HP Balanced Deployment by Lindegaard & Co.

Balanced Deployment

Du ser kun toppen af dine printomkostninger. Tillad os at gĂĽ i dybden med din printlĂ¸sning og tegne et krystalklart billede af dine reelle printomkostninger.

Indholdsfortegnelse:

Fra kopirummet til en central del af forretningen ..................................................................side 4 Hvad er Balanced Deployment? .................................................................................................side 5 Derfor ser du kun toppen af dine printomkostninger ............................................................side 6 Hvis du ikke ved, hvor du er i dag, hvordan planlægger du så fremtiden? ........................side 7 Der står HP på fremtidens printløsning ....................................................................................side 8 HP’s unikke teknologier sikrer enestående print- og dokumenthåndtering ....................side 10

Fra kopirummet til en central del af forretningen. Print er blevet en afgørende faktor for virksomheders succes. I takt med den stigende digitalisering er behovet for effektiv print- og dokumenthåndtering større end nogensinde før. Virksomhedens printløsning spiller en afgørende rolle for succes Print og dokumenthåndtering har flyttet sig fra periferien af it-infrastrukturen til at være en central del af virksomhedens forretning. Det stiller helt nye og større krav til en optimal print- og dokumenthåndteringsstrategi. Samtidig stiller det et voksende krav til ledelsen, indkøb og it-afdelingen om at udvikle velfungerende løsninger, der understøtter brugernes stigende behov for effektiv print og dokumenthåndtering. Dette fordrer et validt beslutningsgrundlag for topledelsen, hvilket kræver en holistisk tilgang til virksomhedens printløsning.

Derfor er der store besparelser at hente på print- og dokumenthåndtering Virksomheder bruger årligt i gennemsnit 5% af omsætningen på dokumenter. Kilde: ALL Associates Group, November 2011

Kontormedarbejdere producerer 30-40 print pr. dag.

Mængden af papirforbrug vokser med 21% hvert år.

Kilde: Gartner Group Print/TCO analyse

Kilde: Giga Information Group

Printersupport udgør 10% af arbejdsbyrden for IT-medarbejdere. Kilde: Photizo Group Analysis, 2012

60% af printjobs er på én side. 80% bliver ikke genbrugt. Kilde: Gartner Group Print/TCO analyse

Hvad er Balanced Deployment? Balanced Deployment (balanceret udrulning) handler om at skabe det optimale mix af printenheder på baggrund af en analyse af virksomhedens reelle print- og dokumentbehov. Balanced Deployment handler om at finde den perfekte balance mellem:

Enheder

Behov

Omkostniger

Målet er at: • Reducere omkostninger • Sikre de rette brugere den rette adgang til de rette funktioner • Øge effektivitet og workflow • Forbedre administrering og reducere spildtid

Værdien ved en balanceret udrulning af enheder er imponerende Der er væsentlige besparelser at hente ved en konsolideret printstrategi med en balanceret udrulning af enheder. Men faldgruberne er mange, når en ny printløsning skal komponeres, og ofte beror fejlvalg på misforståelser og udokumenterede forventninger til forbruget. Eksempelvis viser analyser, at mængden at print stiger, mens kopi er faldende. Derfor er der ofte store besparelser at hente ved en balanceret udrulning af enheder. Frem for dyrere MFP’er kan en kombination af printere og MFP’er i forholdt 8:2 ofte være tilstrækkeligt. Samtidig er printere væsentlig mere pålidelige end MFP’er. Desuden udgør A3 print oftest under 2-3% af virksomhedens print, hvorfor færre A3-printere kan spare virksomheden for unødige hardwareudgifter . Derfor er det første skridt mod en konsolideret printløsning at få lavet en printanalyse, der kan skabe et krystalklart overblik over den nuværende printsituation. På baggrund heraf kan der træffes velfunderede beslutninger om fremtidens printstrategi og løsningsmodel.

Derfor ser du kun toppen af dine printomkostninger. Dine faktiske printomkostninger kan på mange måder sammenlignes med et isbjerg – kun toppen er umiddelbart synlig for dig. Derfor bør du betragte din printmæssige Total Cost of Ownership (TCO) ud fra et større helhedsperspektiv.

10% af virksomheders samlede omkostninger til print er direkte og synlige.

