Brochure - Onthaalbeleid

EEN NIEUWE MEDEWERKER ONTHALEN

HOE DOE JE DAT?

VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER De vrije beroeper is niet alleen de beoefenaar van zijn/haar specifieke beroep, hij of zij is ook ondernemer en werkgever. Het gaat dus lang niet meer alleen over het beroep goed uitvoeren, het gaat ook over het aansturen van mensen, rekruteren, uw kantoor of praktijk ook voor potentiële werknemers aantrekkelijk houden, enz.

Hoe een nieuwe medewerker bij u wordt onthaald, geeft blijk van de interesse die u, de werkgever en heel uw organisatie, heeft voor die nieuwe medewerker. Het belangrijkste doel van een effectief onthaalbeleid – ook onboarding genoemd – is de nieuwe medewerker de gelegenheid geven vertrouwd te raken met de organisatie, de nieuwe collega’s, de algemene werking en gebruiken. Dat gebeurt met aandacht voor de specifieke noden van de individuele medewerker.

In een kleine en middelgrote onderneming kan het onthaal anders verlopen dan in een grote onderneming. Voor de kmo met minder dan 20 werknemers voorziet de wetgeving een soepelere toepassing van de onthaalregelgeving. Er bestaat dus geen standaardprocedure van onboarding. Elke onderneming is anders en elke nieuwe werknemer ook.

Daarom inspireert Liberform u via deze brochure om zelf een onthaalbeleid uit te rollen, een beleid dat voor uw organisatie werkt, dat een echte meerwaarde biedt.

We hebben zeer veel zorg besteed aan de samenstelling van deze brochure en de daarin opgenomen gegevens.

Desondanks kunnen er toch nog onzorgvuldigheden of foutjes in voorkomen. Wij kunnen hiervoor geenszins aansprakelijk worden gesteld.

"LIBERFORM, MEERWAARDE-PARTNER OPLEIDING EN VORMING VOOR DE VRIJE BEROEPEN" Het paritair comité vrije beroepen, PC336, dat zijn 8.761 werkgevers en 36.832 werknemers in 2021 (cijfers 2022 – RSZ).

Allemaal willen ze binnen de specifieke realiteit van hun sector goed presteren en bijleren op het vlak van talentgericht werken, competentieversterking, opleiding, training, coaching …

Hoe groot of klein uw onderneming ook is, een goede ploeg van werknemers samenstellen en houden is cruciaal. Dat begint bij een aantrekkelijke vacature, de juiste aanwervingskanalen, een onthaalbeleid, een meter/peter of mentor op de werkvloer ... Het gaat ook over diversiteit binnen het team, non-discriminatie, de juiste werkorganisatie ...

Liberform, het opleidingscentrum voor de sector van de vrije beroepen, is daarin dé meerwaarde-partner, dé referentie voor al wie bij de sector van de vrije beroepen betrokken is. Wij inspireren, informeren, sensibiliseren, brengen samen en zorgen voor drempelverlaging op het vlak van opleiding en vorming.

Met concrete voorbeelden, eenvoudige tools en een heleboel ervaring wil Liberform u op weg helpen!

Volg ons via onze nieuwsbrief, www.liberform.be en onze sociale mediakanalen.

ONZE VISIE

LIBERFORM IS NODIG OMDAT OPLEIDING DE BLIK VERRUIMT!

INHOUD .01 De regelgeving: cao 22

06

.02 Waar wil u samen met uw medewerkers naartoe?

• Uw organisatie heeft employer branding nodig, een employee value proposition

07 07

.03 Vóór het onthaal: de aanwerving en de hr-administratie • Hoe medewerkers vinden en aanwerven?

08

- Een werkzoekende aanwerven via de Individuele Beroepsopleiding of IBO

08

- Ter inspiratie: Deloitte

09

- Hoe divers is uw werkvloer?

10

• De hr-administratie

.04 Het onthaalbeleid

10

12

• Wie en wat van het onthaalbeleid

12

• Enkele praktische tips

12

• Ter inspiratie: KPMG

13

• Ter inspiratie: Norgay Accountants

14

.05 Waarden en gebruiken

4

08

LIBERFORM.BE

15

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

.06 Dialoog en feedback

16

• Functioneringsgesprek

16

• Evaluatiegesprek

16

.07 Leren en blijven leren

17 17

• Gratis opleidingen via Liberform

.09 Meerdere generaties op één werkvloer

18 19

• Ter inspiratie: Stibbe

.09 Peter- en meterschap

20

• Waarom peter-/meterschap?

20

• Wie als peter/meter?

20

• Wat doet de peter/meter?

20

• Financiële ondersteuning

20

• Ter inspiratie: Norgay Accountants

21

.10 De onthaalbrochure

22

.11 De eerste werkdag

24

• Onthaaldag

24

• Starterspakket of welkomstdoos

24

• App of online tool

24

• Ter inspiratie: Van Havermaet

24

.13 Bronnen

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

26

LIBERFORM.BE

5

.01

DE REGELGEVING: CAO 22

Een van de bepalingen van de collectieve arbeidsovereenkomst 22 (cao 22) is de verplichting voor u als werkgever om het onthaal te organiseren van nieuwe medewerkers.

Iemand of een dienst moet worden belast met de coördinatie van de verschillende aspecten van het onthaal, ter bevordering van de integratie in de onderneming.

De cao bepaalt dat de onthaalperiode begint vanaf de eerste contacten tussen de werkgever en de nieuwe medewerker. Tijdens die onthaalperiode worden de collega’s ingelicht welke informatie de nieuwe medewerker moet krijgen en wie welke taak op zich zal nemen.

van de onderneming. Dat kan in de vorm van een onthaalbrochure, een fiche of mondeling. Een deel van de inlichtingen zal al worden vermeld in het arbeidsreglement.

Begin al vóór de eerste werkdag. Hier vormt de medewerker zich al een beeld van de organisatie en worden er verwachtingen geschept door de werkgever. Benader de werknemer nog eens voordat hij bij de organisatie aan de slag gaat, en informeer hem van te voren over bijvoorbeeld het verloop van de eerste dag.

Wist u dat u dit ook makkelijk kunt structureren via een onboarding app?

Zo moet de nieuwe medewerker inlichtingen krijgen over de arbeidsvoorwaarden, de bedrijvigheid en de structuur

zie checklist achteraan

6

LIBERFORM.BE

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

.02 WAAR WIL U SAMEN MET UW MEDEWERKERS NAARTOE? Als u overweegt mensen aan te werven, moet het duidelijk zijn welke richting u samen met die nieuwe medewerker(s) uit wil. Het is belangrijk een sterk verhaal te hebben.

Een deel van dat verhaal staat in uw ondernemings- of businessplan. Daarin is het onder andere de bedoeling te bepalen wat de doelen van uw organisatie zijn en op welke manier u ze gaat bereiken. Een duidelijk A4'tje is hiervoor al voldoende, als zaakvoerder weet u immers het beste welke richting u uit wil met uw onderneming. Een consultant hiervoor inhuren kan een hulp zijn, maar is dus zeker niet noodzakelijk.

UW ORGANISATIE HEEFT EMPLOYER BRANDING NODIG, EEN EMPLOYEE VALUE PROPOSITION Medewerkers en sollicitanten gaan op zoek naar een bedrijfscultuur die bij hen past, een basissalaris en carrièremogelijkheden volstaan niet meer. Wat employer branding wil bereiken, is dat niet ù naar de potentiële medewerkers moet toestappen, maar dat zij spontaan bij uw organisatie aan de slag willen. Daarvoor wil u een sterk werkgeversmerk creëren, een overtuigende ‘employee value proposition’ (EVP). Bij een EVP draait het om de persoonlijkheid en de waarden van uw organisatie. Om: "welke waarden kan ik, als organisatie, mijn medewerkers aanbieden."

STEFAN GHIJSEN, ALASKA GROUP

BIJ EEN OVERNAME GAAT MEN MINDER EN MINDER KIJKEN NAAR DE KLANTENPORTEFEUILLE, MAAR MEER EN MEER NAAR HET PERSONEEL DAT MEE OVERGENOMEN WORDT.

Met employer branding is het grote doel om de betrokkenheid te vergroten door een positieve ervaring te geven. Positieve emoties maken je meer competent, meer open-minded en meer creatief.

Uit De grote Hallelujah- benchmarkstudie "How Happiness works in 2019" (Vlaanderen), blijkt dat:

• De doelstelling is een beschrijving van de gewenste toekomst voor uw organisatie uitgedrukt in concreet te bereiken resultaten die meetbaar zijn met indicatoren of maatstaven.

• De missie definieert de bestaansreden van uw organisatie: waarom bestaan we? Ze is gebaseerd op gemeenschappelijke, met elkaar gedeelde waarden en normen. De missie geeft aan wat de medewerkers willen betekenen voor elkaar en voor de maatschappij.

