Como Fazer Apresentações em 10 Etapas (eBook)

COMO FAZER APRESENTAÇÕES EM 10 ETAPAS

João Aragão e Pina

PACTOR – Edições de Ciências Sociais, Forenses e da Educação www.pactor.pt

EDIÇÃO PACTOR – Edições de Ciências Sociais, Forenses e da Educação www.pactor.pt Copyright © 2016, PACTOR – Edições de Ciências Sociais, Forenses e da Educação Marca registada da FCA – Editora de Informática, Lda. ISBN eBook: 978-989-693-048-6 1.a edição impressa: outubro 2014 1.a edição eBook: setemb ro 2016 Paginação: Carlos Mendes Cartoons: Luís Franco (www.turnitvisual.com) Capa: José Manuel Ferrão – Look-Ahead Todos os nossos livros passam por um rigoroso controlo de qualidade, no entanto aconselhamos a consulta periódica do nosso site (www.pactor.pt) para fazer o download de eventuais correções.

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Índice Capa Rosto Ficha Técnica Índice Autor Agradecimentos Prefácios David Chalbert Tiago Matias Sobre o Livro Público-Alvo e Objetivos Estrutura do Livro Capítulo 1: Antes da Apresentação Passo 1: Saiba o que vai Fazer, Como e Onde Tipo de Intervenção Duração e Formato da Sessão Apresentações em Grupo Audiência Local e Equipamentos Passo 2: Gere Ideias e Organize(-se) Instalar e Executar o FreeMind

Criar um Mapa Mental Passo 3: Defina Objetivos Como Definir Objetivos?

Ajustar os Objetivos à Audiência Passo 4: Escolha um Título Sugestivo Passo 5: Planeie a Apresentação Introdução e Conclusão Exemplo prático: Como captar a atenção e definir o estilo?

Exemplo prático: Como reforçar os pontos-chave da apresentação?

Conteúdo e Mensagem Procure Conteúdos Interessantes e Novas Abordagens Plano da Apresentação Pistas para a organização e preparação da apresentação (Reynolds, 2011) Apresentação – Desenvolvimento – Conclusão Conclusão – Apresentação – Desenvolvimento – Conclusão Storytelling Faça Apresentações Claras e Apelativas Estratégias para Marcar a Diferença Citações Factos Metáforas Estudos de Caso Passo 6: Prepare Suportes de Categoria!

Opção Clássica: Apresentações em PowerPoint Formatar o Modelo Global Utilizar o Modelo Global

Opção Arrojada: Apresentações em Prezi Como Criar um Prezi?

Apagar Layouts Pré-Visualizar, Guardar e Partilhar o Prezi Opção Arrojada: Conteúdos Powtoon Criar um Novo Powtoon Visualizar e Exportar o Powtoon Powtoon: uma Ferramenta a não Perder!

Passo 7: Prepare-se!

Apresentação e Vestuário Atitude e Postura Comunicação Verbal e não Verbal Comunicação Verbal e Expressividade Comunicação não Verbal Competências Importantes Autoconfiança Assertividade Gestão Emocional Tenha um Plano B Passo 8: Treine Gestão do Tempo Espelho Meu, Espelho Meu...

3, 2, 1... Ação!

Checklist 1: Antes da Apresentação Capítulo 2: No Dia da Apresentação

Antes da Apresentação Aqueça a Voz Disposição e Reconhecimento da Sala Organização do Material Equipamento Alimentação do Computador Ligação Computador – Projetor Projeção da Apresentação Definir a Vista de Apresentador Desligar Redes, Protetores de Ecrã e Antivírus Passo 9: Comunique de Forma Clara e Apelativa Comece Bem Perguntar/Provocar/Apresentar um Problema Citação História Rapport Humor Desenvolva com Categoria Simplifique Manter a Atenção Técnicas Diversificadas Oportunidade Termine com Intensidade Resuma Fim Memorável Controle os Momentos de Perguntas e Respostas

Como Lidar com Questões Difíceis?

Atenção aos Detalhes!

