Criatividade em Sistemas de Informação

Criatividade em Sistemas de Informação - 02.pdf

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Índice Geral Sobre o Autor..................................................................................... VII Prefácios............................................................................................. IX 1. Introdução........................................................................................1 2. Sistemas de Informação nas Organizações...........................................5 2.1. O Planeamento de Sistemas de Informação.................................... 8 2.1.1. Métodos de Planeamento de Sistemas de Informação............... 15 2.1.2. O Planeamento de Sistemas de Informação no Presente: o Renascimento.............................................................. 16 2.1.3. Resultados Esperados do Planeamento de Sistemas de Informação....................................................................... 18 2.1.4. Desafios do Planeamento de Sistemas de Informação: o Futuro... 20 2.2. Desenvolvimento de Sistemas de Informação................................. 21 2.2.1. Ciclo de Vida............................................................... 22 2.2.2. Fases do Desenvolvimento de Sistemas de Informação.............. 23 2.2.2.1. Estudo prévio.................................................... 26 2.2.2.2. Análise ........................................................... 27 2.2.2.3. Conceção......................................................... 29 2.2.2.4. Construção....................................................... 29 2.2.2.5. Implementação.................................................. 31 2.2.2.6. Manutenção...................................................... 31 2.2.3. Integração.................................................................. 32

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3. Criatividade.....................................................................................35 3.1. Criatividade........................................................................ 35 3.2. Pensamento Criativo.............................................................. 37 3.2.1. Pensamento Lateral....................................................... 40 3.2.2. Barreiras.................................................................... 41 3.2.3. Pensamento Criativo versus Pensamento Lógico...................... 43 3.3. Investigação em Criatividade.................................................... 44 3.4. Técnicas de Criatividade......................................................... 45

V

Criatividade em Sistemas de Informação

3.4.1.

3.4.2.

3.4.3.

3.4.4.

3.4.5.

3.4.6.

Brainstorming.............................................................. 49 Brutethink.................................................................. 51 SCAMPER.................................................................... 53 Reversal..................................................................... 55 IdeaBox...................................................................... 56 Whiteboard................................................................. 57

4. Métodos Estruturados de Resolução de Problemas.............................59 4.1. Synectics............................................................................ 60 4.2. TRIZ.................................................................................. 62 4.3. Método Morfológico............................................................... 64 4.4. Creative Problem Solving Process.............................................. 65 4.5. Productive Thinking Model....................................................... 67 4.6. Análise de Causas Raiz............................................................ 70 4.6.1. Diagramas de Causa e Efeito............................................ 73 4.6.2. 5 Whys....................................................................... 74

5. Criatividade no Planeamento de Sistemas de Informação.....................77 5.1. Uma Estratégia para a Introdução de Criatividade no Planeamento de Sistemas de Informação.......................................................... 80 5.2. Método de Potenciação Criativa em Planeamento de Sistemas de Informação.......................................................................... 87 5.2.1. Constituir a Equipa........................................................ 90 5.2.2. Clarificar o Objetivo...................................................... 91 5.2.3. Compreender as Necessidades da Organização....................... 93 5.2.4. Focar nas Causas Primárias.............................................. 94 5.2.5. Encontrar Soluções........................................................ 95 5.2.6. Incorporar Soluções no Plano de Sistemas de Informação.......... 98 5.2.7. Documentação de Suporte............................................... 99 5.2.8. Operacionalização....................................................... 102 5.3. Aplicação de Técnicas de Criatividade na Pesquisa de Soluções em Casos Particulares do Planeamento de Sistemas de Informação......... 103 5.3.1. Aplicação de Técnicas de Criatividade na Identificação de Oportunidades de Sistemas de Informação.......................... 104 5.3.2. Aplicação de Técnicas de Criatividade na Melhoria de Sistemas de Informação............................................................ 105 5.3.3. Aplicação de Técnicas de Criatividade na Procura de Alinhamento entre a Organização e o Sistema de Informação........... 106

6. Caso Real em Planeamento de Sistemas de Informação.....................109 6.1. Caracterização da Organização............................................... 109 6.2. Definição Tática.................................................................. 110 6.3. Processo de Identificação de Oportunidades de SI ......................... 110

VI

Índice Geral

6.3.1. Sessão 1 — Direção de Património Cultural..........................

6.3.2. Sessão 2 — Divisão de Informação e Atendimento..................

6.4. Processo de Melhoria ...........................................................

6.4.1. Sessão 3 — Departamento de Modernização Administrativa e Gestão da Informação..................................................

6.5. Contributo para o Projeto de Planeamento de Sistemas de Informação do Município.......................................................

6.6. Discussão dos Resultados.......................................................

111 113 116 116 118 120

7. Criatividade no Desenvolvimento de Sistemas de Informação.............123 7.1.

7.2.

7.3.

7.4.

Criatividade Criatividade Criatividade Criatividade

na Engenharia de Requisitos................................... no Desenvolvimento de Software............................. no Desenho de Interfaces....................................... nas Arquiteturas de Sistemas de Informação................

123 125 126 128

8. Criatividade na Exploração e Gestão de Sistemas de Informação.........133 8.1. Criatividade na Exploração de Sistemas de Informação...................

8.2. Criatividade na Gestão dos Sistemas de Informação.......................

8.2.1. Organização..............................................................

8.2.2. Gestão de Recursos Humanos..........................................

8.2.3. Outsourcing..............................................................

133 135 137 138 141

9. Ferramentas Informáticas de Suporte à Criatividade.........................143 9.1. Geração de Ideias Mediadas por Computador...............................

9.2. Aplicações de Suporte à Geração de Ideias..................................

9.2.1. Brutethink................................................................

9.2.2. Whiteboard...............................................................

9.2.3. SCAMPER..................................................................

145 147 150 153 156

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Anexo A – Documentos de Apoio.........................................................169 A.1. Documento 1 — Definição da Equipa.........................................

