Raksapäivät

1 (22)

+

RAKETTIPÄIVÄT Valmentajien ja tiimiyrittäjien yhteiset Tiimiakatemian kehittämispäivät

PROJEKTISUUNNITELMA

Koonnut Hanna Kontro

Päiväys: 9.2.2010

PROJEKTISUUNNITELMA

2 (22)

Tiivistelmä ”Kahdesti vuodessa pidettävillä rakettipäivillä valmentajat ja tiimiyrittäjät keskittyvät yhdessä Tiimiakatemian strategiseen suunnitteluun.”( Jyväskylän ammattikorkeakoulun esitys ammattikorkeakoulujen koulutuksen laatuyksiköksi 2008–2009) ”Hyvä yhteisön henki, luottamukseen pohjautuva avoimuus ja sitoutuminen koko yhteisön kehittämiseen ja yhteisön johtaviin ajatuksiin eivät toteudu, jos yhteisö ei vietä riittävästi aikaa yhdessä. Tässä mielessä laajemman yhteisön toimivuus on siis kiinni aivan samoista asioista kuin tiiminkin toimivuus.” (Tiimiakatemia Tositarina tekevällä oppivasta yhteisöstä) Rakettipäivät ovat siis Tiimiakatemialle tärkeät paitsi yhteisön tiedon jakamisessa, keskusteluissa ja suunnittelussa myös yhtenäisen kulttuurin synnyttämisessä, tutustumisessa ja yhdessä viihtymisessä.

Sisällys

Sisältö 1 2 3 4 5

Johdanto ...............................................................................................................................................3 Projektin tavoitteet, rajaus ja tulokset...............................................................................................5 Projektin toteuttajatahojen välinen yhteistyö ...................................................................................6 Tunnistetut projektiin liittyvät hyvät käytännöt ................................................................................6 Projektin tehtävät ja niiden aikataulu ................................................................................................7 5.1 Vastuualueet ............................................................................................................................. 7 5.2 Tehtävät ..................................................................................................................................... 8 6 Aikataulu .............................................................................................................................................12 7 Resurssit ja organisaatio ..................................................................................................................12 8 Työmäärä ja kustannusarvio ...........................................................................................................13 9 Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen .................................................................................14 10 Riskien arviointi ..................................................................................................................................15 Viitteet .........................................................................................................................................................17

PROJEKTISUUNNITELMA

3 (22)

1 Johdanto Projektipäällikön esipuhe Mielestäni sitoutumattomuus yhteisön kehittämiseen oli havaittavissa hyvin suurella osalla tiimiakatemialaisista viime Piinapäivillä, jossa oli pinkkujen lisäksi vain murto- osa tiimiakatemialaisista. Pinkkujen vahva läsnäolo johtui varmasti siitä, että he ovat kiinnostuneita kaikesta Tiimiakatemiaan liittyvästä, koska opettelevat vasta ymmärtämään taloa. Huolestuttavaa onkin, että mitä kauemmin Tiimiakatemialla on oltu ja ymmärrys koko talosta on karttunut, sitä vähemmän ollaan kiinnostuneita osallistumaan Tiimiakatemian kehittämiseen, vastoin kaikkia Tiimiakatemian periaatteita. Katse pitäisikin suunnata ennen kaikkea vanhempiin, jotka toimivat myös pinkkujen esikuvina ja suunnan näyttäjinä. Toivon tässä suurempia vaatimuksia Piinapäivien läsnäoloon myös valmentajilta, joiden oma läsnäolo tapahtumassa on tietenkin kaiken elinehto.

Eniten Tiimiakatemian kehittäminen kiinnostaa tällä hetkellä pinkkujen lisäksi niitä ihmisiä, jotka omaavat muutenkin korkean statuksen yhteisössämme kuten tiimiliiderit, joryjen jäsenet ja exjoryjen jäsenet tai muuten vain lahjakkaat ja suositut yksilöt, jotka ovat niin sanotusti ytimessä.

Tiimiakatemialla on kuitenkin suuri joukko ihmisiä, jotka eivät kuulu mihinkään näistä ryhmistä.

Ennen kaikkea minua huolestuttaa se ryhmä, joka ei kuulu mihinkään Tiimiakatemian koulutusohjelmaan. Eräs akatemialainen sanoi minulle, että tuntee itsensä epäonnistuneeksi, kun ei kuulu mihinkään koulutusohjelmaan. Paljon olen myös kuullut kommentteja, että välillä tuntuu, etteivät tiedot ja taidot riitä. Voin samaistua itse molempiin näistä tunteista. Projektien puuttuminen ja koulutusohjelmista ulkopuolelle jääminen ajavat nopeasti tilanteeseen, jossa opiskelija kokee olevansa täysin epäonnistunut ja epäsopiva yhteisöön. Tämä kaikki johtuu mielestäni siitä, että tämä osa Tiimiakatemiaa ei vietä riittävästi aikaa yhdessä tai se erkaantuu ydin porukasta. Ydin porukan tehtävä on huolehtia näistä yksilöistä kertomalla kaikille koulutusohjelmista ja vähentämällä näin ulkopuolista oloa. Erkaantumisen takia myös Rakettipäivät ovat elintärkeä tapahtuma ennen kaikkea kaikille näille ihmisille ja sitä kautta tiimeille sekä koko Tiimiakatemialle.

Rakettipäivät on yleensä suunnattu Tiimiakatemian kehittämiseen käyttäen apuna ennakkotehtävää, jonka tavoitteena on ollut usein vahvistaa Tiimiakatemian arvoja, missiota tai visiota.