Uw missie is niet vaag: er is een duidelijke link met de dagelijkse praktijk. En uw missie is ook niet vrijblijvend: de realiteit moet overeenstemmen met wat er op papier staat.

• De visie geeft aan waar uw organisatie naartoe wil, uitgedrukt in idealen, unieke eigenschappen en het collectieve beeld dat u voor uw organisatie voor ogen hebt. Vaak geeft dit een houvast voor gedragsregels bij bv. rekrutering of bij interne of externe discussies.

• De bedrijfsstrategie bepaalt op welke manier de visie zal worden nagestreefd, hoe de organisatie haar rol wil waarmaken.

Alle bovenstaande zijn bedoeld om (nieuwe) medewerkers te motiveren, richting te geven en een goed zicht op de activiteiten van uw onderneming. Dit moet gedragen worden door de hele organisatie. Zo kan dit de stevige fundering vormen van een langetermijnstrategie.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

- 1 op de 3 medewerkers zich niet goed voelt op het werk; - 1 op de 3 medewerkers is niet blij met de aandacht die wordt geschonken aan gezondheid en welzijn op het werk; - 1 op 3 Vlamingen is niet blij met de relatie met de leidinggevende.

Trotse, betrokken en gemotiveerde medewerkers zijn de belangrijkste ambassadeurs van de organisatie.

Werkzoekenden willen een job vinden waar ze zelf kunnen achter staan. Om nieuwe medewerkers aan te trekken die bij uw bedrijf en aanpak passen, communiceert u best open over de waarden en normen in uw onderneming. (Zie hoofdstuk 6, Waarden en gebruiken) Dit doet u zo: -

Ondernemingsplan opstellen Doelstelling bepalen Missie formuleren Visie ontwikkelen

Op deze manier staan alle neuzen in dezelfde richting.

LIBERFORM.BE

7

.03 VÓÓR HET ONTHAAL: DE AANWERVING EN DE HR-ADMINISTRATIE Het uitwerken van een onthaalbeleid biedt de garantie dat iedereen op dezelfde manier onthaald wordt. Een nieuwe medewerker op een hartelijke manier onthalen, zorgt voor een verhoogde motivatie en bevordert de integratie. En de kans verhoogt dat hij of zij lang bij u blijft.

Maar vóór het onthaal, komen eerst de AANWERVING en de nodige ADMINISTRATIE. HOE MEDEWERKERS VINDEN EN AANWERVEN? Het vinden en aanwerven van nieuwe medewerkers kan op verschillende manieren: - Uw eigen netwerk blijft een grote rol spelen. Misschien hoeft u voor bepaalde functies zelfs geen vacature op te stellen, raakt de functie zo ingevuld, via uw eigen contacten. Employer branding is hierbij cruciaal.

- U kan een interim-bureau of een headhunter inschakelen.

- Via VDAB kan u niet enkel uw vacature publiceren, u kan er ook begeleiding en advies krijgen bij het vinden van een nieuwe medewerker.

- Sociale media zoals bijvoorbeeld Linkedin.

- Sociale secretariaten bieden vaak begeleiding bij het vinden van de juiste werknemer. Zij kunnen u helpen bij het opstellen van de vacature, maar ook bij het uitrollen van een onthaalbeleid. Soms zijn zij zelfs bereid de eerste gesprekken met de werknemer op zich te nemen of om de opvolging te doen als extern vertrouwenspersoon.

ziekteverlof enz. komen dan hier terecht.

Een werkzoekende aanwerven via de Individuele Beroepsopleiding of IBO Werkplekleren is een containerbegrip geworden. Het is gekend onder verschillende namen en vormen: stages, praktijklessen, leerwerkopleidingen enz. De gemene deler is dat er sprake moet zijn van leren binnen een “authentieke” of “echte” werksituatie of een situatie die een arbeidssituatie benadert. Een IBO – Individuele Beroepsopleiding – is zo’n vorm van werkplekleren.

Bij een IBO krijgt de werkgever de kans om, met hulp van VDAB, een werkzoekende in het bedrijf op te leiden, dit voor een periode van 1 à 6 maanden. De werkzoekende krijgt uitgebreid de kans om de nodige competenties voor de job aan te leren.

Wie zijn de IBO-kandidaten? Een IBO-kandidaat is een werkzoekende die aan nog drie voorwaarden moet voldoen: - Ingeschreven zijn bij VDAB; - Zijn/haar job niet hebben opgezegd om met een IBO te kunnen starten; - Niet eerder in de praktijk gewerkt hebben (tenzij een korte periode als uitzendkracht of als jobstudent).

Als werkgever kan u zelf een kandidaat zoeken of u kan dat doen via VDAB, via de tool “Mijn VDAB”.

Meer weten? Neem dan zeker een kijkje op de website van VDAB.

- Soms is het het overwegen waard om zelf een hrverantwoordelijke in dienst te nemen. Niet enkel kan die een efficiënt onthaalbeleid op poten zetten, die kan ook op langere termijn medewerkers coachen en helpen zich te ontwikkelen. Een eigen hr-dienst wordt vaak geacht als meer betrokken, betrouwbaarder en bezorgder over de problemen en noden van de eigen werknemers. Daarnaast zal die een bron van informatie zijn, naast het sociaal secretariaat.

De eerste vragen rond arbeidswetgeving,

8

LIBERFORM.BE

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

TER INSPIRATIE

Piet Vandendriessche, CEO Deloitte Belgium: “Zorgen voor gelijkheid is onze verantwoordelijkheid als organisatie. Gelijke kansen voor iedereen is “the right thing to do”. Bovendien gelooft Deloitte in de kracht van de diversiteit: diverse teams komen tot een betere besluitvorming, en de prestaties van een team zijn het resultaat van zowel hun gezamenlijke competenties als van hun diversiteit. Maar bovenal geloven wij dat een goede werkomgeving er een is die de verschillen tussen medewerkers omarmt.”

Diversiteit moet op elk niveau in de onderneming terug te vinden zijn, dus ook in leidinggevende functies en bij partners.

Emma Codd, Managing Partner for Talent (Deloitte UK): “Gender diversity at leadership levels remains a

challenge for many businesses but there is an everincreasing understanding of the issues that hold women back in the workplace and the ways in which we can best tackle these. We have implemented a series of actions to increase the number of women we recruit, to ensure that development opportunities are clearly available and to provide a working environment that enables women to balance a successful career with family life.”

In beslissingsorganen streeft de organisatie naar een faire vertegenwoordiging van vrouwen.

Caroline Veris, Partner risk advisory: “Zo zullen beslissingsprocessen verbeteren, kunnen we het beste talent aantrekken, de voldoening van onze mensen verhogen en onze organisatie nog meer klantgericht maken.”

PIET VANDENDRIESSCHE, CEO DELOITTE BELGIUM

ALS ORGANISATIE EN WERKGEVER VINDEN WE HET BIJ DELOITTE ONZE VERANTWOORDELIJKHEID OM GELIJKE KANSEN HOOG OP DE AGENDA TE PLAATSEN. GENDER IS DAARBIJ ONZE PRIORITEIT, MET ALS DOEL OM HET AANTAL VROUWELIJKE PARTNERS TE VERDRIEVOUDIGEN TEGEN 2030.

DELOITTE HERTAALD NAAR DE KMO

De sector van de vrije beroepen onder PC336 bestaat voor 85% uit kmo’s met één tot vijf werknemers. Wij proberen voor u te hertalen hoe de inspirerende maatregelen van Deloitte ook op een beperktere werkvloer kunnen worden geïmplementeerd.

Hoe zorgen we er bijvoorbeeld voor dat de drempels voor een leidinggevende functie voor vrouwen wegvallen? Deloitte maakt gebruik van een “gender decoder” om vacatures genderneutraal te maken. Er zijn externe partijen die u kunnen ondersteunen bij het opstellen van een genderneutrale vacature. VDAB speelt hierbij een grote rol, het kan ervoor zorgen dat de vacatures niet te veel “mannelijke” competenties bevatten, die eigenlijk niet noodzakelijk zijn voor de

functie. Het kan helpen te letten op genderneutrale taal bij het opstellen van uw arbeidsreglement of veiligheidsvoorschriften.

Meer flexibiliteit (in leidinggevende functies), kan ervoor zorgen dat het werk makkelijker combineerbaar is met het privéleven. Dit kan bijvoorbeeld gaan over een dag thuiswerk in de week, glijuren of werken op verplaatsing. Over de mogelijkheid om extra dagen verlof op te nemen bij een ziek kind. Het aanpassen van het werk aan de verschillende levensfases van de werknemer, kadert hierin. Evenals het bespreekbaar maken van de thuissituatie en het aanbieden van oplossingen/flexibiliteit in het kader van een functioneringsgesprek of evaluatiegesprek.