A.2. Documento 2 — Definição de Objetivo.......................................

A.3. Documento 3 — Enquadramento..............................................

A.4. Documento 4 — Diagrama de Causa e Efeito — Fishbone Diagrams.....

A.5. Documento 5 — Diagrama de Relações.......................................

A.6. Documento 6 — Lista de Causas Primárias...................................

A.7. Documento 7 — Brainstorming.................................................

A.8. Documento 8 — Brutethink.....................................................

A.9. Documento 9 — IdeaBox........................................................

A.10. Documento 10 — Reversal....................................................

A.11. Documento 11 — SCAMPER....................................................

A.12. Documento 12 — Whiteboard................................................

A.13. Documento 13 — Avaliação das Soluções...................................

VII

169 170 171 171 172 172 173 174 175 176 177 178 179

Criatividade em Sistemas de Informação

Bibliografia........................................................................................181 Webgrafia............................................................................... 197

Índice Remissivo................................................................................199

VIII

Sobre o Autor Vitor Santos é doutorado pela Universidade do Minho (UM) em Sistemas e Tecnologias de Informação, pós-graduado em Ciências da Computação pela Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa, mestre em Sistemas de Informação pela UM, e licenciado em Engenharia Informática pela Cocite — Cooperativa de Técnicas Avançadas de Gestão e Informática.

Detém o Diploma de Estudos Avançados (DEA) pela UM e o Título de Especialista em Informática conferido pelos Institutos Politécnicos da Guarda, Castelo Branco e Viseu. Atualmente, encontra-se a trabalhar num segundo doutoramento em Cultura e Comunicação. É Professor Auxiliar na NOVA Information Management School (NOVA IMS) da Universidade Nova de Lisboa, lecionando disciplinas nas áreas dos Sistemas de Informação e Inteligência Artificial. Anteriormente, foi Professor Convidado na Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (UTAD) e na UM. Integra vários comités científicos de conferências nacionais e internacionais e é autor de diversos artigos académicos (cerca de 100).

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Foi durante 8 anos e meio o Academic Computer Science Program Manager da Microsoft Portugal. Ocupou também posições de gestão em empresas do Banco Santander e desenvolveu atividades de Engenharia Informática durante cerca de 15 anos (mais de 40 projetos de Sistemas de Informação). É membro eleito da Ordem dos Engenheiros e da Direção da APDSI — Associação para a Promoção e Desenvolvimento da Sociedade de Informação.

IX

Prefácios “Pensar antes de fazer” é, na minha perspetiva, a essência da atividade de planeamento de sistemas de informação, mas é também uma atitude que raramente se associa a atos ou processos de grande criatividade, particularmente no contexto da adoção das Tecnologias da Informação na construção do Sistema de Informação das organizações. Comummente traduz uma racionalidade, desejável nas decisões importantes das organizações (e das pessoas...), mas raramente se associa à criatividade que hoje se exige dessas pessoas e das suas organizações.

Esta obra, que muito me honra prefaciar, é uma chamada de atenção, um grito oportuno, para a importância de associar a criatividade à racionalidade na função Sistemas de Informação. A vasta experiência do Vitor Santos permitiu-lhe ainda apontar técnicas e práticas aplicáveis e ilustrar, com um caso prático de planeamento de sistemas de informação, a riqueza do resultado desta associação.

O tempo irá confirmar a minha convicção de que esta obra será uma referência incontornável no estudo e na prática, competentes, da função Sistemas de Informação. Bem-haja, Vitor Santos.

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Luis Amaral Professor Associado no Departamento de Sistemas de Informação da Escola de Engenharia da Universidade do Minho

XIII

Criatividade em Sistemas de Informação

As organizações deparam-se hoje com o que promete ser o preâmbulo de um “mundo novo” tecnológico, estando as tecnologias da informação no epicentro de uma (r)evolução que estamos longe de conseguir descortinar com clareza no que concerne às suas implicações para a Sociedade.

Technological singularity, machine learning, artificial intelligence, block chain, automation, chat bots, robotics, smart office, big data, cloud, internet of things, 3D printing, virtual reality, augmented reality, open data, linked data, cybersecurity, fintech, são tudo termos que, entre muitos outros, estão a despertar a atenção das organizações e a dar origem a projetos em todo o mundo, vários dos quais de natureza exploratória.

A engenharia e a gestão desempenham um papel fulcral nesta realidade, mantendo-se incontornáveis para a boa gestão dos recursos e para a construção de soluções de tecnologias da informação. No entanto, dado o “mundo novo” que se afigura, é premente que as práticas convencionais sejam enriquecidas com novas abordagens e com novas formas de lidar com os problemas e de explorar as oportunidades, que permitam, entre outros aspetos, a consideração e a promoção do pensamento lateral. É por isso que o livro do Vitor Santos, ao propor a introdução da criatividade nas atividades da função Sistemas de Informação, com particular foco no planeamento de sistemas de informação, é totalmente oportuno e se reveste de grande importância para o estudo e prática de sistemas de informação. Não é possível deixar de notar, também, que escrever sobre “criatividade em sistemas de informação” já é, per se, um ato criativo, revelador do que é possível esperar do livro.

João Varajão Professor Auxiliar com Agregação no Departamento de Sistemas de Informação da Escola de Engenharia da Universidade do Minho

XIV

1.

Introdução Este livro visa contribuir para a melhoria do processo de Planeamento, Conceção e Desenvolvimento e Exploração de Sistemas de Informação (SI) através da introdução de técnicas e métodos de criatividade.

O aumento da incerteza dos mercados é um dos fatores que tem incen‑ tivado as empresas a serem mais proativas na procura de uma utilização mais eficaz das Tecnologias da Informação (TI) e na aposta na inovação e criatividade. Vários autores referem que as organizações retiram benefí‑ cios naturais a partir da criatividade e inovação, reorganizando, de forma inovadora, os seus processos, projetos e produtos.

