimice el espacio en la estantería · que permita la entrada y salida de los documentos sin abrasión · contar con espacio suficiente y visible para anotar datos archivísticos · que el cierre de tapas permita la circulación de aire, pero evite la entrada de polvo · que los materiales de elaboración contengan un mínimo grado de acidez (actualmente el más recomendable es el polipropileno) · que supere pruebas de resistencia razonables para los fines que se persiguen · que su costo sea accesible

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Los materiales que por su formato no se puedan guardar en cajas archivadoras de tamaño estándar, como planos, carteles y mapas, se conservarán en planeros de acero inoxidable.

Documentos gráficos y sonor os sonoros Las piezas fotográficas —básicamente positivos y negativos— se deben disponer en guardas primarias o secundarias.

Las de primer nivel —nombre que se da a las primarias— deben ser fundas de papel libre de ácido o con alto contenido de algodón, o bien de poliéster o de polipropileno, que permitan la manipulación individual del documento. Las guardas de papel recomendadas para los negativos tienen la ventaja de permitir la circulación de aire, además de prevenir la acumulación de ácido acético que producen los negativos en soporte de acetato. Las guardas de poliéster y polipropileno se utilizan principalmente para el resguardo de positivos, facilitando su consulta sin necesidad de extraerlos de su guarda.

Las guardas de segundo nivel son cajas de diferentes formatos y carpetas-portafolio en que se disponen las fundas o guardas primarias, con sus respectivas anotaciones archivísticas.

Se elaboran con poliéster y polipropileno, o papel libre de ácido, y con adhesivos no ácidos (metil-celulosa y almidón).

La disposición de los documentos de imagen en las cajas debe mantener su plano horizontal, y la estiba no excederá de 2.5 cm de altura, para evitar que la presión adhiera la imagen a su guarda primaria.

En el caso de las carpetas colgantes, la disposición del material en los gabinetes debe ser vertical, cuidando que la cantidad de documentos no sea menor a, ni exceda la capacidad de cada guarda.

Los materiales fílmicos y sonoros (microfilmes, película en diversos formatos, video y audio-casettes, y discos de acetato) que en virtud de las características físico-químicas de sus soportes no pueden colocarse en cajas archivadoras estándar, deben proveerse de guardas especiales a base de materiales igualmente libres de ácido y estables, en papel o en polipropileno.

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2.2.4 Montaje o estabilización de documentos Con objeto de retardar en lo posible su deterioro, previniendo daños por manipulación o almacenamiento inadecuado, o para facilitar su exhibición, algunos documentos pueden montarse en guardas adicionales, o bien requerir que se reemplacen las originales de ese tipo con otras semejantes.

Se trata por lo general de documentos gráficos y similares (dibujos, grabados, diplomas), cuyos montajes deben responder a las características y necesidades del caso, siendo las más comunes: marialuisas, estuches y empaques.

Tratándose de fotografías deterioradas, se habla de estabilización de imágenes; un tratamiento conservativo que presupone controles ambientales y de instalación, e implica labores de limpieza y guarda (para unos y otras remitimos en lo general a los apartados 2.2.2 y 2.2.3).

Sin embargo no son medidas estandarizadas, son más bien excepcionales, y debe justificarlas un diagnóstico apropiado.

Para este diagnóstico, es necesario examinar en detalle —incluso con lupa y aun con microscopio— anverso y reverso de la pieza para reconocer y consignar en el formato respectivo los siguientes elementos: · técnica y materiales de manufactura · tipo y grado de deterioro · propensión a la inestabilidad, y · sensibilidad a agentes específicos Se registrará asimismo cualquier factor que pudiera alterar su conservación o incidir en daños presentes o potenciales: condiciones en que se recibió la pieza, características y estado de las guardas, en su caso; percances que pudo haber experimentado y frecuencia con que se prestaría a manipulación o consulta.

Finalmente se describe cualquier intervención recomendada por el restaurador.

Se procede luego a una limpieza minuciosa, con perilla de aire y cepillo suave para remover polvo, eliminando cintas adhesivas o etiquetas mediante solventes aplicados con hisopos, de manera local y cuidadosa.

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Las guardas provistas deberán adecuarse al tipo de soporte y al deterioro que presente, tanto como a la frecuencia de uso del documento.

Los soportes de segundo nivel como álbumes o montajes originales, se sustituirán cuando presenten condiciones adversas para la conservación de las imágenes, o pongan en riesgo su estabilidad. Los álbumes de reemplazo serán de materiales libres de ácido, sin adherir las fotografías directamente al soporte; éstas pueden guardarse en fundas de poliéster, sujetándolas con esquineros, mientras se efectúa la operación.

La sustitución de estos soportes secundarios o álbumes ha de valorarse correctamente, y proceder sólo en casos extremos, porque suelen complementar al documento y proporcionar información adicional sobre las imágenes conservadas.

2.3 Políticas generales · La fumigación preventiva es condición indispensable para el ingreso de documentos al archivo histórico. · La fumigación correctiva se practica sólo cuando se ha detectado, mediante un diagnóstico, la presencia de agentes biológicos nocivos. Por los riesgos que su aplicación conlleva, tanto para los materiales como para el personal, este procedimiento no deberá aplicarse sin un dictamen previo que justifique plenamente su ejecución. · En cualquiera de sus formas, la fumigación sólo procede luego de una planeación rigurosa. · El plan de fumigación debe prever la adecuada recuperación o eliminación de residuos tóxicos, y que los irrecuperables sean lo menos agresivos para las personas. · El personal a cargo de la fumigación debe estar altamente capacitado y conocer con precisión las especificaciones técnicas del fumigante. · Cualquier operación de limpieza de documentos debe partir del diagnóstico que determine el procedimiento apropiado. · La limpieza técnica debe practicarse en los materiales de nuevo ingreso, incluidos sus contenedores, tras el proceso de fumigación.

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· Los materiales en resguardo son objeto de limpieza técnica preventiva en forma periódica y calendarizada. · La limpieza técnica preventiva requiere de personal capacitado al efecto (y/o familiarizado con acervos documentales), no necesariamente académico, pero las funciones de evaluación y de diagnóstico, y las de supervisión, se reservan a los académicos adscritos a la instancia correspondiente de conservación y restauración, y a ésta corresponde supervisar operaciones de limpieza encargadas al personal de intendencia. · Debe evitarse la sustitución de soportes o guardas de segundo nivel, a menos que representen un factor de deterioro para el documento en cuestión. · Los tratamientos conservativos de desinfestación, limpieza y estabilización, deben garantizar la permanencia de los materiales de archivo y de sus contenedores, el respeto a la ordenación y disposición de cada grupo y, por supuesto la integridad de los documentos, tanto en sus aspectos materiales como en sus valores informativos. · Las salas de resguardo permanente no deben exceder los 500 metros cúbicos de volumen para un adecuado control de las condiciones ambientales. · Cada sala debe contar con instrumentos de control ambiental, detectores de humo y extinguidores. · Los higrotermógrafos, por ser aparatos de alta precisión, se calibran mensualmente. · Los extinguidores deben funcionar con sustancias no agresivas a los documentos . · La intensidad de la iluminación en salas de resguardo permanente debe mantenerse entre los 500 y los 550 luxes. · La emisión de radiaciones ultravioleta del sistema de iluminación debe monitorearse, para prevenir alteraciones significativas. · El cableado de energía eléctrica debe estar correctamente aislado y en general los materiales y accesorios de instalaciones eléctricas deben garantizar su resistencia al fuego. · Las salas deben estar alejadas de cualquier instalación hidráulica, en prevención de filtraciones e inundaciones. · Los conductos de ventilación deben recibir mantenimiento periódicamente.

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· Los parámetros ambientales para el resguardo permanente de documentos en general, oscilan entre 20 y 22 grados centígrados de temperatura, y entre 45 y 55 por ciento de humedad relativa. · Para materiales fotográficos, la temperatura debe ser de 17 a 20 grados centígrados, y la humedad relativa de 35 a 40 por ciento, con variaciones no mayores del 2 por ciento. · La disposición de la estantería debe facilitar el manejo de los acervos, así como su ventilación. · Dentro de las cajas archivadoras, las unidades archivísticas —expedientes o piezas documentales— se disponen verticalmente, sobre su lado más ancho, perpendiculares al plano del entrepaño. · Las cajas archivadoras no deben saturarse, pero tampoco dejar espacios que propicien el maltrato de los documentos. · La colocación de las fotografías en sus guardas debe conservar el plano horizontal. · Los materiales de frecuente consulta y/o muy deteriorados, se reproducirán con objeto de restringir el acceso a los originales. · En el acondicionamiento de las salas de resguardo permanente es definitivo el criterio académico de la instancia de conservación y restauración.

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3.1 Definición y objetivos Restaurar es la acción de intervenir un documento, previo diagnóstico, para reintegrar cualidades materiales —consistencia, formato— y estéticas. Su objetivo es corregir efectos del deterioro y asegurar una permanencia óptima del documento, sin alterar su contenido informativo ni sus valores culturales.

3. 2 Descripción del proceso ACTIVIDADES PRINCIPALES · Registro diagnóstico · Eliminación de manchas · Reintegración de soportes 3.2.1 Registro diagnóstico Este procedimiento se realiza mediante una observación exhaustiva del documento, misma que se registra en una ficha técnica, con el fin de evaluar el deterioro de los materiales de archivo y proponer la intervención más apropiada. Es un instrumento indispensable para componer el historial de conservación de los documentos a tratar.

Se asienta la ubicación archivística de los documentos y los datos básicos para caracterizarlos en función de su procedencia y contenido. Se consigna luego toda información que permita conocerlos a fondo: la técnica de elaboración del soporte, naturaleza de las tintas o los colores, formas de impresión utilizadas, señales de intervenciones anteriores y, por supuesto, las características de su deterioro.

Estos datos son de gran utilidad para analizar las posibles soluciones, emplear adecuadamente los recursos disponibles, e incluso considerar opciones novedosas para el tratamiento.

Algunos aspectos de esta labor pueden apoyarse en fotografías que registren el estado de una pieza antes y después de la intervención, así como ciertos detalles de la misma.

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En el llenado de la ficha técnica debe privar una extrema prudencia en las apreciaciones, para que el instrumento en verdad sustente un desempeño responsable del proceso de restauración, cuya ejecución, por otra parte, se irá especificando en una bitácora que permita el seguimiento de las operaciones, al menos por sus fechas y las firmas de sus responsables.

3.2.2 Eliminación de manchas Consiste en operaciones que corrigen los deterioros ocasionados por depósitos de materiales ajenos a la estructura original del documento, que alteran su estética y aceleran su degradación.

Las manchas pueden ser de origen orgánico o inorgánico; de su naturaleza y grado de impregnación, y del análisis minucioso de las cualidades físicas de los documentos, dependerá el método adecuado para su tratamiento.

Entre las manchas orgánicas más frecuentes se encuentran las de aceites, grasas (vegetales o animales), resina y cera; las deyecciones de insectos y las de hongos.

La eliminación de manchas se consigue con una limpieza en seco, o bien, en casos extremos, mediante procesos de lavado.

3.2.2.1 Limpieza en seco Tiene por objetivo fundamental eliminar impurezas adheridas a la superficie del documento, mediante procedimientos mecánicos que no incluyen la aplicación de agua o soluciones. Para el efecto se recomienda utilizar básicamente cojín de dibujante, algodón, goma plastificada y brocha de pelo fino. Al iniciar cualquiera de los procedimientos que incluyen el uso de gomas, debe observarse si en éstas no se adhiere el color de las tintas y, de ser así, debe suspenderse el procedimiento de inmediato.

A. El cojín de dibujante se aplica cuando el material a limpiar soporta la fricción de su superficie, desplazándolo con suavidad, en círculo y en una sola dirección, para no erosionar tintas y/o colores del documento.

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Como alternativa se puede espolvorear la goma del cojín sobre la superficie del documento y con la yema de los dedos ejercer una ligera presión, con un movimiento igualmente circular, evitando de esta manera el desprendimiento de fibras. Al finalizar, se limpian los residuos con una brocha de cerda suave.

B. El algodón se recomienda para documentos con mayor grado de deterioro. Este procedimiento es una mejor opción para la limpieza en seco, por ser menos drástico que el realizado con goma.

La operación también requiere cuidado pues el algodón recupera el polvo depositado superficialmente, pero algunas de sus fibras se adhieren al documento, mismas que deben retirarse con cepillo o brocha de pelo suave.

C. La goma plastificada comúnmente se emplea para borrar anotaciones a lápiz que —sin necesidad de un estudio diplomático— el archivista ha considerado ajenas al contenido del documento, además de dañar su imagen.

También se puede aplicar la goma plastificada pulverizada sobre la superficie del material, haciendo la operación descrita en el uso del cojín de dibujante.

La brocha de pelo suave se usa en los casos en que la superficie acumuló polvo o materia fecal de roedores o insectos.

El barrido se hace siempre del centro hacia afuera del documento, sujetándolo firmemente para que el movimiento no desgarre la pieza.

Las brochas empleadas deben ser de preferencia medianas, de pelo de camello o de marta, que no friccionan demasiado en el papel.

3.2.2.2 Procedimientos locales A. Para grasas y pigmentos Entre las manchas más persistentes se encuentran las producidas por carbón, grasas, aceites y pigmentos, cuya eliminación requiere de solventes orgánicos como acetato de etilo, xilol, tetrahidrofurano y tuolol, entre otros, que saponifican (convierten en jabón) las grasas contenidas, lo cual permite retirarlas por succión, en una mesa acondicionada para el efecto.

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Las manchas producidas por microorganismos y deyecciones de insectos también se pueden tratar localmente, mediante diluciones muy bajas de hidróxido de amonio o de agua oxigenada, aplicando sobre la mancha pequeñas cantidades del compuesto con un hisopo de algodón, procedimiento que se puede repetir si el documento lo permite.

B . Para adhesivos Las manchas ocasionadas por materiales sintéticos son un problema frecuente en los documentos de archivo. El desconocimiento de las propiedades y efectos de algunos adhesivos (durex, masking tape y papel engomado) que se emplean comúnmente para cubrir rasgaduras, o para conservar unidos los documentos, los daña irremediablemente, pues los pegamentos sintéticos llegan a traspasar las fibras del papel, de manera que el restaurador sólo puede borrar los efectos sin eliminar la sustancia.

Es necesario considerar, en primer término, el tiempo que ha actuado el adhesivo, ya que de ello depende la efectividad de un tratamiento; las manchas ocasionadas pueden eliminarse por completo si son recientes, aunque a veces, cuando han migrado a la otra cara del documento, sólo se pueden atenuar.

Una preocupación fundamental será la eliminación de la cinta adhesiva o los restos de la misma, debilitando el pegamento mediante la aplicación —con hisopo— de solventes como alcohol etílico, acetona percloroetileno o acetato de etilo y xilol, entre otros. Esta operación se realiza en espacios ventilados y se extreman precauciones en la eliminación de residuos.