Cashmirin Rakettipäivillä käytiin läpi johtavia ajatuksia. Haluttomuus ennakkotehtävää ja teoriaohjelmaa kohtaan kuitenkin osoittaa kiinnostuksen puutteen näitä asioita kohtaan. Asiat ovat kuitenkin huipputärkeitä. ”Yhteiset johtavat ajatuksemme, visiomme, missiomme ja arvomme ovat meille tärkeitä. Niiden avulla me jokainen tiedämme, mihin yhdessä haluamme päästä ja miten. Niiden yhteinen pohtiminen, tarkistaminen ja muuttaminenkin opettaa meitä jokaista visioimaan ja luomaan yhdessä sellaista maailmaa ja sellaista koulua, jossa haluamme oppia. Pyrimme myös siihen, että ne näkyvät jokapäiväisessä toiminnassamme” (Tiimiakatemia Tositarina tekevällä oppivasta yhteisöstä) Näitä asioita tulisi kuitenkin käsitellä vasta Piinapäivillä. Pääpaino Rakettipäivillä tulisi siirtää ennen kaikkea yhteishengen nostatukseen. Siihen kuinka Tiimiakatemia olisi kaikille mukava paikka olla, että kaikki ylipäätään haluaisivat osallistua sen kehittämiseen. Yhteishenki lähtee yleisestä viihtymisestä eli Rakettipäivien tulisi saada ihmiset viihtymään yhä paremmin Tiimiakatemialla. Näin ollen ennakkotehtävänkin tulisi olla jotain mukavaa, joka edesauttaa tätä päämäärää.

PROJEKTISUUNNITELMA

4 (22)

Huomioita menneiden Rakettipäivien pohjalta -

Esitykset: Viimeksi liian pitkiä. >> Nyt on tarkoitus tuottaa 8 max 10min esitystä.

-

Palkintogaala: Viime kerralla gaala oli liian myöhään (ihmiset liian humalassa) ja se oli liian pitkä, myös juontaminen koettiin tilaisuuteen sopimattomaksi. Osallistujille on ollut myös usein epäselvää kuinka tilaisuuteen pukeudutaan. >> Juontamisen on oltava asiallista ja tilaisuuden riittävän arvokas. Ei liikaa palkintoja. 1h on gaalan maksimipituus. Gaalan aika on myös mietittävä huolella. Palkintogaalaa tullaan markkinoimaan jo ennalta (esim. luvataan voittajista juttu TA Magazineen) ja gaalaan vaaditaan coctail pukeutuminen. ”Me Tiimiakatemialla uskomme palkintoihin enemmän kun sanktioihin tai rajoihin. Niillä voimme ohjata toisiamme ja itseämmekin toimimaan ja oppimaan paremmin. Palkitseminen tai kannustavan ja rehellisen palautteen antaminen on osa arkipäiväämme, ja yhteisönä uskomme, että jokaisen yksilömme huippusuoritus on meidän kaikkien huippusuoritus. Yhteisön onnistumiset kertyvät yksilöiden onnistumisista, yleensä yksilöiden yhteisistä onnistumisista.” (Tiimiakatemia Tositarina tekevällä oppivasta yhteisöstä)

-

Palkkaus: Aiempina vuosina perustunut lähinnä siihen, että on budjetoitu hieman enemmän rahaa majoituksen perumisten varalta. >> Nyt on tarkoitus budjetoida varsinaista palkkaa 400 e + alv 22 % / henkilö. Palkkaus perustuu siihen, että lipun hintaa pyritään laskemaan saaduilla sponsorituloilla.

-

Tehtävä Rastit: Teoriaan perustuvat rastit kuten johtavien ajatuksien läpikäyminen on koettu puuduttaviksi ja tylsiksi. Myös ulkona pakkasessa järjestettävät ”miljoonaan kertaan koetut” leikkirastit ovat saaneet ihmiset lähinnä turhautuneiksi. >> Ei rasteja!

-

Ennakkotehtävä: Tiimit ovat tehneet yhdessä esityksen, johon on täytynyt sisällyttää kulloisiinkin Rakettipäiviin liittyvä asiatehtävä esim. asiakkaalle tehty synnytys yhdistettynä bänditeemaan. Viime kerralla esitykset olivat muuten kivoja, mutta ennakkotehtävän teko koettiin tympeäksi (joissain tiimeissä toteutusta käytettiin jopa rangaistuksena). Synnytystä oli myös vaikea yhdistää esitykseen ja se teki monista esityksistä tylsiä ja sekavia. >> Olemme päättäneet luopua tympeästä asiapitoisesta ennakkotehtävästä!

-

Tapahtuman tarkoitus: Menneinä vuosina on ollut epäselvää onko tapahtumassa muuta tarkoitusta kuin mennä vetämään yhdessä lärvit. Tapahtuman todellista tarkoitusta eli yhteistyön helpottamista akatemialaisten välillä ei ole tuotu ehkä riittävästi esille. Viime rakettipäivillä yhteinen majoitus koettiin siinä mielessä hyväksi, että päästiin juttelemaan myös muiden tiimien jäsenten kanssa. Majoitus halutaan silti järjestää omissa tiimeissä, että ihmiset voivat rauhassa vaihtaa vaatteita jne. >> Yhteistyötä pyritäänkin nyt lisäämään, ei majoituksen avulla, vaan järjestämällä ennakkotehtävä ja pukeutuminen sekatiimeissä.