Na atual revolução da informação, a captura e disponibilização de infor‑ mação é crítica para o sucesso. A disponibilidade cada vez mais rápida de informação está a reformular a forma de operar dos negócios e a forma de funcionar da sociedade. Os tipos de bens e serviços produzidos numa economia têm impacto no modo como as empresas conduzem os negócios e refletem o próprio desempenho da sociedade.

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A utilização de TI acelera o ritmo de vida, “encolhendo” o mundo e re‑ volucionando o tempo. Saber como as utilizar eficazmente é crucial. Em todo o planeta, as organizações servem­‑se das TI para efetuar operações diariamente e ambicionam saber fazer um uso estratégico das mesmas para se tornarem mais competitivas.

A criatividade e a inovação melhoram a competitividade das organizações não só através da criação de novos produtos e serviços, como também pela simplificação de processos e redução de custos. A procura de es‑ tratégias que ajudem à inovação nas organizações, nomeadamente com

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Criatividade em Sistemas de Informação

recurso às TI, permitindo maior agilidade e rápida adaptação à mudança, tem, portanto, um crescente interesse.

A reorganização e a otimização dos processos organizacionais têm impac‑ to significativo nos SI que os suportam. É, por isso, pertinente estabelecer uma relação entre empresas, criatividade, inovação e os SI. Neste contex‑ to, a introdução de técnicas e estratégias criativas no processo de conce‑ ção de SI, tendo em vista a construção mais ágil e eficiente dos mesmos, afigura­‑se como tendo um enorme potencial. Por outro lado, a possibili‑ dade de recorrer à capacidade dos sistemas informáticos, baseados em técnicas de criatividade conhecidas ou em adaptações das mesmas, para mediar a geração de ideias, ajudar a produzir novas combinações e dar respostas surpreendentes, originais e úteis para um determinado contex‑ to apresenta­‑se como sendo extremamente relevante. É do senso comum que as grandes organizações têm maior probabilidade de serem burocráticas e complexas, enquanto as mais pequenas são mais ágeis e flexíveis. Embora a criatividade e a inovação sejam, certamente, importantes para as organizações, é também assumido que grande parte do sucesso a ser criativo e inovador depende das condições e oportunida‑ des do mercado. Parece haver alguma verdade na observação de que as pequenas empresas podem reagir mais rapidamente às mudanças no seu ambiente e que podem facilmente reorganizar­‑se para tirar partido das mudanças nos mercados envolventes. Esta flexibilidade permite, muitas vezes, tirar proveito da criatividade e inovação.

A inovação é frequentemente descrita como sendo uma consequência da criatividade e, por isso, a criatividade é vista como sendo a chave para a sobrevivência organizacional. Dhillon, Stahl e Bakaerville (2009) conside‑ ram que os trabalhos publicados nesta área têm revelado que a comuni‑ dade de investigadores em SI tem sido bem sucedida na incorporação dos trabalhos existentes e no desenvolvimento de novas e interessantes linhas de investigação.

Embora muitas organizações sejam criativas e inovadoras, em parte de‑ vido à necessidade de se manterem competitivas, a utilização efetiva da criatividade e inovação nos SI/TI é ainda escassa e constitui um enorme desafio.

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Introdução

Encontrar a melhor forma de conjugar o pensamento criativo, divergente e flexível por natureza com o pensamento analítico, pragmático e, nor‑ malmente, mais rígido não é imediata ou trivial.

Apesar de tal conjugação se afigurar relevante para as áreas de SI/TI e prometer a obtenção de ganhos significativos, a forma de estabelecer efe‑ tivamente a ligação entre a criatividade, as vantagens competitivas numa organização e o papel dos SI/TI são questões ainda pouco exploradas.

Na tentativa de endereçar estas questões, tem sido usada, por vários autores, uma grande diversidade de abordagens teóricas e práticas.

O recurso à criatividade pode, também, servir para repensar e inovar a forma como se utilizam os SI/TI ao serviço dos colaboradores e dos profissionais de informação, de modo a que estes sejam mais produtivos.

Os gestores devem procurar descobrir as capacidades de auto­‑organização e facultar aos colaboradores a possibilidade de utilizarem as suas capa‑ cidades criativas para propor atividades novas, que permitam otimizar processos e melhorar a relação entre as pessoas (procurando formas ino‑ vadoras de usar as TI, tais como correio eletrónico, fóruns, intranet, re‑ des sociais, entre outras).

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A área dos SI é polémica e a discussão do papel desempenhado pelos processos criativos no seu contexto é também controversa. Neste livro adota-se a perspetiva de que a criatividade é parte integrante e relevante em todas as atividades de SI, sejam elas de gestão, planeamento, desen‑ volvimento ou exploração.

O livro está organizado em nove capítulos, desempenhando cada um deles um papel específico na sua estrutura. O Capítulo 1 descreve o contexto, a motivação, o objetivo e a organização do livro. Não ten‑ do como fim fazer uma revisão exaustiva da área de SI, no Capítulo 2 é apresentado um breve enquadramento da área dos SI. O Capítulo 3 e o Capítulo 4 têm por objetivo examinar o estado da arte em ter‑ mos do pensamento criativo, das técnicas de criatividade e dos métodos estruturados de resolução de problemas, sendo descritas, em detalhe, as técnicas de criatividade e os métodos mais relevantes. Nos Capítulos 5, 6, 7 e 8 debate­‑se com particular atenção o papel da criatividade — que defendemos ser universal — nas diferentes áreas e atividades de SI, sendo que no Capítulo 6 é apresentado um caso prático de aplicação

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Criatividade em Sistemas de Informação

de um método para a introdução de criatividade em Planeamento de Sistemas de Informação (PSI) num projeto de uma câmara municipal portuguesa. Finalmente, no Capítulo 9 abordam­‑se as ferramentas de suporte à criatividade, destacando­‑se a geração de ideias mediadas por computador e as aplicações de suporte à geração de ideias.