Otro procedimiento consiste en colocar el documento con la mancha hacia abajo, sobre un papel secante, y en dirección a un dispositivo de succión, aplicando solvente en el reverso con un hisopo o un pincel delgado, antes de accionar el dispositivo.

Todos los compuestos químicos que se emplean para desmanchar pueden afectar a los papeles, las tintas, o las capas de pintura, por lo cual conviene efectuar pruebas y análisis químicos rigurosos, en previsión de daños adicionales. En ocasiones resulta preferible abstenerse de realizar una intervención a fin de evitar daños irreversibles.

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3.2.2.3 Procedimientos acuosos El lavado es un procedimiento extremo al que se someten los documentos para eliminar impurezas y manchas. En tanto que implica un alto riesgo como proceso restaurativo, está siendo paulatinamente descartado.

El lavado se realiza por inmersión o por escurrimiento, según lo permita el documento, pero antes se consideran todas las variables que pueden determinar riesgos en el procedimiento: solubilidad de tintas, acidez de los materiales y resistencia de las fibras del papel, principalmente.

Desde la perspectiva de la restauración, es importante hacer pruebas y análisis para determinar qué tratamiento soportan los materiales. Esta es la primera intervención a que se someten los documentos cuya limpieza o restauración incluye el uso de agua o de soluciones diversas, si bien el tratamiento acuoso se practica lo menos posible, por los riesgos que supone. Las operaciones más comunes combinan un detergente neutro para lavado o humectación.

También hay dos procedimientos correctivos que complementan el lavado de los documentos: la consolidación y la desacidificación.

Pruebas básicas a) La solubilidad de las tintas se prueba en las áreas con mayor concentración de tinta o color, o bien en las menos deterioradas del material que contengan dichos elementos. Puede darse el caso de que haya más de un tipo de tinta en un sólo documento, por lo que se hacen pruebas en distintas partes del material.

Mediante un pincel delgado se deposita una gota de agua sobre el color que se pretende probar; encima se coloca un pedazo de papel secante que se presiona con los dedos por unos segundos, cuidando de no frotar para no erosionar el papel o mancharlo, si la tinta reacciona con el líquido.

Se retira el papel secante para ver si presenta residuos desprendidos del color; de no ser así, es probable que el documento pueda someterse a lavado sin daño, aunque debe controlarse la acción del agua sobre el mismo, pues una exposición prolongada podría causar otros daños.

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b) Antes de cualquier operación acuosa también se identifica el índice pH de los soportes, a fin de cuidar que la naturaleza y concentración de las sustancias de lavado permitan obtener un valor neutro al final del proceso, evitando los rangos de acidez o de alcalinidad, igualmente adversos a la conservación del documento.

Las pruebas de pH requieren de un potenciómetro con electrodo de superficie o de contacto, o bien tiras indicadoras.

L avado por inmersión Se aplica a documentos con un deterioro que no puede corregirse localmente, e implica la saturación acuosa de la pieza para eliminar manchas ocasionadas por deyecciones de insectos, orín de roedores y halos de humedad; se utilizan tinas de acero inoxidable o de plástico y agua simple o mezclada con detergente neutro, según lo requiera la magnitud del deterioro y las condiciones del documento.

Se coloca el documento entre dos mallas monyl, a manera de sobre o carpeta, que lo protejan de rasgaduras y faciliten su manipulación; se sumerge cuidadosamente, introduciendo primero una orilla, hasta que quede totalmente dentro de la tina; se eliminan las burbujas de aire entre la malla y el documento, con objeto de que la humectación sea uniforme.

Al transcurrir el tiempo de inmersión determinado en cada caso, y habiendo verificado que la mancha o impureza desapareció o fue atenuada, se extrae el documento tomándolo por los extremos, procurando que el agua escurra al interior de la tina, y se deposita en un bastidor de madera provisto de malla mosquitera, en donde se deja secar.

Usualmente la inmersión en agua simple es por espacio de unos 5 minutos, pero en el lavado con detergente neutro el documento pasa sucesivamente por tres tinas, 5 minutos en cada una de ellas: la primera contiene agua corriente, y tiene la función de romper la tensión superficial del documento; en la segunda, el agua mezclada con detergente neutro actúa como un tensoactivo, removiendo las manchas; la última contiene una sustancia neutralizante que contribuye a la estabilización del pH. Se anotan tiempos promedio de inmersión, que se especificarán en función de la resistencia de los materiales sustentado y sustentante.

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L avado por escur rimiento escurrimiento Este es un procedimiento alternativo para documentos que se someten a la acción del agua, cuando contienen tintas solubles; consiste en un lavado local que evita mojar partes sensibles de una pieza. Al igual que en el lavado por inmersión, se emplea sólo agua, o bien una solución de detergente neutro.

Se coloca el documento sobre un plano inclinado en forma de bastidor de madera, provisto de malla monyl; esta inclinación sirve para drenar el agua excedente, evitando que se formen halos de humedad.

Con la ayuda de una pipeta plástica se depositan cantidades mínimas de agua en las partes afectadas. El tiempo e intensidad de la exposición al humectante depende de la resistencia, previamente evaluada, del material.

Conseguido el objetivo, se retira el documento del plano inclinado y se coloca en otro bastidor, sobre un papel secante que absorba los excedentes de humedad e impurezas, para finalmente prensarlo y restituirle su plano original.

Si el material lo amerita, antes del secado puede aplicarse el procedimiento de desacidificacion que se describe adelante.

Consolidación Se efectúa después de los procesos de lavado y una vez seco el documento, con el objeto de devolver al papel algunas de sus propiedades (flexibilidad, consistencia, resistencia) perdidas por acción natural del tiempo, condiciones ambientales adversas e incluso en el proceso de lavado.

Tomando en consideración las propiedades materiales del documento, así como las características de sus tintas y/o colores, se le aplica una solución de carboximetil-celulosa al 0.5 por ciento en agua a 35-40°C, por cualquiera de los siguientes métodos: a) por inmersión, el consolidante preparado se vierte en una tina, y el documento, protegido por una malla monyl en forma de sobre, se sumerge poco a poco. Transcurridos unos segundos, se saca y se coloca sobre una superficie plana e inclinada, de preferencia un cristal bien limpio —se usa una franela húmeda y algodón impregnado en alcohol para eliminar restos de grasa y pelusas.

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Se elimina el excedente del consolidante con la ayuda de un rodillo para fotografía; posteriormente se retira la malla monyl y el documento se coloca en el bastidor de secado. b) por aspersión, el material se coloca sobre un bastidor de malla monyl con un papel secante, y con un atomizador se aplica el consolidante de manera uniforme, primero por un lado y, después de unos minutos, ya casi seco, por el otro; luego se traslada, protegido con malla monyl, a otro bastidor para que seque totalmente. c) con brocha de pelo fino, el documento se dispone también sobre malla monyl y papel secante para aplicar el consolidante, con un movimiento del centro hacia afuera, procurando una distribución uniforme, primero por un lado y, cuando seque, por el otro; se pone en otro bastidor para el secado final.

Desacidificación Se aplica a documentos con acidez de 4 ó 5 grados, ocasionada por la acción de la luz (natural o artificial) o por envejecimiento acelerado por la inestabilidad de algunas impurezas que contiene el papel desde su elaboración, por ejemplo la lignina. Se manifiesta generalmente como amarilleo, incidiendo en la progresiva pérdida de consistencia.

La desacidificación tiene como finalidad estabilizar el índice pH entre 7 y 8, para asegurar mayor permanencia, usando soluciones alcalinas como bicarbonato de calcio, bicarbonato de sodio, bicarbonato de magnesio, bórax e hidróxido de calcio. En esta gama existen sustancias más agresivas que otras, así que la elección de cualquiera de ellas requiere un previo análisis de tintas o tintes para evitar daños irreversibles al documento. Se pueden utilizar bicarbonato de calcio e hidróxido de calcio disueltos en agua, al 1 y al 0.5 por ciento, respectivamente.

El proceso se lleva a cabo en una tina con la solución, colocando el documento entre dos mallas monyl para sumergirlo poco a poco, hasta cubrirlo Se deja en reposo durante 5 minutos y luego se retira procurando que escurra lo más posible, y se deposita en el bastidor de secado, ya sin la malla monyl, dejándose al aire libre.

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3.2.3 Restitución de soportes 3.2.3.1 Refuerzos y uniones Para corregir roturas en los materiales —que se originan en el manejo incorrecto de los documentos— se aplican bandas de papel japonés con objeto de evitar que progresen las rasgaduras y restituir, en lo posible, la resistencia original.

Un primer paso consiste en seleccionar el papel japonés, cuidando que color y textura sean lo más aproximado a los del original. Si el refuerzo que se ha de aplicar interesa partes del texto, se utiliza papel delgado y transparente que permita acceder a la información.

El papel japonés se corta —humedeciéndolo con un pincel delgado— en bandas de dos y hasta cinco milímetros de ancho, a las que se aplica un adhesivo de metil-celulosa al 3 por ciento; con ellas se cubren las rasgaduras, cuyos bordes deben coincidir perfectamente, y con una plegadera de hueso se asientan las fibras que quedarán ancladas al documento. Si el caso lo amerita, la operación se repite en la cara posterior.

3.2.3.2 Injertos La aplicación de injertos en piezas que presentan faltantes ocasionados por insectos y microorganismos como polilla, pez de plata, roedores y hongos, o por la acción de óxidos, tiene por objetivo devolver al documento características estético-funcionales, cubriendo los huecos con papel libre de ácido como el japonés y el de fibra de henequén. Al igual que en otros procesos, el papel debe ser semejante al original en color y espesor.

En una mesa con negatoscopio (o translúcida) se pone una malla monyl sobre la cual se coloca el documento, y encima el papel japonés, cuidando que el verjurado (dirección de las fibras) coincida con el del documento.

Con un pincel húmedo, se delinea el faltante en el material de injerto, se separa y se estiran sus fibras del centro hacia los bordes; se aplica en éstos el adhesivo y se coloca el injerto. Se debe evitar el uso de tijeras, bisturí y objetos similares, que cercenan las fibras de anclaje y unión en los bordes.

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3.2.3.3 Soporte parcial o total Aquellos documentos cuyo soporte presente un deterioro extremo (debilitamiento de fibras y fragmentación, entre otros), pueden ser objeto de tratamientos que aseguren su permanencia y conservación, adhiriéndoles papel japonés mediante una sustancia reversible (metil-celulosa al 3 por ciento), ya sea en toda una cara del documento (soporte total o laminado) o en partes específicas del mismo (soporte parcial).

En ambos casos se selecciona el papel con los criterios ya descritos; se corta tomando en cuenta que el verjurado coincida con la dirección de las fibras del material tratado, dejando un centímetro de margen en los extremos de la pieza requerida.

A. Para un soporte total, se humedece con atomizador la hoja de papel japonés, que se extiende cuidadosamente con un rodillo, tratando de obtener una superficie plana y se deja secar parcialmente; se aplica el adhesivo con una brocha de pelo fino, en una capa uniforme y procurando no rasgar el papel. El documento a laminar se humedece ligeramente y por ambos lados con el atomizador, operación indispensable para corregir cualquier deformación, doblez o burbuja que se produzca al montarlo en el soporte.

Transcurrido el tiempo suficiente para que el adhesivo seque lo necesario y esté “mordente”, es decir, en condiciones óptimas para sujetar al documento, éste se coloca encima del papel japonés y se cubre con una malla monyl que protegerá la pieza en la operación de retirar el exceso de adhesivo con un rodillo de fotógrafo, ejerciendo una ligera presión.

Se deja secar a la temperatura ambiente, levantando con espátula las orillas conforme vayan secando, hasta despegar totalmente el nuevo soporte y, todavía húmedo, colocarlo en la prensa entre mallas monyl, papel secante y tablas a manera de sandwich.

Tras el prensado, se perfilan los bordes del documento con ayuda de una regla y una navaja, eliminando los excedentes de soporte.

B . El soporte parcial se aplica cuando el área de deterioro es muy localizada, y por tanto no se juzga necesario un soporte total.

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Seleccionado y cortado el papel al tamaño y forma requeridos, se pone una malla monyl sobre una superficie de cristal y se humedecen ligeramente, con atomizador, ambas caras del documento, para colocarlo sobre la malla y aplicar el adhesivo, con brocha y de manera uniforme, en el área tratada.

A continuación se humedece, sin saturar, el papel japonés y se coloca sobre la parte del documento preparada, evitando dobleces y burbujas, y se cubre con malla monyl antes de eliminar excedentes con el rodillo. Se deja secar un poco y todavía húmedo se lleva a la prensa, disponiendo el sandwich que describimos para el soporte total.

Cuando el soporte parcial interesa los márgenes del documento, también se perfilan los bordes después del prensado.

3.2.3.4 Color La aplicación de color en áreas de los documentos que hayan perdido tonalidad —por acción incidente de luz natural o artificial, por abrasión o por agentes biológicos— se practica en carteles, encuadernaciones y guardas, principalmente para devolverles cualidades estéticas.

Generalmente se utilizan acuarelas, y se requiere identificar en un godete la tonalidad apropiada, mezclando los colores necesarios; obtenido el tono, se aplica con un pincel delgado en las áreas determinadas, previamente cubiertas con una capa fina de metil-celulosa.

3.2.3.5 Prensado Para corregir la alteración del plano que sufra el documento a causa de una guarda inadecuada o de un tratamiento de restauración, se aplica presión mecánica uniforme sobre la superficie del material.

Se humedece ligeramente el documento por ambos lados con atomizador (siempre y cuando las tintas no sean solubles) para corregir las deformaciones; se coloca en una tabla lisa, en medio de dos hojas de papel secante, y encima otra tabla.

Si el documento fue objeto de algún proceso en el que se emplearon adhesivos, entre el documento y cada papel secante se intercala la malla monyl, para evitar que éstos se adhieran a la pieza tratada.

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El documento permanece en la prensa entre 48 y 72 horas, según las condiciones climáticas prevalecientes.

3.2.3.6 Encuadernaciones Los materiales de archivo originalmente encuadernados pueden presentar deterioro considerable en sus soportes secundarios, por lo que deben reforzarse para ofrecer la resistencia requerida por su manipulación.

Los daños más frecuentes en las encuadernaciones se asocian con desprendimiento de los lomos, las tapas y las guardas decoradas, y con esquinas y cantos maltratados.

La corrección de estos problemas debe adecuarse a las características específicas de los materiales utilizados en cada encuadernación. Se trata de alterar lo menos posible la calidad de dichos materiales, así como la integridad de la documentación encuadernada, procurando además que la intervención sea reversible.

Como tratamientos complementarios y opcionales, puede restituirse el barniz y la decoración en lomos y tapas.

3.3 Políticas generales · La restauración se propone una intervención mínima del documento, siempre que resulte inevitable. · Ningún proceso de restauración debe alterar el contenido informativo del documento. · Se utilizan materiales de restauración que garanticen la reversibilidad del proceso, y se procura dejar huella de la intervención. · Todo material documental que ingresa a la instancia de conservación y restauración, es objeto de un diagnóstico que evalúa los deterioros y describe los tratamientos recomendados. · La ficha técnica es el instrumento indispensable para integrar la historia clínica de cada documento.