90% af virksomheders samlede omkostninger til print er indirekte og skjulte. Kilde: ALL Associates Group, November 2011

Synlige omkostninger • Udskriftspris pr. side (klikpris) • Indkøb af papir og toner • Hardware-omkostninger / leasing • Service / finansiering

Skjulte omkostninger • Strømforbrug • Problemer med pålidelighed, driftsproblemer og nedbrud • Teknisk support og opkald • Dårlig udskriftskvalitet • Slutbruger spildtid og manglende produktivitet • Manglende funktionalitet • Over- eller underdimensionering • Rengøring • Genudskrivninger, kasserede udskrifter, fejlprint og manglende brugervenlighed • Miljøpåvirkninger • Administrering og indkøb • Print server management • Kompatibilitet og drivermanagement • Og mange flere…

Hvis du ikke ved, hvor du er i dag, hvordan planlægger du så fremtiden? HP’s partnere tilbyder grundige printanalyser, der tegner et overskueligt øjebliksbillede af dit nuværende printforbrug og fremsætter forslag til mulige forbedringer. Derved bliver du godt klædt på til at træffe velfunderede valg om din fremtidige printløsning. Tag pulsen på din printerflåde med en printanalyse En printanalyse er nøglen til en konsolideret printløsning i din virksomhed. Analysen forsyner dig med et overblik, så du i fremtiden kan imødekomme en række typiske printudfordringer. Din indsats er minimal, men udbyttet er ofte imponerende.

Typiske udfordringer Energiforbrug på tværs af print-infrastrukturen • Spredning af enhederne

Eneregiforbrug

• Gamle ineffektive produkter • Begrænsede muligheder for power-saving • Ikke-overvågede enheder

Processer og udskriftsforbrug

Processer og udskriftsforbrug • Enkeltside print • Uafhentet print • Dårlig printkvalitet • Halve sider og unødige farvesider • Papirbaserede arbejdsgange

Arbejdsgang og miljø

Arbejdsgange og miljø • Inkonsekvente processer • Manglende opbakning • Manglende styring af end-of-life • Manglende overholdelse af miljøpolitikker og love

Få dokumenteret dine besparelser sort på hvidt Resultaterne af en printanalyse sammenfattes i en konkluderende rapport. Rapporten forsyner dig med et krystalklart overblik over din nuværende løsning – og med gode råd om fremtidige forbedringer og potentielle besparelser. Kontakt din HP forhandler og hør, hvordan du kommer i gang med en printanalyse.

Der står HP på fremtidens printløsning. HP tilbyder innovative printløsninger, der imødekommer en lang række af de typiske printudfordringer. Med printløsninger fra HP opnår du afgørende fordele – til gavn for din forretning og miljøet.

Reducer energiforbruget Energibesparende teknologier • Kig efter eco-labels, som f.eks. ENERGY STAR® • Instant-on teknologien giver besparelser på ca. 50% i forhold til traditionelle tromler • Instant-on kopi anvender 4 x mindre strøm i low-power mode og 1,5 x mindre strøm i kopi-mode • HP Officejet Pro blækprintere bruger 50% mindre strøm end laserprintere Korrekt produktmix i forhold til behov • Konsolider med færre og mere grønne produkter • Kombiner MFP-produkter med mindre printenheder – ofte er forholdet 8:2 tilstrækkeligt Print Management-værktøjer • Mulighed for at sætte tidsbestemt dvale og opvågning på netværks-niveau via HP WebJetadmin

Optimer produktiviteten og minimer spild Digitalisér papirbaserede processer • Digitalisér dokumenter, scan til folder, scan til e-mail og undgå unødige print • Behandl og send dokumenter digitalt med HP Output Server og reducér printmængden med 18%-70% Duplex print • Sæt standarden til 2-sidet print på netværksniveau med HP Web Jetadmin og Universal Print Driver Pull- og PIN-printløsninger • Autentikationsløsninger kan reducere fejlprint, genprint og uafhentede printjobs med 10-30% Ingen spildte print • Print kun det, du skal bruge. Kombinér tekst og grafik til ét dokument med HP Smart Web Printing • Originale HP tonere giver mere konsistent kvalitet i forhold til genopfyldte tonere

Implementer nemme og praktikske miljøarbejdsgange Grønne produkter • HP udvikler printere og tonere, som er let genanvendelige gennem “Design for Environment” programmet • Plastic fra gamle HP tonere bliver brugt til at fremstille nye tonere Politik for genanvendelse • Lav politikker og brug en betroet partner for let, ansvarlig og konsistent genanvendelse Sikkerhed for ansvarlig genanvendelse • Originale HP tonere indsamles gennem HP’s Planet Partners program og genanvendes

Oplev printløsningerne i HP’s demorum Ønsker du at få demonstreret HP printere og prøve dem på egen hånd, så har du muligheden for det i HP’s demorum. Få en præsentation af produkterne, test dem selv og stil spørgsmål til din forhandler eller en af HP’s egne printeksperter. Kontakt din HP forhandler og aftal nærmere.