4

2.

Sistemas de Informação nas Organizações Os processos de acesso e utilização de informação e de artefactos tecno‑ lógicos pelas pessoas e pelas organizações, que, no seu conjunto, consti‑ tuem as Tecnologias de Informação (TI), definem os principais alicerces do que se designa atualmente por Sociedade de Informação.

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Castells (2004) salienta que nos encontramos numa sociedade cuja eco‑ nomia é dominada por um paradigma tecnológico em que a informação é a sua matéria­‑prima. Ou seja, a informação é fundamental para o dia­a­ dia de uma organização em todas as diferentes tarefas que constituem os seus processos de trabalho. É de esperar que exista uma relação entre a gestão eficaz das organizações e o modo como estas tratam e gerem a in‑ formação (Castells, 2004). As pessoas, a informação e o conhecimento são os principais ativos que diferenciam as organizações, e o sucesso é, cada vez mais, resultado da capacidade da sua gestão. Encontrar as melhores formas de fazer esta gestão requer uma postura proativa e persistente na procura da melhoria, o que inclui ter abertura para inovar.

A informação é, na sua essência, uma representação formal, com maior ou menor qualidade, maior ou menor completude de elementos do nosso meio envolvente. No caso das organizações, a informação representa os elementos que definem os seus processos de funcionamento. A capacidade de criar, gerir, processar e aplicar de forma eficiente esta informação é importante para a produtividade e competitividade das organizações.

O valor subjacente à informação está, portanto, ligado à possibilidade de esta trazer mais-valias, quando devidamente enquadrada com os ob‑ jetivos da organização. O processo de obtenção destas mais-valias e de,

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informação

Criatividade em Sistemas de Informação

a partir da informação, gerar conhecimento útil para as organizações ga‑ nha com a introdução de processos intelectuais e criativos.

Assim, sendo a informação crucial para a sociedade atual e para as orga‑ nizações em geral, ao ponto de afirmarmos que estamos na Era da Infor‑ mação, importa analisar quais as virtudes e o papel desempenhado pelos Sistemas de Informação (SI). Em particular, interessa­‑nos compreender o papel da criatividade e da inovação enquanto ponto de partida para a res‑ posta aos diversos desafios que se colocam nas diversas atividades de SI.

sistemas de informação

Todos os SI podem ser descritos como soluções organizacionais e de gestão para os desafios colocados pelo ambiente em que as organizações atuam.

Alguns autores abordam a importância da informação e dos meios para o seu tratamento, referindo a forma como a própria existência das organi‑ zações é afetada e as mudanças que acontecem, identificados novos de‑ safios. Varajão (1998) refere que todas as organizações possuem e gerem SI e que esta gestão pode ser mais ou menos explícita.

A quantidade de informação gerada e processada numa organização tende a crescer com o desenvolvimento da mesma, tornando progressivamente mais complexo o seu processamento adequado e a sua disponibilização em tempo útil. Assim, sendo a informação reconhecida como um recurso valioso, procuram­‑se, cada vez mais, meios para melhorar e maximizar a gestão e exploração desse recurso. Maximizar o valor deste recurso cons‑ titui um desafio e pode significar procurar novas maneiras de planear e gerir o fluxo de informação numa organização, como é exemplo a imple‑ mentação de novas formas de minimizar dados redundantes e inconsisten‑ tes e de aumentar a correção e qualidade da informação.

Um SI é definido como um conjunto de componentes inter­‑relacionados que recolhe ou retira, processa, armazena e distribui informação para suportar a tomada de decisões, coordenar e controlar processos de traba‑ lho. Além de dar suporte à tomada de decisão, à coordenação e ao contro‑ lo de gestão, também pode ajudar os colaboradores a resolver problemas, tratar de assuntos operacionais e criar novos produtos. Nesta perspetiva, numa organização, um SI é definido e concebido com base nos processos de trabalho dessa organização, em conjunto com as componentes tecno‑ lógicas, existindo uma interdependência entre essas componentes. Um SI é uma entidade sociotécnica que reúne, guarda, processa e faculta

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3.

Criatividade No Capítulo 2 foram abordados os temas principais da área dos Sistemas de Informação (SI) com relevância para este livro. Foram definidos os principais conceitos e âmbitos dos SI nas organizações, principalmente da Gestão dos Sistemas de Informação (GSI), do Planeamento de Sistemas de Informação (PSI), do Desenvolvimento de Sistemas de Informação (DSI) e da Exploração de Sistemas de Informação (ESI).

Neste capítulo resumem­‑se os temas mais relevantes afetos à área da criatividade, nomeadamente o pensamento criativo, as técnicas de cria‑ tividade, os métodos de resolução de problemas e a identificação de pro‑ blemas raiz.

3.1. CRIATIVIDADE O tema inovação e empreendedorismo tem vindo a ter uma crescente importância e popularidade. Contudo, não há inovação sem que existam novas ideias e, por isso, a criatividade e o estudo dos processso criativos têm vindo a assumir um papel decisivo nos processos de inovação.

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Persiste alguma dificuldade em encontrar modelos teóricos que delimitem o contributo da área da criatividade e promovam de forma objetiva e con‑ sistente a sua operacionalização. Estas dificuldades têm levado à procura de um consenso sobre o sentido da criatividade e originado, simultanea‑ mente, a exploração de toda a problemática associada.

A criatividade ocorre por confluência de um processo de tomada de deci‑ são pessoal, sustentado na atitude e nas capacidades do indivíduo, com o objetivo de impulsionar a mudança num determinado campo.