TIP // Op De Dag Van De Medewerker de medewerkers in de bloementjes zetten, kan de interne cultuur, en zelfs de manier waarop naar de buitenwereld gecommuniceerd wordt, veranderen. Het zorgt niet enkel voor gemotiveerde werknemers, u draagt zo ook bij aan de veranderende mentaliteit in onze samenleving en uw employer brand. Inzetten op gendergelijkheid op het werk, hoeft geen grote veranderingen in te houden.

Door er bewust mee om te gaan kan het wel een groot verschil maken voor uw huidige én uw toekomstige medewerkers.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

LIBERFORM.BE

9

Hoe divers is uw werkvloer?

Diversiteit op het werk wordt een almaar belangrijkere factor. Discriminatie is onaanvaardbaar, diversiteit is onmisbaar. Discriminatie heeft niet noodzakelijk te maken met diversiteit; en diversiteit lost niet altijd het probleem ‘discriminatie’ op.

De sector van de vrije beroepen is een sector met vooral kleine ondernemingen. Dat wil niet zeggen dat de thema’s diversiteit en non-discriminatie hier niet spelen. Discriminatie gebeurt vlugger dan gedacht (ook onbewust).

Als u diversiteit op het werk positief benadert, zijn er veel voordelen te halen uit een diversiteitsbeleid. Bijvoorbeeld: er kunnen brede en nieuwe doelgroepen worden aangesproken; talenkennis en multiculturele inzichten kunnen van pas komen in een geglobaliseerde wereld.

In plaats van te zoeken of er sprake is van discriminatie tussen werkgever-werknemer, werknemer-werknemer, klant-werknemer ... is het interessanter om onmiddellijk te focussen op de positieve aspecten van diversiteit.

Het is belangrijk om na te denken waar u met uw organisatie naartoe wil, welke taken er bij welke functie horen en welke competenties er zeker nodig zijn om een bepaalde functie succesvol in te vullen. De receptie kan misschien net zo goed gedaan worden door iemand in een rolstoel of door een 55+’er?

In onze diverse maatschappij maakt u op deze manier het verschil.

DE HR-ADMINISTRATIE Een nieuwe medewerker brengt heel wat administratie met zich mee. Door de sociale wetgeving worden u enkele verplichtingen opgelegd. U kan die allemaal zelf voorzien of de hulp inroepen van een sociaal secretariaat.

Nog stappen die niet vergeten mogen worden: een arbeidsongevallenverzekering, aansluiting bij het kinderbijslagfonds (let op: sinds 2019 kiest de werknemer dat zelf) en aansluiting bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.

Een eerste stap is uzelf, als werkgever, identificeren bij de RSZ, de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Aansluitend kan u de Dimona-aangifte invullen, dat is de aangifte van tewerkstelling, ook bij de RSZ. Voorgaande gelden verplicht voor alle werkgevers in alle sectoren en het gebeurt elektronisch.

Vergeet niet de financiële en sociale voordelen die het aanwerven van een nieuwe medewerker meebrengt.

Niet enkel kan dit leiden tot een omzetverhoging, ook de efficiëntie, kwaliteit van het werk en werkdruk nemen een positieve wending.

Een volgende stap is het opstellen van een arbeidsovereenkomst en een arbeidsreglement.

10

LIBERFORM.BE

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

3 1

Arbeidsovereenkomst en arbeidsreglement opstellen

Identificatie bij RSZ

4

Arbeidsongevallenverzekering

6 2

Dimona aangifte

5

Aansluiting externe dienst voor preventie en bescherming op het werk

Aansluiting bij kinderbijslagfonds

In hoofdstuk 13 vindt u een overzicht van de nodige formaliteiten.

Waarop letten bij de eerste aanwerving?

Een eerste aanwerving is een grote stap, er komt extra administratie bij kijken. Want naast uw eigen verantwoordelijke, wordt u nu ook de verantwoordelijke van iemand anders. Het in orde brengen van al uw administratieve verplichtingen, ook dat is deel van een geslaagd onthaal. Zo kan u zelf uitkijken naar de eerste werkdag en kan uw nieuwe medewerker met een gerust hart starten.

U staat er niet alleen voor om uw administratie in orde te krijgen. Met alle vragen rond personeel kan u bij een sociaal secretariaat terecht. Zij kunnen de administratie van u over nemen of u wegwijs maken.

Verminderingen Voor alle werkgevers in de privésector en voor alle werknemers die volledig onderworpen zijn aan de sociale zekerheid, geldt een algemene vorm van sociale zekerheidsvermindering om de patronale loonkosten terug te brengen tot het gemiddelde van de buurlanden.

Die vermindering wordt automatisch toegepast door uw sociaal secretariaat.

personeel in dienst hebben. Meer informatie vindt u op de website van de RSZ, de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.

Naast de federale doelgroepvermindering, kan u mogelijks gebruik maken van een gewestelijke doelgroepvermindering. Bijvoorbeeld voor jonge medewerkers (<25 jaar), oudere werknemers en voor langdurig werkzoekenden.

Wat bij een volgende aanwerving?

Hoe meer uw zaak groeit, hoe groter de nood aan versterking. Als u het proces niet volledig in eigen handen wil nemen, kan u een beroep doen op VDAB, de Vlaamse Dienst Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding. Ook private ondernemingen, zoals uitzendkantoren, wervingsen selectiekantoren, headhunters en websites met vacatures en cv’s, kunnen u bijstaan bij het vinden van geschikt personeel.

Ook bij de 2e tot en met de 6e aanwerving kunt u genieten van de doelgroepvermindering “eerste aanwervingen” via de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.

Vanaf de 7e aanwerving kunt u daar geen gebruik meer van maken.

Vergeet ook niet gebruik te maken van de doelgroepvermindering “eerste aanwervingen” (federaal).

Sinds 1 januari 2022 gelden er enkele belangrijke nieuwe regels rond de doelgroepvermindering voor eerste aanwervingen. Die richt zich op startende en kleine werkgevers uit de privésector die weinig of geen

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

LIBERFORM.BE

11

.04

HET ONTHAALBELEID

In het onthaalbeleid komen verschillende aspecten aan bod. De kennismaking met de collega’s en de leidinggevende bijvoorbeeld, is een cruciaal moment. De eerste indruk maakt het verschil. Met een onthaalbeleid legt u het volledige traject vast dat een nieuwe medewerker doorloopt. In uw onthaalprocedure bepaalt u wie er allemaal betrokken is bij het onthaal en wat de verantwoordelijkheden zijn. Dit is ook het geschikte moment om de verwachtingen duidelijk af te stemmen.

Om te beginnen legt de regelgeving werkgevers al een aantal onthaalverplichtingen op. (Zie hoofdstuk 2, De regelgeving) Die gelden voor alle werknemers, dus bijvoorbeeld ook voor stagiairs. Concreet bent u als werkgever (verplicht) verantwoordelijk voor het onthaal, de begeleiding, het informeren en opleiden van elke werknemer.

Wie en wat van het onthaalbeleid De komst van elke nieuwe medewerker kondigt u best aan bij uw huidig personeel en zeker bij zijn of haar rechtstreekse leidinggevende. U zorgt ervoor dat goed wordt afgesproken wie de nieuwe medewerker de nodige informatie geeft. De functie, de werkplek en de werkmethoden van de organisatie zullen daarbij moeten worden besproken.

De thema’s van uw onthaalbeleid zijn te vatten in drie categorieën: - Operationeel: over de juiste materialen en de juiste kennis om het werk goed te kunnen doen; - Sociaal: over relaties opbouwen met collega’s, zich welkom voelen als deel van de organisatie; - Strategisch: over visie, doelen, structuur, de missie van het bedrijf.

In heel de onboarding of onthaalperiode moet aan al deze thema’s aandacht worden besteed. Wie welk aspect op zich neemt, dat bepaalt u helemaal zelf. U mag de organisatie van het onthaal uitbesteden aan een leidinggevende in uw bedrijf. De begeleiding van de nieuwe werknemer kan worden overgelaten aan een andere, ervaren werknemer. (Zie hoofdstuk 9, Peter- en meterschap)

(laten) maken. Er bestaan meer en meer tools en applicaties om dit te ondersteunen. (Zie hoofdstuk 11, De onthaalbrochure) Er worden op die manier al veel vragen van de nieuwe werknemer op voorhand beantwoord.

Een goede tip kan zijn: een lijst opstellen van de collega’s met daarop wie voor wat het aanspreekpunt is. Dit maakt het voor de nieuwe collega makkelijker om zijn/haar weg te vinden. De nieuwe medewerker moet de nodige tijd en ruimte krijgen om de contacten te leggen.

Kennismakingsmomenten zijn een effectieve manier om een goed beeld te krijgen van de organisatie en de werking van de verschillende teams. Of dit in groep gebeurt of met elke persoon individueel, kan met de nieuwe werknemer besproken worden.

De werknemer zal geïnformeerd moeten worden over de taken van de interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Zorg dat hij of zij weet bij welke preventieadviseurs hij of zij terecht kan.