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· Antes de iniciar cualquier proceso de restauración, se determina la resistencia de las fibras del papel, que en estado de friabilidad corre el riesgo de desintegrarse. · Antes de cualquier tratamiento que utilice agua o sustancias químicas, se prueba la solubilidad de las tintas presentes en el documento. · Se identifica el pH del material antes de cualquier tratamiento acuoso, procurando obtener valores neutros (entre 7 y 8) al final de la intervención. · Los soportes totales o parciales se aplican en la cara del documento que no contenga texto. Cuando el documento contiene texto por ambos lados, se recomienda que el soporte que se aplique sea lo más delgado posible a fin de cuidar su legibilidad.

3. 4 Anexos y formatos 3. 4. 1 FICHA TÉCNICA CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN NÚM. DE FICHA _______________ FECHA DE INGRESO____________ FECHA DE SALIDA ________________ Sección del Archivo _______________ Folio/Invent./Ejemplar_______________ Fondo o Col. _____________________ Años___________________________ No. de caja_______________________ Tipo de documento_________________ No. de expediente____________________ Documento_______Original_____Copia No. de fojas_________________________ Medidas_________________________ Título o asunto________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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I. DIAGNÓSTICO I.1 Naturaleza ( ) A mano del ( ) Mecánico soporte ( ) Pergamino otros__________ 1.2 Manchas ( ) Orgánico de ( ) Inorgánico origen otros_________________

1.3 Estado ( ) Rigidez físico ( ) Quebradizo del soporte ( ) Deformaciones ( ) Dobleces ( ) Rasgaduras ( ) Mutilaciones ( ) Amarilleo Faltantes por: ( ) Insectos

Especificar:_____________________ ____________________________

( ) Acidez de tintas otros_______________ _______________

I. 4 Condición del material sustentado: TINTAS IMÁGENES ( ) Desvaida ( ) Corrida ( ) Desvaida ( ) Rayada ( ) Desprendida ( ) Craquelada ( ) Desvanecida ( ) Espejo/plata ( ) Soluble al alcohol ( ) Erosionada ( ) Amarilleo ( ) Fracturada ( ) Soluble agua ( ) Oxidada ( ) Craquelada otros:________ Especificar: __________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Observaciones: ________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ II. TRATAMIENTO ( ( ( ( (

) Fumigación ( ) Limpieza en seco ( ) Lavado con agua corriente ( ) Lavado con detergente ( ) Desacidificación (

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) Consolidación ) Unión y refuerzo de rasgaduras ) Soporte total ) Soporte parcial ) Injertos

( ( ( ( (

) Reintegración de color ) Prensado ) Encuadernación ) Elaboración de guardas ) Tratamientos especiales

Especificar: ___________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Observaciones: ________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Nombre y firma del responsable:____________________________________________ Autorizó responsable de la Sección:___________________________________________

3. 4. 2 SOLICITUD DE RESTAURACIÓN DOCUMENTOS TEXTUALES 1. DATOS GENERALES Fecha de solicitud ___________________ Fondo o Colección__________________________ Sección________ Subsección________________ Serie_________________ No.(s) de Caja(s)___________________ Expedientes No.(s) de foja Descripción _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Relación anexa SI ( ) NO ( ) Observaciones del solicitante : ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________

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2. PROCESOS DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN APLICADOS ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Observaciones :________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 3. NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN : ____________ _______________ Entrega Recibe

_______________ Devuelve

______________ Recibe

Fecha de Devolución__________________________

3. 4. 3 SOLICITUD DE RESTAURACIÓN DOCUMENTOS GRÁFICOS 1. DATOS GENERALES Fecha de solicitud:_______________________________________________________ Fecha de devolución:____________________________________________________ Fondo o colección:____________________________________________________ Núm. Inventario o folio:_________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Documento:

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Fotografías Negativos Diapositivas Álbumes

Carteles Mapas Otros

2. SERVICIO SOLICITADO ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. OBSERVACIONES ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________ Entrega

_______________ Recibe

_______________ Devuelve

______________ Recibe

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Identificaciรณn

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4.1 Definición y objetivos La identificación aplicada a los archivos históricos es el análisis de las características formales e informativas de los documentos que componen un fondo o una colección, así como del contexto histórico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados, con miras al establecimiento de las series documentales.

Si bien la identificación debe realizarse en los archivos de gestión, que es donde se definen y sistematizan las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un acervo, es común que en las oficinas y archivos respectivos no se siga dicho proceso en forma correcta y, por tanto, la documentación llegue a los archivos históricos sin los elementos mínimos para determinar criterios de organización y otros aspectos relacionados.

De esta manera, aun cuando el archivo histórico no es la instancia en que debe realizarse la identificación de series, ésta resulta obligada para aplicar el principio básico de respeto a la procedencia y orden original de un acervo, lo cual además ha de sustentarse —en función de los valores que interesan a un archivo histórico— en un documento sobre el análisis del conjunto en cuestión, que llamamos estudio preliminar.

En el caso de fondos institucionales transferidos de manera organizada, o con los procedimientos archivísticos adecuados, la actividad se limita a reconocer los documentos en cotejo con las relaciones de traslado que se presenten, a ubicar grupos y subgrupos que se correspondan con la estructura organizativa y funcional de la institución, y conocer las principales series determinadas por la gestión de esos documentos.

Los objetivos de la identificación son: · reunir elementos para organizar un fondo o colección, reconociendo el contexto histórico-administrativo o histórico-biográfico en el cual se produjeron o acumularon los documentos · distinguir o reconocer las series documentales en que se basa o puede apoyarse la clasificación de un fondo o colección · coadyuvar con los procesos de registro y control de documentos, y con la planeación de proyectos descriptivos.

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4.2 Descripción del proceso ACTIVIDADES PRINCIPALES · Registro primario · Conformación del estudio preliminar · Propuesta de seriación 4.2.1 Registro primario Recibido por el Archivo Histórico el acervo del caso, se someterá a una primera revisión que permita recoger datos para el mejor conocimiento de la masa documental, y elementos para aplicar los procesos técnicos que se requieran. Asimismo se irá concentrando información para el estudio preliminar.

La identificación requiere el acceso, en principio, a dos clases de datos: sobre los propios documentos y sobre la entidad o persona cuyos objetivos y actividades explican el origen y la conformación del acervo.

4.2.1.1 Caracterización documental En esta parte del registro se destaca la información general sobre el conjunto: procedencia, volumen y medios de control y localización, así como principales asuntos o materias contenidos; fechas extremas, y qué nombres propios se citan con frecuencia, ya sean personas (sobre todo emisores y receptores), entidades sociales o topónimos.

También se registran las características diplomáticas y/o tipos documentales más comunes, y otras clases de documentos que se encuentren adjuntas (folletos, libros, mapas, periódicos), y cuando sea relevante su mención, se especifican los soportes materiales (papel, acetato, cinta) o bien sus formatos (cassettes, diskettes, CD-Rom).

Finalmente, si existe alguna organización previa, se reconocen y consignan sus criterios y alcance.

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4.2.1.2 Información sobre la institución o persona Para el estudio de la institución —en el caso de los archivos de dependencias universitarias y similares— y del contexto en el que se acumularon los documentos, los datos a considerar son los nombres oficiales de la dependencia y de la entidad administrativa superior, así como la diagramación de su estructura organizativa (organigramas).

Los documentos normativos sobre sus funciones y actividades explican en gran parte el sentido de dicha estructuración, y permiten asociar unidades administrativas menores con cada actividad generadora de documentos.

Para archivos y colecciones particulares se recogen datos biográficos del personaje que generó o recopiló los documentos, principalmente los relativos a su trayectoria profesional, sus actividades públicas y, en general, los procesos de carácter histórico en los que haya participado.

4.2.2 El estudio preliminar Integrar un documento de análisis se considera básico para el conocimiento general de cualquier acervo, sobre todo para establecer la organicidad desarrollada al interior del mismo, lo cual nos facilitará su procesamiento.

La información para el estudio preliminar se obtiene fundamentalmente de los propios documentos, en especial de aquellos que revelan la estructura, las funciones y la normatividad del ente generador o los que se refieren, por otra parte, a la organización o a la transferencia del acervo; puede ser recomendable entrevistarse con quienes se encargaron de estos procesos y aun, cuando sea posible, con quienes generaron o bien recopilaron la documentación.

También se integrarán datos obtenidos en la bibliografía disponible sobre la institución o personaje que da nombre al conjunto.

Los resultados de esta investigación documental y bibliográfica se integran en un texto que describe el desarrollo de la entidad generadora en función de sus atribuciones o intereses, y de las actividades con cuyo desempeño se vincularon los documentos, revelando la estructura u

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organización que debió requerir la consecución de objetivos a lo largo de su trayectoria. Este análisis deberá comprender dos apartados principales: 4.2.2.1 Caracterización archivística Además de caracterizar en lo general al grupo documental: universitario o incorporado, institucional o personal, fondo o colección, debe explicarse su composición tipológica y su contenido informativo, para ocuparse luego de dos aspectos fundamentales: A. Estado de organización y descripción del conjunto, en caso de que se detecte alguna clasificación y/u ordenación; qué porcentaje de los documentos involucran; si existen instrumentos descriptivos, de qué tipo (relación documental, guía, inventario o catálogo) si funcionan o no, ý el porcentaje de la documentación así como las unidades archivísticas que se describen.

B. Antecedentes del acervo, que comprenden las vicisitudes de la documentación: con qué criterios se ha manejado y por parte de qué oficinas o personas; con qué carácter y en qué condiciones de almacenamiento; si el orden original ha sufrido cambios o el acervo estuvo expuesto a percances y de qué gravedad; si se realizaron valoraciones y depuraciones, o bien se desmembraron o desvincularon documentos, y en general toda información que nos permita un seguimiento detallado del grupo documental desde sus orígenes.

4.2.2.2 Análisis histórico-normativo La historia de la institución o la biografía de quien generó o acumuló los documentos destacará las actividades sustantivas, así como la forma en que se organizaron las funciones o los objetivos.

En el caso de una institución, se hará énfasis en la reglamentación y en la evolución de su estructura orgánica y funcional. Cuando se detecten cambios de denominación en las oficinas, o variaciones en la estructura y/o en las funciones y actividades de su competencia, conviene darles un seguimiento cronológico y consultar los instrumentos legales que expliquen los cambios.

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Si se trata de archivos particulares, la síntesis biográfica de quien generó o recopiló la documentación subrayará los principales intereses y realizaciones de su trayectoria personal, sean sus aspectos privados o su desempeño público.

Si bien no existen relaciones orgánico-funcionales que reconstruir en las colecciones documentales, será preciso establecer bajo qué criterios se formaron, así como las diversas fuentes, para organizarlas con base en lineamientos de agrupación lógicos, conservando cada colección como unidad documental. Estos criterios podrían ser la autoría de los documentos, su temática, su tipología o las características de su soporte.

4.2.3 Seriación Para concluir, deberán enumerarse las series resultantes del proceso de identificación, que constituyen el esqueleto de cualquier plan de organización y descripción del grupo documental, al establecer la relación entre los documentos y la entidad productora de los mismos.

La serie es el conjunto de documentos en el cual se materializan las tareas concretas de una entidad u organismo de la administración, a través de los tipos documentales referidos a un asunto o materia. La serie es el resultante de dos elementos esenciales: · El elemento orgánico que se identifica con la entidad productora, sea sujeto, oficina u organismo, · El elemento funcional que está muy relacionado con el tipo documental en que se hacen homogéneos los formatos, el contenido y muy regularmente, el soporte.

Con los datos obtenidos de la caracterización documental y de la institución o persona que acumuló los documentos, se pueden establecer las diversas unidades productoras de la documentación ya sean oficinas o entidades mayores y, con base en las competencias de cada una de ellas y en el análisis de los tipos documentales en que se materializan, realizar un repertorio de series documentales que serán, precisamente, el resultado de ambos elementos. Por ejemplo, expedientes de personal, correspondencia del director o de algún otro funcionario, presupuestos de la administración central, actas del Consejo Universitario, informes de la Secretaría Administrativa, etc.

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Este listado de series documentales será la columna vertebral de la clasificación de un fondo, pues en éstas se estará reflejando esa estructura orgánico-funcional de la institución así como la forma en que se establecen las relaciones entre los documentos, a partir de las actividades concretas materializadas en tipos documentales específicos.

4.3 Políticas generales · En los fondos que reúnan las condiciones que se marcan para las transferencias, la identificación se enfocará al reconocimiento de las series documentales. En el caso de los fondos desorganizados, el alcance de este proceso se extenderá a la reconstrucción de las series. · La identificación debe ser realizada por el o los archivistas que queden a cargo del fondo o colección y los resultados de la misma deben quedar plasmados en un estudio preliminar que dé cuenta del estado de la documentación, la entidad generadora y las relaciones entre ambas. · Las series resultantes del proceso de identificación serán la base para la aplicación correcta y puntual del principio de procedencia. · El estudio preliminar resultante de la identificación se anexará al respectivo expediente del fondo o colección en el Registro Central de Grupos Documentales del Archivo Histórico.

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Organizaciรณn

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5.1 Definición y objetivos Es el proceso que evidencia y en lo posible reconstruye la estructura orgánica de un archivo, mediante la asignación del lugar definitivo dentro del conjunto a cada uno de los grupos y/o piezas que lo componen, de manera que se represente la naturaleza del o los organismos que generaron el acervo. En el caso de colecciones documentales, se refiere a la manera de relacionar las unidades archivísticas que las integran, con criterios generalmente basados en las actividades y temática que originaron la recopilación.

La organización consta de dos etapas: clasificación y ordenación, y tiene por objetivos: · evidenciar o reconstruir la organicidad de un archivo, a partir de las relaciones funcionales y estructurales que de manera natural se producen entre los documentos durante su ciclo vital. · dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, mediante la aplicación del principio de procedencia y orden original en los fondos institucionales, o según lineamientos lógicos de agrupación, en el caso de las colecciones. · coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los documentos aportan mayor información si se encuentran integrados con su contexto.

5.2 Descripción del proceso ACTIVIDADES PRINCIPALES · Clasificación · Ordenación 5.2.1 Clasificación Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o —si se trata de un fondo particular— con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

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Se distinguen dos actividades en la clasificación: a) la elaboración de un cuadro clasificador a partir del estudio preliminar y de acuerdo con la estructura jerárquica y/o las funciones o actividades del ente generador o recopilador, y b) la aplicación física o conceptual del cuadro clasificador. La aplicación física consiste en la colocación de los documentos en su lugar correspondiente de acuerdo con los grupos y subgrupos establecidos en el cuadro. La aplicación conceptual se refiere a la asignación de claves archivísticas y topográficas en el cuadro de clasificación y en las unidades de instalación, sin que esto signifique reubicar físicamente la documentación.