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criatividade

Criatividade em Sistemas de Informação

contributos criativos

Para Sternberg (2003), existem três conjuntos de contributos criativos distintos: os que aceitam os paradigmas atuais, os que rejeitam os para‑ digmas atuais e os que tentam integrar múltiplos paradigmas já existen‑ tes. Segundo este autor, os contributos criativos para um determinado campo do saber que aceitam os paradigmas atuais e tentam expandi­‑los podem ser de quatros tipos: •• Replicação — o contributo criativo é uma tentativa para mostrar que o campo está no lugar certo; •• Redefinição — o contributo criativo é uma tentativa para redefinir onde se encontra o campo; •• Incremento — o contributo criativo é uma tentativa para deslocar o campo para a frente, na direção em que já se‑ gue; •• Incremento avançado — o contributo criativo é uma tenta‑ tiva para deslocar o campo para a frente, na direção em que já segue, mas o movimento leva a um avanço muito para além do esperado inicialmente.

Os contributos criativos que rejeitam os paradigmas atuais e tentam subs‑ tituí‑los são de três tipos: •• Redirecionamento — o contributo é uma tentativa para di‑ recionar o campo de onde está para uma direção diferente; •• Reconstrução — a contribuição criativa tenta mover o cam‑ po para o ponto de partida, de modo a recomeçar a partir daí, mas noutra direção; •• Reiniciação — a contribuição criativa tenta mover o campo para um ponto de partida diferente e nunca alcançado, para avançar a partir daí.

Finalmente, Sternberg identifica os contributos criativos que tentam in‑ tegrar os múltiplos paradigmas já existentes. O contributo criativo, neste caso, resulta da integração e combinação de diferentes abordagens passí‑ veis de se inter-relacionarem, procurando a integração, numa só propos‑ ta, de diferentes formas de pensamento sobre um fenómeno.

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4.

Métodos Estruturados de Resolução de Problemas A aplicação de uma técnica criativa pode não ser suficiente para permitir obter soluções para problemas complexos. Uma boa alternativa é recor‑ rer a um método estruturado de resolução de problemas. Estes métodos são, tipicamente, organizados em etapas e abordam os problemas segun‑ do uma perspetiva sistemática e analítica, decompondo iterativamente o problema em subproblemas mais simples. Tal abordagem torna a sua uti‑ lização particularmente adequada quando se procuram soluções criativas para problemas complexos. É possível encontrar na literatura diferentes métodos estruturados de su‑ porte ao processo de resolução criativa de problemas. Entre os diferentes métodos estruturados destacamos seis, que assumimos como significati‑ vos e que podem representar os diferentes tipos de métodos existentes.

A análise detalhada destes métodos é efetuada nas secções que se se‑ guem. O critério adotado para a seleção destes métodos estruturados de criatividade teve por base a simplicidade de utilização, o potencial criativo e a adequação aos diferentes tipos de problemas que se esperam encontrar no processo de criatividade em Sistemas de Informação (SI).

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Neste capítulo apresenta­‑se uma síntese que resultou da análise da publi‑ cação efetuada sobre métodos estruturados de criatividade.

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métodos estruturados principais

Criatividade em Sistemas de Informação

4.1. SYNECTICS principal objetivo

O Synectics é um método de resolução de problemas que tem como prin‑ cipal objetivo estimular os processos de pensamento, de forma a apro‑ veitar a informação que, normalmente, seria considerada irrelevante e desconectada dos problemas em análise, com vista a encontrar soluções criativas.

O método foi desenvolvido na década de 50 do século XX por George M. Prince e por William Gordon (Gordon,1961; Prince, 1972; Roukes, 1988).

Na Figura 4.1 apresentam­‑se as várias etapas do método Synectics.

caracterização

etapas de implementação

O método evoluiu substancialmente nos últimos 60 anos. O nome Synectics tem origem no grego synektiktein e significa “a união de elementos diferentes e aparentemente irrelevantes”. Utiliza diferentes elementos de forma combinada, como o pensamento divergente, a tentativa e erro, e as analogias para obter soluções. Este método pressupõe a formação de um grupo multidisciplinar constituído por quatro a sete elementos.

Nas três primeiras etapas, o grupo tenta compreender e aprofundar o pro‑ blema nas suas diferentes facetas. Nas duas primeiras etapas é realizada uma análise do problema. Na terceira, o grupo tenta propor precocemen‑ te e de forma espontânea possíveis soluções e verifica quais seriam os impedimentos à sua implementação. Esta estratégia resulta, com grande probabilidade, numa melhor compreensão das dificuldades intrínsecas do problema. Na quarta etapa procede­‑se à construção de várias definições do problema e é selecionada uma das definições para ser utilizada nas etapas subsequentes. Nas etapas seguintes, o grupo tenta gerar analogias que considera interessantes e que podem ser relacionadas com o proble‑ ma e, em seguida, seleciona algumas destas analogias para explorar.

Finalmente, com base nas analogias escolhidas procura­‑se construir relações entre as analogias e o problema, de modo a obter soluções.

Caso as soluções encontradas não sejam consideradas suficientemente boas, pode repetir-se o processo a partir da quarta etapa, tal como se mostra na Figura 4.1.

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5.

Criatividade no Planeamento de Sistemas de Informação

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O conceito de estratégia empresarial resulta da necessidade de os gesto‑ res terem capacidade para se adaptarem aos efeitos das forças externas de mercado, ao mesmo tempo que gerem, eficazmente, as atividades internas das suas empresas. A atividade de planeamento caracteriza uma atitude diferente da gestão, que não está meramente preparada para res‑ ponder aos estímulos do momento, mas que tende a originar um programa orientado para finalidades previamente escolhidas e que deverão traduzir adequadamente o que se pensa ser o caminho para o sucesso da empre‑ sa. Saber utilizar os instrumentos do planeamento de forma coerente, adaptando­‑os à realidade da empresa e às suas necessidades, pode ser uma excelente arma competitiva.