-

Teema: Aiemmat teemat, jotka ovat olleet käytössä viimeisen kolmen vuoden aikana: pukeutumistyylit, maanosat/ kulttuurit, ammatit, säädyt, elokuva genret ja bändit. >> Teema jokin muu. Mielestämme on hyvä, että pukeutumistraditiosta pidetään kiinni. Tällä kertaa kuitenkin sekatiimit pukeutuvat samoin. Se lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta.

PROJEKTISUUNNITELMA

5 (22)

2 Projektin tavoitteet, rajaus ja tulokset Tavoitteet Rakettipäivien laaja visio: 1) Tehdä Tiimiakatemiasta kaikille mukavin paikka opiskella ja työskennellä. Tai mikäli se on jo sitä, ainakin muistuttaa siitä!  Tapahtuman (kevät 2010) päämäärä: 2) Tehdä kaikkien aikojen parhaat Rakettipäivät!

3) Saada tiimiakatemialaiset tutustumaan ja viihtymään paremmin yhdessä 4) Opilliset tavoitteet (Esimotorolat liitteenä) Rajaus Projektiryhmän tehtävät liittyvät ohjelman tuotantoon, paikan valintaan, markkinointiin ja sponsoreiden hankintaan.

Tapahtuman tarkoitusta ei lähdetä omin päin muokkaamaan vaan se perustuu Johannes Partasen, muiden valmentajien ja tiimiakatemialaisten näkemykseen Rakettipäivistä ja yleensäkinTiimiakatemiasta. Tänä vuonna tapahtumien uusien linjauksien takana on NJL 10.

Tulokset Sekatiimien ansiosta toivotaan syntyvän yhä enemmän ristipölytteisyyttä eli halutaan madaltaa aitoja eri tiimien välillä ja parantaa yhteisön henkeä. Käytännössä toivotaan, että tiimiakatemialaiset uskaltaisivat yhä rohkeammin lähteä kysymään neuvoa myös toisten tiimien jäseniltä. Toivotaan myös, että ihmiset voisivat tavata samoista asioista kiinnostuneita ihmisiä ja löytää yhteisiä projekteja.

PROJEKTISUUNNITELMA

6 (22)

3 Projektin toteuttajatahojen välinen yhteistyö Kuvataan hankkeessa mukana olevat toimijat/toteuttajat ja näiden roolit; ketkä osallistuvat ja miten. Tarvittaessa kuvataan projektissa syntyvät verkostot.

4 Tunnistetut projektiin liittyvät hyvät käytännöt Paikka: Rakettipäiviä on yritetty järjestää aiempina vuosina mm. laivalla, mutta siellä porukka on hajaantunut liiaksi eikä tapahtuman tarkoitusta ole voitu kunnolla toteuttaa. Hyvä yhteinen tila on yhteenkuuluvuuden kannalta ensimmäinen perusedellytys. Viime kerran tapahtumapaikka Himos oli loistava. Siellä kaikki mahtuivat seuraamaan esityksiä ja ohjelmaa voitiin jatkaa yhteisissä tiloissa aina pikkutunneille asti. Majoitus voidaan silti järjestää pienemmissä mökeissä.

Mökkien ennakkovarauksista syntyy silti vain turhaa stressiä ja eripuraa, kun tiimit tappelevat siitä kuka saa parhaan mökin. Majoitukset tulee ilmoittaa Unikan tapaan vasta perillä kohteessa.

Ruoka: Ruoan täytyy olla hyvää ja sitä on oltava riittävästi! Ruokailu tulee järjestää tapahtumapäivänä kahdesti sekä päivällä että illalla. Mikään ei latista tunnelmaa niin paljon kuin muriseva maha (vrt.Cashmirin Rakettipäivät). Myös aamiainen tulee tarjota seuraavana aamuna.

Kyyditys: Bussi on paras vaihtoehto kyyditykseen. Se on edullinen ja helppo (voi tilata mihin ja milloin vain). Pyysimme myös VR:ltä tarjousta kahden junavaunun vuokraamiseen, mutta minkäänlaista vaunutarjousta ei ollut saatavilla, päinvastoin. Edullisin junalla olisi matkustaa, jos jokainen matkustaja olisi veloitettu erikseen ja kaikilla olisi ollut opiskelijakortti. Hinta on silti kalliimpi kuin bussilla, eikä junia mene kuin harvakseltaan, tietenkin määränpäästä riippuen.

KUINKA NÄITÄ VOI EDELLEEN KEHITTÄÄ?

PROJEKTISUUNNITELMA

7 (22)

5 Projektin tehtävät ja niiden aikataulu

5.1

Vastuualueet

Johto (Hanna) -

Yhteiset aikataulut, pysyminen tavoitteissa Viestintä, viestintäkanavat Talous: budjetti Tapahtuman tarkoitus/päämäärä yhteistyössä valmentajien kanssa Ilmoittautumisista huolehtiminen

Sponsorit (Taru) -

Mahdollisten sponsorien kartoittaminen (segmentit) Markkinointiviesti sponsoreille (eli mitä juuri teidän yritys hyötyy luovuttamalla rahaa tapahtumaan) Tarjouksien luominen Resurssit eli mitä tarvitaan sponsorien hankkimiseen Yhteistyökumppaneiden kontaktointi Yhteistyökumppaneista huolehtiminen

Markkinointi (Helmi) -

Markkinointiviesti akatemialle Markkinoinnin keinot ja kanavat (nettisivut, liput tapahtumaan, julisteet). Kanavat kannattaa miettiä yhdessä Tarun kanssa. Mikä on oleellista sponsoreiden kannalta.