TIP // Liberform voorziet in de bijlage een handige checklist, een lijst van elke te ondernemen stap bij de start van een nieuwe medewerker. Daarbij is het heel belangrijk om goed na te denken over de aanduiding van een verantwoordelijke voor het onthaal van de nieuwe collega, deze persoon zal ervoor moeten zorgen dat de verwelkoming een positieve ervaring is.

U, als werkgever, moet zorgen voor een schriftelijk bewijs, ondertekend door u of een leidinggevende én door de nieuwe werknemer, dat de nieuwe collega alle nodige informatie heeft ontvangen. Dit document moet u bewaren in het personeelsdossier van de medewerker.

Verloopt het onthaal niet zo vlot als verhoopt, dan kan dat nadelige gevolgen hebben. De nieuwe medewerker zal van bij de start minder betrokken, minder productief en minder tevreden zijn. Dat kan leiden tot meer verloop, meer verzuim, en hogere kosten voor het bedrijf.

Enkele praktische tips De onboarding begint al bij de preboarding of het op voorhand doorgeven van belangrijke informatie. Dat kan via een brochure, e-mail of u kan eventueel een applicatie

12

LIBERFORM.BE

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

TER INSPIRATIE

Eens aangeworven verloopt de onboarding van een nieuwe werknemer bij KPMG volgens de systematiek van de zogenaamde Four C’s: Compliance, Clarity, Culture and Connection. Wanneer een nieuwe werknemer wordt aangeworven, komt die terecht in dit alomvattende onthaalproces (onboarding).

De waarden – Culture – en de sociale omgang met collega’s – Connection – worden bij KPMG belichaamd door een Buddy, een meter of peter, die de nieuwe werknemer bijstaat in het contact met anderen. De Buddy wijst zijn nieuwe collega op zowel de informele als de formele waarden en normen van het bedrijf.

Compliance informeert de nieuwkomer verder over het bedrijf, met allerhande praktische informatie. In dit kader voorziet KPMG dat iedere starter op voorhand een applicatie kan downloaden, een ‘Welkom’-App die de nieuwkomer begeleidt tot zijn eerste dag en die hem/haar warm houdt voor de job en het bedrijf waar hij/zij in terecht zal komen.

Tijdens de eerste maanden doorloopt de nieuwe werknemer een proces waarbij die continu gevraagd wordt zichzelf in vraag te stellen en zich telkens verder te ontwikkelen en uit te dagen. Dit proces wordt na de onboarding trouwens verdergezet via de ontwikkelingstools die KPMG uitwerkte.

Onder Clarity wordt verstaan dat de nieuwe werknemer duidelijke instructies krijgt over de nieuwe job en dat die zich een beeld kan vormen van wat van hem/haar verwacht wordt. De algemene onboardingdag van KPMG is een eerste introductie voor nieuwkomers in het bedrijf en in hun nieuwe job.

Het is de Performance manager die de nieuwkomer begeleidt en diens persoonlijke ontwikkeling op de werkvloer onder de loep neemt. Het HR Team voorziet regelmatig opvolgingsgesprekken om op de hoogte te blijven hoe het de starter vergaat op de werkvloer – in overleg met Buddy en Performance manager.

KPMG HERTAALD NAAR DE KMO De sector van de vrije beroepen onder PC336 bestaat voor 85% uit kmo’s met één tot vijf werknemers. Wij proberen voor u te hertalen hoe de inspirerende maatregelen van KPMG ook op een beperktere werkvloer kunnen worden geïmplementeerd.

Moet er echt zoveel omkadering zijn om een goed onthaalbeleid te voeren?

Door aandacht te besteden aan een onthaalbeleid, zorgt u voor een goede basis voor de verdere samenwerking. Het is echt wel belangrijk dat de nieuwkomer van bij het begin goed geïnformeerd wordt over de werking van de onderneming, zodat die later niet voor verrassingen komt te staan.

De verwachtingen van beide partijen worden op die manier duidelijk op elkaar afgestemd.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

Een informatief mailtje de week voor de nieuwe medewerker begint, kan volstaan. Of een informeel gesprek vooraf.

Een introductiedag is eerder iets voor een grote organisatie, maar een teamlunch in de eerste werkweek van de nieuwe medewerker, waarom niet? Dat kan een groot verschil maken in de verdere collegiale relaties.

Laat broodjes komen voor iedereen en zorg voor een warm welkom.

Ook het aanstellen van een peter of meter bevordert de goede ervaring van de nieuwe medewerker. Zo heeft hij/zij een aanspreekpunt, een houvast waar hij/zij met alle nodige (en zelfs onnodige vragen) terecht kan.

LIBERFORM.BE

13

TER INSPIRATIE

De bedrijfswaarden van Norgay Accountants verduidelijken ‘wie we zijn’ en ‘waar we voor staan’, kortom, wat Norgay Accountants typeert en verbindt, nl.: Delighted Customers, Empowered Team, Going the Extra Mile, Future Proof, Trust-Worthy, Social Proof. Medewerkers zijn altijd en overal ambassadeur, zij verleggen graag hun grenzen vanuit een “can do”-mentaliteit. Medewerkers kunnen terecht met bijzondere talenten en trendsettende, toekomstgerichte maar ook sociaal-maatschappelijke initiatieven. Bijvoorbeeld, jaarlijks staan collega’s samen aan de start van de inclusieve vijfkamp in Gooik, een teambuildingevent waarbij mensen met en zonder beperking elkaar op een sportieve manier uitdagen in vijf atletiekdisciplines.

Een hoge 3F-factor (Fun-Fit-Feelgood) beschermt de medewerkers in alle omstandigheden. Fun is de katalysator van de Norgay-dynamiek.

Er heerst een professionele maar ook een ongedwongen en vriendschappelijke sfeer. Er wordt hard en efficiënt gewerkt, maar er wordt ook geregeld tijd gemaakt voor sport, ontspanning en plezier. De onderneming vindt het belangrijk dat medewerkers zich goed voelen op het werk. Dit is niet enkel positief voor de medewerkers zelf, ze stralen dit ook uit naar de klanten.

Om dit te verwezenlijken gaat Norgay “the extra mile”, niet enkel door leuke en uitdagende teamactiviteiten voor ze te organiseren, maar door aan de medewerkers zelf de vrijheid te geven om ideeën uit te werken.

Om te peilen naar de interne personeelstevredenheid, wordt er jaarlijks een personeelstevredenheidsenquête afgenomen in samenwerking met de externe dienst voor preventie.

NORGAY ACCOUNTANTS HERTAALD VOOR U

De sector van de vrije beroepen onder PC336 bestaat voor 85% uit kmo’s met één tot vijf werknemers. Wij proberen voor u te hertalen hoe de inspirerende maatregelen van Norgay Accountants, dat zelf in de categorie van 5 tot 9 werknemers zit, ook op een beperktere werkvloer kunnen worden geïmplementeerd.

Door een open sfeer te creëren op het werk, krijgt iedereen de kans om zich optimaal te

14

LIBERFORM.BE

ontplooien. Als de waarden van uw bedrijf duidelijk uitgezet zijn, kan dat medewerkers inspireren om met vernieuwende initiatieven te komen. U kan dus een lijst maken van die waarden en gebruiken die u hoog in het vaandel draagt. Bijvoorbeeld: wij gaan respectvol met collega’s en klanten om, …

Een korte maar bondige onthaalbrochure is een manier om die waarden en gebruiken al van bij de start aan uw medewerkers uit te dragen.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

.05

WAARDEN EN GEBRUIKEN

Voor een nieuwe medewerker is een vlot inloopproces niet evident. In een nieuwe groep mensen terechtkomen is nooit makkelijk. Uw bedrijf heeft immers GEBRUIKEN waarvan de nieuwkomer niets afweet. Het is dan belangrijk om over die gebruiken te communiceren.

VOORBEELD // Om hoe laat gaat u ’s middags lunchen, haalt u broodjes of neemt u zelf boterhammen mee, waar kan u best parkeren …

Een bedrijf heeft, soms onbewust, naast gebruiken ook bepaalde WAARDEN die het meer dan andere hoog in het vaandel draagt. Voor medewerkers zijn die een houvast, een manier om de verwachtingen van het bedrijf te kennen.

VOORBEELD // Samenwerken, respect voor het individu, open en eerlijke communicatie, kwaliteit van het werk waarborgen, vooruitdenken en nieuwsgierig zijn, …

Dat u werknemers een duidelijk houvast geeft via een onthaalbeleid, leidt tot meer gemotiveerde en tevreden medewerkers, die vol overtuiging zullen gaan voor hun werkgever.

TIP // Tijdens de sollicitatieprocedure kan er al gepolst worden naar de waarden en gebruiken gekend in uw organisatie.

De gemeenschappelijke waarden bepalen, kan helpen om de organisatie in zijn geheel dichter bij elkaar te brengen.