Estabeleça Contacto Visual Cuide da Sua Postura Projete a Voz Tenha em Atenção a Dicção Tempos Verbais Elimine “Bengalas” Evite Jargão ou Linguagem Muito Técnica Não Se Deixe Apanhar pela Projeção Olhar para a Tela de Projeção Controle o Tempo Gerir o Tempo in Loco Mantenha a Calma Implementar a Estratégia Lidar com o Imprevisível Previsto Lidar Efetivamente com o Imprevisto Checklist 2: No Dia da Apresentação Capítulo 3: Depois da Apresentação Passo 10: Celebre e Avalie Autoanálise Solicite Opiniões Checklist 3: Depois da Apresentação Anexo: Como Fazer um Poster Apresentação Oral Versus Poster: Qual a Melhor Opção?

Elaborar um Poster que Capte a Atenção Que Conteúdos Incluir?

Como Estruturar?

Como Chegar ao Resultado Final?

Texto Imagens Breve Nota Descritiva Apresentação Referências Índice Remissivo

João Aragão e Pina Bacharel em Engenharia Multimédia, Licenciado em Informática, Pós-Graduado em Gestão e Tecnologias da Formação, Mestre em Psicologia das Emoções e Doutorando em Gestão e Desenvolvimento de Recursos Humanos. Consultor em várias empresas e formador em diversas áreas, nomeadamente em Técnicas de Apresentação, na qual também é coach. Professor Assistente convidado no Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa – Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE-IUL), onde leciona as disciplinas Técnicas de Apresentação, Gestão de Equipas e Liderança. O autor acumula mais de 15 anos de experiência na área e um percurso académico pluridisciplinar que coloca as ferramentas informáticas ao serviço da formação e das apresentações, sem nunca esquecer as pessoas. É autor dos livros Apresentações Que Falam por Si (Grupo Lidel) e Comunicar com Humor: Insensatez ou Profissionalismo? (Pactor).

Agradecimentos Aos meus formandos e alunos que me fazem percecionar as dificuldades que sentem, permitindo que a escrita seja orientada para a verdadeira resolução de problemas. À RakyWane e à Marta Lourenço. Sem elas, este livro ainda não existiria. Obrigado por toda a inestimável colaboração.

Ao Luís Frasco, cujos cartoons animam o livro e muitas das minhas ações. À Ana Correia que acompanhou exemplarmente a produção do livro.

Ao Edgar Bragança, amigo que facilitou o contacto com a Lidel quando escrevi as “Apresentações Que Falam Por Si” e que está sempre disponível para ajudar. À Sandra Correia e ao Eng.º Frederico Annes, do grupo Lidel, pelo incentivo que me deram para a escrita deste livro e pela confiança que têm depositado em mim. À Rita, à Raquel e à Margarida que não me cobram o tempo de dedicação à escrita e ao trabalho e que se orgulham muito de mim.

Prefácios David Chalbert Presidente da ISCTE Junior Consulting e Mestrando em Gestão pela ISCTE Business School Falar em público, concretizar uma apresentação com nível, captar a audiência e conseguir transmitir uma ideia, por muito coloquial que seja, podem representar autênticos desafios a um orador, mesmo que experiente e autoconfiante. Em contrapartida o discurso para uma audiência, independentemente das suas características quantitativas e qualitativas, parece uma inevitabilidade quer para atuais estudantes que se confrontam com apresentações semanais de trabalhos, quer para atuais profissionais que fazem da palavra o vetor primordial de informação.

Afinal, apresentar não é mais do que transmitir uma mensagem a um público-alvo com utilização de um maior ou menor nível de recursos. Simples, não?

Não!

Damos frequentemente conta que, em matéria de realização de apresentações, falta sempre algo ou ocorre sempre um toque aparentemente inevitável que tira qualidade ao nosso trabalho e condiciona a transmissão da mensagem. Constituem desafios, igualmente necessários de responder de forma metódica mas acessível, a preparação da apresentação, a própria apresentação e a criação de mecanismos de feedback e avaliação da mesma.

Até este ponto concordamos. Aparentemente o problema está identificado: Como Fazer Apresentações em 10 Etapas.

