Digitala möten

reportage

Digitala föreningslivet?

Under Coronapandemins tidevarv är det mycket som vi inte kan och ska göra. Yrkesmässigt har många blivit jättebra på det digitala livet med möten, men i föreningslivet har vi tvekat.

Jag som ordförande i Ljustorp sockenförening är en av dem som på något sätt stoppat huvudet i sanden och hoppats att vi snart ska få träffas igen. Vi som är föreningsmänniskor har ju faktiskt blivit lika väsentligt påverkade som alla andra, vi kan ju inte utöva vår fritidsverksamhet längre. Vis av årets Coronans framfart och ändrade mutationer känner jag att det kanske är dags att vi slutar vänta på att vi ska kunna ha vanliga möten och istället börja köra till exempel ordförandeträffar digitalt. Det är nu över ett år sedan vi träffades i verkligheten och pratade om vad vårt föreningsliv och våra medlemmar behöver. Nu måste vi ta tag i det här igen på det medel som står till buds.

Jag vet att vissa av föreningarna i byn har varit duktiga att ha vissa nödvändiga möten framförallt via telefonmöten, men nu vill jag slå ett slag för att vi ska återta vårt umgänge och våra möten där vi kan se varandra, fast digitalt. Jag kommer att ägna den här artikeln till att försöka lyfta fram vilka alternativ som finns och hur vi kan använda dem.

Nedan går jag igenom ett antal av de vanligaste verktygen man kan använda för digitala möten i olika former:

Möten utan bild:

Telefonmöten: Något som många redan har testat. Här finns massor av tjänster där de flesta tar betalt. Jag har inte gjort någon utvärdering, utan helt enkelt konstaterat att dom flesta där jag deltar använder Freeconferencecall.com. Här lägger du upp ett konto och kan sen bjuda in till telefonmöten, utan kostnad.

Möten via chattfunktioner:

Här finns det flera aktörer, men här pratar du inte utan skriver. Här kan du dels ha möten där alla skriver sina svar eller använda funktionen för att hålla kontakt och alla svarar när dom kan.

Exempel: Låsta grupper på Facebook, Messenger, Whats up, Skype mm.

Livemöten med bild

Här kommer det som jag egentligen vill prata om. Här finns gratistjänster och betaltjänster. Microsoft Teams som är ganska vanligt kräver att användaren har en speciell officelicens och ett Microsoft konto, så det funkar inte för alla.

Zoom är nog det verktyg som växt snabbast i användande de senaste åren. Det finns en gratis version där du kan ha obegränsat antal one-to-one-möten men kan också hantera från 3 pers i 40 min. Behöver du ett längre möte, tar ni en paus och startar upp ett nytt möte för att få ytterligare 40 minuter. Zoom är det verktyg som jag ska försöka gå igenom för er, just eftersom det är gratis och inte kräver några licenser.

Kalla till ett Zoommöte

Gå till zoom.us och skapa ett gratiskonto. Tryck på knappen ”schemalägg ett möte” och följ instruktionerna. Fyll i alla uppgifter för mötet och tryck på spara. Där det står ”bjud in länk” kan du kopiera inbjudan längst till höger. Klistra sedan in det i ditt mejl där du bjuder in till mötet. Där står allt hur deltagarna ansluter till mötet. Kom ihåg att ladda ner Zoom klienten innan du startar mötet. (görs annars automatiskt när du startar mötet, men tar tid).

Viktigt vid digitala möten

1. Kamera på En grundläggande åtgärd för att skapa en större känsla av närvaro är att alla mötesdeltagare har sin kamera påslagen. Precis som vid ett fysiskt möte vill de andra deltagarna se ditt ansikte och få en uppfattning om vem du är och hur du reagerar på det andra säger. Se alltså till att ställa in datorn så att ansiktet syns rakt framifrån, att du inte sitter i motljus och har en lugn bakgrund.