Door aan waarden te werken, werkt u aan een betere dienstverlening. Uw organisatie draagt immers haar waarden uit zowel naar werknemers als naar klanten. Het is dus belangrijk dat ook uw nieuwe medewerker zo snel mogelijk mee is met de waarden die in uw bedrijf leven.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

LIBERFORM.BE

15

.06

DIALOOG EN FEEDBACK

Feedback is voor iedereen belangrijk. Het is een vorm van leren. Zo weten uw medewerkers wat ze goed doen en wat ze minder goed doen en hoe ze het anders kunnen aanpakken. Een goede feedbackcultuur in de organisatie zorgt voor gemotiveerde medewerkers die een goede kwaliteit van dienstverlening geven.

PAUL WIJNEN, DIERENARTSENPRAKTIJK ANIMALCARECENTER IN HOEVENEN

DIERENARTSASSISTENTEN ZIJN EEN ONDERGEWAAR-DEERD BEROEP TERWIJL ZIJ VEEL DOEN IN DE DIERENARTSENPRAKTIJK.

U voert best gedurende de eerste zes maanden met uw nieuwe medewerker een functionerings- en evaluatiegesprek. Het is niet altijd evident om zicht te krijgen op de prestaties van medewerkers, laat staan van nieuwelingen.

Het kan dan handig zijn in te zetten op 360° feedback: de (nieuwe) medewerker wordt beoordeeld door een aantal personen rondom hem of haar en samen geeft dat een goed zicht op alle aspecten van het dagelijks werk. (De gewoonte van feedback geven, moet wel voldoende ingeburgerd zijn voor ze kan renderen.)

Functioneringsgesprek Een functioneringsgesprek is een gesprek in twee richtingen, een open gesprek waarin leidinggevende en medewerker met elkaar in dialoog gaan. Het gesprek kan gaan over het functioneren van de medewerker individueel en over de samenwerking in het team.

Evaluatiegesprek Tijdens een evaluatiegesprek krijgt u, de werkgever, de kans om uw medewerker te beoordelen. Dat kan gaan over het functioneren van de medewerker, over goede en slechte groeipunten. Wat er besproken is in een functioneringsgesprek kan hier worden geëvalueerd. De medewerker zou geen verrassingen mogen krijgen, dat vermijdt u door op regelmatige basis feedback te geven.

Het evaluatiegesprek blikt vooral terug op het verleden en dit vanuit de leidinggevende, werkgever. De medewerker kan participeren, maar het is vooral de bedoeling dat leidinggevende over de brug komt.

Een leidraad voor het gesprek, helpt om het gesprek op gang te krijgen. U kan in eerdere gesprekken een houvast vinden en verder bouwen op onderwerpen die al aangehaald zijn. In het eerste gesprek kunnen vragen zoals: Wat zijn energiegevers en energievreters? Wat doet u wel of niet graag?

Het doel van een evaluatiegesprek: duidelijk communiceren of uw medewerker voldoet aan de verwachtingen van uw organisatie.

De medewerker moet zich daarbij kwetsbaar kunnen opstellen, wil die kunnen aangeven waar er eventuele problemen en ontwikkeldoelen zitten. De gelijkwaardigheid van de gesprekspartners is essentieel.

TIP // Geef feedback vanuit echte gebeurtenissen, die beschreven kunnen worden en waarmee helder kan worden gezegd wat er bedoeld wordt.

Geef dus zo concreet mogelijk feedback. Van vage (zeker negatieve) feedback, worden uw medewerkers onzeker. Het is aangewezen om altijd te polsen of de medewerker alles wel goed begrepen heeft.

Het doel van een functioneringsgesprek: motiveren en verbeteren van de werkinhoud, ontwikkelmogelijkheden, een goed gevoel op het werk en een goede samenwerking.

Feedback geven is een vaardigheid die best geoefend wordt. Veel opleidingsverstrekkers bieden zulke opleidingen aan, wel of niet met de ondersteuning van Liberform.

16

LIBERFORM.BE

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

.07

LEREN EN BLIJVEN LEREN

Nieuwe medewerkers hebben ook steeds een rugzak vol kennis, soms ook ervaring bij zich. Competenties moeten ook aangescherpt of aangeleerd worden. Door samen met de nieuwe medewerker een POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) te bespreken, wordt dit in kaart gebracht.

Informatie die u tijdens de sollicitatieprocedure verkreeg, kan als basis dienen. Bespreek met de nieuwe medewerker op welke vlakken hij of zij zich nog verder wil of kan ontwikkelen. Die informatie kan worden bijgehouden in zijn/haar persoonlijk ontwikkelingsplan.

In dat opleidingsplan komen de mogelijkheden tot opleiding en de aangewezen opleidingen. Invulling daarvoor vindt u in het gratis aanbod van Liberform, betalende opleidingen of via opleidingsverstrekkers waarmee u al samenwerkte in het verleden.

KIM VERHEYDEN, VANDELANOTTE

ER WORDT BEKEKEN WELKE OPLEIDINGEN ER NODIG ZIJN OM DOOR TE STROMEN NAAR BEPAALDE FUNCTIES EN ER WORDEN PERSOONLIJKE ONTWIKKELINGSPLANNEN OPGESTELD OM OP MAAT VAN HET INDIVIDU OPLEIDINGEN TE LATEN VOLGEN.

We spreken over twee soorten van leren: • Formele opleidingskansen of permanente vorming, die zorgen ervoor dat medewerkers hun competenties op peil kunnen houden en verder ontwikkelen op lange termijn.

Met uw medewerkers praten over opleidingen die gevolgd zijn, succesverhalen of niet, kan andere medewerkers stimuleren om na te denken wat hun noden zijn. Leg een duidelijke lijst aan van opleidingsverstrekkers, concrete opleidingen, … die mogen gevolgd worden en binnen het budget vallen. Zorg dat de richtlijnen hiervoor duidelijk afgelijnd zijn.

Gratis opleidingen via Liberform Vanuit Liberform trekken we voluit de kaart van competentieversterking van uw werknemers, met name op het vlak van algemene competenties. Zoals de cijfers tonen liggen daar immers heel wat mogelijkheden.

Liberform biedt opleidingen aan om competenties te versterken. Ze zijn gratis voor werknemers die vallen onder het paritair comité 336. De focus ligt dus op het versterken van de algemene competenties, zijnde: taal, bureauticatoepassingen en persoonlijke ontwikkeling. Het gaat zowel over klassikale opleidingen als over e-learning en webinars.

Als u leermogelijkheden aanbiedt aan medewerkers bekomt u niet alleen een job die meer uitdaging biedt, maar meer gemotiveerde mensen die een betere dienstverlening kunnen geven. Vaak wordt de kennis van één persoon snel verspreid onder de collega’s, waardoor heel het kantoor ervan meegeniet.

• Informeel leren is een frequent feedbackmoment met de leidinggevende. Het overgrote deel van wat mensen leren, leren ze op de werkvloer. Vaak zelfs onbewust. De werknemers leren van de leidinggevende, collega’s en het gericht inzetten van netwerken. Dit leren zit dus in het geheel van dagelijkse ervaringen. Dit leren gebeurt vooral on-the-job, door het krijgen van nieuwe taken en uitdagingen. Dit mag zeker niet vergeten worden in het kader van een opleidingsplan.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

LIBERFORM.BE

17

.08

MEERDERE GENERATIES OP ÉÉN WERKVLOER

Binnen organisaties vandaag, staan er verschillende generaties samen op de werkvloer. Een groot leeftijdsverschil of generatiekloof moet door de werkgever overbrugd worden om iedereen vlot te laten samenwerken. De verschillende generaties op de werkvloer zullen moeten worden voorbereid op elkaars komst, om de samenwerking in zijn geheel vlotter te laten verlopen.

DIELENS & VAN BOSSTRAETEN

IEDERE MAANDAG VERGADERING MET ALLE LEDEN VAN HET PERSONEEL, ZO VOELT IEDEREEN ZICH BETROKKEN.

Een generatie is een groep personen die in dezelfde periode geboren zijn en dus zijn opgegroeid in dezelfde tijdsgeest en economische situatie.

18

LIBERFORM.BE

Verschillende generaties hebben hierdoor elk hun visie op organisaties en op het werkleven. Vaak hebben zij een andere manier van werken en zijn ze andere tools gewoon om mee te werken.

Als u wil leidinggeven voor elke generatie, zal u moeten uitkijken naar een personeelsbeleid, arbeidsvoorwaarden en dus ook een onthaalbeleid op maat. De wijze van besluitvorming, omgang met veranderingen, manier van leren en ontwikkelen, flexibel werken en andere manier van samenwerken ... het zijn maar enkele voorbeelden van de kloven die moeten worden overbrugd.