Enquanto estudante universitário, frequentes são as vezes em que me deparo com esta questão. A regularidade com que nos é exigido a apresentação de temas, trabalhos, casos de estudo, entre tantas outras variantes, é cada vez mais elevada com o desenrolar da nossa vida académica. E admitamos que não são raras as ocasiões em que preparamos as apresentações num curto espaço de tempo, dando menos atenção à preparação e qualidade das mesmas. Resultado? Esperar que a sorte proteja os audazes e tudo corra com o mínimo, sublinhe-se, o mínimo de erros ocorridos.

A sorte não salva trabalhos e não nos podemos dar ao luxo de minimizar erros!

Falta, portanto, uma boa base de orientação, um guia realmente prático que consiga elucidar-nos das circunstâncias dos nossos desafios ao mesmo tempo que oferece soluções e ideias para os enfrentar.

Conheci o Professor João Pina no âmbito de uma matéria diferente da que este livro aborda – a Gestão de Equipas. Retirei deste contexto uma das lições mais importantes do meu percurso académico. “Sejam históricos, não biológicos!”.

Muitos conseguem fazer o mínimo, o respeitavelmente aceitável, biologicamente possível. Em contrapartida, é pouco.

Este livro permite-nos ir além do minimamente possível, do aceitável. Permite ser histórico, transformando uma atividade rotineira num processo dinâmico e interessante, revelando resultados muito além do esperado.

A nós, estudantes, constitui uma ferramenta de consulta prática pela sua organização e simples consulta.

Em 10 etapas conseguimos questionar a forma como atualmente preparamos as nossas apresentações.

Somers White afirma que “90% do quão bem o discurso irá correr é determinado antes do orador subir ao palco”. Na verdade, a maioria destes passos são prévios à apresentação, contrapondo a fase que menos desenvolvemos no nosso dia a dia.

Desde o pensar o tema, mas igualmente o espaço, conciliando ambos com o público (muitas vezes descurado) e com os objetivos propostos, até ao planeamento coerente da apresentação (“Existem três critérios indispensáveis para o sucesso de uma apresentação: planeamento, planeamento e, por fim, planeamento.”, como refere o autor).

Mais que um manual teórico, o Professor João Pina consegue trazer-nos parte da sua realidade e experiência, fornecendo ferramentas práticas e tutoriais de fácil perceção de utensílios ideais para alavancar a forma como apresentamos. A par, algumas fontes ideais para pesquisa, bases para planos de apresentação e estratégias para captar a audiência e para autoavaliar o processo.

Parece que algo inicialmente tão abstrato e desconexo como a elaboração de uma apresentação ganha contornos claros, etapas e checklists que nos permitem fazer uma gestão ongoing da mesma, evitando os usuais “acidentes de percurso” e ganhando tato para ultrapassar os problemas.

Mais que um livro, ou um tutorial, prefiro vê-lo enquanto guia prático, sim prático, com soluções, com chamadas de atenção para o que nos costuma passar ao lado e

com aqueles pequenos truques que se ganham com a experiência e que aqui se encontram evidenciados. Algo para ter por perto e ir relembrando e aplicando na vida de estudante e ao longo da nossa carreira profissional.

Retomando o pensamento inicial, mais que minimizar erros, este é o começo inicial para maximizar resultados.

Uma das grandes dificuldades reside no “Como começar?”. Sugiro aqui, com uma visão crítica do que fazemos e com vontade de ser melhor, historicamente melhor, num termo que coloquialmente utilizamos em gestão: numa perspetiva kaizen, de melhoria contínua. Sabendo que podemos sempre fazer melhor, principalmente ao aprendermos a planear de forma correta e estruturada. Nas palavras de Winston Churchill, “aquele que falha ao planear, está a planear falhar”. E pode ser tão simples evitar falhar.

Uma palavra final de apreço pela oportunidade dada pelo Professor João Pina, pelo seu trabalho nesta área e por suscitar desafios aos seus alunos, diariamente nas suas aulas onde exige o alto nível de apresentações que ensina neste guia, como nestes momentos de partilha de vivências.