Huomioi markkinoinnissa myös kompastuskivet eli palkintogaalan markkinointi ja kuinka motivoidaan vanhemmat opiskelijat Suosittelen lukuohjelmaan jotain markkinoinnin kirjaa tai muuten tutustumista ainakin elämystalouteen 5E. Lisäksi kannattaa miettiä törkeä lupaus.

Ohjelma (Sari) -

Paikan varaus

-

Päivän ohjelma/aikataulu

-

Ennakkotehtävän miettiminen ja organisointi

-

Tapahtuman käytännönjärjestelyt

PROJEKTISUUNNITELMA

5.2

8 (22)

Tehtävät

Tehtävä 1.

Yhteistyökumppanien hankinta

Kuvaus:

Noin 30-40 yritykselle lähetetään kirjeitse yhteistyökumppanuusehdotus, jossa on vaihtoehtoina n. 4 pakettia. Esim. paketti 1= logo nettisivuilla, julisteissa ja ohjelmassa 400€, paketti 2= logo nettisivuilla.

Riippuvuudet:

Sponsoroinnin ja markkinoinnin on kuljettava aikalailla käsi kädessä, sillä aikataulut pitää tehdä sopiviksi kummallekin. Mainoksien on lähdettävä tiettynä päivänä ja pitää miettiä tarkkaan sponsoripaketteja.

Vastuuhenkilö:

Taru Eskelinen -

yhteistyökirjeen suunnittelu ja tekeminen 2h pakettien suunnittelu tarkkaan 2 h sponsoreiden miettiminen – listaus 3 h yhteistyötietojen kerääminen kuoriin 2 h kirjeen lähettäminen 2 h kumppanuuksien hankkiminen puhelimitse 3h tapahtumasta lisätietojen antaminen yrityksille 2h UUSI AALTO: jos sponsoreita liian vähän. uudet paketit, uudet kirjeet: 10h

Työntekijät:

Sisällön tarkistaminen Hanna 1h

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 27 h

Aikataulu:

projektipäivät 10.2 – 28.2

Tarvikkeet:

Parempaa paperia n. 10€ Postimerkit 50 kpl 39€ Kirjekuoret 50 kpl 15€

Tulos:

Sponsorirahoja n. 3000- 4000€

Tehtävä 2.1

Rakettipäivien nettisivut

Kuvaus:

Uusien nettisivujen avaaminen, nettisivusisällön tuottaminen ja tietojen päivitys

Riippuvuudet:

Projektiryhmä yhdessä miettii, mitä infoa nettisivuille laitetaan. Myös sponsoreiden hankinta vaikuttaa nettisivujen sisältöön, eli Tarun kanssa tehdään yhteistyötä. Tietenkin itse ohjelma myös päivitetään, Sari tietää siitä taas.

PROJEKTISUUNNITELMA

Vastuuhenkilö:

Työntekijät:

9 (22)

Helmi Jukkala, työmääräarvio: nettisivujen teko 6h + päivitys yhteensä 6h -

Hanna, 4h Taru, 3h Sari, 3h

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 22h

Aikataulu:

Nettisivujen on tarkoituksena olla valmiina 22.2. niin, että ilmoittautuminen voi alkaa mahd. pian. Sivuja tietenkin päivitetään jatkuvasti.

Alihankintaostot:

Nettisivut tarvitsevat domainin. Voi olla, että tarvitsemme apua alussa sivujen teossa. Ostot yhteensä 150 €. (sis. aputyövoiman ja domainin)

Tulos:

Nettisivut, sisältäen: -

Ilmoittautuminen tapahtumaan

-

Informaatio tapahtumasta ja ohjelmasta

-

Info myös ennakkotehtävistä

-

Sponsorit näkyvillä

-

Tapahtuman markkinointi ja "hypetys"

-

Ulkoasun luominen Rakettipäiville

Tehtävä 2.2

Facebook-tapahtuma ja sähköinen markkinointi

Kuvaus:

Facebookin ja s-postin kautta tapahtuma sisäinen markkinointi Tiimiakatemialaisille.

Riippuvuudet:

Sponsorit esillä FB:ssa. Ohjelman ja teeman varmistuttua siitäkin tietoa osallistujille.

Vastuuhenkilö:

Helmi Jukkala, 4h

Työntekijät:

Projektiryhmä osallistuu tehtävään infoamalla vastuuhenkilöä uusista tiedoista, joista voidaan sitten informoida osallistujia.

- Hanna, 1h - Taru, 1h - Sari, 1h

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 7h

PROJEKTISUUNNITELMA

Aikataulu:

Tulos:

10 (22)

Facebook-tapahtuma tehtynä 22.2. Silloin siellä on infoa ilmoittautumisesta ja ajankohdasta. Muutamia sähköposteja lähetetään koko akatemialle, sitten kun nettisivut ovat kunnossa. Sähköpostiin linkit Facebook-tapahtumasta ja nettisivuista + perusinfo. (mitä, missä, milloin) -

Tapahtuman markkinointi ja tietoisuuden lisääminen

-

Informaatio osallistujille siitä, mitä tapahtuu, monelta ja missä

-

Info myös hinnasta

-

Info myös pukeutumisesta

-

"Muistuttaminen"

Tehtävä 2.3

Julisteet ja kutsukortit

Kuvaus:

Julisteiden ja kutsukorttien suunnittelu ja niiden konkreettinen tuottaminen

Riippuvuudet:

Jotta julisteet ja kortit voidaan tehdä, tarvitaan tieto teemasta ja ohjelmasta.