La clasificación se efectúa después de que se distinguen las series documentales o, en su caso, tras la elaboración del estudio preliminar que establezca los elementos para la identificación de las mismas.

Se elabora un cuadro clasificatorio que permita sistematizar y estructurar, jerárquica y lógicamente, las funciones y actividades que propiciaron la creación y recepción de documentos, mismos que con la información de este cuadro se organizan intelectualmente, lo cual, confiere al conjunto su carácter orgánico.

Al jerarquizar grupos y subgrupos documentales, el cuadro de clasificación establece dos niveles: uno que se identifica con la organización o entidad generadora, a la cual corresponden las secciones y subsecciones del cuadro, y otro que se identifica con las actividades cuyo desempeño tendría por objeto dicha organización, y que se corresponden con las series documentales.

La clasificación se puede realizar a partir de algunos de estos elementos: a) la estructura orgánica b) las funciones c) los asuntos En el primer caso estamos hablando de una clasificación orgánica cuando refleje la estructura que la institución adoptó para cumplir con sus objetivos y funciones; se parte generalmente de los organigramas de la entidad.

La clasificación será funcional cuando la división de grupos y subgrupos se basa en las funciones o tareas que desempeñó una institución, independientemente de cómo se hayan organizado.

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La clasificación por asuntos se sustenta en la distinción de temas o materias que contiene un acervo y que, por no existir relaciones orgánicas entre sus partes, es la única posibilidad de darles coherencia, por ejemplo tratándose de colecciones documentales.

También puede aplicarse una clasificación mixta (orgánico-funcional), en los casos en que la entidad que acumula los documentos, se organiza de acuerdo con una estructura en la que varias actividades se corresponden con una sola dependencia u oficina o, por el contrario, cuando una sola función o actividad sea realizada por varias oficinas o dependencias.

Entre los fondos incorporados a los archivos universitarios es común encontrar documentos de los que no obedecen a una acumulación natural, producto de gestiones o desempeños específicos, sino a una voluntad personal que los ha reunido, por motivos específicos y a partir de diversas fuentes. En estos casos también puede intentarse una clasificación mixta, que entremezcle las actividades principales, el orden original y los temas a que se refiere la documentación.

Una vez definido el esquema o cuadro clasificatorio, los documentos deben separarse físicamente, si es que aún no tienen colocación adecuada, primero de acuerdo con los rubros más generales o secciones, y dentro de éstas —si se especifican— subsecciones, para finalmente separarlos de acuerdo con los asuntos o tipos documentales que formen series.

5.2.2 Ordenación La ordenación es la acción de unir secuencialmente la documentación, conforme a su natural relación, mediante criterios alfabéticos y/o cronológicos. Se aplica a las series sólo después de conocer las características de los documentos, cuya naturaleza constituye el factor fundamental en la selección de una unidad de orden; el archivista necesita desentrañar los elementos que relacionan unos documentos con otros, para agruparlos en expedientes y, dentro de éstos, establecer para las piezas documentales una secuencia tal que permita evidenciar la organicidad del conjunto.

Cada serie es distinta por naturaleza y, por tanto, la unidad de orden puede no ser homogénea entre sus expedientes, y la ordenación en general puede ser independiente en cada serie.

Se distinguen dos tipos de actividad en esta operación:

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5.2.2.1 Una ordenación intelectual que consiste en el análisis de la natural relación entre los documentos para determinar la unidad de orden que se aplicará en cada caso.

En el caso de ordenarse alfabéticamente, para los nombres de personas se considera primero el apellido paterno, luego el materno y finalmente el resto del nombre; si la ordenación es cronológica, la secuencia toma en cuenta, en primer término, el año o años en que se originó el documento o el expediente, después los meses y finalmente los días.

5.2.2.2 Una ordenación física que aplica los criterios elegidos, colocando los documentos en sus respectivas unidades de instalación y en los contenedores apropiados, con el objeto primordial de disponer sus lugares naturales y definitivos, lo cual permite una efectiva localización y facilita cualquier tratamiento.

El proceso debe orientarse en dos sentidos: a) la adecuada preservación física del acervo, y b) el control riguroso de su custodia y su consulta, mediante claves de organización que se anotarán tanto en las unidades archivísticas como en las de instalación. Para tales efectos, se contemplan las siguientes actividades específicas: A. Guar da es la colocación de los documentos en carpetas y cajas adecuadas, en tamaño Guarda y condición, para su resguardo; estas unidades de instalación de los expedientes deberán exhibir los datos que permitan su utilización y faciliten la reintegración de su secuencia de orden: 1. Nombre del fondo de pertenencia 2. Subclases correspondientes: sección, subsección y serie 3. Expedientes contenidos en la unidad 4. Fechas extremas 5. Número progresivo de la unidad

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Cada expediente o cada pieza suelta, si es el caso, se colocan en una carpeta que los proteja y facilite su localización para el servicio al público; en la carpeta deberán anotarse también los datos archivísticos y topográficos: 1. Nombre del fondo de pertenencia 2. Subclases correspondientes: sección, subsección y serie 3. Documentos contenidos en el expediente 4. Fecha o fechas extremas 5. Número progresivo del expediente 6. Número progresivo de la caja que lo contiene 7. Folios inicial y final de los documentos.

B. Signaturación es la anotación de datos en un lugar predeterminado del documento; esta tarea permite la identificación archivística de cada una de las piezas, y consiste en aplicar ciertas claves que facilitan su control y localización: 1. Siglas del fondo 2. Número de caja 3. Número de expediente 4. Número de documento Las anotaciones deberán hacerse con lápiz, en el reverso de cada folio, de preferencia en el lado inferior izquierdo.

C. Foliación es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental, y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.

Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción.

Tanto la signaturación como la foliación se harán al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

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5.3 Políticas generales · Para los efectos del presente capítulo, se definieron algunos elementos que consideramos básicos para la aplicación adecuada del proceso de organización: Archivo Ar chivo es el conjunto de documentos que se acumulan en el proceso natural de una gestión administrativa realizada por una persona o institución pública o privada, y que se conserva respetando su procedencia y orden originales, para servir de testimonio e información o como fuente para la historia.

Fondo es un conjunto de documentos generados dentro de la estructura funcional de un organismo y en el ejercicio de su competencia, establecido como una unidad archivística conforme al principio de procedencia y, en caso necesario, a la conveniencia de darle un tamaño y carácter adecuados para realizar las tareas de organización, descripción y difusión.

Colección documental es la agrupación de documentos que no responde a una gestión institucional o personal, sino a intereses específicos. Suelen reunir piezas cuya relación está determinada por el tema o asunto, y generalmente proceden de fuentes diversas, por lo que no mantienen una estructura orgánica ni responden al principio de procedencia.

Sección es una primera división del fondo que contiene una o varias series, correspondiente a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos de procedencia. En el caso de los fondos o colecciones de particulares, se refiere a las principales líneas de funcionamiento o actividad de quien generó o recopiló los documentos.

Subsección es una división de la sección y responde a la forma estructural en que la institución o dependencia distribuye sus funciones. Si el organismo productor posee una estructura compleja, cada sección puede tener tantos grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la organización hasta la unidad administrativa más pequeña.

Sección facticia es una agrupación documental creada en un archivo por motivos de conservación o instalación, determinados habitualmente por la tipología o el soporte de las piezas, aunque también por razones subjetivas para destacar la importancia de un tema.

Serie es el conjunto de documentos generado por un mismo proceso administrativo, competencia de una instancia administrativa específica. Cada serie documental suele respon-

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der a la conjunción de unidades archivísticas que atienden asuntos o materias similares, o bien conformadas por tipologías documentales específicas.

Expediente es la unidad archivística integrada por los documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. archivo Documento de ar chivo es el testimonio material de un hecho o acto, elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal y que encuentra pleno sentido en tanto ocupa un lugar determinado dentro del conjunto archivístico. · El cuadro o esquema de clasificación constituye la base de cualquier tarea de organización, deberá elaborarse con la información recabada durante el estudio preliminar y fundamentarse en el principio de procedencia y orden original, elemento metodológico fundamental en la clasificación de fondos documentales. · El principio de procedencia y orden original establece que los documentos deben conservarse dentro del fondo al que naturalmente pertenecen y dentro de éste, conservar la ordenación interna que tuvo durante su periodo activo. · En caso de que la documentación ingrese con una clasificación y ésta sea congruente con los principios archivísticos y sirva a los fines del servicio en el Archivo Histórico, después del estudio preliminar se procederá a su descripción y puesta en servicio. · En caso de que exista una organización previa de los materiales y ésta no obedezca al principio de procedencia y orden original pero permita brindar un adecuado servicio al público, este principio deberá aplicarse mediante una clasificación conceptual con base en el cuadro respectivo. · La clasificación orgánica se preferirá para los fondos que corresponden a instituciones vigentes, donde se puede presumir que la estructura ha sufrido modificaciones mínimas. · La clasificación funcional se preferirá para los fondos de instituciones de larga duración, cuyo funcionamiento sugiere cambios en su estructura, de tal forma que resulta difícil establecer una continuidad organizativa. · La clasificación temática sólo es aceptable para las colecciones de documentos y las secciones facticias de los fondos.

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· Las secciones en los cuadros de clasificación deberán jerarquizarse conforme a la estructura orgánico-funcional de la institución o dependencia o, en su defecto, disponerse a partir de criterios cronológicos. · La estructura jerárquica de los grupos y subgrupos documentales se hará evidente en los cuadros de clasificación anotando el nombre de las secciones con mayúscula compacta, antecedidas de un número; el de las subsecciones con mayúscula inicial y un número subordinado. Por su parte, los nombres de las series documentales se escribirán con minúsculas precedidas solamente de un guión. (véase el ejemplo de presentación de un cuadro de clasificación en los formatos correspondientes). · Aun cuando una institución sea similar a otra, su cuadro de clasificación es único pues corresponde a una estructura orgánico funcional específica y a grupos documentales precisos; sin embargo, pueden consultarse otros esquemas de clasificación y tomarse como referencias para definir ciertos elementos de uno nuevo. · El cuadro de clasificación inicial podrá variar en la medida en que se realice la organización, pues el conocimiento más exacto de los documentos y de su contexto puede dar la pauta para añadir o quitar secciones, subsecciones y series. · Las subseries, utilizadas en algunos archivos son elementos que hacen descender la clasificación a particularizaciones tipológicas o temáticas no deseables ya que hacen de la clasificación una tarea muy laboriosa y difícil, por lo que deberán utilizarse sólo en casos especiales. · La ordenación debe aplicarse con independencia a cada serie documental dentro del fondo o sección. La documentación dará la pauta para determinar la unidad orden que se ha de aplicar. · Existen unidades de orden, distintas de la data cronológica o el alfabeto, que solamente se podrán aplicar en las colecciones de documentos (soporte, técnica de elaboración, formato, etc.). · Cuando un documento —por su tamaño o su soporte— requiera de una guarda especial para su conservación, se separará físicamente de los demás documentos pero conservará el lugar archivístico que le corresponde de acuerdo al principio de procedencia y orden original.

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5.4 Anexos y formatos 5. 4. 1 NIVELES DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE UN FONDO FONDO

SECCIÓN

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

SERIE

PIEZA DOCUMENTAL

SERIE

SERIE

EXPEDIENTE

PIEZA DOCUMENTAL

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

PIEZA DOCUMENTAL

5.4.2 CUADRO DE CLASIFICACIÓN

FONDO COLEGIO DE SAN ILDEFONSO 1. RECTORÍA 1.1. Constituciones 1.2. Visitas 1.3. Superiores órdenes –decretos de gobierno –edictos, bandos y proclamas, hemerografía

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–órdenes de la iglesia –órdenes dirigidas al Colegio 1. 4. Asuntos de alumnos –matrícula –licencias de alumnos –certificados expedidos por el Colegio –salidas de alumnos 1.5. Becas –noticias y fundación –becas ordinarias –becas reales –becas nacionales –becas de oposición –becas de gracia o limosna –becas de diezmo –becas de capilla –becas de biblioteca –restitución de becas 1. 6. Vida académica –junta de catedráticos –memoriales –noticias de cátedras –registro de catedráticos –oposiciones a cátedras –nombramientos 1. 7. Obras pías y Capellanías –noticias de obras pías –noticias de capellanías –Colección José Nicolás de Olaez –Colección Antonio Joaquín de Rivadeneyra

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1. 8. Correspondencia –inventarios 2. SECRETARÍA 2.1. Información de alumnos –expedientes de ingreso –partidas de bautismo –certificaciones de estudio –solicitudes de ración y pensión –boletas de matrícula –expedientes de exámenes –invitaciones a sustentación de exámenes –sustentación de exámenes –disertaciones –dispensas y concesiones para exámenes y/o cursos –solicitudes y recibos por devolución de documentos 3. MAYORDOMÍA 3.1. Ingresos y egresos –cuentas generales –presupuestos de caja –juicios y visitas –correspondencia 3. 2. Gastos –alimentos y despensa –honorarios y sueldos –becas y capellanías –cátedras y gabinetes -secretaría -enfermería

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–capilla –impuestos y contribuciones judiciales –obras y reparaciones –extraordinarios 3.3. Colegiaturas –saldadas –adeudos y condonos 3.4. Contabilidad de propiedades –censos activos –censos pasivos –cargo y data –arrendamientos –venta y cesiones –compra-venta de esclavos 4. COLEGIO DE CRISTO 4.1. Fundación 4.2. Informes de visitadores 4.3. Vida académica –información varia –becas –expedientes de alumnos 4.4. Vida administrativa –fincas –arrendamientos –hacienda de Acamilpa –censos –correspondencia 4.5. Incorporación a San Ildefonso

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Descripciรณn

6

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6.1 Definición y objetivos La descripción es la enumeración de los principales elementos formales e informativos de los documentos, que permite conocer sus rasgos determinantes y, de manera general, las características estructurales y funcionales de la institución que les dio origen, o bien las actividades o temas desarrollados por el personaje que los generó o recopiló. Los objetivos de la descripción son: -proporcionar información acerca de la institución o persona que acumuló los documentos, -mostrar a los usuarios de manera rápida y sencilla el contenido de un fondo o de una colección documental, y -auxiliar en el manejo interno de la documentación, por medio de instrumentos de control (p. ej. relaciones de traslado, catálogos de disposición documental e índices).

6.2 Descripción del proceso ACTIVIDADES PRINCIPALES · Elaboración de instrumentos descriptivos · Automatización 6.2.1 Elaboración de instrumentos descriptivos Los instrumentos descriptivos que se elaboran para fondos y colecciones —tanto textuales como gráficos— son: guías, inventarios y catálogos.

La descripción debe ir de lo general a lo particular; describir primero la totalidad y después cada una de sus partes constitutivas. La unidad de descripción más amplia es el archivo que puede estar constituido por fondos y colecciones, a los que corresponde, como nivel de descripción, la guía.

Los fondos y colecciones están formados por secciones —a su vez divididas en series— que requieren otro nivel de descripción: el inventario.