Tiago Matias Consultor Especialista em Recursos Humanos Encontro-me desde há uns anos a esta parte, na área da consultoria de recursos humanos, tendo vindo a especializar-me na área de recrutamento e seleção tradicional bem como na identificação de perfis de quadros médios e superiores no mercado das tecnologias de Informação. Atualmente existe para mim, uma necessidade de distinguir os profissionais com os quais me vou cruzando ao longo da vida, entre os que fazem parte da solução e os que fazem parte do problema. O João Pina faz sem dúvida parte do primeiro grupo, demonstrando ser um profissional de sucesso na sua área de expertise. É precisamente na definição de profissional de sucesso que gostaria de salientar e convidar, desde já o leitor a considerar esta publicação para atingir rapidamente os seus objetivos profissionais. No meu ponto de vista, um profissional de sucesso, não é apenas aquele que trabalha afincadamente e dedica inúmeras horas da sua vida para demonstrar o valor acrescentado que se pode ser num determinado contexto, seja ele numa organização com (ou sem) fins lucrativos, numa associação desportiva, numa entidade cujo core business é a formação, ou outra. Um profissional de sucesso é principalmente, aquele que sabe transmitir a sua mensagem de forma clara, objetiva e apelativa para determinados interlocutores. Seja numa apresentação de um trabalho na faculdade, defesa de tese de mestrado ou doutoramento, ou mesmo uma formação para a sua equipa no local de trabalho, não

importa. Se não conseguir preparar-se devidamente e comunicar o que sabe e/ou o que vale, terá muito mais dificuldade a atingir o que realmente importa para o seu percurso académico ou profissional: chegar aos interlocutores.

Esta publicação está preparada e construída para que consiga entender o que realmente deve considerar nas suas apresentações e exposições. Facilmente entenderá, também, que existem diversas fases que precedem o momento da exposição final. Para além de um excelente guia, passo a passo, foca algo que até então não consegui encontrar em mais nenhuma publicação, suficientemente acessível a todos nós: Construção de Mapas Mentais.

Num mundo cada vez mais tecnológico e em constante mudança no que consta ao nosso estilo de vida quotidiano, nada melhor que tomar partido do mundo das novas tecnologias, disponíveis em qualquer smartphone, tablet ou portátil. E este sim, é para mim o segredo de sucesso deste manual face às publicações que encontramos já no mercado. Sabe como construir um bom Mapa Mental? Sabe que pode usá-lo para estruturar de forma exemplar a sua apresentação em muito pouco tempo, facilitando inclusive a sua memorização? Sabe que, com recurso a praticamente qualquer dispositivo móvel, pode construir em questão de minutos o seu Mapa Mental?

Arrisco ainda a questionar o leitor: conhece o conceito de Mapa Mental?

Independentemente das suas respostas às minhas “incitações” anteriores, já deve ter tomado consciência que este é o livro que realmente necessitava há já algum tempo.

Não só focado nas novas ferramentas ao dispor de qualquer um de nós, mas também nas mais clássicas e usuais, o importante, no fundo, é fazer uma apresentação de sucesso, que conquiste o seu público.

Sobre o Livro Quando a Pactor me lançou o desafio de escrever um livro sobre apresentações que fosse mais prático do que Apresentações que Falam por Si (edição do Grupo LIDEL) destinado ao estudante e ao profissional que procura um guia prático, com um resumo do essencial a ter em conta nas apresentações, fiquei deveras entusiasmado, arregacei as mangas e lancei mãos à obra.

Com um caráter muito prático e explicações passo a passo, o leitor encontra aqui as ideias e os conceitos mais importantes, complementados com tutoriais explicativos que “ensinam a fazer”, recorrendo a ferramentas atualmente pertinentes: Prezi, PowerPoint, Powtoon e FreeMind.

Os conceitos base aqui aplicados estão presentes e desenvolvidos no meu livro anterior Apresentações que Falam por Si, uma obra completa sobre o tema das apresentações e na qual o leitor poderá aprofundar os seus conhecimentos. No presente livro alguns desses conceitos foram utilizados, adaptados e complementados com muita informação nova, escritos de um modo mais direto, resumido e pragmático.

Nasceu, assim, o livro que tem nas mãos.

Público-Alvo e Objetivos Quem deve ler este livro? Qualquer estudante que pretenda melhorar as suas apresentações e que procure a eficácia na comunicação. Preparar e realizar apresentações é uma atividade recorrente na vida académica e profissional (se está a ler este livro, deve saber do que estou a falar…). Ao longo do percurso académico, os alunos são incentivados a apresentar trabalhos, individuais ou de grupo, comunicações, bem como a participar em seminários e conferências, conforme o ciclo de estudos em que se encontrem. Estes momentos são excelentes formas de praticar a transmissão de ideias para audiências e vão prepará-lo para grandes momentos, como a defesa da dissertação de mestrado e da tese de doutoramento, perante um júri, e, mais tarde, dos seus projetos profissionais.