Vastuuhenkilö:

Helmi Jukkala, 6h

Työntekijät:

Suunnittelussa apuna koko projektiryhmä. 3 x 3h

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 15h

Aikataulu:

Juliste suunniteltuna ennen hiihtolomaa. Kutsukortit samalla teemalla. 15.3. materiaalit ulkona painosta, joten viimeistään 25.2. tiedossa se, missä ne painetaan, ja 8.3. suunnitelmat painopaikan tiedossa.

Alihankintaostot:

Kulut riippuvat sponsorisopimuksesta. Julisteita tarvitaan 15 kpl ja kutsukortteja 150 kpl. Hankintoihin varataan 70 €. Jos tähän hintaan ei saada sekä kutsuja että julisteita, harkitaan uudestaan

Tulos:

-

Julisteet informoivat osallistujia

-

Tapahtuman mainostus ja osallistujien innostaminen

-

Kutsuista selviää jokaisen ryhmä ja sen jäsenet

-

Ulkoasun luominen tapahtumalle

PROJEKTISUUNNITELMA

Tehtävä 3.

Kuvaus:

11 (22)

Johtaminen -

Vastuu tapahtuman onnistumisesta Viestintä koko projektiryhmän kesken Projektiryhmän johtaminen Tavoitteiden seuranta ja pysyminen aikataulussa Yhteistyö valmentajien ja koko Tiimiakatemian kanssa tapahtuman kehittämiseksi Budjetin laatiminen ja sen seuraaminen Ilmoittautumisten kokoaminen Palavereiden valmistelu

Riippuvuudet:

Olen riippuvainen siitä, että jokainen muu projektiryhmäläinen hoitaa omat tehtävänsä.

Vastuuhenkilö:

Hanna Kontro, tällä hetkellä(10.2) 25h. Jatkossa arvio 8h/vk eli yhteensä 40h

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 65h

Aikataulu:

Ks. kohta 9

Tulos:

Hyvällä johtamisella ja selkeillä tavoitteilla projektiryhmä tietää mitä olemme tekemässä ja hyvän seurannan ansiosta pääsemme tavoitteisiin, ja saavutamme kaikkien aikojen parhaat Rakettipäivät.

Tehtävä 4.

Ohjelma

Kuvaus:

Ohjelman suunnittelu ottaen huomioon riskit ja kaikki mahdolliset yllätykset

Riippuvuudet:

Ohjelma riippuu monista asioista, majoituksesta, siitä onko JYP:llä karsintaottelu, onko saunomista / uimista jne

Vastuuhenkilö:

Sari Parantainen, työtuntien määrä 4 h / viikko, yhteensä 7*4=28 h

Työntekijät:

Luetellaan muut tehtävään osallistuvat työntekijät: - Hanna 5h - Taru 3h - Helmi 3h

Työmäärä:

Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 39 h

Aikataulu:

Teema, paikka ja bussi selvillä 19.2., ohjelma, DJ ja juontajat selvillä 26.2., lopullinen aikataulu ja paikka tarkistettu 12.3.

PROJEKTISUUNNITELMA

12 (22)

Alihankintaostot:

DJ 150 €

Tarvikkeet:

Paikka + ruoat noin 35 €/ osallistuja

Matkat:

10 € / osallistuja

Tulos:

Yksilöi ja luettele tehtävässä syntyvät tulokset: - Tavoitteena on se, että aikataulullisesti kaikki menee nappiin. Missään kohtaa aikaa ei hukata turhaan odottelemiseen ja samalla vapaa-aika saadaan järkevästi yhdistettyä muuhun aikatauluun, jotta kaikille jää hyvä mieli!

6 Aikataulu Projektin aikataulu liitteenä.

7 Resurssit ja organisaatio

Projektipäällikkö: Hanna Kontro Projektiryhmän jäsenet: Sari Parantainen Taru Eskelinen Helmi Jukkala Valmentajat: Johannes Partanen Timo Lehtonen Satu Vainio Heikki Toivanen Aiemmat projektipäälliköt: Markus Vekara (Unika), syksy 2009 Sanna Lajunen (Cashmir), kevät 2009

PROJEKTISUUNNITELMA

13 (22)

8 Työmäärä ja kustannusarvio Työmäärät (h): Projektin työmäärät (h) tehtävittäin

Hanna

Taru

Helmi

Sari

Tehtävä 1

1

26

0

0

YHTEENSÄ (h) 27

Tehtävä 2.1

4

3

12

3

22

Tehtävä 2.2

1

1

4

1

7

Tehtävä 2.3

3

3

6

3

15

Tehtävä 3

65

0

0

0

65

Tehtävä 4

5

3

3

28

39

79

36

25

35

136

YHTEENSÄ

Kustannusarvio Kustannuslaji

yht/ 1200

/osallistuja(arvio130)

Rahapalkka Majoitus

2600

20

Ruoat

1950

15

Matkat

1300

10

150

1,2

Julisteet ja kutsut

70

0,5

Kirjeet, kirjekuoret, postimerkit

64

0,5

Sponsoritulot

-4000

- 30,8

Työvoima: DJ

150

1,2

3484

26,8

Nettisivut

Yhteensä

12,3

PROJEKTISUUNNITELMA

14 (22)

9 Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen Eli tavoitteiden seuranta. Kuinka on päästy asetettuihin tavoitteisiin ja päivämääriin?