HP’s unikke teknologier sikrer enestående print- og dokumenthåndtering. En række unikke teknologier giver printløsninger fra HP et afgørende forspring, når det gælder effektiv administrering og simpel håndtering af din printerflåde. Samtidig er HP’s teknologier med til at skabe rammerne for et enestående workflow med brugervenlig, hurtig og sikker dokumenthåndtering. HP Web Jetadmin Med HP Web Jetadmin kan du håndtere, konfigurere, problemløse og monitorere flere enheder på samme tid - praktisk talt uanset hvor du befinder dig gennem et web-baseret interface. • Central monitorering og administrering af store printerflåder • Nem installation, konfiguration, fejlmelding, opdatering og administrering af enheder og netværksindstillinger • Optimerer udnyttelsen af enheder gennem rapporter over brugere eller printere • Øger sikkerheden med politikker for brugere og enheder • Reducerer lagerbeholdning og forbedrer oppetid ved at forudsige forbrug af supplies Denne prisbelønnede løsning højner både effektiviteten samtidig med, at den sænker dine operationelle omkostninger. HP Web Jetadmin og HP Universal Print Driver kan downloades gratis – men det bliver de bestemt ikke mindre værdifulde af.

HP Universal Print Driver HP Universal Print Driver er en industriførende driver-løsning, der gør administrering af din printerflåde meget mere simpel. Du undgår individuelle drivere til dine forskellige enheder og opnår samtidig en række andre fordele. • Én driverløsning til alle dine enheder • Giver et sammenhængende og ensartet interface for alle brugere • Virker på tværs af LaserJet printere og MFP’er • Sparer tid og ressourcer • Indeholder værktøjer til let at installere, konfigurere og administrere din printløsning Når du opretter en printersti i HP Web Jetadmin, bliver HP Universal Print Driver automatisk tilføjet som driver. Du kan konfigurere driveren, som du vil, så den passer nøjagtig til dine behov. Herunder indstilling af printpolitikker for brugere, projekter, farveprint, tidspunkter på dagen m.m.

HP ePrint HP ePrint teknologien gør det muligt for brugerne, at printe stort set uanset hvor de befinder sig via smartphone, bærbar computer og andre mobile enheder. • Print ved at sende en e-mail med vedhæftning til HP ePrinteren eller • Print ved at bruge en HP ePrint app eller driver Med HP ePrint behøver du ikke længere at vente med at printe e-mails, fotos, webindhold og dokumenter. Send blot printjobbet trådløst til din HP ePrinter, så venter dit dokument på dig, når du kommer tilbage til kontoret. HP ePrint kan også benyttes inden for virksomhedens sikrede netværk.

HP FutureSmart Firmware HP FutureSmart firmware findes på HP LaserJet printere og MFP’er. Med den intuitive software kan du nemt og hurtigt foretage en lang række funktioner direkte via touchskærmen. • Ensartet brugergrænseflade på hele din printerflåde • Tilføj dokumenter til digitale mapper direkte fra printeren • Preview og redigér scannede dokumenter direkte på skærmen • Opgradér nemt opdateringer til firmwaren • Mulighed for integrering af tredjepartsapplikationer

HP Instant-on Technology Du fleste HP LaserJet printere benytter HP’s innovative Instant-on teknologi, der opvarmer printertromlen på et splitsekund. • Gå fra PowerSave-tilstand til printklar på et øjeblik • Undgå ventetid og print første side imponerende hurtigt • Gå tilbage til PowerSave-tilstand med det samme HP Instant-on Technology består af en dobbelt-keramisk opvarmningsteknologi, der gør det muligt at printe første side hurtigere end konkurrerende produkter og ofte afslutte hele printjobbet, før andre printere er varmet op.