Er moet continuïteit zijn op het vlak van kennis. Kennis moet overgaan van generatie op generatie. Dat kan door opleidingen aan te bieden die specifiek zijn voor de leeftijdscategorie. Zo kunnen alle leeftijden leren van elkaars bevindingen en ervaringen.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

TER INSPIRATIE

Menselijk kapitaal is de essentie van een advocatenkantoor. Het aantrekken, behouden en promoveren van getalenteerde advocaten en personeelsleden is en blijft een topprioriteit voor een kantoor als Stibbe dat op alle niveaus excellentie nastreeft in een context van toenemende complexiteit in adviesverlening en cliëntenondersteuning. Hierbij wordt blijvend aandacht besteed aan het verbeteren van de werk-privébalans, de mogelijkheid tot flexibel werken, creativiteit, persoonlijke ontwikkeling en een aangename werksfeer voor iedereen in een diverse en inclusieve cultuur. Voeg daar nog de uitdagingen van digitale agenda’s en artificiële intelligentie aan toe en je krijgt een zeer boeiende en uitdagende mix.

JOHAN WILLEMSEN, VBW ACCOUNTANTS IN KALMTHOUT

ONS ONTHAALBELEID VERLOOPT EERDER INFORMEEL OMDAT WIJ MAAR EEN KLEINE ONDERNEMING ZIJN. WIJ ZIJN ER ONS WEL VAN BEWUST DAT HET OP DEZE MANIER NIET UIT HET OOG MAG WORDEN VERLOREN.

Stibbes onthaalbeleid is erop gefocust om elke nieuwe Stibbee oprecht welkom te heten. Uiteraard krijgt elke nieuwe medewerker in eerste instantie de nodige informatie over het kantoor zelf en de nodige vormingen over de gebruikte ICT- en andere systemen.

Na het onthaal stapt elke medewerker in de Stibbe Academy. Dit opleidingsprogramma steunt op 4 pijlers: juridische, soft skills-, taal- en ICT-opleidingen. Vier generaties op de werkvloer zorgt voor een positieve

dynamiek binnen het kantoor, maar maakt dat iedereen verschillende noden heeft. Blijvend leren en coachen staan hoog op de agenda. Met het oog op employability wordt voor iedereen een gepast ontwikkelingstraject opgesteld, zodat ieder individu aan zijn eigen doelen kan werken.

Daarnaast is iedere Stibbee vrij om deel te nemen aan het Stibbe Heroes (Health, Energy, Resilience, Optimism, Endurance, Social)-programma. Werken in de advocatuur kan als uitdagend en/of stresserend worden ervaren. Dit programma richt zich pecifiek op welzijn naast en op het werk, met als uitgangspunt “een gezonde geest in een gezond lichaam”.

Elke Stibbee kan kiezen uit een ruim aanbod aan welzijnsinitiatieven, waaronder mindfulness-trainingen, diverse sportactiviteiten, gezondheidsinitiatieven, teambuildingactiviteiten, etc. Daarnaast wordt er bijzondere aandacht besteed aan de inrichting van de werkomgeving met oog voor ergonomie en gezonde voeding.

Tot slot besteedt Stibbe aandacht aan diversiteit op het werk. Het kantoor is van mening dat een diverse groep van medewerkers niet alleen onze diverse samenleving reflecteert, maar ook de basis is van efficiënte teams.

Stibbe streeft dan ook naar een diverse, inclusieve en ondersteunende cultuur door die onderwerpen centraal te stellen bij onder meer de rekrutering en het uittekenen van beleidslijnen en processen, door deel uit te maken van netwerken die diversiteit promoten (zoals Women in Law and Leadership (WILL)) en door eigen initiatieven te lanceren zoals Ladies@Stibbe. Dit programma werd opgezet om de doorstroming, kansen en opportuniteiten voor vrouwen bij Stibbe te bevorderen.

STIBBE HERTAALD VOOR U

De sector van de vrije beroepen onder PC336 bestaat voor 85% uit kmo’s met één tot vijf werknemers. Wij proberen voor u te hertalen hoe de inspirerende maatregelen van Stibbe op uw werkvloer kunnen worden geïmplementeerd.

Het zelf organiseren van een “Academy” is een grote stap, maar dit kan anders worden ingevuld. U kan bijvoorbeeld een lijst opstellen van opleidingen die kunnen of moeten worden gevolgd doorheen het eerste jaar van tewerkstelling.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

Actief zijn op en rond het werk, als werkgever kan u het alleen maar aanmoedigen en stimuleren. Een gelukkige werknemer voelt zich immers fit en gezond, en omgekeerd. Samen vijf minuten pauze nemen en oefeningen doen, kan een goede en ludieke onderbreking zijn die niet enkel het energiepeil omhooghaalt, maar ook de sfeer verbetert.

LIBERFORM.BE

19

.09

PETER- EN METERSCHAP

Peter- en meterschap is een concept dat meer en meer ingang vindt. Wat houdt dit juist in? En hoe dit te organiseren?

Waarom peter-/meterschap?

Allereerst is het aangewezen om bij het organiseren van een goed onthaal een onthaalverantwoordelijke aan te duiden. Zo heeft de nieuwe medewerker één vast aanspreekpunt, iemand die hem of haar kan opvolgen en aan de alarmbel kan trekken als het nodig is. Dit kan het integratie- en het leerproces al versnellen.

Een peter of meter inzetten in uw onthaalbeleid heeft verschillende voordelen. Het vergemakkelijkt de integratie van de nieuwe medewerker, het verhoogt de motivatie en leidt tot een grotere inzetbaarheid en productiviteit.

Het bevordert het stapsgewijs leren binnen de organisatie en het geeft rust aan de start van een nieuwe job. Ook de peter of meter zelf kan het extra voldoening geven, die rol helpt om te blijven meedenken voor de organisatie.

Het inzetten van het peter- en meterschap is een heel effectieve aanpak voor de nieuwe medewerker om zich welkom te voelen. Dit hoeft zelfs niet zo officieel te gebeuren, het aanduiden van een verantwoordelijke/mentor die tijdelijk vrijgesteld is om de nieuweling wegwijs te maken, kan al een groot verschil maken.

Wie als peter/meter?

Niet iedereen is even geschikt als meter of peter. Een goede peter of meter heeft voldoende kennis van de organisatie, is sociaal aangelegd en heeft de gave om iets duidelijk uit te leggen. Hij of zij is bereikbaar en kan/mag voldoende tijd vrijmaken om de nieuwe medewerker te begeleiden. Bij de keuze voor het peter- of meterschap is het noodzakelijk om stil te staan bij de competenties die nodig zijn om de verwachtingen in te lossen. Zorg dat de peter of meter daarvoor voldoende tijd en mogelijkheden krijgt.

VAN HAVERMAET

IEDERE LAATSTE VRIJDAG VAN DE MAAND ORGANISEREN WIJ EEN PETER-METER LUNCH.

Vaak is het aangewezen om de ervaren medewerker een bijkomende opleiding 'peter- en meterschap' of een opleiding "mentorschap" te laten volgen, om zo de nodige vaardigheden aan te leren.

Wat doet de peter/meter?

Eerst zal u moeten bepalen welke rol en taken de peter of meter toegewezen krijgt. Gaat hij of zij enkel de eerste uitleg doen of neemt hij of zij de nieuwe collega op langere termijn mee op sleeptouw? Zal hij of zij mee evalueren, opvolgen of enkel morele steun en aanspreekpunt zijn?

Dit is allemaal af te spreken.

Financiële ondersteuning Naast de sociale voordelen van het peter/meterschap, kan er ook financiële ondersteuning gevraagd worden voor de tijd die een peter of meter aan zijn/haar rol spendeert.

U kan gebruikmaken van de doelgroepvermindering voor mentors, via de RSZ. Dit is een lastenverlaging voor werkgevers die opleidingen op de werkvloer organiseren voor jongeren (-26 jaar) en die daarvoor één of meer werknemers als begeleider/opleider inzetten.

Om recht te hebben op deze doelgroepvermindering voor mentors, moet de werkgever: - Enerzijds stages of opleidingen in zijn onderneming laten doorgaan voor leerlingen of stagiairs (= IBO of instapstage) - Anderzijds één of meer werknemers belasten met de begeleiding van de stagiair(e) of opleidingen (= mentors)

Een onthaalperiode is een drukke periode voor een nieuwe medewerker, dat vraagt energie en tijd van de peter en meter. Om die tijd en energie efficiënt te gebruiken, zorg u ervoor dat er duidelijke afspraken zijn over welke informatie de peter of meter geeft en welke informatie van u of de hr-dienst komt. Het gevaar bestaat immers dat bepaalde informatie niet of dubbel doorkomt.

Eenmaal het takenpakket van de meter of peter gekend is, kan die de nieuwkomer begeleiden. Een eventuele hr-dienst kan de nodige ondersteuning bieden.

Een meter of peter moet een nieuwe medewerker wegwijs maken in uw onderneming, trachten die zich zo goed mogelijk welkom te laten voelen. Hij of zij moet niet enkel zelf gemotiveerd zijn, hij of zij moet de eigen motivatie kunnen overbrengen naar de nieuwe collega.