Projektin tarkistuspisteet: 17.2. Yhteistyökirjeellä tavoitettu 40 yritystä 19.2. Projektin paikka varattu ja budjetti tehty 22.2. Facebook tapahtuma ja fanisivu sekä nettisivut avattuina 25.2. Julisteet ja kutsukortit suunniteltu, sponsorirahoja 3000e, tarkka ohjelma tiedossa 12.3. Tilat tarkistettu ja ohjelmasuunnitelma varasuunnitelmineen varmistettu, sponsorirahoja 4000e, Julisteet ja kutsukortit painossa, vahvari ja ennakkotehtävä suunniteltu

PROJEKTISUUNNITELMA

15 (22)

10 Riskien arviointi Projektin riskeiksi arvioidaan: Riski 1

Sponsorit eivät tuota tulosta

Kuvaus:

Emme saa yrityksiä tukemaan tapahtumaamme.

Vakavuus:

Suuri

Todennäköisyys (%):

50

Varautuminen:

Miten riski voidaan välttää? Miten varaudutaan?

Vaikutus:

Mitä riskin toteutuminen aiheuttaa projektille?

Riski 2

Sekatiimit eivät toimi

Kuvaus:

Ihmiset eivät sitoudu sekatiimeihin. He eivät pukeudu teeman mukaisesti ja ennakkotehtävän toteutus jää vain muutaman hengen vastuulle. Sitä ei toteuteta.

Vakavuus:

Kriittinen

Todennäköisyys (%):

70

Varautuminen:

Määrätään kullekin sekatiimille johtaja. Hankitaan tapahtumaan tiimien esitysten lisäksi muutakin ohjelmaa.

Vaikutus:

Mikäli ennakkotehtävän toteutus epäonnistuu johtajasta huolimatta tapahtuman ohjelma ja koko tunnelma kärsii.

Muun ohjelman on oltava todella hyvää.

Riski 3

Esitykset ovat puuduttavia

Kuvaus:

Viimeksi esitykset koettiin liian pitkiksi ja puuduttaviksi ja tekniikan kanssa oli ongelmia.

Vakavuus:

Keskisuuri

Todennäköisyys (%):

50

Varautuminen:

Määrätään esityksille maksimi aika esim. 8x 10min ja ryhmille johtajat, jotka vastaavat esitysten sisällöstä. Lisäksi esityksissä käytettävä materiaali on toimitettava hyvissä ajoin lavatekniikasta vastaavalle henkilölle. Sovittu deadline jonka jälkeen tavaraa ei voi enää toimittaa. Otetaan tapahtumaan viihdyttävät juontajat ja välinumerot, jotta tunnelma pysyy esityksissä keveänä.

Vaikutus:

Tapahtuman tunnelma kärsii, kun ihmiset pitkästyvät.

PROJEKTISUUNNITELMA

16 (22)

Riski 4

Palkintogaalaa ei koeta merkitykselliseksi

Kuvaus:

Palkintojen merkitystä ei ymmärretä. Viime kerralla gaala oli liian myöhään (ihmiset liian humalassa) ja se oli liian pitkä, myös juontaminen koettiin tilaisuuteen sopimattomaksi. Osallistujille on ollut myös epäselvää kuinka tilaisuuteen pukeudutaan.

Vakavuus:

Keskisuuri

Todennäköisyys (%):

50

Varautuminen:

Juontamisen on oltava asiallista ja tilaisuuden riittävän arvokas. Ei liikaa palkintoja. 1h on gaalan maksimipituus.

Gaalan aika on myös mietittävä huolella. Palkintogaalaa tullaan markkinoimaan jo ennalta (esim. luvataan voittajista juttu TA Magazineen) ja gaalaan vaaditaan coctail pukeutuminen.

Vaikutus:

Palkintojen tarkoitus on kannustaa ihmisiä. Jos niitä ei koeta merkityksellisiksi, hyvä työkalu motivoida ihmisiä huipputuloksiin jää hyödyntämättä.

Riski 5

Palkkaus aiheuttaa närää

Kuvaus:

Rakettipäivät on voittoa tavoittelematon yhteisöllisyystapahtuma, josta ei ole ollut tapana budjetoida palkkaa. Nyt on kuitenkin päätetty budjetoida palkat.

Vakavuus:

Suuri

Todennäköisyys (%):

30

Varautuminen:

Hankitaan sponsorituloilla rahaa (tavoite 4000e), joka vähentää lipun hintaa noin 30e mikäli tapahtumaan osallistuu 130 henkeä. Projektiryhmälle budjetoidaan palkkoja 4x400e eli 1600e. Tämä lisää lipun hintaa noin 12e/henk.

Yhteensä lipun hinta laskee siis kuitenkin noin 20e. Palkkausta ei erikseen mainosteta, mutta mikäli kysymyksiä tulee asia perustellaan sponsorituloilla. Jos sponsorituloja ei tule, ei myöskään palkkoja makseta.

Vaikutus:

Ihmisille herää vastustus projektiryhmää ja tapahtumaa kohtaan.

Riski 6

Tapahtuma ei paranna yleistä ilmapiiriä.

Kuvaus:

Tapahtuma ei sekatiimeistä huolimatta paranna yleistä ilmapiiriä. Ihmiset eivät työskentele yli tiimirajojen entistä enempää.

