Checklist - Politique d'accueil

POLITIQUE D’ACCUEIL

Une politique d’accueil est très importante, si importante que les principes sont même inscrits dans la convention collective de travail (CCT n° 22) et dans notre législation sur le bien-être au travail. Cette interprétation est différente pour chaque entreprise et devra également être adaptée aux besoins internes. Ces checklists vous fournissent des conseils et des astuces !

Il y a énormément de choses à faire le premier jour de travail, notamment beaucoup de formalités administratives. Idéalement, votre nouveau collaborateur reçoit des informations sur l’entreprise, se familiarise avec la culture de l’organisation et les bases d’une bonne relation avec les collègues et les responsables directs sont posées.

Un scénario d’accueil est un instrument pratique dans ce cadre. Il offre la garantie que tous les nouveaux collaborateurs seront accueillis de la même manière. L’accueil est aussi un moment important pour éviter toute discrimination ou exclusion de (nouveaux) collaborateurs.

Vous trouverez ci-dessous quelques suggestions possibles (trucs et astuces).

Nous vous conseillons aussi que vous, l’employeur, soyez présent lors du premier jour de travail de votre nouveau collaborateur. Non seulement cela augmente l’implication, mais cela garantit aussi que la présentation de la personne dans le reste de l’entreprise se déroule sans encombre. Vous pouvez ainsi présenter le nouveau collaborateur à la personne de confiance, à son parrain/sa marraine et à ses collègues.

Voici une check-list pratique pour une bonne politique d’accueil. (Plusieurs étapes reviennent deux fois : dans le cadre de l’administration générale RH et lors de l’accueil de chaque nouvel employé.)

VOUS GUIDER À TRAVERS LE DOCUMENT

Dans ce document, nous proposons des astuces utiles. Nous avons intégré quelques icônes dans le document de travail. A côté de ces icônes, vous voyez si certains sont obligatoires ou pas, lesquels sont peut-être bien nécessaires et lesquels sont des astuces très intéressantes. L’intention de ce document est surtout de vous inspirer.

Ceci est légalement requis. C’est nécessaire. Trucs et astuces pratiques.

FORMALITÉS ADMINISTRATIVES AVANT LE DÉMARRAGE DE VOTRE PREMIER COLLABORATEUR

Souscrire une assurance accidents du travail ; À l’exception des employeurs qui occupent uniquement des employés, tous les employeurs ont l’obligation de s’affilier à un service externe de prévention  ;

Demander un numéro d’affiliation à l’Office national de sécurité sociale ;

VACATURE

Rédiger un règlement de travail  ; Rédiger un contrat de travail  ; Disposez-vous d’une politique interne concernant, par exemple, le télétravail ou l’utilisation d’une voiture de fonction ? Veillez ensuite à ce que le nouvel employé en reçoive également une copie ;

Tenir un registre du personnel, des fiches de salaire et des fiches fiscales  ; Prévoir les déclarations et paiements à l’ONSS, aux impôts et fonds spéciaux  ; S’occuper de la déclaration Dimona  ; S’occuper de la déclaration Dmfa  ; S’affilier à une caisse d’allocations familiales ( en tant que employeur, vous n’êtes plus obligé de vous affilier à une caisse d’allocations familiales depuis le 1er janvier 2019. Votre travailleur peut choisir librement auprès de quelle caisse d’allocations familiales il s’affilie).

Vous informer et tenir compte des mesures pour l’emploi, des diminutions groupes cibles et autres diminutions qui ont un impact sur le coût salarial ;

Votre secrétariat social tient-il ces registres en ordre ? C’est parfait ! Fournissez-leur ensuite toutes les informations nécessaires.

FORMALITÉS ADMINISTRATIVES AVANT LE DÉMARRAGE DE TOUT NOUVEAU COLLABORATEUR

Signer le contrat de travail  ; Signer le règlement de travail  ; Compléter le registre du personnel  ; S’occuper de la déclaration Dimona  ; Prévoir les déclarations et paiements à l’ONSS, aux impôts et fonds spéciaux  ; S’occuper de la déclaration Dmfa  ;

En tant qu’employeur, vous n’êtes plus obligé de vous affilier à une caisse d’allocations familiales depuis le 1er janvier 2019. Votre travailleur peut choisir librement auprès de quelle caisse d’allocations familiales il s’affilie  ; S’occuper du contrat d’assurance Accident du Travail et Chemin du Travail  ;

Demander si le collaborateur a engagé des frais pour un abonnement aux transports en commun et s’occuper du remboursement/paiement afin que le travailleur puisse éventuellement aller chercher cet abonnement au préalable  ; S’occuper des avantages extralégaux : chèques-repas, chèques éco, voiture de société, assurance hospitalisation, assurance groupe,...*.