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Las series están integradas por unidades archivísticas compuestas (expedientes) y/o simples (piezas documentales) a las cuales corresponde el catálogo como instrumento descriptivo.

Los índices son instrumentos auxiliares de los inventarios y catálogos.

Para caracterizar en general los instrumentos descriptivos, se han adaptado a nuestras circunstancias los elementos que estableció la Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD (G) por sus siglas en inglés (ver anexos).

6.2.1.1 Guía La guía es un instrumento de consulta que registra y proporciona información panorámica sobre la formación y contenido de los acervos de un archivo, o bien de un fondo o una colección en particular, con el objetivo de orientar y auxiliar en la búsqueda de la información, de manera muy general y sin descender al detalle. Se contemplan dos tipos: A. Las guías generales son instrumentos de consulta que dan información global sobre todos los fondos y colecciones que guarda el Archivo. De acuerdo con la

ISAD (G),

una guía

general comprendería los siguientes elementos: 1. Nombre del Archivo y clave asignada (código de referencia).

2. Desarrollo histórico.

3. Caracterización de cada uno de los grupos documentales que resguarda, con los siguientes datos: · síntesis histórica del grupo y forma de ingreso al Archivo · asuntos o materias principales del contenido · fechas extremas, señalando las predominantes, así como las lagunas cronológicas significativas · volumen en metros lineales, en cajas o en piezas documentales (diapositivas, rollos, videos y otros) · estado de organización y descripción · estado de conservación · restricciones de consulta (especificar las causas).

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4. Horarios y condiciones de consulta.

5. Servicios que ofrece el Archivo.

6. Domicilio, teléfono y otras formas de comunicación.

7. Nombre(s) del(os) responsable(s) del Archivo.

B. Las guías específicas son aquellas que dan información, de manera particular, sobre el contenido de un fondo o colección, y contemplan los siguientes elementos de descripción: 1. Clave del fondo o colección con la que se consigna en el Registro Central de Grupos Documentales.

2. Nombre completo del grupo documental.

3. Historia administrativa o biografía de la entidad productora del archivo. Se proporciona una reseña histórica o datos biográficos de quien acumula el fondo o colección, para situar los documentos en su contexto; se debe recabar de manera concisa cualquier información significativa sobre el origen, transformación, desarrollo, objetivos, actividades y funcionamiento del(os) organismo(s), o sobre la vida y actividades del(os) personaje(s) productor(es) de los documentos.

4. Resumen del contenido informativo del fondo o colección.

5. Forma de ingreso (transferencia, compraventa o donación), anotando los nombres de las personas o instituciones responsables de los actos jurídicos, así como las fechas en que se efectuaron.

6. Nuevos ingresos. Cuando se trata de un fondo abierto, se debe informar si se esperan nuevas transferencias y, de ser posible, especificar las fechas en que se verificarán.

7. Años extremos de la documentación. En caso de que existan, deberán anotarse fechas predominantes o lagunas significativas, ejemplos: (predominan 1767-1867) (laguna 15251588).

8. Volumen. Deberá expresarse en metros lineales, en cajas archivadoras o en piezas documentales, ejemplos: 4.20 m. 35 cajas 128 fotografías 3 rollos de película 124 videocasettes.

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9. Características físicas. Se indicarán los formatos, soportes, y otras cualidades que a juicio del archivista sea necesario registrar, así como cualquier detalle físico o condición que pudiera afectar la consulta de los documentos.

10. Valoración, selección y eliminación. Especificar, en su caso, los criterios que se aplicaron en dichas operaciones.

11. Datos sobre la organización y descripción del material documental, es decir, aquéllas referencias que a juicio del archivista sean importantes para facilitar al investigador la consulta de los documentos; por ejemplo: · todas o las principales secciones y series del fondo (de estas últimas, la forma en que fueron ordenadas) · porcentaje de la documentación organizada y descrita · cuadro de clasificación en caso de que exista · ficha bibliográfica de los instrumentos descriptivos publicados o los datos sobre los inéditos, mencionando el nivel de descripción y las secciones o series descritas.

12. Condiciones de acceso que afecten la disponibilidad del fondo o colección, indicando el periodo de restricción de la consulta y la fecha en que los documentos serán accesibles.

13. Derechos de autor y normas sobre reproducción que regulan la utilización del fondo o colección.

14. Fuentes complementarias del grupo documental en otros archivos.

15. Existencia de copias, especificando si el fondo o alguna de sus partes están disponibles en otro soporte.

16. Observaciones que a criterio del archivista deban ser destacadas y no se mencionen en los puntos anteriores.

6.2.1.2 Inventario Es el instrumento que describe un fondo, colección o sección tomando las series como unidades descriptivas y sus objetivos son: –reflejar, a partir de las series documentales, la estructura, organicidad, funciones y actividades de quien recopiló la documentación, sea institución o persona, y –servir como instrumento de control de la documentación y, asimismo, coadyuvar en la consulta de la información que ésta contiene

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Para su presentación, además de la información requerida para las guías específicas (números 1 al 16), que servirá como descripción global del fondo o colección, el inventario deberá consignar los siguientes datos: 17. Los años extremos de cada serie descrita, consignando los predominantes y/o lagunas cronológicas.

18. Entrada descriptiva o resumen: breve registro del contenido informativo de cada una de las series en el que deberán anotarse los asuntos recurrentes y los principales tipos documentales, emisores y receptores, y materias y/o asuntos.

19. Nombre de cada serie 20. Ubicación topográfica: número(s) de caja, de expedientes y de folios.

6.2.1.3 Catálogo Es el instrumento que describe el contenido de todas y cada una de las unidades archivísticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran una serie, una sección, un fondo o una colección. Sus objetivos también son servir como medida de control y auxiliar en la localización de la información, orientando al usuario, de manera pormenorizada, sobre el contenido de los documentos y sus características particulares.

Además de los elementos ya señalados respecto de instrumentos más generales, los datos básicos de las fichas catalográficas son: 21. Número progresivo de ficha, del cual se valdrá el índice para ubicar nombres propios, corporaciones y materias.

22. Fecha completa (año, mes, día), en caso de describir piezas documentales; cuando la unidad de descripción sea el expediente, deberán consignarse sólo fechas extremas.

23. Lugar(es) de emisión del documento (ciudad y, en su caso, país).

24. Entrada descriptiva compuesta de los siguientes elementos: A. En caso de fondos y colecciones textuales: –tipo(s) documental(es)

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–nombre(s) del (os) emisor(es) y receptor(es), consignando su(s) profesión(es), oficio(s) o cargo(s) –asunto(s) o resumen informativo B. En caso de secciones y colecciones gráficas: –clase de documento y/o género –título –asunto y/o tema –personajes –autor (diseñador, impresor, dibujante, productor, director, créditos) 25. Observaciones (deberán escribirse entre paréntesis) A. En caso de fondos y colecciones textuales, podrán referirse a: –estado físico –registro de firmas y elementos de autenticación –tradición documental –características del documento fuera de lo común.

B. En caso de secciones y colecciones gráficas, a: –estado físico –formato –escala –técnicas –color –duración –idioma –reconocimientos –características del documento fuera de lo común 26. Ubicación archivística del documento: –siglas del fondo –sección –subsección –serie 27. Ubicación topográfica: –unidad de instalación (número de caja, planero, gabinete, estante, etc.)

–número de expediente y/o

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–número de documento –fojas

6.2.1.4 Índice Es un listado de palabras y/o términos controlados y normalizados mediante representación alfabética (nombres de personas, lugares, temas y corporaciones) consignados en los instrumentos descriptivos y en la documentación.

Es un elemento adicional de los instrumentos de consulta, cuya finalidad es facilitar aun más la consulta al abreviar la descripción. El índice así entendido, puede ser de dos tipos: –el que reúne las voces citadas en el instrumento de control (inventario o catálogo), y –el que además de estas voces incluye otras consignadas en los documentos descritos.

El orden alfabético de las voces debe estar acorde con el diccionario de la Real Acade-

mia de la Lengua Española y presentarse a manera de listado, registrando los nombres o temas, seguidos del número de la ficha descriptiva o de la página donde se encuentren.

Es común la elaboración de índices generales, que sistematizan nombres de personas, corporaciones, lugares y materias.

6.2.2 Automatización Un programa de automatización en los archivos universitarios debe comprender tres vertientes: gestión y control de documentos y de usuarios, consulta sistematizada de los instrumentos descriptivos a través de bases de datos, y reproducción de los documentos en soportes alternativos.

Automatización de los instrumentos descriptivos Con el fin de aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología moderna en cuanto a la agilización en la búsqueda de la información, como actividad complementaria a la descripción, pueden implantar sistemas integrales de consulta automatizada de los fondos y colecciones.

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El proceso mediante el cual la información contenida en los instrumentos descriptivos se introduce en un sistema computarizado, con el fin de agilizar la localización de datos, facilitando las labores de investigación, comprende varias actividades: · elección del software y del hardware · normalización de los instrumentos descriptivos que se decida ingresar al sistema · captura de los instrumentos ya normalizados · revisión de la captura · diseño de la base de datos para cada instrumento · respaldo de las bases de datos · incorporación de las bases de datos al sistema integral · diseño de un interfase de consulta · registro de altas y bajas de los instrumentos descriptivos en el sistema.

El objetivo de la automatización es en este caso, agilizar la consulta de los acervos documentales y normalizar los procedimientos de descripción y publicación de los datos contenidos en los documentos.

El primer paso para la automatización de los instrumentos descriptivos consiste en la realización de un diagnóstico de los mismos, para establecer la posibilidad de su ingreso en el sistema integral de consulta automatizada.

Es necesario considerar que los instrumentos descriptivos en una institución archivística pudieron ser elaborados en distintas épocas y por diversas personas, por lo que puede no haber homogeneidad en los elementos y en las formas de presentar la información que contienen los grupos documentales. Esta situación no debe verse como un impedimento para la incorporación de esos instrumentos en el sistema integral de consulta pues, si bien se requiere de mayor trabajo, es posible normalizarlos con base en una ficha modelo —creada ex professo— y posteriormente supervisar su captura mediante alguno de los programas elegidos para la base de datos general.

La normalización de instrumentos consiste en aplicar los criterios homogéneos e invariables establecidos en los elementos (números 21 al 27) de la descripción archivística para los catálogos, plasmados en la ficha modelo de automatización (véase anexo). El proceso de normalización supone una serie de actividades :

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1. cotejar el instrumento descriptivo con los documentos de referencia, con el fin de optimizar la confiabilidad de la descripción; 2. revisar en forma minuciosa los elementos informativos de las fichas que integran el instrumento, para detectar omisiones en elementos como fechas, nombres y datos archivísticos o topográficos, y para verificar el orden progresivo en la numeración y estandarizar, en lo posible, la extensión de los resúmenes 3. unificar el orden jerárquico y la estructura de los elementos descriptivos, a partir de la ficha modelo de automatización; 4. unificar criterios de redacción. Concebido como un proceso de edición, el programa de automatización incluye la revisión cuidadosa de la forma en que se presenta el contenido informativo (resumen) de los documentos que se describen, y 5. revisar la captura para cerciorarnos de que no se ha incurrido en errores u omisiones que alteren el sentido y contenido de la descripción.

Una parte importante del sistema integral de consulta es el interfase diseñado conjuntamente por archivistas y técnicos en computación, de acuerdo con las posibilidades, los requerimientos de consulta y los principios archivísticos, lo cual permite al usuario acceder a la información de dos maneras: a) De lo general a lo particular, a partir del listado de los grupos documentales que integran el archivo, por el cual se accede a información sobre cada uno de ellos en una cédula que contiene los elementos descriptivos de una guía, ofreciendo datos acerca del estado de descripción de ese grupo documental y, en su caso, el acceso mismo a los instrumentos respectivos. Se cumple así con el principio de descripción multinivel, que establece que ésta debe partir de las unidades archivísticas mayores, y seguir con las intermedias hasta llegar a las menores. b) Pero también se puede obtener información de lo particular a lo general; partir de un dato específico, un nombre, fecha, lugar o tema, del cual se puede hacer un rastreo por todas las bases que conforman el sistema, para buscar dicho dato en los diversos grupos documentales del archivo.

El programa integral de consulta se relaciona con el programa sistemático de digitalización de documentos fotográficos para establecer los nexos correspondientes, de manera que se pueda automatizar la consulta de imágenes.

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6.3 Políticas generales · El programa descriptivo debe estar respaldado por la teoría archivística y considerar prioritarias las necesidades de la institución. Debe contemplar los recursos humanos y económicos disponibles, así como la preservación de los materiales documentales y las exigencias del servicio al público. · Las guías, los inventarios y catálogos deben tener como base los elementos generales establecidos en la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). · El principio de procedencia determina una relación estrecha de los niveles de organización de un grupo documental con los niveles de su descripción: para un fondo o colección no clasificado ni ordenado puede elaborarse una guía, mientras que a un conjunto que sólo esté clasificado le corresponde un inventario y, finalmente, si ya fue clasificado y ordenado también es susceptible de ser catalogado. · Antes de realizar un inventario o un catálogo debe elaborarse una guía específica del fondo o colección. · El inventario describe cada una de las series de un fondo o colección, y no informa en particular sobre expedientes o piezas documentales. · El catálogo describe cada uno de los expedientes o de las piezas documentales de un archivo, una sección o una serie. · La automatización deberá estar siempre supeditada a los criterios archivísticos y vinculada de manera directa con los procesos de descripción. · La automatización deberá entenderse como el aprovechamiento de las ventajas que las nuevas tecnologías nos presentan, sin menoscabo de los conceptos y métodos propios de la archivística, tratando de aplicar siempre los principios fundamentales como el de procedencia y orden original y el de la descripción multinivel, y verificar que estos se apliquen en la automatización a partir de nuestros conocimientos y experiencias. · Las tareas de los archivistas en la automatización, requerirán de procesos previos que garanticen que ésta, muestre la esencia misma del trabajo archivístico, es decir, que los grupos documentales reflejen el sentido de organicidad del material de archivo.