Vakavuus:

Kriittinen

Todennäköisyys (%):

30

Varautuminen: Vaikutus:

Rakettipäivät eivät saavuta tavoitettaan.

PROJEKTISUUNNITELMA

17 (22)

Viitteet http://www.kka.fi/files/32/JAMK.pdf Tiimiakatemia - Tarina oppivasta organisaatiosta (Niina Leinonen, Timo Partanen, Petri Palviainen)

Liitteet Liite 1.

Liite 2.

Projektin aikataulu Esimotorolat

Liite 1. Projektin aikataulu

Helmikuu 2010 Maanantai

1

Tiistai

2

Keskiviikko

3

9 Projektiryhmä -esimotorolat -aikataulut omasta vastuualueesta

Hanna projektisuunnitema

4

11

12

13

14

-tapahtuman riskit

Hanna Projektisuunnitelma valmis Viestintäkanava kuntoon

Taru sponsorilista, osoitteet yrityksistä Helmi markkinointi paketit

18

19

20

21

2. Palis 12-14 -teeman ideointia

10 3. Palis 8-11 -tarkat tehtävät ja aikataulut -työmäärä arviot

16

17

Taru

Taru

sponsori kirjeet tulostettuna

kirjeiden postitus

Sari Paikka selvillä

VAHVARI

Helmi

-Facebook tapahtuma -Nettisivut

23

Sunnuntai

7

Sari Teema selvillä

Hanna Ilmottautuminen

Lauantai

6

15

22

Perjantai

5

1.Palis 9-12 - teeman ideointia - vastuualueet -paikka

8

Torstai

24

Välicheck lisää kirjeitä, mikäli ei tule kontaktoidaan lisää yrityksiä

Hanna Lopullinen budjetti 25

26

Helmi juliste ja kutsukortit suunniteltuna, paino tiedossa

Sari Ohjelma sisältö selvillä -juontajat -DJ, lavapäällikkö - lisäohjelma

27

28

Taru

sponsori rahoja 3000e

PROJEKTISUUNNITELMA

19 (22)

Maaliskuu 2010 Maanantai

Tiistai

Keskiviikko

Torstai

1

2

3

4

TAL

VI

LO

MA

8

9

10

Sari

HYPET YSTÄ

Sari

16

Alustava aikataulu Helmi

Helmi - Julisteet ja kutsukortit painosta luotu Helmi 22 Kutsukortit Ennakko tehtävä tällä viikolla

29

Lauantai

Sunnuntai

5

6

7

11

12

13

14

HYPET YSTÄ

Sari Tarkat aikataulut Varasuunnitelma peliä varten

17

18

19

20

21

23

24

25

26

27

28

30

31

Julisteet ja kutsukortit painoon

15

Perjantai

Tilat tarkistettu ja ohjelman onnistuminen varmistettu

Taru

Sponsori rahoja 4000e

VAHVARI Teeman julkistus Ryhmät

RAKE TTI

PÄI VÄT

PROJEKTISUUNNITELMA

20 (22)

Premotorola 1. Mitkä ovat tämän projektin oppimistavoitteet suhteutettuna omaan vastuualueeseeni?

Helmi: Oppimistavoitteeni Rakettipäivien markkinoinnin osalta ovat suuren tapahtuman kokonaisvaltaisen markkinoinnin hahmottaminen. Että osaan tietää sen, mitä markkinointia ja missä mittakaavassa toteutetaan. Myös aikataulutus ja ideointi ovat oppimisen alla. Myös itse markkinoinnin toteuttamisen haluan oppia; mainosten tms. suunnittelu ja toteutus. Eli se, että missä ja miten ne konkreettisesti saadaan tehtyä.

Taru: Oppia yhteistyökumppaneitten merkitys tapahtuman kannalta. Lisäksi niiden onnistunut hankkiminen on tavoitteena. Lisäksi oppia enemmän yritysten ja yhtiöiden sponsoritoiminnasta ja arvoista.

Sari: Tapahtumien järjestely on juuri yksi niistä asioista jota haluan oppia niin paljon kuin mahdollista akatemian aikana, joten tämänhetkisistä projekteista aion eniten painottaa raksapäiviin ja sitä kautta hyvän ja käytännöllisesti onnistunee ohjelman tekemiseen.

Hanna: Tavoitteenani on oppia johtajuutta tällaisen selkeän projektin kautta. Aiemmista tehtävistä puuttui selkeä päämäärä. Nyt minulla on selkeä visio toteuttaa kaikkien aikojen parhaat Rakettipäivät. Pyrin pitämään koko projektiryhmän innostusta yllä sekä tarjoamaan kaikille mielekästä ja haastavaa tekemistä. Samalla opin itse organisointia ja aikataulutusta sekä itseni johtamista.

2. Mikä on asiakkaan rooli tässä projektissa?

Helmi: Asiakkaan rooli on päästä osallistumaan mahtaville raksapäiville. He odottavat, että tapahtuma on hyvin suunniteltu ja toteutus onnistuu niin, että perusjutut ovat kunnossa ja teema hauska. Asiakas maksaa ja haluaa vastineen rahalleen. He haluavat tarpeeksi selkeää informaatiota ja inspiroivan tapahtuman.

Taru: Asiakkaana on akatemialaiset,valmentajat ja www-team. Yhteensä 130 henkilöä, mikä on todella suuri määrä. Koska rakettipäivät järjestetään kahdesti vuodessa, niin ”asiakkaat” ovat aika vaativia kokonaisuuden suhteen. Asiakkaan rooli on hyvin mielenkiintoinen, sillä tässä projektissa maksava asiakas ei tiedä mitä rahallaan saa.