A ligação da tecnologia à estratégia da empresa deve ter em atenção que esta ligação funciona em ambos os sentidos, e não é só a estratégia da em‑ presa que estabelece os objetivos tecnológicos. A tecnologia define opor‑ tunidades e constrangimentos para a estratégia da empresa. A atividade de planeamento estratégico pode ser dividida em duas partes: a primeira envolve a identificação dos objetivos da empresa, seguindo­‑se a conceção de sistemas específicos para orientar as atividades empresariais em fun‑ ção destes objetivos. A segunda implica pensar e escolher a melhor forma para implementar, com sucesso, estes sistemas em toda a organização. É, assim, possível identificar duas componentes essenciais para a estratégia empresarial: as ideias e objetivos, e os métodos que permitirão atingir os objetivos. Também o Planeamento de Sistemas de Informação (PSI) englo‑ ba a definição de objetivos, estratégias e táticas a seguir, bem como a es‑ pecificação da forma e dos métodos da execução e controlo do planeado.

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a atividade de planeamento estratégico

Criatividade em Sistemas de Informação

Amaral caracteriza o PSI como uma atividade organizacional na qual se define o futuro desejado para o Sistema de Informação (SI) mostrando a visão global do SI, a forma como o SI deverá ser suportado pelas Tecno‑ logias de Informação (TI) e o modo como será concretizado esse suporte (orçamentos, recursos, etc.) (Amaral, 2007). o planeamento de sistema de informação: caracterização

No PSI devem ser formalizados os objetivos e as prioridades de desenvol‑ vimento dos SI. O plano de desenvolvimento deverá identificar os projetos específicos previstos para serem realizados no futuro, as prioridades de cada projeto, os recursos necessários, os procedimentos gerais a ter em conta, a avaliação de risco, as atuais necessidades e exigências, e as limitações e restrições previsíveis. O plano deve ser suficientemente es‑ pecífico para permitir a fácil compreensão e controlo de cada atividade e suficientemente flexível para permitir que, se necessário, as prioridades possam ser ajustadas.

A atividade de PSI não pode ser considerada uma tarefa fácil, uma vez que é um processo profundamente enraizado na gestão das organizações ten‑ do, por um lado, de contemplar a estratégica empresarial e, por outro, de satisfazer as necessidades de TI — idealmente, o PSI deve estar completa‑ mente integrado com o planeamento estratégico global da organização.

O PSI deve ser desenvolvido tendo por referência as metas, objetivos e estratégias de negócio, mas tendo também em atenção o impacto poten‑ cial do SI/TI na organização e na sua envolvente de negócio. A decisão de quais os novos sistemas a implementar deve ser uma componente essen‑ cial do processo de planeamento organizacional. As organizações necessi‑ tam de desenvolver um PSI que apoie o seu plano de negócios e no qual os sistemas estratégicos sejam incorporados no planeamento de alto nível.

mais-valias ou vantagens do planeamento de sistemas de informação

Se é verdade que ninguém consegue adivinhar o futuro, também é corren‑ te dizer-se que “mais vale ter um mau plano do que nenhum”. A existência do PSI é justificada pela necessidade de as organizações olharem para o fu‑ turo dos seus SI/TI de forma pragmática não só na tentativa de antecipar a direção da evolução das tecnologias, mas também como resultado da pró‑ pria dinâmica do mercado onde a organização está inserida. Este exercício permite estabelecer prioridades, racionalizar os investimentos e promete usar as TI como um contribuinte importante para uma maior competitivi‑ dade das organizações. Sem um PSI adequado, principalmente nas organi‑ zações de maior dimensão e complexidade, em que os recursos financeiros

78

6.

Caso Real em Planeamento de Sistemas de Informação No Capítulo 5 foi apresentada e descrita uma estratégia para a introdução de criatividade e inovação no processo de PSI e um método estruturado de resolução de problemas para a sua implementação. Neste capítulo descreve­‑se um exemplo da utilização do método num caso concreto, ilustrando a sua aplicabilidade e utilidade e identificando os aspetos que, eventualmente, venham a necessitar de futuras melhorias. O caso de apli‑ cação insere­‑se num projeto de Planeamento de Sistemas de Informação (PSI) de uma câmara municipal portuguesa de grande dimensão.

6.1. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO

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Uma câmara municipal é o órgão autárquico de um concelho que tem por missão definir e executar políticas, tendo em vista a defesa dos interes‑ ses e satisfação das necessidades da população local. Cabe­‑lhe promo‑ ver o desenvolvimento do município em todas as áreas, como a saúde, a educação, a ação social e habitação, o ambiente e saneamento básico, o ordenamento do território e urbanismo, os transportes e comunicações, o abastecimento público, o desporto e cultura, a defesa do consumidor e a proteção civil.

O método foi aplicado na segunda etapa do projeto — chamada “Caracte‑ rização da situação atual” —, na atividade de identificação de oportunida‑ des de Sistemas de Informação (SI) em três entidades orgânicas distintas.

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caracterização

Criatividade em Sistemas de Informação

O método foi utilizado tal como se encontra especificado no Capítulo 5.

Assim, foram seguidas todas as etapas previstas, começando com a consti‑ tuição da equipa, clarificação do objetivo, compreensão das necessidades da organização, focalização nas causas primárias, descoberta de soluções e, finalmente, integração no plano.

O envolvimento da estrutura diretiva da câmara na organização e promo‑ ção das sessões foi notável. Seguindo os requisitos do método, os serviços procederam à convocação dos elementos mais importantes a envolver consoante o objetivo de cada sessão; à constituição dos grupos de forma a garantir a heterogeneidade da sua composição; à preparação das ins‑ talações para a realização das sessões; e à reprodução de documentação de suporte.

6.2. DEFINIÇÃO TÁTICA A validação foi realizada dentro da segunda etapa, aquando do levan‑ tamento das necessidades de SI, tendo sido organizadas três sessões e envolvidas, diretamente, três entidades orgânicas.

As duas primeiras sessões foram destinadas à identificação de Oportunida‑ des de Sistemas de Informação (OSI) inovadoras. E a terceira sessão teve por objetivo assistir à definição do processo de melhoria de qualidade de dados.