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· La automatización deberá atender y aplicar, en lo posible, los elementos de las normas internacionales de descripción dictadas por el Consejo Internacional de Archivos. · Los instrumentos de consulta manual ya existentes, se incorporarán al sistema integral de consulta previa normalización en la que se buscará homogeneizar los elementos de las fichas descriptivas en cuanto a la ortografía y redacción y se verificará la vigencia del instrumento en lo relativo a la veracidad de sus datos, especialmente topográficos. · Los instrumentos descriptivos pueden elaborarse de manera directa con el equipo de cómputo escogido para el programa, por parte de los encargados del procesamiento técnico de los documentos. · El sistema integral de consulta, implica el establecimiento de un conjunto de programas relacionados, que contemple las diversas bases de datos, tanto de documentos textuales como de gráficos para presentarlos de manera integrada en un sólo sistema. · Para las bases de datos de los instrumentos descriptivos, se utilizará el programa MICRO CD/ISIS ya que se considera el más adecuado por sus características técnicas, su sencillez en el manejo y su utilización en otros archivos históricos, lo que facilita la comunicación con otras instituciones archivísticas. · La estructura de las bases de datos para cada uno de los instrumentos descriptivos que alimentarán el sistema integral de consulta, será definida de acuerdo con la ficha modelo creada para tal efecto, y la extensión de los campos se establecerá de acuerdo con las características de cada instrumento. · Sólo podrán ingresar al sistema de consulta automatizado, las bases de datos que correspondan a instrumentos descriptivos completos, concluidos de acuerdo con los criterios descriptivos del archivo histórico, con los elementos de la ficha modelo de automatización y con los requerimientos del sistema. · Será necesaria una constante revisión, y en su caso actualización, del sistema integral de consulta automatizada, en cuanto al software y hardware utilizados. · Será necesario establecer mecanismos de respaldo de las bases de datos desde su captura inicial hasta su transferencia a MICRO CD/ISIS, con el fin de proteger la información contenida en las mismas y evitar que algún problema técnico pueda alterar o desaparecer su contenido.

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6.4 Anexos y formatos 6. 4.1 ELEMENTOS DE LA NORMA GENERAL INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. ISAD (G) 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Código (s) de referencia 1.2. Título 1.3. Fecha (s) 1.4 Nivel de descripción 1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones)

2. ÁREA DE CONTEXTO 2.1 Nombre del o de los Productor(es) 2.2 Historia institucional/Reseña biográfica 2.3 Historia archivística 2.4 Forma de ingreso

3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1 Alcance y Contenido 3.2 Valoración, Selección y Eliminación 3.3 Nuevos Ingresos 3.4 Organización

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4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO 4.1 Condiciones de acceso 4.2 Condiciones de reproducción 4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación 4.4 Características físicas y requisitos técnicos 4.5 Instrumentos de descripción

5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.1 Existencia y localización de los originales 5.2 Existencia y localización de copias 5.3 Unidades de descripción relacionadas 5.4 Nota de publicaciones. Bibliografía

6. ÁREA DE NOTAS 6.1 Notas

7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN 7.1 Nota del archivero 7.2 Reglas o Normas 7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es)

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6.4.2 EJEMPLOS DE FICHAS DE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS 6.4.2.1 FICHA DESCRIPTIVA PARA LA GUÍA GENERAL (Se incluyen ejemplos tomados del Archivo Histórico de la UNAM) COLECCIÓN FOTOGRÁFICA CARLOS LAZO BARREIRO El arquitecto Carlos Lazo nació en la ciudad de México en 1917, estudió arquitectura en la Universidad Nacional Autónoma de México y se graduó en 1939 con la tesis Planificación y arquitectura rural en México. En 1941 obtuvo la beca Delano Aldrich para estudiar urbanismo en Estados Unidos y, posteriormente publicó la revista Construcción y dio clases en la Universidad y en el Politécnico.

Durante el gobierno del presidente Miguel Alemán fue oficial mayor de la Secretaría de Bienes Nacionales (1947), Consejero de la Presidencia de la República (1949) y gerente general de la construcción de Ciudad Universitaria (1950), que concluyó en un lapso de 24 meses.

En el gobierno del presidente Adolfo Ruiz Cortínez asumió la Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas, en la cual diseñó un amplio plan de redes de comunicación que se concretaron en la planificación urbana de Monterrey, Ensenada y Tlalnepantla, en los planes reguladores de Acapulco y en el viaducto Miguel Alemán en el Distrito Federal.

Presidió la Sociedad de Arquitectos Mexicanos (1951), el VIII Congreso Panamericano de Arquitectos (1952) y el Congreso Extraordinario de Carreteras (Washington, 1953). Murió en 1955.

Su colección fotográfica fue comprada en 1995 al señor Saúl Molina Barbosa, fotógrafo que estuvo al servicio del arquitecto. La temática incluye el proceso de construcción de Ciudad Universitaria, planos y maquetas, y visitas a la obra por funcionarios y extranjeros distinguidos, así como actividades del titular de la Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas y todo tipo de eventos: conferencias, congresos, exposiciones, inauguraciones y festejos y escenas de los Juegos Panamericanos.

Fechas extremas: 1950-1955 Volumen: 4,119 negativos de acetato de celulosa.

Estado de organización: organización parcial Estado de descripción: no cuenta con instrumento de consulta.

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6.4.2.2 FICHAS DE INVENTARIO FONDO UNIVERSIDAD NACIONAL Sección Rectoría ENTRADA DESCRIPTIVA

AÑOS

SERIES

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA

Registros

Cajas 163-169

de

Exps.

correspondencia

892-91410,125 Fs.

Minutarios de la correspondencia emitida por la rectoría de la UNAM a diferentes personajes como: Julio Ibarra, director general de Intercam-

1969 — 1972

bio Académico y Cultural; Miguel González Avelar, director general del profesorado; Agustín Ayala Castañares, director del Instituto de Biología; Carlos Campillo Sainz, director de la Facultad de Medicina; Gastón García Cantú, director general de Difusión Cultural; Roger Díaz de Cossio, coordinador de la Investigación Científica de la UNAM, y otros,

de salida.

para tratar asuntos relacionados con las dependencias que representan.

Circulares de la Secretaría Auxiliar de la UNAM emitidas por los licenciados Fernando Solana, secretario particular de la rectoría y Jorge Ampudia, secretario general auxiliar, a los directores de las faculta-

1966 — 1972

des, escuelas, institutos y otras dependencias de la UNAM, relativas, entre otros asuntos a: –las relaciones académicas entre la UNAM y el Instituto Politécnico Nacional

Colección

Cajas 170

de

Exps.

circulares

915-926441 Fs.

–los artículos primero y segundo del Reglamento General de Inscripciones, –la creación del Departamento de Registro Presupuestal, dependiente de la Dirección General de Administración –los títulos, ramos presupuestales y claves que deben ser utilizados en la documentación por las dependencias.

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6.4.2.3 FICHA DE CATÁLOGO (Documento textual) CATÁLOGO 1. 145 2. 1825, enero 2 3. Ciudad de México 4. Petición de José María Torres, rector del colegio de San Ildefonso, a Juan Guzmán, encargado del despacho de Estado y Relaciones, para que se otorgue presupuesto a fin de pagar el salario del catedrático de física del Colegio 5. (papel sellado, firmado) 6. CSI Rectoría Vida Académica noticias de cátedra 7. Caja 56 Exp. 132 Doc. 25 Fo. 15

6.4.2.4 FICHA DE CATÁLOGO (Documento gráfico) CATÁLOGO 1. 0758 2. s/f 3. Jalisco 4. Fotografía de grupo. Grupo de alumnos. Portan bandas al pecho con la leyenda “Viva Cristo Rey”. Pertenecen a la escuela de Huejuquilla bajo la tutela del padre Mateo Correa, quien respaldaba el movimiento cristero. Sin autor.

5. (en buen estado de conservación, 5x3", plata sobre gelatina, B/N) 6. Fondo ARA /Sección gráfica /Serie Cristeros en el estado de Jalisco

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7. Exp. 48 Doc. 758 8. Cesuito/ Fondos digitalizados/AAR/758

6.4.3 FICHA MODELO PARA LA AUTOMATIZACIÓN CAMPOS: 1. No. de ficha 2. Fecha (año, mes y día) 3. Lugar (ciudad y en su caso, país donde se emite el documento) 4. Entrada descriptiva: A. En caso de acervo documental, elementos: –tipo documental –emisor (con características enunciadas en el documento)

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–receptor (con características enunciadas en el documento) -asunto(s) B. En caso de acervo gráfico, elementos: –clase documental y/o género –título –asunto y/o tema –personajes –autor (diseñador, impresor, dibujante, productor, director, créditos) 5. Observaciones: A. En caso de Acervo Documental, elementos: –estado físico –registro de firmas y elementos de autenticación –tradición documental –características del documento fuera de lo común B. En caso de Acervo Gráfico, elementos: –estado físico –formato –escala –técnica –color –duración –idioma –reconocimientos-características del documento fuera de lo común (Las características comunes de los documentos se anotarán en la introducción de los instrumentos descriptivos) 6. Ubicación Archivística: –siglas del fondo o colección –sección –serie 7. Ubicación Topográfica –unidad de instalación (caja, planero, gabinete, estante) –expediente

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–documento –fojas 8. Dirección de imagen (en caso de que exista)

6.4.4 REGISTRO DE ALTA Y BAJA DE BASES DE DATOS EN EL SISTEMA INTEGRAL DE CONSULTA AUTOMATIZADA FONDO O COLECCIÓN

INSTRUMENTO NOMBRE DE LA BASE

NÚMERO DE REGISTROS

FECHA DE ALTA Y DE BAJA

OBSERVACIONES

AUTOR DEL INSTRUMENTO

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ReprografĂ­a

7

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7.1 Definición y objetivos Es el concepto que engloba un conjunto de técnicas que permiten la obtención de reproducciones fotográficas de originales planos (fotografías, negativos, diapositivas, pinturas, impresos, manuscritos, carteles etc.) y que comprenden, entre otras técnicas, la reproducción fotográfica convencional, la restauración óptica, la microfilmación, la reproducción xerográfica y la digitalización.

La reprografía se auxilia de la sensitometría, la densitometría y la química para la caracterización, evaluación y monitoreo, de cada una de las técnicas que se utilizan en la reproducción documental.

La sensitometría es el estudio de la respuesta de las emulsiones fotográficas a la exposición y al revelado, y la densitometría es la técnica de medición de las densidades de plata de una imagen fotográfica revelada; ambas se basan en la elaboración e interpretación de una gráfica de las densidades, conocida como curva densitométrica o curva H y D. La química ayuda en la evaluación de la permanencia de los materiales finales obtenidos, así como para la realización de procesos particulares que requieran algún tratamiento químico.

Con base en estas técnicas se obtiene la información requerida en la caracterización, evaluación y optimización de cada uno de los procesos reprográficos.

Los objetivos de la reprografía son: – Conservar los documentos originales a través de soportes alternativos en que se deposita la información contenida en aquellos, lo que reduce su manipulación, estableciendo mayores perspectivas de perdurabilidad.

– Proporcionar un mejor servicio a los usuarios del Archivo Histórico mediante la consulta del contenido informativo de los documentos con la presentación de reproducciones calificadas de los documentos originales.

– Llevar a cabo la difusión de los diversos tipos documentales que componen el archivo histórico utilizando técnicas reprográficas.

– Establecer sistemas que garanticen una alta calidad de reproducción así como una máxima permanencia de las reproducciones mediante pruebas, controles y monitoreos densitométricos, sensitométricos y químicos.

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7.2 Descripción del proceso 7.2.1 Reproducción fotográfica Es la obtención de imágenes en soporte de papel con emulsión de plata-gelatina, o en película blanco y negro y color, de los materiales documentales del archivo (fotografías, diapositivas, negativos, carteles, documentos textuales y otros). Estas imágenes deberán ser de características tonales y ópticas lo más próximas al original, para lo cual es necesario tomar en cuenta dos factores fundamentales: a) la exposición y b) el contraste. a) Una exposición correcta nos permite reproducir la totalidad de la información de cada imagen; una exposición deficiente puede ocasionar la pérdida parcial de la información.

La subexposición provoca que las zonas de sombras se emplasten lo que a su vez produce pérdida de información en esas zonas; por su parte, la sobre exposición hará lo propio en las zonas de altas luces. b) El contraste, o nivel de grises que contiene una imagen fotográfica, depende del revelado y del grado del papel que se utiliza, mismos que pueden ocasionar que la escala tonal se comprima o expanda, siendo el objetivo de la reproducción mantener esa escala lo más cercana al original.

Para lograr el adecuado control de estos dos factores (exposición y contraste), se deben establecer pruebas y controles para determinar los estándares y promedios mínimos, aun cuando lo más conveniente es un control por cada imagen, lo que resulta sumamente difícil de llevar a cabo si se considera que puede existir una gran cantidad de materiales en el archivo que se someten a este proceso. Los procedimientos para controlar estos factores son los siguientes.

1. Sensibilidad Sensibilidad. Consiste en evaluar cada lote de película para determinar si el ISO (estándar establecido internacionalmente de sensibilidad de la película a la luz) que se informa en el producto es real y el adecuado para las condiciones en que trabajamos. La exposición depende del ISO que nos informa el fabricante y si éste es incorrecto, podría provocar la sobre o sub-exposición.

2. Respuesta al revelado revelado. Paralelamente se realizan pruebas y monitoreos de la respuesta de la película al revelado para mantenerla dentro de un promedio adecuado de contraste. Para

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ello contamos con 2 métodos: el primero consiste en la utilización de un sensitómetro en el cual se expone una tira de película y se revela para posteriormente medir y graficar las densidades de la tira, a fin de obtener la curva H y D, a partir de la cual podemos deducir si nuestro revelado es correcto o en su caso, decidir qué modificaciones es necesario hacer y en qué proporción.

El segundo método consiste en tomar como base un intervalo de densidades para reproducir en un papel grado 2 de ilford (ID=1.20), produciendo dos papeles velados, uno a 2.20 y otro a .10 de densidad. Se revela la película y si la lectura en el densitómetro indica que la diferencia de densidad entre las imágenes es de 1.20, el revelado es correcto; de no ser así, hay que modificar alguna de las variables del revelado (dilución, tiempo, agitación o temperatura).

Es importante aclarar que esta prueba se realiza para mantener un promedio general; lógicamente habrá imágenes que se salgan de esta escala tonal y será necesario reproducirlas en papel de distinto grado de contraste.

3. Ampliación Ampliación. Se entiende como la obtención de una imagen de mayor tamaño que el negativo de origen; ésta debe tener una escala tonal lo más próxima al original. Se realiza utilizando una ampliadora con platinas para negativos de diferentes formatos y la imagen resultante puede imprimirse en papel o película.

4. Permanencia de los materiales materiales. Por último, es importante que los productos que se obtienen del proceso de reproducción fotográfica sean de una gran permanencia. Esto requiere de dos pasos: a) Monitoreo periódico del nivel de saturación del baño fijador. El fijador contiene tiosulfato para eliminar las sales de plata que no han sido expuestas ni reveladas y que se van depositando en el baño de fijado hasta llegar a saturarlo; en este momento, se empiezan a formar compuestos de tiosulfato de plata que son insolubles. Si se continúa fijando con esta solución, las sales insolubles de tiosulfato de plata se irán depositando en las fotografías y con el tiempo empezarán a interaccionar con la plata de la imagen provocando una coloración amarillenta y su deterioro. b) Eliminación del fijador con un lavado final. El lavado consiste en la inmersión de la fotografía en agua corriente por el tiempo suficiente para eliminar los residuos del fijador; el tiempo que requiere de lavado se puede determinar mediante la prueba densitométrica de plata.

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7.2.2 Restauración Óptica Es una técnica especial de reproducción fotográfica a través de la cual se busca obtener una imagen mejorada, rescatando elementos informativos que por alguna razón, a simple vista, ya no se aprecian en el original. Este proceso se realiza sólo en los casos en que el contenido informativo del documento fotográfico original está en riesgo de desaparecer.