Sari: Asiakkaamme ovat kaikki noin 130 akatemialaista ja valmentajaa jotka osallistuvat ja toivon, että he ovat valmiita uskomaan projektiryhmään ja katsomaan koko raksapäivät läpi ennakkoluulottomasti ja arvioimaan vasta sitten.

Hanna: Tapahtuma on periaatteessa palkaton yhteisöllisyystapahtuma, jonka tavoitteena on vahvistaa Tiimiakatemian yhteishenkeä. Näin ollen asiakkaan rooli on vain nauttia tapahtumasta, jonka me tarjoamme. Tavoite on tehdä asiat mahdollisimman helpoksi osallistujien kannalta.

PROJEKTISUUNNITELMA

21 (22)

3. Mitä teoriatietoja tässä projektissa sovelletaan(oma lukusuunnitelma ainakin 1 kirja)?

Helmi: Itse aion lukea tosiaan tapahtumanjärjestämiseen liittyvän kirjan. En ole vielä ehtinyt selvittää mikä se olisi. Omaan vastuualueeseeni liittyen aion lukea kirjan "Kaikki markkinoijat ovat valehtelijoita", jos se löytyy kirjastosta ajoissa. Jos ei, niin valitsen toisen. Tämän homman hoidan kuntoon tällä viikolla.

Taru: ”Mitä- miksi- kuinka? Käsikirja tapahtumanjärjestäjille” – Hanna IiskolaKesonen. Tämä kirja saatu luettu 2.1.2010. Essee kirjasta pitää aloittaa. Joku toinenkin kirja yhteistyökumppanuuksista ja sponsoreista olisi hyvä, mutten olen vielä löytänyt sellaista.

Sari: Ajattelin lukea kirjan nimeltä Tapahtuma on tilaisuus.

Hanna: Luen kirjan tapahtuma on tilaisuus saadakseni perustiedot tapahtuman järjestämisestä.

4. Mitä tiimiyrittäjän taitoja tässä projektissa harjoitellaan?

Helmi: Tiimityötä projektiryhmäläisten kesken. Tiimityö onnistuu, kun raksapäivät on ajoissa ja kunnolla valmiina ja vastuualueet kunnossa. Myös ideointi, organisointi, myynti ja markkinointi ovat tärkeässä roolissa projektissa. Tietenkin tapahtumanjärjestämistä harjoitellaan myös, mutta se ehkä koostuu kaikista edellä mainituista taidoista.

Taru: Oma-aloitteisuutta, organisointikykyä, tiimityötä (varsinkin uusien henkilöiden ja uuden porukan kanssa), luovuutta, innovointitaitoja ja aikataulutusta.

Sari: Me tiimiakatemialaiset osaamme suhtautua hyvin nihkeästi kaikkeen, joten siksi näen rakettipäivät hyvänä haasteena, jotta me tiiminä saamme luotua sellaisen tapahtuman jonka akatemialaiset ”hyväksyvät”.

Hanna: Projektiryhmän valinnassa pyrin valitsemaan kuhunkin tehtävään parhaat taidot ja motivaation omaavia henkilöitä. Tavoitteena oli koota mahdollisimman hyvä tiimi toteuttamaan projektia. Tulevaisuus näyttää kuinka hyvin onnistuin tehtävässä, mutta harjoittelen tässä projektissa siis ennen kaikkea ryhmän muodostus- ja vetämistaitoja sekä delegointikykyä.

PROJEKTISUUNNITELMA

22 (22)

5. Miten tämä asiakasprojekti vie meidät kohti visiotamme (eTYHY) ja päämääräämme (maailman ympäri) Helmi: Tämä vie meitä kohti visiotamme MYMmiä niin, että saamme hankittua rahaa MYM-kassaan hankkimalla sponsoreita ja onnistumalla tapahtumassa. Kun tiimityömme sujuu hyvin ja projektiryhmä toteuttaa omat tavoitteensa, olemme myös menossa kohti eTYHYä.

Taru: Rakettipäivät ovat Tiimiakatemian yhteisöllisyystapahtuma ja se vie yhteisöllisyydessään meitä kohti eTYHYä. Tällä kertaa emme kuitenkaan aio käsitellä visioita ja päämääriä, joten teoriatieto jää tällä kertaa pienemmällä volyymille. Ajattelin sijoittaa pienen palkkion projektista maailmanympärysmatkatilille, joka vie minun matkaani yhden askeleen eteenpäin.

Sari: Projektiryhmää tämä vie lähemmäksi MYMiä onnistuneen projektin palkkion muodossa ja koko Tiimiakatemiaa onnistuneiden sponsoreiden muodossa, sikäli ettei tapahtuman hinta ole niin suolainen kuin esimerkiksi synttärit. Hyvänä tiiminä projekti vie meidät huomaamatta lähemmäs visiotamme.

Hanna: Projektin kautta opin johtamistaitoja sekä tapahtumanjärjestämistä, jotka mahdollistavat minulle tulevaisuudessa rahakkaammat projektit. Tässä projektista kokemus on siis rahaa tärkeämpää. Rakettipäivät vahvistavat Tiimiakatemian yhteishenkeä ja helpottavat tiimityöskentelyä. Hyvällä tiimityöskentelyllä pääsemme yhä parempiin tuloksiin. Näin helpotamme matkaamme kohti Euroopan johtavaa tiimiyrittäjyyden huippuyksikköä.