ASPECTS PRATIQUES AVANT LE DÉMARRAGE D’UN NOUVEAU COLLABORATEUR

Rassembler dans un e-mail toutes les informations qui seront utiles pour le premier jour et envoyez-les à l’avance au nouveau collaborateur : date, heure et lieu où il est attendu, qui va le recevoir, possibilité de parking, programme de la première semaine... ; Prévoir un poste de travail  ; Prévoir un téléphone  ; Prévoir un ordinateur ou un PC portable  ; Prévoir un badge d’accès ou une clé  ; Régler toutes les applications informatiques  ; Les accords sur la mobilité, par exemple : votre nouvel employé dispose-t-il d’une voiture de fonction ? Demander à un collègue de venir le chercher le premier jour ! Avez-vous déjà pensé à une application de pré-embarquement ? Vérifier les possibilités.

* si applicable dans votre entreprise

POUR LES COLLÈGUES DU NOUVEAU COLLABORATEUR

Les informer sur leur nouveau collègue (par ex. à l’aide d’un questionnaire/une liste standard ou d’un briefing)  ;

Veiller à ce que tout le monde sache clairement ce que ce nouveau collaborateur vient faire, en quoi consiste sa fonction et quel est son positionnement par rapport à ses collègues  ;

Communiquer clairement avec qui il va collaborer ; Déterminer qui sera chargé de l’accueil  ; Désigner un parrain ou une marraine et veiller à ce que la personne soit briefée sur son rôle  ; Organiser une visite guidée de l’entreprise  ; Prévener le responsable informatique, qui pourra être prêt à intervenir en cas de problème lors du démarrage ;

Veiller à ce que le responsable hiérarchique soit présent et joignable en cas de questions ; Prévoyer un kit de démarrage avec, par exemple, de quoi écrire, un bloc-notes... ; Faire savoir aux employés qu’il y aura de la place pour un déjeuner d’équipe le jour de l’accueil, par exemple.

ENCADREMENT AU TRAVAIL

INFORMATIONS À FOURNIR AU COURS DE LA PREMIÈRE SEMAINE

Informations générales sur l’entreprise  ;

Explication détaillée de la fonction et de sa position dans l’entreprise  ; Tâches et attentes  ;

Organigramme « qui est qui ? »  ; L’horaire exact  ;

Le système du paiement des salaires  ; L’endroit où il peut ranger ses effets personnels  ;

Informations sur les entretiens d’évaluation et de fonctionnement * ;

Comment demander ses vacances et de qui faut-il tenir compte dans ce cadre  ; Si l’on utilise une note de frais et comment cela fonctionne * ;

Quelles sont les possibilités de formation et les conditions y afférentes  (possibilités de carrière et planification de carrière) ;

Qui est la personne de confiance  ; Présentation du parrain ou de la marraine * ; Informations sur les horaires flexibles, horaires flottants et heures supplémentaires* ; Premiers secours et sécurité  ; Que faire en cas de maladie, qui contacter ; Informations sur d’autres modalités : pause de midi, parking, anniversaires... .

DIALOGUE ET FEED-BACK

Des entretiens avec des nouveaux collaborateurs sont souhaitables, tenez-en compte dans l’agenda du responsable hiérarchique/employeur et du travailleur  ; Rédigez un plan de développement personnel. Discutez régulièrement des possibilités de formation ou de perfectionnement et répondez aux besoins de votre nouvel employé et de votre organisation.

Pour effectuer les tâches administratives préalables, vous pouvez faire appel à un secrétariat social. Il vous aidera et fournira ou rédigera des documents types.

* si applicable dans votre entreprise

Réglez les formalités administratives, ainsi que le matériel de travail nécessaire

Informez tout le monde de l’arrivée du nouveau collaborateur

Compilez toutes les informations utiles dans une brochure d’accueil

Désignez un responsable de l’accueil (une personne possédant suffisamment de connaissances, communicative, accessible, une personne qui peut libérer du temps). Répartissez éventuellement les tâches entre plusieurs personnes, définissez dans ce cas qui transmet quelles informations

Déterminez le déroulement de l’accueil (visite guidée, prise de contact ou faire connaissance, parrain/marraine)

Définissez à l’avance le suivi de l’accueil (entretiens de suivi, entretiens d’évaluation, entretiens de fonctionnement)

EXEMPLE

SCÉNARIO D’ACCUEIL POUR LE PREMIER JOUR DE TRAVAIL

× Accueil

× Faire la connaissance de la marraine ou du parrain*

× Expliquer le rôle du parrain ou de la marraine, de la personne de confiance et du responsable direct

× Faire connaissance avec le service : qui fait quoi ?

× Parcourir les principales conventions et habitudes (lunch, pauses café...)

× Parcourir ensemble le fonctionnement du matériel informatique nécessaire. Et est-ce que tout fonctionne correctement ?

* si applicable dans votre entreprise

× Repas de midi avec l’équipe

× Faire connaissance avec le département RH et parcourir le dossier (s’il n’y a pas de service RH interne, ce point sera réglé avec le secrétariat social)

× Expliquer la fonction plus en détail et convenir de moments pour effectuer le suivi du processus d’apprentissage

× Prévoir un moment de détente mentale

× Fin de la journée de travail