20

LIBERFORM.BE

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

TER INSPIRATIE

Het onthaalbeleid bij Norgay is in volle ontwikkeling.

Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, doorloopt hij/zij een proces dat start voor de indiensttreding en eindigt na 1 jaar dienst.

De medewerkers zien dit als een houvast, zo zijn de verwachtingen voor iedereen duidelijk en zijn er de nodige tools voorhanden om het beste uit een werkdag te halen.

Om dit proces te ondersteunen wordt er gebruikgemaakt van een aantal tools die worden uitgewerkt met input van de medewerkers: een onthaalchecklist, onthaalbrochure, evolutiegesprekken enz. Aan de hand van de onthaalbrochure worden onder meer besproken: de bedrijfswaarden, de ethische gedragscode, de manier waarop er naar klanten gecommuniceerd wordt en hoe wij wensen dat de klanten onze dienstverlening ervaren. Verder komen er enkele praktische zaken aan bod: het functiespecifieke opleidingsprogramma, de frequentie van feedbackgesprekken, vakantieregeling, werkuren, enzovoort.

Een systeem van peter- en meterschap zorgt voor een vlotte integratie van de nieuwe medewerkers: een collega-gids maakt de nieuwe medewerker wegwijs in het reilen en zeilen bij Norgay. Daarnaast zijn er interne opleidingen voorzien om helemaal mee te zijn met de werkwijze in de praktijk.

De waarden en normen van het bedrijf zijn zeer uitgebreid beschreven. Er zijn duidelijke procedures en werkvoorschriften, voor iedereen toegankelijk.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

Norgay zet in op een grote betrokkenheid van de medewerkers. Formele feedbackmomenten houden de vinger aan de pols van de evolutie van de nieuwe medewerker en ook naar zijn/haar suggesties om het onthaalproces nog te verbeteren wordt geluisterd.

Verder wordt er sterk ingezet op marketing en employer branding, via Facebook, Linkedin, een dynamische website, look en feel van de kantoren en de nodige Norgay gadgets.

LIBERFORM.BE

21

.10

DE ONTHAALBROCHURE

Een nieuwe medewerker moet op een snelle en overzichtelijke manier bepaalde informatie kunnen vinden.

Het arbeidsreglement zal zeker de meeste modaliteiten vermelden, maar dat is vaak een niet erg lees-vriendelijk document. Vandaar, de onthaalbrochure.

In de onthaalbrochure komt informatie over de praktische kant van het werken in uw organisatie. Denk maar aan veiligheidsmaatregelen, telefoonlijsten, vakantieregeling, ziekteregeling, middagpauze … Ook uw missie en visie kan u hierin toelichten.

U kan de onthaalbrochure opvatten als een draaiboek, bijvoorbeeld: op welke manier wordt de telefoon opgenomen, naar wie kan er voor welke onderwerpen worden doorgeschakeld, hoe worden bepaalde dossiers behandeld …

Voor de nieuwe medewerker geeft een onthaalbrochure het gevoel welkom te zijn en ze stelt de verwachtingen voor beide partijen scherp. De onthaalbrochure is dus een welkom houvast. De nieuwe medewerker krijgt de eerste dagen immers heel veel informatie, de onthaalbrochure houdt die beheersbaar.

Voor de organisatie zelf heeft een onthaalbrochure ook voordelen. De nieuwe medewerker is daardoor sneller mee en wordt dus sneller inzetbaar. En de onthaalbrochure is een goede leidraad in de hele onthaalprocedure.

Erop letten dat uw onthaalbrochure een toegankelijk document is, kan een bijzondere meerwaarde betekenen voor het onthaal van een persoon met een andere culturele en/of talige achtergrond. Om een onthaalbrochure nog toegankelijker te maken, gebruikt u afbeeldingen of pictogrammen om aan te duiden waar elk onderdeel over gaat. Dit maakt het niet enkel overzichtelijker maar ook makkelijker om te doorbladeren.

Maar hoe moet de onthaalbrochure worden opgebouwd?

22

LIBERFORM.BE

Voorbeeld van de mogelijke inhoud van een onthaalbrochure: • Welkomstwoord: een persoonlijke verwelkoming door u, de werkgever, eventueel een tekst van andere collega’s, dit toont meteen betrokkenheid en interesse.

• Informatie over het bedrijf: de missie en de visie van het bedrijf, een korte geschiedenis en duidelijke doelstellingen.

• Wie is wie? Een organigram met een overzicht van verschillende diensten en/of personen en op welke manier die samenwerken. Wie is verantwoordelijk voor welke taak, overzicht en gegevens van het management en de personeelsdienst; telefoonlijsten van belangrijke actoren …

• Arbeidsreglement en eventueel non-discriminatie aanbeveling: verkorte versie van het arbeidsreglement met eventueel verduidelijkende informatie (het volledige arbeidsreglement kan als bijlage), uitleg waarom er rond diversiteit op het werk gewerkt wordt, verwijzing naar de non-discriminatiecode …

• Arbeidstijden: een overzicht van de officiële werktijden, eventuele glijtijden, procedure rond overuren, het opnemen van brugdagen, vakantiedagen, pauzes …

• Policy: afspraken rond het privégebruik van telefoons of computers. Zo weet iedereen wat er mag en niet mag en wat de sancties zijn.

• Veiligheid: veiligheids- en brandvoorschriften en EHBO-procedure.

• Ziekte of arbeidsongeval: procedure bij ziekte, hoe ziektebriefje binnenbrengen, wie aanspreken bij een arbeidsongeval …

• Praktische afspraken: een mobiliteitsplan met reisadvies, informatie over de bereikbaarheid met het openbaar vervoer, carpooling, de parking of de fietsenstalling, bedrijfswagen …

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

• Extralegale voordelen: overzicht van de extralegale voordelen zoals het reglement van de groeps-, hospitalisatie- en invaliditeitsverzekering; maaltijdcheques, resultaatgerichte bonus ...

• Opleidingsmogelijkheden: met welke opleidingsverstrekkers werkt u samen, welke opleidingen kan en mag de werknemer volgen, wie is het aanspreekpunt voor de opleidingen ...

• Personeelsaangelegenheden: afspraken rond de middagpauze, wat de gewoontes zijn rond waar en wanneer en met wie (gaan) eten, het organiseren van een jaarlijkse uitstap met het bedrijf, het sinterklaasfeest, nieuwjaarsreceptie, wat bij verjaardagen …

• Informatie hr-dienst of -verantwoordelijke: bij wie kan men terecht voor personeelsaangelegenheden, zwangerschap …

• Communicatie: aanspreekpunten, lijst met belangrijke telefoonnummers, op welke manier teamleden contacteren …

Een onthaalbrochure is geen kopie van het arbeidsreglement, maar ze bevat wel overlappende informatie. Hou het in de onthaalbrochure kort en verwijs naar het arbeidsreglement.

Hanteer een eenvoudige taal, zodat de onthaalbrochure voor iedereen goed te lezen valt. Gevisualiseerde informatie wordt beter onthouden dan geschreven tekst. Bovendien kan u hiermee tegemoetkomen aan de taaldrempel waarmee anderstalige worden geconfronteerd. Kies voor foto’s van de werkvloer, pictogrammen, cartoons …

Voor anderstalige medewerkers is dit misschien een must, pictogrammen kunnen het zoeken in de onthaalbrochure voor iedereen efficiënter maken.

Een onthaalbrochure moet duidelijk gestructureerd, bondig en praktisch zijn.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

LIBERFORM.BE

23

.11

DE EERSTE WERKDAG

Als er een nieuwe medewerker wordt aangeworven, kan u dit op verschillende manieren aanpakken. Wil u meteen heel het kantoor erbij betrekken? Of laat u de nieuwe medewerker eerder rustig wennen aan de nieuwe werkomgeving? Hieronder geven we u enkele tips voor de eerste werkdag van een werknemer.

bij hem/haar thuis een doos laten leveren voor de eerste werkdag. Hierin kunnen verschillende dingen zitten: een mok met zijn of haar naam op, een balpen, pennenzak, notitieboekje …

Een mooi voorbeeld hiervan vindt u op de website van Vandelanotte Accountancy.

Onthaaldag Als er een nieuwe medewerker begint, kan het een leuk idee zijn om heel het kantoor erbij te betrekken. ’s Morgens kan iedereen worden voorgesteld bijvoorbeeld tijdens een soort van speeddate/koffiemoment. Zo leert u elkaar op een ludieke manier kennen en voelt de nieuwe medewerker zich meteen welkom. Eet iedereen normaal buitenshuis? Organiseer dan een teamlunch en betrek zo iedereen bij het nieuwe begin voor deze medewerker. Die kleine dingen kunnen ervoor zorgen dat de medewerker extra positief en gemotiveerd kan starten.

Starterspakket of welkomstdoos Voorzie een starterspakket als de nieuwe medewerker aankomt op zijn/haar bureau. Leg een pen, meetlat, nietjesmachine, blocnote … klaar en geef de medewerker meteen het gevoel dat hij of zij verwacht wordt.