Para ajudar ao planeamento e execução das sessões foi elaborado um “Guião de sessão de trabalho”, específico para cada tipo de sessão.

6.3. PROCESSO DE IDENTIFICAÇÃO

DE OPORTUNIDADES DE SI Foram realizadas duas sessões de trabalho nas instalações da câmara com o objetivo específico de identificar OSI inovadoras, as quais passamos a descrever.

110

7.

Criatividade no Desenvolvimento de Sistemas de Informação Como vimos no Capítulo 2, o DSI é constituído por várias etapas.

A criatividade tem sido defendida por muito autores como fulcral para o Desenvolvimento de Sistemas de Informação (DSI). Cougar (1990), por exemplo, defende que a criatividade tem um papel importante em todos os aspetos do DSI, desde a conceção, análise de requisitos, desenho até à programação.

A criatividade é importante em todas as atividades de Sistemas de In‑ formação (SI), sejam elas de planeamento, gestão, desenvolvimento ou exploração. Permite encontrar soluções inovadoras, melhorar os sistemas existentes, contornar obstáculos, diminuir custos, utilizar e reutilizar re‑ cursos existentes de forma mais eficiente, aproximar os sistemas das ne‑ cessidades do negócio e tirar maior partido dos contributos individuais.

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7.1. CRIATIVIDADE NA ENGENHARIA

DE REQUISITOS A engenharia está focada na satisfação das necessidades dos utilizadores ou clientes — da humanidade. De um ponto de vista puramente de enge‑ nharia, a finalidade da Engenharia de Requisitos (ER) é a de traduzir essa necessidade (muitas vezes mal definida e vaga) num compromisso formal e rigoroso, para que os engenheiros possam construir uma solução. A ER pode ser definida como o processo sistemático de desenvolvimento de requisitos, através de um processo iterativo e cooperativo de análise de

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importância da criatividade no desen­ volvimento de sistemas de informação

Criatividade em Sistemas de Informação

um problema, que documenta as observações resultantes em diversos for‑ matos de representação, bem como verifica a exatidão da compreensão adquirida. o conceito de engenharia de requisitos

Com base nesta definição, a ER é descrita como uma aplicação de mé‑ todos e técnicas de engenharia para analisar e resolver um problema de requisitos. Grande parte dos esforços de investigação na ER tem sido co‑ locada no desenvolvimento e avaliação de diferentes métodos de modela‑ ção e de técnicas de engenharia e para definir as exigências dos projetos da forma mais completa e precisa.

o papel da criatividade

O debate sobre o papel da criatividade na ER tem merecido a atenção de investigadores e profissionais. Muitos autores, especialmente os profis‑ sionais de ER, reconhecem e concordam com a importância do papel das técnicas criativas e heurísticas na resolução de problemas de engenharia.

Contudo, a investigação sobre a forma como a aplicação de criatividade ocorre nesta engenharia tem sido negligenciada.

A criatividade permite aos engenheiros de requisitos lidar com novos pro‑ blemas e domínios, contextos únicos, novas aplicações e combinações de métodos e técnicas já existentes.

Essas capacidades são aceites como sendo resultantes de intuições natu‑ rais ou heurísticas, que se acumulam ao longo de anos de experiências, e/ou de uma aplicação deliberada das técnicas de criatividade, como Brainstorming, Mind Mapping e Simulação.

A problemática da criatividade em ER tem recebido crescente atenção da comunidade. Têm sido continuamente realizados workshops e tuto‑ riais sobre criatividade nas principais conferências acerca de ER, como são o caso das conferências Requirements Engineering (RE) International Requirements Engineering Conference, organizadas pelo Institute of Elec‑ trical and Electronics Engineers (IEEE) e Australian Workshop on Requirements Engineering (AWRE). Os esforços mais recentes de investigação de criatividade em ER podem ser classificados nas seguintes áreas prin‑ cipais: compreensão e facilitação do processo criativo de resolução de problemas, desenvolvimento de técnicas de Brainstorming para realizar levantamento de requisitos, incorporação de criatividade no ensino da ER e investigação dos fatores e contextos sócio-organizacionais em que a criatividade é exercida na ER.

124

8.

Criatividade na Exploração e Gestão de Sistemas de Informação 8.1. CRIATIVIDADE NA EXPLORAÇÃO

DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO A atividade responsável pelo bom funcionamento do SI é a Exploração de Sistemas de Informação (ESI). A ESI pode ser dividida em três atividades principais: Operação dos Sistemas, Administração de Recursos Humanos e Administração das Tecnologias de Informação (TI). Tem ainda uma quarta, de carácter pontual, denominada Projetos Especiais, tal como se repre‑ senta esquematicamente na Figura 7.1.

A Operação dos Sistemas visa garantir o correto funcionamento dos siste‑ mas, acompanhando a sua utilização e, caso necessário, resolvendo pro‑ blemas.

atividades de exploração de sistemas

operação dos sistemas

São atividades típicas da Operação de Sistemas, a administração de dados, a gestão da segurança e controlo de acesso, procedimentos de backups e a emissão de relatórios de atividade e de suporte aos utilizadores finais no uso dos sistemas, ajudando­‑os na utilização e esclarecendo dúvidas.

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A Administração de Recursos Humanos visa garantir a seleção de bons profissionais e a manutenção de um nível elevado de competência e capa‑ cidade de resposta dos quadros.

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administração de recursos humanos

Criatividade em Sistemas de Informação

Operação dos Sistemas - Administração de dados - Gestão da segurança - Controlo de acesso - Backups - Relatórios de atividade

ESI

Atividades correntes

Administração de Recursos Humanos - Seleção - Gestão

Administração das TI - Software - Hardware - Infraestruturas

Projetos Especiais

Figura 8.1 – Atividades de ESI Fonte: Adaptado de Varajão (1998) administração das tecnologias de informação

A Administração das TI é, porventura, a atividade de ESI mais notada no dia a dia. Esta atividade tem a responsabilidade de garantir o bom funcionamento das TI, intervindo sempre que necessário para solucionar problemas. Por exemplo, quando falha o acesso à Internet, quando uma impressora fica sem tinta ou se há algum cabo danificado. As atividades de Administração das TI podem ser classificadas em três grupos distintos: software, hardware e infraestruturas. Adicionalmente, podem também existir Projetos Especiais, projetos de investigação ou desenvolvimento que são lançados para solucionar situações de carácter pontual, seja na

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9.