Se quer atingir a excelência (e acreditamos que sim!), efetuando uma apresentação de qualidade, que perdure na mente de quem o ouve e se traduza numa avaliação

mais positiva de si e do seu trabalho, há aspetos que devem ser tidos verdadeiramente em conta. É por isso que este livro merece a sua atenção!

Este livro fornece orientações úteis sobre formas eficazes de fazer apresentações de cariz académico. Estas orientações são fruto da minha experiência enquanto doutorando, formador e professor, e, portanto, devem, ser encaradas como sugestões e não como regras stricto sensu.

Estrutura do Livro Para o ajudar a realizar apresentações claras e apelativas, proponho-lhe um processo de preparação passo a passo. Os capítulos que se seguem refletem a sequência lógica de uma apresentação. Antes da apresentação, os conteúdos, métodos e meios devem ser cuidadosamente planeados e preparados. No dia da apresentação, importa dar vida a toda a preparação, a todo o trabalho que antecedeu este momento.

Depois da apresentação, é altura de celebrar mais um sucesso e identificar oportunidades de melhoria.

As checklists fornecidas no final dos capítulos ajudam-no a rever a informação transmitida e a certificar-se de que tem tudo o que é necessário para seguir viagem neste percurso. Ao longo dos capítulos, são também feitas várias sugestões que o poderão ajudar a tornar as suas apresentações eficazes, claras e apelativas.

Veja aqui a apresentação deste livro.

Capítulo 1

Antes da Apresentação Este capítulo pretende despertar a atenção do leitor para áreas que nem sempre temos em conta quando construímos a nossa comunicação. Os pontos seguintes não procuram esgotar cada um dos temas, mas antes dá-los a conhecer enquanto pilares de uma apresentação de excelência. Não por acaso, oito dos dez passos sugeridos neste livro estão relacionados com o investimento na preparação da apresentação.

O primeiro passo consiste em saber o que vai fazer, como e onde. Coloque a si mesmo algumas questões como: Qual é o tipo de apresentação que pretende realizar?

Qual é a duração da apresentação? Haverá lugar a perguntas e respostas? Será uma apresentação individual ou em grupo? Onde vai ser a apresentação? Depois, terá de definir os objetivos da apresentação e escolher um título claro e que cative o interesse do público. Em seguida, é chegada a altura de planear a apresentação: cuidar da mensagem, adequar a estratégia à mensagem que pretende transmitir e estruturar essa mesma mensagem de forma percetível para a audiência. Já sabe o que quer fazer, que título atribuir e a mensagem já está alinhada. É altura de passar para o quinto passo: preparação dos suportes visuais da apresentação. Atenção, a preparação não termina aqui! Os imprevistos acontecem, por isso, prepare-se para lidar com eles: pense num plano B. A sua apresentação está pronta! Resta-lhe treinar para o grande dia.

Passo 1: Saiba o que vai Fazer, Como e Onde O sucesso da sua apresentação dependerá em 99% da preparação. Se já fez apresentações que correram bem, apesar de não as ter preparado convenientemente, pode acontecer que não seja muito exigente consigo mesmo, que se esteja a enganar, que tenha tido sorte, que o público não tenha sido muito exigente ou que tenha um

talento natural para a comunicação. Se sente que a última opção é a que melhor o caracteriza, contacte-me (pactor@pactor.pt)!

Começamos, então, por ver algumas questões prévias sobre as quais é necessário refletir antes de iniciar a preparação da sua apresentação.

Tipo de Intervenção Segundo Randall P. Whatley (2010), presidente do Grupo Cypress, uma apresentação pode ser do tipo informativo, educativo, motivacional, persuasivo ou do qual resulte uma tomada de decisão. Para preparar adequadamente a estratégia da sua apresentação terá de considerar estes aspetos. Em concreto, que tipo de apresentação irá fazer?

• Um trabalho académico sobre um tema específico?