Een andere mogelijkheid, in het kader van “preboarding”, is het voorbereiden van een welkomstdoos. Van zodra een sollicitant zijn/haar contract heeft getekend, kan u

24

LIBERFORM.BE

App of online tool Houdt u zelf ook wel van de nieuwste snufjes en wil u een jonge doelgroep aantrekken? Dan is een onboarding app misschien een goed idee. Er zijn er al verschillende op de markt. (Appical, Smart Onboarding, Talmundo, Speakap …)

U bepaalt de content: gebruik video’s, checklists, quizzen, opdrachten en geef de nieuwe medewerker zo een interactief onthaal.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

TER INSPIRATIE

Een onboardingtraject bij Van Havermaet duurt ongeveer een jaar. Na dat jaar hoopt Van Havermaet dat de nieuwe ‘maet’ succesvol geïntegreerd is.

De eerste werkdag staat volledig in het teken van informeren en verwelkomen. De nieuwe medewerker wordt tijdens een introductiemoment geïnformeerd over zijn contract, de verzekeringen, de dresscode … Er wordt tijd vrijgemaakt om het team en de leidinggevende te leren kennen.

Nieuwe medewerkers krijgen een peter of meter toegewezen die hen een jaar lang begeleidt in het kader van socialisatie. Daarnaast wordt er een maandelijkse peter-/meterlunch georganiseerd voor alle nieuwkomers en hun peter of meter.

Elke nieuwe medewerker krijgt tijdens zijn eerste jaar de mogelijkheid om gedurende een halve dag deel te nemen aan een algemene introductie over het kantoor.

Daar wordt de historiek, cultuur en strategie van het kantoor duidelijk.

Na een jaar volgt er een meeting met alle nieuwe ‘maeten’ van het afgelopen jaar. Dit gebeurt onder leiding van HR. Ze starten met een cross-selling activiteit. Iedereen krijgt de kans om zijn eigen functie en divisie voor te stellen aan de andere nieuwkomers.

Nieuwe medewerkers worden na zes maanden geëvalueerd. Er wordt dan een balans gemaakt van

het functioneren van de medewerker alsook van de behaalde resultaten van de voorbije zes maanden.

Hoewel het onthaal al behoorlijk goed zit, wil Van Havermaet het toch naar een hoger niveau tillen: Onboarding 2.0. Ze werken momenteel hard aan een nieuw beleid dat zich volledig focust op vier bouwstenen: Connection, Culture, Compliance en Clarification. Het nieuw onboardingbeleid zal ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers sneller en beter alle noodzakelijke praktische en administratieve handelingen achter de rug hebben (Compliance), zich verbonden voelen met het kantoor (Connection), geïntegreerd zijn (Culture) en ingewerkt in de job en het team (Clarification), waardoor ze betere prestaties en hogere retentiepercentages kunnen realiseren. Het proces zal veel vroeger starten, al bij de wervingsprocedure.

Vandaag ligt de klemtoon nog te veel op de eerste weken van de tewerkstelling.

Hiervoor neemt Van Havermaet bepaalde acties van het huidige onthaalbeleid onder de loep om indien nodig aan te passen. Daarnaast zal Van Havermaet werken aan een digitale onboarding.

Onlangs lanceerde het kantoor zijn eigen communicatieplatform ‘Mensenkenners’. Naast community building staat de app toe om het onthaal te digitaliseren. Alle content kan op een visuele en aantrekkelijke manier getoond worden aan de hand van videoboodschappen, afbeeldingen en gamification.

VAN HAVERMAET HERTAALD VOOR U

De sector van de vrije beroepen onder PC336 bestaat voor 85% uit kmo’s met één tot vijf werknemers. Wij proberen voor u te hertalen hoe de inspirerende maatregelen van Van Havermaet op uw werkvloer kunnen worden geïmplementeerd.

Moet er echt zoveel omkadering zijn om een goed onthaalbeleid te voeren?

Neen, maar de eerste werkdag van een nieuwe medewerker is toch cruciaal. De eerste indrukken van de werking van het bedrijf, nieuwe collega’s … het is belangrijk dat de nieuwe collega die indrukken krijgt, maar het is nog belangrijker dat hij/zij ze onthoudt.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

Iedereen zich persoonlijk laten voorstellen, elkeen laten vertellen wat hij/zij doet en welke andere verantwoordelijkheden hij/zij eventueel opneemt, kan informeel bv. met een teamlunch. Of het kan schriftelijk: laat iedereen een welkomstmailtje schrijven voor de nieuwe collega, waarin die zijn functie toelicht en zichzelf kort voorstelt, dat kan even effectief zijn.

In deze brochure komt het enkele keren terug: een peter en meter heeft een zeer positieve invloed op het functioneren van een nieuwe medewerker. Apps of een eigen platform hoeven niet altijd, het kan via een collega die de nieuwe medewerker de weg wijst en die daarvoor de nodige ruimte en tijd krijgt.

LIBERFORM.BE

25

.13

BRONNEN

› Logos wijzer: 10 tips voor een goed onthaal › IPV: opleidingsadviseur van de voedingsindustrie › Onthaalbrochure transportsector › Werk.be › Talentontwikkelaar › HRwijs.Be

› www.waardevolwerk.be/leermogelijkheden/ onthaalbeleid#wat-is-een-onthaalbeleid › cao nummer 22 van 26 juni 1975 betreffende het onthaal en de aanpassing van de werknemers in de onderneming › Juridische spelregels inzake onthaal – Diversity Remix › Een onthaalbrochure opstellen – Diversity Remix

› VVSG › Alimento › Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. › Koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk › Koninklijk besluit van 25 april 2007 betreffende het onthaal en de begeleiding van werknemers met betrekking tot de bescherming van het welzijn bij de uitvoering van hun werk › Onthaalbrochure GO! › overheid.vlaanderen.be/toolbox/strategieformulering/ stappenplan/stap/2 › blog.zenito.be/nl/hoe-schrijf-ik-een-passende-missievisie-en-bedrijfsstrategie › www.talentontwikkelaar.be/sites/default/files/uploads/ fiche%20missie,%20visie%20van%20Unizo.pdf › www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=668 › www.vlaanderen.be/nl/ondernemen/een-eigen-zaakstarten/personeel-aanwerven › www.cnt-nar.be/CAO-COORD/cao-038.pdf › hrwijs.be/thema/functioneringsgesprek › blog.actiris.be/nl/werkgevers/vlot-eneffici%C3%ABnt-rekruteren-en-selecteren-eenhandige-checklist?utm_content=74885879&utm_ medium=social&utm_source=twitter › home.kpmg.com/be/nl/home/about/onze-waarden. html › overheid.vlaanderen.be/toolbox/toolboxwaardenorganisatiecultuur › febecoop.be/cases/praktijkfiche-de-waarden-van-jewerkerscooperatie-definieren/

› Provikmo – onthaalbrochure › Competenties van de ideale meter of peter – Vivo › www.admb.be/nl/admb/nieuws/employer-brandinghoe-maak-ik-hierwerk-van › www.hrsquare.be/nl/nieuws/wat-doet-een-echtgoede-hr-professional › Generatiebril.be › GENERATIE X EN Y OP DE WERKVLOER geschreven door Katelijne Rotsaert 25/04/2016 › www.bloovi.be/nieuws/detail/joeri-van-den-berghgeneratie-z-begint-volop-te-consumeren-ente-werken-maar-de-meeste-bedrijven-hebbengeneratie-y-nog-niet-eens-begrepen?utm_ content=74891606&utm_medium=social&utm_ source=twitter › www.waardevolwerk.be/loopbaanmogelijkheden/ levensfasebewust-personeelsbeleid › www.werk.be/online-diensten/ doelgroepvermindering-voor-mentors/ waarover-gaat-het › Speakap.com “De succesformule voor een optimale onboarding experience” › www.talmundo.com/blog › bedrijfsbezoeken › https://www.roberthalf.be/nl/tips-werkgevers/ mentale-gezondheid-medewerkers?utm_ source=sfmc-newsletter&utm_medium=email&utm_ campaign=cli-newsletter-102020&i=> › De grote Hallelujah- benchmarkstudie "How Happiness works in 2019" › …

› www.oxalisconsult.be/opleiding/zet-de-juiste-mvin-voor-je-bedrijf-veranker-waarden-normennamiddag-4 › www.roberthalf.be/nl/tips-werkgevers/onboarding/3standaardfouten-onboarding

26

LIBERFORM.BE

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

Geen bijlage te vinden?

Geen nood! U kan dit ook gemakkelijk én digitaal terugvinden op onze website www.liberform.be

CONTACTEER ONS VIA 02 21 22 536 | info@liberform.be | www.liberform.be

OF VOLG ONS OP /Liberform

/company/liberform

bijlage

/LiberformPC336

/Liberform