En esta técnica no se interviene directamente el original. Se utilizan medios ópticos (luces, filtros, películas, reveladores, lentes, etc.) para obtener una copia mejorada que se conserva al lado del original sin la intención de sustituirlo.

Las técnicas aplicadas para la restauración óptica van desde las sencillas, como la utilización de filtros para la eliminación de manchas, hasta las más complejas que incluyen la utilización de luz ultravioleta y complicados controles densitométricos.

7.2.3 Microfilmación Consiste en reproducir, en película de plata y a un tamaño reducido, documentos de diversos formatos. Esta actividad cumple la función de preservar la información contenida en los fondos y colecciones documentales, coadyuvando a una mejor preservación de los originales al reducirse su manipulación. El proceso de microfilmación se puede dividir en cuatro etapas: 1. Caracterización Caracterización. Para la microfilmación de un fondo o colección en particular, es necesario ajustar la microfilmadora y la procesadora de microfilm atendiendo a las características de los soportes en que se contiene la información. La caracterización es determinante para ubicar cada documento en el grupo de densidades que le corresponde, por lo que debe hacerse una selección de las diferentes características de reflectancia, color y contraste, realizando tomas de cada uno de estos documentos a diferentes luminosidades. Previamente se calibra la velocidad del procesado mediante pruebas densitométricas que determinen la velocidad inicial a que debe de correr la película en la procesadora.

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Después de procesarse la película se toman lecturas de la densidad de fondo de cada exposición, con el fin de determinar el grado de luminosidad que requiere el documento y para ubicarla en el grupo de densidad que le corresponde. Simultáneamente se realizan tomas de patrones de resolución para evaluar los pares de líneas a que se está trabajando, procurando mantener los estándares internacionales.

2. Micr Microfilmado ofilmado. Una vez determinadas las características de luminosidad y procesado ofilmado para un fondo o colección en particular, se procede a su microfilmación. Antes de meter el rollo a la microfilmadora, se le imprime una tira sensitométrica de 21 pasos, la cual nos servirá para evaluar si el procesado del rollo es uniforme en promedio.

Al inicio de las tomas se incluyen una serie de tarjetas técnicas e informativas. Las primeras contienen diversos porcentajes de reflectancia (6%, 50% y 75%) y pequeños patrones de resolución en las esquinas y al centro, así como información sobre la reducción a la que se está trabajando.

Las tarjetas informativas registran algunos elementos que sirven para la identificación y localización de los documentos que se han microfilmado, tales son: el escudo de la institución universitaria con el mes y año de la microfilmación, el logotipo, en su caso del archivo histórico, una advertencia a los usuarios sobre el manejo del microfilm, tarjeta de inicio y datos archivísticos y topográficos de los documentos microfilmados (fondo, sección, serie, datos de localización), especificando además, el intervalo de los expedientes que contiene el rollo.

La microfilmación de los expedientes se inicia a la luminosidad previamente valorada y al final del rollo se incluye un letrero que indica su terminación. Se toman nuevamente los datos del fondo y rollo y de la tarjeta técnica y por último, se deja una cola de 1.5 metros aproximadamente, que servirá de guía para el procesado.

3. Revelado Revelado. Es el proceso químico mediante el cual se hace visible la imagen latente que contiene una emulsión fotográfica. Antes de revelar un rollo se calibra la procesadora con base en los parámetros encontrados en la caracterización y mediante la utilización de tiras sensitométricas y análisis densitométrico. Una vez calibrada la procesadora, al inicio del rollo, se incluye una tira sensitométrica, que al final de revelado se comparará con la que se incluyó al inicio de las tomas.

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El revelado se inicia uniendo el rollo con una guía para evitar que se doble o atore; en cuanto sale revelada la tira sensitométrica inicial, rápidamente se leen en el densitómetro el escalón once y el de máxima densidad; si la lectura se encuentra dentro de parámetros aceptables se deja correr el rollo o, en caso contrario, se modifica la velocidad de procesado.

4. Contr Control calidad. Esta etapa consiste en la evaluación de las características de ol de calidad cada uno de los rollos procesados; la primera de éstas es la densidad de la base de la película más el velo químico que no debe rebasar el .10; en segundo término se evalúa la resolución con un microscopio y posteriormente se lee la imagen de las tarjetas con diversos porcentajes de reflectancia, cuyos valores aceptables pueden variar ligeramente de acuerdo con cada parámetro; por último, se evalúan las densidades de fondo de los documentos microfilmados para lo cual se realizan varias lecturas densitométricas en fotogramas, elegidos aleatoriamente, y se anotan para sacar un promedio de densidad del rollo, el cual debe ubicarse dentro del rango de densidad del(os) grupo(s) de densidades que, con base en las características de los documentos, se haya establecido. En total se realizan un promedio de 50 lecturas por rollo, mismo que se inspecciona para ubicar faltantes o errores en la toma o iluminación que —en caso de existir— se anotan en una lista de retomas que se unirán a la cola de cada rollo.

También se debe incluir un análisis químico de los residuos de tiosulfato presentes en la película para adoptar las medidas conducentes de conservación.

7.2.4 Digitalización Es la traducción de una imagen analógica a una de tipo binario en soportes magnéticos, manifestada en bits y pixeles.

La digitalización de los documentos nos brinda varias opciones para su manejo y difusión: ·Es una opción de reprografía que permite la conservación de los documentos del archivo evitando la excesiva manipulación de originales · Facilita el acceso a distancia de la información contenida en los documentos de archivo · Favorece la reproducción y,

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· Complementa los instrumentos descriptivos mediante la presentación en pantalla de la imagen del documento.

Para el proceso de digitalización se requieren: unidad de procesamiento (CPU), medios magnéticos para el almacenamiento de la información (diskette, Cd, cintas), monitor, scanner y software. A continuación describimos los pasos a seguir en el proceso de digitalización: 1) Inicialmente es necesario definir los parámetros a los que se va a digitalizar (tamaño de la imagen y resolución) dependiendo del uso que se le vaya a dar a la imagen digital (consulta, impresión de alta calidad, etc.). Es común que las imágenes fotográficas se digitalicen a un tamaño de 5 pulgadas en su eje mayor y a una resolución de 72 ppp para su consulta en pantalla, pero se puede recurrir a otros parámetros.

2) Posteriormente se procede a calibrar el monitor (balance de control, contraste, brillo) para que la imagen que se presente en pantalla sea lo más semejante al original.

3) El siguiente paso consiste en la evaluación previa de los parámetros de brillo y contraste con que cuenta el programa del scanner, con el fin de verificar si son adecuados para el tipo de documentos a digitalizar o si es necesario modificarlos.

4) Ya con el equipo calibrado, se digitaliza desde el software Adobe Photoshop a través del programa Deskscan II, aunque también es posible digitalizar directamente desde este último.

5) Se ajusta el programa al tipo de imagen que se va a digitalizar (dibujo, grabado, fotografía) 6) Dependiendo de la imagen a digitalizar, se selecciona en el programa del scanner la escala de grises para imágenes blanco y negro y en millones de colores para imágenes en color.

7) Con el comando “previsual” se realiza una digitalización para hacer los ajustes que se consideren pertinentes como: delimitar imagen a digitalizar, seleccionar el brillo y contraste a los valores previamente calibrados, ajustar la escala al porcentaje necesario para obtener una imagen del tamaño establecido, y 8) Al guardar la imagen se selecciona el formato de archivo adecuado. (TIFF, JPG, GIF, etc).

No es conveniente comprimir las imágenes digitalizadas debido a que se produce pérdida de información en ese proceso.

Al evaluar la resolución a la que se desea digitalizar una imagen, es necesario tener en cuenta que a mayor cantidad de puntos por pulgada corresponde una mayor calidad de imagen y

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en ese caso, también habrá que considerar que se requerirá de una mayor cantidad de bytes para su almacenamiento y de más memoria RAM para su exhibición en pantalla.

Si se pretende obtener una impresión fiel al original, a partir de una imagen digital, se deberá tomar en cuenta que esta “fidelidad” sólo puede ser aproximada en términos visuales y no en términos absolutos ya que los procedimientos de impresión de una fotografía son totalmente distintos a los utilizados por una computadora, pero se deberá digitalizar a una resolución tal que esta impresión sea de la mejor calidad posible.

7.2.5 Reproducción xerográfica o fotocopiado Es un procedimiento reprográfico que auxilia en la conservación y difusión de los materiales del archivo histórico. Es ésta una técnica reprográfica simple que no requiere de mayores estudios densitométricos y sensitométricos, ya que los equipos modernos tienen integrados graduadores automáticos que permiten obtener reproducciones de buena calidad. El material empleado comúnmente en este tipo de reproducción es el papel y el tonner.

La reproducción xerográfica se restringe a los niveles de tonalidad y resolución que permite el equipo utilizado en el fotocopiado. El operario debe cuidar que las condiciones de exposición y contraste permitan la lectura de la información contenida en los diferentes formatos documentales.

7.3 Políticas generales · La reprografía no es una técnica de restauración; debe entenderse como una forma de conservar y difundir el contenido informativo de los documentos, a partir de la obtención de copias en soportes alternativos. · La reprografía deberá hacerse, en los casos de microfilmación y digitalización, de una manera sistemática, buscando reproducir la totalidad de los documentos de un fondo o colección y evitando los muestreos. · Por ningún motivo deberá alterarse intencionalmente la información original en la reproducción de los documentos del archivo histórico.

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· La manipulación de los documentos originales a reproducir, deberá hacerse por los bordes o con una protección de poliéster o papel y usando guantes de algodón. · La reproducción de originales mediante la técnica de fotocopiado, estará restringida por el estado físico del documento y por los efectos que la exposición al calor y a la luz puedan causar sobre el mismo. · En la reproducción de imágenes fotográficas es necesario utilizar películas de grano fino y alta resolución para disminuir, en lo posible, la pérdida natural de resolución. · La restauración óptica debe entenderse sólo como una forma de optimizar los recursos informativos del documento, mediante reproducciones que rescaten elementos que por diversos factores de deterioro no se aprecian a simple vista en los originales. · Cuando se implementa un programa de reprografía es necesario evaluar la funcionalidad, apoyo técnico, características del equipo y, en el caso específico de la digitalización, la capacidad de memoria, rapidez, generación de ruido, experiencia en el proceso, así como los recursos económicos, entre otros. · Las copias que se realicen de los originales, tanto textuales como fotográficos, deberán contener una marca que consigne que se trata de una reproducción.

7.4 Anexos y formatos ARCHIVO HISTÓRICO 7.4.1 SOLICITUD DE SERVICIOS DE REPRODUCCIÓN FOTOGRÁFICA 1.- DATOS GENERALES Núm. de solicitud _______________________ Fecha ____________________ Solicitante ___________________________________________________________ Institución ___________________________ Tel._________________________ Uso que se dará al material solicitado________________________________________ Fondo o colección______________________________________________________ No. de Inventario______________________________________________________

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Fecha de entrega ___________________________ 2.- TIPO DE DOCUMENTO ORIGINAL Y CANTIDAD Fotografía Cartel Otro______________

Diapositiva Álbum

3.- SERVICIO SOLICITADO

Blanco y Negro

Reproducción sobre papel Duplicado de diapositiva Duplicado de negativo Restauración Óptica

4.- FORMATO PAPEL

PELÍCULA :

35 mm

Negativo Libro

Color Diapositiva Negativo Alto Contraste Otro (Especifique)________

11X14

8X10 5X7 4X6 Otro _________________________ 4X5

5. OBSERVACIONES____________________________________________________ 6. - COSTO $ ____________________ ENTREGA ___________

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RECIBE____________ DEVUELVE__________________

7.4.2 SOLICITUD DE FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS TEXTUALES (Logotipo de la institución universitaria)

(Logotipo del archivo histórico) Núm. de ficha__________________

FOTOCOPIADO

Fecha________________

Solicitante____________________________________________________________ Tipo de material___________________

Sala_____________________

Documentos___________

Publicaciones periódicas___________________

Libros____________________

Otros________________________________

Número de copias____________ Observaciones__________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Total a pagar$_________________

Comprobante para el usuario: (Logotipo de la institución)

(Logotipo del archivo histórico)

Núm. de ficha_________________ Fecha______________________ Sala__________________________________ Número de copias__________________________ Total a pagar$_________________

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Difusiรณn

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8.1 Definición y objetivos Es un conjunto de actividades que permiten presentar al público la información que contienen los archivos históricos de las instituciones universitarias, el contenido de los documentos y grupos documentales, la forma en que se organizan y describen, así como el conocimiento archivístico que se ha desarrollado.

Su objetivo es poner al alcance de las dependencias universitarias y de la sociedad en general nuestro acervo documental.

8.2 Descripción del proceso ACTIVIDADES PRINCIPALES · Servicio de consulta · Difusión general La difusión comprende dos facetas fundamentales: una se relaciona estrechamente con la función de proporcionar al público usuario la información necesaria para utilizar los materiales que resguarda el archivo; la otra, se dirige básicamente a la exteriorización de los productos que se obtienen de las tareas en las diversas áreas, y de los conocimientos que se desarrollan en materia archivística.

8.2.1 Servicio al público La primera faceta se sustenta en los servicios que se prestan a partir de los instrumentos descriptivos, los cuales pueden consultarse directamente en la sala de servicio al público.

El servicio al público es la actividad mediante la cual se proporcionan los materiales que resguardan los diferentes acervos, y se ponen al alcance de la investigación mediante consulta directa o automatizada y reproducción. Corresponde al archivista normar el acceso, actualizar reglamentos y elaborar estadísticas y perfiles de usuarios.

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A. La consulta directa se realiza en las salas acondicionadas por el archivo para este servicio: se orienta al usuario sobre el contenido de los fondos y sobre las formas y medios de acceso; la comunicación normalmente se apoya en instrumentos de descripción como guías, inventarios y catálogos.

B. La consulta automatizada puede agilizar la localización mediante instrumentos descriptivos convertidos en bases de datos y evitar la manipulación de documentos mediante imágenes microfilmadas o digitalizadas.

C. La reproducción permite proporcionar copias xerográficas, fotográficas o digitalizadas, de aquellos documentos que no tengan restricciones de ningún tipo, y de acuerdo con los criterios establecidos en el capítulo sobre la reprografía.

8.2.2 Divulgación La segunda faceta de la difusión, no menos importante, se sustenta en las publicaciones y otros medios, y se dirige básicamente a la divulgación amplia, tanto del contenido de los acervos como de la producción de las áreas que integran al archivo.

A. Las publicaciones deben ser parte del programa de difusión de los archivos históricos de las dependencias universitarias, con base en trabajos producidos por su personal académico en el desempeño de sus funciones, y como parte de la reflexión intelectual que propician las especialidades involucradas. De acuerdo con la naturaleza de la información que proporcionan, se pueden desarrollar dos líneas editoriales: una que reproduzca los instrumentos que en las tareas descriptivas del archivo se producen, principalmente para su consulta en sala, y otra que difunda a partir de su análisis y tratamiento, documentos específicos sobre algún tema histórico relevante y también de a conocer los trabajos sobre teoría y práctica archivística.