• Uma monografia, dissertação, tese, estudo ou artigo?

• Uma aula?

• Um relatório, projeto ou apresentação de resultados finais?

• Uma apresentação para uma conferência ou seminário?

Duração e Formato da Sessão O cumprimento do tempo definido para a apresentação é um dos sinais de profissionalismo – e de preparação – do apresentador. Assim: • Conheça com exatidão o tempo que tem para a sua intervenção. Não se contente com uma resposta de “mais ou menos” ou “aproximadamente”, pois é com base nesta informação que irá definir a sua estratégia; • É igualmente importante perceber se esse tempo inclui um espaço para debate ou perguntas e respostas; • Se a sua apresentação decorrer no âmbito de um seminário ou de uma conferência, deve solicitar o respetivo programa, verificar o momento da sua intervenção, a sequência das apresentações e respetivos oradores. Ouvir os oradores anteriores pode ser essencial para a sua intervenção.

Apresentações em Grupo

Um grupo de música tem de ensaiar para que a atuação decorra da melhor forma. Se cada um dos músicos ensaiar sozinho e se se encontrarem na hora do espetáculo, o que pensa que vai acontecer? É isso que deseja para a sua apresentação?

Se a apresentação que vai fazer é em grupo, este deve: • Começar por elaborar uma apresentação una, com o contributo de todos; • Fazer a distribuição dos conteúdos e tempos de intervenção de cada elemento, para que possam treiná-los individualmente; • Realizar ensaios para aferir a adequação da distribuição efetuada, reavaliar os tempos de intervenção e refletir sobre as transições das intervenções, para que o resultado demonstre o verdadeiro trabalho de equipa que realizaram; • Se o seu grupo quer ser verdadeiramente excelente, garanta que todos os elementos são capazes de substituir, pelo menos, um colega. Assim, se acontecer algum imprevisto e alguém tiver de faltar, o desempenho do grupo não será afetado negativamente. Antes pelo contrário!

Audiência Conhecer a audiência também ajuda a escolher a melhor forma de abordar o assunto da apresentação. Todos os apresentadores reconhecem este ponto como verdadeiramente útil mas, na verdade, é difícil conhecer a audiência!

Algumas sugestões que lhe podem ser úteis: • O primeiro desafio é colocarmo-nos na perspetiva da audiência, procurando perceber que competências têm os elementos que a compõem, de que informação necessitam (mais ou menos técnica, mais ou menos aprofundada, mais ou menos científica, mais ou menos emocional, etc.), que expectativas têm, que estratégias de transmissão da informação serão mais apreciadas e que tom se deve adotar; • Se se tratar de um júri de mestrado ou de doutoramento, é fundamental informar-se sobre o curriculum e interesses de quem o vai avaliar. Deste modo, poderá antecipar questões que lhe possam colocar ou, até, incluir exemplos na sua apresentação que prevê que possam suscitar o interesse dos seus avaliadores; • Evite falar sobre conceitos básicos se tiver uma audiência de especialistas.

Nesse caso, aproveite o tempo para realçar os aspetos mais relevantes do seu trabalho;

• Se tiver a possibilidade de fazer um questionário prévio, não hesite. Além de começar desde cedo a suscitar interesse a quem o vai ouvir, trata-se de uma forma muito eficaz para recolher informações de quem o vai escutar. Se usar resultados desse questionário na sua apresentação, ainda melhor! Sei que dá trabalho, mas também sei que resulta muito bem!; • Quando não podemos aplicar questionários prévios e temos uma audiência que inclui especialistas e não especialistas, o desafio é bem maior. Neste caso, há que fazer uma apresentação que, de algum modo, satisfaça uns e outros.

Local e Equipamentos Cantores, bailarinos e atores são particularmente exigentes no que se refere ao conhecimento do local onde vão atuar e em relação aos equipamentos disponíveis.

Também o comunicador deve ter em atenção o local onde vai decorrer a sua intervenção e os equipamentos disponíveis, pois estes são fatores que estão diretamente ligados às estratégias que podem ser utilizadas.