Ferramentas Informáticas de Suporte à Criatividade O papel das ferramentas de suporte à criatividade pode ser agrupado em três vetores, conforme se refere em seguida.

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O primeiro vetor inclui ferramentas para treinar pessoas de modo a po‑ derem desenvolver a criatividade ou capacidades de pensamento criati‑ vo. Por exemplo, as ferramentas apontadas por Resnick. Existem também alguns produtos comerciais neste vetor, como o MindManager, o Visual Mind Mapping e o Visual Information Management. Estas ferramentas destinam­‑se a ajudar as pessoas a desenvolver capacidades para perspe‑ tivarem os problemas de forma criativa e a elaborar soluções utilizando estas ferramentas. Servem também para desenvolver e manter capaci‑ dades criativas pessoais. O segundo vetor inclui ferramentas para apoiar as pessoas no processo criativo associado à execução de uma tarefa.

O terceiro e último vetor inclui ferramentas que permitem que as pessoas tenham novos tipos de experiências que não seriam possíveis sem usar essas ferramentas, como ver sistemas multimédia artísticos interativos.

Estes três vetores não são mutuamente exclusivos.

A conceção de ferramentas de suporte à criatividade, nos três vetores anteriormente descritos, deve ter em conta alguns novos conceitos que estão geralmente incluídos no quadro de conhecimento tradicional da área da Interação Humano­ ‑Computador, também denominada HCI. Existem estudos que sugerem que o apoio à criatividade requer que as pessoas experimentem um “fluxo” e que são necessárias ferramentas que propiciem esse envolvimento. O relacionamento entre os utilizadores e uma ferramenta de criatividade, mais do que uma utilização, é uma

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agrupamento das ferramentas em três vetores

conceção de ferramentas de suporte à criatividade

Criatividade em Sistemas de Informação

união. Para que as pessoas possam usar as ferramentas como fonte de alimentação criativa têm de poder confiar na informação que elas forne‑ cem. A estética e a lógica dos sistemas desempenham um papel impor‑ tante para que as pessoas possam considerar as ferramentas como meios de expressão. A utilidade destas ferramentas pode ser descrita, não ne‑ cessariamente em termos de medições objetivas (como produtividade e eficiência), mas em termos subjetivos (como valores).

vantagens

limitações

Apoiar a criatividade não é necessariamente o mesmo que aumentar a produtividade. As TI, em vez de simplesmente tornarem as nossas ativi‑ dades rotineiras mais eficientes (essencialmente alterações quantitati‑ vas), podem alcançar efeitos qualitativos, alargando o potencial criativo, contribuindo, assim, para reenquadrar e reorientar o esforço humano e abrindo portas à geração de benefícios excecionais.

Por outro lado, a utilização das ferramentas informáticas também pode contribuir para diminuir o potencial criativo: o software baseia­‑se em metáforas específicas, logo, aplicar a metáfora errada pode inibir os uti‑ lizadores de explorar novas alternativas, conduzindo a soluções que são ricas em detalhes, mas sem espaço para criatividade.

Como acontece com todas as ferramentas, a sua utilização introduz no‑ vas capacidades e restringe outras. Devido ao facto de serem adaptáveis e programáveis, e, por isso, ser menos necessária a imposição de uma determinada forma de trabalho, as ferramentas informáticas apresentam algumas vantagens relativamente a outras ferramentas de suporte à pro‑ dução criativa.

Para os utilizadores criativos, as ferramentas informáticas não se afigu‑ ram como meras aplicações, mas sim como instrumentos que apresentam vantagens e limitações, que devem ser estudados e dominados e que po‑ dem ser utilizados de forma criativa. Eventualmente, os utilizadores mais criativos podem alcançar uma forma de harmonia ou fluxo quando intera‑ gem com o seu instrumento.

Qualquer utilizador pode ser criativo. Mas para alguns tipos de utiliza‑ dores, como artistas, designers criativos, cientistas a desenvolver novas teorias e engenheiros a trabalhar em projetos inovadores, a criatividade é um objetivo essencial.

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Anexo A — Documentos de Apoio A.1. DOCUMENTO 1 — DEFINIÇÃO DA EQUIPA A constituição da equipa é uma atividade importante para o sucesso.

Identificar o moderador e o conjunto de participantes adequados, garan‑ tindo a sua heterogeneidade, é um fator condicionante do desempenho do grupo.

Facilitador/Moderador: Participantes: Experiência profissional

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Nome

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Formação

Criatividade em Sistemas de Informação

A.2. DOCUMENTO 2 — DEFINIÇÃO DE OBJETIVO Propósito: Fornecer uma estrutura para ajudar a compreender as ques‑ tões “Quem?”, “Quando?”, “Onde?”, “Como?” e “Porquê?”, que possam contribuir para uma definição eficaz e clara de um objetivo que sirva a resolução de um problema com o qual a organização é confrontada.

Questão

Perguntas

Quem?

Quem é afetado pelo problema?

Quando?

Quando acontece? Em que data/hora? Em que circunstâncias? Com que frequência? É uma situação normal? Quando começou?

Onde?

Onde está o problema a acontecer? É específico desse local? Onde é que não está a acontecer?

Como?

Como é que é exatamente o problema? O que está mal? O que falta?

Porquê?

Porque é que o problema está a acontecer? Há alguma situação alternativa em que o problema não ocorre?

Definição formal do objetivo:

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Respostas