B. La participación en eventos académicos como coloquios, simposios y seminarios donde se abordan las diversas disciplinas asociadas con lo archivístico, son también parte importante de la difusión de experiencias y conocimientos del personal académico del archivo.

C. En materia de divulgación las tareas del personal del archivo deberán contemplar la preparación de exposiciones o muestras sobre temas asociados con la documentación, así

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como visitas guiadas por las instalaciones del archivo dirigidas a grupos interesados; se atenderá también la participación en programas de radio, televisión o prensa y la elaboración de apoyos audiovisuales sobre historia de la institución, algunos de los fondos o la labor archivística aplicada y disciplinas relacionadas.

8.3 Políticas generales · La consulta en sala se realizará previo conocimiento del reglamento respectivo y cumpliendo las normas establecidas en el archivo (ver anexos). · La actualización de los diversos medios de difusión, como pueden ser la comunicación por Internet y la edición de discos compactos, tendrá el propósito de agilizar y hacer extensivo a mayor número de usuarios el conocimiento de la riqueza informativa de los acervos, sin menoscabo de los principios archivísticos. · La edición de instrumentos descriptivos en diversos soportes buscará promover y generalizar la utilización del archivo. · Se dará prioridad a la publicación de los instrumentos que se ocupen de los rubros archivísticos más amplios. · Se promoverá la difusión en medios como radio, televisión o prensa, mediante conferencias, entrevistas o artículos, así como las publicaciones de carácter periódico (boletines o revistas) dirigidas a un sector interesado en el desarrollo de la cultura archivística, para divulgar novedades en general, incluidos los ámbitos de la conservación documental y las técnicas reprográficas.

8.4 Anexos y formatos 8.4.1 REGLAMENTO DEL SERVICIO AL PÚBLICO 1. El horario de consulta es de...

2. El usuario depositará en el guardarropa: portafolios, mochilas y demás objetos no necesarios para el trabajo. Sólo podrá ingresar a la sala de consulta con hojas y lápiz.

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3. El usuario deberá anotar su nombre en el libro de registro, al entrar y salir de las salas de consulta.

4. El usuario solicitará a los encargados del servicio, los materiales que desee consultar y llenará los formatos respectivos.

5. Al recibir el material, el usuario deberá entregar al personal responsable una identificación vigente.

6. No se prestarán documentos contenidos en más de una unidad de instalación y, en lo posible, no más de dos volúmenes o expedientes a la vez. En el caso de documentos gráficos, no se prestarán más de 10 por cada solicitud.

7. La consulta de los materiales solicitados se hará exclusivamente en las salas correspondientes y a la vista del personal encargado del servicio.

8. Ningún documento podrá salir de las salas de consulta.

9. Para sus anotaciones, el usuario solamente podrá usar lápiz. En caso de utilizar computadora portátil, deberá informar a los encargados del servicio.

10. Queda terminantemente prohibido hacer anotaciones de cualquier tipo sobre los documentos.

11. Queda prohibido fumar en las salas de consulta e introducir alimentos y bebidas.

12. Al iniciar su trabajo, el usuario deberá informar sobre cualquier irregularidad que presenten los documentos.

13. Los documentos deberán ser devueltos por el usuario en el orden en que le fueron entregados.

14. Los materiales fotográficos y demás documentos, deberán ser manipulados con guantes.

En el caso de las fotografías, no deberán extraerse de sus guardas transparentes.

15. Queda estrictamente prohibido a toda persona ajena al archivo, el acceso al interior de las salas en las que se conservan los documentos.

16. El archivo histórico se reserva el derecho de reproducir los materiales de sus acervos y, de ser necesario, los responsables de sala podrán limitar el servicio de préstamo y reproducción para garantizar la conservación de los documentos.

17. En el caso de las fotocopias, cuando éstas excedan el número de 50, deberá solicitarse autorización del responsable del acervo.

18. El usuario se deberá comprometer a otorgar los créditos correspondientes por la utilización de documentos textuales y gráficos y en su caso, pagar los costos y derechos de reproducción.

19. El usuario permitirá la inspección de cualquier objeto de su propiedad, cuando así se le solicite.

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20. Se suspenderá el servicio en forma definitiva a cualquier persona que haga mal uso de los documentos o instrumentos de consulta, o que infrinja cualquiera de las disposiciones contenidas en el presente reglamento.

21. Se turnará a la autoridad competente cualquier caso de sustracción o daño causado a los documentos que se custodian en el archivo histórico.

8.4.2 SOLICITUD PARA CONSULTA EN SALA No. Nombre del fondo _____________________________________________________ Caja _____ Exp._____________ Doc. ____________ Fs. ___________________ Nombre del investigador___________________________________________________ Domicilio___________________ Tel._________________ Institución de procedencia__________________________________________________ Documento de identificación________________________________________________ Firma________________________ Fecha _______________________

8.4.3 TARJETA DE REGISTRO DE INVESTIGADORES (Logotipo de la institución y del Archivo Histórico) AÑO:

Archivo Histórico de la Universidad...

NÚM:

EXPEDIENTE DEL INVESTIGADOR Datos del investigador

Apellidos____________________________

Nombre____________________________

Nacionalidad_________________________ Institución___________________________ Ocupación___________________________

Profesión___________________________ Fac. o Esc.__________________________ Doc. de Identificación__________________

Dirección____________________________ Tel. oficina___________________________

Tel. domicilio__________________

Tema de la investigación

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DIARIO DE TRABAJO DEL INVESTIGADOR FECHA

HORARIO DE CONSULTA ENTRADA

FONDO O COLECCIÓN

COLOCACIÓN

FOLIOS

SALIDA

8.4.4 FORMATO DE CONCENTRADO DE CONSULTAS DIARIAS FECHA:

FONDOS UNIVERSITARIOS

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CAJA (S)

EXPEDIENTE (S)

NÚMERO DE USUARIOS

FONDOS INCORPORADOS

CAJA (S)

EXPEDIENTE (S)

NÚMERO DE USUARIOS

COLECCIONES TEXTUALES

CAJA (S)

EXPEDIENTE (S)

NÚMERO DE USUARIOS

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Bibliografía Consultada Alberch i Fugueras, R. y J. Boadas i Raset La función cultural de los archivos. Irargi. Centro del Patrimonio Documental de Euskadi. Bergara, 1991, 94 pp.

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Diccionario de terminología archivística. 2da. Ed., Madrid, Ministerio de Cultura, 1995, 62 pp. (Normas Técnicas de la Subdirección General de los Archivos Estatales 1) Conde Villaverde, María Luisa Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid, Ministerio de Cultura, 1992, 103 pp.

(Normas Técnicas de la Dirección de Archivos Estatales 2) Consejo Internacional de Archivos ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. Adoptada por la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción. Estocolmo, Suecia, 21-23 de enero de 1993, (Versión final aprobada por el CIA, Madrid, Ministerio de Cultura. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas) 1995, 46 pp.

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Jean Ives Rousseau y Carol Couture Los archivos en el siglo XX. México, Universidad de Montreal-Archivo General de la Nación, 1982, 434 pp.

Crespo, Carmen La preservación y restauración de documentos y libros en papel: un estudio del RAMP con directrices.

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Cruz Mundet, José Ramón Manual de Archivística. Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez y Pirámide, 1994. 400 pp. (Col. Biblioteca del libro, No. 63) Delfín Márquez, Ignacio Q. Guía de restauración de documentos gráficos. Dirección de Restauración del Patrimonio Cultural, Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía, Manuel Castillo Negrete, INAH-SEP, México, 1988, 84 pp.

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Universidad de

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138 manual

Índice PRESENTACIÓN ...........................................................................................................5 1 INCREMENTO 1.1 Definición y objetivo .................................................................................................11 1.2 Descripción del proceso ...........................................................................................11 1.2.1 Valoración histórica y dictamen ...............................................................................12 1.2.2 Instrumentación Jurídica ........................................................................................13 1.2.3 Traslado .............................................................................................................14 1.2.4 Ingreso ..............................................................................................................15 1.2.4.1 Diagnóstico archivístico y de conservación .............................................................15 1.2.4.2 Aplicación de medidas preventivas de conservación y resguardo provisional de los nuevos ingresos documentales ..................................................................................................15 1.2.4.3 Registro Central de Grupos Documentales .............................................................16 1.3 Políticas generales ..................................................................................................17 1.4 Anexos y formatos ..................................................................................................18 1.4.1 Acta administrativa y de transferencia .......................................................................18 1.4.2 Relación de traslado .............................................................................................19 1.4.3 Ficha de Diagnóstico de Grupos Documentales .........................................................20 1.4.4 Cédula de Ingreso para Registro Central de Grupos Documentales ................................26 1.4.5 Concentrados del Registro Central de Grupos Documentales del Archivo Histórico ...........28 2 CONSERVACIÓN 2.1 Definición y objetivos ...............................................................................................31 2.2 Descripción del proceso ..........................................................................................31 2.2.1 Control de plagas .................................................................................................31

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de procedimientos

2.2.1.1 Fumigación ......................................................................................................32 2.2.1.2 Otras opciones para el control de plagas ................................................................34 2.2.2 Limpieza técnica preventiva ....................................................................................35 2.2.3 Acondicionamiento e instalación .............................................................................36 2.2.3.1 Monitoreo ambiental .........................................................................................38 2.2.3.2 Unidades de instalación ......................................................................................38 2.2.4 Montaje o estabilización de documentos ...................................................................41 2.3 Políticas generales ..................................................................................................42 3 RESTAURACIÓN 3.1 Definición y objetivos ..............................................................................................47 3.2 Descripción del proceso ..........................................................................................47 3.2.1 Registro diagnóstico .............................................................................................47 3.2.2 Eliminación de manchas ........................................................................................48 3.2.2.1 Limpieza en seco ..............................................................................................48 3.2.2.2 Procedimientos locales .......................................................................................49 3.2.2.3 Procedimientos acuosos .......................................................................................51 3.2.3 Restitución de soportes ..........................................................................................55 3.2.3.1 Refuerzos y uniones ...........................................................................................55 3.2.3.2 Injertos ...........................................................................................................55 3.2.3.3 Soporte parcial o total .......................................................................................56 3.2.3.4 Color ..............................................................................................................57 3.2.3.5 Prensado .........................................................................................................57 3.2.3.6 Encuadernaciones .............................................................................................58 3.3 Políticas generales ..................................................................................................58 3.4 Anexos y formatos ..................................................................................................59 3.4.1 Ficha técnica .......................................................................................................59 3.4.2 Solicitud de restauración documentos textuales .........................................................61 3.4.3 Solicitud de restauración documentos gráficos ..........................................................62 4 IDENTIFICACIÓN 4.1 Definición y objetivos ..............................................................................................67 4.2. Descripción del proceso .........................................................................................68 4.2.1 Registro primario .................................................................................................68 4.2.1.1 Caracterización documental ................................................................................68

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4.2.1.2 Información sobre la institución o persona .............................................................69 4.2.2 El estudio preliminar ............................................................................................69 4.2.2.1 Caracterización archivística .................................................................................70 4.2.2.2 Análisis histórico-normativo .................................................................................70 4.2.3 Seriación ..............................................................................................................71 4.3 Políticas generales ..................................................................................................72 5 ORGANIZACIÓN 5.1 Definición y objetivos ..............................................................................................75 5.2. Descripción del proceso .........................................................................................75 5.2.1 Clasificación ........................................................................................................75 5.2.2 Ordenación ........................................................................................................77 5.2.2.1 Ordenación intelectual .......................................................................................78 5.2.2.2 Ordenación física ..............................................................................................78 5.3 Políticas generales ..................................................................................................80 5.4 Anexos y formatos ...................................................................................................83 5.4.1 Niveles de clasificación y ordenación de un fondo .......................................................83 5.4.2 Cuadro de clasificación .........................................................................................83 6 DESCRIPCIÓN 6.1 Definición y objetivos ..............................................................................................89 6.2 Descripción del proceso ..........................................................................................89 6.2.1 Elaboración de instrumentos descriptivos ..................................................................89 6.2.1.1 Guía ...............................................................................................................90 6.2.1.2 Inventario ........................................................................................................92 6.2.1.3 Catálogo .........................................................................................................93 6.2.1.4 Índice .............................................................................................................95 6.2.2 Automatización ...................................................................................................95 6.3 Políticas generales ...................................................................................................98 6.4 Anexos y formatos .................................................................................................100 6.4.1 Elementos de la Norma General Internacional de Descripción Archivística ISAD (G) ...........100 6.4.2 Ejemplos de fichas de instrumentos descriptivos .......................................................102 6.4.2.1 Ficha descriptiva para la Guía General del AHUNAM .................................................102 6.4.2.2 Fichas de Inventario .........................................................................................103 6.4.2.3 Ficha de catálogo (documento textual) ................................................................104

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6.4.2.4 Ficha de catálogo (documento gráfico) .................................................................104 6.4.3 Ficha Modelo para Automatización ........................................................................105 6.4.4 Registro de alta y baja de bases de datos en el Sistema Integral de Consulta Automatizada ..107 7 REPROGRAFÍA 7.1 Definición y objetivo ...............................................................................................111 7.2 Descripción del proceso ........................................................................................112 7.2.1 Reproducción fotográfica .....................................................................................112 7.2.2 Restauración óptica .............................................................................................114 7.2.3 Microfilmación ..................................................................................................114 7.2.4 Digitalización ....................................................................................................116 7.2.5 Reproducción xerográfica o fotocopiado .................................................................118 7.3 Políticas generales .................................................................................................118 7.4 Anexos y formatos .................................................................................................119 7.4.1 Solicitud de servicios de reproducción fotográfica ....................................................119 7.4.2 Solicitud de fotocopiado de documentos textuales ......................................................121 8 DIFUSIÓN 8.1 Definición y objetivos ..............................................................................................125 8.2 Descripción del proceso ........................................................................................125 8.2.1 Servicio al público ..............................................................................................125 8.2.2 Divulgación .......................................................................................................126 8.3 Políticas generales .................................................................................................127 8.4 Anexos y formatos .................................................................................................127 8.4.1 Reglamento del Servicio al Público .............................................................................127 8.4.2 Solicitud para consulta en sala ....................................................................................129 8.4.3 Tarjeta de registro de investigadores .............................................................................129 8.4.4 Formato de concentrado de consultas diarias ...........................................................130 BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA .......................................................................................133

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El manual de procesos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior, se terminó de imprimir el 25 de enero de 2002 en Litografía Magno Graf, S.A. de C.V., Calle E número 6, Parque Industrial Puebla 2000. El tiraje fue de dos mil ejemplares, financiado por el Gobernador Melquiades Morales Flores. El costo de negativos, impresión, y encuadernación es de $46.00, incluyendo IVA.

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