Note, por exemplo, que, nos grandes jogos de futebol, os jogadores fazem sempre um treino no local onde vão jogar. Muitas vezes, até já conhecem o local, mas gostam de perceber o estado da relva, sentir a atmosfera, verificar a incidência das luzes, etc. Um apresentador que deseja ter sucesso deve preparar antecipadamente os detalhes técnicos da sua apresentação, o que o deixará mais tranquilo no decurso da sua intervenção.

Se já tem ideia do que vai necessitar em termos de equipamentos, pergunte o que existe e registe. Aspetos a ter em conta: • Videoprojetor – Pergunte se há um videoprojetor suplente para o caso de a lâmpada se fundir, ou de ocorrer alguma avaria no equipamento que está a ser utilizado. Verifique a resolução máxima (para ajustar a resolução do seu computador à do videoprojetor), a qualidade da projeção (leve uma apresentação e afira a qualidade da projeção, nomeadamente das cores); • Som – Caso exista, pergunte quantos microfones há e de que tipo. Se for possível, faça um teste; • Cabo de som – Verifique se há um cabo de som que possa ligar ao computador e, se possível, teste o som do seu computador; • Pilhas – Garanta a existência de pilhas suplentes para os microfones;

• Quadro branco e marcadores – Além dos marcadores que possam existir (verifique se são apropriados), leve também os seus. Verifique, ainda, se o quadro é magnético porque lhe permitirá afixar cartazes, fotografias, etc.; • Quadro de papel – Conhecido também como flipchart, ou quadro de conferência. A vantagem dos quadros de papel é que permite que as folhas sejam escritas ou desenhadas previamente. Podem ser trazidas de casa e afixadas no momento da apresentação, tornando-se uma espécie de PowerPoint à moda antiga.

Passo 2: Gere Ideias e Organize (-se) Todos debatemos e geramos ideias no nosso dia a dia, mas estas nem sempre fluem naturalmente ou em número suficiente. Quantas vezes se viu completamente perdido, sem saber por onde começar ou que ligações estabelecer entre os vários tópicos? É nesses momentos que sentimos a necessidade de agarrar num pedaço de papel e organizar o nosso pensamento, criando um esquema, um mapa mental!

O mapa mental consiste numa técnica que lhe irá ser muito útil, na medida em que: • Melhora a forma como memorizamos/retemos a informação (uma vez que são realizadas associações e conexões entre os diferentes tópicos), sendo uma grande ajuda no estudo; • É fácil de rever (toda a informação num só documento); • Permite resumir informação e, portanto, “descascar” problemas complexos; • Possibilita uma aprendizagem mais eficaz; • Melhora a resolução criativa de problemas; • Permite uma rápida e eficaz compreensão da estrutura de um determinado assunto; • É apresentado sob a forma de um esquema que possibilita uma comunicação/apresentação de um assunto, de uma forma simples; • Demonstra o “esqueleto” do assunto a ser tratado; • Permite planear eficazmente; • Facilita a realização de brainstormings.

Pode optar por fazer o mapa no famoso guardanapo de papel, à mesa de qualquer café, ou utilizar ferramentas informáticas. Apresento-lhe, assim, o FreeMind, uma ferramenta simples (entre outras disponíveis na Internet) que permite criar mapas mentais. Poupando tempo e recursos, será capaz de produzir mais ideias, ao mesmo tempo que as sintetiza e organiza, de uma forma visualmente atrativa, intuitiva e de fácil assimilação.

Criar um mapa mental com o FreeMind é fácil e o tutorial que se segue irá ajudá-lo a descobrir os princípios básicos desta ferramenta. Vamos a isso?

Instalar e Executar o FreeMind Antes de conseguirmos criar um mapa mental, é necessário instalar o programa.

Aqui fica a hiperligação para a última versão do FreeMind (1.0.0): http://sourceforge.net/projects/freemind/. Durante a instalação, pode ser-lhe pedido que instale uma versão mais recente do JAVA. Depois de instalado, execute o programa.

Criar um Mapa Mental Vamos criar o mapa mental de uma apresentação em PowerPoint que vamos fazer mais à frente e que se designará “Apresentações Que Falam Por Si”, cujo título abreviaremos para “AQFPSi”.

O nó central, de onde partirá a restante informação, surge no centro da página, numa forma oval, como indicado na imagem. Esta forma designa-se por nó.