2. Mick av eller på Många möten kräver att du har micken av när du inte pratar för att man inte ska höra din diskmaskin, din musik eller din hund som skäller. Senaste tipsen är dock att, om det går, ska man ha micken på för att få en mer naturligt mötesmiljö där man kan höra deltagarnas omedelbara respons. Här måste man nog prova sig fram beroende på hur de egna mötesmedlemmarna och deras hemplatser är.

3. Chattfunktionen I chattfunktionen kan man skriva omedelbar respons på saker istället för att prata i munnen på varandra. Här kan man ställa frågor som man inte vill ska glömmas bort eller enkla kommentarer som man inte vill avbryta med muntligen.

4. Begäran om ordet Det blir väldigt svårt med ett digitalt möte om alla pratar i munnen på varandra. Det är också svårt att se höjda armar som begär ordet och därför finns det finns en funktion där man”räcker upp handen” när man vill ha ordet. Funkar super, när man väl lärt sig att hitta den.

5. Dela skärm Superviktig funktion som gör att du kan visa dokument du pratar om på samma sätt som om du kopplade upp din dator till en projektor. Det gör det mycket enklare att förstå vad man pratar om och kräver mindre utskrivna papper från deltagarna.

6. Anpassa mötets ramar Ett digitalt möte kräver tydligare planering än ett vanligt. Tänk på det när du kallar till möte. Vad vill du uppnå med mötet?

7. Tekniken Det blir tekniskt strul, räkna med 15 minuter innan mötet kommer igång även om du bett alla logga in i tid. Avsätt tid före till att hjälpa dem som har problem och som inte har använt verktyget förut. Om du/ni har möjlighet avsätt någon som ansvarar för tekniken och kan ta tag i eventuella problem. Det är bra att ha en nödlösning där dom som inte lyckas kan koppla upp sig via telefon istället.

8. Mötesfika Är ju en viktig del av våra möten vanligtvis. Det finns två sätt. Ta en paus för enskilt fika eller ha ett avsatt tid för ett gemensamt fika. Jag har t.o.m. varit på möten där man fått fika utskickat före mötet och sedab fikar tillsammans. Här i Ljustorp kan t ex alla hämta sin bulle på Ljustorps Handel, där det kan finnas i ordninggjort för mötesdeltagarna. Eller så har någon bakat och alla kan hämta sina kakor på en bestämd upphämtningplats. Man kan göra det hur personligt som helst, det är bara fantasin som sätter gränser. 8. Kallelse Precis som med ett vanligt möte behöver du skicka en kallelse där du har alla bilagor som du vill prata om. Här anger du också tydligt hur deltagarna förväntas koppla upp sig och hur dom gör om dom inte lyckas. Be dem alltid koppla upp sig i god tid för att minska risken för tekniskt strul. Om det är ert första digitala möte så rekommenderar jag ett testmöte innan, där ni bara kollar att alla blir uppkopplade och att allt funkar.

9. Privatlivets helgd När du sitter på Zoom så visar kameran dig och det som finns bakom dig. Det är du kanske inte bekväm med. Då kan du välja att ha en suddig bakgrund bakom dig, eller helt enkelt lägga upp en valfri bild bakom dig istället för den naturliga bakgrunden i ditt hem. Det här görs från mötesappen vid videoikonen.

Olika förutsättningar

Tänk på att vi är olika bra anpassade för digitala möten. Vi har olika teknisk förståelse, vi har olika nivåer av impulskontroll, vi har olika bra uppkoppling, vi kan ha mentala spärrar mm.

Varför digitala möten

Vi måste fortsätta träffas och prata. Dels för vår mentala hälsa, men också för att vår by, våra föreningar ska utvecklas vidare. Vi kan inte ligga i ”time out” länge hur länge som helst. All verksamhet kräver planering, om vi inte träffas digitalt och planerar så kommer det att bli ett vacuum i bygden när restriktionerna släpper.

Text Lena Liljemark Bild: Shutterstock